Trabalho realizado por: Filipe Cabral; Nuno Silva; Paulo Martins; 10ºS

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<ul><li> Slide 1 </li> <li> Trabalho realizado por: Filipe Cabral; Nuno Silva; Paulo Martins; 10S </li> <li> Slide 2 </li> <li> Os secretrios so os profissionais responsveis pelas diversas tarefas administrativas necessrias ao correcto funcionamento de uma administrao, servio ou escritrio. As tarefas de secretariado so, entre outras, processar, dactilografar e traduzir relatrios, cartas e actas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar encontros e entrevistas, contactar clientes, preencher impressos, enviar documentos atravs de fax e correio e organizar e manter diversos ficheiros e dossiers. </li> <li> Slide 3 </li> <li> Podem tambm preparar processos para a chefia, compilando a documentao e a informao necessrias, transmitir decises, providenciar reunies de trabalho e redigir as suas actas, tirar fotocpias, receber e classificar correspondncia e documentos, efectuar a marcao de viagens e assegurar a ligao entre os profissionais que secretariam e o resto dos elementos da organizao. </li> <li> Slide 4 </li> <li> 1. Planear e organizar a rotina diria e mensal da chefia/direco, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados: 1.1 Organizar a agenda, efectuando a marcao de reunies, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua durao e localizao e procedendo a eventuais alteraes; 1.2 Organizar reunies, elaborando listas de participantes, convocatrias, preparando documentao de apoio e providenciando pela disponibilizao e preparao do local da sua realizao, incluindo o equipamento de apoio; 1.3 Organizar deslocaes efectuando reservas de hotel, marcao de transporte, preparao de documentao de apoio e assegurando outros meios necessrios realizao das mesmas. </li> <li> Slide 5 </li> <li> 2. Assegurar a comunicao da chefia /direco com interlocutores, internos e externos, em lngua portuguesa ou estrangeira: 2.1 Receber chamadas telefnicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em funo do tipo de assunto, da sua urgncia e da disponibilidade da chefia/direco, ou encaminhando para outros servios; 2.2 Acolher os visitantes e encaminh-los para os locais de reunio ou entrevista; 2.3 Contactar o pblico interno e externo no sentido de transmitir orientaes e informaes da chefia/direco. </li> <li> Slide 6 </li> <li> 3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direco: 3.1 Seleccionar, registar e entregar a correspondncia urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequncia; 3.2 Providenciar a expedio da correspondncia da chefia/direco </li> <li> Slide 7 </li> <li> Planificao de uma viagem; Viagem de comboio; Viagem de automvel; Viagem de avio; Documentos de viagem: Passaporte; Documentos de sanidade; Seguro de viagem; Aspectos financeiros da viagem; Outros aspectos prticos; </li> <li> Slide 8 </li> <li> Verificao final: O regresso; A organizao intelectual da viagem: Pedido de ttulo de transporte e de Hotel; Escolha e reserva dos Hotis; </li> <li> Slide 9 </li> <li> Viagens ao estrangeiro: Documentos; Sade e vacinas; Segurana social; Mquina fotogrfica, cmara de vdeo; Pequenas coisas; </li> <li> Slide 10 </li> <li> A escrita dever ser bem estruturada, por forma a no suscitar dvidas ou falsas interpretaes. A gramtica e a pontuao devero ser correctamente utilizadas. Existem algumas regras bsicas que devem acompanhar qualquer tipo de correspondncia: Morada do remetente: Nmero de telefone do remetente (caso este no esteja impresso na folha da empresa): Referncia ou assunto: Data: Nome e morada do destinatrio: Saudao ou entrada: Corpo da carta: Cumprimentos finais: Assinatura: Anexos: Cpias: </li> <li> Slide 11 </li> <li> Organizar o arquivo: Um dos problemas dirios mais importantes de uma assistente eficaz o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer boas capacidades de sistematizao de processos e de organizao pessoal. Um bom teste funcionalidade de um arquivo consiste na facilidade de consulta por parte de outras pessoas. Existem quatro tipos clssicos de arquivo: </li> <li> Slide 12 </li> <li> Alfabtico - Organizado por cliente, fornecedor ou colaborador. Numrico - Organizado por cliente ou fornecedor, sendo atribudo a cada um deles um nmero de ficheiro. Neste caso, necessrio ter uma lista de consulta do nmero atribudo a cada cliente. Geogrfico - Organizado por regio, cidade, pas e, de seguida, por ordem alfabtica. Por assunto - Organizado por assuntos alinhados por ordem alfabtica. </li> <li> Slide 13 </li> <li> Com o advento das novas tecnologias e, em particular da Internet, o arquivo electrnico tornou-se cada vez mais importante dado que permitir libertar o escritrio da papelada desnecessria. Tambm o arquivo em disquetes est claramente fora de moda. O ideal ser usar um programa especifico de gesto de documentos ou recorrer aos programas mais simples e populares como as base de dados, as folhas de clculo ou o mero correio electrnico. </li> <li> Slide 14 </li> <li> O que documento arquivstico? Um arquivstico uma informao registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das actividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicismo, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas actividades. </li> <li> Slide 15 </li> <li> Tais elementos so: Suporte: base fsica do documento; Forma: textual, grfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatrio, logo marca, selo, carimbo e outros; Anotaes: urgente, arquive-se, ciente e outros; Contexto: jurdico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos instituio criadora do documento. Documentrio: regras de workflow, cdigo de classificao, temporalidade, assunto e outros. </li> <li> Slide 16 </li> <li> No caso dos documentos electrnicos, acrescentem-se outros elementos tais como: Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros. Anotaes: data, hora e local da transmisso; indicao de anexos e outros. Contexto: contexto tecnolgico (hardware e software). </li> <li> Slide 17 </li> <li> Classifique e arquive seus documentos activos por assunto e acondicione, de preferncia em pastas suspensas, que facilitam a localizao e o acesso ao material. Identifique o assunto principal da pasta de acordo com que est arquivando e coloque-as em ordem alfabtica. Dentro das pastas, separe os documentos por sub-assunto e perodo, utilizando divisrias de cartolina. </li> <li> Slide 18 </li> <li> Recomendaes para conservao de fotografias e negativos: No use grampos ou clipes em fotografias ou negativos; No escreva em fotografas com caneta ou tinta de qualquer espcie. Use somente lpis macio (6B) e de preferncia anote no verso apenas o nmero (cdigo) para catalogao; No use fita adesiva, etiqueta auto-adesiva ou cola directamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso); No toque directamente nas fotografias e negativos, utilize luvas </li> <li> Slide 19 </li> <li> Evite danos no papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos documentos. Fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no removveis no papel. O controle contra insectos em Arquivos deve ser realizado mediante limpezas e desinfestao peridicas e uso preferencialmente de estantes de ao. </li> <li> Slide 20 </li> <li> Para maior durabilidade, fitas de vdeo, disquetes e outros meios electrnicos devem ser mantidos longe de campos electromagnticos (computadores, aparelhos de som, TV, etc.) e livres de poeira, humidade e temperaturas altas. </li> <li> Slide 21 </li> <li> Preserve os seus documentos tomando alguns cuidados bsicos durante a sua consulta: Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira e gorduras. No humedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um documento/livro. Ela afecta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento de microrganismos na documentao. No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez. </li> <li> Slide 22 </li> <li> Controle a temporalidade de guarda dos documentos: Elabore a Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda legal para os documentos com base na legislao vigente e nas particularidades da Instituio, possibilitando a adopo de critrios para guarda e descarte dos documentos, maior contabilidade em aces de expurgo, reduo de custos operacionais, racionalizao de espao fsico, materiais e recursos humanos. </li> <li> Slide 23 </li> <li> Identificao de documento arquivstico electrnico original: Primeiro documento completo e efectivo. Para um documento ser original, ele deve ser completo, isto , sua forma deve ser aquela pretendida pelo seu autor e/ou pelo sistema jurdico; primitivo, isto , deve ser o primeiro a ser produzido de forma completa; e efectivo, isto , deve ser capaz de alcanar os efeitos para os quais foi produzido. No ambiente electrnico a qualidade de original dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema electrnico de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido electronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta mtodos que o tornam mais completo e capaz de gerar consequncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia. </li> <li> Slide 24 </li> <li> Descarte Documentos: Gerncia o descarte dos documentos com a implantao de Termo de Eliminao que instrumento onde deve constar a relao dos documentos a serem eliminados e a aprovao dos responsveis. Mantenha os Termos no Arquivo para possveis consultas. </li> <li> Slide 25 </li> <li> Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da Instituio, visando: Localizar os documentos no instante em que solicitados; Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos relacionados com um determinado assunto, lugar, indivduo, firma ou instituio; Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos. </li> <li> Slide 26 </li> <li> Avalie os documentos que devero ser mantidos no arquivo considerando a exigncia legal e a necessidade administrativa da empresa. A reduo de custos na manuteno de arquivos provm do no arquivamento de documentos desnecessrios e pela eliminao dos que j perderam o valor legal ou administrativo. Utilize pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas suspensas, assim voc localizar as subseces da pasta de forma mais rpida. </li> <li> Slide 27 </li> <li> Para uma gesto eficaz do arquivo implante um controle de emprstimo de documentos. Este controle poder ser feito com o uso de divisrias coloridas de papel registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos retirados devero ser substitudos temporariamente por estas divisrias at sua devoluo </li> <li> Slide 28 </li> <li> Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se a guarda deste se faz necessria. No aumente o volume de seu acervo desnecessariamente. </li> <li> Slide 29 </li> <li> O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento, o volume e a frequncia de uso. Os documentos podem ser classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituies, datas, lugares, em ordem numrica ou uma combinao de todos os itens. </li> <li> Slide 30 </li> <li> Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que este gerado. Se o documento produzido electronicamente e a tramitao feita no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento em papel considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e arquivamento em meio electrnico, este que ser considerado o original. Neste caso, o documento impresso ser considerado uma cpia. </li> <li> Slide 31 </li> </ul>