Hoy en día, la mayoría de empresas utilizan para su trabajo diario un número cada vez másdocumentos, en muchos casos, en papel. Los sistemas de archivo tradicionales a veces no dan abasto,son difíciles de mantener y, sobre todo, incómodos de manejar para la búsqueda y recuperación deinformación. La sobrecarga de documentación impresa sobre las mesas de trabajo, archivos intermediosy su difícil y limitada capacidad para ser compartida por varios usuarios, hacen casi inevitable el hechode que se reproduzcan de varias formas los mismos documentos, dificultando sobremanera su control,búsqueda, recuperación y gestión.

Más aún, en el mundo de los archivos (y también, en bibliotecas) es ya casi inconcebible no contar conalgún sistema de gestión documental para el desarrollo y mejora de (al menos) ciertos procesos, enmuchos casos tediosos, repetitivos, y a veces también bastante complejos.

El desarrollo de las nuevas tecnologías proporciona a las organizaciones en general, y a los archivos enparticular, de una forma relativamente sencilla, un medio poderoso de gestionar la información impresa através del tratamiento de la documentación vía electrónica. El documento electrónico de todo tipo(expedientes, cartas, informes, facturas, albaranes, libros, fotografías…) y su posible, rápida y(relativamente) fácil recuperación a través de sistemas de archivo electrónico, implican enormes ventajascompetitivas en todo tipo de organizaciones: mayor acceso y movilidad a los documentos, seguridad ycontrol de los documentos, ahorro de espacio físico, de fotocopias... y un largo etcétera.

Además, la implantación de estas técnicas y sistemas es más fácil y económica de lo que a veces sepueda creer. Con una formación básica pero orientada a la práctica y unos mínimos recursos hardware ysoftware

Los responsables son todos los agentes activos de la organización(directivos, accionistas, empleados, clientes, usuarios, proveedores)son productores-receptores de información en formato electrónico ydigital ya que todos están involucrados el proceso de generación,transferencia y almacenamiento de información, que contribuya conla preservación de la memoria de las instituciones y por supuesto dela historia de la sociedad.

Clarificar el papel de los archivos en el

contexto de la administración electrónica.

Proporcionar una serie de recomendaciones

que sirvan de referencia a los archivos para

abordar la gestión de los documentos

electrónicos con garantías de conservación y

acceso futuros.

La aparición del documento electrónico en el campo archivístico, sinmencionar el campo tecnológico propiamente dicho, ha derivado en unaserie de implicaciones para archivistas, ingenieros de sistemas,abogados, administradores y otros profesionales incluidos loshistoriadores, en cuanto a la naturaleza del documento y sucorrespondiente tratamiento archivístico e informático, a la vez que hatraído serios cuestionamientos sobre la forma como deben manejarse losdocumentos electrónicos.

En este sentido, es evidente que el documento electrónico requiere unanálisis más detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica,que dicho sea de paso ha sido la que mayor atención ha recibido en losúltimos años, principalmente para darle soporte a la estructura judicial ylegal que tanto interesa a muchas organizaciones a nivel mundial.

DOCUMENTO

ELECTRÓNICO

PROCESO

EXPEDIENTE

ELECTRÓNICO

Información de cualquier naturaleza en forma

electrónica, archivada en un soporte electrónico

según un formato determinado y susceptible de

identificación y tratamiento diferenciado

Válidamente emitido y que incorporen firmas

electrónicas (autenticidad e integridad); incluye

garantía temporal si es requerida.

Conjunto de documentos electrónicos

correspondientes a un procedimiento

administrativo, cualquiera que sea el tipo de

información que contengan

Es un conjunto de datos que se almacenan bajo

un determinado formato; puede ser guardado

en el disco duro de la computadora o en algún

otro medio de almacenamiento como disquete,

disco compacto, unidad ZIP, etc.

Su función es almacenar la información que ha

trabajado el usuario y los programas

informáticos que le permiten a la computadora

atender a las solicitudes de este, como es el

caso de Windows, Linux, Word o Netscape

Communicator, por mencionar algunos.

La identificación de los archivos electrónicos se realizacon dos elementos: el nombre y la extensión.

Dependiendo de la plataforma que se utilice (windows,macintosh, unix, etc.), el número de caracteres que sepodrán utilizar son:

En el nombre, desde 1 hasta 256 (este último para elcaso de windows).

En la extensión, desde 2 hasta 5 (este último para elcaso de unix).

El nombre permite la administración del archivo. Laextensión indica el formato, tipo de datos que contieney el programa que requiere la computadora paravisualizarlo o editarlo. Cabe señalar que lacomputadora realiza esta asociación de maneraautomática, siempre y cuando tenga habilitado elprograma de cómputo requerido por el archivo.

SEGURIDAD: Con el expediente electrónico tiene asignado un nombre de usuario y una contraseña que lo identifica de manera segura.

COMODIDAD: Ya no es necesario conocer el contenido de los documentos de su expediente. No hace falta esperar para obtener copias, ya que de necesitar un documento en papel, existe la opción de imprimir.

RAPIDEZ Desde el expediente electrónico se puede acceder al Boletín Personal y revisar de manera directa todos los expedientes en la que tenga interés jurídico sin necesidad de consultar y revisar uno por uno.

ECOLOGÍA Y AHORRO Se evita la utilización de miles de hojas de papel ya que los interesados pueden leer el documento en su computadora.

Es un conjunto de documentos de archivo,

electrónicos y tradicionales, relacionados entre si, y

conservados en parte en soporte electrónico.

Con documentos almacenados en salas de custodia, en

cajas en distintas ubicaciones o en archivos

electrónicos, acceder a la información es un reto.

Una solución de gestión documental híbrida, ofrece la

rentabilidad de almacenar la información en formato

físico, junto con la rapidez, comodidad y ahorro de

costos que ofrece el acceso digital.

Los archivos se guardan en papel, pero pueden

digitalizarse bajo demanda a medida que sus

necesidades empresariales así lo requieran.

Se trata de los módulos clásicos de la gestión

documental pero aplicados a los documentos

electrónicos por lo que aquí serán factores

claves, la recuperación de información

mediante la gestión de índices de los atributos

de cada documento y sobre el contenido de los

mismos y la automatización de los ciclos de

vida dentro de los procesos de la organización.

Lo habitual, salvo en las instituciones donde se ha implementado unsistema GED (Gestión electrónica de Documentos), es que el documentoelectrónico sea solamente un estado intermedio que sirve para laelaboración del documento en papel. Siguiendo con este argumento, losdocumentos electrónicos tienen en las instituciones otra función que agilizael trabajo y que son usados como plantillas de documentos, paraelaboración de documentos.

Sin embargo la acumulación de documentos electrónicos en losordenadores de las instituciones, aparece como un nuevo problema quehasta ahora no existía. El espacio en este caso no es tan preocupante,pues la memoria de almacenamiento es cada vez más barata; pero ladificultad para recuperar la información y la generación de copias deseguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestión.

Además la facilidad con la que se generan copias de los documentoselectrónicos en discos duros y mensajería interna, reproduce un caostodavía mayor que el que producen las copias en papel, agravado con laposibilidad de tener un documento en muchas versiones.

La gestión de documentos electrónicos requiere

sistemas de Archivo que cumplan con las siguientes

funciones:

Organizar racionalmente los directorios informáticos y

los accesos a los mismos, estableciendo las normas o

sistemas para el almacenamiento de los documentos.

Controlar la reproducción indiscriminada de copias.

Eliminar las copias y versiones de un mismo

documento.

Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de

los documentos

Establecer un sistema que permita recuperar la

información eficazmente.

Constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigidaa normalizar la gestión de los documentos de archivo en unaorganización. Esta recomendación, aplicable también en elentorno analógico, se revela como absolutamenteindispensable en el entorno digital.

Para conservar adecuadamente los documentos electrónicoses imprescindible incorporar una serie de requisitosarchivísticos desde el momento en que se diseñan lossistemas informáticos y controlar los documentos durante todosu ciclo de vida para garantizar su calidad e integridadpermanente. Tal medida no puede llevarse a cabo sin unconjunto de políticas y estrategias generales que faciliten lagestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

La organización de los archivos electrónicos debe

entenderse como un proceso formal, regido por

principios, normas y procedimientos enmarcados dentro

de la archivística.

El documento electrónico de archivo es el registro deinformación generada, recibida, almacenada pormedios electrónicos, que permanecen en estosmedios durante su ciclo vital; es producida por unapersona o entidad en razón de sus actividades ydebe ser tratada conforme a los principios yprocesos archivísticos. “La organización dedocumentos electrónicos de los archivos de gestiónconsiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/osubserie a la que pertenecen la cual ha sidodefinida en el Cuadro de Clasificación Documental”.

La ordenación de los documentos electrónicos no debe

variar de la que se lleva a cabo en papel, con la diferencia

de que la ordenación va a ser lógica, no física. Se

complica a la hora de organizar las series

En esta gráfica se observaun ejemplo como no debeencontrarse en los equiposde cómputo debidamenteordenados con parámetrosque faciliten la informacióncontenida en ellos; es porello que resultan dificultadescuando se necesitarecuperar algún documentoque se ha guardado y enmuchas ocasiones no seconoce el nombre que se ledio inicialmente al archivo nien que carpeta se guardó; enmuchos casos nuncaaparecen los documentos.

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para

guardar documentos en el disco duro del PC. Estas

categorías se asimilan a las Series y Subseries

documentales. Para clasificar los documentos en

formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de

Clasificación Documental (CCD).

Conjunto discreto de datos( ficheros de texto, de

datos, imágenes) almacenado en un ordenador,

aplicación o base de datos, lógicamente

interrelacionados y que sirve aun propósito o

función común.

Dentro de cada serie

se incluyen las

subseries:

Ejemplo: En la serie

ACTAS se encuentran

las siguientes

subseries:

Clasificación Documentos Electrónicos

Ordenación Documentos Electrónicos

Instrumentos de Consulta

Al trabajar a diario con información almacenada en

disquetes, es muy común que no se tenga la

información ordenada adecuadamente para poder

facilitar búsqueda de archivos en estos discos. Es

bastante frecuente que no se sepa con claridad que

información esta contenida en los disquetes y se pierde

mucho tiempo en la localización de determinado

archivo.

Así por ejemplo si una persona de una facultad requiere

guardar Actas del Comité Académico: deberá marcarlo

de la siguiente manera:

1. ACTAS: Corresponde Código de la Serie.

1.2 Actas del Comité Académico: Corresponde ala Subserie.

Formato Word: Significa que las Actas que seencuentran almacenadas allí estas guardadasen Microsoft Word.

Disquete 1/5: Significa que es el primer disquetede 5 que contienen Actas del Comité Laboral.

Los códigos de la Series y Subseriesdocumentales están dados por el Cuadro deClasificación Documental CCD que elProyecto de Archivo ha trabajado con cadauna de las dependencias.

Nota aclaratoria: El disquette no es el mediomás aconsejable para guardar informaciónimportante y relevante puesto que es unmedio muy sensible y un medio deconservación no recomendable.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

310/ 1. ACTAS

310/1.9 ACTAS DE COMITÉ

ACADÉMICO

Disquete No. 1/1

Se requiere configurar un modelo de gestión de archivos electrónicos que integre los aportes

de diferentes profesionales (archivistas, abogados, historiadores, ingenieros, etc.) y el cual

debe estar caracterizado por:

Uso de estándares

Manejo de códigos basados en las mejores prácticas

Guías y manuales

Entrenamiento y soporte

Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos

Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente

Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo

Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo

Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad

Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.

Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática

Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía.

Verificable a través de procedimientos de auditoría de información

Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de documentos y archivos electrónicos, espreciso definir las operaciones de la función archivística que el sistema debe proveer; estas operacionesse la gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización. En todocaso, es necesario que la oficina responsable del programa prevea que este cumpla con los siguientesrequerimientos a nivel de automatización de la función archivística:

• Gestión de los Documentos y expedientes según el estado de la retención

• Gestión de documentos por tipo, según la etapa del ciclo vital (vital, activo, inactivo, permanente)

• Gestión de los documentos y expedientes de acuerdo con su localización

• Gestión del documento según el nivel de importancia y las restricciones de acceso

• Gestión de los documentos que requieren ser transferidos a medios archivísticamente más seguros

• Gestión de documentos vitales

Como política general, se debe garantizar la integridad de los documentos, protegiéndolos contra riesgos enaspectos como acceso no autorizado, perdida, sabotaje, eliminación premeditada, cambio tecnológico,así como definir planes de recuperación en casos de desastre, medidas todas ellas necesarias parapreservar la memoria de la humanidad en la era digital.

El hecho de que haya cambiado el soporte implica algunasvariaciones en las costumbres archivísticas tradicionales: se precisael uso de máquinas para hacer posible su lectura, se requierendiferentes normas de conservación, e incluso se tendrán que dictarnormas sobre el volcado de unos soportes a otros con el fin depreservar la información del deterioro y posibilitar su lectura con lasmáquinas actuales y no depender de máquinas antiguas.

El uso de sistemas informáticos ha hecho cambiar el modo de trabajoen las organizaciones: muchas tareas se realizan con el ordenador,incluso si se trabaja en equipo o si un documento/expediente locrean varias personas, ya que es posible transferir la información deun ordenador a otro a través de la red de la institución. Además, esosdocumentos a menudo pueden ser presentados en soporteelectrónico a sus destinatarios, sin necesidad de imprimir una o máscopias en papel y almacenarlas también en dicho soporte.

Se han de crear equipos de trabajo multidisciplinares, con

un mandato claro y responsabilidades bien definidas, que

dirija y coordine todas las iniciativas relacionadas con la

implantación de la administración electrónica.