transformando seu investimento erp em resultados para seu negócio

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    2Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

    SUMRIO

    A histria do ERP

    O que um ERP far pelo seu negcio?

    1.1 - Otimizao dos processos

    1.2 - Gerenciamento completo

    1.3 - Informaes relevantes

    1.4 - Controle TributrioERP investimento, no um gasto!

    Como escolher o ERP certo para sua empresa

    3.1 - Funcionalidades

    3.2 - Valor do investimento

    3.3 - Suporte e atendimento3.4 - Adequao ao segmento

    Concluso

    Sobre a Mega Sistemas

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    Introduo

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    3Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

    Investimentos so inerentes ao desenvolvimento de qualquer tipo de empresa, certo? Nesse cenrio,gestores que no se dispem a investir para a compra de insumos e equipamentos no aplicam tempo econhecimento para a criao de novos produtos e servios, no disponibilizam talentos para melhorar processose no aprimoram seus relacionamentos para ampliar o alcance de seus negcios dificilmente atingem a metamais bsica de qualquer empreendimento: crescer.

    Mas o investimento por si s tambm no garantia de que as metas e objetivos sero alcanados. Paraisso preciso contar com um bom planejamento e uma excelente organizao no s para colocar a casa

    em ordem, mas para mant-la assim. Nesse sentido, a utilizao de um sistema ERP (Enterprise ResourcePlanning) ou sistema de gesto, como tambm conhecido para controlar os procedimentos do dia a diada empresa, integrar diferentes reas e garantir o melhor fluxo das informaes corporativas pode trazeros melhores resultados. Essa uma nova realidade de crescimento para a qual os negcios precisam estarpreparados, trazendo o foco em decises mais certeiras e aumento da produtividade corporativa.

    Com o avano da tecnologia a implantao desses sistemas de gesto pode ser feita em negcios de qualquerporte, ramo ou estrutura, e cada vez mais empreendedores esto investindo nesse tipo de organizao cor-

    porativa. Neste e-book vamos mostrar como um sistema ERP pode oferecer informaes para melhorar suasestratgias de mercado e de que forma ele transforma investimentos em resultados. Pronto para entrar parao time?

    INTRODUO

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    A HISTRIA DO ERP

    Os primeiros sistemas de gesto empresarial surgiram na dcada de 50, com

    o incio dos conceitos sobre controle tecnolgico e gesto corporativa. Nesse

    perodo a tecnologia era cara, lenta e para poucos, mas j apresentava os

    primeiros sinais das vantagens que um ERP poderia proporcionar, reduzindo

    significativamente o tempo que antes era necessrio em processos manuais.

    Com a expanso econmica e a popularizao da tecnologia, surgiram nos

    anos 70 os MRPs (Material Requirement Planning), antecessores do ERP que

    realizavam o planejamento de requisies de materiais especificamente para

    as indstrias manufatureiras. Em formato de conjuntos de sistemas, formavam

    os primeiros pacotes integrados que permitiam o planejamento de insumos e

    gerenciamento do processo produtivo nas empresas.

    Mas foi nos anos 80 que a grande evoluo tecnolgica aconteceu, marcando

    a chegada dos microcomputadores e das redes interligadas que revolucio-

    naram as prticas de gerenciamento e reduziram os investimentos. Nesseperodo o MRP se transformou em MRP II, que passou a controlar tambm

    atividades como mo de obra e maquinrios, aproximando-se muito do que

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    5Transformando seu investimento ERP em resultados para seu negcio

    viria a ser o modelo conhecido hoje como ERP, mais abrangente e disponvel para qualquer segmento empresarial.A chegada do ERP aconteceu, de fato, quando o aumento da concorrncia no mercado tornou inevitvel a buscapor um mtodo que permitisse o levantamento de planejamentos estratgicos. At ento alguns departamen-tos ainda eram tidos como ilhas dentro das companhias e no faziam parte do MRP II, dificultando a anlise dedados para estabelecer estratgias de atuao. Os anos 90 trouxeram essa mudana, agregando aos sistemas degesto o conceito de mdulos que controlavam praticamente todas as reas da companhia e conversavam entresi, permitindo que todas as atividades fossem devidamente controladas.

    Ao mesmo tempo, a evoluo tecnolgica tornava-se mais acessvel, inserindo o conceito de ERP no cotidiano das

    companhias e dando novo rumo s aes estratgicas para o mercado e a economia. Esse movimento caracterizouum boom no setor a partir da segunda metade dos anos 90, surgindo diversas empresas que ofereciam pacotesde gesto e promessas. Mas at este momento a tecnologia de gesto permanecia como sendo um recurso paraempresas com certo poder aquisitivo, concentrando-se nas camadas superiores a mdias empresas. Apenas apartir de meados do ano 2000 foi que o ERP se popularizou definitivamente e as pequenas empresas tambmpassaram a aderir ao conceito.

    Contudo, nem todas as empresas esto preparadas para adotar um sistema de gesto empresarial, que para

    exercer sua excelncia completa exige que os processos de gesto da companhia estejam alinhados e em con-formidade com o funcionamento dos softwares contratados. Para que esses processos possam ser alinhados, preciso entender todas as vantagens e benefcios que um ERP pode proporcionar ao funcionamento do seunegcio. E isso que veremos no tpico a seguir!

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    1.1 - OTIMIZAO DE PROCESSOS

    Pense em como seus funcionrios registram, controlam e processam as informaes da sua empresa.Se cada departamento adota uma prtica diferente, na hora de cruzar as informaes, a anlise e aconsolidao dos dados se tornam demasiadamente demoradas e at suscetveis a erros.

    Empresas em pleno crescimento se deparam,no dia a dia, com uma srie de desafios: ampliara produtividade sem aumentar os custos deproduo, acompanhar os avanos tecnolgi-cos do mercado utilizando poucos recursos,reduzir o tempo de entrega de produtos,organizar o balano financeiro, reduzir o

    estoque, administrar salrios e diversas outrasdificuldades.Muitas vezes, superar esses obstculos requer

    algumas mudanas de polticas e de pro-cedimentos que podem ser alteradas oumelhoradas com a adoo de prticas automa-tizadas. Mas nesse ponto no basta apenasdigitalizar a empresa com a utilizao desoftwares diferentes para cada departamen-to. Todos os setores devem atuar de forma

    integrada. E a que o ERP entra, trabalhan-do para o aperfeioamento de vrios pontoscentrais da sua corporao.

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    Imagine, por exemplo, que o departamento de vendas e a equipe responsvel pelo estoque usemsolues diferentes para organizar a emisso de pedidos e a quantidade de produtos no depsito.Sem a integrao dos setores, possvel que mais produtos sejam vendidos do que de fato suaempresa tem estocado. Isso acaba prejudicando a rea de produo, que ter de aumentar

    sua capacidade para que todos os pedidos sejam entregues a tempo, alm de tambm in-fluenciar no setor financeiro, que ter de alocar mais recursos para o pagamento de horasextras e compra emergencial a fim de atender a demanda.Ou seja, quando vrios sistemas so executados separadamente, seu negcio sofretanto com a perda de tempo como de dinheiro.

    No entanto, ao otimizar os processos de todos os setores com a aplicao de

    um sistema ERP, o trabalho integrado e todas as informaes so registradasem um nico lugar, o que facilita o acesso aos dados do negcio como um todo.

    Esse tipo de sistema interliga as reas de modo que cada funo e setor da empresase baseie em um nico local de armazenamento de informaes. Com uma fonte dedados precisos e que podem ser acessados em tempo real, uma soluo ERP acabacom impasses de informao, ajuda os colaboradores a tomarem melhores e mais geis

    decises, alm de permitir que o gestor tenha uma viso dos resultados consolidados e in-dividuais da empresa. Isso fundamental para a definio de estratgias e para a adoo denovas medidas para o crescimento do negcio.

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    1.2 - GERENCIAMENTO COMPLETOUm sistema ERP trabalha com a utilizao de mdulos separados que interagem entre si. Esses mdulosso espcies de programas de gesto em diversas reas, sendo que cada empresa pode utilizar omdulo do seu interesse, personalizando o sistema de acordo com suas necessidades.

    Os mdulos oferecem recursos para a gesto financeira, contbil, de clientes, jurdica, controle de

    estoque, dentre outras reas. H tambm a possibilidade de o negcio criar um mdulo para umademanda especfica, como o controle de sua frota e logstica, por exemplo, ou o controle de prazos egerenciamento de combustveis.

    Dessa forma possvel fazer a gesto completa da empresa por meio de um nico sistema e, ainda,padronizar e acelerar os procedimentos de todos os departamentos. Isso tambm acaba economizan-do tempo, aumentando a produtividade e eliminando possveis erros causados por controles manuais.

    Em geral, das comuns s mais crticas, as tarefas so feitas com muito mais qualidade e gerenciadasde uma forma cada vez mais eficaz.

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    1.3 - INFORMAES RELEVANTESFato que sua empresa uma fonte valiosade informaes que podem ajud-la a crescersempre mais. No entanto, esses dados precisamestar devidamente organizados e ser acessveiscom muita rapidez, at porque o mercado est

    em constante mudana e preciso acom-panh-lo. Um sistema ERP gera relatrios eapresenta mtricas que auxiliam na tomada dedecises, no planejamento de novas estratgiase na adoo de tendncias mercadolgicas.Relatrios sobre o cenrio financeiro da empresa,por exemplo, permitem que o gestor acompanhe

    o desempenho geral do negcio, visualizando,em tempo real, quanto seu empreendimento

    contribuiu para as receitas e o quanto consumiude recursos em cada rea. Nesse contexto, possvel observar tanto as partes da corporaocomo tambm compreender o todo, o que pos-sibilita uma melhor avaliao das operaes,

    tendncias, produtividade das equipes e dosdepartamentos, todas informaes importantespara a correta tomada de deciso.

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    1.4 - CONTROLE TRIBUTRIO

    Fazer parte do grupo de empresrios no Brasilsignifica estar sujeito a regras, exigncias e muitaburocracia para enfrentar o furaco tributriobrasileiro. Em 2014 o IBPT (Instituto Brasileirode Planejamento e Tributao) retratou esse

    cenrio desafiador em nmeros. De acordo comuma pesquisa da instituio, desde a Consti-tuio de 1988 foram criados no Brasil 4.960.610normas para reger a vida no pas. E somente ocampo tributrio recebeu 7% de todas essasnovas exigncias. Em nmeros absolutos, so320.343 novas normas tributrias em menos de

    trs dcadas, uma mdia de 46 regras por diano pas. uma realidade brutal que obriga as

    empresas a destinarem muito tempo e trabalhopara conhecerem e realmente entenderem essesprincpios, a fim de adaptarem seus processosde gesto para o cumprimento das mudanas.Conviver com esse cenrio no uma tarefa

    fcil, representando um desafio constante paraqualquer empresrio. Somente ficar atento di-vulgao dessas novas regras no , infelizmente,o suficiente. Contar com aparatos tecnolgicos uma forma excelente para aumentar a eficin-cia dos controles internos de uma empresa. Umsistema ERP cria um ambiente em que possvel

    manter um arquivo com todas as informaesnecessrias para o bom funcionamento do

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    negcio, alm de desenvolver uma plataformaque se adapta insero de novas informaes.Esses dados passam a interagir e a se com-plementar, o que permite que as empresas semantenham atualizadas e conectadas com as

    constantes mudanas no sistema tributriobrasileiro. possvel encontrar no mercado com-panhias que desenvolvem sistemas e soluesespecialistas nisso, pois seus profissionaisdominam as exigncias tributrias do Brasile desenvolvem ferramentas preparadas paraa realidade nacional, como a Mega Sistemas

    Corporativos, que uma empresa 100% nacional,que conhece h 30 anos os desafios de ser

    um empreendedor brasileiro e est atualizadacom todas as inovaes do regime tributrio.At mesmo em casos de ERPs verticalizados acompanhia consegue apoiar seus clientes noatendimento a tributos espec- ficos, facilitando

    a gesto integrada e o controle contbil e ad-ministrativo das organizaes.

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    O ERP integra seus processos em um

    nico sistema, organizando o fluxo dasua empresa e dando ocontrole totalda

    gesto do seu negcio.

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    Muitos empresrios, principalmente de pequenas e mdias

    empresas, ainda tm uma certa resistncia em utilizar um sistemaERP em seus negcios por pensarem apenas em seus custos deimplantao e manuteno. No entanto, preciso, primeiramente,mudar um pouco a perspectiva, j que a adoo de um ERP no um gasto, mas, sim, um investimento.

    O retorno da aplicao inicial pode ser notado na rpida diminuio

    de custos em outras reas e tambm no aumento da produtivi-dade da empresa a mais longo prazo. Vale ressaltar que h casosem que os resultados so perceptveis at mesmo a curto prazo.Empreendimentos que planejam seu fluxo de caixa por meio das in-formaes fornecidas pelo sistema integrado e ajustam as datas deseus vencimentos de acordo com os recebimentos acabam, muitasvezes, economizando muito com a eliminao de juros bancrios,

    por exemplo. E, com isso, o retorno do investimento surge em mdiade 12 a 24 meses.

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    Ao trocar o preenchimento de planilhas por um sistema ERP com mdulo financeiro, uma empresatambm reduz custos com a utilizao de papis e outros materiais. Isso sem contar a significativa

    economia de tempo, j que a equipe do setor no mais passar horas consolidando e conciliando osdados manualmente, podendo se dedicar a outras tarefas dentro do prprio departamento.

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    possvel, ainda, melhorar o controle de estoque,

    garantindo que a quantidade adequada deprodutos esteja no local correto e no momentopreciso. Para isso, basta registrar e acessaras informaes sobre o inventrio no sistemaintegrado. Seu funcionrio pode checar, porexemplo, quantos itens esto armazenados oumesmo rastrear os pedidos e a entrega das mer-

    cadorias, o que parte vital das operaes denegcios.Se um cliente entrar em contato solicitando in-formaes sobre sua entrega, por exemplo, ocolaborador ter em mos todas as informaesnecessrias para verificar o status do pedido, seo pagamento j foi liberado e onde exatamente

    se encontra o produto, sem ser necessriorecorrer a outros departamentos, o que tornariao atendimento bem mais demorado.

    Outra funcionalidade do sistema ERP que ele

    tem um impacto muito positivo na reduo deerros, pois facilita a visualizao dos processos emantm o histrico de tudo o que ocorre no em-preendimento armazenado em um nico local.As compras para manter um estoque mnimopodem, por exemplo, ser planejadas e otimizadasa partir da anlise do histrico de demandas por

    perodo e sazonalidade. Assim, o empreendedorelimina erros que possam resultar em prejuzosou em estoque parado devido a compras malplanejadas.Por fim, um sistema integrado elimina a utilizaode mltiplos programas, o que facilita a gestodo departamento de TI, reduz custos com ma-

    nutenes e diferentes atualizaes ou com acompra de vrias licenas de uso de softwares.

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    A escolha do sistema ERP ideal para sua empresa no to simples assim, mas tambm no nada assus-

    tadora, como muitos pensam. Essa deciso comea a ser tomada pelo levantamento das necessidades eprioridades da companhia e dos processos utilizados em cada departamento, para que os gestores saibam

    o que realmente funciona e o que precisa melhorar, alm de servir tambm para dimensionar e antecipar

    possveis necessidades. No existe um sistema que atenda qualquer demanda. Para cada necessidade,

    porte e segmento, sempre haver uma soluo mais adequada. Alm disso, um projeto de sucesso tambm

    no depende exclusivamente do software escolhido, mas fundamentalmente de trs fatores: SOFTWARE +

    EQUIPE DE CONSULTORES + PESSOAL INTERNO. Qualquer elo fraco nesta corrente certamente compro-meter o sucesso da iniciativa.

    Veja quais outros pontos voc deve considerar para fazer escolha mais acertada:

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    3.1 - FUNCIONALIDADES

    Algumas funcionalidades so simplesmente indispensveisem um sistema ERP. Ele precisa, por exemplo, ser flexvelpara se adequar s novas necessidades da empresa ao longodos anos. Deve tambm ser modular, para oferecer diversosservios de gesto, permitindo, porm, que a empresa imple-

    mente apenas os mdulos de seu interesse, a fim de facilitara expanso ou a reduo do sistema. Alm disso, o sistemarequer a conexo no s entre departamentos, mas tambmentre filiais e outras empresas de um mesmo grupo e, mais re-centemente tambm, integrando com sistemas da sua cadeiacomo clientes, fornecedores, transportadores, entre outrosagentes. Dessa forma, sua empresa poder utilizar o mesmo

    recurso por muito tempo sem que fique desatualizado.

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    3.2 - VALOR DO INVESTIMENTO

    Logicamente o valor do investimento em software, hardware e servios de im-plantao quando o assunto a evoluo tecnolgica deve ser levado em conta,mas importante ressaltar que este no deve ser o item principal no momento daescolha. A busca por investimentos menores muitas vezes pode trazer arrependi-mentos futuros ou at mesmo a perda total do investimento.

    Por isso, na hora de fechar negcio, leve em considerao referncias de outrasempresas do seu segmento de mercado, experincias de profissionais de suaconfiana, tempo de empresa e experincia dos profissionais, soluo unificadaem um nico fornecedor e at mesmo o histrico de processos judiciais que o for-necedor escolhido possa ter sofrido. Assim, voc poder tomar a sua deciso commais segurana e assertividade no momento da escolha.

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    3.3 - SUPORTE E ATENDIMENTO

    Verifique tambm se h pessoal capacitado disponvel, com habilidades e conhecimentos especficos, queentendam os processos internos do negcio, para oferecer as melhores solues e customizar o sistemacom agilidade e rapidez, e que estejam atualizados em relao s tecnologias disponveis no mercado.Os profissionais devem sugerir inovaes para a otimizao do trabalho da sua corporao, eliminandorotinas ultrapassadas que podem predominar na sua empresa. Em relao ao atendimento de suporte, osprofissionais da equipe precisam estar preparados para entender o real problema do cliente e apresen-

    tar a melhor soluo, sempre explicando cada etapa para a resoluo da questo e sanando possveisdvidas. Profissionais no especializados no seu negcio podem dar solues genricas que nem sempreso a melhor para o seu problema.

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    3.4 - ADEQUAO AO SEGMENTO

    Para oferecer solues cada vez mais assertivas, ossistemas ERP podem contar com funcionalidades especifi-camente voltadas para diferentes segmentos do mercado.Assim, se voc atua na rea da construo, da manufa-tura, da logstica, no setor de servios, de combustveis,agrobusiness ou empresarial, existe um sistema ERP

    montado especialmente para atender suas demandas.De forma geral, os sistemas devem possuir solues bsicaspara automatizar e integrar processos administrativos, finan-ceiros, contbeis e jurdicos, porm, precisam contar, ainda,com mdulos para um controle mais especfico na gestode cada tipo de negcio, considerando as particularidadesde cada segmento e oferecendo a expertise de uma equipe

    especialidade em cada ramo. Solues genricas e queatendem muitos segmentos podem falhar. preciso espe-cializao para tornar o controle eficiente.

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    Independente do tamanho e do segmento da empresa, possvel implantar um sistema ERP que

    satisfaa os desejos e as necessidades do seu negcio, graas flexibilidade e diversidade

    das solues oferecidas, sempre com o foco na gerao de resultados e na otimizao de seus

    investimentos.

    O que ainda est esperando para implementar em sua empresa um sistema integrado para

    melhorar a eficincia dos processos administrativos, aumentar o controle de gesto, definir es-

    tratgias mais certeiras, reduzir custos e otimizar a produtividade? E no esquea de utilizar os

    dados organizados por meio desse novo modelo de gesto para aferir seus resultados, viu?

    Inicie hoje mesmo a avaliao das solues disponveis no mercado e nos convide para participar

    desta avaliao! Se a nossa soluo estiver alinhada com as necessidades da sua empresa, teremos o

    maior prazer em atende-lo ;)

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    SOBRE A MEGA SISTEMAS

    No mercado desde 1985, a Mega Sistemas

    Corporativos S/A, oferece para mais de 50 mil

    usurios o que h de melhor em ERP e tecnologia de

    gesto empresarial. Com solues e equipes espe-

    cializadas nos segmentos da construo, manufatura,

    logstica, combustveis, servios e agronegciose o

    pensamento claro de que inovar a nica maneira decontinuar crescendo, as solues Mega proporcionam

    indicadores de performance que transformam dados

    em decises certar para potencializar o sucesso de

    seus negcios. Para isso, a Mega conta com mais de700 colaboradorespara atender cerca de 2 mil

    clientesem todo territrio nacional.

    Saiba mais em www.mega.com.br.

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