viagem para bento goncalves

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Gerenciamento de Aquisições em Projetos Ana Carolina Ferreira Ana Maria Antunes Coelho André Martins de Araujo Cintia Witt Johnny Norio Hirai Poliana Machida Monteiro Priscila Hirota Thiago Pazzetto Real São Paulo, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos GEEP41 (FGV) Novembro 2015

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Page 1: Viagem para Bento Goncalves

Gerenciamento de Aquisições em

Projetos

Ana Carolina Ferreira

Ana Maria Antunes Coelho

André Martins de Araujo

Cintia Witt

Johnny Norio Hirai

Poliana Machida Monteiro

Priscila Hirota

Thiago Pazzetto Real

São Paulo, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos GEEP41 (FGV)

Novembro 2015

Page 2: Viagem para Bento Goncalves

Apresentação

Promover uma viagem de premiação ao vencedor (01 ganhador) do concurso realizado pelo Cliente (Google), às

vinícolas de Bento Gonçalves (Rio Grande do Sul), por um período de 05 dias, com disponibilidade financeira

máxima (valor de venda para o Google) de R$ 5.000,00 por pessoa, cumprindo o roteiro estabelecido neste

projeto.

Projeto

A Giramundo Viagens e Turismo tem atuado no setor de turismo, visando oferecer aos seus clientes

oportunidades únicas de diversão e bem-estar, além da experiência com novas culturas nos diversos destinos.

No Planejamento Estratégico, elaborado em 2014, a empresa identificou a necessidade de focar nos clientes

corporativos, tendo em vista o seu potencial de aquisição de serviços de viagem e turismo.

Para satisfazer esta demanda, a empresa vem realizando reuniões periódicas com o cliente GOOGLE. Neste

momento surgiu uma oportunidade para a nossa empresa.

Empresa

A empresa GOOGLE, pensando em novas formas de reter talentos e estimular a criatividade e competitividade

entre as equipes, ofereceu um concurso "cultural", com a premiação de uma viagem para "Amantes do Vinho".

A Empresa Giramundo Turismo foi a agência contratada pela Google para executar o projeto da premiação.

Conforme as características da viagem exigidas pelo Cliente, a cidade de Bento Gonçalves foi a escolhida.

Justificativa

Page 3: Viagem para Bento Goncalves

Equipe de Trabalho

Ana Carolina Ferreira

Thiago Pazzetto Real

Ana Maria Antunes Coelho

André Martins de Araujo

Cintia Witt

Johnny Norio Hirai

Poliana Machida Monteiro

Priscila Hirota

Page 4: Viagem para Bento Goncalves

WBS

Viagem para Bento Gonçalves

5. Encerramento do Projeto

5.1. Termo de Aceite

5.2. Lições Aprendidas

5.3. Formalização do Encerramento do

Projeto

4. Pós-Viagem

4.1. Pesquisa de Satisfação do Cliente

(Sorteado)

4.2. Pesquisa de Satisfação do Cliente

(Google)

3. Viagem

3.1. Viagem do Ganhador

3.2. Acompanhamento da

Viagem

2. Pré-Viagem

2.1. Roteiro de Viagem

2.2. Fechamento do Pacote

1. Gerenciamento do Projeto

Pacote de trabalho MAKE

Pacote de trabalho MAKE e BUY

Page 5: Viagem para Bento Goncalves

WBS

2. Pré-Viagem

2.1. Roteiro de Viagem

2.1.1. Definição do roteiro

2.1.2. Pesquisa de Parceiros / Fornecedores Locais

2.1.3. Aprovação de roteiro

2.2. Fechamento do Pacote

2.2.1. Identificação do Ganhador

2.2.2. Aquisição de Passagens Aéreas

2.2.3. Reservas em Hotel

2.2.4. Reservas dos Passeios e Translados

2.2.5. Aquisição de Seguros de Viagem

2.2.6. Formalização das Parcerias

2.2.7. Entrega de Documentos ao Ganhador

Pacote de trabalho MAKE

Pacote de trabalho BUY

Page 6: Viagem para Bento Goncalves

WBS

3. Viagem

3.1. Viagem do Ganhador

3.2. Acompanhamento da Viagem

3.2.1. Avaliação do Andamento da Viagem

3.2.2. Avaliação do Cumprimento Contratual dos Fornecedores

Pacote de trabalho MAKE

Pacote de trabalho BUY

Page 7: Viagem para Bento Goncalves

Critérios: Make e Buy

• Financeiramente, os serviços específicos de pacotes de viagem (hotelaria, guia, passagens, etc.) são mais vantajosos se forem contratados.

1. Custo

• As empresas contratadas apresenta know-how superior a empresa, favorecendo na execução em tempo menor.

2. Prazo

• A empresa é pequena e não possui funcionários com capacidade e habilidade para desempenhar todas os pacotes de trabalho.

3. Capacidade da equipe

• O mercado dispõe de empresas especializadas no fornecimento de serviços especificados nos pacotes de trabalho selecionados, cuja avaliação é regulamenta por órgãos oficiais, e/ou sites com depoimentos de consumidores.

4. Avaliação de parcerias confiáveis

• Os maiores riscos se encontram na execução da viagem e as empresas especializadas nos serviços selecionados possuem maiores capacidades para prevenir e remediá-los.

5. Compartilhamento de riscos

• A diretoria da empresa enxerga como uma oportunidade para selecionar fornecedores locais, haja vista que a empresa não possui parceiros na região de Bento Gonçalves .

6. Possibilidade de parcerias locais

• Por envolver serviços fortemente relacionados aos aspectos locais, é mais interessante a contratação de empresas e mão-de-obra local.

7. Necessidade de fornecimento especializado

Page 8: Viagem para Bento Goncalves

Mapa de Aquisições Concorrência

Item a Ser

Contratado Ref. Na wbs Vendor list Cronograma Orçamento Critérios Make Or Buy

CC.001

Aquisição de

Passagens

Aéreas

2.2.2

Empresas

previamente

selecionadas

30/06/2016 R$ 600,00 1, 2, 3, 4, 5

CC.002 Reserva em Hotel 2.2.3

Empresas

previamente

selecionadas

30/06/2016 R$ 1.000,00 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7

CC.003 Reservas dos

Passeios 2.2.4

Empresas

previamente

selecionadas

30/06/2016 R$ 1.000,00 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7

CC.004 Reservas do

Translado 2.2.4

Empresas

previamente

selecionadas

30/06/2016 R$ 950,00 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7

CC.005

Aquisição de

Seguros de

Viagem

2.2.5

Empresas

previamente

selecionadas

30/06/2016 R$ 71,25 1, 4 e 5

Page 9: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2. Pré-Viagem

2.1. Roteiro de Viagem

2.1.1. Definição do roteiro

2.1.2. Pesquisa de Parceiros / Fornecedores Locais

2.1.3. Aprovação de roteiro

2.2. Fechamento do Pacote

2.2.1. Identificação do Ganhador

2.2.2. Aquisição de Passagens Aéreas

2.2.3. Reservas em Hotel

2.2.4. Reservas dos Passeios

2.2.5. Reservas dos Translados

2.2.6. Aquisição de Seguros de Viagem

2.2.7. Formalização das Parcerias

2.2.8. Entrega de Documentos ao Ganhador

Pacote de trabalho MAKE

Pacote de trabalho BUY

Page 10: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2.2.2. Aquisição de Passagens Aéreas

2.2.2.1. Planejamento da Aquisição

2.2.2.1.1. Especificação da Passagem (horários, locais, escala, etc.)

2.2.2.1.2. Definição de Critérios de Eliminação

2.2.2.1.3. Definição de Critérios de Classificação

2.2.2.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente

2.2.2.3. Consulta e Seleção da Passagem

Page 11: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2.2.3. Reservas em Hotel

2.2.3.1. Planejamento da Aquisição

2.2.3.1.1. Especificação da Reserva

2.2.3.1.2. Definição de Critérios de Eliminação

2.2.3.1.3. Definição de Critérios de Classificação

2.2.3.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente

2.2.3.3. Solicitação e Escolha da Reserva

Page 12: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2.2.4. Reservas dos Passeios

2.2.4.1. Planejamento da Aquisição

2.2.4.1.1. Especificação das Expectativas e Serviços Presentes no Passeio

2.2.4.1.2. Definição de Critérios de Eliminação

2.2.4.1.3. Definição de Critérios de Classificação

2.2.4.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente

2.2.4.3. Solicitação e Escolha das Reservas

Page 13: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2.2.5. Reservas do Translado

2.2.5.1. Planejamento da Aquisição

2.2.5.1.1. Especificação das Condições de Prestação do Serviço de Translado

2.2.5.1.2. Definição de Critérios de Eliminação

2.2.5.1.3. Definição de Critérios de Classificação

2.2.5.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente

2.2.5.3. Solicitação e Escolha da Reserva

Page 14: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2.2.6. Aquisição de Seguros de Viagem

2.2.6.1. Planejamento da Aquisição

2.2.6.1.1. Especificação da viagem a ser segurada (local da viagem, perfil do viajante,

etc.)

2.2.6.1.2. Definição de Critérios de Eliminação

2.2.6.1.3. Definição de Critérios de Classificação

2.2.6.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente

2.2.6.3. Solicitação e Escolha da Apólice de Seguro

Page 15: Viagem para Bento Goncalves

WBS Revisada

2.2.7. Formalização das Parcerias

2.2.7.1. Passagem Aérea

2.2.7.1.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato

2.2.7.1.2. Aprovação e Assinatura do Contrato

2.2.7.2. Reserva de Hotel

2.2.7.2.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato

2.2.7.2.2. Aprovação e Assinatura do Contrato

2.2.7.3. Reservas dos Passeios

2.2.7.3.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato

2.2.7.3.2. Aprovação e Assinatura do Contrato

2.2.7.4. Reservas do Translado

2.2.7.4.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato

2.2.7.4.2. Aprovação e Assinatura do Contrato

2.2.7.5. Aquisição de Seguros de Viagem

2.2.7.4.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato

2.2.7.4.2. Aprovação e Assinatura do Contrato

Page 16: Viagem para Bento Goncalves

Registro de Riscos Evento de Risco Respostas ao Risco Momento da Resposta ao Risco

Cancelamento ou

indisponibilidade da reserva do

hotel no dia da viagem

• Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores

• Prever a disponibilização de outra reserva com serviços iguais ou

superiores ao solicitados no momento da aquisição

• Caso não haja mais reservas disponíveis no hotel contratado,

buscar outro fornecedor mais adequado ou o segundo colocado. A

diferença eventual de valores será custeada pelo hotel contratado

• Durante a seleção dos fornecedores

• Nas clausulas do contrato

• No momento da administração

(execução do contrato), isto é, durante

a viagem

Descumprimento das

especificações estipuladas do

quarto do hotel

• Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores

• Realizar a vistoria dos hotéis dos fornecedores selecionados

• Prever prazo para o contratado se adequar em caso de

descumprimento

• Prever a troca de quarto ou mesmo de hotel, com o custeio por

conta do contratado, sendo a seleção feita pela empresa

Giramundo

• Durante a seleção dos fornecedores

• Nas clausulas do contrato

• No momento da administração

(execução do contrato), isto é, durante

a viagem

Atraso do vôo por questões

operacionais

• Verificar junto a companhia aérea o tempo de atraso provocado,

devendo ser oferecido todo amparo ao ganhador, conforme

estabelecido pela legislação.

• Caso o tempo de atraso venha intervir nas reservas sequentes, a

companhia aérea deverá custear qualquer diferença de valor que

venha incorrer

• Nas clausulas do contrato

• No momento da administração

(execução do contrato), isto é, durante

a viagem

Page 17: Viagem para Bento Goncalves

Registro de Riscos Evento de Risco Respostas ao Risco Momento da Resposta ao Risco

Ausência do guia turístico no

momento da viagem

• Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores

• Prever a disponibilização de uma outro guia com as mesmas

atribuições especificadas para estas situações. Caso haja

qualquer diferença de valor em relação ao contratado, será de

responsabilidade do fornecedor

• Caso não haja outro guia disponível, buscar outro fornecedor mais

adequado ou o segundo colocado. A diferença eventual de valores

será custeada pelo contratado inicialmente escolhido

• Durante a seleção dos fornecedores

• Nas clausulas do contrato

• No momento da administração

(execução do contrato), isto é, durante

a viagem

Atraso da chegada do passeio

nos locais programados em

virtude de problemas de lógicas

da empresa contratada

• Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores

• Prever a disponibilização de outro meio de transporte, caso o

atraso supere o valor estipulado de tolerância de atraso

• Utilizar outro meio de transporte a ser selecionada pela própria

Giramundo e custo repassado ao fornecedor

• Durante a seleção dos fornecedores

• Nas clausulas do contrato

• No momento da administração

(execução do contrato), isto é, durante

a viagem

Page 18: Viagem para Bento Goncalves

DT – Declaração de Trabalho

Reserva de quarto de hotel com suíte single, serviço completo, para um período de 5 dias corridos, abrangendo o período de 18/07/2016

a 22/07/2016.

1. Objeto

O quarto de hotel deverá ser unissex, isto é, o local não poderá conter nada que possa constranger o hóspede, incluindo qualquer

conteúdo que possa ofender o hóspede.

O quarto deverá apresentar:

• Suíte, contendo banheiro, box, barra de apoio, lavabo, iluminação adequada, sistema elétrico em perfeitas condições de

operação e segurança;

• Uma cama, com dimensão mínima, casal comum, com travesseiro e manta e cobertor;

• Iluminação no teto, bem como abajur na lateral da cama;

• Uma mesa com dimensão mínima de 1,20m por 1,20m;

• Tomadas na lateral da cama e da mesa para a ligação de equipamento eletrônico. O padrão de tomada deverá ser descrito na

documentação de reserva;

• TV com canais a cabo no quarto;

• Tamanho mínimo da TV de 22 polegadas;

• Porta trava eletrônica a base de cartão magnético;

• Frigobar individual;

• Lareira ou climatizador.

O hotel deverá oferecer os seguintes serviços:

• WIFI em todo o quarto com funcionamento por 24h/dia, velocidade mínima 2Mbps;

• Café da manhã, tipo colonial;

• Serviço de Atendimento ao hóspede 24h/dia;

• Serviço de quarto diário.

2. Requisitos de Qualidade

Page 19: Viagem para Bento Goncalves

DT – Declaração de Trabalho

Somente participam os hotéis que apresentam unidades dentro do perímetro urbano da cidade de Bento Gonçalves.

Qualquer unidade fora deste perímetro, mesmo com o oferecimento de transporte, serão automaticamente desclassificados.

3. Localização do Hotel

Os hotéis que estejam inseridos nas seguintes condições estarão impedidos de participar:

• Respondendo qualquer ação administrativa, civil e penal;

• Em processo de obtenção do alvará de funcionamento;

• Sem o licença de corpo de bombeiros ou em processo de obtenção ou de renovação;

• Classificação inferior a 3 estrelas, de acordo com o Sistema Brasileiro de Classificação de Meios de Hospedagem, SBclass, do

Ministério do Turismo.

4. Condições para Participação

O check in, preferencialmente, deverá estar disponível a partir das 12h. A disponibilização de serviço de guarda volume será considerado

um diferencial.

5. Check In e Check Out

O pagamento da reserva será realizado em duas partes:

• A primeira parte será realizada logo após a assinatura do contrato;

• A segunda parte após a saída e retorno do hóspede.

6. Condições de Pagamento

Page 20: Viagem para Bento Goncalves

DT – Declaração de Trabalho

A empresa deverá oferecer a opção de cancelamento da reserva com, no mínimo, 24h antes do check in com a devolução total do valor

pago (primeira parcela). Não será a aceita a opção única de mudança de reserva para outra data.

7. Condições de Cancelamento

A contratada deverá durante a vigência do contrato, oferecer as condições para a realização de visita ao quarto ofertado, bem como os

serviços para a confirmação dos itens apresentados na proposta. A visita, a ser realizada por um colaborador da empresa Giramundo,

devidamente identificado, será agendada previamente em uma data oportuna para ambas as partes, devendo a contratada

disponibilizar uma pessoa para acompanhamento da visita. Esta pessoa deverá ter o domínio completo para sanar qualquer dúvida que

surja durante a visita.

Durante a hospedagem, a contratante deverá disponibilizar um canal de contato para empresa Giramundo averiguar o cumprimento do

contrato. No caso de descumprimento deverá ser nomeada pela contratada um contato para a tomada de medidas de adequação.

8. Acompanhamento do Serviço e das Infraestrutura Ofertadas

O fornecedor deverá respeitar todas normas relativas aos meios de hospedagem estabelecidas na legislação federal, estadual (RS) e

municipal (Bento Gonçalves) vigente.

Também deverá estar de acordo com as portaria e regulamentações estabelecidas pela Embratur e pelo Ministério do Turismo.

9. Normas e Legislação Aplicada

Page 21: Viagem para Bento Goncalves

DT – Declaração de Trabalho

O hotel será responsável pela disponibilidade da reserva de quarto com atendimento dos requisitos supracitados na data informada.

10. Garantia

O descumprimento dos requisitos estabelecidos e do contrato firmado, por parte da contratada, implicará na solicitação, por parte da

Giramundo, de adequação, onde todos os ônus serão de responsabilidade da contratada.

Caso as ações de remediação adotadas não sejam suficientes, a Giramundo cancelará o contrato de forma unilateral, aplicando uma

multa a Contratada no valor total da proposta acrescido de 20% deste valor, além do custeio da nova reserva que, poderá ser em um

outro hotel a ser escolhida pela Giramundo.

11. Descumprimentos dos Requisitos

Page 22: Viagem para Bento Goncalves

WBS do Contrato

1. Reserva de Hotel

1.1. Confirmação do Atendimento

das Especificações Estipuladas no

Contrato

1.2. Pagamento da Primeira

Parcela

1.3. Emissão da Reserva

1.4. Confirmação da

Disponibilidade da Reserva, Dias

Antes da sua execução

1.5. Execução

1.5.1. Check in do Ganhador

1.5.2. Execução

Check out do Ganhador

1.5. Verificação das Condições de Execução do

serviço

1.6. Pagamento da Segunda

Parcela

1.7. Encerramento do

Contrato

Page 23: Viagem para Bento Goncalves

Critérios Eliminatórios

Critério Descrição

E1 Possui serviço de atendimento ao hóspede 24 horas

E2 A Localização do hotel está dentro do perímetro urbano da cidade de Bento Gonçalves?

E3 Qualificação do hotel acima de 3 estrelas pelo Sistema Brasileiro de Classificação de Meios de

Hospedagem do Ministério do Turismo

E4 A empresa não está respondendo processos administrativos, civis e penais

E5 A empresa possui alvará de funcionamento

E6 Possui licença do corpo de bombeiros em vigor

E7 Aceitação da Condição de cancelamento

E8 Disposição do hotel para a verificação dos serviços e infraestrutura

Page 24: Viagem para Bento Goncalves

Critérios Classificatórios e de Pontuação Critério Peso Descrição Classificação Codificação Nota

C1 1,7 Atendimento dos itens de Requisitos de Qualidade

em termos do Quarto

Não atende todos os itens descritos C 0,00

Atende aos itens descritos B 5,00

Atende além dos itens descritos A 10,00

C2 1,7 Atendimento dos itens de Requisitos de Qualidade

em termos do Serviço de Hotel

Não atende todos os itens descritos C 0,00

Atende aos itens descritos B 5,00

Atende além dos itens descritos A 10,00

C3 1,65 Condições do Check in

Atende somente depois das 12hrs sem guarda volume D 0,00

Atende depois das 12hrs, e possui guarda volume C 5,00

Atende antes das 12hrs, e possui guarda volume B 7,50

Atende em qualquer horário A 10,00

C4 2 Preço

C5 1,2 Percentual de pagamento na Primeira Parcela

Acima de 80% G 0,00

Entre 80% e 70% F 2,50

Entre 70% e 60% E 3,00

50% D 5,00

Entre 50% e 40% C 6,00

Entre 40% e 30% B 7,00

Inferior a 30% A 10,00

C6 1,75 Multa por Descumprimento de Contrato

Não aceita devolver o valor, requerendo o acionamento judicial D 0,00

Aceita apenas devolver o valor pago até o momento C 2,50

Aceita apenas devolver o valor integral indepentemente do valor

pago B 5,00

Aceita as condições estipuladas no DT A 10,00

10 × 1 −PP − PA

PA

PP: Preço apresentado pelo fornecedor na proposta

PA: Preço considerado no Mapa de Aquisição

Page 25: Viagem para Bento Goncalves

Divulgação dos Critérios Classificatórios e de Pontuação

1. Os critérios de classificação e pontuação serão disponibilizados aos concorrentes quando da solicitação da apresentação da proposta.

2. O orçamento final, juntamente com a pontuação dos três primeiros colocados alcançados segundo os critérios de pontuação serão encaminhados por e-mail a todos os participantes do certame licitatório e ficará disponível no website da Giramundo por um período de 3 meses.

Justificativa: A fim de dar maior transparência ao processo licitatório foi acordado entre a Giramundo e o Google a disponibilidade de todos os critérios de julgamento das propostas.

Page 26: Viagem para Bento Goncalves

Matriz de Eliminação

Fornecedores E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 Receberá a DT?

HOTEL & SPA DO VINHO

AUTOGRAPH

COLLECTION

NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÂO

DALL'ONDER VITTORIA

HOTEL SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM

DALL'ONDER GRANDE

HOTEL SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÂO

HOTEL LAGHETTO

VIVERONE BENTO

GONÇALVES

SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM

HOTEL VINOCAP SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM

Page 27: Viagem para Bento Goncalves

Matriz de Classificação

Critério DALL'ONDER VITTORIA HOTEL HOTEL LAGHETTO VIVERONE BENTO

GONÇALVES HOTEL VINOCAP

C1 B B A

C2 C B A

C3 A B C

C4 R$ 1.515,00 R$ 1.060,00 R$ 1.495,00

C5 D C D

C6 B B A

Page 28: Viagem para Bento Goncalves

Matriz de Pontuação

Critério Peso DALL'ONDER VITTORIA HOTEL HOTEL LAGHETTO VIVERONE

BENTO GONÇALVES HOTEL VINOCAP

C1 1,70 5,00 5,00 10,00

C2 1,70 0,00 5,00 10,00

C3 1,75 10,00 7,50 5,00

C4 2,00 4,85 9,40 5,05

C5 1,20 5,00 6,00 5,00

C6 1,65 5,00 5,00 10,00

Nota Final 10,00 5,00 6,44 7,54

Considerar como vencedor o fornecedor com maior nota sobre os critérios de maior peso.

Em Caso de Empate

HOTEL VINOCAP

Fornecedor Escolhido

Page 29: Viagem para Bento Goncalves

Documentação

1. Documentos de Aquisição:

A documentação enviada para os concorrentes foi:

• Carta introdutória;

• Declaração de Trabalho;

• Modelo do contrato.

Justificativa: definiu-se que para este contrato era importante encaminhar a carta introdutória ao fornecedor de maneira que o mesmo fosse informado da importância estratégica deste contrato para a Giramundo. Enviou-se também a Declaração de Trabalho com a definição dos requisitos da Giramundo e da Google em relação do serviço fornecido. Por se tratar de um fornecimento simples e bem definido, não efetuou-se o envio da declaração de escopo, uma vez que o mesmo já está devidamente definido na Declaração de Trabalho. Conjuntamente, enviou-se o modelo do contrato para que os fornecedores o avaliem previamente.

Page 30: Viagem para Bento Goncalves

Documentação

2. Envio do Convite:

A documentação de aquisição foi enviada através de e-mail com confirmação de recebimento.

Justificativa: adotou-se este canal de comunicação por ser mais rápido e eficiente, além de permitir a inclusão de ferramenta de confirmação de leitura e recebimento por meio do Outlook.

3. Tipo de Contrato

Escolheu-se para este contrato o tipo denominado como Preço Fixo, uma vez que o escopo está bem definido podendo ser facilmente detalhado, eventuais ampliações do escopo, tais como ampliações das diárias poderão ser negociadas em caso de necessidade.

4. Tipo de Concorrência

A aquisição será do tipo privada, uma vez que ambas as partes interessadas atuam no setor privado.

Page 31: Viagem para Bento Goncalves

Processo de Planejamento

Plano de Gerenciamento do Projeto Concluído

Iniciar Processo de Planejamento de

Aquisições

(Reserva de Hotel)

Analisar WBS Definir Critérios

Make or Buy Elaborar o Mapa de

Aquisição Analisar /

Documentar Riscos Elaborar Declaração

de Trabalho

Definir e Aprovar os Critérios de Avaliação

Classificatórios de Fornecedores

Avaliar o Vendor List

Definir os critérios de Avaliação

Eliminatório de Fornecedores

Iniciar o processo de Execução da Aquisição

(Reserva de Hotel)

WBS do Projeto Revisar WBS do Projeto

Elaborar Matriz de Eliminação

Elaborar Modelo do Contrato

Registro de Riscos

Page 32: Viagem para Bento Goncalves

Processo de Execução da Aquisição

Enviar Carta Convite para

Fornecedores do Vendor List

Carta Introdutória

Declaração de Trabalho

Modelo do Contrato

Iniciar o processo de Execução da Aquisição

(Reserva de Hotel)

Sanar Dúvidas dos Fornecedores

Recebimento de Propostas (e-mail)

Avaliar as propostas conforme Requisitos da DT e Classificá-

las

Comunicar Aprovação ao Fornecedor

Selecionado (e-mail)

Preparar Minuta do Contrato e

encaminhar ao Fornecedor Selecionado

Alinhar com o Fornecedor todos os

dados do projeto

Contrato

Ok?

Assinar o Contrato

(Reserva do Hotel)

Sinalizar o Kickoff do Projeto

Confirmar a reserva com Antecedência

Programar Contato com o Cliente

Validar e Programar Medição Parcial

(50%)

Sim

Não

Iniciar o processo de Controle da Aquisição

(Reserva de Hotel)

Comunicação / Stakeholder

Page 33: Viagem para Bento Goncalves

Atitudes e Fiscalização

Item Respostas ao Risco

1 EFETUAR A CONFIRMAÇÃO PRÉVIA DA RESERVA DO HOTEL ANTES DA VIAGEM

2 VERIFICAR CONDIÇÕES DE ATENDIMENTO PELO HOTEL DURANTE A EXECUÇÃO DA VIAGEM

VIA TELEFONE

3 ELABORAR QUESTIONÁRIO DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE

4 NEGOCIAR PAGAMENTO DE SINAL DE 50% NO INÍCIO E 50% NO TÉRMINO DO SERVIÇO

5 INSERÇÃO DE MULTA INFORMADA EM CLÁUSULA CONTRATUAL EM CASO DE NÃO

CUMPRIMENTO DOS ITENS DESCRITOS NO ESCOPO DO PROJETO

Page 34: Viagem para Bento Goncalves

Relatórios de Controle de Aquisição Para controlar este contrato, deverá ser

elaborado um relatório durante o andamento do projeto sendo o mesmo devidamente aprovado no fim do projeto. As mínimas informações contidas neste documento são apresentadas na imagem e no template a seguir.

CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATO

DATA DE EMISSÃO:

DADOS DO DOCUMENTO

TIPO DE CONTRATO

Preencher qual o tipo do contrato: preço fixo, tempo

e material ou reembolsável.

VIGÊNCIA

Preencher com o período de validade

do contrato

Nº DO CONTRATO

CONTRATADA/ PARTES ENVOLVIDAS

Preencher com os dados do fornecedor: nome, CNPJ, localização.

OBJETO

Breve descritivo do objeto do contrato e incluir o número da declaração de trabalho ou declaração de escopo associada.

PROJETO (preencher se aplicável)

Preencher com os dados do projeto que a aquisição está relacionada, quando aplicável.

VALOR

FORMA DE PAGAMENTO

RESCISÃO

Descrever as condições específicas de rescisão do contrato, relacionar com o Registro de Riscos.

PENALIDADES

Descrever as penalidades específicas decorrentes do não atendimento às cláusulas do contrato, relacionar com o Registro de

Riscos

MECANISMOS DE CONTROLE

Descrever os mecanismos de controle adotados para garantir a qualidade da aquisição, o responsável pela execução, a

periodicidade, a maneira como o mesmo será documentado e o responsável pelo acompanhamento e aprovação.

RESPONSÁVEIS

COMPRADOR (NEGOCIAÇÃO COML)

ÁREA/RAMAL

VISTO

EMITENTE DO CONTRATO/APRECIADOR

ÁREA/RAMAL

VISTO

SOLICITANTE

ÁREA/RAMAL

VISTO

GM ou MANAGER DEPTº.

ÁREA/RAMAL

VISTO

Page 35: Viagem para Bento Goncalves

Processo de Controle das Aquisições Iniciar o processo de Controle da Aquisição

(Reserva de Hotel)

Iniciar o Projeto – Kick off

Confirmar reserva com antecedência

Contato periódico com o Ganhador

Validar e Programar Medição Final (50%)

Pesquisa de Satisfação

Atualizar Relatórios de Desempenho / Acompanhamento

Documentar Lições Aprendidas /

Solicitações de Mudanças

Efetuar Pagamentos Confirmar

Pagamento junto ao Fornecedor

Encaminhar Nota de avaliação para

futuras parcerias

Iniciar o processo de Encerramento da Aquisição

(Reserva de Hotel)

Esta tudo

bem?

Sim

Gerenciar Riscos

Não

Page 36: Viagem para Bento Goncalves

Processo de Encerramento das Aquisições

Verificar o retorno do Ganhador da

Viagem

Iniciar o processo de Encerramento da Aquisição

(Reserva de Hotel)

Agendar Reunião com o Sponsor, GP

e Fornecedor

(e-mail)

Realizar reunião de Encerramento via Videoconferência

Avaliar o Cumprimento do

Contrato por todas as partes

Apresentar oportunidades de

melhorias para novos trabalhos em

conjunto

Encerramento da Aquisição (Reserva de Hotel)

Comunicação / Stakeholder

Page 37: Viagem para Bento Goncalves

Sumário (PGA) 1. Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições

2. Método de Gerenciamento das aquisições

2.1 Processos de Aquisições

2.2 Decisões de comprar

2.3 Documentos padronizados de aquisição

2.4 Responsabilidades das aquisições da equipe do projeto

2.5 Fornecedores Pré-qualificados

3. Conduzir as aquisições

3.1 Tipos de contrato

3.2 Critérios de avaliação das cotações e propostas

4. Controlar as aquisições

4.1 Avaliação dos fornecedores

5. Encerrar as aquisições

Page 38: Viagem para Bento Goncalves

Documento somente para uso interno

CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATO

DATA DE EMISSÃO:

DADOS DO DOCUMENTO

TIPO DE CONTRATO

Preencher qual o tipo do contrato: preço fixo, tempo e material ou reembolsável.

VIGÊNCIA

Preencher com o período de validade do contrato

Nº DO CONTRATO

CONTRATADA/ PARTES ENVOLVIDAS

Preencher com os dados do fornecedor: nome, CNPJ, localização.

OBJETO

Breve descritivo do objeto do contrato e incluir o número da declaração de trabalho ou declaração de escopo associada.

PROJETO (preencher se aplicável)

Preencher com os dados do projeto que a aquisição está relacionada, quando aplicável.

VALOR

FORMA DE PAGAMENTO

RESCISÃO

Descrever as condições específicas de rescisão do contrato, relacionar com o Registro de Riscos.

PENALIDADES

Descrever as penalidades específicas decorrentes do não atendimento às cláusulas do contrato, relacionar com o Registro de Riscos

MECANISMOS DE CONTROLE

Descrever os mecanismos de controle adotados para garantir a qualidade da aquisição, o responsável pela execução, a periodicidade, a maneira como o mesmo será documentado e o responsável pelo acompanhamento e aprovação.

RESPONSÁVEIS

COMPRADOR (NEGOCIAÇÃO COML)

ÁREA/RAMAL

VISTO

EMITENTE DO CONTRATO/APRECIADOR

ÁREA/RAMAL

VISTO

SOLICITANTE

ÁREA/RAMAL

VISTO

GM ou MANAGER DEPTº.

ÁREA/RAMAL

VISTO

Rev.: Nov/2015