1 o sistema de controlo interno na administraÇÃo local antónio costa e silva dgtc 03/05/2010
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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA
ADMINISTRAÇÃO LOCAL
António Costa e SilvaDGTC
03/05/2010
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1. Âmbito;2. Necessidade;3. Conceitos;4. Consequências;5. Princípios gerais;6. Limitações;
Programa
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7. Responsabilidade;8. A importância do SCI na LOPTC;9. Responsabilidade financeira;10. Aspectos a considerar no SCI;11. Identificação de limitações e deficiências;12. Questionários de controlo interno
Programa
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1. Âmbito
Abordagem no contexto da administração pública e do
controlo externo do Tribunal de Contas
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CONTROLO EXTERNO
ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA
* Controlo Político
TRIBUNAL DE
CONTAS *
Controlo Financeiro
(técnico e jurisdicional)
CONTROLO INTERNO
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
3.º NÍVEL (controlo estratégico)
TUTELA
2.º NÍVEL
(controlo sectorial)
1.º NÍVEL
(controlo operacional) ENTIDADE Auto-controlo
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SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
2. Necessidade
Controlo Interno para quê???
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3. Conceitos
Planear Organizar Dirigir Coordenar Controlar
As funções da gestão
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CONTROLAR é procurar minimizar os efeitos
da exposição aos riscos e assegurar que, com
razoabilidade, são alcançados objectivos que
visam a salvaguarda da organização
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SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
SISTEMA
CONTROLO INTERNO
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SISTEMA
COMBINAÇÃO DE DIVERSAS PARTES QUE,COORDENADAS,
CONCORREM PARA CERTOFIM
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CONTROLO INTERNO
COMPREENDE O PLANO DE ORGANIZAÇÃO E TODOS OS MÉTODOS E MEDIDAS ADOPTADOS NUMA ORGANIZAÇÃO PARA SALVAGUARDAR OS SEUS ACTIVOS, GARANTIR A EXACTIDÃO E FIABILIDADE DOS DADOS CONTABILÍSTICOS, DESENVOLVER A EFICIÊNCIA NAS OPERA-ÇÕES E ESTIMULAR O SEGUIMENTO DAS PO-LÍTICAS ADMINISTRATIVAS PRESCRITAS
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CONTROLO INTERNO
É UMA FORMA DE ORGANIZAÇÃO QUE PRESSUPÕE A EXISTÊNCIA DE UM PLANO E DE
SISTEMAS COORDENADOS DESTINADOS A PREVENIR A OCORRÊNCIA DE ERROS E
IRREGULARIDADES OU A MINIMIZAR AS SUAS CONSEQUÊNCIAS E A MAXIMIZAR O DESEMPENHO DA ENTIDADE NO QUAL SE
INSERE
Manual de Auditoria e de Procedimentos do TC – Volume 1º, fls 53
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Visa assegurar:
A confiança e a integridade da informação; O acompanhamento das actividades do organismo; A salvaguarda dos activos; A confiança nas contas, registos e documentos de suporte; A utilização eficiente dos recursos; A confiança de terceiros O cumprimento das políticas, planos e normas; A realização dos objectivos estabelecidos.
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Com um sistema de controlo interno fraco corre-se o risco de:
As contas não reflectirem de forma apropriada e verdadeira a situação económica, financeira e patrimonial do organismo;
A utilização dos recursos humanos e materiais do organismo ser feita de modo não adequado.
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4. Consequências
Inexistência de SCI
ouSCI inadequado
ouSCI cristalizado
As contas não reflectirem de forma
apropriada e verdadeira a
situação económica, financeira e
patrimonial do organismo
A utilização dos recursos humanos e
materiais do organismo ser feita de modo não
adequado
Responsabilidade
financeira
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Um paradigma do controlo
A prestação de contas
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1. Contas organizadas pelos serviços;2. Controlo antes de apresentação ao executivo;3. Controlo do executivo;4. Aprovação das contas;5. Envio
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5. Princípios gerais
DEFINIÇÃO DE AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE
EXIGE UM ADEQUADO PLANO ORGANIZATIVO ONDE SE DEFINA COM RIGOR OS NÍVEIS DE AUTORIDADE E DE RESPONSABILIDADE EM RELAÇÃO A QUALQUER OPERAÇÃO
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SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES
IMPLICA SEPARAÇÃO DE FUNÇÕES INCOMPATÍVEIS ENTRE SI.
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CONTROLO DAS OPERAÇÕES
A VERIFICAÇÃO OU CONFERÊNCIA DAS OPERAÇÕESDEVE SER FEITA POR PESSOA(S) DIFERENTE(S) DA(S)
QUE INTERVEIO (OU INTERVIERAM) NA SUAREALIZAÇÃO OU REGISTO
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PESSOAL QUALIFICADO, COMPETENTE E RESPONSÁVEL
EXIGE PESSOAL TREINADO E QUALIFICADO TECNICAMENTE PARA AS FUNÇÕES QUE LHE
SEJAM ATRIBUÍDAS
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ROTAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS
REDUZ A OPORTUNIDADE DE FRAUDES E POSSIBILITA O SURGIMENTO DE NOVAS
IDEIAS DE TRABALHO, ELIMINANDO A ROTINA
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REGISTO METÓDICO DOS FACTOS
O REGISTO DAS OPERAÇÕES DEVE OBSERVARAS REGRAS APLICÁVEIS E BASEAR-SE EM
DOCUMENTAÇÃO ADEQUADA E FIDEDIGNA
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6. Limitações do SCI
A SEGREGAÇÃO DE FUNÇÕES DIFICULTA MAS NÃO EVITA O CONLUIO OU A
CUMPLICIDADE
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OS PODERES DE AUTORIZAÇÃO DE OPERAÇÕES PODEM SER USADOS DE FORMA
ABUSIVA OU ARBITRÁRIA
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OS MEMBROS DA GESTÃO PODEM LADEAR AS FORMAS DE CONTROLO POR SI
IMPLANTADAS
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A COMPETÊNCIA E INTEGRIDADE DO PESSOAL PODEM DETERIORAR-SE
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RELAÇÃO CUSTO/BENEFÍCIO DA IMPLEMENTAÇÃO DO SCI
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RISCO SEGURANÇA
VOLUME DECONTROLOS
CUSTO
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7. Responsabilidade
A QUEM INCUMBE?
NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.1
O sistema de controlo interno a adoptar pelas autarquias locais
engloba, designadamente, o plano de organização, políticas,
métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os
outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis
autárquicos....
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NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.3
O órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o
sistema de controlo interno adequado às actividades da
autarquia local, assegurando o seu acompanhamento e
avaliação permanente
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NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.4
Os órgãos executivo e deliberativo dos municípios com serviços municipalizados estabelecem procedimentos
de controlo específicos a incluir no sistema de
controlo interno destes serviços
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NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.7
O órgão deliberativo pode estabelecer dispositivos, pontuais
ou permanentes de fiscalização que permitam o exercício
adequado da sua competência
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NOS TERMOS DO POCAL – DL 54-A/99, DE 22/02 Ponto 2.9.8
Para efeitos do previsto no ponto 2.9.7, o órgão executivo
deve facultar os meios e informações necessários aos
objectivos a atingir, de acordo com o que for definido pelo
órgão deliberativo.
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NOS TERMOS DA LEI Nº 169/99, DE 18/09, COM A ALTERAÇÃO DA LEI Nº 5-A/2002, DE 11/01
Artº 64º, nº 2, alínea e)
Competência da Câmara Municipal Elaborar e aprovar a norma de controlo
interno.....
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8. A Importância do SCI na LOPTC
O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97
ARTº 5º, Nº 1, AL. F)
Compete em especial ao TC:Apreciar a legalidade, bem como a economia, eficácia e eficiência, segundo critérios técnicos, da gestão financeira das entidades referidas nos nº 1 e 2 do artº 2º, incluindo a organização, o funcionamento e a fiabilidade dos sistemas de controlo interno
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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97
ARTº 38º, Nº 1, AL. A)
O plenário da 1ª Secção aprova...... o respectivo programa anual,
do qual consta, designadamente:
A relação dos organismos ou serviços dispensados, total ou
parcialmente, de fiscalização prévia nesse ano com fundamento na
fiabilidade do seu sistema de decisão e controlo interno verificado em
auditorias realizadas pelo Tribunal.
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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97
ARTº 38º, Nº 2
A dispensa de fiscalização prévia prevista na alínea a) do número anterior pode ser revogada a todo o tempo com fundamento na falta de fiabilidade do sistema de decisão e controlo interno do serviço ou organismo constatada em auditorias realizadas pelo Tribunal.
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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97
ARTº 40º, AL. A)
O plenário da 2ª Secção aprova .....o respectivo
programa anual, do qual consta, designadamente:
A relação das entidades dispensadas da remessa de
contas segundo critérios previamente definidos, que
respeitarão os critérios e práticas correntes de
auditoria...
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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97
ARTº 50º, Nº 1
No âmbito da fiscalização sucessiva, O Tribunal de
Contas verifica as contas das entidades previstas no
artº 2º, avalia os respectivos sistemas de controlo
interno….
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O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO NA LEI 98/97
ARTº 51º, Nº 4
O plenário da 2ª Secção poderá anualmente
deliberar a dispensa de remessa de contas por parte
de algumas das entidades referidas nos nºs. 1 e 2,
com fundamento na fiabilidade dos sistemas de
decisão e de controlo interno constatado em
auditorias anteriores….
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9. A Responsabilidade financeira
Susceptibilidade de alguém poder vir a constituir-se na obrigação de repor
fundos públicos ou suportar as sanções legalmente previstas, no âmbito do controlo jurisdicional do
TC, em virtude da violação de normas disciplinadoras da actividade
financeira do Estado.
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RESPONSABILIDADE FINANCEIRA SANCIONATÓRIA Pela violação de normas legais de procedimento
financeiro (art.º 65º)
Pela violação de normas legais ou regulamentares relativas à gestão e controlo orçamental, de tesouraria e de património;
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10. Aspectos a considerar no SCI
1. DISPONIBILIDADES 2. EXISTÊNCIAS3. TERCEIROS 4. IMOBILIZADO
1. DISPONIBILIDADES 2. EXISTÊNCIAS3. TERCEIROS 4. IMOBILIZADO
5. ORGANIZAÇÃO GERAL6. SUBSÍDIOS7. SEGUROS8. PESSOAL9. FUNDOS DE MANEIO10. PATRIMÓNIO
5. ORGANIZAÇÃO GERAL6. SUBSÍDIOS7. SEGUROS8. PESSOAL9. FUNDOS DE MANEIO10. PATRIMÓNIO
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11. Identificação de limitações e
deficiências
Cultura organizacional tradicional; Dimensão da organização; Relação custo/beneficio; Ausência de sistemas de definição de objectivos, planeamento de actividades e avaliação de resultados; Normas cristalizadas e sem qualquer adaptação;
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Inexistência de mecanismos de verificação da correcta aplicação das regras inerentes à concessão de apoios financeiros e subsídios, incluindo a confirmação da respectiva aplicação; Falta de controlo do uso de viaturas e outros equipamentos; Inexistência de sistemas informáticos integrados.
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12. Questionários de Controlo Interno
DISPONIBILIDADES
A importância em numerário existente em caixa não deve ultrapassar o montante adequado às necessida-des diárias da autarquia, sendo este montante definido pelo órgão executivo;
A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia deliberação do executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela autarquia e movimentadas simultanea-mente pelo tesoureiro e pelo presidente do órgão executivo ou por outro membro deste órgão em quem ele delegue;
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DISPONIBILIDADES
Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável designado para o efeito , bem como os que já emitidos tenham sido anulados, inutilizando-se nesse caso as assinaturas, quando as houver, e arquivando-se sequencialmente;
A entrega dos montantes das receitas cobradas por entidades diversas do tesoureiro deve ser feita diariamente, utilizando para o efeito os meios definidos pelo órgão executivo;
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DISPONIBILIDADES
As reconciliações bancárias devem fazer-se mensal-mente e são confrontadas com os registos da conta-bilidade, pelo responsável designado para o efeito, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes;
Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto da instituição bancária, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização;
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DISPONIBILIDADES
O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos responsáveis desi-gnados para o efeito, nas seguintes situações:
- Trimestralmente e sem aviso prévio;- No encerramento das contas de cada exercício
económico; - No final e no início do mandato do órgão executivo
eleito ou do órgão que substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
- Quando for substituído o tesoureiro.
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DISPONIBILIDADES
Devem ser lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus interve-nientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo tesoureiro, nas seguintes situações:
- No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
- Quando for substituído o tesoureiro (nesta situação acresce a assinatura do tesoureiro cessante).
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DISPONIBILIDADES
Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natu-reza da despesa a pagar pelo fundo, bem como:
- O seu limite máximo;
- A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes
rubricas da classificação económica;
- A sua reconstituição mensal contra a entrega dos
documentos justificativos das despesas;
- A sua reposição até 31 de Dezembro.
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DISPONIBILIDADES
Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento
são obtidos junto das instituições de crédito extractos de
todas as contas de que a autarquia é titular;
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DISPONIBILIDADES
Existe cofre ou casa forte para guarda dos fundos?
Denotam bom estado de conservação e funcionamento?
São à prova de fogo e reunem condições mínimas de segurança?
As chaves do cofre e/ou casa forte estão na posse da mesma pessoa?
É de abertura manual ou automática?
Está em local que o torne visível pelo público?
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DISPONIBILIDADES
Existem alarmes e/ou vigilância permanente?
Para este efeito existem quaisquer normas elaboradas pela entidade,
para além dos procedimentos normais da empresa de vigilância?
São elaborados relatórios periódicos de segurança?
Em caso afirmativo com que periodicidade e a quem são reportados?
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DISPONIBILIDADES
Existe acumulação no mesmo funcionário, de funções próprias da
tesouraria com funções próprias do serviço de contabilidade?
O tesoureiro prestou caução válida e suficiente?
Todas as contas bancárias estão em nome da entidade?
Todas as contas bancárias estão registadas na contabilidade?
A abertura de contas bancárias depende de prévia deliberação do órgão executivo?
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DISPONIBILIDADES
É feito o registo diário das cobranças efectuadas?
Quem faz o registo dessas cobranças?
Como é feito o registo dos recebimentos?
Quando são depositados os valores cobrados?
Quem faz os depósitos?
Alguém compara diariamente os registos dos recebimentos com os
depósitos efectuados nas instituições de crédito?
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DISPONIBILIDADES
É feita contagem de caixa regularmente e numa base de surpresa?
Quem faz usualmente a contagem de caixa?
Com que periodicidade e por quem é feita a conciliação bancária?
Quem faz a reconciliação bancária?
As receitas e despesas são apenas recebidas e pagas na Tesouraria?
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DISPONIBILIDADES
Existem postos de cobrança externos à Tesouraria?
Estão designados os respectivos responsáveis?
Existem contas correntes desses postos de cobrança/cobradores?
Existem normas orientadoras do tratamento a dar a essas
cobranças, nomeadamente quanto a controlo, obrigatoriedade de
depósito ou entrega na tesouraria?
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DISPONIBILIDADES
Os cheques emitidos são assinados por titular competente do órgão
executivo ou por dirigente e pelo tesoureiro?
Está criado algum mecanismo de substituição para assinatura de
cheques durante o período de férias ou ausência dos titulares que
podem movimentar as contas bancárias?
São aprovados previamente, antes da emissão do cheque, todos os
documentos de autorização de pagamento?
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DISPONIBILIDADES
Os cheques por utilizar já contém alguma das assinaturas
indispensáveis à respectiva movimentação?
Os cheques por utilizar estão convenientemente guardados no
serviço de contabilidade?
Nos pagamentos é utilizado o cheque ao portador?
Os cheques em trânsito, para além de determinada data (seis meses),
são investigados e posteriormente anulados?
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DISPONIBILIDADES
Os cheques emitidos e enviados pelo correio, são remetidos sem
voltarem às pessoas que os emitiram ou conferiram?
Existe prática do cruzamento de cheques?
É permitida a apresentação de “vales à caixa”, incluindo a
apresentação de cheques das contas pessoais dos funcionários, em
contrapartida de recebimentos de favor?
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DISPONIBILIDADES
Os impressos de ordens de pagamento são pré numerados e existe controlo sobre a sequência numérica?
Os impressos de guias de receita seguem igual procedimento?
As existências de guias de receitas ainda não utilizadas estão sujeitas a controlo frequente?
O correio é aberto e distribuído por funcionário alheio à tesouraria e contabilidade?
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DISPONIBILIDADES
Quando da abertura da correspondência é feita relação das cobranças constantes da mesma?
Os documentos justificativos dos pagamentos são carimbados ou assinalados de forma a prevenir a sua utilização noutros pagamentos?
Os duplicados das facturas são claramente identificados, tendo em vista o mesmo objectivo?
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DISPONIBILIDADES
Quando um fornecimento é parcialmente satisfeito e liquidado, existe controlo para evitar duplicação do pagamento quando da entrega da parte restante?
Os adiantamentos pagos a empreiteiros/fornecedores são convenientemente debitados?
Qual a forma de pagamento mais utilizada?
Transferência bancária, cheque ou numerário?
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Os fundos permanentes são utilizados apenas para pagamento de pequenas despesas de carácter urgente e inadiável?
Estão perfeitamente identificados os responsáveis pelos mesmos?
Estão regularizados no final de cada mês e saldados no fim do ano?
Existem fichas ou outro tipo de suporte para controlo das despesas efectuadas a coberto do fundo permanente?
São constituídos por conta de determinadas rubricas orçamentais?
DISPONIBILIDADES
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TERCEIROS
As compras são feitas pelos responsáveis do sector designado para a realização de compras, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeada-mente, em matéria de assunção de compromissos, de concursos e de contratos;
A entrega de bens é feita no sector designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do anterior, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, e se confronta com a respectiva guia de remessa, onde é aposto um carimbo de “Conferido” e “Recebido”, se for o caso;
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TERCEIROS
Periodicamente, o funcionário para tal designado faz a
reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes
e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia
local;
Na contabilidade são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa, após o que são emitidas as ordens de pagamento e enviadas cópias dos documentos ao sector responsável pelo aprovisionamento;
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TERCEIROS
Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de “Duplicado”;
Devem ser efectuadas reconciliações na conta de devedores e credores;
Devem ser efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e controlar o cálculo dos correspondentes juros;
Devem ser efectuadas reconciliações nas contas “Estado e outros entes públicos”.
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EXISTÊNCIAS
A cada local de armazenagem de existências corresponde um
responsável nomeado para o efeito;
O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de
requisições internas devidamente autorizadas;
As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma
a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens
existentes no mesmo armazém.
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EXISTÊNCIAS
Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que,
sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico
das existências em armazém;
As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física,
podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se
prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de
responsabilidades, quando for o caso.
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EXISTÊNCIAS
A recepção de materiais é independente das secções de Aprovi-
sionamento e Contabilidade?
Existe uma clara definição de funções a nível do Armazém?
Quem recebe as mercadorias?
Quem dá saída?
Quem procede aos registos dos movimentos?
Quem tem acesso às existências?
Qual o sistema de custos?
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EXISTÊNCIAS
Qual o critério de valorimetria das existências?
São adoptados procedimentos de salvaguarda de:
- Manuseamento
- Roubo
- Deterioração física
Foram elaboradas instruções que orientem os funcionários
encarregues das contagens físicas?
São feitos ajustamentos contabilísticos relativamente aos artigos
deteriorados e obsoletos?
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IMOBILIZADO
As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano
plurianual de investimentos e com base em deliberações do
órgão executivo, através de requisições externas ou documento
equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsáveis
designados para o efeito, após verificação do cumprimento das
normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de
empreitadas e fornecimentos;
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IMOBILIZADO
As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas;
A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;
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IMOBILIZADO
Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo
imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se
prontamente à regularização a que houver lugar e ao
apuramento de responsabilidades, quando for o caso.
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IMOBILIZADO
Todas as operações relativas a aquisições ou alienações estão previstas em Programa, Plano de Investimentos ou de Actividade, Orçamento e autorizadas pelo órgão competente?
Todos os elementos do imobilizado encontram-se inventariados, devidamente identificados e registados?
Existe registo com a localização física do bem do imobilizado?
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IMOBILIZADO
Existe um ficheiro individual do imobilizado donde conste, com suficiente detalhe, a evolução contabilística desde a sua aquisição, designadamente:
- Fornecedor; - Data de aquisição; - Data de entrada em funcionamento; - Factura ; - Amortizações do exercício e acumuladas; - Reavaliações; - Seguros.
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IMOBILIZADO
Realizam-se conferências físicas periódicas, sendo feito o confronto com as respectivas fichas e registos contabilísticos?
Existe uma política de valorização do imobilizado?
A política de amortizações está subordinada a: Critérios legais? À natureza da actividade e à vida útil dos bens?
As obras realizadas por administração directa são controladas através de ficha de obra?
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IMOBILIZADO
Estão definidos procedimentos relativamente a:
Alienação e transferência de bens Utilização Cedência Bens totalmente reintegrados mas ainda ao serviço Abates Como se realizam e documentam Como e quando se contabilizam