universidad de guayaquil facultad de ingenieria...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN

TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL TÍTULO DE

LICENCIADA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

ÁREA MODELAMIENTO DE PROCESOS

TEMA “MODELAMIENTO DE PROCESO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL A INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE NIVEL MEDIO (COLEGIOS) UTILIZANDO EL

SOFTWARE OPENKM”.

AUTORA ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE

DIRECTOR DEL TRABAJO ING.CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.

2018 GUAYAQUIL – ECUADOR

ii

DECLARACION DE AUTORÍA

“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me

corresponde exclusivamente y el patrimonio intelectual del mismo a la

Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”

Espinoza Cortez Karla Dennise

C.C. 0940414865

iii

DEDICATORIA

Gracias a Dios este trabajo va dedicado a mi mamá quien fue la

persona que estuvo conmigo desde el inicio y final de la carrera dándome

ánimo y aconsejándome siempre que todo con perseverancia se puede

lograr y creyó en mí siempre, y a los maestros y compañeros que me

brindaban sus conocimientos en este proyecto.

iv

AGRADECIMIENTO

Mi agradecimiento principal es para Dios sin el este logro no lo

hubiera realizado, a mi mamá Margarita Cortez, hermanas que siempre me

apoyaron dándome ese impulso de que siga adelante a mi enamorado

Gilson Mendoza por estar conmigo en toda esta etapa de mi vida logro

concluir esta esperada y anhelada meta de obtener mi título.

v

ÍNDICE GENERAL

N° Descripción Pág.

PRÓLOGO 1

INTRODUCCIÓN 3

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO


1.1 ¿Qué es una Gestión Documental? 6

1.1.1 Ventajas de implementar un SGD 6

1.2 Gestión documental en las organizaciones 7

1.3 La organización documental 8

1.4 Ordenación 9

1.5 OpenKM 9

1.5.1 Funcionalidades de OpenKM 10

1.5.1.1 OpenKM 10

1.5.1.2 OpenKM – Otras fuentes indicaron 10

1.5.1.3 Ventajas de OpenKM 11

1.6 Software libre 12

1.7 Gestión de la información con OpenKM 12

1.7.1 ¿Qué documentos permite indexar OpenKM? 13

1.8 Workflows 13

1.9 Introducción a las bases de datos 13

1.10 Sistema de administración de bases de datos (DBMS) 14

1.10.1 MySQL Workbench 14

1.10.2 Su diseño 15

1.11 Sistemas de archivos manuales 15

1.12 Gestión por procesos 16

vi


1.13 Gestión de archivos 16

1.14 Gestión Documental 16

1.15 Modelamiento visual de procesos 17

1.16 Definición de almacenamiento 17

1.17 Documentación 17

1.18 ¿Por qué documentar? 18

CAPÍTULO II

METODOLOGÍA


2.1 Análisis de la investigación 19

2.2 Técnica de observación 19

2.2.1 Recolección de datos 20

2.2.2 Introducción utilizadas en la investigación 20

2.2.3 Encuestas realizadas 20

2.3 Métodos de investigación 21

2.3.1 Fuentes de técnicas de investigación 21

2.3.2 Fuente Primaria 22

2.4 Población encuestada 23

2.5 Tipo de investigación 23

2.6 Métodos de investigación 24

2.7 Procedimientos de investigación 24

2.8 Encuestas 25

2.9 Elaboración de diagramas de flujos 34

CAPÍTULO III

PROPUESTA


3.1 Tema 38

vii


3.1.1 Objetivos 38

3.2 Elaboración del proyecto 38

3.3 Funcionalidades 39

3.4 Requerimientos del sistema 40

3.4.1 Software 40

3.4.2 Hardware 40

3.4.3 Su acceso 40

3.5 Factibilidad Operacional 40

3.6 Factibilidad Económica 41

3.6.1 Factibilidad Técnica 41

3.7 Problema actual 41

3.8 Solución a la propuesta 41

3.9 Simbología aplicada casos de uso 42

3.9.1 Diagrama de Casos de uso 42

3.9.2 Actores que intervienen diagrama caso de uso 43

3.10 Conclusiones y Recomendaciones 54

3.10.1 Conclusiones 54

3.10.2 Recomendaciones 54

ABREVIATURAS 56

GLOSARIO DE TÉRMINOS 57

ANEXOS 58

BIBLIOGRAFÍA 75

viii

ÍNDICES DE CUADROS


1 Población encuestada 23

2 Respuesta a la Pregunta 1 25









11 Caso de uso actores 42

12 Caso de uso gestión documental 44

13 Caso de uso solicitud de matrícula 45

14 Caso de uso sistema de pago 46

15 Caso de uso ingreso de notas-registro 47

ix

ÍNDICES DE IMÁGENES


1 Área del colegio 22

2 Caso de uso actores 42

3 Área de trabajo 47

4 Pantalla de ingreso 48

5 Subir un documento 48

6 Notificar a los usuarios 49

7 Selección de usuarios 49

8 Búsqueda por palabras claves 50

9 Bloqueo de un documento 50

10 Inserción de documentos 51

11 Ingreso de palabras 51

12 Formas de búsqueda 52

13 Selección de búsqueda 52

14 Crear usuarios 53

15 Lista de usuarios registrados 53

x

ÍNDICES DE DIAGRAMAS


1 Arquitectura de OpenKM 11

2 Proceso de pago 34

3 Retiro de un documento 35

4 Proceso de pago (ASIS) 35

5 Proceso de pago (TOBE) 36

6 Entrega de documento (ASIS) 36

7 Entrega de documento (TOBE) 37

8 Gestión documental 43

9 Caso de uso solicitar matrícula 44

10 Caso de uso sistema de pago 45

11 Caso de uso ingreso de notas 46

xi

ÍNDICES DE GRÁFICOS


1 Pregunta N° 1 25

2 Pregunta N° 2 26

3 Pregunta N° 3 27

4 Pregunta N° 4 28

5 Pregunta N° 5 29

6 Pregunta N° 6 30

7 Pregunta N° 7 31

8 Pregunta N° 8 32

9 Pregunta N° 9 33

xii

ÍNDICES DE ANEXOS


1 Encuestas realizadas 59

2 Cronograma 61

3 Instalaciones de UBUNTU 63

4 Instalaciones de JAVA 66

5 Instalaciones de OpenKM 74

xiii

AUTOR: ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE

TEMA: MODELAMIENTO DE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL A INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE NIVEL MEDIO (COLEGIOS) UTILIZANDO EL SOFTWARE OPENKM.

DIRECTOR: ING. CIV. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.

RESUMEN

El objetivo de este proyecto es modelar los procesos documentales

manuales de las instituciones educativas que existen aún en la actualidad, los documentos son parte fundamental en toda organización este modelamiento se realizara por medio de OpenKM un sistema de gestión documental que permitirá optimizar los procesos esto ayudara a que los servicios brindados sean de mayor calidad y contando también con las ventajas que un sistema de gestión documental ofrece es la seguridad de mantener un documento, que la búsqueda sea más rápida y ágil y este a disposición del usuario al momento de ser solicitada, eliminar recursos innecesario como costos de manera interna y externa de la institución, liberar espacios en las oficinas ya que se manejan electrónicamente ahorrar tiempo y que exista orden y transparencia en la documentación ya que por medio de las respectivas investigaciones realizadas se pudo conocer más sobre las problemáticas por medio de los encuestados, y por las visitas al colegio se observó cómo se llevaba a cabo la gestión documental manual ocasionando estos retrasos como perdidas de documentos y no encontrar la información al momento que se la requería, el modelamiento de proceso de gestión documental da solución a los procesos mejorando su rendimiento logrando que el ambiente de trabajo se lleve de una manera más cómoda y en un solo espacio. El sistema de gestión documental ayuda a que la información este más estructurada y tenga un mejor acceso a la información. PALABRAS CLAVES: Gestión, Documento, Procesos, Información, Optimización, Modelamiento.

Espinoza Cortez Karla Dennise Ing. Civ. Carvache Franco Orly Daniel, Msc. C.C: 0940414865 Director del Trabajo

xiv

AUTHOR ESPINOZA CORTEZ KARLA DENNISE

SUBJECT: MODELING OF DOCUMENTARY MANAGEMENT PROCESS TO EDUCATIONAL INSTITUTIONS OF AVERAGE RESOURCES (HIGH SCHOOLS) USING OPENKM SOFTWARE.

DIRECTOR: C. E. CARVACHE FRANCO ORLY DANIEL, MSC.

ABSTRACT

The objective of this project is to model the manual documentary processes of educational institutions that still exist today, documents are a fundamental part of any organization. This modeling will be done through OpenKM, a document management system that will optimize the processes and they will help that the services provided would be of higher quality and also getting the advantages that a document management system offers is the security of maintaining a document, that the searching be faster and more agile and it is available to the user at the moment of being requested, eliminating unnecessary resources such as costs internally and it is externally from the institution, freeing space in offices as they are handled electronically, saving time, and that there may be an order and transparency in the documentation because through the respective investigations it was possible to know more about the problems through the respondents, and by the visits to the school was observed how the manual document management was carried out, causing these delays as loosing of documents and not finding the information when it was required, the modeling of the document management process gives solution to the processes, improving their performance, achieving that the work environment be carried out in a more comfortable way and in a single space. The document management System helps the information be more structured and has better access to information KEY WORDS: Management, Document, Processes, Information,

Optimize, Modeling.

Espinoza Cortez Karla Dennise C. E. Carvache Franco Orly Daniel, Msc.

I.D: 0940414865 Director of Work

PRÓLOGO

La tecnología en la actualidad plantea múltiples beneficios en todos

los ámbitos, el desarrollo de este trabajo realizara un modelamiento

proceso de gestionar documentos que se llevan a cabo en los colegios.

En estas organizaciones se trabaja con documentaciones a diario y

de gran importancia por lo que ha visto la necesidad de modelar los

procesos de gestión documental, y con esto llevarlos de una manera

estructurada.

Por este motivo se modelara los procesos que se llevan con la ayuda

del software libre OpenKM. Para poder realizar este proyecto se necesitó

analizar las situaciones de los procesos de la actualidad gracias a este

sistema automatizado se notara un cambio mejorando el almacenamiento,

control la estructura de los documentos e incrementando la eficiencia al

momento de manejar la información y siendo mucho más rápida en la

búsqueda de documentos.

El modelamiento de procesos de gestión documental se podrá

almacenar, capturar documentos, seguridad de la información, clasificar la

información por carpetas, mejorar la calidad del trabajo, reducir el tiempo

de las tareas, trabajar en equipo, reducción de recursos y gastos.

Capítulo I: Marco Teórico se encontraran todos los temas

relacionados al tema modelamiento de proceso de gestión documental,

conceptos de otros autores de libros o sitios web.

Capitulo II: La Metodología el análisis de la investigación, técnicas

de observación y recolección de datos, instrumentos, los procedimientos

Prólogo 2

además la elaboración de las preguntas con las estadísticas de la población

encuestada.

Capitulo III: La propuesta se podrá observar los resultados del

proyecto la parte final de los procesos, las conclusiones y

recomendaciones y anexos del proyecto.

INTRODUCCIÓN

Tema

Modelamiento de proceso de gestión documental a instituciones

educativas de nivel medio (colegios) utilizando el software OpenKM.

Antecedentes

Desde hace muchos años atrás siempre ha existido la gestión

documental en las organizaciones.

En la gestión documental antigua se llevaba la organización de

documentos en carpetas, archivadores en los lugares de trabajo como las

oficinas, estaban saturados con diferentes tipos de papeles donde la

búsqueda de un documento es muy complicada al llevarla de forma manual

y esto ocasiona una serie de inconvenientes como de que se no se

encuentre los documentos al momento, de necesitar alguna información ya

sea de algún departamento, y la mala organización hace que esto se

retrase y de inconformidad de no recibir respuesta inmediata de lo que se

solicita el no tener ningún tipo de seguridad y que los documentos se

traspapelen, no estén en óptimas condiciones como deteriorados,

incompletos o simplemente extraviados.

Objeto de la investigación

Este trabajo tiene como finalidad facilitar los medios de búsqueda de

información en los colegios eliminando así una gran cantidad de problemas

que dificultan al momento de requerir una consulta por parte de los padres

Introducción 4

de los alumnos de los establecimientos o de algún departamento

solicitando información del alumnado.

Delimitación del tema

Este estudio busca mejorar el proceso de gestión documental con

un modelamiento para la institución se realizará un prototipo.

• Institución: Colegio Particular Florida.

• Ubicación: Florida Norte

• Área: Departamento de Secretaría, colecturía, administración, sala de

profesores.

• Estudiantes: 300

Objetivos de la investigación

Objetivo general

Realizar el modelamiento de proceso de gestión documental al

colegio con el software OpenKM con el propósito de conservar de una

manera más estructurada los documentos del colegio Florida y brindar un

mejor servicio para los usuarios.

Objetivos Específicos

• Analizar la situación de problema.

• Mejorar el proceso de gestión documental con el software OpenKM.

• Brindar un mejor servicio al usuario donde la de búsqueda de

información sea más precisa al instante de ser solicitada.

• Por medio del gestor documental OpenKM se puede llevar a cabo los

procesos en una forma muy organizada y segura al momento de

gestionar los documentos.

Introducción 5

Justificación

La importancia de desarrollar este proyecto es que en los colegios

se resolverá una serie de problemas que en la actualidad se presentan por

la falta de control existente, llevar los documentos de una manera manual

donde no hay un orden, no se pueden realizar búsquedas de una manera

rápida.

El modelamiento de procesos de gestión documental es una

herramienta que ayudara a optimizar los procesos documentales que son

utilizados a diario en el colegio siendo un apoyo para el sistema donde

brindara beneficios a las autoridades y el tener la documentación más

segura y de forma jerárquica.

CAPÍTULO I

MARCO TEÓRICO

1.1. ¿Qué es una Gestión Documental?

Según Russo Gallo(2009) afirmó:

“Conjunto de actividades que permite coordinar y

controlar los aspectos relacionados con creación, recepción,

organización almacenamiento, preservación, acceso y

difusión de documentos”. (p. 10).

En la actualidad el trabajar con un sistema de gestión documental es

una de las herramientas más recomendadas para las organizaciones, esta

ayudara a llevar acabo el manejo de distintas clases de documentación e

información de una manera en si digitalizada donde estarán de una forma

más segura y organizada. Esto lograra que se brinde un mejor servicio de

parte de las entidades educativas, dando un fácil acceso para los distintos

departamentos donde obtendrán la documentación a su alcance.

1.1.1. Ventajas de implementar un SGD

Russo Gallo(2009) mencionó las ventajas de un SGD:

• Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la

documentación en papel.

• Reduce el coste del proceso de creación, almacenamiento y

conservación de los documentos

Marco Teórico 7

• Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su

recuperación y su acceso.

• Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite

compartirla con toda la organización.

• Reduce costes de operaciones.

• Agiliza los procesos de trabajo y así mejora la productividad.

• Acelera el flujo de información, dando más oportunidades de

respuesta al servicio de los clientes.

• Asegura la óptima utilización de los recursos y el espacio físico.

• Reduce costes de mantenimiento y apoyo.

• Ofrece apoyo en la toma de decisiones.

• Documenta las actuaciones de la empresa.

• Asegura su preservación histórica. ( p. 17).

Al desarrollar el sistema de gestión documental son muchas las

funciones que estas realizarían en las instituciones su utilidad está dando

de una manera más eficaz y más segura donde no se tendrá el riesgo que sea

alterada la información, se archivara y sobre todo se le sacara provecho a lo que

es una reducción de costos y recursos a la vista la manera de gestionar

informes cambiara dándoles agilidad al darle una pronta respuesta a lo que

buscan los usuarios y los departamentos ya no contaran con las oficinas,

departamentos llenas de documentación manual donde hay riegos de perderse o

deteriorarse por algún descuido más bien podrán distribuirse alguna novedad.

1.2. Gestión documental en las organizaciones

Russo Gallo 2009 (p. 15) mencionó:

La gestión de la documentación y de la información de

una organización tiene que ir orientada a las personas que la

utilizaran, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa.

Dependiendo de su procedencia, la información de una

Marco Teórico 8

organización se puede categorizar en tres tipologías:

Ambiental. Son las fuentes de información que se utilizan. Es

el material que forma el conjunto de documentación de la

empresa normalmente en el centro de documentación o

biblioteca. Aporta información externa. Interna. Es la

documentación operativa (ofertas, facturas, recibos, etc.)

Aporta información interna Corporativa. Es la información que

la empresa comunica al exterior, por ejemplo, encontramos

folletos, presentación corporativa, catálogos, memorias

públicas, la web, etc. (…).

El modelamiento de Proceso de Gestión documental va dirigido a

que se eliminen los inconvenientes que se dan al momento de manejar la

información que se ha solicitado a los respectivos departamentos con los

que cuenta la institución u organizaciones. La Gestión documental que se

diseñara en este trabajo son para documentos como son boletas de

calificaciones, recibo de pagos de pensiones, matriculas, cobros va a

depender de lo que requiera el personal dentro de la institución y usuarios

externos como darles a conocer algunas de los actos a realizarse o

actividades en folletos.

1.3. La organización documental

Según (EDITORIAL MAD, 2005, p. 251):

La idea de la organización documental está íntimamente

vinculada al principio archivístico fundamental, aceptado

universalmente, conocido como principio de respeto al origen

de los fondos o principios de procedencia, según el cual los

fondos documentales de los archivos deben conservarse

manteniendo su organización original no introduciendo

modificaciones ajenas a los procedimientos y tramites

utilizados en ella.

Marco Teórico 9

En este proceso se mantienen los documentos sin modificaciones es

decir tal cual como fue entregado al área respectiva para su registro o

respaldo documental.

1.4. Ordenación

Según (EDITORIAL MAD, 2005, p. 253):

“Dentro de la organización de Archivos, la ordenación

es la segunda operación archivística que siempre debe

llevarse a cabo con posterioridad a la clasificación. Consiste

básicamente en unir los elementos (documentos) dentro de un

conjunto (la serie documental), de acuerdo a una unidad-orden

establecida de antemano”.

Esta composición se trata de llevar un orden estricto en la agrupación

de distintos tipos de documentos a sea por algún tipo de orden puede ser

alfabético o numérico como se lo haya asignado dentro de la organización.

1.5. OpenKM

Según (Ramos Martín y Ramos Martín (2014) indica:

“Los documentos se organizan mediante taxonomías en

carpetas y subcarpetas pudiendo realizar potentes

búsquedas, además OpenKM se encarga de clasificarlos y

almacenarlos automáticamente” (p. 250).

OpenKM ademas de faciltar la busqueda de registros o archivos

brinda la disposcicion de mantenerlos de una manera coordinada y

sistematizada estas mejoras ayudaran para beneficiar a los

usuarios.

Marco Teórico 10

1.5.1. Funcionalidades de OpenKM

Según (Ramos Martín y Ramos Martín,2014):

“Además, OpenKM permite funcionalidades adicionales

como los Workflows, gestores de correos electrónicos o

plugins, que permiten la integración de la suite ofimática

Microsoft Office con el gestor documental. OpenKM está

basado en tecnología Java y Google web Toolkit, y se puede

instalar sobre cualquier sistema Operativo”.

1.5.1.1 OpenKM

• Captura de documentos

• Controlar la vida de los documentos

• Recopilar información de cualquier fuente digital

• Colaborar con sus colegas en documentos y proyectos

• Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento

acumulado mediante la localización de documentos, expertos y

fuentes de información.

• Controlar los flujos de documentos

• Gestión del conocimiento

• Control de versiones

• Garantizar la seguridad de la información. (OpenKM, 2011)

1.5.1.2 OpenKM - Otras fuentes indicaron

Según Palmer ( 2014) manifiesto en una entrevista que

OpenKM:

“Siempre ha sido (y será) referente mundial en cuanto a

software documental se refiere. Desde sus comienzos en 2005,

Marco Teórico 11

este software libre siempre ha destacado por su adaptación a

las necesidades específicas del cliente y por la mejora

continua respecto a la problemática de la empresa y su gestión

documental”.

El software de código libre a tuvo muy buena acogida de parte de los

usuarios por cumplir con sus expectativas de solucionar los problemas de

una mejor organización para la documentación.

1.5.1.3 Ventajas de OpenKM

Según (Palmer, 2014):

“Si bien, aún hay sectores que desconocen lo que un

DMS (Document Management System) puede hacer por la

empresa, otros ya disfrutan de las ventajas que éste puede

ofrecer: gestión ágil, mejora del tiempo de respuesta y de la

gestión interna de la empresa, fiabilidad y sobre todo ahorro

de coste y tiempo”.

DIAGRAMA N° 1

ARQUITECTURA DE OPENKM

Fuente: https:// www.openkm.com Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

Marco Teórico 12

1.6. Software Libre

Según Stallman (2004) que un software libre es:

“Software libre es cualquier programa cuyos usuarios

gocen de estas libertades. De modo que deberías ser libre de

redistribuir copias con o sin modificaciones, de forma gratuita

o cobrando por su distribución, a cualquiera y en cualquier

lugar. Gozar de esta libertad significa, entre otras cosas, no

tener que pedir permiso ni pagar para ello. Asimismo, deberías

ser libre para introducir modificaciones y utilizarlas de forma

privada, ya sea en tu trabajo o en tu tiempo libre, sin siquiera

tener que mencionar su existencia (…)” (p. 45).

1.7. Gestión de la información con OpenKM

Según (Acevedo Trujillo & Roa Riveros, 2015):

“OpenKM es una aplicación web de gestión documental

que utiliza estándares y tecnologías Open Source la cual

proporciona el control de versiones, metadatos, escaneo,

comentarios, foros sobre el programa, Workflows (flujos de

trabajo), entre otras. Esto permite una fácil comunicación que

conecte a las personas a otras personas, la información a la

información, y las personas a la información, ayudando a

gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que

reside en los recursos de la compañía”.

OpenKM dará la flexibilidad de acceder a la información y facilidad

principalmente al realizar trabajos en equipo donde se necesitara

intercambiar información llevando una inspección dando la agilidad

necesaria para administración de documentos.

Marco Teórico 13

1.7.1 ¿Qué documentos permite indexar OpenKM?

Para Acevedo Trujillo & Roa Riveros, (2015).

“OpenKM permite al usuario subir, trabajar y almacenar

archivos creados en Open Office, la suite ofimática de Microsoft

(MS Excel, MS PowerPoint, MS Word), documentos cuyas extensiones

sean PDF, HTML, XML, TXT, RTF, JPEG EXIF and MP3 ID3. También

se indexan ficheros TIFF cuando el motor de OCR está configurado”

Esta herramienta permitirá dará la ventaja de almacenamiento y

subida de documentos desde utilitarios office, y de diferentes tipos de

archivos.

1.8. Workflows

Según Arnaud Guérin (2015) indicó:

“Un flujo de trabajo (workflow) es una secuencia de

operaciones, automatizada o no desarrollada por varios

actores. Un actor es un usuario o un sistema automatizado” (p.

189).

En esta etapa de estudio se analiza como como se irá desarrollando

el trabajo y en el estado que se encuentren a medida que va avanzando

ver cómo está mejorando.

1.9. Introducción a las bases de datos

Coronel, Morris y Rob 2011 manifestarón que:

• Por lo general, una eficiente administración de datos requiere el uso

de una base datos por computadora. Una base de datos es una

Marco Teórico 14

estructura computarizada compartida e integrada que guarda un

conjunto de datos del usuario final, es decir datos sin elaborar que son

de interés para el usuario final.

• Metadatos, o datos acerca de datos, por medio de los cuales los datos

del usuario final son integrados y manejados.

Una base de datos es una herramienta muy útil en la actualidad ya

que se registraran los datos más importantes de los usuarios que serán de

gran ayuda para la búsqueda estos registros.

1.10. Sistema de administración de bases de datos (DBMS)

Según Coronel, Morris y Rob (2011) indicaron que:

“Es un conjunto de programas que maneja la estructura

de la base de datos y controla el acceso a los datos guardados

en ella. En cierto sentido una base de datos se asemeja a un

muy bien organizado gabinete electrónico de archivos en el que un

poderoso software, conocido como sistema de administración

de base de datos, ayuda a manejar el contenido del gabinete”.

Son programas que manejan el ordenamiento de una base de datos

y que regula la entrada de los datos. Una base de datos tiene similitud de

cómo es llevada la estructura en la clasificación de los archivos como los

tiene un sistema de administración de base de datos.

1.10.1. MySQL Workbench

Deléglise ( 2013 )informó que:

• MySQL Workbench es una herramienta grafica integrada, pensada

para pensada para el desarrollador como para el administrador.

• Diseño y modelado de base de datos

Marco Teórico 15

• Desarrollo SQL (como reemplazo de MYSQL Administrator).

• Administración de la base de datos (como reemplazo de

MySQL Administrator) (p.69)

1.10.2 Su diseño

Según MySQL (2017):

MySQL Workbench permite a un DBA, desarrollador o

arquitecto de datos diseñar visualmente, modelar, generar y

administrar bases de datos. Incluye todo lo que necesita un

modelador de datos para crear modelos de ER complejos,

ingeniería directa e inversa y también ofrece funciones clave

para realizar tareas difíciles de gestión de cambios y

documentación que normalmente requieren mucho tiempo y

esfuerzo.

1.11. Sistemas de archivos manuales

Señalaron Coronel, Morris, & Rob (2011):

Históricamente esos sistemas eran manuales hechos

con papel y lápiz. Los papeles de estos sistemas estaban

organizados para facilitar el uso esperado de los datos. Por lo

general esto se lo lograba mediante un sistema de carpetas y

archivos y gabinetes para guardarlas.

Tiempo atrás pedir una constancia de algún trámite realizado se lo

adquiría manualmente donde reposaban en un departamento de archivo de

cada organización estos separados por miles de carpetas, eso se tomaba

tiempo realizar la búsqueda y hacia que se formen filas de personas

queriendo realizar la misma actividad y con el mismo mecanismo.

Marco Teórico 16

1.12. Gestión por procesos

Según Pérez Fernández de Velasco(2010) afirmó que:

“La gestión de procesos hace compatibles las

necesidades organizativas internas con la satisfacción de los

clientes. Su implantación práctica no está exenta de

dificultades consecuencia de paradigmas y valores culturales

ampliamente compartidos y anclados en los éxitos del

pasado”.

En este procedimiento se realiza lo que al usuario le resulte

ventajoso, formar grupos de trabajos es la mejor opción ya que por esta

función se desarrollan con más prontitud las técnicas establecidas.

1.13. Gestión de archivos

Russo Gallo (2009) informo “Conjunto de actividades destinadas a

la preservación, la difusión y el acceso de documentación de un archivo

de carácter administrativo o histórico” ( p. 10).

Es una actividad que va a ser guardada ya sea por un plazo o un

tiempo indefinido.

1.14. Gestión Documental

La importancia de un modelo de Gestíon Documental

(2016):

“La implantación de un Modelo de Gestión de

Documentos y de archivos está encaminada a mejorar la

eficiencia de los procesos mediante la adopción de criterios

normalizados y de buenas prácticas”.

Marco Teórico 17

En un modelo de gestion documental nos permitira poder llevar

los procedimientos desde una perspectiva mejor organizada.

1.15. Modelamiento visual de procesos

Bravo Carrasco (2011) “El modelamiento visual de los procesos

es la nueva propuesta de la teoría de modelos para lograr la participación

de todas las personas de la organización.” (p. 13)

En este proceso se cuenta con la opinión de cada uno de los

integrantes de la administración como punto de vista.

1.16. Definición de almacenamiento

Según (Cuál es el significado de almacenamiento.

Concepto, 2013):

Para cualquier sistema ordenado, las unidades de

almacenamiento son aquellas que permiten guardar física o

virtualmente archivos de datos de todo tipo.

Más específicamente en la informática, las unidades de

almacenamiento serán todos aquellos dispositivos, internos o

externos, que almacenan la información de un sistema dado.

Es el lugar donde se mantiene todo tipo de información de una

manera fija ya sea de formas digitales o manera tangible que es como en

la actualidad se mantienen en la organización.

1.17. Documentación

Gúzman y Verstappen (2002):“Acto de registrar los resultados de

una investigación ya sea oficial o no, de una indagación, de una

investigación científica o de una actividad similar.” (p. 6)

Marco Teórico 18

1.18. ¿Por qué documentar?

Según Gúzman y Verstappen (2002)

“Existe un cierto número de razones por las cuales la

documentacion es importante. Primero que todo los hechos se

producen y se terminan en el tiempo. Tambien hay hechos

cuya informacion puede resultar importante pero que suceden

en otro lugar”.( p. 10)

CAPÍTULO II

METODOLOGÍA

2.1 Análisis de la investigación

En la actualidad la unidad educativa “La florida” se encuentra con la

problemática de llevar la documentación de manera física en diversos sitios

donde existen ocasiones perdida de informes generales, documentación al

no llevarlos de una manera organizada el realizar la búsqueda de manera

manual provoca una gran pérdida de tiempo.

También existe inconformidad por parte de los representantes de los

estudiantes donde hay ocasiones que no se les emite un recibo de

cancelación de parte de la persona encargada que se encuentra en

colecturía y por lo que se han registran las anotaciones manualmente ya

sea en libretas o cuadernos lo cual no es una manera fiable porque no

constan en un sistema seguro.

2.2. Técnica de observación

Mediantes la visitas realizadas a los departamentos de la institución

se pudo observar la demora que toma a los usuarios retirar algún tipo de

documento y la dificultad que existe al realizar la búsqueda de documentos

como certificados, constancias de pagos (recibos), circulares esto origina

una serie de retrasos como es la perdida tiempo al buscarlos y el no saber

dónde se ubicaron exactamente causa malestar a las personas que van por

algún trámite a la institución esto pasa con la gestión documental manual

que lleva actualmente la institución.

Metodología 20

2.2.1. Recolección de datos

En este punto se desarrolla la obtención de información por medio

de las encuestas realizadas que van a dar como resultado los datos

necesarios para conocer las consecuencias que se producen cuando no

hay una buena organización y obtener también las actividades principales

que se llevan a cabo para el modelamiento de proceso de gestión

documental.

2.2.2. Instrumentos utilizados en la investigación

• Se realizó la elaboración de las preguntas (cuestionarios)

correspondientes en unas hojas siendo estas entregadas a los

encuestados.

• Se hizo la explicación necesaria para que puedan contestar sin

problemas.

• Las encuestas fueron realizadas en las instalaciones del colegio la

florida.

2.2.3. Encuestas realizadas

Autoridades / directivos

Uno de los medios utilizados en este trabajo serán las encuestas

estas fueron realizadas principalmente a la las autoridades de la

institución donde también están conscientes de las inconformidades que

existen en cómo se administra el ámbito documental.

Personal Externo (padres de familia)

Con el mismo objetivo de dar una solución a la gestión documental

fueron realizadas las encuestas a los padres de familias donde indicaron

Metodología 21

el malestar que tienen al momento de ir a retirar algún tipo de documento

como el tiempo que se debe de esperar para obtener una respuesta.

2.3. Métodos de investigación

Existen dos tipos de métodos de investigación cuantitativa y

cualitativa:

La utilizada en el proyecto es la cualitativa por medio de la

información obtenida mediante las visitas que fueron realizadas se pudo

observar la falta de organización en el proceso documental que tiene la

institución, es por eso que fue realizadas encuestas al personal del colegio

y a representantes como los padres de familia fueron aporte para el

desarrollo de este modelamiento de proceso.

2.3.1. Fuentes de técnicas de investigación

Hay dos tipos de fuentes de investigación así lo indicó:

Objetos reales que se usaron en el pasado y que se

pueden Tamayo y Tamayo (2004):

“De las fuentes primarias el investigador obtiene las

mejores pruebas disponibles: testimonios de testigos

oculares y de los hechos pasados y examinar ahora. El

investigador también recurre de las fuentes secundarias, es

decir, a la información que proporcionan las personas que no

participaron directamente en ella. Estos datos los encuentra

en enciclopedias, diarios, publicaciones periódicas y otros

materiales”. (p. 45)

La fuente de investigación que se utilizó en el proyecto es:

Metodología 22

2.3.2. Fuente Primaria

Por qué se buscó y recopilo información por medio de encuestas,

como casos que han pasado en años anteriores en la demora en entrega

de documentos, datos que ayudaran al desarrollo de la investigación por

medio de las observaciones también por lo que se constató en el

transcurso de las visitas realizadas para obtener información.

IMAGEN N° 1

ÁREA DEL COLEGIO

Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

Metodología 23

2.4. Población encuestada

Estas encuestas fueron realizadas al personal del colegio como las

autoridades y padres de familia de los estudiantes logrando así obtener

una respuesta indicando la falta que hace un modelamiento al sistema

manual de documentos que en la actualidad se está llevando donde

tomamos sus comentarios, opiniones y respuestas de las encuestas como

referencia para este trabajo

CUADRO N° 1

POBLACION ENCUESTADA

PERSONAL NÚMERO PORCENTAJE

Autoridades del plantel 10 50%

Padres de familia 10 50%

TOTAL 20 100% Fuente: Investigación directa Realizado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

2.5 Tipo de investigación

Investigación Descriptiva.- Ya que en esta etapa se describe la

situación de cómo se llevan los procesos de gestión documental

directamente las distintas áreas en la unidad educativa, en este caso se

contara con la opinión de distintas personas obtenidas por medio de las

encuestas a padres de familia y como a las autoridades del plantel,

además los distintos puntos de vistas de diferentes personas que

conocen el majo de información interna de la institución.

Es decir que consiste en llegar a conocer las situaciones,

costumbres y actitudes a través de la descripción exacta de las

Metodología 24

actividades, objetos y personas.

2.6 Métodos de investigación

Dos métodos de investigación que existen son Inductivo,

Deductivo.

El aplicado en el proyecto es el inductivo:

Empleamos este método en el proyecto por las observaciones que

realizamos del área que nos permitieron ver la situación de cómo se lleva

la documentación en la institución.

2.7 Procedimientos de investigación

Este proyecto fue enfocado al ver las inconformidades que fueron

comentadas por personas cercanas de los conflictos que en ocasiones

pasaban por el desorden documental se analizó la situación del

Modelamiento de Proceso de Gestión Documental con OpenKM para la

unidad educativa.

A medidas que se iba conociendo del tema el obtener información

era parte fundamental para mejorar el cómo se llevaba la parte

documental por medio de observaciones cuando se realizaron las visitas

y ver la realidad de cómo se almacena la información en la actualidad, las

entrevistas fueron otros de los métodos que sirvieron de mucho para ir

avanzando y el poder recabar así puntos específicos para la mejora de los

procesos del almacenamiento de los diferentes tipos de documentación

como actas de grado, títulos de los bachilleres, procesos de pagos fichas

estudiantiles registros de asistencias todo esto apreciado al momento de

visitar las instalaciones de la unidad educativa.

Metodología 25

Cuando ya se realizaron las entrevistas se procedió con el análisis

de la información recabada por cada una de las preguntas logrando

obtener un porcentaje y gráficos estos elaborados por medio de fórmulas

estadísticas elaboradas en la Excel.

2.8 Encuestas

Análisis de resultados

¿Qué problemas tiene con la gestión documental?

CUADRO N° 2

RESPUESTA A LA PREGUNTA N° 1

DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJES

Se deterioran y se pierden la

documentación. 9 45%

Toma más tiempo la búsqueda. 6 30%

No se obtiene rápido la entrega. 5 25%

TOTAL 20 100% Fuente: Investigación directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

GRÁFICO N ° 1

PREGUNTA N° 1


Metodología 26

Análisis

Los problemas causados en llevar una gestión manual y de los que

más preocupa a la población es el 45% teme por la pérdida de su

documentación al otro 30% les parece una forma tediosa el tiempo en que

tarda una búsqueda y el 25% indican que no obtienen rápido su

documentación.

¿Qué desventajas presenta trabajar con una gestión manual

de documentos?

CUADRO N° 3


DESCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE

No obtener una respuesta inmediata a lo solicitado. 4 20%

Tener inconvenientes con la perdida de los recibos de pagos, al no registrarlos. 5 25%

Retraso en la entrega no es inmediata. 5 25%

Ocupa mucho espacio físico en las oficinas 6 30%

TOTAL 20 100% Fuente: Investigación directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

GRÁFICO N ° 2

PREGUNTA N° 2


Metodología 27

Análisis

Los encuestados indican que el trabajar con una gestión manual de

documentos el 20% asegura que no obtienen una respuesta inmediata a

lo que solicitan, el 25% tener inconvenientes al momento de cancelar

cuando se produce la perdida de recibos de pagos al no ser estos

registrados en un sistema el otro 25% que se retrasa la entrega y el 30%

el espacio físico que ocupan en las oficinas.

¿Estaría de acuerdo de que existiera un modelamiento de

procesos de gestión documental para su trabajo y le facilite

información del alumnado desde cualquier lugar?

CUADRO N° 4



SI 14 70%

NO 6 30%


GRÁFICO N ° 3

PREGUNTA N° 3


70%

30%

3¿Estaría de acuerdo que existiera un modelamiento de procesos de gestion documental para su trabajo y le facilite informacion del alumnado desde cualquier lugar?

SI NO

Metodología 28

Análisis

El 70% de los encuestados indican que están de acuerdo con que

exista un modelamiento de proceso a la gestión documental que en la

actualidad se maneja para así facilitar la información del alumnado y el

30% indico no estar de acuerdo al cambio.

¿Cuál de las siguientes ventajas logaría la instalación de una

Gestión Documental?

CUADRO N° 5



Búsqueda con más fácil por medio

de índice y categorías. 7 35%

La información está más segura. 9 45%

Mejora la utilización de documentos. 4 20%

TOTAL 20 100% Fuente: Investigación directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

GRÁFICO N ° 4

PREGUNTA N° 4


35%

45%

20%

¿Cuál de las siguientes ventajas logaría lainstalación de una Gestión Documental?

Búsqueda con más fácil por medio de índice y categorías.

La informacion está más segura

Mejora la utilizacion de documentos

Metodología 29

Análisis

Las ventajas de una gestión documental es el 35% se realizara la

búsqueda de una manera más rápido y fácil por índices y categorías, el

45% indica que la información estará más segura y el 20% mejora la

utilización de documentos.

¿Qué características considera usted que debería tener un

Sistema de Gestión Documental (S.G.D).?

CUADRO N° 6



Fácil manejo. 6 30%

Permite facilitar la búsqueda. 3 15%

Permite acceder a la información rápidamente. 2 10%

Que maneje un sistema de seguridad 5 25%

Mejora el control y se vuelve más eficiente 4 20%


GRÁFICO N ° 5

PREGUNTA N° 5

Fuente: Investigacion Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

30%

15%10%

25%

20%

¿Qué características considera usted que debería tenerun Sistema de Gestión Documental (S.G.D).?

Facil manejo.Permite facilitar la busqueda.Permite acceder a la informacion rapidamente.Que maneje un sistema de seguridadMejora el control y se vuelva mas eficiente

Metodología 30

Análisis

Las características que debería tener un sistema de gestión

documental la población encuestada indico el 30% que debería ser de fácil

manejo , el 15 % indica que permita facilitar la búsqueda , el 10%permitir

el acceso a la información rápidamente el 25% que maneje un sistema de

seguridad, y el 20% mejora el control y se vuelve más eficiente.

¿Qué desventaja existe en un sistema manual de documentos

considera usted qué?

CUADRO N° 7



Retrasa el servicio al cliente (tramites

solicitados). 7 35%

Hay desorden en la documentación

existente. 5 25%

Falta de organización. 6 30%

Equivocaciones al momento de

emitirlos (cambiados). 2 10%

TOTAL 20 100% Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

GRÁFICO N ° 6

PREGUNTA N° 6

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

Metodología 31

Análisis

Las desventajas que existen en un sistema manual de documentos

el 35% retrasa el servicio al cliente de los tramites solicitados, el 25% hay

desorden en la documentación existente, el 30% la falta de organización

en las organizaciones, el 10% equivocación al momento de la entrega

(cambiados).

¿Estaría de acuerdo que la Gestión Documental fuera

automatizada?

CUADRO N° 8


DESCRIPCION FRECUENCIAS PORCENTAJE

SI 14 70%

NO 6 30%


GRÁFICO N ° 7

PREGUNTA N° 7


SI70%

NO30%

¿Estaría de acuerdo que la gestion documental seaautomatizada?

SI NO

Metodología 32

Análisis

Los encuestados indican un 70% está de acuerdo con la

automatización a la gestión documental y el 30% no está de acuerdo a la

automatización.

¿Ventajas qué obtendrían con un sistema de gestión

documental automatizada?

CUADRO N° 9



Agilidad en el Sistema de Gestión

Documental. 5 25%

Servicio más eficiente. 6 30%

Mejorar el control documental de

la institución. 6 30%

Preservar la documentación. 3 15%


GRÁFICO N ° 8

PREGUNTA N° 8

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Denisse

Metodología 33

Análisis

Las ventajas que se obtendría con un sistema de gestión

documental automatizado el 25% da agilidad al sistema de gestión

documental, el 30% el servicio es más eficiente, el 30% mejora el control

documental de la institución, el 15% preservar la documentación.

Considera usted que beneficiaria de gran ayuda la inclusión de

un sistema de Gestión Documental en la institución

CUADRO N° 10


DISCRIPCION FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 16 80%

NO 4 20%


GRÁFICO N ° 9

PREGUNTA N° 9


80%

20%

¿Considera usted que beneficiaría de gran ayuda lainclusíon de un sistema de Gestíon Documental en lainstitución.?

SI NO

Metodología 34

Análisis

El 80% de población indica que beneficiaria la inclusión de un

sistema de gestión documental en la institución y el 20% indico no estar

de acuerdo.

2.9 Elaboración de Diagramas de Flujos

A continuación en las investigaciones realizadas se representan

casos principales que en la actualidad se llevan en el colegio Florida de

cómo son sus procesos de forma manual.

DIAGRAMA N° 2

PROCESO DE PAGO


Metodología 35

DIAGRAMA N° 3

RETIRO DE UN DOCUMENTO


DIAGRAMA N° 4

PROCESO DE PAGO (ASIS)


Metodología 36

DIAGRAMA N° 5

PROCESO DE PAGO (TOBE)


DIAGRAMA N° 6

ENTREGA DE DOCUMENTO (ASIS)


Metodología 37

DIAGRAMA N° 7

ENTREGA DE DOCUMENTO (TOBE)


CAPÍTULO III

PROPUESTA

3.1 Tema

Modelamiento de proceso de gestión documental a instituciones

educativas de nivel medio (colegios) utilizando el software openKM.

3.1.1 Objetivos

• Modelar la gestión documental manual que existe en la actualidad para

obtener mejores resultados todo esto en un solo espacio.

• Clasificar de una manera organizada, correcta y mucho segura la

documentación por medio del sistema de Gestión documental OpenKM.

• Optimizar los procesos documentales en la institución dando una

solución mucho más rápida de búsqueda a la directiva del plantel como

a los representantes una respuesta inmediata.

• Facilitar a los directivos de la institución el poder compartir su

información desde un solo sitio por medio de este proceso teniendo

todos al mismo acceso.

• Archivar los documentos en carpetas y subcarpetas electrónicamente

reduciendo espacios físicos en los departamentos y tener la

documentación en buenas condiciones al momento de emitirla.

3.2 Elaboración del proyecto

La elaboración de este proyecto se hará un modelamiento de

proceso de gestión documental utilizando el software OpenKM en el cual

Propuesta 39

se podrá llevar de una manera más ordenada los documentos que son la

parte esencial de toda organización.

De esta manera se tendrá mayor control en los documentos servirá

para realizar una búsqueda de documentación de una manera más ágil y

estructurada para diferentes tipos de archivos, recibos de pagos, oficios,

registros de notas de logrando que mejoren los procesos. En la actualidad

se ha brindado la posibilidad de contar con un software libre y que se puede

obtener gratis gracias al internet que está a disponibilidad de las personas

logrando así una ayuda y ventaja para distintas organizaciones y como es

el caso ahora de las instituciones de bajos recursos que no cuentan aún

con un Gestor Documental.

3.3 Funcionalidades

• Su acceso es fácil.

• Almacena la documentación de una manera segura.

• Permite la subida de documentos de Microsoft Office: PDF, Word, Excel,

PowerPoint, imágenes.

• Bloqueo de documentos.

• Desbloqueo de documentos.

• Pre visualización de archivos.

• Pre visualización de imágenes

• Convertir el documento a PDF

• Notificación de eventos por correo electrónico(cuando se producen

cambios)

• Notas en los documentos

• Clasificación por categorías

• Busqueda por palabras claves

• Documentos personales para cada usuario

• Subida masiva de documentos utilizando ficheros Zip

• Descarga de carpetas como fichero Zip

Propuesta 40

3.4 Requerimientos del sistema

El Modelamiento de Procesos de Gestión Documental se podrá

instalar en los computadores de la institución o pc personales o

simplemente no instalarlos si desea ya que se podrá acceder al sistema

desde cualquier parte este software será libre y no tendrá ningún costo.

3.4.1 Software

• Ubuntu version 16.04

• Java 1.7 o 1.8

• Tomcat version 7.x

• Software OpenKM Version Community

• MySQL.

• Servicio de internet

3.4.2 Hardware

• Laptops

• Memoria RAM 4GB

• Procesador Intel

• Sistema operativo de 64 bits

3.4.3 Su acceso

Se puede realizar desde cualquier navegador.

3.5 Factibilidad Operacional

Este proyecto resulta de gran apoyo y es modelado porque en la

actualidad es fundamental contar con un proceso de gestión documental

automatizado en las instituciones este brindara una mejor planificación

académica a nivel general de la institución.

Propuesta 41

Es un sistema ágil logrando así un mejor servicio para los usuarios

como padres de familia, profesores facilitando el trabajo en equipo y dando

una solución a colegios donde dará un mejorar ambiente laboral. Se obtuvo

charlas con algunas de las autoridades de la institución donde indicaron

que estarían gustosos de trabajar con el sistema y donde se les indico que

también se le daría capacitaciones al personal 2 días hasta que conozcan

bien el manejo del sistema documental.

3.6 Factibilidad Económica

Este proyecto es realizado con el gestor documental OpenKM ya

que gracias a sus características puede acoplarse al modelamiento de

gestión documental en el colegio precisamente en el área administrativa

por lo que no se generara costos para la institución logrando un servicio

más eficiente.

3.6.1 Factibilidad Técnica

Se trabajara con las herramientas que ya se tienen a disposición las

cuales son necesarias y óptimas para el modelamiento de proceso.

3.7 Problema actual

En la institución no cuentan con un sistema de gestión documental,

esto ocasiona que la documentación sea manejada de forma manual

ocasionando en los procesos retrasos, perdida de información y pérdida de

tiempo y recursos para los usuarios.

3.8 Solución a la propuesta

El modelamiento de este proceso a la gestión documental ayudara

a la institución a tener los documentos de una forma más ordenada y segura

a disposición de los trabajadores.

Propuesta 42

3.9 Simbología aplicada casos de uso

CUADRO N° 11

CASO DE USO ACTORES

NOMBRE SIMBOLOGIA

Caso de Uso

Actor

Conector

Límite de sistema

Sistema

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

3.9.1 Diagrama de Casos de Usos

IMAGEN N° 2 CASO DE USO ACTORES


Propuesta 43

3.9.2 Actores que intervienen Diagrama Caso Uso

Representante. La persona que representara al alumno estudiante

de la institución.

Estudiante. Persona que realiza sus estudios en un centro

educativo.

Director. Persona que tiene a cargo una institución.

Maestro. Encargado de la enseñanza de una persona.

Secretaria. Persona encargada del área administrativa organiza

documentos, lleva el control de ellos.

DIAGRAMA N° 8

GESTION DOCUMENTAL

Fuente: Investigación Directa Realizado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

Propuesta 44

CUADRO N° 12

CASO DE USO GESTION DOCUMENTAL

Caso de

uso: En los distintos departamentos esta inversa la gestión

documental.

Actores: Usuario, administrador

Propósito:

Es mejorar el proceso de búsqueda de documentos de una

manera más rápida logrando así una mejor organización en

las áreas.

Objetivo: Facilitar la búsqueda de los documentos. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

DIAGRAMA N° 9

CASO DE USO SOLICITAR MATRICULA


Propuesta 45

CUADRO N° 13

CASO DE USO SOLICITUD DE MATRICULA

Caso de

uso:

En el departamento de secretaria se realiza la matricula

correspondiente de cada estudiante.

Actores: Secretaria, Director

Propósito:

Es que el director apruebe el ingreso la aceptación del

alumnado, con la correcta revisión de la documentación.

Objetivo:

Lograr la optimización del proceso y se realice de una

manera más ágil. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

DIAGRAMA N° 10

CASO DE USO SISTEMA DE PAGO


Propuesta 46

CUADRO N° 14

CASO DE USO SISTEMA DE PAGO

Caso de

uso: Sistema de Pago

Actores: Representante, Secretaria.

Propósito:

Lograr obtener un respaldo de pago para seguridad de los

representantes de la institución.

Objetivo: Mejorar el proceso de pago de una manera más efectiva. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

DIAGRAMA N° 11

CASO DE USO INGRESO DE NOTAS


Propuesta 47

CUADRO N° 15

CASO DE USO INGRESO DE NOTAS-REGISTRO

Caso de

uso: Ingreso de notas/Registro

Actores: Administrador, Secretaria, estudiante.

Propósito

Poder acceder al sistema cuando se realice la consulta de

notas académicas y registros.

Objetivo:

Llevar de una manera mucho más organizada el sistema

de notas donde el administrador general podrá realizar sus

respectivas modificaciones. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

Instalaciones del Dpto. de Administración

IMAGEN N° 3 ÁREA DE TRABAJO


Propuesta 48

Gestión documental

IMAGEN N° 4

PANTALLA DE INGRESO


Pantalla principal de ingreso al sistema de openKM

• Usuario: okmAdmin

• Contraseña: admin

Subir un documento

IMAGEN N° 5

SUBIR UN DOCUMENTO


Propuesta 49

Esta es la pantalla principal de ingreso al sistema de openKM.

Procederemos a subir un documento en el Sistema documental

OpenKM, dando clic derecho añadir documento o desde la barra de

herramientas y seleccionamos el archivo.

IMAGEN N° 6

NOTIFICAR A LOS USUARIOS


Aparecerá dos opciones en este caso que se le notificación al resto

de usuarios en el recuadro blanco sobre la existencia de un nuevo archivo

luego enviar.

IMAGEN N° 7

SELECCION DE USUARIOS


Propuesta 50

En esta opción se escoge a los usuarios que se les será notificado

del nuevo documento.

IMAGEN N° 8

BÚSQUEDA POR PALABRAS CLAVES


Dara la facilidad de realizar la búsqueda por medio de palabras clave

Seguridad del documento

IMAGEN N° 9

BLOQUEO DE UN DOCUMENTO


Subido el documento se podrá bloquear para que los demás

usuarios no realicen modificaciones, o se eliminado el desbloqueo podrá

ser realizado por el mismo administrador.

Propuesta 51

IMAGEN N° 10

INSERCIÓN DE DOCUMENTOS


Al subir un documento nuevo aparece la ventana y seleccionamos

la opción que utilizaremos

Facilidad de búsqueda

Formas de realizar búsqueda de documentos por medio de

palabras claves.

IMAGEN N° 11

INGRESO DE PALABRAS CLAVES


Propuesta 52

En este recuadro se escriben las palabras claves del documento

correspondiente.

IMAGEN N° 12

FORMAS DE BUSQUEDA

Fuente: Investigación Directa. Elaborado por: Espinoza Cortez Karla Dennise

La búsqueda de documentos se puede realizar por texto libre se

escribe el nombre del archivo y se mostraran los resultados

IMAGEN N° 13

SELECCION DE BUSQUEDA


Propuesta 53

Otra de las formas de realizar la búsqueda es por medio de la

opción de búsqueda avanzada.

IMAGEN N° 14

CREAR USUARIOS


Esta es la opción de crear usuarios donde se llenaran los campos

y se podrá realizar en ingreso desde cualquier parte, con la dirección del

servidor nombre y contraseña

IMAGEN N° 15

LISTA DE USUARIOS REGISTRADOS


Propuesta 54

Después de registrar los datos vemos aquí en lista los usuarios

registrados

3.10 Conclusiones y Recomendaciones

3.10.1 Conclusiones

• Las conclusiones que se obtuvieron durante este proceso.

• Debido a la perdida de información y documentación se realizó el

modelamiento de proceso a la gestión documental utilizando el software

libre openKM un gestor documental este ayudara a la mejora del

problema.

• El sistema de gestión documental es de gran apoyo porque tiene

herramientas que servirán a las instituciones educativas en llevar una

mejor estructura organizacional.

• El uso del sistema de gestión documental brindara beneficios a los

usuarios facilitando el mecanismo de trabajo y control al momento de

manejar documentación.

• Garantiza la seguridad de la información que se lleva a cabo en las

distintas actividades de los procesos.

3.10.2 Recomendaciones

• Se recomienda la implementación del gestor de documentos como

OpenKM por la solución que brinda a las instituciones en la gestión

documental sirviendo de gran apoyo para las organizaciones.

• Se recomienda capacitar a las autoridades de las instituciones de la

utilización de plataforma de open Source como lo es el gestor

documental OpenKM por sus distintas ventajas que brinda en su

utilización.

• Se recomienda que por la importancia que tiene la documentación estén

en un lugar seguro y ordenado y a disposición inmediata.

Propuesta 55

• Esta herramienta brinda la facilidad de ser amigable al utilizarla,

brindando así confidencialidad para los usuarios que la manejan.

Propuesta 56

ABREVIATURAS

BD: Base de datos.

SGD: Sistema de gestión documental.

PDF: Tipo de formato portátil.

HTML: Lenguaje de marcas de hipertexto.

TXT: Archivos de datos.

RTF: Formato de archivo informático.

JPGE EXIF: Formato de archivo de imagen.

ID3: Estándar (para incluir metadatos).

DBMS: Sistema manejador de base de datos.

MYSQL WORKBENCH: Diseño de base de datos.

DBA: Administrador de base de datos.

Propuesta 57

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Interfaz: Se podrá acceder a la aplicación por medio de los

navegadores (Chrome, Explorer, Firefox) sin necesidad de ser instalado.

Api: Permite realizar el procedimiento de nuestro proyecto sin tener

que programarlas nuevamente.

Core: Permite procesar de documentos, como carpetas, registros y

correos electrónicos.

ANEXOS

Anexos 59

ANEXO N° 1

ENCUESTAS REALIZADAS

AUTORIDADES DEL PLANTEL

1 ¿Qué problemas tiene con la Gestión Manual de Documentos?

Se deterioran y se pierde la documentación.

Toma más tiempo la búsqueda.

No se obtiene rápido la entrega.

2 ¿Qué desventajas presenta trabajar con una Gestión Manual de

Documentos?

No obtener una respuesta inmediata a lo solicitado.

Tener inconvenientes con la perdida de los recibos de pagos, al no

registrarlos

Retraso a la entrega no es inmediata.

Ocupa mucho espacio físico en las oficinas

3¿Estaría de acuerdo de que existiera un modelamiento de procesos de

gestión documental para su trabajo y le facilite información del alumnado

desde cualquier lugar?

Si

No

4¿Cuál de las siguientes ventajas logaría la instalación al realizar una

Gestión Documental?

Búsqueda con más fácil por medio de índice y categorías.

La información está más segura

Mejora la utilización de documentos.

Anexos 60

5¿Qué características considera usted que debería tener un Sistema de

Gestión Documental (S.G.D).?

Fácil manejo.

Permita facilitar la búsqueda por medio de categorías.

Permita acceder a la información desde cualquier parte.

Que maneje un sistema de seguridad.

Mejora el control y se vuelve más eficiente.

PADRES DE FAMILIA

6¿Que desventaja existe en un sistema de gestión manual, considera

usted qué?

Retrasa de servicio al cliente(tramites, solicitudes)

Hay desorden en la documentación existente

Falta de organización.

Equivocaciones al momento de emitirlos (cambiados).

7¿Estaría de acuerdo usted que la gestión documental sea automatizada?

SI

NO

8¿Ventajas que obtendrían con un sistema de gestión documental?

Agilidad al servicio al cliente.

Tramites.

Mejora el control documental de la institución.

Preservar la documentación.

9¿Considera usted que beneficiaria de gran ayuda la inclusión de un

sistema de Gestión Documental en la institución?

SI

NO

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Espinoza Cortéz Karla Dennise

Anexos 61

ANEXO N° 2

CRONOGRAMA

Anexos 62


Anexos 63

ANEXO N° 3

INSTALACION DE UBUNTU

Empezamos con la instalación de Ubuntu en esta imagen

seleccionamos el idioma.

Luego seleccionamos la opción instalar software de terceros y

continuar.

Anexos 64

Seleccionar la opción borrar disco e instalar Ubuntu.

Continuar

Seleccionamos la ciudad donde os encontramos y continuar

Anexos 65

Seleccionamos instalar Ubuntu junto a Windows

En esta pantalla ingresamos los datos


Anexos 66

ANEXO N° 4

INSTALACION DE JAVA

Una vez instalado Ubuntu buscamos ejecutamos la terminal donde

escribiremos la siguiente línea de código para la instalación de JDK

openkm@openkm: sudo apt–get install default -jdk

Después se despliegan unos paquetes que hay que aceptar para

continuar con la instalación al final preguntara ¿Desea continuar? [S/n]

Indicamos S y damos enter.

Después se escribe en la siguiente línea

openkm@openkm: $ java -version

Anexos 67

Luego indica descargar OKMInstaller.jar (de Linux) guardamos y

aceptamos.

Luego vamos a la carpeta de descarga y copiamos el archivo

descargado y lo pegamos en la carpeta Home que queda en la carpeta de

equipo.

Luego escribimos esta línea de código

openkm@openkm: sudo su

Luego pide ingresar la clave de OpenKm es la que en un inicio

ingresamos al momento de instalar Ubuntu

Luego ingresamos la línea java –jar OKMInstaller.jar

En el momento de ingresar la DATABASE: ingresamos mysql y

enter hasta que aparezca la opción de seguir [y/N] y empieza a correr.

Anexos 68

Luego las 3 líneas que aparecen en amarillo las copiamos

Al final ingresamos la siguiente línea apt –get install mariadb-

server esto nos ayudara a la creación de una base de datos como

ejemplo, continuamos [S/n] indicamos que si con la letra S

Anexos 69

Luego mysql –h localhost –u root –p y enter y escribimos la clave

de openkm y enter luego pegamos las lineas de creación de base de

datos y empieza a correr y ponemos show databases;

Exit y enter

Luego descargamos tomcat tar.gz(pgp,mds,shoa1,sha512)

Guardar el archivo y aceptar, ir a descargas y se copia la carpeta

de tomcat a equipo dentro de la carpeta local.

Anexos 70

Luego ingresamos esta línea de código Sudo vim / etc/ init.d/

tomcat

Luego nos pedirá ingresar estas líneas de código que se

encuentran disponibles en la web.

ECHO=/bin/echo

TEST=/usr/bin/test

Anexos 71

TOMCAT_USER=openkm

TOMCAT_HOME=/home/openkm/tomcat-8.0.49 desployer

TOMCAT_START_SCRIPT=$TOMCAT_HOME/bin/startup.sh

TOMCAT_STOP_SCRIPT=$TOMCAT_HOME/bin/shutdown.sh

$TEST -x $TOMCAT_START_SCRIPT || exit 0

$TEST -x $TOMCAT_STOP_SCRIPT || exit 0

start() {

$ECHO -n "Starting Tomcat"

su - $TOMCAT_USER -c "$TOMCAT_START_SCRIPT &"

$ECHO "."

}

stop() {

$ECHO -n "Stopping Tomcat"

su - $TOMCAT_USER -c "$TOMCAT_STOP_SCRIPT 60 -force

&"

while [ "$(ps -fu $TOMCAT_USER | grep java | grep tomcat | wc -

l)" -gt "0" ]; do

Anexos 72

sleep 5; $ECHO -n "."

done

$ECHO "."

}

case "$1" in

start)

start

;;

stop)

stop

;;

restart)

stop

sleep 30

start

;;

*)

$ECHO "Usage: tomcat {start|stop|restart}"

exit 1

Anexos 73

esac

exit 0:

Y para levantar el servicio buscamos en el navegador

localhost:8080/OpenKM y levanta el servicio donde nos pedirá el

ingreso y la contraseña .


Anexos 74

ANEXO N° 5

INSTALACION DE OPENKM


Levanta el sistema OpenKM.

Usuario: okmAdmin

Clave: admin

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CIENTIFICA Incluye evaluacion y administracion de proyectos de

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Huridocs.

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