top banco renner

38
TOP04OL07 V2-1 23/08/2011 Jaime Wagner no 1 Banco Renner

Upload: power-self

Post on 26-Mar-2016

257 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

Apostila curso

TRANSCRIPT

Page 1: TOP Banco Renner

TOP04OL07 V2-1

23/08/2011

Jaime Wagner

no

1 Banco Renner

Page 2: TOP Banco Renner

Pág. 2

Método PowerSelf

• tarefas e horários• ações e pendências

• ações e projetos• priorização ABC• avaliação semanal

O método PowerSelf ajuda a combater vários erros que cometemos na administração do nosso tempo. Neste curso veremos como combater três deles usando o Outlook 2007: Marcar hora para tudo Não marcar data para tarefas Tentar fazer tudo na hora. Para evitar esses erros, é preciso aprender a distinguir: horários e tarefas; ações com data e pendências sem data; ações (tarefas simples) e projetos (tarefas complexas) Além disso deve-se ter dois hábitos: Planejamento Diário para priorizar (ABC) as ações e confirmar os horários marcados; Planejamento Semanal para avaliar pendências e projetos.

Page 3: TOP Banco Renner

Pág. 3

Prioridade Veremos: Como usar a priorização ABC no Outlook Como usar o sinalizador para agendar e-mails, contatos e tarefas no Outlook 2007. Dicas para manter a Caixa de Entrada limpa O tratamento de tarefas no Outlook Como marcar reuniões e compromissos no Outlook. Regras úteis, que automatizam o trabalho.

Prioridade

Alta

Média

Baixa

A

B

C

As prioridades no Outlook podem ser entendidas como as Classes A, B e C da PowerSelf, onde: A = importante e urgente B = importante mas não urgente C = não importante, urgente ou não

Page 4: TOP Banco Renner

Pág. 4

Prioridade no Outlook

• Só classe (ABC)

• Não há ordenação na classe (123)

Infelizmente o tratamento de prioridades no Outlook é pobre. O que o Outlook chama de prioridade, na verdade é uma classificação e não uma ordenação.

Priorizando na Lista de Tarefas Pendentes

Page 5: TOP Banco Renner

Pág. 5

Priorizando uma Tarefa

Numa tarefa aberta, na aba Tarefa, clique na seta ao lado do campo Prioridade.

Priorizando um Email

Clique com o botão direito sobre o Email. Selecione “Opções de Mensagem...”

Page 6: TOP Banco Renner

Pág. 6

Priorizando um Email

5 clics

Na Janela Opções de Mensagem clique na seta ao lado do campo Prioridade. Selecione a Prioridade desejada. Clique em Fechar. Opcionalmente, antes de fechar esta janela, você pode selecionar a Categoria.

Page 7: TOP Banco Renner

Pág. 7

Agendando E-mails e Contatos

Agendando um e-mail ou um contato

Use sinalizadores para definir a Data de Ataque.

Sinalizador Personalizado

O Sinalizador Personalizado é usado para definir uma data diferente de Hoje, Amanhã ou dos Fins desta e da próxima semana.

Page 8: TOP Banco Renner

Pág. 8

Sinalizador Data de início Data de conclusão

Esta Semana Data atual mais dois dias, mas não depois do último dia de trabalho desta semana

Último dia de trabalho desta semana

Próxima Semana Primeiro dia de trabalho da próxima semana

Último dia de trabalho da próxima semana

Sinalizadores semanais

>Ferramentas >Opções... >[Opções de calendário...]

O funcionamento dos Sinalizadores Semanais depende da configuração da semana de trabalho nas opções do Calendário.

Clique Rápido - SCR

• Para sinalizar com um único clique na coluna do Sinalizador

• SCR padrão é “Hoje”

Para alterar o SCR: Na barra de ferramentas, clique no ícone Acompanhamento e depois clique em Definir Sinalizador de Clique Rápido. Em Definir Clique Rápido na lista, selecione um sinalizador. Observações: Ao alterar o SCR, os itens sinalizados anteriormente não são alterados. Pode-se atribuir o SCR a vários itens simultaneamente selecionando-os e clicando na coluna Status do Sinalizador de qualquer um deles.

Page 9: TOP Banco Renner

Pág. 9

Sinalizando um e-mail

• Em uma mensagem aberta

guia Mensagem, grupo Opções, clique em Acompanhamento e selecione um sinalizador.

Sinalizando um e-mail

clique com o botão direito do mouse no email, aponte para Acompanhamento e escolha o sinalizador.

Page 10: TOP Banco Renner

Pág. 10

Sinalizando um Email

Você também pode atribuir um sinalizador a uma mensagem com um clique (Sinalizador de Clique Rápido) sem necessitar escolher uma opção.

Sinalizando um Contato

Como sinalizar um contato nas várias formas de visualização. Em um Contato aberto: guia Contato, grupo Opções, opção Acompanhamento. Cartões de Visita ou de Endereço (situação mostrada no slide) na barra de ferramentas clique no ícone Acompanhamento ou clique com o botão direito no Cartão No modo Lista de Telefones clique com o botão direito no contato, clique em Acompanhamento.

Page 11: TOP Banco Renner

Pág. 11

Removendo o Sinalizador

• Marcar como ConcluídoO item permanece marcado, mas é exibido com um tachado ou com uma marca de conclusão.

• Limpar SinalizadorO sinalizador é removido e não há mais registro dele em qualquer modo de exibição.

Por padrão, a Barra de Tarefas Pendentes não mostra as tarefas concluídas. Pode-se configurar a exibição para mostrar tarefas concluídas, o que não recomendamos.

Page 12: TOP Banco Renner

Pág. 12

Limpando a Caixa de entrada

Caixa de Entrada

lista de pendências?arquivo?

Na Caixa de Entrada há quatro tipos de e-mails não lidos que requerem ação que precisam ser guardados lixo No curso do Método PowerSelf, vimos como limpar a Caixa de Entrada e transformá-la numa Lista de Tarefas, ao invés de uma mistura confusa daqueles quatro tipos de e-mail. Neste curso vamos aprofundar um pouco mais aqueles pontos, explorando as potencialidades do Outlook 2007 e configurando-o para melhor se adequar ao método PowerSelf. Muitos usam o Outlook apenas para enviar e receber e-mails. Mas o Outlook é uma poderosa ferramenta de organização pessoal, que vai muito além disso. Alguns usam também o Calendário, mas poucos sabem lidar com Tarefas no Outlook. Isso é a primeira coisa que veremos a seguir.

Page 13: TOP Banco Renner

Pág. 13

Regra de Ouro

• caixa de entrada vazia

Limpando a Caixa de Entrada

• Decidir na primeira leitura: LAR

• Pastas de Estacionamento e Regras de Desvio

• Pastas de Pendências• Pastas de Ação x Pastas de Referência.

Page 14: TOP Banco Renner

Pág. 14

três tipos de informação

LIXO:– Marque como Lixo ou – Exclua.

AÇÃO:– Responda (e exclua) ou

– Encaminhe (e exclua) ou

– Agende ou

– Mova para uma pasta de Pendências.

REFERÊNCIA– Mova para uma pasta de Arquivo.

Primeira Dica – Técnica LAR

Lixo Eletrônico

Para livrar sua Caixa de Entrada de quem lhe envia lixo: Clique com o botão direito do mouse sobre o e-mail. Clique com o botão esquerdo na opção Lixo Eletrônico; E depois em Adicionar Remetente à Lista de Remetentes Bloqueados. Os próximos e-mails deste remetente serão desviados para a pasta Lixo Eletrônico.

Page 15: TOP Banco Renner

Pág. 15

Pasta Lixo Eletrônico

De vez em quando dê uma olhada na pasta Lixo Eletrônico e limpe-a. Se existir algum e-mail legítimo (falso positivo), selecione o e-mail e clique no botão “Não é Lixo Eletrônico” na barra de ferramentas padrão.

Limpando a pasta Lixo Eletrônico

Clique com o botão direito sobre o título da pasta Lixo Eletrônico. Selecione Limpar Pasta “Lixo eletrônico”.

Page 16: TOP Banco Renner

Pág. 16

• Crie Pastas de Estacionamento para:– Material de Leitura (informativos, notícias, piadistas,

etc);– Listas e Grupos;– Rotinas.

• Para cada pasta, crie Regras de Desvio:– pelo assunto– pelo remetente– ou pelo destinatário

Segunda Dica Criar Pastas de Estacionamento e Regras de Desvio associadas a elas.

• Defina cada Pasta de Estacionamento criada como Pasta Favorita. • Limpeza periódica.

Exemplos: Pasta Regra @Leitura Se o assunto contém as palavras: “Informativo”, “News”, “Clipagem” Grupo X Se o destinatário é “grupox@________”

Estacionamento

LIXO

Lixo Eletrônico

A ideia geral é similar à do Lixo Eletrônico: desviar para Pastas de Estacionamento mensagens que já se sabe serem só para informação.

• pelo assunto • pelo remetente • ou pelo destinatário

e que, portanto, podem ser examinadas com menor frequência.

Page 17: TOP Banco Renner

Pág. 17

Criando RegrasFerramentas -> Regras e Alertas -> Nova Regra

Page 18: TOP Banco Renner

Pág. 18

Pastas de Pendências

Caixa de Entrada não é Caixa de Ficada

• @Pendências B• @Pendências C

Terceira dica: Crie duas pastas para Pendências

dois tipos de pendências

• Simplespendente de

• Complexapendente de

Pendência Banálise

Page 19: TOP Banco Renner

Pág. 19

• Caixa de Entrada

• Itens Enviados

• Pastas de Estacionamento

• Pastas de Pendências

Pastas Favoritas

JBW1

Mantenha todas as pastas de Ação como Pastas Favoritas:

• Caixa de Entrada • Itens Enviados • Pendências B e C • Pastas de Estacionamento

Arrastar uma pasta para a lista de Pastas Favoritas não cria uma cópia da pasta nem a move de lugar. Pastas Favoritas é apenas um local para a visualização rápida das pastas que requerem mais atenção.

Page 20: TOP Banco Renner

Pág. 20

Pastas de Referência

Critérios de Classificação:

1. Ambientes: empresa, particular, escola,...

2. Períodos: 2008, 2009,...

3. Assuntos:Clientes, Produtos, Projetos,...

Reforçando

Page 21: TOP Banco Renner

Pág. 21

Tarefas no Outlook

Tarefas no Outlook 2007

• Tarefa

• E-mail sinalizado

• Contato sinalizado

Existem três formas de visualizar e tratar “tarefas” no Outlook 2007:

• Criando uma Tarefa • Sinalizando Emails • Sinalizando Contatos

Page 22: TOP Banco Renner

Pág. 22

Lista de Tarefas Pendentes

Digite aqui p/ incluir uma tarefa

Esta é a forma mais ampla de visualizar Tarefas. ----------------------------------------------------------- Exercício: No seu Outlook, clique na guia de Tarefas do Painel de Navegação. A visualização da sua Lista de Tarefas está diferente daquela mostrada no slide. Mais tarde mostraremos como configurar a visualização para esta forma sugerida. Clique nos campos na Barra de Campos para alterar a ordem de classificação das tarefas por aquele campo. ----------------------------------------------------------- Cuidado: Isso altera o Modo de Visualização programado e a organização das suas tarefas. Portanto, não o faça, a não ser que saiba o que está fazendo. É muito fácil desorganizar a sua Lista de Tarefas, basta um clique.

Page 23: TOP Banco Renner

Pág. 23

Barra de Tarefas Pendentes

Digite aqui p/ incluir uma tarefa nova

Clique aqui

----------------------------------------------------------- Exercício: Clique na Guia Email do Painel de Navegação. A Barra de Tarefas Pendentes deve estar visível no lado direito – Visualização Normal Clicando no lugar indicado ela fica minimizada. -----------------------------------------------------------

Page 24: TOP Banco Renner

Pág. 24

Janela de Tarefa

• Definir– Assunto

– Data de Conclusão– Prioridade

Clique aqui

Campos Fundamentais: Assunto, Data de Conclusão Importantes: Prioridade Interessantes: Categoria, Status, Enviar Relatório de Status. Especiais: Recorrência, Atribuir Tarefa Excepcional - usar só excepcionalmente: Lembrete ----------------------------------------------------------- Exercício: Digite no Assunto: Tarefa Teste Escolha a Data de Conclusão= Hoje Clique em “Salvar e Fechar” -----------------------------------------------------------

Detalhes da Tarefa

Para voltar Clique aqui

Estes campos de documentação são usados em projetos que envolvem cobrança de custos e horas trabalhadas

Page 25: TOP Banco Renner

Pág. 25

Recorrência

Para rotinas periódicas: pagamentos, relatórios.

Page 26: TOP Banco Renner

Pág. 26

Três tipos de “Tarefas”

• Contato sinalizado• E-mail sinalizado• Tarefa

Em todas as formas de visualização de tarefas os itens sinalizados também são mostrados. Pode-se distingui-los pelo ícone.

Diferenças

Itens sinalizados não têm:

– Atribuição a outra pessoa;

– Indicação de progresso ou percentagem de realização;

– Recorrência.

Entretanto, itens sinalizados não são tarefas pelas diferenças mostradas. Cremos que a única coisa que pode fazer falta é a recorrência, pois atribuição e informação de progresso podem ser passadas por Email.

Page 27: TOP Banco Renner

Pág. 27

Criando uma Tarefa

1. Comando Criar Tarefa (Ctrl + Shift + K)

2. Na Barra de Tarefas Pendentes

3. Na Lista de Tarefas do Calendário

4. Na Lista de Tarefas Pendentes

5. Arrastando um e-mail– para o ícone de Tarefa no Painel de Navegação

– Cria uma cópia do e-mail como uma tarefa.

– O e-mail original permanece inalterado.

6. Arrastando um contato – para o ícone de Tarefa no Painel de Navegação

– Cria uma atribuição de tarefa para aquele contato.

São 6 formas alternativas para criar uma tarefa. Já vimos as quatro primeiras. Vamos agora ver as duas formas de criar tarefas por arrasto: de um Email ou de um Contato.

Page 28: TOP Banco Renner

Pág. 28

5. Arrastando um E-mail

Exercício: Experimente arrastar um e-mail da Caixa de Entrada para a Guia de Tarefas do Painel de Navegação.

Tarefa criada por Arrasto

Cria uma cópia do e-mail como uma tarefa. O e-mail original permanece inalterado e desvinculado da tarefa criada. Alterações posteriores no e-mail ou na tarefa não se refletem um no outro.

Page 29: TOP Banco Renner

Pág. 29

Marcação de Compromissos e Reuniões

Criando um Novo Compromisso

1. Menu Novo – Compromisso (Ctrl+Shift+A)

2. Digitando no Calendário

3. Arrastando um e-mail

4. Arrastando um contato

Janela de Dados do Compromisso

• Assunto (Título), Horas de Início e de Fim;• Lembrete;

– Opcionais: – Local, Notas (Pauta), anexos, – Mostrar como: Disponível, Provisório, Ocupado, Ausência Temporária;– Categoria

Janela convidar Participantes

Page 30: TOP Banco Renner

Pág. 30

Janela Agendamento

Janela Agendamento

Page 31: TOP Banco Renner

Pág. 31

Janela Compromisso

E-mail enviado e Compromisso marcado

Janela de Controle do CompromissoSó o organizador do compromisso tem acesso a essa janela e só depois de enviar o convite.

Page 32: TOP Banco Renner

Pág. 32

Arrastando um e-mailAbre a janela de dados do Compromisso.

Arrastando um e-mailNa janela de dados do Compromisso:Acertar Data, Hora e Lembrete

Page 33: TOP Banco Renner

Pág. 33

4. Arrastando um Contato

Arrastando um ContatoAbre a Janela Convidar Participantes do Compromisso

Page 34: TOP Banco Renner

Pág. 34

E-mail recebido pelo Convidado• O Convidado recebe um email especial no qual pode Aceitar; aceitar como Provisório;

Recusar ou Propor novo horário, • Nos dois primeiros casos um novo compromisso é criado na agenda do Convidado, com

todos os dados do convite.• O organizador recebe a resposta ao seu “Convite” com a opção informada pelo

participante convidado.

Convite recebido

• Antes de Aceitar, clique no ícone Calendário

– Abre uma janela com os Compromissos daquele dia para avaliar possíveis conflitos.

Page 35: TOP Banco Renner

Pág. 35

Regras Úteis Regras úteis, que automatizam o trabalho.

Limpar Mensagens Recebidas \ Ferramentas \ Regras e Alertas

O objetivo desta regra é evitar que outros interfiram no seu processo de agendamento e priorização. Afinal, quem define as suas prioridades é você mesmo.

Limpar o Sinalizador de mensagens recebidas • Clique em Ferramentas, Regras e Alertas, Nova Regra. • Em Iniciar com Base em uma Regra em Branco, clique em Verificar mensagens

quando chegarem e depois em Avançar. • Em Etapa 1: selecione a(s) condição(ões) para a ação. • Selecione a ação e depois selecione o sinalizador desejado. Para limpar todos os

sinalizadores, clique em Qualquer. • Clique em OK e depois em Avançar. • Em Etapa 1: selecione clique em Limpar o Sinalizador de Mensagem e depois em

Avançar. • Siga as instruções do Assistente de Regras.

Limpar Mensagens Recebidas

Page 36: TOP Banco Renner

Pág. 36

Regra do Arrependimento

Regra do Arrependimento

Esta regra retarda o envio por um número de minutos programável depois que você clica em enviar. Assim, você pode acrescentar um anexo que esqueceu ou até deixar de enviar uma mensagem que escreveu no calor da emoção.

• Em FERRAMENTAS, escolha a opção REGRAS E ALERTAS e em seguida NOVA REGRA;

• Abrirá a tela ASSISTENTE DE REGRAS • Selecione a última opção: VERIFICAR MENSAGENS APÓS ENVIAR após clique no

botão AVANÇAR;

• A janela Assistente de Regras muda para CONDIÇÕES VOCÊ DESEJA VERIFICAR? • Clique somente no botão AVANÇAR novamente.

• Aparecerá um aviso: ESTA REGRA SERÁ APLICADA A CADA MENSAGEM

ENVIADA. ESTA INFORMAÇÃO ESTÁ CORRETA?

• Confirme o aviso no botão SIM.

Page 37: TOP Banco Renner

Pág. 37

Regra do Arrependimento

• A janela Assistente de Regras muda para O QUE VOCÊ DESEJA FAZER COM A MENSAGEM?

• A janela fica dividida em duas partes. Etapa 1 e 2.

• Etapa 1: selecione: ADIAR ENTREGA POR UM NÚMERO DE MINUTOS

• Etapa 2: em APLICAR ESTÁ REGRA APÓS O ENVIO DA MENSAGEM ADIAR ENTREGA POR UM NÚMERO DE M INUTOS.

• Clique no sublinhado aparecerá uma janelinha ENTREGA ADIADA. Defina os minutos

e dê OK!

Regra do Arrependimento

• Novamente a janela Assistente de Regras muda. Na parte de cima aparece a pergunta HÁ EXECEÇÕES?

• A sugestão é que Etapa 1 seja marcada a opção EXCETO SE MARCADA COMO PRIORIDADE.

Na Etapa 2 clique sobre o sublinhado PRIORIDADE abrirá uma janela com nome PRIORIDADE selecione ALTA ao sumir a janela clique no botão AVANÇAR.

• Crie o nome da regra e clique em CONCLUIR.

Page 38: TOP Banco Renner

Pág. 38

Y|ÅAAAY|ÅAAAY|ÅAAAY|ÅAAA