A seguir se transcreve o e-mail da Divisão de Abonos/CARI, de 25FEV11, cujo teor é o seguinte:

“1. É cada vez maior a frequência com que se recorre a documentos electrónicos nos vários domínios de actividade.

2. O Decreto-Lei nº 290-D/99, de 02AGO, com as alterações introduzidas pelos Decreto-Lei nº 62/2003, de 03ABR, Decreto-Lei nº 165/2004, de 06JUL, Decreto-Lei nº 116-A/2006, de 16JUN e Decreto-Lei nº 88/2009, de 09ABR, veio regular o reconhecimento e o valor jurídico dos documentos electrónicos, entendendo-se estes como documentos elaborados mediante processamento electrónico de dados, como é o caso do Boletim de Vencimentos e da Declaração para efeitos de IRS, sendo o seu valor probatório apreciado nos termos gerais de direito.

3. Mensalmente, são impressos mais de 31.000 Boletins de Vencimento e, anualmente mais de 33.000 Declarações de Rendimentos – IRS, o que acarreta custos elevados, nomeadamente com papel, toners, manutenção das impressoras e transporte.

4. Actualmente, grande parte dos Órgãos/Unidades/Comandos e respectivas subunidades têm acesso à Internet, tendo a Divisão de Abonos da Direcção de Recursos Humanos vindo a ser contactada por algumas Unidades para que não imprima os boletins de vencimentos, uma vez que os militares têm acesso ao Portal Social e podem consultar aí o seu vencimento.

5. Pelo que a desmaterialização do Boletim de Vencimentos e da Declaração de Rendimentos, se constitui como uma medida que visa reforçar a tão desejada contenção e redução da despesa na Guarda, e simultaneamente, um processo muito mais expedito de dar a conhecer, em cada mês, o vencimento ao pessoal desta Instituição.

6. Assim sendo, a partir do corrente mês de Fevereiro, e relativamente ao Boletim de Vencimentos, ele deverá ser consultado no Portal Social. Apenas terão de ser impressos os Boletins dos militares ou civis (incluindo avençados) que ainda não têm acesso ao Portal Social, devendo estes serem incentivados a recorrer a esta ferramenta, pois todos os militares e civis com número de matrícula poderão ter acesso ao Portal, desde que o solicitem. A impressão, que se pretende tenha carácter residual, deverá ser efectuada na Unidade sempre que um militar ou civil o solicite, ou, quando tal não seja possível, através de solicitação à Divisão de Abonos.

7. O mesmo acontece quanto às Declarações de Rendimentos – IRS, as quais apenas terão de ser impressas para os militares ou civis (incluindo avençados) que ainda não têm acesso ao Portal Social, e para as entidades a quem a Guarda paga rendimentos de Categoria F – Rendimentos Prediais (rendas de casa suportadas pela Guarda) e rendimentos de Categoria B – Rendimentos empresariais e profissionais (trabalhadores independentes e fornecedores de serviços à Guarda sujeitos a IRS), ou sempre que um militar ou civil o solicite. Na impressão das Declarações de IRS é facultada a opção de emissão imediata, através da Aplicação de Vencimentos, do respectivo Oficio para envio da Declaração de IRS à entidade/militar/civil.

8. As Declarações de Rendimentos – IRS, relativas a militares/civis falecidos, devem ser impressos pelas Unidades/Comandos, e remetidos ao/s respectivo/s familiar/es, para efeitos de preenchimento da Declaração de Rendimentos Modelo 3, de IRS. A mesma actuação deve ser levada a efeito relativamente aos Boletins de Vencimentos, caso tal seja solicitado.

9. A partir do dia 25FEV11, todos os Boletins de Vencimentos desde Janeiro de 2002 e Declarações de Rendimentos em sede de IRS, de 2002 e seguintes, estão disponíveis para consulta, gravação e/ou impressão a partir do Portal Social.

10. De acordo com informação da Direcção de Comunicações e Sistemas de Informação (DCSI), todos os interessados (possuidores de número de matricula da Guarda) na consulta do Portal Social que não tenham acesso/perfil RNSI, devem contactar as Secções de TIE (STIE) das Unidade onde pertencem. Estas secções solicitam as passwords ao Helpdesk/ DCSI/CG, que serão então enviadas às STIE, ficando estas com a responsabilidade de as   entregar aos interessados de forma absolutamente segura.

11. Brevemente serão difundidas as instruções técnicas para a impressão das Declarações de Rendimentos e dos Boletins de vencimentos, a partir da Aplicação de Vencimentos.

12. Solicita-se a divulgação do conteúdo do presente e-mail a todos os militares e civis da Guarda.

13. Quaisquer dúvidas deverão ser remetidas para o e-mail da Divisão de Abonos da Direcção de Recursos Humanos – cari.drh.da@gnr.pt .”