12 passos para planejar um projetopor Thiago Reis em Projetos Tamanho da fonte: Maior Menor Hits: 3419 Increver-se para receber atualizaes Imprimir More Sharing Services+ Compartilhar 27Mai3419

Conferir listas um trabalho que fazemos sempre no nosso dia a dia, para cada tarefa. Desde a compra no mercado s operaes feitas por um piloto antes de decolar, precisamos estar atentos para cumprir determinada rotina. No entanto, poucas so as pessoas que trabalham com checklist, importante aliado para o cumprimento das etapas. Afinal, o mais fundamental de planejar um projeto conferir sempre o que falta para ele ser concludo. O que no estiver ocorrendo de acordo com o planejado dever ser anotado em um checklist dirio.O checklist fundamental para as etapas crticas de um planejamento. Listamos nesse post 12 atividades para que o seu planejamento seja uma referncia para novos gerentes e um lembrete para os colaboradores mais experientes. recomendvel verificar esses passos constantemente para se certificar de que nenhuma etapa importante foi perdida.1 . Defina o escopoO que precisa ser concludo? Essa a principal questo ao se analisar um projeto. Por isso, definir o escopo talvez seja a mais importante etapa. Esse escopo precisa estar claro, articulando e definindo o projeto, apontando qual a sua importncia, revelando o que precisa ser realizado em cada etapa e o tempo de execuo previsto para cada atividade.2 . Identifique os apoiadores do seu projetoUm bom projeto definido deve ter patrocinadores ou partes interessadas os stakeholders. Para esses dois grupos, a concluso do projeto importante. Por isso, preciso deixar claro quem so essas pessoas. Alm de financiar o projeto, elas podem ter a influncia necessria para manter o trabalho em uma situao de crise. Esse grupo de pessoas precisa saber tudo o que est ocorrendo, tanto as boas quanto as ms notcias. O interesse de patrocinadores e stakeholders importante para definir o caminho do projeto.3 . Determine os recursos que esto disponveisSempre com o acompanhamento do escopo, definido na primeira etapa, preciso ter com clareza quais os recursos necessrios para completar o projeto. Eles so de carter tcnico? preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento? Os colaboradores necessrios j esto no local de trabalho e disponveis ou precisam ser empregados ou contratados? Isso lhe dar uma boa noo sobre o que precisar ser feito para preencher eventuais faltas de recursos.4 . Verifique o cronogramaUma parte fundamental no planejamento de um projeto entender qual o cronograma associado a cada etapa. O escopo e os recursos disponveis devem trazer informaes de quanto tempo ser necessrio para concluir o projeto. No entanto, essas informaes geralmente precisam ser atualizadas. Presses do mercado, por exemplo, podem adiantar o prazo, como o caso de interesse de um importante cliente para a rea comercial. Novas tecnologias tambm podem forar a mudana de prazo. Por essas e outras razes, preciso determinar se uma mudana nos prazos ser vivel com os recursos disponveis. Ideias criativas so um grande aliado nesse caso. Explicamos em um post anterior por que o seu projeto precisa de um cronograma realista, confira aqui.5 . Liste as grandes etapasMonte a sua Estrutura Analtica do Projeto (EAP). Enquanto a EAP repartida em entregas, servios, hbridos, etc., voc precisa comear a pensar que essas atividades precisam caminhar juntas at o mais alto nvel dessa hierarquia. Isso lhe ajudar a determinar se voc tem capturado o grande quadro sobre o que precisa ser feito para completar um projeto.6 . Quebre em pequenas etapasAps determinar quais so as grandes etapas, preciso que elas sejam quebradas em pequenas etapas, dividindo as tarefas entre as equipes. Por exemplo, uma das grandes etapas pode ser a Documentao Completa. As pequenas etapas seriam ento compostas por entregas ao longo das linhas de Manuais Tcnicos, Notas de Verso e Manual de Treinamento. Isso pode ser quebrado ainda mais em Escrever o Manual, Design do Manual e Imprimir o Manual. Esse processo ajuda a garantir que cada entrega receba seu visto para concluso.7 . Desenvolva um plano preliminarChegando neste ponto, voc sabe o que o projeto , quanto tempo voc tem para faz-lo, os recursos que esto disponveis e, em linhas gerais, o que precisa ser feito. O prximo passo desenvolver um plano preliminar. Esta a sua primeira tentativa de combinar as datas, entregas e recursos. a hora de identificar dependncias e inclu-las em um plano preliminar. Por que ainda no definitivo? No momento que sua equipe coloca os olhos nele, sero identificadas diversas imperfeies. o que ocorre na prxima etapa.8 . Crie seu plano de projeto baseCom o plano preliminar pronto, preciso o feedback da equipe. Revise-o com os principais colaboradores, expondo seu pensamento e ouvindo suas ideias. Eles iro reconhecer reas que voc talvez tenha deixado passar, que podem ser tecnicamente impossveis ou talvez conflitar ou beneficiar alguma outra iniciativa em andamento. Junte tudo, pondere cada sugesto e ento desenvolva a verso 1.0 do seu plano de projeto.9 . Faa ajustes, refine o projetoAgora, o seu projeto est em uma fase avanada. Reflita com base na realidade como est cada passo. As coisas esto indo bem? Esto atrasadas? Faa ajustes de maneira adequada. Refinar o planejamento de um projeto pode ajudar na execuo de tarefas, trazendo mais recursos para conclu-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.10 . Monitore o progressoO progresso precisar ser algo constantemente monitorado em uma base diria. O plano est correndo bem? As questes esto sendo abordadas e resolvidas em tempo hbil? funo de um gerente de projetos incluir como o progresso e o sucesso sero monitorados durante toda a durao do projeto.11 . Documente tudoAo se planejar um projeto, preciso ter a clara noo de que as coisas vo ser diferentes do que previsto no plano inicial. Certifique-se de prosseguir com essas alteraes por escrito, com a documentao atualizada. No h nada pior do que um gerente de projetos ou um gerente perceber que estava trabalhando na verso errada do documento de especificao ou do cronograma do projeto e encontrar-se separado de onde o resto da equipe estava indo.12 . Mantenha todos atualizadosFinalmente, voc precisa incluir mecanismos no seu plano de projeto que ir manter todos atualizados. Pode ser desde uma simples mensagem est tudo bem ou at uma chamada de conferncia de emergncia a fim de resolver um problema que acabou de surgir. No deixe o plano de comunicao ao acaso. Os colaboradores precisam saber o que est ocorrendo.Caso no tenham a informao que determinada etapa precisa de auxlio, fica praticamente impossvel poderem ajudar no que for necessrio.Aqui esto 12 fcies etapas necessrias para planejar um projeto. Cumprir cada etapa com ateno ajuda a conduzir o projeto por um bom caminho, alcanando os objetivos almejados. um bom ponto de partida para ter certeza de que seu projeto chegue ao final da estrada so e salvo, no acha?