Título Código Rev.

CONTROLE DE REGISTROS MQ-GMR-4.13 14

1 de 2 É proibida a duplicação ou reprodução deste volume ou de parte do mesmo, sob quaisquer meios, sem autorização expressa do ipen

Verifique a LISTA MESTRA de Documentos do SGI do ipen em http://intranet.ipen.br Certifique-se de que esta seja a revisão vigente antes de utilizar este documento.

Cópias impressas sem a identificação “CÓPIA CONTROLADA” não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional

4.13.1. Generalidades

A Gerência de Metrologia das Radiações (GMR) utiliza procedimentos estabelecidos para

identificar, coletar, indexar, acessar, arquivar, armazenar, manter, e dispor, registros técnicos e da qualidade de acordo com os PG-IPN-0501 e PG-IPN-0503. Os registros da qualidade incluem relatórios de auditorias internas e de análises críticas pela gerência, assim como o registro de ações corretivas e preventivas.

Os registros são legíveis, armazenados e preservados de tal forma que possam ser prontamente recuperados, em instalações que oferecem ambiente adequado, de forma a previnir danos, deterioração ou perda. O tempo de retenção dos documentos segue o PG-IPN-0501 e o PG-IPN-0503 e, quando necessário, os laboratórios possuirão procedimento específico. Os registros podem estar no formato papel e/ou meio eletrônico.

Todos os registros são mantidos de forma segura e com confidencialidade, por responsáveis pelo arquivamento destes, normalmente nos setores nos quais foram gerados.

A GMR protege seus registros armazenados eletronicamente, prevenindo o acesso ou as emendas não autorizadas nesses registros, por meio de senhas. São feitas cópias de segurança (backup) em papel, além de backup de toda a documentação disponível na rede do IPEN em HD externo, todos seguindo o estabelecido no procedimento PG-IPN-0502.

4.13.2. Registros Técnicos

A GMR preserva de acordo com o documento “Temporalidade de Documentos gerados pelo ipen”, os registros das observações originais, dados derivados e informações suficientes para estabelecer uma linha de auditoria, registro de pessoal e uma cópia de cada relatório de ensaio. Os registros de cada ensaio contêm informações suficientes para facilitar, quando possível, a identificação de fatores que afetam a incerteza e possibilitam que o ensaio seja repetido em condições o mais próximo possível das condições originais. Os registros incluem a identificação dos responsáveis pela amostragem (normalmente o cliente), pela realização de cada ensaio e pela conferência dos resultados. Quando necessário, os laboratórios podem ter procedimentos próprios para registros técnicos.

Registros técnicos são acumulação de dados (ver item 5.4.7) e informações que resultam da realização de ensaios e que indicam se os parâmetros especificados da qualidade, ou do processo, foram alcançados. Podem incluir formulários; contratos; folhas, notas ou livros de trabalho, folhas de conferência, gráficos de controle, relatórios de ensaios e certificados de calibração externos, bem como notas, papéis e realimentação de clientes. As observações, os dados e os cálculos são registrados no momento em que são realizados e identificam a tarefa a que se referem.

Quando ocorrem erros nos registros, cada erro é riscado, não sendo apagado, nem tornado ilegível e nem eliminado. O valor correto é colocado ao lado do errado. Todas as alterações são assinadas ou rubricadas pela pessoa que fez a correção. No caso de dados

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Cópias impressas sem a identificação “CÓPIA CONTROLADA” não são controladas e não devem ser utilizadas com propósito operacional

armazenados eletronicamente, são tomadas medidas equivalentes, para evitar perda ou alteração do dado original. Estes dados serão “riscados” e destacados até sua correção, sendo colocado o valor correto ao lado, a data e o nome e/ou rubrica do responsável pela correção conforme exemplo a seguir:

3,98 mR/h ---- 3,78 mR/h (11/01/12 – José Luiz )

4.13.3. Documentos de Referência

PG-IPN-0501 Sistema de Documentação

PG-IPN-0502 Segurança para os Sistemas Informatizados

PG-IPN-0503 Sistema de Gerenciamento da Documentação Controlada