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MELHORIA DO PROCESSO DE ELABORAÇÃO DE FICHAS CATALOGRÁFICAS DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP
(SBU)
Roberta Cristina Dal' Evedove Tartarotti1 Ana Regina Machado2
Marta dos Santos3 Rosemeire da Silva4
Otoniel Feliciano5 Gilmar Vicente6
Heloisa Maria Ceccotti7 Oscar Eliel8
Eixo Temático: Produtos e serviços de catalogação. Resumo: As Bibliotecas do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) realizam o serviço de elaboração de fichas catalográficas atendendo a sua comunidade discente, possibilitando a homologação de sua publicação. O objetivo da catalogação na publicação de dissertações e teses da Unicamp é contribuir para que a produção técnico-científica receba um tratamento descritivo-temático padronizado, permitindo sua efetiva recuperação e promovendo maior visibilidade da produção científica da universidade, não apenas no contexto específico da instituição como em âmbito mundial. O trabalho apresenta o redesenho do processo de elaboração de fichas catalográficas realizado pelo Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU), pautado na metodologia de Gestão por Processos (GePro). Como considerações parciais, destaca-se que a implantação do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU tem viabilizado a unificação, a padronização e a otimização da prestação desse serviço na instituição. Palavras-chave: Gestão por processos. Catalogação na publicação. Desenvolvimento de software. Bibliotecas universitárias. Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU). Abstract: The Unicamp Library System (SBU – Sistema de Bibliotecas da Unicamp) offers to the students of Unicamp the service of preparing catalog cards, which enables the approval of their publication. The objective of cataloging in publication of master´s dissertations and doctoral theses defended at Unicamp is to contribute to the standardization of the descriptive-thematic treatment of the overall technical-scientific production, by allowing its effective recovery and by promoting greater visibility of the scientific production conducted at the university, be it locally, be it worldwide. The paper presents the redesign of the process of preparing catalog cards developed by the SBU, based on the methodology of Business Process Management (BPM). Our preliminary evaluation has demonstrated that the
1 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 2 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 3 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 4 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 5 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 6 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 7 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas. 8 Contato: <[email protected]>. Universidade Estadual de Campinas.
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implementation of the Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas (Preparation of Catalog Cards Online System) of SBU has enabled the unification, the standardization, as well as the optimization of the services offered by the SBU. Keywords: Process management. Cataloging in publication. Software development. University libraries. Unicamp Library System (SBU). Resumen: Las Bibliotecas del Sistema de Bibliotecas de Unicamp (SBU) realizan el servicio de preparación de registros catalográficos para su comunidad estudiantil, lo que permite la homologación de su publicación. El objetivo de la catalogación en la publicación de disertaciones de maestría y tesis doctorales de Unicamp es contribuir para que la producción técnico-científica reciba un análisis descriptivo-temático estandarizado, permitiendo su recuperación efectiva, acompañada de una mayor visibilidad nacional e internacional de la producción científica de la universidad. Nuestro artículo presenta el rediseño del proceso de elaboración de registros catalográficos desarrollados por el Sistema de Bibliotecas de Unicamp (SBU), que se basa en la metodología de Gestión por Procesos (GP). Según nuestra evaluación preliminar, se señala que la implementación del Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas (Sistema Online de Elaboración de Registros Catalográficos) del SBU ha permitido la unificación, la estandarización y la optimización de la prestación de dicho servicio en la institución. Palabras clave: Gestión por procesos. Catalogación en la publicación. Desarrollo de software. Bibliotecas universitárias. Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU).
1 INTRODUÇÃO
O Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) foi criado oficialmente em
25/11/2003, através da Deliberação Consu-A-30. O Regimento Interno do SBU foi
disposto pela Deliberação CONSU A-4, de 01/06/2005. É composto pelo Órgão
Colegiado, Coordenadoria do SBU e 27 bibliotecas, sendo uma Biblioteca Central
(BCCL), uma Biblioteca de Área Biblioteca da Área de Engenharia e Arquitetura
(BAE), 18 Bibliotecas de Unidades de Ensino e Pesquisa: Colégio Técnico de
Campinas (CTC), Colégio Técnico de Limeira (CTL), Faculdade de Ciências
Aplicadas (FCA), Faculdade de Ciências Médicas (FCM), Faculdade de Educação
(FE), Faculdade de Engenharia de Alimentos (FEA), Faculdade de Educação Física
(FEF), Faculdade de Odontologia de Piracicaba (FOP), Faculdade de Tecnologia
(FT), Instituto de Artes (IA), Instituto de Biologia (IB), Instituto de Economia (IE),
Instituto de Estudos da Linguagem (IEL), Instituto de Filosofia e Ciências Humanas
(IFCH), Instituto de Física Gleb Wataghin (IFGW), Instituto de Geociências (IG),
Instituto de Matemática, Estatística e Computação Científica (IMECC), Instituto de
Química (IQ) e 7 Bibliotecas vinculadas aos Centros e Núcleos: Centro de
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Integração, Documentação e Difusão Cultural (CIDDIC) Centro de Engenharia
Biomédica (CEB), Centro de Lógica, Epistemologia e História da Ciência (CLE),
Centro de Memória da Unicamp (CMU), Núcleo de Estudos de Políticas Públicas
(NEPP), Núcleo de Estudos de População (NEPO), Núcleo de Desenvolvimento da
Criatividade (NUDECRI) (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2012).
O Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) tem como missão prover o
acesso, a recuperação e a preservação da informação para subsidiar o ensino, a
pesquisa e a extensão, contribuindo para a educação universitária e formação
profissional do indivíduo, de forma que o conhecimento adquirido possa ser aplicado
no desenvolvimento da sociedade.
Para o cumprimento de sua missão, o SBU deve obedecer aos seguintes
princípios: estabelecer e garantir políticas de acesso à informação; atualizar e
preservar continuamente o acervo; promover a integração das Bibliotecas da
Unicamp. Quanto aos valores, o SBU busca a satisfação do usuário; a competência
profissional; a cooperação para a divulgação da informação científica, tecnológica e
artística; a qualidade dos serviços e produtos.
O SBU tem como objetivos: dar suporte aos programas de ensino, pesquisa e
extensão; definir a política de desenvolvimento dos diferentes acervos que compõem
as Bibliotecas da Universidade; possibilitar à comunidade universitária e científica o
acesso à informação armazenada e gerada na Unicamp; promover intercâmbio de
experiências e acervos (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2006).
Para atingir seus objetivos, compete ao SBU: a) adotar padrões ou critérios
de organização e administração na área biblioteconômica; b) acompanhar e adotar
os avanços tecnológicos pertinentes à área de informação utilizando novas
tecnologias para integrar rotinas de trabalho, disponibilização de seus acervos online
para a pesquisa e localização dos materiais bibliográficos; c) promover o
aperfeiçoamento do pessoal técnico e auxiliar; d) cadastrar e disseminar as
informações bibliográficas geradas pela própria Universidade, assessorando quanto
à apresentação técnica das publicações; e) oferecer atendimento à comunidade
universitária, por meio de seu acervo; f) dar acesso à comunidade universitária a
documentos não existentes no próprio acervo através de serviços de intercâmbio; g)
integrar-se aos sistemas nacionais e internacionais de informação, visando o acesso
à produção científica internacional e à divulgação da produção gerada pela
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Universidade (UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS, 2006).
A trajetória do SBU tem sido pautada pela agregação de valores aos serviços
e produtos oferecidos à sua comunidade, utilizando as tecnologias de informação e
comunicação, na integração das rotinas de trabalho e, principalmente, na
disponibilização de seus acervos via redes internas e interface web para a pesquisa
e localização dos materiais bibliográficos.
A Unicamp, como Universidade de excelência em pesquisa, gera anualmente
milhares de documentos de sua produção científica, tanto em artigos de periódicos,
quanto de teses, dissertações, trabalhos de conclusão de cursos de Especialização
e de Graduação. Para as publicações produzidas na Universidade, com exceção dos
artigos, é obrigatória a apresentação da ficha catalográfica, elaborada
exclusivamente por um profissional bibliotecário, uma vez que determinadas
informações são de cunho técnico da área biblioteconômica.
As Bibliotecas do SBU realizam o serviço de elaboração da ficha catalográfica
para todos os alunos, possibilitando a homologação de sua publicação. Além disso,
realiza a catalogação na publicação para os materiais da Editora da Unicamp, assim
como para outras três editoras conveniadas. Cada Biblioteca é responsável pela
produção de sua(s) Unidade(s) e as catalogações das editoras são elaboradas pela
Diretoria de Tratamento da Informação (DTRI), localizada no prédio da Biblioteca
Central César Lattes. Antes da implantação do sistema, as solicitações eram
recebidas em cada Biblioteca de diversas maneiras – pessoalmente, por meio de
formulário ou por e-mail. A Biblioteca da Área de Engenharia e Arquitetura (BAE) foi
a precursora no desenvolvimento de um software para automatização do processo.
O projeto de melhoria de elaboração da ficha catalográfica foi elaborado
atendendo os requisitos de melhorias estipulados no Planes Unicamp (Planejamento
Estratégico da Unicamp) inserido no Programa 12: simplicidade, racionalidade e
padronização dos processos. Atendeu ainda, a linha de ação do programa do Planes
SBU: qualidade total do Sistema/propor elaboração de manuais de serviços e
procedimentos ao SBU.
A proposta de melhoria do processo de elaboração de fichas catalográficas do
SBU surgiu a partir das seguintes constatações: falta de padronização do serviço;
alto percentual de informações não confiáveis recebidas do aluno; necessidade de
várias comunicações entre o bibliotecário e o aluno/orientador, aumentando
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sobremaneira o tempo para sua completa finalização. Além disso, a distância pode
ser considerado outro fator no aumento do tempo de elaboração da ficha, uma vez
que muitos alunos não residem na cidade, estando por vezes fora do país.
Visto estas considerações, o objetivo deste trabalho é apresentar o
desenvolvimento e implantação do Sistema Online de Elaboração de Fichas
Catalográficas do SBU na Unicamp.
2 O PROCESSO DE CATALOGAÇÃO NA PUBLICAÇÃO EM BIBLIOTECAS
UNIVERSITÁRIAS
As bibliotecas universitárias desempenham um importante papel na
contemporaneidade, consideradas um sistema de informação inseridas em um
contexto maior, acadêmico, cujos objetivos maiores são o desenvolvimento
educacional, social, político e econômico da sociedade humana (FUJITA, 2005, p.
2,4)
A introdução das novas tecnologias da informação nas bibliotecas
universitárias alterou significativamente as formas de produção, armazenamento,
processamento e disseminação da informação, possibilitando a utilização de
recursos eletrônicos que favorecem o aprimoramento e a agilização do processo de
transferência de informação.
Ao longo da história, o papel das bibliotecas como instituições inseridas na
sociedade giram em torno de quatro principais atividades (e ainda na atualidade):
adquirindo materiais informativos diversos, conservando-os de maneira adequada,
organizando-os para um acesso público e auxiliando os usuários na localização da
informação relevante (MAGÁN WALS, 2004).
Desse modo, as bibliotecas universitárias sempre estiveram inseridas em um
contexto social e mutável, adaptando-se às mudanças e às novas necessidades
sociais, desempenhando papéis estratégicos para o controle da informação. Na
atualidade, a diversificação dos suportes empregados para a disseminação da
informação e novos desenvolvimentos da técnica para o tratamento, controle e
armazenamento da informação como resposta ao fenômeno tantas vezes assinalado
como explosão da informação tem sido um desafio para as bibliotecas universitárias
(MAGÁN WALS, 2004).
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No âmbito da Ciência da Informação, destaca-se como subárea da
Organização da Informação (OI) o Tratamento da Informação (TI), definido como um
conjunto de procedimentos que incidem sobre um conhecimento socializado, tendo
seu produto uma utilidade social e individual. Por estarem inseridos em uma
abordagem social, estes mesmos procedimentos variam de acordo “com os
contextos em que são produzidos ou os fins a que se destinam, pois é a partir
destes que se desenvolvem os parâmetros de organização” (GUIMARÃES, 2009, p.
106).
Estas características apontam duas vertentes do tratamento documental:
tratamento descritivo e tratamento temático. Enquanto o tratamento descritivo
centra-se nos aspectos mais objetivos capazes de bem identificar, extrinsecamente,
um documento (autor, título, etc.), “o tratamento temático, ao contrário, tem uma
forte carga subjetiva pois, como o nome indica, visa caracterizar o documento do
ponto de vista do seu conteúdo” (DIAS; NAVES, 2007). Na esfera do Tratamento da
Informação, o processo de catalogação é definido como
[...] o estudo, preparação e organização de mensagens codificadas, com base em termos existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários (MEY, 1995, p. 5).
Conforme Raju e Raju (2006, p. 12), também pode ser definido como o
“processo de preparação de entradas para um catálogo de acordo com um conjunto
de regras de modo a permitir que o usuário conheça: quais itens estão disponíveis e
a partir do indicador de localização, onde os itens podem ser localizados”. Na visão
de Guimarães (2009, p. 106), a catalogação é considerada
[...] um grande universo de tratamento documental em cujo âmbito se inserem a catalogação descritiva, a catalogação de assunto e, ainda, a classificação, como universo notacional de localização física do documento em bibliotecas organizadas pelo arranjo sistemático.
A catalogação descritiva é um aspecto do processo de catalogação que
“envolve a representação de uma descrição bibliográfica de itens e a determinação
de pontos de acesso em registros catalográficos. Não inclui a representação por
assuntos” (RAJU; RAJU, 2006, p. 13, tradução nossa). Já a catalogação de assunto
refere-se ao “aspecto do processo de catalogação que consiste na realização de
análise de assunto de itens e fornecer notações de classificação e cabeçalhos de
assunto que representam o assunto contido nos items” (RAJU; RAJU, 2006, p. 15,
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tradução nossa).
Através da catalogação descritiva e da catalogação de assunto utilizando padrões de metadados [...] os registros bibliográficos são criados para padrões de informação. Através da organização sistemática destes registros em algumas ferramentas bibliográficas torna-se possível estar ciente de que fontes de informação estão disponíveis e onde elas podem ser localizadas (RAJU; RAJU, 2006, p. 10, tradução nossa).
No contexto das bibliotecas universitárias, o catálogo - produto da
catalogação - dá visibilidade à coleção de itens informacionais; permite conhecer
quais autores, títulos ou determinados assuntos compõem a coleção; reúne todas as
obras de um autor e todas as edições de uma mesma obra e todos os trabalhos
sobre um mesmo assunto, mesmo que eles não possam ser reunidos fisicamente na
coleção e oferece algum tipo de dispositivo de localização para indicar onde na
coleção o item pode ser localizado, caso não esteja em circulação. Desta maneira,
os dois principais resultados do processo de catalogação são: 1) o arranjo de
coleções; e 2) a criação e manutenção do catálogo que fornece o maior acesso para
as coleções (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 10).
Por definição, a catalogação na publicação é a catalogação de teses,
dissertações, livros, etc. antes de sua publicação, quando eles ainda se encontram
em fase de elaboração do material, de maneira a permitir a impressão de
informações bibliográficas no próprio documento, conforme o Código de
Catalogação Anglo-Americano (AACR2) (CÓDIGO DE CATALOGAÇÃO ANGLO-
AMERICANO, 2004).
A ficha catalográfica de dissertações e teses da Unicamp reúne num único
lugar, no verso da página de rosto, dados pertinentes à obra, tais como: autoria,
título e subtítulo, ano, orientador e coorientador, local, assuntos (descritores), Cutter,
título e subtítulo em inglês, palavras-chave em inglês, programa de pós-graduação e
sua respectiva área de concentração, titulação, nome completo dos membros
titulares da banca examinadora e data da defesa.
Para Raju e Raju (2006, p. 11, tradução nossa), o ponto de acesso “refere-se
a qualquer termo em um registro bibliográfico que pode ser usado para localizar um
registro” e “um nome, uma palavra ou frase, escolhida por um catalogador ou
indexador, colocado em um campo particular em um registro que descreve um
recurso”. A recuperação bem sucedida dos recursos de informação depende da
inclusão de metadados suficientes e a atividade que acrescenta o maior valor para a
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utilidade e potencial de recuperação de uma coleção é o fornecimento de autoridade
de nome pessoal controlado, o título e os pontos de acesso por assunto dos
recursos de informação (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 6).
Dessa forma, o objetivo da catalogação de teses e dissertações da Unicamp é
contribuir para que a produção técnico-científica da Universidade receba um
tratamento descritivo-temático padronizado, permitindo sua efetiva recuperação, não
apenas no contexto específico da instituição como em âmbito mundial.
3 A METODOLOGIA DE GESTÃO POR PROCESSOS
A metodologia GePro (Gestão por Processos) foi criada em 2003 pela Pró-
Reitoria de Desenvolvimento Universitário (PRDU) da Unicamp, com o objetivo de
implantar a Gestão por Processos na Universidade (UNIVERSIDADE ESTADUAL
DE CAMPINAS, 2003).
Desenvolvida por profissionais da Unicamp, a metodologia por gestão de
processos está baseada em conceitos da gestão da qualidade, construída com base
na literatura da área. O objetivo é formar e capacitar os colaboradores das diversas
áreas multidisciplinares da Universidade, independente do nível hierárquico, para
conduzir e realizar melhorias nos processos em suas rotinas de trabalho. Pretende-
se ainda, com esta metodologia, desenvolver a competência no assunto em toda a
Unicamp, proporcionando uma administração mais ágil e dinâmica, com
colaboradores mais motivados.
Conforme a Universidade Estadual de Campinas (2003), as principais
ferramentas da metodologia GePro utilizadas no desenvolvimento deste projeto
foram:
VOC (Voz do Cliente): método utilizado para descrever as necessidades do cliente
e suas percepções sobre o serviço a ser oferecido ou já oferecido. Através desta
ferramenta foi elaborado e enviado um questionário aos alunos e bibliotecários que
elaboram a ficha catalográfica. O VOC foi aplicado tanto no processo anterior quanto
no processo atual, com o objetivo de identificar possíveis melhorias.
Mapas de Relacionamento: O mapa foi utilizado para descrever o processo de
elaboração da ficha catalográfica, desde a coleta das informações necessárias para
a elaboração até o recebimento da ficha pronta pelo usuário.
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Requisitos: Foram identificados através do VOC, os requisitos desejados pelos
clientes (alunos e bibliotecários) referentes aos seus anseios, para a melhoria do
serviço.
Mapa do Processo Atual e Novo: Esta ferramenta mostra de forma clara quais
atividades são realizadas, qual a sequência de execução das mesmas, quem as
realiza (área, função ou pessoa), facilitando a visualização de pontos de melhorias
necessárias. O mapa do processo (fluxograma) foi utilizado como suporte para
descrever o processo de elaboração das fichas antes da implantação e ainda como
o processo deveria funcionar após com a implantação do novo Sistema.
Desconexões: foi feito um levantamento das atividades desenvolvidas no antigo
processo para identificar possíveis desconexões como: saídas de ações
necessárias, que deixavam de atender expectativas de qualidade dos usuários ou
até prazos, e ainda se as atividades desenvolvidas estavam atendendo as
expectativas internas de produtividade ou de custos.
Ciclo de melhoria PDSA: Os ciclos PDSA (planejar, fazer, estudar e agir) é um
método padrão de trabalho para testar e implementar mudanças de maneira rápida e
eficaz. Permitiu avaliar se o tempo gasto pelo catalogador no processo anterior de
elaboração de ficha catalográfica era adequado, e também, se esse tempo (incluindo
o tempo de feedback do aluno), também era adequado. O ciclo permitiu ainda
observar as possíveis inconsistências para assim o processo de melhoria de
elaboração de fichas catalográficas.
Planilhas de Atividades: ferramenta que permitiu relacionar todas as atividades
envolvidas no processo de elaboração da ficha catalográfica, assim como quem
realiza cada atividade. A planilha possui ainda um campo de observação para
indicar quais normas/legislações que a atividade segue e condições especiais de
realização, quando necessário.
Plano de Ação 5W2H: esta ferramenta foi utilizada para planejar o processo de
melhoria, distribuindo as tarefas entre os integrantes da equipe, permitindo
acompanhar o que cada um estava fazendo.
Por meio das ferramentas e atividades desenvolvidas no decorrer do curso,
foi possível identificar melhorias, permitindo à equipe novos pontos de vista e a
identificação de outros fatores que interferiam no processo, e, consequentemente,
tornando o sistema/produto final mais organizado e otimizado.
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4 O PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA
ONLINE DE ELABORAÇÃO DE FICHAS CATALOGRÁFICAS DO SBU
Com o intuito de apresentar as principais funcionalidades e tecnologias
utilizadas no desenvolvimento do Sistema Online de Elaboração de Fichas
Catalográficas do SBU, primeiramente é preciso abordar a Engenharia de Software,
que foca na qualidade e lança mão de processos, métodos e ferramentas para
atingi-la.
A Engenharia de Software é o ramo da computação que trata do
desenvolvimento de sistemas de softwares complexos, construídos por equipes de
engenheiros. Este campo do conhecimento refere-se ao “estabelecimento e uso de
princípios fundamentais de engenharia para obter software economicamente viável e
que funcione eficientemente em máquinas reais” (NATO SOFTWARE
ENGINEERING CONFERENCE, 1969). Também pode ser definida como a
“aplicação de uma abordagem sistemática, disciplinada e quantificável para o
desenvolvimento de um produto de software” (THE INSTITUTE OF ELECTRICAL
AND ELECTRONICS ENGINEERS, 1998, grifo nosso).
A sistemática envolve uma sequência de atividades e artefatos bem definidos,
enquanto que disciplinada significa que todos os processos seguem os princípios
organizacionais onde resultados intermediários e finais são corretamente
documentados com ações rastreáveis que permitem identificar suas causas. Já
quantificável refere-se à mensuração do esforço despendido para cada tarefa
(tamanho do código fonte, tamanho do armazenamento de dados, documentação,
taxa de erros e apoio ao usuário), sendo que este esforço deve estar dentro dos
limites previstos.
O projeto deste software surgiu a partir de necessidades apontadas no projeto
“GePro: melhoria do processo de elaboração de fichas catalográficas do Sistema de
Bibliotecas da Unicamp (SBU)”. Uma das primeiras fases do projeto foi o
levantamento de requisitos, onde buscou-se compreender as reais necessidades
dos usuários. Foram realizadas entrevistas objetivando compreender melhor o
funcionamento do processo (antigo e novo) de elaboração de fichas catalográficas, o
qual seria informatizado.
Após o levantamento de requisitos, iniciou-se a etapa de análise das
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necessidades apresentadas pelos usuários (clientes), conhecida como análise de
requisitos, onde foram examinados os requisitos enunciados pelos usuários e
verificados se estes foram especificados corretamente e se foram realmente bem
compreendidos. A partir da etapa de análise de requisitos, foram determinadas as
reais necessidades do sistema de informação.
Utilizou-se a UML (Unified Modeling Language ou Linguagem de Modelagem
Unificada), uma linguagem visual para modelar e documentar o sistema de
informação por meio do paradigma de Orientação a Objetos (OO). Essa linguagem
tornou-se, nos últimos anos, a linguagem padrão de modelagem de software
adotada internacionalmente pela indústria de Engenharia de Software.
A UML auxilia os engenheiros de software a definir as características do
mesmo, tais como seus requisitos, comportamento, estrutura lógica, dinâmica de
seus processos e até mesmo suas necessidades físicas em relação ao equipamento
sobre o qual o sistema deverá ser implantado. Cada diagrama da UML analisa o
sistema, ou parte dele, sob uma determinada ótica, como se o sistema fosse
modelado em camadas. Alguns diagramas enfocam o sistema de forma mais geral,
apresentando uma visão externa do sistema (o objetivo dos Diagramas de Casos de
Uso ou UC), representados nas Figuras 1 e 2, seguidas de uma breve descrição de
UC.
Figura 1: UC – Processo de solicitação. Fonte: Elaborado pelos autores.
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Figura 2: UC – Processo de configuração. Fonte: Elaborado pelos autores
O processo online de solicitação de ficha catalográfica e consulta de status de
pedido são centralizados, ou seja, todos os alunos da Universidade utilizam o
mesmo formulário eletrônico para formalizar a solicitação e acompanhar o
andamento da mesma. O link de acesso ao formulário de solicitação da ficha no
Portal do SBU está disponível na homepage de cada Biblioteca e nas secretarias de
pós-graduação.
Por sua vez, as solicitações ficam armazenadas em um banco de dados
central, visíveis a todas as Bibliotecas do SBU. Entretanto, apenas a
Biblioteca/bibliotecário responsável pelo atendimento da solicitação poderá
editar/liberar a ficha catalográfica para o aluno. Todo o gerenciamento das
solicitações recebidas realizada através do sistema é de responsabilidade do
bibliotecário. O acesso à área administrativa é liberado após validação de e-mail e
senha previamente cadastrados. As principais funcionalidades do gerenciamento de
solicitações são representadas no Diagrama de Caso de Uso:
Solicitar ficha catalográfica: etapa executada pelo aluno ao preencher e enviar o
formulário eletrônico de solicitação de ficha catalográfica. Todos os alunos,
independentemente de sua unidade de origem, utilizam o mesmo formulário
eletrônico para envio de solicitação. Após o envio, o sistema gera e imprime na tela
um número de protocolo de atendimento e envia automaticamente, e-mails para o
solicitante e Biblioteca responsável pelo atendimento da solicitação (revisão e
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tratamento da informação recebida). A cada nova solicitação, o sistema envia,
automaticamente, um e-mail para a Biblioteca responsável.
Consultar protocolo de atendimento: etapa executada pelo aluno ao acompanhar
online o status de sua solicitação (em andamento, atendido ou cancelada). O
sistema disponibiliza um link para download da ficha catalográfica quando o pedido
consultado estiver com status "atendido".
Revisar dados fornecidos pelo aluno: etapas percorridas pelo bibliotecário ao
revisar as informações fornecidas pelo solicitante e, consequentemente, atender
uma solicitação. Nesta revisão, o bibliotecário pode alterar o status da solicitação
(refletirá na consulta on-line), e se "atendido", o sistema envia automaticamente um
e-mail para o solicitante, com informações do pedido e link para download (baixar)
do arquivo (.pdf) que contém a ficha catalográfica; se "cancelado", o sistema
também envia automaticamente um e-mail avisando sobre o cancelamento do
pedido. A ficha catalográfica é gerada automaticamente pelo sistema a partir dos
dados disponíveis enviado pelo aluno e revisado pelo bibliotecário, sem retrabalho.
Manter configurações do sistema: etapa percorrida pelo bibliotecário ao manter as
configurações do sistema, inclusive, as do formulário de solicitação de ficha
catalográfica.
Objetivando simplificar e agilizar o processo de desenvolvimento do sistema,
utilizou-se também o CakePHP, um framework de desenvolvimento rápido escrito
em PHP que fornece uma arquitetura extensível para desenvolvimento, manutenção
e distribuição de aplicações. Os frameworks de desenvolvimento (pelo menos os
atuais), como parte de sua proposta, adotam a programação orientada a objetos e
alguns padrões de projeto. Um dos padrões que merece maior destaque é o padrão
MVC (Model,View, Controller) que sugere a divisão do projeto de software em
camadas lógicas, de modo a separar as funcionalidades, proporcionando maior
facilidade no gerenciamento de mudanças na aplicação e reaproveitamento de
funcionalidades em outros projetos (CAKEPHP ..., 2013).
Para o armazenamento de dados utilizou-se o MySQL, um gerenciador de
banco de dados relacional de código aberto usado na maioria das aplicações
gratuitas. O serviço utiliza a linguagem SQL (Structure Query Language –
Linguagem de Consulta Estruturada), a linguagem mais popular para inserir, acessar
e gerenciar o conteúdo armazenado em um banco de dados.
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Estrategicamente, o primeiro piloto deste sistema foi implantado apenas na
Biblioteca do Instituto de Matemática, Estatística e Computação Científica (IMECC),
o que possibilitou identificar e implementar melhorias significativas no sistema
informatizado. Em um segundo momento, partiu-se para a implantação do sistema
atualizado em outras três bibliotecas do SBU: Biblioteca da área de Engenharia e
Arquitetura (BAE), Biblioteca do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas (IFCH) e
Biblioteca do Instituto de Biologia (IB). A terceira e última fase da implantação
ocorreu em abril de 2013, em que todas as Bibliotecas que compõem o SBU
começaram a utilizar o sistema.
5 AVALIAÇÃO DO SISTEMA
Para que um sistema de recuperação da informação (SRI) desempenhe de
forma efetiva sua função fulcral, que é a recuperação da informação, dois aspectos
são fundamentais: o processo de organização e o design de sistema:
Às vezes, não está claro onde o processo de organização da informação termina e onde começa o projeto do sistema. Em uma exibição de registros de metadados a partir de uma ferramenta de recuperação, ambos os aspectos se reúnem para apresentar ao usuário as informações solicitadas. Este conjunto de resultados combina as características do processo de organização (pontuação padrão, formas de cabeçalhos, etc.) e as características de design do sistema (etiquetas, layout da tela, etc.) na apresentação dos metadados. Quando os metadados são claros, compreensíveis, facilmente recuperados, e bem apresentados, o usuário geralmente não percebe a maneira como os elementos estão organizados. É só quando há problemas ou confusão que estes elementos são discutidos (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 169, grifo e tradução nossos).
A pesquisa em design de sistemas pode ser dividida em duas principais
categorias: abordagem centrada na tecnologia e abordagem centrada no usuário,
sendo que existe uma sobreposição de interesses e interconexões entre as duas
(por exemplo, a funcionalidade de pesquisa do sistema e comportamento em busca
de informações do usuário têm conexões importantes). As necessidades dos
usuários e comportamento de busca devem influenciar o desenho dos sistemas
tecnológicos que utilizamos (TAYLOR; JOUDAREY, 2009, p. 169).
Desse modo, objetivando realizar a avaliação da implantação do Sistema
Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU pelos usuários que os
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utilizam, foram elaborados dois formulários de pesquisa VOC (Aluno e Bibliotecário)
utilizando-se a ferramenta Google Drive.
A coleta das informações sobre o status do processo atual permitiu detectar
possíveis distorções no processo e, assim, propor ações com o objetivo de atender
melhor as expectativas tanto dos usuários que solicitam a ficha catalográfica, quanto
do bibliotecário que elabora a mesma e gerencia o processo em sua Biblioteca.
6 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Por meio do questionário para avaliação do sistema enviado no mês de
agosto, dos 328 e-mails enviados aos alunos com fichas finalizadas, foram obtidas
97 respostas. Quanto ao nível de dificuldade no preenchimento do formulário
eletrônico, 15 alunos (15,46%) informaram ter alguma dificuldade, enquanto que 82
não (84,54%). Em relação ao nível de dificuldade em acompanhar o andamento da
elaboração da ficha, 93 (95,88%) alunos não tiveram dificuldade e 4 alunos (4,12%)
sim.
Já em relação ao tempo de espera para obter a versão final da ficha, 74
alunos (76,29%) informaram ser muito satisfatório, 20 alunos (20,62%) satisfatório e
3 alunos (3,09%) pouco satisfatório. Nenhum aluno assinalou a opção insatisfatório.
Em geral, o nível de satisfação em relação ao Sistema de solicitação de ficha
catalográfica foi muito satisfatório (69 alunos ou 71,13%), satisfatório (24 alunos ou
24,72%) e pouco satisfatório (4 alunos ou 4,12%).
As principais dificuldades apontadas pelos alunos foram em relação às
palavras-chave: preenchimento das mesmas de acordo com os termos
padronizados; link que direciona para a página principal do catálogo ao fazer a
busca por assunto e não diretamente no índice de assunto; desconhecimento sobre
a necessidade de preenchimento de palavras-chave autorizadas; uso de palavras-
chave muito limitadas; adequação do tema da dissertação/tese às palavras-chave
disponíveis; impossibilidade de utilização de determinada palavra-chave no singular.
As demais dificuldades apontadas residem na falta de confiabilidade das palavras-
chave padronizadas pelos bibliotecários em detrimento às informações dadas pelos
próprios autores dos trabalhos; não recebimento de notificação quando a ficha foi
finalizada; confusão nos exemplos do formato de referência; necessidade de
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substituição das palavras-chave sugeridas, utilizadas em outras áreas do
conhecimento diferentes da formação do aluno ou por não constar no catálogo
online; demora no preenchimento das informações; constante saída do ar do
sistema; nomenclaturas pouco conhecidas; necessidade de novo preenchimento do
formulário; prazo de elaboração da ficha superior a dois dias úteis; falta de
determinada unidade cadastrada no formulário; impossibilidade de realizar o
download da ficha catalográfica; falta de clareza quanto à obrigatoriedade de
sugestão de palavras-chave em português no caso de pesquisa cujos termos
inéditos são em inglês; pontuação do formulário eletrônico.
Quanto às sugestões dos alunos, salienta-se: maior liberdade e
disponibilidade de palavras-chave; orientação mais clara sobre o procedimento e
consulta das palavras-chave aos estudantes de pós-graduação; melhoria do
processo de preenchimento das palavras-chave; implantação da opção de qual
extensão de arquivo a ficha catalográfica terá (ex. em formato .doc, .odt ou .pdf;
elaboração da ficha em versão LATEX, permitindo a inserção direta na
dissertação/tese; orientação aos estudantes de pós-graduação de que existe uma
lista a partir da qual as palavras-chave devem ser definidas; tutorial passo-a-passo
do preenchimento do formulário eletrônico; padronização de uma referência única
para escolha das palavras-chave; disponibilização de conexões mais rápidas e
simplificação das questões; integração do sistema com o sistema de informações
acadêmicas; maior suporte em relação às palavras-chaves; permissão para inclusão
de palavras-chave que não estejam no banco de busca do sistema; forma mais
simplificada de cadastro; deixar claro que a outra língua que se refere é inglês;
inclusão da ficha catalográfica na dissertação/tese pelo próprio bibliotecário,
mediante treinamento; mais opções de termos técnicos no banco de dados; melhoria
da comunicação entre bibliotecário e aluno durante o processo de elaboração da
ficha catalográfica.
Apresenta-se, a seguir, as telas iniciais do Sistema Online de Elaboração de
Fichas Catalográficas do SBU (Figura 3 e Figura 4) e um exemplo de ficha
catalográfica gerada pelo sistema (Figura 5).
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Figura 3: Página inicial do Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU.
Fonte: Dados da pesquisa.
Figura 4: Formulário eletrônico para solicitação de fichas no Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU.
Fonte: Dados da pesquisa.
A implantação do Sistema de Elaboração de Fichas catalográficas do SBU
proporcionou os seguintes resultados: melhoria no gerenciamento do atendimento
das solicitações; maior agilidade no atendimento; maior integração com a PRPG e
CCPGs; racionalização das etapas de trabalho; padronização dos trâmites;
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recebimento de informações completas e confiáveis direto da fonte (cliente); maior
credibilidade das fontes de informação; visibilidade do status da ficha aos
colaboradores (bibliotecários, secretárias das CCPGs, etc.); melhoria da identidade
visual; geração de indicadores; melhoria da qualidade dos serviços oferecidos;
diminuição da emissão de papel; maior satisfação ao cliente; consulta do status da
solicitação atualizado; redução do tempo de espera pelo produto final; melhoria da
qualidade no atendimento e disponibilização do acesso ao serviço via WEB, sem
fronteiras 24h através da automação dos procedimentos.
Figura 5: Exemplo de ficha catalográfica gerada pelo Sistema Online de Elaboração de Fichas Catalográficas do SBU.
Fonte: Dados da pesquisa.
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7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Como considerações finais, destaca-se que tanto a catalogação (como
processo), como o catálogo (produto) realizam a mediação entre os itens
informacionais de uma coleção nas bibliotecas universitárias e as necessidades
informacionais dos usuários deste importante sistema de recuperação da
informação.
Por meio da Metodologia GePro e das atividades realizadas no decorrer do
curso, foi possível um melhor entendimento do escopo do projeto, assim como o
desenvolvimento de todos os produtos e ferramentas utilizadas para a implantação.
Além disso, as ferramentas utilizadas no processo foram fundamentais na
identificação de melhorias, permitindo à equipe novos pontos de vista e a
identificação de outros fatores que interferiram no processo, e, consequentemente,
no serviço/produto final.
Além da diminuição do tempo de espera pelo serviço, em um futuro próximo
espera-se que o cliente obtenha de forma automática a referência bibliográfica de
sua publicação padronizada pelas normas mais utilizadas (ABNT, ISO e Vancouver),
para serem utilizadas no Sipex e Currículo Lattes. Ademais, espera-se que o projeto
possibilite prover as informações para a catalogação do material na base Acervus
(Catálogo Online do SBU) e para a publicação na Biblioteca Digital, e,
principalmente, a exportação dos dados no formato MARC, aumentando a agilidade
e confiabilidade de disponibilização do material para a pesquisa e,
consequentemente, a visibilidade da produção científica da Universidade.
Finalmente, pode-se afirmar que a implantação da Metodologia GePro
agregou valor ao processo de elaboração de fichas catalográficas, tornando-o mais
organizado e otimizado. Apesar do pouco tempo de uso, visualiza-se o registro do
software junto ao Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), por meio da
Agência de Inovação da Unicamp (Inova). O próximo passo será estender o serviço
para a Editora da Unicamp, bem como para editoras comerciais e bibliotecas que
forneça o serviço.
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REFERÊNCIAS
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