PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO PARANÁ

CÂMPUS SÃO JOSÉ DOS PINHAIS

CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

ANA LÚCIA MODA

BRUNO EMANOEL DOS SANTOS

JOÃO HENRIQUE RONSKOSKI

JOÃO VITOR KORMANN DOS SANTOS

MARLON DO AMARAL

SAMANTHA CANDIDA WASEM

FLUXOGRAMA

SÃO JOSÉ DOS PINHAIS

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ANA LÚCIA MODA

BRUNO EMANOEL DOS SANTOS

JOÃO HENRIQUE RONSKOSKI

JOÃO VITOR KORMANN DOS SANTOS

MARLON DO AMARAL

SAMANTHA CANDIDA WASEM

FLUXOGRAMA

Trabalho Acadêmico apresentado à Disciplina de Fundamentos de Administração I, do Curso de Ciências Contábeis, da Pontifícia Universidade Católica do Paraná.

Professora Cláudia Coser

SÃO JOSÉ DOS PINHAIS

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2010

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“ Se pudéssemos saber, em primeiro lugar, em que ponto nos encontramos e até que ponto avançaremos, estaríamos em melhores condições para julgar o que fazer e como fazê-lo.”

Abraham Lincoln

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO....................................................................................................... 04

2 CONCEITO DE FLUXOGRAMA............................................................................ 05

3 OBJETIVOS........................................................................................................... 05

4 VANTAGENS......................................................................................................... 06

5 SÍMBOLOS ........................................................................................................... 07

6 TIPOS DE FLUXOGRAMA.................................................................................... 08

6.1 FLUXOGRAMA VERTICAL................................................................................. 08

6.2 FLUXOGRAMA HORIZONTAL........................................................................... 10

6.3 FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA.........................................................11

7 ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA...............................................................12

8 APLICAÇÃO PRÁTICA NA EMPRESA “Comercial Delima Ltda”..................... 12

9 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................... 14

REFERÊNCIAS......................................................................................................... 15

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1 INTRODUÇÃO

Visto que em uma empresa são realizadas diversas atividades para se obter o

resultado esperado, a função de controle assume um papel fundamental.

O controle é um processo administrativo que, mediante a comparação com

padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o

resultado das ações. Com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de

forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do

processo administrativo, o controle pode assegurar que os resultados satisfaçam os

desafios e os objetivos estabelecidos.

Portanto, a atividade de controlar deve ser entendida como o processo de

coletar e retroalimentar informações sobre o desempenho, de maneira que os

responsáveis pelas tomadas de decisões possam comparar os resultados realizados

com os resultados planejados e decidir o que fazer a respeito de distorções ou

problemas diagnosticados.

Uma das ferramentas utilizadas no controle é o fluxograma, por meio do qual

o gestor pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no ambiente

organizacional que afetam o processo decisório.

Podemos definir fluxograma, mais amplamente, como uma ferramenta de

representação gráfica do trabalho realizado na organização, possuindo vários tipos e

grau de complexidade de acordo com o objetivo a que se destina.

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2 CONCEITO DE FLUXOGRAMA

De acordo com Oliveira (2007), Fluxograma, ou Flow-chart, é a representação

gráfica que apresenta a sequência de uma atividade de forma analítica,

caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais

envolvidas no processo.

Também podemos definir fluxograma, de forma genérica, como uma

ferramenta de representação gráfica do trabalho realizado na organização,

possuindo vários tipos e grau de complexidade de acordo com o objetivo a que se

destina.

O fluxograma é uma das ferramentas utilizadas no controle, por meio do qual

o gestor pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no ambiente

organizacional, fatores e variáveis que afetam e determinam o processo decisório.

3 OBJETIVOS

O Fluxograma tem como objetivo buscar:

Uma padronização na representação dos métodos e dos procedimentos

administrativos;

A garantia de maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

A facilitação da leitura e do entendimento das rotinas administrativas;

A localização e a identificação dos aspectos mais importantes das atividades

visualizadas;

Maior flexibilização e um melhor grau de analise, entre outros.

Através de uma completa, ordenada, detalhada e real disposição, os

fluxogramas auxiliam a descobrir as falhas de naturezas diversas, além disso,

podem responder pelas deficiências constatadas na execução das atividades, pois o

fluxograma é um espelho do que os manuais, normas e procedimentos determinam

que sejam realizados.

4 VANTAGENS

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Fluxograma tem como principais vantagens:

Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura

mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em

métodos administrativos, quanto por seus usuários.

Possibilitar a identificação de forma mais fácil e rápida dos pontos fortes e

fracos do método administrativo considerado.

Propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira

mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo

suas causas e efeitos.

Os envolvidos no processo devem sempre ter em mente as informações

básicas provenientes de um fluxograma. Informações como o tipo de operação ou

trâmite que integram o seu circuito, as unidades organizacionais em que se realizam

cada operação, o volume das operações efetuadas, o sentido de circulação ou fluxo

de informação e os níveis hierárquicos que intervêm nas operações representadas

pelo fluxograma.

5 SÍMBOLOS

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Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm como objetivo evidenciar origem,

processo e destino da informação escrita de um sistema. A combinação dos

símbolos apresentados com uma série de outros símbolos complementares permite

ampliar, esclarecer ou interpretar os diferentes passos do sistema administrativo.

6 TIPOS DE FLUXOGRAMA

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Os principais fluxogramas utilizados são:

Fluxograma Vertical;

Fluxograma Horizontal

Fluxograma Global ou de Coluna

6.1 FLUXOGRAMA VERTICAL

O Fluxograma Vertical também é conhecido como folha de análise, folha de

simplificação do trabalho ou diagrama de processo

Fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotina

simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.

Possui quatro vantagens bastante relevantes:

Pode ser impresso como formulário padronizado;

Seu preenchimento é rápido, pois os símbolos e convenções já se acham

impressos;

Possui maior clareza de apresentação

E a quarta vantagem consiste na grande facilidade de leitura por parte dos

usuários.

Sucintamente, verifica-se que os aspectos intrínsecos deste modelo de

fluxograma permitem facilitar a descrição das rotinas, bem como dos procedimentos

existentes. Isto se deve ao fato de que os símbolos são impressos de maneira a

interligar e descrever o sistema existente.

Também possibilita estruturar a proposição de novos sistemas, embora sua

maior utilização ocorra em levantamentos da situação existente.

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6.2 FLUXOGRAMA HORIZONTAL

Dentre seus aspectos básicos, podemos citar:

Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;

É mais utilizado para levantamentos;

É de elaboração um pouco mais engenhosa quando comparada ao

Fluxograma Vertical e

É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

6.3 FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA

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Dos três tipos de fluxograma supra mencionado, este é o mais utilizado pelas

empresas.

Seu funcionamento técnico é baseado nos seguintes aspectos:

É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e

procedimentos;

Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e de

documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada e

Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de

símbolos.

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7 ELABORAÇÃO DE UM FLUXOGRAMA

Para a correta elaboração um fluxograma é necessário:

1. Definir um processo específico que se deseja documentar;

2. Escolher os pontos lógicos de inicio e fim do processo;

3. Definir quem ira documentar o processo;

4. Transcrever os passos reais do processo;

5. Validar a exatidão do fluxograma.

Neste ultimo passo será necessário a ajuda dos especialistas em cada área

para todos os processos sejam validados.

8 APLICAÇÃO PRÁTICA NA EMPRESA “Comercial D` Lima Ltda”

Um exemplo de fluxograma aplicado pode ser feito com a empresa Comercial

D`Lima Ltda, que atua no mercado de vendas de produtos de limpeza.

De maneira geral, todas as empresas possuem uma sequência lógica de

como é e qual sentido o fluxo de informação e ações devem seguir, mesmo que

essa sequência seja apenas uma de suas rotinas e, ainda assim informal. Nessa

sequência encontramos o começo para a elaboração de um fluxograma, que irá

formalizar documentação dessas operações rotineiras da empresa, observando

cada uma, passo a passo, para que seja economizado tempo e dinheiro.

Com o fluxograma já estabelecido, poderemos verificar se todas as ações

foram feitas em sua ordem certa, sem atropelamento ou esquecimento. Claro que o

fluxograma não é uma ferramenta completa de controle, mas ainda é muito

poderosa e utilizada e, se utilizada corretamente e associada a outras ferramentas,

com certeza sua potencialidade será aumentada. Observando o Fluxograma a

seguir, podemos observar o quão versátil ele é. A empresa Comercial D` Lima Ltda

já realizava os passos nele descrito, mas muitas vezes de forma desordenada e com

falhas. Já com a utilização do fluxograma descrevendo cada passo realizado, a sua

sequência, determinada e lógica são certas. Também podemos considerar a

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possibilidade de utilizar outros fluxogramas dentro de algumas etapas, criando,

desta forma, um controle mais completo e eficaz.

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9 CONSIDERAÇÕES FINAIS

É de fundamental importância para uma empresa que o Controle seja

realizado continuamente, a fim de que o funcionamento se desenvolva correta e

saudavelmente e, principalmente, de maneira produtiva.

Através do Fluxograma (representações gráficas de rotinas), identificamos

que é possível fazer este controle de maneira fácil, ao se analisar o fluxo de entrada

e de saída de insumos para qualquer atividade realizada.

Portanto, a utilização de Fluxogramas como ferramenta de Controle dentro de

uma Organização Empresarial é um veículo facilitador para se obter um bom

desempenho na atividade.

O seu uso permite:

Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso

conhecer para melhorar);

Identificação de atividades críticas para o processo;

Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando uma

visão do fluxo do processo;

Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e

certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém

admitidas na organização;

Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos

fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

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REFERÊNCIAS

BALLESTERO ALVAREZ, Maria Esmeralda. Organização, Sistemas e Métodos. Volume 1. São Paulo. MacGraw – Hill Ltda, 1990.

GAITHER, Norman; FRAZIER, Greg. Administração da Produção e Operações. 8. Ed. São Paulo. Pioneira Thomson Learning Ltda, 2002. ISBN 85-221-0237-6.

LINCOLN, Abraham

MARIANO, Fabrício José Teixeira. Administração Pública: Um Roteiro para Concursos. 2. Ed. Brasília. Vestcon, 2008. ISBN 978-85-381-0154-3.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebuças. Sistemas, Organização & Métodos: Uma Abordagem Gerencial. 17. Ed. São Paulo: Atlas, 2007. ISBN 978-85-224-4890-6.

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