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Trabalho de Introdução à Gestão da Informação Professor Jorge Tadeu de Ramos Neves Texto: Investigação e análise do processo de gestão da informação na área de melhoria contínua de uma empresa siderúrgica mundial Grupo: Eliana Nunes Luciana Bicalho Rodrigo Lopes Júnio César de Paula Robson Roma Thaís Eulália

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Trabalho de Introdução à

Gestão da Informação

Professor Jorge Tadeu de Ramos Neves

Texto: Investigação e análise do processo de gestão da

informação na área de melhoria contínua de uma

empresa siderúrgica mundial

Grupo:

Eliana Nunes Luciana Bicalho Rodrigo Lopes

Júnio César de Paula Robson Roma Thaís Eulália

Agenda

• Contextualização

• Referenciais Teóricos

• A Pesquisa

• A Empresa em 2007

• Resultados da Pesquisa

• Ferramentas

• Considerações Finais

Contextualização

• Estudo dos processos da gestão das informações na área de melhoria contínua da ArcelorMittal Américas no segmento de aços longos.

• O principal objetivo da pesquisa da área pesquisada era diagnosticar oportunidades de melhoria de processos, de produto e de serviços, além de desenvolver, junto com as unidades industriais, projetos que resultem no aumento de produtividade ou redução de custos.

• A pesquisa foi realizada de 11 de setembro de 2007 a 07 de outubro de 2008.

Referencial Teórico

• Sobre Qualidade:

• Melhoria contínua

Referencial Teórico

• Sobre Informação e Conhecimento:

• Davenport (1998): Dados, Informação e Conhecimento

Referencial Teórico

• Sobre Informação e Conhecimento:

• Nonaka e Takeuchi (1997): fluxo de mensagens e

conhecimento organizacional.

Referencial Teórico

• Sobre Informação e Conhecimento:

• Drucker (2000, p.13): “informação como todo dados dotado

de relevância e propósito”.

• McGee e Prusak (1994): “informação é uma peça

fundamental na estratégia da organização, um recurso

estratégico equivalente à mão-de-obra, tecnologia ou

capital.”

Referencial Teórico

• Sobre A Organização Inteligente:

• Gregory (apud CHOO, 2002, p.11): existem dois significados

para inteligência: possuir o conhecimento e criá-lo.

• Garvin (2000): as organizações bem sucedidas gerenciam

de forma eficiente seu processo de aprendizado. Uma

organização inteligente que aprende e é hábil em criar,

adquirir e transferir conhecimento.

Referencial Teórico

• Sobre A Organização Inteligente:

• Edmondson (2008): propõe quatro etapas para a execução

com foco no aprendizado:

Referencial Teórico

• Sobre A Organização Inteligente:

• Leonard-Barton (1998): o ponto de partida para uma

empresa gerir o seu conhecimento é compreender suas

aptidões estratégicas, que constituem uma vantagem

competitiva que não seja facilmente imitada. São elas que

podem propiciar vantagem permanente em relação aos

concorrentes.

Referencial Teórico

• Sobre A Organização Inteligente:

• Choo (2002): a sobrevivência das empresas depende da

capacidade dela processar as informações sobre o

ambiente e transformá-las em conhecimento que lhes

permitam adaptações às mudanças. Essa capacidade de se

adaptar é um traço das organizações inteligentes e é a

chave para um comportamento organizacional inteligente

em um ambiente de rápidas mudanças.

Referencial Teórico

• Sobre Gerenciamento da Informação:

• McGEE; PRISAK (1994): Apenas quando o gerenciamento

da informação for realizado de forma consciente e encarado

como um processo natural dentro da organização é que

surgirão organizações efetivamente baseadas na

informação.

Referencial Teórico

• Sobre Gerenciamento da Informação:

• Davenport (1998): processo genérico de gerenciamento da

informação:

Determinação das exigências

Obtenção da informação

Distribuição Utilização

Referencial Teórico

• Sobre Gerenciamento da Informação:

• Choo (2006): processo da perspectiva da administração da

informação:

Identificação das necessidades de

informação

Aquisição da informação

Organização e armazenamento da informação

Produtos e serviços da informação

Distribuição da informação

Uso da informação

Comportamento adaptativo

A Pesquisa

• Abordagem quantitativa de natureza descritiva a

aplicada.

• População: CEOs, COOs, VPs, gerentes e profissionais

de nível superior das áreas de melhoria contínua

envolvidas.

A Pesquisa

Coleta dos dados

Codificação Categorização Classificação Tabulação Definição da distribuição

de frequência

Análises descritivas

A Pesquisa

Taxa de Resposta Sexo dos Entrevistados

A Pesquisa

Formação Acadêmica em Engenharia

Percepção de que a Empresa possui um Processo Formalizado

para Gestão Estratégica da Informação

A Empresa em 2007

• Presente em 60 países

• 330 mil empregados

• 10% do total do aço fabricado no mundo. Capacidade de

produção de 130 milhões de toneladas de aço por ano.

• Faturamento superior a 30 bilhões de euros

Resultados da Pesquisa

• Várias iniciativas de gestão da informação nas unidades.

• Cada planta procurando encontrar a melhor forma de

gerenciar suas informações se utilizando das ferramentas

disponíveis ou mesmo as criando.

• SIGA: iniciativa corporativa a partir de relatório gerenciais

(Sistema de Informação de Gestão da ArcelorMittal)

Resultados da Pesquisa

SAP

Outros

Sistemas

Sistemas

Auxiliares

Fontes

Externas

Publicações

.........

Extração,

transformação

recarga

Sistemas

Transacionais

ETL Processo

SIGA

BPM2

Relatório,

gráfico e

painéis

• Gerenciamento do repositório de informações

• Informações relevantes e integradas

• Dados históricos

• Sem intermediações

• Pesquisa de alta performance

Scorecard

Repositório de

Informações

Informações:

suporte ao

processo

decisório

Cenário da gestão da informação após a

implantação do SIGA

Resultados da Pesquisa

• Outras iniciativas:

• GCB (Global Cost Benchmark): base de dados para padronizar, coletar,

analisar e distribuir informações focadas em custo.

• GTB (Global Technical Benchmark) : base de dados para padronizar,

coletar, analisar e distribuir informações focadas em indicadores técnicos.

Resultados da Pesquisa

• Outras iniciativas:

• SHARE: software de apoio às unidades a realizar benchmark técnico,

identificando os indicadores que têm maior impacto no processo. Uso de

taxonomia, unidades de medidas e fórmulas de cálculos.

• KMP (Knowledge Management Performance): comunidade de prática ou

grandes grupos para a troca de melhores práticas.

Resultados da Pesquisa

• Outras iniciativas:

• Sharepoint: software para publicar as informações obtidas das

comunidades e grupos (KMP).

Resultados da Pesquisa

GCB GTB

SHARE Sharepoint

Portal Global Knowledge

Management Program

O modelo genérico de Davenport (1998) foi

usado para formular as perguntas e agrupar as

respostas.

1. Determinação das exigências

2. Obtenção da informação

3. Distribuição 4. Utilização

Resultados da Pesquisa

Caracterização do Processo de Determinação das Exigências da

Informação

Resultados da Pesquisa 1.

Determinação das exigências

Conhecimento das Pessoas que Geram as Informações

Retrabalho na Geração das Informações

Resultados da Pesquisa 1.

Determinação das exigências

Tempo Gasto para a Coleta de Informações

Resultados da Pesquisa 2. Obtenção

das Informações

Consciência de quem Procurar para Obter a Informação

Reconhecem a Existência de um Arquivo Organizado das

Informações

Resultados da Pesquisa 2. Obtenção

das Informações

Grau de Dificuldade para a Recuperação das Informações

Na Obtenção das Informações Receberam apenas as

Necessárias

Resultados da Pesquisa 2. Obtenção

das Informações

2. Obtenção das

Informações Resultado da Pesquisa

Um processo eficiente de busca e recuperação da informação

começa pela definição da taxonomia dos termos, classificação e

arquivamento de forma a permitir a consulta rápida e eficiente

para os usuários.

Reconhecem uma Política para o Direcionamento da Distribuição

da Informação

Resultados da Pesquisa 3. Distribuição da Informação

Grau de Disponibilidade de Partilhamento das Informações

Resultados da Pesquisa 3. Distribuição da Informação

Depois de definir, encontrar, classificar e formatar a informação,

é preciso entregá-la ao seu destino. Fazer chegar a informação

certa, no tempo adequado e ao usuário que precisa dela são os

passos para a otimização do uso da informação.

A eficiência da gestão da informação está ligada à existência de

práticas de gestão de informação.

Implantação de Ações Formais para a Melhoria do Uso da

Informação

Resultados da Pesquisa 4. Uso da

Informação

Identificação do Contato Pessoal como a Principal Forma de

Buscar Informações Necessárias

Resultados da Pesquisa 4. Uso da

Informação

Até a informação mais completa e eficiente é inerte se não

analisada e utilizada pelo usuário. É nessa etapa que a

informação ganha vida, ou melhor dizendo, ganha sentido e

auxilia no processo de tomada de decisão de quem a utiliza.

Resultados da Pesquisa

Considerações sobre a investigação e análise do processo de

gestão da informação no setor de aços longos da ArcelorMittal

Américas em 2007:

• Um passo importante no processo de gestão da informação é a definição

de procedimentos para o seu funcionamento.

• Percebeu-se que as características com maior associação global à

eficiência de um sistema de gestão da informação na percepção dos

entrevistados são a velocidade de resposta e a formalização da estrutura.

Resultados da Pesquisa

• A maioria dos entrevistados não têm uma visão clara de onde buscar as

informações necessárias, reconhecem a existência de retrabalho e têm

média disponibilidade para partilhar as informações.

• O e-mail é a principal ferramenta para troca de informações.

Resultados da Pesquisa

Processo versus Ferramenta

• O Sharepoint é a iniciativa com maior potencial para se tornar a ferramenta

mundial e oficial de gestão da informação da ArcelorMittal.

Processo Ferramenta

Ferramentas

OpenAtrium

Ferramentas

Joomla

Ferramentas

Redmine

Ferramentas

Sharepoint

Ferramentas

Plone

Considerações Finais

Cultura Organizacional

Comunicação Organizacional

Processo

Ferramentas

Considerações Finais