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Tribunal de Contas do Estado de Rondônia
Gabinete da Corregedoria-Geral
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Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO
Fone: (0**69) 3211-9024/9125
A-I e A-IV
ATA DE CORREIÇÃO REALIZADA NA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E
PROTOCOLO – DIVDP- SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE-SPE
Em 24 de setembro de 2012 foram abertos os
trabalhos de Atividade Correcional na Divisão de
Documentação e Protocolo (DIVDP) e Seção de Protocolo e
Expediente (SPE) pelo Delegado de Polícia e Chefe de
Gabinete da Corregedoria-Geral, Rogério Alessandro Silva,
na presença do Chefe de Divisão, Marco Túlio Trindade de
Souza Seixas e servidores que compõem o setor, bem como
das integrantes da equipe, as servidoras Maria Silvia
Garcia e Carla Pereira Martins Mestriner, consoante
determinação do Conselheiro Corregedor Edílson de Sousa
Silva, que assinou o Termo de Instalação de Atividade
Correcional (fls.7).
Após breves considerações do Chefe da Corregedoria-
Geral acerca do plano adotado1 para correição na DIVDP -
SPE e cronograma de atividades procedeu-se à instalação
dos trabalhos de correição na unidade (fls.3/6).
Em primeiro lugar, foi realizada apresentação dos
objetivos e da metodologia dos trabalhos a serem
realizados, ao Chefe da Divisão e servidores.
1 Em cumprimento às normas veiculadas na Lei Complementar n. 154/96 - Lei Orgânica do
Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, Resolução Administrativa n. 003/97, que
institui o Regimento Interno da Corregedoria-Geral do Tribunal de Contas do Estado de
Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e
Resolução n. 50/TCE-RO/2008, que estabelece normas para realização de correições e
inspeções nas unidades e órgãos do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia.
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Visando cumprir o Plano de Atividade Correcional e
os objetivos propostos, foi realizado o levantamento da
legislação e atos normativos do Tribunal de Contas,
referente à Divisão em questão.
Foram realizadas também entrevistas pessoais e
questionários com o Chefe de Divisão, servidores,
estagiários e terceirizados, bem como observações, in
loco, quanto ao ambiente organizacional, gestão
administrativa e patrimonial, planejamento da Divisão,
acompanhamento dos processos, documentos protocolados,
autuação, apensamento e outras ocorrências identificadas
como rotinas afetas a esse Setor.
Findas as entrevistas e o acompanhamento das
atividades desenvolvidas pelos servidores da SPE, foi
possível obter uma visão abrangente da unidade, a partir
da percepção dos próprios servidores e da observação
desta equipe.
Passamos ao levantamento conforme proposto no plano
de correição.
1. VISITA TÉCNICA
1.1 TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE RONDÔNIA - TJRO
O objetivo da visita foi conhecer a prática e a
realidade das unidades que desempenham atividades
semelhantes à DIVDP deste TCERO para subsidiar os
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trabalhos desta comissão e assim propor as alterações
necessárias (Anexo I).
Nessa visita constatamos que o Protocolo Geral
(ProGe) do TJRO tem como função principal “executar
atividades de expedição, recebimento, registro e distribuição de
documentos e correspondências além do recebimento e entrega dos
autos processuais no âmbito do Tribunal de Justiça por meio de
sistema informatizado”.
Os equipamentos disponíveis no ProGe são: 07 (sete)
computadores, 02 (dois) fax, 01 (uma) máquina de
protocolo com hora e dia, 02 (duas) impressoras.
Encontram-se lotados na unidade 07 (sete)
servidores2, sendo necessária a designação de estagiário
para o recebimento e entrega de documento.
Por sua vez, o Departamento de Distribuição
(DEDIST) do TJRO tem como função principal “executar as
atividades relativas a recebimento, registro, classificação,
cadastramento, análise, distribuição e redistribuição dos processos
originários e em grau de recurso em 2ª instância”.
Os equipamentos disponíveis no DEDIST são: 11
(onze) computadores, 01 (um) fax, 04 (quatro)
impressoras, sendo 02 (duas) para impressão de etiquetas.
Encontram-se lotados na unidade 09 (nove)
servidores3. Os documentos depois de distribuídos são
2 Formação em nível superior e médio.
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encaminhados aos departamentos para providências de
autuação (capeamento), haja vista que no DEDIST não
realiza o capeamento, apensamento ou desapensamento de
processos, nem juntada de documentos.
Já a Seção de Malote (SeMal), subordinada a Divisão
de Serviços Gerais (DISEG), possui mais duas Seções,
quais sejam: a Seção de Distribuição e Correspondência
(SeDic) e a Seção de Documentação e Comunicação (SeDoC).
A SeMal tem como função principal “processar as
atividades referentes ao recebimento, expedição e distribuição de
correspondências, processos e demais correspondências oficiais por
malote”.
Os equipamentos disponíveis na SeMal são: 07(sete)
computadores, 01 (um) telefone com ramal, 01 (um) fax e
01 (uma)impressora.
Encontram-se lotados na unidade 07 (sete)
servidores4, que executam suas atividades em sistema de
rodízio, com as demais seções.
A Seção de SeDic e a SeDoC, estão localizadas na
mesma sala da SeMal. A primeira tem como função principal
“executar a controlar os serviços de recebimento e distribuição dos
diários, procedentes da imprensa oficial”. A segunda “executa os
3 08 (oito) com formação superior (Bacharel em Direito) e 01 (um) estagiário.
4 02 (dois) servidores com nível superior os demais com nível médio.
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serviços de recebimento e distribuição de correspondências,
documentos e jornais junto aos órgãos do Tribunal”.
1.2 TRIBUNAL DE CONTAS DA PARAÍBA - TCEPB
A fim de subsidiar o presente trabalho
transcrevemos parte do relatório da visita técnica ao
Tribunal de Contas do Estado da Paraíba (TCEPB) ocorrida
dos dias 18 a 20.6.2012 elaborado pela Secretária das
Sessões, Eline Gomes Da Silva e sua Assessora Técnica,
Emanuele Cristina Ramos Barros Afonso, que acompanharam a
Comissão designada para conhecer o sistema de Tramitação
Eletrônica de Processos “Tramita” junto ao TCEPB, bem
como os procedimentos de rotina nas Secretarias do Pleno,
1ª e 2ª Câmaras, Protocolo, Sessões de Julgamento,
Auditorias, Corregedoria e outros (Anexo II).
Eis a síntese desse relatório, pertinente ao setor
de protocolo:
Logo após a visita ao Gabinete da Presidência, tivemos a
oportunidade de assistir a apresentação da servidora Graça
Barbosa, responsável pelo Setor de Protocolo daquele
Tribunal, que utilizando o sistema virtual demonstrou com
clareza nas suas explicações o passo a passo de cada
procedimento realizado no setor, desde o atendimento ao
público, recebimento dos documentos, triagem (revisão) dos
documentos, identificação dos documentos e sua tramitação
para outros setores etc.
Falou da importância do comprometimento que cada servidor tem
que ter com o trabalho, porque é no protocolo que é feita a
classificação dos documentos e processos, com a definição
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correta da categoria e subcategoria, que o sucesso do sistema
depende de sua correta alimentação com todos os dados
necessários para sua identificação. Ressaltou, ainda, a
importância do cadastramento de todos os gestores do Estado
no Tribunal, com o endereço eletrônico (e-mail), residencial
e números telefônicos com o objetivo de facilitar nas
correspondências, comunicações, citações, notificações etc.
...
Muito interessante a estrutura organizacional daquela Corte
com relação às atribuições das Secretarias do Pleno, da 1ª e
da 2ª Câmara, pois a estas compete todos os atos cartorários
do processo da citação ao julgamento, cabendo às Auditorias
(setores similares às Secretarias de Controle Externo do
TCE/RO) apenas os atos pertinentes ao Controle Externo
propriamente dito, quais sejam, fiscalização e elaboração de
relatórios. Notamos que esta centralização de atribuições nas
Secretarias possibilitou a melhor organização e controle dos
atos de notificação, bem como possibilitou que as auditorias
se concentrassem exclusivamente nas atividades de Controle
Externo.
...
Com exceção do recurso de revisão que é autuado, todos os
recursos são juntados aos autos principais.
...
Ato contínuo, nos dirigimos ao Setor de Expedientes e
Protocolo, no qual a servidora Graça Barbosa, novamente,
explanou sobre o funcionamento e a estrutura organizacional
daquele setor, bem como nos demonstrou como se dá a
digitalização, a tramitação, triagem e o cadastro dos
documentos/processos no sistema “Tramita”.
Verificamos que o setor possui estrutura organizacional e
física excelentes, sendo composto por servidores capacitados,
que são responsáveis pelo cadastro, triagem, numeração,
encaminhamento e arquivamento dos documentos daquela Corte.
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Destaca-se que, naquele Tribunal, a checagem dos documentos
que formam os processos relativos a atos de pessoal é feita
pelo próprio Setor de Protocolo, ou seja, os processos são
enviados para a auditoria prontos para análise. (Destaques
nossos)
Visando complementar as informações constantes no
citado relatório, esta Comissão de Correição entrou em
contato telefônico com a responsável pelo Setor de
protocolo, distribuição, atuação e correspondência do
Tribunal de Contas da Paraíba, Sra. Graça Barbosa. Essa
nos informou que o protocolo é geral (administrativo e
jurisdicionado).
Afirmou ainda, que não são realizados o check-list,
embora efetuem a autuação. E finalmente, que a recepção é
terceirizada, existindo estudo para terceirizar o serviço
de malote/correspondência.
Indagada a respeito da normatização dos serviços
prestados pelo setor, esclareceu que inexiste norma.
2. ESPAÇO FÍSICO DA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO –
DIVDP E SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE
2.1 DO ESPAÇO FÍSICO
A DIVDP e SPE e o serviço de correspondência e
malote encontram-se localizados numa mesma sala, cujas
dimensões são: 9.30 metros de comprimento por 6 de
largura, totalizando 54.30m2.
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O hall do Protocolo-Geral que fica na parte externa
da recepção do protocolo deste TCERO possui 06 metros de
largura por 2.13 de comprimento. Totalizando 12.3 metros.
Segundo o Engenheiro Luiz Carlos esse espaço poderá
no futuro ser utilizado para ampliação da DIVDP.
Constatamos que o Processo n. 3096/2012 que trata
da reforma do prédio (anexo) deste TCERO onde será a
entrada principal desta Corte está em fase de empenho
(dispensa de licitação). Observamos ainda, que não foi
contemplada, nessa etapa, a eventual alteração do layout
da DIVDP.
Seguem as fotos da DIVDP e SPE.
FOTO 1- SETOR DE PROTOCOLO
*Local em que são recepcionados os documentos e processos entregues no
TCERO, incluindo o malote.
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FOTO 2- VISTA INTERNA DA RECEPÇÃO DA DIVDP
FOTO 3- VISTA DO ESPAÇO INTERNO NA DIVDP DESTINADO AO
ARMAZENAMENTO DAS CORRESPONDÊNCIAS, REVISTAS E JORNAIS
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FOTO 4- VISTA DO ESPAÇO INTERNO EM QUE SÃO REALIZADOS OS
SERVIÇOS DE AUTUAÇÃO E CORREIO
FOTO 5- VISTA DO ESPAÇO INTERNO EM QUE SÃO REALIZADOS OS
SERVIÇOS DE AUTUACAO, CORREIO, APENSAMENTO,
DESAPENSAMENTO e CHECK-LIST.
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*Ao fundo a divisória que separa a sala do Chefe da DIVDP
FOTO 6- VISTA DO ESPAÇO INTERNO DA SALA DO CHEFE DA DIVDP
E ONDE SÃO REALIZADOS OS SERVIÇOS DE CARIMBAÇÃO E
NUMERAÇÃO DE PROCESSOS
3. DOS EQUIPAMENTOS, BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS DA
DIVIDÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO - DIVDP - SEÇÃO DE
PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE
Na sequência procedemos ao levantamento dos bens
materiais e patrimoniais constantes na DIVDP e SPE.
São eles:
12 (doze) cadeiras5;
01 (uma) impressora (geral);
02 (duas) impressoras de etiqueta. Sendo 01 (uma)
para protocolo e outra para processo;
5 01 (uma) em péssimo estado de conservação, outra de palha, bem conservada e as
demais, desbotadas, sujas e com as almofadas e encostos desgastados pelo tempo.
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03 (três) armários. Sendo 02 (dois) grandes e
outro pequeno;
08 (oito) mesas;
03 (três) balcões. Sendo 01 (um) fixo que atende
o protocolo, o outro para a recepção interna e o
terceiro localizado nos fundos da sala;
02(dois) leitores de código de barra, scanner
laser, portátil de mão;
02 (dois) aparelhos telefônicos;
08 (oito) computadores;
04 (quatro) carrinhos de entrega; e
01 (um) escaninho (armários de colocar as
correspondências).
3.1 DOS BENS PATRIMONIAIS TOMBADOS NA DIVISÃO DE
DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO - DIVDP - SEÇÃO DE PROTOCOLO E
EXPEDIENTE – SPE
Esta Corregedoria-Geral solicitou ao Chefe da
Divisão de Patrimônio, Material e Almoxarifado – DIVPMA
relação dos bens que constam na Divisão (doc.1).
Realizada a conferência, constatamos que:
Falta número de tombo nos seguintes bens: 02
(dois) carrinhos para transporte de processos
(grande) e 02(dois) leitores de código de barra,
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scanner laser6, portátil de mão, que não conferem
com a descrição fornecida na listagem para
conferência. O localizado na DIVDP não confere com
o descrito, sendo esse da marca Bitatek;
Materiais que estão na DIVDP - SPE, mas que não
constam na relação fornecida pelo Chefe da Divisão
de Patrimônio, Material e Almoxarifado - DIVPMA,
vejamos alguns: 04 HD (tombos
10336/10351/10359/10339); 04 monitores (tombos
10369/10404/10362/10389); 01 cadeira (utilizada
pelo Chefe da DIVDP) tombo 8878; 01 cadeira de
digitador (tombo 4028); perfuradores, grampeadores,
suportes para carimbos, sem tombos.
Materiais sem tombo - existem lixeiras com tombos
e outras sem. Segundo informado pelo servidor
Sandrael de Oliveira dos Santos da DIVPMA, que nos
acompanhou na conferência dos bens patrimoniais,
foi de que estes materiais não estão mais sujeitos
a tombamento7;
Materiais que constam na DIVDP, não localizados:
Dicionário da Língua Portuguesa, Autor Aurélio
Buarque de Holanda Ferreira (tombo 255); Carrinhos
para carregar processos em aço com rodas de
borracha (tombos 3788/3789); Cadeira giratória em
palhinha (tombo 3633); Impressora Lexmark OPTRA T
6 01(um) localizado no DIVDP e o outro na SARQ. 7 Portaria n.448/STN, de 13.9.2002 (art.2º, c/c art.5º, inciso II, anexo I (doc.2).
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420DN (tombo 4791); Poltrona para digitador (tombo
4828), etc; e
Materiais em outras unidades, mas que estão na
responsabilidade da DIVDP: estantes de aço com seis
prateleiras8.
4. DOS SERVIDORES DA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO
- DIVDP E DA SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE
A Divisão de Documentação e Protocolo – DIVDP
possui em sua Seção de Protocolo e Expediente - SPE 11
(onze) servidores9, com cargos, funções, remuneração,
férias, licenças, avaliação, formação, atribuições e
horário de trabalho descritos na tabela abaixo:
NOME
CARGO, FUNÇÃO,
REMUNERAÇÃO,
FÉRIAS,
LICENÇAS E
AVALIAÇÃO10
FORMAÇÃO,
ATRIBUIÇÃO
E
HORÁRIO DE TRABALHO
Marco Efetivo;
Digitador;
Superior completo
(Administração), cursando
8 Foi possível a conferência de 07 (sete) estantes, localizadas na Seção de Arquivo
(sala da garagem). Lá estão também algumas estantes antigas sem tombo. Os restantes
das estantes, num total de 26 (vinte e seis), encontram-se localizadas, segundo
informado pelo Antonio Carlos Siqueira Ferreira de Assis, na Seção de Arquivo para
uso dos processos de arquivamento temporário, bem como outras localizadas no 5º andar
para processos que se encontram no SAD. Informações essas não conferidas pela equipe
de correição. 9 04 (quatro) efetivos, 02 (dois) servidores somente comissionados, 03 (três)
estagiários, e 02 terceirizados. 10 Memorando n.212/DIVDP de 14.8.2012, em resposta ao Memorando n.304/2012-GCOR de
13.8.2012. Memorandos n.641 e 713/SEGESP/2012, de 20.8.2012 e 21.9.2012,
respectivamente, respostas aos Memorandos ns.312 e 359/2012/GCOR de 15.8.2012 e
19.9.2012 (Anexo III). Memorandos ns.23/2012/CPPAD de 25.9.2012 e 69/2012/CPS de
21.9.2012, respostas aos Memorandos ns.360 e 361/2012/GCOR de 19.9.2012 (Anexo IV).
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Túlio
Trindade
de Souza
Seixas
Chefe da
Divisão de
Documentação e
Protocolo- FG-2;
Gestor do
Contrato do
Correio;
Remuneração
valor bruto-
R$6.109,10;
Não constam
férias, licenças ou
afastamentos;
Avaliação de
desempenho:
primeira 7,9 e
segunda 8,5; e
Não responde a
processo
administrativo ou
sindicância.
pós-graduação em
administração;
coordenador geral da
DIVDP, exercendo as
atividades correlatas,
desde novembro de 2004; e
Horário de trabalho
das 7h30min às 13h30.
Leandro
Guimarães
Ribeiro
Efetivo;
Agente
Administrativo;
Chefe da Seção
de Protocolo e
Expediente – FG-1;
Férias de 16 a
22.7.2012;
Licenças não
constam;
Remuneração
valor bruto-
R$5.813,79;
Não responde a
processo
administrativo ou
sindicância; e
Processo
n.856/2012-GCOR
(processo de
avaliação de
desempenho).
Superior completo
(História);
Gestor da Seção de
Protocolo, desde 2º
semestre de 2009;
Atendimento ao
público, telefone e
cadastro no SAP;
Substituição ao Gestor
da DIVDP;
Distribuição de
periódicos e diários
oficiais; e
Horário de trabalho
das 7h30min às 13h30.
Leandro de
Medeiros
Rosa
Efetivo
Agente
Administrativo
Ocupante do
Superior Completo
(Administração - Análise
de Sistemas);
Seção de Protocolo-
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cargo de CDS-511
Férias de 12 a
31.7.2012
Licenças não
constam
Remuneração-
valor bruto - R$
9.031,49
Não responde a
processo
administrativo ou
sindicância; e
Processo n.
856/2012- GCOR
(processo de
avaliação de
desempenho).
Atendimento ao público,
cadastro no SAP, início
de 2010;
Organização/recebiment
o de malotes destinados
às regionais, carimbar e
numerar processos; e
Horário de trabalho -
vespertino - das 13h às
18h.
Maria
Nazareth
Costa da
Silva
Comissionado
Assistente de
Gabinete- CDS-212
Férias marcadas
para o período de
3.10 a 1.11.2012,
licença médica de
12 e 13.7.2012, 16
a 20.7.2012 e
27.7.2012, não
constam mais
afastamentos ou
outras licenças;
Remuneração
valor bruto- R$
5.344,97; e
Não consta
avaliação por ser
comissionada.
Superior Completo
(Administração);
Desde novembro de 2011
cuida do Correio
(postagens
acompanhamentos/
devoluções) e
correspondência via
motorista/ controle;
Registro de
correspondências simples,
sedex, relatório;
Check-list da
Instrução
Normativa n.13/TCE-RO-
2004;
Atendimento ao público
(protocolo); e
Horário de trabalho
das 7h30min às 13h30.
Maria
Enilda
Teles da
Silva
Efetivo;
Auxiliar
Administrativo;
não constam
férias e licenças
ou afastamentos;
Não responde a
Ensino médio completo;
Autuação de documentos
(verificação, tratamento,
acompanhamento e registro
no SAP);
Carimbar e numerar
processos, desde 1990; e
11 Assessor Técnico do Gab. Conselheiro José Euler Potyguara Pereira de Mello.
12 Assistente de Gabinete da Presidência.
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processo
administrativo ou
sindicância;
Remuneração
valor bruto-
R$4.057,27; e
Não consta
avaliação de
desempenho por ter
atingido o último
nível e classe da
carreira.
Horário de trabalho
das 7h30min às 13h30.
Josiane
Souza de
França
Neves
Comissionado;
Assessor I- CDs-
113;
Não constam
férias, licenças ou
afastamentos;
Remuneração
valor bruto-
R$4.022,82; e
Não consta
avaliação em razão
da servidora ser
comissionada.
Superior completo
(Processamento de Dados);
Apensamento,
desapensamento,
desentranhamento,
juntadas, anotações,
distribuição, auxilia nos
correios, check-list dos
documentos Instrução
Normativa n.13/TCE-RO-
2004, desde 2007; e
Horário de trabalho
das 7h30min às 13h30.
Carmem
Sandra
Terceirizado;
Mensageira
(JOPLIN)14;
O TCERO não tem
o controle das
férias ou licenças
dos terceirizados,
visto que a própria
empresa providencia
a substituição
desses. De modo que
o Tribunal nunca
fica sem
mensageiro; e
Remuneração
valor bruto-
R$2.078,04
Médio Completo;
Carimbar e numerar
processos; e
Horário de trabalho
das 7h30 às 13h30.
Andrew Terceirizado; Superior incompleto
13 Assessor I da Presidência.
14 Memorando n. 372/2012/GCOR de 24.9.2012, solicitando cópia do contrato da JOPLIN e
demonstrativo da remuneração dos mensageiros (Anexo V).
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Nascimento Mensageira
(JOPLIN);
O TCERO não tem
o controle das
férias ou licenças
dos terceirizados,
visto que a própria
empresa providencia
a substituição
desses. De modo que
o Tribunal nunca
fica sem
mensageiro; e
Remuneração
valor bruto-
R$2.078,04
(cursando Fisioterapia);
No período da
correição o servidor
encontrava-se prestando
serviço na Seção de
Arquivo-Geral; e
Horário de trabalho
das 7h30 às 13h30.
Sainara
Braga
Oliveira
Assis
Estagiária;
Remuneração
valor bruto- R$
600,00;
Não constam
férias, licenças ou
afastamentos.
Nível Médio (cursando);
Auxilia nas atividades
de protocolar (recepção
de documentos e cadastro
no sistema);
Carimbação e numeração
de processos, desde
fevereiro de 2012; e
Horário de trabalho 8h
às 12h.
Letícia
Correia
Fonseca
Estagiária;
Remuneração
valor bruto-
R$600,00; e
Licença médica
em 4.7.2012.
Nível Médio (cursando)
Carimbar e numerar
processos;
Consulta no SAP, desde
abril de 2012; e
Horário de trabalho das 7h30 às 11h30.
Evellyn
Jordana
Santos de
Oliveira
Estagiária;
Remuneração
valor bruto-
R$600,00; e
Não constam
férias, licenças ou
afastamentos.
Nível Médio (cursando)
Carimbar e numerar
processos;
Consulta no SAP, desde
abril de 2012; e
Horário de trabalho das 7h30 às 11h30.
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5. DO LEVANTAMENTO DA BASE NORMATIVA DA UNIDADE
Dando continuidade aos trabalhos foi efetuado o
levantamento da base normativa afeta à DIVDP.
Vejamos:
Lei Complementar n. 307/TCE-RO-200415 - Dispõe
sobre a Divisão de Documentação e Protocolo -
DIVDP, que está subordinada à Secretaria Geral de
Administração e Planejamento e é composta da Seção
de Protocolo e Expediente - SPE e da Seção de
Arquivo - SARQ;
Resolução Administrativa n.004/TCE-RO-199916 - Dá
nova redação aos arts. 241 e 246 do Regimento
Interno, que tratam do sorteio das relatorias
relativas às Entidades da Administração Direta e
Indireta Estaduais e Municipais;
Instrução Normativa n.003/TCE-RO-1999 - Dispõe
sobre a apreciação, pelo Tribunal de Contas do
Estado de Rondônia, para fins de registro, da
legalidade dos atos de admissão de pessoal,
aposentadoria, reserva remunerada, reforma e
pensão;
15 Alterada pela Lei Complementar n.645, de 20.11.2012; 658, de 13.4.2012 e 679, de
22.8.2012. 16 Alterada pela Resolução n.51/TCE-RO-2008.
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Instrução Normativa n.13/TCE-RO-200417 - Dispõe
sobre as informações e documento a serem
encaminhados pelos gestores e demais responsáveis
pela Administração Direta e Indireta do Estado e
dos Municípios normatiza outras formas de controles
pertinentes à fiscalização orçamentária,
financeira, operacional, patrimonial e contábil
exercida pelo Tribunal de Contas do Estado de
Rondônia, e dá outras providências;
Resolução n.37/TCE-RO-2006 - Dispõe sobre as
atividades de recebimento, protocolização,
autuação, tramitação, certificação e arquivamento
de processos, ante a necessidade de padronização de
atos processuais e a uniformização de
procedimentos, visando a otimização e
racionalização da tramitação, com a consequente
redução dos custos operacionais;
Instrução Normativa n.22/TCE-RO-200718 - Dispõe
sobre as informações e documentos a serem
encaminhados pelos gestores estaduais e municipais
responsáveis pelas áreas de Educação e Saúde, e dá
outras providências;
Resolução n.70/TCE-RO-2010 - Manual de Organização
e da Estrutura Organizacional do Tribunal de Contas
17 Alterada pelas Instruções Normativas n.16/TCE-RO-2005 e 25/TCE-RO-2009.
18 Alterada pela Instrução Normativa n.27/TCE-RO-2011 - acrescenta os Artigos 6º-A,
6°-B e Parágrafo único, 23-A e 23-B e Parágrafo único, e revoga o § 1º dos artigos 6º
e 23 e dá nova redação ao §2º dos artigos 6º e 23 da IN n.22/TCE-RO-2007.
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do Estado de Rondônia que estabelece a competência
e atribuições, dentre outras unidades a da DIVDP; e
Resolução n.84/TCE-RO-2012 - Estabelece regras de
distribuição de processos e documentos entre as
unidades técnicas da Secretaria-Geral de Controle
Externo, conforme estrutura definida na Lei n.
645/TCE-RO-2011.
O próximo item cuida da organização interna da
DIVDP e suas atribuições.
6. ORGANIZAÇÃO INTERNA E ATRIBUIÇÕES
6.1 DIVDP E SPE
De acordo com a Lei Complementar n. 307/2004, que
dispõe sobre a Estrutura Organizacional do Tribunal de
Contas do Estado de Rondônia e o Quadro de Pessoal e o
Plano de Carreiras, Cargos e Remunerações dos seus
Servidores, alterada pela Lei Complementar n. 658, de 13
de abril de 2012, a Divisão de Documentação e Protocolo é
composta da Seção de Protocolo e Expediente e Seção de
Arquivo Geral e encontra-se subordinada à Secretaria
Geral de Administração e Planejamento, tendo como chefe
da Divisão o servidor Marco Túlio Trindade de Souza
Seixas.
A propósito veja o organograma abaixo:
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Atualmente a unidade é composta por 15 (quinze)
servidores que desempenham suas atividades na DIVDP e
respectivas seções.
Lotados na unidade correicionada desempenhando suas
funções na SPE encontram-se 11 (onze) servidores: 02
(dois) comissionados (Nível Superior Completo); 04
(quatro) efetivos, sendo 01 (um) com 2º Grau Completo e
03 (três) com Nível Superior Completo; 02 (dois)
mensageiros contratados da Joplin, sendo 01(um) com Nível
Superior incompleto e outro com Nível Médio Completo; e
03 (três) estagiários cursando Nível Médio.
De acordo com a Resolução n.70/TCE-RO-2010 compete
à DIVDP:
DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E
PROTOCOLO – DIVDP
1 - CHEFE DE DIVISÃO/FG-2
SEÇÃO DE ARQUIVO
1 – CHEFE DE
SEÇÃO/FG-1
SEÇÃO DE PROTOCOLO
E EXPEDIENTE
1 – CHEFE DE
SEÇÃO/FG-1
SECRETARIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E
PLANEJAMENTO
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Responder pelas atividades de recebimento,
cadastramento, autuação, expedição e arquivamento
de processos, documentos e ofícios do Tribunal,
observadas, no caso de cadastramento, as faixas
exclusivas de numeração, em conformidade com o
estabelecido em ato próprio;
Fornecer documento de protocolo para que o
requerente possa verificar o andamento do processo
ou documento;
Responder pelas atividades inerentes à
classificação e autuação de processos e demais
documentos no âmbito de sua competência;
Providenciar o encaminhamento dos processos e
demais documentos aos órgãos competentes, de acordo
com as instruções normativas e critérios definidos
para a sua tramitação;
Acompanhar a tramitação de processo e documentos,
informando ao público interno sobre seu andamento,
sempre que solicitado;
Manter registro dos processos administrativos
arquivados, para fins de informação dos
interessados;
Coordenar as atividades relativas ao
encaminhamento, após as providências cabíveis, de
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processos, documentos e demais expedientes aos
órgãos competentes, através dos Correios ou por
servidor do Tribunal;
Responder pelo cadastramento, através de sistemas
informatizados do Tribunal, dos processos e demais
documentos expedidos e recebidos pela Divisão;
Organizar e manter adequado sistema de controle
interno sobre os processos e documentos arquivados
na divisão;
Gerenciar e fiscalizar os contratos e convênios
firmados pelo Tribunal, afetos a esta área de
atuação, acompanhando sistematicamente o desempenho
das contratadas e convenentes, promovendo o alcance
dos objetivos, das metas e seus respectivos
indicadores de desempenho;
Emitir Termo de Cautela; e
Executar outras atividades correlatas.
7. DAS ENTREVISTAS19 E ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES
EXECUTADAS PELOS SERVIDORES
De 24.9.2012 a 27.9.2012 esta Comissão acompanhou
os trabalhos desenvolvidos na Divisão de Documentação e
19 Os questionários respondidos pelos servidores da unidade correicionada encontram-se
arquivados na Corregedoria-Geral para consulta, caso necessário.
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Protocolo - DIVDP e Seção de Protocolo e Expediente –
SPE.
Foram realizadas entrevistas com o Chefe de
Divisão, servidores, estagiários e terceirizados, bem
como observações in loco quanto ao ambiente
organizacional e outras ocorrências identificadas como
rotinas afetas a esse setor.
Após o término das entrevistas, foi possível obter
uma visão abrangente da unidade, a partir da percepção
dos próprios servidores e da observação desta equipe.
7.1 DO PROTOCOLO E MALOTE
Quando do acompanhamento e entrevista ao SPE, no
que tange ao procedimento de protocolização de documentos
contatamos que há duas pessoas que desempenham tal
função, 01 (uma) no período da manhã e outra à tarde,
Leandro Guimarães Ribeiro e Leandro de Medeiros Rosa,
respectivamente.
No período da manhã existe um estagiário que
auxilia nas atividades de protocolo.
É feita uma conferência na documentação recebida no
setor, observando, apenas os documentos que fazem parte
da relação entregue pelos jurisdicionados. Após, é dada
imediatamente entrada no sistema informatizado, sendo
caracterizado com o número do protocolo, data, horário de
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recebimento, identificação do documento, unidade
jurisdicionada, interessado, assunto e o nome do servidor
que recebeu a documentação.
Não realizam o check-list indicado na Instrução
Normativa n.13/TCE-RO-2004 e Resolução n.37/TCE-RO-2006.
Para melhor vislumbrar a determinação legal
colaciona-se na íntegra o dispositivo da Resolução, a
seguir transcrito:
Art. 2º - Os feitos submetidos a julgamento ou apreciação do
Tribunal de Contas serão protocolados e somente autuados
quando acompanhados da documentação estabelecida nas normas
regulamentares pertinentes.
Parágrafo único - Em caso de apresentação incompleta da
documentação exigida, a Divisão de Expediente comunicará ao
interessado para que no prazo de 15 (quinze) dias providencie
a devida complementação, sob pena de devolução à origem e
cancelamento do protocolo.
...
Art. 4º - Sem prejuízo do disposto no art. 2º, os demais
documentos externos e internos apresentados na Divisão de
Expediente, antes de recebidos, serão submetidos a exame de
modo a verificar se os anexos e demais documentos a que fazem
referência estão sendo, de fato, apresentados. (Destaque
nosso)
Na entrevista e tabulação de questionário o
servidor Leandro Guimarães Ribeiro informa que faz a
recepção (protocolo), desde o segundo semestre de 2009,
mediante simples conferência da documentação recebida no
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setor, observando, apenas, os documentos que fazem parte
da relação entregue pelos jurisdicionados.
Esclarece que caso a documentação esteja incompleta
devolve o documento requerendo o material faltante20, mas
tal conferência não é a relativa ao check-list (Instrução
Normativa n.13/TCE-RO-2004).
Distribui os documentos protocolados no escaninho
(correspondência/jornais) e os de autuação, no armário
localizado no centro da sala para as providências.
Faz o atendimento ao público interno/externo e
telefone.
Para os documentos prioritários a tramitação é
imediata e está prevista no art. 249 do Regimento Interno
desta Corte, a seguir transcrito:
Art.249- Consideram-se urgentes, e nessa qualidade terão
tramitação preferencial, os papéis e processos referentes a:
I- solicitação de realização de inspeções e auditorias
formulada pela Assembleia Legislativa e Câmaras Municipais,
por suas Comissões Técnicas ou de inquérito;
II- solicitação de informações e requisição de resultados de
inspeções e auditorias, bem assim de pronunciamento
conclusivo, formuladas nos termos dos incisos III, IV e V do
art. 3º deste Regimento;
III- pedido de informação sobre mandado de segurança ou outro
feito judicial;
20 Se o jurisdicionado estiver presente não recebe o documento, se não estiver
presente, entra em contato com o mesmo cobrando a documentação faltante. De todo modo
somente protocola se a documentação estiver completa.
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IV- consulta que, pela sua natureza, exija imediata solução;
V- denúncia que revele a ocorrência de fato grave;
VI- medidas cautelares;
VII- caso em que o retardamento possa representar vultoso
dano ao Erário;
VIII- recursos previstos no art. 89 deste Regimento e pedido
de reexame de Acórdão ou de Decisão;
IX- outros assuntos que, a critério do Plenário ou do
Presidente, sejam entendidos como tal. (Destaques nossos)
Os documentos protocolados na DIVDP seguem o
mapeamento do fluxo dos processos de Controle Externo do
TCE-RO em atendimento ao Memorando Circular
n.12/2012/GCOR desta Corregedoria-Geral (doc.3).
O referido servidor também fornece requerimento
para emissão de certidão de pessoa jurídica e
eventualmente, entrega documentos nas unidades desta
Corte.
Esclarece que existe um rodízio de tarefas somente
entre os estagiários. Estabeleceu-se ainda, um cronograma
para a entrega dos documentos nas diversas unidades desta
Corte21. Os documentos urgentes independem de horário
certo para entrega (doc.4).
Os responsáveis pela entrega dos documentos são os
terceirizados (mensageiros da Joplin)22, eventualmente os
demais servidores do setor o fazem, considerando a
urgência e a necessidade.
21 8 horas; 10 horas; e 12 horas.
22 Andrew Nascimento e Carmem Sandra.
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Existe o controle de entrega e recebimento dos
documentos do Sistema de Acompanhamento Processual - SAP
e também, mediante relatório impresso expedido pela
DIVDP, no qual as unidades atestam o recebimento
(Protocolo ou relatório emitido pela DIVDP). Esse último
controle, decorre do fato de algumas unidades do TCE-RO
não receberem os documentos de imediato no SAP, conforme
prevê a Resolução n.037/TCE-RO-200623.
O protocolo recebe em média 79,9 documentos/dia24,
incluindo aqueles entregues nas Regionais (Ariquemes,
Cacoal e Vilhena) (doc.5).
Na sequência esclarece que: os relatórios de
auditoria e inspeção de todas as Autarquias e Secretarias
Estaduais são encaminhados pela Controladoria-Geral do
Estado a esta Corte, quadrimestralmente, semestralmente e
anualmente, ocorrendo um aumento considerável de volume
de trabalho no protocolo; que somente os balancetes do
interior são encaminhados eletronicamente enquanto que os
das Autarquias, Instituições, Previdências de Porto Velho
são por meio físico (impresso e protocolado); os
documentos para o check-list e autuação no setor são
armazenados no armário localizado no centro da sala,
fazendo divisão com a do Chefe da DIVDP e setor de
numeração e carimbação dos feitos; no horário de maior
movimento fica sozinho; os recursos recebidos são
23 Algumas unidades se recusam a assinar o protocolo, ainda que não recebam de
imediato no sistema, consoante determina a Resolução já citada. 24 Levantamento efetuado em 10 dias.
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encaminhados, conforme o caso, para a Presidência ou
Relator e depois retornam para a divisão para autuar e
apensar.
A distribuição de documentos recebidos no protocolo
cujos processos se encontram em trâmite é feito após
pesquisa no SAP e encaminhado ao setor competente.
Quanto ao “tipo” de documento para cadastramento
observa que os códigos não seguem uma sequência numérica
lógica e que alguns deles não são utilizados (doc.06)25,
bem como que a Lista de Assuntos do SAP é extensa
(doc.7), situação que dificulta o próprio cadastramento
do assunto, levando a inconsistências, divergências e
induzindo a erro.
Afirma que as correspondências particulares não são
enviadas ou recebidas no protocolo, em cumprimento ao
Memorando Circular n.11/2011-SGA de 16.6.2011, item "e" e
"f" (doc.08) e que o recolhimento/entrega do Malote
ocorre no período vespertino, aproximadamente às 15h,
sendo o responsável pelo recebimento e envio desse o
servidor Leandro de Medeiros Rosa, que envelopa todos os
documentos e faz seu controle mediante guia de remessa em
que consta o remetente, destinatário, descrição do
documento e assunto.
25 Exemplificou: papel (cod.100); $ (cod.5402). Além disso, outros poderiam ser
absorvidos por apenas um deles, quais sejam, requerimento (7); solicitação (605);
diversos (9); carta (6); e aviso (11)
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Esclarece que quando a máquina de protocolo está
inoperante, por problemas diversos, recebe o documento
manualmente mediante carimbo na via do jurisdicionado, na
qual consta data, hora e assinatura, contudo, sem número
de protocolo.
Já no documento que fica neste TCE-RO, o carimbo
contém espaço para o número de protocolo, mas não é
preenchido. Quando do retorno do sistema é gerado o
número de protocolo, com data e horário diverso daquele
contido no recebido manualmente, sendo afixada a etiqueta
sob o carimbo na via que ficou neste Tribunal deixando o
jurisdicionado sem acesso a esse número (doc.09).
O servidor Leandro de Medeiros Rosa desenvolve
desde o início de 2010 as seguintes atribuições:
protocola documentos e alimenta o sistema (SAP); envia e
recebe malotes (documentos do TCERO para as suas
Regionais); atende telefone e público; recebe e prepara
os malotes para serem entregues ao correio fazendo a
conferência e armazenando-os no armário; documentos
lacrados não são abertos; o volume de documentos
protocolados no período vespertino é pequeno; encontra
dificuldade quando coincide o atendimento (telefone e
público, bem como quando há necessidade de se ausentar
por alguns minutos do setor); a janela é inadequada para
o serviço de protocolo facilitando o acesso de terceiros
que poderão furtar algum documento ou objeto que se
encontra sob a bancada. Acredita que tal abertura seja
necessária devido a eventual recebimento de
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processos/documentos volumosos; o guarda que faz a
segurança do TCERO fica numa posição que não favorece a
segurança do protocolo, haja vista existir uma parede
dificultando a visibilidade (relatou situações de
estresse).
Afirma que o escaninho de armazenamento das
correspondências, documentos e periódicos é inadequado,
pois possui dimensões que dificultam a colocação e
retirada dos documentos, cujas aberturas são pequenas de
difícil visualização. Além disso, essas aberturas ficam
muito próximas ao chão, fazendo com que o servidor tenha
que praticamente ficar de joelhos para colocação e
retirada dos mesmos.
Aduz que a situação acima narrada ocasionou, muitas
vezes, a troca dos documentos que foram levados por
unidades diversas daquela destinada.
Relata que algumas correspondências recebidas são
protocoladas, outras não, quais sejam: as lacradas. Essa
situação impede o controle de tais correspondências pelo
setor.
Informa que algumas correspondências particulares
são recebidas no protocolo, descumprindo a recomendação
do Memorando Circular n.11/2011-SGA de 16.6.201126.
Situação constatada pela Comissão, conforme foto abaixo:
26 Vide doc. 08.
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Quanto ao protocolo de documentos, chama a atenção
para a falta de segurança do sistema, já que qualquer
servidor tem acesso a esse procedimento.
O exemplo que ilustra a situação narrada foi que o
servidor colocou o nome da funcionária Carla P.M.
Mestriner e emitiu a devida etiqueta gerando um número de
protocolo (doc.10).
O entrevistado aponta as seguintes medidas que
podem ser adotadas visando melhorar o desenvolvimento das
atividades da unidade.
São elas:
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Restringir a circulação de pessoas que não fazem
parte da DIVDP;
Reestruturar o escaninho das correspondências
para que cada setor tenha acesso a sua caixa, com
chave, cuja localização deverá ser fora DIVDP;
Providenciar medidas com objetivo de aumentar a
segurança no SAP (o sistema permite emissão de
etiquetas variadas); e
Promover cursos.
Dando prosseguimento, entrevistamos a servidora
Maria Nazareth Costa da Silva que desempenha as
atribuições a seguir descritas deste novembro de 2011,
quais sejam: responsável pelas correspondências das
unidades deste TCERO que são enviadas pelo Correio
(simples/Sedex e ARs), elaborando relatório de controle
(doc.11).
Faz também, o controle financeiro das
correspondências e malotes, confrontando o quantitativo
encaminhado pelo TCERO com a relação fornecida pelo
correio que irá gerar o valor a ser pago por esse. De
modo a verificar se existe discrepância entre o relatório
daquele com os emitidos por essa unidade, que segundo a
mesma, coincidem com o total de correspondências e
malotes a serem pagos. Após, os encaminha para o Chefe da
DIVDP.
Informa que em média são 700 (setecentos) a 800
(oitocentas) correspondências/mês.
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O correio recolhe e entrega as correspondências na
Seção de Protocolo e Expediente todos os dias às 10h30,
razão pela qual as unidades devem encaminhá-las no máximo
até às 9h30 devidamente envelopadas e endereçadas.
Contudo, nem todos os setores atendem tal recomendação.
No mês de agosto do corrente ano foram enviadas
1.263 (um mil duzentos e sessenta e três)
correspondências, incluindo 21 (vinte e um) sedex.
Afirma que não há necessidade de auxílio de outro
servidor, que o computador atende às necessidades, bem
como o armário e o espaço físico são suficientes para a
demanda.
Auxilia, quando necessário, no check-list da
Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004, assim como na
autuação.
7.2 DA AUTUAÇÃO
A autuação fica sob a responsabilidade da servidora
Maria Enilda Teles da Silva, desde 1990. Porém, segundo
narrado por ela, devido a problemas de saúde,
eventualmente procede à numeração dos processos, desde
que não sejam muito volumosos, caso contrário, necessita
de auxílio de outros servidores na função que desenvolve.
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Afirma que o espaço de trabalho é impróprio, pois
na mesa em que autua os feitos existe a máquina que
imprime a etiqueta dos autos, a tela do computador,
grampeador, furador, bailarinas e demais instrumentos
necessários ao desenvolvimento da atividade.
Informa da dificuldade gerada pelo sistema quando
da impressão de etiqueta e da folha que faz a tramitação
do processo.
Esclarece que quando tem a etiqueta a impressão é
automática e sai na impressora que fica localizada em sua
mesa. Na falta dessa as informações são impressas numa
folha, na única impressora existente na unidade,
necessitando recortar e colar com fita adesiva na capa do
processo.
Já para a impressão da tramitação do feito é
necessário fazer a alteração no sistema para a única
impressora do setor, além de ter que abrir várias telas
para finalizar o trabalho.
Após a autuação, o feito é tramitado, o que gera
uma folha impressa. Todavia, quando não há espaço
suficiente no verso da folha anterior, a servidora faz a
juntada da própria tramitação, colocando uma folha em
branco apenas para tal finalidade.
No momento da correição constatamos que faltavam
capas para a autuação dos processos. Coincidentemente
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estava sendo autuado processo de licitação para aquisição
de 4.500 (quatro mil e quinhentas) capas cor "pantone"
(Processo n.4226/2012).
Informa também, que as servidoras Maria Nazareth e
Josiane Souza a auxiliam nessa atividade.
A entrevistada menciona, por fim, que sua cadeira
dificulta o trabalho, devido à altura e quanto ao tamanho
da mesa, necessita de um mais um móvel de apoio para
desenvolver suas atividades.
7.3 DO APENSAMENTO/DESAPENSAMENTO/CHECK-LIST
Os serviços de apensamento, desapensamento,
desentranhamento, juntadas, distribuição, check-list dos
documentos Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004 e
conversão do feito em Tomada de Contas são realizados
pela servidora Josiane Souza de França Neves, desde o
exercício de 2007.
Além das atividades acima descritas a servidora
substitui e auxilia todos os servidores da DIVDP, com
exceção do Chefe da Divisão.
Relata que o período mais tumultuado é de 31 de
março até final de maio, ou seja, quando entram as
Prestações de Contas e Balancetes.
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Faz o check-list em conformidade com os formulários
de conferência exigidos na IN n.13/TCE-RO-2004, mas, caso
falte algum documento, segue a orientação da Secretaria-
Geral de Controle Externo, ficando na responsabilidade da
unidade competente a sua cobrança (doc.12).
Com relação à IN n.22/TCE-RO-2007, alterada pela IN
n.27/TCE-RO-201127, esclarece que não está procedendo à
conferência dos documentos, conforme acordado entre a
DIVDP e a Secretaria-Geral de Controle Externo.
Os processos com prioridade de tramitação são
aqueles oriundos do TJ, MP, ALE, Governo do Estado e
Órgãos Federais, com prazo para atendimento inferior ou
igual a 10 (dez) dias. Já os sigilosos e editais de
licitação, recurso, administrativo, etc. são encaminhados
tão logo concluídos os serviços.
Nos casos atípicos, em geral, evita-se a
permanência de todo e qualquer documento por mais de 24
(vinte e quatro) horas na DIVDP.
Os processos que atualmente se encontram pendentes
na DIVDP são os de Gestão Fiscal, pois estão aguardando
as Prestações de Contas do corrente exercício, entregues
somente no exercício seguinte (até 31 de março).
27 Dispõe sobre as informações e documentos a serem encaminhados pelos gestores
estaduais e municipais responsáveis pelas áreas de Educação e Saúde, e dá outras
providências.
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Os serviços de autuação, apensamento,
desapensamento, arquivamento e desarquivamento nem sempre
são executados de imediato em razão do grande volume de
autuação, a rotina que envolve esse trabalho e a
concentração desses serviços em um único servidor.
Informa que quando o processo é muito volumoso,
algumas unidades enviam para a DIVDP somente o último
volume para providências de apensamento, ainda que
constem nos termos de envio e remessa que esse foi
completo.
Esclarece que tal procedimento é mais fácil de ser
realizado haja vista que os processos estão unidos apenas
por uma fita elástica.
Aduz que o quantitativo de servidores é
insuficiente em razão do acúmulo de serviços e do grau de
restrição das atribuições executadas pelos estagiários28
e terceirizados29.
O controle dos prazos dos procedimentos é
desenvolvido com ênfase nas prioridades e não nos
próprios prazos, os mais demorados são os de autuação e
os de apensamento que envolve solicitações de processos
localizados em outros setores.
28 Carimbação, numeração, protocolo e entrega de documentos nas diversas unidades
deste setor. 29 Carimbação, numeração e entrega de documentos nas diversas unidades deste setor.
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Atenta para o fato de que muitas vezes os
documentos são encaminhados para a autuação sem conter o
mínimo necessário de informação, o que pode induzir a
erro, mesmo que involuntariamente.
Quando do acompanhamento dos apensamentos de
processos, constatamos que:
Processo n.171/2012 que trata de Gestão Fiscal30
do 3º quadrimestre-2011 que estava para ser
apensado a outros processos de Gestão Fiscal de
períodos diversos. Porém, segundo a entrevistada
foi acordada com a Secretaria de Controle Externo
que os relatórios de Gestão Fiscal não mais seriam
autuados um a um, e sim, juntados em um único
processo de Gestão Fiscal para, finalmente, ser
apensado à Prestação de Contas correspondente.
Contudo, existem unidades que ainda determinam a
autuação para cada relatório de Gestão Fiscal e o
apensamento desses, para posterior desapensamento e
apensamento à Prestação de Contas;
Processo n.1183/2007- Recurso de Reconsideração -
apensado ao processo original n.4222/2012 -
Prestação de Contas - exercício 2006 – FEAS -
Relator Conselheiro Valdivino Crispim de Souza-
entrou na DIVDP no dia 24.9.2012 e recebido na
mesma data;
30As Gestões Fiscais são encaminhadas quadrimestralmente/bimestralmente, conforme o
caso, para serem juntadas no Processo de Gestão fiscal.
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Processo n.2175/2011 - Gestão Fiscal - exercício
de 2011- Câmara Municipal de Guajará-Mirim
encaminhado a DIVDP em 1º.8.2012 para apensamento
na Prestação de Contas n.1922/2012 (doc.13). Antes
do recebimento do primeiro no SAP31, a DIVDP
elaborou o Memorando n.206/2012 datado de
02.8.201232 endereçado à Secretaria Regional de
Controle Externo - PVH solicitando o envio, com
urgência, da Prestação de Contas n.1922/2012, para
providências de apensamento. Contudo, até o dia
25.9.2012 o processo não fora encaminhado para as
providências de apensamento, sendo observado que
tal processo permaneceu por 138 dias na Secretaria
Regional de Controle Externo de Porto Velho –
SRCEPVH. Posteriormente na data de 06.9.2012
tramitou para a Secretaria Geral de Controle
Externo - SGCE e em seguida para o Gabinete do
Conselheiro Edílson de Sousa Silva (11.9.2012),
retornando à SGCE em 19.9.2012 que na mesma data
fez a remessa do feito à Divisão Cartorária, onde
se encontra até o momento - 25.9.2012 (doc.13);
Processo n.4222/2012 - Recurso de Reconsideração
- recebido na DIVDP em 21.9.2012. Solicitado à 2ª
CM o processo principal n.1183/2007 - Prestação de
31 À DIVDP recebeu o Processo n.2175/2011 no SAP somente em 7.8.2012.
32 O memorando foi juntado no Processo n. 2175/2011, não sendo possível anexar uma
cópia no presente relatório.
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Contas – este foi enviado na data de 24.9.2012 à
DIVDP e retornando àquela em 25.9.201233; e
Processo n.0856/2012 - Gestão Fiscal -
interessado ROBERTO EDUARDO SOBRINHO - exercício
2012 - Relator Conselheiro Wilber Carlos dos Santos
Coimbra - encaminhado à DIVDP em 24.9.2012 pela
SGCE para proceder ao apensamento dos autos ao
processo de Prestação de Contas do Município de
Porto Velho, exercício 2012, em cumprimento ao item
I, alínea "a", da Decisão n. 082/2012/GCWCSC. O
Processo ficará sobrestado na DIVDP até o protocolo
da referida Prestação de Contas, que deverá ocorrer
a partir de 31.3.201334.
Sugere que seja revisto o contrato dos
terceirizados, no que tange às funções desempenhadas
pelos mensageiros, para que possam desenvolver outras
atividades já que permanecem até o final do expediente.
Por fim, informa que existem alguns processos de
Gestão Fiscal sobrestados na DIVDP, aguardando para ser
apensado às respectivas Prestações de Contas, o que não é
usual.
São eles:
33 Considerando que o processo continha 12 apensos foi encaminhado somente o último,
conforme acordo verbal. 33 Não existe um campo no sistema indicando o motivo do feito ficar tanto tempo
sobrestado na DIVDP. Além desse procedimento não ser usual. 34 Não existe um campo no sistema indicando o motivo do feito ficar tanto tempo
sobrestado na DIVDP. Além desse procedimento não ser usual.
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Processo n. 0856/2012 - 1º e 2º bimestres e 1º
quadrimestre. Interessada: Prefeitura Municipal de
Porto Velho;
Processo n. 1177/2012 – 1º semestre. Interessada:
Prefeitura Municipal de São Miguel do Guaporé; e
Processo n. 1178/2012 – 1º semestre. Interessada:
Prefeitura Municipal de Seringueiras.
7.4 DA ENTREVISTA COM O CHEFE DA DIVDP
O servidor Marco Túlio Trindade de Souza Seixas, é
o Coordenador-Geral da DIVDP, desde novembro de 2004,
Gestor do Contrato dos Correios e também executa
trabalhos operacionais como: autuação, apensamento e
protocolo, quando necessário, apesar de encontrar
dificuldades em razão das inúmeras atribuições da
Divisão, devido à falta de estrutura física, material e
pessoal adequados.
Afirma que o espaço físico é muito acanhado,
considerando as atribuições da DIVDP e o quantitativo de
servidores.
Já os computadores atendem às necessidades, mas
algumas cadeiras necessitam ser substituídas devido ao
desgaste natural.
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Solicita a reformulação do layout da DIVDP relativo
aos armários utilizados em sua dependência, ramal e
lotação de servidores com conhecimento na área jurídica
(doc.14).
Lembra que quando da proposta de alteração da
estrutura administrativa deste Tribunal de Contas do
Estado (Lei Complementar n.645/2011)35 esperava que a
Seção de Arquivo fosse desmembrada da DIVDP e que esse
passaria a ser um Departamento subordinado à Secretaria
das Sessões. Contudo a DIVDP não foi consultada quando da
elaboração da proposta de alteração da Lei Complementar
n.307/TCERO-2004.
Informa que é usual o não atendimento, pelas
unidades desta Corte, das solicitações efetuadas pela
DIVDP (processos, documentos para apensamento,
desapensamento e outros), apesar de muitas vezes
informarem a urgência na tramitação. Tal situação foi
noticiada através do memorando encaminhado a esta
Corregedoria-Geral para as providências necessárias36.
A respeito da falta de capas para a autuação de
processos, justifica que decorre de culpa dos
fornecedores e que o planejamento e pedido são feitos em
tempo hábil.
35 Cria, altera e extingue unidades administrativas, cargos de chefia, direção e
assessoramento e funções gratificadas, bem como altera a redação de dispositivos da
Lei Complementar n. 307, de 1º de outubro de 2004, da Lei Complementar n. 467, de 17
de julho de 2008 e dá outras providências. 36 Processo n. 3766/2012 - Memorando n. 155/DDP de 05.6.2012.
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Aponta para a necessidade de normatizar a
tramitação dos documentos, citou como exemplo a
“justificativa do mandado de audiência”, que é tramitado
de forma diversa, conforme entendimento de cada unidade
setorial.
Alerta para a situação de que muitos documentos
ficam “parados” em algumas unidades em virtude do
desconhecimento do trâmite a ser dado ou por causas
diversas.
Não concorda com a guarda dos feitos referentes ao
“Arquivo Temporário”, que fica sob a responsabilidade da
DIVDP, uma vez que a Divisão não faz o acompanhamento
desses processos. Esclarece que foi criado um “setor
virtual” para tais processos, mas que fisicamente
encontram-se numa sala da Seção de Arquivo-Geral.
A única coisa que a DIVDP faz em relação a esses
processos é que quando recebem a guia com o pagamento da
parcela ou outras informações, providenciam somente a
juntada no feito e o encaminhamento à SESE.
Em seguida informa o quantitativo de expedientes e
outros documentos protocolados na DIVDP37, abaixo
indicados:
1. Período de 1º.9.2011 a 27.9.2012 - 15.530
(incluindo os registrados nas regionais);
37Informações obtidas no questionário.
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2. Período de 1º.9.2011 a 27.9.2012 – 142
Recursos;
3. Exercício de 2011 - 312 Memorandos e 15
Ofícios;
4. Apensamentos efetuados nos últimos 12 meses
– 1.832; e
5. Promoções de Arquivamento Temporário nos
últimos 12 meses – atualmente o setor conta com 374
processos principais.
7.5 CARIMBAÇÃO E NUMERAÇÃO
As atividades desenvolvidas pelos estagiários e
terceirizadas estão afetas a carimbação, numeração e
entrega de documentos e outros expedientes, conforme
descritas no quadro constante do item 4.
Quando do acompanhamento das atividades de
carimbação e numeração constatamos a existência de alguns
processos que se encontravam na DIVDP referentes à
legalidade de Atos de Admissão (concurso público edital
173/2010) aguardando a definição da relatoria para serem
encaminhados ao Pleno.
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Diante dessa situação entramos em contato a Chefa
da Divisão de Admissão de Pessoal – DIVADP, Camila da
Silva Cristóvam Batista. Essa, via telefone, nos
esclareceu que ao assumir a unidade, em 1º.3.2012,
ocorreu uma mudança de sala com a transferência de
aproximadamente de 1.500 (um mil e quinhentos) processos.
Tal fato gerou uma desorganização nos armários e
quando do envio desses feitos ao Pleno foi detectado que
processos com mesmo objeto estavam distribuídos para
relatores diferentes e apensados erroneamente.
Desse modo, fez-se necessário proceder a um
levantamento e conferência dos mesmos, para somente,
então, serem encaminhados para providências de
apensamento e desapensamento, razão pela qual os
processos se encontram parados na DIVDP.
Todavia, considerando que a divisão não é local
adequado para o armazenamento de tais processos, acordou
com o chefe da referida, Sr. Marco Túlio Trindade de
Souza Seixas, que fossem tramitados para a DIVADP.
A respeito do assunto, o Chefe da DIVDP esclarece
que os processos estão retornando ao setor para
providências de desapensamento e novo apensamento (agora
no processo correto), causando um retrabalho.
8. DA CORREIÇÃO REALIZADA NO ANO DE 2008 NA DIVDP
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No intuito de aferir os resultados obtidos na
correição realizada no exercício de 2008 na Divisão de
Documentação e Protocolo - DIVDP e Seção de Arquivo -
SARQ, bem como o cumprimento das recomendações sugeridas
por esta Corregedoria-Geral afetas, somente, a Seção de
Protocolo e Expediente, constatamos as seguintes
situações:
Que a Administração deste Tribunal tome as
diligências necessárias visando adquirir os
materiais de expediente de uso na Divisão de
Expediente em quantidade suficiente para o regular
funcionamento do setor, visando impedir problemas
detectados pela equipe, como ausência de capas e
etiquetas para formalização de processos.
Situação atual: Permanece o problema da falta de
capas, segundo informado por culpa do fornecedor.
Atualização da Resolução Administrativa
n.003/TCE-RO-1999.
Situação atual: permanece sem atualização.
Conferência dos documentos consoante determina o
parágrafo único do art. 2º da Resolução n. 037/TCE-
RO-2006. Capacitação dos servidores para tal
finalidade. Caso contrário que seja revista a
Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004.
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Situação atual: Permanece a conferência pela DIVDP
somente da Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004, as
demais, quais sejam, referentes a atos de pessoal,
saúde e educação, são encaminhadas e conferidas
pelos setores competentes (Secretaria Geral de
Controle Externo e Divisão de Admissão de Pessoal).
Não foram lotados servidores qualificados no DIVDP
para conferência do check-list, bem como inexiste
alteração das normas que tratam da referida
conferência (Resolução n. 037/TCE-RO-2006).
Revisão do número de funções acumuladas pelo
Chefe da Divisão, ou seja, responsável pelo
protocolo/arquivo, Gestor do Contrato do Correio e
Gerenciador do sistema SAP.
Situação atual: não é mais gestor do SAP.
Diante do acima exposto, verifica-se que as
recomendações sugeridas, à época, não foram totalmente
atendidas, haja vista que das 04 (quatro) consignadas no
relatório conclusivo somente 01 (uma) foi parcialmente
atendida.
9. DAS CONSTATAÇÕES DESTA COMISSÃO
Após todo o levantamento efetuado por esta Comissão
em confronto com as informações prestadas e
acompanhamento das atividades desenvolvidas no setor,
constatamos o seguinte:
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1. O espaço físico da DIVDP e SPE é inadequado devido ao
tamanho, quantitativo de pessoas trabalhando e bens
espalhados no setor, o que dificulta o desempenho das
atividades;
2. O protocolo se resume a uma bancada fixa com o mínimo
de espaço, onde estão localizados vários equipamentos,
além dos materiais utilizados o que pode ocasionar a
troca de documentos com o envio equivocado destes, já que
ao adentrarem o protocolo não estão grampeados;
3. A proximidade e tamanho das mesas são impróprios para
o desenvolvimento das atividades da unidade, tais como:
check-list, autuação, apensamento, desapensamento,
carimbação e numeração;
4. O local de trabalho é próximo à entrada principal do
TCERO, perturbando a concentração devido ao barulho e
grande fluxo de pessoas que por lá transitam de todo os
setores desta Corte, separados, apenas por um vidro, sem
película de proteção;
5. O posicionamento da mesa do chefe não contribui para a
interação com os servidores, pois está localizada nos
fundos do setor, com visão bloqueada de toda a unidade
por dois armários;
6. Algumas cadeiras, consoante narrado pelos servidores e
constatado pela Comissão, pelo menos 02 (duas) delas são
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inadequadas para o uso – 01 (uma) falta de braço e outra
de palha que é dura e imprópria para as atividades da
unidade;
7. O acesso à DIVDP e SPE é inadequado aos portadores de
necessidades especiais, haja vista que a bancada do
protocolo é alta e inexiste suporte para deficientes
visuais (braile) e auditivos (libras);
8. Os processadores são lentos (I-5), sendo o ideal (I-
7), dando maior agilidade na realização dos procedimentos
inerentes ao setor;
9. Falta 01 (um) nobreak, para dar suporte em caso de
queda de energia;
10. Falta mais 01 (uma) impressora no setor para dar
suporte e atender a demanda de toda a unidade;
11. Falta 01 (um) ramal para facilitar o atendimento
interno e externo com rapidez;
12. O escaninho é impróprio para o armazenamento de
documentos, correspondências, revistas e periódicos
(retirados pelas diversas unidades deste TCERO), devido
ao tamanho dos nichos, altura e localização, haja vista
que está do lado interno da DIVDP, antes do balcão de
recepção interna, tumultuando o ambiente;
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13. Falta 01 (uma) máquina para protocolo dos expedientes
recebidos em caso de queda de energia que permita a
adequação do dia e horário, com o lançado no carimbo de
recebimento efetuado tanto na via do jurisdicionado
quanto do TCERO;
14. Falta material essencial para a execução dos
trabalhos de autuação (capas de processos);
15. Falta 01 (uma) máquina para perfuração de processos o
que tornaria mais célere os trabalhos38;
16. Falta melhorar a segurança no sistema de protocolo e
SAP, de maneira a impedir de forma definitiva a
possibilidade de manipulação por outros servidores, a
exemplo do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia, que
como dito, conta com maquinário apropriado para tal;
17. Falta controle efetivo por parte do Chefe da DIVDP
dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade, haja
vista as informações anteriormente relatadas;
18. Falta padronizar os procedimentos de juntada,
considerando que os servidores da DIVDP realizam a
juntada da própria tramitação quando da remessa do
processo a uma unidade deste TCERO;
38Máquina para perfurar processos (dois furos), automática, que precisa ser instalada
em local com proteção acústica devido ao barulho.
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19. Existe o sobrestamento indevido de processos de
Gestão Fiscal na DIVDP, aguardando para serem apensados
nas Prestações de Contas, entregues somente no exercício
seguinte (até 31 de março);
20. Existe documento encaminhado para a autuação sem o
mínimo de informação necessária;
21. Falta normatização na tramitação da “justificativa
do mandado de audiência”, haja vista que é tramitado de
forma diversa, conforme entendimento de cada unidade; e
22. Existe a prática comum de envio de apenas do último
volume do processo à DIVDP para providências de
apensamento e desapensamento, apesar de constar no
sistema que foi remetido com todos os volumes e apensos.
Desse modo, fica evidente que muitas dos problemas
enfrentados pela DIVDP e SPE advêm da restrição de
recursos humanos, sobrecarga de atribuições, falta de
capacitação técnica, espaço inadequado e materiais
insuficientes (impressoras, fax, ramal e outros) fatores
esses determinantes no impacto das atividades.
10. CONCLUSÃO
Pertinente se faz ressaltar, primeiro, os
agradecimentos desta equipe pela recepção dada pelo Chefe
e servidores da DIVDP, que contribuíram de forma educada
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e satisfatória a todas as indagações, cooperando para
realização dos trabalhos de correição.
Através das observações in loco, entrevistas,
questionários, análises de normas pertinentes à Divisão
de Documentação e Protocolo – DIVDP - Seção de Protocolo
e Expediente - SPE, realizada no período correcional,
evidenciou-se que a unidade é de fundamental importância
para o cumprimento das atribuições de controle do
Tribunal, na medida em que a tramitação dos
documentos/processos depende substancialmente de sua
atuação, do respeito às normas internas para o protocolo,
da distribuição dos feitos, do controle dos avisos de
recebimento e do correto arquivamento dos processos.
De todo o exposto, ante as dificuldades relatadas
pelo Chefe e servidores da DIVDP e SPE, bem como
verificadas por esta equipe, faz-se necessário a adoção
de medidas urgentes que possam garantir a organização, a
segurança e a celeridade nas atribuições desenvolvidas
pela divisão, razão pela qual apresentamos as
recomendações e propostas elencadas nos itens abaixo:
11. RECOMENDAÇÕES
1. Levantar os bens patrimoniais que estão efetivamente
tombados na DIVDP, bem como providenciar a baixa daqueles
que não estão mais sob sua responsabilidade, comunicando
esta Corregedoria-Geral as providências adotadas, sob
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pena de responsabilidade solidária, as quais poderão
redundar em aplicação de sanções;
2. Tramitar, com urgência, os processos que tratam da
legalidade de atos de admissão de pessoal localizados na
DIVDP, aguardando seu apensamento em razão da divergência
de relatoria para a DIVADP;
3. Normatizar/Padronizar a tramitação dos documentos em
todo o TCERO, independente de Gabinete ou setor de
destino, consoante “Projeto de Apoio ao Plano Estratégico
2011-2015 do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia –
redução do tempo de apreciação e julgamento dos
processos” (Mapeamento dos Macroprocessos)39;
4. Providenciar a padronização dos procedimentos de
juntada da própria remessa efetuada pelos servidores da
DIVDP no processo, ou seja, após a autuação, o termo de
remessa deverá ser anexado no final do feito, como de
praxe, mas sem o carimbo de juntada dessa “remessa”. A
medida deverá ser adotada em todas as unidades desta
Corte.
5. Determinar à DIVDP que faça o controle das unidades
que não efetuam o recebimento imediato no sistema
informatizado, após confirmação do recebimento físico,
dos documentos e processos, conforme previsto na
39 A necessidade de normatizar a tramitação dos documentos foi constatada quando o
Chefe da DIVDP citou como exemplo a “justificativa do mandado de audiência”, que é
tramitado de forma diversa, conforme entendimento de cada unidade setorial.
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Resolução n.37/TCE-RO-2006 (doc.15)40, comunicando esta
Corregedoria-Geral para adoção de providências
administrativas em relação à unidade recebedora, sob pena
de responsabilidade solidária, as quais poderão redundar
em aplicação de sanções;
6. Realizar o acompanhamento do estado do
processo/documento no sistema, evitando a permanência
desnecessária na unidade (caso a tramitação tenha sido
equivocada), comunicando esta Corregedoria-Geral para
adoção de providências administrativas em relação à
unidade, sob pena de responsabilidade solidária, as quais
poderão redundar em aplicação de sanções;
7. Recomendar que os documentos/ofícios/memorandos e
outros sejam respondidos dentro dos prazos solicitados
ou, em caso de inexistência desses, seja observado o
princípio da razoabilidade, comunicando esta
Corregedoria-Geral para adoção de providências
administrativas em relação à unidade, caso não atendido
em prazo razoável, sob pena de responsabilidade
solidária, as quais poderão redundar em aplicação de
sanções;
8. Evitar o envio apenas do último volume do feito ao
setor solicitante para providências de
apensamento/desapensamento. A remessa somente do último
40 Memorando Circular n.08/2007-Presidência. Segundo informado pela SESE o documento
regularizava os processos que estavam sem recebimento em descumprimento a Resolução
n. 37/2006, sendo que o referido memorando já foi para descarte. E, Memorando
Circular n.11/2010/SGA de 13.4.2010.
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volume deverá ocorrer, excepcionalmente, no caso de
processos muito volumosos, ou seja, acima de 10
(volumes). A unidade que encaminhar apenas o último feito
deverá constar no sistema o envio somente desse para fins
de apensamento/desapensamento, conforme o caso, bem como
o quantitativo de folhas constantes do mesmo. A DIVDP
deverá comunicar esta Corregedoria-Geral para adoção de
providências administrativas em relação à unidade, caso
não atendido, sob pena de responsabilidade solidária, as
quais poderão redundar em aplicação de sanções;
9. Determinar a união dos volumes de um mesmo processo
por cordão de polipropileno de cor cinza em substituição
a fita elástica, uma vez que isso tem sido fator de
facilitação de perda do processo e do extravio dos
mesmos;
10. Reformular o layout da DIVDP e seus setores,
otimizando o espaço, separando o protocolo, distribuição,
e o malote/correio da DIVDP;
11. Reestruturar a DIVDP, a exemplo do que foi feito na
Secretaria das Sessões, com seu desmembramento nas
seguintes unidades: Protocolo-Geral, Departamento de
Distribuição e Processamento e Seção de Correspondência e
Malote, de forma a garantir a organização e segurança nas
atividades desenvolvidas nessas;
12. Determinar que a divisão ao receber documentos
encaminhados para autuação sem conter o mínimo necessário
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de informação proceda a devolução imediata para a unidade
remetente complementá-las, comunicando esta Corregedoria-
Geral para adoção de providências administrativas em
relação à unidade, caso não atendido, sob pena de
responsabilidade solidária, as quais poderão redundar em
aplicação de sanções;
13. Nomear Comissão para estudo da viabilidade de
implantar a numeração única nos processos principais e
apensos, a exemplo do Tribunal de Justiça do Estado de
Rondônia (doc.16), de modo que demonstre o quantitativo
real de processos analisados e julgados por esta Corte41,
facilitando o acesso às informações processuais e
agilizando a prestação jurisdicional;
14. Recomendar que ao contrário do que atualmente ocorre,
os recursos (dada a sua natureza endoprocessual) não
sejam autuados em apartado e depois apensados com número
distintos, mas antes, sejam juntados no processo
principal, com exceção da tutela antecipada, decisões
monocráticas e do recurso de Revisão que possui natureza
jurídica de ação (a exemplo da Ação de Rescisão e da
Revisão Criminal). Apesar desta Comissão não ter
presenciado a autuação desses, entendemos que a medida é
salutar já que irá agilizar o trâmite dos mesmos,
diminuir a quantidade de processos e zelar pela unidade,
além de levar em conta, a regra geral de processamento
dos recursos em outros tribunais, como por exemplo, o
41 Exemplificando: balancetes recebem o mesmo número do processo principal, mas para
identificar este que conste um dígito/letra, conforme.
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TJRO, bem como o princípio da economicidade e
razoabilidade42. Tal medida deverá ser adotada após
manifestação da SESE por onde tramitam os feitos e da
Presidência desta Corte;
15. Recomendar a identificação na capa do feito pela
unidade competente, dos recursos juntados nos autos. Essa
unidade deverá ter acesso a uma máquina de etiqueta para
tal providência, bem como ao sistema informatizado para
anotação da interposição desses.
16. Refinar as classes e tipos de assuntos no sistema
informatizado a ser implantado nesta Corte
(Administrativo/atividade fim), evitando a duplicidade;
17. Bloquear a emissão de número de protocolo a pessoas
estranhas ao serviço. O acesso deverá ser limitado aos
servidores que desempenham referida atividade;
18. Adquirir 01 (uma) máquina semelhante à Horodator II
da marca DIMEP43, a exemplo do TJRO, para protocolo dos
42 A medida geraria uma economia com capas de processo e trabalho de autuação,
numeração e apensamento, tornando mais célere a tramitação do recurso até o seu
destino final. 43 O Horodator II é um relógio protocolador de documentos equipado com uma impressora
matricial de 7 agulhas, que proporciona clareza e fácil leitura dos registros. Este
relógio protocolador pode imprimir em até duas linhas. Na primeira linha é impressa a
data no formato programado, a hora no formato HH:MM, um numerador sequencial, ou com
repetição programada, de até 6 dígitos, e um texto programável pelo usuário com até
40 caracteres. Na segunda linha, cuja impressão é opcional e com deslocamento manual,
imprime-se um texto programável de até 60 caracteres.
O display de cristal líquido apresenta a data e a hora, tendo os dígitos de indicação
da hora uma exclusiva formatação que, aliada à inclinação do display, propicia
perfeita visualização. Sua utilização beneficia o controle das operações nas
organizações, proporcionando total segurança no controle de entrada e saída de
documentos da empresa. A instalação do relógio é muito simples, bastando apenas uma
tomada de 110 ou 220 V, com terra. Da mesma forma, a programação é prática de ser
feita e uma vez concluída, é armazenada em uma memória tipo EEPROM que preserva a
programação por extensos períodos sem energia.
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expedientes recebidos que mesmo na falta de energia
permita a adequação do dia e horário, com o afixado no
carimbo de recebimento do jurisdicionado, de modo a não
utilizar o protocolo manual;
19. Destinar 01 (um) nobreak para o setor de protocolo e
viabilizar a utilização do gerador deste TCERO no mesmo,
garantindo a segurança e transparência nas informações;
20. Manter o controle pela DIVDP do quantitativo de capas
e etiquetas utilizadas, planejando juntamente com a
DIVPMA, as aquisições de materiais para o setor com a
finalidade de evitar carência de materiais, comunicando
esta Corregedoria-Geral para adoção de providências
administrativas em relação à unidade responsável pela
contratação, sob pena de responsabilidade solidária, as
quais poderão redundar em aplicação de sanções;
21. Retirar a caixa de correspondência, documentos,
periódicos e outros, do interior da DIVDP, com a
confecção de novo design (tipo caixa postal com chaves e
acesso pelo lado de fora), evitando, com isso, a troca
dos mesmos e o fluxo de servidores dentro da divisão. A
caixa ou armário deverá ficar próximo da Seção de
O Horodator II consome apenas 10W de energia elétrica em repouso, e na falta desta,
pode operar por pelo menos 10 horas, utilizando sua bateria de nobreak interna.
Principais Características - Todas as programações do relógio são protegidas por
senhas, sendo que: A senha de usuário dá acesso a: Bloqueio de impressão de
seqüenciamento do numerador programada para cabeçalho ou rodapé. - A senha de
supervisor dá acesso a: Formato de impressão da data em DD/MM/AAAA, ou MM/DD/AAAA ou
ainda AAAA/MM/DD; - Programação de acerto de horário de verão; - Turno de operação do
relógio; - Bloqueio de operação;- Inicialização ou renumeração do numerador;-
Programação do número de vias para impressão (de 1 à 9).
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Distribuição de Correspondência e Malote;
22. Protocolar todas as correspondências recebidas pelo
setor, inclusive as lacradas, ou, ainda, que se
desenvolva uma ferramenta de controle dessas
correspondências evitando extravio, perda e uso
inadequado do serviço de correio e malote contratado por
este TCERO;
23. Identificar os membros/servidores que utilizam os
serviços de correio e malote para postar ou receber
documentos particulares44, comunicando esta Corregedoria-
Geral para adoção de providências administrativas, sob
pena de responsabilidade solidária, as quais poderão
redundar em aplicação de sanções;
24. Transferir para a Seção de Protocolo a entrega de
requerimento para emissão de certidão de pessoa física, a
exemplo do que já ocorre com o requerimento para pessoa
jurídica, como forma de padronização de procedimentos,
25. Retirar os processos de Gestão Fiscal sobrestados na
DIVDP, aguardando para serem apensados às respectivas
Prestações de Contas, encaminhando-os para as unidades
competentes, retornando somente quando do apensamento
desses. O DIVDP não é local para sobrestamento de feitos.
26. Rever o contrato da JOPLIN, visando aumentar as
atividades dos mensageiros, haja vista que estes
44 Memorando Circular n.11/2011-SGA de 16.6.2011, letras “e” e “f”.
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permanecem até o final do expediente e os estagiários,
que desenvolvem mais atribuições na DIVDP, ficam apenas
até às 11h30min;
27. Melhorar a segurança do protocolo, com a diminuição
da janela que serve de entrada dos documentos, bem como a
localização do vigilante, de forma a corrigir as falhas
apontadas pelo servidor Leandro de Medeiros Rosa;
28. Promover cursos e treinamentos na área de gestão
documental, autuação, português básico, 5S45 e quaisquer
outros que possam auxiliar na otimização dos serviços;
29. Avaliar periodicamente os servidores comissionados;
30. Rever a base normativa da DIVDP para adequá-la as
alterações propostas por esta Corregedoria-Geral;
31. Anotar que as IN n.14/TCE-RO-2005 e IN n.17/TCE-RO-
2005 disponibilizadas na página deste Tribunal foram
revogadas pela IN n.22/TCE-RO-2007, bem como incluir no
sistema a alteração dos dispositivos ocorrida pela Lei
Complementar nº 679, de 22.8.2012;
32. Retirar física e virtualmente os processos de
“Arquivamento Temporário” da responsabilidade da DIVDP,
45 Curso para a implantação da Qualidade Total, o Programa 5S é assim chamado devido a
primeira letra de 5 palavras japonesa: Seiri (utilização), Seiton (ordenação), Seiso
(limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (autodisciplina). O programa tem como
objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total,
através da organização e da disciplina no local de trabalho. O curso poderá ser
ministrado por servidor do TJRO.
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transferindo para o Setor de Acompanhamento de Decisão -
SAD, bem como criar uma ferramenta no sistema para
identificar o processo que está no “Arquivo Temporário”;
33. Proibir a juntada pela DIVDP de documentos e
expedientes protocolados relativos a feitos dos
jurisdicionados que deverão ser encaminhados para
providências junto à unidade competente. A DIVDP e suas
Seções não são locais para realizar a juntada de
documentos nos feitos.
34. Adquirir 01 (uma) máquina para perfuração de
processos, com dois furos e que deverá ser instalada em
sala com proteção acústica para uso nas autuações dos
feitos o que irá tornar o serviço mais célere;
35. Providenciar a substituição das cadeiras que estão
inadequadas para o uso (falta de braço e a de palha que é
dura e imprópria para as atividades da unidade);
36. Substituir os processadores I-5 para o I-7, dando
maior agilidade nas atividades do setor;
37. Destinar 01 (um) ramal para a DIVDP;
38. Adquirir mais 01 (uma) impressora para a divisão, a
fim de atender a demanda de toda a unidade;
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39. Adequar o espaço do protocolo aos portadores de
necessidades especiais, considerando que sua bancada é
alta, além de inexistir suporte nesta Corte para
deficientes visuais e auditivos (Libras e Braile);
40. Instalar película nos vidros, a exemplo da utilizada
na Ouvidoria (localizada no 2º andar), proporcionando
maior privacidade no setor, facilitando a concentração,
haja vista que por ora é a entrada principal do TCERO;
41. Normatizar/Padronizar a tramitação dos documentos em
todo o TCERO, independente de Gabinete ou setor de
destino, bem como alterações das Resoluções e Instruções
Normativas;
42. Lotar na DIVDP servidores qualificados para
realização do check-list dos documentos e anexos que os
entes jurisdicionados estão obrigados a encaminhar ao
TCERO, previsto na Resolução n.37/TCE-RO-200646 com o
retorno da análise dos feitos que tratam da educação e
saúde e atos de pessoal; ou
43. Retirar da DIVDP a atribuição da realização do check-
list dos documentos e anexos que os entes jurisdicionados
estão obrigados a encaminhar ao TCERO, previsto na
Resolução n.37/TCE-RO-2006, com a consequente modificação
dessa, passando a responsabilidade para as unidades
46 Consoante já referido por esta Comissão quando em contato telefônico com a Chefe do
setor de protocolo e distribuição do TCEPB o check-list que aqui se mantém, não é
mais realizado no mesmo.
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competentes; e
44. Revisar a remuneração dos servidores lotados na
DIVDP, levando em consideração as atribuições que
desempenham e cargos que ocupam. A exemplo do que ocorre
com o salário bruto dos seguintes servidores: Marco Túlio
Trindade de Souza Seixas (Chefe da DIVDP) - R$6.109,10;
Leandro Guimarães Ribeiro (Chefe da SPE) – R$ 5.813,79; e
Leandro de Medeiros Rosa (agente administrativo ocupando
do CDS-5) –R$ 9.031,49.
Após as recomendações acima, esta Comissão,
apresenta a proposta de alterações da DIVDP para
implantação imediata, considerando a necessidade urgente
de maior celeridade dos atos praticados na divisão,
controle e transparência.
Passamos a apresentação.
12. PROPOSTA DE ALTERAÇÃO IMEDIATA DA DIVDP.
Diante das constatações desta Comissão e
recomendações acima discriminadas, propomos que sejam
adotadas, medidas similares às da Secretaria das Sessões
- SESE, Pleno, 1ª e 2ª Câmaras, bem como no Sistema de
Acompanhamento de Decisões – SAD, quais sejam,
reestruturação imediata da DIVDP, conforme segue abaixo:
1. Da estrutura física do Protocolo-Geral:
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Aproveitar o hall que fica do lado de fora da
recepção do protocolo deste TCERO, que possui 6 metros de
largura por 2.13 de comprimento, totalizando 12.3 metros.
Instalando ali o Protocolo-Geral.
O Protocolo-Geral deverá possuir duas janelas para
a recepção desses documentos, processos e outros
expedientes, sendo identificados como protocolo para área
meio e o outro, área fim.
Igualmente, quando da mudança da recepção deste
TCERO ao anexo (prédio novo) tal espaço poderá ser
destinado ao Protocolo-Geral. Tal medida irá ampliar o
espaço das demais unidades subordinadas atualmente à
DIVDP.
Equipamentos e bens já existentes no setor: 02
(dois) computadores; 02 (dois) processadores (I-5);
01 (uma) máquina de etiqueta, 02 (duas) cadeiras;
01 (um) aparelho telefônico; 01 (um) armário
pequeno de apoio.
Equipamentos a serem adquiridos ou destinados
para o setor: 01 (uma) máquina semelhante ao
Horodator II da marca DIMEP47, a exemplo do TJRO,
para protocolo dos expedientes recebidos, mesmo na
falta de energia, que permita a adequação do dia e
horário, com o afixado no carimbo de recebimento do
47 Ob. Nota rodapé n.40.
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jurisdicionado, de modo a não utilizar o protocolo
manual; 01 (um) nobreak para o setor de protocolo
ou viabilizar a utilização do gerador deste TCERO
no mesmo, garantindo a segurança e transparência
nas informações; 01 (um) fax; substituição dos
processadores I-5 por I-7 ou outro considerando a
implantação do processo eletrônico no âmbito desta
Corte; 01 (um) scanner; e confecção de um balcão
igual ao da Secretaria das Sessões, para passagem
de documentos internos e externos.
2. Setor de Distribuição, Processamento e Autuação, Setor
de Correspondência e Malote, Sala do Chefe da DIVDP e
sala da secretária do mesmo.
Encontram-se instaladas numa mesma sala a Divisão
de Documento e Protocolo, Seção de Protocolo e Expediente
e o Serviço de Correspondência e Malote, cuja dimensão é:
9.30 metros de comprimento por 6 metros de largura,
totalizando 54.30m2.
Com a retirada do Protocolo-Geral dessa sala, como
proposto acima, a mesma deverá ser dividida em 04
(quatro) ambientes, a saber:
2.1. Seção de Distribuição, Processamento e Autuação.
Por uma questão de logística, propomos que a Seção
de Distribuição e Processamento seja instalada logo atrás
do Protocolo-Geral. Nesse mesmo ambiente funcionará a
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Seção de Processamento e Autuação, contudo separados por
divisórias com vidro, como ocorreu na SESE,
possibilitando ao Chefe da DIVDP uma visão geral do
ambiente de trabalho e de suas equipes.
Equipamentos e materiais já existentes que serão
aproveitados no mesmo: 04 (quatro) mesas; 04
(quatro) cadeiras; 04 (quatro) computadores; 04
(quatro) processadores I-5; 01 (uma) impressora; 02
(dois) armários grandes; 01 (um) leitor de código
de barra, scanner laser, portátil de mão; 01 (um)
balcão fixo que atende atualmente o protocolo; 01
(um) balcão móvel; e materiais de uso da unidade.
Equipamentos e materiais a serem destinados,
reaproveitados ou adquiridos: 01 (um) aparelho
telefônico com ramal; substituição dos
processadores I-5 por I-7 ou outro, considerando a
implantação do processo eletrônico no âmbito desta
Corte; e confecção de um balcão igual ao da
Secretaria das Sessões - SESE, para passagem de
documentos e processos, internos e externos.
3. Seção de Correspondência e Malote
A Seção de Correspondência e Malote deverá ser
instalada em ambiente separado das demais unidades por
divisórias com vidro e revestido por uma película
semelhante à utilizada na Ouvidoria (2º andar deste
prédio). Já os vidros voltados para o corredor não
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deverão conter a mencionada película.
Equipamentos e materiais já existentes que serão
aproveitados no mesmo: 01 (uma) mesa; 02 (duas)
cadeiras; 01 (um) computador; 01 (um) processador
I-5; 01 (um) escaninho48; 01 (um) balcão móvel; e
materiais de uso da unidade.
Equipamentos e materiais a serem destinados,
reaproveitados ou adquiridos: 01 (um) aparelho
telefônico com ramal; confecção de um balcão igual
ao da Secretaria das Sessões - SESE, para passagem
de documentos e processos, internos e externos;
confecção de 01 (uma) caixa de postagem que possa
ser acessada dentro e fora da sala para
distribuição das correspondências e malotes às
unidades destinatárias, todas devidamente
protocoladas; 01 (um) fax; e 01 (uma) impressora.
4. SALA DO CHEFE DA DIVDP E DA SECRETÁRIA
A sala do Chefe da Divisão e da secretária que irá
assessorá-lo deverá ser instalada em ambiente separado
das demais unidades por divisórias com vidro revestido
por uma película semelhante à utilizada na Ouvidoria (2º
andar deste prédio), apenas para a parte que dá acesso ao
corredor interno desta Corte.
48 Providenciar a baixa do escaninho, após a confecção da caixa de correspondências
com chave.
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Equipamentos e materiais já existentes que serão
aproveitados no mesmo: 02 (duas) mesas; 06 (seis)
cadeiras49; 01 (um) computador; 01 (um) processador
I-5; 01 (um) balcão móvel; e materiais de uso da
unidade.
Equipamentos e materiais a serem destinados,
reaproveitados ou adquiridos: 02 (dois) aparelhos
telefônicos com ramais; 01 (uma) impressora; 01
(um) computador com processador I-7; e 01 (um)
armário para arquivamento dos documentos expedidos
pela unidade.
A readequação do espaço e adequação do mobiliário
irá contribuir para o melhor desenvolvimento das
atividades na DIVDP e SPE.
Segue sugestão de layout que deverá ser submetido
ao engenheiro e arquiteto deste TCERO quanto a sua
viabilidade, bem como necessário se faz a manifestação do
Chefe do DIVDP, haja vista que esse último conhece a
dinâmica dos trabalhos desenvolvidos no setor.
49 Duas cadeiras deverão ser substituídas, conforme apontado acima, uma por estar com
o braço danificado e a outra, por ser imprópria para o uso na unidade (palha).
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Finalmente, apresentamos proposta ideal de
alteração das atribuições e estrutura da DIVDP.
13. PROPOSTA DE ALTERAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA
DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO - DIVDP
13.1 JUSTIFICATIVA
Considerando que a DIVDP é a porta de entrada dos
documentos remetidos a esta Corte para todas as unidades
e executa atividades de: recebimento; protocolo;
distribuição; autuação; check-list; correspondências;
malotes; apensamento; desapensamento; e arquivamento
definitivo e temporário.
Considerando que a eficiência operacional é um dos
objetivos estratégicos a ser perseguido pela atual
Administração deste Tribunal.
Considerando os princípios constitucionais da
eficiência e da razoável duração dos processos, e a
necessidade de modernizar a administração com a
utilização dos recursos disponíveis da tecnologia da
informação, com as comunicações feitas,
preferencialmente, por meio eletrônico.
Considerando que compete a esta Corregedoria-Geral
o controle da atuação administrativa da unidade, bem como
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zelar pela excelência no desempenho das atividades é que
propomos a reestruturação da DIVDP.
Diante de todo o exposto, esta Comissão propõe a
reestruturação da DIVDP com o objetivo de melhorar os
serviços prestados tanto para a administração como para
os jurisdicionados, com o menor impacto possível,
mediante a criação de 01 (um) Departamento e Seções com
atribuições específicas, conforme descritas abaixo.
13.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL
SUGESTÕES:
1. Extinguir a Seção de Protocolo e Expediente;
2. Criar o Protocolo Geral - ProGe, subordinada a
Secretaria Geral de Administração e Planejamento;
3. Modificar a nomenclatura e a função gratificada do
Chefe da Seção de Protocolo e Expediente - FG-1 para
Chefe de Protocolo Geral – FG-2;
SECRETARIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL ProGe
1
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FUNÇÃO PRINCIPAL DO PROTOCOLO GERAL:
Executar atividades de expedição, recebimento,
conferência, registro e distribuição de documentos,
processos, correspondências e outros expedientes, no
âmbito do TCE-RO, por meio de sistema informatizado50,
atendimento ao público externo/interno, bem como executar
atividades correlatas.
QUANTIDADE E NOMENCLATURA DE CARGOS/FUNÇÕES GRATIFICADAS
CRIADOS PARA A SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL COM A
REESTRUTURAÇÃO
NOMENCLATURA/CARGO/FUNÇÃO QUANTIDADE REQUISITOS
Chefe de Protocolo Geral
– FG-2 01
Superior
Completo em
Ciências
Jurídicas ou
Administração
Agente Administrativo 02 ______
Estagiário 01 Nível Médio
50 Os procedimentos relativos a protocolo serão obrigatoriamente registrados e
processados por meio do sistema informatizado, fornecendo ao interessado o respectivo
comprovante (Resolução n. 37/2006). Deverão emitir relatórios estatísticos
comprovando o quantitativo de documentos/processos/outros.
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ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS/FUNÇÕES NO ÂMBITO DA SEÇÃO DE
PROTOCOLO GERAL:
Chefe do Protocolo Geral
Sumário: Executa e gerencia as atividades de expedição,
registro e controle de documentos no âmbito do TCE-RO,
contribuindo para o desenvolvimento das rotinas de
trabalho e zelando pela entrega em tempo hábil das
informações.
Descrição:
1. Coordenar, supervisionar, executar e controlar os
serviços de recebimento e entrega de processos,
documentos, correspondências e outros expedientes;
2. Zelar pelo controle e bom andamento das rotinas de
trabalho pertinentes, evitando extravio de documentos,
processos, correspondências e outros expedientes;
3. Protocolar, por meio do sistema informatizado todos os
processos, documentos, correspondências e outros
expedientes que forem recebidos, para posterior envio às
unidades destinatárias;
4. Controlar e atualizar diariamente o sistema de
Protocolo-Geral do TCE-RO;
5. Emitir relatórios estatísticos por unidade e geral
protocolados além dos relatórios comprobatórios de
recebimento de documentos;
6. Elaborar relatórios, estatísticas e estudos referentes
às atividades da unidade;
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7. Entregar os requerimentos de certidões de pessoa
física e jurídica ao público interno e externo; e
8. Desempenhar outras competências típicas da unidade
delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.
Agente Administrativo e Estagiário:
Os agentes administrativos e os estagiários desempenharão
as atividades típicas do cargo ocupado no âmbito da
Seção.
DA TERCEIRIZAÇÃO DA SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL
Na impossibilidade da alteração acima, esta Comissão
propõe a terceirização do protocolo, admitida apenas para
as atividades-meio da Administração Pública, como no caso
das atividades de protocolo.
Esse critério serve, aliás, indistintamente para o setor
público e para o setor privado, alcançando, portanto, as
empresas que atuam no livre mercado.
A jurisprudência administrativa dos tribunais de contas
absorveu a orientação no sentido de somente admitir as
terceirizações nos estritos limites de suas atividades-
meio. O critério encontra-se arraigado não apenas entre
os operadores do Direito.
Nesse contexto, se pretende provocar a reflexão acerca da
razoabilidade e consistência da terceirização da Seção de
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Protocolo como solução mais adequada para esta Corte,
contando no total com 04 (quatro) funcionários, para se
revezarem entre o período diurno e vespertino.
Caso aprovada a proposta de terceirização, deverá ser
elaborado o projeto básico pela unidade competente para a
contratação, mediante licitação, no prazo de até 30
(trinta) dias.
13.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA O SERVIÇO DE
DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO
SUGESTÕES:
1. Extinguir a Divisão de Documentação e Protocolo –
DIVDP;
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO -
DeDiPro
SEÇÃO DE DISTRIBUIÇÃO -
SeDist
SEÇÃO DE PROCESSAMENTO E
AUTUAÇÃO -SePro
SECRETARIA DE JULGAMENTO E PLANEJAMENTO
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2. Criar o Departamento de Distribuição e Processamento,
subordinado à Secretaria de Julgamento e Planejamento;
3. Criar 02 (duas) Seções, quais sejam: Seção de
Distribuição - SeDist e Seção de Processamento – SePro;
4. Criar o cargo de Diretor de Departamento de
Distribuição e Processamento – DeDiPro;
5. Criar 01 (um) cargo de Chefe da Seção de Distribuição
– FG-2;
6. Criar 01 (um) cargo de Chefe da Seção de
Processamento – FG-2;
FUNÇÃO PRINCIPAL DA UNIDADE: Executar as atividades
relativas a recebimento, registro, classificação,
cadastramento, distribuição de processos e documentos,
autuação, apensamento e desapensamento, bem como outras
atividades correlatas.
QUANTIDADE E NOMENCLATURA DE CARGOS/FUNÇÕES GRATIFICADAS
PARA O DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO.
NOMENCLATURA
CARGO/FUNÇÃO CDS/FG QUANTIDADE REQUISITOS
Diretor de
Departamento
de
Distribuição e
Processamento
– DeDiPro
CDS-4 01
Preferencialmente
Bacharel em
Direito
Chefe da Seção FG-02
01 Preferencialmente
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de
Distribuição -
SeDist
Bacharel em
Direito
Chefe da Seção
de
Processamento
e Autuação–
SePro
FG-02
OU
CDS 2
01
Preferencialmente
Bacharel em
Direito
Agente
Administrativo -----
03 Nível médio
Estagiário
nível médio -----
03 -----
Estagiário
nível superior -----
02 -----
TOTAL ----- 11 -----
ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS/FUNÇÕES NO ÂMBITO DO DEPARTAMENTO
DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO:
Diretor de Departamento de Distribuição e Processamento
1. Planejar, organizar e controlar as atividades das
Seções subordinadas, acompanhando e avaliando o
desenvolvimento de seus titulares e as tarefas por eles
administradas;
2. Elaborar relatórios e fornecer subsídios que visem a
fixação de políticas de ação e/ou aperfeiçoamento
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existentes, para assegurar o cumprimento dos objetivos e
metas estabelecidos.
3. Colaborar com informes, sugestões e experiências para
a definição de objetivos e metas, além da articulação de
sua área gerencial com as demais;
4. Estabelecer ou aprovar métodos e procedimentos,
horários e percursos, baseando-se nos objetivos a serem
alcançados e na disponibilidade de recursos materiais,
financeiros e humanos, para definir prioridades, sistemas
e rotinas relacionadas a esses serviços;
5. Organizar as atividades programadas, distribuindo-as
pelos setores da unidade que supervisiona, através do
estabelecimento de normas e processos a serem seguidos,
para assegurar o fluxo normal dessas atividades, os
resultados previstos e padrões regulamentares uniformes
na área sob sua responsabilidade;
6. Distribuir o serviço, fornecendo informações e
implantando rotinas de trabalho, para assegurar e
orientar a sua execução;
7. Informar seu superior imediato sobre o processamento
dos trabalhos e resultados, através de relatórios,
reuniões ou outros meios, para possibilitar avaliação
geral;
8. Cumprir e fazer cumprir os despachos exarados e
execução das ordens emanadas dos superiores hierárquico;
e
9. Desempenhar outras atribuições típicas da Unidade,
delegadas pela autoridade superior ou contidas em norma.
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Chefe da Seção de Distribuição:
1. Providenciar a distribuição dos documentos, processos,
correspondências e outros expedientes entre os servidores
da Seção;
2. Acompanhar e auxiliá-los no desenvolvimento dos
trabalhos;
3. Planejar, em conjunto com o Diretor do Departamento as
atividades a serem desenvolvidas na Seção;
4. Zelar pela alimentação do sistema processual nele
inserindo dados;
5. Distribuir, preferencialmente, os expedientes contendo
pedido de medidas urgentes ou classificados como tal;
6. Certificar falhas técnicas ocorridas no sistema, bem
como cientificando e solicitando providências necessárias
junto ao setor de informática;
7. Fiscalizar o registro da distribuição dos feitos no
sistema de acompanhamento de processual – SAP ou outro
que o substituir;
8. Orientar e conferir a verificação através de consulta
no SAP, a existência de prevenção, suspeição e
impedimentos dos feitos a serem distribuídos;
9. Coordenar, orientar e controlar os planos e cronograma
de realização das atividades da Seção, zelando pelos
cumprimentos dos prazos estipulados;
10. Desempenhar outras atribuições típicas da Seção,
delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas;
11. Sugerir a criação de novas classes na tabela de
classificação dos feitos e procedimentos que não tenham
sido previstos;
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12. Selecionar, organizar e manter atualizadas a
legislação de pesquisa de interesse da Seção;
13. Elaborar ofícios, informações e demais expedientes
relacionados à Seção;
14. Gerenciar a assegurar a atualização das bases de
informação necessárias ao desempenho de sua competência;
15. Participar juntamente com o Diretor do Departamento
da elaboração de projetos relativos à organização
estrutural do Departamento a qual estiver subordinado e
propor alterações regimentais que se fizerem necessárias;
e
16. Desempenhar outras atividades correlatas.
Chefe da Seção de Processamento e Autuação:
1. Providenciar a distribuição dos documentos, processos,
correspondências entre os servidores da Seção para
autuação, apensamento e desapensamento;
2. Planejar, em conjunto com o Diretor do Departamento as
atividades a serem desenvolvidas na Seção;
3. Distribuir, preferencialmente, os expedientes contendo
pedido de medidas urgentes ou classificados como tal para
autuação, apensamento e desapensamento;
4. Certifica falhas técnicas ocorridas no sistema, bem
como cientificar e solicitar providências necessárias
junto ao setor de informática;
5. Fiscalizar o registro da distribuição dos feitos no
sistema de acompanhamento de processual – SAP ou outro
que o substituir, bem como os procedimentos de autuação,
apensamento e desapensamento;
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6. Orientar e conferir a verificação através de consulta
no SAP, a existência de prevenção, suspeição e
impedimentos dos feitos a serem autuados, apensados ou
desapensados;
7. Emitir e encaminhar à Corregedoria Geral relatórios de
distribuição de feitos autuados, apensados e desapensados
trimestralmente;
8. Coordenar, orientar e controlar os planos e cronograma
de realização das atividades da Seção, zelando pelos
cumprimentos dos prazos estipulados;
9. Selecionar, organizar e manter atualizadas a
legislação de pesquisa de interesse da Seção;
10. Elaborar ofícios, informações e demais expedientes
relacionados à Seção;
11. Gerenciar e assegurar a atualização das bases de
informação necessárias ao desempenho de sua competência;
12. Participar juntamente com o Diretor do Departamento
da elaboração de projetos relativos à organização
estrutural do Departamento a qual estiver subordinado e
propor alterações regimentais que se fizerem necessárias;
e
13. Desempenhar outras atribuições típicas da Seção,
delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.
Agente Administrativo e estagiário:
Os agentes administrativos e os estagiários desempenharão
as atividades típicas do cargo ocupado no âmbito da
Seção.
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ATRIBUIÇÕES DO DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E
PROCESSAMENTO:
COMPETE AO DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO
SUMÁRIO: Executar as atividades relativas a recebimento,
registro, classificação, cadastramento, distribuição de
processos e documentos, autuação, apensamento e
desapensamento, bem como outras atividades correlatas.
ATRIBUIÇOES DA UNIDADE:
1. Dar recebimento, fazer análise, conferência e
classificação dos documentos, processos,
correspondências, verificando as condições que chegam ao
departamento de distribuição e processamento para serem
distribuídos no âmbito do TCE-RO, no âmbito de sua
competência;
2. Zelar pela alimentação do sistema processual nele
inserindo dados;
3. Distribuir, preferencialmente, os expedientes
contendo pedido de medidas urgentes ou classificados como
tal;
4. Proceder ao registro, autuação e encaminhamento dos
feitos que independam de distribuição de acordo com a
norma regimental;
5. Certificar falhas técnicas ocorridas no sistema de
autuação processual, bem como cientificando e solicitando
providencias necessárias junto a SEINF;
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6. Conferir a autuação dos feitos;
7. Fiscalizar o registro da distribuição dos feitos no
sistema de acompanhamento de processual – SAP ou outro
que o substituir;
8. Pesquisar, orientar e conferir a verificação através
de consulta no SAP, à existência de prevenção, suspeição
e impedimentos dos feitos a serem distribuídos;
9. Acompanhar o atendimento ao público interno e
externo;
10. Elaborar e emitir certidões pertinentes solicitadas;
11. Coordenar, orientar e controlar os planos e
cronograma de realização das atividades, zelando pelos
cumprimentos dos prazos estipulados;
12. Desempenhar outras atribuições típicas do
departamento, delegadas pela autoridade superior ou
contidas em normas;
13. Sugerir a criação de novas classes na tabela de
classificação dos feitos e procedimentos que não tenham
sido previstos;
14. Manter organizados e atualizados os documentos do
departamento;
15. Selecionar, organizar e manter atualizadas a
legislação de pesquisa de interesse do departamento;
16. Elaborar ofícios, informações e demais expedientes
relacionados ao departamento;
17. Elaborar estudos e sugerir projetos para divulgação e
aprimoramento das atividades do departamento;
18. Proceder à entrega dos documentos, processos e outros
expedientes, às unidades do TCERO;
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19. Interagir com outros departamentos e gabinetes a fim
de subsidiar soluções de questões complexas na busca da
qualidade e celeridade da prestação jurisdicional e
administrativa.
COMPETE À SEÇÃO DE DISTRIBUIÇÃO
SUMÁRIO: Executar as atividades relativas a recebimento,
registro, classificação, cadastramento, distribuição de
processos e documentos, análise (check-list), bem como
outras atividades correlatas.
ATRIBUIÇÕES DA UNIDADE:
1. Receber, analisar, conferir e classificar os
documentos, processos, correspondências e outros
expedientes, verificando as condições que chegam para
distribuição no âmbito do TCE-RO, consoante sua
competência;
2. Proceder ao registro e encaminhamento dos feitos,
documentos e outros expedientes que independam de
distribuição de acordo com a norma regimental; e
3. Proceder à entrega dos documentos, processos e outros
expedientes, às unidades do TCERO.
COMPETE À SEÇÃO DE PROCESSAMENTO
SUMÁRIO: Executar o registro, autuação, apensamento,
desapensamento e controle de processos de interesse deste
TCERO.
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ATRIBUIÇÕES DA UNIDADE:
1. Proceder a autuação, apensamento e desapensamento de
processos, de acordo com os critérios estabelecidos em
norma desta Corte, executando as anotações e os registros
devidos;
2. Proceder ao registro e autuação, apensamento e
desapensamento de processos no sistema informatizado;
3. Executar e proceder a remessa dos feitos às unidades
competentes;
4. Proceder a autuação, apensamento e desapensamento,
preferencialmente, dos expedientes contendo pedido de
medidas urgentes ou classificados como tal;
5. Prestar apoio à Seção de Distribuição no processo de
anotações referentes aos feitos que para lá são
encaminhados;
6. Elaborar relatórios, estatísticas e estudos
referentes às atividades da unidade; e
7. Desempenhar outras atribuições típicas da unidade,
delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.
DA TERCEIRIZAÇÃO DA SEÇÃO DE AUTUAÇÃO E PROCESSAMENTO
Na impossibilidade da alteração acima, esta Comissão
propõe a terceirização da Seção de Autuação e
Processamento, admitida apenas para as atividades-meio da
Administração Pública, como no caso das atividades de
autuação e processamento.
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Esse critério serve, aliás, indistintamente para o setor
público e para o setor privado, alcançando, portanto, as
empresas que atuam no livre mercado.
A jurisprudência administrativa dos tribunais de contas
absorveu a orientação no sentido de somente admitir as
terceirizações nos estritos limites de suas atividades-
meio. O critério encontra-se arraigado não apenas entre
os operadores do Direito.
Nesse contexto, se pretende provocar a reflexão acerca da
razoabilidade e consistência da terceirização da Seção de
Autuação e Processamento como a solução mais adequada
para esta Corte.
A estrutura deverá contar com 08(oito) terceirizados que
trabalharão nos dois períodos para atendimento da
demanda.
Caso aprovada a proposta de terceirização, deverá ser
elaborado o projeto básico pela unidade competente para a
contratação, mediante licitação, no prazo de até 30
(trinta) dias.
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13.4 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA A SEÇÃO DE
CORRESPONDÊNCIAS E MALOTES
ou
SUGESTÕES:
1. Criar a Seção de Correspondência e Malote – SeCoM -
subordinada hierarquicamente à Secretaria Geral de
Administração e Planejamento ou Departamento de Serviços
Gerais;
2. Criar um cargo de Chefe da Seção de Distribuição de
Correspondência e Malote – FG-2 com formação em nível
superior; e
3. Para o desenvolvimento das atividades deverão contar
com 01 (um) agente administrativo e 02 (dois) mensageiros
ou estagiários51.
51 Considerando licenças, férias e outros.
SECRETARIA GERAL DE
ADMINISTRAÇÃO E
PLANEJAMENTO
SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE - SeCoM
DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS
GERAIS
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FUNÇÃO PRINCIPAL DA SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE
Execução e controle dos serviços de recebimento,
expedição, distribuição e postagem de documentos,
processos e outros.
QUANTIDADE E NOMENCLATURA DE CARGOS/FUNÇÕES GRATIFICADAS
PARA A SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE
NOMENCLATURA
CARGO/FUNÇÃO CDS/FG QUANTIDADE REQUISITOS
Chefe da Seção de
Correspondência e
Malote
FG-2
Ou
CDS-2
01
Nível
Superior
completo
Agente
Administrativo 01 __________
Estagiário nível
médio 01 _________
TOTAL 03
ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS/FUNÇÕES NO ÂMBITO DA SEÇÃO DE
CORRESPONDÊNCIA E MALOTE:
Chefe da Seção de Correspondência e Malote:
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1. Coordenar no âmbito da seção a implementação das
atividades específicas da unidade, para atingir seus
objetivos, no tempo e com o uso legítimo dos meios
disponíveis;
2. Controlar o cumprimento das funções dos diferentes
serviços da unidade, acompanhando o desenvolvimento das
atividades, para assegurar a sua correta execução;
3. Participar de reuniões com outras unidades, para
decidir sobre assuntos importantes relativos ao interesse
da unidade;
4. Responder pela definição de soluções nas atividades
que envolvam a unidade, analisando juntamente com seus
colaboradores e demais unidades envolvidas, todos os
aspectos da operação, para garantir segurança e
confiabilidade na tomada de decisão;
5. Acompanhar o desenvolvimento das atividades realizadas
para garantir fidelidade às políticas internas da
Instituição;
6. Elaborar relatórios periódicos acerca das atividades
desenvolvidas fazendo as exposições pertinentes para
avaliação;
7. Controlar e conferir os gastos com serviços de
correspondência e malote, informando a autoridade
superior;
8. Acompanhar os lançamentos no Sistema Informatizado
para permitir o controle da documentação,
correspondências, Malotes, periódicos e outros, para
eventual consulta;
9. Coordenar as atividades inerentes à unidade;
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10. Elaborar e expedir documentos diversos de sua
competência;
11. Zelar pelo cumprimento dos regulamentos, ordens e
instruções de serviço, aplicando as medidas e
providências cabíveis; e
12. Informar sobre o andamento dos documentos, processos,
correspondências e outros expedientes, para dar
encaminhamento aos assuntos tratados.
Agente Administrativo e Estagiário:
Os agentes administrativos e os estagiários desempenharão
as atividades típicas do cargo ocupado no âmbito da
Seção.
ATRIBUIÇÕES DA SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE
COMPETE À SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE:
1. Providenciar a expedição de correspondências, postagem
de documentos, processos e outros;
2. Receber, conferir e classificar documentos e processos
para expedição através do serviço de malote;
3. Organizar malotes/correspondências por unidades de
destino, relacionando os documentos enviados em
formulários próprios;
4. Emitir guias ou relações de remessas de
correspondências/malotes;
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5. Providenciar a postagem de documentos/processos e
outros expedientes com aviso de recebimento, efetuando os
controles próprios;
6. Expedir malotes/correspondências e envio de
periódicos, revistas e etc;
7. Receber malotes/correspondências/expedientes e outros
documentos afetos às unidades e jurisdicionados,
conferindo lacre e conteúdo, bem como processar a entrega
desses à Seção de Distribuição de Correspondência e
Malote;
8. Elaborar relatórios, estatísticas e estudos referentes
às atividades da unidade; e
9. Desempenhar outras atribuições típicas da unidade,
delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.
DA TERCEIRIZAÇÃO DA SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE
Na impossibilidade da alteração acima, esta Comissão
propõe a terceirização do serviço de correspondência e
malote, admitida apenas para as atividades-meio da
Administração Pública, como no caso das atividades de
correspondência e malote.
Esse critério serve, aliás, indistintamente para o setor
público e para o setor privado, alcançando, portanto, as
empresas que atuam no livre mercado.
A jurisprudência administrativa dos tribunais de contas
absorveu a orientação no sentido de somente admitir as
terceirizações nos estritos limites de suas atividades-
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meio. O critério encontra-se arraigado não apenas entre
os operadores do Direito.
Nesse contexto, se pretende provocar a reflexão acerca da
razoabilidade e consistência da terceirização do serviço
de correspondência e malote como solução mais adequada
para esta Corte, contando no total com 04 (quatro)
funcionários, para se revezarem entre o período diurno e
vespertino.
Caso aprovada a proposta de terceirização, deverá ser
elaborado o projeto básico pela unidade competente para a
contratação, mediante licitação, no prazo de até 30
(trinta) dias.
13.5 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA O SERVIÇO DE ARQUIVO-
GERAL.
A sugestão desta Comissão é pelo desmembramento da
Seção de Arquivo da DIVDP, de imediato, passando a fazer
parte da estrutura organizacional da Secretaria das
Seções ou futura Secretaria de Processamento e
Julgamento.
Deixamos de detalhar, por ora, o organograma do
Arquivo-Geral, ou mesmo, propor a eventual terceirização
do setor, haja vista que não foi realizada correição
naquela.
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14. ENCERRAMENTO DA PROPOSTA DE REESTRUTURAÇÃO
Sabemos que implementar um processo de melhoria
implica em grande mudança na rotina das atividades de uma
unidade, cria novos procedimentos que exigem a
compreensão dos colaboradores envolvidos no processo e é
nesse sentido que se deve contar com o apoio dos demais
setores envolvidos e da Administração, uma vez que deverá
disponibilizar pessoal, estrutura e equipamentos
adequados para tal, haja vista o impacto econômico e
financeiro que isso irá representar.
Deixamos de apresentar, na oportunidade, o cálculo
do impacto financeiro que a reestruturação irá
representar, dado que tais cálculos deverão ser
providenciados pela Secretaria de Gestão de Pessoas –
SEGESP, bem como pelo engenheiro e arquiteto dessa Corte
de Contas.
Todavia, se adotadas tais medidas, tem-se a
convicção de que os trabalhos das unidades envolvidas
serão prestados com maior rapidez, transparência e
eficiência em contribuição direta aos objetivos do
Planejamento Estratégico.
Igualmente, esta Comissão entende que deverá ser
dada a oportunidade do Chefe da DIVDP manifestar-se, no
prazo de até 15 (quinze) dias, a respeito do quanto aqui
se propõe.
Por fim, insta consignar que os trabalhos foram
prorrogados consoante autorizado pelo Corregedor-Geral,
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por necessidade, justificada em documento próprio (art.
4º, § 1º da Resolução n. 50/TCE-RO-2008.
Porto Velho, 09 de novembro de 2012.
Rogério Alessandro Silva
Delegado de Polícia e Chefe de Gabinete da Corregedoria-Geral
Maria Silvia Garcia
Assessora de Corregedor
Carla Pereira Martins
Mestriner
Assessora Técnica
Seguem documentos e anexos.
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DOCUMENTOS:
1- TERMO DE INSTALAÇÃO DA CORREIÇÃO NA DIVISÃO DE
DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO – DIVDP E SEÇÃO DE PROTOCOLO E
EXPEDIENTE – SPE;
2- PLANO PARA CORREIÇÃO NA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E
PROTOCOLO – DIVDP E SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE
E CRONOGRAMA DE ATIVIDADES;
3- MEMORANDO N. 364/2012/GCOR DE 19.9.2012 SOLICITANDO
INFORMAÇÃO DOS BENS PATRIMONIAIS QUE SE ENCONTRAM NA
DIVDP;
4- MAPEAMENTO DOS FLUXOS DOS PROCESSOS DE CONTROLE
EXTERNO DO TCE-RO EM ATENDIMENTO AO MEMORANDO CIRCULAR
N.12/2012/GCOR;
5- LISTA DE DOCUMENTOS URGENTES FORNECIDA PELO DIVDP;
6- RELAÇÃO QUANTITATIVA DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NA DIVDP;
7- RELAÇÃO CONTENDO A NUMERAÇÃO DOS CÓDIGOS QUE
IDENTIFICA O TIPO DE DOCUMENTO;
8- RELAÇÃO CONTENDO A DESCRIÇÃO DOS ASSUNTOS QUE É
EXTENSA;
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9- MEMORANDO CIRCULAR N. 11/2011-SGA, ITEM "E" E "F"
RECOMENDANDO QUE AS CORRESPONDÊNCIAS PARTICULARES NÃO
SEJAM ENVIADAS OU RECEBIDAS NO PROTOCOLO;
10- CARIMBO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS NA SEÇÃO DE
PROTOCOLO – DIVDP;
11- ETIQUETA GERADA POR SERVIDOR LOTADO EM OUTRA UNIDADE;
12- LISTA DE POSTAGEM (SIMPLES/SEDEX E ARS);
13- DOCUMENTOS REFERENTES AO CHECK-LIST DA IN 13/2004;
14- INFORMAÇÃO DO SAP CONFIRMANDO QUE OS PROCESSOS ESTÃO
NA DIVDP AGUARDANDO APENSAMENTO AO PROCESSO LOCALIZADO NA
DIVISÃO CARTORÁRIA;
15- MEMORANDO N.154/DEX DE 8.6.2011 SOLICITANDO NOVO
LAYOUT DOS ARMÁRIOS UTILIZADOS NAS DEPENDÊNCIAS DA DIVDP
PARA MELHOR APROVEITAMENTO DO ESPAÇO FÍSICO; MEMORANDO
N.221/DEX DE 24.8.2011 SOLICITANDO RAMAL;
16- MEMORANDO CIRCULAR N. 11/2-12/SGA DE 13.4.2010
FAZENDO ENTRE OUTRAS RECOMENDAÇÃO, PROCEDER O REGISTRO NO
SAP DE TODOS OS DOCUMENTOS JUNTADOS AOS PROCESSOS,
VINCULANDO-OS AOS AUTOS E PROCEDER O ACEITE IMEDIATO DOS
PROCESSOS TRAMITADOS À UNIDADE NO SAP; E
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17- CÓPIA DA RESOLUÇÃO N.65 DE 16.12.2008 E ANEXOS QUE
DISPÕE SOBRE A UNIFORMIZAÇÃO DOS PROCESSOS NOS ÓRGÃOS DO
PODER JUDICIÁRIO E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
ANEXOS:
I- RELATÓRIO DA VISITA TÉCNICA REALIZADA NO TRIBUNAL DE
JUSTIÇA DO ESTADO DE RONDÔNIA;
II- TRANSCRIÇÃO DO RELATÓRIO DE VISITA TÉCNICA AO
TRIBUNAL DE CONTAS DA PARAÍBA;
III- MEMORANDO N.212/DIVDP DE 14.8.2012, EM RESPOSTA AO
MEMORANDO N.304/2012-GCOR DE 13.8.2012. MEMORANDOS NS.
312 E 359/2012/GCOR DE 15.8.2012 E 19.9.2012 E RESPOSTAS,
MEMORANDOS NS.641 E 713/SEGESP/2012, DE 20.8.2012 E
21.9.2012, RESPECTIVAMENTE;
IV- MEMORANDOS NS. 360 E 361/2012/GCOR DE 19.9.2012 E
RESPOSTAS, MEMORANDOS NS.23/2012/CPPAD DE 25.9.2012 E
69/2012/CPS DE 21.9.2012, RESPECTIVAMENTE;
V - MEMORANDO N. 372/2012/GCOR DE 24.9.2012, SOLICITANDO
CÓPIA DO CONTRATO DA JOPLIN E DEMONSTRATIVO DA
REMUNERAÇÃO DOS MENSAGEIROS, RESPOSTA NO VERSO; E
VI- FOTOS DA DIVDP, SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE.