2º relatório técnico pft/tce-rj · avaliação de alinhamento estratégico e aprovação pela...

Elaborado pela Equipe de Gerenciamento

do Projeto “Planejamento da Força de

Trabalho no TCE-RJ”

SGP/SGA/ECG

11/05/2018

2º Relatório Técnico PFT/TCE-RJ

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Relatorio Tecnico PFT/TCE-RJ – Fase II

1 APRESENTAÇÃO Este 2º Relatório Técnico PFT/TCE-RJ é documento complementar ao Relatório Técnico Preliminar, apresentado em 22/03/2018 pela Equipe de Gerenciamento do Projeto – EGP, contido no Processo nº 302.989-0/17, e atende ao Ato Executivo nº 21.315/17, que cria e regulamenta o Sistema de Integração do Projeto de Planejamento da Força de Trabalho (PFT) no TCE-RJ.

Após a apresentação do Relatório Preliminar do PFT, pela EGP, e do Relatório de Análises de Custos no TCE-RJ, pela Secretaria-Geral de Planejamento (Processo nº 302.989-0/17; fls. 22 a 260), a Presidência decidiu pela aprovação da metodologia PFT/TCE-RJ e despachou as seguintes determinações (às fls. 262 e 263 do processo supracitado):

1. Reanálise dos resultados obtidos pelas unidades organizacionais onde foi evidenciado aumento de força de trabalho sem aumento de demanda ou previsão de novos produtos.

2. Inclusão de força de trabalho necessária à gestão da jurisprudência e súmulas do TCE-RJ, consoante Deliberação TCE-RJ n° 287/18, nas unidades por ela afetadas.

3. Inclusão de força de trabalho necessária à implantação das políticas de gestão de pessoas (Resolução TCE-RJ n° 284/14), em virtude da priorização pelo TCE deste tema na Lei de Diretrizes Orçamentárias, conforme documento enviado à Secretaria de Estado da Fazendo em 23/03/2018.

4. Identificação, pelas unidades organizacionais, de possibilidade de terceirização de força de trabalho, em face da necessidade de adequar o percentual de gastos com atividades meio e fim.

5. Apresentação, pela Secretaria Geral de Administração, de cronograma para a implantação da Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração, até 13/04/2018.

6. Apresentação, pela Escola de Contas e Gestão, de projeto de capacitação atualizado para analistas e técnicos de Controle Externo, para fortalecimento de competências de Controle Externo, destinada a servidores efetivos com atuação fora da SGE, até 13/04/2018.

7. Orientação técnica, pela Secretaria Geral de Planejamento, nas determinações de 1 a 4, bem como a responsabilidade pela elaboração e monitoramento de cronograma, até 13/04/2018, para suas implantações.

Assim, é objeto deste relatório completar a demonstração do cumprimento dessas diretrizes, as quais motivaram o refinamento dos resultados do PFT anteriormente apresentados.

Além disso, este relatório apresenta informação complementar relativa à Etapa 7 da metodologia PFT/TCE-RJ – Definição da Estrutura Gerencial (cargos de direção, chefia e assessoramento), tendo em vista a não conclusão dentro do prazo inicialmente previsto no cronograma do projeto, pelas razões que serão expostas.

Adiante apresentaremos as informações relativas ao atendimento de cada uma das determinações.

Equipe de Gerenciamento do Projeto

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Sumário 1 APRESENTAÇÃO ..................................................................................................................... 1

2 CUMPRIMENTO DAS DETERMINAÇÕES PFT/TCE-RJ ............................................................. 3

2.1 Determinação 1: ............................................................................................................ 3

2.1.1 Auditoria Interna (AUD) ........................................................................................ 4

2.1.2 Secretaria-Geral das Sessões (SSE) ........................................................................ 4

2.1.3 Subsecretaria de Administração e Finanças (SSA) ................................................ 5

2.1.4 Secretaria-Geral de Planejamento (SGP) .............................................................. 6

2.1.5 Corregedoria (GCG) ............................................................................................... 6

2.1.6 Escola de Contas e Gestão (ECG) ........................................................................... 6

2.1.7 Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DSI) .................................................. 7

2.1.8 Diretoria-Geral de Informática (DGI) ..................................................................... 7

2.1.9 Procuradoria-Geral do Tribunal (PGT) ................................................................... 9

2.2 Determinação 2: .......................................................................................................... 10

2.3 Determinação 3: .......................................................................................................... 10

2.4 Determinação 4: .......................................................................................................... 11

2.5 Determinação 5: .......................................................................................................... 13

2.6 Determinação 6: .......................................................................................................... 15

2.7 Determinação 7: .......................................................................................................... 16

2.7.1 Análise Crítica do Atendimento às Determinações ............................................. 17

3 Composição Atualizada do Quadro de Lotação (Quantitativo - Áreas de Apoio) ............... 18

3.1 Comentários sobre os novos resultados simulados .................................................... 21

4 Definição da Estrutura Gerencial (Etapa 7 da Metodologia PFT) – Informações Complementares ......................................................................................................................... 22

5 Considerações e Recomendações Finais ............................................................................. 23

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2 CUMPRIMENTO DAS DETERMINAÇÕES PFT/TCE-RJ

2.1 Determinação 1:

Reanálise dos resultados obtidos pelas unidades organizacionais onde foi evidenciado aumento de força de trabalho sem aumento de demanda ou previsão de novos produtos.

A força de trabalho apurada no relatório preliminar, de 22/03/2018 (Fase I), apontou resultado do PFT acima do quadro de lotação atual nas seguintes unidades organizacionais:

Tabela 1 - Unidades organizacionais com resultado PFT acima da lotação atual1

ÓRGÃO SUPERIOR

(SIGLA)

UO (SIGLA)

CÁLCULO PFT (SIMULAÇÃO)

QUADRO PFT (ARRED.)

LOTAÇÃO ATUAL

DIF. ENTRE QUADRO PFT E

LOTAÇÃO ATUAL

AUD AUD 7,4167184 8 6 2

DGI ADS 32,132541 33 11 22

DGI ASR 19,660703 20 13 7

DSI COT 71,621713 72 60 12

DSI DSI 4,8589826 5 3 2

DSI SSI 49,242408 50 25 25

ECG APE 5,044368 5 4 1

ECG COD 4,131602 5 4 1

ECG COE 3,2242071 4 2 2

ECG ECG 6,098216 6 2 4

ECG SEC 7,4385933 8 6 2

GCG GCG 6,9369961 7 0 7

PGT PGT 15,162955 16 112 5

SGP CAQ 8,4013837 9 7 2

SSA CEN 14,66314 15 12 3

SSA COM 10,117569 11 10 1

SSA STE 3,5020144 4 3 1

SSE CSO 24,35864 25 14 11

SSE CST 11,381678 12 8 4

Para atendimento a esta determinação, as respectivas UOs foram convocadas para reuniões de orientação e reanálise, conduzidas pela Equipe PFT, com os gestores e agentes integradores das UO’s afetadas, tendo como referência o comparativo do resultado PFT com a situação funcional “lotação”, registrada no Sistema de Recursos Humanos (referência março/2018).

Nas reuniões foram apresentadas as determinações da Presidência, revisitados os conceitos da metodologia, especialmente ao que se refere às estimativas de esforço e demanda, considerando que este é o primeiro ciclo de aplicação do método.

1 Fonte: Relatório Técnico Preliminar PFT, de 23/03/2018. 2 Excluídos os Procuradores.

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Em sequência, foram encaminhadas as atas de reunião, juntamente com os Mapas da UO para revisão pelas unidades destacadas na Tabela 1, com prazo de devolução para a Equipe PFT para fins de reanálise e consolidação das novas informações.

Feito isso, a EGP realizou nova simulação do cálculo da força de trabalho, cujo resultado é apresentado adiante, no item 3 - Composição Atualizada do Quadro de Lotação (Quantitativo - Áreas de Apoio). As versões atualizadas dos Mapas da UO encontram-se disponíveis no Apêndice I.

Destaca-se que algumas unidades organizacionais elencadas na Tabela 1 não alteraram os dados do Mapa da UO, apresentando, portanto, as respectivas justificativas para o acréscimo do quantitativo de pessoal, em função da projeção de aumento da demanda pelos produtos ou de novos projetos, conforme adiante se apresenta.

Nos casos de novos projetos, foi orientado pela EGP que as unidades organizacionais formalizassem os respectivos Termos de Abertura de Projeto (TAP) à SGP, para a devida avaliação de alinhamento estratégico e aprovação pela alta direção.

Adiante seguem as justificativas e outras observações apresentadas pelas UO’s envolvidas na reanálise desta 2ª fase, para apreciação superior.

2.1.1 Auditoria Interna (AUD)

Em relação à Auditoria Interna (AUD) os produtos relacionados à análise de riscos foram os que apontaram projeção de aumento da força de trabalho. A AUD motivou o aumento em função da necessidade de aprimoramento do modelo de trabalho e alinhamento de sua atuação às melhores práticas preconizadas internacionalmente no que tange à escolha das auditorias, visando agregar mais eficiência e economicidade ao trabalho de auditoria interna.

A AUD também apontou a necessidade de, em momento próprio e com um quantitativo adequado de pessoal, apontar o perfil de servidores para atuar em determinadas áreas, como, por exemplo, um profissional de engenharia.

Observa-se que a AUD, após a reavaliação, manteve o aumento de 2 (dois) servidores em relação ao total de servidores atualmente lotados na unidade de controle interno, justificado por Auditorias Internas e novas demandas da Presidência.

2.1.2 Secretaria-Geral das Sessões (SSE)

Na SSE, as unidades reanalisadas foram a Coordenadoria Setorial de Atas, Publicações e Taquigrafia (CST), a Coordenadoria Setorial de Ofícios e Certificados (CSO) e a Coordenadoria Setorial de Prazos e Diligências (CPR).

As coordenadorias reavaliaram e realizaram ajustes nas estimativas de esforço e demanda de determinados produtos (novos mapas disponíveis no Apêndice I). Foi observado que ao considerar a série histórica dos últimos cinco anos, no caso da SSE e setoriais, houve uma distorção no resultado, já que o TCE-RJ passa por um momento atípico e de mudanças.

Foi destacado pelas UO’s que o quantitativo de servidores identificados a maior está distorcido também em função da situação funcional “localização” de servidores nas coordenadorias, ocupando cargos em comissão da SSE e exercendo a função de substitutos dos coordenadores, situação em que seria providenciada pela SSE solicitação de adequação junto à SGA/CRH.

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2.1.3 Subsecretaria de Administração e Finanças (SSA)

Na SSA, as unidades reanalisadas foram a Coordenadoria Setorial de Compras (COM), a Coordenadoria de Engenharia e de Projetos de Obras e Instalações (CEN) e o Serviço de Telecomunicações (STE).

Em relação à CEN, foi informado que houve acréscimo no quadro de lotação em função do aumento de 14.000 m² na área edificada do TCE-RJ (Edifício nº 50), gerando aumento de demanda, para gestão dos produtos de engenharia e manutenção, motivado por:

• Aumento das revisões dos contratos de manutenção. • Aumento das aquisições de materiais através de termos de referência para

contratação direta ou atas de registro de preço (revisões anuais). • Aumento da demanda de engenharia de manutenção para aprimoramento dos

sistemas instalados há muito tempo, para mitigação de depreciações. • Diagnóstico e correção de inconformidades nas obras ou de patologias que somente se

apresentam após o uso. • Mudanças na estrutura organizacional, que tem impacto direto na Engenharia

(alterações de layout, instalações, mobiliário, acessórios etc.). • Implantações de novas tecnologias, incluindo sustentabilidade (sistema de tratamento

de água de reuso, aprimoramento do controle de consumo de insumos; automação predial).

No Serviço de Telecomunicações (STE) foi observado o aumento do número de atendimento de ordens de serviço: remanejamento de ramais telefônicos, conserto de aparelhos, remanejamento de pontos de rede, instalação de novos pontos de rede e instalação de novos ramais.

Constatou-se também que o resultado apurado na fase I do Serviço de Eletricidade (SEL) apresentava-se inadequado, já que há três prédios novos, recentemente construídos, com equipamentos ainda em garantia.

Todavia, considerando-se a projeção do PFT para os próximos dois anos, foi feita a revisão da estimativa de esforço para o produto “fornecimento de energia elétrica”, em função de requisitos normativos, devido à necessidade de dois profissionais para a maioria das tarefas relacionadas à fornecimento de energia para circuitos de força e iluminação. Assim, apurada a reanálise, houve acréscimo de um servidor nesta fase II.

Na Coordenadoria Setorial de Compras (COM) foi argumentado que os quantitativos apurados são realistas e que a adoção de nova rotina de trabalho e automatização, por meio de sistemas de TI, pode reduzir o quadro de lotação. Foi informado que hoje não há sistema de compras que possibilite a celeridade nas atividades, tornando-a uma área de alto custo no TCE-RJ. Além disso, em relação à força de trabalho da COM, foi esclarecido que a equipe é nova e ainda demanda tempo para percorrer a curva de aprendizado nas atividades do setor, principalmente no que tange à busca e investigação de preços – maior gargalo das contratações. As orientações da alta direção para observação da IN 5 (MPOG), geram maior relevância para esta etapa, que ainda é dificultada pela impossibilidade de se observar preços fidedignos de mercado na Internet, o que provoca a necessidade de se trabalhar com tendências. Nesse contexto, é muito provável que posterior dimensionamento reduza a força de trabalho da COM.

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2.1.4 Secretaria-Geral de Planejamento (SGP)

Na SGP, a unidade reanalisada foi a Coordenadoria de Auditoria de Qualidade (CAQ). Os produtos que apontaram majoração na força de trabalho foram relativos aos estudos socioeconômicos que, após reanálise do esforço e o aprimoramento de algumas atividades do processo, resultaram em nova adequação.

2.1.5 Corregedoria (GCG)

A Corregedoria apresenta situação peculiar, posto que a Deliberação nº 168/17, que modifica o Regimento Interno do TCE-RJ e organiza a Corregedoria, em seu artigo 1º, prevê que o Conselheiro Corregedor-Geral aproveitará a composição e estrutura de seu Gabinete, não se desvinculando das atribuições inerentes ao cargo de Conselheiro. Assim, a força de trabalho da Corregedoria, após apurada, deverá ser computada ao Gabinete do Conselheiro Corregedor.

Além disso, o Ato Executivo TCE-RJ nº 21.801, de 20/04/2018, designa 4 (quatro) servidores para atuarem na Corregedoria deste Tribunal, sendo 3 (três) em regime de dedicação parcial e 1 (um) com dedicação exclusiva, totalizando 3.940 horas/ano3.

Cabe ressaltar que os produtos da Corregedoria ainda se encontram em fase de desenvolvimento, sem dispor de série histórica de demanda e sem uma curva de aprendizagem que permita uma estimativa de esforço mais apurada.

Portanto, embora o quadro de lotação sugerido (tabela 7) atenda ao Ato Executivo supracitado, o Mapa PFT da Corregedoria foi analisado e mantido, conforme apresentado no Apêndice I.

2.1.6 Escola de Contas e Gestão (ECG)

Na ECG, as unidades reanalisadas foram a Diretoria-Geral (ECG), a Secretaria da Escola (SEC), a Assessoria Pedagógica (APE), a Coordenadoria de Estudos e Pesquisas (COE) e a Coordenadoria de Documentação (COD).

A ECG justificou projeção de aumento de força de trabalho motivada pelas inovações em sua atuação, com foco em EAD, ambiente virtual de aprendizagem, disponibilização de aulas por meio de plataformas de compartilhamento de vídeos, além de proposição de aumento das metas relacionadas à capacitação de servidores e jurisdicionados. Cabe destacar que a ECG é uma UO afetada pela Determinação nº 2 da Presidência e incluiu, em seu Mapa da UO, a força de trabalho necessária à gestão da jurisprudência e súmulas do TCE-RJ, consoante a Deliberação nº 231/05 e a Deliberação nº 287/18.

Em relação à APE, houve aumento de demanda por conta da criação de novos cursos e turmas derivada da trilha de liderança, programas de capacitação continuada. Meta de turmas de 320 para 420 e de cursos de 150 para 170. O eixo sociedade não constava da grade da ECG, que anteriormente era focada apenas no TCE e Jurisdicionado. Além desses cursos foi apresentado projeto para a criação de trilhas de desenvolvimento específico para as competências técnicas do TCE.

Na COE foi proposto novo projeto, incluído no PFAC 2018, referente ao produto “índice de impacto”. Houve aumento de demanda devido à criação do prêmio inédito de Melhores Práticas TCE, no produto “Prêmios”.

Na COD houve aumento de demanda para a especificação de sistema em face da decisão da DGI de descontinuar “SIGA”, no produto “Desenvolvimento de melhoria no SIGA”. O produto

3 Horas úteis/ano disponíveis por profissional = 1.576 (conforme Metodologia PFT/TCE-RJ aprovada). 3.940 horas/ano correspondem a 3 (três) servidores em tempo integral.

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“Publicação de vídeoaulas no Youtube” será intensificado em 2018, com uso de equipamento para gravação simultânea em cinco salas de aula. No produto “Suporte Técnico 1º nível” foi estimado aumento de demanda de atendimento tendo em vista a nova meta de número de alunos da ECG.

Os Termos de Abertura dos Projetos da ECG previstos no Mapa da UO já foram encaminhados para a SGP, objetivando sua formalização e controle, quais sejam:

• Programa de Desenvolvimento de Ações Temáticas para Sociedade Civil • Programas de Capacitação Continuada para Jurisdicionados • Trilha de Aprendizagem para Desenvolvimento das Competências Primordiais • Trilha de Aprendizagem para Desenvolvimento das Competências Técnicas por área de

atuação do TCE-RJ – área técnica piloto • Trilha de Liderança • ECG Online – Programa de Educação a Distância da ECG • Indexação da Revista Síntese • Programa de Formação Docente • Programa de Capacitação Adolescente Aprendiz • Edital do processo seletivo da 5ª Turma do Curso de Pós-Graduação lato sensu

Especialização em Gestão Pública Municipal • Turma do Curso de Mestrado Profissional • Prêmio “Melhores Práticas TCE-RJ” • Índice de impacto das atividades da Escola de Contas do TCE-RJ

2.1.7 Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DSI)

Na DSI, as unidades reanalisadas foram a Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DSI), o Serviço de Segurança Institucional (SSI) - da Coordenadoria Setorial de Segurança (CSS) - e a Coordenadoria Setorial de Transportes (COT).

A DSI justificou o aumento de demanda foi em virtude da DSI (CSS/SSI) terem considerado projeção de demandas em relação ao quadro completo de Conselheiros, no que tange aos postos de trabalho e a futuras requisições para a atividade de segurança de dignitários, além de eventuais serviços de segurança.

No caso da COT, a demanda apresentada baseou-se na série histórica dos últimos cinco anos, o que pode representar uma distorção no resultado, embora tenha sido verificado que a demanda de 2017 foi aproximadamente 50% menor do que dos anos anteriores, devido ao período atípico do TCE-RJ, considerando também a dificuldade de estimar a demanda face às novas necessidades da SGE baseadas nas recentes Deliberações.

Entretanto, ponto destacado pela DSI foi relativo às características dos produtos relacionados à segurança e transporte permitirem a terceirização, com significativo reflexo na redução do dimensionamento de força de trabalho de servidores nessa Diretoria.

2.1.8 Diretoria-Geral de Informática (DGI)

Na DGI, as unidades reanalisadas foram a Assessoria de Rede e Bancos de Dados (ASR), a Assessoria de Apoio ao Usuário (APU) e a Assessoria de Desenvolvimento de Sistemas (ADS).

A DGI e unidades subordinadas destacaram as peculiaridades dos produtos da área de tecnologia da informação cuja demanda tem aumentado muito em função da necessidade de inovação e automatização de processos no Tribunal.

Também foi destacado a necessidade de atualização de plataformas de alguns sistemas do TCE-RJ que alguns sistemas do TCE-RJ por serem antigas, não dispõem de suporte.

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Quanto ao aumento das demandas para a unidade de Desenvolvimento de Sistemas (ADS), foi argumentado que, se por um lado, os sistemas automatizam diversos processos de trabalho, provocando diminuição da força de trabalho, por outro também impactam em demandas de outras unidades, como é o caso da ADS (Rede e Bancos de Dados) e da APU (Apoio ao Usuário).

A DGI ratificou a necessidade de aumento da força de trabalho corroborando com os valores apurados na Fase I, apresentando, inclusive, estudo paralelo realizado por aquela equipe, por meio de metodologia específica para o dimensionamento da força de trabalho da área de TI, conforme apresentado adiante.

Aponta a DGI que os números apurados pela Metodologia PFT adotada no TCE-RJ guardam equivalência com a outra técnica aplicável, que se vale de distintas métricas para quantificação de pessoal, estabelecendo quantitativos mínimos da força de trabalho para TI.

A mencionada técnica se ampara na metodologia desenvolvida pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ em resposta às recomendações do TCU4 quanto à necessidade de revisão da sua Resolução nº 90/2009 que resultou na edição da Resolução nº 211 de 15/12/2015 (Institui a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário), revogando a anterior, contendo novos critérios para definição da força de trabalho mínima na área de TI, considerando a compatibilidade com a demanda.

De acordo com o anexo da Resolução mencionada, a fixação de um quantitativo mínimo do quadro de servidores, incluindo-se efetivos e comissionados, leva em conta o número de usuários internos e externos de recursos de TI, sendo a força mínima determinada em função direta do total de usuários, considerando o referencial mínimo previsto. Este valor é calculado como:

TURTic = TUint + (TUExt * 0,10)

Onde:

TURTic: Total de usuários de recursos de TI. TUint: Total de Usuários internos. TUExt: Total de Usuários Externos.

Atualmente, o total de servidores atualmente no TCE-RJ é de aproximadamente 1369 pessoas. Já o número de usuários externos aproximado pode ser medido somando-se os usuários dos sistemas: SICODI, eTCE, Sigfis Estadual e Sigfis Municipal. Estes compõem a grande maioria de jurisdicionados que utilizam os sistemas desta Corte. A tabela abaixo resume o número de usuários externos deste Tribunal.

Sistema Usuários cadastrados

SICODI 2.028

eTCE 797

Sigfis Estadual 2.071

Sigfis Municipal 3.631

Desta forma, o número total de usuários de recursos de TI, de acordo com essa metodologia, seria:

4 http://portal.tcu.gov.br/biblioteca-digital/levantamento-de-pessoal-de-ti-sumario.htm

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http://portal.tcu.gov.br/biblioteca-digital/levantamento-de-pessoal-de-ti-sumario.htm

𝑇𝑈𝑅𝑇𝑖𝑐 = 1369 + (0,10 ∗ 8527 ) ⇒ 𝑇𝑈𝑅𝑇𝑖𝑐 = 2221,7

Segundo o mesmo documento, para um total de usuários de recursos de TI, entre 1501 e 3000 usuários (faixa na qual esta Corte se encontra), a força total de trabalho e o mínimo necessário de servidores do quadro permanente a compor a força total de trabalho devem ser, respectivamente, de:

Força de Trabalho Mínimo de servidores efetivos

3,00% + 30 1,95% + 19,5

Nessa linha, a força total de trabalho e o número de servidores efetivos seriam respectivamente:

2221,7 * 0,03 + 30 = 96,651

2221,7 * 0,0195 + 19,5 = 62,85

Assim, o quantitativo mínimo de servidores alocados para trabalhar na área de TI no TCE-RJ, segundo a o Anexo da Resolução CNJ nº 211/15, deveria ser de 97 servidores, dos quais 63 deveriam ser do quadro permanente de servidores efetivos.

Assim, a DGI, em reforço ao resultado obtido no PFT, apresenta a métrica para justificar o aumento e evidenciar a compatibilidade dos números alcançados com a realidade do setor de TI do TCE/RJ.

2.1.9 Procuradoria-Geral do Tribunal (PGT)

A revisão dos resultados da PGT foi realizada pela equipe de servidores que atuaram como agentes integradores no PFT. Foi projetado aumento de demanda em relação a alguns produtos, considerando, especialmente, o baixo índice de quitação de multas e débitos nos processos especiais de cobrança executiva, o que leva ao aumento contínuo de casos sob acompanhamento da Procuradoria.

Por outro lado, com o auxílio da Diretoria Geral de Informática, a PGT vem informatizando os seus procedimentos de controle interno de processos, garantindo maior agilidade e eficiência, o que dará ensejo, em curto espaço de tempo, à necessidade de revisão dos tempos de alguns produtos apresentados no Mapa da UO.

Foi reportada pela equipe da PGT a dificuldade de identificação do tempo necessário para a execução de cada produto, assim como da demanda anual, por se tratar da primeira vez em que o trabalho foi desenvolvido, sobretudo por serem atividades não informatizadas.

Conforme Memorando nº 014/18 – PGT, de 18/04/2018, a Procuradoria relata a busca em contribuir para a execução do PFT para identificar e distribuir com maior eficiência as suas atribuições internas, mas ressaltou não haver necessidade de aumento de seu quadro de pessoal.

Salienta-se que o Mapa da UO da PGT não contemplou as atividades desenvolvidas pelos Procuradores deste TCE e, por essa razão, os mesmos foram excluídos do quadro comparativo do resultado PFT x Lotação atual (Tabela 1). Todavia, esta EGP salienta que foi respeitado o posicionamento dos agentes integradores da PGT quanto a não contemplação das atividades

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dos Procuradores, embora não haja diretriz explícita para essa excepcionalidade no escopo do projeto, cuja abrangência contempla todo o TCE, conforme Termo de Abertura do Projeto aprovado em 10/11/2017.


Inclusão de força de trabalho necessária à gestão da jurisprudência e súmulas do TCE-RJ, consoante Deliberação TCE-RJ n° 287/18, nas unidades por ela afetadas.

O cumprimento desta determinação impacta a força de trabalho da Secretaria-Geral das Sessões (SSE), da Escola de Contas e Gestão (ECG) e da Diretoria-Geral de Informática (DGI), nas quais foram lançados novos produtos na categoria de projetos.

A atividade afeta prioritariamente a Secretaria-Geral das Sessões que, após a criação do Serviço de Jurisprudência (Deliberação TCE RJ nº 287/2018), recebeu a incumbência de indexar, publicar e sistematizar a jurisprudência e as súmulas do TCE-RJ.

No Mapa da UO da SSE foi incluído um novo produto “Jurisprudência do TCE-RJ”, cujo desdobramento menciona a decisão no Processo nº 302.774-3/17, que trata da normatização da produção e da divulgação do repositório jurisprudencial do TCE-RJ, aprovado na sessão plenária de 25.01.2018.

A SSE informou que será de sua competência a entrega do novo produto, por meio de serviço próprio, a ela subordinado, a quem também caberá responder pelo suporte técnico e operacional da sistematização da jurisprudência.

A SSE também esclareceu que o sistema informatizado que dará suporte ao trabalho ainda não está em operação e que as estimativas de esforço e de demanda apresentadas somente poderão ser confirmadas de fato com a implantação do referido sistema.

Quanto à ECG, foi incluído no seu Mapa da UO um novo produto “Suporte Técnico a Elaboração de Jurisprudência”, cabendo à Escola a especificação dos sistemas para controle de metas, a definição do modelo de publicação e o acompanhamento da publicação das súmulas e jurisprudências.

A DGI, na qualidade de unidade responsável pelo desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados, inseriu o esforço necessário em seus produtos.

Cabe lembrar que, na sessão plenária do dia 03/04/2018, o sistema de súmulas e jurisprudências foi testado, para consulta, e houve sucesso. No entanto ainda precisam ser estudadas e testadas suas funcionalidades, segundo a SSE.

Portanto, os produtos relativos à súmula e jurisprudência foram revisitados, nas UOs afetadas, para melhor detalhamento da estimativa de esforço e tentativa de previsão das demandas futuras, conforme os Mapas das Unidades Organizacionais apresentados no Apêndice I.


Inclusão de força de trabalho necessária à implantação das políticas de gestão de pessoas (Resolução TCE-RJ n° 284/14), em virtude da priorização pelo TCE deste tema na Lei de Diretrizes Orçamentárias, conforme documento enviado à Secretaria de Estado da Fazendo em 23/03/2018.

Para atendimento desta determinação, os novos produtos relacionados as Política de Gestão de Pessoas (PGP) receberam tratamento de projeto, uma vez que não estão definidas e implantadas as etapas de processo que gera os respectivos produtos da PGP.

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Estão em fase de elaboração, pela Secretaria-Geral de Administração (SGA), os termos de abertura dos projetos - TAPs, para a devida formalização, alinhamento e priorização estratégica.

Considerando que o ciclo PFT tem previsão de atualização em até dois anos (2018-2019), o planejamento e priorização dos projetos foram projetados para um horizonte de 18 meses, com a devida inclusão da força de trabalho para esses novos produtos no mapa da UO (Apêndice I).

Além disso, como haverá demanda pela participação de outras coordenadorias da SGA, para fornecimento de informações estratégicas e participação nas reuniões de equipe, aconselhou-se prever, também no mapa da UO de cada uma delas, a FT para participação em projetos.

Importante destacar que, conforme ata de reunião realizada em 20/04/2018, a equipe da CRH reforça necessidade de criação de grupo para trabalhar exclusivamente (dedicação plena) com Gestão de Pessoas. Não é possível o acúmulo de funções operacionais do dia a dia com a implantação das novas políticas de gestão de pessoas. Esse posicionamento reforça a diretriz da presidência para inclusão de força de trabalho para sistematizar a PGP. O principal encaminhamento proposto foi a formalização do grupo de trabalho que terá dedicação exclusiva para a PGP, cujo objetivo será desenvolver metodologias e viabilizar a operacionalização das práticas ligadas às políticas de gestão de pessoas do TCE-RJ (Resolução nº 284/14), sendo prioritária a “P1. Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração”, tendo em vista a Determinação 5, a ser apresentada adiante.


Identificação, pelas unidades organizacionais, de possibilidade de terceirização de força de trabalho, em face da necessidade de adequar o percentual de gastos com atividades meio e fim.

Para identificar os produtos (ou atividades) passíveis de terceirização no TCE-RJ foi realizada uma consulta preliminar às unidades organizacionais e apontado pela EGP, como orientador normativo, o Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997 e a Instrução Normativa nº 05, de 26 de maio de 2017, ambos de âmbito federal.

De acordo com os normativos supracitados, o rol de atividades passíveis de execução indireta pode abranger atividades de conservação, limpeza, segurança, vigilância, transporte, informática, recepção, copeiragem, reprografia, telecomunicações, manutenção predial, equipamentos e instalações; e não deveriam envolver atividades de tomadas de decisão, as consideradas estratégicas, ou aquelas abrangidas pelo plano de cargos do TCE-RJ.

Assim, nas reuniões de reanálise do Mapa da UO, foi solicitado às unidades organizacionais que identificassem quais produtos ou atividades poderiam ser passíveis de terceirização, com o intuito de realizar um primeiro diagnóstico. Entretanto, foi reportada por algumas unidades a dificuldade de atendimento a esta demanda, pela falta de conhecimento técnico dos agentes integradores envolvidos no PFT para a realização de uma análise confiável e devidamente fundamentada.

A EGP ponderou que essa iniciativa seria uma identificação preliminar de possibilidades, para coleta de informações junto às UO’s, não representando necessariamente uma tomada de decisão pela terceirização.

Foi sugerida pelos agentes integradores da ECG a criação de novo projeto com essa finalidade, uma vez que a iniciativa não foi prevista no escopo do projeto de Planejamento da Força de

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https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/760-instrucao-normativa-n-05-de-25-de-maio-de-2017

Trabalho, o que requer equipe com perfil de competências técnicas adequado para elaboração de relatório técnico-jurídico, com participação da Procuradoria-Geral do TCE-RJ.

Dessa forma, esta EGP supôs conveniente acolher as opiniões manifestadas pelos agentes integradores, relacionadas a esta determinação, e reporta, por meio deste relatório, que apenas algumas UO’s vinculadas à DGI, DSI e SSA identificaram produtos/atividades que poderiam ser terceirizadas, a saber:

Tabela 2 - Produto/Força de Trabalho da DGI Terceirizável

Unidade Organizacional / Produto Quantidade de Profissionais

DGI 15,5805845

APU 15,5805845

COMUNICAÇÕES (MEMORANDOS, OFÍCIOS) 0,016159982

CONTROLE DE MATERIAIS DE ALMOXARIFADO 0,006951624

GESTÃO DE HARDWARE 6,165359082

GESTÃO DE SOFTWARE 0,000540044

MANUTENÇÃO DO SOFTWARE DE HELPDESK 0,573060992

PROTOCOLO 0,008157262

SUPORTE AO USUÁRIO 8,810355509

Total Geral 15,5805845

Tabela 3 - Produto/Força de Trabalho da DSI Terceirizável


DSI 118,0315881

COT 70,2991013

TRANSPORTES DE PESSOAS E BENS 61,43999541

TRANSPORTES DE PESSOAS E BENS - APOIO 8,859105893

SSI 47,73248679

SERVIÇO DE SEGURANÇA - GC'S (7 GABINETES 8/5) 8,859105893

SERVIÇO DE SEGURANÇA PATRIMONIAL (7 POSTOS 24/7) 38,8733809


Tabela 4 - Produtos/Força de Trabalho da SSA Terceirizável


SSA 13,58403604

CEN 0,157290967

PROJETO DE MOBILIÁRIO 0,157290967

SAL 3,289890596

DISTRIBUIÇÃO DOS BENS DE CONSUMO PARA OS SETORES SOLICITANTES 2,565339153

INVENTÁRIO ANUAL 0,077237169

RECEBIMENTO E ARMAZENAMENTO DE BENS DE CONSUMO 0,54419188

RECEBIMENTO PROVISÓRIO BENS PERMANENTES 0,103122394

SEL 1,924387633

REBAIXAMENTO DE MÉDIA PARA BAIXA TENSÃO 0,247169742

DISTRIBUIÇÃO EM BAIXA 0,556129508

FORNECIMENTO DE ENERGIA ELÉTRICA 1,121088383

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SEP 1,671690266

INVENTÁRIO GERAL 1,671690266

SMC 2,17600451

MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA DE SERVIÇOS DE MARCENARIA 0,186483123

MANUTENÇÃO CORRETIVA DE SERVIÇOS DE PEDREIRO 0,612057532

MANUTENÇÃO PREVENTIVA E CORRETIVA DE SERVIÇOS HIDRÁULICOS 1,377463855

SRE 2,087251998

CLIMATIZAÇÃO 2,087251998

STE 2,277520075

DISPONIBILIDADE DE PONTO TELEFÔNICO - REPARO DE LINHA 0,308951885

ÁUDIO E VÍDEO NO AUDITÓRIO 0,136150157

ÁUDIO NO PLENÁRIO 0,272330391

DISPONIBILIDADE DE PONTO TELEFÔNICO - INSTALAÇÃO DE APARELHO 0,173787341

DISPONIBILIDADE DE PONTO TELEFÔNICO - INSTALAÇÃO DE LINHA 0,481167736

DISPONIBILIDADE DE PONTO TELEFÔNICO - REPARO DE APARELHO 0,094271175

DISPONIBILIDADE FÍSICA DE PONTO DE REDE 0,261841336

MANUTENÇÃO DE CENTRAL TELEFÔNICA 0,06284168

PROGRAMAÇÃO DE RAMAL 0,486178373


Esta EGP reforça a necessidade de estudo técnico com maior aprofundamento e análise jurídica para nortear a tomada de decisão superior quanto à força de trabalho terceirizável neste TCE-RJ.


Apresentação, pela Secretaria Geral de Administração, de cronograma para a implantação da Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração, até 13/04/2018.

Para atendimento desta determinação, a Secretaria-Geral de Administração apresentou cronograma para implantação da Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração, de forma a prover o melhor assessoramento às chefias em suas decisões de alocação e composição do quadro de servidores. Sendo assim, segue abaixo o cronograma das principais ações do projeto, apresentado pela SGA:

Tabela 5 - Cronograma do Projeto Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração do TCE-RJ

Cronograma sugerido 05/18 06/18 07/18 08/18 09/18 10/18 11/18

Levantamento de normativos de outras instituições públicas sobre política de alocação

Análise dos normativos identificados

Entrevista com órgãos do TCE para identificação de valores

Desenho do Normativo

Análise do mapa de processos da SGA (CRH, CMA) para

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verificar a necessidade de mudanças frente às novas demandas

Capacitação das equipes que atuarão no novo processo de trabalho

Aplicação do Projeto Piloto

Criação do Sistema informatizado de Banco de talentos (DGI)

Andamento do Processo 300.880-6/18

Cabe destacar que o planejamento da força de trabalho (PFT) é uma das diretrizes contidas na P1. Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração (Resolução nº 284/14) e que seus efeitos só serão efetivamente percebidos a partir da implantação e integração com as demais diretrizes, cujo conteúdo consideramos oportuno reproduzir:

P1. POLÍTICA DE RECRUTAMENTO, SELEÇÃO, ALOCAÇÃO E INTEGRAÇÃO DE PESSOAS (PARTE DA RESOLUÇÃO Nº 284/14)

Valores:

• Transparência • Meritocracia • Compromisso com os resultados

Diretrizes:

a) Realizar planejamento da força de trabalho com base nas competências primordiais, técnicas e de liderança, visando a apoiar a estruturação dos concursos e alocação de pessoas.

b) Criar um Banco de Talentos para dar suporte aos processos de seleção e alocação de pessoas, contendo informações sobre o perfil dos servidores: formação acadêmica, programas de desenvolvimento realizados, objetivos e interesses, competências desenvolvidas, resultados das avaliações de desempenho, ocorrências disciplinares, dentre outras.

c) Assegurar que os processos de seleção e alocação de servidores e gerentes se apoiem em critérios objetivos, transparentes e que sejam orientados com base na análise sistêmica das necessidades da instituição, no mapeamento das competências e nas demais informações contidas no Banco de Talentos.

d) No processo de seleção ou de alocação de servidores, tomar decisões levando em consideração as informações fornecidas pela Coordenadoria de Recursos Humanos, referentes ao perfil dos servidores mais indicados (resultados da avaliação de desempenho, do mapeamento das competências e outras disponíveis no Banco de Talentos).

e) Tomar providências para que a alimentação do Banco de Talentos seja realizada conjuntamente pelos servidores, gerentes e pelas unidades responsáveis por Gestão de Pessoas.

f) Garantir, com o objetivo de estimular a inserção e atualização de dados, que o acesso às informações do Banco de Talentos seja restrito ao próprio servidor, à sua chefia imediata e aos servidores formalmente autorizados pela Coordenadoria de Recursos Humanos.

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g) Adotar, como estratégia para integrar os servidores e as unidades de trabalho, a disseminação de informações atualizadas, sistematizadas e contínuas sobre a visão, missão e objetivos da Instituição, bem como suas metas, processos de trabalho, ações de fiscalização e resultados.

h) Criar instrumentos para a integração funcional e ampliação da visão do que é realizado na instituição.

Resultados Esperados:

• Aprimoramento da alocação de servidores com base nos seus perfis profissionais. • Alinhamento das competências do servidor com as competências necessárias para a

função a ser desempenhada. • Incremento no nível de satisfação dos servidores. • Identificação e aproveitamento de talentos. • Aprimoramento do desempenho funcional. • Otimização da força de trabalho.


Apresentação, pela Escola de Contas e Gestão, de projeto de capacitação atualizado para analistas e técnicos de Controle Externo, para fortalecimento de competências de Controle Externo, destinada a servidores efetivos com atuação fora da SGE, até 13/04/2018.

Esta diretriz direciona esforços da Escola de Contas e Gestão para o fortalecimento da “P1. Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração” (Item 5 do Despacho), quanto da “P3. Política de Formação, Capacitação e Desenvolvimento” na medida em que propõem a capacitação e atualização de conhecimentos de técnicos e analistas de controle externo que poderão atuar na área finalística do Tribunal.

A integração de estratégias das grandes áreas do TCE-RJ, responsáveis pela melhoria da gestão, são de suma importância para a efetividade das Políticas de Gestão de Pessoas.

Segundo informação apresentada pela ECG (Anexo I) as prioridades de capacitação, conforme as competências técnicas básicas requeridas para a atuação na Secretaria-Geral de Controle Externo, são:

Análise de Dados e Informações; Auditoria e Contabilidade Pública; Controle Interno; Direito Público e Finanças Públicas; Planejamento, Orçamento e Administração Públicas.

Já as atividades desenvolvidas nas aulas serão voltadas para as competências técnicas específicas das áreas (SGE, SUM, SUE, SUP, CTO, SSR, SSO), conforme plano de capacitação disponível no Anexo I.

Ressalta-se que a ECG recomenda que o plano de capacitações para atendimento a esta determinação seja submetido à SGE, antes da oficialização do programa. Existe a possibilidade para inclusão de novos cursos caso a SGE entenda como pertinente. Os cursos, em sua maioria, já fazem parte da grade regular da ECG, com turmas previstas ao longo do ano.

Questão importante que também impacta a eficácia desta determinação é a realização do planejamento de força de trabalho nas áreas finalísticas deste TCE-RJ (SGE, MPE e Gabinetes).

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Orientação técnica, pela Secretaria Geral de Planejamento, nas determinações de 1 a 4, bem como a responsabilidade pela elaboração e monitoramento de cronograma, até 13/04/2018, para suas implantações.

Para atendimento a esta determinação 7, a Secretaria-Geral de Planejamento propôs o seguinte cronograma, cujo status de execução se apresenta:

Os comentários de análise crítica em relação ao cumprimento de cada uma das determinações se apresentam adiante.

2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 24 25 26 27 2 3 4

P P P P P P P P P

P P P P P P P

P P P P P P P

P P P P P P P P P

P P P P P P P P P

P P P P P P P P

P P P P P P P P

P P P P P P P P P

Cumprimento do Despacho da Presidência (7

determinações - Processo nº 302.989-0/17)

1.3 Dimensionamento da Força de Trabalho para Políticas de Gestão de Pessoas (item 4 do despacho)

EGP / UOs

1.6 Plano de capacitação da ECG atualizado para analistas e técnicos de Controle Externo (Item 6 do Despacho)

EGP/CRH

mai/18ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEL

1.8 Elaboração de relatório técnico pela EGP EGP/CRH

EGP / CRH

1.7 Orientação técnica/supervisão da SGP (Item 7 do Despacho)

EGP/CRH

abr/18

1.1 Reanálise de Resultados (item 1 do Despacho)

EGP / UOs

1.2. Dimensionamento da Força de Trabalho para Súmulas e Jurisprudência (item 2 do Despacho)

EGP/Sse/DGI/ECG

1.4 Análise de Terceirização da Força de Trabalho (item 4 do despacho)

EGP / UOs

1.5 Cronograma da SGA para a implantação da Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração (Item 5 do Despacho)

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2.7.1 Análise Crítica do Atendimento às Determinações

O atendimento a cada uma das 7 determinações foi analisado criticamente pela EGP, conforme apresentamos:

Tabela 6 - Determinações Presidência PFT/TCE-RJ: Análise Crítica do Atendimento

Determinação Status Comentários de Análise Crítica

1. Reanálise dos resultados obtidos pelas unidades organizacionais onde foi evidenciado aumento de força de trabalho sem aumento de demanda ou previsão de novos produtos.

Atendida

Todas as UO’s com resultados PFT acima do quadro de lotação atual foram reanalisadas. Os resultados atualizados encontram-se disponíveis na Tabela 7, do item 3, e no Apêndice I.

As unidades que mantiveram resultado PFT superior ao quadro de lotação atual apresentaram suas justificativas (disponíveis no item 2.1 deste relatório), cabendo à alta direção apreciação e validação de sua pertinência e alinhamento estratégico.

2. Inclusão de força de trabalho necessária à gestão da jurisprudência e súmulas do TCE-RJ, consoante Deliberação TCE-RJ n° 287/18, nas unidades por ela afetadas.

Atendida

As unidades abrangidas nesta determinação foram SSE, ECG e DGI. Os mapas da UO apresentados no Apêndice I contemplam os produtos ligados à gestão da jurisprudência e súmulas.

3. Inclusão de força de trabalho necessária à implantação das políticas de gestão de pessoas (Resolução TCE-RJ n° 284/14), em virtude da priorização pelo TCE deste tema na Lei de Diretrizes Orçamentárias, conforme documento enviado à Secretaria de Estado da Fazenda em 23/03/2018.

Atendida A SGA incluiu no seu mapa da UO novos produtos ligados à implantação das políticas de gestão de pessoas (Apêndice I)

4. Identificação, pelas unidades organizacionais, de possibilidade de terceirização de força de trabalho, em face da necessidade de adequar o percentual de gastos com atividades meio e fim.

Parcial- mente

atendida

Apenas algumas unidades organizacionais identificaram possibilidades de terceirização da força de trabalho (item 2.4), apontando necessidade de maior aprofundamento da análise, o que requer planejamento e execução de novo projeto, com equipe técnica qualificada para essa finalidade.

5. Apresentação, pela Secretaria Geral de Administração, de cronograma para a implantação da Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração, até 13/04/2018.

Atendida Cronograma apresentado pela SGA (item 2.5).

6. Apresentação, pela Escola de Contas e Gestão, de projeto de capacitação atualizado para analistas e técnicos de Controle Externo, para fortalecimento de competências de Controle Externo, destinada a servidores efetivos com

Parcial-mente

atendida

O plano de capacitações apresentado pela ECG ainda depende de análise pela SGE, para validação e proposição de prazos.

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atuação fora da SGE, até 13/04/2018.

7. Orientação técnica, pela Secretaria Geral de Planejamento, nas determinações de 1 a 4, bem como a responsabilidade pela elaboração e monitoramento de cronograma, até 13/04/2018, para suas implantações.

Atendida

O cronograma foi elaborado e monitorado pela SGP, porém com atraso em alguns prazos inicialmente previstos, conforme se observa no item 7.2.

3 Composição Atualizada do Quadro de Lotação (Quantitativo - Áreas de Apoio)

Tabela 7 - Resultado PFT atualizado após diretrizes da Presidência

ÓRGÃO SUPERIOR -

SIGLA UO - SIGLA CÁLCULO

PFT

QUADRO LOTAÇÃO SUGERIDO

LOTAÇÃO ATUAL

DIFERENÇA LOTAÇÃO

LOCALIZAÇÃO ATUAL

DIFERENÇA SUGERIDO x

LOCALIZAÇÃO

AUD AUD 7,3080 8 6 2 6 2

CCS CCS 6,5853 7 8 -1 8 -1

DGI ADS* 32,1341 32 11 21 28 4

DGI APU 17,0375 17 17 0 15 2

DGI ASR* 19,6605 19 13 6 10 9

DGI DGI 5,0441 5 11 -6 6 -1

DSI COT* 77,9742 60 60 0 65 -5

DSI CSI 2,6323 3 9 -6 8 -5

DSI CSS 0,4364 1 5 -4 6 -5

DSI DSI* 4,8595 4 3 1 4 0

DSI SCI 0,7295 1 6 -5 6 -5

DSI SPO 2,9985 3 8 -5 9 -6

DSI SSI* 46,7043 25 25 0 25 0

ECG APE 5,0444 5 4 1 2 3

ECG BBL 6,1858 7 7 0 6 1

ECG CCA 4,4023 5 5 0 5 0

ECG COA 3,1580 4 4 0 3 1

ECG COD* 4,1317 4 4 0 4 0

ECG COE 3,2242 4 2 2 4 0

18

ECG ECG* 6,2500 6 2 4 5 1

ECG SEC* 7,4386 7 6 1 10 -3

GCG GCG 6,9369 7 0 7 1 6

OUV OUV 2,3269 3 3 0 4 -1

PGT PGT* 14,2501 10 11 -1 10 0

SGA CMA* 21,7424 27 43 -16 43 -16

SGA COL 5,8062 6 11 -5 12 -6

SGA COP 7,6073 8 9 -1 9 -1

SGA COV 3,9221 4 7 -3 7 -3

SGA CRH 4,8835 5 9 -4 8 -3

SGA SGA 14,4617 15 14 1 13 2

SGP CAP 6,1002 7 8 -1 13 -6

SGP CAQ 7,3845 8 7 1 8 0

SGP COO 3,0577 3 7 -4 6 -3

SGP SGP 8,7960 9 17 -8 17 -8

SPR SPR 3,0016 3 8 -5 10 -7

SSA CAF 2,0388 2 8 -6 5 -3

SSA CEN 14,6630 15 12 3 15 0

SSA CGA 12,6378 13 14 -1 16 -3

SSA COC 5,9392 6 9 -3 11 -5

SSA COF 11,2964 12 14 -2 14 -2

SSA COM* 10,1177 10 10 0 10 0

SSA CSB 1,3557 2 2 0 4 -2

SSA SAL 4,0001 4 8 -4 11 -7

SSA SEL 2,7115 3 8 -5 8 -5

SSA SEP 3,5782 4 5 -1 6 -2

SSA SEZ 3,8672 4 6 -2 8 -4

SSA SMC 2,4333 3 5 -2 5 -2

SSA SPI 6,0369 6 6 0 8 -2

19

SSA SRE 4,9233 5 11 -6 11 -6

SSA SSA 17,0401 17 21 -4 21 -4

SSA STE 3,5021 4 3 1 3 1

SSE CSE 28,5702 29 31 -2 33 -4

SSE CSO 16,0570 16 14 2 16 0

SSE CST* 11,3815 11 8 3 10 1

SSE SSE 9,0956 9 13 -4 7 2

TOTAL 517 578 -61 618 -101

Tabela 8 - Justificativas para lotação sugerida distinta dos resultados obtidos com auxílio da metodologia utilizada no PFT: ÓRGÃO SUPERI

OR - SIGLA

UO - SIGLA

CÁLCULO PFT


LOTAÇÃO ATUAL JUSTIFICATIVAS

DGI ADS* 32,13413425 32 11 Regra de arredondamento para baixo quando o

resultado do PFT é maior que a lotação atual da UO.

DGI ASR* 19,6605239 19 13 Regra de arredondamento para baixo quando o


DSI COT* 77,97419486 60 60

Sugestão de quadro de lotação na mesma quantidade da atual (abaixo do resultado simulado PFT) em função

das avaliações de possibilidade de terceirização de produtos. Cargos efetivos em extinção.

DSI DSI* 4,859481192 4 3 Regra de arredondamento para baixo quando o


DSI SSI* 46,70433122 25 25

Sugestão de quadro de lotação na mesma quantidade da atual (abaixo do resultado simulado PFT) em função

das avaliações de possibilidade de terceirização de produtos. Processo nº 3300.120-4/18.

ECG COD* 4,131691579 4 4 Regra de arredondamento para baixo quando o


ECG ECG* 6,250029629 6 2 Regra de arredondamento para baixo quando o


ECG SEC* 7,438622302 7 6 Regra de arredondamento para baixo quando o


GCG GCG* 6,936879466 7 4

Trabalho sem histórico e com projeção de demanda, portanto, sem possibilidades de avaliação, no

momento. Em 20/04/2018, o Ato Executivo nº 21.801 designa os

servidores.

PGT PGT* 14,25010739 10 11 Memorando PGT nº 14 de 18/04/2018.

SGA CMA* 21,7423 27 43

Regra considerou a carga horária de 20 horas semanais para médicos e 30 horas semanais para dentistas. Os arredondamentos da CMA foram feitos por categoria

profissional da área de saúde.

SSA COM* 10,11771085 10 10 Regra de arredondamento para baixo quando o


SSE CST* 11,3815106 11 8 Regra de arredondamento para baixo quando o


20

Tabela 9 - Quadro-resumo PFT por Órgão Superior:

ÓRGÃO SUPERIOR -

SIGLA


LOTAÇÃO ATUAL DIFERENÇA LOTAÇÃO

LOCALIZAÇÃO ATUAL

DIFERENÇA SUGERIDO X

LOCALIZAÇÃO

AUD 8 6 2 6 2

CCS 7 8 -1 8 -1

DGI 73 52 21 59 14

DSI 97 116 -19 123 -26

ECG 42 34 8 39 3

GCG 7 0 7 1 6

OUV 3 3 0 4 -1

PGT 10 11 -1 10 0

SGA 65 93 -28 92 -27

SGP 27 39 -12 44 -17

SPR 3 8 -5 10 -7

SSA 110 142 -32 156 -46

SSE 65 66 -1 66 -1

TOTAL 517 578 -61 618 -101

3.1 Comentários sobre os novos resultados simulados

• As unidades organizacionais com aumento de força de trabalho acima do quadro de lotação atual apresentaram as respectivas justificativas, conforme apresentado anteriormente.

• A COT e a SSI tiveram sugestão de quadro de lotação na mesma quantidade da atual (abaixo do resultado simulado PFT) em função das avaliações de possibilidade de terceirização de produtos.

• Foi aplicado arredondamento para baixo quando o resultado do PFT foi maior que a lotação atual da UO.

• Foi aplicado arredondamento de casas decimais para baixo nas unidades organizacionais com resultado simulado aproximado ao quadro de lotação atual.

• No caso da Corregedoria, o quadro de lotação sugerido obedeceu à determinação do Ato Executivo nº 21.801/18, considerando o regime parcial de trabalho de três servidores.

• Na PGT, contemplaram-se as determinações do Memorando nº 014/18 – PGT, de 18/04/2018, conforme observado no item 2.1.9 deste Relatório. Além disso, a atividade dos Procuradores, considerados gestores da UO, não foram mapeadas neste diagnóstico.

• No caso da CMA, decisão superior relacionada à carga horária especial (processo nº 303.606-6/03) alterou o resultado quantitativo da força de trabalho.

• As informações relativas ao quantitativo de lotação e localização foram mantidas como no relatório técnico preliminar (referência março/2018).

• Durante a realização do trabalho, foi estabelecido que a Coordenadoria Setorial de Prazos e Diligências - CPR seria integralmente transferida para a estrutura da Secretaria-Geral de Controle Externo (Ofício nº 160/GC-6, de 11.05.2018) e, portanto, a CPR deixou de constar do escopo do projeto do PFT.

21

4 Definição da Estrutura Gerencial (Etapa 7 da Metodologia PFT) – Informações Complementares

Conforme informado no Relatório Técnico Preliminar PFT, de 22/03/2018, a etapa 7 da metodologia PFT (definição da estrutura gerencial - direção, chefia e assessoramento) não foi concluída dentro do prazo inicialmente previsto, sendo informado por esta EGP que relatório complementar será apresentado posteriormente.

Mediante a complexidade e impacto na cultura organizacional que esta etapa da metodologia envolve, informamos que a Secretaria Geral de Planejamento vem desenvolvendo, desde o início do projeto, estudos técnicos para propor novo modelo de estrutura gerencial, sustentada pelas informações do planejamento da força de trabalho do TCE-RJ.

Embora ainda não tenha sido concluída, a proposta é norteada pelos princípios da razoabilidade, impessoalidade, proporcionalidade, legalidade, moralidade administrativa, imparcialidade, técnica e harmonização entre os órgãos do TCE-RJ (padronização de distribuição).

A visão de futuro que se pretende alcançar explora a potencial otimização dos processos e a melhoria da qualidade dos produtos do Tribunal, dando nova forma às unidades organizacionais, a partir de um novo modelo de estrutura orgânica capaz de desempenho superior.

Para a modernização, as áreas de planejamento e RH enfrentam grande desafio, pois será necessário romper com o passado, deixar de lado alguns conceitos e experiências tradicionais e criar soluções para dotar o Tribunal do futuro dos recursos humanos de que precisará. Isso requer o fortalecimento das competências de planejamento, gestão de mudanças e gestão de pessoas.

Nesse conjunto, o quadro gerencial primará por fundamentos de excelência, dentre os quais:

- Pensamento sistêmico: entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes da organização, bem como entre a organização e o ambiente externo, com foco na sociedade.

- Liderança e constância de propósitos: a liderança é o elemento promotor da gestão, responsável pela orientação, estímulo e comprometimento para o alcance e melhoria dos resultados organizacionais e deve atuar de forma aberta, democrática, inspiradora e motivadora das pessoas, visando ao desenvolvimento da cultura da excelência, a promoção de relações de qualidade e a proteção do interesse público.

- Orientação por processos e informações: compreensão e segmentação do conjunto das atividades e processos da organização que agreguem valor para as partes interessadas. A tomada de decisões e a execução de ações devem ter como base a medição e análise do desempenho, levando em consideração as informações disponíveis. A partir dos produtos identificados, os níveis gestores a serem introduzidos em uma vindoura estrutura serão caracterizados unidades organizacionais responsáveis por macroprocessos ou por processos unitários/temáticos (exemplo: finanças, manutenção, contabilidade, assistência à saúde etc.).

- Alocação dinâmica de recursos: os níveis gestores dos produtos poderão flexibilizar e descentralizar a gestão de seus processos, mediante delegação de responsabilidade sobre determinados produtos, permitindo maior autonomia e celeridade.

- Valor do produto: custo e qualidade serão variáveis que permitirão entender que produtos deverão ser mantidos, melhorados, ajustados, extintos ou transferidos, conforme resposta dada pela ação dos níveis gestores e seus eventuais delegados.

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Com base nestes fundamentos e tendo em vista a necessidade de amadurecimento e verificação de eficácia de um novo quadro gerencial, a Secretaria Geral de Planejamento se propõe ao desenvolvimento de iniciativa-piloto interna, a ser devidamente formalizada por meio de Ato Executivo. A partir da avaliação dos impactos da referida implantação, será proposto novo cronograma para extensão de implantação nas demais áreas afetadas pelo Planejamento de Força de Trabalho no TCE-RJ.

5 Considerações e Recomendações Finais A partir da análise de cenários futuros, dos objetivos estratégicos e dos desdobramentos do Projeto Planejamento da Força de Trabalho no TCE-RJ, já previstos no Termo de Abertura aprovado pela alta direção em 10/11/2017, esta EGP oportunamente registra neste relatório as seguintes considerações e recomendações:

1. Os resultados PFT apresentados até aqui se relacionam aos aspectos quantitativos do quadro de lotação, cabendo ainda o desenvolvimento dos aspectos qualitativos da força de trabalho, dentre os quais:

a. Identificação do perfil profissional mais adequado a cada produto; b. Definição de critérios qualitativos para ocupação de vagas; c. Atualização das atribuições dos cargos tanto efetivos quanto cargos em comissão; d. Implantação das demais diretrizes contidas na “P1. Política de Recrutamento,

Seleção, Alocação e Integração”. e. Atualização do banco de competências técnicas (gestão por competências).

2. O projeto PFT abrangeu, até aqui, apenas as unidades de apoio do TCE-RJ. Todavia, ressalta-se que para a efetividade da “P1. Política de Recrutamento, Seleção, Alocação e Integração” e demais diretrizes previstas na Resolução nº 284/14, é essencial que o PFT seja estendido às unidades finalísticas (SGE, MPE, Gabinetes), pela relevância, oportunidade e integração institucional.

3. As determinações 5 (implantação da política de recrutamento, seleção, alocação e integração) e 6 (plano de capacitação para atualização de competências de controle externo) devem guardar integração e alinhamento nas fases de implantação. Além disso, a implantação da determinação 3 (implantação das políticas de gestão de pessoas) deve ser conduzida por equipe multiprofissional com dedicação exclusiva e integral, considerando a priorização pelo TCE deste tema na Lei de Diretrizes Orçamentárias. Recomenda-se a formalização do grupo de trabalho por meio de Ato Executivo da Presidência, com os devidos papéis, responsabilidades, níveis de autonomia e produtos definidos.

4. Possíveis adequações do quadro de lotação a partir daqui devem necessariamente observar o resultado do PFT, não devendo, portanto, haver alocação incremental de pessoas nas unidades organizacionais onde não haja vagas. Além disso, tem-se como premissa que a alocação da força de trabalho nas atividades finalísticas do Tribunal deve ser priorizada em razão da missão institucional perante a sociedade.

5. A existência, no Sistema de Recursos Humanos, das duas situações funcionais “lotação” e “localização” prejudica sobremaneira o adequado planejamento da força de trabalho e outras práticas de gestão de pessoas (ex.: avaliação de desempenho). Dessa forma, recomenda-se a regularização do caso, permitindo apenas a situação funcional “lotação”, correspondendo fidedignamente o banco de dados à realidade do quadro de pessoal.

6. A identificação de oportunidades de terceirização deve ser projetada e conduzida por equipe técnica especializada para essa finalidade, com participação da Procuradoria-Geral do Tribunal. Além disso, recomenda-se que, em função da necessidade de reduzir gastos

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com atividades meio, as unidades organizacionais de apoio com possibilidades de terceirização não projetem aumento de força de trabalho efetiva.

7. O mapeamento (e melhoria) dos processos do TCE-RJ é essencial para a adequada qualificação dos produtos, integração entre unidades organizacionais e avaliação de resultados, priorizando indicadores de desempenho da força de trabalho vinculados a resultados.

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2º relatório técnico pft/tce-rj · avaliação de alinhamento estratégico e aprovação pela...

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