1 elaboração de projetos profa. maria do rocio f.teixeira dci/fabico/ufrgs maio 2013
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Elaboração de Projetos
Profa. Maria do Rocio F.Teixeira
DCI/FABICO/UFRGS
Maio 2013
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O Processo Administrativo
Planejamento Organização
Direção Controle
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CONCEITOS
Processo significa uma seqüência de funções que se sucedem, uma maneira sistemática de fazer as coisas.
Administração refere-se a um processo que todos os administradores se engajam, continuamente em certas atividades inter-relacionadas para alcançar os objetivos desejados.
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CONCEITOS
Daí, processo administrativo é a denominação dada ao conjunto e seqüência das funções administrativas.
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PLANEJAMENTO
Define o que a organização pretende fazer no futuro e como deverá fazê-lo.
É a primeira função administrativa, definindo os objetivos para o futuro desempenho organizacional e decidindo sobre os recursos e tarefas necessárias para alcançá-los adequadamente.
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Portanto,...
...o planejamento é o processo de estabelecer objetivos e o curso de ação adequado para alcançar esses objetivos.
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Planejar???
Pouca afinidade dos gestores com metas estratégicas, indicadores de desempenho, diagnóstico da situação, etc.
A crônica falta de verba criou vícios, marcados por expressões usuais, como “nada acontece”, “não existe dinheiro”.
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Planejar???
A necessidade de buscar novas alternativas de fomento e o surgimento de novos canais de financiamento.
Incentivo de diferentes programas. Sem planejamento se gasta, o pouco que
se tem, mal!!
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Função: Planejamento
O processo de planejar determina a direção a seguir, mensurando os recursos disponíveis e os necessários, implicando na compreensão da dinâmica das mudanças oriundas do mercado, bem como da sensibilidade para identificação e canalização destas mudanças de forma positiva para a biblioteca.
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Parson (1987)
Planejar é manter o rumo, eliminando os mistérios e o tédio, e minimizar os erros. Isso porque as constantes transformações que estão sendo inseridas no contexto mundial implicam na necessidade de um preparo para enfrentar o futuro, isto é planejar.
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Oliveira (1993)
O planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo muito mais eficiente e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela organização.
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Meyer Jr. (1991)
Analisando a função gerencial do planejamento, afirma que ela deve cumprir os seguintes pontos:
Apoiar o processo decisório Trazer maior racionalidade às decisões na
organização Orientar as ações na organização
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Etapas do Planejamento
1. Diagnóstico
2. Objeto do Planejamento
3. Formulação
4. Implantação
5. Controle
6. Avaliação
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Diagnóstico
Está relacionado ao levantamento da situação atual da biblioteca, visando o conhecimento da realidade e potencialidade existente.
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Objeto do Planejamento
Define o que se vai planejar com base no que foi analisado no diagnóstico.
Permite e possibilita que, com o conhecimento da situação, sejam estabelecidas medidas que irão conduzir ao estabelecimento de novas metas.
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Formulação do Planejamento
Implica na adoção de processos, técnicas ou atitudes gerenciais que terão implicações futuras em função dos objetivos estabelecidos.
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Implementação, Controle e Avaliação
São etapas que efetivarão o planejamento determinado, o que deverá conduzir ao atingimento dos objetivos e metas determinadas.
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Funções qualitativas do Planejamento
Atualização administrativa Imagem
Contribuição para a comunidade Desenvolvimento de talentos
Avanço técnico Influência sócio-política
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Níveis e Tipos de Planejamento Nível Estratégico
Nível Tático
NívelOperacional
Decisões estratégicas / Planejamento estratégico
Decisões Táticas / Planejamento tático
Decisões operacionais / planejamento operacional
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Nível Estratégico
Encarregado das decisões que nortearão os rumos que a organização irá tomar e, para tanto, elabora o Plano Estratégico, indicando as estratégias básicas que serão seguidas.
O planejamento de objetivos acontece a longo prazo.
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Nível Tático Elabora Projetos e Planos de Ação que
conduzirão ao atingimento das estratégias propostas pelo nível anterior.
Refere-se às decisões que serão implantadas em cada setor/departamento, com base no que foi estabelecido no Plano Estratégico.
O planejamento de objetivos acontece a médio e curto prazo.
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Nível Operacional
Encarregado de adotar as decisões que implantarão as medidas definidas no Plano Estratégico e propostas pelos Planos de Ação.
Mais detalhado, tem os objetivos de curto prazo.
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Planejamento Estratégico
Processo utilizado para o estabelecimento de objetivos alinhados com as políticas, metas e princípios, bem como os fatores de relevância ao meio ambiente organizacional, levando-se em conta o meio externo.
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Aspectos do Planejamento Estratégico
Quem é a organização? Para onde a organização deseja ir?
O que a organização quer ser e por quê? O que a organização está fazendo para
chegar lá?
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Conceito de Projeto
Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dados” (PROCHONW, Schaffer, 1999 apud ONU, 1984)
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Formulação de projetos
Um projeto surge em resposta a um problema concreto. Elaborar um projeto é, antes de mais nada, contribuir para a solução de problemas, transformando IDÉIAS em AÇÕES.
O documento, chamado projeto, é o resultado obtido ao se “projetar” no papel, tudo o que é necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são os objetivos, que meios serão utilizados para atingí-los, quais recursos serão necessários, onde serão obtidos e como serão avaliados os resultados.
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Alguns itens a observar Estabelecimento correto do problema:
deve ser significante em relação aos fatores de sucesso no negócio;
deve ter dimensão administrável; deve ser mensurável.
Identificação das pessoas e instituições a quem afeta resolver o problema, buscando criar vínculos com os mesmos desde o início do projeto;
Busca adequada de fontes de financiamento
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Roteiro básico para apresentação de projetos
Os principais itens que compõem a apresentação de um projeto relacionam-se, de forma bastante orgânica, de modo que o desenvolvimento de uma etapa necessariamente leva à outra.
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Título do projeto
Deve dar uma idéia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto.
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Caracterização do problema A elaboração de um projeto se dá introduzindo o
que pretendemos resolver, ou transformar. De suma importância, geralmente é um dos elementos que contribui mais diretamente na aprovação do projeto pela(s) entidade(s) financiadora(s).
Aqui deve ficar claro que o projeto é uma resposta a um determinado problema percebido e identificado pela comunidade ou pela entidade proponente.
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Caracterização do problema
Deve descrever com detalhes a região onde vai ser implantado o projeto, o diagnóstico do problema que o projeto se propõe a solucionar, a descrição dos antecedentes do problema, relatando os esforços já realizados ou em curso para resolve-lo.
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Justificativa
A justificativa deve apresentar respostas a questão POR QUE?
Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e
implementado?
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Algumas perguntas que podem ajudar...
Qual a importância desse problema ou questão para a comunidade?
Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa temática?
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Algumas perguntas que podem ajudar...
Qual a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o projeto proposto?
Quais os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade e os resultados para a região?
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Objetivos
A especificação do objetivo responde as questões:
PARA QUE? PARA QUEM?
A formulação do objetivo de um projeto pode considerar, de alguma maneira, a reformulação futura, positiva das atuais condições negativas do problema.
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Objetivos
Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e o aproveitamento de uma oportunidade.
Estes objetivos são mais genéricos e não podem ser assegurados, somente pelo sucesso do projeto, dependem de outras condicionantes
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Dois tipos de objetivos
Objetivo Geral: Corresponde ao produto final que o projeto quer atingir. Deve expressar o que se quer alcançar na região a longo prazo, ultrapassando inclusive o tempo de duração do projeto. O projeto não pode ser visto como fim em si mesmo, mas como um meio para alcançar um fim maior.
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Dois tipos de objetivos
Objetivos específicos Correspondem às ações que se propõe a
executar, dentro de um determinado período de tempo.
Também podem ser chamados de resultados esperados e devem se realizar até o final do projeto.
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Metas
As metas, muitas vezes confundidas com os objetivos específicos, são os resultados parciais a serem atingidos e, neste caso, podem e devem ser bastante concretos, expressando quantidades e qualidades dos objetivos, ou QUANTO será feito.
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Metas
A definição de metas com elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços
Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o queremos? Quando o queremos?
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Metas
Quando a meta se refere a um determinado setor da população ou a um determinado tipo de organização, devemos descrevê-los adequadamente.
Por exemplo, devemos informar a quantidade de pessoas que queremos atingir, o sexo, a idade e outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo.
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Metas
Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto melhor dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance.
Nem todas as instituições financiadoras exigem a descrição de objetivos específicos e metas separadamente. Algumas exigem uma forma ou outra.
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Metodologia
A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto.
A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois responde, a um só tempo, as questões COMO? COM QUE? ONDE? QUANTO?
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Metodologia: questões
a) Como o projeto vai atingir seus objetivos?
b) Como começarão as atividades?
c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades?
d) Como e em que momentos haverá a participação e envolvimento direto do grupo social?
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Metodologia
Deve se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e
instrumentos, etc.) serão adotados e como será sua avaliação e divulgação.
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Metodologia: dicas
É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes, verificando sua aplicabilidade e deficiências, e é sempre oportuno mencionar as referências bibliográficas.
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Metodologia: dicas Um projeto pode ser considerado bem elaborado
quando tem metodologia bem definida e clara. É a metodologia que vai dar aos
avaliadores/pareceristas, a certeza de que os objetivos do projeto realmente tem condições de serem alcançados.
Portanto, este item deve merecer atenção especial por parte das instituições que elaborarem projetos.
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Uma boa metodologia
Prevê três pontos fundamentais: 1. a gestão participativa,
2. o acompanhamento técnico sistemático e continuado e
3. o desenvolvimento de ações de disseminação de informações e de conhecimentos entre a população envolvida.
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Cronograma O cronograma responde a pergunta
QUANDO? Os projetos são temporalmente bem
definidos, quando possuem datas de início e término preestabelecidas.
As atividades que serão desenvolvidas devem se inserir neste lapso de tempo.
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Cronograma
O cronograma é a disposição gráfica das épocas em que as atividades vão se dar e, permite uma rápida visualização da seqüência em que devem acontecer.
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Orçamento
Respondendo à questão COM QUANTO? o orçamento é um resumo, ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica como o que e quando serão gastos os recursos e de que fontes virão os recursos.
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Orçamento Facilmente pode-se observar que existem
diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas, de forma homogênea, como por exemplo:
material de consumo; custos administrativos, equipe permanente;
serviços de terceiros; diárias e hospedagem;
veículos, máquinas e equipamentos; obras e instalações.
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As despesas
No orçamento, as despesas devem ser descritas de forma agrupada.
No entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é chamada memória de cálculo.
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Revisão Bibliográfica Referências bibliográficas que possam
conceituar o problema, ou servir de base para a ação, podem e devem ser apresentadas.
Certamente darão ao financiador uma noção de quanto o autor está inteirado ao assunto, pelo menos ao nível conceitual/teórico.
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O Modelo Petrobrás Apresentação Justificativa Atividades Anteriores Objetivo Geral / Objetivos Específicos Metodologia Empregada Avaliação de Processo / Avaliação de Resultados / Avaliação
de Impacto Parcerias e Alianças Equipe Técnica Comunicação do Projeto Cronograma Físico Financeiro Orçamento do Projeto
