we love poa festival

TAP - Termo de Abertura do ProjetoProjeto

WE LOVE POA FESTIVALDescrição

Este projeto visa realizar um Festival de Música durante um final de semana na cidade de Porto Alegre, com shows musicais internacionais inéditos no Brasil em um mesmo evento. O Festival buscará proporcionar dois dias de entretenimento para o público, divulgando Porto Alegre para o mundo como uma cidade apta a receber os mais diversos shows internacionais.

Aliado a isso, haverá uma parceria com a ONU para que se aborde o assunto do problema da fome no mundo bem como promover os programas e iniciativas humanitárias nacionais e internacionais, sendo que um percentual de cada ingresso será doado para um fundo de combate à fome no mundo.

JustificativaDesde 2010 o mercado brasileiro de shows vem apresentando aumentos significativos. Estima-se que só em 2012, foram movimentados cerca de dois bilhões de reais, apenas com patrocínios para esses eventos de entretenimento. A cidade de Porto Alegre está começando a se consolidar no roteiro de turnês de grandes nomes da música internacional, juntando-se a outras cidades já reconhecidas por grandes eventos musicais como São Paulo e Rio de Janeiro, mostrando boas oportunidades nesse mercado.

Objetivo S.M.A.R.T.- Proporcionar um local para a realização do evento com capacidade para 90 mil pessoas/dia;- Contar com a apresentação de oito bandas internacionais para realização dos shows;- Ter pelo menos 75% dos custos orçados do evento bancados através da venda de cotas de patrocínios a empresas e investidores interessados.- Oferecer ingressos a um custo médio de R$ 450,00;- Oferecer a possibilidade de parcelar a compra do ingresso em até quatro vezes no cartão de crédito;- Obter ocupação média de 90% em cada um dos dias do evento;- Obter uma nota de aprovação do evento acima de oito (de 0 a 10) por 80% das pessoas que responderem a pesquisa de satisfação após o evento via internet;- Contar com a presença do Sr. Kofi Annan (ex- secretário geral da ONU e prêmio Nobel da Paz) e da atriz Angelina Jolie (embaixadora oficial da ONU) para discurso inaugural do evento.

RequisitosSerão realizadas reuniões semanais para acompanhamento do projeto, nas quais será verificado o andamento doprojeto e suas atividades através de indicadores de tempo e custo comparando os valores reais com osorçados/estimados. O projeto será considerado encerrado quando for aprovado pelo cliente, após o encerramento doevento.

- Festival de Música POP/ROCK para 180 mil pessoas, a ser realizado em estádio, divido em duas noites distintasdurante um final de semana (noites de Sábado e Domingo).

- O Festival terá oito atrações musicais internacionais, cujas apresentações serão divididas em quatro bandas paracada uma das noites.O evento deverá ter o apoio oficial da ONU, como promoção para a campanha de combate à fome mundial, sendo que25% do lucro líquido do festival será destinado aos projetos humanitários desenvolvidos pela ONU.

- A abertura da primeira noite do festival deverá ter o discurso do Sr.Kofi Annan (ex-secretário geral da ONU e prêmioNobel da Paz) e da atriz Angelina Jolie (embaixadora especial da ONU), ratificando o carácter humanitário do festivalcom a parceria efetuada para angariar/distribuir parte dos lucros do evento em campanhas humanitárias dirigidas pelaONU.

- O estádio deverá ter capacidade de suportar, com conforto e segurança, ao menos 90 mil pessoas por noite dofestival.A estrutura do palco das apresentações deverá ser circular, permitindo visão de 360° para todas as áreas dasarquibancadas e da pista, ocupando 78 metros de diâmetro, 57 metros de altura, sendo que o palco principal (área útil aos músicos) terá um diâmetro de 20 metros. Sobre o palco, ficará suspendo um telão de 24 metros por 16 metros dediâmetro, composto por 888 painéis hexagonais de LEDs.

- O sistema de som será composto por 5 torres de caixas acústicas, 2 centrais de controle (principal e redundante) comcaracterísticas técnicas e disposições físicas conforme detalhamento técnico.

- Sistema de energia dedicado na área externa do estádio, composto por 6 grupos geradores que proverão energiapara o sistema de som, iluminação e todas as estruturas auxiliares.

- Dentro do estádio, serão montadas estruturas auxiliares para abrigarem dois bares com lanchonetes, quecomercializarão bebidas e lanches rápidos

- Dentro do estádio, serão montados 80 banheiros químicos, divididos e distribuídos em quatro pontos nasextremidades da área destinada à pista livre. Para a plateia das arquibancadas, serão disponibilizados os banheiros da própria estrutura do estádio.

- Dentro do estádio, será montado um posto para atendimento médico de primeiros socorros, com dois médicos equatro enfermeiros. Também estarão a disposição três ambulâncias (UTIs móveis) e um helicóptero para transportemédico de urgência

- A segurança/organização do evento durante o festival (parte interna e externa do estádio) ficará a cargo de empresaterceirizada contratada, com equipe de pelo menos 200 pessoas.

- Na parte externa do estádio, será solicitado apoio de agentes da Brigada Militar e agentes responsáveis pelacoordenação e fiscalização do trânsitoAlvará para a realização do Festival

- Presença de Equipe de Brigada de Incêndio durante o evento.

- Seguro de responsabilidade civil para cobrir eventuais danos ao público

- Aprovação de pelo menos 80% do publico pagante do Festival, conforme aferição a ser realizada através de pesquisade satisfação após o término do evento.Campanha de Marketing para promoção do Evento.

DesignaçãoJoão Paulo de Oliveira foi designado como Gerente do Projeto sendo responsável pelo atendimento das entregasacordadas com o cliente do projeto com responsabilidades e autoridade conforme a seguir.

Responsabilidades-Atuar como grande centralizador das informações e ponto central para toda a comunicação formal do projeto com ocliente; -Informar regularmente a situação do projeto de forma a evitar surpresas ao cliente; -Garantir que todos os membros do time de projetos estejam cientes de cada uma de suas responsabilidades eentregas e que elas sejam executadas de acordo com o que foi prometido;-Garantir que todos os acordos contratuais de prazo e orçamento estejam atendendo o cliente de maneira satisfatória, -Controlar custos e cronogramas de forma que estejam dentro dos limites de desvios estabelecidos para o projeto;-Garantir que a documentação do projeto esteja atualizada, revisada;

-Seguir os processos e padrões metodológicos.

Autoridade -Engajar e substituir os integrantes da equipe de projeto quando necessário e coordenar as atividades da equipe;-Acesso direto ao cliente durante toda a realização do projeto;-Gerenciar a verba orçada para o projeto, alocando-a conforme necessário (pode propor economizar em uma fase egastar mais em outra) sempre dentro do desvio acordado para o projeto e com a devida comunicação e aprovação docliente;-Para delegar responsabilidades e autoridades para os membros da equipe sempre que julgar necessário oupertinente;-Para dirigir ações de monitoramento de atividades relativas à tempo, custo, risco, qualidade e desempenho buscandogarantir que os problemas sejam identificados e solucionados.

MilestonesGerenciamento do Projeto- 1/6/2014Estrutura Física- 15/10/2015Patrocinadores, Investidores, Apoio - 10/10/2014Contratação dos Artistas - 1/11/2014Propaganda e Marketing - 1/6/2015Ingressos - 30/10/2015Show - 1 e 2/11/2015Finalização do Evento - 30/11/2015

OrçamentoGerenciamento do Projeto - R$ 4.000.000,00 Estrutura Física - R$ 10.000.000,00 Patrocinadores, Investidores, Apoio - R$ 6.500.000,00 Contratação dos Artistas - R$ 25.000.000,00 Propaganda e Marketing - R$ 8.000.000,00 Ingressos - R$ 500.000,00 Show - R$ 5.000.000,00 Finalização do Evento - R$ 1.000.000,00

Riscos- Chover nas noites do evento- Venda dos ingressos abaixo do esperado (mínimo de 90%).- Falta de Energia- Greve de transporte público- Algum artista não comparecer- Público danificar o local do evento - Indisponibilidade do Sr.Kofi Annan ou da Angelina Jolie na noite de abertura do evento- Indisponibilidade da banda U2 de tocar nas noites de 1 e 2 de novembro de 2015.- Não obtenção de alvará da prefeitura- Não obtenção de alvará da polícia civil- Não obtenção de alvará dos bombeiros- Indisponibilidade de equipamentos especificados para realização dos show- Recusa de participação por parte das bandas- Constante recusa das bandas propostas por parte do cliente- Não entrega do serviços contratados

Data, Assinatura do Sponsor30/11/-0001 - Aguardando

ISH - Registro de Stakeholder Online

CadastroStakeholder Posição Papel no Projeto Email Telefone CelularBetina Piccoli GERENTE Gerente do Projeto [email protected]

Douglas Martins Ramos Coordenador de RH Membro da Equipe de Projeto [email protected]

Enrico Pieta Vice Diretor Membro da Equipe de Projeto [email protected]

José Carlos Machado

Homrich

Diretor Executivo Membro da Equipe de Projeto [email protected]

João Paulo de Oliveira Coordenador de logistica Membro da Equipe de Projeto [email protected]

Marcia Andrea Santos Coordenadora de Comunicação Membro da Equipe de Projeto [email protected]

Nestor Eduardo Hahn Sponsor do Projeto [email protected]

Nestor Eduardo Hahn Coordenador Técnico 2 Membro da Equipe de Projeto [email protected]

WBS - Estrutura de Decomposição do TrabalhoDescomposição

C.C. Fase / Subfase / Pacote de Trabalho Análise M/B1 WE LOVE POA FESTIVAL

1.1 Estrutura Fisica1.1.1 Local do evento Buy

1.1.2 Layout do local Buy

1.1.3 Sonorização Buy

1.1.4 Iluminação Buy

1.1.5 Efeitos Especiais Buy

1.1.6 Design do Palco Buy

1.1.7 Estrutura de Palco Buy

1.1.8 Banheiro Químico Buy

1.1.9 Camarim Buy

1.1.10 Praça de Alimentação Buy

1.1.11 Loja de Souveniers Buy

1.1.12 Enfermaria Buy

1.1.13 Sala de Imprensa Buy

1.2 Gerenciamento do Projeto1.2.1 Gerenciamento de Escopo Make

1.2.2 Gerenciamento de Tempo Make

1.2.3 Gerenciamento de Custo Make

1.2.4 Gerenciamento de Qualidade Make

1.2.5 Gerenciamento de RH Make

1.2.6 Gerenciamento de Comunicação Make

1.2.7 Gerenciamento de Riscos Make

1.2.8 Gerenciamento de Aquisições Make

1.2.9 Gerenciamento de Stakeholders Make

1.2.10 Gerenciamento de Integração Make

1.3 Serviços Gerais1.3.1 Estacionamento Buy

1.3.2 Enfermagem Buy

1.3.3 Bombeiro Buy

1.3.4 Alimentação e Bebida Buy

1.3.5 Equipe de apoio Buy

1.3.6 Segurança Buy

1.3.7 Acessoria Jurídica Make

1.4 Contrato dos Artistas1.4.1 Transporte dos Artistas Buy

1.4.2 Hospedagem dos Artistas Buy

1.4.3 Segurança particular Buy

1.4.4 Exigências dos Artistas Buy

1.5 Propaganda e Marketing1.5.1 Plano de Divulgação Buy

1.5.2 Midia Impressa Buy

1.5.3 Midia Virtual Buy

1.6 Ingressos1.6.1 Precificação dos Ingressos Make

1.6.2 Confecção dos Ingressos Buy

1.6.3 Distribuição dos Ingressos Buy

1.7 Finalização do Evento1.7.1 Relatório do evento Make

1.7.2 Análise resultados e investimentos Make

1.7.3 Pagamentos Make

RR - Registro de RiscoId Categoria na RBS Risco Identificado Tipo Data de

RegistroQualitativoProbabilidade

P Qualitativo deImpacto

I Semáforo

85

3

W>Externos

previsíveis>Taxas de câmbio

Aumento do dolar para contratação dos artistas Ameaça 12/4/2015 Provável 0.7 Grande 0.4 0.28

85

4

W>Riscos técnicos>Riscos

específicos da tecnologia

Falta de luz para o fornecedor de iluminação Ameaça 12/4/2015 Improvável 0.3 Muito Grande 0.8 0.24

85

5

W>Internos não

técnicos>Prazos

Ingressos não serem disponibilizados com a

antecedencia necessária para venda

Ameaça 12/4/2015 Improvável 0.3 Grande 0.4 0.12

85

6

W>Riscos

legais>Reclamações de

terceiros

Propaganda de marketing podendo gerar material

impróprio para o publico

Ameaça 12/4/2015 Improvável 0.3 Muito Grande 0.8 0.24

85

7

W>Externos

imprevisíveis>Efeitos

colaterais

Desistência de algum dos fornecedores Ameaça 12/4/2015 Improvável 0.3 Muito Grande 0.8 0.24

RR - Registro de RiscoV.M.E. antes daresposta [R$]

Resposta V.M.E. depois daresposta [R$]

Sinal de alerta Proprietário Ação a tomar

85

3

30.000.000,00 Mitigar 24.000.000,00 Aumento crescente do dolar no

mercado financeiro

Betina Piccoli Efetuar a contratação dos artistas com preço

fechado até o final de maio

85

4

100.000,00 Mitigar 50.000,00 Falta de luz na região próxima Nestor Eduardo Hahn Contratação de geradores

85

5

500.000,00 Mitigar 200.000,00 Primeiros lotes de teste (prova)

dos ingressos não serem

entregues na data prevista

Enrico Pieta Efetuar o controle da entrega antes da data final do

retorno do lote de teste

85

6

300.000,00 Mitigar 0,00 Identificação de material de

propaganda com conteudo

improprio ou ofensivo ao publico

de alguma forma

Marcia Andrea Santos Revisar campanha de marketing antes da

divulgação da mesma

85

7

5.000.000,00 Mitigar 100.000,00 Indicação de algum dos

fornecedores que tenha

dificuldade em efetuar o serviço

Enrico Pieta Estipular multa contratual e incluir em contrato

clausula responsabilizando o contratado pela

aquisição de um serviço de mesma qualidade no

caso de desistência

PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições

MA - Mapa de AquisiçõesConcorrência Item(s) a ser contratado Ref.WBS Fornecedores Orçamento Prazo Critérios MAKE OR BUY ultilizados Tipo de

contrato1173 WE LOVE POA FESTIVAL

> Serviços Gerais >

Segurança

1.3.6 Grupo EPAVI

Oficial Security

Horus

RVSS Segurança e

Suporte para

eventos

1.000.000,00 03/08/2015 O core business da empresa Preço Fixo

1175 WE LOVE POA FESTIVAL

> Estrutura Fisica >

Iluminação

1.1.4 Visual RS

Visiocore

LCK Eventos

5.000.000,00 07/09/2015 Necessidade de absorção da tecnologia

Necessidade de fornecimento especializado

O core business da empresa

Preço Fixo



Sonorização

1.1.3 Profisom

Visiocore

Crazysom

LCK Eventos

8.000.000,00 21/09/2015 Necessidade de absorção da tecnologia



Preço Fixo


> Ingressos > Confecção

dos Ingressos

1.6.2 Ingresso.com

Ingresso Rápido

Tickets for fun

150.000,00 30/07/2015 Necessidade de fornecimento especializado


Tempo e Material



Banheiro Químico

1.1.8 Tecnisan Sistemas

Operacionais de

Saneamento

Salleti Banheiros

Móveis

Dinâmica

Sanitarios

20.000,00 29/10/2015 Existência de fornecedores confiáveis.


Preço Fixo

MA - Mapa de Aquisições

RFP - 1173

1.3.6 WE LOVE POA FESTIVAL > Serviços Gerais > Segurança


RFP - 1175

1.1.4 WE LOVE POA FESTIVAL > Estrutura Fisica > Iluminação

DT - Declaração de TrabalhoEspecificação Quantidade Unidade

refletores par 64 carcaça de alumínio polido 300




refletores par 56/300 com carcaça de aluminio polido 100

refletores HQI 400 verde e lavanda 100

Controle DMX PILOT para troca de cores das LEDs 5

Moving Heads 575 spot 100

efeitos Laser Verde 200mv 80

Fog Machine 2000 16

PrazosA contratada terá disponível seus equipamentos locados e instalados em perfeito funcionamento para uso no dia01/11/2015 até às 13:00.

Qualidade Requirida- Montagem de sistema de energia dedicado na área externa do estádio, composto por 6 grupos geradores queproverão energia para o sistema de som, iluminação e todas as estruturas auxiliares, conforme detalhamento técnico eespecificações presentes no Anexo 3.

Suporte Técnico Montagem de sistema de energia dedicado na área externa do estádio, composto por 6 grupos geradores queproverão energia para o sistema de som, iluminação e todas as estruturas auxiliares, conforme detalhamento técnico eespecificações presentes no Anexo 3. Esta estrutura será utilizada nas noites do evento e será montada no estádio naqual se dará o show.

Treinamento Desejado

Nivel ServiçoA empresa deverá disponibilizar ao menos 10 técnicos especialistas em iluminação para a data do evento.

GarantiaSe por qualquer motivo salvo caso de morte ou de força maior ter ocorrido contra o CONTRATANTE ouCONTRATADo, uma das partes desistirem por livre e espontânea vontade do contrato a ser firmado, deverá a outraparte uma multa contratual no valor correspondente a 40% do valor da contratação, devendo ser pagos no ato dadesistência.

Local EntregaA estrutura de iluminação deverá ser entregue e montada no dia 01/11/2015 no local do evento (Arena do Grêmio) e adesmontagem deverá ser efeituada no dia 03/11/2015.

DT - WBS do ContratoC.C. Fase / Pacote de Trabalho Unidade Quantidade

PlanejadaOrçamento

1 Gerenciamento do Projeto 170.000,001.1 Plano de gerenciamento do projeto 1 100 150.000,00

1.2 Atas de reuniões 1 100 10.000,00

1.3 Lições Aprendidas 1 100 10.000,00

2 Execução 3.210.000,002.1 Montagem do equipamento 1 100 300.000,00

2.2 Teste do equipamento 1 100 150.000,00

2.3 Controle da iluminação - show 1 100 150.000,00

2.4 Aluguel do equipamento 1 100 2.500.000,00

2.5 TTransporte do equipamento 1 100 10.000,00

2.6 Suporte técnico 1 100 100.000,00

3 Finalização 160.000,003.1 Desmontagem do equipamento 1 100 150.000,00

3.2 TTransporte do equipamento 1 100 10.000,00

EqualizaçãoVisual RS Visiocore LCK Eventos

Especificação Técnica Quant Unid ValorUnit

ValorTotal

Quant Unid ValorUnit

ValorTotal

Quant Unid ValorUnit

ValorTotal

refletores par 64 carcaça de alumínio

polido

200 120,00 24.000,00 300 150,00 45.000,00 300 180,00 54.000,00


polido

200 120,00 24.000,00 200 130,00 26.000,00 200 150,00 30.000,00


polido

200 120,00 24.000,00 260 130,00 33.800,00 260 150,00 39.000,00


polido

120 120,00 14.400,00 120 130,00 15.600,00 120 150,00 18.000,00

refletores par 56/300 com carcaça de

aluminio polido

100 120,00 12.000,00 100 130,00 13.000,00 100 150,00 15.000,00

refletores HQI 400 verde e lavanda 100 120,00 12.000,00 100 130,00 13.000,00 100 150,00 15.000,00

Controle DMX PILOT para troca de

cores das LEDs

5 1.000,00 5.000,00 5 1.200,00 6.000,00 5 1.500,00 7.500,00

Moving Heads 575 spot 100 150,00 15.000,00 100 180,00 18.000,00 100 200,00 20.000,00

efeitos Laser Verde 200mv 80 200,00 16.000,00 80 200,00 16.000,00 80 200,00 16.000,00

Fog Machine 2000 10 1.000,00 10.000,00 16 1.300,00 20.800,00 16 1.500,00 24.000,00

SP - Sistema de PontuaçãoId Critério Classificatório Comercial Peso Visual RS Visiocore LCK Eventos

Nota Média Nota Média Nota Média1281 Tempo de resposta a um atendimento 2 8.75 17.5 9.25 18.5 6.75 13.5

1282 Tempo de mercado da empresa 3 8 24 5.75 17.25 7.5 22.5

1283 Histórico de relacionamento com o

cliente

4 9 36 7 28 6.75 27

1285 Preço 4 10 40 8 32 5.25 21

Id Critério Classificatório Técnico Peso Visual RS Visiocore LCK EventosNota Média Nota Média Nota Média

1286 Alinhamento com DT 5 5 25 9 45 9 45

1287 Atestado de capacidade técnica 5 7 35 9 45 9 45

BM - Boletim de MediçãoItem Descrição Unidade Orçamento da

FasePeso[%] Quant

PlanejadaQuant

RealizadaCritério

[%]Avanço Físico

PlanejadoAvanço Físico

Realizado[%]

1 Gerenciamento do Projeto - 170.000,00 4.80 - - - - - -

1.1 Plano de gerenciamento do projeto 1 - - 100 80 88.24 150.000,00 120.000,00 80

1.2 Atas de reuniões 1 - - 100 10 5.88 10.000,00 1.000,00 10

1.3 Lições Aprendidas 1 - - 100 0 5.88 10.000,00 0,00 0

2 Execução - 3.210.000,00 90.68 - - - - - -

2.1 Montagem do equipamento 1 - - 100 0 9.35 300.000,00 0,00 0

2.2 Teste do equipamento 1 - - 100 0 4.67 150.000,00 0,00 0

2.3 Controle da iluminação - show 1 - - 100 0 4.67 150.000,00 0,00 0

2.4 Aluguel do equipamento 1 - - 100 0 77.88 2.500.000,00 0,00 0

2.5 TTransporte do equipamento 1 - - 100 0 0.31 10.000,00 0,00 0

2.6 Suporte técnico 1 - - 100 0 3.12 100.000,00 0,00 0

3 Finalização - 160.000,00 4.52 - - - - - -

3.1 Desmontagem do equipamento 1 - - 100 0 93.75 150.000,00 0,00 0

3.2 TTransporte do equipamento 1 - - 100 0 6.25 10.000,00 0,00 0

TOTAL - - - 354,000,

000

3.540.000,00 121.000,00 8.18


RFP - 1176

1.1.3 WE LOVE POA FESTIVAL > Estrutura Fisica > Sonorização

SP - Sistema de PontuaçãoId Critério Classificatório Comercial Peso Profisom Visiocore Crazysom LCK Eventos

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média1275 Tempo de mercado da empresa 5 0 0 0 0 0 0 0 0

Id Critério Classificatório Técnico Peso Profisom Visiocore Crazysom LCK EventosNota Média Nota Média Nota Média Nota Média

1276 Alinhamento com DT 5 0 0 0 0 0 0 0 0


RFP - 1182

1.6.2 WE LOVE POA FESTIVAL > Ingressos > Confecção dos Ingressos


RFP - 1191

1.1.8 WE LOVE POA FESTIVAL > Estrutura Fisica > Banheiro Químico

Fluxograma de Execução

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