2 - s i número 133 secretarias regionais do turismo...

SECRETARIAS REGIONAIS DO TURISMO ECULTURA E DAEDUCAÇÃO

Portaria n.º 125/2006

PORTARIACONJUNTAPARAAPROVAÇÃO DEREGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA

DIRECÇÃO REGIONALDE FORMAÇÃO PROFISSIONAL

A Direcção Regional de Formação Profissional foi aprimeira Direcção Regional certificada na sua totalidadecomo reconhecimento do trabalho realizado ao longo de umprocesso de implementação de um sistema de gestão dequalidade.

Considerando que a sua implementação implicou adefinição de processos, procedimentos, instruções detrabalho, documentos, objectivos organizacionais e seusindicadores que visam a promoção da eficácia e eficiência daorganização;

Considerando que aumentar a qualidade dos serviçosprestados pela Direcção Regional de Formação Profissional,passa necessariamente pela utilização de sistemas eficientesde gestão documental;

Considerando as vantagens funcionais e económicas querepresentará a possibilidade de eliminar documentos seminteresse e com os prazos de conservação já prescritos;

Nestes termos e ao abrigo da alínea b) do n.º1 do artigo6.º do Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M de 27 deAgosto, o Secretário Regional de Educação e o SecretárioRegional do Turismo e Cultura, ouvido o Arquivo Regionalda Madeira:

1- Aprovam a tabela de selecção de documentos daDirecção Regional de Formação Profissional e respectivosserviços de apoio no que se refere à avaliação, selecção eeliminação da sua documentação, em anexo à presentePortaria-Conjunta e do qual faz parte integrante.

2- A presente Portaria Conjunta entra em vigor no diaseguinte ao da sua publicação:

Funchal, 19 de Setembro de 2006.

O Secretário Regional do Turismo e Cultura, João CarlosNunes Abreu

O Secretário Regional de Educação, Francisco JoséVieira Fernandes

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DADIRECÇÃO REGIONAL DE FORMAÇÃO

PROFISSIONAL

Artigo 1.ºÂmbito de Aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentaçãoproduzida e recebida no âmbito das suas atribuições ecompetências pela Direcção Regional de FormaçãoProfissional, adiante designada por DRFP.

Artigo 2.ºAvaliação

1- O processo de avaliação dos documentos do arquivo daDRFP tem por objectivo a determinação do seu valor paraefeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação,findos os respectivos prazos de conservação em fase activa esemi-activa.

2- É da responsabilidade da DRFPa atribuição dos prazosde conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.

3- Os prazos de conservação são os que constam da tabelade selecção, anexa ao presente regulamento.

4- Os referidos prazos de conservação são contados a partirda data final dos processos, dos documentos integrados emcolecção, dos registos, ou da constituição dos dossiers.

5- Cabe ao Arquivo Regional da Madeira, órgão de gestãodos arquivos da Região, adiante designado ARM, adeterminação do destino final dos documentos, sob propostada DRFP.

Artigo 3.ºS e l e c ç ã o

1- A selecção dos documentos a conservarpermanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuadapela DRFP, de acordo com as orientações estabelecidas natabela de selecção.

2- Os documentos aos quais for reconhecido valorarquivístico devem ser conservados em arquivo no suporteoriginal, excepto nos casos cuja substituição seja prévia eexpressamente autorizada pelo órgão de gestão dos arquivosda Região, a quem competirá a definição dos seuspressupostos técnicos.

Artigo 4.ºTabela de selecção

1- A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposiçõesrelativas à avaliação documental.

2- Atabela de selecção deve ser submetida a revisões, comvista à sua adequação às alterações da produção documental.

3- Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DRFP o b t e rparecer favorável do ARM, enquanto organismo coordenadorda política arquivística regional, mediante propostadevidamente fundamentada.

Artigo 5.ºAcessibilidade e comunicabilidade

1-O acesso e comunicabilidade do arquivo da DRFPatenderá a critérios definidos internamente em conformidadecom a lei.

2-Por despacho do Director Regional de FormaçãoProfissional será designado, internamente, o funcionárioresponsável pelo arquivo, ao qual compete controlar, deacordo com a tabela de selecção anexa ao presenteregulamento, o fim dos prazos de conservação dosdocumentos e proceder à sua remessa para arquivo intermédioou definitivo, bem como à eliminação, conforme o destinofinal a dar aos mesmos, de acordo com o previsto na tabela des e l e c ç ã o .

Artigo 6.ºRemessas para arquivo intermédio

1- Findos os prazos de conservação em fase activa, adocumentação com reduzidas taxas de utilização deverá, deacordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida doarquivo corrente para o arquivo intermédio, a que se refere oDecreto Legislativo Regional n.º17/2001/M, de 29 de Junho,caso exista.

2- As remessas dos documentos para arquivo intermédiodevem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que aDRFP vier a determinar.

2 - S 10 de Outubro de 2006INúmero 133

Artigo 7.ºRemessas para arquivo definitivo

1- Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem asua conservação permanente, de acordo com a tabela deselecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivoapós o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2- As remessas não podem pôr em causa a integridade dosconjuntos documentais.

Artigo 8.º Formalidades das remessas

1- As remessas dos artigos 6.º e 7.º devem obedecer àsseguintes formalidades:

a) Serem acompanhados de um auto de entrega a título deprova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia deremessa destinada à identificação e controlo dadocumentação remetida, obrigatoriamente rubricada eautenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando ooriginal no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvidoao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivointermédio ou definitivo como instrumento de descriçãodocumental, após ter sido conferido e completado com asreferências topográficas e demais informações pertinentes,só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivoinventário.

2- Os documentos a que se referem as alíneas a) e b) dopresente artigo serão de modelo aprovado pela Portarian.º182/99 de 26 de Outubro.

Artigo 9.ºEliminação

1- A eliminação dos documentos aos quais não sejareconhecido valor arquivístico, não se justificando a suaconservação permanente, deve ser efectuada logo após ocumprimento dos respectivos prazos de conservação fixadosna tabela de selecção.

2- A eliminação dos documentos que não estejammencionados na respectiva tabela de selecção carece deautorização expressa do órgão de gestão dos arquivos daRegião.

3- A decisão sobre o processo de eliminação deve atendera critérios de confidencialidade e racionalidade de meios ecustos.

Artigo 10.ºFormalidades de eliminação

1- A eliminação dos documentos mencionados no artigo9.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que faráprova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigentemáximo do serviço em causa, bem como pelo responsável doarquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando ooriginal no serviço que procede à eliminação, sendo oduplicado remetido para o órgão de gestão dos arquivos daRegião.

2- O auto de eliminação referido no presente artigoobedecerá a modelo aprovado pela Portaria n.º182/99 de 26de Outubro.

Artigo 11.ºSubstituição do suporte

1- A substituição do suporte dos documentos obedece acritérios que garantam a sua preservação, segurança,autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com asnormas técnicas e recomendações consagradas a nívelinternacional, designadamente pela International StandartOrganization, abreviadamente designada por ISO.

2- Os documentos de conservação permanente devem sermantidos no seu suporte original, excepto nos casos cujasubstituição seja prévia e expressamente autorizada peloórgão de gestão dos arquivos da RAM, a quem competirá adefinição dos seus pressupostos técnicos.

Artigo 12.ºFiscalização

A fiscalização do cumprimento das normas constantes dopresente diploma compete ao ARM, órgão de gestão dosarquivos da RAM.

Artigo 13.ºVigência

A tabela de selecção de documentos anexa ao presenteregulamento aplica-se à documentação anterior à suavigência desde que enquadrável nas séries documentais aliprevistas.

10 de Outubro de 2006 S - 3INúmero 133

Anexo I da Portaria n.º 125/2006, de 10 de Outubro


Prazo de conservaçãoNúmerode

referência

2

3

45

6789

101112

1314

1516

17

1819202122

23242526

Enquadramentoorgânico-funcional

Gabinete do DirectorRegional

Órgãos de concepção eapoio

Gabinete deCoordenação Financeira

e Património

Tabela de selecção

Série, subsérie documental

Colecção de planos de formação anuais da Direcção Regio-nal de Formação Profissional... .

Dossiers referentes à Plataforma de Intervenção Estratégica- Potencial Humano .

Colecção de projectos de investimentos e acções de desenvolvimento a realizar no quadro do PIDDAR anuais.........

Colecção de listagens das passagens aéreas dos funcionáriosDossiers referentes às reuniões dos diversos conselhos e co-

missõcs ..Colecção de convites recebidos .Dossiers da Unidade de Gestão do POPRAM III .Colecção de recortes de imprensa .Colecção de actas das reuniões ordinárias do Governo da

Região Autónoma da Madeira .Colecção de folhetos informativos .Dossiers de legislação ..Dossiers referentes à Simplificação de Administração Públi-

ca e Regional .Processos de delegação de competências ..Dossiers referentes a Conselhos e Comissões .

Processos de contas de gerência ..Colecção de pedidos de esclarecimentos do Tribunal de

Contas .Processos de recuperação de vencimento de exercício

perdido ..Processos de alterações de abonos e descontos ..Colecção de mapas de assiduidade ..Colecção de mapas de vencimentos/recibos de vencimentos..Colecção de mapas de acumulados anuais ..Colecção de mapas de parâmetros referentes a abonos e

descontos .Processos de elaboração de orçamento ..Colecção de mapas de totais de IRS mensais ..Colecção de mapas de funcionários com quotas em atraso .Colecção de mapas com a relação geral de atribuição do

subsidio familiar ..

Faseactiva

2

2

22

2121

212

222

2

2

22222

2222

2

Fasesemiactiva

4

9

3

(c)

9

3

9999

9999

4

Destinofmal

C

E

EE

CEE (a)C

EE (b)E(b)

E (b)E (b)E

C

E

E (d)EE (d)EE

EEEE

E

Observações

(a) Após encerramento do QuadroComunitário deApoio a que digamrespeito(b) Conservar enquanto útil

(c) Conservar enquanto actualizado

(d) Informação recuperável nos processos individuais dofuncionários


Númerode

referencia Enquadramentoorgãnico-funcional Série, subsérie documental

Prazo de conservação

Fase Faseactiva semiactiva

Destinofinal Observações

2728293031

32

3334

35

36373839404142434445464748495051

5253

545556

5758

59606162

636465

Divisão de ApoioJuridico

Colecção de guias de receita da Região .Colecção de mapas de receitas da cantina .Colecção de despachos de horas extraordinárias .Colecção de declarações de retenções na fonte .Colecção de mapas de horas extraordinárias dos

funcionários .Processos de depósito de verbas da cantina na Tesouraria da

Direcção Regional de Formação Profissional .Colecção de recibos de pagamento de requisições de fundos.Colecção de guias de entrega de verbas por parte do

Conselho Administrativo .Colecção de guias de pagamento da Caixa Geral de

Aposentações .Colecção de extractos de créditos e de débitos ..Colecção de folhas de cofre .Colecção de avisos de débito .Colecção de mapas de ordens de pagamento ..Colecção de mapas de requisição de fundos ..Processos de antecipação de duodécimos ..Processos de reforço de verbas (alterações orçamentais) ..Processos de requisição de fundos ..Colecção de declarações da segurança social .Processos de compra de bens .Processos de abate ..Colecção de inventários .Processos de transferencia de bens móveis.: .Processos de cedência de bens móveis ..Processos de pagamento de horas de formação .Processos de actualização de seguros pessoais dos forman-

dos ..Processos de pagamento das bolsas dos formandos ..Colecção de guias de pagamento de imposto de selo dos for-

madores ..Colecção de pedidos de cabimentação de verbas .Processos de celebração de contratos de prestação de serviçoColecção de mapas das quantias a transferir para pagamento

dos formandos ..Colecção de listas de pagamentos efectuados por rubricas .Colecção de avisos de pagamento a fornecedores ..

Processos de celebração de Protocolos ..Copiador de faxes e e-mails expedidos e recebidos .Colecção de legislação .Colecção de circulares da Direcção Regional de

Administração Pública e Local ..Colecção de pareceres e estudos jurídicos ..Processos de publicitação de listas dos subsídios concedidos.Colecção de pedidos de informações por parte de Boletim de

Informação .

2222

2

22

2

2222222222222222

22

222

222

223

221

9223

3

39

9

9999999999999

39

9

999

399

445

3

EEE (d) (d)E

E(d) (d)

EE

E

EEEEEEEEEEEEC (c) (c)EEE

E (e) (e) Após conclusãoC do curso por parte

do formandoEEE

EEE

CCC (b) (b)

ECE

E


Prazo de conservaçãoNumerode

referência

66

67686970717273

74

75

767778

79

80

81

82

83848586

8788

89

90

9192

93

94

Enquadramentoorgânico-funcional

Divisão de RelaçõesExteriores e Marketing

Divisão da Qualidade


Colecção de pareceres sobre emissão de carteiras profi-ssionais .

Colecção de requisições de material de armazém .Colecção de comunicados do Conselho de Ministros .Processos disciplinares, de inquérito e averiguações .Processos de aquisição de bens e serviços .Processos de empreitadas de obras públicas .Dossiers de declarações .Processos de elaboração e publicação de Despachos.,

Portarias e Resoluções .Colecção de projectos de diplomas legais .

Processos de candidatura a programas comunitários deacção em matéria de formação profissional .

Colecção de relatórios de estágios e intercâmbios .Processos de realização de Workshops .Processos de consulta para actualização de material promo-

cional .Processos de acolhimento e acompanhamento de formandos

estrangeiros .Processos de realização de intercâmbios de estágios

profissionais com o estrangeiro .Processos de organização de eventos na Direcção Regional

de Formação Profissional , .Dossiers referentes à coordenação de cursos intensivos de

Iingua portuguesa no âmbito de Programa Eurodisseia .Processos de envio de publicações .Dossiers referentes ao Programa Eurodisseia .Processos de emissão de comunicados de imprensa .Processos de celebração de contratos referentes a programas

comunitários de estágios profissionais .Processos de elaboração de anúncios .Processos de análise de convites para participação em

eventos externos , .Processos de elaboração de orçamento do Gabinete de

Relações Exteriores e Marketing .Dossiers referentes à Comissão Regional para a Igualdade

no Trabalho e no Emprego .Colecção de folhetos informativos .Dossiers referentes à Rede de Interlocutores para a

Informação &Comunicação do FSE .

Dossiers de procedimentos do sistema de gestão da quali-dade .

Colecção de modelos de impressos a usar na DirecçãoRegional de Formação Profissional .

Faseactiva

2222222

22

222

2

2

2

2

2222

22

2

2

22

2

2

3

Fasesemiactiva

3935995

4

3

2

3

33

92

2

9

4

Destinofinal

EEECEEE

EC (b) (b)

CCC

E

E

E

C

EEE (b) (b)E

CE

E

C

C (b) (b)C

C

C

E

Observações



referência.

9596979899100

101102103104105106107108

109

110III112113

114115

116117118119120121122123

124

125126127128129130131

132

Enquadramentoorgãnico-funcional

Direcção de Serviços deFormação Profissional

Divisão de Coordenaçãoda Actividade Formativa


Colecção de relatórios de qualidade .Dossiers referentes à anãlise de inquéritos .Colecção de balanços da qualidade semestrais .Colecção de boletins de melhoria ..Dossiers referentes a objectivos gerais e especificos ..Colecção de painéis de indicadores de desempenho da

DRFP .Colecção de boletins de sugestões .Colecção de listas de distribuição de documentos ..Colecção de manuais da qualidade ..Colecção de planos de auditorias .Processos de avaliação dos fornecedores .Colecção de manuais de procedimentos ..Colecção de relatórios de auditorias .Colecção de actas das reuniões do Núcleo Executivo da

Qualidade ..Dossiers da formação interna da qualidade .

Colecção de horários dos cursos de formação .Colecção de cópias de certidões de habilitações ..Colecção de pautas de avaliação .Colecção de actas das reuniões de provas de aptidão profi-

ssional .Colecção de calendários de realização de provas ..Colecção de modelos de provas globais de aptidão profissio-

nal .Processos de homologação de cursos profissionais ..Colecção de relatórios de reuniões .Colecção de actas da Comissão Nacional de Aprendizagem..Processos de emissão de certificados de aptidão profissionalColecção de protocolos de circulação de documentos ..Colecção de requisições de material do armazém .Colecção de requisições de auditório : ..Colecção de relatórios de actividades do Centro de Recursos

em Conhecimento .Colecção de relatórios dos processos de selecção dos

candidatos a formandos .

Colecção de curriculos de candidatos a formadores .Processos individuais dos formadores requisitados ..Colecção de ofertas de prestação de serviços de formação .Colecção de fichas dos formadores .Processos de recrutamento de formadores externos ..Colecção de mapas das horas pagas aos formadores .Processos de publicação de anúncios de abertura de

concursos .Dossiers dos cursos da Direcção Regional de Formação

Profissional .

Faseactiva

32223

32222223

22

222

22

22322I2I

2

2

222222

2

2

Fasesemiactiva

33

332

22

2

299

9

99

99292

9

999999

9

9

Destinofinal

CCCEE

CEECEECE

CE (b) (b)

CE (a) (a)C

CE (a) (a)

E (a) (a)CCCE (a) (a)EEE

C

C (a) (a)

E (a) (a)CE (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)

Observ~


prazo de conservaçãoNúmerode

referência

133

134135136137138

139140141142143

144145146147

148

149

150151152

153154

155

156

157

158159160

EnquadramentoOrgânico-funcional

Divisão de Orientação eAcompanhamento

Divisão de Inserção naVida Activa


Colecção de fichas de registo de avaliação do sistema deaprendizagem ..

Processos de realização de visitas de estudo .Colecção de actas das reuniões de avaliação dos formandos..Colecção de pautas de avaliação .Colecção de requisições de vinhetas de transporte .Processos de actualização de dados do seguro de acidentes

pessoais dos formandos ..Processos de levantamento das necessidades de formadores ..Processos de certificação profissional de cabeleireiros .Colecção de provas de aptidão profissional ..Colecção de livros de ponto dos cursos ..Colecção de planos curriculares .

Dossiers sobre Medicina do Trabalho (Exames médicos) .Colecção de fichas de inscrição dos cursos da DRFP ..Colecção de fichas de identificação dos formandos ..Colecção de fichas de inscriçllo dos centros de formação do

continente .Processos de formandos que frequentam acções de formação

nos centros de formação do continente .Colecção de anúncios dos cursos da DRFP e outros ..

Colecção de fichas de inscrição de empresas ..Colecção mapas de assiduidade e tarefas ..Colecção de inquéritos sobre a formação prática em

contexto de trabalho ..Colecção de relatórios de rescisão de acordos de cooperaçãoColecção de mapas de resumo das despesas elegiveis nos

acordos de cooperação ..Colecção de folhas de cálculo das despesas elegíveis nos

acordos de cooperação ..Colecção de fichas de acompanhamento da situação dos

formandos .Colecção de mapas de dados sobre empresas que pretendem

colaborar com a DRFP ..Colecção de Acordos de Cooperação (Sistema de Formação)Colecção de relatórios dos inquéritos aos formandos .Processos de alteração dos dias de formação prática em

contexto de trabalho ..

Faseactiva

22222

222222

222

2

22

22

22

2

2

2

222

2

Fasesemiactiva

99999

999999

999

9

99

99

99

9

9

9

999

9

Destinofinal

E (a) (a)E (a) (a)CCE (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)CE (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)

Observações


Número Prazo de conservaçãode Enquadramento Série, subsérie documental Destino Observações

referênciaorgânico-funcional Fase Fase final

activa semiactiva

161 Colecção de mapas de controlo da assiduidade dos for-mandos................................................................................ 2 9 E (a) (a)

162 Processos de programação de cursos...................................... 2 9 E (a) (a)163 Colecção de mapas de colocação dos formandos em

empresas............................................................................. 2 9 E (a) (a)164 Colecção de fichas de avaliação dos formandos..................... 2 9 E (a) (a)165 Colecção de mapas de presença das reuniões de

apresentação dos tutores das empresas............................... 2 9 E (a) (a)166 Processos de remessa de dados estatísticos à Direcção

Regional de Planeamento e Recursos Educativos.............. 2 9 E (a) (a)

Divisão de ProjectosInovadores de Formação

167 Dossiers referentes aos Campeonatos das Profissões.......... 4 4 C (i) (i) Conservar por168 Dossiers referentes à Semana de Formação............................ 4 4 C (i) amostragem

Direcção de Serviços doFundo Social Europeu

169

170171172

173

174175176177178179180181

182

183184185186187188189190

Processos de candidaturas e renovações de Certificados deAptidão Pedagógica - CAP .

Processos de candidatura e certificações de formadores ..Processos de candidatura a bolsas de formação ..Dossiers do Departamento de Certificação do Instituto de

Emprego e Formação Profissional .Colecção de informações de estabelecimentos de formação

profissional ..Processos de candidaturas e certificações de formadores .Processos de emissão de declarações ..Colecção de pistas de controlo ..Processos de autorização de pagamentos .Colecção de pedidos de adiamento de saldo final ..Colecção de ordens de transferência .Colecção de mapas de reembolsos pagos mensais ..Colecção de mapas de pagamentos efectuados por rubrica

por ano económico .Colecção de mapas dos subsidios concedidos durante a

execução orçamental trimestrais .Processos de reconciliação bancárias ..Colecção de notas de crédito e débito bancários ..Processos de reposição de saldos de gerência .Colecção de mapas de controlo de execução orçamental .Colecção de mapas de relações das quantias a transferir ..Colecção de notificações de restituição de verbas .Dossiers referentes a contas de gerência .Colecção de declarações da segurança social e das finanças

das entidades financiadas .

222

2

22I22222

2

22222222

2

333

33299999

9

99999999

9

E (b) (b)E (b) (b)E (b) (b)

E (b) (b)

E (b) (b)E (b) (b)E (b) (b)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)



referência Enquadramentoorgânico-funcional

Série, subsérie documentalFase

activaFase

semiactiva

Destinofinal

Observações

191

192

193

194

195

196

197

198199

200201

202203

204

205

206207

208209

210

211212213214215216

217218

Direcção de ServiçosAdministrativos,

Financeiros ePatrimónio

Divisão de Gestão deRecursos Humanos

Colecção de relatórios anuais " A Madeira na UniãoEuropeia" .

Colecção de relatórios da Comissão de Acompanhamento doQuadro Comunitário de Apoio .

Processos de actualização da Avaliação Intercalar doPOPRAMIII .

Colecção de pedidos de pagamento intermédio no âmbito doPrograma Operacional Plurifundos da RAM ..

Colecção de informações sobre idoneidade e dividas deentidades apoiadas pelo Fundo Social Europeu ..

Colecção de convocatórias das reuniões da Comissão deAcompanhamento do Quadro Comunitário de Apoio..........

Colecção de actas das reuniões da Comissão deAcompanhamento do Quadro Comunitário de Apoio ..

Dossiers da Comissão de Acompanhamento POPRAM III .Colecção de fichas de acompanhamento de Programa

Quadro Comunitário de Apoio III ..Dossiers do Instituto de Gestão do Fundo Social Europeu .Colecção de informações mensais sobre execução

financeira. .Colecção de informações mensais acumuladas .Colecção de informações sobre valores acumulados em

saldo anual .Colecção de mapas de gestão de devedores do Fundo Social

Europeu ..Colecção de pedidos de financiamento ao Fundo Social

Europeu ..Colecção de mapas de candidaturas de cursos aprovados .Colecção de circulares normativas do Instituto de Emprego

e Formação Profissional ..Processos de autorização excepcionais para formadores .Colecção de pareceres do Instituto de Emprego e Formação

Profissional ..Colecção de declarações de entrega de candidatura a

certificado de aptidão pedagógica .Colecção de mapas de formadores da Bolsa de Formadores..Processos de homologação de cursos profissionais .Colecção de relatórios de visitas de acompanhamento .Processos de acreditação de entidades formadoras .Colecção de chaves de imputação .Colecção de relatórios de auditorias realizadas a entidades

formadoras .

Colecção de matrizes de competências ..Dossiers de legislação ..

2

2

2

2

2

2

22

22

22

2

2

22

22

2

232222

2

2(c)

3

9

9

9

9

99

99

99

9

9

99

9

3

2295

(g)9

(g)

3

E (b) (b)

E (b) (b)

C

E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)E (a) (a)

E (b) (b)E (b) (b)

E (b) (b)

E (b) (b)E (b) (b)E (c) (c)E (a) (a)C (g) Enquanto a ins-E (a) tituição existir

E (g)

EC (b) (b)


Númerode

referência Enquadramentoorgânico-funcional

Série, subsérie documentalPrazo de conservação

Fase Faseactiva semiactiva

Destinofinal Observações

219220221222223224225226227228229230231232

233234

235

236

237

238239240241242243244245246247248249250251252

Divisão deAprovisionamento e

Gestão de Stocks

Divisão de CoordenaçãoFinanceira de Projectos

DepartamentoAdministrativo

Processos de inscrição em acções de formação .Colecção de ofertas de prestação de serviços de formação .Colecção de mapas de assiduidade .Processos individuais .Processos de concurso de recrutamento e selecção de pessoalColecção de livros de ponto .Colecção de mapas de férias .Colecção de listas de antiguidade .Colecção de mapas de progressão de escalão ..Colecção de termos de posse e aceitação ..Dossiers referentes a prestações familiares e ADSE .Colecção de programas ocupacionais ..Dossiers referentes ao programa "Jovens em Formação" ..Colecção de requisições ao armazém ..

Processos de empreitadas e obras públicas ..Processos de aquisição de bens e serviços ..

Processos de processamento de encargos obrigatórios comformandos .

Processos de processamento de despesas referentes àsacções de formação profissional ..

Processos de processamento de despesas referentes à gestãodo Fundo Social Europeu (Assistência Técnica) .

Copiador de oficios .Copiador de faxes e e-mails ..Copiador de notas internas ..Copiadores de informações ..Copiadores de circulares ..Colecção de requisições de anúncios ..Colecção de requsições de auditório/salas ..Colecção de talões de aceitação ..Processos de requisição de trabalhos tipográficos .Colecção de mapas de controlo repográfico ..Colecção de mapas de registo de telefonemas .Colecção de mapas de controlo do uso do chaveiro .Colecção de mapas de controlo do movimento de viaturas ..Colecção de mapas de controlo de entrada e saída de pessoasColecção de relatórios de ocorrências ..

223

3333232322

22

2

2

2

22222II22IIIIII

322

222I2I2I9

99

9

9

9

2222222222

EEECEEEEECEEEE

EE

E (a) (a)

E (a) (a)

E (a) (a)

CCCCCEEEEEEEEEE


Número Prazo de conservaçãode Enquadramento Série, subsérie documental Destino Observaçõesreferência

orgânico-funcional Fase: Fase fmalactiva semiactiva

Direcçli.o de Serviços deEstatfstieas, Estudos e

Avaliaçli.o

253 Colecção de inquéritos ............................................. 5 - C254 Processos de fornecimento de informações para base de 2 3 E

dados comunitária............................................................... (c) - E(b) (b)255 Dossiers referentes a workshops e Seminários.......................256 Dossiers das reuniões da Estrutura Consultiva de

Estatísticas, do Trabalho, Emprego e Formação (c) - E (b) (b)Profissional.........................................................................

257 Colecção de relatórios de síntese de inquéritos à atitude dos 3 - Ccolaboradores......................................................................

Abreviaturas:

c - Conservacão permanenteE - EliminaçãoPIDDAR - Plano de Investimento e Desenvolvimento da Administração RegionalPOPRAM - Programa Operacional Plurifundos da Região Autónoma da

MadeiraFSE - Fundo Social EuropeuDRFP - Direccão Regional de Formacão Profissional

(a) Conservar enquanto actualizado(b) AllÓs encerramento do Quadro Comunitário de Apoio a que digam

respeito(c) Conservar enquanto útil(d) Informação recuperável nos orocessos individuais dos funcionárioslformandos(e) Eliminar após conclusão do curso por parte do formando(i; Conservar por amostragem(g) Enquanto a instituição existir

2 - s i número 133 secretarias regionais do turismo...

Documents