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Referência completa para citação:FREITAS (H.) e KLADIS (C. M.). Da informação à política informacional dasorganizações: um quadro conceitual. São Paulo - SP: RAP, v. 29, n. 03, Junho-Setembro 1995, p. 73-86

DA INFORMAÇÃO À POLÍTICA INFORMACIONAL DASORGANIZAÇÕES: um quadro conceitual *

Henrique M. R. de Freitas- Professor Adjunto do PPGA/UFRGS e Pesquisador CNPq; Doutor "nouveau

régime" em gestão de Sistemas de Informação e de Decisão pela UniversitéPierre Mendès France (Grenoble, França).

Constantin Metaxa Kladis- Especialista em informática, PRODASEN; Mestre em Administração,

PPGA/UFRGS.

Endereço para contato:PPGA/UFRGS Av. João Pessoa, 52 - Sala 1190.040-000 - Porto Alegre - RS

e-mail: [email protected]

Resumo: A informação na sociedade moderna é um bem de extrema

importância, sendo um dos fatores responsáveis pela sobrevivência dasorganizações e, quando bem gerenciado, um forte fator de vantagem competitiva.É importante que os profissionais ligados à esta área, sejam os elementosvinculados diretamente à área da informática ou os usuários, tenham de forma

clara e inequívoca, o conhecimento de certos conceitos.Neste artigo, trata-se de alguns conceitos básicos da informação e de suapotencial vantagem competitiva, comentando-se a questão da política deinformação dentro das organizações.

* Trabalho realizado pelo GESID (Grupo de Estudos em Sistemas de Informações e de Apoio à

Decisão) PPGA/UFRGS, com financiamento parcial do CNPq e da FAPERGS. Os alunos MarcosV. da Cunha Jr., Leila Dickow Ricardo Formighieri de Bem e Andrea R. Franceschini, todos

bolsistas IC/CNPq, cooperaram com esta pesquisa. Os autores agradecem as orientações e oapoio fundamental dos professores João Luiz Becker e Paulo Cesar D. Motta, ambos doPPGA/UFRGS.

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Palavras-Chave:Dados, Informações, Sistemas de Informações, Vantagem Competitiva,

Política de Informação.

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Abstract:

In modern society, information is a good of extreme importance becouse it isone of the factors responsible for organizations survival and, when well managed, astrong factor for competitive advantages. It is important that the professionals in thisarea, be they those straight linked to information processing on those on the end-user, ought know and grasp some concepts in a clear and unequivocal way.

In this paper, some of the information basic concepts about and their potential competitive advantages, as well as organizations information policies arediscussed.

Keywords:

Data, information, Information Systems, Competitive Advantage, InformationPolicy.

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DA INFORMAÇÃO À POLÍTICA INFORMACIONAL DASORGANIZAÇÕES: um quadro conceitual

1. Introdução A importância da informação dentro das organizações aumenta de acordo

com o crescimento da complexidade da sociedade e das organizações. Em todosos níveis organizacionais (operacional, tático e estratégico) a informação é umrecurso fundamental. A forma com que a informação é trabalhada, de acordo como nível organizacional em que irá circular, deve ser observada, sob o risco de, nomomento em que o usuário estiver envolvido em determinado processo decisório,ser-lhe fornecido apenas "ruído". A eficácia no tratamento da informação depende,em grande parte, da forma com que ele é administrado e do bom entendimento decertos conceitos e relações. Não é concebível que um importante e "caro" recurso,não seja tratado com um grau de seriedade e competência, que assegure àorganização, na figura dos usuários, um bom suporte informacional.

Este artigo foi escrito com a intenção de fornecer a acadêmicos eprofissionais ligados à área de sistemas de informações, conceitos básicos, masde fundamental importância, para a consecução de seus objetivos. Inicialmente, adiferença entre dados e informação é estabelecida. Em seguida é discutido o atualestado da relação entre a sociedade e a informação. Logo após, a informação édiscutida em relação a suas fontes, seus requisitos são definidos de acordo com onível administrativo que deverá dar ou receber suporte e os seus atributos sãoapresentados de forma sucinta. Finalmente, comenta-se sobre o significadoestratégico da informação e as diferentes políticas de informações que podem ser exercidas dentro das organizações. Desta forma, alguns dos principais conceitosrelativos à informação na organização são discutidos.

2. Dados e informaçõesMuitas vezes, os termos dados e informações são usados

indistintamente, quando na verdade designam dois diferentes conceitos. Quando aquestão se refere à tomada de decisão e a sistemas de informações, a definiçãodestes termos é importante porque traduzem diferentes idéias. Segundo Murdick eMunson (1988, p.147), a distinção entre dados e informações é importante porquepermite definir separadamente a necessidade das bases de dados e asnecessidades de informação dos gerentes. Isto feito é possível fornecer ao gerenteinformações e não dados. Vários são os conceitos de dados existentes naliteratura:

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"..pode-se entender o dado como um elemento da informação(um conjunto de letras ou dígitos) que, tomado isoladamente, nãotransmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém umsignificado intrínseco" (Bio, 1991, p.29);

"Os dados se compõem de símbolos e experiência-estímulosque não são relevantes para o comportamento em um determinadomomento" (Murdick e Munson, 1988, p.147);

"Dado pode ser considerado como uma informação empotencial" (Nichols, 1969, p.9);

"Os dados, como matéria-prima para a informação, se definemcomo grupos de símbolos não aleatórios que representamquantidades, ações, objetos etc." (Davis e Olson, 1987, p.209);

"Dados são materiais brutos que precisam ser manipulados ecolocados em um contexto compreensivo antes de se tornaremúteis" (Burch e Strater, 1974, p.23).

Embora dados sejam ingredientes importantes, eles de “per si” nãoproduzem informações relevantes e oportunas. A organização pode possuir abundância de dados, mas pode ser limitada em extrair, filtrar e apresentar fatospertinentes que supram as necessidades do tomador de decisão. Ou seja, aorganização deve construir sistemas de informações que permitam uma racionaltransformação dos dados em informações, subsidiando o processo de tomada dedecisão para, desta forma, contribuir para um melhor desenvolvimento do processodecisório (Bio, 1991). Vários são os conceitos de informação existentes naliteratura:

"As informações consistem em estímulos que, em forma designos, desencadeiam o comportamento" (Murdick e Munson,1988, p.147);

"A informação é a correspondência dos elementos de umproblema com os signos guardados na memória ou com osprovenientes do ambiente" (Murdick e Munson, 1988, p.148);

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"Informação é um dado processado de uma forma que ésignificativa para o usuário e que tem valor real ou percebido paradecisões correntes ou posteriores" (Davis, 1974, p.32);

"Informação é um dado que foi processado de uma formasignificativa para o receptor e seu valor é real ou percebido nomomento, ou em ações prospectivas nas decisões" (Davis e Olson,1987, p.208);

"Informação é a agregação ou processamento dos dados queprovêem conhecimento ou inteligência" (Burch e Strater, 1974,p.23);

"A informação (na ciência do comportamento) é um signo ouconjunto de signos que impulsionam uma ação. Se distingue dedados porque dados não são estímulos de ação, massimplesmente cadeias de caracteres ou padrões seminterpretação" (Murdick e Munson, 1988, p.6).

A relação entre dados e informações é bastante estreita, embora designem

diferentes estados. Esta relação de proximidade e distinção é pertinentementeapresentada por Davis e Olson (1987, p.209): "Em síntese, os termos dadose informação com freqüência são utilizados em formas intercambiais, porém adistinção consiste no fato que os dados elementares são a matéria-prima paraprover a informação ".

Portanto, é importante que os responsáveis pelo desenvolvimento desistemas de informações tenham a consciência de que dados não possuemsignificados para o tomador de decisão. Somente após o tratamento destes dadospelos recursos informacionais disponíveis, estes poderão ser transformados eminformação e disponibilizados no momento e forma adequada para serem utilizadoscom eficiência pelo usuário.

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processo é cada vez mais vital para a empresa e deve ser controlado como todosos outros setores...".

A informação, como um precioso recurso para a organização, deve ser tratada de modo a contribuir efetivamente para a melhora dos resultadosorganizacionais. A organização necessita identificar onde encontrar as informaçõesrelevantes para o seu processo. Esta informação pode ser conseguida em fontesformais e fontes informais.

4. As fontes de informaçõesQuanto ao nível de formalização, pode-se classificar as informações como

formais ou informais. As informações formais são aquelas que tramitam peloscanais convencionais da organização ou entre organizações. Elas podem ser informações que são geradas dentro da organização ou podem ter sua origem nomeio ambiente, incluindo outras organizações (Murdick e Munson, 1988, p.547).Estas informações normalmente possuem a característica de ser bem estruturadas.Entre as informações formais que provêm do ambiente externo estão incluídas ascorrespondências entre organizações, comunicações de órgãos governamentais eas que tramitam em sistemas computacionais interligados.

As informações informais são aquelas que não possuem nenhum caráter oficial. Este tipo de informação é de um volume muito grande tem comocaracterística ser bastante desestruturada. Este tipo de informação, como asinformações formais, pode vir do ambiente ou de dentro da organização. Asinformações que provêm do ambiente chegam até os tomadores de decisão por meio de jornais, televisão, rádio, conversas com grupos informais, seminários,feiras, congressos etc. As informações informais de origem interna são recebidasde várias formas. Podem vir da conversa informal no restaurante da organização ouno café, podem ser percebidas pelas atitudes dos integrantes da organização oumesmo por meio de "fofocas organizacionais" (Mintzberg, 1975; Kotter, 1982a,1982b; Revista Exame, Jan./94). Braga (1987) comenta que, devido às

características culturais do povo brasileiro, as organizações utilizam largamente acomunicação verbal e os contatos pessoais como fontes de informação.

As informações formais, tanto de origem interna como externas, podem,mais facilmente integrar o sistema de informações da organização. A escolha dainclusão ou não destas informações, necessariamente passará pela análise decusto/benefício. As informações informais dificilmente podem ser incluídas nosistema de informações, em virtude de normalmente serem bastantedesestruturadas e frequëntemente terem pouca garantia quanto a sua integridade.

5. Requisitos de informações por nível administrativo

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Os requisitos de informações variam de acordo com o nível administrativoem que a decisão ocorre. Os gerentes nos níveis operacionais, táticos eestratégicos necessitam de sistemas de informações com diferentescaracterísticas.

Os gerentes operacionais necessitam primordialmente de informações deorigem interna, detalhada, sendo bastante precisas e atuais, referindo-se,normalmente, a acontecimentos passados. Estas informações normalmente sãoperiódicas, muitas vezes tendo datas estabelecidas para sua divulgação. Autilização da informação é bem definida a uma determinada situação. Para osgerentes do nível operacional as informações externas normalmente possuemmenor valor.

Os gerentes no nível estratégico, por sua vez, geralmente precisam

informações resumidas, apresentadas na forma de quadros, tabelas ou gráficos.Como estes gerentes tomam decisões mais abrangentes, precisam conhecer ocontexto em que a organização está inserida. Portanto, as informaçõesprovenientes do meio ambiente lhes interessam bastante. Estas informações nãoprecisam ser muito exatas e atuais. A utilização desta informação é esporádica.Necessitam de informações de natureza preditiva para que possam planejar edecidir sobre como a organização deve se comportar para que tenha uma melhor performance.

Os gerentes no nível tático possuem necessidade de informações comcaracterísticas que se situam entre as informações necessárias aos gerentes donível operacional e aos gerentes do nível estratégico.

Os requisitos de informações são bastante diferentes, principalmente entreos níveis operacionais e estratégicos. O quadro estabelecido por Gorry e Morton(1971) demonstra esta diferença de uma maneira bastante clara.

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Interna

Detalhada

Pouco freqüente

Necessita ser atual

Bem definida

Futura

Baixa

Antiguidade da informação

Horizonte de planejamento

Fonte da informação

Nível de agregação

Exatidão requerida

Alcance da informação

Freqüência de uso

Externa

Agregada

Pode ser antiga

Histórica

Muito freqüente

Nível Estratégico Nível Tático Nível Operacional

Muito ampla

Alta

Figura 2 - Características da informação quanto ao nível administrativo

(Gorry e Morton, 1971, p.59).

6. Atributos da informação As informações fornecidas por um sistema de informações deve atender a

alguns atributos da informação para que possam ser significativas no momento datomada de decisão. Quando estes atributos não são observados, a própriaeficiência do sistema começa a ser questionada. Murdick e Munson (1988, p.149),Davis e Olson (1987) e Davis (1974) elencam estes atributos:

finalidade - a informação necessita ter uma finalidade quando étransmitida para um sistema de informações ou para uma pessoa.Caso contrário, ela deixa de ser informação para ser apenas umruído;modo e formato - o ser humano se comunica por meio dos cincosentidos e, em suas atividades dentro da organização, principalmentepela audição e visão em conversas ou leitura de relatórios, gráficosou telas. A forma com que os sistemas recebem ou forneceminformações é muito importante para a realização de seus objetivos;redundância e eficiência - a redundância é uma forma de se garantir contra os erros de comunicação. A eficiência na linguagem dos dadosé o complemento da redundância: Eficiência = 1 - Redundância;velocidade - a velocidade de recepção ou transmissão da informação

é o tempo gasto para se entender um determinado problema. Os

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seres humanos possuem baixa velocidade em receber, armazenar outransmitir informações;freqüência - a freqüência com que se recebe ou transmite ainformação é um indicador de seu valor. Entretanto, a alta freqüênciada informação pode sobrecarregar o receptor;determinística ou probabilística - a informação probabilísticaadmite um conjunto de resultados possíveis com suas probabilidadescorrespondentes, enquanto que as determinísticas normalmenteadmitem apenas um resultado;custo - toda informação possui um custo. O responsável pelossistemas de informações e os gerentes devem avaliar o valor dainformação e o seu custo;

valor - o valor de uma informação é muito difícil de se determinar edepende muito de outras características como modo, velocidade,freqüência, características determinísticas ou probabilísticas,confiabilidade e validade;confiabilidade e precisão - em uma estimativa estatística, o valor real do parâmetro ficará dentro de um determinado período. Casoeste período seja diminuído, aumenta-se a precisão diminuindo-se aconfiabilidade. Caso contrário, diminui-se a precisão e aumenta-se a

confiabilidade;exatidão - mede a proximidade de um número com o que deveriaser;validade - mede o grau em que representa o que deveriarepresentar;atualidade - designa a antigüidade da informação;densidade - indica o volume de informação presente em um relatórioou tela;corretiva - se vem para corrigir uma informação passada; econfirmatória - quando confirma uma informação já existente.

Além destes atributos, é necessário que a informação seja relevantepara a situação. De nada adianta que a informação possua todos os atributoscitados, se não é pertinente à situação que o decisor está enfrentando.

Bio (1991, p.45) comenta a importância destas características em relação àtomada de decisão: "a essência do planejamento é a tomada de decisões. Essa,por sua vez, depende de informações oportunas, de conteúdo adequado econfiável."

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A observação dos atributos de informação, tanto para a construção, quantopara a avaliação de sistemas de informações é fundamental. A não observaçãodestes atributos muito provavelmente resultará no fracasso do sistema.

7. Significado estratégico da informação As organizações estão inseridas em um mercado instável e competitivo,onde as ameaças e oportunidades aparecem muito rapidamente. Segundo Porter eMillar (1985, p.155), cinco forças básicas influenciam a competitividade daempresa:

a rivalidade entre os concorrentes já existentes no mercado;a ameaça da entrada de novos concorrentes no mercado;o poder de negociação dos compradores;o poder de negociação dos fornecedores; ea ameaça da entrada no mercado de novos produtos ou serviços.

Para auxiliar as organizações a sobreviver e prosperar neste ambiente, ainformação é um dos elementos cruciais e para isso elas precisam ter comosuporte uma adequada tecnologia de informação. Para Porter e Millar (1985), emtodas as organizações, a tecnologia da informação se caracteriza como umavantagem competitiva, tanto no que se refere ao custo, quanto no que se refere àdiferenciação do produto ou serviço.

Entretanto, nem todos os executivos estão conscientes desta importância.Mendes (1987) aponta que os altos executivos das empresas brasileiras nãoparticipam das definições estratégicas relacionadas à tecnologia da informaçãoque, para muitos, continua sendo uma caixa preta.

Um dos motivos para o baixo envolvimento destes executivos foi a utilizaçãonão muito satisfatória da informática, sendo utilizada basicamente para auxiliar atividades burocráticas. Kini (1993, p.43) Leva a questão para os gerentes dasáreas de informática. Aponta uma pesquisa que mostra que "embora 97% dos

gerentes das áreas de informática acreditem que a tecnologia da informação podedar vantagem competitiva, apenas 19% institucionalizaram tais sistemas".

Oliveira e Grajew (1987, p.190), concordam com esta crítica em relação àpolítica de informática, porém acreditam que este quadro esteja mudando,principalmente com relação à utilização dos recursos de informática:

"recentemente, no entanto, nota-se uma tendência cada vez maisnítida de se utilizar a informática como ferramenta competitiva,remodelando o padrão de competição dos negócios em que é

aplicada, bem como uma reconfiguração do perfil básico dasorganizações, com achatamento da pirâmide hierárquica e

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remoção dos níveis intermediários, que são filtros entre asoperações".

Apesar dos problemas relacionados com a tecnologia da informação eutilização dos recursos da informática, a importância competitiva da informação éconsenso entre vários autores. Para Davenport et al. (1992, p.53), os executivos já perceberam esta importância: "durante a década passada, várias organizaçõesentenderam que a informação é um de seus mais críticos recursos sendo que ogrande acesso e utilização e o aumento de sua qualidade é a chave para aumentar a performance do negócio". Esta opinião também é compartilhada por Brancheaue Wetherbe (1987), onde acrescentam que os administradores de sistemas deinformações, estão se preocupando principalmente com a utilização da informação

em questões estratégicas. Kini (1993, p.42) salienta que as informações utilizadasem questões estratégicas é um fator que aumenta a vantagem competitiva dasorganizações.

Acredita-se que a importância da informação para a gestão competitiva dasempresas é indiscutível. O entendimento desta questão pela organização, eprincipalmente pelos gerentes, varia de contexto para contexto. Alguns fatores,como experiências anteriores negativas, falta de recursos tecnológicos,desconhecimento e cultura organizacional, dificultam o entendimento da

informação como um fator competitivo. Organizações que conseguem trabalhar ainformação de uma forma satisfatória certamente terão maior competitividade.Porter e Millar (1985, p. 160) retratam adequadamente a questão da informaçãocomo fator de competitividade:

"A importância da revolução da informação não está em discussão. A questão não é se tecnologia da informação vai ter um impactosignificante na posição competitiva da empresa. A questão équando e como o impacto vai acontecer. Empresas que sepreparam com o poder da tecnologia da informação estarão nocontrole dos eventos. Empresas que não se prepararam serãoforçadas a aceitar as mudanças que os outros iniciaram e estarãoem desvantagem competitiva."

Apesar dos problemas relacionados com a tecnologia da informação eutilização dos recursos da informática, a importância competitiva da informação éconsenso entre vários autores. Para Davenport et al. (1992, p.53), os executivos já perceberam esta importância: "durante a década passada, várias organizaçõesentenderam que a informação é um de seus mais críticos recursos sendo que o

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grande acesso e utilização e o aumento de sua qualidade é a chave para aumentar a performance do negócio".

A competitividade do mercado está sempre exigindo dos competidoresrespostas rápidas e eficientes. A informação é, sem dúvida, um importante fator dediferenciação. A velha frase "informação é poder" deve ser complementada com"informação é vantagem competitiva".

8. Política de informação A política de informação existente na organização vai influenciar as

características dos sistemas de informações utilizados pelos gerentes. A políticade informação deve estar em acordo com a estratégia geral da organização. Devehaver sincronismo entre o planejamento estratégico da organização e sua políticade informação. Mendes (1987, p.175) registra:

"... a Informática tem participado intensamente na empresamoderna para o cumprimento de suas estratégias. Isto é, ela podese vincular diretamente com os objetivos da organização. Os altosexecutivos, responsáveis únicos pela formulação de taisestratégias, necessitam pois participar igualmente na definição dasestratégias de informática".

A organização deve definir sua política geral de informática para que,mediante a racionalização dos recursos, possa tirar melhor proveito da informação,visando melhorar sua performance e alcançar seus objetivos de uma forma maiseficaz. Davenport et al (1992) definem cinco tipos de política de informação:

utópico tecnocrático - a forte abordagem técnica como soluçãopara todos os problemas. Enfoca fortemente a modelagem ecategorização da informação e está sempre atenta a novastecnologias de software e de hardware;anárquico - inexistência de qualquer política de gerenciamento de

informação. Os indivíduos determinam seus próprios sistemas deinformações e a forma de gerenciá-los;feudalista - o gerenciamento da informação por unidades ou funçõesindividuais, que definem suas próprias necessidades de informações,reportando somente parte das informações para a organização;monárquico - o gerenciamento da informação é ditado pelo líder daorganização que define o sistema de informações e o nível de acessodos demais componentes da organização; e

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federalista - o gerenciamento da informação é feito com aparticipação de determinados elementos da organização. O objetivo éque a política seja determinada como resultado do consenso.

Estes tipos de política de informação podem ser usados na definição dapolítica e na identificação das políticas já adotadas pela organização.

Todos estes tipos de política possuem vantagens e desvantagens e aescolha da organização deve ser baseada no contexto em que ela está inserida enas perspectivas futuras. A empresa pode optar pela implantação de uma políticahíbrida que agregue mais de um diferente tipo. Entretanto, sua implantação é umprocesso complexo e difícil, exigindo um grande esforço. Davenport et al (1992,p.64) registram:

"Efetivamente o gerenciamento da política da informação requer uma mudança na cultura organizacional, novas tecnologias e nemnovos executivos sozinhos são suficientes para fazer istoacontecer. O gerenciamento da informação precisa que todos osgerentes apoiem e muitos participem. Eles precisam ver ainformação como elemento importante para seus sucessos,estando dispostos a gastarem tempo e energia negociando paraencontrar suas necessidades de informação."

A organização, principalmente os responsáveis pelas suas decisõesestratégicas, precisa pensar na informação como um de seus mais importantescomponentes. Furlan (1991, p.6) comenta que o planejamento estratégico dossistemas de informações deve estar contido no próprio planejamento estratégico daorganização. Martin (1991, p.14-15) inclui o planejamento estratégico deinformações no topo de seu modelo de pirâmide das fases da metodologia deengenharia da informação. O autor (p.111) comenta que "o plano estratégico deinformações retrata as funções básicas da organização e gera um modelo de altonível da empresa, seus departamentos, suas funções e seus dados". Torres (1991),e também Kugler e Fernandes (1984) concordam com a integração doplanejamento da informação. Torres (p.53) alerta que o planejamento dainformática deve atentar para três preocupações básicas:

qual é a filosofia de informações que a empresa deseja perseguir,incluindo o grau de disseminação de recursos pretendido, aautonomia desejada para as áreas (em termos de sistemas deinformações, entre outros aspectos);

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como as tecnologias de informações podem contribuir para ummelhor posicionamento estratégico, econômico e organizacional paraa empresa; ecomo a empresa deve tratar a sua evolução , em termos deatualização e capacitação permanente quanto às tecnologias deinformações.

A organização não pode correr o risco de investir em recursos, sejam eleshumanos, de software ou de hardware, sem um planejamento adequado quecontemple a organização como um todo. O trabalho de informatização deve ser feito de maneira integrada e, mesmo que conduzido de forma gradativa, ossubprojetos de informatização necessitam estar integrados e correlacionados,

compondo um projeto global.

9. Conclusão A relação entre a organização e a informação é bastante estreita. A

influência da qualidade da informação disponível na organização é muito grande,daí a preocupação crescente com a administração deste "recurso". A atenção queos gerentes e técnicos envolvidos no processo de administração da informaçãodeve ter com as características dos atributos da informação é fundamental paradispor de um recurso que possa contribuir para que a organização alcance os seusobjetivos. A forma com que a informação será tratada determinará sua condiçãoem relação à competitividade. Daí a importância do estabelecimento de umapolítica de informação adequada ao contexto organizacional.

A organização e a sociedade precisam ter consciência da importância dainformação, seja no que tange à produção de bens e serviços ou na formaçãocultural e social. Neste artigo, tentou-se discutir alguns conceitos que possuemfundamental importância para a sociedade, as organizações e para os indivíduosenvolvidos com sistemas de informações. É difícil admitir que indivíduos ligados aeste tipo de atividade, seja no campo profissional ou no campo acadêmico,consigam conduzir seus trabalhos sem um bom conhecimento dos elementos queintegram o contexto organizacional e de informação.

Acredita-se que este trabalho sirva para orientar, principalmente os iniciantesda área de sistemas de informações, para pontos considerados cruciais, seja pelasimples leitura do documento ou pela bibliografia aqui indicada.

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