workshop dimensionamento

55
1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA O que é dimensionamento da força de trabalho e qual a sua utilidade? Qual o papel do dimensionamento no aumento da produtividade da organização?

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Page 1: Workshop   dimensionamento

1º WORKSHOP DE INOVAÇÃO E PRODUTIVIDADE NA ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICAO que é dimensionamento da força de trabalho e qual a sua utilidade? Qual o papel do

dimensionamento no aumento da produtividade da organização?

Page 2: Workshop   dimensionamento

2

Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais

Trilhas Temáticas

ESTRATÉGIA SERVIÇOS ORGANIZAÇÃO DIMENSIONAMENTO COMPRAS PÚBLICAS

Como interpretar as demandas da sociedade para serviços públicos?

Como construir uma estratégia consistente e

focada em objetivos prioritários? Como

monitorá-la?

Como pensar os serviços executados por uma

organização pública com o olhar da sociedade?

Como utilizar diferentes conceitos para

redesenhar serviços públicos?

O que é Design Organizacional?

Design Organizacional vs. Organograma? Quais são os principais resultados

de um trabalho de Design Organizacional?

O que é dimensionamento da força de trabalho e qual

a sua utilidade? Qual o papel do

dimensionamento no aumento da produtividade

da organização?

Como planejar contratações? Como

apoiar os processos de negócio por meio de uma compra? Como garantir a

qualidade do que é comprado?

TECNOLOGIA

O que é um BPMS? Qual a diferença entre BPM, BPMN e BPMS? Qual a

diferença entre desenvolver um sistema

e automatizar um processo?

Page 3: Workshop   dimensionamento

3

Seis temas, grandes debates, resultados excepcionais

Trilhas Temáticas

ESTRATÉGIA SERVIÇOS ORGANIZAÇÃO DIMENSIONAMENTO COMPRAS PÚBLICAS

Como interpretar as demandas da sociedade para serviços públicos?

Como construir uma estratégia consistente e

focada em objetivos prioritários? Como

monitorá-la?

Como pensar os serviços executados por uma

organização pública com o olhar da sociedade?

Como utilizar diferentes conceitos para

redesenhar serviços públicos?

O que é Design Organizacional?

Design Organizacional vs. Organograma? Quais são os principais resultados

de um trabalho de Design Organizacional?

O que é dimensionamento da força de trabalho e qual

a sua utilidade? Qual o papel do

dimensionamento no aumento da produtividade

da organização?

Como planejar contratações? Como

apoiar os processos de negócio por meio de uma compra? Como garantir a

qualidade do que é comprado?

TECNOLOGIA

O que é um BPMS? Qual a diferença entre BPM, BPMN e BPMS? Qual a

diferença entre desenvolver um sistema

e automatizar um processo?

Page 4: Workshop   dimensionamento

4

AgendaO Workshop

Dimensionamento

Cansado de apresentações monótonas e intermináveis? Conheça nosso formato inovador

de trilhas de aprendizado que combinam: tendências, cases práticos e dinâmicas em grupo.

Principais definições; principais metodologias; o que é FTE; para que o dimensionamento pode ser utilizado

Mito e Caso 02Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os resultados alcançados.

Mito e Caso 01Conheça o contexto da organização. Saiba os

diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os resultados

alcançados.

Page 5: Workshop   dimensionamento

Dimensionamento

O que é dimensionamento da força de trabalho e qual a sua utilidade? Qual o papel do dimensionamento no aumento da produtividade da organização?

Page 6: Workshop   dimensionamento

CAPACIDADE

ESPAÇO

EQUIPAMENTO MATERIAL

TECNOLOGIA

PESSOAS

“A capacidade de uma organização representa sua habilidade para desempenhar trabalho. Essa capacidade se manifesta de

muitas formas incluindo espaço, força de trabalho, equipamento, tecnologia e materiais.”

YU-LEE, 2002

O QUE É DIMENSIONAMENTO DA CAPACIDADE?

Segundo a Hay Gourp, custos diretos de pessoal estão custam em média 40% do total de custos organizacionais.

Quando pensamos no Brasil, em órgãos públicos, esse valor tende a ser ainda maior, chegando a 80 – 90%, observando os limites da Lei de Responsabilidade.

Page 7: Workshop   dimensionamento

O QUE REALMENTE É

O que GESTORESgeralmente pensam:

“Vão tirar pessoas da minha área se eu não mostrar que

elas trabalham”

“Vão me achar ineficiente se eu não justificar a necessidade

das pessoas na minha área”

“Vão repensar a necessidade da minha área”

O que FUNCIONÁRIOSgeralmente pensam:

“Acho que vão demitir um monte de gente”

“Eles não acreditam que eu trabalho tanto”

“Vão acabar com algumas áreas”

O paradigma do dimensionamento de pessoal

“Quero reduzir o risco de desvios de função”

“Quero saber que tipo de profissional eu preciso para

executar minhas tarefas” “Quero reduzir os esforços em atividades de

pouco valor”

“Quero entregar mais valor para os meus clientes”

Page 8: Workshop   dimensionamento

““

O dimensionamento constitui a adequação do pessoal em termos quantitativos e qualitativos. Também pode ser

tratado por sua finalidade que é a previsão da quantidade de funcionários por categoria, requerida para atender direta, ou indiretamente, as necessidades do processo

Magalhães AMM, Duarte ERM, Moura GMSS. Estudo das variáveis que participam do dimensionamento de pessoal de enfermagem em hospitais de grande porte. Rev Gaúch Enfermagem 1995.Amorim CVT, Façanha AAA, Barros JMHA. Dimensionamento quantitativo e qualitativo dos recursos humanos da unidade Feminina do Hospital Universitário Regional do Paraná. Rev Divulgação. 1996.

Page 9: Workshop   dimensionamento

PORQUE DIMENSIONAR?

CONHECER A

CAPACIDADE DE PRODUÇÃO

CONHECER A

DEMANDAPARA A

PRODUÇÃO

aproveitar melhor os recursos a fim de:

PRODUZIR MAIS E MELHOR

uso eficiente dos recursos

Page 10: Workshop   dimensionamento

Ou seja, o

dimensio

namento adequado

deve aco

mpanhar uma boa políti

ca de

pessoal, d

e modo a aderir

o perfil às

necessidades d

a organização

Dimensionar adequadamente a força de trabalho de uma organização é fundamental para atingir níveis satisfatórios de

produtividade, custos e competitividade.

Entendendo o Dimensionamento

SUBDIMENSIONAMENTODemanda superior à capacidade

Poderá acarretar SOBRECARGA de

trabalho dos empregados, excesso de

realização de horas-extras, etc..

SUPERDIMENSIONAMENTODemanda inferior à capacidade

Poderá gerar OCIOSIDADE, aumentos desnecessários da folha de pagamento, falta de desafios, perturbação

do ambiente de trabalho, etc..

DIMENSIONAMENTO ADEQUADODemanda adequada à capacidade

Não pode ser apenas quantitativo, mas também ser qualitativo, de forma a

estabelecer, além do número de empregados, a qualificação profissional dos mesmos, caso

contrário, corre-se o sério risco de contar com empregados superqualificados para o cargo que ocupam e outros com qualificação ou formação

insuficiente

Page 11: Workshop   dimensionamento

O ajuste entre capacidade e demanda por trabalho dará o balanço entre sobrecarga e ociosidade

ENTENDIMENTO DO DIMENSIONAMENTO

CAPACIDADE

Demanda

Demanda

O ideal é que o dimensionamento esteja entre o subdimensionamento e o superdimensionamento

Page 12: Workshop   dimensionamento

• As RESTRIÇÕES LEGAIS da JORNADA de trabalho de determinados setores e profissões, por exemplo

• PROCESSOS MAPEADOS ou escopos bem definidos

• Envolvimento da ALTA ADMINISTRAÇÃO no projeto

• Índices de ABSENTEÍSMO e de benefícios

• PERFIS diferentes possuem PRODUTIVIDADES diferentes

• ÁREAS também podem ter PRODUTIVIDADES maiores que outras

• PROFISSIONAIS distintos podem participar da execução dos processos

• ENVOLVIMENTO e compromisso dos GESTORES no processo

Informações importantes que devem ser observadas para que o cálculo seja

realizado:

PREMISSAS

Page 13: Workshop   dimensionamento

DEFINIDOA organização pode definir como premissa conceitual a utilização de um quantitativo de horas esperado pelos profissionais.

Por exemplo:Assumir que em uma jornada 8h de trabalho em um mês de 21 dias úteis, em média, trabalha 7h.

CALCULADOÍndice calculado com base nos dados de saúde ocupacional que define o esforço

mínimo mensal esperado pelos profissionais, com uma margem para cobrir faltas e

licenças.

O cálculo pode ser feito somente com os dados do escopo definido ou um estudo do FTE médio da

organização. Deve observar dados históricos

FTE (Força de Trabalho Equivalente) é uma unidade de medida de esforço de execução de atividades, em horas por mês. Por isso trata-se de um índice de referência que indica o

valor mínimo estimado de capacidade de produção de 1 colaborador no mês, observadas a fadiga e taxa de folga.

A definição do FTE

FTE

Page 14: Workshop   dimensionamento

Força de Trabalho Equivalente (FTE)É uma unidade de medida de esforço de execução de atividades, em horas por mês. Por isso trata-se de um índice de referência que indica o valor mínimo estimado de capacidade de produção de 1 colaborador no mês, observadas a fadiga e taxa de folga.

1 Pessoa8h de jornada

22 dias por mês

HORA / MÊSBRUTA

8 horasx 22 dias

176 horas / mês

1 HORA / MÊSLÍQUIDA

176 horas- 15% fadiga/folga*

149,6 horas / mês6h48 /dia

2

FTE DEFINIDO

Page 15: Workshop   dimensionamento

Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os

resultados alcançados.

CASO 1Custeio por atividade como base para

avaliação do quadro de pessoal

Page 16: Workshop   dimensionamento

ÁREA: COMPRAS

Tipo: sizing atual

Gerência de Compras

Coordenação de Gestão de Contratos

Coordenação de Compras

Analista

Assistente

Assistente

Analista

Assistente

CAPACIDADE

• Deve-se levantar o quantitativo atual de empregados na área analisada

Disponibilidade (h)

420

280

Cargo Qnt.

Assistente 3

Analista 2

Coordenador 2 280

Demanda (h)

CAPACIDADETOTAL DA ÁREA

980 h/mês

FTE: 140 h/mês

EXEMPLO

Page 17: Workshop   dimensionamento

Ap

rov

ado

rC

om

pra

sF

inan

ceir

o

VERIFICAR preenchimento da

solicitação

VERIFICAR preenchimento da

AP

EFETUAR o pagamento

EXECUTAR a compra

APROVAR solicitação de

compras

ACOMPANHAR a aprovação

ANALISAR existência de orçamento

Para realizar o dimensionamento é necessário

Cada atividade possui uma frequência e uma duração média

Atividade XPerfil: AnalistaVolume mensal: 20Tempo gasto: 1h

EXEM

PLO

Inventariar as atividades associadas aos processos da área!

Page 18: Workshop   dimensionamento

Ap

rov

ado

rC

om

pra

sF

inan

ceir

o

Perfil: AssistenteVolume/Freq.: 20Esforço: 5 min

Perfil: AssistenteVolume/Freq.: 20Esforço: 15 min

Perfil: AnalistaVolume/Freq.: 20Esforço: 15 min

Perfil: AnalistaVolume/Freq.: 20Esforço: 10 min

Perfil: DiretorVolume/Freq.: 20Esforço: 2 min

Perfil: Gerente Volume/Freq.: 10Esforço: 15 min

Perfil: AnalistaVolume/Freq.: 20Esforço: 1h

Em seguida, identificar os perfis participantes de cada atividade

Alinhado ao Plano de Cargos

EXEM

PLO

Page 19: Workshop   dimensionamento

ÁREA: COMPRAS

Tipo: sizing atual

DEMANDA

• Deve-se levantar o esforço necessário para executar as atividades do processo, por perfil

Disponibilidade (h)

420

280

Cargo Qnt.

Assistente 3

Analista 2

Coordenador 2 280

Demanda (h)

CAPACIDADETOTAL DA ÁREA

980 h/mês

FTE: 140 h/mês

650

250

150

1.150 h/mês

PROCESSO 1

PROCESSO 2

PROCESSO 3

+

+

DEMANDA

EXEMPLO

Page 20: Workshop   dimensionamento

Sazonalidades

• Questões externas– Aumento e sazonalidade da demanda externa– Crescimento da empresa– Novos projetos de negócios– Regulações

• Questões internas– Iniciativas de melhoria de processo– Novas políticas– Mudanças organizacionais– Diretrizes estratégicas

Questões que podem afetar o comportamento da demanda por trabalho no médio/longo prazo

Alguns processos ou atividades possuem MESES DEFINIDOS PARA OCORREREM.– Ou seja, uma concentração de esforço sazonal não pode ser distribuída ao longo de um ano, pois

causaria uma distorção no esforço real necessário em determinado mês.

Considere as demandas sazonais RECORRENTES, e não o cenário atípico, tais como:

Page 21: Workshop   dimensionamento

NÃO EXISTEM INFORMAÇÕES SUFICIENTES E CONFIÁVEIS PARA REALIZAR O ESTUDO

A resistência pelo levantamento de informações é um dos erros mais recorrentes no trabalho de dimensionamento

Page 22: Workshop   dimensionamento

A coleta dos dados para os drivers e parâmetros definidos no passo anterior tende a ser uma das atividades mais longas do processo.

Métodos de coleta de informação

COLETA INDIVIDUAL

Pode ser realiza por entrevista. Nesse caso, será um processo mais longo e mais caro, mas tende a conter maior precisão dos dados.

COLETA POR PROXY

No caso de áreas que possuem funcionários

que apresentam funções similares,

pode-se coletar apenas uma vez e aproximar para os demais casos.

COLETA POR REGISTROS

Alguns sistemas podem gerar informações de volumes e de esforços

que podem ser utilizados como base

para o cálculo.

COLETA POR ÁREA

O gerente ou responsável pela área preenche a planilha de

coleta por todos os seus liderados. Trata-se da forma mais simples de coleta, mas apresenta possibilidade de

controvérsia ou imprecisão dos dados, por sub ou

supervalorização de determinada atividade.

Existe ainda a COLETA IN LOCO realizada por observação.

Trata-se da mensuração com auxílio de cronômetro. Porém ela é indicada para casos

específicos e é muito cara e longa.

Page 23: Workshop   dimensionamento

Comumente é chamada de “falta de informação para realizar o estudo” pelos envolvidos. Mas ocorre muitas vezes pela falta de cultura de

registro de ocorrência e andamento das demandas.

• É possível medir o esforço da execução de um processo ou o volume de execução de uma atividade? Quais formas?

• Procuro analisar o tempo, volume e frequência que as demandas ocorrem?

• Possuo indicadores de avaliação do trabalho? Como posso defini-los?

DEBATE

AUSÊNCIA DA CULTURA DE MEDIR

Aliado ao problema anterior, está a baixa confiabilidade dos dados preenchidos em

materiais não institucionais ou por meio do .

• O que pode ser feito para reduzir os efeitos da baixa confiabilidade?

• Quais mecanismos de registro podem ser usados?

• O que deve-se considerar para definir um horizonte de tempo confiável para a análise de dimensionamento?

BAIXA CONFIABILIDADE DOS DADOS

Page 24: Workshop   dimensionamento

Estagiário Técnico Analista FC Supervisor

Receber autos com recursos constitucionais Processos cadastrados 1.218,00 0,25Processos autuados 571,14 0,58Processos autuados 214,18 0,50Processos autuados 214,18 0,50Processos conferídos 435,40 0,25Processos conferídos 653,10 0,25Processos disponibilizados 435,40 0,08Processos disponibilizados 653,10 0,08Petições/certidões juntadas 615,14 0,30Petições/certidões juntadas 461,36 0,25

Remeter processo para Assessoria Jurídica da Processos enviados 1.675,00 0,05

Recebimento de autos para digitalização Autos recebidos 688,00 0,20Triagem conforme ISO Autos separados 750,00 0,20

Documentos digitalizados 552,00 0,50Documentos digitalizados 207,00 0,50Documentos validados 603,64 0,33Documentos validados 226,36 0,33Peças classificadas 415,00 0,23Peças classificadas 415,00 0,23

Remessa para arquivo corrente Autos enviados 264,50 0,08Remessa para arquivo corrente Autos enviados 264,50 0,08

PRO

CESS

O /

SU

B PRINCIPAIS ATIVIDADES UNIDADE

01 -

Prep

arar

rec

urso

s co

nsti

tuci

onai

s pa

ra A

JP o

u 02

- D

igit

aliz

ar a

utos

par

a ór

gãos

su

peri

ores

VOLUME DA MÉDIA MENSAL

ESFORÇO UNITÁRIO EM HORAS ATUAL

Autuar processos

Conferência de autação de recursos

Intimar partes para contrarrazões (DJ-e)

Juntar contrarrazões/certificação de não impugnação

Digitalizar autos

Validar arquivo digital

Classificar peças de autos digital/envio

Exemplo de matriz preenchida

Page 25: Workshop   dimensionamento

Sobre a área dimensionadaEsta unidade tem como principal atribuição a preparação documental de processos que vão subir de instância e precisam de um parecer específico

do Presidente. Prestam uma assessoria documental.

Executores da Área

Os executores experientes fornecem informações relativas às atividades, volume, frequência e

sazonalidade.

Cadeia de Valor e Diagramas de Escopo Gestor da Área

O Diretor/Gerente fornece informações gerais sobre

os desafios da área.

+ Regimento

Page 26: Workshop   dimensionamento

01 - Preparar recursos consti-tucionais para

AJP ou Presidência da

TR

02 - Digitalizar autos para

órgãos supe-riores

03 - Intimar partes

04 - Remeter autos ao ar-quivo inter-

mediário

05 - Remeter autos à origem ou baixar pro-

cesso

06 - Expedir Documentações

07 - Prestar atendimento

27.4%

20.3%

14.2%

1.3%

11.0%

0.7%

3.0%

Análise dos resultados

Estagiário Técnico FC Supervisor

23

13

8

2

30.37

11.85

6.27

1.81

Capacidade atual Demanda atual em FTE(46) (50)

01 - Preparar recursos constitucionais para AJP

ou Presidência da TR

02 - Digitalizar autos para órgãos superiores

03 - Intimar partes 04 - Remeter autos ao arquivo intermediário

05 - Remeter autos à origem ou baixar

processo

06 - Expedir Documen-tações

07 - Prestar atendimento

Page 27: Workshop   dimensionamento

Esta

giár

io

Técn

ico FC

2.87

0.92 0.92

0.00

1.171.17

Autuar Processos Conferir autuação

Quantidade de FTEs por perfil lotado nas atividades de autuação e conferência de autuação

Quadro atual(servidores + estagiários)

46

50.79

Capacidade atual de FTE Total

Demanda atual de FTE Total

4,79 FTE3,79 FTE

49,79

A atividade de AUTUAÇÃO é executada pelos perfis Estagiário, Técnico e FC, porém a conferência é realizada somente pelos dois últimos.

Verificar a possibilidade de eliminar a revisão, quando esta já for feita pelos perfis de Técnico e FC, OU estudar oportunidades de melhoria para reduzir o tempo de execução da atividade, concomitantemente com a autuação.

Melhorias de processos para redução do esforço necessário

O diagnóstico permite identificar que as atividades de

estagiário também são desenvolvidas por técnicos e

FCs.

A partir da análise de melhorias na execução dos

processos e da redistribuição de atividades entre os perfis, é possível obter melhorias em

relação ao processo e a análise de pessoal.

EXEMPLO 1

Page 28: Workshop   dimensionamento

CONCENTRAÇÃO DE FTE NOS PROCESSOS

Tempo total aproximado para a distribuição de um processo* desde o recebimento até o cadastro:

• Distribuições de 2º Grau (Recursais) = 1h42min• Distribuições das Turmas Recursais (Recursais) = 1h09min

Atividades contempladas: Protocolar/Classificar, Autuar, Cadastrar e Homologar.

Protocolar/Classi-ficar

Autuar Cadastrar Homologar Total

2415

23

7

6975

10 10 7

102Área 1 Área 2

POTENCIAL DE

REDUÇÃO DE FTE

Servidores

92.97

63.3

Demanda atualDemanda potencial com melhorias

29,67 FTEs

EXEMPLO 2

Page 29: Workshop   dimensionamento

EXEMPLO 3

Técnico FC Supervisor

2

3

1

2.04

3.05

1.45

2

3

1

Capacidade atual Demanda atual em FTE Quadro de pessoal estimado

Técnico FC Supervisor

2

3

1

2.7

4.0

1.9

Capacidade atual Demanda atual em FTE

Percebe-se pelo gráfico que todos os cargos encontram-se em situação de sobrecarga. Dessa forma, recomenda-se a análise de oportunidades de melhoria para a redução dos esforços, após a revisão dos volumes e tempos a fim de confirmar a existência ou não de gap. Sugere-se que tal análise seja realizada antes de uma alteração do quadro de pessoal.

Além disso, é importante que a área analise quais atividades do Supervisor podem ser repassadas aos Técnicos.

SITUAÇÃO ATUAL: SITUAÇÃO SUGERIDA:

(6) (8) (6)*

Identificação de melhorias

Page 30: Workshop   dimensionamento

Diagnóstico

34%

15%

52%

Distribuição percentual de atividades da área

AtendimentoOutrosAtividades-fim

Grande parte da força de trabalho do departamento é alocada em atividades de Atendimento (34%), onde a maior parte da demanda é via telefone e e-mail. A demanda estimada de atendimento é de mais de 41 mil tentativas em 2014

Total/mês Atendimento Outros Atividades-fim

R$1,659,763.93

R$558,929.05

R$243,999.48

R$856,835.40

Custo H/H por atividade

EXEMPLO

Page 31: Workshop   dimensionamento

“PRECISO DE MAIS GENTE”“PRECISO DE MAIS GENTE”“PRECISO DE MAIS GENTE”

É muito comum dos gestores pensarem sempre nessa solução primeiro, entretanto, dimensionamento é uma análise de demanda e capacidade.

Page 32: Workshop   dimensionamento

A mudança de paradigma é sempre uma dificuldade nas organizações. A mudança sobre

como o dimensionamento é encarado ou como as soluções são possíveis, é fundamental para o

aumento de produtividade.

• Como posso solucionar o problema do gap entre a demanda e a capacidade?

• Como minimizar os efeitos da mudança nos processos e na alocação de pessoal nos órgãos?

DEBATE

RESISTÊNCIA À MUDANÇA

Page 33: Workshop   dimensionamento

Diferentes ações podem ser tomadas para se AJUSTAR A CAPACIDADE

hora

s

tempo

DEMANDA MAIOR

Motivação de equipe

Contratações

Definir o plano de ação

DEMANDA MENOR

Transferências internas de pessoas

Mudança de responsabilidades

DEMANDA

CAPACIDADE(Disponibilidade de horas)

Page 34: Workshop   dimensionamento

Diferentes ações podem ser tomadas para se AJUSTAR A DEMANDA

CAPACIDADE(Disponibilidade de horas)

hora

s

tempo

Sincronização de atividades

Paralelização de atividades

Ferramental de apoio

Definir o plano de ação

Treinamentos

Automação de atividades

Eliminação de atividades

DEMANDA

Page 35: Workshop   dimensionamento

O esforço médio

É importante orientar que o levantamento de esforços baseado no PERFIL PRODUTIVO, ou seja, o esforço médio esperado pela maior concentração de profissionais que executa a atividade. Os outliers tanto positivos, quanto negativos, não devem nortear o preenchimento.

SUPER PRODUTIVO

PRODUTIVO

Tempo de Execução

POUCO PRODUTIVO

Page 36: Workshop   dimensionamento

Conheça o contexto da organização. Saiba os diferenciais na abordagem utilizada. Aprenda as soluções propostas. Comprove os

resultados alcançados.

CASO 2Dimensionamento matricial e avaliação

de produtividade por comparação

Page 37: Workshop   dimensionamento

O mesmo serviço, realizado por entidades diferentes, tende a ter resultados muito diferentes para a sociedade!

SERVIÇO 1

SERVIÇO 1

SERVIÇO 1

SERVIÇO 1

CLIENTEA e B

CLIENTEA e B

CLIENTEA e B

CLIENTEA e B

Page 38: Workshop   dimensionamento

Por que duas unidades que possuem processos e atribuições similares possuem lacunas de entrega pública tão diferentes?

UNIDADESProcessos

Baixados por Servidor

Entrega de Justiça

Unidade 1 89,6 14,5%

Unidade 2 115,7 23,0%

Unidade 1 86,0 34,4%

Unidade 2 59,8 17,1%

Unidade 3 102,2 28,5%

Unidade 4 87,0 22,7%

Unidade 1 111,6 12,0%

Unidade 2 210,1 48,5%

Unidade 3 77,5 11,0%

Unidade 4 55,3 10,8%

Unidade 1 52,0 14,7%

Unidade 2 46,0 17,2%

Page 39: Workshop   dimensionamento

Análise de Clusters é um método multivariado baseado na análise das características dos objetos, ou seja, é uma maneira sistemática usada para combinar características homogêneas e heterogêneas para formar grupos similares.

Com os objetosEntre os grupos

GRUPO AObjetos 1, 2.1, 3.1

OBJETO

1

OBJETO

2

OBJETO

3

GRUPO BObjetos 1, 2.1, 3.2

GRUPO CObjetos 1, 2.1, 3.3

GRUPO nObjetos 1, 2.n, 3.n

IDENTIFICAÇÃO DOS PARÂMETROS DE CLUSTERIZAÇÃO

Esses grupos ou clusters devem ter uma elevada homogeneidade entre seus objetos (áreas) e

também uma heterogeneidade em relação aos demais grupos. Isso quer dizer que as análises

podem ser feitas de modo comparativo dentro de um grupo, para auxiliar na visualização de

resultados e de comportamentos entre as áreas de natureza similar

Page 40: Workshop   dimensionamento

IDENTIFICAÇÃOO objetivo desta etapa é identificar, testar e formalizar parâmetros que diferenciem as áreas/unidades permitindo a sua organização em grupos de realidades similares.

TAIS COMO:Tamanho, função, competência, volume de pessoal atual, demanda histórica, etc...

INDICADORESSelecionar os indicadores de avaliação do

desempenho dessas áreas, podendo selecionar um ou mais indicadores para definição dos padrões de desempenho

Page 41: Workshop   dimensionamento

AS UNIDADES SÃO DIFERENTES E POR ISSO NÃO PODEM SER

COMPARADAS

A resistência pela análise de produtividade restringe o campo de ação do gestor em relação à avaliação do uso dos recursos disponíveis

Page 42: Workshop   dimensionamento

Idênticas realmente não são, porém elas possuem similaridades que permitem a

comparação de produtividade (seja em termos de uso das pessoas ou de outros tipos de recursos).

• Quais as variáveis devem ser utilizados para diferenciar as unidades?

• Quais indicadores podem medir a eficiência dessas unidades quando comparadas?

DEBATE

AS ÁREAS NÃO SÃO IDÊNTICAS

Page 43: Workshop   dimensionamento

UJH

UJI

UJF

UJE

UJJ

UJA

UJD

UJM

UJB UJ

K

UJG

UJC

UJL

Identificar as diversidades existentes entre os diferentes tipos de varas

45

UJA

UJD

UJM

UJH

UJB UJ

K

UJI

UJC

UJE

UJL

UJJ UJ

G

UJF

Page 44: Workshop   dimensionamento

UJJ

Agregar as varas por semelhança de naturezas, competência e ...

46

UJA

CÍVEL(piloto capital)

JUIZADO CRIMINAL MISTA

UJD

UJM

UJH

UJB UJ

K

UJI

UJG

UJF

UJC

UJL

UJE

Page 45: Workshop   dimensionamento

... Volume de casos novos

UJA

CÍVEL(piloto capital)

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12

Até 1.000processos

Entre 1.000 e 2.500processos

Acima de 2.500processos

Agrupamento por faixa de casos novos

UJD

UJM

UJH

Page 46: Workshop   dimensionamento

1. DEFINIÇÃO DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS

Casos Novos PARADIGMA ESPERADA

Papel, PJe ou ambos 3º quartil 3º quartil

2. EVOLUÇÃO DA DEMANDA DOS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS

3. RESUMO DA ALOCAÇÃO ENTRE OS GRUPOS DE VARAS CÍVEIS

GRUPO

139 FAIXAS PRETA 4 26 14 -12FAIXAS VERDE 2 12 13 1FAIXAS BRANCA 6 49 31 -18

293 FAIXAS PRETA 6 43 21 -22FAIXAS VERDE 2 14 12 -2FAIXAS BRANCA 7 57 44 -13

203 FAIXAS PRETA 10 71 70 -1FAIXAS VERDE 4 23 26 3FAIXAS BRANCA 13 108 89 -19

* Total de unidades judiciárias (UJs) em cada estágio. 403 320 -83

EloGroup © 2014

-

<< Para faixa PRETA

Para demais faixas>>

QUANTITATIVAS

QUALITATIVAS

VARAS CÍVEIS

2014

A matriz apresenta os valores de alocação de recursos humanos a serem utilizados nos grupos de VARAS CÍVEIS para o ano de 2014.

Ele considera a produtividade de cada grupo e a estimativa de aumento de demanda para o ano, com base no histórico dos anos anteriores.

Para a melhor comparação entre unidades judiciárias, o agrupamento a partir de características semelhantes é fundamental. Para isso foram definidas variáveis quantitativas e qualitativas para essa separação, são elas:

INDIQUE OS PARÂMETROS

A SEREM APLICADOS À PRODUTIVIDADE:

Grupo Trad 1 Grupo Trad 2 Grupo Trad 3

9.7877.694 6.970 6.702

R² = 0,8507

2011 2012 2013 2014

19.71016.531 15.039 15.008

R² = 0,8307

2011 2012 2013 2014

31.824 32.97938.180 39.396

R² = 0,9235

2011 2012 2013 2014

R² = #N/A

2011 2012 2013 2014

Page 47: Workshop   dimensionamento

EXEM

PLO

Comparar e analisar o desempenho entre estas varas

5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%0.0

50.0

100.0

150.0

200.0

250.0

300.0

350.0

146

23%

Inverso do congestionamento

Prod

utivi

dade

(IPS

)

Page 48: Workshop   dimensionamento

5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%0.0

50.0

100.0

150.0

200.0

250.0

300.0

350.0

1.0

1.0

1.0

1.0

4 FAIXAS PRETA

5 FAIXAS VERDE

4 FAIXAS BRANCA

Inverso do congestionamento

Prod

utivi

dade

(IPS

)

FAIXA VERDEalta produtividade e

alto congestionamento

FAIXA PRETAalta produtividade e

baixo congestionamento

Classificar cada vara conforme: Faixa Branca, Verde e Preta

FAIXA BRANCAbaixa produtividade ealto congestionamento

EXEM

PLO

Page 49: Workshop   dimensionamento

UJX

UJX

UJX

UJX

UJX

UJX

UJXUJ

XUJXUJ

XUJX

UJX

Diferentes níveis de desempenho implicam...

51

CÍVEL - CAPITAL

UJ X

UJX

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

Faixa PretaFaixa VerdeFaixa Branca

Page 50: Workshop   dimensionamento

UNIDADES JUDICIÁRIASFAIXA PRETA GAP Quadro atual

(2013)Lotação para

2014Casos Novos

para 2014Casos

Pendentes 2013

Processos Baixados 2013

IPS(PB / Servidor)

VARA A - 1ª Vara Cível -4 7 3 861 2.642 1.579 225,57VARA B - 6ª Vara Cível -4 7 3 928 3.354 1.123 160,43VARA C - 1ª Vara Cível -5 9 4 1.060 3.744 1.991 221,22VARA D - 3ª Vara Cível -2 6 4 1.027 4.650 1.350 225,00VARA D - 4ª Vara Cível -3 7 4 1.035 5.778 2.204 314,86VARA E - 1ª Vara Cível -3 7 4 1.187 4.609 2.318 331,14

### 43,00 20,84

UNIDADES JUDICIÁRIASFAIXA VERDE GAP Quadro atual

(2013)Lotação para

2014Casos Novos

para 2014Casos

Pendentes 2013

Processos Baixados 2013

IPS(PB / Servidor)

VARA F - 2ª Vara Cível -1 7 6 904 4.113 1.157 165,29VARA G - 1ª Vara Cível -1 7 6 1.002 3.907 1.022 146,00

### 14,00 11,88

UNIDADES JUDICIÁRIASFAIXA BRANCA E SEM FAIXA GAP Quadro atual

(2013)Lotação para

2014Casos Novos

para 2014Casos

Pendentes 2013

Processos Baixados 2013

IPS(PB / Servidor)

VARA D - 2ª Vara Cível 0 6 6 1.038 6.185 866 144,33VARA F - 1ª Vara Cível -3 10 7 1.043 4.214 1.111 111,10VARA E - 2ª Vara Cível -1 7 6 1.015 5.035 452 64,57VARA E - 4ª Vara Cível 0 7 7 1.050 4.277 674 96,29VARA G - 2ª Vara Cível 0 7 7 1.058 4.785 584 83,43VARA B - 3ª Vara Cível -2 8 6 971 1.138 959 119,88VARA G - 3ª Vara Cível -7 12 5 828 2.786 982 81,83

Prod. Paradigma

Prod. Esperada

203,25

219,05

Média de 7 servidores por varaFaixa Branca – Menos de 1.000 Processos Baixados e IPS menor que 100, média de 4.600 processos em estoque

Faixa Preta – Mais de 1.300 processos baixados, IPS maior que 200, média de 4.000 processos em estoque

EXEM

PLO

Page 51: Workshop   dimensionamento

AS UNIDADES NÃO PODEM SER RANKEADAS

A transparência muitas vezes é vista de forma negativa no serviço público, pois muitas vezes é associada erroneamente à competitividade

Page 52: Workshop   dimensionamento

PROPOSTAS

• Treinamento dos profissionais• Acompanhamento do tribunal nas unidades

interessadas em mudar de comportamento• Padronização dos processos e boas práticas• Celebração dos primeiros resultados!

• Equipes móveis temporárias• Estratégias para baixa de estoque• Disseminação de boas práticas• Reconhecimento das unidades mais esforçadas

• Celebrar e recompensar resultados• Reconhecimento como unidade de referência na

entrega de justiça• Disseminar boas práticas para os demais

Definir estratégia para otimizar o desempenho de cada faixa

Page 53: Workshop   dimensionamento

57

... Em diferentes estratégias para otimização de desempenho!

UJ X

UJX

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

UJ X

Faixa PretaFaixa VerdeFaixa Branca

CÍVEL - CAPITAL

Page 54: Workshop   dimensionamento

Idênticas realmente não são, porém elas possuem similaridades que permitem a

comparação de produtividade (seja em termos de uso das pessoas ou de outros tipos de recursos).

• Quais as variáveis devem ser utilizados para diferenciar as unidades?

• Quais indicadores podem medir a eficiência dessas unidades quando comparadas?

DEBATE

AS ÁREAS NÃO SÃO IDÊNTICAS

Algumas pessoas olham a transparência como uma institucionalização da ineficiência. Se essa mentalidade não mudar, a gestão passa a ser

orientada por percepções e não por informações concretas.

• Qual o desafio de tornar as informações de produtividade transparentes?

• Como evitar a resistência da transparência das informações de produtividade?

A DIVULGAÇÃO DA INEFICIÊNCIA

Page 55: Workshop   dimensionamento

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