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2010

PRESTAÇÃO DE CONTAS

TÓPICOS

Obrigatoriedade de prestar contas

Quando prestar contas

Como prestar contas

Despesas inelegíveis

Finalização da prestação de contas

Contratação de fornecedores/prestadores de serviços

Contratação de auditoria externa

Toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que firmar convênios com a Apex-Brasil e dela receber recursos está obrigada, por força do art. 70, parágrafo único, da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, a prestar contas.

OBRIGATORIEDADE DE PRESTAR CONTAS

Abrange:

1. Recursos aportados pela Apex-Brasil;

2. Recursos de contrapartida e

3. Rendimentos de aplicação financeira, utilizados ou não.

a. Previsão de desembolso em mais de uma parcela

• Execução de no mínimo 70% dos recursos recebidos da Apex-Brasil e de contrapartida na parcela atual.

• Execução de 100% da parcela anterior.

b. Prestação de contas final (última parcela)

• Deve ser apresentada em até 60 dias contados do término da vigência do convênio.

A aprovação das prestações de contas parciais não exclui, por ocasião da análise da prestação de contas final, a possibilidade de reexame e

questionamento dos atos praticados em todo o período.

QUANDO PRESTAR CONTAS

• Os recursos financeiros transferidos pela Apex-Brasil deverão ser mantidos em

conta-corrente específica, única e de uso exclusivo para movimentação desses

recursos, aberta no Banco do Brasil S/A ou na Caixa Econômica Federal.

• Saques e transferências exclusivamente para pagamento de despesas previstas

no projeto ou para aplicação financeira.

• As obrigações do executor, co-executor ou do interveniente, não podem ser

transferidas a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, sem anuência expressa da

Apex-Brasil.

IMPORTANTE

• O Executor deverá aplicar as disponibilidades financeiras em fundo de aplicação

financeira:

• desde que dessa aplicação não resulte prejuízo,

• vedadas as aplicações em mercado de risco.

Pena de pagar à Apex-Brasil os Rendimentos que deixaram de ser auferidos, considerando para tanto o Índice Geral de

Preços do Mercado (IGPM) ou outro que venha substituí-lo.

IMPORTANTE

1. Documentação comprobatória

• Documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, notas fiscais, invoices, recibos e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da Apex-Brasil ou do Executor.

• A discriminação do serviço prestado no documento fiscal deve ser detalhada.

• As despesas da contrapartida efetuadas pelas empresas beneficiárias do projeto serão comprovadas por meio de documentos cuja data seja posterior àquela em que se formalizou a adesão da respectiva empresa ao projeto.

• Identificados com título e número do convênio. (Exigência regulamentar e determinação do TCU)

• Carimbadas no anverso (frente) atestando que os serviços foram prestados (para serviços) e que os produtos foram entregues (para materiais).

COMO PRESTAR CONTAS

CONVÊNIO APEX-BRASIL/NOME ENTIDADE Nº XX-XX/XX – PSI Eletroeletrônicos Brasil

ATESTO que o material/serviço descrito neste documento foi entregue/realizado de acordo com as especificações contratadas.

Data ____/_____/_______

Ass. responsável ____________________

COMO PRESTAR CONTAS

Modelo de carimbo

COMO PRESTAR CONTAS – Documentação comprobatória

1.1 Remessa bancária a fornecedores no exterior

•Fatura (invoice) do fornecedor, descrevendo os bens entregues e/ou os serviços prestados, bem como o valor na moeda do país do fornecedor;

•Contrato de câmbio emitido por uma instituição financeira;

•Comprovante da isenção ou do pedido de isenção do imposto de renda sobre remessas ao exterior, emitido pelo MDIC.

É do Executor a responsabilidade de pagar os tributos relacionados com essas despesas, caso não comprove o

requerimento do benefício fiscal.


1.2 Diárias


1.2 Diárias

Para ocasiões em que o período da estadia for inferior a 24 horas, deve-se considerar 50% do valor indicado como

parâmetro da diária.


Recibo assinado, contendo o objetivo da viagem e a memória de cálculo. Ex.: 3 dias x US$130,00 x 2,00 = R$ 780,00

Hospedagem

Preferencialmente faturado à Entidade. Neste caso, o técnico em viagem não terá direito à diária de hospedagem.

Se o pagamento for feito para uma agência de turismo, é necessário além da apresentação da nota/fatura da agência de turismo, a apresentação da nota/fatura do hotel que prestou os serviços.

Se optar por receber o recurso para hospedagem, o técnico deverá comprovar o gasto com o hotel e se a tarifa for menor que os parâmetros estabelecidos pela Apex-Brasil a diferença recebida deverá ser devolvida.

1.2 Diárias

Transporte e alimentação


1.3. Passagem aérea

•Comprovante físico/eletrônico de aquisição e pagamento à companhia aérea ou documento fiscal emitido por uma agência de turismo, conforme o caso.

•Cartão de embarque do passageiro (boarding pass).

•Na falta do boarding pass deverá ser apresentado uma declaração da companhia aérea, descrevendo no mínimo:

o nome do passageiro;a data do voo;descrição do itinerário de viagem.

•Observar os valores estabelecidos nos parâmetros orçamentários.


1.4 Despesas de pequeno valor em eventos no exterior

• Recomendável a utilização de cartão VTM – Visa Travel Money.

• Importante: recurso disponibilizado para despesas imprevisíveis ou de difícil pagamento antecipado por meio de remessa ao exterior.

• Limite de carregamento: R$ 10.000,00.

• Se for imprescindível levar montante superior a R$ 10.000,00, deverá ser preenchida uma Declaração Eletrônica de Porte de Valores – e-DPV diretamente no site da Receita Federal.


1.4 Despesas de pequeno valor em eventos no exterior

• Documentos necessários na prestação de contas de cartão VTM:

documentação comprobatória hábil para cada despesa paga com o cartão;o extrato do cartão VTM desde o carregamento até a devolução dos recursos;os boletos de câmbio de carregamento e de descarregamento.

• A sobra de recursos deverá ser depositada na conta do convênio, bem como a receita auferida de diferença cambial, se for o caso.

A utilização indevida poderá acarretar na cobrança de imposto a qualquer tempo

DESPESAS INELEGÍVEIS

2. Despesas que não poderão ser pagas com recursos da Apex-Brasil

a) Despesas diversas daquelas aprovadas pela Apex-Brasil;

b) Encargos de natureza civil, multas, juros ou correção monetária;

c) Pagamento de taxas de administração, gerência ou similares;

d)Transferência de recursos para clubes, associações ou entidades congêneres relacionadas ao Executor, às empresas beneficiárias ou terceiros intervenientes no projeto;

e) Pagamentos, a qualquer título, a servidor, empregado público, por serviços de consultoria ou assistência técnica;

f) Pagamentos, a qualquer título, em favor de cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até 3º grau de Dirigente(s) do Executor ou Interveniente(s);



g) Despesas com obrigações previdenciárias e/ou tributárias não relacionadas diretamente com o objeto do convênio;

h) Aquisição de bens de capital no País ou no exterior;

i) Aquisição de passagens e no pagamento de diárias e hospedagens de empresários e dirigentes da entidade Executora, salvo se estiver substituindo, o gerente ou responsável técnico do projeto, ou participando de alguma ação promocional, sendo que em ambos o casos será necessária prévia aprovação da Apex-Brasil;

j) Pagamento de honorários ou salários de dirigentes das entidades participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias;

k) Despesas que constituem custos, diretos ou indiretos, das entidades participantes do projeto ou das empresas dele beneficiárias.

m) Despesas de representação pessoal;



l) repasse, no todo ou em parte, sem autorização expressa da Apex-Brasil, de recursos do convênio a terceiros, pessoas físicas ou jurídicas, para execução de atividades ou ações de responsabilidade dele, executor, co-executor ou do interveniente;

n) Confecção, aquisição ou distribuição de presentes com finalidades promocionais;

o) Honorários de consultores ou de despesas com empresas de consultoria, relativos à elaboração dos Projetos;

p) Despesas com alimentação, recepções e coquetéis, exceto nas ações de promoção comercial, aprovadas previamente pela Apex-Brasil;

q) Pagamentos efetuados em data posterior à vigência do convênio, salvo se o fato gerador da despesa tiver ocorrido durante a vigência do convênio;

r) Despesas realizadas em data anterior à vigência do convênio.


É vedada a realização de despesas antes da data de assinatura do convênio, admitindo-se, excepcionalmente, a inclusão de despesas a título de contrapartida feita em data anterior à da vigência do convênio, se satisfizerem, cumulativamente, as seguintes condições:

Tenham sido custeadas exclusivamente com recursos de contrapartida;

Relacionem-se diretamente com o objeto do convênio;

Tenham sido previstas no projeto aprovado pela Apex-Brasil.

Não serão consideradas inelegíveis as despesas relacionadas à reserva de espaço em feiras ou eventos internacionais, cuja

data de realização seja posterior à vigência do convênio.


FINALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Extratos bancários de conta corrente;

Extratos de aplicação financeira;

Registro e digitalização da documentação comprobatória (SIG);

Mapas financeiros, I a V, preenchidos, conciliados e assinados;

Comprovante de depósito da sobra de recursos (PC final);

Solicitação de encerramento da conta corrente protocolada pela instituição

financeira (PC final);

Arquivar toda a documentação separadamente, em pastas específicas, no

próprio local em que forem contabilizados, pelo prazo de 5 (cinco) anos,

contados da aprovação da correspondente prestação de contas final.

FINALIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

O convênio firmado estabelece as contrapartidas mínimas que deverão ser honradas pelo Executor;

Atentar para possíveis ajustes efetuados por meio de aditivos ao Convênio;

Caso a prestação de contas final demonstre que a aplicação dos recursos de

contrapartida não alcançou a proporção pactuada o Executor deverá

reembolsar à Apex-Brasil a importância necessária ao restabelecimento

da proporcionalidade pactuada.

CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES / PRESTADORES DE SERVIÇOS

Observâncias aos princípios da:

• Impessoalidade;• Moralidade;• Economicidade e• Publicidade.

Realização de, no mínimo, cotação prévia no mercado antes da celebração do contrato.

CONTRATAÇÃO DE AUDITORIA EXTERNA

As entidades parceiras devem contratar empresa de auditoria independente com registro na CVM.

Procedimentos previamente acordados; Aplicação dos recursos Apex-Brasil e contrapartida de acordo com os

normativos; Relatório conclusivo acerca do cumprimento dos normativos.

A dispensa de contratação de empresa de auditoria independente deverá ser acordada com o gestor do

projeto e com a Unidade de Prestação de Contas da Apex-Brasil.

BOM TRABALHO !!!

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