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Folha de ClculoMicrosoft Excel

Folha de Clculo

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Folha de Clculo

1. IntroduoA necessidade de efectuar clculos complexos de uma forma mais rpida e fivel, levou o homem a inventar mquinas e sistemas de clculo desde os tempos mais remotos. Do baco at aos computadores dos nossos dias foi percorrido um longo caminho, tambm a Matemtica e todas as cincias envolventes evoluram bastante e a complexidade dos seus clculos hoje em dia um problema para todos os que com eles trabalham desde os cientistas, aos engenheiros, contabilistas, economistas, gestores, etc. Em suma pode dizer-se que em quase todas as profisses actuais se necessita efectuar clculos rpidos e complexos, para tal a mquina necessria sem dvida o computador e a ferramenta de trabalho sem dvida a Folha de Clculo. Quer ao nvel da gesto de empresas, planificao, projeco e anlise de negcios, quer ao nvel de estudos cientficos que envolvam clculos articulados entre si, as folhas de clculo so, quando bem exploradas, teis e eficazes instrumentos.

1.1 O que so folhas de clculo?As folhas de clculo so poderosas e sofisticadas ferramentas informticas, que nos permitem efectuar todos os clculos desejados, de uma forma simples e interactiva, e relacion-los ou lig-los facilmente entre si. Podem ser consideradas potentes calculadoras grficas, que podem conter ou manipular conjuntos bastante grandes de nmeros e com eles fazer clculos bastante complexos. Hoje em dia a possibilidade de representao grfica desses mesmos dados, tem vindo a ser tambm uma constituinte e caracterstica obrigatria de todas as folhas de clculo.

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Outra vantagem das folhas de clculo actuais a sua estrutura normalizada, uma organizao por linhas, colunas e clulas que facilita a nossa migrao entre as diversas aplicaes existentes no mercado.

1.1.1 Aspectos Genricos Relacionados com Folhas de Clculo

a) A estrutura de uma folha de clculo Uma folha de clculo estruturada em linhas e colunas; a interseco dessas linhas e colunas d origem a unidades rectangulares chamadas clulas, e nestas unidades elementares que se introduzem os diferentes tipos de dados. Cada clula identificada com uma letra e um nmero, como na batalha naval, em funo da coluna e linha a que pertence. As linhas so dispostas na horizontal e numeradas, as colunas so dispostas na vertical e representadas por letras. b) Clulas e blocos Cada clula identificada com uma letra e um nmero, correspondendo respectivamente coluna e linha em que se situa; por exemplo: A5, B2,C4, etc.

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A clula que se encontra em destaque (moldura a negro) em determinado momento chama-se clula activa; nessa clula que podemos escrever informao, introduzir ou alterar os dados que pretendermos. Um conjunto de clulas contguas, dispostas em forma de rectngulo, constitui um bloco.

Os clulas

blocos

de so da

representados pela indicao primeira e ltima

clula, unidas por um sinal de dois pontos exemplo: A2:B2 e F2:F3 (:); por

1.1.2 Tipos de Dados que Podem ser Introduzidos numa Folha de Clculo Os tipos de dados que podem ser introduzidos, manipulados e processados so os seguintes: a) Cadeias de texto ou strings Podemos escrever em cada clula as cadeias de texto que quisermos, desde que no ultrapasse um determinado nmero de caracteres. b) Dados numricos

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Os dados numricos podem ser de vrios tipos e/ou formatos: nmeros inteiros, positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, em notao cientfica, etc. As datas e as horas so um tipo particular de dados que so tambm interpretados como valores numricos.

c) Frmulas As frmulas so os elementos de informao cruciais no aproveitamento das potencialidades de uma folha de clculo; so equivalentes a expresses matemticas, em que se recorre a operadores aritmticos ou lgicos e funes, para efectuar clculos entre valores. Nas frmulas podem entrar diversos elementos: valores numricos: 100; 0.15; 15%; etc; referncias a clulas: A3; B10; Z150; etc; blocos de clulas: A3:A9; B5:C10; etc; nome atribudos: "Despesas"; "Nomes"; etc; operadores: +; -; *; /; =; etc; funes: SOMA; MAXIMO; SE; etc.

2. Excel - ApresentaoO Excel uma folha de clculo integrada, com funes de base de dados e a possibilidade de criao de grficos. Disponibiliza ainda, um conjunto de ferramentas de anlise dirigidas s reas Estatstica e Financeira. Lanado pela Microsoft inicialmente para os computadores APPLE em 1985, foi compatibilizado mais tarde para os computadores IBM PC e compatveis. 2.1 A Janela do Microsoft Excel A janela do Excel composta pelos seguinte itens:6

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Legenda : a - Barra de ttulo b - Barra de menus c - Barra de ferramentas d - Barra de formatao e - Barra de frmulas f - Barra de estado ou mensagens

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2.1.1 Barra de Ttulo a barra que figura no topo da janela onde se encontram os botes de comando da janela e pela expresso Microsoft Excel e o nome do livro em que se est a trabalhar. 2.1.2 Barra de menus Aqui figuram todos os ttulos de menus disponveis no Excel. 2.1.3 Barra de ferramentas O Excel possui vrias barras de ferramentas. Cada barra possui um conjunto de botes associados a determinadas tarefas. Podemos visualizar as que desejarmos, escolhendo pelo menu Ver e opo Barras de Ferramentas. 2.1.4 Barra de formatao Como o prprio nome indica os botes da barra de formatao servem para alterar o formato tanto ao texto, como ao pargrafo, como ao estilo das clulas.

2.1.5 Barra de Frmulas utilizada para editar dados. Inserir nmeros ou frmulas na clula seleccionada ou no grfico seleccionado. Permite-nos visualizar o contedo da clula activa.

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A Caixa Nome identifica o endereo (coordenada) da clula, item de grfico ou objecto de desenho seleccionados. A Caixa de edio permite-nos visualizar e/ou editar o contedo da clula activa. 2.1.6 Barra de estado ou mensagens onde podemos visualizar informaes sobre um comando ou processo em curso. 2.2 Livro Um ficheiro do Excel um livro. Em cada livro temos um conjunto de folhas e em cada folha um conjunto de clulas. De cada vez que se inicia o Excel ele abre por defeito um novo livro com vrias folhas. Cada livro pode conter de 1 at 255 folhas. Podem existir vrios tipos de folhas num livro do Excel, folhas de clculo, folhas de grficos, folhas com macros. Por defeito cada livro novo chama-se Livro 1,Livro 2, etc. Na barra de ttulo vamos ter o nome do livro activo, podemos ter vrios livros abertos ao mesmo tempo mas apenas um pode estar activo, isto o livro m que o utilizador est a trabalhar.

2.2.1 Livro novo

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Para se obter um novo livro

clicar em:

ou em Novo

pelo menu Ficheiro e na folha Geral, clique em Livro e depois em OK. O Excel abrir ento um novo livro para iniciar o seu trabalho. 2.2.2 Abrir Livro Abrir um livro do Excel pode ser feito das seguintes formas: Clicar no boto ou escolher a opo Abrir, pelo menu Ficheiro ou escolher a opo Abrir, pelo menu Ficheiro

Aqui ter que: 1-Indicar a localizao do livro 2Seleccion-lo 3- Clicar em Abrir

a) Abrir livro utilizado recentemente Para isso faa clique sobre o respectivo nome (se este ainda a constar) na parte inferior do menu Ficheiro. Este abrir automaticamente. 2.2.3 Guardar um livro Ao guardar um ficheiro Excel guardamos todas as suas folhas mesmo que ele tenha apenas uma nica folha.

a) Guardar Como

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Sempre que se cria um novo livro deve-se executar Guardar Como. Pois aqui que vamos indicar o nome e a localizao ao nosso livro, atravs de uma caixa de dilogo semelhante Abrir. b) Guardar O comando Guardar utiliza-se para guardar as alteraes a um livro. Para o o executar menu dever clicar no boto ou seleccionar Ficheiro e a opo Guardar.

2.2.4 Trabalhar com mais que um livro ao mesmo tempo Com Excel podemos ter abertos mais que um livro aberto ao mesmo tempo. Pelo menu Janela podemos alternar entre os vrios modos de visualizao dos vrios livros abertos. Dispor no menu janela, dispe janelas abertas de forma a poder ver pelo menos parte de cada uma delas. Para dispor janelas segundo um padro predefinido, faa clique sobre uma opo.

Na rea inferior do Menu podemos visualizar os nomes dos vrios livros abertos no momento ao clicar directamente sobre o livro pretendido esse ficar activo.

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2.2.5 Fechar Livro Para fechar um livro, basta, no menu File, executar o comando Fechar ou clicar no X da janela do livro em questo. Sempre que deixar de trabalhar num livro deve efectuar esta operao pois se no o fizer o livro continuar aberto e ocupando a memria do seu computador desnecessariamente. Se fechar um livro onde tenha feito alteraes e no as tenha guardado o Excel abrir uma caixa de dilogo como a que se segue e a poder indicar se deseja ou no guardar o seu trabalho: Sim, guarda o livro; No, Fecha o livro sem o guardar; Cancelar, cancela a operao.

2.3 Folha de clculo Uma folha de clculo uma matriz de linhas e colunas; a interseco dessas linhas e colunas d origem a unidades rectangulares chamadas clulas, e nestas unidades elementares que se introduzem os diferentes tipos de dados.

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As linhas so dispostas na horizontal e numeradas de 1 at 65.536. As colunas so dispostas na vertical num total de 255, e so representadas por letras: A; B...Z; AB...AZ; BA... at IV. As folhas so identificadas por Folha1, Folha2, Folha3... Podendose alterar posteriormente o seu nome. 2.3.1 Botes de deslocamento entre separadores

So os botes com setas esquerda dos separadores de folhas. Servem nos deslocarmos entre os separadores de folhas. Para visualizar um menu de folhas no livro, faa clique, com o boto direi