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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
DESATANDO O NÓ.COM.BR
A IMPORTÂNCIA DA ORGANICIDADE NA
DESBUROCRATIZAÇÃO DO SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Por: Maria Alexandrina Cesar Ferraz
Orientador
Profª. Maria Lucia de Souza Moreira
Rio de Janeiro
2010
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
DESATANDO O NÓ.COM.BR
A IMPORTÂNCIA DA ORGANICIDADE NA
DESBUROCRATIZAÇÃO DO SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Gestão Pública
Por: Maria Alexandrina Cesar Ferraz
AGRADECIMENTOS
A meu Deus, que sempre mostrou que
não há noites que pudesse impedir o
nascer do sol e a esperança e não há
problemas que possam impedir as
mãos de Jesus para me ajudar.
A Santa Rita de Cássia que mostra que
a missão é difícil, mas não é impossível
e a São José que orienta a ouvir a
Sabedoria Divina para alcançarmos o
discernimento.
DEDICATÓRIA
Dedico esta monografia a minha mãe Djanira Cesar
Ferraz “In Memoriam”, ao meu pai Jeremias Ferraz
“In Memoriam”, que se fizeram presentes em minha
vida para ser o que sou, ao meu irmão Alexandre,
que um dia saberá o quanto eu o amo, aos meus
amigos Uilton, Valdecira, Magali, Antonio Carlos,
Solange, Jose Luiz, Margareth, Claudio, Ronaldo
que me presenteou com a amizade da Elza, a Emilia
Fernanda, a Meire a meu anjo Alexandre Valério, a
minha mãezinha Alice Pereira de Souza, seu filho
André e Ana que em minha vida se fizeram
presentes em atos de humanidade e carinho.
Em especial à Escola Santo André da igreja Nossa
Senhora do Loreto nas pessoas de Gilberto e
Dorinha que me mostraram o quanto é bom ser
acolhida e amada e que a fé remove montanhas de
dificuldades que nós mesmos colocamos.
Aos meus amigos profissionais Astride Rangel,
Selma de Fátima, Maria Lúcia, Cristina Figueiredo,
Jair Claudio e a Silvia Tinoco, que sempre pautaram
um conduta admirável de união e compreensão em
meu ambiente de trabalho.
RESUMO
Este trabalho foi sistematizado na avaliação da intensificação ao
acesso as informações produzidas e recebidas pela administração pública e a
necessidade efetiva da participação da sociedade sobre as ações,
demandando mudanças organizacionais, que incentivassem a reciprocidade da
qualificação dos funcionamentos dos procedimentos administrativos
informacionais, a fidedignidade da informação, a transparência de suas
atividades organizacionais, a simplicidade de acesso ao resultado das
necessidades recíprocas de uma sociedade interativa, participativa e
formadora do Estado-cidadão em tempo real.
METODOLOGIA
A pesquisa baseou-se em dados bibliográficos, sites oficiais
governamentais e na legislação sobre a desburocratização e a gestão
eletrônica de documentos.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - A Importância da Gestão Eletrônica de Documentos
Para a Desburocratização na Administração Pública 10
CAPÍTULO II - Refletir sobre o e-ARQ Brasil
15
CAPÍTULO III – Refletir sobre a Organicidade da Informação
na Administração Pública 24
CAPÍTULO IV – Refletir sobre a Importância da Organicidade na
Desburocratização
29
CONCLUSÃO 37
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
38
ÍNDICE 40
FOLHA DE AVALIAÇÃO
41
8
INTRODUÇÃO
As consequências da relação social e os meios de comunicação
englobam uma burocracia nos processos de informar, registrar e divulgar a
história rotineira de pessoas que se encontram presentes em todos os
aspectos do mundo contemporâneo, evolutivo e acelerado.
Os meios e as formas desta comunicação disseminam-se
mutativamente e intensificam a preocupação do Estado para seu entendimento
no tempo dinâmico, gerenciador e participante desta mesma sociedade.
A dinâmica desta comunicação necessita ser identificada, para se
ter um planejamento de mecanismos administrativos que gerem a informação
como produto do conhecimento, a simplificação como resultado da
aproximação, interagindo com essa sociedade, que, reciprocamente, passa a
ter interesse em se identificar e minimizar a obstaculação do exercício da
cidadania informacional.
A idéia do Estado-cidadão põe em prática o direito participativo,
as garantias interativas de resultados, surgindo a possibilidade de facilitação e
reciprocidade gerencial, rumo à desburocratização informacional, de soluções
em tempo real, das necessidades constitutivas deste Estado-cidadão.
Segundo o Livro Desburocratização e Cidadania para o
Desenvolvimento Local, p.13 (2004), um questionamento que se faz mister:
“Porque combater a burocracia?”
A resposta remete-se a uma infindável montanhas de papeis,
intermináveis procedimentos, prazos infinitos que levam o cidadão a
desmotivação, gastos e esgotamento da paciência.
9
O Estado passa a ter uma dimensão inimaginável de dificuldades
com a administração truncada, ineficiente, ineficaz, desacreditada, com custos
altíssimos de solução, quando se tem uma.
O ir e vir na busca do exercício da cidadania administrativa
pública passa a ser uma peregrinação inútil e o exercício do Estado passa a ter
a característica de imbrolho nas soluções, constatando-se a ruptura de direitos
em função da falta de identificação comunicativa e interativa das necessidades
do Estado e do cidadão, na busca de resultado e no aproveitamento do tempo
de satisfação de ambos.
Segundo o Livro Desburocratização e Cidadania para o
desenvolvimento local, p.14 (2004):
“...a desburocratização é essencial a uma administração
pública democrática, na qual o cidadão mais humilde seja
como efetivo destinatário do serviço público e não como
“súdito” do governo.”
10
CAPÍTULO I
A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO ELETRÔNICA DE
DOCUMENTOS PARA A DESBUROCRATIZAÇÃO NA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Pode-se dizer que a revolução das Tecnologias de Informação e
Comunicação (TIC) encaminha para uma nova visão da atuação
administrativa.
De acordo com citação de Gonçalves, p.16 (2006), no
documento da Presidência da República, intitulado “Carta pela Democratização
Universal do Saber”:
“Do trabalho-ferramenta ao trabalho-conhecimento que
alertava para a importância de administrar e distribuir a
abundância do conhecimento e saudava as redes
telemáticas de distribuição desse recurso como
ferramenta que “pode consumar e concretizar o velho
ideal da esfera pública democrática participativa””
(BRASIL, 2003a, p.2).
O Estado é formado por seres humanos que coexistem
pacificamente, numa ordem social, que gozam de direitos civis e políticos de
um modo geral.
Para a efetivação deste direito, o Estado vinha evidenciando a
falta de padrões de gerenciamento informacional e limitações de recursos
11
humanos, materiais, tecnológicos e em serviços públicos dos órgãos
governamentais, resultando em deficiência no processamento técnico e no
atendimento a esta sociedade. Neste sentido, as restrições de consultas e as
condições de acesso físico e intelectual limitavam consideravelmente o
exercício deste direito.
A cidadania está em permanente construção, é um referencial de
conquista da humanidade, através da luta por maiores direitos de liberdade,
garantias individuais e coletivas, isto é, cidadãos que não se conformam com a
opressão, com a injustiça da maioria desassistida, que não conseguem ser
ouvidas, e que, apesar de algumas vitórias constitucionais já obtidas, ainda são
obstadas por este Estado-cidadão.
Conforme cita Gonçalves, p.16 (2006):
“O documento citado lançou as bases para um novo
projeto de democratização do acesso à informação e ao
conhecimento “para incorporar essa massa (de excluídos)
às novas condições de produção e à vida democrática”
(/) as políticas públicas e os investimentos (/) precisam
estar também voltados para permitir à maioria da
sociedade inserir-se nesta nova condição de trabalho
criativo e inventivo.” (BRASIL, 2003a, p.4).”
A administração pública personificada através de seus servidores
passa a ter um novo ordenamento comportamental administrativo.
Numa democracia a publicidade é a regra básica do poder e, o
segredo, a exceção, o que significa que é extremamente limitado o espaço do
Estado.
A Constituição de 1988 priva pelo princípio da publicidade para a
ciência e informação do exercício da cidadania. Neste sentido, surgem vários
12
mecanismos relativos às novas formas organizacionais, novos paradigmas de
aprendizagem e redes direta e indiretamente de atividades estatais.
A clareza da atuação da cidadania vem propagando outro
momento muito significativo na nossa sociedade, a luta pela
desburocratização.
No Livro Desburocratização e Cidadania para o Desenvolvimento
Local, p.10 (2004):
“Trata-se do combate sistemático à desburocratização,
um fenômeno que afeta a vida do cidadão comum, em
particular os que não têm meios para se valer de
despachantes, e gera custos excessivos...”
A excelência de qualidade na busca de resultado deverá ser
alcançado em tempo real e satisfatório a todos que necessitem do Estado,
independente da classe social a que pertença este cidadão.
Com isto, o Estado passa a implantar melhorias nos serviços
prestados, ou seja, os interesses do cidadão passaram a ser prioridades.
Buscam-se novas metodologias para atingir melhores resultados,
avaliação das estruturas e reflexão com direcionamento mais finalístico deste
Estado-cidadão para alcance da credibilidade de seus serviços prestados.
A informação, sua forma de produção, sua forma de recebimento,
publicação e coleta de dados passaram a ter um novo tratamento.
Hoje, o cidadão não pode mais levar tanto tempo para acessar,
solicitar, tramitar e ter o resultado dos seus direitos em serviços
enigmaticamente indefinido.
13
Diante deste fato, o Estado põe em prática o Decreto nº 1.048, de
21 de janeiro de 1994, que:
“Dispõe sobre o Sistema de Administração dos Recursos
de Informação e Informática, da Administração Pública
Federal, e dá outras providências – SISP.”
A administração pública passa a se preparar tecnologicamente
para o recebimento e produção da informação, reduzindo tempo, qualificando
seus servidores, customizando seus serviços e buscando resultado em tempo
real das necessidades dos seus cidadãos.
A capacidade de reagir rapidamente às mudanças da sociedade,
a busca da eficiência dos processos de trabalho na administração pública, faz
com que esta administração reconheça que a informação passa a ser
sistêmica, informatizada, planejada, coordenada e a operação sob o controle e
a supervisão dos recursos da informação e informática dos órgãos e entidades
da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional, em articulação
com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública, facultando apenas as Forças Armadas e aos órgãos de
política externa e de segurança à inclusão do SISP, ficando a inserção a
critério de seus respectivos dirigentes, respeitado o sigilo de defesa
constitucional, conforme Decreto nº 1.048, de 1994.
14
No entendimento de Gonçalves (2006), p.21:
“Nesta nova estrutura social, a Sociedade do
Conhecimento, o intelecto e as idéias criativas,
inovadoras e inventivas se tornam uma fonte de
vantagem e riqueza. Estes fatores também trazem uma
promessa de aumentar o desenvolvimento humano e a
qualidade de vida. Assim, a capacidade de uma nação
para desenvolver sistemas que apoiem a criação e
aplicação de conhecimento na área governamental,
aumenta em importância e deve ser objeto de maior
consideração.”
Diante desta nova realidade, a administração pública constata
uma grande massa de informação documental que necessita de atenção no
diagnóstico, na constituição, na manutenção, desta gestão informacional,
levando o tratamento da informação, com a finalidade de recuperação e uso,
supondo metodologia e prática, gerando novas ferramentas tecnológicas que
disponibilizadas nos dias atuais, compatibilize com este novo comportamento
social de produção e recebimento de comunicação participativa e identificadora
desta sociedade, tornando possível a tomada de decisão em tempo exato de
reciprocidade das necessidades deste Estado-cidadão.
Surge assim, A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, que:
“Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão de Documentos – e-
ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.”
15
CAPÍTULO II
REFLETIR SOBRE O E-ARQ BRASIL
Concernente com o Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil (2009),
p. 18, traz-se a motivação para um novo ordenamento arquivístico cuja
finalidade possa atingir em tempo real o resultado recíproco e interativo do
Estado para com a cidadania.
No século passado, a Segunda Guerra Mundial, para intercambiar
informações e orientações às áreas estratégicas militares, utilizavam-se da
tecnologia do computador.
Sendo uma área estratégica de segurança nacional, apenas os
especialistas obtiveram permissão para uso, devido a complexidade de
hardware (parte física computacional) e de software (programas), atuavam
completamente separados das Instituições, mantendo assim, o domínio das
estruturas lógicas complexas como estratégia de defesa da Nação.
No pós-guerra, aproximadamente nos anos 80, foi democratizado
a utilização destas ferramentas, onde marcou-se o início da descentralização
das atividades informacionais.
Essa tecnologia propagou-se rapidamente, em função do
surgimento dos microcomputadores, a disseminação da tecnologia de rede
para as áreas metropolitanas, nacionais e globalizando-se com o marco da
Internet. Cidadãos comuns passaram a usufruir dessa tecnologia e a criarem
redes multiplicadoras de informações e interligações, descentralizando as
atividades informatizadas de comunicação.
16
As instituições públicas são atingidas a partir dos anos 90, com a
mudança radical nos trâmites de registro e comunicação da informação.
O avanço tecnológico passou a ser um fato gerador de novos
ambientes, novos mecanismos surgiram com o advento tecnológico.
A instituição pública passou a ter que conviver com ambientes
eletrônicos, com a produção documental em novos formatos armazenados em
suportes magnéticos e ópticos, formato digital, tornando-se assim, entidades
lógicas.
Começa a surgir no mercado à diversidade de software e
hardware, formatos de mídias diversificados, dificultando a preservação, o
armazenamento e a acessibilidade contínua desses documentos.
De modo geral, a organicidade e meios de acesso à informação
na administração pública, com suas dificuldades em tornar, em muitos casos,
acessíveis para o público essa informação, denotou a ausência de
acompanhamento organizacional das diversas dimensões macro-estruturais,
no tempo, da informação.
Perde-se informações que se constituem, precipuamente, em
instrumentos fundamentais para a tomada de decisão, fere-se as garantias de
direitos a cidadania e a testemunho de ação, órgãos e entidades fragilizam-se
com o tempo em suas prestações de contas, a confiabilidade e a credibilidade
desses documentos digitais passam a ser duvidosos.
A administração pública passa a se organizar através do
gerenciamento documental sistematizado informaticamente e conhecido como
gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
A produção, transmissão, armazenamento e acesso, trazem um
marco significativo na customização da administração informacional.
17
Mas como todo progresso, acarretaram alguns problemas,
passou-se a lidar com a informalidade na linguagem, nos procedimentos
administrativos devido a simplificação da nova linguagem, fragilização das
posições hierárquicas por causa da facilidade de acesso à comunicação,
adulteração documental , a degradação das mídias digitais e a evolução veloz
de software, hardware e formatos altamente diversificados.
Perdem-se informações que constituem, precipuamente, em
instrumentos fundamentais para tomada de decisão, ferem-se as garantias de
direitos à cidadania e ao testemunho de ação, órgãos e entidades fragilizam-se
com o tempo em suas prestações de conta, a confiabilidade e a credibilidade
destes documentos digitais passam a ser duvidosos.
É importante ressaltar que a informação é sempre algo construído
e inserido num contexto social, não dependendo assim, ser analisada fora
dele. A importância social das instituições é reforçada no direito público de
acesso aos arquivos do governo, apesar deste acesso aos documentos
governamentais não serem, de modo geral, popularmente amplo e irrestrito.
A finalidade é alcançar a não repetição de erros e atingir novos
patamares, no sentido de encontrar novas alternativas e soluções para os
problemas informacionais que se apresentem novos ou transmutados nesta
sociedade produtora e recebedora de informação.
A transformação do conhecimento constata a rapidez das
mudanças sociais decorrentes do desenvolvimento científico e tecnológico e
enseja a criação de uma nova tecnologia que levasse a sociedade e o Estado
à inserção em um mundo globalizado com conexões e tecnologias intensas.
Percebe-se então, paradigmas com profundas e significativas
alterações, com alta taxa de rotatividade, em períodos de tempo muito curtos.
18
O progresso está relacionado a qualquer área de conhecimento,
sobre o mercado de trabalho e sobre o próprio profissional, necessitando
assim, a busca da capacitação, passando por uma reflexão significativa a
respeito do conceito de informação.
Conforme Gonçalves (2006), p.21:
“A revolução das Tecnologias de Informação e
Comunicação (TIC) trouxe novos modos de criação,
coleta, armazenamento, combinação e utilização do
conhecimento que caracterizam o que se denomina
Economia do Conhecimento, definida pelo Departamento
de Assuntos Econômicos e Sociais das Nações Unidas”
(UNDESA, 2005, p.8).
Começa-se a lidar com a informação orgânica, contida em
documentos registrados em suportes que permitam a gravação eletrônica,
produzidos e recebidos por uma sociedade ativa, seja de caráter diversificado,
independente de suas idades e valores intrínsecos.
Reflete-se o interesse no valor secundário dos documentos
contra-partindo com a proposta integrada de tratar a informação desde o
nascimento até o seu destino final. Sendo assim, percebe-se que a ação
integrada é a única com a capacidade de assegurar a continuidade das
intervenções no quadro de uma política de organização informacional.
Na administração pública constata-se grande massa de
informação documental acumulada de forma inadequada, a ausência de fluxo
informacional, estrutura e funções indicam que a organização não dá valor à
importância da informação.
19
Tornou-se mister, um ordenamento que levasse as autoridades
governamentais implantar um programa de Gestão Arquivística de
Documentos Eletrônicos para mudar esta realidade da administração
informacional.
No Brasil, conforme citado no “Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-ARQ Brasil
(2009), p.19 informa que o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e tem o
Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ), como órgão central , que por
intermédio de suas câmaras técnicas, comissões especiais dos três poderes
que o compõe (Executivo, Legislativo e Judiciário)”, é o órgão balizador dos
instrumentos normativos e disciplinador das matérias que concerne arquivos,
amparados na Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que pauta todo um
ordenamento, identificação, classificação , condução ao tratamento dos
documentos e arquivos públicos e privados, atribui funções e
responsabilidades hierárquicas dentro dos órgãos públicos federais.
Segundo o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gestão Arquivística de Documentos (2009), p. 9:
“É uma especificação de requisitos a serem cumpridos
pela organização produtora/recebedora de documentos,
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios
documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e
autenticidade, assim com sua acessibilidade.
Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar
a identificação de documentos arquivísticos digitais.”
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos se preocupou em
apresentar um parâmetro de definição de documentação digital, documentação
arquivística digital e a diferenciação do documento arquivístico convencional
20
para que se pudesse dar tratamento específico e direcionado
tecnologicamente.
Apesar de, ressaltar, precipuamente que, conforme o Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos (2009), p.8:
“...devem ser considerados os fundamentos da
diplomática, da arquivologia, especialmente da gestão de
documentos, e da tecnologia da informação para fornecer
um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de
qualidade.”
Desta forma, abre-se caminho para a implantação de novo
tratamento de documentos produzidos de formas digitalizadas, nas mais
diversas mídias.
Conforme entendimento do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (2009), p.8 foi
elaborado em duas partes, onde na primeira parte preocupou-se com os
“Aspectos de funcionalidades” e na segunda parte com o esquema de
metadados, sobre aresponsabilidade da Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos (CTDE).
Nesta etapa o e-ARQ Brasil (2009), p.8 é contextualizado e
ressaltada a importância da conceituação e identificação de documentos
arquivísticos em formatos digitais para melhor entendimento de seus usuários
não especializados na área.
Explicita-se os conceito de sistema de informação, gestão
arquivística de documentos, isto é, os conjuntos de procedimentos e opressões
técnicas existentes quanto ao tratamento documental; a evidência da
necessidade de eficiência e eficácia através do sistema de gestão arquivística
21
de documentos; a funcionalidade do conjunto de tecnologias para organização
da informação não estruturada através do gerenciamento eletrônico de
documentos (GED); o novo mecanismo utilizado através de um conjunto de
procedimentos que leva em conta o ciclo de vida, produção, destinação final
apoiado em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos
(SIGAD), conforme p.10 do e-Arq Brasil.
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados e Gestão
Arquivística de Documentos (2009), p. 23, enfatiza que na elaboração e
implantação da Gestão Eletrônica de Documentos há que se observar os seus
participantes quanto as suas responsabilidades, ou seja, direção superior
viabilizando, integralmente, a facilitação destas políticas; a participação de
profissionais de arquivos, cuja sapiência se faz evidente na área documental,
pois, as técnicas arquivísticas para serem planejadas, implantadas e
disseminadas dependerão do seu conhecimento; unidades ou grupo de
trabalhos bem gerenciados para a produção de tarefas dentro do programa
arquivístico documental; as produções documentais rotinadas por usuários
finais e os gestores de sistemas de informação que tecnologicamente
projetam, desenvolvem e mantem os sistemas de informação onde os
documentos digitais são gerados e usados arquivisticamente denotando lógica
e realidade do resultado finalístico.
22
O e-ARQ Brasil (2009) na p.23 mostra a importância do
detalhamento do planejamento e implantação do programa de gestão
arquivística de documentos, tendo como base a política arquivística e a
designação antecipada e defina de responsabilidade, levando em conta o
contexto jurídico-administrativo, a missão institucional, a legislação vigente, e
formando assim a elaboração de instrumentos e manuais para facilitação do
seu uso.
A reflexão correta, os metadados necessários, atividades bem
apoiadas e a prestação de contas das atividades realizadas sustentam a
qualidade do documento arquivísticos.
O e-ARQ BRASIL (2009), p.25 destaca que o programa de gestão
arquivística de documentos deve privar pela organicidade, unicidade,
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
O e-ARQ Brasil (2009), p.27, menciona a utilização da
metodologia do planejamento e da implantação de gestão flexível. É
estabelecido passos que diferem de acordo com as necessidades do órgão ou
entidade. São etapas interativas, parcial ou gradualmente desenvolvidas em
diferentes processos.
Faz-se então, um levantamento preliminar normativo do órgão ou
entidade para a definição de quais documentos devem ser produzidos e
capturados; plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação,
baseadas nas funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade;
análise das funções das atividades desenvolvidas e dos documentos
produzidos, cujo objetivo é desenvolver modelo conceitual sobre o órgão que
resulte em esquema de classificação das funções e atividades; mapas, fluxo
de trabalho, tesauros e vocabulários controlados; identificador da atividade
específica do órgão; análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos
documentos produzidos; identificação das exigências a serem cumpridas para
23
a produção de documentos; avaliação dos sistemas existentes, identificação
das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas par a
produção de documentos arquivísticos, projeto do sistema de gestão
arquivísstica de documentos, implantação do sistema de gestão arquivística de
documentos, monitoramentos e ajustes e a possibilidade de suspensão ou
extinção do SIGAD.
Nesta fase, o e-ARQ Brasil (2009), p.119 conceitua os metadados
conforme estabelecido no glossário da Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos:
“Dados estruturados que descrevem e permitem
encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivístico ao logo do tempo.”
Conforme Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004 identifica-se
um elenco de requisitos de informações estruturadas, visando a identificação
dos dados contextuais documentais concernente a identificação do produtor, a
segurança do documento o contexto tecnológico e a localização física
documental a ser trabalhada, observado o que estiver estabelecido pelo
Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.
24
CAPÍTULO III
REFLETIR SOBRE A ORGANICIDADE DA INFORMAÇÃO NA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Passe-se ao questionamento, conforme o Livro
Desburocratização e Cidadania para o desenvolvimento local, p. 17: “Mais
papel ou menos papel?”
O excesso de formalismo nos remete a uma herança colonial,
com requintes de crueldades e o combate ao formalismo deve ser uma política
pública visando a descentralização administrativa, a conduta burocratida
através de procedimentos rotineiros e simples e de resultados em tempo real
das necessidades recíprocas do Estado-cidadão no exercício da cidadania.
É imprescindível mencionar os Direitos e Garantias Fundamentais
do Cidadão, que dentre eles constam sobre a informação, liberdade de
expressão, de comunicação, independente de sensura ou licença e o acesso a
informação a todos imputando a responsabilidade aos órgãos públicos.
Tamanha importância o Estado deu a informação, que a
regulamentou na Lei nº 11.111, de 05 de maio de 2005, onde transcreve
normativas orientadoras para acessibilidade dos cidadãos aos documentos
públicos, resguarda a segurança imprescindível a sociedade e ao Estado e cria
uma Comissão de Análise de Informações Sigilosas que vai decidir quais serão
as ressalvas que obstarão o acesso a estes documentos.
25
Essa sociedade é geradora de informação que se transforma em
conhecimentos, dados históricos, dados probatórios, necessitando de uma
nova visão onde segundo Gonçalves (2006), p15:
“A Gesto do Conhecimento no setor público é uma
visão de um novo caminho para melhor desempenho e melhor
relacionamento interno e externo das organizações desse
setor.”
O Estado tem uma complexidade histórica na gestão
informacional, obstaculando os resultados almejados por seus cidadãos.
Percebe-se então a necessidade de uma estratégia para viabilizar
esta aproximação. Segundo citação de Gonçalves (2006), p. 27:
“O governo pode impulsionar o desenvolvimento desses
sistemas formulando conceitos e atuando como líder. Pode
desempenhar uma função chave estabelecendo prioridades e
objetivos essenciais e coordenando o desenvolvimento de um
marco conceitual amplo. Com esta finalidade, o governo pode
iniciar um processo participativo que reúna as diversas partes
interessadas e dê lugar a uma estratégia de conhecimento,
inovação e tecnologias integrada e centrada nas pessoas.”
(UNPAN, 2002, p.8).”
São Ações integradas que em um processo participativo
estabelecerá novos conceitos, prioridades essenciais rumo a uma estratégia de
conhecimento, inovação e tecnologia centrada nas pessoas.
A luta social, em fim, tem reconhecimento e espaço de decisão,
ingerência e obtenção de resultados em tempo de suas necessitadas. Passa-
se ter um mecanismo para lidar com a dimensão participativa e a pluralidade
26
da sociedade, ou seja, a questão informacional nasce como um fator
otimizante, pois ao se tornar conhecimento alcança níveis básicos de
capacidade governativa.
Segundo Gonçalves (2006), p.30:
“Para inserir o Brasil nesse novo modelo de
desenvolvimento o Estado precisa fazer a gestão estratégica
de sue ativo valioso: o conhecimento – presente nas
capacidades de aprendizado, inovação e adaptação às
mudanças, de milhares de serviços públicos, nos processos
organizacionais e, principalmente, nas redes de
relacionamentos intra e inter-organizacionais.”
A preocupação com a perda do conhecimento com as diversas
mudanças governamentais, descontinuidades de planos e projetos, a falta de
fidedignidade de registros diversos dentro dos órgãos governamentais, a
ausência de sistematização continuada do conhecimento passa ser a meta de
modificação do Estado-cidadão.
Cria-se ordenamentos para execução de um governo eletrônico,
onde com envolvimentos de vários seguimentos do Poder Executivo Federal,
com a finalidade de elaborar uma estratégica logística e tecnológica da
informação, visando a articular e coordenar programas e projetos para a
customização, otimização e utilização da infra-estrutura tecnológica da
informação e comunicação e definindo padrões de qualidade para as formas
eletrônicas de interação.
Implanta-se o Comitê Gestor do Governo Eletrônico (CEGE) com
as finalidades acima citadas dentre outras. Foram criados também mais oitos
Comitês Técnicos, com a finalidade de planejar e implantar ações nas
respectivas áreas de competência, dentre as quais gestão de conhecimento e
informação estratégica.
27
O Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação
Estratégica (CTGCIE) foi criado com a missão de, segundo citação Gonçalves
(2006), p. 32:
“Promover a Gestão do Conhecimento na
Administração Pública, tendo como pressuposto que a
experiência acumulada progressivamente pelos gestores
públicos constitui um capital estratégico do Estado, o qual deve
ser compartilhado e explorado ativamente pelos órgãos de
governo e pela sociedade brasileira. (FRESNEDA, 2005, p.6).”
A sociedade moderna passa a ter interpretada a informação como
um fator enriquecedor de conhecimento.
A administração pública passa a valorizar e priorizar a interação
com esta sociedade, na finalidade de mapear e disseminar práticas de gestão
de conhecimento, eliminando assim, a descontinuidade de resultados no
serviço público.
A sociedade é reconhecida como produtora de conhecimento
coletivo, onde a compreensão do Comitê Executivo do Governo Eletrônico –
CEGE reconhece, concernente citação de Gonçalves (2006), p.33:
“Um conjunto de processos sistematizados, articulados e
intencionais, capazes de incrementar a habilidade dos gestores
públicos em criar, coletar, organizar, transferir e compartilhar
informações e conhecimentos estratégicos que podem servir
para tomada de decisões, para a gestão de políticas públicas e
para inclusão do cidadão como produtor de conhecimento
coletivo. (BRASIL, 2004, p.17.”
O governo passa a ter Gestão do conhecimento institucionalizado
como instrumento estratégico, a contribuição e a inserção do Brasil na
28
Sociedade do Conhecimento, a integração das esferas de Governo, a inclusão
da sociedade e suas organizações como produtores de conhecimento, a
ampliação do quadro de interlocutores, os pressupostos da atuação
governamental integrada, eficiente e transparente, por meio de utilização
intensiva das novas formas eletrônicas de interação, implantação e avaliação
da política de Gestão do Conhecimento vinculada à Presidência da República.
Isto significa a sociedade informando e produzindo conhecimento,
interagindo e participando nas estratégias das mudanças de modelos de novas
administrações públicas mais modernas e próximas desta sociedade, onde o
resultado passa a ter qualidade, eficiência, eficácia e tempo real de produção,
ou seja, Estado-cidadão no exercício para seus clientes.
29
CAPÍTULO IV
REFLETIR SOBRE A IMPORTÂNCIA DA ORGANICIDADE NA
DESBUROCRATIZAÇÃO
Encaminha-se a indagação, conforme o livro Desburocratização e
Cidadania para o desenvolvimento local (2004), p. 15: “Como se promove a
descentralização administrativa em benefício do cidadão?.”
O Estado-cidadão reconhece que a burocracia é um elemento
impactantemente negativo, os encargos burocráticos comprometem a
competitividade do país e, nesse sentido, remete-se às medidas inovadoras
visando à satisfação do cidadão e à customização de seus atos
administrativos.
A administração pública deve estar voltada para servir os
cidadãos, através de ações de simplificação e desregulamentação
minimizando e interagindo de maneira mais objetiva e direta nas relações de
direito e obrigações entre o Estado e o cidadão.
A busca por resultados concretos com o reconhecimento por meio
de uma gestão dinâmica e atualizada é fundamental para a própria
sustentabilidade da administração pública.
A gestão pública moderna passa a modelar-se em critérios como
liderança, estratégia e planos, critério cidadão e critério sociedade, informação
e conhecimento, objetivando a identificar junto ao cidadão e a sociedade às
políticas públicas, cujo resultado seja o necessário e esperado, mostrando o
comprometimento com a melhoria da qualidade de serviços, por meios de
processos que permitam criar valor público para o cidadão proporcionando
ganho social.
30
As novas ações levam a criação do Decreto 5.378, de 23 de
fevereiro de 2005, onde:
“Institui o Programa Nacional de Gestão Pública e
Desburocratização – GESPÚBLICA e o Comitê Gestor do
Programa Nacional de Gestão e Desburocratização, e dá
outras providências.”
No Decreto nº 5.378 de 2005 o Governo preocupou-se em editar
medidas que levasse a economia administrativa, ao alcance da qualidade de
seus serviços, o menor tempo de resultado para o exercício da cidadania e a
acessibilidade, tornando mais simples a comunicação e a informação entre o
Estado e o cidadão.
A eficiência, a eficácia e a ética passaram a serem prioridades na
busca dos serviços prestados ao cidadão. Este passou a ser o detentor
precípuo da qualidade dos serviços deste Estado, identificado como cliente.
No Decreto 6.944, de 11 de agosto de 2009, onde:
“Estabelece medidas organizacionais para
aprimoramento da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional, dispõe sobre normas gerais relativas
a concursos, públicos, organiza sob forma de sistema as
atividades de organização e inovação institucional do Governo
Federal, e dá outras providências.”
31
Além das inúmeras normas de alteração concursal, cria-se o
Sistema de Organização e Inovação Institucional do Governo Federal –
SIORG, onde os órgão e entidades da administração direta, autárquica e
fundacional do Poder Executivo Federal passam a ter norteadores para as
atividades de desenvolvimento organizacional.
Agora o cidadão já consegue visualizar todos os órgãos do Poder
Executivo Federal, suas finalidades, suas funções básicas de organização e
inovação institucional, suas competências, as próprias competências das
unidades setoriais e seccionais do próprio SIORG e enuncia uma tabela de
sistema informatizado integrado como única referência para o cadastro de
órgãos e unidades administrativas.
A administração pública do Poder Executivo passa a interagir e
ser identificada sistemicamente, tendo como gestor o Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão, o qual expede normativa de orientação e
gestão através atos complementares.
A administração pública passa a ter uniformidade da informação,
das ações, tem o dever de aperfeiçoar seus recursos e dentre outras regras
gerar, adaptar e disseminar tecnologias de inovação, que levem a
racionalização de métodos e processos administrativos, isto é, planejamento,
eficiência e eficácia no atendimento de qualidade no resultado para o seu
púbico alvo, o cidadão.
A administração pública passa a ter uma política formulada para o
exercício de excelência podendo ser comparada com padrões internacionais
de qualidade em gestão.
Entende-se, também, que a qualidade deve ser voltada para o
cidadão, e desenvolve-se, dentro do espaço constitucional, demarcados pelos
princípios de impessoalidade, da legalidade, da moralidade, da publicidade e
da eficiência.
32
A melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados aos
cidadãos e o aumento da competitividade do País, compreende a ação como
um todo, em todos os poderes e esferas do governo, e implicam numa ação
mais integrada e coordenada entre os diversos entes e instituições públicas.
Em fim, é um elenco de normativas que eleva a melhoria contínua como
estratégias de mudanças, elevando a patamares cada vez mais altos do
desenvolvimento institucional.
Observa-se que o sucesso institucional se alcança
gradativamente, pelo esforço contínuo e coletivo em direção à gestão de
excelência.
A excelência fica focada nos objetivos de gerar benefícios para o
setor público e para a sociedade a partir da participação e do
comprometimento dos servidores com a missão de sua organização.
A missão é o instrumento nacional de cidadania, orientado pelos
princípios e valores éticos que norteiam a atividade pública, com a finalidade
primordial de orientar e instrumentalizar o setor público para o cumprimento
eficaz e eficiente, de assegurar o bem-estar da sociedade, gerando benefícios
concretos para o País.
Partiu-se da premissa de que e possível ser excelente sem deixar
de ser público.
A visão é criar o entendimento necessário para dar viabilidade ao
seu processo de transformação rumo a excelência da gerencia pública com
base em padrões e práticas mundialmente aceitas.
Forma-se um conjunto, onde por meio da liderança forte da alta
administração, focam-se as necessidades dos cidadãos destinatários da ação,
da organização, os serviços e os processos são planejados para melhor
atender esse conjunto de necessidades, levando-se em conta os recursos
33
disponíveis.
A partir daí, pessoas e processos representam a execução do
planejamento, concretizando ações que transformam objetivos e metas em
resultados. Isto é, pessoas capacitadas e motivadas que operam este processo
e produzam os resultados esperados.
Tendo-se então, o resultado como controle, pois serve para
acompanhar o atendimento quanto à satisfação dos destinatários, através de
avaliações dos serviços e da ação do Estado, o orçamento e as finanças, a
gestão das pessoas, a gestão de fornecedores e de parcerias institucionais,
assim como, o desempenho dos serviços e processos organizacionais.
A priorização destas metas é destinada, fundamentalmente, a
envolver não apenas o cidadão individualmente, mas todas as formas
representativas sociais, ou seja, empresa, associações, organizações e
representações comunitárias.
Várias outras normas passaram a ser editadas visando à
facilitação desse resultado dentre elas o Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de
2009, que:
“Dispõe sobre a simplificação do atendimento público
prestado ao cidadão, ratifica a dispensa de firma em
documentos produzidos no Brasil, institui a “Carta de Serviços
ao Cidadão” e dá outras providências.”
Nesta Carta temos vários princípios constitucionais descritos
numa forma mais simples “todos são inocentes até que prove ao contrário”,
presunção de boa-fé, “princípio da publicidade, ou seja, públicas são as
informações contidas em repartições públicas, respeitados o sigilo de defesa
nacional”, ou seja, passa-se a compartilhar as informações nos termos da lei,
os constrangimentos de comprovação de antecedentes criminais, informações
34
sobre pessoas jurídicas e situações expressamente revistas em lei não serão
mais obrigatoriamente entreguem pelo cidadão, pois o próprio órgão público
que, agora se encontra integralizado aos sistemas informatizados, poderá
obtê-los.
O Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão edita uma
Instrução Normativa nº 1, de 06 de janeiro de 2010, que:
“Dispõe sobre a elaboração e a publicação de Carta de
Serviço ao Cidadão e a aplicação de pesquisa de satisfação ao
usuário..”
A opinião do cidadão passou a ser de extrema importância para a
orientação do Sistema de Organização e Inovação Institucional - SIORG.
No site da GesPública, a modernização e a desburocratização
utiliza-se de ferramentas do Guia de Simplificação administrativa. Tem-se o
papel do facilitador, ou seja, uma pessoa que catalisa as diversas idéias que
poderão emergir de grupos durante reuniões de trabalhos, motiva o debate
participativo na medida de buscar estímulos dos participantes a contribuírem,
expondo ponto de vistas a ser tema tratado, estabelece, desta forma um
espaço de respeito e confiança, pois sua meta é a inclusão dos participantes
no processo. É uma pessoa importante dentro do meio administrativo e deverá
ser sempre receptivo às idéias apresentadas.
No site Gespública, a desburocratização também trouxe uma
proposta de simplificação em seu Capítulo 9, no Guia “d” de Simplificação
(2009), que como está definida em seu item 9.2:
“É o documento que apresenta a síntese do Novo
Desenho do Processo de trabalho e tem como objetivo sua
submissão à apreciação da autoridade competente para que
seja aprovada e implantada”.
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Esta proposta tem como objetivo sugerir melhorias e soluções de
curto, médio e longo prazo e benefícios que resultem de implantações de
novos processos. Em fim, trás em seu bojo os objetivos a serem alcançados,
novos desenhos de processos, pontos de melhoria implantados, sugestões de
melhorias para encaminhamento e benefícios da implantação do novo desenho
do processo dentro da administração púbica.
Com isto, tem-se uma nova rotina organizacional, a simplificação
administrativa no fluxo do trabalho, pautando-se na elaboração do Manual de
Procedimentos, capacitação dos envolvidos no Novo Processo de Trabalho,
ampla divulgação do novo funcionamento do processo de trabalho e dos
benefícios gerados.
Diante dessa tendência, passa-se a ter um conjunto de decisões
que levam a ver o cidadão como um cliente, pois envolve critérios de
qualidades, plano de ações e atividades pautado em sua opinião.
O processo passa a ser mero fluxo operacional visando à
satisfação das necessidades dos cidadãos que agora são reconhecidos como
clientes.
Para o alcance desse resultado o processo deve ter linguagem
clara e acessível, disponibilidade 24h no portal da GespPública, atualização
conforme demandas e pesquisas e aderência aos critérios GesPública do
Modelo de Excelência em Gestão Pública - MEGP.
36
Numa modelagem simplificada de processo, pode-se encontrar
uma Árvore de Soluções, ou seja, identificação das condições para a
realização dos subprocessos, análise e melhoria, desenho do novo processo,
identificação dos recursos necessários para a sua execução, identificação das
principais necessidades dos usuários, análise de coesão e acoplamento,
análise do ciclo de planejamento-desenvolvimento-controle-ação corretiva,
finaliza-se então a proposta de melhoria na ação administrativa.
Evidencia-se, mais uma etapa para a busca do resultado de
qualidade que é a árvore de solução, cuja principal meta é identificar os
problemas, analisar suas causas e efeitos, elaborar o detalhamento destas
causas dos problemas, analisar e priorizar a solução, utilizando-se da
ferramenta de técnica de moderação por cartelas, formulários de cronograma
de encaminhamentos e resultados com cronograma de ações para soluções
de problemas.
Por fim, o Estado passa a gerar ferramentas de auto-avaliarão,
mecanismos que irão identificar pontos fortes e fracos no gerenciamento, na
aplicabilidade e no relacionamento entre a administração púbica, seus atos e
resultados perante aos seus cidadãos. É um instrumento que pontua as
organizações públicas que avaliarem seus sistemas de gestão.
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CONCLUSÃO
A Administração Pública percebe que a informação produzida e
recebida pelos seus cidadãos e pela máquina administrativa é também um
mecanismo estratégico para o desenvolvimento do País.
A facilitação da comunicação entre o Estado e o cidadão, a
desmistificação da acessibilidade informacional, geram uma formulação de
políticas e orçamentos públicos, que refletem uma nova ordem de prioridades
na busca do resultado da cidadania em tempo real.
A informação necessita ser sistêmica, informatizada, planejada,
coordenada e com a obtenção de recursos de informática dos órgãos e
entidades de Administração Pública Federal como um todo.
Já se iniciou com a Gestão Sistêmica da Administração –
GesPublica, simplificando a identificação de seus órgão e os procedimentos
organizacionais administrativos, direcionando-se para a Gestão Eletrônica de
Documento – e-ARQ BRASIL (2009), onde a acessibilidade das necessidades
e dos resultados do cidadão estão sendo trabalhados em tempo real. Mais
muito há que se fazer para que alcance-se a plenitude desburocratizada do
Estado-cidadão.
38
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
GONÇALVES, Sonia Maria Goulart. Elementos Básicos para a Formulação de
uma Política de Gestão do Conhecimento para a Administração Pública
Federal Brasileira. Brasília: IBICT, 2006
Desburocratização e Cidadania: para o desenvolvimento local. - Rio de
Janeiro: FGV, 2004.
Conarq. Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007.
Conarq. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Conarq. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004.
Conarq. e-ARQ Brasil. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos.
Presidência da República. Constituição Federal, 1988.
Presidência da República. Decreto nº 1.048, de 21 de janeiro de 1994.
Presidência da República. Decreto 5.378, de 23 de fevereiro de 2005.
Presidência da República. Decreto 6.944, de 11 de agosto de 2009.
Presidência da República. Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009.
Presidência da República. Lei nº 11.111, de 05 de maio de 2005.
Site GespPública.gov.br. Carta de Serviço ao Cidadão, 2009.
Site GespPública.gov.br. Guia “d” de Simplificação, 2009.
39
Site GespPública.gov.br. Gestão de Processo, 2009.
Site GespPública.gov.br. Pesquisa de Satisfação, 2009.
Site Servidor.gov.br. Instrução Normativa nº 1, de 06 de janeiro de 2010
40
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 6
METODOLOGIA 7
SUMÁRIO 8
INTRODUÇÃO 9
CAPÍTULO I
A Importância da Gestão Eletrônica de Documento
para Desburocratização na Administração Pública 10
CAPÍTULO II 15
Refletir sobre o e-ARQ Brasil
CAPÍTULO III 24
Refletir sobre a Organicidade da Informação
na Administração Pública
CAPÍTULO IV 29
Refletir sobre a Importância da Organicidade
na Desburocratização
CONCLUSÃO 37
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 38
ÍNDICE 40
FOLHA DE AVALIAÇÃO 41
41
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
Título da Monografia: DESATANDO O NÓ.COM.BR
A IMPORTÂNCIA DA ORGANICIDADE
NA DESBUROCRATIZAÇÃO
DO SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
Autor: Maria Alexandrina Cesar Ferraz
Data da entrega: 03/09/2010
Avaliado por:Profª Maria Lucia de Souza Moreira Conceito: