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UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
DESENVOLVIMENTO DE METODOLOGIA DE
GERENCIAMENTO DE EVENTOS
VINÍCIUS FERNANDES MONFORT LEÃO
CUIABÁ – MT
2016
UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
RELÁTORIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
DESENVOLVIMENTO DE METODOLOGIA DE
GERENCIAMENTO DE EVENTOS
VINÍCIUS FERNANDES MONFORT LEAO
Relatório apresentado no Instituto de
Computação da Universidade Federal de
Mato Grosso, para obtenção do título de
Bacharel em Sistemas de Informação.
CUIABÁ – MT
2016
UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
VINÍCIUS FERNANDES MONFORT LEAO
Relatório de Estágio Supervisionado apresentado à Coordenação do Curso de Sistemas de Informação como uma das exigências para obtenção do título de Bacharel em Sistemas de Informação da Universidade Federal de Mato Grosso
Aprovado por:
Prof. MSc Nilton Hideki Takagi
Instituto de Computação
(ORIENTADOR)
Clebiano Nogueira
PMI-MT
(SUPERVISOR)
Prof. Dr. Raul Teruel dos Santos
(CONVIDADO)
DEDICATÓRIA
Primeiramente dedico a Deus, que me deu força e sabedoria para seguir nesta longa
caminhada que está apenas no início, e que continue me abençoando para que eu
possa seguir a minha jornada com saúde e perseverança.
Dedico a minha família, principalmente aos meus pais Sara e Waldir, que sempre me
apoiaram, além de me ensinar desde pequeno a importância do estudo na vida de
uma pessoa, porque sempre me disseram que na vida podem lhe tirar tudo, menos o
estudo e o conhecimento. Eles que estiveram perto de mim nos momentos mais
difíceis e sei que posso confiar para oque precisar.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a todos os professores do Instituto de Computação, que fizeram
parte da minha formação acadêmica, com dedicação e paixão pela profissão que
exercem, que por muitas vezes não recebem o devido reconhecimento da sociedade,
mas recebem de mim e seus alunos os mais sinceros agradecimentos.
Agradeço ao Prof. MSc. Nilton Hideki Takagi, que não só me orientou neste
trabalho, como também ao logo do curso, sempre com disposição e dedicação, pois
qualquer aluno sabe reconhecer quando o professor está empenhado não só em
ensinar, mas em contribuir e inspirar no seu futuro profissional.
Agradeço aos meus colegas, em especial ao Ariel, Crischarles e Kelvyn, pois
sempre nos ajudamos da forma que fosse possível e desde o início do curso aprendi
que ninguém se forma sozinho, se não houvesse a ajuda e o companheirismo deles o
caminho seria muito mais difícil.
Agradeço ao PMI-MT pela oportunidade de realizar o estágio supervisionado,
e espero que eu tenha contribuído para organização, assim como a experiência e
aprendizado que adquiri, além de desejar sucesso a está organização, que contribui
para o enriquecimento e divulgação da área de Gerenciamento de Projetos no estado
de Matogrosso.
6
SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................................... 7
LISTA DE TABELAS .................................................................................................................................. 8
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS .................................................................................................. 9
RESUMO ..................................................................................................................................................... 10
INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................... 11
1. FUNDAMENTAÇÃO ............................................................................................................................. 13
1.1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS ........................................................................................................... 13 1.1.1 Áreas de conhecimento .............................................................................................................. 14
1.1.1.1 Integração ........................................................................................................................... 15 1.1.1.2 Escopo ................................................................................................................................ 15 1.1.1.3 Tempo ................................................................................................................................ 15 1.1.1.4 Custo .................................................................................................................................. 16 1.1.1.5 Qualidade ........................................................................................................................... 16 1.1.1.6 Recursos Humanos ............................................................................................................. 16 1.1.1.7 Comunicação ...................................................................................................................... 17 1.1.1.8 Riscos ................................................................................................................................. 17 1.1.1.9 Aquisições .......................................................................................................................... 18 1.1.1.10 Partes Interessadas ........................................................................................................... 18
1.2 SCRUM: METODOLOGIA ÁGIL .............................................................................................................. 18 1.3 KANBAN .............................................................................................................................................. 19 1.4 BPMN ................................................................................................................................................ 20
1.4.1 Objetos de Fluxo ........................................................................................................................ 21 1.4.2 Objetos de Conexão ................................................................................................................... 22 1.4.3 Artefatos ..................................................................................................................................... 22 1.4.4 Swimlanes .................................................................................................................................. 22 1.4.5 Exemplo de Modelagem BPMN ................................................................................................. 23
2. METODOLOGIA ............................................................................................................................. 24
2.1 REUNIÕES COM STAKEHOLDERS .......................................................................................................... 24 2.2 MAPA MENTAL ................................................................................................................................... 25 2.3 MATERIAIS E FERRAMENTAS ............................................................................................................... 26
2.3.1 Trello .......................................................................................................................................... 26 2.3.2 FreeMind.................................................................................................................................... 27 2.3.3 Bizagi Modeler ........................................................................................................................... 28
3. RESULTADOS ................................................................................................................................. 30
3.1 TRILHAS ........................................................................................................................................... 30 3.2 ETIQUETAS ...................................................................................................................................... 31
3.2.1 Etiquetas das Fases .................................................................................................................... 31 3.2.2 Etiquetas das VPs (Áreas) .......................................................................................................... 32
3.3 QUADROS ........................................................................................................................................ 32 3.4 ATIVIDADES .................................................................................................................................... 33
3.4.1 Fase de Iniciação ....................................................................................................................... 33 3.4.2 Fase de Planejamento 1 ............................................................................................................. 33 3.4.3 Fase de Planejamento 2 ............................................................................................................. 35 3.4.4 Fase de Execução ....................................................................................................................... 35 3.4.5 Fase de Encerramento ............................................................................................................... 36
3.5 PROCESSO........................................................................................................................................ 37 3.6 INDICADORES DE MONITORAMENTO ...................................................................................... 43
4. DIFICULDADES ENCONTRADAS ............................................................................................... 46
5. CONCLUSÕES ................................................................................................................................. 48
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................................ 50
APÊNDICE .................................................................................................................................................. 52
7
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos
Figura 2 - Ciclo Scrum
Figura 3 - Exemplo de utilização do Kanban
Figura 4 - Exemplo de Modelagem BPMN
Figura 5 - Mapa Mental para organização do evento
Figura 6 - Visão geral do Trello
Figura 7 - Exemplo de Mapa Mental no FreeMind
Figura 8 - Interface do Bizagi
Figura 9 - Utilização das trilhas no Trello
Figura 10 - Utilização das etiquetas no Trello
Figura 11 - Diagrama BPMN Completo, exibindo a divisão em duas partes
Figura 12 - Primeira parte da modelagem do processo em BPMN
Figura 13 - Segunda parte da modelagem do processo em BPMN
Figura 14 - Subprocesso de Seleção dos Palestrantes
Figura 15 - Subprocesso de Desenvolvimento de Plano de Comunicação
Figura 16 - Representação do Status de Todas Tarefas do Projeto
Figura 17 - Representação do Status das Tarefas da Fase Iniciação
Figura 18 - Representação do Status das Tarefas da Fase Planejamento 1
Figura 19 - Representação do Status das Tarefas da Fase Planejamento 2
Figura 20 - Representação do Status das Tarefas da Fase Execução
Figura 21 - Representação do Status das Tarefas da Fase Encerramento
8
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Descrição dos Objetos de Fluxo
Tabela 2 - Descrição dos Objetos de Conexão
Tabela 3 - Descrição dos Objetos de Artefatos
Tabela 4 - Descrição dos Objetos Swimlanes
Tabela 5 - Simulação do Andamento do Projeto
9
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
PMBOK Project Management Body of Knowledge
PMI Project Management Institute
PMO Project Management Office
EAP Estrutura Analítica de Projeto
RH Recursos Humanos
WIP Work in Progress
VP Vice-Presidência
GP Gerente de Projeto
BPMN Business Process Model and Notation
OMG Object Management Group
PDU Professional Development Unit
10
RESUMO
Muitas organizações realizam eventos com intuito de divulgar conhecimentos,
disseminar ideias, ampliar ou fortalecer o Network, porém organizar um evento é
muito trabalhoso, além de exigir muita organização e dedicação dos organizadores.
Com o objetivo de sanar as necessidades de se gerenciar um evento, este trabalho
visa apresentar uma metodologia para gerenciá-lo, onde serão apresentadas
ferramentas que auxiliem na gestão de projetos baseadas em Metodologia Ágil, como
também será apresentada uma ferramenta para o mapeamento de processos de
negócios utilizada no desenvolvimento da metodologia. Dentre os principais
objetivos atendidos pela metodologia: levantamento das necessidades de
gerenciamento; levantamento e detalhamento das tarefas para a realização de
eventos; padronização das informações para alimentação na ferramenta; apresentação
do processo completo em BPMN. A metodologia foi desenvolvida com êxito
utilizando melhores práticas de gestão e através da expertise da equipe de projetos da
organização, oferecendo uma abordagem de forma detalhada das atividades, além da
apresentação das fases do projeto e fluxo as atividades obedecendo as regras de
negócio.
Palavras-chave: Gerenciamento de Eventos; Modelagem de Processos; Kanban.
11
INTRODUÇÃO
A cada ano as relações internas e externas das empresas estão ganhando
mais dinamismo, pois é imprescindível que sejam flexíveis para atender os clientes e
suas necessidades. Para que isso seja possível é necessário possuir equipes de
trabalho flexíveis, recursos focados nas necessidades organizacionais, além de
possuir planejamento baseados em projetos. Tendo em vista que as corporações de
sucesso percebem que os conceitos de gerenciamento de projetos são universais e
genéricos, capaz de ultrapassar barreias culturais, nacionais e regionais (VARGAS,
2005).
O gerenciamento de projetos é um conjunto de ferramentas que permitem
que a organização desenvolva conjuntos de habilidades e técnicas para execução de
projetos de forma efetiva e eficaz. Através dele é realizado o controle de eventos não
repetitivos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade predeterminados (PMI-
BR, 2016).
O gerenciamento de eventos possui diversas questões que se merece
atenção, mesmo com muito planejamento e cautela há sempre a possibilidade que
ocorra imprevistos que causam grande problemas aos organizadores. Entretanto eles
podem ser minimizados para evitar problemas. Uma das principais dificuldades está
no controle de inscritos, pois é necessário um controle da quantidade, pagamentos
efetuados, credenciamentos, além da organização da agenda, notícias,
relacionamento com os participantes, mapeamento dos riscos, se faz necessário uma
metodologia que formalize os passos a serem seguidos para a organização.
Com objetivo de sanar as necessidades de gerenciar um evento, foi
desenvolvida uma metodologia para auxiliar os organizadores no controle e
padronização das tarefas, para servir como base do trabalho que deve ser realizado,
através das descrições das atividades, demonstração do fluxo de trabalho, atribuições
de responsabilidades. O gerenciamento das atividades será realizado através de uma
ferramenta gratuita com base no sistema Kanban, além de ser descrito a forma como
as informações devem ser alimentadas na ferramenta. Também foi desenvolvido o
mapeamento do processo de gerenciamento de eventos, para servir como ferramenta
de monitoramento do projeto e verificação do cumprimento das regras de negócio
estabelecidas, sendo desenvolvida a partir da notação BPMN.
12
O desenvolvimento da metodologia é necessário para oferecer aos
organizadores mais controle e dinamismos no gerenciamento das atividades, com
objetivo de garantir que os requisitos sejam atendidos, onde a documentação do
processo irá identificar os gargalos, padronizar as atividades, além de oferecer um
melhoramento constante das atividades da organização. Sem a documentação do
processo, a equipe do projeto fica sujeita a interpretações erradas sobre a execução
das tarefas, sem que haja algo palpável ou uma norma a ser seguida.
No primeiro capitulo é apresentada uma fundamentação teórica, onde serão
expostos os principais conceitos de gerenciamento de projetos, que está contida as
áreas de conhecimento envolvendo o gerenciamento de projetos, além da
apresentação da Metodologia Ágil Scrum de gerenciamento de projetos, do sistema
Kanban de gerenciamento de tarefas. No segundo capitulo, é demonstrado a forma
como os requisitos foram coletados e o planejamento para o desenvolvimento da
metodologia, e também são apresentadas as ferramentas utilizadas para o
desenvolvimento da metodologia e auxiliar o gerenciamento do evento. No terceiro
capítulo é apresentada a metodologia proposta para gerenciar a organização de um
evento, onde na primeira etapa são estabelecidos padrões de organização assim como
as nomenclaturas, o modelo utilizado para gerenciar atividades através da
ferramenta, um plano de atividades que são divididos em fases baseado no Guia
PMBOK, além do detalhamento da execução de cada atividade, posteriormente é
apresentado o processo da metodologia em BPMN.
13
1. FUNDAMENTAÇÃO
1.1 Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de projetos é uma área onde são utilizados conjuntos de
ferramentas, técnicas e habilidades com intuito de buscar com eficiência e eficácia
aos requisitos definidos no início do projeto. Essas atribuições são direcionadas ao
Escritório de Gestão de Projetos (PMO), em grande parte utilizam o Guia do
Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) para planejar
e executar os projetos, que é fornecido pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos
(PMI), uma das maiores associações de profissionais de gerenciamento de projetos
do planeta.
Um projeto é composto de conjuntos de atividades realizadas em grupo,
com o objetivo de obter um produto, serviços ou resultados únicos. Os projetos são
temporários, em razão de ter um início e fim definidos no tempo, além de escopo e
recursos definidos, também não se trata de uma operação de rotina, mas de um
conjunto específico de operações direcionadas a atingir um objetivo (PMI-BR,
2016). Uma equipe de projetos é composta de pessoas que geralmente não irão
trabalhar juntas, podendo ser até mesmo de organizações diferentes, onde todos
devem ser gerenciados de uma forma que apresentem resultados, aprendizado e
integração para a organização dentro do prazo e orçamento previstos (VARGAS,
2005).
O gerenciamento de projetos é realizado através da utilização e integração
dos 47 processos que compõem os cinco grupos de processos que são: Iniciação,
Planejamento, Execução, Monitoramento, Controle e Encerramento. Estes processos
também podem ser divididos por áreas de conhecimento, que representam um
conjunto completo de conhecimentos, técnicas e habilidades de um campo
profissional, campo de gerenciamento de projetos, ou uma área de especialização
(PMBOK, 2013).
14
1.1.1 Áreas de conhecimento
O gerenciamento de projetos visa primeiramente em identificar os
requisitos, através de abordagens de diferentes necessidades, preocupações das partes
interessadas (stakeholders) no planejamento e execução do projeto. Para uma boa
interação com os stakeholders se faz necessário estabelecer, manter e executar
comunicações ativas de forma eficaz e colaborativa (PMBOK, 2013).
É função do PMO buscar equilíbrio das restrições conflitantes de cada
projeto, os 47 processos identificados pelo Guia PMBOK são agrupados em 10 áreas
de conhecimento, onde cada área representa um conjunto de processos que podem
nortear a gestão do projeto (PMBOK, 2013). Essas áreas de conhecimento são
utilizadas na maior parte dos projetos, no qual são utilizadas de modo apropriado
para cada projeto específico.
Dentre as áreas de conhecimento do Guia PMBOK as mais importantes
para esta metodologia são Tempo, Escopo, Custo, Recursos Humanos e Integração,
por terem maior influência direta sobre os resultados no gerenciamento de eventos.
Na Figura 1, estão representadas todas as áreas de conhecimento abordadas
pelo Guia PMBOK, demonstrando que a Integração é a área responsável por ligar as
áreas entre si.
Figura 01. Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos. (DUARTE, 2016)
15
1.1.1.1 Integração
Integração é a área de conhecimento que agrupa os processos relacionados
a atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar vários processos
de outras áreas de gerenciamento de projetos. Esta área possui características de
unificação, comunicação e ações integradoras essenciais para que a execução do
projeto seja concluída da forma mais controlada possível, com intuito de gerenciar
expectativas das partes interessadas e atender os requisitos. Também lhe é atribuída a
função de fazer escolhas sobre a alocação de recursos, concessões entre os objetivos
e as alternativas conflitantes (PMBOK, 2013).
1.1.1.2 Escopo
Escopo é a área de conhecimento que possui os processos responsáveis por
garantir que o projeto possua todo o trabalho realizado, para que os requisitos sejam
atingidos e produzindo o necessário para finalizar o projeto com sucesso. Deve-se
criar um planejamento para gerenciar o escopo do projeto, pois através dele será
necessário que ele seja definido, validado e controlado pelo PMO afim de atender
aos objetivos do projeto, ou seja, o Escopo é responsável por definir o que está ou
não no projeto. Não basta que o escopo do projeto seja identificado, pois é necessário
que seja analisado criticamente, com o objetivo de se obter uma descrição detalhada
do objetivo do projeto e do produto. Também estão contidos os processos para a
criação da EAP (Estrutura Analítica de Projeto), se trata de um documento que
possui uma subdivisão das entregas, ou seja, a divisão do produto em componentes
menores que podem ser mais facilmente gerenciados (PMBOK, 2013).
1.1.1.3 Tempo
Tempo é a área de conhecimento que possui os processos necessários para
planejar, executar e gerenciar o cronograma do projeto com o intuito de que seja
concluído dentro do prazo determinado. Além de ser responsável pela identificação e
documentação das atividades a serem realizadas para que ocorra as entregas do
projeto, através da estimativa do número de períodos de trabalho necessários para
cada tarefa com os recursos estimados. Também lhe é atribuído o processo de
estimativa dos tipos e quantidades de utilização de recursos como equipamentos,
16
suprimentos, recursos humanos necessários para realização cada tarefa. O projeto
deverá possuir um de gerenciamento de cronograma, onde deverão estar
documentados os métodos e as ferramentas utilizadas, pois se trata de um plano
auxiliar que estabelece um formato de critérios para o desenvolvimento e controle do
cronograma do projeto. O planejamento deve estar preparado para possibilidade de
ocorrer eventos que interfiram no cronograma do projeto, após análise verificar o
impacto e realizar as mudanças necessárias na documentação, em casos muito graves
deverá ser desenvolvido outro cronograma com um novo prazo de entrega (PMBOK,
2013).
1.1.1.4 Custo
Custo é a área de conhecimento que possui processos relacionados a
estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle, para que o
projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado. O gerenciamento de custos do
projeto visa controlar o custo de recursos necessários para realizar todas as atividades
do projeto, além de se preocupar com os custos recorrentes direcionados a
manutenção e suporte, como limitar uma quantidade de revisões no design para
reduzir o custo que pode prejudicar o cumprimento do orçamento (PMBOK, 2013).
1.1.1.5 Qualidade
Qualidade é a área conhecimento que possui processos responsáveis por
determinar as políticas de qualidade, os objetivos e responsabilidades, com o intuito
de que o projeto atenda às necessidades para qual foi atribuído. Os processos desta
área estão ligados aos procedimentos para implementação de acordo com o contexto
do projeto, oferecendo suporte as atividades de melhoria contínua e ao sistema de
gestão de qualidade da organização. Dessa forma a Qualidade trabalha para que os
requisitos do projeto e produto sejam cumpridos e validados (PMBOK, 2013).
1.1.1.6 Recursos Humanos
Recursos Humanos (RH) é a área de conhecimento que possui os processos
que organizam, gerenciam e guiam a equipe do projeto, que consiste em um conjunto
de pessoas que possuem funções determinadas para completar o projeto. Os
membros da equipe podem ter vários conjuntos de habilidades atuando em tempo
17
integral ou parcial, onde podem ser adicionados novos membros ou remove-los de
acordo com as necessidades do projeto. Apesar dos membros terem papeis e
responsabilidades bem definidas, o envolvimento de todos no planejamento e na
tomada de decisões pode ser benéfico, pois agrega seus conhecimentos ao processo e
fortalece o compromisso com o projeto. O RH possui também processos com
objetivo de identificar os papeis, responsabilidades, hierarquia do pessoal que
integram a equipe do projeto, sendo necessário um plano para gerencia-lo. Também é
responsável pelo processo de melhoria das competências da equipe, da interação da
equipe e do ambiente com o intuito de melhor o desempenho no projeto. Cabe ao GP
acompanhar o desempenho dos membros da equipe, fornecer um feedback do
trabalho realizado, resolver problemas e ajustar o projeto as mudanças durante a
execução com objetivo de aumentar o desempenho de todos os membros no projeto
(PMBOK, 2013).
1.1.1.7 Comunicação
Comunicação é a área de conhecimento que possui processos necessários
para garantir que as informações do projeto sejam planejadas, distribuídas,
gerenciadas e dispostas da melhor maneira. Está é uma área fundamental, pois o
gerente passa o maior tempo se comunicando com os membros da equipe e as partes
interessadas, onde a comunicação deve prever as possíveis diferenças culturais e
organizacionais dos envolvidos, além dos diferentes níveis de conhecimento. Os
processos devem ser executados de forma que se desenvolva uma abordagem
apropriada e um plano de comunicação de acordo com as necessidades do projeto
(PMBOK, 2013).
1.1.1.8 Riscos
Riscos é a área conhecimento que possui processos responsáveis pelo
planejamento, identificação, análise, respostas e controle de riscos de um projeto.
Esta área tem como objetivo aumentar a probabilidade de impactos dos eventos
positivos e reduzir a probabilidade de eventos negativos. O risco do projeto é uma
condição incerta, que se ocorrer irá gerar um impacto ao projeto, seja ele positivo ou
negativo. A equipe do projeto deverá analisar quais são as causas que desencadeiam
18
o evento, a condição que crie as possibilidades, se o risco depende de um agente
externo, o custo necessário para tratá-lo ou mitigar o impacto (PMBOK, 2013).
1.1.1.9 Aquisições
Aquisições é a área de conhecimento que possui os processos necessários
para aquisições de produtos, serviços ou resultados externos a equipe de projeto,
onde a organização pode ser tanto a compradora quanto a vendedora de produtos ou
serviços de um projeto. Está relacionada ao controle dos contratos emitidos e de
mudanças necessárias para administrar pedidos de compra que foram emitidos por
membros autorizados da equipe do projeto (PMBOK, 2013).
1.1.1.10 Partes Interessadas
Partes Interessadas é a área conhecimento que possui processos necessários
para identificar todas as pessoas, organizações ou grupos que podem impactar ou ser
impactados pelo projeto, ou seja, todos que possuem alguma relação com o projeto,
as partes interessadas também são chamadas de Stakeholders. Os processos
relacionados a essa área de conhecimento possuem a função de analisar as relações
das partes interessadas com o projeto, além de avaliar o seu impacto, afim de
gerenciar de maneira eficaz o seu engajamento no projeto. Nesta área também se
concentra a comunicação contínua para que todos interessados estejam satisfeitos,
atender as suas necessidades e expectativas, gerenciando interesses conflitantes, pois
a satisfação das partes interessadas deve ser o objetivo essencial do projeto
(PMBOK, 2013).
1.2 Scrum: Metodologia Ágil
O Scrum é uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos de software,
onde os projetos são divididos em ciclos chamados de Sprints, onde representam um
Time Box que possuem um conjunto de atividades para serem realizadas até o final
do ciclo. Em metodologias ágeis o trabalho é dividido em iterações, no caso do
Scrum são chamados de Sprints (DESENVOLVIMENTO ÁGIL, 2014).
Na Figura 2 está representada as fases do Ciclo Scrum de Desenvolvimento
Ágil, onde na primeira fase as funcionalidades que irão ser implementadas nos
projetos são mantidas em lista chamada de Product Backlog. A segunda fase é
19
marcada pelo início de cada Sprint, se faz um Sprint Planning Meeting (reunião de
planejamento), na qual o Product Owner prioriza os itens do Product Backlog
(funcionalidades desejadas para um produto), então a equipe do projeto seleciona as
tarefas que poderão ser iniciadas na próxima Sprint e essas tarefas são transferidas do
Product Backlog para o Sprint Backlog (DESENVOLVIMENTO ÁGIL, 2014).
Figura 02. Ciclo Scrum (DESENVOLVIMENTO ÁGIL, 2016)
A cada dia de uma Sprint, a equipe realiza uma breve reunião chamada de
Daily Scrum, com o objetivo da equipe tomar conhecimento do que foi realizado no
dia anterior, além de identificar as atividades que possuem os motivos que possuem
obstáculos para serem executas (DESENVOLVIMENTO ÁGIL, 2014).
Ao final de cada Sprint, a equipe realiza uma reunião onde são apresentadas
as funcionalidades implementadas em uma Sprint Review Meeting, posteriormente a
equipe identifica o que funcionou bem, o que pode ser melhorado e que ações são
necessárias para corrigir os problemas. Essa atividade é chamada de Sprint
Retrospective e após esses passos a Sprint é finalizada para iniciar a próxima,
reiniciando o ciclo (DESENVOLVIMENTO ÁGIL, 2014).
1.3 Kanban
O Kanban é uma metodologia de gerenciamento que divide o trabalho em
partes, na qual cada parte será representada por um cartão e são colocados em um
quadro ou parede. Para organizá-las são utilizadas colunas para separar as tarefas,
onde as colunas são nomeadas de acordo com a fase que se encontra a atividade, por
20
exemplo as colunas podem ser nomeadas como “A Fazer”, “Fazendo”, “Feito”. A
Figura 3 mostra um exemplo de utilização do Kanban, seguindo o mesmo modelo de
nomeação e divisão das colunas citado anteriormente. A quantidade de colunas e a
sua nomeação ficam a critério da equipe de projeto, pois o modelo adotado deverá
ser criado de acordo com a sua necessidade, onde as colunas irão definir onde cada
item se encontra no fluxo de trabalho, (KNIBERG, 2009).
Figura 03. Exemplo de utilização do Kanban (SOUZA, 2016)
Para garantir que as tarefas possuam boa continuidade, é essencial que se
associe limites explícitos, na qual se estabelece um limite de quantas tarefas podem
estar em progresso ou Work in Progress (WIP), como é chamado no Kanban.
Também é fundamental que se tenha um bom controle do tempo de execução de uma
tarefa, esse tempo é chamado de “tempo de ciclo. Sempre deve-se buscar otimizar os
processos afim de tornar o tempo de execução o menor e mais previsível possível
(KNIBERG, 2009).
1.4 BPMN
O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação aplicada
na modelagem de processos de negócios, que tem por objetivo fornecer uma
representação de atividades de uma organização, através de diagramas dos fluxos de
processos, para que sejam de fácil entendimento para todos membros da equipe. Os
diagramas são desenvolvidos pelo meio de análises do comportamento da
organização e da forma como executam a atividade, identificando a ordem que elas
são executas, atividades que dependem de outras para serem executadas, quem irá
executa-las, mensagens que fluem nos processos, tomadas de decisão, entre outros. A
BPMN é mantida pela OMG (Object Management Group), uma organização
21
internacional sem fins lucrativos que visa estabelecer padrões de uso de tecnologias,
além de atuar como produtor de eventos, workshops, conferências (OMG, 2013).
A modelagem BPMN é representada conjuntos de elementos gráficos, com
objetivo de fornecer meios para realizar o mapeamento do processo de forma
padronizada. Nas tabelas 1, 2, 3 e 4, são descritos os elementos utilizados no
exemplo de modelagem BPMN e no mapeamento do processo de gerenciamento de
eventos.
1.4.1 Objetos de Fluxo
Objeto Descrição Figura
Início Representa o início do processo ou
subprocesso.
Intermediário Utilizado para representar alguma mudança
de estado no processo.
Intermediário Possui um gatilho temporizador, que é
definido por uma data ou hora específica ou
um ciclo, se usado no fluxo principal causará
um estado de espera.
Fim Utilizado para representar o fim do processo
ou subprocesso.
Tarefa Utilizado para representar tarefas no
processo.
Subprocesso Utilizado para demonstrar tarefas que
possuam atividades dentro da própria tarefa.
Enlace Utilizado para demonstrar tarefas que iram se
repetir até que o objetivo da tarefa seja
alcançado.
22
Gateway Utilizado para representar as tomadas de
decisões.
Gateway
Inclusivo
Utilizado para representar uma condição
inclusiva, onde pode haver uma combinação
dos caminhos criados a partir o gateway.
Gateway
Paralelo
Utilizado para representar a divisão do fluxo
em dois ou mais, onde as atividades serão
executadas paralelamente.
Tabela 1. Descrição dos Objetos de Fluxo
1.4.2 Objetos de Conexão
Objeto Descrição Figura
Fluxo de
Sequência
Utilizado para mostrar a sequência das tarefas
a serem executadas.
Associação Utilizado para associar dados, textos e outros
objetos do fluxo.
Tabela 2. Descrição dos Objetos de Conexão
1.4.3 Artefatos
Objeto Descrição Figura
Objeto de
dados
Utilizado para mostrar como os dados são
solicitados pelas atividades.
Tabela 3. Descrição dos Objetos de Artefatos
1.4.4 Swimlanes
Objeto Descrição Figura
Pool Contém as tarefas do processo de
negócio.
23
Lane Utilizado para fazer a organização
dentro de um pool, através da
divisão das tarefas por
categorização.
Tabela 4. Descrição dos Objetos Swimlanes
1.4.5 Exemplo de Modelagem BPMN
Na Figura 4 é demonstrado um exemplo de modelagem BPMN, onde são
exibidos os elementos mais básicos neste tipo de notação, o diagrama não possui
nenhuma lane, que são responsáveis para organizar as atividades e identificar um
papel responsável pela organização, os retângulos são as atividades ou tarefas
executadas, o losango são os Gateways responsáveis por controlar as tomadas de
decisões, juntar ou dividir os trajetos.
Figura 04. Exemplo de Modelagem BPMN (BGTBRASIL, 2016)
Através da BPMN cria-se uma forma eficiente de documentação dos
processos da organização, onde irá facilitar a gerência e monitoramento das
atividades, além de estabelecer um padrão de como as tarefas devem ser executadas.
A criação desta notação foi através da fusão das melhores práticas elencadas dentro
da comunidade de modelagem de negócios, além de trazer conhecimentos e
experiências de outras notações existentes como na UML Activity Diagram, UML
EDOC Business Processes, IDEF, ebXML BPSS, entre outros. (OMG, 2013).
24
2. METODOLOGIA
Inicialmente foram realizadas pesquisas bibliográficas sobre a área de
gerenciamento de projetos, com o objetivo de obter o embasamento teórico
necessário para desenvolver a metodologia proposta aplicando os conceitos e
melhores práticas dos profissionais da área, tendo como base a quinta edição do Guia
PMBOK. Também foi realizado um estudo sobre a Metodologia Ágil Scrun, que foi
utilizada para o desenvolvimento da metodologia em relação a parte de
gerenciamento, juntamente com o sistema Kanban para a organização das tarefas de
gerenciamento de eventos. Além de ser necessário um estudo sobre modelagem de
processos de negócios, que foram utilizados para documentação sobre o processo de
gerenciamento de eventos, onde a notação utilizada foi a BPMN.
2.1 Reuniões com Stakeholders
Inicialmente há uma necessidade de realizar uma reunião com a equipe da
organização do evento, para que as ideias, objetivos, requisitos sejam discutidos afim
de identificar e avaliar os requisitos para a realização do evento. É essencial que os
membros estejam preparados para a reunião inicial, com ideias e requisitos básicos
para a realização do evento para que possa ser debatido com os demais membros e a
tornando mais produtiva. A partir do debate com a equipe foi iniciado o Mapa
Mental contendo as atividades necessárias para a realização do evento, incluindo as
atividades julgadas pela equipe como fundamentais e as que podem ou não ser
executadas, pois serão avaliadas no decorrer do projeto.
A comunicação da equipe pode ser realizada tanto pela ferramenta de
gerenciamento Trello, quanto por mensageiros de preferência da equipe, mas caso
seja necessária uma reunião presencial, seja para adequar o planejamento ou avaliar
criticamente o andamento da organização do evento. O Trello foi utilizado para
agendar as reuniões e registra-las, assinalando o dia e horário, os pontos a serem
tratados, os membros que deveriam comparecer à reunião, sendo que após a reunião
os resultados foram disponibilizados para conhecimento de toda a equipe.
25
2.2 Mapa Mental
Foi elaborado um Mapa Mental na reunião inicial para organização do evento como foi dito anteriormente, este serviu como guia para a
elaboração da metodologia de gerenciamento de eventos, onde está dividido da fase 0 até a fase 4, essas fases foram nomeadas com base em grupos de
processo do Guia PMBOK, sendo que o planejamento possui duas etapas, por esse motivo consta duas fases para o planejamento.
A Figura 5 mostra o Mapa Mental das tarefas que foram elencadas pela equipe da organização, onde estão relacionadas à sua respectiva fase,
nota-se que algumas atividades possuem sub tarefas que serão citadas e detalhadas no capitulo dos resultados, apresentando de forma prática.
Figura 5. Mapa Mental para organização do evento.
26
2.3 Materiais e Ferramentas
Gerenciar projetos requer muita dedicação de tempo e esforços, para
qualquer gerente é essencial que possua organização e dinamismo em suas tarefas,
dessa forma é possível alcançar os objetivos utilizando o tempo e recursos
estabelecidos. Para atender as necessidades dos gestores existem muitas ferramentas
no mercado, seja soluções pagas ou gratuitas, online ou não, elas foram
desenvolvidas através de estudos das necessidades e seguindo as melhores práticas
discutidas em congressos de gerenciamento de projetos, como os congressos
promovidos pelo PMI.
Existem diversas ferramentas com diferentes formas de trabalhar, o
fundamental ao escolher as ferramentas é analisá-las para identificar se atendem as
necessidades da organização, pois uma ferramenta pode ser uma ótima solução para
uma organização, enquanto para outra pode não cumprir o seu papel. Outro ponto
importante, dificilmente irá encontrar uma ferramenta que atenda todas as
necessidades, por esse motivo deve-se ter em mente encontrar ferramentas que se
completem. Ao analisar os requisitos para organização de eventos, foram escolhidas
três ferramentas gratuitas, para o gerenciamento do evento foi escolhida a ferramenta
Trello e para desenvolvimento da metodologia foram utilizadas o FreeMind e o
Bizagi Modeler, tais ferramentas serão apresentadas a seguir.
2.3.1 Trello
É uma ferramenta disponibilizada pela Trello Inc., que fornece de forma
gratuita vários recursos, tendo a opção de um upgrade para obter mais
funcionalidades. A Trello possui mais de 4,75 milhões de usuários e em maio de
2015 a Trello entrou no mercado internacional, com versões traduzidas para o Brasil,
Alemanha e Espanha (TRELLO, 2016).
O Trello foi escolhido por se tratar de um software bastante versátil, que
pode ser ajustado de acordo com as necessidades dos usuários, além de oferecer o
dinamismo que é essencial para qualquer projeto. Ele pode ser utilizado por apenas
um usuário ou também por uma equipe, pois permite a integração de informações e
comunicação entre os integrantes.
27
A ferramenta fornece recursos direcionados ao gerenciamento de projetos
que permite uma boa visibilidade do andamento das atividades, onde é possível
priorizar tarefas, ter conhecimento de quais foram finalizadas, quais estão atrasadas,
transmitir mensagens claras, delegar tarefas a membros da equipe, entre outros. O
Trello surge para sanar essas necessidades tão essenciais em todas as organizações,
através de uma interface simples e fácil de usar. Esta ferramenta é utilizada por
diversas empresas que buscam otimizar a produtividade de suas equipes, como a
Google, Adobe, Paypal (CAELUM, 2016).
Figura 06. Visão geral do Trello (TURINI, 2016)
O Trello tem como base o sistema Kaban que é muito utilizado no
desenvolvimento ágil como Scrum. Na Figura 6, mostra uma visão geral dos itens da
ferramenta que são: Board onde é inserido o nome do projeto; Trilhas são colunas
que contidas na organização do projeto, que são responsáveis dividir as tarefas de
acordo com seu status, neste exemplo as tarefas podem ser classificadas de três
modos, na primeira trilha “A fazer” estão as atividades que não foram iniciadas, na
segunda “fazendo” estão as atividades que estão em andamento, na terceira
“Concluído” estão as atividades que foram finalizadas; Quadro é o local onde é
inserida a descrição de cada atividade, a ferramenta oferece a possibilidade de inserir
imagens, comentários, anexos, datas de expiração, atribuir responsabilidades, que
auxiliam no controle gerencial do projeto.
2.3.2 FreeMind
É um software para criação de mapas mentais, que busca se aproximar do
funcionamento da mente humana, onde busca ligar conceitos de forma mais natural
possível. O método do Mapa Mental foi criado por Tony Buzan, que está voltado a
gestão de informações, do conhecimento, para compreender e solucionar problemas,
28
além de se tratar de uma ótima ferramenta de brainstorming. Este método é adotado
por diversas áreas de conhecimento, pois trabalha de forma genérica através da
representação gráfica do conhecimento, além de ser muito útil para armazenar e
organizar ideias. O FreeMind foi escolhido por se tratar de uma ferramenta gratuita,
por ter uma interface intuitiva, na qual a equipe está habituada em utilizar, além de
atender os requisitos para a elaboração do Mapa Mental e organização as ideias e
objetivos do projeto.
Através desta ferramenta pode se criar diagramas com qualquer tipo de
informação, pois este software fornece todas as ferramentas para criar seu Mapa
Mental, além de possuir um guia completo de ajuda. Na Figura 7 é apresentado um
exemplo de como pode se organizar ideias a partir dos conceitos definidos pelo
próprio usuário.
Figura 7. Exemplo de Mapa Mental no FreeMind (PASSOS, 2016).
2.3.3 Bizagi Modeler
É um software que permite organizar graficamente processos e realizações
existentes em atividades, através de um fluxo de informações, com isso é possível
identificar os problemas e analisar possíveis soluções, este software realiza
modelagens BPMN. Esta ferramenta foi escolhida por ter recursos profissionais para
modelagem de negócios, ser de fácil utilização, além de ser uma referência em
modelagem BPMN. Uma função que chama a atenção é a possibilidade de trabalhar
de forma colaborativa, por meio de comentários e edições de colegas de trabalho,
para usar esses recursos é necessário efetuar o cadastro. O Bizagi Modeler é mantido
pela Bizagi Inc, apesar de ser um software proprietário o download é gratuito.
Na Figura 8 é demonstrado a interface do Bizagi, que contém um digrama
BPMN como exemplo, no lado esquerdo estão os elementos para serem inseridos no
29
diagrama, no centro é a área de trabalho da ferramenta onde as lanes são inseridas,
juntamente com as atividades, elementos e associações. Nesta ferramenta é possível
adicionar imagens, caixa de textos formatados (tipo, cor e fonte), cabeçalho, artefatos
personalizados, também pode agrupar elemento e definir metas para trechos
específicos do diagrama.
Figura 08. Interface do Bizagi Modeler (VISUAL PARADIGM, 2016).
30
3. RESULTADOS
Foi desenvolvida uma metodologia de gerenciamento de eventos para
atender as necessidades da organização PMI-MT, que é responsável por organizar
eventos direcionados a área de gerenciamento de projetos ao longo do ano, porém
não havia uma documentação das atividades necessárias que sirva de guia para
facilitar a organização e padronização das atividades.
Com base em pesquisas bibliográficas e na adoção de boas práticas
apontadas pela equipe do projeto e sua expertise, a metodologia foi elaborada durante
o planejamento do 3ª Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-MT, que
ocorrerá nos dias 15, 16 e 17 de setembro de 2016, onde o tema do congresso é
"Gerenciar talentos e Desenvolver a cultura em Gerenciamento de Projetos". Este
congresso é o maior evento de gerenciamento de projetos de Mato Grosso, e a
metodologia está sendo posta em prática e avaliada ao decorrer do projeto.
Para garantir uma boa organização no gerenciamento da organização do
evento e melhor utilização da ferramenta Trello, é necessário estabelecer alguns
padrões na organização das atividades, como na organização das trilhas (colunas que
separam as atividades), de que forma serão utilizados os quadros (armazenam as
tarefas), quais etiquetas (tags de marcação das atividades) utilizar e seu significado.
3.1 TRILHAS
Como o Trello permite que o usuário organize a interface de acordo com as
necessidades, nesta metodologia foram definidos alguns padrões para a organização
dos quadros de atividades. Primeiramente foram definidas a quantidade e quais
trilhas irão conter o painel principal, onde as trilhas iram separar as atividades de
acordo com o seu status. As trilhas serão organizadas na seguinte ordem:
• 1ª Finalizado: Irá conter as atividades que foram encerradas;
• 2ª Em Andamento: As que começaram a ser executadas;
• 3ª Importante: As que possuem maior prioridade;
• 4ª Atividades: Que precisam ser executadas;
• 5ª Pendente: Que estão aguardando resposta de terceiros;
31
• 6ª Reuniões: Agendamento e histórico de reuniões da equipe.
Figura 9. Utilização das trilhas no Trello.
Na Figura 9 é apresentado a utilização das trilhas no Trello, em cada trilha
estão as atividades do projeto em execução, sendo que as atividades estão separadas
nas trilhas de acordo com o status, com exceção da trilha Reuniões que tem a função
de agenda-las, registrar os detalhes das reuniões da equipe, como data, temas
debatidos, tomadas de decisões que irão ser comunicadas para aos outros membros.
3.2 ETIQUETAS
As etiquetas são normalmente utilizadas para categorizar por área de
atuação, fase do projeto, ou como o usuário achar conveniente. Nesta metodologia
serão utilizadas dois tipos de etiquetas, o primeiro tipo é composto pelas etiquetas de
fase do projeto, que foram definidas seguindo como modelo as fases do projeto do
Guia PMBOK, com exceção da fase de Monitoramento e Controle, pois foi a
atividade de monitoramento do projeto será realizada pelo acompanhamento das
alimentações na ferramenta Trello.
Enquanto ao outro tipo de etiqueta, estão relacionados aos cargos da direção
da organização, que são as áreas das Vice-Presidências (VPs) e da Presidência. Nesta
metodologia as etiquetas das VPs foram definidas de acordo com os cargos
existentes na organização PMI-MT e que estão diretamente responsáveis pelo
gerenciamento dos eventos, por esse motivo se outra organização utilizar essa
metodologia, as etiquetas deveram ser ajustadas de acordo ao seu organograma.
3.2.1 Etiquetas das Fases
• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
32
• Encerramento.
3.2.2 Etiquetas das VPs (Áreas)
• Presidência;
• VP Adm/Financeiro;
• VP Voluntariado;
• VP Marketing.
• VP TIC;
• VP Eventos;
Figura 10. Utilização das etiquetas no Trello.
Na Figura 10, é exibida a utilização das etiquetas no Trello, onde são
diferenciadas pelas cores definidas pela equipe do projeto. Cada quadro corresponde
a uma tarefa do projeto, que são marcadas pelas cores das etiquetas, onde cada cor
corresponde a fase do projeto que a tarefa pertence ou a área da direção responsável.
As etiquetas são úteis para visualizar qual fase a tarefa pertence e quem é
responsável pela execução, além das tarefas poderem ser filtradas pelas etiquetas
selecionadas.
3.3 QUADROS
Os quadros armazenam as atividades do projeto, dentre os principais são o
de patrocínio, definição do local e seleção de palestrantes. No caso do patrocínio
ficou definido que ele ocupará 3 quadros para patrocínio, onde cada possível
patrocínio ficará de acordo com seu status, que são o geral (armazenará todos
inicialmente), rejeitado e aprovado. Para as atividades que possuam várias etapas,
serão utilizados checkboxes para controle do andamento da atividade, que será
33
finalizada quando todas forem concluídas. As atividades não realizadas serão
arquivadas.
3.4 ATIVIDADES
Após a definição dos padrões de utilização da ferramenta, é necessário
entender as atividades que foram definidas pela equipe do projeto. As atividades
estão divididas de acordo com as fases estabelecidas anteriormente que seguem como
base alguns grupos de processo do Guia PMBOK, que são a Iniciação, Planejamento,
Execução e Encerramento, como havia sido definido na elaboração do Mapa Mental.
Neste capitulo estão descritas as ações que cada atividade necessita, assim como as
subatividades que algumas tarefas possuem.
3.4.1 Fase de Iniciação
Definição do Tema do Evento: é escolhido o tema do evento, levando em
conta que o tema não seja similar aos eventos anteriores e elencar os temas atuais
mais interessantes.
Captação de patrocínio e apoio: Atividade para elaboração da lista de
possíveis patrocinadores financeiros ou apoio ao evento, além de realizar
negociações para fechar os contratos de patrocínio.
3.4.2 Fase de Planejamento 1
Seleção de Palestrantes: Subprocesso que possui atividades que devem ser
executadas para realizar a seleção de palestrantes, onde as tarefas estão listadas
abaixo:
• Elaborar lista de nomes alinhados ao tema do evento;
• Realizar reunião da diretoria para escolha dos nomes
• Contato com Briefing do evento para verificar disponibilidade.
• Solicitar mini-curriculum, título e breve resumo da participação;
• Caso o palestrante recuse, deixar as portas abertas para o próximo
evento.
Definição a ferramenta de inscrição e envio dos certificados: Definir
qual ferramenta para gerenciar as inscrições e a venda, além de definir a ferramenta
responsável por gerar e enviar os certificados aos participantes.
34
Definição dos custos do evento: Analisar juntamente com a equipe as
necessidades de recursos para realizar um evento, afim de ter uma base do valor
necessário e que seja alcançável.
Definição de datas e Valores dos Lotes: Definir a quantidade de lotes,
quando as vendas serão iniciadas, quais os valores e as datas de vencimento de cada
lote.
Analise e monitoramento dos eventos concorrentes na data: Analisar e
verificar periodicamente a realização de eventos na mesma data ou próxima que
possa prejudicar o evento, pois isso geraria um impacto na quantidade de inscritos e
na disponibilidade de palestrantes.
Definição do Local: Elaborar uma lista com os possíveis locais para a
realização do evento, obedecendo o orçamento estabelecido e sem prejudicar os
recursos destinados as outras atividades. Além de verificar se o local atende as
necessidades do evento como: disponibilidade de WiFi; quantidade de pessoas;
locais para realização de workshops; locais para realização de minicursos, entre
outros.
Definição dos Logos: Propor ideias dos logos que serão utilizados no
evento e defini-los.
Desenvolvimento do Plano de Comunicação: Elaborar o plano para
divulgar o evento a partir a realização das sub tarefas:
• Definição de PDUs para as comunicações e envio dos certificados;
• Definição do marketing digital;
• Texto de e-mail para divulgação;
• Plano de publicação nas redes sociais (valores e periodicidade);
• Divulgação nas empresas;
• Vídeos dos palestrantes confirmando presença;
Captação de Voluntários: Oferecer treinamento dos procedimentos de
organização do evento, como atendimento ao credenciamento do participante,
entrega dos kits, orientação das localizações das palestras e workshops, entre outros.
Obtenção de termos de compromisso dos voluntários: Obter um
documento assinado pelo voluntário, onde se compromete a exercer as funções que
lhe forem atribuídas e estar presente na data que for solicitado.
35
Monitoramento e Controle da Alimentação da ferramenta Trello: O GP
(Gerente de Projeto) do evento irá monitorar a alimentação das informações na
ferramenta e avaliar o andamento do projeto.
3.4.3 Fase de Planejamento 2
Liberação das Inscrições: É iniciado o período de inscrições do evento e
também a liberação para o pagamento.
Realizar os Orçamentos do Evento: Realizar o levantamento dos custos
definidos pela equipe, como os materiais, local, equipamento, entre outros.
Realizar Aquisição dos Materiais genéricos (sem logos do evento):
Comprar materiais genéricos como pincéis, papeis, Flip-Chart, entre outros.
Comprar Passagens dos Palestrantes: Verificar as localizações de origem
dos palestrantes, pesquisar preços e realizar as reservas de passagens e hospedagem.
Definição das regras de disponibilização dos materiais pós evento:
Definir o que poderá ou não ser disponibilizado após o evento, além de elaborar um
termo para formalizar o acordo com o palestrante.
Definição do(s) mestre(s) de cerimonias: Listar e avaliar os possíveis
mestres de cerimônia disponíveis para a data do evento.
Desenvolvimento das Artes do Evento e Templates (apresentação):
Desenvolvimento dos templates das apresentações e das artes do evento como
banners e panfletos.
Execução do Plano de Comunicação: Executar o plano de comunicação
de acordo com o estabelecido.
Envio dos templates aos palestrantes: Enviar os templates das
apresentações aos palestrantes.
3.4.4 Fase de Execução
Aquisição do material específico para o evento (banner, lona fundo,
crachás,...) e material de consumo: Verificar com palestrantes e Staff o material
necessário para a realização das palestras, minicursos e workshops, por exemplo,
canetas, folders, pastas, camisas, folhetos PMI, crachás e cordão, toner, etiquetas,
entre outros. Além de reservar recursos como projetor, equipamento de som,
fotografia, filmagem.
36
Definição de logística aeroporto-hotel-evento-aeroporto: Programação
do horário do voo, saída do hotel, definir os responsáveis por transportar os
palestrantes.
Definição de Brindes aos palestrantes: Definir quais brindes serão
entregues aos palestrantes, levando em conta a quantidade de palestrantes e recursos
disponíveis.
Contagem dos materiais de acordo com a quantidade de participantes:
Verificar com palestrantes quais materiais necessários, por exemplo, papel, pincéis,
flip-chart, entre outros.
Elaboração de roteiro diário do evento: Definir o cronograma do evento.
Divulgação e participação da Staff no evento: Definir quais membros
irão estar presente em cada sessão e comunica-los com antecedência, com o objetivo
de auxiliar o palestrante no que precisar.
Notebooks para check-in e filiação: Verificar e providenciar a quantidade
necessária.
3.4.5 Fase de Encerramento
Agradecimento aos palestrantes, patrocinadores e reconhecimento dos
voluntários: Agradecer a presença e a dedicação dos palestrantes, o incentivo e
apoio dos patrocinadores e ao empenho e dedicação dos voluntários.
Disponibilização dos materiais para os participantes (apresentações):
Disponibilizar de acordo com as regras estabelecidas na fase de planejamento.
Pagamento de fornecedores: Quitar a dívida com fornecedores.
Envio avaliação do evento: Enviar um questionário aos participantes sobre
sua avaliação do evento.
Tabulação da avaliação do evento: Analisar o feedback dos participantes
sobre a avaliação da organização do evento.
Envio dos certificados: Verificar os participantes presentes e informar os
dados a ferramenta de geração dos certificados.
Reunião de lições aprendidas: Elencar as tarefas que foram bem
executadas e as que não foram, além de analisar os pontos que podem ser
melhorados.
37
Definição do GP do próximo evento: Eleger o responsável pela
organização do próximo evento.
3.5 PROCESSO
O mapeamento dos processos se iniciou desde a primeira reunião, onde foi
desenvolvido o Mapa Mental com as principais tarefas a serem executas. As
prioridades elencadas pela equipe do projeto serviram como base para a
documentação do processo, sendo que ao longo do desenvolvimento da metodologia
foram realizados alguns ajustes com o objetivo de deixar a metodologia mais clara e
objetiva.
A modelagem dos processos foi desenvolvida respeitando a ordem de
execução das fases do projeto que foi definida para esta metodologia, no qual as
atividades da fase seguinte não são iniciadas até que todas as tarefas da fase anterior
sejam encerradas. A modelagem foi dividida em Swimlanes com os nomes das áreas
das VPs da organização PMI-MT.
O processo em BPMN mostra como uma representação gráfica no qual
simplifica o entendimento da metodologia, além de oferecer uma visão geral das
atividades, tornando-as mais fáceis de visualizar, tanto os processos quanto o
andamento do projeto.
Por se tratar de uma imagem extensa, o diagrama em BPMN foi dividido
em duas partes. Na Figura 11 é exibida uma imagem panorâmica do processo
completo e a divisão que servirá para mostrar as atividades com imagem ampliada. A
primeira parte é mostrada na Figura 12 e a segunda parte é mostrada na Figura 13.
O processo inicia-se com a reunião de lições aprendidas do evento anterior,
onde a equipe reúne as ações que foram bem executadas e as que tiveram algum
problema e o que pode ser feito para que não se repita, para servir de aprendizado das
ações que podem ou não ser realizadas. Em seguida é iniciada a primeira tarefa do
processo da organização do evento atual, onde é escolhido o tema do evento, levando
em conta que o tema não seja similar aos eventos anteriores e elencar os temas atuais
mais interessantes. Após a definição do tema o processo seguirá para o gateway
inclusivo dividira o fluxo para atividades referentes às necessidades iniciais da
organização do evento, que deveram ser finalizadas antes da liberação das inscrições,
que devem ser encerradas até 7 meses antes da data do congresso ou 2 meses no caso
38
de demais eventos, com exceção da Captação de Patrocínio. Após a liberação das
inscrições é iniciada a segunda etapa do planejamento do evento, que contém
atividades relacionadas a custos, comunicação, desenvolvimento das artes do
evento, definição de regras de disponibilização de matérias após o evento e definição
do mestre de cerimônia, que deve ser encerrada até 2 Meses antes do congresso ou 3
semanas nos demais eventos, onde nessa fase deverá ser encerrada a Captação dos
Patrocínios. Com a fase de planejamento concluída, é iniciada a primeira etapa da
fase de execução que deverá ser encerrada até uma semana antes do evento, que está
relacionada a aquisição dos materiais necessários, transporte, acomodações e brindes
aos palestrantes. Na segunda etapa da fase de execução são preparados os materiais e
equipamentos necessários, divulgação das funções da Staff do Chapter no evento e
elaboração do roteiro diário. Após a realização do evento é iniciada a fase de
encerramento, onde são enviados aos participantes as avaliações do evento e
recebidos os feedbacks para serem utilizados na reunião de lições aprendidas, além
de agradecer aos palestrantes, patrocinadores e reconhecendo o esforço dos
voluntários, pagamento dos fornecedores, envio de certificados, disponibilização dos
materiais das apresentações. Após encerrada a primeira etapa do encerramento, é
realizada uma reunião que debaterá as lições aprendidas sobre a organização do
evento, no final da reunião é escolhido o próximo gerente de projeto, assim
finalizando o processo de gerenciamento do evento.
39
Figura 11. Diagrama BPMN Completo, exibindo a divisão em duas partes.
40
Figura 12. Primeira parte da modelagem do processo em BPMN
41
Figura 13. Segunda parte da modelagem do processo em BPMN
42
Na Figura 14, é detalhado o subprocesso da atividade Seleção dos
Palestrantes, onde a primeira tarefa é elaborar uma lista de nomes de palestrantes
alinhados com o tema do evento, em seguida é realizada uma reunião com a diretoria
para escolher os nomes, na terceira tarefa é realizado o contato com o palestrante,
está tarefa trata-se de um loop, pois será realizada várias vezes até completar a
quantidade de palestrantes. Quando realizar o contato com o palestrante, será
verificado se ele tem disponibilidade para a data do evento que pode obter duas
respostas: se tiver, será solicitado um mini-curriculum, título e um breve resumo da
sua participação e o subprocesso é encerrado; se não tiver, agradece pela atenção e
abre as portas para o próximo evento.
Figura 14. Subprocesso de Seleção dos Palestrantes
Na Figura 15, é detalhado o subprocesso da atividade Desenvolvimento de
Plano de Comunicação, onde a primeira tarefa é a definição de PDUs (Professional
Development Unit) para as comunicações, em seguida é defino o marketing digital,
posteriormente são iniciadas três atividades paralelas: Definição do texto de
divulgação por e-mail; Definição do plano de comunicação nas redes sociais;
Definição do plano de divulgação nas empresas. Após as três tarefas serem
executadas, o fluxo se uni e então é executado o planejamento da divulgação através
do vídeo de palestrantes confirmando presença, em seguida o subprocesso é
finalizado.
Figura 15. Subprocesso de Desenvolvimento de Plano de Comunicação
43
3.6 INDICADORES DE MONITORAMENTO
Na Tabela 5, é exibida uma simulação do andamento do projeto, que foi
criada para a demonstração do funcionamento dos indicadores, onde o objetivo é
exibir a situação atual das tarefas e do projeto.
ATIVIDADES DE GERENCIAMENTO DE EVENTOS Nº FASE ATIVIDADE STATUS 1 Iniciação Definição do Tema do Evento Concluído 2 Iniciação Captação de patrocínio e apoio Concluído 3 Planejamento 1 Seleção de Palestrantes Concluído 4 Planejamento 1 Definição a ferramenta de inscrição e
envio dos certificados Concluído
5 Planejamento 1 Definição dos custos do evento Concluído 6 Planejamento 1 Definição de datas e Valores dos Lotes Concluído 7 Planejamento 1 Analise e monitoramento dos eventos
concorrentes na data Concluído
8 Planejamento 1 Definição dos Logos Concluído 9 Planejamento 1 Desenvolvimento do Plano de
Comunicação Concluído
10 Planejamento 1 Captação de Voluntários. Concluído 11 Planejamento 1 Obtenção de termos de compromisso
dos voluntários Concluído
12 Planejamento 1 Monitoramento e Controle da Alimentação da ferramenta Trello
Em Andamento
13 Planejamento 2 Liberação das Inscrições Concluído 14 Planejamento 2 Realizar os Orçamentos do Evento Concluído 15 Planejamento 2 Realizar Aquisição dos Materiais
genéricos (sem logos do evento): Comprar Passagens dos Palestrantes
Concluído
16 Planejamento 2 Definição das regras de disponibilização dos materiais pós evento
Concluído
17 Planejamento 2 Definição do(s) mestre(s) de cerimonias
Concluído
18 Planejamento 2 Desenvolvimento das Artes do Evento e Templates (apresentação)
Concluído
19 Planejamento 2 Execução do Plano de ComunicaçãoEnvio dos templates aos palestrantes
Em Andamento
20 Execução Aquisição do material específico para o evento (banner, lona fundo, crachás,...) e material de consumo
Em Andamento
21 Execução Definição de logística aeroporto-hotel-evento-aeroporto
Em Andamento
44
22 Execução Definição de Brindes aos palestrantes Em Andamento 23 Execução Contagem dos materiais de acordo
com a quantidade de participantes Pendente
24 Execução Elaboração de roteiro diário do evento Pendente 25 Execução Divulgação e participação da Staff no
evento Pendente
26 Execução Notebooks para check-in e filiação Pendente 27 Encerramento Agradecimento aos palestrantes,
patrocinadores e reconhecimento dos voluntários
Pendente
28 Encerramento Disponibilização dos materiais para os participantes (apresentações)
Pendente
29 Encerramento Pagamento de fornecedores Pendente 30 Encerramento Envio avaliação do evento Pendente 31 Encerramento Tabulação da avaliação do evento Pendente 32 Encerramento Envio dos certificados Pendente 33 Encerramento Reunião de lições aprendidas Pendente 34 Encerramento Definição do GP do próximo evento Pendente
Tabela 5. Simulação do Andamento do Projeto
Nas figuras 16 a 21, são exibidos gráficos utilizados para monitoramento do
andamento do projeto, que foram gerados a partir dos dados da Tabela 5.
Figura 16. Representação do Status de Todas Tarefas do Projeto
Figura 17. Representação do Status das Tarefas da Fase Iniciação
45
Figura 18. Representação do Status das Tarefas da Fase
Planejamento 1
Figura 19. Representação do Status das Tarefas da Fase
Planejamento 2
Figura 20. Representação do Status das Tarefas da Fase
Execução
Figura 21. Representação do Status das Tarefas da Fase
Encerramento
46
4. DIFICULDADES ENCONTRADAS
O ponto principal de qualquer projeto é atender aos requisitos, no caso
de gerenciamento de eventos é necessário que se tenha conhecimento de todas as
etapas, quais tarefas devem ser executadas, quais recursos necessários, realizar
atribuição de responsabilidades, realizar administração do tempo disponível.
Então foi necessário consultar pessoas que tenham experiência em organizar
eventos, com objetivo de chegar ao nível de embasamento desejado para realizar
a modelagem de processos. Para sanar estas carências, foram realizadas reuniões
para alinhamento de estratégias entre os membros da equipe do projeto, que
possuem experiência em organizações de eventos e conhecem as atividades
necessárias, assim como as regras de negócio. Porém ao realizar o mapeamento
do processo foram identificadas tarefas que não haviam sido previstas
inicialmente, então foi necessário analisá-las para identificar sua posição no fluxo
de trabalho, o mesmo aconteceu com a identificação inicial das áreas envolvidas
nas atividades, onde algumas não corresponderam com as atividades mapeadas
no processo, sendo necessárias as substituições.
A utilização da Metodologia Ágil Scrum trouxe grandes benefícios e
dinamismo ao projeto, porém antes deste trabalho eu possuía apenas um
conhecimento superficial sobre esta metodologia. Isso custou tempo para a
aprendizagem, pois traz uma abordagem diferenciada ao que estava acostumado
com o Guia PMBOK. Por esse motivo foi realizado uma fundamentação teórica
sobre a metodologia, através do site Desenvolvimento Ágil
(DESENVOLVIMENTO ÁGIL, 2016) e do livro “Kanban e Scrum: Obtendo o
melhor de Ambos” (KNIBERG, 2016), onde traz conceitos do Scrum e formas de
integra-lo ao sistema Kanban, que também utilizado nesta metodologia.
A ferramenta Trello que foi utilizada para gerenciar a organização do
evento é muito dinâmica e permite ajustá-la as suas necessidades, para que a
alimentação das informações seja feita de forma organizada, primeiramente foi
necessário estabelecer uma padronização da forma que as informações seriam
inseridas. O desafio estava em estabelecer quais trilhas deveriam conter e qual a
47
ordem elas estariam dispostas na ferramenta para adequar as necessidades de um
evento. A solução foi analisar as fases do projeto, onde foi verificado que se
tratava de um projeto de longa duração e nenhuma das atividades possuíam um
caráter urgente, então foram criadas a trilha “Importante” destinada as atividades
que deveram ter prioridade, a trilha “Pendente” destinada as atividades que
esperam uma ação do ambiente externo para serem retomadas e, além das
clássicas trilhas “Atividades”, “Em Execução”, “Finalizado”. Porém faltava um
meio de agendarmos e registrarmos as reuniões com a equipe, por esse motivo foi
criada a trilha “Reuniões”, que não armazena nenhuma tarefa do projeto, só
registra as reuniões e os seus resultados.
48
5. CONCLUSÕES
A metodologia demonstra de forma clara e objetiva os requisitos para
organizar um evento de qualidade, onde o estudo da área de gerenciamento de
projetos e no detalhamento das necessidades serviu como base para avaliar se o
produto atendeu as expectativas. A expertise da equipe de projeto foi fundamental
para o levantamento das tarefas necessárias para realizar um evento de sucesso, e
para validar se as regras de negócio foram respeitadas, além estabelecer boas práticas
para gerenciar recursos da organização da melhor forma possível.
As ferramentas apresentadas neste trabalho se mostraram eficazes,
atendendo as necessidades de gerenciamento e no desenvolvimento da metodologia.
Dessa forma nota-se que as equipes de projetos possuem acesso a soluções gratuitas
e de ótima qualidade, além de ter disponível uma diversidade de conteúdo online,
para servir de auxílio na utilização das ferramentas de acordo com as suas
necessidades.
Neste trabalho foi demonstrada uma forma de gerenciar eventos, através de
adoção de boas práticas e apresentação do mapeamento do processo, visando
oferecer ao gestor uma forma de controlar e monitorar o andamento do projeto,
permitindo delegar funções aos membros da equipe. A equipe do projeto também é
beneficiada através da representação da metodologia em BPMN, que por ela podem
visualizar com mais clareza as etapas a serem seguidas, também oferece o
compartilhamento do conhecimento entre os membros, permitindo que novos
membros tomem conhecimento sobre as tarefas da organização.
A metodologia foi desenvolvida durante a fase de planejamento do projeto
do 3º Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-MT, e ela será posta em
prática com objetivo de ser melhor avaliada e realizar possíveis adaptações e
melhorias. Primeiramente será utilizada em eventos menores, para avaliar o grau de
aceitabilidade pela equipe, assim permitindo que vários membros testem na prática
as regras de negócio, e analisem de forma crítica oferecendo um feedback sobre o
trabalho desenvolvido. Caso seja necessário será realizado uma atualização na
49
documentação da metodologia, posteriormente avaliada novamente pela equipe do
projeto, oferecendo uma melhoria constante nas atividades da organização
50
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
VARGAS, Ricardo Viana; 2005. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo
diferencias competitivos. 6 ed. Rio de Janeiro : Brasport.
PMIBR. O que é Gerenciamento de Projetos?. Disponível por
https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx (acessado em
26 de janeiro de 2016).
TRELLO; 2016. Programa para organização de tarefas e eventos. Michael
Pryor,Trello, Inc.
DESENVOLVIMENTO ÁGIL. Scrum. Disponível por
http://www.desenvolvimentoagil.com.br/scrum/ (acessado em 27 de fevereiro de
2016).
KNIBERG, Henrik; SKARIN, Mattias; 2009. Kanban e Scrum: Obtendo o melhor de
Ambos. 1 ed. U.S.A.: C4Media Inc.
PMI, INC; 2013. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia
PMBOK). 5 ed. Newtown Square, Pensylvania – U.S.A: Campus Boulevard.
OMG, IN; 2013. Business Process Model and Notation (BPMN). Version 2.0.2.
Needham, Massachusetts - U.S.A.
DUARTE, Daniel Teran. Gerenciamento de projetos baseados no PMBOK –
Introdução. Disponível por http://linksinergia.com.br/2014/07/02/gerenciamento-de-
projetos-baseados-no-pmbok-introducao/ (acessado em 02 de fevereiro de 2016).
SOUZA, Wilson. Kanban para Gestão de Projetos. Disponível por
http://blog.acelerato.com/tag/kanban/ (acessado em 15 de fevereiro de 2016).
BGTBRASIL. BPMN. Disponível por http://www.bgtbrasil.com/bpmn.html
(acessado em 15 de fevereiro de 2016).
TURINI, Rodrigo. Encontrando melhores formas de trabalhar com o Trello.
Disponível por http://blog.caelum.com.br/encontrando-melhores-formas-trabalhar-
com-o-trello/ (acessado em 26 de fevereiro de 2016).
51
PASSOS, Antônio. Como fazer mapas mentais com FreeMind. Disponível por
http://antoniopassos.com/blog/?p=26 (acessado em 26 de fevereiro de 2016).
VISUAL PARADIGM. Importing Bizagi Project. Disponível por
https://www.visual-paradigm.com/tutorials/import-bizagi.jsp (acessado em 30 de
fevereiro de 2016).
52
APÊNDICE
METODOLOGIA DE
GERENCIAMENTO DE
EVENTOS VERSÃO 1.0
CUIABÁ 2016
53
OBJETIVOS
Está metodologia é direcionada a organização PMI-MT, que dentre as suas
funções está ligada a organizações de eventos com intuito de divulgar
conhecimentos, disseminar ideias, ampliar ou fortalecer o Network, porém organizar
um evento é muito trabalhoso, além de exigir muita organização e dedicação dos
organizadores. Com o objetivo de sanar as necessidades de se gerenciar um evento,
este documento visa apresentar uma metodologia para gerenciá-lo, além de
apresentar uma ferramenta que auxilie na gestão de projetos baseadas em
Metodologia Ágil e sistema Kaban, para gerenciar as tarefas. Dentre os principais
objetivos atendidos pela metodologia: levantamento das necessidades de
gerenciamento; levantamento e detalhamento das tarefas para a realização de
eventos; padronização das informações para alimentação na ferramenta; apresentação
do processo completo em BPMN.
54
SUMÁRIO
1. PROPOSTA..............................................................................................................4 2. REUNIÕES COM STAKEHOLDERS....................................................................4 3. TRELLO...................................................................................................................5 4. PADRÕES DE UTILIZAÇÃO DO TRELLO.........................................................6
4.1 Trilhas.........................................................................................................6 4.2 Etiquetas.....................................................................................................7
4.2.1 Etiquetas das Fases......................................................................7 4.2.2 Etiquetas das VPs (Áreas) ...........................................................8
4.3 QUADROS.................................................................................................8 5. TAREFAS................................................................................................................9
5.1 Fase de Iniciação........................................................................................9 5.2 Fase de Planejamento 1..............................................................................9 5.3 Fase de Planejamento 2.............................................................................11 5.4 Fase de Execução......................................................................................11 5.5 Fase de Encerramento...............................................................................12
6. PROCESSO............................................................................................................13 6.1 Descrições do Processo.............................................................................13 6.2 Modelagem BPMN...................................................................................15
7. INDICADORES DE MONITORAMENTO..........................................................19 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS.................................................................................23 9. TEMPLATES.........................................................................................................24
9.1 Texto para e-mail......................................................................................24 9.2 Mini-curriculum da Participação do Palestrante.......................................25
55
1. PROPOSTA
Foi desenvolvida uma metodologia de gerenciamento de eventos para
atender as necessidades da organização PMI-MT, que é responsável por organização
eventos direcionados a área de Gerenciamento de Projetos ao longo de cada ano,
porém não havia uma documentação das atividades necessárias que sirva de guia
para facilitar a organização e padronização das atividades.
O gerenciamento de eventos possui diversas questões que se deve atenção,
mesmo com muito planejamento e cautela há sempre a possibilidade que ocorra
imprevistos que causam grandes problemas aos organizadores. Entretanto eles
podem ser minimizados para evitar maiores impactos.
2. REUNIÕES COM STAKEHOLDERS
Inicialmente há necessidade de realizar uma reunião com a equipe da
organização do evento, para que as ideias, objetivos, requisitos sejam discutidos a
fim de identificar e avaliar os requisitos para a realização do evento. É essencial que
os membros estejam preparados para a reunião inicial, com ideias e requisitos
básicos para a realização do evento para que possa ser debatida com os demais
membros e a tornando mais produtiva. A partir do debate com a equipe, devem ser
traçados os objetivos e de que forma serão alcançados, sendo que eles serão
avaliados ao decorrer da organização do evento para garantir que os requisitos sejam
atendidos.
A comunicação da equipe pode ser realizada tanto pela ferramenta de
gerenciamento Trello, também por mensageiros de preferência da equipe, mas caso
seja necessária uma reunião presencial, seja para adequar o planejamento ou avaliar
criticamente o andamento da organização do evento. O Trello possui recursos que
permite agendar e registrar acontecimento, essas funções podem ser utilizadas para
agendar as reuniões e registra-las, assinalando o dia e horário, os pontos a serem
tratados, os membros que deveram comparecer à reunião, sendo que após a reunião
os resultados foram disponibilizados para conhecimento de toda a equipe.
56
3. TRELLO
É uma ferramenta disponibilizada pela Trello Inc., que fornece de forma
gratuita vários recursos, tendo a opção de um upgrade para obter mais
funcionalidades. A Trello possui mais de 4,75 milhões de usuários e em maio de
2015 a Trello entrou no mercado internacional, com versões traduzidas para o Brasil,
Alemanha e Espanha (TRELLO, 2016).
Esta ferramenta foi escolhida para gerenciar as tarefas da organização e
eventos por se tratar de um software muito versátil, que pode ser ajustado de acordo
com as necessidades dos usuários, além de oferecer o dinamismo que é essencial
para qualquer projeto. O Trello. Ele pode ser utilizado por apenas um usuário ou
também por uma equipe, pois permite a integração de informações e comunicação
entre os integrantes.
A ferramenta fornece recursos direcionados ao gerenciamento de projetos que
permite uma boa visibilidade do andamento das atividades, onde é possível priorizar
tarefas, ter conhecimento de quais foram finalizadas, quais estão atrasadas, transmitir
mensagens claras, delegar tarefas a membros da equipe, entre outros. O Trello surge
para sanar essas necessidades tão essenciais em todas as organizações, através de
uma interface simples e fácil de usar. Esta ferramenta é utilizada por diversas
empresas que buscam otimizar a produtividade de suas equipes, como a Google,
Adobe, Paypal (CAELUM, 2016).
Figura 06. Visão geral do Trello (TURINI, 2016)
Na Figura 6, é exibida uma visão geral dos itens da ferramenta que são: Board
onde é inserido o nome do projeto; Trilhas são colunas que contidas na organização
57
do projeto, que são responsáveis dividir as tarefas de acordo com seu status, neste
exemplo as tarefas podem ser classificadas de três modos, na primeira trilha “A
fazer” estão as atividades que não foram iniciadas, na segunda “fazendo” estão as
atividades que estão em andamento, na terceira “Concluído” estão as atividades que
foram finalizadas; Quadro é o local onde é inserida a descrição de cada atividade, a
ferramenta oferece a possibilidade de inserir imagens, comentários, anexos, datas de
expiração, atribuir responsabilidades, que auxiliam no controle gerencial do projeto.
4. PADRÕES DE UTILIZAÇÃO DO TRELLO
Para garantir uma boa organização no gerenciamento da organização do
evento e melhor utilização da ferramenta Trello, é necessário estabelecer alguns
padrões na organização das atividades, como na organização das trilhas (colunas que
separam as atividades), de que forma serão utilizados os quadros (armazenam as
tarefas), quais etiquetas (tags de marcação das atividades) utilizar e seu significado.
4.1 Trilhas
Como o Trello permite que o usuário organize a interface de acordo com as
necessidades, nesta metodologia foram definidos alguns padrões para a organização
dos quadros de atividades. Primeiramente foram definidas a quantidade e quais
trilhas irão conter o painel principal, onde as trilhas iram separar as atividades de
acordo com o seu status. As trilhas serão organizadas na seguinte ordem:
• 1ª Finalizado: Irá conter as atividades que foram encerradas;
• 2ª Em Andamento: As que começaram a ser executadas;
• 3ª Importante: As que possuem maior prioridade;
• 4ª Atividades: Que precisam ser executadas;
• 5ª Pendente: Que estão aguardando resposta de terceiros;
• 6ª Reuniões: Agendamento e histórico de reuniões da equipe.
58
Figura 9. Utilização das trilhas no Trello.
Na Figura 9, é exibida a utilização das trilhas no Trello, em cada trilha estão
as atividades do projeto em execução, sendo que as atividades estão separadas nas
trilhas de acordo com o status, com exceção da trilha Reuniões que tem a função de
agenda-las, registrar os detalhes das reuniões da equipe, como data, temas debatidos,
tomadas de decisões que irão ser comunicadas para aos outros membros.
4.2 Etiquetas
As etiquetas são normalmente utilizadas para categorizar por área de
atuação, fase do projeto, ou como o usuário achar conveniente. Nesta metodologia
serão utilizadas dois tipos de etiquetas, que são as etiquetas de fase do projeto, que
foram definidas seguindo como modelo nos grupos de processos do Guia PMBOK,
com exceção do grupo de Monitoramento e Controle, pois foi constatado através do
desenvolvimento da metodologia a própria ferramenta e a modelagem do processo
comtemplaria esse papel.
Enquanto ao outro tipo de etiqueta, estão relacionados aos cargos da direção
da organização, que são as áreas das Vice-Presidências (VPs) e da Presidência. Nesta
metodologia as etiquetas das VPs foram definidas de acordo com os cargos
existentes na organização PMI-MT e que estão diretamente responsáveis por áreas de
atuação relacionadas aos eventos.
4.3.1 Etiquetas das Fases
• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Encerramento.
4.3.2 Etiquetas das VPs (Áreas)
• Presidência;
• VP Adm/Financeiro;
• VP Voluntariado;
• VP Marketing.
59
• VP TIC;
• VP Eventos;
Figura 10. Utilização das etiquetas no Trello.
Na Figura 10, mostra um exemplo de utilização das etiquetas onde são
separadas por cores definidas inicialmente, em cada quadro que corresponde a uma
atividade está a cor da etiqueta correspondendo a fase do projeto e a área da direção
responsável.
4.3 QUADROS
Os quadros armazenam as atividades do projeto, dentre os principais são o
de patrocínio, definição do local e seleção de palestrantes. No caso do patrocínio
ficou definido que ele ocupará 3 quadros, onde cada possível patrocínio ficará de
acordo com seu status, que são o geral (armazenará todos inicialmente), rejeitado e
aprovado.
Para as atividades que possuam várias etapas, serão utilizados checkboxes
para controle do andamento da atividade, que será finalizada quando todas forem
concluídas. As atividades não realizadas serão arquivadas.
5. TAREFAS
Após a definição dos padrões de utilização da ferramenta, é necessário
entender as atividades a serem executadas que foram definidas pela equipe do
projeto. As atividades estão divididas de acordo com as fases estabelecidas
60
anteriormente que seguem como base alguns grupos de processo do Guia PMBOK,
que são a Iniciação, Planejamento, Execução e Encerramento, como havia sido
definido na elaboração do Mapa Mental. Neste capitulo estão descritas as ações que
cada tarefa necessita, assim como as subatividades que algumas tarefas possuem.
5.1 Fase de Iniciação
Definição do Tema do Evento: é escolhido o tema do evento, levando em
conta que o tema não seja similar aos eventos anteriores e elencar os temas atuais
mais interessantes.
Captação de patrocínio e apoio: Atividade para elaboração da lista de
possíveis patrocinadores financeiros ou apoio ao evento, além de realizar
negociações para fechar os contratos de patrocínio.
5.2 Fase de Planejamento 1
Seleção de Palestrantes: Subprocesso que possui atividades que devem ser
executadas para realizar a seleção de palestrantes, onde as tarefas estão listadas
abaixo:
• Elaborar lista de nomes alinhados ao tema do evento;
• Realizar reunião da diretoria para escolha dos nomes
• Contato com Briefing do evento para verificar disponibilidade.
• Solicitar mini-curriculum, título e breve resumo da participação;
• Caso o palestrante recuse, deixar as portas abertas para o próximo
evento.
Definição a ferramenta de inscrição e envio dos certificados: Definir
qual ferramenta para gerenciar as inscrições e a venda, além de definir a ferramenta
responsável por gerar e enviar os certificados aos participantes.
Definição dos custos do evento: Analisar juntamente com a equipe as
necessidades de recursos para realizar um evento, afim de ter uma base do valor
necessário e que seja alcançável.
Definição de datas e Valores dos Lotes: Definir a quantidade de lotes,
quando as vendas serão iniciadas, quais os valores e as datas de vencimento de cada
lote.
61
Analise e monitoramento dos eventos concorrentes na data: Analisar e
verificar periodicamente a realização de eventos na mesma data ou próxima que
possa prejudicar o evento, pois isso geraria um impacto na quantidade de inscritos e
na disponibilidade de palestrantes.
Definição do Local: Elaborar uma lista com os possíveis locais para a
realização do evento, obedecendo o orçamento estabelecido e sem prejudicar os
recursos destinados as outras atividades. Além de verificar se o local atende as
necessidades do evento como: disponibilidade de WiFi; quantidade de pessoas;
locais para realização de workshops; locais para realização de minicursos, entre
outros.
Definição dos Logos: Propor ideias dos logos que serão utilizados no
evento e defini-los.
Desenvolvimento do Plano de Comunicação: Elaborar o plano para
divulgar o evento a partir a realização das sub tarefas:
• Definição de PDUs para as comunicações e envio dos certificados;
• Definição do marketing digital;
• Texto de e-mail para divulgação;
• Plano de publicação nas redes sociais (valores e periodicidade);
• Divulgação nas empresas;
• Vídeos dos palestrantes confirmando presença;
Captação de Voluntários: Oferecer treinamento dos procedimentos de
organização do evento, como atendimento ao credenciamento do participante,
entrega dos kits, orientação das localizações das palestras e workshops, entre outros.
Obtenção de termos de compromisso dos voluntários: Obter um
documento assinado pelo voluntário, onde se compromete a exercer as funções que
lhe forem atribuídas e estar presente na data que for solicitado.
Monitoramento e Controle da Alimentação da ferramenta Trello: O GP
(Gerente de Projeto) do evento irá monitorar a alimentação das informações na
ferramenta e avaliar o andamento do projeto.
62
5.3 Fase de Planejamento 2
Liberação das Inscrições: É iniciado o período de inscrições do evento e
também a liberação para o pagamento.
Realizar os Orçamentos do Evento: Realizar o levantamento dos custos
definidos pela equipe, como os materiais, local, equipamento, entre outros.
Realizar Aquisição dos Materiais genéricos (sem logos do evento):
Comprar materiais genéricos como pincéis, papeis, Flip-Chart, entre outros.
Comprar Passagens dos Palestrantes: Verificar as localizações de origem
dos palestrantes, pesquisar preços e realizar as reservas de passagens e hospedagem.
Definição das regras de disponibilização dos materiais pós evento:
Definir o que poderá ou não ser disponibilizado após o evento, além de elaborar um
termo para formalizar o acordo com o palestrante.
Definição do(s) mestre(s) de cerimonias: Listar e avaliar os possíveis
mestres de cerimônia disponíveis para a data do evento.
Desenvolvimento das Artes do Evento e Templates (apresentação):
Desenvolvimento dos templates das apresentações e das artes do evento como
banners e panfletos.
Execução do Plano de Comunicação: Executar o plano de comunicação
de acordo com o estabelecido.
Envio dos templates aos palestrantes: Enviar os templates das
apresentações aos palestrantes.
5.4 Fase de Execução
Aquisição do material específico para o evento (banner, lona fundo,
crachás,...) e material de consumo: Verificar com palestrantes e Staff o material
necessário para a realização das palestras, minicursos e workshops, por exemplo,
canetas, folders, pastas, camisas, folhetos PMI, crachás e cordão, toner, etiquetas,
entre outros. Além de reservar recursos como projetor, equipamento de som,
fotografia, filmagem.
Definição de logística aeroporto-hotel-evento-aeroporto: Programação
do horário do voo, saída do hotel, definir os responsáveis por transportar os
palestrantes.
63
Definição de Brindes aos palestrantes: Definir quais brindes serão
entregues aos palestrantes, levando em conta a quantidade de palestrantes e recursos
disponíveis.
Contagem dos materiais de acordo com a quantidade de participantes:
Verificar com palestrantes quais materiais necessários, por exemplo, papel, pincéis,
flip-chart, entre outros.
Elaboração de roteiro diário do evento: Definir o cronograma do evento.
Divulgação e participação da Staff no evento: Definir quais membros
irão estar presente em cada sessão e comunica-los com antecedência, com o objetivo
de auxiliar o palestrante no que precisar.
Notebooks para check-in e filiação: Verificar e providenciar a quantidade
necessária.
5.5 Fase de Encerramento
Agradecimento aos palestrantes, patrocinadores e reconhecimento dos
voluntários: Agradecer a presença e a dedicação dos palestrantes, o incentivo e
apoio dos patrocinadores e ao empenho e dedicação dos voluntários.
Disponibilização dos materiais para os participantes (apresentações):
Disponibilizar de acordo com as regras estabelecidas na fase de planejamento.
Pagamento de fornecedores: Quitar a dívida com fornecedores.
Envio avaliação do evento: Enviar um questionário aos participantes sobre
sua avaliação do evento.
Tabulação da avaliação do evento: Analisar o feedback dos participantes
sobre a avaliação da organização do evento.
Envio dos certificados: Verificar os participantes presentes e informar os
dados a ferramenta de geração dos certificados.
Reunião de lições aprendidas: Elencar as tarefas que foram bem
executadas e as que não foram, além de analisar os pontos que podem ser
melhorados.
Definição do GP do próximo evento: Eleger o responsável pela
organização do próximo evento.
64
6. PROCESSO
A modelagem dos processos foi desenvolvida respeitando a ordem de
execução das fases do projeto que foi definida para esta metodologia, no qual as
atividades da fase seguinte não são iniciadas até que todas as tarefas da fase anterior
sejam encerradas. A modelagem foi dividida em Swimlanes com os nomes das áreas
das VPs da organização PMI-MT, que estão diretamente responsáveis por áreas de
atuação relacionadas aos eventos.
O processo em BPMN mostra como uma representação gráfica no qual
simplifica o entendimento da metodologia, além de oferecer uma visão geral das
atividades, tornando-as mais fáceis de visualizar, tanto os processos quanto o
andamento do projeto.
6.1 Descrições do Processo
O processo inicia-se com a reunião de lições aprendidas do evento anterior,
onde a equipe reúne as ações que foram bem executadas e as que tiveram algum
problema e o que pode ser feito para que não se repita, para servir de aprendizado das
ações que podem ou não ser realizadas. Em seguida é iniciada a primeira tarefa do
processo da organização do evento atual, onde é escolhido o tema do evento, levando
em conta que o tema não seja similar aos eventos anteriores e elencar os temas atuais
mais interessantes. Após a definição do tema o processo seguirá para o gateway
inclusivo dividira o fluxo para atividades referentes às necessidades iniciais da
organização do evento, que deveram ser finalizadas antes da liberação das inscrições,
que devem ser encerradas até 7 meses antes da data do congresso ou 2 meses no caso
de demais eventos, com exceção da Captação de Patrocínio. Após a liberação das
inscrições é iniciada a segunda etapa do planejamento do evento, que contém
atividades relacionadas a custos, comunicação, desenvolvimento das artes do
evento, definição de regras de disponibilização de matérias após o evento e definição
do mestre de cerimônia, que deve ser encerrada até 2 Meses antes do congresso ou 3
semanas nos demais eventos, onde nessa fase deverá ser encerrada a Captação dos
Patrocínios. Com a fase de planejamento concluída, é iniciada a primeira etapa da
fase de execução que deverá ser encerrada até uma semana antes do evento, que está
relacionada a aquisição dos materiais necessários, transporte, acomodações e brindes
65
aos palestrantes. Na segunda etapa da fase de execução são preparados os materiais e
equipamentos necessários, divulgação das funções da Staff do Chapter no evento e
elaboração do roteiro diário. Após a realização do evento é iniciada a fase de
encerramento, onde são enviados aos participantes as avaliações do evento e
recebidos os feedbacks para serem utilizados na reunião de lições aprendidas, além
de agradecer aos palestrantes, patrocinadores e reconhecendo o esforço dos
voluntários, pagamento dos fornecedores, envio de certificados, disponibilização dos
materiais das apresentações. Após encerrada a primeira etapa do encerramento, é
realizada uma reunião que debaterá as lições aprendidas sobre a organização do
evento, no final da reunião é escolhido o próximo gerente de projeto, assim
finalizando o processo de gerenciamento do evento.
66
6.2 Modelagem BPMN
Por se tratar de uma imagem extensa, o diagrama em BPMN foi dividido em duas partes. Na Figura 11 é exibida uma imagem
panorâmica do processo completo e a divisão que servirá para mostrar as atividades com imagem ampliada. A primeira parte é mostrada na
Figura 12 e a segunda parte é mostrada na Figura 13.
Figura 11. Diagrama BPMN Completo, exibindo a divisão em duas partes.
67
Figura 12. Primeira parte da modelagem do processo em BPMN
68
Figura 13. Segunda parte da modelagem do processo em BPMN
69
Na Figura 14, é detalhado o subprocesso da atividade Seleção dos
Palestrantes, onde a primeira tarefa é elaborar uma lista de nomes de palestrantes
alinhados com o tema do evento, em seguida é realizada uma reunião com a diretoria
para escolher os nomes, na terceira tarefa é realizado o contato com o palestrante,
está tarefa trata-se de um loop, pois será realizada várias vezes até completar a
quantidade de palestrantes. Quando realizar o contato com o palestrante, será
verificado se ele tem disponibilidade para a data do evento que pode obter duas
respostas: se tiver, será solicitado um mini-curriculum, título e um breve resumo da
sua participação e o subprocesso é encerrado; se não tiver, agradece pela atenção e
abre as portas para o próximo evento.
Figura 14. Subprocesso de Seleção dos Palestrantes
Na Figura 15, é detalhado o subprocesso da atividade Desenvolvimento de
Plano de Comunicação, onde a primeira tarefa é a definição de PDUs (Professional
Development Unit) para as comunicações, em seguida é defino o marketing digital,
posteriormente são iniciadas três atividades paralelas: Definição do texto de
divulgação por e-mail; Definição do plano de comunicação nas redes sociais;
Definição do plano de divulgação nas empresas. Após as três tarefas serem
executadas, o fluxo se uni e então é executado o planejamento da divulgação através
do vídeo de palestrantes confirmando presença, em seguida o subprocesso é
finalizado.
Figura 15. Subprocesso de Desenvolvimento de Plano de Comunicação
70
7. INDICADORES DE MONITORAMENTO
Na Tabela 5, é exibida uma simulação do andamento do projeto, que foi
criada para a demonstração do funcionamento dos indicadores, onde o objetivo é
exibir a situação atual das tarefas e do projeto.
ATIVIDADES DE GERENCIAMENTO DE EVENTOS Nº FASE ATIVIDADE STATUS 1 Iniciação Definição do Tema do Evento Concluído 2 Iniciação Captação de patrocínio e apoio Concluído 3 Planejamento 1 Seleção de Palestrantes Concluído 4 Planejamento 1 Definição a ferramenta de inscrição e
envio dos certificados Concluído
5 Planejamento 1 Definição dos custos do evento Concluído 6 Planejamento 1 Definição de datas e Valores dos Lotes Concluído 7 Planejamento 1 Analise e monitoramento dos eventos
concorrentes na data Concluído
8 Planejamento 1 Definição dos Logos Concluído 9 Planejamento 1 Desenvolvimento do Plano de
Comunicação Concluído
10 Planejamento 1 Captação de Voluntários. Concluído 11 Planejamento 1 Obtenção de termos de compromisso
dos voluntários Concluído
12 Planejamento 1 Monitoramento e Controle da Alimentação da ferramenta Trello
Em Andamento
13 Planejamento 2 Liberação das Inscrições Concluído 14 Planejamento 2 Realizar os Orçamentos do Evento Concluído 15 Planejamento 2 Realizar Aquisição dos Materiais
genéricos (sem logos do evento): Comprar Passagens dos Palestrantes
Concluído
16 Planejamento 2 Definição das regras de disponibilização dos materiais pós evento
Concluído
17 Planejamento 2 Definição do(s) mestre(s) de cerimonias
Concluído
18 Planejamento 2 Desenvolvimento das Artes do Evento e Templates (apresentação)
Concluído
19 Planejamento 2 Execução do Plano de ComunicaçãoEnvio dos templates aos palestrantes
Em Andamento
20 Execução Aquisição do material específico para o evento (banner, lona fundo, crachás,...) e material de consumo
Em Andamento
21 Execução Definição de logística aeroporto-hotel-evento-aeroporto
Em Andamento
71
22 Execução Definição de Brindes aos palestrantes Em Andamento 23 Execução Contagem dos materiais de acordo
com a quantidade de participantes Pendente
24 Execução Elaboração de roteiro diário do evento Pendente 25 Execução Divulgação e participação da Staff no
evento Pendente
26 Execução Notebooks para check-in e filiação Pendente 27 Encerramento Agradecimento aos palestrantes,
patrocinadores e reconhecimento dos voluntários
Pendente
28 Encerramento Disponibilização dos materiais para os participantes (apresentações)
Pendente
29 Encerramento Pagamento de fornecedores Pendente 30 Encerramento Envio avaliação do evento Pendente 31 Encerramento Tabulação da avaliação do evento Pendente 32 Encerramento Envio dos certificados Pendente 33 Encerramento Reunião de lições aprendidas Pendente 34 Encerramento Definição do GP do próximo evento Pendente
Tabela 5. Simulação do Andamento do Projeto
Nas figuras 16 a 21, são exibidos gráficos utilizados para monitoramento do
andamento do projeto, que foram gerados a partir dos dados da Tabela 5.
Figura 16. Representação do Status de Todas Tarefas do Projeto
Figura 17. Representação do Status das Tarefas da Fase Iniciação
72
Figura 18. Representação do Status das Tarefas da Fase
Planejamento 1
Figura 19. Representação do Status das Tarefas da Fase
Planejamento 2
Figura 20. Representação do Status das Tarefas da Fase
Execução
Figura 21. Representação do Status das Tarefas da Fase
Encerramento
73
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A metodologia demonstra de forma mais clara e objetiva os requisitos
para organizar um evento de qualidade, onde a expertise da equipe de projeto foi
fundamental para o levantamento das tarefas necessárias para realizar um evento de
sucesso, e para validar se as regras de negócio foram respeitadas, além estabelecer
boas práticas para gerenciar recursos da organização da melhor forma possível.
Nesta metodologia foram demonstradas formas de gerenciar eventos,
adoção de boas práticas, além de mostrar um detalhamento no mapeamento de
processos visando oferecer ao gestor uma forma de controlar e monitorar o
andamento do projeto, permitindo delegar funções as respetivas áreas dos membros
da equipe. A equipe do projeto também é muito beneficiada através da representação
da metodologia em BPMN, por ela pode visualizar com mais clareza as etapas a
serem seguidas.
Após a finalização da metodologia, será posta em prática pela equipe do
projeto, permitindo que vários membros avaliem na prática as regras de negócio, e
analisem de forma crítica oferecendo um feedback sobre o trabalho desenvolvido,
caso seja necessário será realizado uma atualização da documentação da
metodologia, posteriormente avaliada novamente pela equipe do projeto.
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9. TEMPLATES 9.1 Texto para e-mail
LOGO DO EVENTO
Nós do PMI-MT estamos preparando mais um grande evento. Trata-se do maior evento Mato-Grossense sobre Gerenciamento de Projetos. Confira as datas dos próximos lotes e não deixe de aproveitar esta super vantagem. 1º Lote Palestras: <DATA 1> a <DATA 2> - R$ <VALOR> 2º Lote Palestras: <DATA 1> a <DATA 2> - R$ <VALOR> 3º Lote Palestras: <DATA 1> a <DATA 2> - R$ <VALOR> 4º Lote Palestras: <DATA 1> a <DATA 2> - R$ <VALOR> Confira a programação: Workshops: <DATAS E HORÁRIOS> Palestras: <DATAS E HORÁRIOS> Filiados ao PMI-MT tem <PORCENTAGEM> de desconto! Solicite seu código promocional pelo e-mail [email protected]. Acesse a página do evento e descubra os grandes nomes nacionais de Gerenciamento de Projetos que estarão presentes neste imperdível evento! PMI-MT.
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9.2 Mini-curriculum da Participação do Palestrante
PALESTRANTE NOME DO PALESTRANTE, GRADUAÇÃO TEMA: “NOME DO TEMA DA PALESTRA” CONTATOS E-mail: Linkedin:
FOTO
MINI-CURRICULUM <GRADUAÇÃO> em <ÁREA DE GRADUAÇÃO>, ocupação profissional atual. Resumo da história profissional, que contenha no máximo 10 linhas.