Mário Henrique Trentim http://linkedin.com/in/trentim

EBOOK Grátis

MS-Project 2013Primeiros Passos

PrefácioObrigado por fazer o download deste ebook! Ele faz parte dos conteúdos gratuitos e ex-clusivos do site http://msproject2013.com.br. Se você ainda não conhece, cadastra-se em nossa newsletter para receber dicas, novidades, exemplos e videos sobre gestão de projetos na prática com MS-Project.

Dominar o MS-Project nunca foi tão fácil!

Grande abraço,

Mário Trentim

1 Qual é o ob je t ivo do p r o j e t o ? Q u a l a n e c e s s i d a d e e justificativa?

Iniciando

Iniciação

1. Termo de Abertura do Projeto

2. Registro das Partes Interessadas

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Figura 1.1 - Ciclo de vida do projeto.

Gerenciamos projetos para que eles tenham sucesso. O sucesso é medido pela satisfação dos stakeholders.

No grupo de processos de iniciação do projeto, existem algumas coisas importantes a serem realizadas. Dentre elas, destacamos a formalização do seu início através do Termo de Abertura do Projeto. É interessante que seja feita a análise de viabilidade antes da seleção e ap-rovação do projeto. O Business Case ou o Termo de Ab-ertura, devem descrer a justificativa e necessidade do projeto, principais objetivos e metas, bem como be-nefícios e resultados esperados. Outro documento im-portante é o Registro das Partes Interessadas.

Iniciação do Projeto

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1.2 Termo de Abertura do Projeto (exemplo)

Título do Projeto Data de Início No

AllMar-VANT 13/6/2014 _____/_____

GerentePietra Visibelli

PatrocinadorMaysa Trentim – Vice-Presidente de Novos Produtos

ClienteDepartamento de PD&I – Novos Produtos | StefInova.com

Objetivo do ProjetoDesenvolver um capacete de motociclistas utilizando material transparente que atenda às regulamentações automobilísticas.

Demanda de NegócioA StefInova é uma empresa líder no desenvolvimento de novos produtos. Nos últimos anos, seu portfólio cresceu com a inclusão de produtos como:

• Airbag para motociclistas;• Microesferas para auto-balanceamento de pneus;• Acessórios de comunicação tipo walkie-talkie e bluetooth acoplados aos capacetes

dos motociclistas;

A última pesquisa de mercado apontou a necessidade de desenvolver um capacete transparente, aumentando o campo de visão do motociclista e também permitindo que eles sejam mais facilmente identificados. O mercado para esse produto é, inicialmente, o Poder Público e órgãos de segurança, mas pode vir a se tornar um padrão para motociclistas.

Escopo do ProjetoSelecionar materiais resistentes e transparentes que substituam os atualmente utilizados nos capacetes;

Processar, analisar e testar os materiais;

Desenvolver o design do capacete;

Elaborar o protótipo;

Realizar testes, certificação e homologação; e,

Iniciar produção em série e distribuição.

Interessados (Stakeholders)Motociclistas

Motoristas em geral

Órgãos de Segurança Pública

Departamento de Produção

Departamento de Marketing

Departamento de Engenharia

Interfaces com Projetos ExistentesEste projeto tem interface com o Programa “Novos Materiais” e com o Projeto “Colete Balístico” devido ao compartilhamento de recursos e laboratórios.

Prazo Estimado para a Conclusão do Projeto24 meses

Orçamento Estimado para a Conclusão do ProjetoR$ 2 milhões

Equipe BásicaPietra Visibelli – Gerente do Projeto

Mário Trentim - Engenheiro

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RestriçõesO projeto precisa terminar antes de Dez/2017.

PremissasExistem materiais disponíveis no mercado nacional e mão-de-obra qualificada para o projeto.

Gerente do ProjetoPietra Visibelli, PMP – possui autonomia total sobre o projeto, reportando-se diretamente ao Vice-Presidente de Novos Produtos.

Assinatura do Patrocinador: Data:

Assinatura da Alta Administração: Data:

1.3 Registro de Stakeholders (template)

Gestão de projetos é uma abordagem multidisciplinar baseada em processos, ferramentas e técnicas para gerenciar o ciclo de vida do seu projeto.

http://trentim.com.br/video-o-que-e-gestao-de-projetos/

Video 1: O que é Gestão de Projetos?

2 Como vamos atingir os objetivos do projeto e quanto vai custar? Quais i n f o r m a ç õ e s necessitamos?

Planejando

Planejamento

1. Visão Geral do Planejamento com MS-Project

2. Estrutura Analítica do Projeto

3. Definir e Sequenciar Tarefas

4. Estimativas de Recursos e Durações

5. Linha de Base do Cronograma e Orçamento

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Os processos de planejamento desenvolvem os pla-nos e documentação que irão orientar a execução do projeto. Os planos devem incluir como será executado e gerenciado o projeto, incluindo processos de melhoria e medições que serão realizadas para acompanhamento.

Figura 2.1 - Planejamento do Projeto.

Planejamento do Projeto

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2.1 Visão Geral do Planejamento com MS-Project

Figura 2.2 - Passo a passo de planejamento do projeto com MS-Project 2013.

Na formatação inicial, vamos seguir os passos abaixo.

1.! O projeto deve iniciar no dia 01/09/2014

! a.! Informações do Projeto – Figura 2.3

2.! Incluir feriados de 07/09, 02/11 e 15/11

! a.! Alterar Período Útil – Figura 2.4

4.! Formatar Gráfico de Gantt

! a.! Formato > Gráfico de Gantt – Figura 2.5

! b.! Botão direito do mouse no Gráfico de Gantt – Figura 2.6

5.! Formatar Diagrama de Rede

! a.! Análogo à formatação do Gráfico de Gantt

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Figura 2.3 - Informações do projeto.

Figura 2.4 - Alterar período útil.

Figura 2.5 - Guia Formato > Gantt.

Figura 2.6 - Formatar Gráfico de Gantt.

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2.2 Estrutura Analítica do ProjetoAgora vamos ao planejamento do nosso projeto. Mas qual é o projeto?! O projeto é desenvolver um capacete transparente para motociclistas. Deste modo, eles poderão ter maior campo de visão. Além disso, pode se tornar um item obrigatório por parte dos órgãos de regulamentação, permitindo que possa-mos ver o rosto dos motociclistas e reduzindo a criminalidade.

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) está na Figura 2.7

abaixo.

Figura 2.7 - Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Vamos iniciar o planejamento. O primeiro passo é inserir a EAP do projeto no MS-Project 2013. Para fazer isso, basta digitar os nomes das fases, pacotes de trabalho e entregas. Em seguida, colocar dada parte da EAP em seu nível hierárquico correto, utilizando indentação (Recuar Tarefa), conforme Figura 2.8.

Figura 2.8 – EAP no MS-Project 2013.

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Na Figura 8, temos a EAP no MS-Project 2013. Não se esqueça de mostrar a Tarefa de Resumo do Projeto (linha 0) e os Números da Estrutura de Tópicos. Observe que coloquei du-ração 0 dias em algumas tarefas, que se tornaram marcos do projeto. As demais tarefas estão com duração 1 dia?, indicando que ainda não definimos suas durações.

Qual é o próximo passo?

2.3 Definir e Sequenciar TarefasJá temos os pacotes de trabalho e as principais entregas, agora falta definir tarefas para realizar esses pacotes de tra-balho e construir as entregas.

Figura 2.9 – Vincular tarefas.

Para o nosso projeto-exemplo do capacete transparente, veja as tarefas sugeridas na Figura 2.10. Você consegue vincular as tarefas usando a função da Figura 2.9?

Figura 2.10 - Tarefas para o projeto do capacete transparente.

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2.4 Estimativas de Recursos e Du-raçõesFeito o sequenciamento das atividades, vamos estimar os re-cursos necessários e as durações. Já poderíamos colocar as durações no cronograma da Figura 2.10 ao mesmo tempo em que definimos os víncluos entre as tarefas.

Antes de atribuir recursos às atividades, é necessário criar a Planilha de Recursos, descrevendo os recursos, sua disponibili-dade e informações complementares.

Figura 2.11 - Planilha de recursos.

Na Figura 2.11, temos a Planilha de Recursos. Existem três ti-pos de recursos:

- Trabalho: custo por uso (R$/período)

- Material: custo por unidade (R$/quantidade)

- Custo: centro de custos (R$/categoria)

Vamos então atribuir os recursos às tarefas. Como já sabemos quais são os recursos, baseando-nos nas qualidades e habili-dades, bem como a disponibilidade dos recursos, podemos esti-mar as durações das tarefas. Poderíamos ter feito a estimativa das durações anteriormente e ajustar agora na atribuição dos recursos, você decide.

Existem vários modos de atribuir recursos às tarefas, bem como o uso de filtros e recursos avançados.

Figura 2.12 - Atribuir recursos.

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Você pode inserir os recursos diretamente no Gráfico de Gantt, usando a coluna Recursos. Pode também utilizar a função Atribuir Recursos na Guia Recursos (Figura 2.12).

Na Figura 2.13, a seguir, temos uma figura em que já inserimos as durações e recursos.

Figura 2.13 - Cronograma, recursos e orçamento do projeto

2.5 Linhas de Base de Cronograma e OrçamentoAgora o nosso plano de projeto está completo. Temos a EAP e seus pacotes de trabalho, tarefas sequenciadas, durações e re-cursos atribuídos. Você pode mostrar a coluna Custo, como na Figura 13 e fazer outras customizações que julgar pertinentes.

Satisfeito com seu plano? Vamos executar!

Mas antes, é necessário salvar a linha de base do projeto (Fig-ura 2.14) para que possamos comparar o progresso realizado com o planejado durante a execução do projeto.

Figura 2.14 - Salvar linha de base do projeto.

3 O p a p e l a c e i t a t u d o . Executar o plano de projeto exige muita atenção e esforço do gerente do projeto para coordenar, integrar e colaborar de maneira efetiva em favor do projeto.

Executando

Execução

1. Gantt de Controle

2. Atualizando o Progresso

3. Linha do Tempo e Calendário

4. Colaboração e Comunicação

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A Execução do projeto consiste em processos reali-zados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto de forma a cumprir as espe-cificações do projeto. Envolve coordenar pessoas e recursos, integrar e executar atividades.

Execução do Projeto

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3.1 Gantt de ControleDurante a execução do projeto, podemos utilizar diversas fun-cionalidades do MS-Project 2013.

Figura 3.1 – Gantt de Controle.

O modo de visualização Gantt de Controle, Figura 3.1, permite atualizar o status e progresso das tarefas, comparando com a linha de base.

Para isso, devemos usar a Tabela de Controle (Figura 3.2), po-demos atualizar o andamento das tarefas utilizando a % con-cluída e as datas de início real e término real.

Figura 3.2 – Tabela de Controle.

3.2 Atualizando o ProgressoProcedimento para atualizar o progresso das tarefas corre-tamente (Figura 3.3):

1) Insira o início real da tarefa, isto é, o dia em que ela começou de verdade;

2) Atualize a porcentagem concluída da tarefa (25%, 50%, 75%) até que ela esteja concluída;

3) Insira a data de término real, isto é, o dia em que a tarefa foi concluída de verdade (100%).

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Figura 3.3 – Atualizando status das tarefas.

3.3 Linha do Tempo e CalendárioEmbora seja possível salvar o plano de projeto, exportar, com-partilhar via e-mail, os modos de visualização Linha do Tempo e Calendário são particularmente úteis na execução.

A linha do tempo permite uma visão de alto nível das fases e marcos do projeto, podendo ser exportada e compartilhada com o patrocinador e o cliente, por exemplo.

A visão do calendário é mais detalhada, permitindo uma visão diária das tarefas que pode ser integrada ao Microsoft Outlook e compartilhada com membros da equipe do projeto.

Figura 3.4 – Linha do Tempo

Figura 3.5 – Calendário de atividades do projeto.

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3.4 Colaboração e ComunicaçãoAo longo da execução, as funcionalidades de colaboração do MS-Project 2013 também serão bastante úteis (Figura 3.6). Se a sua empresa utiliza o MS-Project Server, MS-Sharepoint ou MS-Lync Server, aproveite ao máximo.

Figura 3.6 - Colaboração e comunicação integrada com MS-Project 2013 (http://trentim.com.br/colaboracao-usando-ms-project-2013/)

MS-Project 2013 combinado com outras ferramentas, permite:

•! Trabalhar em qualquer lugar a partir de várias plataformas, in-cluindo dispositivos móveis, por meio do acesso on-line a partir de um navegador web;

! •! Gerenciamento flexível de portfolios, permitindo seleção e priorização;

! •! Gerenciamento centralizado e eficiente dos recursos;

! •! Trabalho colaborativo entre os membros das equipes dos projetos, oferecendo acesso ao Project Pro for Office 365 e aos demais softwares do Office 365;

! •! Escalabilidade e aumento da capacidade sob demanda, sem a necessidade de manter uma infraestrutura de TI dedicada;

! •! Utilização de recursos do Sharepoint on-line para facili-tar a comunicação e visibilidade de calendário, recursos, dis-cussões e outras informações do projeto;

! •! Sincronizar o cronograma com o site do projeto, man-tendo as informações sempre atualizadas;

! •! Aumentar interação e comunicação por meio do Lync on-line, que permite enviar mensagens instantâneas (IM), conferên-cias (reuniões), compartilhamento de tela e espaços compartilha-dos;

! •! Utilizar diferentes tipos de relatórios e painéis de re-sumo, podendo customizá-los com informações e indicadores para a tomada de decisão;

! •! Utilizar aplicativos da Office Store e Sharepoint Store, bem como desenvolver aplicativos customizados para as suas ne-cessidades; e,

! •! Integração com Exchange on-line, entre outras funcionali-dades.

!

4 I n d i c a d o r e s d e performance, resposta aos r i s c o s e g e s t ã o d e mudanças são aspetos cruciais do monitoramento e controle para o sucesso do projeto.

Controlando

Monitoramento E Controle

1. Acompanhando o Status do Projeto

2. Usando Filtros e Realce

3. Indicadores Gráficos

4. Relatório do Valor Agregado

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Monitoramento e controle consiste em processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desem-penho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão ne-cessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspon-dentes.

O desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para:

• identificar variações em relação ao plano de gerenciamento;

• controlar as mudanças e recomendar ações preventivas;

• monitorar atividades do projeto em relação ao plano e às linhas de base;

• influenciar fatores que poderiam prejudicar os objetivos.

Monitoramento e Controle do Projeto

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4.1 Acompanhando o Status do ProjetoO monitoramento contínuo fornece uma visão melhor sobre a saúde do projeto e ajuda a identificar áreas que requeiram atenção adicional e medidas corretivas. Antes de verificar as tarefas atrasadas, é preciso fixar a data de status do projeto. Isto é, a data em relação a qual estamos medindo o desem-penho do projeto, conforme Figura 4.1.

Figura 4.1 – Definir data de status.

Somente com a data de status definida, é possível comparar planejado versus realizado. Uma das maneiras de acompanhar o projeto é através das linhas de andamento (Figura 4.2).

Figura 4.2 – Linha de andamento.

4.2 Usando Filtros e RealcePara o gerente do projeto, é importante saber quais tarefas estão adiantadas / atrasadas, bem como o custo real delas. Isso pode ser feito utilizando filtros, realce ou mesmo criando indicadores gráficos.

Filtrar tarefas é muito fácil, basta ir na Guia Exibição, conforme observamos na Figura 4.3. Ainda é possível combinar Realce com Filtros e Categorias, para uma análise mais precisa (Fig-ura 4.4.).

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Figura 4.3 – Filtros e realce.

Figura 4.4 – Agrupando tarefas.

4.3 Indicadores GráficosO MS-Project 2013 é muito poderoso em termos de funcionali-dades e customizações.

Existem vários campos personalizáveis, além dos campos padronizados.

Você pode criar fórmulas e indicadores gráficos para facilitar o acompanhamento do seu projeto..

Figura 4.5 – Criando indicadores gráficos.

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Figura 4.6 – Exemplo de indicadores gráficos.

4.4 Relatório do Valor AgregadoVocê sabe o que é Gestão do Valor Agregado? Trata-se de uma técnica para monitorar o desempenho do projeto em ter-mos de escopo, tempo e custo.

P a r a s a b e r m a i s , v i s i t e : http://blog.mundopm.com.br/2013/09/26/valor-agregado-usando-ms-project/

O MS-Project 2013 já possui relatórios padronizados para acompanhamento do valor agregado, facilitando muito a vida do gerente de projetos (Figura 4.7 e Figura 4.8).

4.7 – Obtendo o relatório do valor agregado.

4.8 – Exemplo de relatório do valor agregado.

5 Abandono de projeto não é encerramento. O término d o p r o j e t o e x i g e procedimentos formais para lições aprendidas, d o c u m e n t a ç ã o , encerramento de contratos e aceitação final do cliente.

Encerrando

Encerramento

1. Relatórios e Visão Geral do Projeto

2. Comparação entre Linhas de Base

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O encerramento do projeto consiste em processos executados para finalizar as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando completar formalmente o projeto ou a fase:

• encerrar o projeto ou fase, de forma apropriada e definir formal-mente que o projeto ou fase estão concluídos;

• obter aceitação final e formal do cliente ou patrocinador;

• fazer revisão e auditoria pós-projeto ou de final de fase;

• documentar lições aprendidas;

• atualizar ativos de processos organizacionais;

• encerrar aquisições.

Encerramento do Projeto

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5.1 Relatórios e Visão Geral do ProjetoAo final do projeto, você pode imprimir relatórios do MS-Project 2013, principalmente referentes a cronograma e custos.

Os membros da equipe do projeto devem ser chamados a con-tribuir com o relatório final, especialmente no que tange às lições aprendidas.

Lembre-se que o relatório final representa o encerramento ad-ministrativo do projeto. Deve ser feito após o encerramento dos contratos e de todas as pendências do projeto, podendo ser um simples checklist de entregas ou um documento extenso e complexo.

Existem as várias opções de relatórios padronizados no MS-Project 2013, como a Visão Geral do Projeto (Figura 5.1).

Figura 5.1 – Visão geral do projeto.

Também é possível customizar e personalizar os relatórios con-forme a sua necessidade (Figura 5.2), inclusive criando novos tipos de relatórios.

Figura 5.2 - Visão geral do projeto (modificado).

Figura 5.3 - Relatórios

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5.2 Comparação entre Linhas de BaseO MS-Project 2013 possui a funcionalidade de comparar dois diferentes planos de projeto. Podemos comparar planos de pro-jeto em dois arquivos diferentes. Isso é bastante útil para com-parar o plano de projeto ao final do projeto com o que foi plane-jado em seu início.

Um relatório de comparação entre a primeira e a última versão do arquivo de plano de projeto ajudam a identificar os desvios e suas causas. Para fazer essa comparação entre projetos, pri-meiramente abras os arquivos que você pretende comparar. Depois vá em Relatório > Comparar projetos.

Figura 5.4 - Relatório de comparação.

5.3 Próximos PassosChegamos ao final do nosso tour com MS-Project 2013. É um software poderoso, cheio de funcionalidades para ajudar você no gerenciamento de seus projetos.

Não basta apenas saber usar a ferramenta (MS-Project), é pre-ciso também conhecer e aplicar as melhores práticas em geren-ciamento de projetos para ter sucesso em seus projetos!.

Não se preocupe em utilizar todos os recursos do MS-Project 2013 nem em aplicar todas as melhores práticas de gerenciamento de projetos de uma só vez, especialmente se você estiver iniciando na área. Procure solidificar os conhecimentos conforme a sua necessidade. Utilize os re-cursos mínimos e depois comece a sofisticar suas técni-cas. Procure aprender com os projetos passados, salve dif-erentes arquivos do MS-Project e treine bastante.

Não sendo nossa pretensão exaurir o assunto, encorajamos o leitor a continuar buscando mais referências e assuntos avança-dos em gerenciamento de projetos e também explorar mais re-cursos do MS-Project 2013.

http://trentim.com.br/gerenciando-projetos-com-ms-project/

http://msproject2013.com.br

ConclusõesGostaria de agradecer novamente ao amigo leitor pela sua atenção e paciência. Es-pero que este ebook tenha ajudado você a gerenciar melhor os seus projetos.

Dúvidas, sugestões e reclamações são bem-vindas: contato@msproject2013.com.br

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Desejo-lhe muito sucesso em seus projetos,

Mário Trentim