TUTORIAL PARA USAR SUBTOTALES EN MICROSOFT EXCEL 2007

LEHONTI RAMOS

1. Tenemos una tabla de datos, cuyas columnas cuentan con una celda de encabezado. Las

instrucciones son como sigue:

“A partir de la siguiente lista de empresas que cotizan en bolsa: Insertar automáticamente

subtotales de forma que visualicemos el valor cierre en euros promedio por sectores de

empresas (previamente se deberá ordenar la base de datos en sectores).Además sería

interesante destacar el valor máximo y mínimo de la rentabilidad total así como la suma

de la variación del ibex. (creación de 3 subtotales más sin reemplazar los anteriores. Con

los subtotales obtenidos, crear un gráfico circular que muestre los promedios de las

cotizaciones de las empresas ordenadas por sectores.”

2. Aquí nuestro valor clave es el sector de la empresa. Seleccionamos el rango de celdas que

corresponden a la tabla de datos, y posteriormente nos vamos a la pestaña “Datos”,

sección “Ordenar y filtrar”, comando “Ordenar”, como se muestra en la imagen. Daremos

clic.

3. Nos aparecerá una ventana que nos preguntará cómo ordenar los datos:

Le especificaremos que deseamos que se ordenen por SECTOR, según valores, y de la A a

la Z. De la siguiente manera:

Daremos clic en “Aceptar”

4. Nuestra nueva tabla de datos quedará ordenada de la siguiente manera:

Como podemos observar, hay bloques enteros que pertenecen a determinado sector.

Todos los bancos de determinado sector están apilados en un bloque de filas:

Esta tabla que nos ha resultado, será nuestra plantilla, de la cual haremos 4 copias para

este ejercicio. Las copias las haremos a medida que vayamos completando el ejercicio. Es

importante que sea bajo las tablas anteriores, y no al lado de ellas, pues las celdas de la

hoja de cálculo se recorren cada vez que sacamos un subtotal. (Es decir, en la tabla para la

cual sacamos subtotales, es necesario que se inserten filas intermedias, las cuales hacen

que a la hoja de cálculo se le inserten nuevas filas, pero si hay otra tabla de datos a lado,

las filas insertadas corresponderán a espacios vacíos o huecos).

5. Haremos la primera copia de nuestra tabla base, bajo la misma. Seleccionaremos todo el

rango que ésta ocupa, y luego nos iremos a la pestaña “Datos”, sección “Esquema”,

comando “Subtotal”:

6. Nos aparecerá una ventana:

En ella le especificaremos los parámetros para la creación del subtotal. Le especificaremos

que por cada cambio en SECTOR, se utilice la función promedio, la cual se aplicará a los

datos en CIERRE. (Recordemos que nuestros datos están organizados en bloques de

acuerdo al sector, y cada cambio en SECTOR corresponde al fin del bloque).

Presionaremos “Aceptar”.

7. La tabla se acrecentará, y Excel se encargará de analizar los datos contenidos en la tabla

para promediar los datos de CIERRE por cada bloque de SECTOR. Aparecerá una tabla así1:

1 El formato de las celdas en los resultados de los subtotales ha sido añadido por mí, con fines puramente

enfáticos.

8. Seleccionaremos la segunda copia de nuestra tabla base. Nuevamente usaremos el

comando “Subtotal”. Nos aparecerá la misma ventanita:

Esta vez le indicaremos que por cada cambio en SECTOR, se use la función MÁX para los

valores de RENTABILIDAD TOTAL

Cuando demos clic en “Aceptar”, nos aparecerá el siguiente subtotal:

9. Seleccionaremos nuestra tercera copia de la tabla base, y aplicaremos el mismo

procedimiento que utilizamos para los máximos, pero sustituyendo la función utilizada por

la función Mín

, cuyo resultado será similar al anterior, sólo que en lugar de sacar el máximo, saca el

mínimo:

10. Para crear la suma de la variación del íbex, seleccionamos la cuarta copia de nuestra tabla

de datos, y crearemos un nuevo subtotal. Los parámetros serán los siguientes:

Y el resultado:

11. Procedemos a crear el gráfico. Seleccionamos un área vacía de nuestra hoja, y nos vamos a

la pestaña “insertar”, sección “Gráficos”, menú “Circular”, y de ese menú seleccionamos el

gráfico circular que más nos guste:

12. Aparecerá un cuadro de gráfico. Lo seleccionamos, y nos aparecerán pestañas adicionales,

concernientes al gráfico en cuestión. Nos iremos a la pestaña “Diseño”, sección “Datos”,

comando “Seleccionar datos”

Nos aparecerá una ventana más o menos así

En el espacio para las series, presionaremos “agregar”2. Nos aparecerá una ventanita

como la siguiente:

2En el caso del gráfico de la circular, éste sólo admite una serie.

En caso de que el primer campo no esté vacío, lo vaciamos y posteriormente

seleccionamos con un clic la celda que contenga el nombre del gráfico. Por ejemplo, en la

primera copia de la tabla base, la celda que contiene el texto “Cierre”.

Pasamos al segundo campo, igualmente borramos lo que tenga dentro, y seleccionamos

un conjunto de celdas con datos numéricos que, sumados, dan un total. Seleccionaremos

los promedios de cierre de cada sector, usando selección discontinua

Presionamos “Aceptar”. Observaremos que los rótulos de las secciones son números, lo

cual no es muy ilustrativo

En el campo derecho, presionamos “Editar”, y seleccionamos el rango de celdas que

contiene los rótulos, o el nombre de los datos

Nuestro gráfico quedará rotulado:

Para que también aparezcan los porcentajes escritos en el gráfico, lo seleccionamos, y nos

vamos a la pestaña “Diseño”, sección “Diseños de gráfico”, y seleccionaremos el diseño 6:

Nuestro gráfico quedará así, mostrando los porcentajes: