12ª inspetoria de contabilidade e finanÇas do exÉrcito

12ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO

CARTILHA DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL (TCE) –TEORIA E PRÁTICA NO E-TCE

Manaus – AM 2019

Cartilha de Tomada de Contas Especial (TCE) - Teoria e Prática no e-TCE – 12ª ICFEx – Nov 2019 1/32

A presente cartilha foi elaborada pela 12ª Inspetoria de Contabilidade e Finanças doExército (12ª ICFEx), com a finalidade de orientar e auxiliar os agentes da administração sobre aTomada de Contas Especial (TCE), sua teoria e prática no sistema e-TCE, desde sua instauração atéo encaminhamento do processo à ICFEx.

Elaborado por:1º Ten Júlia Corrêa Jorge – Auxiliar da 2ª Seção

Revisado por:Maj Jorge Rodrigo Faria – Resp Pelo Chefe da 2ª Seção

Aprovado por:Cel Marcelo Luiz Almeida de Jesus – Chefe da 12ª ICFEx

Cartilha de Tomada de Contas Especial (TCE) - Teoria e Prática no e-TCE – 12ª ICFEx – Set 2019 2/32

APRESENTAÇÃO

Tomada de Contas Especial (TCE) é um processo formalizado, com rito próprio, que visaapurar responsabilidade por omissão ou irregularidade no dever de prestar contas ou por danocausado ao erário; sua finalidade é a apuração dos fatos, a identificação dos responsáveis, aquantificação do dano e a obtenção do respectivo ressarcimento. (Glossário de termos de Controleexterno TCU – 2017).

Antes da instauração da TCE as autoridades administrativas competentes deverão adotarmedidas administrativas internas para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis,quantificação do dano e obtenção do ressarcimento, incluindo a expedição de notificação aosresponsáveis, observados as Normas para Apuração de Irregularidades Administrativas e osprincípios norteadores dos processos administrativos.

No âmbito do Exército, a Portaria nº 1324-Cmt Ex, de 04 de outubro de 2017, aprovou asNormas para Apuração de Irregularidades Administrativas (EB10-N-13.007), e a Portaria nº 424-Cmt Ex, de 27 de março de 2019, aprovou as Normas para Realização de Tomada de ContasEspecial EB10-N-13.008.

O Tribunal de Contas da União (TCU) em sua Portaria nº 122, de 20 de abril de 2018,dispõe sobre o sistema informatizado de Tomadas de Contas Especial (Sistema e-TCE). Nestesistema tramita toda a documentação referente ao processo, assim como o parecer do controleinterno e a posteriormente decisão do TCU referente a TCE.

O prazo para a realização da TCE será estabelecido na portaria de instauração da TCE edeverá observar o limite máximo de 90 (noventa) dias, contados da instauração, para oencaminhamento do processo à unidade de controle interno de vinculação. (art. 20 da Port nº 424-Cmt Ex/19)


SumárioIntrodução.............................................................................................................................................51. Prazo para instauração......................................................................................................................52. Pressupostos para instauração da TCE.............................................................................................53. Competências e Registros das informações nos sistemas de controle..............................................7

3.1 Competências do Chefe da equipe encarregada da TCE...........................................................74. Trâmite do processo no SISADE......................................................................................................8

4.1 Cadastro da Portaria...................................................................................................................94.2 Inserir informação de TCE no processo de origem.................................................................10

5. Trâmite do processo no sistema e-TCE..........................................................................................115.1 Acesso ao sistema e-TCE.........................................................................................................115.2 Cadastro do Dirigente Máximo, perfil “Instaurador”..............................................................125.3 Cadastro do perfil “Operador”.................................................................................................135.4 Perfil “Operador”.....................................................................................................................16

5.4.1 Instaurar uma nova TCE..................................................................................................165.4.2 Preenchimento dos dados no Sistema e-TCE...................................................................16

5.4.2.1 Dados da TCE...........................................................................................................175.4.2.2 Dados do objeto........................................................................................................195.42.3 Documentos comprobatórios.....................................................................................19

a. Converter documentos em PDF pesquisável...............................................................21b. Informar o tipo de documento na inserção..................................................................23c. Reordenar os documentos comprobatórios..................................................................24d. Remover documentos..................................................................................................26e. Outros aspectos relevantes...........................................................................................26

5.4.2.4 Responsáveis............................................................................................................285.4.2.5 Irregularidades..........................................................................................................285.4.2.6 Débito.......................................................................................................................295.4.2.7 Relatório do tomador de contas................................................................................295.4.2.8 Confirmação (envio para a ICFEx)..........................................................................30

6. Tabela de Prazos da TCE para a OM..............................................................................................307. Fluxo dos trabalhos da TCE...........................................................................................................31Referências.........................................................................................................................................32


Introdução

Conforme a Portaria nº 1.324-Cmt Ex, de 4 de outubro de 2017, a sindicância deverá seradotada como procedimento padrão para a apuração e ressarcimento na ocorrência de fatos ou daprática de atos de qualquer natureza que contenham indícios de dano ao erário, sendo o Comandante(Cmt), Chefe (Ch) ou Diretor (Dir) da Organização Militar(OM), a autoridade administrativacompetente para instaurá-la, sob pena de responsabilidade solidária caso não o faça,imediatamente, adotar medidas administrativas para caracterização ou elisão do dano, apuração dosfatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano e obtenção do ressarcimento,observados os princípios norteadores dos processos administrativos.

A Portaria nº 424-Cmt Ex, de 27 de março de 2019, complementa que, esgotadas asmedidas administrativas para caracterização e elisão do dano, observado o prazo de 180 (cento eoitenta) dias, e subsistindo os pressupostos para instauração de TCE, deverá ser providenciada aimediata instauração.

Na instauração da TCE, bem como a tramitação e autuação desse tipo de processo deve serrealizada pelo sistema e-TCE em conformidade com o Art 2 da Portaria nº 122-TCU, de 20 de abrilde 2018, o Sistema e-TCE tem por objetivo a instauração, a tramitação e a autuação de processosde tomada de contas especial (TCE).

Assim, esta cartilha foi elaborada com o objetivo de apresentar e esclarecer os aspectosmais relevantes relacionados ao assunto TCE, de forma a facilitar a execução e o encaminhamentodo procedimento para os exames dos órgãos de controle, de acordo com a legislação atualizadasobre o tema.

1. Prazo para instauração

O Art 6º, Port nº 424-Cmt Ex, 27 MAR 19, normatiza que a instauração da TCE nãopoderá exceder o prazo de 180 (cento e oitenta) dias, a contar:

I - nos casos de omissão no dever de prestar contas, do primeiro dia subsequente aovencimento do prazo para apresentação da prestação de contas;

II - nos casos em que os elementos constantes das contas apresentadas não permitirem aconclusão de que a aplicação dos recursos observou as normas pertinentes e/ou atingiu os finscolimados, da data-limite para análise da prestação de contas; e

III - nos demais casos, da data do evento ilegal, ilegítimo ou antieconômico, quandoconhecida, ou da data da ciência do fato pela administração.

2. Pressupostos para instauração da TCE

O Art 7º da Port nº 424-Cmt Ex, 27 MAR 19, afirma que é pressuposto para a instauraçãode TCE a existência de elementos fáticos e jurídicos que indiquem a omissão no dever de prestarcontas e/ou o dano ou indício de dano ao erário e complementa no paragrafo único os elementosque a portaria de instauração da TCE deve conter. Dessa forma, podemos traçar um paralelo e


afirmar que antes da instauração da TCE os seguintes elementos já devem ser de conhecimento daadministração:

I - os agentes públicos omissos ou os supostos responsáveis (pessoas físicas e jurídicas )pelos atos que teriam dado causa ao dano ou indício de dano identificado;

II - a descrição detalhada da situação que teria dado origem ao dano ou indício de dano aser apurado, lastreada em documentos, narrativas e outros elementos probatórios que deemsuporte à comprovação de sua ocorrência;

III - o exame da adequação das informações contidas em pareceres ou relatórios deagentes públicos, quanto à identificação e quantificação do dano ou indício de dano; e

IV - a evidenciação da relação entre a situação que teria dado origem ao dano ou indíciode dano a ser apurado e a conduta da pessoa física ou jurídica supostamente responsável pelodever de ressarcir os cofres públicos.

E o Art 8º, da mesma portaria, informa os casos de dispensa da instauração de TCE, quaissejam:

I - quando o valor original do débito, sem atualização monetária, for inferior aR$100.000,00 (cem mil reais) ou à quantia posteriormente fixada pelo TCU, mediante atonormativo ,para esse efeito.

II - houver transcorrido prazo superior a 10 (dez) anos, entre a data provável deocorrência do dano e a primeira notificação dos responsáveis pela autoridade administrativacompetente.

Quanto ao valor, o Art 8º traz também dois parágrafos importantes, quais sejam: §1º A dispensa de instauração de TCE de valor inferior ao estabelecido no inciso I do

caput não se aplica aos casos em que a soma dos débitos de um mesmo responsável atingir oreferido valor. - R$100.000,00 (cem mil reais);

§2º No caso de o fator gerador do dano ao erário ser anterior a 1º de janeiro de2017, ovalor original deverá ser atualizado monetariamente até esta data.

Em resumo, abre-se TCE quando os seguintes pressupostos existem:

✔ se passarem 180 (cento e oitenta) da data da ciência do fato sem a elisão do dano;

✔ a administração esgotar as medidas administrativas para a elisão do dano, ou seja,quando souber: quem são o(s) responsável(s) pelo dano, descrição detalhada da situação que teriadado origem ao dano, identificação e quantificação do dano e nexo de casualidade entre o dano e oresponsável;

✔ quando o valor original do débito, com atualização monetária for maior ou igual R$100.000,00 (cem mil reais) ou quando a soma dos débitos de um mesmo responsável atingir valormaior ou igual R$ 100.000,00 (cem mil reais); e

✔ não houver transcorrido 10 (dez) anos, entre a data provável de ocorrência do dano e aprimeira notificação dos responsáveis.


3. Competências e Registros das informações nos sistemas de controle

Após verificado o prazo de 180 (cento e oitenta) dias e atingido os pressupostos paraabertura da TCE, compete ao Dirigente Máximo da OM instaurar TCE, por iniciativa própria ou porrecomendação do Controle Interno, designar a equipe encarregada no âmbito da sua OM ou de OMsubordinada, publicando o respectivo ato em Boletim Interno de Acesso Restrito.

A portaria de instauração, Anexo A da Port 424, de 27 MAR 19, contém, entre outrasinformações:

✔ as medidas administrativas tomadas para caracterização e elisão do dano, podendo sersindicância ou outras, com descrição detalhada da situação que teria dado origem ao dano;

✔ Mariz de Responsabilidade anexa; e✔ a equipe designada.A equipe designada para a realização da TCE será composta por, no mínimo, 3 (três)

militares ou servidores civis subordinados à autoridade instauradora, sendo, no mínimo, 1 (um)oficial, desde que o mesmo não tenha vínculo direto ou indireto com o objeto do processo,conforme Art 14 da Port 424-Cmt Ex, 27 MAR 19.

O art 9° da Port 424-Cmt Ex, 27 MAR 19, dita as competências do Dirigente Máximo daOM, entre elas o registro em 4 (quatro) sistemas, Sistema de Acompanhamento de Dano ao Erário(SISADE), sistema informatizado de tomada de contas especial (Sistema e-TCE), Sistema Integradode Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI) e Cadastro Informativo de Créditos nãoQuitados do Setor Público (CADIN).

O SISADE e o Sistema e-TCE serão abordados nesta cartilha. Quanto ao CADIN, deve serprovidenciado a inclusão do nome do responsável ou a baixa da responsabilidade pelo débito. Sobreo SIAFI, utilizar a Macrofunção nº 021138 e a Cartilha de Contabilização de DiversosResponsáveis/5ª IFCEx.

3.1 Competências do Chefe da equipe encarregada da TCE

Conforme o Art 13 da Port 424-Cmt Ex, 27 MAR 19, compete ao Chefe da equipeencarregada da TCE:

I - autuar o processo de TCE;

II - estabelecer contato prévio com a unidade de controle interno de vinculação;

III - expedir notificação para comunicação da instauração da TCE, cobrança do débito epara oportunizar a apresentação por escrito de justificativas, conforme Anexo H, imediatamenteapós a publicação da portaria de instauração da TCE ou, durante o processo de TCE, após aidentificação de novo responsável;

IV - distribuir as tarefas, orientar a condução dos trabalhos, realizar as ligações, direta ouindiretamente com todos os envolvidos e adotar outras providências que se fizerem necessárias;

V - elaborar e organizar o processo de TCE de acordo com estas Normas; (Normas para aRealização de Tomada de Contas Especial EB10-N-13.008 7/55)

VI - analisar as justificativas apresentadas pelos responsáveis;


VII - elaborar o Relatório da TCE e os documentos complementares, para posteriorencaminhamento do processo à unidade de controle interno de vinculação, independentemente deretorno de notificação encaminhada ao responsável;

VIII - expedir notificação aos responsáveis para a cobrança do débito, conforme Anexo I,após a elaboração do Relatório da TCE, independentemente do prazo limite para o envio da TCE àunidade de controle interno de vinculação;

(...)

IX - apresentar a TCE à autoridade responsável pela instauração, para as providênciascabíveis.

Parágrafo único. As notificações de que tratam os incisos III e VIII poderão ser remetidasao endereço residencial dos responsáveis com o retorno do Aviso de Recebimento (AR) ou outromeio que assegure a certeza da ciência do interessado.

A notificação para a comunicação da instauração da TCE que trata o inciso III erelacionada a Matriz de Responsabilização anexa à portaria de instauração

4. Trâmite do processo no SISADE

O SISADE é uma ferramenta de acompanhamento dos processos de apuração deirregularidades com indícios de Danos ao Erário ocorridos dentro da Instituição (IPM, Sindicância,PA e TCE); sua regulamentação encontra amparo na Portaria nº 1.324-Cmt Ex/17, e o manual deutilização do sistema encontra-se disponível no link: https://10.166.68.31/ajuda/ajuda_id32.pdf.

O Art 9º da Port 424, 27 MAR 19, define como competência do Dirigente Máximo manteras informações sobre as medidas administrativas adotadas para caracterização ou elisão do dano,cadastradas, organizadas e atualizadas no SISADE.


https://10.166.68.31/ajuda/ajuda_id32.pdf

4.1 Cadastro da Portaria

A portaria de instauração de TCE deve ser cadastrada e acompanhada no SISADE,conforme item II. Cadastrar, do manual.


4.2 Inserir informação de TCE no processo de origemApós instaurar a TCE é importante atualizar o processo de origem conforme item 11.

Inserir Informação de TCE, do manual. Primeiramente consultando o processo de origem:

Depois, dentre as opções de consultas, selecione o processo no qual será inserida ainformação de TCE.Feita a seleção, clique em “Exibir Resultado”. Selecionado o processo, escolhaa ação “Inserir Informação de TCE”.


Registre no campo “Cadastro de Informação de TCE” o nº e a data da portaria que originoua TCE.

5. Trâmite do processo no sistema e-TCE

O processo de TCE tramita exclusivamente através do Sistema e-TCE e possui, em todasas abas de preenchimento, a composição e organização do processo descrita no capítulo XI da Port424-Cmt Ex, 27 MAR 19.

5.1 Acesso ao sistema e-TCE

A partir da publicação da portaria de instauração da TCE no Boletim Interno da OM oDirigente Máximo possui o prazo de 5 (cinco) dias para o início da inserção de dados da TCE nosistema e-TCE.

Para este procedimento é necessário que o Dirigente Máximo adote as medidas

administrativas para a obtenção do perfil “instaurador” no sistema e-TCE, conforme os passos aseguir:

✔ Dirigente Máximo e seu substituto (2º oficial mais antigo da UG) devem realizar ocadastro de usuário externo no site do TCU, através do portal do TCU no linkhttps://portal.tcu.gov.br/inicio/, clicando em “Login” e depois em “Cadastre-se” ou direto no linkhttps://siga.apps.tcu.gov.br/novo_cadastro.html?lang=pt.

✔ Após castrado no portal do TCU solicitar perfil “instaurador” para a ICFEx por meio deDIEx, com as seguintes informações:

CPF (*) Nome Completo Idt OM instauradora da TCE (nome e CODUG) CNPJ e-mail funcional

(*) Titular e substituto


https://siga.apps.tcu.gov.br/novo_cadastro.html?lang=pt

https://portal.tcu.gov.br/inicio/

✔ Transcorrido 5 dias do envio do DIEx para a ICFEx de vinculação, o DirigenteMáximo deverá acessar o Sistema e-TCE para verificar se já possui o perfil de instaurador. Em casode problemas, contatar a ICFEx.

5.2 Cadastro do Dirigente Máximo, perfil “Instaurador”

O Dirigente Máximo, após devidamente cadastrado e possuir o perfil “instaurador”,acessará o sistema por meio do portal do TCU https://portal.tcu.gov.br/inicio/ em “serviços econsultas” ou através do link direto: https://portal.tcu.gov.br/fiscalizacao-e-controle/prestacao-de-contas/tomada-de-contas-especial/. ou https://tce.apps.tcu.gov.br/login


https://tce.apps.tcu.gov.br/login

https://portal.tcu.gov.br/fiscalizacao-e-controle/prestacao-de-contas/tomada-de-contas-especial/

https://portal.tcu.gov.br/fiscalizacao-e-controle/prestacao-de-contas/tomada-de-contas-especial/

No âmbito da Unidade existem dois perfis, quais sejam:

Instaurador: detém a competência para inserir dados e documentos atinentes à TCE,inserir o relatório do tomador de contas, encaminhar processo à instância seguinte, bem comoconceder perfil de operador em sua unidade.

Operador: responsável pela inserção dos dados requeridos pelo sistema e dos documentosatinentes à TCE.

5.3 Cadastro do perfil “Operador”

Após acesso ao sistema, o militar com perfil “instaurador” poderá selecionar o “operador”,ou seja, o militar responsável pela inserção de dados, que poderá ser o chefe da equipe designadapara a realização da TCE (tomador de contas). Cabe lembrar que este militar deverá estarcadastrado no portal do TCU:


1º Passo: Tela inicial para cadastro do operador:

2º Passo: Escolha de operações, escolher “Gerenciar Perfil”:


3º Passo: Preencher campos de “Perfil” e “Unidade Instauradora”:

4º Passo: Preencher CPF do militar que será operador e que já possui cadastro prévio deusuário externo ao TCU no portal do TCU:


5.4 Perfil “Operador”

5.4.1 Instaurar uma nova TCE

Para instaurar nova TCE, basta pressionar o botão vermelho com os dizeres “INICIARINSTAURAÇÃO”

5.4.2 Preenchimento dos dados no Sistema e-TCE

Após clicar no botão vermelho com os dizeres “INICIAR INSTAURAÇÃO”, apareceráabas de preenchimento para “Dados da TCE”, “Dados o objeto”, “Documentos comprobatórios”,“Responsáveis”, “Irregularidades”, “Débito”, “Relatório do tomador de contas” e “Confirmação”.Neste último passo “8”, ao confirmar a instauração da TCE, esta já é disponibilizada,automaticamente, para instância do controle interno.


5.4.2.1 Dados da TCE

Preencher todas as informações solicitadas nos campos:

✔ Origem dos recursos: vale ressaltar que o sistema está organizado de acordo com aorigem dos recursos objeto da TCE, conforme consta na Lista de Origens de Valores Reclamadosem TCE constante do anexo III da DN - TCU nº 155/2016:

✔ Data de início da contagem do prazo de instauração: Data da portaria de instauraçãopublicada no BAR

✔ Código da UG responsável pela Instauração: Preencher com o código de UGE(executora) para as OM com autonomia administrativa e código de UG Custos no caso da OMresponsável pela instauração não possuir autonomia.

✔ Motivo da instauração: o sistema está organizado de acordo com a lista de motivos deinstauração de TCE, conforme consta na Lista do anexo II da DN - TCU nº 155/2016:


✔ Iniciativa da instauração: se foi pelo Comandante do Exército, Dirigente Máximo daOrganização Militar (OM), por determinação do TCU ou por recomendação/solicitação do controleinterno.

✔ Nome da UG responsável pela instauração: nome completo da UG

✔ Detalhamento do motivo: conforme a Letra B do Anexo II da DN – TCU nº 155/2016,

✔ Número do processo administrativo da TCE na origem: o número único do processo(NUP) de TCE gerado pelo SPED

✔ Data de determinação da instauração: data do documento o qual o Comandante doExército, o TCU ou o controle interno determinaram a instauração, ou a própria data da portaria deinstauração no caso da terminação ter sido pelo Dirigente Máximo da Organização Militar (OM.

Após o preenchimento dos dados acima o sistema cria um “rascunho de instauração salvo”,abrindo a possibilidade de salvar os dados da instauração da TCE para continuar o procedimentodepois. Isso é útil tanto para quem não deseja concluir a instauração naquele momento, comotambém, para os usuários com perfil “operador da unidade instauradora” que não podem instaurarTCE por completo. Nestes casos, o sistema trata como rascunho de instauração salvo.

Para concluir a instauração da TCE, o usuário com o perfil “instaurador” deve clicar norascunho de instauração destacado e escolher a TCE desejada para continuar instauração.


5.4.2.2 Dados do objeto

No campo “CNPJ da entidade ou órgão de onde ocorreu o dano”, preenche-se com o CNPJda OM onde ocorreu o dano, caso a OM onde ocorreu o dano não possua CNPJ, deverá serinformado o CNPJ da UG de vinculação correspondente, sendo necessário, nesse caso, indicar nocampo “Descrição do Objeto” a OM vinculada onde ocorreu o dano.

5.42.3 Documentos comprobatórios

Nessa aba é possível fazer upload dos documentos comprobatórios da TCE e tipificá-los.Lembrando que o Art 17 da Port 424-Cmt Ex, 27 MAR 19, lista a composição dos documentos queintegram o processo de TCE, conforme segue:

Art. 17. Integram o processo de TCE:

I - índice contendo a descrição dos principais documentos;

II - Relatório da TCE (Anexos C e D);

III - Ficha de Qualificação do Responsável (Anexo F);

IV - cópia integral do processo de transferência de recursos, juntamente com a prestaçãode contas, quando for o caso;

V - Demonstrativo Financeiro do Débito (Anexo G),

VI - cópia da folha do Boletim Interno de Acesso Restrito que publicou a instauração daTCE e a designação da equipe encarregada;


VII - cópia do Relatório e da Solução da Sindicância e, se for ocaso, do Inquérito PolicialMilitar (IPM), acompanhado de cópia dos documentos que caracterizam a responsabilidadeapurada;

VIII - cópias das fichas financeiras ou outros comprovantes de recolhimento quandohouver ressarcimento parcial dos valores devidos;

IX - decisões da Justiça que venham a auxiliar a análise e/ou conclusão da TCE, se for ocaso;

X - Matriz de Responsabilização para os responsáveis identificados no processo,elaborada conforme modelo (Anexo E);

XI - cópia das notificações remetidas aos responsáveis, antes e durante a TCE,acompanhadas dos respectivos avisos de recebimento ou de qualquer outro documento quedemonstre a ciência dos responsáveis, conforme legislação vigente;

XII - justificativas apresentadas pelos responsáveis com as respectivas análises;

XIII - nos casos de recursos concedidos mediante convênios, contratos de repasse, termode compromisso ou instrumentos congêneres, devem ser apresentadas, conforme o caso, cópias dosseguintes documentos:

a) pareceres técnicos e financeiros de avaliação do plano de trabalho ou da propostaapresentada pelo interessado;

b) plano de trabalho aprovado, acompanhado da especificação do bem a ser produzido,construído ou adquirido ou do serviço a ser prestado, conforme o caso, do cronograma deexecução físico-financeira e da planilha orçamentária, ou documento equivalente, comdetalhamento das metas, etapas ou fases e respectivos custos;

c) parecer jurídico sobre a minuta do instrumento que formalizou a transferência;

d) instrumento que formalizou a transferência e respectivos termos aditivos;

e) pareceres emitidos acerca da execução física do objeto e do atendimento aos objetivosda avença;

f) relatório técnico de monitoramento e de avaliação;

g) avaliação pela administração na qual demonstre que os objetivos e finalidadesinstitucionais e a capacidade técnica e operacional da organização da sociedade civil foramavaliados e são compatíveis com o objeto;

h) relatórios de fiscalização “in loco” do concedente;

i) relatórios da análise financeira ou da prestação de contas da transferência; e

j) consulta sobre a situação da transferência no SIAFI ou SICONV.

XIV - outros elementos que contribuam para a caracterização do dano e para aqualificação da responsabilidade.

Nesse sentido, tais elementos podem variar de acordo com a situação irregularidentificada. São documentos utilizados para demonstração da ocorrência de dano, entre outros:

a) ordens bancárias ou equivalente que demonstre a execução financeira;

b) notas de empenho ou equivalente que demonstre a execução orçamentária;


c) relação de pagamentos;

d) relatório de execução físico-financeira;

e) relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos, de serviços prestados, ou detreinados ou capacitados, conforme o caso, com a discriminação, por unidade de medida adotada,do que efetivamente foi executado;

f) comprovante de recolhimento de saldo de recursos;

g) extrato bancário da conta específica, desde a data do crédito dos recursos até oencerramento da movimentação;

h) notas fiscais ou outros comprovantes de despesas relacionadas com as irregularidadesapontadas;

i) cheques, comprovantes de transferência bancária ou outros documentos de débito,acompanhados da identificação dos respectivos beneficiários, sempre que forem necessários àevidenciação da irregularidade apontada;

j) relatórios de fiscalização do órgão ou entidade repassadora;

k) contrato firmado com a empresa contratada para a execução da obra ou serviço;

l) documento de atesto do recebimento da obra ou serviço, com expressa indicação do(s)responsável(eis) pela liquidação da despesa;

m)termo de recebimento definitivo da obra;

n) termos de homologação e de adjudicação do processo licitatório;

o) relatórios de auditoria e/ou fiscalização do Controle Interno, se houver; e

p) diligências e/ou acórdãos com determinação do TCU, se houver.

XV - certificado de auditoria emitido pelo CCIEx ou pela ICFEx, nos termos dos art. 11 e12 destas Normas, acompanhado do respectivo relatório de auditoria. XVI - parecer conclusivo doChefe do CCIEx;

XVII - pronunciamento do Cmt Ex; e

XVIII - Pronunciamento do Ministro de Estado da Defesa, atestando ter tomadoconhecimento do relatório da TCE e do parecer do Chefe do CCIEx.

a. Converter documentos em PDF pesquisável

Os documentos inseridos no sistema devem observar o formado Portable DocumentFormart (PDF) pesquisável. O sistema possui um conversor:


b. Informar o tipo de documento na inserção

Ao pressionar “Selecione o tipo de documento”, o sistema sugere prováveis tipos a partirdo nome do arquivo. Por exemplo, para o nome de arquivo “Aviso de recebimento.pdf”, o sistemajá sugere tipos relacionados a este nome, conforme a seguir.

Ao selecionar o tipo “Aviso de recebimento - AR”, o sistema já posiciona no próximoarquivo para tipificação e assim sucessivamente.

Caso o tipo de documento não seja nenhum dos sugeridos pelo sistema, é possível clicarem “As sugestões do e-TCE não foram boas? Clique aqui” e ao digitar parte do tipo,automaticamente, já são apresentados os tipos correspondentes.

No exemplo abaixo, informa-se “Instrum” e somente quatro tipos, que tem parte destetexto, são apresentados, facilitando assim a seleção adequada.

Na parte superior da tela, aparecem o número e o nome do arquivo para o usuário seposicionar a respeito de qual documento está tipificando.

Vale lembrar que a lista não é exaustiva e dispõe da opção “Outros” caso não se identifiquetipo mais adequado na listagem.


c. Reordenar os documentos comprobatórios

Vale ressaltar que a ordem de inserção destes documentos deve observar a ordem constantedo processo originário.

Para facilitar, o usuário já pode renomear os arquivos com número sequencial no início para auxiliar a ordenação e ao pressionar o botão “Abrir” tais documentos já são apresentados no sistema nesta ordem.

Neste mesmo passo, o usuário pode também retirar o arquivo que realizou o upload , pormeio do ícone da lixeira. Esta opção existe para todos os uploads de arquivos realizados no sistema.

Há também a possibilidade de reordenar os documentos comprobatórios. Para isso bastaclicar no número do documento que se deseja ordenar. No exemplo em questão, ao clicar no número“2”,abre a tela para informar a nova ordem “3” e, neste caso, o documento “Comprovante derecolhimento de saldo” irá ocupar a posição da “Declaração de realização dos objetivos” e vice-versa, conforme abaixo.


d. Remover documentos

Há a possibilidade de remover todos os documentos em um único clique na opção“Remover todos”.

e. Outros aspectos relevantes

1) Controle da malha de documentos obrigatórios

O sistema dispõe de controle de malha de tipos de documentos inseridos de acordo com aorigem dos recursos e tipo de instrumento. Se por exemplo, for identificado a falta de algum, aseguinte mensagem é exibida: “Os documentos abaixo são obrigatórios e não foram informados” eo usuário é obrigado a justificar a ausência dos documentos.

A ausência de documentos obrigatórios e de outras peças que fundamentam o Relatório daTCE, devem ser objeto de justificativa, embasada, em elementos que demonstrem as tentativas deobtenção da referida documentação


2) Arquivo inválido

Quando o sistema emite esta mensagem ao fazer o upload do arquivo, significa que aquantidade de texto no arquivo é insuficiente. Arquivos apenas com imagem não são aceitos nosistema. Pelo menos 70% do arquivo deve ser em formato textual, PDF – pesquisável.

3) Limite de tamanho do arquivo

No sistema só são permitidos arquivos de extensão “pdf” e com tamanho máximo de 10megabytes. Sugere-se particionar os documentos a serem anexados.


5.4.2.4 Responsáveis

Esta aba será preenchida primeiramente com os responsáveis indicados na Matriz deResponsabilização e outros que forem identificados durante o processo de TCE, tomando asinformações da Ficha de Qualificação do Responsável, Anexo F, da 424-Cmt Ex, 27 MAR 19.

Informa-se o tipo de responsável, CPF ou CNPJ e o sistema já busca na base de dados doTCU, caso não encontre, pesquisa na base da Receita Federal e ao encontrar preenche o nome. Estesistema também possui integração com o Sistema de Óbitos, preenche automaticamente o estado seé falecido ou não e permite informar dados do sucessor.

5.4.2.5 Irregularidades

Esta aba será preenchida com o fato irregular e a norma que foi infringida baseando-se naMatriz de Responsabilização, Anexo E, da 424-Cmt Ex, 27 MAR 19.


5.4.2.6 Débito

Neste campo informa-se o valor atualizado do débito e a data de atualização deste, além derealizar o upload do respectivo Demonstrativo Financeiro do Débito, Anexo G da 424-Cmt Ex, 27MAR 19.

5.4.2.7 Relatório do tomador de contas

Realizar o upload do Relatório da Tomada de Contas Especial, conforme modelos, Anexo Ce D, da Port 424-Cmt Ex, 27 MAR 19, este deverá estar datado e assinado por todos os integrantesda equipe de TCE, sendo inserido no formato PDF pesquisável .

Após a confecção do relatório não esquecer de expedir a Notificação de Cobrança aosresponsáveis pelo débito conforme Anexo I da 424-Cmt Ex, 27 MAR 19 e anexar aos documentoscomprobatórios.


5.4.2.8 Confirmação (envio para a ICFEx)

Por fim, o último passo exibe os principais dados da TCE e, dependendo do perfil do usuário, é possível instaurar a TCE e esta, automaticamente, torna-se disponível para o controle interno. Porém, há também as opções de “Continuar depois” ou “Enviar para revisão”. Em ambas, os dados da instauração ficam salvos e permanecem na instância do instaurador. No “Enviar para revisão” alguém no órgão instaurador revisa a TCE para depois encaminhá-la ao controle interno.

Em caso de encaminhamento da TCE ao controle interno, a seguinte mensagem é exibida “TCE instaurada com sucesso!”.

6. Tabela de Prazos da TCE para a OMProvidência Prazo A partir da (o) Fundamento

Publicação em BoletimInterno de AcessoRestrito a portaria deinstauração da TCE e aequipe encarregada.

Até 180 (cento eoitenta) dias corridos

data da ciência do fatopela administração

Art 6, 7, 8 e 9 da Portnº 424-Cmt Ex, 27MAR 19

Início da inserção dedados no Sistema e-TCE

5 (cinco) dias úteis ato que determinar ainstauração da TCE, nocaso, BAR

Art. 10 da Port 122-TCU, 20 ABR 18

Encaminhamento doprocesso à unidade decontrole interno devinculação (ICFEx)

90 (noventa) diascorridos

instauração Art. 20 da Port nº 424-Cmt Ex, 27 MAR 19


7. Fluxo dos trabalhos da TCE

Referências

• Decisão Normativa – TCU nº 155, de 23 de novembro de 2016, Regulamenta os incisos I,III, IV, V e VI do art. 17 da Instrução Normativa - TCU nº 71, de 28 de novembro de 2012,para detalhar peças, disponibilizar orientações para a adoção de medidas administrativas,estabelecer prioridades e procedimentos para a constituição e tramitação em meio eletrônicode processo de tomada de contas especial, e, ainda, fixar a forma de apresentação detomadas de contas especiais instauradas em razão de o somatório dos débitos perante ummesmo responsável atingir limite fixado para dispensa.

• Port nº 1.324-Cmt-Ex, de 4 OUT 17, Aprova as Normas para a Apuração de IrregularidadesAdministrativas (EB10-N-13.007) e dá outras providências.

• Portaria-TCU nº 122, de 20 ABR 18 (Sistema e-TCE), Dispõe sobre a implantação e aoperacionalização do sistema informatizado de tomada de contas especial (Sistema e-TCE)com amparo no §5 do art. 11 da Decisão Normativa – TCU nº 155, de 23 de novembro de2016.

• Portaria nº 424-Cmt-Ex, de 27 de março de 2019, Aprova as Normas para a Realização deTomada de Contas Especial (EB10-N-13.008), e dá outras providências.

• Tutorial do sistema e-TCE versão 1.3 – módulo do instaurador

Cartilha de Tomada de Contas Especial (TCE) - Teoria e Prática no e-TCE – 12ª ICFEx – Nov 2019 32/32

12ª inspetoria de contabilidade e finanÇas do exÉrcito

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