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WAGNER RIBEIRO DE CASTRO BONINI
A TECNOLOGIA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NO SETOR PÚBLICO AGRÁRIO – CASO IAPAR
LONDRINA 2011
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WAGNER RIBEIRO DE CASTRO BONINI
A TECNOLOGIA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NO SETOR PÚBLICO AGRÁRIO – CASO IAPAR
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Pós-Graduação em Administração Pública para Gestores do Sistema Estadual de Agricultura, como requisito parcial para obtenção do Título de Especialista. Orientador: Prof. Mestre Azenil Staviski
LONDRINA 2011
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WAGNER RIBEIRO DE CASTRO BONINI
A TECNOLOGIA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NO
SETOR PÚBLICO AGRÁRIO – CASO IAPAR
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Curso de Pós-Graduação em Administração Pública para Gestores do Sistema Estadual de Agricultura, como requisito parcial para obtenção do Título de Especialista.
COMISSÃO EXAMINADORA
Prof. Mestre Azenil Staviski Universidade Estadual de Londrina
Prof. Dr. Paulo Eduardo de Lacerda Universidade Estadual de Londrina
Prof. Dr. Saulo Fabiano Amâncio Vieira
Universidade Estadual de Londrina
Londrina, ___ de ____________ de 2011
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AGRADECIMENTOS
A Deus, sempre presente.
A minha esposa, Ana Lucia e minhas filhas, Paula e Laísa, pelo
incentivo e colaboração.
Ao Professor Mestre Azenil Staviski, pela atenção e orientação
dispensada no desenvolvimento deste trabalho.
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BONINI, Wagner Ribeiro de Castro. A Tecnologia na Administração de Materiais no Setor Público Agrário – Caso Iapar. Trabalho de Conclusão do Curso apresentado ao Curso de Pós-Graduação em Administração Pública para Gestores do Sistema Estadual de Agricultura, como requisito parcial ao Título de Especialista, Londrina, 2011.
RESUMO
O propósito deste trabalho é caracterizar e traçar a estrutura e o funcionamento do setor de administração de materiais em uma Instituição Pública de Pesquisa, reconhecendo a necessidade do uso de novas tecnologias na rotina do setor. A ideia é explanar sobre a administração de produtos, destacando o almoxarifado como um setor de grande relevância na movimentação de todos os materiais da Instituição. Além disso, pretende-se realçar a função desenvolvida pelo almoxarife e apresentar as fases operacionais do processo de aquisição de materiais, mostrando que, nesse contexto, a internet desempenha um papel de grande relevância. Quem não tem conhecimentos básicos de informática enfrenta dificuldades para se inserir e se manter no mercado de trabalho. A sociedade cobra profissional capaz de utilizar a web, com o propósito de agilizar, organizar e buscar melhores resultados. Sendo assim, é intenção deste trabalho analisar a real necessidade do uso da internet nos suprimentos de materiais em um Instituto de Pesquisa. O trabalho pode contribuir como subsídio para novos estudos a serem realizados na área. Para aprofundar o tema, foi realizada uma pesquisa bibliográfica, além de utilizar a experiência do autor, que atua há mais de duas décadas na área de administração de materiais.
Palavras-chave: Materiais, Estoques, Gestão, Tecnologia, Internet.
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BONINI, Wagner Ribeiro de Castro. The Technology in the Material Management in a Public Agrarian Sector – Case Iapar. Work Conclusion Course presented for the Graduate Course in Public Administration for Managers of the State System of Agriculture – as a partial requirement for the Specialist Title, Londrina, 2011.
Abstract
The purpose of this paper is to characterize and measure the structure and functioning of the administration of materials in a public institution of research, recognizing the need to use new technology in the industry. The idea is to discuss the administration of products, highlighting the storeroom as a sector of great relevance in moving all the materials of the institution. In addition, we highlight the function developed by almoxarife and presenting operational phases of the process of acquisition of materials, showing that the internet plays a role of great importance. Those who do not have basic knowledge of computing face difficulties to enter and remain in the labor market. The society collects professionals able to use the web to streamline, organize and get better results. Thus, it is the intention of this work to analyze the real need of internet use in supplies of materials at a Research Institute. The work can contribute as allowance for further studies to be conducted in the area. To deepen the theme, a bibliographic search was conducted, in addition to using the experience of the trader, who works for more than two decades in the area of administration of materials.
Key Words: Materials, Stocks, Management, Technology, Internet.
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Mapa da Estrutura Física do IAPAR no Estado do Paraná.....................61
Figura 2 – Organograma do Iapar com o foco no Setor de Almoxarifado................62
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LISTA DE TABELAS
Tabela 1 – Demanda Histórica Financeira demonstrada em porcentual ..................64
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................10
1.1 Objetivo Geral .....................................................................................................11
1.2 Objetivos Específicos ..........................................................................................11
1.3 Justificativa..........................................................................................................11
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................ .................................................12
2.1 ASPECTOS DA TECNOLOGIA - EVOLUÇÃO E ADEQUAÇÃO NA
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ....................................................................................12
2.1.1 Conceito da Tecnologia....................................................................................12
2.1.2 História da Tecnologia......................................................................................12
2.1.3 Histórico do Computador..................................................................................13
2.1.4 Surgimento da Internet.....................................................................................19
2.1.5 História e Conceito da Administração de Materiais..........................................22
2.1.6 Tecnologia da Informação e Comunicação......................................................24
2.2 GESTÃO, LOGÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE MATERIAIS COM O USO DA TECNOLOGIA ...26
2.2.1 Organização do Setor de Administração de Materiais .....................................26
2.2.2 Gestão de Estoque ..........................................................................................28
2.2.3 Almoxarifado ....................................................................................................29
2.2.4 Almoxarife (Gestor de Materiais)......................................................................30
2.2.5 Procedimentos de Controle..............................................................................31
2.2.5.1 Classificação de Materiais.............................................................................31
2.2.5.2 Identificação de Material ...............................................................................32
2.2.5.3 Método de Identificação ................................................................................32
2.2.5.4 Sistema de Codificação ................................................................................33
2.2.5.5 Cadastramento de Material ...........................................................................33
2.2.5.6 Catalogação de Material ...............................................................................35
9
2.3 FASES OPERACIONAIS NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS........................................36
2.3.1 Previsão de Materiais.......................................................................................36
2.3.2 Aquisição de Material (Reposição de Estoque).................................................38
2.3.3 Descrição do Material para Compra.................................................................39
2.3.4 Demanadas Sazonais ......................................................................................40
2.3.5 Classificação Abc.............................................................................................41
2.3.6 Lote Econômico e Ponto de Pedido.................................................................42
2.3.7 Prazos de Entrega............................................................................................42
2.3.8 Recebimento ....................................................................................................43
2.3.9 Condições de Armazenamento ........................................................................47
2.3.10 Fornecimento (Distribuição de Materiais).......................................................48
2.3.11 Arquivamento .................................................................................................51
2.4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO ......................................................................................53
2.4.1 Registro de Informações (Processamento de Dados) .....................................53
2.4.2 Banco de Dados (Informações dos Resultados)..............................................54
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ..............................................................58
4 BREVE HISTÓRICO, ESTRUTURA FÍSICA E ORGANOGRAMA D O
IAPAR.............................................. ................................................... ......................59
4.1 BREVE HISTÓRICO DO IAPAR..... ...........................................................................59
4.2 ESTRUTURA FÍSICA DO IAPAR NO ESTADO DO PARANÁ ..........................................61
4.3 ORGANOGRAMA DO IAPAR....................................................................................62
5 DESCRIÇÃO DO ALMOXARIFADO E ANÁLISE DA DEMANDA... ......................63
5.1 DESCRIÇÃO DO ALMOXARIFADO..............................................................................63
5.2 ANÁLISE DA DEMANDA ...........................................................................................64
6 CONCLUSÃO ........................................ ................................................................66
REFERÊNCIAS.........................................................................................................68
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1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho apresenta a rotina do setor de administração de
materiais em uma Instituição Pública de Pesquisa, enfatizando a importância do
setor do almoxarifado, que é o responsável pela movimentação de todos os
produtos. O profissional que atua no setor, denominado almoxarife, dentre outras
áreas, deve ter conhecimento de processos administrativos e de finanças, para
desempenhar com eficiência a função.
O estudo pretende mostrar também a importância do uso da internet
no trabalho de suprimentos de materiais, apresentando os avanços tecnológicos na
sociedade moderna e as vantagens trazidas pelos novos recursos. Com isso, é
possível contribuir para que outros profissionais busquem conhecer e aprimorar-se
no uso da internet.
Diante da realidade imposta pelo mundo moderno e globalizado, e
com o advento das novas tecnologias, questiona-se de que forma é possível aplicar
as inovações e quais as vantagens da utilização da internet na administração de
materiais.
Numa Instituição Pública de Pesquisa, o uso da tecnologia em seus
diferentes setores, atua como ferramenta importante facilitando as ações e
operações cotidianas. Agrega valores que possibilitam alcançar o controle e
consolidação do perfeito funcionamento da organização.
Além da estrutura formal e material, toda instituição apresenta
estrutura social e humana. Neste sentido, as relações interpessoais em diferentes
funções operacionais, servem de apoio para as decisões estratégicas que geram
qualidade, produtividade e recursos tecnológicos.
No decorrer da pesquisa será apresentado o conceito de tecnologia,
o histórico do computador e da internet, além de conceitos referentes à
administração de materiais.
Expõe como se dá a gestão, a logística e a organização dos
materiais na Instituição de Pesquisa; narra a rotina do setor do almoxarifado e
mostra o trabalho desempenhado pelo almoxarife, profissional que coordena e
supervisiona o processo de suprimento de produtos. As fases operacionais e a
forma como se realiza os registros das informações, também são tópicos relatados
11
durante o estudo. Em todas as etapas mostra-se de que maneira a internet pode
contribuir para facilitar e agilizar o processo.
Este trabalho poderá contribuir como subsídio para os profissionais e
novos estudos a serem realizados nesta área.
1.1 OBJETIVO GERAL
Demonstrar a importância da utilização da internet, no trabalho de
suprimentos de materiais em um Instituto Público, com mais de trinta anos de
Pesquisa no Setor Agrário.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Apresentar os aspectos históricos da tecnologia.
Expor a estrutura e o funcionamento do Setor de Administração de
Materiais do IAPAR.
Reconhecer a relevância do almoxarifado na gestão de materiais.
Apontar as fases operacionais da administração de materiais.
Destacar o sistema de informações na gestão de materiais.
1.3 JUSTIFICATIVA
O presente estudo de caso foi realizado no Instituto Agronômico do
Paraná – IAPAR. Uma Instituição de Pesquisa Agropecuária cuja missão é gerar e
difundir conhecimentos científicos e tecnológicos para o desenvolvimento sustentado
da agropecuária paranaense.
O progresso tecnológico faz parte da realidade atual e mostra-se
cada dia mais útil nos diversos segmentos da sociedade.
Considerando que o IAPAR gera uma demanda com o atendimento
dos programas de pesquisas, este estudo aponta a necessidade do uso da internet
nos serviços de administração de materiais nesta Instituição Pública de Pesquisa,
que prestando serviços a comunidade, deve zelar pela excelência.
12
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 ASPECTOS DA TECNOLOGIA - EVOLUÇÃO E ADEQUAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DE
MATERIAIS
2.1.1 Conceito da Tecnologia
A palavra tecnologia vem do grego technologia (tratado sobre a
arte). É um termo utilizado para o conjunto de conhecimentos que são embasados,
principalmente, em princípios científicos, que possibilitam uma evolução na
capacidade das atividades humanas. O termo revolução tecnológica pode ser
conceituado como as invenções, descobertas ou criações do homem que afetam de
forma profunda, ampla e generalizada, os conhecimentos, os costumes e as práticas
cotidianas do seu meio. As grandes revoluções tecnológicas manifestaram-se de
acordo com as necessidades e anseios do homem em determinadas épocas.
De acordo com Oliveira (2006, p. 139 apud Lima), “A tecnologia tem
o potencial de alavancar mudanças na vida das pessoas, na forma como trabalhar,
na dinâmica das empresas, enfim, em tudo”. Nesse sentido, Lima (2000, p. 27),
observa que os recursos sofisticados, gradualmente vão se tornando cada vez mais
simples.
2.1.2 História da Tecnologia
A história da tecnologia está relacionada à origem das ferramentas e
também das técnicas necessárias para produzir circunstâncias práticas às coisas.
Está ligada diretamente com a história da ciência e sua influência se dá no modo
como os seres humanos alcançaram o conhecimento básico e necessário para
inventar utilidades. A exploração da natureza e do universo pelo homem depende
exclusivamente dos avanços tecnológicos, que resultam em crescimento econômico,
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além de agregar conhecimentos às pessoas e afetar diretamente no custo benefício
da sociedade.
A tecnologia é quase tão antiga quanto a história da humanidade.
Por meio dela, é possível realizar atividades complexas, que eram consideradas
inatingíveis em outras épocas. As tecnologias chegaram a converter recursos
naturais em ferramentas, transformando materiais brutos em produtos finais úteis.
Madjarof (2009), afirma que o início do pensamento tecnológico
nasceu juntamente com a formação das ideias dos grandes filósofos como Platão,
Aristóteles e outros. O século 19 é o período das grandes conquistas científicas,
sendo muitas delas ligadas à tecnologia, tais como: eletricidade, comunicações,
motores, automóveis e outros. Neste período, houve uma “explosão” de temas e
descobertas, que gerou uma onda de otimismo em relação ao futuro.
2.1.3 Histórico do Computador
Antes do século do XVII as máquinas eram apenas instrumentos de
cálculos. Exemplo disto é o período em que a navegação e a astronomia eram os
pontos centrais das atenções. Os especialistas destas atividades utilizavam
processos de cálculos, em que a simplificação das operações, hoje conhecida como
prostaférese, consistia na transformação dos produtos em somas ou diferenças, com
funções trigonométricas
Uma ferramenta importante foi os logaritmos, invenção que se deu
próximo ao início do século XVII, pelo Escocês Napier e outros matemáticos que na
época trabalhavam com ele. Sua função era realizar simplificações, multiplicações,
divisões, além de efetuar somas e subtrações.
Com o passar do tempo, novas máquinas e ferramentas foram
sendo criadas com o intuito de facilitar a vida do homem. A primeira máquina
mecânica de calcular, no entanto, surgiu em 1642, criada pelo físico matemático,
Blaise Pascal (1623-1662). Ela foi sendo aperfeiçoada pelo alemão, também
matemático, Gottfried Wilhelm Leibniz (1646-1726), que também foi um dos
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criadores do cálculo moderno, principalmente pela arte de combinar, sendo
precursor dos princípios da computação moderna. Leibniz fez com que a máquina
de calcular passasse para o sistema de alavanca de girar, que executava quatro
operações básicas.
Em 1895, Ediin construíu o primeiro instrumento com capacidade de
somar, subtrair, multiplicar e dividir, sem a necessidade da alavanca. Longe de ser
programável como os computadores, consistia apenas em entradas de números e
não em instruções para execução dos cálculos.
A ideia de programar uma máquina é concebida no século XVIII,
mais especificamente no ano de 1801, por Joseph Marie Jacquard. Era uma
máquina de tecer com uma leitora automatizada de cartões perfurados, que
apresentava as instruções para tear.
Baseado na invenção de Jacquard, um professor de matemática de
Cambridge, Charles Babbage, cria uma máquina de calcular controlada por cartões.
Por meio de diferenças, era possível calcular polinômios. Por ser um calculador
analítico, a máquina era considerada complexa e é a que mais se assemelha aos
computadores de hoje.
Babbage foi quem teve a ideia da primeira máquina de impressão,
mas não conseguiu construí-la devido à falta de recursos financeiros. Trabalhando
junto de Babbage, uma jovem moça chamada Ada Augusta, em meados de 1843,
criou o cálculo de sequência. Ela lançou a instruções “loop”, que quer dizer “voltar a
repetir uma sequência de cartões e/ou saltar cartões, caso seja preciso”. Até 1936,
não apareceu nenhuma invenção parecida com a de Babbage e Ada.
Porém, em 1936 os primeiros computadores eletro-mecânico foram
construídos pelo engenheiro Alemão Konrad Zuse. O projeto, no entanto, foi parado
durante a Segunda Guerra Mundial.
Na guerra, a marinha americana em parceria com a Universidade de
Harvard, desenvolveu um computador. O projeto encabeçado pelo professor Howard
Aiken foi fundamentado no calculador analítico de Babbage. Paralelamente, em
segredo, o Exército Americano criou um computador a válvulas, projetado para
calcular trajetórias balísticas. O feito só foi divulgado no final da guerra.
15
Durante a primeira metade do século XX, que abrange o período de
1900 a 1949, os computadores foram usados para cálculos complexos, dedicados
para áreas científicas e de engenharia. As máquinas apresentavam qualidade
superior e mais eficiência do que as calculadoras criadas até então. Mas, no início,
os computadores eram voltados para projetos bastante específicos, ficando limitadas
as suas funcionalidades. Foi apenas na década de 1950, que os computadores
nasceram como o cérebro eletrônico da humanidade.
Assim, Vaskevitch (1995, p. 11), conta que, “Durante a primeira
metade do século, os computadores eram curiosidades científicas usadas apenas
para cálculos complexos científicos e de engenharia”.
Pelas suas características, o computador não passava de uma
evolução das máquinas de calcular. Ninguém acreditava que no futuro estas
máquinas teriam memórias e aceitariam instruções para execução de tarefas
programadas dentro de um conceito binário, permitindo registros e combinações de
dados, com apenas dois algarismos, sendo o número zero e o número um. Nesta
época, a despesas com TI (Tecnologia da Informação) não fazia parte dos
orçamentos.
Em 1957, chegou o Univac-120, o primeiro computador no Brasil,
adquirido pelo Governo do Estado de São Paulo, usado para calcular todo o
consumo de água na capital. Equipado com 4.500 válvulas, fazia 12 mil somas ou
subtrações por minuto e 2.400 multiplicações ou divisões, no mesmo tempo.
No ano de 1959, a empresa Anderson Clayton compra um Ramac
305 da IBM, sendo o primeiro computador do setor privado brasileiro. A empresa foi
uma das primeiras, fora dos Estados Unidos, a usar esse computador.
Na década de 1960, as pessoas começaram a perceber que no
futuro os computadores com inteligência artificial, poderiam chegar a substituir a
criatura humana na realização de determinadas atividades.
Na visão de Vaskevitch (1995, p. 13), explica “No futuro, pensavam
as pessoas, os computadores poderiam ser capazes de processar letras, palavras,
conceitos e até mesmo, potencialmente, emoções”.
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Em função do desenvolvimento dos Sistemas Operacionais, os
computadores passaram a ser vistos como máquinas de negócios e de grande
potencial para o mercado. Baseado em bancos de dados, o sistema de informação
começou a ganhar maior visibilidade nesta época.
A primeira “desilusão” com relação ao computador aconteceu nos
anos de 1960, quando descobriram que ele não tinha a capacidade de aprender
sozinho e que não era um cérebro eletrônico capaz de substituir o homem, conforme
previam.
Os computadores voltados para os negócios começaram a surgir no
final da década de 1960, sendo a grande realização do período. O computador era
uma ferramenta fantástica para automação de processos complexos. Vários
sistemas operacionais foram desenvolvidos, sendo que alguns permitiam o
compartilhamento. Significando que, o sistema ficava disponível para ser
operacionalizado simultaneamente por outros usuários através da rede. Com isso,
as despesas com TI passaram a girar em torno de 0,5% e 10% do orçamento,
deixando algumas organizações apavoradas com a quantidade de dinheiro gasto
com informática.
Não podemos esquecer de mencionar o ano de 1961, que ficou
marcado com o surgimento do primeiro computador não comercial. A máquina era
totalmente nacional, sendo projetada e construída no Brasil. A criação foi
apresentada como trabalho de conclusão do curso de engenharia eletrônica no ITA,
com auxílio financeiro do CNPq de 350 dólares. Os alunos, José Ellis Ripper,
Fernando Vieira de Souza, Alfred Wolkmer e Andras Vásárhelyi, sob a coordenação
do chefe da Divisão de Eletrônica do ITA, o professor Richard Wallauschek,
construíram o computador batizado de "Zezinho".
Utilizando cerca de 1500 transistores e diodos de fabricação
nacionais, produzidos pela Ibrape, subsidiária da Philips, o primeiro computador
projetado no Brasil sem fins comerciais tinha capacidade para fazer vinte operações.
Era um computador didático, para uso em laboratório. A máquina foi desmontada
por alunos das turmas seguintes, para novos estudos e experiências.
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Em 1962, foi instalado um computador científico também na
Universidade de São Paulo (USP), no Centro de Cálculo Numérico da Escola
Politécnica da instituição. A máquina era conhecida como IBM-1620.
Com a missão de modernizar e dar agilidade aos setores
estratégicos da administração pública, em 1964, foi criado o Serpro (Serviço Federal
de Processamento de Dados), que consistia em um órgão público.
No período de 1968 à 1972, nascem os bancos de dados, os
terminais, as redes e o armazenamento definitivo em disco. Com isso, as
corporações ficaram ainda mais atreladas à tecnologia, utilizando banco de dados
on-line (em tempo real), que era conectado e “alimentado” por terminais em rede.
Nos anos de 1970 criou-se um cenário promissor para o futuro, com a introdução do
banco de dados, deixando informações sempre atualizadas e organizadas,
permitindo que as empresas operassem com mais velocidade e eficiência. Nessa
época, o mercado era dominado pelos Mainframes, computadores grandes que
ficavam fechados em ambientes refrigerados operados por técnicos de informática.
As despesas com o setor persistiam na faixa de 0,5% a 10%.
Com a expansão do setor da informática, em 1969, passou a existir
o curso superior em Ciência da Computação na Universidade de Campinas
(UNICAMP).
Segundo Vaskevitch (1995, p. 15),
No final dos anos 60, os computadores tornaram-se realmente indispensáveis a qualquer grande organização. [...] as organizações investiram muito em departamento de informática, programadores, equipes profissionais e de suporte e softwares de aplicativos personalizados. [...], a maior parte das organizações estava apavorada com a quantidade de dinheiro gasto com a tecnologia da informação.
Outra data que marcou a história foi o dia 18 de julho de 1974,
quando aconteceu a fundação da COBRA (Computadores e Sistemas Brasileiros
Ltda). Foi a primeira empresa brasileira a desenvolver, fabricar e comercializar
computadores.
Seguindo adiante, os anos de 1980 ficaram marcados pela
engenharia dos programas desenvolvidos para computadores. Sendo eles,
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denominados de software (suporte lógico de uma sequência de instruções) e
aplicativos (programa de computador para aplicação de tarefas práticas).
Destacando, o dBase, WordStar, MultiMate, VisiCalc e 1-2-3, programas fáceis de
aprender e utilizar.
Ainda em meados dos anos de 1980 começaram a aparecer os
computadores pessoais (PC). No mundo tinha aproximadamente 30 mil mainframes,
os computadores de grande porte. Nesta década, os computadores pessoais já
mostraram que vieram para ficarem. Durante este período aconteceram importantes
evoluções, com a criação de interfaces gráficas, periféricos, hardawares e outros
suprimentos de informática. Os gastos com TI pularam para os níveis de 3% a 35%
dos orçamentos organizacionais.
Em 29 de outubro de 1984, é Sancionada a Lei nº 7.232 que
estabelecia os princípios, objetivos e diretrizes da Política Nacional de Informática,
criando a reserva de mercado de informática no Brasil. Reserva de mercado é uma
política governamental que impedia legalmente a importação de um determinado
seguimento de produtos. A pretensão era, a proteção e o desenvolvimento da
indústria nacional, bem como, estimular a pesquisa científica no país.
Durante a década de 1990, os computadores pessoais reinaram em
praticamente todo o mundo. No ano de 1997, chegaram a superar a comercialização
de televisores nos Estados Unidos. Por outro lado, nesta mesma década, houve um
crescimento e a consolidação das transações online. Em 1999 discutiam o provável
“bug” do milênio, em que poderia colocar em risco os bancos de dados existentes
nos computadores. Esse termo era usado para se referir a um problema previsto,
para ocorrer em todos os sistemas informatizados na passagem do ano de 1999
para 2000. Onde, as datas eram representadas por somente 2 dígitos, sendo assim,
os programas assumiriam o 19 na frente para formar o ano completo. Em suma,
quando o calendário mudasse de 1999 para 2000 os computadores iriam entender
que estavam no ano de "19" + "00", ou seja, o sistema iria identificar a data, como
sendo o ano de 1900, e não, o ano de 2000. Neste sentido, os bancos de dados
existentes nos computadores seriam reconhecidos como lançamentos futuros,
lançados indevidamente. Evidentemente, que seriam subtraídos para regularização
19
dos saldos. Se ocorresse, seria um desastre coletivo. Por fim, houve poucas falhas
decorrentes do Bug do milênio, apesar do pânico.
Na década de 2000, por conseguinte, houve um crescimento nas
aquisições de computadores portáteis (Laptop, notebook e netbook). Consolidando
assim, o comércio virtual eletrônico. O crescimento a todo vapor da tecnologia da
informação e da comunicação desafiava as estratégias dos negócios, pois passaram
a substituir o espaço físico pelo domínio virtual. O que se vê é que até o momento,
os computadores, independentemente do tamanho físico, estão reinando absoluto
na preferência da tecnologia da informação e comunicação, tendo um futuro
promissor no Brasil e no mundo.
2.1.4 Surgimento da Internet
A tecnologia da Internet teve início em 1969 com um projeto do
governo americano chamado ARPANET (Advanced Research and Projects Agency -
Agência de Pesquisas em Projetos Avançados). O objetivo era criar uma rede de
laboratório, interligando as universidades e instituições de pesquisa e militares. A
origem dessa rede ocorreu no auge da Guerra Fria. A ARPANET tinha a missão de
comandar e controlar a defesa dos Estados Unidos. Uma versão de laboratório de
rede foi gerada no começo dos anos de 1970. No início, a rede tinha poucos centros
e ligava um pequeno grupo de universidades e centros de pesquisas nos Estados
Unidos.
Os arquivos de informações eram desmontados e divididos em
vários pacotes para serem transportados e remontados em forma de dados no
computador destinatário. Tudo acontecia através da rede que integra a internet. Os
computadores se comunicavam entre si, enviando e recebendo pacotes com
“pedaços” das informações. O primeiro comutador de pacotes, o aplicativo de
protocolos NCP (Network Control Protocol - protocolo de comutação de pacote
original), foi considerado inadequado. Por isso, o TCP/IP (Transmission Control
Protocol - Protocolo de Controle de Transmissão) e o IP (Internet Protocol -
Protocolo de Interconexão) foram criados e atualmente permanecem como sendo os
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comutadores de protocolo base da internet. A preferência por estes aplicativos se dá
porque, além de serem comutadores de pacotes, contêm endereços eletrônicos para
entrega, que possibilitam os usuários se comunicarem, trocarem arquivos, dentre
outras funções.
De acordo com Eddings (1994, p. 26),
O TCP/IP divide os dados do aplicativo do usuário em pacotes TCP. Cada pacote possui um cabeçalho com o IP, endereço do computador destinatário, informações para montar os dados novamente e informações para garantir que os pacotes não sejam corrompidos.
Em meados da década de 1970, a rede foi ampliada por pontos
internacionais, que na maioria das vezes eram centrais de segurança dirigidas pelos
aliados da Guerra Fria. O crescimento foi lento, ligando de início apenas os
pesquisadores das principais universidades.
No começo, a internet tinha poucos serviços, sendo o e-mail o mais
utilizado. O FTP (transferência de arquivos), Telnet (acesso de sessões em hosts),
dentre outros serviços, foram criados e aprimorados com o decorrer do tempo.
Com a riqueza da tecnologia, o desenvolvimento da ARPANET
aconteceu com rapidez no final dos anos 1970 e início dos anos 1980. O motivo
principal da aceleração era que os pesquisadores acreditavam que se ficassem fora
da rede estariam fora de ação. Percebendo que a ARPANET havia se convertido em
uma rede de pesquisadores das Universidades, o Departamento de Defesa dos
Estados Unidos cessou a missão de comandar e controlar a pesquisa e retirou a
parte militar da Agência ARPANET.
Em meados dos anos 1980, foi criada a NSF (National Science
Foundation) serviço responsável pelas transmissões de longa distância, que ficou
conhecido como NSFNET. Em consequência, a ARPANET, que já era antiga e
apresentava serviços mais lentos teve suas atividades encerradas. Com o objetivo
de levar os dados para locais sem abrangência da rede, as universidades criaram
um consórcio sem fins lucrativos e ampliaram as linhas de transmissões. Foi nesse
momento que a rede passou a ser conhecida mundialmente como INTERNET.
Ao longo da década de 1980, a internet, devido à contínua expansão
das atividades, teve avanços das interligações de diversas instituições dos EUA e de
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outros países, dando origem a uma grande rede. Eddings (1994, p. 01) salienta que
“A internet é uma sociedade cooperativa que forma uma comunidade virtual,
estendendo-se de um extremo ao outro do globo”.
Para se ter uma ideia, atualmente “A internet vem produzindo
riqueza, promovendo crescimento econômico, criando empregos qualificados e
espalhando prosperidade” (London, 2000, p. 12).
Nos Estados Unidos, os líderes dos consórcios estavam
convencidos do potencial comercial da internet, mas devido a política da NFS
(National Science Foundation) ainda continuava sem fins lucrativos. Para evitar tal
restrição, vários consórcios se uniram e passaram a responder como organizações
lucrativas, com propósitos comerciais internacionais. A consolidação das estruturas
representou uma abertura para a participação comercial na rede, que começou a
crescer significativamente. Começando um mundo novo, em 1991, a Tim Berners-
Lee do CERN, introduz o WWW (World Wide Web – Rede de Alcance Mundial),
conhecida também como WEB ou Site. A ferramenta possibilita a exibição de
páginas de hipertexto, ou seja, documentos que podem conter todo o tipo de
informação: textos, fotos, animações, trechos de vídeo, sons e programas variados.
O WWW foi a base para que Marc Andreesen lançasse o Mosaic para Unix em
fevereiro de 1993. Neste mesmo ano, mais precisamente no mês de agosto, é
lançada uma versão para o Windows.
Sendo base do conceito da Internet, o primeiro navegador da Web
foi o Mosaic. Apresenta simplicidade nos comandos e facilidade de navegar de uma
página para outra e pelos sites. Os navegadores desenvolveram uma interface
gráfica para facilitar a navegação dos usuários, que passaram a navegar pela
internet por meio do mouse.
A expansão da internet foi grande e rápida, passando pelo meio
acadêmico, comercial e migrando para o setor público em 1995. No Brasil, a internet
chegou em 1991 pela RNP (Rede Nacional de Pesquisa), com o foco nas redes das
universidades e centros de pesquisas. Mas, logo as interligações começaram
também a se expandirem para os órgãos federais e estaduais.
22
Em 1995, o Ministério das Comunicações de Ciência e Tecnologia
implantou o uso da Internet para operações comerciais. Com isso, os provedores
contratavam as conexões junto com a RNP e, posteriormente, com a Embratel.
Até o momento, o Brasil possui diversas redes principais espalhadas
pelo país, sendo conhecidas como backbones, que significa rede principal da
Internet, que é por onde passam todos os dados, levando-os para qualquer ponto do
planeta.
Cada vez mais presente, e crescendo de maneira rápida, a Internet
continua sendo o principal serviço de conectividade. A rede se apresenta como uma
das principais inovações tecnológicas, fazendo com que o ser humano migre do
mundo real para o digital. Turbilhões de dados são transmitidos em pacotes pelo
TCP-IP (Transmission Control Protocol e Internet Protocol). Utilizando novos meios
de conexões, cliente/servidor, satélite, telefonia ou sinal de antena, celular, televisão
LED e outras tecnologias disponíveis, como WiMax (Tecnologia de banda larga sem-
fio), capaz de atuar como alternativa a tecnologias como cabo e DSL, é possível se
conectar 24 horas em qualquer lugar do mundo. Estes processos causam impacto
em nosso meio e a tendência é que novas tecnologias continuem surgindo.
De acordo com Oliveira (2006, p. 144, apud Lima), “[...] pode-se
acessar a Internet em sua residência pela televisão e o conteúdo multimídia da
televisão pelo celular, em qualquer lugar, abrindo-se uma infinidade de
oportunidades em termos de serviços e negócios”.
2.1.5 História e Conceito de Administração de Materiais
Primeiramente, cabe apresentar um breve histórico para explicar em
que momento os conceitos de administração de materiais começaram a ser
utilizados. O início de tudo foi na pré-história e o termo foi usado para explicar o
estudo de períodos sem registros. É a época anterior à utilização da escrita, em
meados de 4000 a.c. A pré-história começa com o surgimento do homem e vai até o
início do uso da escrita, sendo dividida em três grandes períodos: paleolítico,
mesolítico e neolítico.
23
No período neolítico da pré-história (em meados de 8000 a.c), o
homem começou a estabelecer uma relação com o meio ambiente. Ele colhe da
natureza tudo o que necessita para a sua sobrevivência e a de sua família.
Com o passar do tempo, o homem começou a cultivar e a controlar a
origem de seu alimento. Assim e cada vez mais, a sobrevivência passou a depender
das mãos produtoras do homem. Para tanto, o ser humano precisou buscar
conhecimentos para aprimorar sua produção e otimizar seu serviço. O homem
começou comercializar materiais e se preocupar com procedimentos até então
desconhecidos, como o armazenamento e a distribuição de produtos.
É neste período que os conceitos da administração de materiais
começam a ser colocados em prática. Por exemplo, muitas vezes, a produção
colhida era maior que a demanda de consumo, e o volume excedente da produção
era devidamente estocado e controlado. Deste modo, não havia o desabastecimento
de materiais. Nesta época, os avanços na área de transporte também são
marcantes com a invenção da roda, dando início a um dos conceitos de Logística.
Para Ballou (1993.p 17),
[…] a logística [...] estuda como a administração pode prover maior nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controles efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos.
Para explicar o significado de administração de materiais, cabe
conceituar o termo cadeia de suprimentos. Segundo Cooper & Ellram (1993, p. 3),
“[...] o conceito da cadeia de suprimentos representa uma filosofia de gerenciamento
do fluxo dos materiais, desde o fornecedor até o cliente final”.
A administração de materiais também tem essa finalidade, à medida
que consiste em dispor produtos para consumo, em quantidade adequada,
qualidade satisfatória e com economia.
Operações da administração de recursos materiais, tem o início na
identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, seguindo com o
recebimento do produto, o registro, o armazenamento e o controle do material.
Também é necessário expedir os suprimentos, de modo a apoiar os diversos setores
da organização.
24
A administração de materiais vai além do que o mero controle de
estoques, abrangendo um amplo espaço de relações interdependentes, que bem
administrados evita transtornos e desperdícios.
2.1.6 Tecnologia da Informação e Comunicação
Em 1964, o filósofo e educador Marshall McLuhan (1911-1980),
defendia que o meio era a mensagem. Em sua tese, ele atribuía de que a
mensagem não estava em seu conteúdo, e sim no meio que se utilizava para sua
transmissão.
A partir da década de 90, com as chegadas de novas tecnologias de
informações, o mercado (negócios) provocava mudança profunda nas atividades,
tanto na instituição pública, como na organização privada. Com as alterações, surge
uma série de incertezas e conflitos. Se de um lado, produziam risco ao fracasso, por
outro lado, originavam grandes oportunidades de crescimento para as organizações.
Nos tempos modernos, vivemos a era da globalização, além do
crescimento da rivalidade no mercado de trabalho e em outros setores da
sociedade. A exigência por resultado é maior, a economia oscila, novas tecnologias
aparecem constantemente e há uma rápida obsolescência do conhecimento. Tudo
isso inspira os gestores a buscarem novos métodos para alcançar lucro e sucesso.
A tecnologia vem cada vez mais se inserindo na vida das pessoas e
desempenhando papel fundamental nas organizações. Muitas vezes colabora para
reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade do ambiente de
trabalho e obter mais lucro.
É fundamental ressaltar que a expansão dos recursos
disponibilizados pela tecnologia permitirá aos usuários acesso a informações a
qualquer momento, em qualquer lugar, de forma interativa e simultânea. O ser
humano precisa se adaptar aos progressos que a nova realidade impõe, a fim de se
inserir e se manter no mercado de trabalho, além de ampliar seus conhecimentos e
relacionamentos. De acordo com London (2001, p. 93), “[...] a ignorância será uma
opção e não uma condenação, […]”.
25
A tecnologia também tem influência direta nas instituições públicas,
que podem prestar melhores serviços à população no âmbito da saúde, educação,
segurança e outros. O objetivo deste trabalho é discutir o uso da tecnologia da
internet no setor de administração de materiais em uma instituição pública. O desafio
é gerar estratégias de atendimento online.
Para Pfaffenberger (1998, p. 17), “Se você começar a se concentrar
nas necessidades do cliente e parar de pensar em que ramo de atividade se
encontra, começará a enxergar novas oportunidades”.
A necessidade de compreender esta realidade e de modificá-la se torna premente à medida que as organizações, tanto públicas como privadas, necessitam aumentar seus níveis de competência e produtividade, o que atualmente só é possível mediante o uso eficiente e eficaz do recurso de informação (KUGLER e FERNANDES, 1984, p. 60).
Promovendo uma reflexão em torno do atendimento ao cliente
usuário, percebemos uma realidade mutante, alicerçada nas imposições de uma
sociedade digital, exigindo qualidade e agilidade na prestação de serviços.
Minimizar o impacto da tecnologia ou retardar seu uso é optar por
estratégia suicida. Adaptar-se a votatilidade do conhecimento, sempre que houver
avanço tecnológico, permite interatividade com as inovações.
No contexto, com o advento da internet, possibilita utilizar redes de
dados privados de networks, e criando vínculo de comunicação, com o uso da
Internet e com a tecnologia de plataforma cruzada, será possível vincular-se a
fornecedores e usuários.
A criação de uma Extranet, que é uma intranet, totalmente baseada
na tecnologia da internet, voltada a atender as necessidades da comunicação de
acesso aos bancos de dados na organização, permite, o acesso por autenticação de
senha ao servidor, dos clientes usuários de longa distância ou não, na forma
interativa, simultânea e eficaz.
Na era da tecnologia da informação, é importante dar oportunidades
aos funcionários das instituições para que eles possam colaborar com o processo,
criando grupos na intranet, para discutir e compartilhar metas, missões,
programações, documentos, orçamentos, informações de recursos, dados técnicos,
26
além das diretrizes institucionais. É um sistema de base de conhecimentos
corporativos, com a participação de todos.
Dessa forma, é possível otimizar tempo, bem como eliminar as
disfunções. Por outro lado, a interação dos funcionários por meio da internet reduzirá
gastos com viagens, podendo estimular a criação descentralizadas de núcleos de
conhecimentos corporativos.
Apresentou-se neste capítulo, as fases da tecnologia e da
administração de materiais, conceituando e traçando sua evolução. O próximo,
abordará aspectos básicos do uso da tecnologia, mostrando sua organização e
logística no gerenciamento e processo da gestão de materiais.
2.2 GESTÃO, LOGÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE MATERIAIS COM O USO DA TECNOLOGIA
2.2.1 Organização do Setor de Administração de Materiais
A estrutura organizacional da Instituição, dentro da necessidade de
controlar, busca formas de organizar materiais e procedimentos variados. Para
proporcionar estas soluções, utilizam-se fases operacionais e os mais variados
controles. A estrutura administrativa desenvolve metodologia para o setor de
administração de materiais, com a missão fundamental de gerenciar o processo de
suprir as necessidades da organização.
No cumprimento dos preceitos legais, a criação da estrutura
organizacional da administração de materiais obedece a normas, diretrizes e
procedimentos, que suprem as necessidades da Instituição.
Fundamentado nestes preceitos, será apresentado o sistema
organizacional que desenvolve as atribuições específicas de atividades afins do
setor de administração de materiais.
Segundo Rezende (2008, p. 17),
Incorporando a exigência de um maior dinamismo nas organizações, as estruturas organizacionais podem ser dinamizadas e
27
sistematizadas em três níveis: corpo técnico ou operacional; corpo gestor; e alta administração.
É preciso definir critérios, a estrutura funcional de cargos, assim
como a política de gestão de estoques, em suas fases operacionais e, por
conseguinte, as metas, que auxiliam a lidar com o suprimento contínuo e ininterrupto
de materiais.
Fernandes (1987, p. 43) considera necessário,
[…] dotar a administração dos meios necessários aos suprimentos de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelos menores custos”.
A estrutura organizacional da administração de materiais se constitui
em três sistemas: o planejamento, que atua na classificação de material e gestão de
estoque; as compras, que cadastra o fornecedor, comissão de licitação e compra
direta; e o almoxarifado, que atua na logística do recebimento, armazenagem,
controle e distribuição de materiais. Cada uma das subfunções tem o objetivo
predeterminado dentro do sistema. Pode-se sustentar que a eficiência do
almoxarifado está diretamente relacionada à eficiência das atividades do setor de
compras.
O sistema de logística é uma das subfunções na estrutura de
administração de materiais. Composto por planejamento, execução e controle,
abrange também o transporte, movimentação, abastecimento, armazenagem e
colocação dos materiais tramitados.
Pela conotação, esta subfunção evidencia a necessidade da
utilização de um sistema informatizado. Todavia, a logística é um processo agregado
a todas atividades em uma organização, promovendo recursos, equipamentos e
informação. Integrando em um único sistema, todos os atos realizados nas
operações, de modo, a exigir maior atenção do gestor.
Referindo-se a necessidade da informatização, Caiçara Júnior e
Paris (2007, p. 30) declaram que, “Tal automatização permitiu uma maior integração
desses serviços e, consequentemente, uma maior rapidez em sua execução”
Os principais modelos dos sistemas das organizações são gestão
autoritária; gestão democrática; gestão participativa e gestão situacional.
28
Conforme Rezende (2008, p. 5),
A gestão participativa é a mais indicada para a tecnologia da informação e seus recursos, definindo políticas, controlando resultados e fazendo com que os sistemas de informação sejam totalmente abertos, transparentes e efetivos.
Complementando a estrutura organizacional, Araújo (1980, p. 30)
salienta que “[...] o grande industrial norte americano Carnegie dava mais
importância à organização existente em seu estabelecimento do que ao
equipamento, ao material e às instalações [...]”. Resposta dada a uma pergunta de
um banqueiro que o perguntou; Se tivesse que escolher entre a perda da
organização e a perda das instalações, qual seria a sua escolha? Na visão de
Carnegie, o material de uma empresa pode ser substituído e renovado em período
relativamente curto, enquanto a estrutura organizacional não seria refeita no mesmo
prazo.
2.2.2 Gestão de Estoque
Segundo Fernandes (1987, p. 52), “A gestão de estoques é,
basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valores econômicos e
destinados aos suprimentos das necessidades futuras de material, numa
organização”.
No entanto, pode-se conceituar a gestão de estoques como o
processo que assegura a disponibilidade de produtos através da atividade de
administração do inventário, bem como do planejamento, do controle de saldos dos
itens de estoques e de validade dos produtos.
A gestão de estoques visa, em primeira instância, a manutenção dos
recursos levantados pelo inventário, em nivelamento permanente e harmônico com
as políticas de investimento. É claro que essa prática é obtida pela conservação do
estoque mínimo, sem risco de suprimentos essenciais e equilibradas com o fluxo de
consumo.
Para Fernandes (1987, p. 53), “Ter noção clara das diversas
naturezas de inventário, dentro do estudo da administração de material, evita
29
distorções no planejamento e indica à gestão a forma de tratamento que deve ser
dispensado a cada um deles, [...]”.
Complementando essa afirmação, é importante salientar que cada
espécie de inventário segue comportamentos próprios e sofre influências distintas,
sujeito a regras e princípios de controles impostas pelas necessidades individuais.
Vale enfatizar que novas tecnologias foram aplicadas na área de
gestão de materiais e colocou-se em prática uma visão moderna dentro dos
princípios de eficiência e eficácia. Do mesmo modo, o desafiador cenário globalizado
assume importante posição no estabelecimento das regras para desempenhar um
melhor e mais eficaz controle sobre os materiais de consumo. É fundamental uma
renovação processual independentemente dos procedimentos normalmente
adotados.
2.2.3 Almoxarifado
Define-se almoxarifado como o local onde os materiais estão
estocados para serem oportunamente distribuídos aos setores que deles se
abastecem na Instituição.
Segundo Araújo (1980, p. 25),
A missão do Almoxarifado, qualquer que seja a classe, é servir de intermediário, dando abrigo provisório a certos produtos (...) (...) orientará no sentido de dar maiores facilidades para as entradas e saídas dos produtos, para que o seu estágio seja o mais breve possível e para que o estoque se torne suficiente para as necessidades normais.
Corroborando com o conceito de almoxarifado, considera-se como
um setor organizado, responsável pelas entradas e saídas de produtos, onde as
funções básicas são: receber, armazenar, distribuir, registrar informações, e otimizar
a logística, bem como não permitir o desabastecimento, suprindo de forma segura e
contínua os setores. É importante se empenhar no lema: prever para prover.
Quanto à localização do almoxarifado, recomenda-se que seja em um local
estratégico, de fácil acesso, com bom monitoramento de segurança, aberto e bem
ventilado. É interessante que as dependências sejam niveladas ao solo, com
30
inexistência de escadas de acesso a outros pavimentos. Os depósitos devem ser
organizados e desimpedidos, dando lugar ao livre movimento, permitindo a
otimização logística.
Araújo (1980, p. 40) afirma que,
Quanto mais perto do centro consumidor ele (o almoxarifado) estiver instalado melhor será, pois, sendo sua localização fora de órbita das atividades comuns , sempre mais morosos serão os fornecimentos, por vezes exigindo condução para transporte.
Em sua afirmação, Araújo não aconselha a localização do
almoxarifado fora do meio de trabalho, pois, localizado estrategicamente, permite o
fácil acesso dos interessados, que economizarão tempo em idas e vindas para
retirar os materiais.
De acordo com Viana (2002, p. 256),
[…] atualmente quase não existe a antiga ideia sobre depósitos, que sempre eram no pior local [...] os materiais que ali entravam eram colocados de qualquer forma [...] também existia uma mão de obra desqualificada sem nenhum tipo de preparação. Por meio de recursos e de modernas técnicas, essa situação primitiva originou sistemas de manuseio bem sofisticados, o que provocou redução de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurança nas operações de controle, com a obtenção de informações precisas e em tempo real.
A participação tecnológica no sistema de administração do
almoxarifado consolida a necessidade contínua do processo de reformulação e
modernização.
2.2.4 Almoxarife (Gestor de Materiais)
O responsável pela gestão administrativa do almoxarifado é
denominado de almoxarife. A palavra é de origem árabe e vem de “al-xarif”,
denominação que se dava ao homem de confiança do Sultão, responsável pela
guarda dos bens.
31
O almoxarife é responsável pela administração e organização do
setor, coordena e supervisiona os processos e a cadeia de suprimentos desde o
fornecedor até o usuário final.
Para desempenhar a função, é necessário relacionar-se bem com as
pessoas, a fim de interagir com todos os setores, servindo de apoio. As atividades
de armazenagem exigem um profissional responsável, com perfil de administrador,
com capacidade de observação e alto grau de organização. Além disso, o
profissional precisa ter capacidade de direção, habilidade de racionalização,
conhecimento técnico dos materiais, potencial para assimilação e adaptação, senso
de oportunidade, manter-se a par do controle geral, com o propósito de fornecer
informações quando solicitado.
É preciso encarar os desafios para uma gestão inovadora,
considerando as reformulações e os avanços tecnológicos nos sistemas de
administração de almoxarifados. Tal realidade exige do almoxarife um perfil que
corresponda às necessidades qualificadas ao cargo.
2.2.5 Procedimentos de Controle
2.2.5.1 Classificação de Materiais
Os materiais adquiridos pela Instituição Pública para utilização em
diversos setores são classificados em materiais de consumo e materiais
permanentes.
São considerados materiais de consumo os que são consumidos e
acabados pelo seu próprio uso, sendo necessária a substituição periódica dos
mesmos, sempre considerando seu tempo de validade. Estes materiais apresentam
menor custo para aquisição em relação aos permanentes. Exemplos: impressos
padronizados, tintas, agrotóxicos, alimentos, produtos de limpeza, ferramentas,
canetas, papel, etc.
32
O impresso padronizado é todo modelo criado ou aprovado pelo
setor normativo da Instituição, devidamente especificado e codificado para uso
interno. É vedada qualquer alteração sem anuência prévia do setor normativo.
Já os materiais permanentes são os bens móveis e imóveis da Instituição.
Apresentam maiores custos para aquisição e normalmente são de porte maior.
Exemplo: computadores, tratores, automóveis, estufas, centrífugas, câmara fria,
telefone, etc.
Os materiais permanentes necessitam ser submetidos a
determinados serviços, tais como: manutenção, conserto, reparação, recuperação,
instalação, limpeza de bens móveis ou imóveis. Também são considerados serviços
os materiais empregados pelos empreiteiros e demais executantes de trabalhos
realizados pela Instituição de Pesquisa, inclusive a mão de obra correspondente.
2.2.5.2 Identificação de Material
Segundo Fernandes (1987, p. 238), “[...] para que os controles
sobre os materiais fossem introduzidos ou dinamizados e a programação atingisse
seus objetivos, era necessário que os itens se tornassem conhecidos e identificados
de maneira própria […]”.
Ainda de acordo com Fernandes (1987, p. 239-240),
A identificação do material é o primeiro e o mais importante passo para a classificação do material e consiste na análise e no registro dos principais dados individualizadores que caracterizam e particularizam um item em relação ao universo de outros materiais existentes na empresa.
2.2.5.3 Método de Identificação
O método adotado para identificação é o descritivo, em que o
detalhamento do material é pormenorizado, apresentando todas as particularidades,
que caracterizam a individualização do material, sem as referências dos fabricantes.
33
Conforme Fernandes (1987, p. 241), o método descritivo
[…] é utilizado para especificar os materiais que, para a sua identificação, necessitam de particularizações descritivas ou que não apresentam referências comerciais que, de modo geral, por si só, já caracterizam e individualizam determinados tipos de material.
2.2.5.4 Sistema de Codificação
De acordo com Araújo (1980, p. 277), “A codificação dos materiais,
[...] é a única forma conhecida de fazer cessar toda e qualquer confusão, no controle
geral dos almoxarifados [...]”.
Após a identificação detalhada, o material tem um código do item
que simboliza sua identidade. A atribuição do código garantirá maior agilidade e
segurança no processamento de dados do material, maximizando e otimizando as
operações, bem como as avaliações dos resultados.
De acordo com Araújo (1980, p. 89), ”A especificação correta de um
material é a base segura para uma padronização perfeita e uma codificação
eficiente”.
Um dos métodos praticados em Instituições é o decimal de
classificação. O processo consiste em uma adaptação simplificada do sistema criado
pelo bibliotecário americano, Melville Louis Kossuth Dervey.
O método decimal é baseado na associação de três grupos com
sete números. Os dois primeiros números são utilizados para classificar o grupo, os
dois seguintes para individualizar o subgrupo e os três subsequentes para distinguir
o material.
2.2.5.5 Cadastramento de Material
Com o advento da informática, no que diz respeito ao cadastramento
do material, o sistema passou a gerar um código, acrescido por um dígito
denominado “verificador”. Sendo assim, o material é cadastrado por meio de grupo,
subgrupo, item e pelo dígito verificador.
34
Dessa forma, é possível controlar e acusar erros causados por
falhas humanas no processamento, garantindo melhor qualidade no sistema de
informações.
No cadastramento por código decimal simplificado, os dois primeiros
números que classificam o grupo agregam os materiais semelhantes entre si. Há 99
possibilidades de ajuntamento.
Individualizar o subgrupo significa subdividir os itens, de acordo com
as semelhanças. Comporta-se igualmente ao cadastramento por código decimal
simplificado com 99 subgrupos.
Os três subsequentes números são para distinguir o material. Não é
significativo. Utiliza-se apenas um número da vez, para cadastrar ordenadamente o
produto. Pode-se cadastrar até 999 itens no sistema.
Fernandes (1987, p. 252) salienta que, “O cadastramento visa,
portanto, ao registro em computador dos dados identificadores do material e do
código por que será conhecido o item na empresa [...]”.
Como exemplo, a “caneta esferográfica”, com um código gerado
pelo sistema, número: 15 03 023 – 1.
Respeitando o detalhamento pela ordem grupo, subgrupo, item, e o
dígito verificador, tem-se:
a) grupo, o número 15 é os dois primeiros dígitos, que classifica o
grupo em “Materiais de Expediente”;
b) subgrupo, o número 03, estabelece os dois seguintes dígitos, que
individualiza o subgrupo, que agrupa produtos de características
semelhantes, denominado em “Materiais de Escritório”;
c) item, o 023, são os três subsequentes números, que servem para
distinguir o material “caneta esferográfica”, é o número da vez, no
momento do cadastro; dígito verificador: o 1 é o número dado
pelo sistema no momento do cadastro. O dígito verificador é
destinado para controlar possíveis falhas humanas, durante a
digitação em lançamentos de dados.
35
2.2.5.6 Catalogação de Material
As experiências acumuladas demonstram que a catalogação de
material deve conter as informações necessárias e específicas, de modo que reúna
todos os dados de identificação, codificação, descrição detalhada, unidade de
fornecimento, preço médio da última comercialização do material em questão.
Nesse sentido Fernandes (1987, p. 259), salienta que, “O importante
na catalogação é usar de simplicidade, objetividade e concisão dos dados gerados,
bem como, ainda, permitir o fácil acesso e rapidez na pesquisa”.
Entende-se então que o principal objetivo é difundir a uniformização
da linguagem, levando em consideração a padronização das descrições, que devem
ser adequadas para as necessidades da organização.
Dessa maneira, para Fernandes (1987, p. 259), a catalogação ”[...]
consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens
identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta [...]”.
Ressaltando a importância da catalogação, Fernandes (1987, p.
259) diz, que se houver “[...] demora na consulta e localização do dado procurado a
catalogação está deixando de cumprir seus objetivos [...]”.
A catalogação de material deve oferecer opções otimizadas na
localização de qualquer informação, prevista pelo sistema a respeito do material
pretendido.
Os resultados das informações no cadastramento dos materiais,
permitirão ao banco de dados um gerenciamento eficiente, evitando redundância,
com o fortalecimento da integridade das informações, além de reduzir os custos.
Para serem úteis, segundo Rezende (2008, p. 9), “A informação não
pode ser generalizada, ou seja, cada informação é expressa no seu detalhe, é
específica, exclusiva, determinada. Não pode ser múltipla, estendida, abrangente ou
confusa”.
Abordado sobre gestão e sua logística na organização de materiais
no setor Público, o próximo capítulo expõe questões mais detalhadas, sobre as
fases operacionais e suas importâncias.
36
2.3 FASES OPERACIONAIS NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
2.3.1 Previsão de Materiais
Entende-se por previsão tudo aquilo que representa uma antevisão
das necessidades para um período de tempo determinado ou para uma situação
específica.
No preparo das previsões no setor de administração de materiais,
deverão ser levados em consideração, entre outros fatores, o consumo de cada
material, no último ano ou nos dois últimos anos, registrados no sistema de dados
no almoxarifado. Deve-se considerar também a gestão de estoque. De acordo com
Fernandes (1987, p. 55), ”A previsão consiste, basicamente, na projeção, para o
futuro, dos dados históricos da demanda, em que determinada probabilidade de
ocorrência é esperada”.
Todas as previsões serão elaboradas de conformidade com um
planejamento, que deve ser elaborado pela Instituição, sempre visando proporcionar
boas condições de trabalho a todos os setores e profissionais. Nesse sentido,
Gonçalves e Schwember (1979, p. 6), salienta que, ”A principal finalidade de um
sistema de previsão é o fornecimento de informações de maneira a antecipar tanto
quanto possível as variações da demanda e suas implicações no Planejamento [...]”.
Por isso, em busca de um bom gerenciamento, todos os materiais
relacionados nas previsões deverão obedecer a uma correta classificação, descrição
rigorosa e minuciosa das características dos materiais. No momento de abastecer os
setores com os produtos solicitados, deve-se considerar se os materiais são
estocáveis ou não estocáveis.
Os estocáveis são aqueles que genericamente e pelo uso tradicional
e reiterado, permitem previsão de consumo. Os não estocáveis, são os bens móveis
que podem oferecer riscos ou qualquer outro inconveniente à sua estocagem.
Também se enquadram em não estocáveis os produtos não compreendidos na lista
de estocáveis.
Na manutenção de estoques, o almoxarifado, setor responsável pela
distribuição dos materiais, deverá considerar o estoque máximo e mínimo. Entende-
37
se por estoque máximo a quantidade de cada material de consumo que deve ser
estocado para atender à demanda de um período pré-estabelecido, respeitando a
natureza do produto, sua disponibilidade financeira e condições de armazenamento.
O estoque mínimo nada mais é do que a quantidade mínima para
um período pré-estabelecido. Por definição, é a quantidade mínima que deve existir
em estoque, que se destina a cobrir eventuais retardamentos no ressuprimento,
objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo, sem o
risco de faltas. Também há o estoque de segurança, que será a quantidade mantida
além do estoque mínimo, consistindo no período desde a solicitação de compra do
material até a entrega e armazenamento do mesmo. “Esta quantidade é calculada,
multiplicando-se a média do consumo diário, pela quantidade de dias do período
gasto para recebimento e armazenamento de um determinado produto”. (Araújo,
1980).
Os estoques de materiais de grande volume e os de elevado custo
devem ser reduzidos ao máximo, sem prejuízo do fornecimento normal. Na fixação
do limite de estoque, o almoxarifado deve cuidar para que o acervo possibilite o
atendimento normal das requisições, enquanto se processa a nova aquisição,
consideradas as peculiaridades da compra.
Deve-se evitar a estocagem, por longo tempo dos materiais
perecíveis ou vencimentos do prazo de validade e aqueles que possam deteriorar-
se, como por exemplo: farinha de trigo, colas, fitas adesivas etc.
Quando o estoque atingir o nível mínimo, deverá ser iniciado o
processo de compra para reposição, reexaminando a demanda para fins de aferição
e correção dos novos limites. Quando o estoque atingir a metade do nível mínimo,
só deverão ser atendidos os pedidos urgentes e sempre que possível, em
quantidades reduzidas. Os quantitativos a serem estabelecidos para fins de
aquisição deverão ser o resultado da diferença entre o estoque máximo e o físico
existente na prateleira.
Pedidos em grandes quantidades de um determinado material, para
atender a uma situação específica e bem definida, não devem provocar o aumento
das quantidades normalmente estocadas em função da demanda, a fim de não
serem estabelecidos limites falsos de estocagem.
38
É indispensável a participação dos setores técnicos na estimativa
para o estabelecimento dos limites máximos de estocagem de material de consumo
de uso específico, a fim de possibilitar o atendimento normal da demanda.
Os modelos impressos padronizados cujo consumo seja diminuto e,
por isso, considerada onerosa a sua impressão, poderão deixar de ser estocados,
devendo sua reprodução ser solicitada pelo usuário. No início de cada exercício, o
almoxarifado poderá incluir, se conveniente, na sua previsão, os modelos impressos
padronizados.
Somente se justifica a confecção de impressos para estoque quando
o consumo do modelo padronizado permitir seu perfeito uso.
Os modelos padronizados pelo setor normativo da Instituição, só
poderão ser impressos por iniciativa do almoxarifado. Quando da criação de novos
impressos ou alteração, a proposição deverá ser encaminhada ao setor normativo,
que examinará do mérito para providências necessárias.
Em suma, uma gestão de previsão de materiais competente e
efetiva, só é possível em um ambiente com sistema de informação e recursos
informatizados adequados. Neste sentido, Caiçara Júnior e Paris (2007, p. 31-32),
salientam: “[...] a informática permitiu um ganho para a própria gestão pública, por
meio da maior eficiência de seus processos internos [...]”.
2.3.2 Aquisição de Material (Reposição de Estoque)
A aquisição é o meio como o material de custeio, ou de investimento,
é requerido para a reposição do estoque, para o consumo regular ou para o uso
eventual.
Dias (2005, p. 19), afirma que “[...] o objetivo do estoque é otimizar o
investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as
necessidades de capital investido em estoque”.
No que diz respeito aos materiais a serem adquiridos, seja para
atendimento da requisição de compra ou para composição ou reposição de estoque,
o almoxarifado emitirá uma requisição de pedido de compra, contendo um centro
componente de despesas para alocação dos custos.
39
Os materiais listados no pedido de compra deverão estar claramente
descritos, especificados, identificados com suas unidades de medidas apresentadas
de forma clara e usual de mercado. Os pedidos de compra serão emitidos nos
seguintes casos:
a) quando determinado material estocado atingir o nível mínimo
previsto. Neste caso o pedido deverá evidenciar o seguinte:
“REPOSIÇÃO DE ESTOQUE”, e será emitido separado de
qualquer outro;
b) o pedido de compra deverá enunciar, para efeito de alocação de
custo, o número do componente de despesa e código por item
solicitado. Além de apresentar o nome do requisitante, faz-se
necessário à autorização do responsável pelo centro de custo;
c) quando houver a necessidade de contratação de serviços será
emitido o pedido, baseado em memorando ou documento
equivalente, devidamente visado pelo Setor de Compra (ou
Patrimônio), sendo que os demais procedimentos serão idênticos
aos da compra de materiais.
2.3.3 Descrição do Material para Compra
Na reposição de estoque, segundo Araújo (1980, p. 90), “A
especificação perfeita equivale a uma amostra real e concreta; não permite dúvidas
nem deixa margem para oferta de similares”.
Nas Instituições Públicas, seguindo os aspectos legais, as
aquisições de materiais deverão adequar-se pela caracterização do objeto, com o
cuidado na identificação, descrevendo da forma mais detalhada possível, para não
dar margem de dúvidas.
Ressalta-se que na legislação vigente, até o momento, veda a
indicação de marcas nas aquisições de materiais nas Instituições Públicas,
garantindo assim, o princípio constitucional da isonomia. Isto é, o princípio da
igualdade, oferecendo a mesma oportunidade a todos os interessados, sem nenhum
tipo de favorecimento a qualquer participante.
40
Vale lembrar que quanto mais detalhada a descrição do material,
melhor será para o processo de compra, em que a precisão e a eficiência resultarão
na satisfação do usuário.
2.3.4 Demandas Sazonais
Segundo Fernandes (1987, p. 141),
A previsão de estoque, baseando-se em ocorrências de demandas passadas, só atinge o grau de eficiência esperado quando existe certa probabilidade de estas ocorrências reproduzirem em ciclos de planejamento sucessivos. Projetar, portanto, o passado no futuro é admitir que o evento analisado terá o mesmo comportamento anterior [...].
Todas as teorias de estoque estão relacionadas à previsão do
consumo. A demanda histórica determina as estimativas futuras de consumo, tendo
como suporte básico, o consumo médio mensal, calculado pelo número de períodos
desejados, resultando nas quantidades estimadas para compra.
O cálculo para encontrar a média aritmética, pode ser de um período
semestral ou anual, demandado do banco de dados. É claro que a demanda está
sujeita a uma série de fatores aleatórios que podem produzir variações nas
quantidades previstas. É de fundamental importância a determinação de um limite
de confiança para as quantidades estimadas.
Quando o consumo é superestimado, poderá causar a mensuração
de erros entre a quantidade prevista e a quantidade real.
Nos casos de efeitos sazonais, a demanda tem o comportamento de
alto consumo em um determinado período. As razões que determinam as
sazonalidades de certos materiais são facilmente identificadas e mensuradas.
Segundo Gonçalves e Schwember (1979, p. 22),
[...] a decisão de utilizarmos modelos sazonais na previsão de demandas pode ser muito bem retratada através da identificação das razões pelas quais a procura de um produto é abundante em um período e escassa em outro.
41
A Instituição Pública de Pesquisa tem suas demandas sazonais mais
fortes em dois momentos. O primeiro devido à aprovação do orçamento no início de
ano e o segundo na liquidação das verbas no final de ano. Outras influências
conjunturais também ocorrem, tais como as inovações tecnológicas (equipamentos,
reagentes químicos, fertilizantes, agrotóxicos), fenômenos climáticos, etc...
Neste contexto, a tecnologia da informação oferece vantagens, uma
vez que é possível utilizar os métodos de previsão, ferramentas para estimativas e
projeções de demanda, com a principal finalidade de controlar e planejar os
estoques, mediante o acompanhamento das informações previstas e reais,
registradas no banco de dados.
Com isso, se garante o abastecimento de materiais, neutralizando as
sazonalidades nos suprimentos. Tudo isso com base em métodos de controles de
ajustamento e projeções eficientes, devido as informações que são manipuladas,
entre as inúmeras aplicações.
2.3.5 Classificação ABC
Desenvolver a capacidade de análise e interpretação é o que
consiste o método de classificação denominado ABC. Com ele, é possível identificar
os itens que exigem maior cuidado em relação a outros, em razão do valor de
investimento. Os itens classificados na classe A, têm uma grande relevância e são
bastante utilizados pelos profissionais do setor, que dependem deles para o
desempenho de suas funções. Os da Classe B, por sua vez, representam a zona
intermediária, sendo menos importantes do que os A. Por fim, os itens da Classe C
desempenham um papel de menor importância no cotidiano do setor.
Segundo Gonçalves e Schwember (1979, p. 133), “Na administração
geral a grande contribuição da análise ABC é criar a disciplina de diferenciar o
importante do acessório [...]”. Ainda de acordo com Gonçalves e Schwember, o
objetivo do método ABC é identificar os itens mais significativos para a gestão
financeira, separando o essencial do trivial.
42
2.3.6 Lote Econômico e Ponto de Pedido
O lote econômico é uma expressão final para calcular a quantidade
ótima de compra, produzindo o menor custo total. Em suma, o lote econômico de
compras é o equilíbrio entre o custo de posse e o custo de aquisições, sendo
recomendado para materiais com demanda regular e constante.
Em alguns casos, existem restrições ao emprego do lote econômico.
Os fatores de limitações são: falta de espaço para armazenagem, natureza do
material e tempo de vida útil.
O ponto de pedido significa suprir novamente o setor. Isto acontece
quando o estoque remanescente atingir determinado nível. O objetivo é manter o
fluxo regular de consumo previsto para o período correspondente ao prazo de
entrega dos fornecedores. Este nível é denominado de estoque mínimo, que é
também definido como estoque de segurança.
Segundo Viana (2002, p. 45), “[...] para equacionar a problemática
do quanto e quando ressuprir foi à adoção de procedimentos como grau de controle,
tamanho do estoque e quantidade de reposição, norteado pelo critério da
classificação ABC”.
2.3.7 Prazos de Entrega
Segundo Araújo (1980, p. 80), “É importante nos contratos, existir
uma cláusula bem redigida com referência à época da entrega da mercadoria. Estas
ressalvas são necessárias, principalmente, em se tratando de materiais e matérias-
primas sujeitos a transportes demorados [...]”.
Os prazos de entrega de materiais ou de prestação de serviços
constantes nas autorizações de compras, das notas de empenho ou contratos,
devem ser sistematicamente controlados pelos setores de compra e almoxarifado.
Se a entrega do material ou a execução do serviço não forem
efetuadas na data prevista, ou não for regularizado ou substituído o material
recusado, o almoxarifado em conjunto (ou não) com o setor de compra, manterá
43
contato com o fornecedor ou prestador de serviços, esclarecendo os motivos do
atraso.
Na hipótese de se firmar um novo prazo de entrega, este só será
formalizado com o consentimento do requisitante interessado, principalmente, se o
período de utilização do material estiver determinado.
Quando não for possível ou conveniente aumentar o prazo, e houver
a necessidade de cancelar a aquisição, o almoxarifado deve formalizar a
comunicação do fato ao fornecedor.
Os avanços tecnológicos permitiram que a comunicação passasse a
ser realizada de outra forma, otimizando a logística entre o fornecedor e o
comprador. O advento da internet, como tecnologia da informação e comunicação,
vislumbra o gerenciamento das informações e possibilita comunicações mais
rápidas.
A tecnologia do sistema de informação e comunicação, além de
informar, tem transparência. Tudo em um ambiente mais ágil e flexível.
A internet mudou a forma das instituições trabalharem,
principalmente no que diz respeito à informação e à forma de comunicação. É
possível disponibilizar aos interessados as informações necessárias em tempo real,
para acompanhamento e gerenciamento do fluxo da logística do objeto requerido.
Desde a elaboração, autorização para custeio, licitação, homologação e finalização
do atendimento com a entrega/recebimento.
2.3.8 Recebimento
Na Instituição Pública, o almoxarifado deve ser um departamento
organizado, que atua em quatro funções básicas: receber, armazenar, controlar e
distribuir. Dessa forma, segundo Fernandes (1987, p. 194),
[…] a concentração no almoxarifado de toda e qualquer operação de
entrada e saída de material,[...] apresenta a vantagem de canalizar, para
um único ponto convergente, as atividades de recebimento e fornecimento
de material, independente de origem, natureza, finalidade, destino ou
estado de conservação dos itens.
Cumpre notar que compete ao almoxarifado o recebimento de todo e
qualquer material que der entrada, sob qualquer forma na Instituição.
44
Tratando-se de semoventes, veículos, máquinas, equipamentos
agrícolas, madeiras, combustíveis e outros materiais que pela sua natureza,
reconhecidamente, não seja aconselhável a sua guarda em almoxarifado, o
recebimento e aceite dar-se-ão pelo setor especializado. Tal setor deve remeter em
seguida toda a documentação de entrega do material ao almoxarifado, para
promover a baixa na documentação e somente após essas providências o setor
requisitante poderá fazer uso do material adquirido.
Os responsáveis pelo recebimento e aceite desses materiais,
considerados extra-estocados, estão sujeitos à tomada de contas, por se tratar de
materiais de imediata utilização, ficando o setor que detiver a guarda do material
obrigado a proceder à inclusão dele no seu inventário por tratar-se de materiais de
consumo.
No caso de patrimonialização e afixação dos números de registros
patrimoniais dos bens recebidos pelo almoxarifado, ficará a cargo do setor de
patrimônio da organização, que participará da entrega ao usuário.
Em se tratando de bens móveis extra-estocados ou adquiridos
através de suprimentos, a afixação dos números de registro patrimonial é de
responsabilidade do setor de patrimônio, devendo este ser cientificado pelo setor de
almoxarifado tão logo receba a documentação respectiva.
No empenho e/ou na autorização de compra, deverá figurar sempre
o prazo de entrega do material ou a conclusão do serviço, sendo uma de suas vias
remetida, obrigatoriamente, ao almoxarifado, através do setor de compras, quando
se tratar de aquisição de todo e qualquer material e serviço.
O material recebido do fornecedor deverá vir acompanhado de uma
via da autorização de compra junto a uma via da nota de empenho, seguido da 1ª
via da nota fiscal, ou nota fiscal fatura e/ou nota fiscal eletrônica.
O recebedor checará na presença do entregador a quantidade e a
especificação do material, com a nota de empenho e a nota fiscal, fatura ou
eletrônica, recusando irregularidades quando existirem.
De acordo com Araújo (1980, p. 115),
O direito de conferir não poderá ser negado a quem adquire qualquer coisa e, considerando tal razão, embora na parte externa dos volumes a serem recebidos figure o número de unidades neles contido, bem como outros detalhes elucidativos, ao comprador assiste, por lei, o direito de abrir, examinar, contar, comprovar,
45
confrontar com a amostra em seu poder, podendo recusar, devolver, pôr à disposição, não receber, tudo aquilo que não estiver fielmente dentro das bases da transação efetuada, fora, portanto, das praxes comerciais em vigor.
No recebimento da remessa por transportadora, o documento competente de entrega será o conhecimento de frete, em que constará a modalidade contratada na prestação de serviço. Este documento incluirá a discriminação do número da nota fiscal, fatura ou eletrônica, além da espécie e a quantidade ou peso da mercadoria, bem como o valor do frete.
Uma vez conferida e aceita a mercadoria, é necessário consignar o
endosso de aceite no canhoto e no corpo da nota fiscal, fatura ou eletrônica,
também no conhecimento de frete.
O almoxarifado procederá os registros necessários e encaminhará
sob protocolo, a nota fiscal, fatura ou eletrônica, ao setor de contas a pagar.
Providenciará a estocagem dos materiais estocáveis e enviará para o setor de
expedição os materiais não estocáveis para proceder a distribuição aos respectivos
requisitantes usuários.
O material produzido ou manufaturado pela própria Instituição
deverá ser entregue, invariavelmente, acompanhado por uma comunicação de
fabricação do material, na qual o referido deverá constar claramente a especificação
do produto.
Na apropriação do custo ou valor unitário, o órgão responsável pela
produção ou manufatura deverá considerar apenas o material empregado para o
produto final, desprezando totalmente a mão de obra, quando se tratar de material
de produção própria da Instituição.
A documentação do material manufaturado será remetida ao
almoxarifado, que promoverá os registros e as baixas. O documento de
comunicação de fabricação poderá ser o documento equivalente a nota fiscal.
A verificação ou conferência de material por amostragem é
admissível em caráter excepcional, desde que o órgão responsável pelo
recolhimento, exame e aceite, comprove não ter condições e meios de realizar essa
atividade específica em condições normais. Assim mesmo, se não forem bens
móveis (materiais permanentes), pois estes, obrigatoriamente e sem exceção,
46
devem ser conferidos em sua totalidade pela especificação da autorização de
compra e nota de empenho.
Tratando-se de serviço, cabe ao setor beneficiado ou responsável
pela fiscalização e aceitação, declarar se a execução obedeceu rigorosamente às
especificações da autorização de compra empenhada ou contratada, em poder do
órgão responsável e se tem condições de ser aceito incondicionalmente.
Se o material recebido depender de vistoria para sua aceitação, o
almoxarifado solicitará pelo meio mais prático e seguro, ao setor especializado
essas providências.
O setor ou pessoa especializada, incumbida da vistoria, deve ter
todas as condições possíveis de trabalho, a fim de não retardar a aceitação e a
distribuição do material e, consequentemente, o pagamento ao fornecedor. É
importante ressaltar que em hipótese alguma, o almoxarifado deverá receber
material desacompanhado de documento de entrega.
Os bens móveis, por estarem sujeitos ao controle de registro
patrimonial e ao termo de responsabilidade, em hipótese alguma e sob pena de
responsabilidade, deve ser recebido pelo setor usuário, sem que antes tenha
passado pelo almoxarifado e atendidas as condições estabelecidas para o
fornecimento desses materiais, salvo que pela sua natureza, reconhecidamente, não
seja aconselhável a sua guarda em almoxarifado.
A crescente influência da tecnologia da informação, com o
surgimento do comércio virtual, oferece oportunidade da automação dos controles
de processo, bem como inspeções automáticas na identificação de barra dos
materiais. É possível receber e processar dados, melhorar a velocidade, a
confiabilidade e o custo/benefício nos processos. Mas devemos observar que ainda
existem casos em que a automação não consegue substituir o procedimento
manual. Nunca é demais lembrar que a evolução da tecnologia é irreversível,
colaborando para que o desempenho das tarefas seja cada vez melhor, além de
reduzir custos.
47
2.3.9 Condições de Armazenamento
Como já mencionado, todo material recebido pela Instituição, exceto
que pela sua natureza não seja aconselhável a sua guarda, será armazenado no
almoxarifado, em local adequado e previamente determinado, grupado em lotes e
identificados, a fim de facilitar a sua rápida localização e conferência, quando for o
caso.
Segundo Araújo (1980, p. 147), “Os almoxarifados instalados em
edifícios térreos apresentam a vantagem de toda a movimentação dos materiais ser
mais segura e rápida, proporcionando maior facilidade para as cargas e descargas
dos caminhões”.
O responsável pelo almoxarifado deve atentar para que o material
esteja sempre protegido, contra roubo, incêndio, umidade ou outras ocorrências,
devendo comunicar por escrito, à chefia imediata, qualquer irregularidade havida nas
instalações dos depósitos.
No caso de medicamentos ou outros materiais com prazo de
validade determinado ou sujeitos a deterioração, estragos ou inutilização pelo
simples decurso do tempo, o responsável pelo almoxarifado notificará, com a devida
antecedência, o término de prazo por escrito à chefia imediata para providências
cabíveis.
Desde que o volume de material a ser armazenado e a importância
das atividades a serem desenvolvidas justifique a criação de depósitos, esta medida
poderá ser adotada por proposição formalizada pelo responsável do setor de
suprimentos e com a concordância do gerente administrativo. Araújo (1980, p. 28),
salienta que “A guarda e a estocagem de material obedecem a sistema e modos
geralmente fixado pelo tipos a serem mantidos em custódia”.
Se autorizada a criação de um depósito, será o seu responsável designado através
de ato formal, ficando sujeito à tomada de contas, controle e demais exigências
previstas em normas e atos específicos que vierem a serem criados.
De acordo com Fernandes (1987, p. 200),
É através da formulação e da aplicação de regras ou normas específicas de armazenagem que se processa uma estocagem correta. [...] A armazenagem de material deve ser feita segundo determinados preceitos e regras básicas, cuja aplicação deve
48
considerar não somente os aspecto internos e a peculiaridades de cada almoxarifado, mas também a natureza e o tipo dos materiais cujas características exijam, na maior parte das vezes, soluções individuais de estocagem.
O responsável pela administração de materiais, em seu
planejamento, deve considerar o nível adequado para os materiais armazenados,
corroborando na eficácia dos suprimentos, o que influi diretamente nas atividades da
Instituição.
A arte de armazenar é uma competência do almoxarife. Quando se
trata da instalação (acomodações) de almoxarifados, existe a probabilidade de
aparecer situações inesperadas, no entanto, medidas de precauções devem ser
adotadas, a fim de evitar eventuais prejuízos. Na maioria dos casos de instalação,
se faz necessário realizar adaptações, dentro de um planejamento adequado para
um bom sistema de armazenamento.
Para a Instituição, os materiais armazenados representam um ativo
importante do capital, onde, prova a aplicação contínua e importante dos recursos
investidos em custeio. Constitui uma forma confiável e relevante, a disponibilização
para o domínio e controle das informações sobre os materiais armazenados.
O setor de almoxarifado é considerando, um dos locais mais
importantes na Instituição. É fundamental ressaltar necessidade de haverem
incentivos voltados aos avanços tecnológicos, o que preconiza o desenvolvimento
contínuo com criatividade e inovação. O novo modelo de avanços, disponibilizará em
tempo real todas informações referentes às atividades dos materiais, em trânsito,
armazenados e movimentados.
2.3.10 Fornecimento (Distribuição de Materiais)
Como já mencionado no decorrer do trabalho, o almoxarifado é um
departamento da administração que atua como fornecedor e armazenador de
materiais, atendendo a demanda dos diversos departamentos da Instituição.
O fornecimento de materiais é executado mediante o recebimento da
requisição, devidamente preenchida e autorizada pelo responsável requisitante. De
modo algum, o almoxarifado deverá fornecer material sem a requisição.
49
A requisição será emitida em 03 (três) vias, que recebem uma
numeração sequencial no almoxarifado, que analisa a quantidade razoável e a
identificação detalhada do material requisitado. Se a requisição for julgada excessiva
ou incompleta, o funcionário do setor deve entrar em contato com o requisitante para
os esclarecimentos necessários.
Em se tratando de materiais disponíveis em estoque, o sistema
virtual de atendimento do almoxarifado, processará o pedido na quantidade
compatível, com a demanda histórica verificada, efetuando a baixa das quantidades
nos saldos existentes em estoque. No ato da entrega, obterá a assinatura do
recebedor. Se o material solicitado não tiver disponibilidade em estoque, mas tiver
um de material similar, caberá ao almoxarifado comunicar-se com o requisitante,
definindo a sua aceitação ou não. Havendo a substituição, o almoxarifado procederá
a baixa da requisição.
Se for objeto de compra, a 1ª via será encaminhada ao setor
competente para a aquisição. A 2ª via ficará no setor de almoxarifado para efetivar o
atendimento quando o material chegar. A 3ª via é devolvida ao requisitante usuário
para controle, acompanhamento e após a liquidação, deverá arquivada.
Na hipótese da quantidade atendida pelo estoque for insuficiente por
razões sazonais, o requisitante responsável deverá fundamentar a quantidade
superestimada, para elaboração da compra.
Quando uma requisição for parcialmente atendida e o restante for
objeto de compra, durante o processamento, o sistema reconhecerá a pendência e
quando o material chegar, será procedido o atendimento e liquidação.
O setor de almoxarifado deverá recusar requisição emitida em
desacordo com o estabelecido, sempre orientando os procedimentos necessários.
Durante o atendimento da requisição, de modo a evitar erro na
entrega ou envio do material ao usuário final, recomenda-se passar por uma última
conferência interna. Desta maneira, evita-se a falha humana, como previne
possíveis diferenças nas quantidades dos materiais estocados.
No entanto, para as bases físicas distantes, após os procedimentos
de atendimento e conferência final, providencia-se o acondicionamento dos
materiais em embalagens adequadas. Isso acontece através da elaboração de um
documento competente, solicitando ao setor responsável pelo transporte o envio dos
volumes ao destino final.
50
O setor responsável por toda e qualquer saída de material do
almoxarifado é designado de expedição. Tendo como atribuições a manutenção e
atualização do controle das solicitações de transportes, pendentes e liquidados.
Deve-se manter contato com o setor de transportes, visando esclarecer eventuais
atrasos ou irregularidades nos materiais transportados. É importante manter-se a par
da situação geral da expedição, visando fornecer informação quando solicitado.
A sazonalidade é provocada por uma quantidade de consumo
inesperada, acima ou abaixo da média histórica demandada. Neste sentido, é
fundamental trabalhar com habilidade, bom senso e até mesmo com ousadia, a fim
de otimizar a logística, não permitindo o desabastecimento e suprindo os setores de
forma segura e contínua.
Rezende (2008, p. 15), sustenta que, “Os sistemas de informação
podem constituir-se em ferramentas de solução de problemas na organização”,
aumentando a capacidade do gestor de analisar apropriadamente o problema e
tomar efetivas decisões.
Para Rezende, inúmeros fatores são importantes na solução de
problemas, um deles é o sistema de informação ser visto e utilizado como um
diferencial nas organizações. Complementando essa afirmação, Rezende (2008, p.
13) afirma que, “A informação oportuna é a antítese da informação do passado e a
que não gera um cenário futuro e indiscutível”. O autor diz ainda que toda e qualquer
informação de qualidade inquestionável, porém antecipada, pode ser chamada de
informação oportuna.
Sistemas de informação e comunicação, independente de seu nível
ou classificação, facilitam os processos de tomada de decisões na identificação de
sazonalidades, bem como nos consumos superestimados, controlando os momentos
oportunos e demandando a redução dos custos.
Segundo Rezende (2008, p. 14), “O sistema de informação
organizacional pode ser conceituado como a organização e seus vários subsistemas
internos, contemplando ainda o meio ambiente externo”. Rezende contempla as
organizações por utilizarem o sistema de informação e comunicação, na forma
virtual.
51
2.3.11 Arquivamento
Com o desenvolvimento e aperfeiçoamento da escrita, o homem
passou a entender e a perceber a importância da informação, assim como valorizar
a documentação. Considerando a implantação da prática de registrar e documentar
uma série de processos e procedimentos, surgiram suportes, a fim de guardar e
preservar toda a documentação. Para atender esta necessidade, nascem os arquivo.
No mandato do presidente Fernando Collor, em 08 de janeiro de
1991, foi sancionada a lei de nº 8159, que decreta no Artigo 1º, que “é dever do
Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de
arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação”.
Os arquivos têm como função essencial a disponibilização das
informações, apresentando o levantamento de documentos de maneira ordenada e
prática, o que auxilia no planejamento e na tomada de decisões.
O processo de arquivamento está presente no cotidiano da
sociedade, bem como na tecnologia da informação, dentro do gerenciamento
eletrônico de documento. De acordo com Gorbea, Garcia-Diaz e Vela (1979, p. 17),
“[...] arquivar é a arte de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente
classificados, toda correspondência, documentos e outros papéis [...]”. Por meio do
arquivamento, ainda segundo o autor “é possível localizar os documentos no
instante em que solicitados”.
A prática de arquivamento também está presente no almoxarifado.
Neste local, os métodos utilizados para arquivamento são: o alfabético, o numérico e
o cronológico. O alfabético utiliza o mesmo padrão das listas telefônicas e dos
dicionários. Este método é executado diariamente, no caso de autorizações de
compras e notas de empenhos.
O numérico, por sua vez, obedece ao método decrescente e é
aplicado para as requisições. Este tipo de arquivamento é executado diariamente.
Por fim, tem-se o arquivamento cronológico, que é dividido por data e é aplicado
para outros documentos como: relatórios, correspondências, memorandos, ofícios e
outros papéis administrativos.
52
No que diz respeito à prática de arquivar papéis, Gorbea, Garcia-
Diaz e Vela (1979, p. 18), ressaltam que “[...] é preciso ter sempre em conta que
esta conservação e ordenação planejada de documentos deve ser responsabilidade
de pessoas competentes e versadas nas modernas normas de arquivar.” A pessoa
responsável pelo arquivo deve ter algumas características, tais como: conhecimento
das regras para classificar alfabeticamente e conhecimento das sequências
alfabéticas e numéricas.
Todo sistema de arquivamento depende, em grande parte, das sequências numéricas, alfabéticas ou de outra combinação de ambas. [...] A sequência alfabética é a que mais se usa. Seu conhecimento não consiste meramente em poder recitar as letras na ordem em que aparecem no alfabeto, mas em poder indicar que letra precede ou segue outra letra sem ter de recitar o alfabeto inteiro. (GORBEA; GARCIA-DIAZ; VELA, 1979, p. 18)
A pessoa que lida com o arquivo também deve ter conhecimento de
abreviaturas, especialmente de cidades, estados e de correspondência comercial. O
profissional também tem que ter habilidade para ler e contar com algumas
qualidades pessoais, como boa visão e boa memória.
De acordo com Gorbea, Garcia-Diaz e Vela (1979, p. 19),
O arquivista deve possuir boa visão, visto que terá que ler cada documento em sua totalidade ou em grande parte para poder determinar a forma correta de arquivá-lo. O Possuir boa memória torna-se sumamente valioso para o arquivista já que deverá lembrar-se das regras para classificar alfabeticamente, as sequências alfabéticas, números, nomes, endereços e outros pormenores envolvidos no processo de arquivar.
Com o advento da informática e o crescimento dos arquivos
eletrônicos, a partir dos anos 80, os bancos de dados passaram a desempenhar
importante função nos ambientes virtuais, substituíndo de certa forma o arquivo
morto documental de papéis. Neste momento, nascem os desafios para o
desenvolvimento dos negócios, totalmente voltados à tecnologia da informação e da
comunicação. É necessário implantar estratégias para assumir o controle das
inovações tecnológicas na sociedade, na cultura, na educação e nas organizações.
Implementou-se neste capítulo os pontos das fases operacionais.
Na sequência, o capítulo 05 explora o sistema de informação, fazendo
considerações sobre o processamento de dados e informações de resultados.
53
2.4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO
2.4.1 Registro de Informações (Processamento de Dados)
As atividades de registros são de competência do setor de
almoxarifado, compreendendo os lançamentos da movimentação dos materiais para
uso ou consumo dos diversos setores da Instituição.
Recomenda-se que o registro dos materiais seja diário e feito
exclusivamente por processamento de dados, sendo digitado a partir dos
documentos da movimentação.
Primeiramente, que sejam lançadas notas fiscais, faturas ou
eletrônicas e na seqüência, a baixa das requisições e entrega dos materiais
comprados, devolvidos ou retirados de serviços.
O registro eletrônico deve ser atualizado, bem como os cálculos
estatísticos de preços, sendo disponibilizado em tempo real, para consultas e
informes gerenciais.
De acordo com Gil (1979, p. 104):
Uma das tarefas mais importantes em sistemas que usam processamento eletrônico de dados é a atualização, que consiste em atividades realizadas para inclusão, exclusão e alteração dos dados constantes em um arquivo-mestre, segundo as indicações obtidas de um arquivo de movimento.
O processamento de controle de materiais, durante a execução de
baixas deve indicar o preço total, calculado pelo preço médio unitário, que deve ser
atualizado sempre que houver nova entrada.
O valor do material em estoque (VME) é obtido multiplicando-se o
último preço médio constante no registro, pela quantidade em estoque e o
ajustamento do valor, quando houver.
O cálculo do preço médio unitário (PMU), para determinado artigo, é
o resultado da soma do valor deste material em estoque (VME), mais o valor da sua
nova aquisição (VNA), dividido pela soma da quantidade em estoque (QE), mais a
quantidade adquirida (QA) do material em pauta, resultando a seguinte fórmula para
cálculo do preço médio:
54
QAQE
VNAVMEPMU
++=
O cálculo do preço médio é obtido com a aproximação de duas
casas decimais e o valor do ajustamento provocado pela utilização do preço médio,
sendo eliminado no fim de cada exercício ou quando o estoque chegar ao zero.
Com a tecnologia nos registros de informações, as planilhas
processadas serão automaticamente atualizadas, acarretando em um ganho
significativo na eficiência dos processos, que será muito mais rápido e abrangente. A
contínua expansão da atividade exige maior precisão nos registros. Com a
determinação nítida de objetivos, é possível enfrentar situações atípicas da gestão
inovadora. Os registros de informações são beneficiados com o advento da internet,
resultando em um ganho positivo nos processos.
Segundo Caiçara Júnior e Paris (2007, p. 29), “Atualmente é quase
inimaginável pensar na gestão financeira de uma empresa sem a utilização das
facilidades oferecidas pela informática”.
A informação é um recurso inesgotável. Quando é planejada e
disponibilizada corretamente, aumenta a qualidade do serviço e facilita as decisões.
A informação trabalhada possibilita oportunidades e gera
conhecimento. Os registros de informações devem ser específicos, exclusivos e
determinados. Com isso, é possível tanto para o gestor quanto para o usuário ter
uma visão geral e gerencial da atividade, realizando um melhor planejamento.
Rezende (2008, p. 14), salienta que:
Os sistemas de informação, independentemente de seu nível ou classificação, objetivam auxiliar os processos de tomada de decisões na organização. Se os sistemas de informações não se propuserem a atender a esse objetivo, sua existência não será significativa para a organização.
2.4.2 Banco de Dados (Informações dos Resultados)
O sistema de informação é essencial no ambiente organizacional,
uma vez que utiliza a informação para a coordenação de fluxo de trabalhos,
ajudando os empregados ou gerentes na tomada de decisões, na análise e
55
visualização de problemas e na resolução de outros tipos de situações. Os sistemas
de informação fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: a entrada,
o processamento e a saída.
Segundo Beal (2007, p. 19), o sistema de informação “[...] visa
atender as necessidades específicas de gestores que precisam de informações
consolidadas sobre a execução orçamentária e financeira, para acompanhamento e
controle de suas unidades”. Na visão de Beal, o sistema de informação classifica-se
em categoria operacional, gerencial e estratégica.
Complementando, Beal (2007, p. 129), observa que:
A informação relevante, precisa, clara, consistente e entregue oportunamente a seus usuários ajuda na formulação, execução e avaliação de estratégias, na ampliação de mercados, no aperfeiçoamento de processos e produtos e na oferta de serviços melhores e mais rápidos para os clientes.
Dessa forma, as informações registradas pelo movimento são
obtidas através de métodos precisos e consistentes, que são buscados junto ao
banco de dados. O almoxarifado disponibiliza virtualmente, bem como emite
periodicamente o relato físico e financeiro dos resultados da movimentação, em
impresso padronizado ou não, e as informações da movimentação de materiais, que
ficam no banco de dados do setor de almoxarifado. A administração de materiais
tem grande importância neste contexto de informação.
De acordo com Gil (1979, p. 107), “[...] as informações ou dados
recebidos devem ser armazenados enquanto forem necessários para qualquer uso.
Sofrem cálculos, como adição, subtração, multiplicação e divisão, para a produção
dos resultados desejados”.
O almoxarifado realizará periodicamente o inventário físico e
financeiro dos materiais estocados, bem como dos materiais em tramitação no ato
do levantamento. Além disso, apresentará o balanço geral da organização, tanto
para verificações gerenciais, quanto para auditoria, quando houver necessidade.
O inventário, que é o controle geral de todos os bens, deve ser feito
anualmente, atendendo a legislação complementar de orçamento da União. O artigo
96, da Lei nº 4320/64 determina: “O levantamento geral dos bens móveis e imóveis
terá por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos
de escrituração sintética na contabilidade”.
56
Pessoas alheias ao almoxarifado, indicadas pela administração da
organização participam do inventário. Porém, é indispensável o acompanhamento
do responsável pelo almoxarifado.
No que diz respeito à administração de materiais em uma Instituição
Pública, a Lei da União regula a ação popular nº 4717/65, em seu artigo 1º, que
define o patrimônio público como “o conjunto dos bens e direitos pertencentes aos
entes da administração pública direta ou indireta”.
O que caracteriza o patrimônio público é o fato de pertencer a um
ente público (União, Estado, Município, autarquia ou empresa pública). Sendo
“público”, pertence a todos os cidadãos, ou seja, a uma coletividade, que deve ser
preservado e protegido por todos.
A Constituição Federal em seu artigo 129, Inciso III, atribui ao
Ministério Público a obrigação de apurar e punir os responsáveis por danos e/ou
desvios de bens públicos.
Além do Ministério Público, outros órgãos são encarregados de
exercer o controle de maneira administrativa, preventiva e repressora, na proteção
do patrimônio público. Estes órgãos são o Tribunal de Contas, Corregedorias, entre
outros.
O controle do almoxarifado, se dá pelo conjunto de procedimentos,
que integram o sistema de movimentação e ações relacionadas a sua gestão,
consolidada e documentada, conforme legislação de execução orçamentária e
financeira.
De acordo com Fernandes (1987, p. 47), “[...] um sistema de
informações transmite, acumula, processa e armazena dados, propiciando desta
forma, meios para o estabelecimento da comunicação entre as partes [...]”.
Mais uma vez, fica claro a necessidade de inovação constante,
valoriza a gestão estratégica da informação, dentro dos sistemas de informações
organizacionais, ancorado na tecnologia da informação e da comunicação.
Na visão geral, existem várias formas de classificar sistemas de
informação. Em uma delas, a fundamentação é baseada em três pilares. O primeiro
é o sistema de informação operacional, que trabalha com dados detalhados sobre as
operações físicas e financeiras.
O segundo é o sistema de informação gerencial, que compacta os
dados operacionais em grupos, para facilitar a tomada de decisão do gestor.
57
O terceiro consiste no sistema de informação estratégica, em que o
processo é estruturado em informações gráficas, dados, estatísticas, simulações e
comparações complexas, facilitando a tomada de decisão estratégica e executiva.
Diversos fatores comprovam que a informação de qualidade possui
um valor significativo para as Instituições.
58
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
O presente estudo é uma pesquisa documental, exploratória,
utilizando de vasto referencial bibliográfico e do conhecimento adquirido pelo autor
que atua há mais de duas décadas em administração de materiais no IAPAR.
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4 BREVE HISTÓRICO, ESTRUTURA FÍSICA E ORGANOGRAMA D O IAPAR
4.1 BREVE HISTÓRICO DO IAPAR
O Instituto Agronômico do Paraná - IAPAR é vinculado à Secretaria
da Agricultura e do Abastecimento - SEAB, é o órgão de pesquisa que dá
embasamento tecnológico às Políticas Públicas de Desenvolvimento Rural do
Estado do Paraná.
Foi criado pela Lei Estadual nº 6.292 de 29 de junho de 1972, tendo
por finalidade básica a pesquisa técnico-científica e a formação e treinamento de
pessoal especializado, visando o desenvolvimento da agricultura. O seu 1º Estatuto
foi aprovado pelo Decreto 2.555 de 25 de setembro do mesmo ano - agora uma
fundação de direito público - que tem seus objetivos ampliados para estudos,
pesquisas e experimentações do interesse do Estado do Paraná, não apenas no
Norte do Estado.
Em 1975, foi inaugurada a sua Sede em Londrina e consolidado o
Sistema Estadual de Pesquisa.
A partir de 1976 o Governo Federal, através da Empresa Brasileira
de Pesquisa Agropecuária - EMBRAPA, passou a cooperar financeiramente com a
pesquisa estadual, passando, delegando ao IAPAR todas as responsabilidades
executivas e incorporando ao sistema estadual suas bases físicas regionais.
Em 1978, pelo Decreto nº 6.095, o IAPAR teve aprovado o seu 2º
Estatuto, que objetivou adequar a estrutura da instituição à nova realidade em que
se achava inserida, permitindo-lhe, por outro lado, uma organização interna mais
apropriada face ao seu próprio desenvolvimento na época.
Em 16 de julho de 1991, foi transformado em Autarquia Estadual
pela Lei 9.663/91.
A missão do Iapar, é promover o desenvolvimento da agropecuária
paranaense por meio da geração de conhecimentos científicos e tecnológicos
adequados à realidade social e econômica dos produtores, que possibilitem,
60
respeitando o meio ambiente, produzir alimentos saudáveis e produtos de qualidade
para a agroindústria.
O Iapar, abrange todo o Paraná: a Sede, em Londrina, dois Pólos
Regionais de Pesquisa (Curitiba e Ponta Grossa), 16 Fazendas Experimentais, 23
Estações Agrometeorológicas (também utiliza dados coletados em outras 37
estações do Simepar) e 25 laboratórios de diferentes áreas de especialidade para
pesquisa e prestação de serviços. Na sede, em Londrina, há também um centro de
treinamento, equipado com auditório e alojamento.
Formado por cerca de 772 funcionários. Mais de 110 pesquisadores
(a maioria com doutorado e pós-doutorado), que desenvolvem 15 programas de
pesquisa (Agroecologia, Algodão, Arroz, Café, Cereais de Inverno, Culturas
Diversas, Feijão, Forrageiras, Fruticultura, Manejo do Solo e Água, Milho, Produção
Animal, Propagação Vegetal, Recursos Florestais, Sistemas de Produção).
As tecnologias do IAPAR se distinguem pelo rigor científico e um
profundo respeito à realidade dos agricultores e ao ambiente, sem perder de vista as
exigências dos consumidores e as necessidades da agroindústria.
61
4.2 Estrutura Física Do IAPAR No Estado Do Paraná Figura 1 – Mapa da Estrutura Física do IAPAR no Estado do Paraná. Fonte – Informações Institucionais do IAPAR 2011.
Município de Londrina como Sede e os demais Municípios que agregam suas
Estações Experimentais e Laboratórios.
Todas as unidades desta Instituição de Pesquisa contam com a Administração de
Suprimentos de Materiais proveniente do Almoxarifado da Sede.
Paranavaí
Umuarama
Cascavel
Foz do Iguaçu Francisco Beltrão
Pato Branco
Guarapuava Ponta Grossa Guaraqueçaba
Morretes Curitiba
Cerro Azul
Lapa Fernandes Pinheiro Palmas
Irati
Telêmaco Borba
Joaquim Távora Bandeirantes
Cambará Bela Vista do Paraíso
Nova Cantu
Clevelândia
Planalto
Laranjeiras do Sul
Palotina
Xambrê
Medianeira
Londrina Ibiporã
Estação Experimental Unidade Benef. Sementes Estação Agrometeorológica Laboratório de Solos
SEDE do IAPAR Unidade Referênc. Pesquisa
Municípios com Estação Experimental do IAPAR Municípios SEM Estação Experimental do IAPAR
Santa Helena
Itaipulândia
Mal. Cândido Rondon
Municípios com Bases Náuticas
Sta Tereza do Oeste
62
4.3 ORGANOGRAMA DO IAPAR
Figura 2 – Organograma do IAPAR com o foco no Setor de Almoxarifado. Fonte – Elaborado pelo Autor
Diretor-Presidente
Diretoria Técnico-Científica Diretoria de
Administração e Finanças
Diretoria Recursos Humanos
Área de Tecnologia
da Informação
Área de Transportes Área de Serviços Gerais
Área de Reproduções Gráficas
Setor de Compras
Recepção
Setor de Almoxarifado
Expedição
Setor de Patrimônio
Processamento Armazenagem
Área de Suprimentos e Patrimônio
Área de Contabilidade e Finanças
SECRETARIA DA AGRICULTURA E DO ABASTECIMENTO
Conselho de Administração
Áreas Técnicas
Áreas de Apoio Técnico
Estações Experimentais
63
5 DESCRIÇÃO DO ALMOXARIFADO E ANÁLISE DA DEMANDA
5.1 DESCRIÇÃO DO ALMOXARIFADO
Almoxarifado é o local onde os materiais são recebidos, guardados,
registrados e expedidos aos setores de uma instituição que dele se abastecem. O
profissional responsável pela gestão do almoxarifado é o almoxarife.
O almoxarifado do IAPAR conta com cinco funcionários (entre
efetivos e estagiários), que são orientados e acompanhados pelo almoxarife, na
execução de suas funções neste setor.
Está dividido em seções com atribuições bem definidas:
a) seção de recepção - recebe todos os materiais comprados,
devolvidos ou retirados de serviços;
b) seção de guarda - responsável pela prática de entradas,
arrumações e separações dos materiais em estoque;
c) seção de registros - responde pelo processamento de dados
físicos e financeiros das entradas e saídas de todos os materiais
de consumo;
d) seção de expedição - controla toda e qualquer saída de material
do almoxarifado.
Sua estrutura física compõe-se de três depósitos: Depósito Central,
Depósito de Fertilizantes e Depósito de Defensivos Agrícolas.
Atua com Sistema Operacional Informatizado em ambiente MS-
DOS, na linguagem Dataflex.
Desenvolve controle de estoque por demanda controlada e trabalha
com a rotatividade de aproximadamente 800 itens no estoque, distribuídos em 17
grupos e 66 subgrupos.
64
5.2 ANÁLISE DA DEMANDA
O quadro abaixo apresenta por amostragem o registro em
porcentagem, da demanda histórico-financeira dos materiais movimentados no
almoxarifado do IAPAR, nos últimos 20 anos.
Tabela 1 – Demanda Histórica Financeira demonstrada em porcentual.
Item
Materiais
Década de 90
Década de 2000
Década de 2010
Média
01 Impressos 0,3% 0,4% 0,2% 0,3% 02 Expediente (Informática) 7,0% 10,0% 13,0% 10,0% 03 Limpeza e Higiene 4,0% 3,0% 4,0% 3,7% 04 Copa e Restaurante 6,0% 5,0% 7,0% 6,0% 05 Manutenção 16,0% 17,0% 18,5% 17,2% 06 Embalagens 6,0% 5,0% 4,0% 5,0% 07 Segurança – EPI 3,0% 2,0% 4,0% 3,0% 08 Reprodução Gráfica 4,0% 2,0% 3,0% 3,0% 09 Insumos Agrícolas 42,0% 47,0% 34,0% 41,0% 10 Laboratório 8,0% 7,0% 10,0% 8,3% 11 Ambulatório 0,3% 0,1% 0,2% 0,2% 12 Veterinário 2,0% 1,0% 1,0% 1,3% 13 Agrometeorologia 1,0% 0,4% 0,5% 0,6% 14 Outros 0,4% 0,1% 0,6% 0,4%
TOTAL PORCENTUAL 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% Fonte – Sistema Operacional CEDEC – Controle de Estoque por Demanda Controlada – IAPAR.
Com base nos dados expostos, observa-se que o consumo de
Insumos Agrícolas (fertilizantes e defensivos) apresenta a média de 41% do
orçamento gasto em suprimentos na Instituição. Justifica o fato de ser uma
Instituição de Pesquisa Agrária.
Em segundo, com média de 17,2%, detecta-se o grupo de Materiais
de Manutenção (combustíveis, pneus, ferramentas, materiais elétricos, hidráulicos,
marcenaria, serralheria, pintura, materiais de manutenção geral, materiais de
manutenção para veículos leves, médios e pesados, e materiais de manutenção
para tratores e implementos agrícolas). Materiais imprescindíveis que oferecem
condições de segurança e qualidade ao trabalho desenvolvido.
65
Em terceiro, verifica-se com a média de 10%, o grupo de Materiais
de Expediente, tendo como peso principal os suprimentos de informática.
Reconhece nesta análise a importância da tecnologia na organização.
Percebe-se em quarto lugar, com a média de 8,3%, o grupo
Laboratório (reagentes químicos, instrumentos e vidrarias). Os laboratórios são
importantes locais de análises e experimentos que apóiam os resultados das
pesquisas.
66
6 CONCLUSÃO
O estudo desenvolvido sobre administração de materiais permitiu
verificar que desde a pré-história há preocupação com esta prática, que exige
conhecimento e organização.
Dentre as muitas atividades desenvolvidas em uma Instituição
Pública de Pesquisa, a administração de materiais exige um setor próprio para
desempenhar a tarefa, que é o almoxarifado. Considerando sua atuação, o
almoxarifado contribui para o bom andamento e organização de uma Instituição.
O estudo mostrou que o setor atua no recebimento, armazenamento,
registros e fornecimento de materiais, bem como na reposição de estoque, a
elaboração do inventário físico e financeiro dos materiais, atentando-se para que
haja suprimento com quantidade e qualidade suficientes, a fim de não comprometer
o funcionamento da Instituição. É importante para a empresa contar com este tipo de
atendimento.
Ao realizar esta pesquisa, foi possível compreender de maneira mais
racional a importância de aprimorar os conhecimentos, organizar o trabalho e
manipular os materiais evitando riscos e prejuízos que poderão advir do
desinteresse ou desconhecimento de quem responde pela administração do
almoxarifado.
O trabalho também mostrou que o surgimento de novas tecnologias,
exige dos gestores condições estratégicas para alavancar mudanças. A tecnologia
assume um papel fundamental no mundo organizacional, em busca de redução de
custos, otimização do tempo e melhor qualidade nos serviços oferecidos.
Com a tecnologia da informação, os gestores e os usuários serão
beneficiados com os recursos de acesso aos bancos de dados em tempo real,
acompanhando de forma interativa e simultânea com possibilidade de intervir no
processo.
As atividades de planejamento são essencialmente focadas para o
futuro, visando atingir metas, direcionando as decisões de curto prazo e os
resultados provocados pela rápida evolução tecnológica. No mundo atual, a
comunicação tem possibilitado o surgimento de redes e o aparecimento de
linguagem para aplicativos voltados para os usuários finais, aperfeiçoando a
67
constituição de acesso ao banco de dados, facilitando e contribuindo para a
eficiência da administração.
O êxito da administração de materiais, só se dá em função do
conjunto integrado e planejado entre o setor de compras e o almoxarifado,
amparado por uma política de cooperação, definida por normas regulamentadas.
O advento da internet no mundo atual desafia o nosso
conhecimento. Necessitamos aumentar o uso eficiente do recurso de informação,
estimulando os níveis de competência e a produtividade no setor público.
Este trabalho é resultado de uma larga experiência profissional do
autor, somada a uma vasta pesquisa em diferentes literaturas sobre o tema, que
proporcionaram mais segurança e consciência da responsabilidade de bem cumprir
a função de gestor de materiais. Apontou a importância do almoxarifado,
reconhecendo a tecnologia como recurso facilitador das ações operacionais da
organização.
Tratando-se de um estudo da administração de materiais do IAPAR,
poderá este trabalho contribuir como subsídio para novos estudos e profissionais
nesta área.
68
REFERÊNCIAS ARAÚJO, Jorge Sequeira de. Almoxarifados – Administração e Organização. 9. edição, Editora Atlas - São Paulo, 1980. BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial. Editora Atlas - São Paulo, 1993. BEAL, Adriana. Gestão Estratégica da Informação: Como Transformar a Informação e a Tecnologia da Informação em Fatores de Crescimento e de Alto Desempenho nas Organizações. Editora Atlas S.A. – São Paulo, 2007. BONINI, Wagner R.B.. Administração de Materiais em uma Instituição Públi ca e Pesquisa. Faculdade Instituto Superior de Educação do Paraná - INSEP - Londrina, 2010. BRASIL, Instituto Agronômico do Paraná – IAPAR. Informações Institucionais . Disponível em: <http//www.iapar.br> Acesso em 04 jun.2011.
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