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Profª Zélia FreibergerProfª Zélia Freiberger

Introdução ao estudo dos Introdução ao estudo dos ArquivosArquivos

Roteiro para organizar ArquivosRoteiro para organizar Arquivos

Introdução ao estudo dos Introdução ao estudo dos ArquivosArquivos

Roteiro para organizar ArquivosRoteiro para organizar Arquivos

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Definição de arquivoDefinição de arquivo

O significado da palavra arquivo apareceu entre O significado da palavra arquivo apareceu entre os gregos nos séculos III ou II a.C. os gregos nos séculos III ou II a.C.

““Archeion” Archeion” palavra utilizada para designar o palavra utilizada para designar o palácio do governos.palácio do governos.

““Arch” Arch” significava comando, poder, autoridade.significava comando, poder, autoridade. ““Archivum” Archivum” palavra latina com o sentido de palavra latina com o sentido de

conjunto de documentos.conjunto de documentos.

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Rosseau, Couture, 1998 pag. 32-33, percebem dois Rosseau, Couture, 1998 pag. 32-33, percebem dois papéis históricos fundamentais exercidos pelo papéis históricos fundamentais exercidos pelo arquivo:arquivo:

Primeiro, o da necessidade para o exercício do Primeiro, o da necessidade para o exercício do poder. Os documentos eram produzidos e poder. Os documentos eram produzidos e conservados para as necessidades do governo e da conservados para as necessidades do governo e da administração do poder.administração do poder.

Segundo, o de prova, os gregos identificavam a Segundo, o de prova, os gregos identificavam a autenticidade dos documentos a partir do local onde autenticidade dos documentos a partir do local onde eles eram guardados, tradição observada na Roma eles eram guardados, tradição observada na Roma Antiga, onde os juristas destacavam o local como Antiga, onde os juristas destacavam o local como relevante para conferir a fé pública aos relevante para conferir a fé pública aos documentos. documentos.

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HistóricoHistórico

A partir do século XVI, os arquivos A partir do século XVI, os arquivos evoluíram sob a influência de três fatores: evoluíram sob a influência de três fatores: (Vanderlei, 2008 pág. 98);(Vanderlei, 2008 pág. 98);

1º - a especialização dos diferentes órgãos 1º - a especialização dos diferentes órgãos governamentais e administrativos em governamentais e administrativos em decorrência da consolidação do poder decorrência da consolidação do poder monárquico nos diferentes países;monárquico nos diferentes países;

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2º - O advento da investigação e o 2º - O advento da investigação e o desenvolvimento, no séc. XVIII, das desenvolvimento, no séc. XVIII, das pesquisas eruditas;pesquisas eruditas;

3º - O aparecimento de novas tecnologias de 3º - O aparecimento de novas tecnologias de comunicação de transmissão e de comunicação de transmissão e de documentação.documentação.

Percebe-se que esses dois últimos fatores Percebe-se que esses dois últimos fatores históricos não terminaram ainda, e na históricos não terminaram ainda, e na atualidade surge outro papel dos arquivos: o atualidade surge outro papel dos arquivos: o de fonte de investigação. de fonte de investigação.

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A partir da Segunda Guerra Mundial vários A partir da Segunda Guerra Mundial vários elementos têm contribuído para a abertura cada vez elementos têm contribuído para a abertura cada vez maior dos arquivos ao público, sendo: (Duchein, maior dos arquivos ao público, sendo: (Duchein, 1983)1983)

1. a transformação dos estudos históricos, que 1. a transformação dos estudos históricos, que passaram a versar cada vez mais sobre os passaram a versar cada vez mais sobre os assuntos que interessam às épocas recentes;assuntos que interessam às épocas recentes;

2. o desenvolvimento dos métodos quantitativos em 2. o desenvolvimento dos métodos quantitativos em história demográfica e econômica, que necessitam história demográfica e econômica, que necessitam consultar grandes massas de documentos para consultar grandes massas de documentos para extrair os dados quantitativos solicitados;extrair os dados quantitativos solicitados;

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3. o interesse pelos aspectos econômicos e 3. o interesse pelos aspectos econômicos e sociais do desenvolvimento histórico da sociais do desenvolvimento histórico da sociedade, exigindo pesquisa nos arquivos sociedade, exigindo pesquisa nos arquivos de empresas, sindicatos, associações;de empresas, sindicatos, associações;

4. a emergência progressiva, sobretudo a 4. a emergência progressiva, sobretudo a partir dos anos 60, da noção de direito à partir dos anos 60, da noção de direito à informação. Na atualidade o acesso aos informação. Na atualidade o acesso aos documentos é considerado não mais do documentos é considerado não mais do ponto de vista da pesquisa histórica ou ponto de vista da pesquisa histórica ou científica, mas como um direito de todo científica, mas como um direito de todo cidadão.cidadão.

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Arquivos PúblicosArquivos Públicos

Os arquivos públicosOs arquivos públicos são conjuntos de são conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência Distrito Federal e Municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. (Lei nº 8.159/91). e judiciárias. (Lei nº 8.159/91).

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Arquivos PrivadosArquivos Privados

Consideram-se Consideram-se arquivos privadosarquivos privados os os conjuntos de documentos produzidos ou conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Os em decorrência de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. história e desenvolvimento científico nacional. (Lei nº 8.159/91).(Lei nº 8.159/91).

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Idade dos ArquivosIdade dos Arquivos

Os arquivos também têm ciclo de vida que é Os arquivos também têm ciclo de vida que é contado a partir da produção do documento e do contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua freqüência de uso. sua produção e da sua freqüência de uso.

Essa fase se diz na arquivística que tem relação Essa fase se diz na arquivística que tem relação com a vigência do documento, a razão de ser da com a vigência do documento, a razão de ser da existência de um documento.existência de um documento.

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Teoria das Três IdadesTeoria das Três Idades

- - Correntes:Correntes: conjunto de documentos atuais, em conjunto de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas curso, que são objeto de consultas e pesquisas freqüentes.freqüentes.

- - Temporários:Temporários: conjunto de documentos oriundos conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários.depósitos temporários.

- - Permanentes:Permanentes: conjunto de documentos de valor conjunto de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.preservados indefinidamente.

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Acervos DocumentaisAcervos Documentais - - Bibliotecas:Bibliotecas: detentoras de coleção pública ou detentoras de coleção pública ou

privada de livros e documentos congêneres, privada de livros e documentos congêneres, organizada para estudo, leitura e consulta;organizada para estudo, leitura e consulta;

- - Central de documentação:Central de documentação: com funções com funções abrangentes possuem diversas finalidades que abrangentes possuem diversas finalidades que variam de acordo com os propósitos de sua criação. variam de acordo com os propósitos de sua criação. Funciona como uma central de informação para um Funciona como uma central de informação para um público determinado;público determinado;

- - Museu:Museu: estabelecimento permanente com vistas a estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, estudar, explorar de várias coletar, conservar, estudar, explorar de várias maneiras, e basicamente exibir para educação e maneiras, e basicamente exibir para educação e lazer, produtos da ação cultural humana.lazer, produtos da ação cultural humana.

Recomendações para a Recomendações para a construção de arquivosconstrução de arquivos

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Estrutura básica de um ArquivoEstrutura básica de um Arquivo

1. Recursos Humanos;1. Recursos Humanos; 2. Instalações;2. Instalações; 3. Recursos Materiais.3. Recursos Materiais.

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Recursos HumanosRecursos Humanos

1.1. Recursos HumanosRecursos Humanos: entende-se a : entende-se a responsabilidade de um servidor na execução das responsabilidade de um servidor na execução das operações de arquivos, tais comooperações de arquivos, tais como

Selecionar documentos;Selecionar documentos; Registrar documentos;Registrar documentos; Estabelecer o método de classificação;Estabelecer o método de classificação; Codificar documentos;Codificar documentos; Ordenar documentos;Ordenar documentos;

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Recursos HumanosRecursos Humanos

Arquivar documentos de acordo com o método Arquivar documentos de acordo com o método adotado;adotado;Conservar os documentos mantendo o arquivo Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado.organizado e atualizado.

Localizar documentos;Localizar documentos;Controlar a saída de documentos do arquivo;Controlar a saída de documentos do arquivo;Transferir e descartar documentos;Transferir e descartar documentos;Orientar e treinar usuários.Orientar e treinar usuários.

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Perfil do ArquivistaPerfil do Arquivista

Habilidade em lidar com o público;Habilidade em lidar com o público; Espírito metódico; Espírito metódico; Discernimento; Discernimento; Paciência e atenção; Paciência e atenção; Poder de análise e de crítica;Poder de análise e de crítica; Poder de síntese;Poder de síntese; Discrição, honestidade; Discrição, honestidade; Espírito de equipe; Espírito de equipe; Entusiasmo pelo trabalho.Entusiasmo pelo trabalho.

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InstalaçõesInstalações

A instalação dos arquivos requer análise dos seguintes A instalação dos arquivos requer análise dos seguintes aspectos:aspectos:

Localização – acessível, com capacidade de expansão e Localização – acessível, com capacidade de expansão e se volumoso deve ficar no andar térreo;se volumoso deve ficar no andar térreo;

Iluminação – ampla, mas difusa, não deve haver incidência Iluminação – ampla, mas difusa, não deve haver incidência direta do sol;direta do sol;

2020

Arejamento – ventilação natural, constante e Arejamento – ventilação natural, constante e regulável;regulável;

higienização – limpo, bem cuidado. Com higienização – limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica;dedetização periódica;

Disposição – espaço livre para locomoção, fácil Disposição – espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação do acervo;consulta e conservação do acervo;

Segurança – contra incêndio, roubo, infiltrações, Segurança – contra incêndio, roubo, infiltrações, etc.etc.

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EQUIPAMENTO EM EQUIPAMENTO EM ARQUIVÍSTICAARQUIVÍSTICA

Considera-se equipamento o conjunto de Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente materiais de consumo e permanente indispensáveis à realização do trabalho indispensáveis à realização do trabalho arquivístico.arquivístico.

Considera-se materiais de consumo aquele que Considera-se materiais de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.e outros.

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Recursos MateriaisRecursos Materiais

Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos que economize espaço, que permita arrumação produzidos que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos e que apresente capacidade de racional dos documentos e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente;expansão, seguro e resistente;

Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. intercaladoras, pastas A/Z ou outras.

As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos.

Observar também as etiquetas e projeções para que sejam Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.ideais.

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Acesse o link abaixo e leia as Acesse o link abaixo e leia as recomendações do CONARQrecomendações do CONARQ para a para a construção de arquivos.construção de arquivos.

http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Mhttp://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/recomenda.pdfedia/recomenda.pdf

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Mehttp://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_para_construodia/publicacoes/recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf_de_arquivos.pdf

Modelo de um Plano Modelo de um Plano ArquivísticoArquivístico

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Modelo de Plano ArquivísticoModelo de Plano Arquivístico

Segundo (PAES, 2005), o planejamento Segundo (PAES, 2005), o planejamento arquivístico consiste em estruturar o arquivo arquivístico consiste em estruturar o arquivo de forma que a documentação possa ser de forma que a documentação possa ser consultada e controlada pelo responsável.consultada e controlada pelo responsável.

2626

Estabelecimento de normas de Estabelecimento de normas de funcionamento,funcionamento,

Recursos humanos, Recursos humanos, Escolha das instalações e dos equipamentos, Escolha das instalações e dos equipamentos, Constituição de arquivos intermediário e Constituição de arquivos intermediário e

permanente, permanente, Recursos financeiros.Recursos financeiros.

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Modelo de Plano ArquivísticoModelo de Plano Arquivístico

Para a elaboração desse plano devem ser Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: considerados os seguintes elementos:

Posição do arquivo na estrutura da instituição, Posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralizaçãocentralização ou descentralização

Coordenação dos serviços de arquivo, Coordenação dos serviços de arquivo, Escolha de métodos de arquivamento adequados, Escolha de métodos de arquivamento adequados,

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Serviços de ArquivoServiços de Arquivo

Centralização;Centralização; Descentralização;Descentralização; Coordenação;Coordenação;

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CentralizaçãoCentralização

Por um sistema centralizado de arquivos Por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição, de documentos de movimentação e expedição, de documentos de uso corrente em um único local da estrutura uso corrente em um único local da estrutura organizacional, freqüentemente designado como organizacional, freqüentemente designado como protocolo e arquivo, comunicações e arquivo, ou protocolo e arquivo, comunicações e arquivo, ou outra denominação similar. outra denominação similar.

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DescentralizaçãoDescentralização O bom senso indica que a descentralização deve O bom senso indica que a descentralização deve

ser estabelecida levando-se em consideração as ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. grandes áreas de atividades de uma instituição.

Se tomarmos como exemplo de uma empresa Se tomarmos como exemplo de uma empresa estruturada em departamentos como Produção, estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transporte, podemos verificar Comercialização e Transporte, podemos verificar que a descentralização do arquivo é uma solução, que a descentralização do arquivo é uma solução, já que a descentralização facilita o fluxo de já que a descentralização facilita o fluxo de informações em cada Departamento.informações em cada Departamento.

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ImportanteImportante

É importante esclarecer de imediato que a É importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à descentralização se aplica apenas à fase fase corrente dos arquivos.corrente dos arquivos.

Em suas Em suas fases intermediária e fases intermediária e permanentepermanente os arquivos devem ser sempre os arquivos devem ser sempre centralizados.centralizados.

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CoordenaçãoCoordenação A coordenação terá por atribuições: A coordenação terá por atribuições: Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais, Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais, Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de

trabalho, de forma a manter a unidade de operação e trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais,eficiência do serviço dos arquivos setoriais,

Treinar pessoal especializado para que sejam Treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos, encarregados dos arquivos,

Promover reuniões com esse pessoal a fim de Promover reuniões com esse pessoal a fim de exame, debate e instruções sobre assunto de exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.interesse do sistema de arquivos.

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Rotinas de ArquivamentoRotinas de Arquivamento

Inspeção;Inspeção; Leitura;Leitura; Seleção;Seleção; Marcar hora e data;Marcar hora e data; Registro.Registro.

3434

InspeçãoInspeção

1. Inspeção: 1. Inspeção: consiste em verificar o destino consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo:de cada documento. Exemplo:

a) para arquivamento;a) para arquivamento; b) para solicitar informação;b) para solicitar informação; c) para verificar a existência de c) para verificar a existência de

antecedentes;antecedentes; d) em obediência a uma rotina, etc.d) em obediência a uma rotina, etc.

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LeituraLeitura

2. Leitura: 2. Leitura: cada documento deve ser lido cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu conteúdo e sob cuidadosamente para verificar seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado.que classificação deverá ser arquivado.

Nota: é de extrema importância a verificação do Nota: é de extrema importância a verificação do último despacho contido no documento para o último despacho contido no documento para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. devido cumprimento. Ex. Arquive-se.

Verificar também se há existência de anexos e Verificar também se há existência de anexos e se estes já estão inseridos no documento inicial.se estes já estão inseridos no documento inicial.

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Seleção dos DocumentosSeleção dos Documentos

3. Seleção: 3. Seleção: selecionar o material que será selecionar o material que será realmente arquivado, daquele que poderá realmente arquivado, daquele que poderá ser descartado imediatamente, sem prejuízo ser descartado imediatamente, sem prejuízo para a instituição (como cópias, para a instituição (como cópias, comunicados passageiros) etc.comunicados passageiros) etc.

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Registro do DocumentoRegistro do Documento

4. Marcar a hora e a data: 4. Marcar a hora e a data: de entrada do de entrada do documento no arquivo, para anular todas as documento no arquivo, para anular todas as possíveis controvérsias sobre a chegada do possíveis controvérsias sobre a chegada do documento no arquivo.documento no arquivo.

5. Registro: 5. Registro: registrar diariamente, em um livro ou registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado os documentos que darão sistema informatizado os documentos que darão entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o documento para facilitar a localização.que trata o documento para facilitar a localização.

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Resumo de hojeResumo de hoje Estudamos a respeito do histórico dos Estudamos a respeito do histórico dos

arquivos. arquivos. Vimos recomendações para a construção de Vimos recomendações para a construção de

arquivos e um modelo de plano arquivístico.arquivos e um modelo de plano arquivístico.