CLASSIFICAO, TEMPORALIDADEE

DESTINAO DE DOCUMENTOSDE

ARQUIVO RELATIVOS S ATIVIDADES-MEIO DA

ADMINISTRAO PBLICA

Copyright 2001 by Conselho Nacional de Arquivos Rua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) 3806-6171 Fax: (21) 2232-8430 e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br

Presidente da Repblica Fernando Henrique Cardoso Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica Pedro Pullen Parente Secretrio-Executivo da Casa Civil da Presidncia da Repblica Silvano Gianni Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Jaime Antunes da Silva Arquivo Nacional Coordenao de Gesto de Documentos Reviso Tcnica Maria Izabel de Oliveira (coordenadora) Ana Celeste Indolfo (assistente) Vera Lcia Hess de Mello Lopes (assistente) Coordenao de Pesquisa e Difuso Cultural Reviso Flvia Roncarati Gomes Editorao eletrnica e capa Maria Judith Azevedo Vieira

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 156 cm 1. Gesto de documentos. 2. Cdigo de classificao. 3. Documentos-Classificao. 4. Documentos-Destinao. 5. Tabela de temporalidade. 6. Arquivos pblicos.CDD: 351.714

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Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meioAna Celeste Indolfo Ana Maria Varela Cascardo Campos Andresa de Moraes e Castro Maria Izabel de Oliveira Selma Braga Duboc Vera Lcia Hess de Mello Lopes Verone Gonalves Cauville

Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctcl/ConarqEliana Balbina Flora Sales Maria Hilda Pinto de Arajo Maria Izabel de Oliveira Rosely Curi Rondinelli Vera Lcia Hess de Mello Lopes Verone Gonalves Cauville Vilma Jesus de Oliveira

Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblicaAna Maria Varela Cascardo Campos Andresa de Moraes e Castro Selma Braga Duboc Vera Regina Michels Bento Verone Gonalves Cauville

Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctad/ConarqAna Maria Varela Cascardo Campos at 27 de maio de 1999 Andresa de Moraes e Castro Gracinda Assucena de Vasconcellos Helena Corra Machado at 27 de agosto de 1998 Jlio Csar Ferreira Pereira at 19 de agosto de 1997 Maria Izabel de Oliveira Norma de Ges Monteiro at 13 de maro de 1999 Selma Braga Duboc Thas Mrcia Carraca de Alcntara Verone Gonalves Cauville Walter Albuquerque Mello at 20 de novembro de 1998

Agradecemos a todos os colegas e profissionais de arquivo que contriburam, com suas observaes e sugestes, para o aprimoramento deste trabalho, em especial a Marilena Leite Paes, Jerusa Gonalves de Arajo e s equipes do Arquivo Nacional, em particular Coordenao de Gesto de Documentos e Coordenao Regional no Distrito Federal.

SUMRIO

Apresentao............................................................................................. 7 Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio ................................................... 9

1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo: definies e conceitos ................................................................................................... 91.1 Classe 000 Administrao geral....................................................... 10 1.2 Classe 900 Assuntos diversos............................................................ 12

2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo ......... 142.1 Classificao e arquivamento de documentos ....................................... 14 2.1.1 Classificao ......................................................................... 14 2.1.2 Arquivamento ........................................................................ 15 2.2 Folha de referncia............................................................................. 17 2.3 Recibo de emprstimo......................................................................... 19

3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .............................. 21

Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica: tabela bsica ........................ 42 1 Introduo .................................................................................................... 42 2 Configurao da tabela de temporalidade .................................................. 43 3 Metodologia para elaborao ..................................................................... 45 4 Aplicao da tabela ..................................................................................... 494.1 Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente ..................... 49 4.2 Rotinas para destinao dos documentos na fase intermediria .............. 50 4.3 Alterao do suporte da informao ................................................... 50 4.4 Triagem de documentos em fase intermediria ..................................... 52

5 Tabela bsica ....................................................................................... 53

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ndice......................................................................................................... 83 Glossrio .............................................................................................. 134

Bibliografia .............................................................................................. 147 Referncia legislativa .............................................................................. 149

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APRESENTAO

A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da moderna arquivologia, compreende a definio e adoo de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos servios arquivsticos da administrao pblica, trazendo, por conseqncia, a melhoria dos arquivos pblicos. A implantao dessa poltica inclui necessariamente o processo de reestruturao da prpria administrao pblica. Essa modernizao pressupe novas formas de relacionamento entre a mquina administrativa governamental e seus arquivos, como condio imprescindvel para que estes ltimos sirvam como instrumento de apoio organizao do Estado e da sociedade. O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, por meio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos, so objetivos de um programa de gesto de documentos, que levar melhoria dos servios arquivsticos, resgatando, com isso, a funo social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o prprio Estado, suporte para as decises poltico-administrativas. A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos pblicos antiga, mas s recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituio Federal de 1988 dispe, no pargrafo 2 do artigo 216, que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio de programas de gesto de documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos. O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica foram elaborados por tcnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administrao Federal e do Ministrio do Planejamento e Oramento e constituem elementos essenciais organizao dos arquivos correntes e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalizao e controle eficazes das informaes neles contidas. O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo Nacional, analisou e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por suas Cmaras Tcnicas de Classificao e Avaliao de Documentos. A aplicao desses instrumentos dever ser acompanhada pela instituio arquivstica na sua especfica esfera de competncia, com o objetivo de proceder aos ajustes necessrios ao seu aprimoramento, em funo das particularidades de cada rgo. Concluda essa etapa, os rgos e entidades sero orientados quanto complementao do cdigo e da tabela no que tange ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim.

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Cabe ressaltar que, por refletirem as funes e atividades dos rgos, o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica so dinmicos. Sendo assim, requerem revises e alteraes peridicas, a fim de garantir sua atualizao frente s constantes transformaes da administrao pblica. A utilizao desses instrumentos, alm de possibilitar o controle e a rpida recuperao de informaes, orientar as atividades de racionalizao da produo e fluxo documentais, avaliao e destinao dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficcia dos servios arquivsticos da administrao pblica em todas as esferas.

JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do Conselho Nacional de Arquivos

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CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ADMINISTRAO PBLICA: ATIVIDADES-MEIO

DE

ARQUIVO

PARA

A

1 O CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: DEFINIES E CONCEITOS O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal. Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os

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quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: CLASSE SUBCLASSE GRUPO SUBGRUPOS 000 010 012 012.1 012.11 ADMINISTRAO GERAL ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO COMUNICAO SOCIAL RELAES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos ao grupo, do grupo subclasse e desta, classe. Esta subordinao representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividadesfim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia. Compe ainda este cdigo o ndice, instrumento auxiliar classificao, no qual os assuntos so ordenados alfabeticamente e remetidos ao cdigo numrico correspondente. Entendidos os mecanismos de elaborao do Cdigo de classificao de documentos de arquivo, sero apresentadas, a seguir, algumas explicaes acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses.

1.1 CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades relacionadas administrao interna dos rgos pblicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A Classe 000, ADMINISTRAO GERAL, tem como subclasses: 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO

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050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo. 020 PESSOAL Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios. 030 MATERIAL So classificados os documentos referentes administrao dos materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, o controle do estoque e da distribuio e a conservao e reparo. 040 PATRIMNIO Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao. 050 ORAMENTO E FINANAS Classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de contas. 060 DOCUMENTAO E INFORMAO Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica.

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070 COMUNICAES Classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da informao. 080 (VAGA) Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes ADMINISTRAO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo rgo. 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos ADMINISTRAO GERAL. Utiliza-se, tambm, esta subclasse, como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os documentos s podero ser aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. O mesmo se aplica aos ltimos grupos: 019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO 059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS 069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES

Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os rgos podero desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinao, devero ser encaminhados instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de competncia para aprovao.

1.2 CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo.

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A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES 950 (vaga) 960 (vaga) 970 (vaga) 980 (vaga) 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS Incluem-se nesta subclasse documentos referentes organizao de solenidades, comemoraes, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados. 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou no pelo rgo. 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do rgo ou de outras instituies, bem como material de divulgao. 940 VISITAS E VISITANTES Classificam-se os documentos referentes a solicitaes de visitas, orientao e assessoramento a visitantes. 950 a 980 (VAGAS) Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e insero de documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS. 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico, tais como pedidos e cartas de apresentao e recomendao; comunicaes de posse, endereo e afastamento; convites; felicitaes e congratulaes; protestos, reivindicaes e oferecimentos diversos.

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2 APLICAO DO CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. Desta forma, para que o Cdigo de classificao de documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e rotinas para classificao e arquivamento de documentos.

2.1 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS 2.1.1 CLASSIFICAO A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes. a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2), para os assuntos secundrios. OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).

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2.1.2 ARQUIVAMENTO Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado, obedecendo s seguintes operaes: a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificao atribuda ser mantida ou alterada. b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, rgo, firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao. Os dossis, processos e volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimenses. Esta operao possibilita: racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios dossis correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas. Exemplo: Pasta: Dossis: 061 PRODUO EDITORIAL 061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL 061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. Exemplo: Pasta: Dossis: 021.2 EXAMES DE SELEO Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, ordenados alfabeticamente.

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase deve-se ter muita ateno, pois um documento arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao quando solicitado posteriormente.

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ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE ARQUIVAMENTO 1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de cpias, eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero. d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so retirados do arquivo para: emprestar aos usurios; prestar informaes; efetuar uma juntada. Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo (ver item 2.3), no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data da devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como finalidade controlar o prazo para devoluo do documento e servir como indicador de sua freqncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento. Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo: 1 via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devoluo do documento;

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2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana, quando vencido o prazo de devoluo. 2.2 FOLHA DE REFERNCIA (MODELO I) . ESPECIFICAES: Cor Via Formato Utilizao BRANCA UMA A-4 ANVERSO

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO: - CDIGO DO ASSUNTO: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o qual a folha de referncia estar arquivada, e que corresponde realmente ao assunto secundrio do documento. - RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do documento. - DADOS DO DOCUMENTO: . NMERO: indicar o nmero do documento a ser arquivado. Se no houver, indicar s.n. . DATA: indicar a data do documento. . ESPCIE: indicar a espcie do documento: ofcio, carta, memorando, relatrio, aviso ou outra. . REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do rgo de origem do documento, ou seja, do rgo onde foi assinado o documento. . DESTINATRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento. - VER: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto sob o qual o documento est arquivado.

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MODELO I FOLHA DE REFERNCIA

CDIGO DO ASSUNTO

RESUMO DO ASSUNTO:

DADOS DO DOCUMENTO: N.: Data: Espcie: Remetente: Destinatrio:

VER:

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2.3 RECIBO DE EMPRSTIMO (MODELO II) . ESPECIFICAES: Cor Via Formato Utilizao BRANCA DUAS 11 x 15,5cm ANVERSO

. INSTRUES PARA PREENCHIMENTO: - CLASSIFICAO: indicar o cdigo de classificao referente ao assunto do documento a ser emprestado. - RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o contedo do documento. - REQUISITADO POR: indicar o nome do rgo/unidade administrativa e do servidor responsvel pela solicitao. - DATA: indicar a data do emprstimo. - ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do arquivo que est efetuando o emprstimo e a assinatura deste. - RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que est recebendo o documento e a assinatura deste. - DEVOLVIDO EM: indicar a data da devoluo do documento.

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MODELO II

RECIBO DE EMPRSTIMO CLASSIFICAO: ___________________________________________________ ____________________________________________________________________ RESUMO DO ASSUNTO: ______________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ REQUISITADO POR: _________________________________________________ ____________________________ DATA: ________________________________ ENCAMINHADO POR: _______________________ assinatura e carimbo RECEBIDO POR: _________________________ assinatura e carimbo

DEVOLVIDO EM:__________________________________

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3 CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 020 PESSOAL 030 MATERIAL 040 PATRIMNIO 050 ORAMENTO E FINANAS 060 DOCUMENTAO E INFORMAO 070 COMUNICAES 080 (vaga) 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL 000 001 ADMINISTRAO GERAL MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA - Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos organizao e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que visem modernizao das atividades dos rgos da administrao pblica federal. 002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO - Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalho gerais. - Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto especfico. - Quanto programao oramentria, ver 051.1. 003 004 RELATRIOS DE ATIVIDADES ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS - Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, implementados ou no, tais como projetos, relatrios tcnicos, prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a execuo de vrias atividades ao mesmo tempo. - Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convnios, classificar no assunto especfico. - Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, sempre que tal procedimento se justificar.

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010

ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO - Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.

010.1 010.2 010.3

REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES - Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio.

011

COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS - Incluem-se documentos referentes criao de comisses, conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou em rgos colegiados e de deliberao coletiva, bem como aqueles relativos ao exerccio de suas funes, tais como: atas e relatrios tcnicos. - Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso, conselho, grupo de trabalho, junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se justificar. COMUNICAO SOCIAL RELAES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS DIVULGAO INTERNA CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE - Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros documentos de carter promocional.

012 012.1 012.11 012.12 012.2 012.3

019 019.01

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO INFORMAES SOBRE O RGO - Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informaes sobre as funes e atividades do rgo e os servios que presta.

020

PESSOAL

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020.1

LEGISLAO - Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral e boletins administrativo, de pessoal e de servio.

020.2 020.3

IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira, crach, credencial e passaporte diplomtico)

carto,

OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES COM RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO PBLICA.LEI DOS 2/3. RAIS RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS - Quanto aos documentos cujas informaes gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar no assunto especfico.

020.31

020.4

SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS - Quanto contribuio sindical do servidor, classificar em 024.141. - Quanto contribuio sindical do empregador, classificar em 024.153.

020.5

ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO - Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotaes a ele referidos. - Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor. - Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de carter geral, sempre que tal procedimento se justificar.

021 021.1 021.2

RECRUTAMENTO E SELEO CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE EXAMES DE SELEO - Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos: provas e ttulos, constituio de bancas examinadoras, testes psicotcnicos, exames mdicos, editais, exemplares nicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. - Ordenar pelo tipo de exame e ttulo do concurso, em ordem alfabtica.

022 022.1

APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO CURSOS (inclusive bolsas de estudo)

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022.11

PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive propostas, estudos, editais, programas, relatrios finais, exemplares nicos de exerccios, relao de participantes, avaliao e controle de expedio de certificados) PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES NO BRASIL NO EXTERIOR ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio) PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos, propostas, programas, relatrios finais, relao de participantes, avaliao e declarao de comprovao de estgio) PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES NO BRASIL NO EXTERIOR OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO - Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies de carter informativo geral promovidas pelo rgo. QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO, TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E FUNES REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS (inclusive ascenso e progresso funcional; avaliao de desempenho; enquadramento; equiparao, reajuste e reposio salarial; promoes) MOVIMENTAO DE PESSOAL - Quando se tratar de atos especficos e individuais de servidores, classificar em 020.5.

022.12 022.121 022.122 022.2 022.21

022.22 022.221 022.222 022.9

023 023.01 023.02

023.03

023.1

023.11

ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO. NOMEAO. READMISSO. READAPTAO. RECONDUO. REINTEGRAO. REVERSO DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO

023.12

24

023.13 023.14 023.15

LOTAO. PERMUTA

REMOO.

TRANSFERNCIA.

DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO REQUISIO. CESSO - Incluem-se documentos referentes s requisies e cesses internas e/ou externas de servidores para a realizao de servios temporrios.

024 024.1 024.11 024.111 024.112 024.119 024.12 024.121 024.122 024.123 024.124 024.129 024.13 024.131 024.132 024.133 024.134 024.135 024.136

DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES SALRIO-FAMLIA ABONO OU PROVENTO PROVISRIO. ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES GRATIFICAES (inclusive incorporaes) DE FUNO JETONS CARGOS EM COMISSO NATALINA (dcimo terceiro salrio) OUTRAS GRATIFICAES ADICIONAIS TEMPO DE SERVIO (anunios, binios e qinqnios) NOTURNO PERICULOSIDADE INSALUBRIDADE ATIVIDADES PENOSAS SERVIO EXTRAORDINRIO (horas extras)

25

024.137

FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIRIO - Quanto ao afastamento para gozo de frias, ver 024.2.

024.139 024.14 024.141 024.142 024.143 024.144 024.145 024.149 024.15 024.151

OUTROS ADICIONAIS DESCONTOS CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) PENSES ALIMENTCIAS CONSIGNAES OUTROS DESCONTOS ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL (PIS) FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO (FGTS) CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuies anteriores) SALRIO MATERNIDADE IMPOSTO DE RENDA FRIAS - Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias e abono pecunirio, ver 024.137.

024.152 024.153 024.154 024.155 024.156 024.2

26

024.3

LICENAS - Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre todas as licenas concedidas aos servidores. - Ordenar por: acidente em servio adotante afastamento do cnjuge/companheiro atividade poltica capacitao profissional desempenho de mandato classista doena em pessoa da famlia gestante paternidade prmio por assiduidade servio militar tratamento de interesses particulares tratamento de sade (inclusive percia mdica) - Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11. AFASTAMENTOS - Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens a servio no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22, respectivamente. - Ordenar por: para depor para exercer mandato eletivo para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) para servir como jurado suspenso de contrato de trabalho (CLT) - Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11.

024.4

024.5 024.51 024.52

REEMBOLSO DE DESPESAS MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES LOCOMOO Incluem-se documentos referentes s despesas efetuadas com a utilizao de meio prprio de locomoo para a execuo de servios externos.

024.59 024.9

OUTROS REEMBOLSOS OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

27

024.91

CONCESSES - Ordenar por: alistamento eleitoral casamento (gala) doao de sangue falecimento de familiares (nojo) horrio especial para servidor estudante horrio especial para servidor portador de deficincia - Ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11.

024.92

AUXLIOS - Ordenar por: alimentao/refeio assistncia pr-escolar/creche fardamento/uniforme moradia vale-transporte - Ver tambm 026.12.

025 025.1 025.11

APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS PROCESSOS DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes acumulao ilcita de cargos, empregos e funes pblicas, afastamento preventivo, instaurao do inqurito (ato de constituio da comisso de sindicncia), inqurito administrativo (instruo, defesa, relatrio e julgamento) e reviso do processo disciplinar. - Quando se tratar de acumulao lcita de cargos, empregos e funes pblicas, classificar em 020.5.

025.12

PENALIDADES DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes advertncia, suspenso, demisso, cassao de aposentadoria, disponibilidade, destituio de cargo em comisso e destituio de funo comissionada. - O registro das penalidades disciplinares dever ser feito na pasta de assentamento individual do servidor 020.5.

026

PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL - Quanto s licenas, ver 024.3.

28

026.01

PREVIDNCIA PRIVADA - Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concesso de peclios ou de rendas, de benefcios complementares ou assemelhados aos da previdncia social.

026.1 026.11 026.12

BENEFCIOS SEGUROS AUXLIOS - Ordenar por: acidente doena funeral natalidade recluso - Ver tambm 024.92.

026.13

APOSENTADORIA - Quanto ao abono ou provento provisrio, ver 024.112.

026.131 026.132 026.19 026.191 026.192 026.193 026.194 026.195 026.2

CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIA E VITALCIA OUTROS BENEFCIOS ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A SERVIDORES ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturio mdico do servidor e planos de sade) AQUISIO DE IMVEIS OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO TRANSPORTES PARA SERVIDORES HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO - Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificar em 024.133, 024.134 e 024.135, respectivamente.

026.21

PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA)

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026.22 026.23 029 029.1 029.11

REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeies) INSPEES PERIDICAS DE SADE OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto) CONTROLE DE FREQNCIA (livros, cartes, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras) - Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91. MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO - Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem, sempre que tal procedimento se justificar. - Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens, classificar no assunto especfico.

029.2

029.21

NO PAS - Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo, dirias, passagens (inclusive devoluo), prestaes de contas e relatrios de viagem. - Quanto ajuda de custo para mudana de domiclio de servidores, ver 024.51.

029.22 029.221 029.222

NO EXTERIOR (afastamento do pas) SEM NUS PARA A INSTITUIO COM NUS PARA A INSTITUIO - Incluem-se documentos referentes autorizao de afastamento, dirias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegaes), passagens, passaportes, prestaes de contas, relatrios de viagem e reservas de hotel.

029.3 029.31 029.4 029.5 029.6

INCENTIVOS FUNCIONAIS PRMIOS (concesso de medalhas, diplomas de honra ao mrito e elogios) DELEGAES DE COMPETNCIA. PROCURAO SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS: AUTNOMOS E COLABORADORES (inclusive licitaes) AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS

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029.7 030 MATERIAL

MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E PARALISAES

- Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral. 030.1 031 032 033 033.1 CADASTRO DE FORNECEDORES ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (inclusive amostras) REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS (inclusive assinaturas autorizadas e reproduo de formulrios) AQUISIO (inclusive licitaes) MATERIAL PERMANENTE - Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio, aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de arte. - Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062. 033.11 033.12 033.13 033.2 033.21 033.22 033.23 COMPRA (inclusive compra por importao) ALUGUEL. COMODATO. LEASING EMPRSTIMO. DOAO. CESSO. PERMUTA MATERIAL DE CONSUMO COMPRA CESSO. DOAO. PERMUTA CONFECO DE IMPRESSOS - Incluem-se documentos referentes impresso de formulrios, convites, cartazes, cartes e outros. 034 034.01 034.1 034.2 MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e de consumo) TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens Mveis-RMB ou RMBM) CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisio, distribuio e Relatrio de Movimentao de Almoxarifado-RMA) EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO - Quando se tratar de apurao de responsabilidade de servidor, classificar em 025.

31

034.3 034.4 034.5 035 035.1 035.2 036

TRANSPORTE DE MATERIAL AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo) VENDA (inclusive leilo) CESSO. DOAO. PERMUTA INSTALAO E MANUTENO - Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao, conservao, recuperao e consertos de equipamentos e mobilirio.

036.1 036.2 037

REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (inclusive licitaes) SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO INVENTRIO - Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica, classificar em 062.5.

037.1 037.2 039 040

MATERIAL PERMANENTE MATERIAL DE CONSUMO OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL PATRIMNIO - Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.

041

BENS IMVEIS - Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios, terrenos, residncias e salas. - Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre que tal procedimento se justificar.

041.01

FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS - Quanto instalao, conservao e reparo de rdio, telex, telefone e fac-smile, ver 072.1, 073.1 e 074.1, respectivamente.

041.011

GUA E ESGOTO

32

041.012 041.013 041.02 041.03 041.1 041.11 041.12 041.13 041.14 041.15 041.2 041.21 041.22 041.23 041.24 041.3 041.4 041.41 041.42 041.5 041.51 041.52 041.53 041.54 041.59

GS LUZ E FORA COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA (CICE) CONDOMNIO AQUISIO COMPRA CESSO DOAO PERMUTA LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO ALIENAO VENDA CESSO DOAO PERMUTA DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE. REIVINDICAO DE DOMNIO. TOMBAMENTO OBRAS REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO CONSTRUO SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes) MANUTENO DE ELEVADORES MANUTENO DE AR CONDICIONADO MANUTENO DE SUBESTAES E GERADORES LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO (inclusive para jardins) OUTROS SERVIOS DE MANUTENO

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042

VECULOS - Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.

042.1 042.11 042.12 042.13 042.2 042.3 042.31 042.32 042.4 042.5 042.9 042.91 042.911 042.912 042.913 043

AQUISIO (inclusive licitaes) COMPRA (inclusive compra por importao) ALUGUEL CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO ALIENAO (inclusive licitaes) VENDA (inclusive leilo) CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO ACIDENTES. INFRAES. MULTAS OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS CONTROLE DE USO DE VECULOS REQUISIO AUTORIZAO PARA USO FORA DO HORRIO DE EXPEDIENTE ESTACIONAMENTO. GARAGEM BENS SEMOVENTES - Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade.

044 049 049.1 049.11 049.12

INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens Imveis-MBI) OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO GUARDA E SEGURANA SERVIOS DE VIGILNCIA SEGUROS (inclusive de veculos)

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049.13

PREVENO DE INCNDIO - Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalao e manuteno de extintores, inspees peridicas, constituio de brigadas de incndio, planos, projetos e relatrios.

049.14

SINISTRO - Incluem-se documentos referentes s vistorias, sindicncias e percias tcnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e roubo.

049.15

CONTROLE DE PORTARIA - Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e sada de pessoas, materiais e veculos; permisso para entrada e permanncia fora do horrio de expediente; controle de entrega e devoluo de chaves; e registro de ocorrncias. - Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91.

049.2 049.21 049.22 049.3

MUDANAS PARA OUTROS IMVEIS DENTRO DO MESMO IMVEL USO DE DEPENDNCIAS - Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio e demais dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros.

050

ORAMENTO E FINANAS - Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.

050.1 051 051.1 051.11 051.12 051.13

AUDITORIA ORAMENTO PROGRAMAO ORAMENTRIA PREVISO ORAMENTRIA PROPOSTA ORAMENTRIA QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) - Incluem-se documentos referentes s metas e destinao de recursos e receitas por fontes.

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051.14

CRDITOS ADICIONAIS - Incluem-se documentos referentes aos crditos suplementar, especial e extraordinrio.

051.2 051.21

EXECUO ORAMENTRIA DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO ORAMENTRIA) - Incluem-se documentos referentes s transferncias, proviso, destaques, estornos e subvenes. ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DVIDA) PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO FINANAS PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO EXECUO FINANCEIRA - Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital.

051.22 051.23 052 052.1 052.2

052.21

RECEITA - Incluem-se documentos referentes aos crditos do Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por servios, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas.

052.22

DESPESA - Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.

053 054

FUNDOS ESPECIAIS ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS - Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos fiscais e investimentos.

055 055.01 055.1

OPERAES BANCRIAS PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas)

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055.2 056 057 059 059.1 060 060.1 060.2 060.3 061 061.1

OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) BALANOS. BALANCETES TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovao das contas) OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS) DOCUMENTAO E INFORMAO PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou co-edio de publicaes em geral produzidas pelo rgo em qualquer suporte) EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL - Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e reviso de textos.

061.2

DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO - Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda. - Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver 062.13.

062 062.01

DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetos e audiovisuais) NORMAS E MANUAIS - Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de metodologias e procedimentos tcnicos adotados para o tratamento da documentao bibliogrfica. AQUISIO (no Brasil e no exterior) COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos) DOAO PERMUTA - Quanto permuta da produo editorial do rgo, ver 061.2.

062.1 062.11 062.12 062.13

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062.2

REGISTRO - Incluem-se documentos referentes incorporao de livros e peridicos ao acervo.

062.3 062.4

CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO REFERNCIA E CIRCULAO - Incluem-se documentos referentes s consultas, pesquisas bibliogrficas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entre bibliotecas.

062.5 063 063.01

INVENTRIO DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS NORMAS E MANUAIS - Incluem-se estudos e orientaes referentes elaborao de documentos, metodologias procedimentos tcnicos. e

063.1 063.2 063.3 063.4 063.5 063.51 063.6 063.61 063.62 063.63

PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. DIAGNSTICO. FLUXO PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS ASSISTNCIA TCNICA CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO (inclusive cdigos de classificao de documentos) POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS CONSULTAS. EMPRSTIMOS DESTINAO DE DOCUMENTOS ANLISE. AVALIAO. SELEO (inclusive tabelas de temporalidade) ELIMINAO (inclusive termos, listagens e editais de cincia de eliminao) TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de transferncia; guias, relaes e termos de recolhimento; e listagens descritivas do acervo) DOCUMENTAO MUSEOLGICA - Esta classificao necessidade. poder ser subdividida quando houver

064

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065

REPRODUO DE DOCUMENTOS - Incluem-se documentos referentes reproduo, em qualquer suporte, de material arquivstico, bibliogrfico e museolgico. - Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032.

066 066.1 066.2 066.3 067 067.1 067.2

CONSERVAO DE DOCUMENTOS DESINFESTAO. HIGIENIZAO ARMAZENAMENTO. DEPSITOS RESTAURAO (inclusive encadernao) INFORMTICA PLANOS E PROJETOS PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e registro de uso e compra)

067.21 067.22 067.3 069 070

MANUAIS TCNICOS MANUAIS DO USURIO ASSISTNCIA TCNICA OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO COMUNICAES - Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral.

071 071.1 071.11 071.12 071.2 071.3 071.9 072

SERVIO POSTAL SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA NACIONAL INTERNACIONAL SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDNCIA AGRUPADA MALOTE MALA OFICIAL OUTROS SERVIOS POSTAIS SERVIO DE RDIO

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072.1 073 073.1 074 074.1 074.2 074.3 075 079 090 091

INSTALAO. MANUTENO. REPARO SERVIO DE TELEX INSTALAO. MANUTENO. REPARO SERVIO TELEFNICO (inclusive autorizao para ligaes interurbanas). FAC-SMILE (fax) INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO. REPARO LISTAS TELEFNICAS INTERNAS CONTAS TELEFNICAS SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL AES JUDICIAIS

CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES 950 (vaga) 960 (vaga) 970 (vaga) 980 (vaga) 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS 900 ASSUNTOS DIVERSOS - Incluem-se documentos de carter genrico referentes administrao geral cujos assuntos no possuem classificao especfica nas demais classes do cdigo. 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS (inclusive discursos e palestras) - Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.

40

920

CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS - Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo, quanto participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo. - Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.

930 940

FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS VISITAS E VISITANTES - Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia, orientao e assessoramento a visitantes.

990 991

ASSUNTOS TRANSITRIOS APRESENTAO. RECOMENDAO - Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentao e recomendao.

992

COMUNICADOS E INFORMES - Incluem-se documentos referentes s comunicaes de posse, afastamento de cargos e alteraes de endereos e telefones.

993 994 995 996

AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES. PSAMES PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES

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TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS S ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAO PBLICA: TABELA BSICA

1 INTRODUO

A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliao de documentos no servio pblico datam do final do sculo passado, em pases da Europa, nos Estados Unidos e no Canad. No Brasil, a preocupao com a avaliao de documentos pblicos no recente, mas o primeiro passo para sua regulamentao ocorreu efetivamente com a lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Estudos vm sendo realizados, no setor pblico e privado, com o objetivo de estabelecer critrios e parmetros para a avaliao documental, j desde a dcada de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual tcnico sob o ttulo Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos, do qual constam diretrizes gerais para a realizao da avaliao e para a elaborao de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliao dos acervos de carter intermedirio sob a guarda da ento Diviso de Pr-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupao de estabelecer prazos de guarda com vista eliminao e, conseqentemente, reduo do volume documental e racionalizao do espao fsico. A metodologia adotada poca envolveu pesquisas na legislao que regula a prescrio de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsveis pela execuo das atividades nos rgos pblicos, que forneceram as informaes relativas aos valores primrio e secundrio dos documentos, isto , ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, respectivamente. Concludos os trabalhos, ainda que restrito documentao j depositada no arquivo intermedirio do Arquivo Nacional, foi constituda, em 1993, uma Comisso Interna de Avaliao que referendou os prazos de guarda e destinao propostos. Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da ento Secretaria de Planejamento, Oramento e Coordenao (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por tcnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos s atividades-meio, serviriam de subsdio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinao para os documentos da administrao pblica federal. A tabela, elaborada com base nas experincias j desenvolvidas pelos dois rgos, foi encaminhada, em 1994, Direo Geral do Arquivo Nacional para aprovao.

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Com a instalao do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (Ctad) para dar suporte s atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torn-la aplicvel tambm aos documentos produzidos pelos rgos pblicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientao a todos os rgos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento bsico para elaborao de tabelas referentes s atividades-meio do servio pblico, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicao da tabela dever estar condicionada aprovao por instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia. A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas, complementando a tabela bsica aqui apresentada. Posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

2 CONFIGURAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE

A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao. Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento: 1. Assunto Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio. Para possibilitar melhor identificao do contedo da informao, foram empregadas funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de classificao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela.

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2. Prazos de guarda Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at homologao da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento freqentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com menor freqncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta. A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao dos arquivos, seja ao nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos (permanentes ou histricos). Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria foi definida a partir das seguintes variveis: I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio: Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel, h necessidade de redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de guarda no seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos: - arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); - arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituio); - arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de arquivamento intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e municipal). II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de arquivamento intermedirio: Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so responsveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio:

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Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos aps cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermedirio, que promover o recolhimento ao arquivo permanente. IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de arquivamento intermedirio: Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so igualmente responsveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico, o qual dever assumir tais funes. 3. Destinao final Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao, quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova, informao e pesquisa. A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de informaes sobre os respectivos acervos. 4. Observaes Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

3 - METODOLOGIA PARA ELABORAO

Para a elaborao da tabela de temporalidade h que se observar os princpios da teoria das trs idades, que define parmetros gerais para arquivamento e destinao dos documentos de arquivo. O processo de avaliao deve considerar a funo pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribudos (primrio ou secundrio), segundo o seu potencial de uso. O valor primrio refere-se ao uso administrativo para o rgo, razo primeira da criao do documento, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente. Relacionase, portanto, ao perodo de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

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O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatrio quando comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio; b) Informativo quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154). A metodologia de elaborao da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funes e atividades desempenhadas pelos rgos pblicos, tomando-se por base o contedo da informao contida nos documentos, pois somente desta maneira possvel realizar a anlise e seleo documental com racionalidade e segurana. Os rgos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comisso Permanente de Avaliao que ter a responsabilidade de proceder s adaptaes, orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo dos documentos e proceder reviso peridica no que se refere aos documentos relativos s atividades-meio. Dever, ainda, promover a avaliao dos documentos relativos s atividades-fim, complementando a tabela bsica e submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica. A Comisso Permanente de Avaliao compor-se- de: arquivista ou responsvel pela guarda da documentao; servidores das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea jurdica, responsvel pela anlise do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliao (economista, socilogo, engenheiro, mdico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comisso. Competir comisso designar grupo de trabalho responsvel pela execuo dos procedimentos metodolgicos descritos a seguir: 1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de administrao geral, bem como naquelas especficas do rgo (atividades-fim); 2. definio dos conjuntos documentais; 3. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes vigncia, legislao que regula as atividades e os prazos de prescrio,

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existncia de outras fontes recapitulativas, freqncia de uso dos documentos, e aos prazos de precauo, cuja necessidade ditada pelas prticas administrativas; 4. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa; 5. processamento das informaes e preenchimento dos campos da tabela; 6. encaminhamento da proposta Comisso Permanente de Avaliao para apreciao dos prazos de guarda e destinao. Cessados os trabalhos, a Comisso Permanente de Avaliao dever: 1. analisar a proposta, procedendo alteraes ou aprovando-a na ntegra; 2. encaminhar a tabela instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de competncia para aprovao; 3. providenciar a divulgao da tabela aprovada, por intermdio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistncia desta, em outro veculo de divulgao local. Para que a tabela seja aplicada com xito, ser necessrio promover o treinamento dos responsveis pela execuo das atividades arquivsticas do rgo. Alm da aplicao da tabela, estes sero encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das atividades de avaliao. No intuito de fornecer orientao para a definio de valores, apresentam-se, a seguir, alguns critrios gerais adotados quando da elaborao da tabela bsica de temporalidade relativa s atividades-meio da administrao pblica. Dos documentos relativos administrao geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a polticas, planos, projetos, programas de modernizao e reforma administrativa; relatrios de atividades; ajustes, acordos e convnios; aes judiciais, bem como normas, regulamentaes e diretrizes. No que se refere aos documentos relativos organizao e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, alm dos documentos relacionados s campanhas institucionais e divulgao das atividades do rgo. No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de 52 (cinqenta e dois) anos para os que contm informaes passveis de consulta no momento da homologao da aposentadoria, sendo: - 35 anos - 17 anos perodo correspondente ao tempo de contribuio do servidor; perodo necessrio para o servidor atingir a idade mxima para a aposentadoria compulsria 70 (setenta) anos, conforme a Constituio Federal em vigor.

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Para assentamentos individuais, aposentadoria e penses definiu-se prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e provveis descendentes. Quanto ao valor secundrio dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: quadros, tabelas e poltica de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo servio pblico na composio de seus quadros; documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleo, cursos e estgios; apurao de responsabilidade e ao disciplinar, pelo carter punitivo que reflete hbitos e costumes do perodo; prmios, por refletirem uma possvel poltica de valorizao dos servidores; reclamaes/aes trabalhistas, acordos e dissdios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no servio pblico; documentos referentes a movimentos reivindicatrios de servidores. Por impossibilidade de definio de prazos em anos, j que dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneam na fase corrente at a aprovao das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediria previamente destinao, conforme a legislao em vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos execuo financeira (prestao de contas, tomada de contas, balanos, balancetes, estmulos creditcios), os quais comprovam a receita e despesa do rgo. No que tange aos documentos oramentrios, atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta oramentria, relativa s prioridades pontuais definidas pelos rgos e setores especficos da administrao pblica; b) o oramento aprovado pelo governo, mediante lei oramentria, que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas; c) a execuo oramentria, que demonstra a efetiva alocao de recursos, redirecionando o oramento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades. Quanto aos documentos relativos a material e patrimnio, foram considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais: inventrios de material permanente; inventrios de bens imveis, veculos e semoventes; escrituras de bens imveis; domnio; desapropriao, tombamento, reintegrao de posse, reivindicaes de

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projetos, plantas e obras de bens imveis. Os conjuntos documentais relativos documentao e informao, considerados permanentes, refletem a poltica de tratamento, controle e acesso informao do rgo. So eles: inventrios de documentao bibliogrfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; poltica interna de acesso aos documentos de arquivo; anlise, avaliao, seleo e tabela de temporalidade; termos de eliminao e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informtica. Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo rgo, no que tange ao seu planejamento e programao, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus tcnicos em eventos promovidos por outras instituies. No caso de inexistncia, no rgo, do original dos documentos permanentes, a cpia ser recolhida na condio de fonte nica de informao.

4 APLICAO DA TABELA

A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir: 4.1 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele dever ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado guarda permanente, registrando-se a alterao nos instrumentos de controle; 4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 5. Eliminar as cpias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossi;

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6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para a fase intermediria (guias/listagens de transferncia); 10. Operacionalizar a transferncia, seguindo orientaes do setor responsvel pelo arquivamento intermedirio. 4. 2 ROTINAS PARA DESTINAO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIRIA 1. Ler atentamente as explicaes contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo organizao, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase; 4. Proceder triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relao ao conjunto documental ao qual pertencem, no constituem elemento de prova e/ou informao que justifique sua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA); 5. Proceder alterao de suporte, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO); 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 7. Proceder eliminao; 8. Elaborar termo de eliminao; 9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relao/ listagem de recolhimento); 10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientaes da instituio arquivstica responsvel pela guarda permanente.

4.3 ALTERAO DO SUPORTE DA INFORMAO A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios que levem em considerao os preceitos

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tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo/benefcio de sua implantao. Conquanto tais recursos permitam a reduo das necessidades de armazenamento da informao, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o rgo, sem que se obtenha resultados positivos. Dentre as vantagens da alterao do suporte, destacam-se: - agilizar a recuperao das informaes, bem como o seu intercmbio; - garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio, bem como a segurana do acervo contra furto, incndios, inundaes etc; - preencher lacunas nos acervos arquivsticos; - substituir, em situaes especficas, grandes volumes de documentos destinados eliminao, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e facilitando o seu manuseio. No entanto, qualquer deciso quanto alterao do suporte da informao deve estar fundamentada nos seguintes critrios: 1. avaliar as questes legais concernentes alterao do suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais. Cada rgo necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens que envolvem a adoo desses recursos, bem como o custo global e os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que: a) a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos pblicos ou oficiais destinados guarda permanente, mesmo aps microfilmados; b) o microfilme tem validade em juzo desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos em lei; c) a atual legislao brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurdica de documentos em forma eletrnica encontra-se em processo de regulamentao, sendo aconselhvel a observncia da legislao em vigor no momento da adoo deste suporte. 2. os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de processar a alterao do suporte; 3. os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que justifique o custo da operao; 4. os documentos devem ter caractersticas fsicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferncia s grandes sries e no a peas isoladas, observado o estado de conservao, para que a reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados;

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5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao; 6. o rgo que adotar tais recursos deve contar com depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte. Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e necessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes. estudo da e recursos acessrios bem como

4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIRIA O conceito de triagem se confunde com o de avaliao, na medida em que ambos os processos se relacionam depurao da massa documental arquivstica, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histrico-cientfica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu prprio contedo quando assinala que sero preservados apenas exemplares nicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados. No entanto, outros critrios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, no possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao contedo das informaes. Nestes casos, os responsveis pela destinao dos documentos em fase intermediria devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peas cujo contedo justifique sua guarda do ponto de vista probatrio e/ou informativo. igualmente recomendvel a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinado eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para isso, alguns critrios devero ser observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia. Outros procedimentos e critrios podem surgir no processo de seleo para o recolhimento, porm, em todos os casos, o arquivo intermedirio dever elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a aprovao da instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia, em conformidade com o art. 9 da lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

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PRAZOS DE GUARDA ASSUNTOFASE CORRENTEFASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

000 ADMINISTRAO GERAL001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVAPROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

Enquanto vigora 5 anos 5 anos Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora Enquanto vigora 2 anos 4 anos 4 anos 1 ano Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanenteGuarda permanente Guarda permanente Guarda permanente So passveis de eliminao os relatrios cujas informaes encontram-se recapituladas em outros.

002 003 004

PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO RELATRIOS DE ATIVIDADES ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS

9 anos 9 anos 10 anos

010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTONORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL

5 anos

Guarda permanente

010.1 010.2

REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS

Eliminao Os originais dos atos publicados integraro os arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica, governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser definida quando da elaborao de tabela especfica para suas atividades-fim.

5 anos

Guarda permanente

010.3 011

AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITSATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS

Eliminao 5 anos 5 anos Eliminao Guarda permanente Eliminao Eliminao

012 012.1 012.11

COMUNICAO SOCIAL RELAES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

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PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 012.12 012.2 012.3 ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS DIVULGAO INTERNA CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO INFORMAES SOBRE O RGO PESSOAL LEGISLAONORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, ESTATUTOS, REGULAMENTOS, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL Eliminao Eliminao

OBSERVAES Os documentos cujas informaes reflitam a poltica do rgo so de guarda permanente.

2 anos 2 anos 4 anos 10 anos

Guarda permanenteEste grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.

019 019.01 020 020.1

2 anos

Eliminao opcional a reproduo dos documentos previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta.

Enquanto vigora 10 anosEnquanto o servidor permanecer

5 anos 10 anos

Guarda permanente Guarda permanente Eliminao

020.2 020.3

IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVECARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL E PASSAPORTE DIPLOMTICO)

OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES COM RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO PBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS

5 anos

5 anos

Eliminao Os documentos cujas informaes possam originar contenciosos administrativos ou judiciais sero classificados nos assuntos correspondentes ao seu contedo, cujos prazos e destinao esto estabelecidos nesta tabela.

020.31

2 anos

Eliminao

020.4

5 anos

5 anos

Guarda permanente

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PRAZOS DE GUARDA ASSUNTOFASE CORRENTE Enquanto o servidor permanecerFASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos, independente do suporte. Sero transferidos ao arquivo intermedirio aps a sada do servidor do rgo.

020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO021 021.1 021.2 RECRUTAMENTO E SELEO CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE EXAMES DE SELEO (CONCURSOS PBLICOS)PROVAS E TTULOS, TESTES PSICOTCNICOS E EXAMES MDICOS CONSTITUIO DE BANCAS EXAMINADORAS, EDITAIS, EXEMPLARES NICOS DE PROVAS, GABARITOS, RESULTADOS E RECURSOS

Eliminao

2 anos

Eliminao

6 anos 6 anos 5 anos

Eliminao Guarda permanente opcional a seleo por amostragem das provas dos candidatos, segundo critrios estabelecidos pela Comisso Permanente de Avaliao.

022 022.1 022.11

APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO) PROMOVIDOS PELA INSTITUIOPROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, PROGRAMAS, RELATRIOS FINAIS, EXEMPLARES NICOS DE EXERCCIOS, RELAO DE PARTICIPANTES, AVALIAO E CONTROLE DE EXPEDIO DE CERTIFICADOS

5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Guarda permanente Para os documentos comprobatrios de participao utilizar os prazos e a destinao dos assentamentos individuais 020.5.

022.12 022.121 022.122 022.2 022.21

PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES NO BRASIL NO EXTERIOR ESTGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTGIO) PROMOVIDOS PELA INSTITUIOESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS, RELATRIOS FINAIS, RELAO DE PARTICIPANTES, AVALIAO E DECLARAO DE COMPROVAO DE ESTGIO

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Guarda permanente

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PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 022.22 022.221 022.222 022.9 023 023.01 023.02 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES NO BRASIL NO EXTERIOR OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO, TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E FUNES REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAISASCENSO E PROGRESSO FUNCIONAL AVALIAO DE DESEMPENHO ENQUADRAMENTO EQUIPARAO, REAJUSTE E REPOSIO SALARIAL PROMOES

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES Para os documentos comprobatrios de participao utilizar os prazos e a destinao dos assentamentos individuais 020.5.

5 anos 5 anos

Eliminao Eliminao Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.

5 anos 5 anos

5 anos 5 anos

Guarda permanente Guarda permanente

023.03

5 anos

47 anos

Eliminao

023.1

MOVIMENTAO DE PESSOAL

023.11

APROVEITAMENTO.

ADMISSO.5 anos 47 anos Eliminao

CONTRATAO. NOMEAO. READMISSO. READAPTAO. RECONDUO. REINTEGRAO. REVERSO

023.12

DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO.RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO

5 anos

47 anos

Eliminao

56

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 023.13 023.14 023.15 024 024.1 024.11 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA. PERMUTA DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO REQUISIO. CESSO DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES SALRIO-FAMLIA ABONO OU PROVENTO PROVISRIO ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO 024.119 024.12 024.121 024.122 024.123 024.124 024.129 024.13 024.131 OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES GRATIFICAES (INCLUSIVE INCORPORAES) DE FUNO JETONS CARGOS EM COMISSO NATALINAS (DCIMO TERCEIRO SALRIO) OUTRAS GRATIFICAES ADICIONAIS TEMPO DE SERVIO (ANUNIOS,(BINIOS E QINQNIOS)

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

4 anos 5 anos 5 anos

5 anos 47 anos 47 anos

5 anos 7 anos

95 anos

Eliminao Eliminao Para os casos especiais previstos no Regime Jurdico nico, o prazo total de guarda para os documentos referentes concesso de salrio famlia ser de 100 anos.

024.111 024.112

5 anos 7 anosAt a homologao da aposentadoria

19 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

7 anos

5 anos 7 anos 5 anos 7 anos 5 anos

47 anos 47 anos 47 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

5 anos

47 anos

Eliminao

57

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 024.132 024.133 024.134 024.135 024.136 024.137 024.139 024.14 024.141 024.142 024.143 024.144 024.145 024.149 024.15 024.151 NOTURNO PERICULOSIDADE INSALUBRIDADE ATIVIDADES PENOSAS SERVIOS EXTRAORDINRIOS(HORAS EXTRAS)

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

OBSERVAES

5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 5 anos 7 anos 5 anos

47 anos 47 anos 47 anos 47 anos 47 anos

FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIRIO OUTROS ADICIONAIS DESCONTOS CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) PENSES ALIMENTCIAS CONSIGNAES OUTROS DESCONTOS ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAO SOCIAL (PIS) FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO (FGTS)

47 anos

Eliminao

7 anos 5 anos 7 anos 5 anos 7 anos 7 anos 95 anos 47 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

5 anos

5 anos

Eliminao

024.152

5 anos

47 anos

Eliminao

58

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 024.153 024.154 CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVECONTRIBUIES ANTERIORES)

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL Eliminao

OBSERVAES

7 anos 5 anos 7 anos 7 anos 7 anos 95 anos

Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao

024.155 024.156 024.2 024.3

SALRIO MATERNIDADE IMPOSTO DE RENDA FRIAS LICENASACIDENTE EM SERVIO ADOTANTE AFASTAMENTO DO CNJUGE/COMPANHEIRO ATIVIDADE POLTICA CAPACITAO PROFISSIONAL DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA DOENA EM PESSOA DA FAMLIA GESTANTE PATERNIDADE PRMIO POR ASSIDUIDADE SERVIO MILITAR TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES TRATAMENTO DE SADE (INCLUSIVE PERCIA MDICA)

5 anos

47 anos

Eliminao

024.4

AFASTAMENTOSPARA DEPOR PARA EXERCER MANDATO ELETIVO

PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL (TRE)PARA SERVIR COMO JURADO SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)

5 anos

47 anos

Eliminao

024.5

REEMBOLSO DE DESPESAS

59

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTOFASE CORRENTEFASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

024.51

MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES

At aprovao das contas

5 anos a contar da data de aprova o das contas 5 anos a contar da data de aprova o das contas 5 anos a contar da data de aprova o das contas

Eliminao

024.52

LOCOMOO

At aprovao das contas

Eliminao

024.59

OUTROS REEMBOLSOS

At aprovao das contas

Eliminao

024.9

OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

60

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTO 024.91 CONCESSESALISTAMENTO ELEITORAL CASAMENTO (GALA) DOAO DE SANGUE FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

5 anos

47 anos

Eliminao

HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTEHORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR DE DEFICINCIA

024.92

AUXLIOSALIMENTAO/REFEIO ASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHE FARDAMENTO/UNIFORME MORADIA VALE-TRANSPORTE At aprovao das contas

5 anos a contar da data de aprova o das contas

Eliminao

025 025.1 025.11 025.12 026

APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS PROCESSOS DISCIPLINARES PENALIDADES DISCIPLINARES PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL PREVIDNCIA PRIVADA BENEFCIOS 5 anos 47 anos Eliminao 5 anos 5 anos 95 anos 95 anos Guarda permanente Guarda permanente

026.01 026.1

61

PRAZOS DE GUARDA ASSUNTOFASE CORRENTEFASE INTERMEDIRIA

DESTINAO FINAL

OBSERVAES

026.11

SEGUROS

At aprovao das contas

5 anos a contar da data de aprova o das contas 5 anos a contar da data de aprova o das contas47 anos 95 anos

Eliminao

026.12

AUXLIOSACIDENTE DOENA FUNERAL NATALIDADE At aprovao das contas

Eliminao

RECLUSO

5 anos 5 anosAt a homologao da aposentadoria

Eliminao El