PROMOÇÃO DE EVENTOSPALESTRANTE: JOSÉ GONÇALVES

COMO ORGANIZAR UM EVENTO

A CJ, a Ecafo, a CCA ou o Conselho deve ter em mente que um evento deve ser elaborado para as pessoas que dele participam.

Se um encontro está sendo planejado para certo grupo de pessoas, as suas atividades, palestras, orações, etc, devem ser planejadas para este grupo.

Por exemplo: se estamos desenvolvendo um encontro de recrutamento para jovens que não são vicentinos, as palestras não devem ser as mesmas planejadas para a formação de lideranças.

A seguir serão apresentadas algumas Fases do Planejamento de um Evento

1ª FASE: CRIATIVIADE

Criatividade

Nesta primeira fase, a CJ deve deixar que a criatividade, a inovação e a imaginação se soltem ao máximo. E isso é muito importante.

Podemos dividi-la em três etapas:

ETAPA 1 - MOTIVAÇÃO Pergunta-se neste

momento: - O que nos leva a pensar em elaborar este evento? - Todos nós estamos de acordo que seria bom elaborá-lo?

ETAPA 2 – DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS E CRITÉRIOS

A quem estamos dirigindo este evento? O que será feito: um encontro, uma tarde de formação, um passeio, um terço, uma festa? O quê exatamente buscamos: recrutamento, formação, engajamento dos jovens nas Conferências, desenvolvimento do espírito de liderança?

O quê os participantes devem levar para si ao final do evento: maior espiritualidade, maior amizade, maior conhecimento sobre vocação vicentina, sobre São Vicente de Paulo, sobre Ozanam, sobre a SSVP, sobre a doutrina da Igreja?

ETAPA 3 – ***

CRITÉRIOSo NÚMERO DE PARTICIPANTES: o evento não tem

limites de pessoas, ou deve-se reduzir o número de pessoas para que seja eficiente? Por exemplo, um encontro de discussão sobre as atividades das Comissões, por ser uma reunião de trabalho, deve estar restrito aos Coordenadores e/ou Presidentes de Conselhos e não a um grande número de pessoas, senão a eficiência pode ser prejudicada.

 

LOCAL DE REALIZAÇÃO DO EVENTO

Às vezes torna-se importante escolher um local especifico. Por exemplo, se estamos promovendo um encontro para a motivação e recrutamento, pode-se pensar em um local onde a vida vicentina esteja necessitando de um revigoramento.

CRITÉRIOS

A definição bem elaborada dos objetivos e critérios é fundamental para todas as outras fases que vêm a seguir. Por exemplo, quando estivermos procedendo a avaliação do evento, as perguntas que faremos serão: Atingimos os Objetivos a que nos propusemos? Os Critérios devem ser modificados para próximos Eventos? Não seremos capazes de responder a estas perguntas se estes objetivos não estiverem bem estabelecidos. Objetivos, para que cada um, dentro de sua função, busque atingi-los.

CRITÉRIOS: NOTA

Neste item estaremos falando de três nomes bem distintos que achamos importante explicar:

- EVENTO, - ATIVIDADE ,

- TAREFA

EVENTO aquilo que estamos buscando promover;

ATIVIDADE a ação prática que forma o Evento;

TAREFA aquilo que é necessário fazer para preparar as

Atividade.

Critérios Por exemplo, um encontro (evento) é composto

de uma série de palestras, meditações, distrações, refeições (atividades) e exige que sejam feitos vários preparativos, como convidar

palestrantes, comprar alimentos, imprimir folhetos (tarefas).

ATIVIDADES DESEJADAS

Aqui, a concentração deve se dar sobre as atividades que comporão o evento. Recomenda-se que se faça

uma lista de todas as atividades imaginadas. Mais adiante no item

ATIVADES DA COMISSÃO procuraremos descrever com um pouco mais de

detalhe atividades para alguns eventos.

2ª FASE: PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO

Nesta fase, procuraremos verificar se as atividades que imaginamos anteriormente

são possíveis e definimos as melhores formas de executá-las. Ao terminarmos o PLANEJAMENTO, devemos estar prontos

para colocar em ação o que pretendemos. Sendo assim, podemos estabelecer as

seguintes etapas para fase:

1 – VERIFICAÇÃO DOS MEIOS DISPONÍVEISA) O TEMPO Pensar no Tempo sob dois

aspectos:

1° - Temos tempo suficiente para organizar todas as atividades que imaginamos?2° - O tempo de que dispomos para a realização do evento permite que desenvolvamos todas as atividades que imaginamos? O número de palestras, de debates, de atividades está adequado? Ficará cansativo para os participantes do evento?

B - AS INSTALAÇÕES• O local que escolhemos tem

todas as instalações (som, iluminação, projetor de slides, espaço, etc.) para que possamos desenvolver as atividades que imaginamos e o número de pessoas esperado?

• Será que não poderíamos obter equipamentos emprestados em outro Conselho, com um amigo?

• Em quanto tempo poderemos conseguir arrumar todas as instalações ou equipamentos?

• Existe facilidade de transporte dos participantes do evento e das instalações para o local escolhido?

1 – VERIFICAÇÃO DOS MEIOS DISPONÍVEIS

C) OS RECURSOS HUMANOS

1 – VERIFICAÇÃO DOS MEIOS DISPONÍVEIS

- Possuímos um número suficiente de pessoas para organizar e trabalhar no evento?- Temos as pessoas certas para as palestras certas? Se vamos falar sobre temas específicos (visão cristã do sexo, drogas, liderança, vocação religiosa, etc.) as pessoas escolhidas (médicos, vicentinos, sacerdotes) podem estar preparadas para efetivamente transmitir algo aos participantes do evento, que sempre estão em busca de informações novas, coisas que nunca ouviram falar? - Já entramos em contato com todas as pessoas envolvidas? (o Pároco ou o Bispo local, o Presidente do Conselho).

1 – VERIFICAÇÃO DOS MEIOS DISPONÍVEIS

D) OS RECURSOS FINANCEIROS

- Podemos quantificar mais ou menos quanto custará o evento?- Onde podemos conseguir o dinheiro necessário: no Conselho, na comunidade, por campanhas promocionais, com amigos, pela ajuda de participantes?

- O evento que estamos pensando em realizar, um semelhante a este já foi executado antes por alguma Comissão de Jovens?

- O Conselho esta de acordo com a realização do evento? Se não está, vamos procurar discutir as razões e alterar aquilo que se fizer necessário. O ideal é que o Conselho participe das discussões desde o começo (já na fase de Criatividade)

- Como podemos utilizar as críticas que os participantes fizeram na avaliação de eventos semelhantes já feitos, para melhorar o evento que estamos planejando?

1 – VERIFICAÇÃO DOS MEIOS DISPONÍVEIS

E) BUSCA DE INFORMAÇÕES

DEFINIÇÕES FINAIS DA ATIVIDADE

Uma vez que já verificamos quais as atividades possíveis, devemos estabelecer definitivamente o quê e como será feito. Nesta etapa, escrevemos o programa definitivo do evento, a ordem em que as atividades aparecerão. Confirmamos também, as pessoas que serão responsáveis pelas as atividades: palestrantes, animadores, etc.

DIVULGAÇÃO

DIVULGAÇÃO Uma vez que definimos as pessoas que participarão do

evento, é importante saber como chegar até elas para informá-las sobre o que estamos buscando. Para isso, todos os meios de comunicação devem ser pensados: telefonemas, cartas pessoais, panfletos, cartazes, rádio, televisão. Se estivermos pensando em um número limitado e bem definido de participantes (por exemplo, Coordenadores de CJs, Presidentes de Conferências ou a de Conselhos), a informação deve ser passada pessoalmente por meio de uma carta, telegrama, fax, telefonema, etc.

Se, ao contrario, não houver limite de pessoas, velem todos os meios possíveis.

É importante buscar conhecimento com pessoas ligadas aos meios de comunicação de massa, tais como: rádio, cartazes, televisão, etc.

DIVISÃO E ACOMPANHAMENTO DAS TAREFAS

DEFINIÇÃO E ACOMPANHAMENTO DAS TAREFAS

- Verificar todas as tarefas necessárias para o evento e para cada atividade;

- Estabelecer prazos para o termino das tarefas; - Distribuir as tarefas pelas pessoas que se

dedicam a trabalhar pelo evento, ( as tarefas não devem ser concentradas nas mãos de poucas pessoas);

- Acompanhar a execução das tarefas (reuniões com as pessoas responsáveis pelas tarefas devem ser feitas periodicamente para que elas se sintam motivadas).

EXECUÇÃO DO EVENTO

Chegou o grande dia! Foram horas e horas de dedicação para que tudo se realizasse. Tudo está perfeitamente bem preparado, mas sempre parece que falta alguma coisa. Será que acontecerá de errado? As pessoas vão gostar? Vão querer voltar?Na hora da execução das atividades do evento, ou seja, do acontecimento real de tudo o que foi planejado, feito, suado.

EXECUÇÃO DO PROJETO

1° - Nós fizemos o possível dedicamos todas as horas que seriam utilizadas para o nosso descanso, nossos estudos, nossos trabalhos, nossa família e nossas diversões...

2° - O Espírito Santo nos guiou em todos os momentos de preparações e nos guiará durante o evento, pois é para o bem da SSVP e a santificação dos nossos irmãos que o fizemos;

3° - Deus olha a intenção com que fizemos as coisas e não o seu sucesso...

EXECUÇÃO DO PROJETO

4° - Ninguém conhece o evento e suas atividades melhor do que as pessoas que o organizaram. Por isso, às vezes, um detalhe pode não sair como planejado, mas os participantes não percebem... Só quem planejou.

5° - Defeitos sempre existirão e as pessoas para apontá-los também...

6° - Se este evento for bom, o próximo será melhor...

EXECUÇÃO DO PROJETO

Por isso, não tenhamos medo... Vamos em frente!

AVALIAÇÃO Uma das fases mais

importantes na realização de qualquer coisa em nossa vida é olhar para trás e verificar a que saiu bem ou mal.

As coisas boas devemos aprimorá-las e as imperfeições devem ser ouvidas com humildade e acatadas para que não sejam repetidas(assim ensinava São Vicente).

AVALIAÇÃO

Daí a importância de que os organizadores do evento estejam sempre atento durante a sua execução para a reação dos participantes, isto é , como eles estão percebendo aquilo que foi planejado.

Assim, podemos determinar se os objetivos foram alcançados e os critérios bem estabelecidos. Á primeira vista, um CJ pode se assustar um pouco com a quantidade de etapas aqui propostas para a elaboração de um evento.

No entanto, devemos ter em mente que este item apenas registra no papel o que nossa instituição já indica que façamos.