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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO SPF DO SETOR
COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA
XYZ
Niterói
2016
2
DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO SPF DO SETOR
COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA
XYZ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Universidade Federal Fluminense, como
requisito parcial para obtenção do Grau de
Bacharel em Arquivologia
ORIENTADOR: Prof.ª Lindalva Rosinete Silva Neves
Niterói
2016
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Ficha Catalográfica:
D585 Diniz, Daiane Couto dos Santos.
Gestão de documentos arquivísticos digitais: análise do sistema
informatizado SPF da XYZ / Daiane Couto dos Santos Diniz. - Niterói,
2016.
44 f.
Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social,
2016.
Bibliografia: f. 42-44
1. Gestão de documentos. 2. Gestão de documentos digitais. 3.
Documento eletrônico.
I. Neves, Lindalva Rosinete da Silva. II. Universidade Federal Fluminense.
Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
CDD.651.5
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DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO SPF DO SETOR
COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA
XYZ
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal
Fluminense, como requisito parcial para
obtenção do Grau de Bacharel em
Arquivologia
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________
Prof.ª - Orientadora Lindalva Rosinete Silva Neves Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Prof. ª Fátima Justiniano
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Prof. Renato Mattos
Universidade Federal Fluminense
Niterói
2016
5
Dedico este trabalho aos meus pais Castilho e
Adelir, por terem me dado a vida e pela
inspiração que busquei neles.
Ao meu irmão Juliano, a minha família e
principalmente a minha filha Giovanna.
6
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por tudo que sou, por me amparar e me dar forças para não
desistir dos meus sonhos objetivos.
Agradeço aos meus pais, por tudo que fizeram por mim, e mesmo que não estejam presentes
entre nós, tenho certeza que estão felizes por verem a pessoa que me tornei.
Agradeço a minha filha Giovanna, pois ela foi a inspiração da grande mudança em minha
vida, inclusive de retornar aos estudos e renovar minhas esperanças e lutas diárias, pois basta
ver seu rosto, percebo que nada foi em vão.
Agradeço a minha ex-sogra Fátima, a quem eu chamo carinhosamente de tia. Pela sua
generosidade e compreensão em me ajudar a prosseguir meu sonho na vida acadêmica, por
cuidar da minha filha para eu poder estudar e nos momentos difíceis me auxiliando
financeiramente em não perder as aulas.
Agradeço ao meu atual esposo Rodrigo, pela paciência em não exigir tanto de mim,
principalmente na reta final, compreender a importância de concretizar esse sonho para mim e
para minha família.
Agradeço aos meus bons amigos: Aline, Bruno, Cecília, Diego e Thaís, que se mantiveram ao
meu lado durante essa caminhada. Ao Bruno e a Cecília com quem compartilhei momentos de
dor e alegria, tanto da vida pessoal quanto profissional, desde o primeiro período. A Aline e
Thaís, pois nos momentos onde fraquejei e tentei desistir, elas me redirecionarem ao meu
propósito. E ao Diego, pelo fato de me fazer rir em qualquer momento, até nos piores,
alegrando a minha vida e fazendo enxergar uma luz no fim do túnel.
Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste
trabalho.
Muito Obrigada!
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RESUMO
Este trabalho aborda alguns conceitos da área arquivistica,
enfatizando a Gestão de Documentos Digitais, através de conceitos para
uma melhor compreensão sobre a gestão documental tradicional através
de seus princípios e práticas e a evolução para a gestão da documentação
digital. Tem como objetivo analisar um sistema de gerenciamento
eletrônico de documentos arquivísticos em uma empresa ligada ao ramo
petrolífero do País, a partir de alguns requisitos obrigatórios para o
gerenciamento de documentos digitais, observados no e-ARQ Brasil
(2011)
Palavras Chave: Arquivos. Gestão de Documentos. Gestão de
Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos
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ABSTRACT
This paper approaches some concepts of the archivistical area,
emphasizing Digital Document Management, through concepts for a
better understanding of traditional document management through its
principles and practices and the evolution to the management of digital
documentation. It aims to analyze a system of electronic management
of archival documents in a company related to the country's oil
industry, based on some mandatory requirements for the management
of digital documents, observed in e-ARQ Brazil (2011)
Keywords: Files. Document Management. Management of Digital
Archives. Computerized Document Management System
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LISTA DE ABREVIATURAS
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas
CENPES – Centro de Pesquisa e Desenvolvimento
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
DIBRATE – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica
e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisito para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica
de Documentos
GED – Gestão Eletrônica de Documentos
ICA – Conselho Internacional de Arquivos
InterPARES – International Research on Permanent Authentic Records in Eletronic Systems
NBR – Norma Brasileira
NBR 10067 – Princípios Gerais de Representação em Desenho Técnico
NBR 10068 – Folha de Desenho – Leiaute e Dimensões
NBR 10126 – Cotagem em Desenho Técnico
NBR 10582 – Apresentação da Folha para Desenho Técnico
NBR 13142 – Desenho Técnico – Dobramento de Cópia
Norma 381 – Execução de Desenhos e outros Documentos Técnicos em Geral
Norma 1710 – Codificação de Documentos de Engenharia
Norma 2064 - Emissão e Revisão de Documentos de Projeto
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
SIGEM – Sistema Integrado de Gerenciamento de Empreendimento
SINAR – Sistema Nacional de Arquivos
DWG – Extensão de Arquivos de Desenhos em 2D e 3D
JPEG – Método de Compressão de Imagens Fotográficas no Formato de Arquivo
PDF (Portable Documento Format) – Formato Portátil de Documento.
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO....................................................................................................................12
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS...................................................15
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS......................................................15
2.2 INFORMAÇÃO..................................................................................................................17
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO........................................................18
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO..........................................21
2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL....................................................................21
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS..........................................................................................24
3.1 AS ORIGENS DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E O SEU
DESENVOLVIMENTO...........................................................................................................24
3.2 O CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE CICLO DE
VIDA.........................................................................................................................................26
3.3 A GESTÃO DOCUMENTAL NO BRASIL......................................................................28
3.4 GED E SIGAD....................................................................................................................29
3.5 E-ARQ BRASIL: DEFINIÇÕES E OBJETIVOS.............................................................31
4 ANÁLISE DO SISTEMA SMARTPLANT FOUNDATION DA EMPRESA XYZ.....32
4.1 EMPRESA XYZ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO......................................................32
4.1.1 Arquivo da regional RBG/Compartilhado/SÃO/PPCO.............................................33
4.2 O SISTEMA SPF...............................................................................................................34
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................40
6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS..............................................................................41
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1 INTRODUÇÃO
Este trabalho aborda a necessidade premente de qualquer organização para se manter
atuante num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, onde a tecnologia se torna
obsoleta continuamente. A partir da estrutura organizacional da instituição, pode-se observar
como ocorre sua movimentação documental, imprescindível para recuperação das
informações necessárias para as tomadas de decisões. Para isso, deve-se prever de imediato a
confecção da tabela de temporalidade em sua fase corrente para que todos os procedimentos
técnicos sejam adequados contribuindo para o objetivo da instituição que é a adequada
tomada de decisões. Para tanto, torna-se fundamental que haja uma gestão documental bem
executada para que o ciclo vital de documentos possa atender às necessidades
organizacionais, através de um plano de classificação e de uma tabela de temporalidade
eficientes.
Neste estudo, existe uma breve conceituação sobre a gestão de documentos
tradicionais e eletrônicos, porque será apresentado um estudo de caso.
Em virtude das dimensões da instituição, a demanda pelos documentos é imensa e o
arquivo custodia documentos administrativos, jurídicos e técnicos
A reestruturação do arquivo está ocorrendo há pouco tempo, porque a equipe anterior
não tinha a visão da necessidade de se manter os arquivos, de acordo com as normas internas
N-381/2008 rev. 2008 – Execução de Desenhos e outros Documentos Técnicos em Geral (
esta norma interna fixa as condições exigíveis para a execução de desenho e outros
documentos técnicos elaborados para apresentação de projeto). N-1710/2010 rev. M –
Codificação de Documentos de Engenharia (esta norma interna visa uniformizar e
sistematizar a codificação de documentos técnicos de engenharia emitidos em papel ou meio
eletrônico relativos às instalações da empresa XYZ de forma a permitir seu arquivamento
ordenado e facilitar a recuperação de informações); N-2064/2003 rev. C – Emissão e Revisão
de Documentos de Projeto ( esta norma interna fixa as condições exigíveis para a emissão e
revisão de documentos técnicos de projetos em geral, para uso interno e externo à empresa
XYZ). Estas normas foram implementadas seguindo os parâmetros das normas da ABNT
seguintes: NBR 10067/1993 – Princípios Gerais de Representação em Desenho Técnico (esta
norma fixa a forma de apresentação em desenho técnico); NBR 10068/1987 – Folha de
Desenho – Leiaute e Dimensões (esta norma padroniza as características dimensionais das
folhas em branco e pré imprensadas a serem aplicadas em todos os desenhos técnicos), NBR
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10126/1987 – Cotagem em Desenho Técnico (esta norma fixa princípios gerais de cotagem a
serem aplicados em todos os desenhos), NBR 10582/1988 - Apresentação da Folha para
Desenho Técnico (esta norma fixa as condições exigíveis para a localização e disposição do
desenho, espaço para texto e espaço para legenda, e respectivos conteúdos, nas falhas dos
desenho técnicos) e NBR 13142/1999 – Desenho Técnico – Dobramento de Cópia (esta
norma fixa as condições exigíveis para dobramento de cópia de desenho técnico). As duas
juntamente determinam que toda a documentação produzida e acumulada pelo Órgão seja
submetida à padronização.
A atual equipe vive em um processo de atender a demanda que todo dia chega em
grande quantidade, assim como avaliar a documentação acumulada anteriormente para
padronizá-la e disponibilizar ao sistema para consulta de seus funcionários.
O presente trabalho tem por objetivo abordar a questão da inserção dos documentos
tanto em suporte físico e eletrônico em sistemas de recuperação da informação. Por isso, serão
apontados em linhas gerais os conceitos e práticas arquivísticos para a organização do acervo.
Conhecer o como os órgãos são estruturados, quais são as suas funções e
como eles executam suas atividades revela muito sobre a gênese dos
registros documentais. Além disso a história administrativa é uma fonte para
a definição do organismo produtor. (SOUZA, 2003, p. 256-257).
Assim, a gestão deverá respeitar tanto a documentação tradicional quanto a digital
para que todo e qualquer usuário possa acessa-la, embora o local onde a pesquisa ocorreu tem
90% de sua produção é realizada em meio eletrônico.
Souza, em sua outra obra intitulada Os arquivos montados nos setores de trabalho
e as massas documentais acumuladas na administração pública brasileira: uma tentativa
de explicação. Remete a perspectiva da realidade das instituições arquivísticas no Brasil.
Com a visão do grande acúmulo documental sem a aplicação de conceitos e princípios
disseminados internacionalmente, como o respeito aos fundos e a Teoria das três idades. Por
não haver um controle na produção e avaliação de tudo o que é produzido, muitos fundos são
contidos de documentos em duplicata, isso sem atentar para o fato de que algumas instituições
mantém setores ou salas que possuem seu próprio arquivo, onde um respectivo documento é
reproduzido e suas cópias servem de original para cada setor onde é solicitado. A forma de
arquivamento é a mais variada possível, de acordo com o interesse do servidor (usuário) do
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local, não seguindo os princípios de classificação, tampouco possui elementos para a
recuperação da informação para usuários externos.
O acondicionamento dos arquivos de valor histórico recolhidos por instituições de
guarda permanente é mal realizado, pois estes locais não possuem estrutura e suporte para
custodiar tal documentação. E ainda é muito sinuosa a política de preservação documental
para valor histórico ou comprobatório, só se sabe que quando for solicitado, o usuário tem o
direito à informação, mas como a mesma será resgatada é um fator a se trabalhar.
Outro ponto acentuado é a cultura da guarda de documentos em gavetas, pois alguns
funcionários desconfiam da eficiência dos arquivos ou criam laços com a documentação,
tratando-a como sua propriedade, apenas pelo fato de tê-la produzido. Não compreende que o
documento produzido pelo seu trabalho, pertence à instituição e não ao seu arquivo pessoal.
Salienta que tal prática comumente é feita em arquivos públicos. Porém com a
informatização, o cenário arquivístico brasileiro está mudando ainda que timidamente, devido
à substituição mecânica pela eletrônica.
O tratamento técnico dos arquivos ativos e das massas documentais
acumuladas na administração pública brasileira é um dos grandes desafios da
Arquivística no país. A aplicação, ainda não muito comum, do conceito das
três idades documentais é necessária para dar inteligibilidade a esses acervos
(SOUZA, 1997, p.13).
Utilizar autores como Schellemberg, Llansó, Indolfo, Bellotto, Jardim e Duchein, que
abordam em suas obras sobre todo o conceito teórico da Arquivologia, norteando o
pensamento em soluções no tratamento do fundo acumulado. Já autores como Santos,
Rondinelli, Indolfo, Duranti entre outros, abordam o conceito de gestão de documentos e
gerenciamento de documentos eletrônicos estão sendo analisados neste trabalho. E textos de
Brascher e do Cardoso com os temas sobre organização do conhecimento e gestão da
qualidade, como complementação da literatura apresentada.
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2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Os arquivos são produzidos desde a antiguidade. Seus registros eram feitos em pedra,
papiro, tecido e outros. Os documentos arquivísticos foram produzidos e acumulados durante
um longo período sem qualquer tipo de controle. Com o fim da 2ª Guerra Mundial, nos
Estados Unidos com a imensa documentação produzida em larga escala, fez-se necessário
pensar no surgimento da Gestão de Documentos para lidar com o acúmulo documental desse
período.
A forma de documento digital surgiu no início da era da informática, nos primórdios
dos anos 60, os computadores contribuíram para a produção sem controle de documentos. Os
arquivos sofriam com os problemas de manutenção de integridade, uma das características
que preserva a autenticidade. Quem se ocupava em destinar os arquivos físicos, se viram
numa nova realidade: a de preservar os dos documentos digitais.
A partir disto apresentaremos ao longo deste capítulo as definições dos conceitos da
Arquivologia, sua origem e termos correlatos.
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS
O Manual dos Arquivistas Holandeses (1975, p.13) define arquivo como “conjunto de
documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por
determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais
documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário”.
Se assemelhando muito com o que foi descrito no Manual de Arquivística (Associação
dos Arquivistas Franceses, 1970, p. 23, apud Jardim e Fonseca, 1998, p. 122), arquivo seria:
[...] o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo
administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, que tenha automática e
organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades.
De acordo com, o art. 2º da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, são considerados
arquivos, os conjuntos documentais “ produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos”.
Segundo Duchein (1992, p.03), os arquivos são:
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[...] o conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos
orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa
física ou jurídica, em razão de suas funções ou de suas atividades.
Para Jardim e Fonseca (1998, p. 124) o arquivo é o “conjunto de informações
institucionais ou orgânicas, quaisquer que sejam sua data de produção, seu suporte material,
sua natureza, acumuladas por uma organização (ou pessoa física), em decorrência das suas
ações.”
Paes (2004, p. 20) enfatiza que a função básica do arquivo é “tornar disponíveis as
informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.
Schellenberg(2006, p.41), em sua obra Arquivos Modernos, define o arquivo como:
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido
considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de
referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para
depósito, num arquivo de custódia permanente (SHELLENBERG, 2006, p.
41).
Delmas (2010, p. 56) define arquivo como “os documentos reunidos por uma pessoa
ou instituição em razão das suas necessidades, formando assim, um conjunto solidário e
orgânico denominado fundo de arquivo, sendo conservado para usos posteriores”.
No Glossário Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p 6) afirma que
Arquivo (fundo) é “o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte”. Há ainda, uma definição de arquivo como
instituição (CTDE, 2014, p.6): “Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso ao documento arquivístico”.
O Projeto InterPARES 3 (2012) apresenta as seguintes definições de arquivo:
agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação
dos documentos arquivísticos selecionados para a preservação
permanente; lugar onde serão mantidos os documentos arquivísticos
selecionados para a preservação permanente; conjunto de documentos
produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou
organização na condução de seus negócios, e preservados.
O glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 7) define arquivo
digital como conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa
de computador e armazenada em suporte apropriado.
Após a leitura desses textos, é possível avaliar que arquivos seriam aqueles conjuntos
documentais acumulados ou produzidos, por uma instituição ou pessoa, no decorrer das suas
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atividades. Manter registros e informações ordenadamente agrupadas, de modo que não se
perca o seu caráter orgânico. Portanto, se registra para se recuperar posteriormente o
documento.
Sabe-se que o termo arquivo é utilizado tanto para os documentos, como para
nomear o local (Instituição) e também nomeia o armário onde se organiza são acondicionados
os documentos.
2.2 INFORMAÇÃO
O termo “informação” é originário do latim informatio, tendo na tradução o
significado: modelar, dar forma. Em português, no Dicionário Michaelis online o seu
significado consta como o ato ou efeito de informar.
Para a realidade arquivística nem toda informação é informação arquivística.
“Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho
funcionalmente inter-relacionados” (THOMASSEM, 2006, p.6)
O Projeto InterPARES 3 (2012) define informação como “conjunto de dados
organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado”. E no InterPARES 2
(2007) considera informação como um “conjunto de dados destinados à comunicação através
do tempo e do espaço”.
O Conselho Internacional de Arquivos - CIA (2013) apresenta o conceito de
informação em duas partes: ”1. informação registrada, codificada em forma analógica ou em
dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico; 2.
Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como
cartões perfurados, disquetes ou documentos digitais”.
O Glossário da CTDE (2014, p. 25) define informação como “elemento referencial,
noção, ideia ou mensagem contidos num documento “(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.
107).
Rondinelli (2013, p. 55) enfatiza que a palavra informação, “na linguagem cotidiana, é
imediatamente associada à notícia, acontecimento. Trata-se de um fenômeno básico da
sociedade humana desde sempre”. Porém para a atualidade, a sociedade se tornou tão
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abrangente com o uso das novas tecnologias que o termo informação se elevou ao nível de
sociedade da informação.
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Qualquer informação afixada em um suporte é considerada documento, mas para a
Arquivística, nem todo documento pode ser considerado documento de arquivo. O conceito
de documento possui várias definições que serão expostas em seguida, para um melhor
entendimento. Este material está Disponível em: http://michaelis.uol.com.br/busca?id=xRVld.
Acesso em 11/07/2016.
Na obra de Schellenberg (2006, p. 41), ele define documentos como:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies
documentárias, independentemente de sua apresentação física ou
características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou
privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas
atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela
entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua
política, decisões, métodos,
operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos
dados neles contidos (SCHELLEMBERG, 2006, p.41).
Para Duranti (2005, p.7), documento é “informação afixada a um suporte numa
determinada forma”. No mesmo texto, ela define que documento arquivístico como “qualquer
documento criado, produzido ou recebido e retido para ação ou referência, por uma pessoa
física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa
atividade”.
Negreiros e Dias (2008, p. 4) afirmam que independente de ser ou não um documento
eletrônico, para ser um documento arquivístico o mesmo precisa respeitar os princípios e as
características dos documentos arquivísticos convencionais.
O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73) explicita documento como “uma
unidade de registros de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato”. Essa mesma
definição é defendida pelo Glossário CTDE (2014).
Lacombe e Silva (2007, p. 115) defendem que documento arquivístico é o registro
rotineiro das atividades desenvolvidas por uma instituição ou pessoa no cumprimento de sua
missão, servindo para apoiar essas atividades, que está fixado em um suporte e tem relação
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com os demais documentos produzidos por esta instituição ou pessoa. Dessa forma, o registro
produzido, tramitado e armazenado em formato digital das atividades de uma instituição ou
pessoa de ser identificado como um documento arquivístico digital.
Delmas (2010, p. 56) considera que não é qualquer documento que pode ser
considerado como de arquivo. O documento de arquivo é o instrumento de uma ação e, como
tal, possui três qualidades: ele é necessário, pessoal e preservado.
O e-ARQ Brasil (2011, p.16) descreve a importância dos documentos arquivísticos e
sua aplicabilidade nas instituições. São instrumentos fundamentais para a tomada de decisão e
prestação de constas aos órgãos e entidades, e posteriormente são fontes de prova, garantindo
os direitos dos cidadãos e testemunho de ação, sendo necessária a adoção de procedimentos
rigorosos para garantir a confiabilidade e autenticidade dos documentos, assim como seu
acesso contínuo.
O Projeto InterPARES2 (2012) define Documento como “uma unidade indivisível de
informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma síntese
estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”.
Rondinelli (2013, p. 25) aborda que “um dos caminhos para se chegar ao conceito de
Documento pode ser o filosófico, no qual duas vertentes se complementam, a semântica e a
etimológica. A primeira corresponde ao conteúdo do conceito e envolve uma questão
definicional. Já a segunda corresponde ao nome do conceito e envolve uma questão
denominacional”.
O projeto InterPARES3 (2012) aborda que o documento arquivístico é documento
elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal
atividade, e retido para ação ou referência. No InterPARES 2, sua definição é um pouco
diferenciada, no caso, documento arquivístico como qualquer documento produzido (isso é,
elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou
jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal
atividade.
Rondinelli (2013, p. 144) destaca que o termo documento de arquivo é utilizado nos
países de língua inglesa e o termo documento de arquivo é mais utilizado nos países latinos, a
exemplo do Brasil. Abordando que é mais uma questão de tradução, pois a definição para
ambos é a mesma.
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletronicos (2014, p.18) define que
documento arquivístico é documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma
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atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou
referência.
Com base nas leituras acima, podemos destacar algumas características que
diferenciam os materiais. Documento seria toda informação registrada em um suporte (papel,
pedra, livros, etc.), enquanto documento de arquivo teriam continuidade e relação com a
atividade da pessoa que o produziu e devem permanecer íntegros e relacionados.
Cabe ressaltar que os documentos de arquivo têm algumas características específicas
tais como: imparcialidade; autenticidade; naturalidade; organicidade; unicidade.
Duranti (1994, p. 51) afirma que a primeira característica é a imparcialidade, que diz
respeito ao fato dos documentos serem verdadeiros e livres de suspeitas, pois foram feitos sem
a intenção de informar para a posteridade. Os documentos devem ser registros fieis dos fatos e
ações.
Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de
preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para
desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas
processuais) asseguram que não são escritos na intenção ou para a
informação da posteridade, nem com a expectativa de serem expostos com o
receio do olhar do público (Duranti, 1994, p.51)
Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia: os
documentos são produtos de rotinas processuais que visa ao cumprimento e determinada
função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e
conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir
destas rotinas estabelecidas (Duranti, 1994, p.51).
Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas
acumulados nas administrações, em função de seus objetivos práticos (Jardim, Fonseca, 1998,
p. 126.) Isto é, os documentos são acumulados naturalmente, de acordo com a produção da
instituição ou pessoa que o gera, com a função de atender aos objetivos da administração.
Organicidade: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das
transações para as quais foram criados. Eles são ligados por um elo é criado no momento em
que são produzidos ou recebidos (Fonseca; Jardim, 1998, 126). Significa que o conjunto ou
unidade criada não pode perder os inter-relacionamentos entre os documentos e também o
fundo não pode ser desmembrado, pois perderia seu sentido.
Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental
do grupo ao qual pertence (Duranti, 1994, p. 52). Essa passagem retrata que um único
documento pode ser localizado no grupo que está inserido, poderá ter cópia do mesmo
21
documento em outros grupos, se tornando único em cada grupo. O que não pode ocorrer são
várias cópias de um mesmo documento inseridos em um único grupo, formando duplicatas.
Devido a essas características específicas, os registros documentais cumprem seu
objetivo de detentor da informação verídica e valor probatório.
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO
No Glossário do Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 19) existem
duas definições similares para esses termos. Documento Digital é toda informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. E
o Documento eletrônico é toda informação registrada, codificada em forma analógica ou em
digito binários, acessível e interpretável, por meio de um equipamento eletrônico.
2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Duranti (2005, p. 7) define documento arquivístico digital como documento
arquivistico produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma
eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica, porém retida em
papel é um documento arquivistico em papel, enquanto uma carta recebida em papel, porém
escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico
digital.
No Projeto InterPARES 3 (2012) afirma que documento arquivistico digital é um
documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.
Rondinelli (2013, p. 235) afirma que Documento Arquivístico Digital “...deve possuir
as mesmas características que apresentava no formato papel. Forma fixa e conteúdo estável,
relação orgânica, contexto identificável, ação e o envolvimento de cinco pessoas: autor,
redator, destinatário, originador e produtor”. O que ela explica nesse trecho é que para ser
considerado como Documento Arquivístico Digital, o documento deve manter as mesmas
características estáveis que possuía no momento que foi criado e salvo (características
vinculadas à Diplomática).
No Projeto InterPARES 2 (2012) descreve duas características que determinam a
apresentação estável do documento. São elas: forma fixa e conteúdo estável.
22
Forma fixa: qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma
aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.
Conteúdo estável: Características de um documento arquivístico que torna a
informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas
por meio de acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão.
O conceito de conteúdo estável é simples, quando comparado ao conceito de forma
fixa, pois o ultimo descrito significa que a mensagem transmitida por um documento
arquivístico digital será exibida com a mesma apresentação documental de quando foi
elaborado ou recebido e salvo pela primeira vez. Portanto a apresentação digital (formato do
arquivo) pode mudar, mas sua apresentação documental não, por sua forma documental não
mudar.
Além dessas duas características, a forma documental possui regras de representação
de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto
administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental possui
tantos elementos extrínsecos quanto intrínsecos.
Elementos intrínsecos: elementos de um documento arquivístico que expressam a
ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive os nomes das pessoas envolvidas
na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence, a (s) data (s) de
produção e transmissão etc.
Elementos extrínsecos: elementos de um documento arquivístico que constituem sua
aparência externa, inclusive as características de apresentação, como fonte, gráficos, imagens,
sons, layouts, hiperlinks, resoluções de imagens, assim como selos, assinaturas digitais,
carimbos de tempo e sinais especiais (marcas d’água digitais, logotipos, timbres, etc).
Duranti (2005, p.10) acrescenta outras quatro características que mantem a
estabilidade dos documentos arquivísticos digitais. São elas: autenticidade; autenticação;
confiabilidade e precisão.
Autenticidade: é a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de
que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado e corrompido. Sendo de
responsabilidade tanto do autor quanto do conservador.
Autenticação: é uma declaração de autenticidade, resultante tanto na inserção como
do acréscimo ao documento de um elemento ou de uma afirmação.
Fidedignidade: é o grau de confiabilidade de um documento como declaração de um
fato, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados. Essa responsabilidade é do
produtor do documento em avaliar a completude, a autoridade e a capacidade do autor.
23
Precisão: é uma característica introduzida pelo InterPARES 2, se refere a exatidão do
conteúdo, em grande parte dependente da competência do autor e dos controles sobre o
processo de registros de dados.
24
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos tem como missão a economia e eficácia da administração à
qual faz parte. A Gestão de documentos começou a se desenvolver nos Estados Unidos no
período pós-guerra. Surgiu devido à grande produção de documentos em suportes e formatos
distintos, sem a necessidade que houvesse uma forma de eliminar os que não teria serventia
posteriormente.
Com a produção desenfreada de diversas formas documentais. Houve a necessidade de
criar políticas arquivisticas, assim como estipular os conceitos de Gestão de Documentos.
Para selecionar os documentos que deveriam ser preservados e eliminar aqueles que não
teriam valores comprobatório ou histórico para as Instituições.
Para os arquivistas do século XXI, um dos grandes desafios seria: gerenciar os
documentos eletrônicos e manter as características dos documentos arquivístico digital.
Este capítulo trata a origem do conceito de Gestão de Documentos, assim como o
conceito de records management. (Gestão de Documentos), termo criado pelos americanos
verificar a gestão de documentos no Brasil, O Conarq e o uso dos sistemas, entre outros
assuntos.
3.1 AS ORIGENS DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E O SEU
DESENVOLVIMENTO.
De acordo com Llansó (1993, p.47), a Gestão de Documentos ou Records
management sempre foi praticada desde os primórdios dos tempos. No entanto, o conceito
começou a ser idealizado no início do século XX, nos EUA, antes da Primeira Guerra
Mundial, se concretizando após o fim da mesma devido à grande produção de documentos
que ocorreu durante e após o seu término.
Jardim (1987, p. 36.) aborda em sua obra sobre a dificuldade que os EUA e o Canadá
possuíam em preservar tudo o que era produzido. Pois a prática de armazenamento já existia.
Entretanto uma teoria ou estudo que conceituasse o que seria Gestão de Documentos, só
surgiu após a 2ª grande guerra, devido à necessidade de racionalizar a produção e guardar
somente os documentos necessários.
[...] embora sua concepção teórica e aplicabilidade tenha se desenvolvido
após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos EUA e Canadá, a Gestão de
25
Documentos possuía raízes já no final do século XIX, em função dos
problemas então detectados nas administrações públicas destes dois países,
no que se referia ao uso e guarda (JARDIM, 1987, p. 36).
Llansó (1993, p. 69) afirma que nos Estados Unidos, em 1926, o Congresso decidiu
construir um edifício onde se centralizaria todos os documentos. Além disso, o Congresso
votou a lei National Archives Act no ano de 1934. Esta lei previa a criação do Arquivo
Nacional e a concentração e preservação dos arquivos do governo que possuíam valor
administrativo e histórico, bem como decidia sobre a tramitação, transferência e destruição
dos documentos pelos quais não houvesse interesse. Após esse feito, foi criada uma comissão
averiguadora que identificou em 1938, 1.500 km de documentos federais, e no ano de 1940, a
comissão consegue a transferência de 17 km dos documentos e no ano seguinte diminui o
volume documental em 50% da capacidade total do Arquivo.
Llansó (1993, p. 71) explica que com a entrada dos Estados Unidos na 2ª Guerra
Mundial, o Arquivo supera os 150 km de fundos de documentos e cabe aos arquivistas
criarem novas comissões para resolver essa situação descontrolada. Em 1945, se avalia que a
massa documental acumulada pelas administrações federais é de 7000 km, oito vezes a mais
que a capacidade dos Arquivos Nacionais. Devido a este e outros assuntos que se tornaram
cada vez mais impraticáveis e sendo assim, foi instaurada a Comissão Hoover.
Para Lhansó (1993, p. 72), o records management não era considerado um programa,
e só começou a ser chamado assim após a formação de uma força tarefa dirigida por Emmet J.
Leahi (diretor do National Records Management Concil), onde era aconselhado às empresas
privadas a gerenciar seus arquivos conjuntamente. A formação de uma força tarefa foi
apresentada na Comissão Hoover e tinha as seguintes recomendações: um organismo
chamado Federal Records Administration assumiria os Arquivos Nacionais e depósitos
intermediários, se responsabilizando por gerenciar os depósitos interministeriais, além de
promover reformas e economia na tramitação dos arquivos correntes; assegurar que uma
autoridade legal administrasse desde a criação até sua eliminação ou guarda dos arquivos
correntes do governo; e por último nomeasse um gestor documental (Record management
officer) em cada administração, conduzindo as normas estabelecidas na comissão, embrião do
futuro Records Manager, estabelecido pelo Federal Records Act de 1950.
A partir da Comissão Hoover, o conceito de Gestão de Documentos é efetivamente
implantado nos EUA, trazendo quatro consequências: a noção de records management é
oficialmente reconhecida; cria-se um serviço especial junto aos Arquivos Nacionais; esse
serviço e as administrações recebiam responsabilidades complementares; a criação e
26
oficialização dos records centers. Entretanto, apesar dessas medidas, ocorre uma nova
proliferação de documentos como consequência da guerra da Coréia, provocando a abertura
da segunda Comissão Hoover.
Llansó (1993, p.75) afirma que a segunda comissão Hoover foi novamente presidida
por Emmet J. Leahi, e foi denominada paperwork management, pois o termo record
manegement era sinônimo de eliminação e transferência, e a preocupação nessa reunião era
com a gestão imediata dos arquivos correntes. Ao final da mesma, foi relatada ao NARS
(National Archives and Records Services) a missão de assumir as responsabilidades que ali
foram definidas.
Em uma década desde a primeira comissão atingiu os três objetivos primordiais: a
administração liberou um enorme volume de documentos, conseguindo um saldo positivo de
260 km de papéis livres; os records centers se estabelecem, pois cada record center suporta o
triplo do espaço que possuía nas oficinas (antigo local de guarda dos documentos); limitação
da produção dos documentos e controle direto e indireto das eliminações, garantindo tudo o
que realmente deverá ser conservado.
3.2 O CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE CICLO DE VIDA
O Dicionário Brasileiro de Terminologia (DIBRATE, 2004, p.90) define Gestão de
Documentos como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. Também referida como administração de documentos.
Para Jardim, o conceito de gestão de documentos significa o ciclo de vida: "[...] a
gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem
eliminados ou recolhidos para o arquivamento permanente" (JARDIM, 1987, p. 36).
Nesse trecho, o autor supracitado afirma que a gestão de documentos deve contemplar
todo o ciclo de vida dos documentos, isto é, o documento deve ser controlado desde a sua
criação até sua avaliação para eliminação ou guarda permanente, para que seu objetivo maior,
o de eficiência e eficácia seja concretizado.
27
Rhoads(1989,p.3) enfatiza que um programa de gestão documental ou gestão de
documentos é tornar eficaz, quando se exige a participação da direção da Administração
Nacional de Arquivos, assim como de diversos organismos na execução do programa.
Um programa de gestão de documento eficaz requer uma direção pela
autoridade central pública, de preferência o arquivo de administração
nacional, além da participação ativa de várias agências de implementação do
programa (RHOADS, 1989, p. 3).
Rhoads (1989, p. 02) considera que o ciclo de vida documental compreende três fases
para atingir a economia e eficácia, que são eles: produção; utilização e conservação
destinação.
Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de
correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da
informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de
recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento
reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais
e de uso de automação e reprografia nestes processos.
Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de
programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação
e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
Ainda sobre a pesquisa realizada por Rhoads (1989, p. 16), ele afirma que existem
quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documento: o nível mínimo, mínimo
ampliado, intermediário e máximo. E que os mesmos devem ser avaliados para sua integração
as instituições detentoras de arquivos.
Nível mínimo: o governo deve contar, ao menos com programas de retenção
e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo
nacional daqueles de valor permanente.
Nível mínimo ampliado: é complementar ao primeiro, com o acréscimo da
existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
Nível intermediário: compreende os dois primeiros, e inclui adoção de
programas básicos que consistem geralmente em elaboração e gestão de
formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de
correspondência e um programa de documentos essenciais, assim como o
planejamento de sua proteção em casos de catástrofe.
Nível máximo: compreendem a todos os níveis anteriores juntamente com a
gestão de diretrizes, correspondência e telecomunicações, máquinas
copiadoras, sistemas de informação sobre a gestão (MIS), e tratamento de
textos para a preparação de correspondência, informes e diretrizes para
relatar os formulários.
28
3.3 - A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL.
A lei 8159/91, no art. 3º, consolida o conceito de Gestão de Documentos no Brasil:
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"
Esta lei define a gestão de documentos desde a sua criação até sua destinação final,
avaliando o documento em cada etapa que for cumprir o ciclo vital dos documentos.
A definição, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia (DIBRATE 2004, p.
90), sobre Gestão de Documentos:
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente
e intermediária, usando sua eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente. Também referida como administração de documentos.
De acordo com Jardim (1987, p.39), no Brasil, as instituições arquivísticas foram
influenciadas pelos países europeus, por isso seu modelo de gestão é bem diferente da visão
norte-americana. As instituições públicas brasileiras apresentam características comuns em
sua atuação, já que são organizações voltadas para a guarda de documentos, que não foram
submetidos a processo de avaliação do seu valor secundário. O autor há três décadas
constatava que a documentação produzida e acumulada muitas vezes ficava sem organização
ou tratamento por falta de pessoal, espaço físico e a legislação. O autor concluiu que o país
estava mais próximo do século XIX do que do XXI.
Jardim (1987, p.40) descreve vários exemplos onde a administração brasileira possui
ricos acervos com informação histórica essencial para a preservação, entretanto não se é dado
o tratamento adequado aos mesmos por não haver uma gestão documental semelhante aos dos
países mais desenvolvidos na gestão documental (EUA e Canadá), devido ao pouco
investimento na preservação da memória. Para que o Brasil possa controlar os documentos
públicos, deve construir metodologias específicas de acordo com a tradição administrativa
brasileira.
Elaborar diretrizes quanto ao recebimento, classificação, tramitação e arquivamento de
documento de uso corrente. Elaborar procedimentos básicos para avaliação e seleção de
grandes acervos desorganizados. Elaborar procedimentos básicos para a recuperação de
29
informações contidas em massas documentais com valor intermediário e permanente que
foram mantidas de forma dispersa.
No Brasil, com a Lei 8.159/1991, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e foi reestruturado o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – foi criado a partir da Lei 8.159 do
ano de 91, e tem como objetivo definir a política nacional de arquivos públicos e privados. É
um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional.
O SINAR – Sistema Nacional de Arquivos – tem o CONARQ como órgão central e
em sua composição integram o Arquivo Nacional, aos arquivos dos poderes Executivos,
Legislativo e Judiciário federais, os arquivos estaduais e municipais. Ainda podendo integrar
as pessoas físicas e jurídicas de direito privado, perante acordo com o CONARQ. A finalidade
do SINAR é implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo
com as diretrizes e normas estabelecidas pelo CONARQ. Promovendo a gestão, preservação e
acesso às informações e os documentos competentes ao SINAR.
Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/. Acesso em 12/07/2016
3.4 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) e SISTEMA INFORMATIZADO
DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)
Segundo o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2011, p. 10), o Gerenciamento Eletrônico de
Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é:
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não
estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes
funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada
em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto,
imagem ou som, planilha etc. O GED ainda pode englobar tecnologias de
digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de
formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras
O Glossário da CTDE (2014, p.33) define SIGAD como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de
gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável
em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem
documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo
30
De acordo com o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2010, p.10), o Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é um conjunto de procedimentos e operações
técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a
destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em
um sistema informatizado.
Isso significa que o SIGAD é categorizado como um software desenvolvido para
produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo. Um SIGAD pode
ser composto por um ou vários softwares integrados. Mas para garantir o seu sucesso,
depende de uma prévia implantação de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.
A distinção entre esses dois sistemas é a seguinte: GED trata os documentos de
maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte da concepção orgânica, buscando a inter-
relação dos documentos e como reflete nas atividades da instituição que os criou. Outra
distinção é quanto ao fato do GED raramente incorporar o conceito arquivístico de ciclo de
vida dos documentos.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente
da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Os requisitos que
caracterizam o SIGAD são:
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos
arquivísticos;
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais
do documento arquivístico como uma unidade complexa;
Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação
orgânica entre os documentos;
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos
desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico);
Integração entre documentos digitais e convencionais;
Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles
considerados de valor permanente;
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;
Gestão de preservação dos documentos
31
3.5 E-ARQ BRASIL: DEFINIÇÕES E OBJETIVOS
No texto do CONARQ (2011, p.9) o e-ARQ Brasil é definido como:
Especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade, autenticidade e
acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a
identificação de documentos arquivísticos digitais.
Após a 2ª Guerra Mundial, a tecnologia produzida pelo computador deixou de ser
usada só pela força militar e se expandiu para as instituições públicas e privadas. Entretanto
até os anos 70, eram poucos os profissionais capacitados que dominavam os programas de
hardware e software dos computadores. Na década seguinte, surgiram dois grandes avanços:
os computadores pessoais e as redes de trabalho (dando ênfase ao último item, pois com a
evolução tecnológica, potencializou o uso da internet). Nos anos 90, devido as inovações e
mudanças na tecnologia, os meios para disseminar os registros e a comunicação nas
instituições (CONARQ, 2011).
Os documentos dessas entidades que até o momento eram produzidos manualmente,
passam a ser produzidos em formato eletrônico e armazenados digitalmente. Com essas novas
características, as entidades físicas se tornam lógicas. E assim começam a gerenciar os
documentos físicos e digitais por meio de um sistema informatizado, denominado
gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Os documentos digitais trouxeram uma série de vantagens no que se refere à
produção, transmissão, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretam
alguns problemas. A simplicidade de criação e transmissão de documentos
traz como consequência a informalidade na linguagem, nos procedimentos
administrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas. A
facilidade de acesso acarreta, às vezes, intervenções não autorizadas que
podem resultar na adulteração ou perda dos documentos” (CONARQ, 2011,
p.16).
O texto apresentado destaca que apesar das novas possibilidades conquistadas com os
arquivos digitais, é necessário estar atento a diversos fatores que podem ameaçar a
autenticidade, a preservação e o acesso.
32
4 ANÁLISE DO SISTEMA SPF DA EMPRESA XYZ
Este capítulo baseia-se em breve estudo de caso onde analisa um setor regional de uma
empresa estatal ligada ao ramo petrolífero para a qual será usado o nome fictício de XYZ, em
virtude da impossibilidade de utilizar o nome real da empresa. E essa regional utiliza o
sistema SPF para a organização de arquivos.
O capítulo apresenta um breve histórico da empresa XYZ, seu arquivo e o sistema de
gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Pretende-se realizar uma análise
comparativa a fim de verificar se os requisitos para sistemas informatizados do sistema de
gerenciamento utilizado pela empresa estão de acordo com as orientações da publicação do
CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos nomeados como “Modelos de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ
Brasil.
4.1 EMPRESA XYZ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO
A empresa XYZ foi no ano de 1954, com sede localizada no centro do Rio de Janeiro
e possui filiais espalhadas pelo estado do Rio de Janeiro, em outros estados do País e pelo
mundo. É uma entidade mista e que atua no ramo de pesquisa, refino, transporte,
comercialização e distribuição de petróleo. Sendo uma das maiores empresas petrolíferas do
mundo.
A missão da empresa XYZ é atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura
e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às
necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde
atua. Seus valores são de ética, transparência, credibilidade e combate a corrupção.
Os setores da empresa XYZ possui vários setores que abrangem diversos
departamentos das áreas administrativa; jurídica e especializada. O sistema SmartPlant
Foundation é utilizado nas unidades que possuem o setor de arquivo especializado (técnicos).
A regional onde será analisado o sistema, fica localizada na Ilha do Fundão, denominada
Regional Baía de Guanabara ou RBG/COMPARTILHADO/SAO/PPCO.
33
4.1.1 Arquivo da regional RBG//COMPARTILHADO/SAO/PPCO
A Regional RBG/COMPARTILHADO/SAO/PPCO até o ano de 2012, não possuía
um setor arquivo, para a guarda de seus documentos produzidos ou recebidos. A
documentação era arquivada pelos funcionários de maneira descentralizada. No decorrer
desse ano, foi compreendida a necessidade de criar um local onde concentra-se seus arquivos,
com profissionais ligados à área.
Foram contratados dois profissionais da Ciência da Informação. Uma bibliotecária e
um arquivista, que ficaram responsáveis por estruturar o setor de Arquivo Técnico da RBG.
Desde então, eles pesquisaram e contrataram o sistema aqui já citado, além da contratação de
estagiários dos cursos de Graduação em Arquivologia para organizar a documentação
recebida.
O setor de Arquivo Técnico é responsável por alimentar as informações contidas nos
documentos ao sistema, assim como a inserção dos arquivos referente a reformas e novas
construções dos projetos formulados pelos técnicos. O programa SPF foi adaptado para
atender a todos os funcionários da regional que integram a equipe e que possuam acesso à
interface.
O arquivo é constituído com documentos desde a construção do Centro de Pesquisas e
Desenvolvimento (Cenpes), no final dos anos 60. E da construção da Ampliação do Cenpes,
nos anos 2000, assim como a documentação recebida da reforma no Conjunto do Caju.
Contabilizando em torno de 123732 documentos, sendo que 90% desse total são digitais, que
anteriormente estavam armazenados em outro sistema, o Sistema Integrado de Gerenciamento
de Empreendimento – SIGEM, e esse sistema de gestão de documentos pertence ao Setor de
Engenharia. Estima-se que 17% desses documentos foram migrados para o sistema
SmartPlant Foundation.
Existe uma outra parte da documentação (tratada pelo Arquivo Técnico) que está em
outra ferramenta de GED denominada AIM Directa. Essa ferramenta era utilizada na regional
até o ano de 2011. Os documentos armazenados nessa base estão, gradativamente, sendo
migrados ao SmartPlant Foundation, pois muitos arquivos possuem inconsistência em seus
dados ou sem arquivos no formato digital.
O critério para enviar as cópias em formato físico para a empresa de guarda
permanente. A cópia em formato digital gravada em CD fica no setor de Arquivo Técnico,
contendo todas as suas especificações. Sendo produzido pelos responsáveis do Arquivo
Técnico.
34
4.2 O SISTEMA SPF
O sistema SPF é um programa de Gerenciamento de Arquivos Eletrônicos,
desenvolvido para armazenar, conservar e preservar documentos técnicos e teve sua licença
comprada para se utilizar ao arquivo técnico de um setor específico da empresa XYZ. Esse
sistema também foi responsável pela migração do sistema mais antigo, mantendo os
documentos organizados e sem perda de conteúdo.
Quadro 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo sistema de
gerenciamento de documentos da empresa XYZ
1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos
1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD
Item 1.1.1: Um SIGAD tem que incluir e ser
compatível com o plano de classificação
do órgão ou entidade.
O plano de classificação dos integrantes do SINAR
deve estar de acordo com a legislação e ser
aprovado pela instituição arquivística na esfera de
competência específica.
A empresa não possui plano de classificação logo, os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados
Item 1.1.2: Um SIGAD tem que garantir a criação de
classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do
plano de classificação de acordo com o método de
codificação adotado.
Por exemplo, quando se adotar o método decimal
para codificação, cada classe pode ter no máximo
dez subordinações, e assim sucessivamente.
A empresa não possui plano de classificação logo os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
Item 1.1.3: Um SIGAD tem que permitir a usuários
autorizados acrescentar novas classes sempre que se
fizer necessário.
A empresa não possui plano de classificação logo os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados
Item 1.1.4: Um SIGAD tem que registrar a data de
abertura de uma nova classe no respectivo metadado.
A empresa não possui plano de classificação logo os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
Item 1.1.5: Um SIGAD tem que registrar a mudança
de nome de uma classe já existente no respectivo
metadado.
A empresa não possui plano de classificação logo os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
tem 1.1.10: Um SIGAD tem que permitir a
associação de metadados às classes, conforme
estabelecido no padrão de metadados, e deve
restringir a inclusão e alteração desses mesmos
metadados somente a usuários autorizados.
A empresa não possui plano de classificação logo os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
Item 1.1.17: Um SIGAD tem que prover
funcionalidades para elaboração de relatórios de
apoio à gestão do plano de classificação, incluindo a
capacidade de: gerar relatório completo do plano de
classificação; gerar relatório parcial do plano de
classificação a partir de um ponto determinado na
hierarquia; gerar relatório dos documentos ou
dossiês/processos classificados em uma ou mais
classes do plano de classificação; gerar relatório de
documentos classificados por unidade administrativa.
.
A empresa não possui plano de classificação logo os
outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
35
1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento
Item 1.2.4: Um SIGAD tem que permitir a associação
de metadados às unidades de arquivamento e deve
restringir a inclusão e alteração desses mesmos
metadados somente a usuários autorizados
Não há , mão tem prevista no sistema o plano de
classificação.
1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos
Item 1.3.1: Um SIGAD tem que registrar nos
metadados a data de abertura e de encerramento do
dossiê/processo.
Essa data pode se constituir em parâmetro para
aplicação dos prazos de guarda e destinação do
dossiê/processo.
A abertura do documento é registrada no metadado
com a data de abertura, após seu cadastro e
salvamento no sistema. O encerramento só é feito por
usuário autorizado
Item 1.3.2: Um SIGAD tem que permitir que um
dossiê/processo seja encerrado através de
procedimentos regulamentares e somente por
usuários autorizados
Como foi dito no item anterior, o encerramento é
feito por usuários autorizados.
Item 1.3.3: Um SIGAD tem que permitir a consulta
aos dossiês/processos já encerrados por usuários
autorizados.
O sistema permite consultar documentos
considerados inativos por qualquer usuário que
necessite realizar pesquisa.
Item 1.3.4: Um SIGAD tem que impedir o acréscimo
de novos documentos a dossiês/processos já
encerrados.
Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos
para receber novos documentos.
No sistema SmartPlant Foundation, é permitido a
inserção de novos documentos nas pastas inativas
somente por usuários autorizados.
3. Captura
3.1 Procedimentos Gerais
Item 3.1.1: A captura tem que garantir a execução das
seguintes funções: registrar e gerenciar todos os
documentos convencionais;
Registrar e gerenciar todos os documentos digitais,
independentemente do contexto tecnológico;
classificar todos os documentos de acordo com o
plano ou código de classificação; controlar e validar a
introdução de metadados.
A captura garante a execução de registro e
gerenciamento dos documentos digitais. Permite
validar a inserção de metadados através, do número
do identificador, pelo nome do beneficiário.
Item 3.1.2: Um SIGAD tem que ser capaz de capturar
documentos digitais das formas a seguir: captura de
documentos produzidos dentro do SIGAD; captura de
documento individual produzido em arquivo digital
fora do SIGAD; captura de documento individual
produzido em workflow ou em outros sistemas
integrados ao SIGAD; captura de documentos em
lote.
O sistema permite a captura de documentos
digitalizados em formato JPEG, DWG, Autocad,
EXCEL e WORD e documentos digitalizados
convertidos para o formato PDF.
Item 3.1.4: Um SIGAD tem que aceitar o conteúdo
do documento, bem como as informações que
definem sua aparência, mantendo as associações
entre os vários objetos digitais que compõem o
documento, isto é, anexos e links de hipertexto.
O sistema aceita todos os formatos ditos acima: PDF,
JPEG, DWG, Autocad, EXCEL e WORD.
Item 3.1.5: Um SIGAD tem que permitir a inserção
de todos os metadados obrigatórios e opcionais
definidos na sua configuração e garantir que se
mantenham associados ao documento. Os metadados
obrigatórios são:
• nome do arquivo digital;
• número identificador atribuído pelo sistema;
• data de produção
• data e hora da captura;
• data e hora de transmissão e recebimento;
Algun metadados não foram previstos como por
exemplo:
• Classificação de acordo com o plano ou código de
classificação.
36
• data e hora da captura;
• título ou descrição abreviada;
• classificação de acordo com o plano ou código de
classificação;
• prazos de guarda;
• autor (pessoa física ou jurídica);
• redator (se diferente do autor);
• originador;
• destinatário (e respectivo cargo);
• nome do setor responsável pela execução da ação
contida no documento;
• indicação de anotação;
• indicação de anexos;
• indicação de versão;
• restrição de acesso;
• registro das migrações e data em que ocorreram.
Os metadados opcionais se referem a informações
mais detalhadas sobre o documento, tais como:
• espécie/tipo/gênero documental
• associações a documentos diferentes que podem
estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma
atividade ou se referirem à mesma pessoa ou
situação;
• formato e software (nome e versão) em que o
documento foi produzido ou capturado;
• máscaras de formatação (templates) necessárias
para
interpretar a estrutura do documento;
•assunto/descritor (diferentes do já estabelecido no
código de classificação);
• localização física; e
• outros que se julgarem necessários.
Item 3.1.6: Um SIGAD tem que prever a inserção
dos metadados obrigatórios, previstos em legislação
específica na devida esfera e âmbito de competência,
no momento da captura de processos.
Algun metadados não foram previstos como por
exemplo:
• Classificação de acordo com o plano ou código de
classificação.
Item 3.1.7: Um SIGAD tem que ser capaz de atribuir
um número identificador a cada dossiê/processo e
documento capturado, que serve para identificá-lo
desde o momento da captura até sua destinação final
dentro do SIGAD.
Cada dossiê possui um numero único identificador,
facilitando ao gerenciamento.
Item 3.1.8: O formato do número identificador
atribuído pelo sistema deve ser definido no momento
da configuração do SIGAD.
O identificador pode ser numérico ou alfanumérico,
ou pode incluir os identificadores encadeados das
entidades superiores no ramo apropriado da
hierarquia.
O identificador é alfanumérico não há encadeamento
com órgão superior.
Item 3.1.9: Num SIGAD o número identificador
atribuído pelo sistema tem que:
- ser gerado automaticamente, sendo vedada sua
introdução manual e alteração posterior; ou
- ser atribuído pelo usuário e validado pelo sistema
antes de ser aceito.
Uma opção seria gerar o número identificador
automaticamente, mas nesse caso, ocultá-lo do
usuário, permitindo a este introduzir uma sequência
não necessariamente única como um “identificador”.
O usuário empregaria essa sequência como um
Automaticamente é gerado um número identificador.
Podendo ser modificado por um usuário autorizado.
37
identificador, mas o SIGAD a consideraria como
metadado pesquisável, definido pelo usuário.
Item 3.1.10: Um SIGAD tem que prever a adoção da
numeração única de processos e/ou documentos
oficiais de acordo com a legislação específica a fim
de garantir a integridade do número atribuído ao
processo e/ou documento na unidade protocolizadora
de origem.
Não se aplica a realidade da empresa XYZ.
Item 3.1.12: Um SIGAD tem que garantir que os
metadados associados a um documento sejam
inseridos somente por usuários autorizados.
Só pode ser feito por usuário autorizado.
Item 3.1.13: Um SIGAD tem que garantir que os
metadados associados a um documento sejam
alterados somente por administradores e usuários
autorizados e devidamente registrados em trilhas de
auditoria.
Inclusão ou inserção somente é feita por usuários
autorizados.
Item 3.1.16: Um SIGAD tem que garantir a
visualização do registro de entrada do documento no
sistema com todos os metadados inseridos
automaticamente e os demais a serem atribuídos pelo
usuário.
Por exemplo, o sistema pode atribuir,
automaticamente, o número identificador, a data de
captura, o título, o originador, e requerer que o
usuário preencha os demais metadados.
O sistema atribui automaticamente o numero
identificador, titulo, o originador e o usuário
autorizado precisa preencher manualmente os demais
metadados.
Item 3.1.17: Um SIGAD tem que garantir a inserção
de outros metadados após a captura.
Por exemplo, data e hora de alteração e mudança de
suporte..
A inserção de metadados é realizada pelo usuário
autorizado a qualquer momento. Até mesmo após a
captura do documento.
Item 3.1.18: Sempre que um documento tiver mais de
uma versão, o SIGAD tem que permitir que os
usuários selecionem pelo menos uma das seguintes
ações:
• registrar todas as versões do documento como um
só documento arquivístico;
• registrar uma única versão do documento como um
documento arquivístico;
• registrar cada uma das versões do documento,
separadamente, como um documento arquivístico.
O sistema controla somente formatos nos padrões
eletrônicos.
Item 3.1.21: No caso de documentos ou
dossiês/processos constituídos por mais de um objeto
digital, o SIGAD tem que:
• tratar o documento como uma unidade indivisível,
assegurando a relação entre os objetos digitais;
• preservar a integridade do documento, mantendo a
relação entre os objetos digitais;
• garantir a integridade do documento quando de sua
recuperação, visualização e gestão posteriores;
• gerenciar a destinação de todos os objetos digitais
que compõem o documento como uma unidade
indivisível.
Não foi informado pelo entrevistado da empresa.
Item 3.1.22: Um SIGAD tem que emitir um aviso
caso o usuário tente registrar um documento que já
tenha sido registrado no mesmo dossiê/processo.
O sistema alerta e não permite o registro.
4 Avaliação e destinação
4.1 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Item 4.1.1: Um SIGAD tem que prover
funcionalidades para definição e manutenção
de tabela de temporalidade e destinação de
O sistema da empresa XYZ não possui a finalidade
pra definição e tabela de temporalidade e destinação.
38
documentos, associada ao plano de classificação do
órgão ou entidade.
Item 4.1.2: Um SIGAD tem que associar,
automaticamente, ao dossiê/processo o prazo e a
destinação previstos na classe em que o documento
foi inserido.
Os pontos 4.2 a 4.11 Não se aplica na empresa . Não
tem tabela de temporalidade incluída no sistema.
Item 4.1.3: Um SIGAD tem que manter tabela de
temporalidade e destinação de documentos com as
seguintes informações:
• identificador do órgão ou entidade;
• identificador da classe;
• prazo de guarda na fase corrente;
• prazo de guarda na fase intermediária;
• destinação final;
• observações;
• evento que determina o início da contagem do prazo
de retenção na fase corrente e na fase intermediária.
A tabela de temporalidade e destinação de
documentos dos integrantes do SINAR deve estar de
acordo com a legislação e ser aprovada pela
instituição arquivística na específica esfera de
competência.
Não se aplica na empresa. Não tem tabela de
temporalidade incluída no sistema.
Item 4.1.4: Um SIGAD tem que prever, pelo menos,
as seguintes situações para destinação:
•apresentação dos documentos para reavaliação em
data futura;
• eliminação;
• exportação para transferência;
•exportação para recolhimento (guarda permanente).
Não se aplica na empresa. Não tem tabela de
temporalidade incluída no sistema.
Item 4.1.5: Um SIGAD tem que prever a iniciação
automática da contagem dos prazos de guarda
referenciados na tabela de temporalidade e destinação
de documentos, pelo menos, a partir dos seguintes
eventos:
Abertura de dossiê; arquivamento de dossiê/processo;
desarquivamento de dossiê/processo; inclusão de
documento em um dossiê/processo. Acontecimentos
específicos, descritos na tabela de temporalidade e
destinação, como, por exemplo, “cinco anos a contar
da data de aprovação das contas”, quando não
puderem ser detectados automaticamente pelo
sistema, deverão ser informados ao SIGAD por
usuário autorizado.
Não se aplica na empresa. Não tem tabela de
temporalidade incluída no sistema.
Item 4.1.7: Um SIGAD tem que limitar a definição e
a manutenção (alteração, inclusão e exclusão) da
tabela de temporalidade e destinação de documentos
a usuários autorizados
A tabela de temporalidade não incluída no sistema.
Logo não é realizada a manutenção da tabela no
sistema.
Item 4.1.11: Um SIGAD tem que prover
funcionalidades para elaboração de relatórios que
apóiem a gestão da tabela de temporalidade e
destinação, incluindo a capacidade de:
_ gerar relatório completo da tabela de temporalidade
e destinação de documentos;
_ gerar relatório parcial da tabela de temporalidade e
destinação de documentos a partir de um ponto
determinado na hierarquia do plano de classificação;
_ gerar relatório dos documentos ou
dossiês/processos
aos quais está atribuído um determinado prazo de
guarda;
O sistema não realiza tais funções devido a não
inserção da tabela de temporalidade no sistema.
39
_ identificar as inconsistências existentes entre a
tabela de temporalidade e destinação de documentos
e o plano de classificação.
4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos
Item 4.2.1: Um SIGAD tem que fornecer recursos
integrados à tabela de temporalidade e destinação de
documentos para implementar as ações de destinação.
O sistema não realiza tais ações por não ter inserido
em seu sistema a tabela de temporalidade.
Item 4.2.3: Um SIGAD tem que prover
funcionalidades para informar ao usuário autorizado
sobre os documentos ou dossiês/processos que já
cumpriram ou estão para cumprir o prazo de guarda
previsto
O sistema utilizado não possibilita a contagem
automática do prazo de guarda.
Item 4.2.4: Um SIGAD deve prover funcionalidades
para gerenciar o processo de destinação, que deve ser
iniciado por usuário autorizado e cumprir os
seguintes passos:
_ identificar automaticamente os documentos ou
dossiês/processos que atingiram os prazos de guarda
previstos;
_ informar o usuário autorizado sobre todos os
documentos ou dossiês/processos que foram
identificados no passo anterior;
_ possibilitar a alteração do prazo ou destinação
previstos para aqueles documentos ou
dossiês/processos, caso necessário;
_ proceder à ação de destinação quando confirmado
pelo usuário autorizado.
O sistema possibilita somente alteração manual do
prazo de guarda e destinação. Realizado por usuário
autorizado.
Este trabalho buscou demonstrar as condições para implementação do SIGAD, através de suas
funcionalidades e requisitos para a empresa XYZ.
1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e
manutenção dos documentos.
A empresa XYZ não possui plano de classificação, sendo assim se torna
prejudicada a manutenção dos arquivos.
2. Captura
A captura garante o armazenamento do registro e gerenciamento dos
documentos físicos e digitais. Permite validar a inserção de dados. Permite a
captura dos documentos digitalizados em vários formatos como: Word; Excel:
DWG: Autocad: JPEG e documentos digitalizados convertido no formato PDF.
3. Avaliação e Destinação
O sistema não possui tabela de temporalidade, por isso não realiza a ação de
avaliação e destinação. O procedimento de avaliação é realizado por um
40
usuário autorizado e de acordo com as necessidades da gerência. Entretanto
todos os documentos são enviados para a guarda permanente.
Após a análise do sistema, conclui-se que o sistema não apresentou os requisitos
obrigatórios para um sistema de gerenciamento de documentos arquivísticos estabelecidos no
e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009.)
Ao comparar os requisistos preconizados pelo e-ARQ Brasil com as funcionalidades
do sistema implantado na empresa XYZ, verificou que algumas das funcionalidades
consideradas como obrigatórias, foram vistas no sistema informatizado SPF, entretanto outros
requisitos não foram implementados no sistema como a inclusão da tabela de temporalidade,
o plano de classificação e a atividade de eliminação de documentos que são itens essenciais
para o gerenciamento de documentos arquivisiticos, de tal forma se conclui que o sistema não
possui elementos necessários para ser considerado como um SIGAD.
A empresa XYZ possui um sistema de armazenamento que possibilita um papel essencial nas
atividades administrativas priorizando a eficiência na recuperação e das atividades
desenvolvidas pela empresa.
Este sistema permite o registro, armazenamento, recuperação e o acesso. Porém devido à
ausência do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação dos documentos,
o envio da documentação para a guarda permanente só é feita por usuários autorizados.
Verificasse que o sistema precisa de aperfeiçoamento para satisfazer as funções arquivísticas
de avaliação e destinação final para o controle de vida dos documentos arquivísticos. Por isso
o sistema não pode ser considerado como um SIGAD, pode ser considerado como um sistema
de armazenamento e acesso aos documentos da empresa XYZ pois um SIGAD deve gerenciar
os arquivos digitais e físicos, controlar o ciclo de vida documental, manter a relação orgânica
entre os documentos e garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso ao longo dos
tempos para garantir o valor como fonte de prova das atividades do órgão que produziu os
documentos.
41
5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho teve como um dos objetivos amostrar o levantamento bibliográfico e
apurar as visões dos teóricos da área sobre arquivos e sobre a gestão de documentos. Sendo
verificado que ainda há dificuldades em traduzir os termos utilizados na literatura americana
para a literatura brasileira, devido a diferença cultural.
Após a leitura do material utilizado nesta pesquisa, nos leva a conclusão de que as
instituições precisam gerenciar a gestão documental e o gerenciamento dos documentos
arquivísticos digitais, com políticas estabelecidas pelas normas vigentes.
A Gestão Documental tem como objetivo auxiliar a administração dos documentos de
uma Instituição, No Brasil, possibilita a gestão das massas documentais brasileiras. Se não
utilizar os métodos implantados pela Gestão Documental, acarreta problemas relacionados à
perda das características dos documentos arquivísticos, tais como organicidade e respeito aos
fundos.
No gerenciamento de Documentos Arquivístico, destaca-se a autenticidade e
integridade dos documentos, a partir do momento da criação até a destinação final.
Existem vários tipos de sistemas informatizados: sistema de informação, GED,
SIGAD e Soluções de armazenamento. Esses sistemas devem assegurar que os documentos
arquivísticos digitais permaneçam confiáveis e autênticos, independente de sua movimentação
digital pelo sistema. Para isso a instituição que gerencia e controla os documentos, deve
estabelecer e procurar no programa de gestão documental, a ferramenta que habilite a tratar
tanto dos documentos de formato físico ou digital.
No Brasil, a gestão de Documentos Digitais ainda precisa enfrentar alguns desafios.
Tais como: Adequar os sistemas utilizados nas instituições com os parâmetros estabelecidos
pelo Conarq, com a eficácia de um SIGAD.
Pode-se perceber que a maioria dos dos sistemas utilizados possuem o formato dos
sistemas de informação onde se armazena os dados contidos nos documentos, mas outros
requisitos presentes no e-ARQ Brasil, são ignorados para a preservação digital. Como
podemos observar na análise do sistema SPF adquirido pela empresa XYZ.
42
6 - REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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