tribunal de contas do estado de rondônia - tce.ro.gov.br de correiÇÃo-divdp... · rondônia, os...

99
Tribunal de Contas do Estado de Rondônia Gabinete da Corregedoria-Geral 1 Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO Fone: (0**69) 3211-9024/9125 A-I e A-IV ATA DE CORREIÇÃO REALIZADA NA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO – DIVDP- SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE-SPE Em 24 de setembro de 2012 foram abertos os trabalhos de Atividade Correcional na Divisão de Documentação e Protocolo (DIVDP) e Seção de Protocolo e Expediente (SPE) pelo Delegado de Polícia e Chefe de Gabinete da Corregedoria-Geral, Rogério Alessandro Silva, na presença do Chefe de Divisão, Marco Túlio Trindade de Souza Seixas e servidores que compõem o setor, bem como das integrantes da equipe, as servidoras Maria Silvia Garcia e Carla Pereira Martins Mestriner, consoante determinação do Conselheiro Corregedor Edílson de Sousa Silva, que assinou o Termo de Instalação de Atividade Correcional (fls.7). Após breves considerações do Chefe da Corregedoria- Geral acerca do plano adotado 1 para correição na DIVDP - SPE e cronograma de atividades procedeu-se à instalação dos trabalhos de correição na unidade (fls.3/6). Em primeiro lugar, foi realizada apresentação dos objetivos e da metodologia dos trabalhos a serem realizados, ao Chefe da Divisão e servidores. 1 Em cumprimento às normas veiculadas na Lei Complementar n. 154/96 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, Resolução Administrativa n. 003/97, que institui o Regimento Interno da Corregedoria-Geral do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução n. 50/TCE-RO/2008, que estabelece normas para realização de correições e inspeções nas unidades e órgãos do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia.

Upload: dothu

Post on 11-Nov-2018

213 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

1

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

ATA DE CORREIÇÃO REALIZADA NA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E

PROTOCOLO – DIVDP- SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE-SPE

Em 24 de setembro de 2012 foram abertos os

trabalhos de Atividade Correcional na Divisão de

Documentação e Protocolo (DIVDP) e Seção de Protocolo e

Expediente (SPE) pelo Delegado de Polícia e Chefe de

Gabinete da Corregedoria-Geral, Rogério Alessandro Silva,

na presença do Chefe de Divisão, Marco Túlio Trindade de

Souza Seixas e servidores que compõem o setor, bem como

das integrantes da equipe, as servidoras Maria Silvia

Garcia e Carla Pereira Martins Mestriner, consoante

determinação do Conselheiro Corregedor Edílson de Sousa

Silva, que assinou o Termo de Instalação de Atividade

Correcional (fls.7).

Após breves considerações do Chefe da Corregedoria-

Geral acerca do plano adotado1 para correição na DIVDP -

SPE e cronograma de atividades procedeu-se à instalação

dos trabalhos de correição na unidade (fls.3/6).

Em primeiro lugar, foi realizada apresentação dos

objetivos e da metodologia dos trabalhos a serem

realizados, ao Chefe da Divisão e servidores.

1 Em cumprimento às normas veiculadas na Lei Complementar n. 154/96 - Lei Orgânica do

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia, Resolução Administrativa n. 003/97, que

institui o Regimento Interno da Corregedoria-Geral do Tribunal de Contas do Estado de

Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e

Resolução n. 50/TCE-RO/2008, que estabelece normas para realização de correições e

inspeções nas unidades e órgãos do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia.

Page 2: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

2

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Visando cumprir o Plano de Atividade Correcional e

os objetivos propostos, foi realizado o levantamento da

legislação e atos normativos do Tribunal de Contas,

referente à Divisão em questão.

Foram realizadas também entrevistas pessoais e

questionários com o Chefe de Divisão, servidores,

estagiários e terceirizados, bem como observações, in

loco, quanto ao ambiente organizacional, gestão

administrativa e patrimonial, planejamento da Divisão,

acompanhamento dos processos, documentos protocolados,

autuação, apensamento e outras ocorrências identificadas

como rotinas afetas a esse Setor.

Findas as entrevistas e o acompanhamento das

atividades desenvolvidas pelos servidores da SPE, foi

possível obter uma visão abrangente da unidade, a partir

da percepção dos próprios servidores e da observação

desta equipe.

Passamos ao levantamento conforme proposto no plano

de correição.

1. VISITA TÉCNICA

1.1 TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE RONDÔNIA - TJRO

O objetivo da visita foi conhecer a prática e a

realidade das unidades que desempenham atividades

semelhantes à DIVDP deste TCERO para subsidiar os

Page 3: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

3

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

trabalhos desta comissão e assim propor as alterações

necessárias (Anexo I).

Nessa visita constatamos que o Protocolo Geral

(ProGe) do TJRO tem como função principal “executar

atividades de expedição, recebimento, registro e distribuição de

documentos e correspondências além do recebimento e entrega dos

autos processuais no âmbito do Tribunal de Justiça por meio de

sistema informatizado”.

Os equipamentos disponíveis no ProGe são: 07 (sete)

computadores, 02 (dois) fax, 01 (uma) máquina de

protocolo com hora e dia, 02 (duas) impressoras.

Encontram-se lotados na unidade 07 (sete)

servidores2, sendo necessária a designação de estagiário

para o recebimento e entrega de documento.

Por sua vez, o Departamento de Distribuição

(DEDIST) do TJRO tem como função principal “executar as

atividades relativas a recebimento, registro, classificação,

cadastramento, análise, distribuição e redistribuição dos processos

originários e em grau de recurso em 2ª instância”.

Os equipamentos disponíveis no DEDIST são: 11

(onze) computadores, 01 (um) fax, 04 (quatro)

impressoras, sendo 02 (duas) para impressão de etiquetas.

Encontram-se lotados na unidade 09 (nove)

servidores3. Os documentos depois de distribuídos são

2 Formação em nível superior e médio.

Page 4: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

4

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

encaminhados aos departamentos para providências de

autuação (capeamento), haja vista que no DEDIST não

realiza o capeamento, apensamento ou desapensamento de

processos, nem juntada de documentos.

Já a Seção de Malote (SeMal), subordinada a Divisão

de Serviços Gerais (DISEG), possui mais duas Seções,

quais sejam: a Seção de Distribuição e Correspondência

(SeDic) e a Seção de Documentação e Comunicação (SeDoC).

A SeMal tem como função principal “processar as

atividades referentes ao recebimento, expedição e distribuição de

correspondências, processos e demais correspondências oficiais por

malote”.

Os equipamentos disponíveis na SeMal são: 07(sete)

computadores, 01 (um) telefone com ramal, 01 (um) fax e

01 (uma)impressora.

Encontram-se lotados na unidade 07 (sete)

servidores4, que executam suas atividades em sistema de

rodízio, com as demais seções.

A Seção de SeDic e a SeDoC, estão localizadas na

mesma sala da SeMal. A primeira tem como função principal

“executar a controlar os serviços de recebimento e distribuição dos

diários, procedentes da imprensa oficial”. A segunda “executa os

3 08 (oito) com formação superior (Bacharel em Direito) e 01 (um) estagiário.

4 02 (dois) servidores com nível superior os demais com nível médio.

Page 5: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

5

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

serviços de recebimento e distribuição de correspondências,

documentos e jornais junto aos órgãos do Tribunal”.

1.2 TRIBUNAL DE CONTAS DA PARAÍBA - TCEPB

A fim de subsidiar o presente trabalho

transcrevemos parte do relatório da visita técnica ao

Tribunal de Contas do Estado da Paraíba (TCEPB) ocorrida

dos dias 18 a 20.6.2012 elaborado pela Secretária das

Sessões, Eline Gomes Da Silva e sua Assessora Técnica,

Emanuele Cristina Ramos Barros Afonso, que acompanharam a

Comissão designada para conhecer o sistema de Tramitação

Eletrônica de Processos “Tramita” junto ao TCEPB, bem

como os procedimentos de rotina nas Secretarias do Pleno,

1ª e 2ª Câmaras, Protocolo, Sessões de Julgamento,

Auditorias, Corregedoria e outros (Anexo II).

Eis a síntese desse relatório, pertinente ao setor

de protocolo:

Logo após a visita ao Gabinete da Presidência, tivemos a

oportunidade de assistir a apresentação da servidora Graça

Barbosa, responsável pelo Setor de Protocolo daquele

Tribunal, que utilizando o sistema virtual demonstrou com

clareza nas suas explicações o passo a passo de cada

procedimento realizado no setor, desde o atendimento ao

público, recebimento dos documentos, triagem (revisão) dos

documentos, identificação dos documentos e sua tramitação

para outros setores etc.

Falou da importância do comprometimento que cada servidor tem

que ter com o trabalho, porque é no protocolo que é feita a

classificação dos documentos e processos, com a definição

Page 6: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

6

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

correta da categoria e subcategoria, que o sucesso do sistema

depende de sua correta alimentação com todos os dados

necessários para sua identificação. Ressaltou, ainda, a

importância do cadastramento de todos os gestores do Estado

no Tribunal, com o endereço eletrônico (e-mail), residencial

e números telefônicos com o objetivo de facilitar nas

correspondências, comunicações, citações, notificações etc.

...

Muito interessante a estrutura organizacional daquela Corte

com relação às atribuições das Secretarias do Pleno, da 1ª e

da 2ª Câmara, pois a estas compete todos os atos cartorários

do processo da citação ao julgamento, cabendo às Auditorias

(setores similares às Secretarias de Controle Externo do

TCE/RO) apenas os atos pertinentes ao Controle Externo

propriamente dito, quais sejam, fiscalização e elaboração de

relatórios. Notamos que esta centralização de atribuições nas

Secretarias possibilitou a melhor organização e controle dos

atos de notificação, bem como possibilitou que as auditorias

se concentrassem exclusivamente nas atividades de Controle

Externo.

...

Com exceção do recurso de revisão que é autuado, todos os

recursos são juntados aos autos principais.

...

Ato contínuo, nos dirigimos ao Setor de Expedientes e

Protocolo, no qual a servidora Graça Barbosa, novamente,

explanou sobre o funcionamento e a estrutura organizacional

daquele setor, bem como nos demonstrou como se dá a

digitalização, a tramitação, triagem e o cadastro dos

documentos/processos no sistema “Tramita”.

Verificamos que o setor possui estrutura organizacional e

física excelentes, sendo composto por servidores capacitados,

que são responsáveis pelo cadastro, triagem, numeração,

encaminhamento e arquivamento dos documentos daquela Corte.

Page 7: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

7

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Destaca-se que, naquele Tribunal, a checagem dos documentos

que formam os processos relativos a atos de pessoal é feita

pelo próprio Setor de Protocolo, ou seja, os processos são

enviados para a auditoria prontos para análise. (Destaques

nossos)

Visando complementar as informações constantes no

citado relatório, esta Comissão de Correição entrou em

contato telefônico com a responsável pelo Setor de

protocolo, distribuição, atuação e correspondência do

Tribunal de Contas da Paraíba, Sra. Graça Barbosa. Essa

nos informou que o protocolo é geral (administrativo e

jurisdicionado).

Afirmou ainda, que não são realizados o check-list,

embora efetuem a autuação. E finalmente, que a recepção é

terceirizada, existindo estudo para terceirizar o serviço

de malote/correspondência.

Indagada a respeito da normatização dos serviços

prestados pelo setor, esclareceu que inexiste norma.

2. ESPAÇO FÍSICO DA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO –

DIVDP E SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE

2.1 DO ESPAÇO FÍSICO

A DIVDP e SPE e o serviço de correspondência e

malote encontram-se localizados numa mesma sala, cujas

dimensões são: 9.30 metros de comprimento por 6 de

largura, totalizando 54.30m2.

Page 8: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

8

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

O hall do Protocolo-Geral que fica na parte externa

da recepção do protocolo deste TCERO possui 06 metros de

largura por 2.13 de comprimento. Totalizando 12.3 metros.

Segundo o Engenheiro Luiz Carlos esse espaço poderá

no futuro ser utilizado para ampliação da DIVDP.

Constatamos que o Processo n. 3096/2012 que trata

da reforma do prédio (anexo) deste TCERO onde será a

entrada principal desta Corte está em fase de empenho

(dispensa de licitação). Observamos ainda, que não foi

contemplada, nessa etapa, a eventual alteração do layout

da DIVDP.

Seguem as fotos da DIVDP e SPE.

FOTO 1- SETOR DE PROTOCOLO

*Local em que são recepcionados os documentos e processos entregues no

TCERO, incluindo o malote.

Page 9: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

9

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

FOTO 2- VISTA INTERNA DA RECEPÇÃO DA DIVDP

FOTO 3- VISTA DO ESPAÇO INTERNO NA DIVDP DESTINADO AO

ARMAZENAMENTO DAS CORRESPONDÊNCIAS, REVISTAS E JORNAIS

Page 10: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

10

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

FOTO 4- VISTA DO ESPAÇO INTERNO EM QUE SÃO REALIZADOS OS

SERVIÇOS DE AUTUAÇÃO E CORREIO

FOTO 5- VISTA DO ESPAÇO INTERNO EM QUE SÃO REALIZADOS OS

SERVIÇOS DE AUTUACAO, CORREIO, APENSAMENTO,

DESAPENSAMENTO e CHECK-LIST.

Page 11: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

11

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

*Ao fundo a divisória que separa a sala do Chefe da DIVDP

FOTO 6- VISTA DO ESPAÇO INTERNO DA SALA DO CHEFE DA DIVDP

E ONDE SÃO REALIZADOS OS SERVIÇOS DE CARIMBAÇÃO E

NUMERAÇÃO DE PROCESSOS

3. DOS EQUIPAMENTOS, BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS DA

DIVIDÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO - DIVDP - SEÇÃO DE

PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE

Na sequência procedemos ao levantamento dos bens

materiais e patrimoniais constantes na DIVDP e SPE.

São eles:

12 (doze) cadeiras5;

01 (uma) impressora (geral);

02 (duas) impressoras de etiqueta. Sendo 01 (uma)

para protocolo e outra para processo;

5 01 (uma) em péssimo estado de conservação, outra de palha, bem conservada e as

demais, desbotadas, sujas e com as almofadas e encostos desgastados pelo tempo.

Page 12: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

12

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

03 (três) armários. Sendo 02 (dois) grandes e

outro pequeno;

08 (oito) mesas;

03 (três) balcões. Sendo 01 (um) fixo que atende

o protocolo, o outro para a recepção interna e o

terceiro localizado nos fundos da sala;

02(dois) leitores de código de barra, scanner

laser, portátil de mão;

02 (dois) aparelhos telefônicos;

08 (oito) computadores;

04 (quatro) carrinhos de entrega; e

01 (um) escaninho (armários de colocar as

correspondências).

3.1 DOS BENS PATRIMONIAIS TOMBADOS NA DIVISÃO DE

DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO - DIVDP - SEÇÃO DE PROTOCOLO E

EXPEDIENTE – SPE

Esta Corregedoria-Geral solicitou ao Chefe da

Divisão de Patrimônio, Material e Almoxarifado – DIVPMA

relação dos bens que constam na Divisão (doc.1).

Realizada a conferência, constatamos que:

Falta número de tombo nos seguintes bens: 02

(dois) carrinhos para transporte de processos

(grande) e 02(dois) leitores de código de barra,

Page 13: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

13

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

scanner laser6, portátil de mão, que não conferem

com a descrição fornecida na listagem para

conferência. O localizado na DIVDP não confere com

o descrito, sendo esse da marca Bitatek;

Materiais que estão na DIVDP - SPE, mas que não

constam na relação fornecida pelo Chefe da Divisão

de Patrimônio, Material e Almoxarifado - DIVPMA,

vejamos alguns: 04 HD (tombos

10336/10351/10359/10339); 04 monitores (tombos

10369/10404/10362/10389); 01 cadeira (utilizada

pelo Chefe da DIVDP) tombo 8878; 01 cadeira de

digitador (tombo 4028); perfuradores, grampeadores,

suportes para carimbos, sem tombos.

Materiais sem tombo - existem lixeiras com tombos

e outras sem. Segundo informado pelo servidor

Sandrael de Oliveira dos Santos da DIVPMA, que nos

acompanhou na conferência dos bens patrimoniais,

foi de que estes materiais não estão mais sujeitos

a tombamento7;

Materiais que constam na DIVDP, não localizados:

Dicionário da Língua Portuguesa, Autor Aurélio

Buarque de Holanda Ferreira (tombo 255); Carrinhos

para carregar processos em aço com rodas de

borracha (tombos 3788/3789); Cadeira giratória em

palhinha (tombo 3633); Impressora Lexmark OPTRA T

6 01(um) localizado no DIVDP e o outro na SARQ. 7 Portaria n.448/STN, de 13.9.2002 (art.2º, c/c art.5º, inciso II, anexo I (doc.2).

Page 14: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

14

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

420DN (tombo 4791); Poltrona para digitador (tombo

4828), etc; e

Materiais em outras unidades, mas que estão na

responsabilidade da DIVDP: estantes de aço com seis

prateleiras8.

4. DOS SERVIDORES DA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO

- DIVDP E DA SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE

A Divisão de Documentação e Protocolo – DIVDP

possui em sua Seção de Protocolo e Expediente - SPE 11

(onze) servidores9, com cargos, funções, remuneração,

férias, licenças, avaliação, formação, atribuições e

horário de trabalho descritos na tabela abaixo:

NOME

CARGO, FUNÇÃO,

REMUNERAÇÃO,

FÉRIAS,

LICENÇAS E

AVALIAÇÃO10

FORMAÇÃO,

ATRIBUIÇÃO

E

HORÁRIO DE TRABALHO

Marco Efetivo;

Digitador;

Superior completo

(Administração), cursando

8 Foi possível a conferência de 07 (sete) estantes, localizadas na Seção de Arquivo

(sala da garagem). Lá estão também algumas estantes antigas sem tombo. Os restantes

das estantes, num total de 26 (vinte e seis), encontram-se localizadas, segundo

informado pelo Antonio Carlos Siqueira Ferreira de Assis, na Seção de Arquivo para

uso dos processos de arquivamento temporário, bem como outras localizadas no 5º andar

para processos que se encontram no SAD. Informações essas não conferidas pela equipe

de correição. 9 04 (quatro) efetivos, 02 (dois) servidores somente comissionados, 03 (três)

estagiários, e 02 terceirizados. 10 Memorando n.212/DIVDP de 14.8.2012, em resposta ao Memorando n.304/2012-GCOR de

13.8.2012. Memorandos n.641 e 713/SEGESP/2012, de 20.8.2012 e 21.9.2012,

respectivamente, respostas aos Memorandos ns.312 e 359/2012/GCOR de 15.8.2012 e

19.9.2012 (Anexo III). Memorandos ns.23/2012/CPPAD de 25.9.2012 e 69/2012/CPS de

21.9.2012, respostas aos Memorandos ns.360 e 361/2012/GCOR de 19.9.2012 (Anexo IV).

Page 15: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

15

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Túlio

Trindade

de Souza

Seixas

Chefe da

Divisão de

Documentação e

Protocolo- FG-2;

Gestor do

Contrato do

Correio;

Remuneração

valor bruto-

R$6.109,10;

Não constam

férias, licenças ou

afastamentos;

Avaliação de

desempenho:

primeira 7,9 e

segunda 8,5; e

Não responde a

processo

administrativo ou

sindicância.

pós-graduação em

administração;

coordenador geral da

DIVDP, exercendo as

atividades correlatas,

desde novembro de 2004; e

Horário de trabalho

das 7h30min às 13h30.

Leandro

Guimarães

Ribeiro

Efetivo;

Agente

Administrativo;

Chefe da Seção

de Protocolo e

Expediente – FG-1;

Férias de 16 a

22.7.2012;

Licenças não

constam;

Remuneração

valor bruto-

R$5.813,79;

Não responde a

processo

administrativo ou

sindicância; e

Processo

n.856/2012-GCOR

(processo de

avaliação de

desempenho).

Superior completo

(História);

Gestor da Seção de

Protocolo, desde 2º

semestre de 2009;

Atendimento ao

público, telefone e

cadastro no SAP;

Substituição ao Gestor

da DIVDP;

Distribuição de

periódicos e diários

oficiais; e

Horário de trabalho

das 7h30min às 13h30.

Leandro de

Medeiros

Rosa

Efetivo

Agente

Administrativo

Ocupante do

Superior Completo

(Administração - Análise

de Sistemas);

Seção de Protocolo-

Page 16: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

16

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

cargo de CDS-511

Férias de 12 a

31.7.2012

Licenças não

constam

Remuneração-

valor bruto - R$

9.031,49

Não responde a

processo

administrativo ou

sindicância; e

Processo n.

856/2012- GCOR

(processo de

avaliação de

desempenho).

Atendimento ao público,

cadastro no SAP, início

de 2010;

Organização/recebiment

o de malotes destinados

às regionais, carimbar e

numerar processos; e

Horário de trabalho -

vespertino - das 13h às

18h.

Maria

Nazareth

Costa da

Silva

Comissionado

Assistente de

Gabinete- CDS-212

Férias marcadas

para o período de

3.10 a 1.11.2012,

licença médica de

12 e 13.7.2012, 16

a 20.7.2012 e

27.7.2012, não

constam mais

afastamentos ou

outras licenças;

Remuneração

valor bruto- R$

5.344,97; e

Não consta

avaliação por ser

comissionada.

Superior Completo

(Administração);

Desde novembro de 2011

cuida do Correio

(postagens

acompanhamentos/

devoluções) e

correspondência via

motorista/ controle;

Registro de

correspondências simples,

sedex, relatório;

Check-list da

Instrução

Normativa n.13/TCE-RO-

2004;

Atendimento ao público

(protocolo); e

Horário de trabalho

das 7h30min às 13h30.

Maria

Enilda

Teles da

Silva

Efetivo;

Auxiliar

Administrativo;

não constam

férias e licenças

ou afastamentos;

Não responde a

Ensino médio completo;

Autuação de documentos

(verificação, tratamento,

acompanhamento e registro

no SAP);

Carimbar e numerar

processos, desde 1990; e

11 Assessor Técnico do Gab. Conselheiro José Euler Potyguara Pereira de Mello.

12 Assistente de Gabinete da Presidência.

Page 17: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

17

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

processo

administrativo ou

sindicância;

Remuneração

valor bruto-

R$4.057,27; e

Não consta

avaliação de

desempenho por ter

atingido o último

nível e classe da

carreira.

Horário de trabalho

das 7h30min às 13h30.

Josiane

Souza de

França

Neves

Comissionado;

Assessor I- CDs-

113;

Não constam

férias, licenças ou

afastamentos;

Remuneração

valor bruto-

R$4.022,82; e

Não consta

avaliação em razão

da servidora ser

comissionada.

Superior completo

(Processamento de Dados);

Apensamento,

desapensamento,

desentranhamento,

juntadas, anotações,

distribuição, auxilia nos

correios, check-list dos

documentos Instrução

Normativa n.13/TCE-RO-

2004, desde 2007; e

Horário de trabalho

das 7h30min às 13h30.

Carmem

Sandra

Terceirizado;

Mensageira

(JOPLIN)14;

O TCERO não tem

o controle das

férias ou licenças

dos terceirizados,

visto que a própria

empresa providencia

a substituição

desses. De modo que

o Tribunal nunca

fica sem

mensageiro; e

Remuneração

valor bruto-

R$2.078,04

Médio Completo;

Carimbar e numerar

processos; e

Horário de trabalho

das 7h30 às 13h30.

Andrew Terceirizado; Superior incompleto

13 Assessor I da Presidência.

14 Memorando n. 372/2012/GCOR de 24.9.2012, solicitando cópia do contrato da JOPLIN e

demonstrativo da remuneração dos mensageiros (Anexo V).

Page 18: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

18

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Nascimento Mensageira

(JOPLIN);

O TCERO não tem

o controle das

férias ou licenças

dos terceirizados,

visto que a própria

empresa providencia

a substituição

desses. De modo que

o Tribunal nunca

fica sem

mensageiro; e

Remuneração

valor bruto-

R$2.078,04

(cursando Fisioterapia);

No período da

correição o servidor

encontrava-se prestando

serviço na Seção de

Arquivo-Geral; e

Horário de trabalho

das 7h30 às 13h30.

Sainara

Braga

Oliveira

Assis

Estagiária;

Remuneração

valor bruto- R$

600,00;

Não constam

férias, licenças ou

afastamentos.

Nível Médio (cursando);

Auxilia nas atividades

de protocolar (recepção

de documentos e cadastro

no sistema);

Carimbação e numeração

de processos, desde

fevereiro de 2012; e

Horário de trabalho 8h

às 12h.

Letícia

Correia

Fonseca

Estagiária;

Remuneração

valor bruto-

R$600,00; e

Licença médica

em 4.7.2012.

Nível Médio (cursando)

Carimbar e numerar

processos;

Consulta no SAP, desde

abril de 2012; e

Horário de trabalho das 7h30 às 11h30.

Evellyn

Jordana

Santos de

Oliveira

Estagiária;

Remuneração

valor bruto-

R$600,00; e

Não constam

férias, licenças ou

afastamentos.

Nível Médio (cursando)

Carimbar e numerar

processos;

Consulta no SAP, desde

abril de 2012; e

Horário de trabalho das 7h30 às 11h30.

Page 19: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

19

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

5. DO LEVANTAMENTO DA BASE NORMATIVA DA UNIDADE

Dando continuidade aos trabalhos foi efetuado o

levantamento da base normativa afeta à DIVDP.

Vejamos:

Lei Complementar n. 307/TCE-RO-200415 - Dispõe

sobre a Divisão de Documentação e Protocolo -

DIVDP, que está subordinada à Secretaria Geral de

Administração e Planejamento e é composta da Seção

de Protocolo e Expediente - SPE e da Seção de

Arquivo - SARQ;

Resolução Administrativa n.004/TCE-RO-199916 - Dá

nova redação aos arts. 241 e 246 do Regimento

Interno, que tratam do sorteio das relatorias

relativas às Entidades da Administração Direta e

Indireta Estaduais e Municipais;

Instrução Normativa n.003/TCE-RO-1999 - Dispõe

sobre a apreciação, pelo Tribunal de Contas do

Estado de Rondônia, para fins de registro, da

legalidade dos atos de admissão de pessoal,

aposentadoria, reserva remunerada, reforma e

pensão;

15 Alterada pela Lei Complementar n.645, de 20.11.2012; 658, de 13.4.2012 e 679, de

22.8.2012. 16 Alterada pela Resolução n.51/TCE-RO-2008.

Page 20: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

20

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Instrução Normativa n.13/TCE-RO-200417 - Dispõe

sobre as informações e documento a serem

encaminhados pelos gestores e demais responsáveis

pela Administração Direta e Indireta do Estado e

dos Municípios normatiza outras formas de controles

pertinentes à fiscalização orçamentária,

financeira, operacional, patrimonial e contábil

exercida pelo Tribunal de Contas do Estado de

Rondônia, e dá outras providências;

Resolução n.37/TCE-RO-2006 - Dispõe sobre as

atividades de recebimento, protocolização,

autuação, tramitação, certificação e arquivamento

de processos, ante a necessidade de padronização de

atos processuais e a uniformização de

procedimentos, visando a otimização e

racionalização da tramitação, com a consequente

redução dos custos operacionais;

Instrução Normativa n.22/TCE-RO-200718 - Dispõe

sobre as informações e documentos a serem

encaminhados pelos gestores estaduais e municipais

responsáveis pelas áreas de Educação e Saúde, e dá

outras providências;

Resolução n.70/TCE-RO-2010 - Manual de Organização

e da Estrutura Organizacional do Tribunal de Contas

17 Alterada pelas Instruções Normativas n.16/TCE-RO-2005 e 25/TCE-RO-2009.

18 Alterada pela Instrução Normativa n.27/TCE-RO-2011 - acrescenta os Artigos 6º-A,

6°-B e Parágrafo único, 23-A e 23-B e Parágrafo único, e revoga o § 1º dos artigos 6º

e 23 e dá nova redação ao §2º dos artigos 6º e 23 da IN n.22/TCE-RO-2007.

Page 21: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

21

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

do Estado de Rondônia que estabelece a competência

e atribuições, dentre outras unidades a da DIVDP; e

Resolução n.84/TCE-RO-2012 - Estabelece regras de

distribuição de processos e documentos entre as

unidades técnicas da Secretaria-Geral de Controle

Externo, conforme estrutura definida na Lei n.

645/TCE-RO-2011.

O próximo item cuida da organização interna da

DIVDP e suas atribuições.

6. ORGANIZAÇÃO INTERNA E ATRIBUIÇÕES

6.1 DIVDP E SPE

De acordo com a Lei Complementar n. 307/2004, que

dispõe sobre a Estrutura Organizacional do Tribunal de

Contas do Estado de Rondônia e o Quadro de Pessoal e o

Plano de Carreiras, Cargos e Remunerações dos seus

Servidores, alterada pela Lei Complementar n. 658, de 13

de abril de 2012, a Divisão de Documentação e Protocolo é

composta da Seção de Protocolo e Expediente e Seção de

Arquivo Geral e encontra-se subordinada à Secretaria

Geral de Administração e Planejamento, tendo como chefe

da Divisão o servidor Marco Túlio Trindade de Souza

Seixas.

A propósito veja o organograma abaixo:

Page 22: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

22

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Atualmente a unidade é composta por 15 (quinze)

servidores que desempenham suas atividades na DIVDP e

respectivas seções.

Lotados na unidade correicionada desempenhando suas

funções na SPE encontram-se 11 (onze) servidores: 02

(dois) comissionados (Nível Superior Completo); 04

(quatro) efetivos, sendo 01 (um) com 2º Grau Completo e

03 (três) com Nível Superior Completo; 02 (dois)

mensageiros contratados da Joplin, sendo 01(um) com Nível

Superior incompleto e outro com Nível Médio Completo; e

03 (três) estagiários cursando Nível Médio.

De acordo com a Resolução n.70/TCE-RO-2010 compete

à DIVDP:

DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E

PROTOCOLO – DIVDP

1 - CHEFE DE DIVISÃO/FG-2

SEÇÃO DE ARQUIVO

1 – CHEFE DE

SEÇÃO/FG-1

SEÇÃO DE PROTOCOLO

E EXPEDIENTE

1 – CHEFE DE

SEÇÃO/FG-1

SECRETARIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E

PLANEJAMENTO

Page 23: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

23

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Responder pelas atividades de recebimento,

cadastramento, autuação, expedição e arquivamento

de processos, documentos e ofícios do Tribunal,

observadas, no caso de cadastramento, as faixas

exclusivas de numeração, em conformidade com o

estabelecido em ato próprio;

Fornecer documento de protocolo para que o

requerente possa verificar o andamento do processo

ou documento;

Responder pelas atividades inerentes à

classificação e autuação de processos e demais

documentos no âmbito de sua competência;

Providenciar o encaminhamento dos processos e

demais documentos aos órgãos competentes, de acordo

com as instruções normativas e critérios definidos

para a sua tramitação;

Acompanhar a tramitação de processo e documentos,

informando ao público interno sobre seu andamento,

sempre que solicitado;

Manter registro dos processos administrativos

arquivados, para fins de informação dos

interessados;

Coordenar as atividades relativas ao

encaminhamento, após as providências cabíveis, de

Page 24: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

24

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

processos, documentos e demais expedientes aos

órgãos competentes, através dos Correios ou por

servidor do Tribunal;

Responder pelo cadastramento, através de sistemas

informatizados do Tribunal, dos processos e demais

documentos expedidos e recebidos pela Divisão;

Organizar e manter adequado sistema de controle

interno sobre os processos e documentos arquivados

na divisão;

Gerenciar e fiscalizar os contratos e convênios

firmados pelo Tribunal, afetos a esta área de

atuação, acompanhando sistematicamente o desempenho

das contratadas e convenentes, promovendo o alcance

dos objetivos, das metas e seus respectivos

indicadores de desempenho;

Emitir Termo de Cautela; e

Executar outras atividades correlatas.

7. DAS ENTREVISTAS19 E ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES

EXECUTADAS PELOS SERVIDORES

De 24.9.2012 a 27.9.2012 esta Comissão acompanhou

os trabalhos desenvolvidos na Divisão de Documentação e

19 Os questionários respondidos pelos servidores da unidade correicionada encontram-se

arquivados na Corregedoria-Geral para consulta, caso necessário.

Page 25: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

25

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Protocolo - DIVDP e Seção de Protocolo e Expediente –

SPE.

Foram realizadas entrevistas com o Chefe de

Divisão, servidores, estagiários e terceirizados, bem

como observações in loco quanto ao ambiente

organizacional e outras ocorrências identificadas como

rotinas afetas a esse setor.

Após o término das entrevistas, foi possível obter

uma visão abrangente da unidade, a partir da percepção

dos próprios servidores e da observação desta equipe.

7.1 DO PROTOCOLO E MALOTE

Quando do acompanhamento e entrevista ao SPE, no

que tange ao procedimento de protocolização de documentos

contatamos que há duas pessoas que desempenham tal

função, 01 (uma) no período da manhã e outra à tarde,

Leandro Guimarães Ribeiro e Leandro de Medeiros Rosa,

respectivamente.

No período da manhã existe um estagiário que

auxilia nas atividades de protocolo.

É feita uma conferência na documentação recebida no

setor, observando, apenas os documentos que fazem parte

da relação entregue pelos jurisdicionados. Após, é dada

imediatamente entrada no sistema informatizado, sendo

caracterizado com o número do protocolo, data, horário de

Page 26: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

26

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

recebimento, identificação do documento, unidade

jurisdicionada, interessado, assunto e o nome do servidor

que recebeu a documentação.

Não realizam o check-list indicado na Instrução

Normativa n.13/TCE-RO-2004 e Resolução n.37/TCE-RO-2006.

Para melhor vislumbrar a determinação legal

colaciona-se na íntegra o dispositivo da Resolução, a

seguir transcrito:

Art. 2º - Os feitos submetidos a julgamento ou apreciação do

Tribunal de Contas serão protocolados e somente autuados

quando acompanhados da documentação estabelecida nas normas

regulamentares pertinentes.

Parágrafo único - Em caso de apresentação incompleta da

documentação exigida, a Divisão de Expediente comunicará ao

interessado para que no prazo de 15 (quinze) dias providencie

a devida complementação, sob pena de devolução à origem e

cancelamento do protocolo.

...

Art. 4º - Sem prejuízo do disposto no art. 2º, os demais

documentos externos e internos apresentados na Divisão de

Expediente, antes de recebidos, serão submetidos a exame de

modo a verificar se os anexos e demais documentos a que fazem

referência estão sendo, de fato, apresentados. (Destaque

nosso)

Na entrevista e tabulação de questionário o

servidor Leandro Guimarães Ribeiro informa que faz a

recepção (protocolo), desde o segundo semestre de 2009,

mediante simples conferência da documentação recebida no

Page 27: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

27

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

setor, observando, apenas, os documentos que fazem parte

da relação entregue pelos jurisdicionados.

Esclarece que caso a documentação esteja incompleta

devolve o documento requerendo o material faltante20, mas

tal conferência não é a relativa ao check-list (Instrução

Normativa n.13/TCE-RO-2004).

Distribui os documentos protocolados no escaninho

(correspondência/jornais) e os de autuação, no armário

localizado no centro da sala para as providências.

Faz o atendimento ao público interno/externo e

telefone.

Para os documentos prioritários a tramitação é

imediata e está prevista no art. 249 do Regimento Interno

desta Corte, a seguir transcrito:

Art.249- Consideram-se urgentes, e nessa qualidade terão

tramitação preferencial, os papéis e processos referentes a:

I- solicitação de realização de inspeções e auditorias

formulada pela Assembleia Legislativa e Câmaras Municipais,

por suas Comissões Técnicas ou de inquérito;

II- solicitação de informações e requisição de resultados de

inspeções e auditorias, bem assim de pronunciamento

conclusivo, formuladas nos termos dos incisos III, IV e V do

art. 3º deste Regimento;

III- pedido de informação sobre mandado de segurança ou outro

feito judicial;

20 Se o jurisdicionado estiver presente não recebe o documento, se não estiver

presente, entra em contato com o mesmo cobrando a documentação faltante. De todo modo

somente protocola se a documentação estiver completa.

Page 28: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

28

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

IV- consulta que, pela sua natureza, exija imediata solução;

V- denúncia que revele a ocorrência de fato grave;

VI- medidas cautelares;

VII- caso em que o retardamento possa representar vultoso

dano ao Erário;

VIII- recursos previstos no art. 89 deste Regimento e pedido

de reexame de Acórdão ou de Decisão;

IX- outros assuntos que, a critério do Plenário ou do

Presidente, sejam entendidos como tal. (Destaques nossos)

Os documentos protocolados na DIVDP seguem o

mapeamento do fluxo dos processos de Controle Externo do

TCE-RO em atendimento ao Memorando Circular

n.12/2012/GCOR desta Corregedoria-Geral (doc.3).

O referido servidor também fornece requerimento

para emissão de certidão de pessoa jurídica e

eventualmente, entrega documentos nas unidades desta

Corte.

Esclarece que existe um rodízio de tarefas somente

entre os estagiários. Estabeleceu-se ainda, um cronograma

para a entrega dos documentos nas diversas unidades desta

Corte21. Os documentos urgentes independem de horário

certo para entrega (doc.4).

Os responsáveis pela entrega dos documentos são os

terceirizados (mensageiros da Joplin)22, eventualmente os

demais servidores do setor o fazem, considerando a

urgência e a necessidade.

21 8 horas; 10 horas; e 12 horas.

22 Andrew Nascimento e Carmem Sandra.

Page 29: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

29

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Existe o controle de entrega e recebimento dos

documentos do Sistema de Acompanhamento Processual - SAP

e também, mediante relatório impresso expedido pela

DIVDP, no qual as unidades atestam o recebimento

(Protocolo ou relatório emitido pela DIVDP). Esse último

controle, decorre do fato de algumas unidades do TCE-RO

não receberem os documentos de imediato no SAP, conforme

prevê a Resolução n.037/TCE-RO-200623.

O protocolo recebe em média 79,9 documentos/dia24,

incluindo aqueles entregues nas Regionais (Ariquemes,

Cacoal e Vilhena) (doc.5).

Na sequência esclarece que: os relatórios de

auditoria e inspeção de todas as Autarquias e Secretarias

Estaduais são encaminhados pela Controladoria-Geral do

Estado a esta Corte, quadrimestralmente, semestralmente e

anualmente, ocorrendo um aumento considerável de volume

de trabalho no protocolo; que somente os balancetes do

interior são encaminhados eletronicamente enquanto que os

das Autarquias, Instituições, Previdências de Porto Velho

são por meio físico (impresso e protocolado); os

documentos para o check-list e autuação no setor são

armazenados no armário localizado no centro da sala,

fazendo divisão com a do Chefe da DIVDP e setor de

numeração e carimbação dos feitos; no horário de maior

movimento fica sozinho; os recursos recebidos são

23 Algumas unidades se recusam a assinar o protocolo, ainda que não recebam de

imediato no sistema, consoante determina a Resolução já citada. 24 Levantamento efetuado em 10 dias.

Page 30: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

30

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

encaminhados, conforme o caso, para a Presidência ou

Relator e depois retornam para a divisão para autuar e

apensar.

A distribuição de documentos recebidos no protocolo

cujos processos se encontram em trâmite é feito após

pesquisa no SAP e encaminhado ao setor competente.

Quanto ao “tipo” de documento para cadastramento

observa que os códigos não seguem uma sequência numérica

lógica e que alguns deles não são utilizados (doc.06)25,

bem como que a Lista de Assuntos do SAP é extensa

(doc.7), situação que dificulta o próprio cadastramento

do assunto, levando a inconsistências, divergências e

induzindo a erro.

Afirma que as correspondências particulares não são

enviadas ou recebidas no protocolo, em cumprimento ao

Memorando Circular n.11/2011-SGA de 16.6.2011, item "e" e

"f" (doc.08) e que o recolhimento/entrega do Malote

ocorre no período vespertino, aproximadamente às 15h,

sendo o responsável pelo recebimento e envio desse o

servidor Leandro de Medeiros Rosa, que envelopa todos os

documentos e faz seu controle mediante guia de remessa em

que consta o remetente, destinatário, descrição do

documento e assunto.

25 Exemplificou: papel (cod.100); $ (cod.5402). Além disso, outros poderiam ser

absorvidos por apenas um deles, quais sejam, requerimento (7); solicitação (605);

diversos (9); carta (6); e aviso (11)

Page 31: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

31

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Esclarece que quando a máquina de protocolo está

inoperante, por problemas diversos, recebe o documento

manualmente mediante carimbo na via do jurisdicionado, na

qual consta data, hora e assinatura, contudo, sem número

de protocolo.

Já no documento que fica neste TCE-RO, o carimbo

contém espaço para o número de protocolo, mas não é

preenchido. Quando do retorno do sistema é gerado o

número de protocolo, com data e horário diverso daquele

contido no recebido manualmente, sendo afixada a etiqueta

sob o carimbo na via que ficou neste Tribunal deixando o

jurisdicionado sem acesso a esse número (doc.09).

O servidor Leandro de Medeiros Rosa desenvolve

desde o início de 2010 as seguintes atribuições:

protocola documentos e alimenta o sistema (SAP); envia e

recebe malotes (documentos do TCERO para as suas

Regionais); atende telefone e público; recebe e prepara

os malotes para serem entregues ao correio fazendo a

conferência e armazenando-os no armário; documentos

lacrados não são abertos; o volume de documentos

protocolados no período vespertino é pequeno; encontra

dificuldade quando coincide o atendimento (telefone e

público, bem como quando há necessidade de se ausentar

por alguns minutos do setor); a janela é inadequada para

o serviço de protocolo facilitando o acesso de terceiros

que poderão furtar algum documento ou objeto que se

encontra sob a bancada. Acredita que tal abertura seja

necessária devido a eventual recebimento de

Page 32: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

32

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

processos/documentos volumosos; o guarda que faz a

segurança do TCERO fica numa posição que não favorece a

segurança do protocolo, haja vista existir uma parede

dificultando a visibilidade (relatou situações de

estresse).

Afirma que o escaninho de armazenamento das

correspondências, documentos e periódicos é inadequado,

pois possui dimensões que dificultam a colocação e

retirada dos documentos, cujas aberturas são pequenas de

difícil visualização. Além disso, essas aberturas ficam

muito próximas ao chão, fazendo com que o servidor tenha

que praticamente ficar de joelhos para colocação e

retirada dos mesmos.

Aduz que a situação acima narrada ocasionou, muitas

vezes, a troca dos documentos que foram levados por

unidades diversas daquela destinada.

Relata que algumas correspondências recebidas são

protocoladas, outras não, quais sejam: as lacradas. Essa

situação impede o controle de tais correspondências pelo

setor.

Informa que algumas correspondências particulares

são recebidas no protocolo, descumprindo a recomendação

do Memorando Circular n.11/2011-SGA de 16.6.201126.

Situação constatada pela Comissão, conforme foto abaixo:

26 Vide doc. 08.

Page 33: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

33

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Quanto ao protocolo de documentos, chama a atenção

para a falta de segurança do sistema, já que qualquer

servidor tem acesso a esse procedimento.

O exemplo que ilustra a situação narrada foi que o

servidor colocou o nome da funcionária Carla P.M.

Mestriner e emitiu a devida etiqueta gerando um número de

protocolo (doc.10).

O entrevistado aponta as seguintes medidas que

podem ser adotadas visando melhorar o desenvolvimento das

atividades da unidade.

São elas:

Page 34: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

34

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Restringir a circulação de pessoas que não fazem

parte da DIVDP;

Reestruturar o escaninho das correspondências

para que cada setor tenha acesso a sua caixa, com

chave, cuja localização deverá ser fora DIVDP;

Providenciar medidas com objetivo de aumentar a

segurança no SAP (o sistema permite emissão de

etiquetas variadas); e

Promover cursos.

Dando prosseguimento, entrevistamos a servidora

Maria Nazareth Costa da Silva que desempenha as

atribuições a seguir descritas deste novembro de 2011,

quais sejam: responsável pelas correspondências das

unidades deste TCERO que são enviadas pelo Correio

(simples/Sedex e ARs), elaborando relatório de controle

(doc.11).

Faz também, o controle financeiro das

correspondências e malotes, confrontando o quantitativo

encaminhado pelo TCERO com a relação fornecida pelo

correio que irá gerar o valor a ser pago por esse. De

modo a verificar se existe discrepância entre o relatório

daquele com os emitidos por essa unidade, que segundo a

mesma, coincidem com o total de correspondências e

malotes a serem pagos. Após, os encaminha para o Chefe da

DIVDP.

Informa que em média são 700 (setecentos) a 800

(oitocentas) correspondências/mês.

Page 35: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

35

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

O correio recolhe e entrega as correspondências na

Seção de Protocolo e Expediente todos os dias às 10h30,

razão pela qual as unidades devem encaminhá-las no máximo

até às 9h30 devidamente envelopadas e endereçadas.

Contudo, nem todos os setores atendem tal recomendação.

No mês de agosto do corrente ano foram enviadas

1.263 (um mil duzentos e sessenta e três)

correspondências, incluindo 21 (vinte e um) sedex.

Afirma que não há necessidade de auxílio de outro

servidor, que o computador atende às necessidades, bem

como o armário e o espaço físico são suficientes para a

demanda.

Auxilia, quando necessário, no check-list da

Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004, assim como na

autuação.

7.2 DA AUTUAÇÃO

A autuação fica sob a responsabilidade da servidora

Maria Enilda Teles da Silva, desde 1990. Porém, segundo

narrado por ela, devido a problemas de saúde,

eventualmente procede à numeração dos processos, desde

que não sejam muito volumosos, caso contrário, necessita

de auxílio de outros servidores na função que desenvolve.

Page 36: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

36

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Afirma que o espaço de trabalho é impróprio, pois

na mesa em que autua os feitos existe a máquina que

imprime a etiqueta dos autos, a tela do computador,

grampeador, furador, bailarinas e demais instrumentos

necessários ao desenvolvimento da atividade.

Informa da dificuldade gerada pelo sistema quando

da impressão de etiqueta e da folha que faz a tramitação

do processo.

Esclarece que quando tem a etiqueta a impressão é

automática e sai na impressora que fica localizada em sua

mesa. Na falta dessa as informações são impressas numa

folha, na única impressora existente na unidade,

necessitando recortar e colar com fita adesiva na capa do

processo.

Já para a impressão da tramitação do feito é

necessário fazer a alteração no sistema para a única

impressora do setor, além de ter que abrir várias telas

para finalizar o trabalho.

Após a autuação, o feito é tramitado, o que gera

uma folha impressa. Todavia, quando não há espaço

suficiente no verso da folha anterior, a servidora faz a

juntada da própria tramitação, colocando uma folha em

branco apenas para tal finalidade.

No momento da correição constatamos que faltavam

capas para a autuação dos processos. Coincidentemente

Page 37: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

37

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

estava sendo autuado processo de licitação para aquisição

de 4.500 (quatro mil e quinhentas) capas cor "pantone"

(Processo n.4226/2012).

Informa também, que as servidoras Maria Nazareth e

Josiane Souza a auxiliam nessa atividade.

A entrevistada menciona, por fim, que sua cadeira

dificulta o trabalho, devido à altura e quanto ao tamanho

da mesa, necessita de um mais um móvel de apoio para

desenvolver suas atividades.

7.3 DO APENSAMENTO/DESAPENSAMENTO/CHECK-LIST

Os serviços de apensamento, desapensamento,

desentranhamento, juntadas, distribuição, check-list dos

documentos Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004 e

conversão do feito em Tomada de Contas são realizados

pela servidora Josiane Souza de França Neves, desde o

exercício de 2007.

Além das atividades acima descritas a servidora

substitui e auxilia todos os servidores da DIVDP, com

exceção do Chefe da Divisão.

Relata que o período mais tumultuado é de 31 de

março até final de maio, ou seja, quando entram as

Prestações de Contas e Balancetes.

Page 38: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

38

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Faz o check-list em conformidade com os formulários

de conferência exigidos na IN n.13/TCE-RO-2004, mas, caso

falte algum documento, segue a orientação da Secretaria-

Geral de Controle Externo, ficando na responsabilidade da

unidade competente a sua cobrança (doc.12).

Com relação à IN n.22/TCE-RO-2007, alterada pela IN

n.27/TCE-RO-201127, esclarece que não está procedendo à

conferência dos documentos, conforme acordado entre a

DIVDP e a Secretaria-Geral de Controle Externo.

Os processos com prioridade de tramitação são

aqueles oriundos do TJ, MP, ALE, Governo do Estado e

Órgãos Federais, com prazo para atendimento inferior ou

igual a 10 (dez) dias. Já os sigilosos e editais de

licitação, recurso, administrativo, etc. são encaminhados

tão logo concluídos os serviços.

Nos casos atípicos, em geral, evita-se a

permanência de todo e qualquer documento por mais de 24

(vinte e quatro) horas na DIVDP.

Os processos que atualmente se encontram pendentes

na DIVDP são os de Gestão Fiscal, pois estão aguardando

as Prestações de Contas do corrente exercício, entregues

somente no exercício seguinte (até 31 de março).

27 Dispõe sobre as informações e documentos a serem encaminhados pelos gestores

estaduais e municipais responsáveis pelas áreas de Educação e Saúde, e dá outras

providências.

Page 39: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

39

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Os serviços de autuação, apensamento,

desapensamento, arquivamento e desarquivamento nem sempre

são executados de imediato em razão do grande volume de

autuação, a rotina que envolve esse trabalho e a

concentração desses serviços em um único servidor.

Informa que quando o processo é muito volumoso,

algumas unidades enviam para a DIVDP somente o último

volume para providências de apensamento, ainda que

constem nos termos de envio e remessa que esse foi

completo.

Esclarece que tal procedimento é mais fácil de ser

realizado haja vista que os processos estão unidos apenas

por uma fita elástica.

Aduz que o quantitativo de servidores é

insuficiente em razão do acúmulo de serviços e do grau de

restrição das atribuições executadas pelos estagiários28

e terceirizados29.

O controle dos prazos dos procedimentos é

desenvolvido com ênfase nas prioridades e não nos

próprios prazos, os mais demorados são os de autuação e

os de apensamento que envolve solicitações de processos

localizados em outros setores.

28 Carimbação, numeração, protocolo e entrega de documentos nas diversas unidades

deste setor. 29 Carimbação, numeração e entrega de documentos nas diversas unidades deste setor.

Page 40: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

40

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Atenta para o fato de que muitas vezes os

documentos são encaminhados para a autuação sem conter o

mínimo necessário de informação, o que pode induzir a

erro, mesmo que involuntariamente.

Quando do acompanhamento dos apensamentos de

processos, constatamos que:

Processo n.171/2012 que trata de Gestão Fiscal30

do 3º quadrimestre-2011 que estava para ser

apensado a outros processos de Gestão Fiscal de

períodos diversos. Porém, segundo a entrevistada

foi acordada com a Secretaria de Controle Externo

que os relatórios de Gestão Fiscal não mais seriam

autuados um a um, e sim, juntados em um único

processo de Gestão Fiscal para, finalmente, ser

apensado à Prestação de Contas correspondente.

Contudo, existem unidades que ainda determinam a

autuação para cada relatório de Gestão Fiscal e o

apensamento desses, para posterior desapensamento e

apensamento à Prestação de Contas;

Processo n.1183/2007- Recurso de Reconsideração -

apensado ao processo original n.4222/2012 -

Prestação de Contas - exercício 2006 – FEAS -

Relator Conselheiro Valdivino Crispim de Souza-

entrou na DIVDP no dia 24.9.2012 e recebido na

mesma data;

30As Gestões Fiscais são encaminhadas quadrimestralmente/bimestralmente, conforme o

caso, para serem juntadas no Processo de Gestão fiscal.

Page 41: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

41

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Processo n.2175/2011 - Gestão Fiscal - exercício

de 2011- Câmara Municipal de Guajará-Mirim

encaminhado a DIVDP em 1º.8.2012 para apensamento

na Prestação de Contas n.1922/2012 (doc.13). Antes

do recebimento do primeiro no SAP31, a DIVDP

elaborou o Memorando n.206/2012 datado de

02.8.201232 endereçado à Secretaria Regional de

Controle Externo - PVH solicitando o envio, com

urgência, da Prestação de Contas n.1922/2012, para

providências de apensamento. Contudo, até o dia

25.9.2012 o processo não fora encaminhado para as

providências de apensamento, sendo observado que

tal processo permaneceu por 138 dias na Secretaria

Regional de Controle Externo de Porto Velho –

SRCEPVH. Posteriormente na data de 06.9.2012

tramitou para a Secretaria Geral de Controle

Externo - SGCE e em seguida para o Gabinete do

Conselheiro Edílson de Sousa Silva (11.9.2012),

retornando à SGCE em 19.9.2012 que na mesma data

fez a remessa do feito à Divisão Cartorária, onde

se encontra até o momento - 25.9.2012 (doc.13);

Processo n.4222/2012 - Recurso de Reconsideração

- recebido na DIVDP em 21.9.2012. Solicitado à 2ª

CM o processo principal n.1183/2007 - Prestação de

31 À DIVDP recebeu o Processo n.2175/2011 no SAP somente em 7.8.2012.

32 O memorando foi juntado no Processo n. 2175/2011, não sendo possível anexar uma

cópia no presente relatório.

Page 42: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

42

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Contas – este foi enviado na data de 24.9.2012 à

DIVDP e retornando àquela em 25.9.201233; e

Processo n.0856/2012 - Gestão Fiscal -

interessado ROBERTO EDUARDO SOBRINHO - exercício

2012 - Relator Conselheiro Wilber Carlos dos Santos

Coimbra - encaminhado à DIVDP em 24.9.2012 pela

SGCE para proceder ao apensamento dos autos ao

processo de Prestação de Contas do Município de

Porto Velho, exercício 2012, em cumprimento ao item

I, alínea "a", da Decisão n. 082/2012/GCWCSC. O

Processo ficará sobrestado na DIVDP até o protocolo

da referida Prestação de Contas, que deverá ocorrer

a partir de 31.3.201334.

Sugere que seja revisto o contrato dos

terceirizados, no que tange às funções desempenhadas

pelos mensageiros, para que possam desenvolver outras

atividades já que permanecem até o final do expediente.

Por fim, informa que existem alguns processos de

Gestão Fiscal sobrestados na DIVDP, aguardando para ser

apensado às respectivas Prestações de Contas, o que não é

usual.

São eles:

33 Considerando que o processo continha 12 apensos foi encaminhado somente o último,

conforme acordo verbal. 33 Não existe um campo no sistema indicando o motivo do feito ficar tanto tempo

sobrestado na DIVDP. Além desse procedimento não ser usual. 34 Não existe um campo no sistema indicando o motivo do feito ficar tanto tempo

sobrestado na DIVDP. Além desse procedimento não ser usual.

Page 43: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

43

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Processo n. 0856/2012 - 1º e 2º bimestres e 1º

quadrimestre. Interessada: Prefeitura Municipal de

Porto Velho;

Processo n. 1177/2012 – 1º semestre. Interessada:

Prefeitura Municipal de São Miguel do Guaporé; e

Processo n. 1178/2012 – 1º semestre. Interessada:

Prefeitura Municipal de Seringueiras.

7.4 DA ENTREVISTA COM O CHEFE DA DIVDP

O servidor Marco Túlio Trindade de Souza Seixas, é

o Coordenador-Geral da DIVDP, desde novembro de 2004,

Gestor do Contrato dos Correios e também executa

trabalhos operacionais como: autuação, apensamento e

protocolo, quando necessário, apesar de encontrar

dificuldades em razão das inúmeras atribuições da

Divisão, devido à falta de estrutura física, material e

pessoal adequados.

Afirma que o espaço físico é muito acanhado,

considerando as atribuições da DIVDP e o quantitativo de

servidores.

Já os computadores atendem às necessidades, mas

algumas cadeiras necessitam ser substituídas devido ao

desgaste natural.

Page 44: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

44

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Solicita a reformulação do layout da DIVDP relativo

aos armários utilizados em sua dependência, ramal e

lotação de servidores com conhecimento na área jurídica

(doc.14).

Lembra que quando da proposta de alteração da

estrutura administrativa deste Tribunal de Contas do

Estado (Lei Complementar n.645/2011)35 esperava que a

Seção de Arquivo fosse desmembrada da DIVDP e que esse

passaria a ser um Departamento subordinado à Secretaria

das Sessões. Contudo a DIVDP não foi consultada quando da

elaboração da proposta de alteração da Lei Complementar

n.307/TCERO-2004.

Informa que é usual o não atendimento, pelas

unidades desta Corte, das solicitações efetuadas pela

DIVDP (processos, documentos para apensamento,

desapensamento e outros), apesar de muitas vezes

informarem a urgência na tramitação. Tal situação foi

noticiada através do memorando encaminhado a esta

Corregedoria-Geral para as providências necessárias36.

A respeito da falta de capas para a autuação de

processos, justifica que decorre de culpa dos

fornecedores e que o planejamento e pedido são feitos em

tempo hábil.

35 Cria, altera e extingue unidades administrativas, cargos de chefia, direção e

assessoramento e funções gratificadas, bem como altera a redação de dispositivos da

Lei Complementar n. 307, de 1º de outubro de 2004, da Lei Complementar n. 467, de 17

de julho de 2008 e dá outras providências. 36 Processo n. 3766/2012 - Memorando n. 155/DDP de 05.6.2012.

Page 45: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

45

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Aponta para a necessidade de normatizar a

tramitação dos documentos, citou como exemplo a

“justificativa do mandado de audiência”, que é tramitado

de forma diversa, conforme entendimento de cada unidade

setorial.

Alerta para a situação de que muitos documentos

ficam “parados” em algumas unidades em virtude do

desconhecimento do trâmite a ser dado ou por causas

diversas.

Não concorda com a guarda dos feitos referentes ao

“Arquivo Temporário”, que fica sob a responsabilidade da

DIVDP, uma vez que a Divisão não faz o acompanhamento

desses processos. Esclarece que foi criado um “setor

virtual” para tais processos, mas que fisicamente

encontram-se numa sala da Seção de Arquivo-Geral.

A única coisa que a DIVDP faz em relação a esses

processos é que quando recebem a guia com o pagamento da

parcela ou outras informações, providenciam somente a

juntada no feito e o encaminhamento à SESE.

Em seguida informa o quantitativo de expedientes e

outros documentos protocolados na DIVDP37, abaixo

indicados:

1. Período de 1º.9.2011 a 27.9.2012 - 15.530

(incluindo os registrados nas regionais);

37Informações obtidas no questionário.

Page 46: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

46

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

2. Período de 1º.9.2011 a 27.9.2012 – 142

Recursos;

3. Exercício de 2011 - 312 Memorandos e 15

Ofícios;

4. Apensamentos efetuados nos últimos 12 meses

– 1.832; e

5. Promoções de Arquivamento Temporário nos

últimos 12 meses – atualmente o setor conta com 374

processos principais.

7.5 CARIMBAÇÃO E NUMERAÇÃO

As atividades desenvolvidas pelos estagiários e

terceirizadas estão afetas a carimbação, numeração e

entrega de documentos e outros expedientes, conforme

descritas no quadro constante do item 4.

Quando do acompanhamento das atividades de

carimbação e numeração constatamos a existência de alguns

processos que se encontravam na DIVDP referentes à

legalidade de Atos de Admissão (concurso público edital

173/2010) aguardando a definição da relatoria para serem

encaminhados ao Pleno.

Page 47: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

47

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Diante dessa situação entramos em contato a Chefa

da Divisão de Admissão de Pessoal – DIVADP, Camila da

Silva Cristóvam Batista. Essa, via telefone, nos

esclareceu que ao assumir a unidade, em 1º.3.2012,

ocorreu uma mudança de sala com a transferência de

aproximadamente de 1.500 (um mil e quinhentos) processos.

Tal fato gerou uma desorganização nos armários e

quando do envio desses feitos ao Pleno foi detectado que

processos com mesmo objeto estavam distribuídos para

relatores diferentes e apensados erroneamente.

Desse modo, fez-se necessário proceder a um

levantamento e conferência dos mesmos, para somente,

então, serem encaminhados para providências de

apensamento e desapensamento, razão pela qual os

processos se encontram parados na DIVDP.

Todavia, considerando que a divisão não é local

adequado para o armazenamento de tais processos, acordou

com o chefe da referida, Sr. Marco Túlio Trindade de

Souza Seixas, que fossem tramitados para a DIVADP.

A respeito do assunto, o Chefe da DIVDP esclarece

que os processos estão retornando ao setor para

providências de desapensamento e novo apensamento (agora

no processo correto), causando um retrabalho.

8. DA CORREIÇÃO REALIZADA NO ANO DE 2008 NA DIVDP

Page 48: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

48

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

No intuito de aferir os resultados obtidos na

correição realizada no exercício de 2008 na Divisão de

Documentação e Protocolo - DIVDP e Seção de Arquivo -

SARQ, bem como o cumprimento das recomendações sugeridas

por esta Corregedoria-Geral afetas, somente, a Seção de

Protocolo e Expediente, constatamos as seguintes

situações:

Que a Administração deste Tribunal tome as

diligências necessárias visando adquirir os

materiais de expediente de uso na Divisão de

Expediente em quantidade suficiente para o regular

funcionamento do setor, visando impedir problemas

detectados pela equipe, como ausência de capas e

etiquetas para formalização de processos.

Situação atual: Permanece o problema da falta de

capas, segundo informado por culpa do fornecedor.

Atualização da Resolução Administrativa

n.003/TCE-RO-1999.

Situação atual: permanece sem atualização.

Conferência dos documentos consoante determina o

parágrafo único do art. 2º da Resolução n. 037/TCE-

RO-2006. Capacitação dos servidores para tal

finalidade. Caso contrário que seja revista a

Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004.

Page 49: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

49

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Situação atual: Permanece a conferência pela DIVDP

somente da Instrução Normativa n.13/TCE-RO-2004, as

demais, quais sejam, referentes a atos de pessoal,

saúde e educação, são encaminhadas e conferidas

pelos setores competentes (Secretaria Geral de

Controle Externo e Divisão de Admissão de Pessoal).

Não foram lotados servidores qualificados no DIVDP

para conferência do check-list, bem como inexiste

alteração das normas que tratam da referida

conferência (Resolução n. 037/TCE-RO-2006).

Revisão do número de funções acumuladas pelo

Chefe da Divisão, ou seja, responsável pelo

protocolo/arquivo, Gestor do Contrato do Correio e

Gerenciador do sistema SAP.

Situação atual: não é mais gestor do SAP.

Diante do acima exposto, verifica-se que as

recomendações sugeridas, à época, não foram totalmente

atendidas, haja vista que das 04 (quatro) consignadas no

relatório conclusivo somente 01 (uma) foi parcialmente

atendida.

9. DAS CONSTATAÇÕES DESTA COMISSÃO

Após todo o levantamento efetuado por esta Comissão

em confronto com as informações prestadas e

acompanhamento das atividades desenvolvidas no setor,

constatamos o seguinte:

Page 50: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

50

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

1. O espaço físico da DIVDP e SPE é inadequado devido ao

tamanho, quantitativo de pessoas trabalhando e bens

espalhados no setor, o que dificulta o desempenho das

atividades;

2. O protocolo se resume a uma bancada fixa com o mínimo

de espaço, onde estão localizados vários equipamentos,

além dos materiais utilizados o que pode ocasionar a

troca de documentos com o envio equivocado destes, já que

ao adentrarem o protocolo não estão grampeados;

3. A proximidade e tamanho das mesas são impróprios para

o desenvolvimento das atividades da unidade, tais como:

check-list, autuação, apensamento, desapensamento,

carimbação e numeração;

4. O local de trabalho é próximo à entrada principal do

TCERO, perturbando a concentração devido ao barulho e

grande fluxo de pessoas que por lá transitam de todo os

setores desta Corte, separados, apenas por um vidro, sem

película de proteção;

5. O posicionamento da mesa do chefe não contribui para a

interação com os servidores, pois está localizada nos

fundos do setor, com visão bloqueada de toda a unidade

por dois armários;

6. Algumas cadeiras, consoante narrado pelos servidores e

constatado pela Comissão, pelo menos 02 (duas) delas são

Page 51: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

51

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

inadequadas para o uso – 01 (uma) falta de braço e outra

de palha que é dura e imprópria para as atividades da

unidade;

7. O acesso à DIVDP e SPE é inadequado aos portadores de

necessidades especiais, haja vista que a bancada do

protocolo é alta e inexiste suporte para deficientes

visuais (braile) e auditivos (libras);

8. Os processadores são lentos (I-5), sendo o ideal (I-

7), dando maior agilidade na realização dos procedimentos

inerentes ao setor;

9. Falta 01 (um) nobreak, para dar suporte em caso de

queda de energia;

10. Falta mais 01 (uma) impressora no setor para dar

suporte e atender a demanda de toda a unidade;

11. Falta 01 (um) ramal para facilitar o atendimento

interno e externo com rapidez;

12. O escaninho é impróprio para o armazenamento de

documentos, correspondências, revistas e periódicos

(retirados pelas diversas unidades deste TCERO), devido

ao tamanho dos nichos, altura e localização, haja vista

que está do lado interno da DIVDP, antes do balcão de

recepção interna, tumultuando o ambiente;

Page 52: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

52

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

13. Falta 01 (uma) máquina para protocolo dos expedientes

recebidos em caso de queda de energia que permita a

adequação do dia e horário, com o lançado no carimbo de

recebimento efetuado tanto na via do jurisdicionado

quanto do TCERO;

14. Falta material essencial para a execução dos

trabalhos de autuação (capas de processos);

15. Falta 01 (uma) máquina para perfuração de processos o

que tornaria mais célere os trabalhos38;

16. Falta melhorar a segurança no sistema de protocolo e

SAP, de maneira a impedir de forma definitiva a

possibilidade de manipulação por outros servidores, a

exemplo do Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia, que

como dito, conta com maquinário apropriado para tal;

17. Falta controle efetivo por parte do Chefe da DIVDP

dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade, haja

vista as informações anteriormente relatadas;

18. Falta padronizar os procedimentos de juntada,

considerando que os servidores da DIVDP realizam a

juntada da própria tramitação quando da remessa do

processo a uma unidade deste TCERO;

38Máquina para perfurar processos (dois furos), automática, que precisa ser instalada

em local com proteção acústica devido ao barulho.

Page 53: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

53

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

19. Existe o sobrestamento indevido de processos de

Gestão Fiscal na DIVDP, aguardando para serem apensados

nas Prestações de Contas, entregues somente no exercício

seguinte (até 31 de março);

20. Existe documento encaminhado para a autuação sem o

mínimo de informação necessária;

21. Falta normatização na tramitação da “justificativa

do mandado de audiência”, haja vista que é tramitado de

forma diversa, conforme entendimento de cada unidade; e

22. Existe a prática comum de envio de apenas do último

volume do processo à DIVDP para providências de

apensamento e desapensamento, apesar de constar no

sistema que foi remetido com todos os volumes e apensos.

Desse modo, fica evidente que muitas dos problemas

enfrentados pela DIVDP e SPE advêm da restrição de

recursos humanos, sobrecarga de atribuições, falta de

capacitação técnica, espaço inadequado e materiais

insuficientes (impressoras, fax, ramal e outros) fatores

esses determinantes no impacto das atividades.

10. CONCLUSÃO

Pertinente se faz ressaltar, primeiro, os

agradecimentos desta equipe pela recepção dada pelo Chefe

e servidores da DIVDP, que contribuíram de forma educada

Page 54: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

54

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

e satisfatória a todas as indagações, cooperando para

realização dos trabalhos de correição.

Através das observações in loco, entrevistas,

questionários, análises de normas pertinentes à Divisão

de Documentação e Protocolo – DIVDP - Seção de Protocolo

e Expediente - SPE, realizada no período correcional,

evidenciou-se que a unidade é de fundamental importância

para o cumprimento das atribuições de controle do

Tribunal, na medida em que a tramitação dos

documentos/processos depende substancialmente de sua

atuação, do respeito às normas internas para o protocolo,

da distribuição dos feitos, do controle dos avisos de

recebimento e do correto arquivamento dos processos.

De todo o exposto, ante as dificuldades relatadas

pelo Chefe e servidores da DIVDP e SPE, bem como

verificadas por esta equipe, faz-se necessário a adoção

de medidas urgentes que possam garantir a organização, a

segurança e a celeridade nas atribuições desenvolvidas

pela divisão, razão pela qual apresentamos as

recomendações e propostas elencadas nos itens abaixo:

11. RECOMENDAÇÕES

1. Levantar os bens patrimoniais que estão efetivamente

tombados na DIVDP, bem como providenciar a baixa daqueles

que não estão mais sob sua responsabilidade, comunicando

esta Corregedoria-Geral as providências adotadas, sob

Page 55: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

55

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

pena de responsabilidade solidária, as quais poderão

redundar em aplicação de sanções;

2. Tramitar, com urgência, os processos que tratam da

legalidade de atos de admissão de pessoal localizados na

DIVDP, aguardando seu apensamento em razão da divergência

de relatoria para a DIVADP;

3. Normatizar/Padronizar a tramitação dos documentos em

todo o TCERO, independente de Gabinete ou setor de

destino, consoante “Projeto de Apoio ao Plano Estratégico

2011-2015 do Tribunal de Contas do Estado de Rondônia –

redução do tempo de apreciação e julgamento dos

processos” (Mapeamento dos Macroprocessos)39;

4. Providenciar a padronização dos procedimentos de

juntada da própria remessa efetuada pelos servidores da

DIVDP no processo, ou seja, após a autuação, o termo de

remessa deverá ser anexado no final do feito, como de

praxe, mas sem o carimbo de juntada dessa “remessa”. A

medida deverá ser adotada em todas as unidades desta

Corte.

5. Determinar à DIVDP que faça o controle das unidades

que não efetuam o recebimento imediato no sistema

informatizado, após confirmação do recebimento físico,

dos documentos e processos, conforme previsto na

39 A necessidade de normatizar a tramitação dos documentos foi constatada quando o

Chefe da DIVDP citou como exemplo a “justificativa do mandado de audiência”, que é

tramitado de forma diversa, conforme entendimento de cada unidade setorial.

Page 56: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

56

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Resolução n.37/TCE-RO-2006 (doc.15)40, comunicando esta

Corregedoria-Geral para adoção de providências

administrativas em relação à unidade recebedora, sob pena

de responsabilidade solidária, as quais poderão redundar

em aplicação de sanções;

6. Realizar o acompanhamento do estado do

processo/documento no sistema, evitando a permanência

desnecessária na unidade (caso a tramitação tenha sido

equivocada), comunicando esta Corregedoria-Geral para

adoção de providências administrativas em relação à

unidade, sob pena de responsabilidade solidária, as quais

poderão redundar em aplicação de sanções;

7. Recomendar que os documentos/ofícios/memorandos e

outros sejam respondidos dentro dos prazos solicitados

ou, em caso de inexistência desses, seja observado o

princípio da razoabilidade, comunicando esta

Corregedoria-Geral para adoção de providências

administrativas em relação à unidade, caso não atendido

em prazo razoável, sob pena de responsabilidade

solidária, as quais poderão redundar em aplicação de

sanções;

8. Evitar o envio apenas do último volume do feito ao

setor solicitante para providências de

apensamento/desapensamento. A remessa somente do último

40 Memorando Circular n.08/2007-Presidência. Segundo informado pela SESE o documento

regularizava os processos que estavam sem recebimento em descumprimento a Resolução

n. 37/2006, sendo que o referido memorando já foi para descarte. E, Memorando

Circular n.11/2010/SGA de 13.4.2010.

Page 57: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

57

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

volume deverá ocorrer, excepcionalmente, no caso de

processos muito volumosos, ou seja, acima de 10

(volumes). A unidade que encaminhar apenas o último feito

deverá constar no sistema o envio somente desse para fins

de apensamento/desapensamento, conforme o caso, bem como

o quantitativo de folhas constantes do mesmo. A DIVDP

deverá comunicar esta Corregedoria-Geral para adoção de

providências administrativas em relação à unidade, caso

não atendido, sob pena de responsabilidade solidária, as

quais poderão redundar em aplicação de sanções;

9. Determinar a união dos volumes de um mesmo processo

por cordão de polipropileno de cor cinza em substituição

a fita elástica, uma vez que isso tem sido fator de

facilitação de perda do processo e do extravio dos

mesmos;

10. Reformular o layout da DIVDP e seus setores,

otimizando o espaço, separando o protocolo, distribuição,

e o malote/correio da DIVDP;

11. Reestruturar a DIVDP, a exemplo do que foi feito na

Secretaria das Sessões, com seu desmembramento nas

seguintes unidades: Protocolo-Geral, Departamento de

Distribuição e Processamento e Seção de Correspondência e

Malote, de forma a garantir a organização e segurança nas

atividades desenvolvidas nessas;

12. Determinar que a divisão ao receber documentos

encaminhados para autuação sem conter o mínimo necessário

Page 58: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

58

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

de informação proceda a devolução imediata para a unidade

remetente complementá-las, comunicando esta Corregedoria-

Geral para adoção de providências administrativas em

relação à unidade, caso não atendido, sob pena de

responsabilidade solidária, as quais poderão redundar em

aplicação de sanções;

13. Nomear Comissão para estudo da viabilidade de

implantar a numeração única nos processos principais e

apensos, a exemplo do Tribunal de Justiça do Estado de

Rondônia (doc.16), de modo que demonstre o quantitativo

real de processos analisados e julgados por esta Corte41,

facilitando o acesso às informações processuais e

agilizando a prestação jurisdicional;

14. Recomendar que ao contrário do que atualmente ocorre,

os recursos (dada a sua natureza endoprocessual) não

sejam autuados em apartado e depois apensados com número

distintos, mas antes, sejam juntados no processo

principal, com exceção da tutela antecipada, decisões

monocráticas e do recurso de Revisão que possui natureza

jurídica de ação (a exemplo da Ação de Rescisão e da

Revisão Criminal). Apesar desta Comissão não ter

presenciado a autuação desses, entendemos que a medida é

salutar já que irá agilizar o trâmite dos mesmos,

diminuir a quantidade de processos e zelar pela unidade,

além de levar em conta, a regra geral de processamento

dos recursos em outros tribunais, como por exemplo, o

41 Exemplificando: balancetes recebem o mesmo número do processo principal, mas para

identificar este que conste um dígito/letra, conforme.

Page 59: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

59

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

TJRO, bem como o princípio da economicidade e

razoabilidade42. Tal medida deverá ser adotada após

manifestação da SESE por onde tramitam os feitos e da

Presidência desta Corte;

15. Recomendar a identificação na capa do feito pela

unidade competente, dos recursos juntados nos autos. Essa

unidade deverá ter acesso a uma máquina de etiqueta para

tal providência, bem como ao sistema informatizado para

anotação da interposição desses.

16. Refinar as classes e tipos de assuntos no sistema

informatizado a ser implantado nesta Corte

(Administrativo/atividade fim), evitando a duplicidade;

17. Bloquear a emissão de número de protocolo a pessoas

estranhas ao serviço. O acesso deverá ser limitado aos

servidores que desempenham referida atividade;

18. Adquirir 01 (uma) máquina semelhante à Horodator II

da marca DIMEP43, a exemplo do TJRO, para protocolo dos

42 A medida geraria uma economia com capas de processo e trabalho de autuação,

numeração e apensamento, tornando mais célere a tramitação do recurso até o seu

destino final. 43 O Horodator II é um relógio protocolador de documentos equipado com uma impressora

matricial de 7 agulhas, que proporciona clareza e fácil leitura dos registros. Este

relógio protocolador pode imprimir em até duas linhas. Na primeira linha é impressa a

data no formato programado, a hora no formato HH:MM, um numerador sequencial, ou com

repetição programada, de até 6 dígitos, e um texto programável pelo usuário com até

40 caracteres. Na segunda linha, cuja impressão é opcional e com deslocamento manual,

imprime-se um texto programável de até 60 caracteres.

O display de cristal líquido apresenta a data e a hora, tendo os dígitos de indicação

da hora uma exclusiva formatação que, aliada à inclinação do display, propicia

perfeita visualização. Sua utilização beneficia o controle das operações nas

organizações, proporcionando total segurança no controle de entrada e saída de

documentos da empresa. A instalação do relógio é muito simples, bastando apenas uma

tomada de 110 ou 220 V, com terra. Da mesma forma, a programação é prática de ser

feita e uma vez concluída, é armazenada em uma memória tipo EEPROM que preserva a

programação por extensos períodos sem energia.

Page 60: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

60

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

expedientes recebidos que mesmo na falta de energia

permita a adequação do dia e horário, com o afixado no

carimbo de recebimento do jurisdicionado, de modo a não

utilizar o protocolo manual;

19. Destinar 01 (um) nobreak para o setor de protocolo e

viabilizar a utilização do gerador deste TCERO no mesmo,

garantindo a segurança e transparência nas informações;

20. Manter o controle pela DIVDP do quantitativo de capas

e etiquetas utilizadas, planejando juntamente com a

DIVPMA, as aquisições de materiais para o setor com a

finalidade de evitar carência de materiais, comunicando

esta Corregedoria-Geral para adoção de providências

administrativas em relação à unidade responsável pela

contratação, sob pena de responsabilidade solidária, as

quais poderão redundar em aplicação de sanções;

21. Retirar a caixa de correspondência, documentos,

periódicos e outros, do interior da DIVDP, com a

confecção de novo design (tipo caixa postal com chaves e

acesso pelo lado de fora), evitando, com isso, a troca

dos mesmos e o fluxo de servidores dentro da divisão. A

caixa ou armário deverá ficar próximo da Seção de

O Horodator II consome apenas 10W de energia elétrica em repouso, e na falta desta,

pode operar por pelo menos 10 horas, utilizando sua bateria de nobreak interna.

Principais Características - Todas as programações do relógio são protegidas por

senhas, sendo que: A senha de usuário dá acesso a: Bloqueio de impressão de

seqüenciamento do numerador programada para cabeçalho ou rodapé. - A senha de

supervisor dá acesso a: Formato de impressão da data em DD/MM/AAAA, ou MM/DD/AAAA ou

ainda AAAA/MM/DD; - Programação de acerto de horário de verão; - Turno de operação do

relógio; - Bloqueio de operação;- Inicialização ou renumeração do numerador;-

Programação do número de vias para impressão (de 1 à 9).

Page 61: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

61

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Distribuição de Correspondência e Malote;

22. Protocolar todas as correspondências recebidas pelo

setor, inclusive as lacradas, ou, ainda, que se

desenvolva uma ferramenta de controle dessas

correspondências evitando extravio, perda e uso

inadequado do serviço de correio e malote contratado por

este TCERO;

23. Identificar os membros/servidores que utilizam os

serviços de correio e malote para postar ou receber

documentos particulares44, comunicando esta Corregedoria-

Geral para adoção de providências administrativas, sob

pena de responsabilidade solidária, as quais poderão

redundar em aplicação de sanções;

24. Transferir para a Seção de Protocolo a entrega de

requerimento para emissão de certidão de pessoa física, a

exemplo do que já ocorre com o requerimento para pessoa

jurídica, como forma de padronização de procedimentos,

25. Retirar os processos de Gestão Fiscal sobrestados na

DIVDP, aguardando para serem apensados às respectivas

Prestações de Contas, encaminhando-os para as unidades

competentes, retornando somente quando do apensamento

desses. O DIVDP não é local para sobrestamento de feitos.

26. Rever o contrato da JOPLIN, visando aumentar as

atividades dos mensageiros, haja vista que estes

44 Memorando Circular n.11/2011-SGA de 16.6.2011, letras “e” e “f”.

Page 62: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

62

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

permanecem até o final do expediente e os estagiários,

que desenvolvem mais atribuições na DIVDP, ficam apenas

até às 11h30min;

27. Melhorar a segurança do protocolo, com a diminuição

da janela que serve de entrada dos documentos, bem como a

localização do vigilante, de forma a corrigir as falhas

apontadas pelo servidor Leandro de Medeiros Rosa;

28. Promover cursos e treinamentos na área de gestão

documental, autuação, português básico, 5S45 e quaisquer

outros que possam auxiliar na otimização dos serviços;

29. Avaliar periodicamente os servidores comissionados;

30. Rever a base normativa da DIVDP para adequá-la as

alterações propostas por esta Corregedoria-Geral;

31. Anotar que as IN n.14/TCE-RO-2005 e IN n.17/TCE-RO-

2005 disponibilizadas na página deste Tribunal foram

revogadas pela IN n.22/TCE-RO-2007, bem como incluir no

sistema a alteração dos dispositivos ocorrida pela Lei

Complementar nº 679, de 22.8.2012;

32. Retirar física e virtualmente os processos de

“Arquivamento Temporário” da responsabilidade da DIVDP,

45 Curso para a implantação da Qualidade Total, o Programa 5S é assim chamado devido a

primeira letra de 5 palavras japonesa: Seiri (utilização), Seiton (ordenação), Seiso

(limpeza), Seiketsu (higiene) e Shitsuke (autodisciplina). O programa tem como

objetivo mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total,

através da organização e da disciplina no local de trabalho. O curso poderá ser

ministrado por servidor do TJRO.

Page 63: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

63

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

transferindo para o Setor de Acompanhamento de Decisão -

SAD, bem como criar uma ferramenta no sistema para

identificar o processo que está no “Arquivo Temporário”;

33. Proibir a juntada pela DIVDP de documentos e

expedientes protocolados relativos a feitos dos

jurisdicionados que deverão ser encaminhados para

providências junto à unidade competente. A DIVDP e suas

Seções não são locais para realizar a juntada de

documentos nos feitos.

34. Adquirir 01 (uma) máquina para perfuração de

processos, com dois furos e que deverá ser instalada em

sala com proteção acústica para uso nas autuações dos

feitos o que irá tornar o serviço mais célere;

35. Providenciar a substituição das cadeiras que estão

inadequadas para o uso (falta de braço e a de palha que é

dura e imprópria para as atividades da unidade);

36. Substituir os processadores I-5 para o I-7, dando

maior agilidade nas atividades do setor;

37. Destinar 01 (um) ramal para a DIVDP;

38. Adquirir mais 01 (uma) impressora para a divisão, a

fim de atender a demanda de toda a unidade;

Page 64: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

64

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

39. Adequar o espaço do protocolo aos portadores de

necessidades especiais, considerando que sua bancada é

alta, além de inexistir suporte nesta Corte para

deficientes visuais e auditivos (Libras e Braile);

40. Instalar película nos vidros, a exemplo da utilizada

na Ouvidoria (localizada no 2º andar), proporcionando

maior privacidade no setor, facilitando a concentração,

haja vista que por ora é a entrada principal do TCERO;

41. Normatizar/Padronizar a tramitação dos documentos em

todo o TCERO, independente de Gabinete ou setor de

destino, bem como alterações das Resoluções e Instruções

Normativas;

42. Lotar na DIVDP servidores qualificados para

realização do check-list dos documentos e anexos que os

entes jurisdicionados estão obrigados a encaminhar ao

TCERO, previsto na Resolução n.37/TCE-RO-200646 com o

retorno da análise dos feitos que tratam da educação e

saúde e atos de pessoal; ou

43. Retirar da DIVDP a atribuição da realização do check-

list dos documentos e anexos que os entes jurisdicionados

estão obrigados a encaminhar ao TCERO, previsto na

Resolução n.37/TCE-RO-2006, com a consequente modificação

dessa, passando a responsabilidade para as unidades

46 Consoante já referido por esta Comissão quando em contato telefônico com a Chefe do

setor de protocolo e distribuição do TCEPB o check-list que aqui se mantém, não é

mais realizado no mesmo.

Page 65: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

65

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

competentes; e

44. Revisar a remuneração dos servidores lotados na

DIVDP, levando em consideração as atribuições que

desempenham e cargos que ocupam. A exemplo do que ocorre

com o salário bruto dos seguintes servidores: Marco Túlio

Trindade de Souza Seixas (Chefe da DIVDP) - R$6.109,10;

Leandro Guimarães Ribeiro (Chefe da SPE) – R$ 5.813,79; e

Leandro de Medeiros Rosa (agente administrativo ocupando

do CDS-5) –R$ 9.031,49.

Após as recomendações acima, esta Comissão,

apresenta a proposta de alterações da DIVDP para

implantação imediata, considerando a necessidade urgente

de maior celeridade dos atos praticados na divisão,

controle e transparência.

Passamos a apresentação.

12. PROPOSTA DE ALTERAÇÃO IMEDIATA DA DIVDP.

Diante das constatações desta Comissão e

recomendações acima discriminadas, propomos que sejam

adotadas, medidas similares às da Secretaria das Sessões

- SESE, Pleno, 1ª e 2ª Câmaras, bem como no Sistema de

Acompanhamento de Decisões – SAD, quais sejam,

reestruturação imediata da DIVDP, conforme segue abaixo:

1. Da estrutura física do Protocolo-Geral:

Page 66: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

66

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Aproveitar o hall que fica do lado de fora da

recepção do protocolo deste TCERO, que possui 6 metros de

largura por 2.13 de comprimento, totalizando 12.3 metros.

Instalando ali o Protocolo-Geral.

O Protocolo-Geral deverá possuir duas janelas para

a recepção desses documentos, processos e outros

expedientes, sendo identificados como protocolo para área

meio e o outro, área fim.

Igualmente, quando da mudança da recepção deste

TCERO ao anexo (prédio novo) tal espaço poderá ser

destinado ao Protocolo-Geral. Tal medida irá ampliar o

espaço das demais unidades subordinadas atualmente à

DIVDP.

Equipamentos e bens já existentes no setor: 02

(dois) computadores; 02 (dois) processadores (I-5);

01 (uma) máquina de etiqueta, 02 (duas) cadeiras;

01 (um) aparelho telefônico; 01 (um) armário

pequeno de apoio.

Equipamentos a serem adquiridos ou destinados

para o setor: 01 (uma) máquina semelhante ao

Horodator II da marca DIMEP47, a exemplo do TJRO,

para protocolo dos expedientes recebidos, mesmo na

falta de energia, que permita a adequação do dia e

horário, com o afixado no carimbo de recebimento do

47 Ob. Nota rodapé n.40.

Page 67: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

67

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

jurisdicionado, de modo a não utilizar o protocolo

manual; 01 (um) nobreak para o setor de protocolo

ou viabilizar a utilização do gerador deste TCERO

no mesmo, garantindo a segurança e transparência

nas informações; 01 (um) fax; substituição dos

processadores I-5 por I-7 ou outro considerando a

implantação do processo eletrônico no âmbito desta

Corte; 01 (um) scanner; e confecção de um balcão

igual ao da Secretaria das Sessões, para passagem

de documentos internos e externos.

2. Setor de Distribuição, Processamento e Autuação, Setor

de Correspondência e Malote, Sala do Chefe da DIVDP e

sala da secretária do mesmo.

Encontram-se instaladas numa mesma sala a Divisão

de Documento e Protocolo, Seção de Protocolo e Expediente

e o Serviço de Correspondência e Malote, cuja dimensão é:

9.30 metros de comprimento por 6 metros de largura,

totalizando 54.30m2.

Com a retirada do Protocolo-Geral dessa sala, como

proposto acima, a mesma deverá ser dividida em 04

(quatro) ambientes, a saber:

2.1. Seção de Distribuição, Processamento e Autuação.

Por uma questão de logística, propomos que a Seção

de Distribuição e Processamento seja instalada logo atrás

do Protocolo-Geral. Nesse mesmo ambiente funcionará a

Page 68: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

68

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Seção de Processamento e Autuação, contudo separados por

divisórias com vidro, como ocorreu na SESE,

possibilitando ao Chefe da DIVDP uma visão geral do

ambiente de trabalho e de suas equipes.

Equipamentos e materiais já existentes que serão

aproveitados no mesmo: 04 (quatro) mesas; 04

(quatro) cadeiras; 04 (quatro) computadores; 04

(quatro) processadores I-5; 01 (uma) impressora; 02

(dois) armários grandes; 01 (um) leitor de código

de barra, scanner laser, portátil de mão; 01 (um)

balcão fixo que atende atualmente o protocolo; 01

(um) balcão móvel; e materiais de uso da unidade.

Equipamentos e materiais a serem destinados,

reaproveitados ou adquiridos: 01 (um) aparelho

telefônico com ramal; substituição dos

processadores I-5 por I-7 ou outro, considerando a

implantação do processo eletrônico no âmbito desta

Corte; e confecção de um balcão igual ao da

Secretaria das Sessões - SESE, para passagem de

documentos e processos, internos e externos.

3. Seção de Correspondência e Malote

A Seção de Correspondência e Malote deverá ser

instalada em ambiente separado das demais unidades por

divisórias com vidro e revestido por uma película

semelhante à utilizada na Ouvidoria (2º andar deste

prédio). Já os vidros voltados para o corredor não

Page 69: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

69

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

deverão conter a mencionada película.

Equipamentos e materiais já existentes que serão

aproveitados no mesmo: 01 (uma) mesa; 02 (duas)

cadeiras; 01 (um) computador; 01 (um) processador

I-5; 01 (um) escaninho48; 01 (um) balcão móvel; e

materiais de uso da unidade.

Equipamentos e materiais a serem destinados,

reaproveitados ou adquiridos: 01 (um) aparelho

telefônico com ramal; confecção de um balcão igual

ao da Secretaria das Sessões - SESE, para passagem

de documentos e processos, internos e externos;

confecção de 01 (uma) caixa de postagem que possa

ser acessada dentro e fora da sala para

distribuição das correspondências e malotes às

unidades destinatárias, todas devidamente

protocoladas; 01 (um) fax; e 01 (uma) impressora.

4. SALA DO CHEFE DA DIVDP E DA SECRETÁRIA

A sala do Chefe da Divisão e da secretária que irá

assessorá-lo deverá ser instalada em ambiente separado

das demais unidades por divisórias com vidro revestido

por uma película semelhante à utilizada na Ouvidoria (2º

andar deste prédio), apenas para a parte que dá acesso ao

corredor interno desta Corte.

48 Providenciar a baixa do escaninho, após a confecção da caixa de correspondências

com chave.

Page 70: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

70

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Equipamentos e materiais já existentes que serão

aproveitados no mesmo: 02 (duas) mesas; 06 (seis)

cadeiras49; 01 (um) computador; 01 (um) processador

I-5; 01 (um) balcão móvel; e materiais de uso da

unidade.

Equipamentos e materiais a serem destinados,

reaproveitados ou adquiridos: 02 (dois) aparelhos

telefônicos com ramais; 01 (uma) impressora; 01

(um) computador com processador I-7; e 01 (um)

armário para arquivamento dos documentos expedidos

pela unidade.

A readequação do espaço e adequação do mobiliário

irá contribuir para o melhor desenvolvimento das

atividades na DIVDP e SPE.

Segue sugestão de layout que deverá ser submetido

ao engenheiro e arquiteto deste TCERO quanto a sua

viabilidade, bem como necessário se faz a manifestação do

Chefe do DIVDP, haja vista que esse último conhece a

dinâmica dos trabalhos desenvolvidos no setor.

49 Duas cadeiras deverão ser substituídas, conforme apontado acima, uma por estar com

o braço danificado e a outra, por ser imprópria para o uso na unidade (palha).

Page 71: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

71

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Page 72: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

72

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Finalmente, apresentamos proposta ideal de

alteração das atribuições e estrutura da DIVDP.

13. PROPOSTA DE ALTERAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA

DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO - DIVDP

13.1 JUSTIFICATIVA

Considerando que a DIVDP é a porta de entrada dos

documentos remetidos a esta Corte para todas as unidades

e executa atividades de: recebimento; protocolo;

distribuição; autuação; check-list; correspondências;

malotes; apensamento; desapensamento; e arquivamento

definitivo e temporário.

Considerando que a eficiência operacional é um dos

objetivos estratégicos a ser perseguido pela atual

Administração deste Tribunal.

Considerando os princípios constitucionais da

eficiência e da razoável duração dos processos, e a

necessidade de modernizar a administração com a

utilização dos recursos disponíveis da tecnologia da

informação, com as comunicações feitas,

preferencialmente, por meio eletrônico.

Considerando que compete a esta Corregedoria-Geral

o controle da atuação administrativa da unidade, bem como

Page 73: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

73

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

zelar pela excelência no desempenho das atividades é que

propomos a reestruturação da DIVDP.

Diante de todo o exposto, esta Comissão propõe a

reestruturação da DIVDP com o objetivo de melhorar os

serviços prestados tanto para a administração como para

os jurisdicionados, com o menor impacto possível,

mediante a criação de 01 (um) Departamento e Seções com

atribuições específicas, conforme descritas abaixo.

13.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL

SUGESTÕES:

1. Extinguir a Seção de Protocolo e Expediente;

2. Criar o Protocolo Geral - ProGe, subordinada a

Secretaria Geral de Administração e Planejamento;

3. Modificar a nomenclatura e a função gratificada do

Chefe da Seção de Protocolo e Expediente - FG-1 para

Chefe de Protocolo Geral – FG-2;

SECRETARIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO

SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL ProGe

1

Page 74: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

74

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

FUNÇÃO PRINCIPAL DO PROTOCOLO GERAL:

Executar atividades de expedição, recebimento,

conferência, registro e distribuição de documentos,

processos, correspondências e outros expedientes, no

âmbito do TCE-RO, por meio de sistema informatizado50,

atendimento ao público externo/interno, bem como executar

atividades correlatas.

QUANTIDADE E NOMENCLATURA DE CARGOS/FUNÇÕES GRATIFICADAS

CRIADOS PARA A SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL COM A

REESTRUTURAÇÃO

NOMENCLATURA/CARGO/FUNÇÃO QUANTIDADE REQUISITOS

Chefe de Protocolo Geral

– FG-2 01

Superior

Completo em

Ciências

Jurídicas ou

Administração

Agente Administrativo 02 ______

Estagiário 01 Nível Médio

50 Os procedimentos relativos a protocolo serão obrigatoriamente registrados e

processados por meio do sistema informatizado, fornecendo ao interessado o respectivo

comprovante (Resolução n. 37/2006). Deverão emitir relatórios estatísticos

comprovando o quantitativo de documentos/processos/outros.

Page 75: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

75

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS/FUNÇÕES NO ÂMBITO DA SEÇÃO DE

PROTOCOLO GERAL:

Chefe do Protocolo Geral

Sumário: Executa e gerencia as atividades de expedição,

registro e controle de documentos no âmbito do TCE-RO,

contribuindo para o desenvolvimento das rotinas de

trabalho e zelando pela entrega em tempo hábil das

informações.

Descrição:

1. Coordenar, supervisionar, executar e controlar os

serviços de recebimento e entrega de processos,

documentos, correspondências e outros expedientes;

2. Zelar pelo controle e bom andamento das rotinas de

trabalho pertinentes, evitando extravio de documentos,

processos, correspondências e outros expedientes;

3. Protocolar, por meio do sistema informatizado todos os

processos, documentos, correspondências e outros

expedientes que forem recebidos, para posterior envio às

unidades destinatárias;

4. Controlar e atualizar diariamente o sistema de

Protocolo-Geral do TCE-RO;

5. Emitir relatórios estatísticos por unidade e geral

protocolados além dos relatórios comprobatórios de

recebimento de documentos;

6. Elaborar relatórios, estatísticas e estudos referentes

às atividades da unidade;

Page 76: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

76

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

7. Entregar os requerimentos de certidões de pessoa

física e jurídica ao público interno e externo; e

8. Desempenhar outras competências típicas da unidade

delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.

Agente Administrativo e Estagiário:

Os agentes administrativos e os estagiários desempenharão

as atividades típicas do cargo ocupado no âmbito da

Seção.

DA TERCEIRIZAÇÃO DA SEÇÃO DE PROTOCOLO GERAL

Na impossibilidade da alteração acima, esta Comissão

propõe a terceirização do protocolo, admitida apenas para

as atividades-meio da Administração Pública, como no caso

das atividades de protocolo.

Esse critério serve, aliás, indistintamente para o setor

público e para o setor privado, alcançando, portanto, as

empresas que atuam no livre mercado.

A jurisprudência administrativa dos tribunais de contas

absorveu a orientação no sentido de somente admitir as

terceirizações nos estritos limites de suas atividades-

meio. O critério encontra-se arraigado não apenas entre

os operadores do Direito.

Nesse contexto, se pretende provocar a reflexão acerca da

razoabilidade e consistência da terceirização da Seção de

Page 77: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

77

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Protocolo como solução mais adequada para esta Corte,

contando no total com 04 (quatro) funcionários, para se

revezarem entre o período diurno e vespertino.

Caso aprovada a proposta de terceirização, deverá ser

elaborado o projeto básico pela unidade competente para a

contratação, mediante licitação, no prazo de até 30

(trinta) dias.

13.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA O SERVIÇO DE

DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO

SUGESTÕES:

1. Extinguir a Divisão de Documentação e Protocolo –

DIVDP;

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO -

DeDiPro

SEÇÃO DE DISTRIBUIÇÃO -

SeDist

SEÇÃO DE PROCESSAMENTO E

AUTUAÇÃO -SePro

SECRETARIA DE JULGAMENTO E PLANEJAMENTO

Page 78: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

78

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

2. Criar o Departamento de Distribuição e Processamento,

subordinado à Secretaria de Julgamento e Planejamento;

3. Criar 02 (duas) Seções, quais sejam: Seção de

Distribuição - SeDist e Seção de Processamento – SePro;

4. Criar o cargo de Diretor de Departamento de

Distribuição e Processamento – DeDiPro;

5. Criar 01 (um) cargo de Chefe da Seção de Distribuição

– FG-2;

6. Criar 01 (um) cargo de Chefe da Seção de

Processamento – FG-2;

FUNÇÃO PRINCIPAL DA UNIDADE: Executar as atividades

relativas a recebimento, registro, classificação,

cadastramento, distribuição de processos e documentos,

autuação, apensamento e desapensamento, bem como outras

atividades correlatas.

QUANTIDADE E NOMENCLATURA DE CARGOS/FUNÇÕES GRATIFICADAS

PARA O DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO.

NOMENCLATURA

CARGO/FUNÇÃO CDS/FG QUANTIDADE REQUISITOS

Diretor de

Departamento

de

Distribuição e

Processamento

– DeDiPro

CDS-4 01

Preferencialmente

Bacharel em

Direito

Chefe da Seção FG-02

01 Preferencialmente

Page 79: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

79

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

de

Distribuição -

SeDist

Bacharel em

Direito

Chefe da Seção

de

Processamento

e Autuação–

SePro

FG-02

OU

CDS 2

01

Preferencialmente

Bacharel em

Direito

Agente

Administrativo -----

03 Nível médio

Estagiário

nível médio -----

03 -----

Estagiário

nível superior -----

02 -----

TOTAL ----- 11 -----

ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS/FUNÇÕES NO ÂMBITO DO DEPARTAMENTO

DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO:

Diretor de Departamento de Distribuição e Processamento

1. Planejar, organizar e controlar as atividades das

Seções subordinadas, acompanhando e avaliando o

desenvolvimento de seus titulares e as tarefas por eles

administradas;

2. Elaborar relatórios e fornecer subsídios que visem a

fixação de políticas de ação e/ou aperfeiçoamento

Page 80: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

80

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

existentes, para assegurar o cumprimento dos objetivos e

metas estabelecidos.

3. Colaborar com informes, sugestões e experiências para

a definição de objetivos e metas, além da articulação de

sua área gerencial com as demais;

4. Estabelecer ou aprovar métodos e procedimentos,

horários e percursos, baseando-se nos objetivos a serem

alcançados e na disponibilidade de recursos materiais,

financeiros e humanos, para definir prioridades, sistemas

e rotinas relacionadas a esses serviços;

5. Organizar as atividades programadas, distribuindo-as

pelos setores da unidade que supervisiona, através do

estabelecimento de normas e processos a serem seguidos,

para assegurar o fluxo normal dessas atividades, os

resultados previstos e padrões regulamentares uniformes

na área sob sua responsabilidade;

6. Distribuir o serviço, fornecendo informações e

implantando rotinas de trabalho, para assegurar e

orientar a sua execução;

7. Informar seu superior imediato sobre o processamento

dos trabalhos e resultados, através de relatórios,

reuniões ou outros meios, para possibilitar avaliação

geral;

8. Cumprir e fazer cumprir os despachos exarados e

execução das ordens emanadas dos superiores hierárquico;

e

9. Desempenhar outras atribuições típicas da Unidade,

delegadas pela autoridade superior ou contidas em norma.

Page 81: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

81

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Chefe da Seção de Distribuição:

1. Providenciar a distribuição dos documentos, processos,

correspondências e outros expedientes entre os servidores

da Seção;

2. Acompanhar e auxiliá-los no desenvolvimento dos

trabalhos;

3. Planejar, em conjunto com o Diretor do Departamento as

atividades a serem desenvolvidas na Seção;

4. Zelar pela alimentação do sistema processual nele

inserindo dados;

5. Distribuir, preferencialmente, os expedientes contendo

pedido de medidas urgentes ou classificados como tal;

6. Certificar falhas técnicas ocorridas no sistema, bem

como cientificando e solicitando providências necessárias

junto ao setor de informática;

7. Fiscalizar o registro da distribuição dos feitos no

sistema de acompanhamento de processual – SAP ou outro

que o substituir;

8. Orientar e conferir a verificação através de consulta

no SAP, a existência de prevenção, suspeição e

impedimentos dos feitos a serem distribuídos;

9. Coordenar, orientar e controlar os planos e cronograma

de realização das atividades da Seção, zelando pelos

cumprimentos dos prazos estipulados;

10. Desempenhar outras atribuições típicas da Seção,

delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas;

11. Sugerir a criação de novas classes na tabela de

classificação dos feitos e procedimentos que não tenham

sido previstos;

Page 82: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

82

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

12. Selecionar, organizar e manter atualizadas a

legislação de pesquisa de interesse da Seção;

13. Elaborar ofícios, informações e demais expedientes

relacionados à Seção;

14. Gerenciar a assegurar a atualização das bases de

informação necessárias ao desempenho de sua competência;

15. Participar juntamente com o Diretor do Departamento

da elaboração de projetos relativos à organização

estrutural do Departamento a qual estiver subordinado e

propor alterações regimentais que se fizerem necessárias;

e

16. Desempenhar outras atividades correlatas.

Chefe da Seção de Processamento e Autuação:

1. Providenciar a distribuição dos documentos, processos,

correspondências entre os servidores da Seção para

autuação, apensamento e desapensamento;

2. Planejar, em conjunto com o Diretor do Departamento as

atividades a serem desenvolvidas na Seção;

3. Distribuir, preferencialmente, os expedientes contendo

pedido de medidas urgentes ou classificados como tal para

autuação, apensamento e desapensamento;

4. Certifica falhas técnicas ocorridas no sistema, bem

como cientificar e solicitar providências necessárias

junto ao setor de informática;

5. Fiscalizar o registro da distribuição dos feitos no

sistema de acompanhamento de processual – SAP ou outro

que o substituir, bem como os procedimentos de autuação,

apensamento e desapensamento;

Page 83: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

83

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

6. Orientar e conferir a verificação através de consulta

no SAP, a existência de prevenção, suspeição e

impedimentos dos feitos a serem autuados, apensados ou

desapensados;

7. Emitir e encaminhar à Corregedoria Geral relatórios de

distribuição de feitos autuados, apensados e desapensados

trimestralmente;

8. Coordenar, orientar e controlar os planos e cronograma

de realização das atividades da Seção, zelando pelos

cumprimentos dos prazos estipulados;

9. Selecionar, organizar e manter atualizadas a

legislação de pesquisa de interesse da Seção;

10. Elaborar ofícios, informações e demais expedientes

relacionados à Seção;

11. Gerenciar e assegurar a atualização das bases de

informação necessárias ao desempenho de sua competência;

12. Participar juntamente com o Diretor do Departamento

da elaboração de projetos relativos à organização

estrutural do Departamento a qual estiver subordinado e

propor alterações regimentais que se fizerem necessárias;

e

13. Desempenhar outras atribuições típicas da Seção,

delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.

Agente Administrativo e estagiário:

Os agentes administrativos e os estagiários desempenharão

as atividades típicas do cargo ocupado no âmbito da

Seção.

Page 84: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

84

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

ATRIBUIÇÕES DO DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E

PROCESSAMENTO:

COMPETE AO DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO E PROCESSAMENTO

SUMÁRIO: Executar as atividades relativas a recebimento,

registro, classificação, cadastramento, distribuição de

processos e documentos, autuação, apensamento e

desapensamento, bem como outras atividades correlatas.

ATRIBUIÇOES DA UNIDADE:

1. Dar recebimento, fazer análise, conferência e

classificação dos documentos, processos,

correspondências, verificando as condições que chegam ao

departamento de distribuição e processamento para serem

distribuídos no âmbito do TCE-RO, no âmbito de sua

competência;

2. Zelar pela alimentação do sistema processual nele

inserindo dados;

3. Distribuir, preferencialmente, os expedientes

contendo pedido de medidas urgentes ou classificados como

tal;

4. Proceder ao registro, autuação e encaminhamento dos

feitos que independam de distribuição de acordo com a

norma regimental;

5. Certificar falhas técnicas ocorridas no sistema de

autuação processual, bem como cientificando e solicitando

providencias necessárias junto a SEINF;

Page 85: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

85

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

6. Conferir a autuação dos feitos;

7. Fiscalizar o registro da distribuição dos feitos no

sistema de acompanhamento de processual – SAP ou outro

que o substituir;

8. Pesquisar, orientar e conferir a verificação através

de consulta no SAP, à existência de prevenção, suspeição

e impedimentos dos feitos a serem distribuídos;

9. Acompanhar o atendimento ao público interno e

externo;

10. Elaborar e emitir certidões pertinentes solicitadas;

11. Coordenar, orientar e controlar os planos e

cronograma de realização das atividades, zelando pelos

cumprimentos dos prazos estipulados;

12. Desempenhar outras atribuições típicas do

departamento, delegadas pela autoridade superior ou

contidas em normas;

13. Sugerir a criação de novas classes na tabela de

classificação dos feitos e procedimentos que não tenham

sido previstos;

14. Manter organizados e atualizados os documentos do

departamento;

15. Selecionar, organizar e manter atualizadas a

legislação de pesquisa de interesse do departamento;

16. Elaborar ofícios, informações e demais expedientes

relacionados ao departamento;

17. Elaborar estudos e sugerir projetos para divulgação e

aprimoramento das atividades do departamento;

18. Proceder à entrega dos documentos, processos e outros

expedientes, às unidades do TCERO;

Page 86: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

86

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

19. Interagir com outros departamentos e gabinetes a fim

de subsidiar soluções de questões complexas na busca da

qualidade e celeridade da prestação jurisdicional e

administrativa.

COMPETE À SEÇÃO DE DISTRIBUIÇÃO

SUMÁRIO: Executar as atividades relativas a recebimento,

registro, classificação, cadastramento, distribuição de

processos e documentos, análise (check-list), bem como

outras atividades correlatas.

ATRIBUIÇÕES DA UNIDADE:

1. Receber, analisar, conferir e classificar os

documentos, processos, correspondências e outros

expedientes, verificando as condições que chegam para

distribuição no âmbito do TCE-RO, consoante sua

competência;

2. Proceder ao registro e encaminhamento dos feitos,

documentos e outros expedientes que independam de

distribuição de acordo com a norma regimental; e

3. Proceder à entrega dos documentos, processos e outros

expedientes, às unidades do TCERO.

COMPETE À SEÇÃO DE PROCESSAMENTO

SUMÁRIO: Executar o registro, autuação, apensamento,

desapensamento e controle de processos de interesse deste

TCERO.

Page 87: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

87

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

ATRIBUIÇÕES DA UNIDADE:

1. Proceder a autuação, apensamento e desapensamento de

processos, de acordo com os critérios estabelecidos em

norma desta Corte, executando as anotações e os registros

devidos;

2. Proceder ao registro e autuação, apensamento e

desapensamento de processos no sistema informatizado;

3. Executar e proceder a remessa dos feitos às unidades

competentes;

4. Proceder a autuação, apensamento e desapensamento,

preferencialmente, dos expedientes contendo pedido de

medidas urgentes ou classificados como tal;

5. Prestar apoio à Seção de Distribuição no processo de

anotações referentes aos feitos que para lá são

encaminhados;

6. Elaborar relatórios, estatísticas e estudos

referentes às atividades da unidade; e

7. Desempenhar outras atribuições típicas da unidade,

delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.

DA TERCEIRIZAÇÃO DA SEÇÃO DE AUTUAÇÃO E PROCESSAMENTO

Na impossibilidade da alteração acima, esta Comissão

propõe a terceirização da Seção de Autuação e

Processamento, admitida apenas para as atividades-meio da

Administração Pública, como no caso das atividades de

autuação e processamento.

Page 88: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

88

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

Esse critério serve, aliás, indistintamente para o setor

público e para o setor privado, alcançando, portanto, as

empresas que atuam no livre mercado.

A jurisprudência administrativa dos tribunais de contas

absorveu a orientação no sentido de somente admitir as

terceirizações nos estritos limites de suas atividades-

meio. O critério encontra-se arraigado não apenas entre

os operadores do Direito.

Nesse contexto, se pretende provocar a reflexão acerca da

razoabilidade e consistência da terceirização da Seção de

Autuação e Processamento como a solução mais adequada

para esta Corte.

A estrutura deverá contar com 08(oito) terceirizados que

trabalharão nos dois períodos para atendimento da

demanda.

Caso aprovada a proposta de terceirização, deverá ser

elaborado o projeto básico pela unidade competente para a

contratação, mediante licitação, no prazo de até 30

(trinta) dias.

Page 89: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

89

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

13.4 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA A SEÇÃO DE

CORRESPONDÊNCIAS E MALOTES

ou

SUGESTÕES:

1. Criar a Seção de Correspondência e Malote – SeCoM -

subordinada hierarquicamente à Secretaria Geral de

Administração e Planejamento ou Departamento de Serviços

Gerais;

2. Criar um cargo de Chefe da Seção de Distribuição de

Correspondência e Malote – FG-2 com formação em nível

superior; e

3. Para o desenvolvimento das atividades deverão contar

com 01 (um) agente administrativo e 02 (dois) mensageiros

ou estagiários51.

51 Considerando licenças, férias e outros.

SECRETARIA GERAL DE

ADMINISTRAÇÃO E

PLANEJAMENTO

SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE - SeCoM

DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS

GERAIS

Page 90: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

90

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

FUNÇÃO PRINCIPAL DA SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE

Execução e controle dos serviços de recebimento,

expedição, distribuição e postagem de documentos,

processos e outros.

QUANTIDADE E NOMENCLATURA DE CARGOS/FUNÇÕES GRATIFICADAS

PARA A SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE

NOMENCLATURA

CARGO/FUNÇÃO CDS/FG QUANTIDADE REQUISITOS

Chefe da Seção de

Correspondência e

Malote

FG-2

Ou

CDS-2

01

Nível

Superior

completo

Agente

Administrativo 01 __________

Estagiário nível

médio 01 _________

TOTAL 03

ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS/FUNÇÕES NO ÂMBITO DA SEÇÃO DE

CORRESPONDÊNCIA E MALOTE:

Chefe da Seção de Correspondência e Malote:

Page 91: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

91

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

1. Coordenar no âmbito da seção a implementação das

atividades específicas da unidade, para atingir seus

objetivos, no tempo e com o uso legítimo dos meios

disponíveis;

2. Controlar o cumprimento das funções dos diferentes

serviços da unidade, acompanhando o desenvolvimento das

atividades, para assegurar a sua correta execução;

3. Participar de reuniões com outras unidades, para

decidir sobre assuntos importantes relativos ao interesse

da unidade;

4. Responder pela definição de soluções nas atividades

que envolvam a unidade, analisando juntamente com seus

colaboradores e demais unidades envolvidas, todos os

aspectos da operação, para garantir segurança e

confiabilidade na tomada de decisão;

5. Acompanhar o desenvolvimento das atividades realizadas

para garantir fidelidade às políticas internas da

Instituição;

6. Elaborar relatórios periódicos acerca das atividades

desenvolvidas fazendo as exposições pertinentes para

avaliação;

7. Controlar e conferir os gastos com serviços de

correspondência e malote, informando a autoridade

superior;

8. Acompanhar os lançamentos no Sistema Informatizado

para permitir o controle da documentação,

correspondências, Malotes, periódicos e outros, para

eventual consulta;

9. Coordenar as atividades inerentes à unidade;

Page 92: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

92

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

10. Elaborar e expedir documentos diversos de sua

competência;

11. Zelar pelo cumprimento dos regulamentos, ordens e

instruções de serviço, aplicando as medidas e

providências cabíveis; e

12. Informar sobre o andamento dos documentos, processos,

correspondências e outros expedientes, para dar

encaminhamento aos assuntos tratados.

Agente Administrativo e Estagiário:

Os agentes administrativos e os estagiários desempenharão

as atividades típicas do cargo ocupado no âmbito da

Seção.

ATRIBUIÇÕES DA SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE

COMPETE À SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE:

1. Providenciar a expedição de correspondências, postagem

de documentos, processos e outros;

2. Receber, conferir e classificar documentos e processos

para expedição através do serviço de malote;

3. Organizar malotes/correspondências por unidades de

destino, relacionando os documentos enviados em

formulários próprios;

4. Emitir guias ou relações de remessas de

correspondências/malotes;

Page 93: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

93

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

5. Providenciar a postagem de documentos/processos e

outros expedientes com aviso de recebimento, efetuando os

controles próprios;

6. Expedir malotes/correspondências e envio de

periódicos, revistas e etc;

7. Receber malotes/correspondências/expedientes e outros

documentos afetos às unidades e jurisdicionados,

conferindo lacre e conteúdo, bem como processar a entrega

desses à Seção de Distribuição de Correspondência e

Malote;

8. Elaborar relatórios, estatísticas e estudos referentes

às atividades da unidade; e

9. Desempenhar outras atribuições típicas da unidade,

delegadas pela autoridade superior ou contidas em normas.

DA TERCEIRIZAÇÃO DA SEÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA E MALOTE

Na impossibilidade da alteração acima, esta Comissão

propõe a terceirização do serviço de correspondência e

malote, admitida apenas para as atividades-meio da

Administração Pública, como no caso das atividades de

correspondência e malote.

Esse critério serve, aliás, indistintamente para o setor

público e para o setor privado, alcançando, portanto, as

empresas que atuam no livre mercado.

A jurisprudência administrativa dos tribunais de contas

absorveu a orientação no sentido de somente admitir as

terceirizações nos estritos limites de suas atividades-

Page 94: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

94

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

meio. O critério encontra-se arraigado não apenas entre

os operadores do Direito.

Nesse contexto, se pretende provocar a reflexão acerca da

razoabilidade e consistência da terceirização do serviço

de correspondência e malote como solução mais adequada

para esta Corte, contando no total com 04 (quatro)

funcionários, para se revezarem entre o período diurno e

vespertino.

Caso aprovada a proposta de terceirização, deverá ser

elaborado o projeto básico pela unidade competente para a

contratação, mediante licitação, no prazo de até 30

(trinta) dias.

13.5 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL PARA O SERVIÇO DE ARQUIVO-

GERAL.

A sugestão desta Comissão é pelo desmembramento da

Seção de Arquivo da DIVDP, de imediato, passando a fazer

parte da estrutura organizacional da Secretaria das

Seções ou futura Secretaria de Processamento e

Julgamento.

Deixamos de detalhar, por ora, o organograma do

Arquivo-Geral, ou mesmo, propor a eventual terceirização

do setor, haja vista que não foi realizada correição

naquela.

Page 95: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

95

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

14. ENCERRAMENTO DA PROPOSTA DE REESTRUTURAÇÃO

Sabemos que implementar um processo de melhoria

implica em grande mudança na rotina das atividades de uma

unidade, cria novos procedimentos que exigem a

compreensão dos colaboradores envolvidos no processo e é

nesse sentido que se deve contar com o apoio dos demais

setores envolvidos e da Administração, uma vez que deverá

disponibilizar pessoal, estrutura e equipamentos

adequados para tal, haja vista o impacto econômico e

financeiro que isso irá representar.

Deixamos de apresentar, na oportunidade, o cálculo

do impacto financeiro que a reestruturação irá

representar, dado que tais cálculos deverão ser

providenciados pela Secretaria de Gestão de Pessoas –

SEGESP, bem como pelo engenheiro e arquiteto dessa Corte

de Contas.

Todavia, se adotadas tais medidas, tem-se a

convicção de que os trabalhos das unidades envolvidas

serão prestados com maior rapidez, transparência e

eficiência em contribuição direta aos objetivos do

Planejamento Estratégico.

Igualmente, esta Comissão entende que deverá ser

dada a oportunidade do Chefe da DIVDP manifestar-se, no

prazo de até 15 (quinze) dias, a respeito do quanto aqui

se propõe.

Por fim, insta consignar que os trabalhos foram

prorrogados consoante autorizado pelo Corregedor-Geral,

Page 96: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

96

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

por necessidade, justificada em documento próprio (art.

4º, § 1º da Resolução n. 50/TCE-RO-2008.

Porto Velho, 09 de novembro de 2012.

Rogério Alessandro Silva

Delegado de Polícia e Chefe de Gabinete da Corregedoria-Geral

Maria Silvia Garcia

Assessora de Corregedor

Carla Pereira Martins

Mestriner

Assessora Técnica

Seguem documentos e anexos.

Page 97: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

97

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

DOCUMENTOS:

1- TERMO DE INSTALAÇÃO DA CORREIÇÃO NA DIVISÃO DE

DOCUMENTAÇÃO E PROTOCOLO – DIVDP E SEÇÃO DE PROTOCOLO E

EXPEDIENTE – SPE;

2- PLANO PARA CORREIÇÃO NA DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E

PROTOCOLO – DIVDP E SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE - SPE

E CRONOGRAMA DE ATIVIDADES;

3- MEMORANDO N. 364/2012/GCOR DE 19.9.2012 SOLICITANDO

INFORMAÇÃO DOS BENS PATRIMONIAIS QUE SE ENCONTRAM NA

DIVDP;

4- MAPEAMENTO DOS FLUXOS DOS PROCESSOS DE CONTROLE

EXTERNO DO TCE-RO EM ATENDIMENTO AO MEMORANDO CIRCULAR

N.12/2012/GCOR;

5- LISTA DE DOCUMENTOS URGENTES FORNECIDA PELO DIVDP;

6- RELAÇÃO QUANTITATIVA DE DOCUMENTOS RECEBIDOS NA DIVDP;

7- RELAÇÃO CONTENDO A NUMERAÇÃO DOS CÓDIGOS QUE

IDENTIFICA O TIPO DE DOCUMENTO;

8- RELAÇÃO CONTENDO A DESCRIÇÃO DOS ASSUNTOS QUE É

EXTENSA;

Page 98: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

98

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

9- MEMORANDO CIRCULAR N. 11/2011-SGA, ITEM "E" E "F"

RECOMENDANDO QUE AS CORRESPONDÊNCIAS PARTICULARES NÃO

SEJAM ENVIADAS OU RECEBIDAS NO PROTOCOLO;

10- CARIMBO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS NA SEÇÃO DE

PROTOCOLO – DIVDP;

11- ETIQUETA GERADA POR SERVIDOR LOTADO EM OUTRA UNIDADE;

12- LISTA DE POSTAGEM (SIMPLES/SEDEX E ARS);

13- DOCUMENTOS REFERENTES AO CHECK-LIST DA IN 13/2004;

14- INFORMAÇÃO DO SAP CONFIRMANDO QUE OS PROCESSOS ESTÃO

NA DIVDP AGUARDANDO APENSAMENTO AO PROCESSO LOCALIZADO NA

DIVISÃO CARTORÁRIA;

15- MEMORANDO N.154/DEX DE 8.6.2011 SOLICITANDO NOVO

LAYOUT DOS ARMÁRIOS UTILIZADOS NAS DEPENDÊNCIAS DA DIVDP

PARA MELHOR APROVEITAMENTO DO ESPAÇO FÍSICO; MEMORANDO

N.221/DEX DE 24.8.2011 SOLICITANDO RAMAL;

16- MEMORANDO CIRCULAR N. 11/2-12/SGA DE 13.4.2010

FAZENDO ENTRE OUTRAS RECOMENDAÇÃO, PROCEDER O REGISTRO NO

SAP DE TODOS OS DOCUMENTOS JUNTADOS AOS PROCESSOS,

VINCULANDO-OS AOS AUTOS E PROCEDER O ACEITE IMEDIATO DOS

PROCESSOS TRAMITADOS À UNIDADE NO SAP; E

Page 99: Tribunal de Contas do Estado de Rondônia - tce.ro.gov.br DE CORREIÇÃO-DIVDP... · Rondônia, os quais determinam a realização de correição em seu art. 2º, inciso I, e Resolução

Tribunal de Contas do Estado de Rondônia

Gabinete da Corregedoria-Geral

99

Av. Presidente Dutra, 4229 – Pedrinhas CEP.: 76.801-326 Porto Velho –RO

Fone: (0**69) 3211-9024/9125

A-I e A-IV

17- CÓPIA DA RESOLUÇÃO N.65 DE 16.12.2008 E ANEXOS QUE

DISPÕE SOBRE A UNIFORMIZAÇÃO DOS PROCESSOS NOS ÓRGÃOS DO

PODER JUDICIÁRIO E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

ANEXOS:

I- RELATÓRIO DA VISITA TÉCNICA REALIZADA NO TRIBUNAL DE

JUSTIÇA DO ESTADO DE RONDÔNIA;

II- TRANSCRIÇÃO DO RELATÓRIO DE VISITA TÉCNICA AO

TRIBUNAL DE CONTAS DA PARAÍBA;

III- MEMORANDO N.212/DIVDP DE 14.8.2012, EM RESPOSTA AO

MEMORANDO N.304/2012-GCOR DE 13.8.2012. MEMORANDOS NS.

312 E 359/2012/GCOR DE 15.8.2012 E 19.9.2012 E RESPOSTAS,

MEMORANDOS NS.641 E 713/SEGESP/2012, DE 20.8.2012 E

21.9.2012, RESPECTIVAMENTE;

IV- MEMORANDOS NS. 360 E 361/2012/GCOR DE 19.9.2012 E

RESPOSTAS, MEMORANDOS NS.23/2012/CPPAD DE 25.9.2012 E

69/2012/CPS DE 21.9.2012, RESPECTIVAMENTE;

V - MEMORANDO N. 372/2012/GCOR DE 24.9.2012, SOLICITANDO

CÓPIA DO CONTRATO DA JOPLIN E DEMONSTRATIVO DA

REMUNERAÇÃO DOS MENSAGEIROS, RESPOSTA NO VERSO; E

VI- FOTOS DA DIVDP, SEÇÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIENTE.