UNILEVER JERÓNIMO MARTINSSimplificar para garantir eficácia

A criação da Unilever Jerónimo Martins acontece em Janeiro de 2007 mas a história das empresas integradas nesta nova companhia iniciou-se em 1949, data em que se estabeleceuuma joint venture com a multinacional anglo-holandesaUnilever, cujos produtos já eram comercializados por Jerónimo Martins desde há muito.Em Janeiro de 2007 procede-se à fusão das empresas Fima/VG,LeverElida e IgloOlá, surgindo a empresa Unilever Jerónimo Martins, Lda. A solução SAP é usada na empresa desde 1995, altura em que foiiniciada a implementação do ERP de forma faseada, primeiro naFIMA, depois na Iglo e mais tarde na Lever, empresas que actualmente integram a Unilever Jerónimo Martins, Lda. “Hoje temos praticamente todos os módulos, uns mais usadosdo que outros. Temos três plataformas distintas: R/3, BW eSCM”, explica Luís Henriques, Infrastructure & Operations Manager da Unilever Jerónimo Martins, Lda.Com estas três plataformas distintas o SAP abrangetransversalmente todos os sistemas da empresa e toca todas asáreas de negócio que estavam dispersas nas várias companhias.A premência de gerir os documentos que entravam na empresade forma mais eficiente tinha sido identificada há já alguns anos,sobretudo após a centralização das várias aplicações SAP das diversas empresas, que acontece na sequência da criação da Direcção de IT e da Direcção Financeira, ainda em 1999. A unidade de Information Management and Technology(IM&T) e a Direcção Financeira passaram a gerir um volume decerca de 10 mil documentos por mês, que tinham que transitar

“A solução superou claramente as nossas

expectativas. Pretendíamos reduzir o fluxo de papel

e organizar os processos de gestão de documentos

e isso foi conseguido e até ultrapassado”

Luís Henriques, Infrastructure & Operations Managerda Unilever Jerónimo Martins, Lda.

SAP Customer Success Story

Distribuição

SumárioApostando na simplificação e namelhoria do processo de gestãode documentos, a UnileverJerónimo Martins, Ldaimplementou ainda em 2005 asolução ReadSoftDOCUMENTS for Invoices,INVOICE COCKPIT e WEBCYCLE, ganhando eficácia avários níveis.

Web Sitehttp://www.unilever-jm.com

Principais desafios• Ultrapassar a resistência do

hábito de utilização do papel• Implementar um sistema que

permitisse ultrapassar asdificuldades geradas peladispersão geográfica de váriosdepartamentos.

Objectivos do projecto• Garantir a gestão das dezenas

de milhares de documentosrecebidos mensalmente nasvárias empresas que compõema Unilever Jerónimo Martins,Lda.

• Optimizar o ciclo de gestão eaprovação dos documentos

• Simplificar os procedimentoscom ganho de eficácia.

Soluções• SAP ERP.• ReadSoft DOCUMENTS for

Invoices.• INVOICE COCKPIT. • WEB CYCLE.

RESUMO

Razões da escolha SAP• Integração transparente e rápida

com a solução SAP existente• Escalabilidade do ReadSoft

DOCUMENTS for Invoices• Robustez da solução integrada

para gerir um ambiente commais de 10 mil documentosmensais e 600 utilizadores.

Alguns números• 4 profissionais envolvidos

na implementação(2 da IDW e 2 da UnileverJerónimo Martins, Lda).

• Implementação finalizada em3 meses e roll-out em 15 dias.

• 10.000 documentos tratadospor mês (média 5 paginas pordocumento).

• Ciclo de Aprovação dedocumentos reduzido em1 semana.

• 9 meses para obtenção doretorno de investimento.

Principais benefícios• Optimização dos processos

de gestão de documentosna empresa.

• Redução dos custos de cópiae transporte de documentosentre diferentes departamentos.

• Eliminação de perdasde documentos.

• Redução do tempo deaprovação.

Parceiro de implementação• IDW.

Hardware• 2 scanners (frente e verso).• 1 impressora de etiquetas de

código de barras.• Servidor Intel .

Sistema Operativo• Windows 2003.

entre os responsáveis das várias empresas para aprovação e vali-dação, com a complexidade que este processo acarreta, sobretu-do porque as várias unidades estavam separadasgeograficamente. “Sem uma aplicação de gestão de documentos e workflow as facturas tinham de ser copiadas e enviadas aos responsáveis, peloque havia um elevado número de documentos originais a transitar entre departamentos com o risco de se perderem e deficarem na gaveta”, explica Luís Henriques.

A importância da escalabilidade

Depois de uma pesquisa de mercado sobre a melhor solução degestão documental e workflow, a Unilever Jerónimo Martins,Lda optou pela solução da IDW, que combina o ReadSoft DOCUMENTS for Invoices e o INVOICE COCKPIT e WEB CYCLE. “A IDW apresentou-nos uma solução que à partida não eragigantesca. A solução ReadSoft DOCUMENTS for Invoices consegue crescer por departamento e, em 2004 - quando implementámos o sistema só para a área de IT -, foi possível justificar a implementação para um volume de documentos relativamente pequeno”, sublinha Luís Henriques. Depois da primeira experiência foi fácil expandir aimplementação para as diversas unidades das empresas, ainda juridicamente separadas, abrangendo a solução actualmente umvolume de 10 mil documentos por mês, com uma média de 5 páginas por documento, e 600 utilizadores, uma grandeza jásignificativa e que exige uma grande robustez.A integração transparente com o SAP que é garantida pela ReadSoft é uma vantagem óbvia para Luís Henriques. “Não há forma de uma empresa com os sistemas assentes em SAP adoptaruma solução de gestão de documentos que não se relacione de forma transparente com o SAP. Se não for desta forma exige o desenvolvimento de interfaces que são o princípio de muitos problemas”, admite.O ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, o INVOICE COCKPIT e o WEB CYCLE estão muito bem relacionados, integram-se muito bem em SAP, estão homologados, pelo quenão houve nenhuma necessidade de desenvolver interfaces, fazerajustes e configurar a programação, o que contribuiu para a rapidez da implementação inicial no departamento de IT e no

departamento financeiro e mesmo no roll out para as restantesunidades. “A implementação foi muito rápida. Estiveram envolvidas duas pessoas da IDW e duas pessoas da Unilever Jerónimo Martins, Lda na fase inicial e a transição para o departa-mento financeiro demorou cerca de 15 dias em que foi feito umacompanhamento mais intensivo”, descreve Luís Henriques.

Mudança de processos

A par com a implementação da nova solução de gestãodocumental foi alterado o fluxo de documentos. Ao contráriodo que acontecia anteriormente, os documentos passam agoraprimeiro pelo departamento financeiro, onde são digitalizados,contabilizados em SAP, arquivados, passando depois ao sistemade workflow do WEB CYCLE para aprovação dos responsáveisnos vários departamentos.

Com a solução de gestão de documentos a funcionar há mais de ano e meio em todas as empresas que integram a Unilever Jerónimo Martins, Lda Luís Henriques admite estar bastante satisfeito com a escolha. “A solução superou claramente as nossasexpectativas. Pretendíamos reduzir o fluxo de papel e organizar os processos de gestão de documentos e isso foi conseguido e atésuperado”, sublinha o responsável de infra-estrutura e gestão deoperações de TI da Unilever Jerónimo Martins, Lda.Considerando o tempo de aprovação de documentos, a perda de documentos e os atrasos que todo o processo causava, e que podiam implicar penalizações junto dos fornecedores, Luís Henriques estima que o retorno do investimento nestasolução foi obtido em cerca de 9 meses.

www.sap.pt/clientes

“A implementação foi muito rápida. Estiveram

envolvidas duas pessoas da IDW e duas pessoas

da Unilever Jerónimo Martins, Lda na fase inicial

e a transição para o departamento financeiro

demorou cerca de 15 dias em que foi feito um

acompanhamento mais intensivo”

Luís Henriques, Infrastructure & Operations Managerda Unilever Jerónimo Martins, Lda.

2007 SAP PORTUGAL. Todos os direitos reservados. SAP R/3, mySAP, mySAP Business Suite, xApps, xApp e outros produtos eserviços da SAP mencionados neste documento, bem como os respectivos logótipos, são marcas comerciais ou marcas registadas daSAP AG na Alemanha e em diversos outros países em todo o mundo. Todos os outros produtos e serviços mencionados são marcasregistadas dos seus respectivos proprietários. Os dados contidos neste documento destinam-se apenas a fins informativos. As especificações de produtos nacionais podem variar.Estes elementos estão sujeitos a alterações sem aviso prévio. Estes elementos são fornecidos pela SAP AG e respectivas empresasafiliadas ("Grupo SAP") apenas para fins informativos, sem representarem, qualquer tipo de garantia. O Grupo SAP não seráresponsabilizado por erros ou omissões relativamente a estes elementos. As únicas garantias dos produtos e serviços do Grupo SAPsão as expressas nas declarações de garantia que acompanham esses produtos e serviços. Nada do que está contido neste documentodeve ser interpretado de modo a ser considerado uma garantia adicional.