tutorial bÁsico para operaÇÃo do software engeman

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TUTORIAL BSICO PARA OPERAO DO SOFTWARE ENGEMAN1 BARRAS DE FERRAMENTAS E MENUS DE ACESSO A Tela principal do Engeman traz trs barras onde so disponibilizadas ferramentas que facilitam as operaes mais utilizadas no Engeman. A tela principal ilustrada na Figura 1.

Figura 1: Tela principal do Software Engeman. A barra de menus (Superior) a barra de acesso a todas as telas do sistema divididas em menus:

Com a barra de ferramentas localizada na parte esquerda da tela, o usurio tem a possibilidade de incluir cones de atalho para as telas encontradas na barra de menu:

Para configurar esta barra, basta o usurio clicar com o boto direito na mesma e acessar a opo Configurar barra de ferramentas. Aps isto escolher o cone desejado e arrast-lo para a barra.

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Por ltimo, o Engeman demonstra ao usurio atravs da barra de Status (Inferior), o nome do usurio logado e a empresa acessada:

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CONES PADRES E TECLAS DE ATALHO

Em cada tela do Engeman se encontra cones de auxlio s operaes mais utilizadas. Para facilitar o uso das telas, os cones padres so idnticos encontrados no Office do Windows. Vejam abaixo alguns destes cones: Refresh = Atualiza a visualizao da tela, aps alteraes realizadas na mesma. Editar = Permiti editar qualquer registro j cadastrado na tela ativa. Novo = Insere um novo registro na tela ativa. Salvar = Salva alteraes realizada na tela ativa. Excluir = Exclui o registro selecionado na tela ativa. Filtrar Campos = Faz pesquisa no sistema por campos de tela. Localizar = Localizao rpida do componente. Configurar Campos = Ferramenta de configurao de campos de consulta Relatrio Rpido = Exibe dados cadastrados referente tela ativa. Outros cones foram criados para atender a necessidade da tela conforme a utilizao da mesma. O Engeman tambm oferece aos usurios teclas que possibilitam pesquisar, cadastrar, executar um comando e personalizar as telas do sistema. So elas: F1 Exibe ajuda sensvel ao contexto CTRL+F1 Exibe ajuda configurada do usurio CTRL+F2 (configurar pesquisa) Permite configurar as colunas que sero exibidas em uma pesquisa de campos relacionados. CTRL+SHIFT+F1 Edita a ajuda configurada do usurio CTRL+I (Texto em Itlico) Adiciona propriedade Itlica ao texto selecionado, em campos de Observaes (Memo.). CTRL+N (Texto em Negrito) Adiciona propriedade Negrita ao texto selecionado, em campos de Observaes (Memo.). CTRL+S (Texto Sublinhado) Adiciona propriedade Sublinhada ao texto selecionado, em campos de Observaes (Memo.).

3 F2 (campos de referncia) F2 (tela de pesquisa) Exibe tela de pesquisa Pesquisa chave digitada, se a busca no for automtica SHIFT + F2 (tela de pesquisa por Pesquisa chave digitada, mostrando uma rvore grupos) de agrupamentos F3 Filtra ou remove filtro da tela de pesquisa F4 (tela de pesquisa) Reordena ou no a tabela pela chave de pesquisa F5 (tela de O.S.) Sugere um novo nmero para a O.S. no intervalo de numerao automtica ALT+F5 (tela de O.S.) Sugere um novo nmero para a O.S. no intervalo de corretivas F11 Avana para prxima janela aberta F12 Volta para janela aberta anterior.

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PREFERNCIAS DO USURIO

Acesse a tela Preferncias do Usurio atravs do menu arquivo. Nesta tela o administrador do sistema ter a possibilidade de definir para cada usurio alguns critrios especficos. Pesquise qual usurio voc ir definir cada preferncia Nesta rea sero definidos as configuraes dos cones de ajuda rpida ou acesso rpido as telas encontradas na barra de ferramentas. Definio de visualizao das guias Servios e Funcionrios no encerramento da OS. Configurao do aviso de alarme ao fechar uma OS com pendncias de funcionrios ou servios Configurao das telas de pesquisa, visualizao de agrupamentos ao abrir as telas de pesquisa, exibio dos itens da filial corrente e filtragem somente de registros ativos.

Opes de configurao a serem feitas pelo administrador

Opes de exibio de tela

Configuraes a serem definidas para quando o usurio receber solicitaes de servio.

Configuraes a serem definidas para quando o usurio receber novas mensagens de e-mail.

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MATERIAIS ALMOXARIFADO

Antes de definirmos os materiais teremos primeiramente que cadastrar alguns sub-itens. Um destes sub-itens ser o almoxarifado ou almoxarifados que a empresa possui. Este cadastro simples, exigindo apenas o cdigo e a descrio dos almoxarifados. Nesta tela tambm se encontram alguns cones que posteriormente sero utilizados pelo administrador para controle do estoque. Veja abaixo os exemplos de alguns almoxarifados cadastrados e a definio dos cones mencionados:

(Estoque) Ser possvel visualizar todos os materiais que esto alocados dentro do almoxarifado destacado atravs deste cone. (Requisio/ Devoluo) cone que possibilita ao usurio fazer a requisio e a devoluo de materiais dentro do almoxarifado. (Lanamento de entrada) cone que permite lanar a entrada de materiais novos no almoxarifado. (Consumo direto de Materiais) Este cone refere-se aos materiais que nem chegam a passar pelo estoque. Ao abrir esta tela, todos os itens lanados

5 na tela de Lanamento de Entrada sero mostrados, sendo necessrio informar apenas o nmero das respectivas OSs, Centro de Custo e Conta Contbil. O preenchimento destes dois ltimos ser automtico se estiverem relacionados na OS informada. Ao informar o nmero da OS, cada lanamento de material ser constado no registro de servios da respectiva OS ao confirmar a operao. (Inventrio de materiais) Neste cone o administrador ter a possibilidade de realizar um inventrio completo de todos os materiais inseridos no almoxarifado.

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GRUPO DE MATERIAIS

O grupo de materiais trabalhado no Engeman como se fosse uma famlia, possibilitando ao usurio distinguir a qual grupo um determinado material pertence. Estes grupos devero ser definidos nesta tela auxiliar para serem relacionados no cadastro dos materiais. Abaixo segue alguns exemplos sobre os grupos de materiais:

6 6 CLASSE DE MATERIAIS

Estas classes seriam como os membros das famlias. Por exemplo, a classe rolamentos do grupo mecnicos e cada um tem sua descrio. Esta descrio ser definida ao ser cadastrado o material. Veremos abaixo algumas classes de materiais e a definio de alguns campos inclusos nesta tela.

Tipo de Atualizao: Automtica (default) ou Manual. Se o tipo de atualizao for "Automtica", o sistema far a atualizao automtica do custo dos materiais desta classe. Se a opo for "Manual", o sistema no atualizar o custo ao ser registrado uma entrada de material no estoque. Tipo de Clculo: ltimo Lanamento (default) ou Mdia Ponderada. Define o clculo que o sistema utilizar para a atualizao dos valores dos materiais. Se a opo for "ltimo Lanamento", o custo do material ser atualizado com o valor que est sendo registrado no lanamento de entrada. Se a opo for "Mdia Ponderada", ser realizado o clculo de valor mdio do custo do material, considerando a quantidade j existente no estoque.

7 Atualizar Estoque: Marque a opo "Atualizar Estoque" caso seja necessrio que qualquer material desta classe altere seu saldo no estoque no caso de requisio/devoluo ou lanamento de entrada de materiais. Se esta opo no estiver marcada, o saldo dos materiais desta classe no ser atualizado. Atualizar: Selecione no campo "Atualizar" uma das seguintes opes: "Custo e Valor de Material (Padro)" ou "Somente Custo de Material". Para a primeira opo, materiais que pertencerem esta classe tero os campos custo e valor atualizados no cadastro e no estoque. Para a segunda opo, somente o campo custo ser atualizado. Esta opo se torna importante para materiais que tm o campo valor atualizado manualmente, em casos em que o material possua um valor de venda, por exemplo.

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LOCALIZAO DE MATERIAIS

Nesta tela, para que se tenha um melhor controle do estoque, devero ser cadastradas todas as localizaes dos materiais dentro de cada almoxarifado. O Administrador dever cadastrar corredores, prateleiras, armrios, gavetas, etc. Veja alguns exemplos:

8 8 CADASTRO DE MATERIAIS

Para se realizar uma solicitao de material ou a montagem de um kit de materiais, primeiramente deveremos cadastrar os materiais no sistema. Para isso insira um novo registro e descreva qual material a ser cadastrado.

Os campos Data de ltima compra, Valor de ltima compra, Qtde de ltima compra, ndice financeiro e Unidade encontrados no cabealho, sero visualizados ao ser lanado uma entrada deste material no estoque. O administrador dever apenas informar o grupo e a classe a qual este material pertence. Ele dever informar tambm qual a unidade deste material e definir quantas casas decimais estaro aps a vrgula (por exemplo, o metro: 1 metro igual a 1,00 M, ento o nmero de casas decimais igual a 2). importante o administrador definir tambm o custo e valor deste material. Lembrando que o custo dever ser sempre o valor de compra real do material e o valor poder ser um valor de venda deste material, caso a empresa tenha conseguido um desconto na compra. A Data da ltima atualizao tambm ser informada posteriormente pelo prprio sistema. Aps cadastrarmos o material poderemos inserir alguma informao adicional sobre o mesmo atravs da guia Observaes. Alm de j podermos dar entrada no almoxarifado atravs da guia Estoque. Nesta guia o administrador poder estipular o saldo mximo e o saldo mnimo que material poder ter no estoque alm de outras informaes.

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Este processo dever ser realizado com todos os materiais que sero utilizados nas manutenes. Caso sua empresa j possua este cadastro em outro sistema, poder ser estudada uma forma de migrao de dados para facilitar o cadastro. 9 KIT DE MATERIAIS

O Engeman oferece aos usurios a montagem de kits de materiais para serem utilizados em manutenes freqentes. Nestes kits podero ser inclusos quantos materiais forem necessrios e sua montagem extr