Universidade Federal de Uberlândia

ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

1. Introdução:

Como levar a universidade além dos muros que separam os seus campi da sociedade? Este é o principal desafio de um grupo de jornalistas que compõem a Assessoria de Imprensa da Universidade Federal de Uberlândia (UFU), uma das principais instituições de ensino superior do País. Um desafio diário que começa pela própria definição do papel da assessoria de imprensa, que precisa agir tanto na divulgação de projetos de pesquisa, ensino e extensão quanto em momentos de crise, de situações-limite.

A importância de uma boa relação com a imprensa inclui a qualificação necessária para atender aos interesses dos jornalistas; identificação de pautas e de estratégias para entrevistas coletivas e definições de procedimentos para uma entrevista eficiente.

Hoje, a Assessoria de Imprensa da UFU (Ascom-UFU) conta com quatro jornalistas para atender uma instituição de referência nacional. São 18.500 alunos matriculados nos cursos de graduação, pós-graduação (mestrado, doutorado e cursos de lato sensu), além das Escolas Básica e Técnica de Saúde. A instituição oferece 33 cursos de graduação reconhecidos pelo MEC; 22 cursos de mestrado e seis de doutorado que são recomendados pela Capes (Coordenação de Aperfeiçoamento), cujos gestores atestam o caráter estratégico da UFU como universidade pública de referência na macrorregião do Triângulo Mineiro e Alto Paranaíba. Além dos cursos, a UFU conta com complexo hospitalar que inclui Hospital de Clínicas, Hospital Veterinário e Hospital Odontológico, e três propriedades onde são realizados projetos de ensino e pesquisa de graduação e pós-graduação – Fazendas do Glória, Água Limpa e Capim Branco.

(“Definimos um processo como qualquer passo ou conjunto de passos que estão envolvidos na conversão ou na transformação como sinônimos (...) Dentro da função produção alguns processos enfocam o desenvolvimento de novos produtos; outros enfocam a produção diária de produtos existentes; outros ainda enfocam o serviço ao cliente”) Fundamentos da Administração da Produção, P61

1.1 Apresentação:

A proposta do trabalho é analisar a estratégia de produção hoje desenvolvida pela Assessoria de Imprensa da UFU (Ascom-UFU). Serão avaliados todos os procedimentos que envolvem a comunicação social: atendimento à imprensa, redação e divulgação de releases, produção do Jornal da UFU e Jornal de Portarias. Após o levantamento de todo o processo jornalístico, a equipe pretende traçar novas estratégias de ação.

(“A estratégia de produção está, portanto, preocupada com o desenvolvimento de um planejamento de longo prazo para determinar como melhor utilizar os principais recursos da empresa, de modo que haja um alto grau de compatibilidade entre esses recursos e a estratégia

coorporativa de longo prazo da companhia. A estratégia de produção aborda questões muito amplas sobre como esses grandes recursos deveriam ser configurados, a fim de se alcançar os objetivos coorporativos desejados.”) Fundamentos da Administração da Produção, P42

1.2. Principais objetivos:

Criar um Plano de Comunicação para a Ascom que a tornará mais eficiente, tanto no contato com os veículos de comunicação quanto na comunicação interna, para que todos saibam qual é realmente o trabalho desenvolvido por este setor.

(“Você gostaria de fazer certo as coisas; isto é, não desejaria cometer erros e desejaria satisfazer a seus consumidores fornecendo bens e serviços isentos de erro, adequados a seus propósitos. Isto é proporcionar uma vantagem de qualidade para a empresa.

Você gostaria de fazer as coisas com rapidez, minimizando o tempo entre o consumidor solicitar os bens e serviços e recebe-los, aumentando assim a disponibilidade de seus bens e serviços e proporcionando a seus consumidores uma vantagem em rapidez.

Você gostaria de fazer as coisas em tempo para manter os compromissos de entrega assumidos com seus consumidores. Se a produção puder fazer isso, estará proporcionado aos consumidores a vantagem de confiabilidade.

Você gostaria de estar preparado para mudar o que faz, isto é, estar em condições de mudar ou de adaptar as atividades de produção para enfrentar circunstâncias inesperadas ou para dar aos consumidores um tratamento individual. Assim, a variedade de bens e serviços produzidos precisa ser ampla o suficiente para satisfazer a todas as possibilidades dos consumidores.

Você gostaria de fazer as coisas o mais barato possível, isto é, produzir bens e serviços a custos que possibilitem fixar preços apropriados ao mercado e ainda permitir retorno para a organização, ou, se for uma organização que não visa ao lucro, dar bom valor aos contribuintes ou aos mantenedores da operação.”) Administração Produção, Pgs 69-70

Para que se conheça melhor a realidade da Ascom UFU será apresentada a estrutura funcional, que abrange a análise do ambiente interno (pontos fortes e pontos fracos).

Pontos fortes:• A equipe da Ascom, formada por quatro jornalistas graduadas em

Comunicação Social, é bem capacitada e tem larga experiência no trabalho em assessoria de imprensa, jornal impresso, TV e rádio;

• A Ascom funciona em espaço físico adequado para o seu funcionamento;• Material de consumo (papel, caneta, clips etc.) é adequado;• Sistema de telefonia é adequado;• A UFU, como instituição pública é uma grande fonte de informação para a

imprensa nas áreas de ensino, pesquisa e extensão, o que facilita o trabalho da Ascom;

• A Ascom tem grande credibilidade entre os profissionais da imprensa da cidade e região;

• A Ascom tem boa interação com as assessorias de comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes);

Pontos fracos:

• Falta um sistema de comunicação interna na UFU;• Falta de pessoal na Ascom compromete o trabalho de divulgação dos fatos/

eventos da UFU;• Falta conhecimento por parte das próprias Unidades Acadêmicas sobre os

serviços prestados pela Ascom à Instituição como um todo;• A Ascom não recebe os devidos reconhecimento e valorização por parte

dos diversos setores da Instituição;• Falta equipamento para apoio e operacionalização do trabalho na Ascom, a

exemplo de computadores, scanner, máquina fotográfica digital de boa resolução, chupeta para gravação de entrevistas por telefone, móveis (mesas, cadeiras e armários ergonômicos projetados para servir como células de trabalho), um aparelho de rádio e um de TV com assinatura de TV a cabo;

• Faltam estagiários nas áreas de jornalismo (para levantamento de pautas e produção de releases), informática (para suporte ao gerenciamento de informação) e programação visual ( para diagramar o Jornal da UFU e outras publicações da Ascom);

• Falta verba para impressão regular do Jornal da UFU;• Falta dotação orçamentária para custeio de passagens, hospedagem e

inscrições em congressos e outros eventos de grande relevância ;• Falta profissional suficiente para cobrir os eventos de destaque promovidos

pela UFU ou que acontecem na Instituição. Vale lembrar que tais eventos são apenas divulgados antes de acontecerem;

• Falta integração entre os profissionais da Ascom, TV e Rádio Universitárias;• Falta reestruturação do arquivo fotográfico;• Falta um repórter fotográfico para cobrir os eventos do campus Umuarama;

2. Fundamentação teórica:Hoje, a informação tem grande valor estratégico. Mas não basta que os

dados estejam armazenados. É importante que a informação seja organizada, processada e transmitida. O compromisso com a comunicação eficiente inclui a divulgação para a mídia dos eventos e novidades relacionadas à instituição. A assessoria de imprensa também é responsável pela elaboração do clipping diário e house organs (publicações internas e externas). Além da divulgação do “saber acadêmico” e dos projetos de extensão, a equipe precisa estar prepara para gerenciar crises. O pior cenário sempre pode ser evitado com um bom planejamento de comunicação e sua execução eficaz. A maioria das empresas, segundo especialistas, está mal preparada ou, com maior freqüência, totalmente inapta para lidar com situações de crise. Isso inclui casos de incêndio, ameaças de bombas, desastres naturais, seqüestros ou atos premeditados de destruição. Da mesma forma, as empresas não se mostram prontas para enfrentar as

conseqüências de fatos assim, como despesas imprevistas e até danos pessoais. Portanto, faz-se necessário preparar a equipe para gerenciar crise com propostas claras de comunicação.

3. Desenvolvimento:

Foi realizada a análise de ambiente interno através da ferramenta swot (pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades). Com base neste levantamento, detectamos as fragilidades e deficiências do setor e apresentamos as seguintes propostas de reestruturação:

• Ampliar a equipe de jornalistas da Ascom (incluindo um fotógrafo específico para o setor), para atender de forma ágil e eficiente toda a demanda da Instituição: na produção de releases, atendimento à imprensa, alimentação do jornal eletrônico Página9 e do site do HCU, clipping de jornal impresso, produção de matérias para o Jornal da UFU, produção do Jornal de Portarias impresso e eletrônico, e atendimento ao Hospital de Clínicas;

• Contratar estagiários da área de jornalismo (Unitri) para atendimento específico a algumas áreas mais estratégicas da Universidade;

• Promover a reciclagem dos fotógrafos num curso de fotojornalismo visando à melhor atuação na Ascom;

• Mudar o layout do jornal eletrônico Página 9 e ampliar a sua divulgação, tornando-o mais uma fonte de pauta para a imprensa;

• Reestruturar o projeto editorial e visual do Jornal da UFU, regulando a sua periodicidade;

• Fazer clipping eletrônico de matérias publicadas/veiculadas sobre a instituição nos veículos de comunicação (jornal, rádio e TV), utilizando um link com o nome “UFU na Imprensa”, para conhecimento do reitor bem como de todos os setores da Instituição, e disponibilizá-lo na página principal do site da UFU;

• Reestruturar o arquivo de todo o material publicado na mídia impressa desde a implantação da Ascom;

• O site da UFU passa a ser feito pela Ascom, com a monitoria e coordenação de um profissional da área de homepage (webdesigner);

• Reestruturar o arquivo de fotos. Em sistema de mutirão, a equipe da Ascom fará identificação das fotos em papel, encaminhará as de provável uso para a digitalização e todo o material para arquivo; e colocar o computador do fotógrafo em rede com o da Ascom para utilização mútua do setor;

• Criar um software específico para as atividades diárias da Ascom, eliminando assim, 90% do uso de papel nas atividades rotineiras;

• Trabalhar em conjunto com o setor de Marketing para elaboração das estratégias da Ascom voltadas para os públicos interno e externo;

• Criar um setor de Relações Públicas na Ascom para organização, planejamento e atendimento à demanda dos diversos setores da Instituição,

no tocante à organização de cerimoniais, captação de recursos para projetos, entre outros;

• Realizar seminários e treinamentos voltados para diretores, professores e outros profissionais da UFU sobre como lidar com a imprensa, e publicação de um manual com dicas a respeito;

• Elaborar material de campanha institucional da Ascom: folders, cartazes, VTs e spots;

• Reestruturar as atividades dos estagiários nas áreas de revisão de texto, publicidade, informática e de marketing (RP);

• Elaborar projetos da Ascom para revitalização do setor em termos de dinamismo, implementação de tecnologia e recursos financeiros;

• Criar equipe multidisciplinar para enfrentamento de crise.

4. Análise de Resultados

Os resultados serão mensurados a partir da implantação das ações propostas. O primeiro passo será ampliar de quatro para nove o número de jornalistas no setor.

5. Considerações finais

É difícil imaginar a empresa ou instituição que não precise de um projeto de comunicação. Por se tratar de instituição pública, a Universidade Federal de Uberlândia necessita de uma Ascom eficiente para que haja maior e melhor visibilidade de suas ações, sejam voltadas à pesquisa, ensino ou extensão. O trabalho apresentado procura proporcionar um planejamento adequado do fluxo de informações internas e externas. Saber lidar com a imprensa, de forma ética e transparente, é dever de uma instituição que zela por sua credibilidade e ciente de seu papel educativo diante da sociedade.

6. Bibliografia

HSM Management 45 julho-agosto 2004 – “Comunicação, a arma contra a crise”

Davis, Mark M. Fundamentos da Administração da Produção/Mark M.Davis, Nicholas J.Aquilano e Richard B. Chase; trad. Eduardo D’ Agord Schaan...3 ed. – Porto Alegre: Bokman Editora,2001.

Slack, Nigel Administração da Produção/Nigel Slack, Stuart Chambers, Robert Johnston; trad. Maria Teresa Corrêa de Oliveira, Fábio Alher; revisão técnica Henrique Luiz Corrêa – 2 ed – São Paulo: Atlas, 2002