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1 Título: A Influência das Informações Formais e Informais no Processo Decisório: Uma Abordagem Comportamental da Gestão Autores: Flávia Zóboli Dalmácio Luciene Laurett Rangel Aridelmo J. C. Teixeira Valcemiro Nossa País: Brasil Instituição de Ensino: FUCAPE - Fundação Instituto Capixaba de Pesquisas em Contabilidade, Economia e Finanças. E-mail: [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Palavras-chave: Fontes de informações formais e informais, gerentes de nível intermediário, processo decisório, aspecto comportamental, gestores. Tema: Gestión de Costos y Sistemas de Información Recursos audiovisuais: tela de projeção, projetor multimídia e microcomputador com o software Microsoft Power Point instalado.

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Título: A Influência das Informações Formais e Informais no Processo Decisório: Uma Abordagem Comportamental da Gestão

Autores: Flávia Zóboli Dalmácio

Luciene Laurett Rangel

Aridelmo J. C. Teixeira

Valcemiro Nossa

País: Brasil

Instituição de Ensino: FUCAPE - Fundação Instituto Capixaba de Pesquisas em Contabilidade, Economia e Finanças.

E-mail: [email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Palavras-chave: Fontes de informações formais e inf ormais, gerentes de nível intermediário, processo decisório, aspecto comporta mental, gestores.

Tema: Gestión de Costos y Sistemas de Información

Recursos audiovisuais: tela de projeção, projetor m ultimídia e microcomputador com o software Microsoft Power Point instalado.

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Título: A Influência das Informações Formais e Info rmais no Processo Decisório: Uma Abordagem Comportamental da Gestão

Palavras-chave: Fontes de informações formais e inf ormais, gerentes de nível intermediário, processo decisório, aspecto comporta mental, gestores.

Tema: Gestión de Costos y Sistemas de Información

Resumo

Este artigo tem por objetivo identificar a influência das informações formais e informais em um processo decisório, levando-se em consideração os aspectos humano e comportamental dos gestores. Para tanto, os gerentes de nível intermediário, de uma empresa de grande porte do estado do Espírito Santo (Brasil), preencheram um formulário, com questões relacionadas ao objetivo deste trabalho. Nos resultados apresentados, observa-se uma grande importância atribuída, pelos gestores, às informações formais geradas pelo sistema de informações da empresa, porém não se pode afirmar que exista maior grau de utilização das fontes de informações formais ou das informais.

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1 Introdução

O desenvolvimento tecnológico, o crescimento das organizações e a complexidade do ambiente econômico têm dificultado o entendimento e a gestão dos negócios. A conseqüência natural desse processo é a necessidade, cada vez maior, de informações que auxiliem os administradores nas tomadas de decisões.

De acordo com Porter (1999, p. 94), “a tecnologia da informação é uma alavanca cada vez mais importante à disposição das empresas para criar vantagem competitiva”. Ele destaca que as empresas necessitam de sistemas e softwares de informação de última geração.

Segundo Arantes (1998, p. 332), esses sistemas são instrumentos de natureza institucional e técnica, que estabelecem formalmente as regras para executar, orientar e coordenar as ações em direção às finalidades empresariais.

No entanto, ele ressalta que um sistema de informação não é o único fator envolvido no processo decisório de uma organização. Deve-se, também, levar em consideração os aspectos: humano e comportamental, pois as pessoas possuem um comportamento próprio, que nem sempre corresponde às determinações estabelecidas pelas regras formalmente instituídas.

A tarefa empresarial seria significativamente diferente e mais simples de ser realizada se as pessoas que integram a organização da empresa fossem “racionais”, como pressupõe a teoria econômica, e não insistissem em se comportar como seres humanos normais. Não fosse essa teimosia, bastaria que a administração contass e com um bom conjunto de instrumentos técnico-formais , baseados em pressupostos econômicos, e agisse com eficiência, para o sucesso empresarial estar garantido (ARANTES, 1998, p. 332, grifo nosso).

Além disso, Anthony e Govindarajan (2002, p. 557), ressaltam que:

Muitas informações usadas pelos executivos são informais, isto é, os executivos recebem-nas em decorrência de suas próprias observações, conversas pessoais e telefônicas, memorando e reuniões, em contraste com informações obtidas por meio de relatórios formais. [...] Por ser informal, é difícil de descrever e classificar. Deve apenas ser dito que a maioria dos executivos consideram (sic) essas informações informais mais importantes do que qualquer relatóri o formal . Os executivos que se apóiam principalmente em relatóri os formais são exceções (grifo nosso).

Diante do exposto, surge o seguinte questionamento: qual o grau de utilização das fontes de informações formais e informais no proces so decisório em uma empresa de grande porte?

O que se pode observar é que, geralmente, as empresas investem altas quantias na implantação de sistemas de informações, que, muitas vezes, podem não estar sendo utilizados como suporte na tomada de decisões, por não considerar os aspectos humanos envolvidos no processo decisório.

Portanto, o objetivo deste artigo é identificar o grau de utilização das fontes de informações formais e informais, em um processo decisório, levando-se em consideração o aspecto comportamental dos gerentes de nível intermediário, de uma empresa de grande porte no estado do Espírito Santo (Brasil).

Para atender o objetivo proposto, foi preenchido um formulário onde os gerentes das áreas de Comércio Exterior (GCE), Recursos Humanos (GRH) Assessoria Jurídica (AJU), Marketing (GMK), Administração de Vendas (GAV), Vendas Varejo (GVA), Planejamento Integrado (GPI), Produção (GPR), Engenharia (GEN), Suprimentos (GSU), Distribuição (GDI), Desenvolvimento de Produtos (GPD), Financeiro (GFI), Controladoria (GCO) e

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Tecnologia da Informação (GTI) responderam questões relacionadas ao grau de utilização das fontes de informações formais e informais no processo decisório.

2 Hipótese

As hipóteses propostas visam identificar grau de utilização das fontes de informações formais e informais na tomada de decisões pelos executivos. Dessa forma, a pesquisa busca evidências empíricas sobre esse aspecto, no nível da gerência intermediária de uma empresa de grande porte no estado do Espírito Santo (Brasil).

H0: O grau de utilização das fontes de informações formais é menor que o grau de utilização das fontes de informações informais.

Caso a hipótese H0 não se concretize, os pressupostos de Arantes (1998, p. 332) e de Anthony e Govindarajan (2002, p. 557) serão contrariados.

Na contextualização do trabalho, evidenciam-se as bases teóricas que dão sustentação à pesquisa. São abordados aspectos relacionados a sistemas de informações para apoio à tomada de decisão, fontes de informações formais e informais e o comportamento humano envolvido no processo de gestão.

3 Referencial Teórico

3.1 Sistemas de Informação para Apoio à Tomada de D ecisão

Os sistemas de informação podem ser classificados dentro de inúmeras visões. Laudon e Laudon (1999, p. 4), definem um sistema de informação (SI)

como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações.

Neste trabalho, dar-se-á uma ênfase ao Sistema de Informação Gerencial (SIG), visto que, sua principal finalidade, segundo Stair (1998, p. 208), “é ajudar uma organização a atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar, organizar e planejar mais eficaz e eficientemente”, suas ações.

Um Sistema de Informação Gerencial (SIG), de acordo com Oliveira (2001, p. 40), “é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”.

Stair (1998, p. 212) destaca algumas características de um sistema de informações gerenciais, como por exemplo: produzir relatórios programados, gerar relatórios de saídas com formatos fixos e padronizados, produzir relatórios impressos e em tela de computador, usar dados internos armazenados no sistema do computador, ter relatórios desenvolvidos e implementados por sistemas de informação pessoais e necessitar de solicitações formais do usuário.

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A combinação dessas características pode fornecer, aos gerentes de nível intermediário, suporte no processo decisório e, conseqüentemente, contribuir para que as metas empresariais sejam atingidas.

Os dados que alimentam o SIG podem ser originados de fontes internas ou externas, sendo processados e disponibilizando informações de forma estruturada e organizada. Essas informações, de acordo com Lauri (apud BASTOS JÚNIOR, 2000, p. 7), devem ser tanto quanto possível constantes, atualizadas, precisas, capazes de ser difundidas e utilizadas por aqueles que tomam decisões na organização.

No entanto, pressupõe-se que os gestores não utilizam apenas as fontes de informações formais, outras fontes também são consideradas importantes, como as informações informais, pois, qualquer que seja a origem da informação, configura-se como um componente essencial no processo decisório.

3.2 Fontes de Informações Formais e Informais

As informações formais, relacionadas às questões estratégicas da organização, segundo Bastos Júnior (2000, p. 7), correspondem, normalmente, a um passado recente. Essas informações são aquelas disponibilizadas de forma estruturada, organizada e divulgadas, sistematicamente, em mídias, ou seja, são aquelas que possuem a característica da periodicidade, acessibilidade e que podem ser registradas.

Porter (apud POZZEBON e FREITAS, 1997, p. 12), descreve que as fontes dessas informações formais seriam: imprensa; base de dados; artigos científicos; revistas especializadas; informações técnicas (patentes); documentos da empresa; dentre outras.

As informações informais, segundo Bastos Júnior (2000, p. 8), correspondem ao presente ou a um futuro próximo. Essas informações são aquelas pouco estruturadas e organizadas, sem divulgação sistemática.

Porter (apud POZZEBON e FREITAS, 1997, p. 12), descreve que as fontes dessas informações informais seriam: seminários; congressos; contatos pessoais com clientes, fornecedores, concorrentes e consultores; reuniões; jantares; entrevistas; folders; feiras e eventos; agências de publicidade; “boatos” sobre produtos, clientes, fornecedores e concorrentes; dentre outras.

De acordo com Pozzebon, Freitas e Petrini (1997, p. 6), “as informações informais praticamente não são tratadas pelos sistemas de apoio à decisão”. No entanto, este artigo busca evidências de quão importante são estas fontes de informações no processo decisório de uma organização.

3.3 Aspectos Comportamentais dos Gestores

Os modelos clássicos da teoria econômica pressupõem a racionalidade na tomada de decisões em face do risco. Entretanto, os psicólogos israelenses Kahneman e Tversky, em Bernstein (1997, p. 271), descobriram duas deficiências humanas que interferem no processo decisorial. “Primeira, a emoção muitas vezes destrói o autocontrole que é essencial à tomada racional de decisões, segunda, as pessoas muitas vezes não conseguem entender plenamente com que estão lidando”.

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Porém, esses psicólogos mostram evidências indicando que as escolhas humanas são ordeiras, embora, nem sempre racionais. Thaler, também citado por Bernstein (1997, p. 282), acrescenta que: “como as decisões ordeiras são previsíveis, não há base para o argumento de que o comportamento será aleatório e inconstante”.

Segundo Chiavenato (2000, p. 417), “o tomador de decisão está inserido em uma situação, pretende alcançar objetivos, tem preferências (cursos de ação) para alcançar resultados”, além disso, ele acrescenta que “o processo decisorial é complexo e depende das características pessoais do tomador de decisões, da situação em que está envolvido e da maneira como percebe a situação”.

Vários aspectos subjetivos podem estar envolvidos na escolha das fontes de informações para a tomada de decisões, portanto, verificações empírico-analíticas contribuem para identificar as bases informacionais de apoio gerencial nesse processo.

4 Metodologia da Pesquisa

Esta pesquisa baseia-se em um estudo de caso analítico de uma empresa de grande porte no estado do Espírito Santo (Brasil).

4.1 Coleta dos Dados

Os dados deste estudo foram coletados por meio de um formulário (APÊNDICE 1), onde todos os gerentes de nível intermediário da empresa (destacados na introdução deste artigo) responderam questões a respeito do grau de utilização de 06 (seis) tipos de fontes de informações formais e 06 (seis) tipos de fontes informais, no processo decisório.

Ressalta-se que, por falta de disponibilidade dos gerentes, não foi possível a coleta dos dados nas áreas de Distribuição (GDI) e Recursos Humanos (GRH), razão pela qual foram suprimidas no momento do tratamento dos dados.

Também é importante destacar que, a fim de não influenciar as respostas dos gestores, na estrutura do formulário não estava explícito o objetivo da pesquisa. Além disso, as fontes de informações formais e informais foram relacionadas desordenadamente.

4.2 Tratamento dos Dados

Para análise dos dados, atribuíram-se pesos de 01 a 12, às fontes de informações utilizadas no processo decisório (sendo o peso 01 atribuído à fonte de maior grau de utilização), e peso 13, às fontes de informações não utilizadas, conforme apresentado na Tabela 1.

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Tabela 1: Fontes de informações formais e informais

AJU GCE GMK GAV GVA GPI GPR GEN GSU GPD GFI GCO GTISoma dos

PesosMédias

Documentos Internos 1 2 3 4 4 2 3 13 2 2 3 2 13 54

Sistemas de Informações 5 1 1 1 2 1 1 2 1 3 1 1 2 22

Informações técnicas 4 13 6 5 5 4 13 3 5 5 6 6 5 80

Revistas especializadas 3 13 7 11 7 8 5 5 7 9 5 5 6 91

Artigos científicos 13 6 9 12 11 13 8 13 13 8 13 7 8 134

Imprensa 9 13 11 7 9 13 13 13 6 10 4 4 13 125

Reuniões 2 4 2 3 3 3 2 1 4 1 13 3 1 42

Contatos Pessoais c/Clientes... 13 3 4 2 1 5 4 6 3 4 2 13 4 64

Feiras e eventos 6 5 8 9 8 7 6 13 8 6 13 13 7 109

Entrevistas 8 13 10 8 10 13 7 13 13 11 13 8 13 140

Seminários e congressos 7 13 5 10 6 6 9 13 9 7 13 9 3 110

Boatos 13 7 12 6 12 13 13 4 10 12 7 13 13 135

FORMAIS

INFORMAIS

FONTES DE INFORMAÇÕES

84,33

100,00

Nota: Pesquisa realizada no período de 17 a 20/03/03.

Observando-se as médias dos pesos das fontes de informações, verifica-se que as fontes de informações formais apresentam maior grau de utilização (devido aos pesos serem inversamente proporcionais – quanto mais utilizado menor o peso), porém não se pode concluir que exista uma diferença estatisticamente significante entre as duas médias.

Para verificar a hipótese de existência ou não dessa diferença, foi utilizado o teste U de Mann-Whitney (SPIEGEL, 1993), um procedimento não-paramétrico, pois este teste independe das distribuições populacionais e dos parâmetros associados, conforme demonstrado no Apêndice 2.

4.3 Análise dos Resultados

Diante dos resultados estatíticos, rejeita-se a hipótese nula (H 0) de que o grau de utilização das fontes de informações formais seria menor que o grau de utilização das fontes de informações informais.

Porém, utilizando-se um nível de significância de 5% para o teste aplicado de iqualdade entre as médias, não se pode concluir que as fontes de informações formais têm um maior grau de utilização do que as fontes de informações informais no processo decisório da empresa analisada, pois não existe diferença, estatisticamente siguinificante, entre as duas médias, conforme demonstrado no Apêndice 2.

5 Considerações Finais

Este trabalho, por meio de um estudo de caso analítico, buscou identificar o grau de utilização das fontes de informações formais e informais, em um processo decisório,

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levando-se em consideração o aspecto comportamental dos gerentes de nível intermediário, de uma empresa de grande porte no estado do Espírito Santo (Brasil).

Os resultados apresentados evidenciam que as fontes de informações formais e informais têm, estatísticamente, o mesmo grau de utilização no processo decisório da empresa analisada.

No entanto, os dados da Tabela 1, se não analisados por meio de ferramentas adequadas, poderiam levar a conclusões precipitadas e incorretas, pois mostram média inferior para as fontes de informações formais em relação às informais.

Destaca-se que, dentre as fontes de informações formais, o maior grau de utilização foi atribuído ao sistema de informação da empresa (soma dos pesos igual a 22) e, dentre as fontes de informações informais, o maior grau foi atribuído às reuniões (soma dos pesos igual a 42).

As limitações desta pesquisa são: (1) os resultados não podem ser generalizados, ou seja, não se pode concluir que outras instituições também utilizam as fontes de informações formais e informais na mesma proporção; e (2) se houver uma mudança significativa no quadro gerencial da empresa estudada, os resultados obtidos poderiam ser diferentes dos apresentados, visto que os aspectos humano e comportamental estão envolvidos no processo decisório.

O ideal seria ampliar o estudo, aplicando os testes em outras instituições e em outros níveis hierárquicos, como por exemplo, institucional e operacional, e comparar os resultados.

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Apêndice 1

Formulário

1) Cargo ocupado: ________________________________________________

2) Divide responsabilidade com outros?

� Sim

� Não

3) Quais são as fontes de informação que você utiliza com mais freqüência no processo decisório? Dentre as alternativas escolhidas, faça um ranking de acordo com o grau de utilização (de 1 a ...)

� � Documentos internos (contratos, políticas internas, outros)

� � Sistemas de informações (relatórios e planilhas)

� � Reuniões

� � Contatos pessoais com clientes, fornecedores, concorrentes, consultores e outros

� � Revistas especializadas

� � Feiras e eventos

� � Artigos científicos

� � Imprensa

� � Entrevistas

� � Informações técnicas

� � Seminários e congressos

� � “Boatos” sobre produtos, clientes, fornecedores e concorrentes

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Apêndice 2

Aplicação do Teste U de Mann-Whitney

Fontes Formais Fontes Informais

Soma dos Pesos

PostosSoma dos

PesosPostos

54 3 42 2

22 1 64 4

80 5 109 7

91 6 140 12

134 10 110 8

125 9 135 11

Soma (R1) 34 Soma (R2) 44

Ho: O grau de utilização das informações formais é igual ao grau de utilização das informações informais.

23342

1)6(66*61

2

1)N1(N1N2*N1U1 =−++=−++= R

182

6*6

2

2*1 === NNUµ

245,612

)166(6*6

12

)121(2*1 =++=++= NNNNUσ

8006,0245,6

1823 =−=−=ΖU

UU

σµ

Nível de significância de 0,05.

0,8006 1,96-1,96

Não RejeitarH0

Rejeitar H0 Rejeitar H0

µ 0,8006 1,96-1,96

Não RejeitarH0

Rejeitar H0 Rejeitar H0

µ

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