1. Redao Oficial A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. Esses mesmos princpios (impessoalidade, clareza, uniformidade, conciso e uso de linguagem formal) aplicam-se s comunicaes oficiais: elas devem sempre permitir uma nica interpretao e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nvel de linguagem. Apresentadas essas caractersticas fundamentais da redao oficial, passemos anlise pormenorizada de cada uma delas. 1.1. A Impessoalidade Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicao, com duas possibilidades: c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcanada a necessria impessoalidade. 1.2. A Linguagem dos Atos e Comunicaes Oficiais A necessidade de empregar determinado nvel de linguagem nos atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do prprio carter pblico desses atos e comunicaes; de outro, de sua finalidade. Por seu carter impessoal, por sua finalidade de informar com o mximo de clareza e conciso, eles requerem o uso do padro culto da lngua. H consenso de que o padro culto aquele em que a) se observam as regras da gramtica formal, e b) se emprega um vocabulrio comum ao conjunto dos usurios do idioma. importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padro culto na redao oficial decorre do fato de que ele est acima das diferenas lexicais, morfolgicas ou sintticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias lingsticas, permitindo, por essa razo, que se atinja a pretendida compreenso por todos os cidados.

1.3. Formalidade e Padronizao A formalidade diz respeito polidez, civilidade no prprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicao. A clareza datilogrfica, o uso de papis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramao do texto so indispensveis para a padronizao. 1.4. Conciso e Clareza Conciso o texto que consegue informaes com um mnimo de palavras. transmitir um mximo de

A clareza deve ser a qualidade bsica de todo texto oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretaes que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padro culto de linguagem, em princpio, de entendimento geral e por definio avesso a vocbulos de circulao restrita, como a gria e o jargo; c) a formalidade e a padronizao, que possibilitam a imprescindvel uniformidade dos textos; d) a conciso, que faz desaparecer do texto os excessos lingsticos que nada lhe acrescentam. . Comunicao Oficial A redao das comunicaes oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos aqui j explicitados. Alm disso, h caractersticas especficas de cada tipo de expediente, que sero tratadas em detalhe neste captulo. Antes de passarmos sua anlise, vejamos outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicao oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificao do signatrio. Pronomes de Tratamento

2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado;

Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores; Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministros do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senhor Senhor Senhor Senador, Juiz, Ministro, Governador,

No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Secretrio de Estado da Sade 00000-000 Natal. RN

A Sua Excelncia o Senhor Deputado Fulano de Tal Assemblia Legislativa 00000-000 Natal. RN A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cvel Rua ABC, no 123 01010-000 Natal. RN Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000 Natal. RN Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesistica, so: Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. 2.2. Fechos para Comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, a legislao federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores. 2.3. Identificao do Signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte: (espao para assinatura) NOME em

Chefe de Gabinete do Tribunal de Contas (espao para assinatura) NOME Secretrio de Estado da Tributao Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho. NORMAS GERAIS DE ELABORAO Ao se elaborar uma correspondncia devero ser observadas as seguintes regras: utilizar as espcies documentais, de acordo com as finalidades expostas nas estruturas dos modelos adiante expostos; utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatrios e os endereamentos corretamente; utilizar a fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings; obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina. No caso de Comunicao Interna, o destinatrio dever ser identificado pelo cargo, no necessitando do nome de seu ocupante. Exceo para casos em que existir um mesmo cargo para vrios ocupantes, sendo necessrio, ento, um vocativo composto pelo cargo e pelo nome do destinatrio em questo. EXEMPLO: Ao Senhor Assessor Jos Amaral Quando um documento estiver respondendo solicitao de um outro documento, fazer referncia espcie, ao nmero e data ao qual este se refere. O assunto que motivou a comunicao deve ser introduzido no primeiro pargrafo, seguido do detalhamento e concluso. Se contiver mais de uma idia deve-se tratar dos diferentes assuntos em pargrafos distintos. A referncia ao ano do documento dever ser feita aps a espcie e nmero do expediente, seguido de sigla do rgo que o expede. CERTO: ERRADO:

Ofcio n 23/2005-DAI/TCE

Ofcio n 23/TCE/DAI-2005

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. Exemplos: Vossa Senhoria nomear o substituto. Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa...vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se o interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado; se for mulher,Vossa Excelncia est atarefada. SIGLAS E ACRNIMOS Sigla a representao de um nome por meio de suas iniciais ex.: INSS. Apesar de obedecer s mesmas regras dispostas para as siglas, os acrnimos so distintos delas, ou seja, so palavras formadas das primeiras letras ou de slabas de outras palavras ex.: Bradesco; em geral no se coloca ponto nas siglas; grafam-se em caixa alta as compostas apenas de consoante: FGTS; grafam-se em caixa alta as siglas que, apesar de compostas de consoante e de vogal, so pronunciadas mediante a acentuao das letras: IPTU, IPVA, DOU; grafam-se em caixa alta e em caixa baixa os compostos de mais de trs letras (vogais e consoantes) que formam palavra: Bandern, Cohab, Ibama, Ipea, Embrapa. Siglas e acrnimos devem vir precedidos de respectivo significado e de travesso em sua primeira ocorrncia no texto (ex.: Dirio Oficial do Estado DOE). DESTAQUES Recurso tipogrfico que estabelece contrastes, com o objetivo de propiciar salincias no texto. Os mais comuns so os a seguir comentados. Itlico Convencionalmente, grafa-se em itlico ttulos de livros, de peridicos, de peas, de peras, de msica, de pintura e de escultura;

assim como nomes de eventos e estrangeirismos citados no corpo do texto. Lembrar, no entanto, que na grafia de nome de instituio estrangeira no se deve usar o itlico. Contudo, no caso de o texto j estar todo ele grafado em itlico, o destaque de palavras e de locues de outros idiomas, ainda no adaptadas ao portugus, pode ser obtido com o efeito contrrio, ou seja, com a grafia delas sem o itlico; recursos esse conhecido como redondo. Usa-se ainda o itlico na grafia de nomes cientficos, de animais e vegetais (ex.: Canis familiaris; Apis mellifera). Pode-se adotar tambm, desde que sem exageros, o destaque do itlico na grafia de palavras e/ou de expresses s quais se queira da nfase. Aspas Usa-se grafar entre as aspas simples: a citao dentro de uma citao. J as aspas duplas, essas so adotadas para: delimitar a indicao de citaes diretas de at trs linhas; destacar neologismos sentido inusitado de uma palavra ou de uma expresso,ou termos formados a partir de palavras de outra lngua ajanelar o corao; deletar; zebra, como expresso de azar; indicar um sentido no habitual ex.: Havia um porm no olhar do diretor; destacar o valor irnico ou afetivo de um termo ex.: Ela era a queridinha do papai. Negrito O destaque do negrito mais comumente usado na transcrio de entrevistas, para separar perguntas de respostas; assim como, conforme antes mencionado, na indicao de ttulos e de subttulos. Contudo, o negrito pode ser utilizado tambm, comedidamente, na grafia de termos e/ou de expresses a que se queira dar nfase. Maisculas Alm de sempre usada no incio de perodos, nos ttulos de obras artsticas ou tcnico-cientficas, a letra maisculas (caixa alta CA) convencionalmente usada na grafia de: nomes prprios e de sobrenomes (Jos Ferreira) de cognomes (Ivan, o Terrvel); de alcunhas (Sete Dedos); de pseudnimos (Joozinho Trinta); de nomes dinsticos (os Mdici); topnimos (Braslia, Paris); regies (Nordeste, Sul); nomes de instituies culturais, profissionais e de empresa (Fundao Getlio Vargas, Associao Brasileira de Jornalistas, Lojas Americanas); nome de diviso e de subdiviso das Foras Armadas (Marinha, Polcia Militar);

nome de perodo e de episdio histrico (Idade Mdia, Estado Novo); nome de festividade ou de comemorao cvica (Natal, Quinze de Novembro); designao de nao poltica organizada, de conjunto de poderes ou de unidades da Federao (golpe de Estado, Estado de So Paulo); nome de pontos cardeais (Sul, Norte, Leste, Oeste); nome de zona geoeconmica e de designaes de ordem geogrfica ou poltico-administrativa (Agreste, Zona da Mata, Tringulo Mineiro); nome de logradouros e de endereo (Av. Rui Barbosa, Rua Cesrio Alvim); nome de edifcio, de monumento e de estabelecimento pblico (edifcio Life Center, Estdio do Maracan, Aeroporto de Cumbica, Igreja do So Jos); nome de imposto e de taxa (Imposto de Renda); nome de corpo celeste, quando designativo astronmico (A Terra gira em torno do Sol); nome de documento ao qual se integra um nome prprio (Lei urea, Lei Afonso Arinos).

Minsculas Alm de sempre usada na grafia dos termos que designam as estaes do ano, os dias da semana e os meses do ano, a letra minscula (comumente chamada de caixa baixa Cb), tambm usada na grafia de: cargos e ttulos nobilirquicos (rei, dom); dignitrios (comendador, cavaleiro); axinimos correntes (voc, senhor); culturais (reitor, bacharel); profissionais (ministro, mdico, general, presidente, diretor); eclesisticos (papa, pastor, freira); gentlicos e de nomes tnicos (franceses, paulistas, iorubas); nome de doutrina e de religies (espiritismo, protestantismo); nome de grupo ou de movimento poltico e religioso (petistas, umbandistas); na palavra governo (governo Fernando Henrique, governo de So Paulo); nos termos designativos de instituies, quando esses no esto integrados no nome delas ex.: A Agncia Nacional de guas tem por misso (...), no entanto, a referida agncia no exclui de suas metas os compromissos relacionados a...; nome de acidente geogrfico que no seja parte integrante do nome prprio: rio Amazonas, serra do Mar, cabo Norte (mas, Cabo Frio, Rio de Janeiro, Serra do Salitre); prefixo ex.: ex-Ministro do meio Ambiente, ex-Presidente da Repblica; nome de derivado: weberiano, nietzschiano, keynesiano, apolneo;

pontos cardeais, quando indicam direo ou limite: o norte de Minas Gerais, o sul do Par observe: bom morar na Regio Norte do Brasil, mas muitos preferem o sul de So Paulo.

ENUMERAES O trecho que anuncia uma enumerao geralmente vem sucedido por dois-pontos; situao em que a relao de itens que se segue deve ser introduzida por letras minsculas ex.: a), b), c) ou por um outro tipo de marcador (, , , ...etc.), ser grafada com inicial minscula e concluda com ponto-e-vrgula at o penltimo item, pois que o ltimo dever vir seguido de ponto final. Caso o trecho anunciativo da enumerao termine com um ponto final, os itens que o sucedem devem vir grafados com inicial maiscula, assim como ser finalizados, todos eles, com um ponto final. GRAFIA DE NUMERAIS Os numerais so geralmente grafados com algarismos arbicos. Todavia, em algumas situaes especiais regra graf-los, no texto, por extenso. Confira a seguir algumas dessas situaes: de zero a nove: trs livros, quatro milhes; dezenas redondas: trinta cadernos, setenta bilhes; centenas redondas: trezentos mil, novecentos trilhes, seiscentas pessoas. Em todos os casos, porm, s se usam palavras quando no h nada nas ordens ou nas classes inferiores (ex.: 14 mil, mas 14.200 e no 14 mil e duzentos; 247.320 e no 247 mil e trezentos e vinte). Acima do milhar, no entanto, dois recursos so possveis: aproximao de nmero fracionrio, como em 23,7 milhes; desdobramento dos dois primeiros termos, como em 47 milhes e 642 mil. As classes so separadas por pontos (ex.: 1.750 pginas), exceto no caso de ano (ex.: em 1750), de cdigo postal (ex.: CEP 70342-070) e de especificao de caixa postal (ex.: 1011). As fraes so sempre indicadas por algarismos, exceto no caso de os dois elementos dela se situarem entre um e dez (ex.: dois teros, um quarto, mas 2/12, 5/11 etc.).

J as porcentagens, essas so indicadas (exceto no incio de frase) por algarismos, os quais so, por sua vez, sucedidos do smbolo prprio sem espao: 86%, 135% etc.). Os ordinais so grafados por extenso de primeiro a dcimo, os demais devem ser representados de forma numrica: terceiro, quinto, mas 13, 47 etc. As quantias so grafadas por extenso de um a dez (seis centavos, nove milhes de francos) e com algarismos da em diante (11 centavos, 51 milhes de francos). Porm, quando ocorrem fraes, registra-se a quantia exclusivamente de forma numrica (US$325,60). Os algarismos romanos so usados nos seguintes casos: na designao de sculos: sculo XXI, sculo II a.C; na designao de reis, de imperadores, de papas etc.: Felipe IV, Napoleo II, Joo XXIII; na designao de grandes divises das Foras Armadas: IV Distrito Naval, I Exrcito; no nome de eventos repetidos periodicamente: IX Bienal de So Paulo, XII Copa do Mundo; na especificao de dinastias: II dinastia, IV dinastia. Em se tratando de horas (hora legal), recomenda-se o uso de algarismos arbico, seguido de abreviatura, sem espao (ex.: 12h; das 13 s 18h30). As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero esquerda. Exemplo: 4 de maro de 1998, 1 de maio de 1998. Na ementa, no prembulo, na primeira remisso e na clusula de revogao a data do ato normativo deve ser grafada por extenso. Exemplo: Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Nas demais remisses, a citao deve ser feita de forma reduzida. Exemplo: Lei n 8112, de 1990. A identificao do ano no deve conter ponto entre a classe do milhar e a da centena. EXEMPLO: CERTO 2005 ERRADO 2.005

Convm que as dcadas sejam grafadas em algarismos arbicos, e com a especificao do sculo, para que no haja ambigidades: dcada de 1920; dcada de 1870.

3. O Padro Ofcio H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Com o fito de uniformiz-los, pode-se adotar uma diagramao nica, que siga o que chamamos de padro ofcio. As peculiaridades de cada um sero tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanas. 3.1. Partes do documento no Padro Ofcio O aviso, o ofcio e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e nmero do expediente, seguido da sigla do rgo que o expede: Exemplos: Mem. 123/2002-TCE SG/TCE Aviso 123/2002-TCE Of. 123/2002-

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita: Exemplo: Braslia, 15 de maro de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002. Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores. d) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao. No caso do ofcio deve ser includo tambm o endereo. e) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que, empregue a forma direta; desenvolvimento, no qual o assunto detalhado; se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto.

Os pargrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou ttulos e subttulos. J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura a seguinte: introduo: deve iniciar com referncia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula: Em resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste. desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento; em caso contrrio, no h pargrafos de desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento. f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicaes); g) assinatura do autor da comunicao; e h) identificao do signatrio (v. 2.3. Identificao do Signatrio). 3.2. Forma de diagramao Os documentos do Padro Ofcial devem obedecer seguinte forma de apresentao: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap; b) para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poderse- utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina; d) os ofcios, memorandos e anexos destes podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas pares (margem espelho);

e) o incio de cada pargrafo do texto deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda; f) o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas e de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento; j) a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes; l) todos os tipos de documentos do Padro Ofcio devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; n) dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos; o) para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + nmero do documento + palavras-chaves do contedo Ex.: Of. 123 - relatrio produtividade ano 2002 Aviso e Ofcio 3.3.1. Definio e Finalidade Aviso e ofcio so modalidades de comunicao oficial praticamente idnticas. A nica diferena entre eles que o aviso expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofcio expedido para e pelas demais autoridades. Ambos tm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e, no caso do ofcio, tambm com particulares. 3.3.2. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, aviso e ofcio seguem o modelo do padro ofcio, com acrscimo do vocativo, que invoca o destinatrio (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vrgula.

Exemplos: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabealho ou do rodap do ofcio as seguintes informaes do remetente: nome do rgo ou setor; endereo postal; telefone e endereo de correio eletrnico.

Exemplo de Ofcio

5 cm

[Ministrio] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereo para correspondncia]. [Endereo - continuao] [Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]

Ofcio no 524/1991/SG-PR Braslia, 27 de maio de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas Senhor Deputado, 2,5 cm 1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas scio-econmicas regionais. 3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente. 4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade civil.

3 cm

1,5 cm

(297 x 210mm)

3,5 cm

6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. Atenciosamente,

[Nome] [cargo]

2

Exemplo de Aviso

5 cm

Aviso no 45/SCT-PR Braslia, 27 de fevereiro de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor [Nome e cargo]

Assunto: Seminrio sobre uso de energia no setor pblico. Senhor Ministro, 2,5 cm

Convido Vossa Excelncia a participar da sesso de abertura do Primeiro Seminrio Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor 3,0 cm Pblico, a ser realizado em 5 de maro prximo, s 9 horas, no auditrio da Escola Nacional de Administrao Pblica ENAP, localizada no Setor de reas Isoladas Sul, nesta capital. O Seminrio mencionado inclui-se nas atividades do Programa Nacional das Comisses Internas de Conservao de Energia em rgo Pblicos, institudo pelo Decreto no 99.656, de 26 de outubro de 1990.

Atenciosamente,

[nome do signatrio] [cargo do signatrio]

1,5 cm

Memorando Definio e Finalidade O memorando a modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padro ofcio, com a diferena de que o seu destinatrio deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurdicos

Exemplo de Memorando

5 cm

Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 1991

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento.

3 cm

2 Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados. Atenciosamente,

[nome do signatrio] [cargo do signatrio]

1,5 cm

REDAO A elaborao de correspondncias e atos oficiais deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto da linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. No caso da redao oficial, quem comunica sempre a Administrao Pblica; o que e comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo ou entidade que comunica; o destinatrio dessa comunicao o pblico, o conjunto de cidados, ou outro rgo ou entidade pblica. A redao oficial deve ser isenta de interferncia da individualidade de quem a elabora. As comunicaes oficiais devem ser sempre formais, isto , obedecerem a certas regras de forma. A clareza do texto, possibilitando imediata compreenso pelo leitor, o uso de papis uniformes e a correta diagramao so indispensveis para a padronizao das comunicaes oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo um mximo de informaes com um mnimo de palavras. IDENTIDADE VISUAL Todos os papis de expediente, bem como os convites e as publicaes oficiais devero possuir a logomarca da TCE conforme disposto na Resoluo n 19, de 18 de maio de 2001, ou com norma que a suceder. Logomarca, a marca que rene graficamente letras do nome de uma instituio e elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representao grfica padronizada e distintiva utilizada como marca. ARTIGOS Na numerao de artigos em leis, decretos, portarias e outros textos legais, proceder-se- da forma como se segue: Do artigo primeiro at o artigo nono, usa-se o numeral ordinal, ou seja 1, 2, 3 at o 9, precedido da forma abreviada de artigo Art.. EXEMPLO: Art. 1, Art. 2, Art. 3.... Art. 9 . Do artigo dez (inclusive) em diante, usa-se numeral cardinal, ou seja 10, 11, 12, 13 etc, precedido da forma abreviada de Artigo Art., e o numeral cardinal acompanhado de ponto . EXEMPLO Art. 10., Art. 11., Art. 99., Art. 150. etc. A indicao de artigo ser separada do texto por dois espaos em branco, sem traos ou outros sinais. EXEMPLO:

Art. 1 Ao (nome do rgo) compete... O texto de um artigo inicia-se sempre por letra maiscula e termina com ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando dever terminar por dois-pontos. Em remisses a outros artigos do texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada art. seguida do nmero correspondente. EXEMPLO: ... o art. 8, no art. 15.... Quando o nmero for substitudo por um adjetivo (anterior, seguinte etc), a palavra artigo dever ser grafada por extenso. EXEMPLO: ... no artigo anterior... O agrupamento de artigos poder constituir Subsees; o de Subsees, a Seo; o de Sees, o Captulo; o de Captulos, o Ttulo; o de Ttulos, o Livro; o de Livros a Parte. Podem tambm ser subdivididos em Disposies Preliminares, Disposies Gerais, Disposies Finais e Disposies Transitrias. As Subsees e Sees sero identificadas em algarismos romanos, grafadas em letras minsculas e em negrito. Os Captulos, os Ttulos, os Livros e as Partes sero gravados em letras maisculas e identificados por algarismos romanos. As Partes podero desdobrar-se em Parte Geral e Parte Especial, ou em parte expressas em numeral ordinal, por extenso. O artigo desdobra-se em pargrafos ou em incisos. PARGRAFOS O pargrafo constitui a imediata diviso de um artigo, em que se explica ou modifica a disposio principal. Quando um artigo contiver mais de um pargrafo, estes sero designados pelo smbolo , seguido de numerao ordinal at o nono pargrafo, inclusive. EXEMPLO: 1 , 2, ..... 9... A partir do pargrafo de nmero 10 (inclusive), usa-se o smbolo , seguido de numerao cardinal e de ponto. EXEMPLO: 10., 11. etc. Se houver apenas um pargrafo deve-se graf-lo como Pargrafo nico e no nico, seguido de ponto e separado do texto normativo por 2 espaos em branco.

Nas referncias Pargrafo nico, Pargrafo anterior, Pargrafo seguinte e semelhantes, a grafia por extenso. O texto dos pargrafos inicia-se com maiscula e encerra-se com ponto, salvo se for desdobrado em incisos, caso em que dever findar por dois-pontos. Os pargrafos desdobram-se em incisos. INCISOS O inciso utilizado como elemento discriminativo de artigo, se o assunto nele tratado no puder ser condensado no prprio artigo ou se mostrar adequado a constituir pargrafo. O inciso serve para diviso imediata do artigo ou do pargrafo. Os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos, seguidos de hfen, o qual separado do algarismo e do texto por um espao em branco, e iniciados por letra minscula, salvo quando se tratar de nome prprio. Ao final os incisos so pontuados com ponto-e-vrgula exceto o ltimo, que se encerra em ponto, e aquele que contiver desdobramento em alneas, encerra-se por dois-pontos. Os incisos desdobram-se em alneas. EXEMPLO: ALNEAS As alneas (ou letras) so os desdobramentos dos incisos e devero ser grafadas com a letra minscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parntese, separado do texto por um espao em branco. EXEMPLO: a), b) etc. Quando houver necessidade de desdobramento de alneas em itens, estes devero ser grafados em algarismos arbicos, seguidos de ponto e separados do texto por um espao em branco. O texto dos itens inicia-se por letra minscula, salvo quando se tratar de nome prprio, e termina em ponto-e-vrgula, dois pontos, quando se desdobrar em itens, salvo o ltimo, que se encerra por ponto. Exemplo: a) Representao do Ministrio do....... tem a seguinte estrutura: 1. servio de Planejamento e Desenvolvimento de Programas Educacionais; 2. servio de Anlise, Registro e Apoio Tcnico; 3. servio de Administrao. b) etc. As alneas se desdobram em itens. ITENS

O texto do item inicia-se com letra minscula, salvo quando se tratar de nome prprio, e termina com ponto-e-vrgula ou ponto, caso seja o ltimo e anteceda artigo ou pargrafo. OBSERVAO GERAIS Nas seqncias de incisos, alneas ou itens, o penltimo elemento ser pontuado com ponto e vrgula, seguido da conjuno e, quando de carter cumulativo, ou da conjuno ou, se a seqncia for disjuntiva. Utiliza-se um espao simples entre captulos, sees, artigos, pargrafos, incisos, alneas e itens. Quaisquer referncias a nmeros e percentuais feitas no texto, devem ser grafadas por extenso (trinta, quinze, zero, vrgula zero, vinte e dois por cento), exceto data, nmero de ato normativo e em casos em que houver prejuzo para a compreenso do texto. ENCAMINHAMENTO Os atos que forem encaminhados para publicao no Dirio Oficial da Unio DOU devero obedecer aos critrios estabelecidos pela Imprensa Nacional IN, por meio da Portaria n 310, de 16 de dezembro de 2002, ou pela legislao que a suceder. Os projetos de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal devem obedecer aos critrios estabelecidos pelo Decreto n 4.176, de 28 de maro de 2002 ou pela legislao que o suceder. MODELOS DE COMUNICAES E ATOS OFICIAIS: ESPCIES, FINALIDADES, ASSINATURAS E ESTRUTURAS APOSTILA Apostila a averbao, feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias pessoais (nomeao, promoo, ascenso, transferncia, readaptao, reverso, aproveitamento, reintegrao, reconduo, remoo, exonerao, demisso, dispensa, disponibilidade e aposentadoria), para que seja corrigida flagrante inexatido material do texto original (erro na grafia de nomes prprios, lapso na especificao de datas etc.), desde que essa correo no venha a alterar a substncia do ato j publicado. Deve ser publicada no Boletim de Servio ou no Boletim Interno e quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, tambm no Dirio Oficial. Tratando-se de erro material em decreto pessoal, a apostila deve ser feita pelo Ministro de Estado que o props. Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correo por apostilamento estar a cargo do Ministro ou Secretrio signatrio da portaria. Nos dois casos, a apostila deve ser sempre publicada no Boletim de Servio ou no Boletim Interno e, quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, tambm no Dirio Oficial da Unio.