GERENCIAMENTO DO ESCOPO

EM PROJETOS

GERENCIAMENTO DO ESCOPO

EM PROJETOS

Gutenberg SilveiraRoque Rabechini Jr.

Organizador André Ricardi, PMP

Prefácio de Ricardo Viana Vargas

© 2014, Elsevier Editora Ltda.

Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei no 9.610, de 19/02/1998.Nenhuma parte deste livro, sem autorização prévia por escrito da editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográfi cos, gravação ou quaisquer outros.

Copidesque: Taynee Mendes VieiraRevisão: Tássia HallaisEditoração Eletrônica: Estúdio Castellani

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ISBN 978-85-352-7157-7ISBN (versão digital): 978-85-352-7158-4

Nota: Muito zelo e técnica foram empregados na edição desta obra. No entanto, podem ocorrer erros de digitação, impressão ou dúvida conceitual. Em qualquer das hipóteses, solicitamos a comunicação ao nosso Serviço de Atendimento ao Cliente, para que possamos esclarecer ou encaminhar a questão. Nem a editora nem o autor assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso desta publicação.

CIP-Brasil. Catalogação na PublicaçãoSindicato Nacional dos Editores de Livros, RJ

S588g Silveira, Gutenberg Gerenciamento do escopo em projetos / Gutenberg Silveira, Roque Rabechini Jr.; organização André Ricardi. – 1. ed. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2014. il.; 23 cm. (Grandes especialistas brasileiros)

ISBN 978-85-352-7157-7

1. Administração de projetos. 2. Planejamento estratégico. I. Rabechini Jr., Roque. II. Ricardi, André. III. Título. IV. Série.

14-14402 CDD: 658.404 CDU: 65.012.3

À Regiane, Samantha e Gabrielle,

paixões eternas da minha vida; razões do meu viver.

À minha mãe – Marlene,

e ao meu sogro – Virgílio,

minha admiração e eterna gratidão.

Ao meu pai – Francisco,

e à minha sogra – Alcina,

muitas saudades.

Aos meus familiares e amigos,

muito obrigado por seu incentivo.

Gutenberg Silveira

O trabalho deste livro exigiu que me dedicasse um

pouco menos aos meus familiares, que sempre me apoiaram.

Por isso presto um agradecimento especial a eles.

À minha mãe Philomena Geny e ao meu saudoso pai, Roque.

À minha esposa Cristina e aos meus filhos Fernando e Marcelo.

Roque Rabechini Jr.

Sobre os autores

GUTENBERG SILVEIRA é graduado em Análise de Sistemas (FASP), mestre em Administração pelo Mackenzie, doutor em Administração pela FEA-USP e pós-graduado em Administração e em Educação pelo Mackenzie. Pos-sui duas especializações em Educação (UNICSUL), certificado pelo PMI® – Project Management Institute como PMP®, MBA em Gerenciamento de Projetos. É membro do grupo de estudos de Maturidade em Gerência de Projetos (PMI® SP/RJ), certificado pelo ITIL® Information Technology Infrastructure Library. Atua há 21 anos como docente, tendo ocupado os cargos de professor, chefe de departamento e coordenador de cursos na graduação e pós-graduação. Professor dos cursos de pós-graduação da FIAP, USP (FEA, FIA, IPT), FATEC e FGV. Diretor acadêmico do centro de pós-graduação da FIAP. Autor de artigos nacionais e internacionais e con-ferencista em gerência de projetos. Criador de vários cursos de graduação e pós-graduação. Possui 25 anos de experiência em Tecnologia da Infor-mação (Hewlett-Packard, CA, Lucent Technologies, CPM Braxis, Editora Abril, IOB, Banco Noroeste, Borlem).

ROQUE RABECHINI JR. é graduado em Engenharia de Produção (Macken-zie), mestre em Administração (FEA/USP), doutor em Engenharia de Pro-dução (Escola Politécnica da USP) e pós-doutor em Administração (FEA/USP). Professor dos cursos de pós-graduação da Fundação Instituto de

viii GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOSCOLEÇÃO Grandes Especialistas Brasileiros

Administração (FEA/USP), do Laboratório de Automação de Redes Com-putacionais (LARC/USP), da Fundação Carlos Alberto Vanzolini (Poli Produção/USP), do Departamento de Política Científica e Tecnologia (Unicamp) e da FGV Management. Professor de curso do Programa de Mestrado Profissional em Gestão de Projetos da Universidade Nove de Ju-lho. É pesquisador em tecnologia e consultor de empresas.

Apresentação

O gerenciamento de projetos é um desafio de longa data. A busca por me-lhorias e aprimoramentos demanda atenção e muito preparo por parte da-queles que estão envolvidos em projetos. A pergunta que fica para muitos é: “O que é necessário para gerenciar projetos com resultados consistentes e evitando ao máximo o acúmulo de problemas?”

O principal objetivo desta coleção, escrita a convite da editora, por cole-gas ilustres e qualificados, é ajudar os leitores a responder a essa pergunta, aparentemente simples, mas que causa agonia e até mesmo desespero. É evidente que ninguém é capaz de dominar inúmeras técnicas de geren-ciamento de projetos de um dia para outro e num estalar de dedos, assim como ninguém se torna médico, engenheiro ou analista de sistemas qua-lificado em poucas horas. São necessários anos de preparo na busca do conhecimento e na aplicação prática, mas, acima de tudo, é preciso ter a consciência de nossa ignorância temporária, aliada à firmeza e à atitude de mudar.

Nossa sociedade vive um momento de extremo imediatismo, que tenho apelidado de “sociedade do clique”, na qual as organizações e os profissio-nais querem resultados em lapsos de tempo cada vez menores com apenas um simples clique. De fato, é comum os profissionais não atingirem es-ses resultados de maneira consistente ou aceitável para todos os envolvi-dos. Talvez seja necessário refletir para onde desejamos caminhar e se essa

x GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOSCOLEÇÃO Grandes Especialistas Brasileiros

velocidade é adequada, pois, se virarmos as curvas com muita rapidez, não seremos capazes de nos manter na pista.

Diante de tantas dificuldades impostas por pressões sociais e, principal-mente, no ambiente profissional, resolvemos produzir esta coleção, com-partilhando o conhecimento e a experiência de anos em gerenciamento de projetos. A grande alegria de minha parte, como organizador, foi poder trabalhar com estes profissionais respeitados pelo mercado, que aceitaram participar desta iniciativa. Destaco a participação de meu amigo Ricardo Viana Vargas, que nos agraciou com o prefácio.

Destacar as qualidades de cada um dos respeitáveis autores seria impos-sível nesta apresentação. São milhares, talvez milhões de horas de experi-ência profissional e docente. Para isso, é preciso consultar cada um dos vo-lumes, analisar os currículos dos colegas e o conteúdo proposto para cada obra, selecionando aqueles que irão ajudá-lo a desenvolver seus projetos com profissionalismo e competência. Os títulos que compõem a coleção são os seguintes:

Fundamentos do Gerenciamento de Projetos Gerenciamento da Integração em Projetos

Gerenciamento do Escopo em Projetos

Gerenciamento do Tempo em Projetos

Gerenciamento dos Custos em Projetos

Gerenciamento da Qualidade em Projetos

Gerenciamento dos Recursos Humanos em Projetos

Gerenciamento das Comunicações em Projetos

Gerenciamento dos Riscos em Projetos

Gerenciamento das Aquisições em Projetos

Gerenciamento das Partes Interessadas em Projetos

Desenvolvimento de Competências para Gerentes de Projetos

Apresentação xi

Gerenciamento Estratégico de Projetos – Governança, Portfólio, Programa e Partes Interessadas

Gerenciamento de Projetos com PRINCE2®

Esta coleção tem como referência principal, mas não única, a 5a edição do Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), publicada pelo PMI® (Project Management Institute) em janeiro de 2013. A única exceção é o volume Gerenciamento de Projetos com PRINCE2®, que apre-senta uma metodologia que não é de autoria do PMI®.

Não poderia deixar de agradecer ao nosso editor Marco Pace, que con-fiou em nosso trabalho, mas acima de tudo se tornou um grande amigo.

Aos leitores, desejo muito sucesso e, sinceramente, espero que essas obras possam ajudá-los a ter uma vida mais simples e menos estressante em seu dia a dia como gerente de projetos.

Peço a Deus que ilumine o caminho de todos.

André Ricardi, PMP

André Ricardi, PMP

Especialista em gerenciamento de projetos desde 1994, com atuação em projetos nacionais e

internacionais em empresas financeiras, de logística, comércio exterior e indústria. Participou de 28

projetos, sendo em 21 deles como gerente ou líder. Utiliza os conceitos do Guia PMBOK® desde

sua primeira edição.

Pós-graduado em Docência no Ensino Superior e bacharel em Análise de Sistemas, atua como

professor desde 1986. É coordenador dos cursos de pós-graduação Gerenciamento de Projetos

– Práticas do PMI® e Gerenciamento Estratégico de Portfólio de Projetos e PMO, do Senac, e de

eventos como: PMDome®, PMRank®, PMTools, Ipemac e Congresso Six Sigma Brasil.

Autor do livro EasyBOK: Um Guia de Sobrevivência para o Gerente de Projetos e revisor técnico

dos livros Gerência de Projetos: Guia para o Exame Oficial do PMI® e Guia de Templates para

Gerenciamento de Projetos, todos publicados pela Editora Elsevier.

Prefácio

Para mim é uma alegria poder fazer a apresentação de uma coleção de li-vros escrita por tantos amigos “especialistas brasileiros” que, com esta série, colocam à disposição de todos sua experiência coletiva como professores, consultores e profissionais da área.

Liderada por André Ricardi, um grande amigo e parceiro do Senac, a série é composta de impressionantes 14 volumes que apresentam os princi-pais conceitos, tendências e recomendações práticas sobre gerenciamento de projetos da atualidade, segundo os padrões nacionais e internacionais, incluindo as novas diretrizes da 5a edição do Guia PMBOK®.

Cobrindo desde aspectos relacionados a riscos e liderança até a meto-dologia PRINCE2®, a série é referência indispensável para qualquer gerente de projetos.

Outro marco da série é a linguagem simples e didática. Essa simplicida-de é o que eu busco manifestar sempre que falo sobre projetos: “De com-plexo basta o projeto. Não transforme o processo de gerenciamento em um complicador a mais.”

Finalmente, gostaria de afirmar que, apesar de ser uma série de refe-rência, esta é, essencialmente, uma coleção de gerenciamento de projetos prática e profissional. Como eu sempre digo ao apresentar livros na área, passar suas páginas é entrar no universo da pressão por resultados, dos

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desafios, das emoções e dos conflitos. Assuntos que despertam sonhos e pesadelos de muitos profissionais. E quem não quer, afinal, ser parte do sucesso dos projetos?

Ricardo Viana Vargas

Ricardo Viana Vargas

Especialista em gerenciamento de projetos, portfólio e riscos e autor de 11 livros na área. Nos

últimos 15 anos, foi responsável por mais de 80 projetos de grande porte em diversos países. Foi

chairman do Project Management Institute em 2009 e, atualmente, é diretor do Grupo de Práticas

de Projetos do Escritório de Serviços de Projetos das Nações Unidas (UNOPS) em Copenhague,

na Dinamarca. Coordenando mais de 300 gerentes de projetos, seu trabalho tem foco na melhoria

de gestão dos projetos humanitários, de infraestrutura e construção da paz em mais de 120 países,

incluindo Haiti, Afeganistão, Mianmar, Iraque e Sudão do Sul.

Lista de abreviaturas e siglas

APMBOK Association for Project Management’s Body of Knowledge

CAPEX Capital Expenditure

CSOW Contract Statement of Work

ERP Enterprise Resource Planning

EVM Enterprise Value Map

JAD Joint Application Design

NASA National Aeronautics and Space Administration

OGC Office of Government Commerce

OPEX Operational Expenditure

P&D Pesquisa & Desenvolvimento

PERT Program Evaluation & Review Technique

PMBOK® Project Management Body of Knowledge

PMI® Project Management Institute

PRINCE2® Projects in Controlled Environments

RACI Responsabilidade, Aprovação, Controle e Informação

RBS Requirement Breakdown Structure

ROI Return On Investment

SOW Statement of Work

TAP Termo de Abertura do Projeto

TI Tecnologia da Informação

TIR Taxa Interna de Retorno

VPL Valor Presente Líquido

WBS Work Breakdown Structure

Sumário

Sobre os autores vii

Apresentação ix

Prefácio xiii

Lista de abreviaturas e siglas xv

Sumário de tabelas xxi

Sumário de figuras xxiii

CAPÍTULO 1 Gerenciamento de projetos 1

1.1 Gerenciamento por projetos nas organizações 3

1.2 Problemas típicos em projetos 12

1.3 Processos de gerenciamento de projetos 16

1.4 Papel do executivo na seleção do projeto 19

1.5 Mapa de Valor Empresarial 22

1.6 Processos de gestão de projetos segundo o PMI® 28

CAPÍTULO 2 Planejar a gestão do escopo 29

2.1 Gestão de escopo 31

2.2 Escopo do projeto 32

2.3 Escopo do produto 32

2.4 Termo de abertura do projeto 33

2.5 Gerenciando os objetivos e expectativas das partes

interessadas 45

xviii GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOSCOLEÇÃO Grandes Especialistas Brasileiros

2.6 A influência dos stakeholders no escopo 48

2.6.1 Premissas 52

2.6.2 Restrições 54

2.6.3 Exclusões 56

2.6.4 Fatores ambientais 57

2.6.5 Ativos de processos organizacionais 58

CAPÍTULO 3 Coletar os requisitos 61

3.1 Requisitos 64

3.2 Tipos de requisitos 65

3.2.1 Requisitos documentados 66

3.2.2 Rastreabilidade de requisitos 69

3.2.3 Técnicas de coleta de informações 70

CAPÍTULO 4 Definir o escopo 77

4.1 Entregue somente o que cliente solicitou 79

4.2 Declaração de escopo 81

4.3 Grupos da declaração de escopo 89

4.4 Diretrizes na preparação da declaração de escopo 92

4.5 Quick wins 94

4.6 Da proposta ao contrato 95

CAPÍTULO 5 Criar a EAP 99

5.1 A estrutura como instrumento de planejamento 100

5.2 Formas de representação da EAP 105

5.3 A estrutura da EAP 107

5.4 Composição da EAP 113

5.5 Sistemas de numeração da EAP 115

5.6 Características da EAP 116

5.7 Atribuição de responsabilidades 117

5.8 Limites do escopo 120

5.9 Make or buy 120

5.10 Agregação na EAP 121

5.11 EAP como ferramenta de aceitação das entregas 122

5.12 Decomposição e refinamento 123

5.13 Dicionário de EAP 125

Sumário xix

5.14 Forecasting 127

5.15 Baseline 130

5.16 Rolling wave planning 132

CAPÍTULO 6 Validar o escopo 135

CAPÍTULO 7 Controlar o escopo 147

7.1 Scope creep 148

7.2 Gold plating 150

7.3 Hope creep 152

7.4 Effort creep 153

7.5 Feature creep 153

7.6 Controle de mudanças do escopo 154

7.7 Lidando com alternativas 163

7.8 Decisões executivas quanto a mudanças 165

7.9 Usando as contingências nas mudanças de escopo 167

Referências bibliográficas 171

Tabela 1 Gerenciamento de projetos na velha e nova economia ................... 9

Tabela 2 Benefícios do gerenciamento de projetos ..................................... 11

Tabela 3 Grupos de processos no gerenciamento de projetos ................... 16

Tabela 4 Grupos de processos PMI® .......................................................... 18

Tabela 5 Objetivos SMARTC ........................................................................ 37

Tabela 6 Constraints em projetos ................................................................. 39

Tabela 7 Técnica de coleta de informações ................................................. 75

Tabela 8 Níveis de abordagem da EAP ...................................................... 107

Tabela 9 EAP – programa e projeto ............................................................ 109

Tabela 10 EAP – nível de atividades ............................................................. 109

Tabela 11 EAP – gerencial e técnica............................................................. 113

Tabela 12 EAP – Sistemas de numeração. ................................................... 116

Tabela 13 Características da EAP ................................................................ 117

Tabela 14 Resultados de trabalhos .............................................................. 141

Tabela 15 Tipologia de revisão ..................................................................... 143

Sumário de tabelas

Figura 1 Grupos de processos no gerenciamento de projetos ..................... 1

Figura 2 Pesquisa Standish Group ................................................................ 5

Figura 3 Principais problemas em projetos no país . ................................... 15

Figura 4 Processos PMBOK® . ..................................................................... 17

Figura 5 Business cases e ideias gerando projetos .................................... 20

Figura 6 Critérios para seleção de projetos ................................................ 22

Figura 7 Mapa de valor empresarial . ........................................................... 24

Figura 8 TAP integrado ................................................................................ 33

Figura 9 Modelo de TAP .............................................................................. 35

Figura 10 Escalas de SMARTC . .................................................................... 38

Figura 11 Constraints equilibrados ................................................................ 41

Figura 12 Equilíbrio dos constraints . ............................................................. 42

Figura 13 Equilíbrio das expectativas e objetivos . ........................................ 46

Figura 14 Matriz de interesse e influência das partes interessadas . ............ 51

Figura 15 Matriz de análise das partes interessadas . ................................... 51

Figura 16 Influência das partes interessadas nos projetos . .......................... 52

Figura 17 Fatores ambientais . ....................................................................... 58

Figura 18 Processo de descoberta do escopo . ............................................ 62

Figura 19 Requirement Breakdown Structure . .............................................. 67

Figura 20 Matriz de rastreabilidade de requisitos . ........................................ 71

Figura 21 Contract Statement of Work .......................................................... 97

Figura 22 EAP como instrumento de planejamento .................................... 101

Sumário de figuras

xxiv GERENCIAMENTO DO ESCOPO EM PROJETOSCOLEÇÃO Grandes Especialistas Brasileiros

Figura 23 Tipos de EAP ............................................................................... 105

Figura 24 EAP: Projeto, entrega e pacote de trabalho ................................ 111

Figura 25 EAP: Do projeto às atividades ..................................................... 112

Figura 26 Matriz RACI .................................................................................. 119

Figura 27 Decomposição e refinamento ...................................................... 125

Figura 28 Forecasting. .................................................................................. 129

Figura 29 Rolling wave planning................................................................... 133

Figura 30 Processos de gestão de mudanças. ............................................ 160