workflow e colaboração com exchange e outlook

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Workflow e Colaboração Workflow e Colaboração para Exchange e Outlookpara Exchange e Outlook

Ronaldo CollinsRonaldo CollinsDiretor de TecnologiaDiretor de Tecnologia

[email protected]@networkflow.com.br


AgendaAgenda

A EmpresaA Empresa– Nossa MissãoNossa Missão– AtuaçãoAtuação– ClientesClientes

Visão do NegócioVisão do Negócio BenefíciosBenefícios Infra-EstruturaInfra-Estrutura Tecnologia WorkflowTecnologia Workflow Soluções de Workflow e ColaboraçãoSoluções de Workflow e Colaboração


A EmpresaA EmpresaAA Net Workflow Net Workflow é uma nova é uma nova

empresa empresa que vem se empresa empresa que vem se especializando no especializando no desenvolvimento de soluções desenvolvimento de soluções em em ColaboraçãoColaboração e e WorkflowWorkflow na plataforma na plataforma MicrosoftMicrosoft, , atuando nos segmentos de atuando nos segmentos de TreinamentoTreinamento, , Consultoria eConsultoria eDesenvolvimento.Desenvolvimento.


Nossa MissãoNossa Missão A A Net WorkflowNet Workflow tem por objetivo tem por objetivo

contribuir com o aumento da contribuir com o aumento da produtividade e competitividade de produtividade e competitividade de seus clientes com total seus clientes com total transparência e acima de tudo com transparência e acima de tudo com muito profissionalismo, buscando muito profissionalismo, buscando sempre superar com excelência sempre superar com excelência suas expectativas hoje e no futuro suas expectativas hoje e no futuro com soluções de com soluções de Colaboração e Colaboração e WorkflowWorkflow e serviços de qualidade. e serviços de qualidade.


AtuaçãoAtuaçãoTreinamentoTreinamentoConsultoriaConsultoriaDesenvolvimento de Soluções Desenvolvimento de Soluções

de Workflowde Workflow


ClientesClientes Aventis PharmaAventis Pharma Mattel do BrasilMattel do Brasil Astra Química do BrasilAstra Química do Brasil Fazendas Reunidas Boi GordoFazendas Reunidas Boi Gordo KlabinKlabin Lucent TechnologiesLucent Technologies Sodexho do BrasilSodexho do Brasil Inovatech InformáticaInovatech Informática Eternit, Brasilit e EterBrasEternit, Brasilit e EterBras SofttekSofttek AllerganAllergan InteligIntelig


ClientesClientesParceirParceirosos

ee

ProcessProcessoo

PessoaPessoass

Gestão do ConhecimentoGestão do ConhecimentoVisão de NegócioVisão de Negócio

Colaboração Colaboração – Combinar experiência e Combinar experiência e

informação para tornar as informação para tornar as corporações mais produtivas e corporações mais produtivas e competitivascompetitivas

– Permitir fluxo de informação Permitir fluxo de informação rápido e eficienterápido e eficiente

– Proporcionar tomada de Proporcionar tomada de decisão inteligentedecisão inteligente


E-Mail, Agendamento, E-Mail, Agendamento, Discussão e NewsDiscussão e News

E-Mail, Agendamento, E-Mail, Agendamento, Discussão e NewsDiscussão e News

Colaboração InstantâneaColaboração InstantâneaColaboração InstantâneaColaboração Instantânea

Publicação e ColaboraçãoPublicação e Colaboraçãode Documentosde Documentos

Publicação e ColaboraçãoPublicação e Colaboraçãode Documentosde Documentos

WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow

Processos de NegócioProcessos de NegócioProcessos de NegócioProcessos de NegócioAltamenteAltamente

Estruturado Estruturado

Improvisado Improvisado Outlook Outlook

MicrosoftMicrosoftBackOfficeBackOffice

Cenários de ColaboraçãoCenários de Colaboração


Tecnologia WorkflowTecnologia Workflow Workflow é um dos segmentos high Workflow é um dos segmentos high

tech que contam com cada vez tech que contam com cada vez mais adeptos no Brasil e no mundo, mais adeptos no Brasil e no mundo, em grande parte dos casos médias em grande parte dos casos médias e grandes empresas atraídas pela e grandes empresas atraídas pela agilidade e economia de custos que agilidade e economia de custos que as soluções de colaboração podem as soluções de colaboração podem trazer aos processos trazer aos processos AdministrativosAdministrativos ou ou ProdutivosProdutivos. .


Workflow Workflow Produtivo/AdministrativoProdutivo/AdministrativoWorkflow ProdutivoWorkflow Produtivo age age

diretamente sobre o negócio diretamente sobre o negócio principal das companhias.principal das companhias.

Workflows AdministrativosWorkflows Administrativos têm influência sobre os têm influência sobre os processos não produtivos, como processos não produtivos, como a compra de passagens aéreas a compra de passagens aéreas ou no escritório de ou no escritório de contabilidade, por exemplo.contabilidade, por exemplo.


Desvantagens no Fluxo de Desvantagens no Fluxo de PapelPapel

Alto custo com tarefas Alto custo com tarefas repetitivasrepetitivas

Passível de errosPassível de erros Improdutividade Improdutividade Grandes prejuízos por não Grandes prejuízos por não

utilizar a tecnologia a seu favorutilizar a tecnologia a seu favorProcessos com longa duraçãoProcessos com longa duração


Estimativa de CustosEstimativa de Custos

Estimativa de custos com papelEstimativa de custos com papel– 100 * 22 dias * ano = 26.400100 * 22 dias * ano = 26.400– 2000 * 22 dias * ano = 528.0002000 * 22 dias * ano = 528.000– Carbono, nº. de viasCarbono, nº. de vias– Custos com estoqueCustos com estoque– Busca de papel, encaminhamento Busca de papel, encaminhamento

manual, validaçãomanual, validação


BenefíciosBenefícios Redução do custo com papelRedução do custo com papel Redução do fluxo de papel dentro da Redução do fluxo de papel dentro da

corporaçãocorporação Aumento da produtividade dos Aumento da produtividade dos

funcionáriosfuncionários Baixo custo de propriedadeBaixo custo de propriedade

– Lotus Notes – licença para aplicações e Lotus Notes – licença para aplicações e desenvolvedoresdesenvolvedores

Eliminam os obstáculos na Eliminam os obstáculos na aprovaçãoaprovação


BenefíciosBenefícios Retorno do investimento com infra-Retorno do investimento com infra-

estrutura (rede, Exchange e Office)estrutura (rede, Exchange e Office) Redução do tempo nos processosRedução do tempo nos processos Utilização do rotor do ExchangeUtilização do rotor do Exchange Workflow – tecnologia responsável Workflow – tecnologia responsável

pela economia de tempopela economia de tempo Redução dos custos com telefoneRedução dos custos com telefone


BenefíciosBenefíciosTotalmente integrado ao OutlookTotalmente integrado ao Outlook

– Correio, Agenda, Tarefas, Reuniões, Correio, Agenda, Tarefas, Reuniões, Public FoldersPublic Folders

Integração com o Office 2000/XPIntegração com o Office 2000/XPBase de ConhecimentoBase de Conhecimento Interface de uso amigável e uso Interface de uso amigável e uso

imediatoimediato


Infra-Estrutura NecessáriaInfra-Estrutura Necessária ServidorServidor

– Windows NT Server 4.0Windows NT Server 4.0– Windows 2000 ServerWindows 2000 Server– Microsoft Exchange 5.5/2000Microsoft Exchange 5.5/2000

ClientesClientes– Windows 95/98/NT/Me/2000/XPWindows 95/98/NT/Me/2000/XP– Office 2000/XPOffice 2000/XP– Outlook (MailBox e Public Folders)Outlook (MailBox e Public Folders)

Fácil implementaçãoFácil implementação


Soluções Net WorkflowSoluções Net Workflow Help Desk ManagerHelp Desk Manager RDV – Relatório de Despesas e RDV – Relatório de Despesas e

ViagensViagens Solicitação de Serviços de Solicitação de Serviços de

InformáticaInformática Recados e TelefonemasRecados e Telefonemas Contato CustomizadoContato Customizado Empresas/Contatos CRMEmpresas/Contatos CRM Gerenciador de Propostas Gerenciador de Propostas

ComerciaisComerciais


Help Desk ManagerHelp Desk Manager Permite aos usuários enviarem solicitações Permite aos usuários enviarem solicitações

de help desk ao gerente o qual irá validar e de help desk ao gerente o qual irá validar e delegar ao técnico a tarefa de suporte. O delegar ao técnico a tarefa de suporte. O técnico então irá documentar a análise e a técnico então irá documentar a análise e a solução adotada junto ao solicitante. Ao solução adotada junto ao solicitante. Ao final o serviço será avaliado pelo gerente. final o serviço será avaliado pelo gerente. Se aprovado o usuário será notificado o Se aprovado o usuário será notificado o qual também fará uma avaliação qual também fará uma avaliação apresentando seu grau de satisfação. apresentando seu grau de satisfação. Todas as informações são armazenadas Todas as informações são armazenadas em um banco de dados para em um banco de dados para acompanhamento e levantamento acompanhamento e levantamento estatístico através de consultas e relatórios estatístico através de consultas e relatórios em uma aplicação Access/Intranet.em uma aplicação Access/Intranet.


Help DeskHelp Desk

Comunicado de ReprovadoGerente

Aprovado

Resolvido

Gerência com acesso

total

E-mail com o usuário

Suporte Técnico

Buscar solução

Gerente Aprovador

Relatórios Estatísticos

Comunicado de Aprovado

UsuárioUsuário

Aprovado

Solicitante

Aprovado

TécnicoComunicado de Aprovado

Comunicado de Reprovado

S N

N

S

N

S N


Criando um Help DeskCriando um Help Desk


Analisando um ChamadoAnalisando um Chamado


Atribuindo um TécnicoAtribuindo um Técnico


Validação GerencialValidação Gerencial


Execução do ChamadoExecução do Chamado


A GerênciaA Gerência


Análise TécnicaAnálise Técnica


Solução AdotadaSolução Adotada


Notificação ao UsuárioNotificação ao Usuário


Nível de SatisfaçãoNível de Satisfação


RDV – Relatório de RDV – Relatório de Despesas e ViagensDespesas e Viagens

O O RDV WorkflowRDV Workflow é é um sistema que um sistema que permite um controle permite um controle total e imediato dos total e imediato dos gastos com gastos com funcionários. Através funcionários. Através do do Microsoft Microsoft OutlookOutlook a gerência a gerência poderá validar o poderá validar o RDVRDV com com encaminhamento encaminhamento automático para o automático para o Financeiro que Financeiro que efetuará o efetuará o pagamento. O pagamento. O sistema possui um sistema possui um ConversorConversor e e CotaçãoCotação de Moedasde Moedas para valores para valores internacionais. Níveis internacionais. Níveis de aprovação de aprovação gerencial, opcionais gerencial, opcionais na forma de na forma de pagamento. Sistema pagamento. Sistema em Access com em Access com relatórios estatísticos.relatórios estatísticos.


Solicitação de Suporte Solicitação de Suporte TécnicoTécnico


Outras SoluçõesOutras Soluções


Contato CustomizadoContato Customizado


Recados e TelefonemasRecados e Telefonemas


O Desafio da EmpresaO Desafio da EmpresaAlavancar investimento para atingir objetivosAlavancar investimento para atingir objetivos

ComunicaçãoComunicação Equipes Equipes eficazeseficazes

PessoasPessoas

Gerência deGerência deconhecimentoconhecimento

ConhecimentoConhecimentoaplicadoaplicado

ExperiênciasExperiências

Automação do Automação do fluxo de trabalhofluxo de trabalho

Sistemas Sistemas eficienteseficientes

ProcessosProcessos


Processo InalteradoProcesso Inalterado

O processo em si continua O processo em si continua rigorosamente o mesmo. Todos os rigorosamente o mesmo. Todos os departamentos envolvidos permanecem departamentos envolvidos permanecem lá, fazendo a mesma coisa de antes. lá, fazendo a mesma coisa de antes. O O que muda é a maneira como as que muda é a maneira como as coisas saem do mundo de tijolo e coisas saem do mundo de tijolo e cimento e se tornam 100% digitais. cimento e se tornam 100% digitais. Todas as decisões que envolvem o Todas as decisões que envolvem o processo agora são tomadas processo agora são tomadas inteiramente na frente do computador.inteiramente na frente do computador.


Resultados ObtidosResultados ObtidosAumento da produtividadeAumento da produtividadeRedução de custosRedução de custosTracking de AtividadesTracking de AtividadesMaior controle gerencialMaior controle gerencialResultados imediatosResultados imediatos

– Views OutlookViews Outlook– Banco de DadosBanco de Dados

Satisfação do usuário/clienteSatisfação do usuário/cliente


100 Milhões de Licenças 100 Milhões de Licenças ExchangeExchange

O Exchange é líder na O Exchange é líder na área de troca de área de troca de mensagens e mensagens e colaboração, com mais colaboração, com mais de de 100 milhões de 100 milhões de licençaslicenças vendidas no vendidas no mundo até mundo até jan.2002jan.2002. A . A plataforma oferece plataforma oferece correio eletrônico, correio eletrônico, calendário, mensagens calendário, mensagens instantâneas, instantâneas, conferências e serviços conferências e serviços para aplicações de para aplicações de colaboração colaboração personalizadas, que personalizadas, que aproximam pessoas e aproximam pessoas e informações. informações.

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