tecnologia de sistemas de informação e controle … fonseca...trabalho de conclusÃo de curso –...
TRANSCRIPT
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
1
Tecnologia de Sistemas de informação e controle de material em uma
unidade do Exército Brasileiro
Bruno Fonseca Batista – Campo Grande – [email protected] – UFF/ICHS
Resumo
O trabalho procura abranger os conceitos referentes à armazenagem, estocagem, logística,
estrutura organizacional e sistema de informação, e em seguida compreender como uma
unidade do Exército brasileiro trabalha o processo de organização de materiais, desde a sua
chegada, armazenamento, até a saída através do Sistema de Controle Físico (SISCOFIS). A
metodologia utilizada foi a pesquisa qualitativa, com objetivos em seus procedimentos a
pesquisa bibliográfica. Conclui-se que dentro de uma unidade do Exército o SISCOFIS trouxe
avanços e colaborou para que possa controlar e identificar todos os materiais em sua entrada e
saída, armazenamento e estocagem, proporcionando uma maior organização, tornando assim
o trabalho desenvolvido com qualidade e rapidez.
Palavras-chave: Exército. Logística. Organização.
1 Introdução
Quando se fala em tecnologia supomos algo que esteja empenhado em contribuir
diretamente em diversos setores, por isso a necessidade de buscar sistemas que venham
facilitar e inovar dentro de grandes empresas.
Não muito diferente em termos de organização em relação a empresas do setor
privado, vemos dessa forma que o Exército é uma organização pública que como as demais
precisam de um sistema de informação acoplado para resoluções referentes ao controle de
materiais.
Para darmos coerência ao trabalho proposto, inicialmente conceituaremos a logística
que serve como peça importante para a compreensão da proposta que será abordada ao longo
do artigo. Sobretudo a logística militar, que diante do seu sistema teve em seu
desenvolvimento o desejo do abastecimento, transporte e alojamento das tropas – resultando
que os recursos tivessem locais, hora e volumes adequados.
Em sua semântica, a palavra logística possui suas raízes na França – originária do
verbo“loger” (alojar). Gallo (2006) ressalta que possivelmente o primeiro militar a empregar
o termo foi o General Von Claussen de Frederico da Prússia, que, mais a frente, foi
desenvolvido pela Inteligência Americana – CIA, junto aos professores de Harvard, para a
Segunda Guerra Mundial.
O D Log (Departamento Logístico) é o Órgão de Direção Setorial do Exército
Brasileiro que aborda a logística e todo o seu envolto. Tem a missão de prevenir e equipar os
setores como manutenção, suprimento e transporte, meios que são essenciais ao Exército em
quaisquer situações, assim como atender as necessidades de mobilizar provenientes de suas
atividades sistemáticas.
As áreas funcionais mais básicas como saúde, material e pessoas englobam a logística.
Essas áreas fazem parte dos eixos de atuação que tomam como direção planejamentos de
logística em níveis de execução, garantindo que as forças de operação terrestre sejam
fisicamente disponíveis e adequadamente equipadas em tempo hábil.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
2
A Força Terrestre possui elementos que, conforme suas destinações podem ser de
combate - armas de Infantaria e Cavalaria; de apoio ao combate - Artilharia, Engenharia e
Comunicações, e finalmente, pelos elementos de apoio logístico - Serviços de Intendência e
Saúde e o Quadro de Material Bélico. Aqueles atendem às atividades-fim do Exército,
enquanto outros serviços e quadros atendem às atividades-meio. Quando agrupados, esses
elementos formam as unidades e subunidades de tropa: batalhões, regimentos, grupos,
companhias, esquadrões e baterias.
O Centro de Comunicação (2006) noticiou que o Serviço de Intendência é o
responsável pela distribuição de fardamentos, equipamentos e outros, além dos vários
exemplos acerca de munições e quanto aos gêneros alimentícios. Dentro das organizações
militares, o setorial tem a incumbência de diversas missões, que vão do transporte de pessoas
e suprimentos; serviço como banho e lavanderia; suplementos reembolsáveis e outros. Além
do mais, os intendentes proporcionam auxílio em Administração Financeira, Contabilidade e
Informática aos comandantes das Unidades Militares.
O Exército Brasileiro é composto por uma média de 235 mil soldados – entre homens
e mulheres – o maior efetivo da América do Sul, responsável exclusivamente pelas operações
terrestres das Forças Armadas. Mediante a complexidade e o tamanho do território, o Exército
possui grupos particularmente especializados em combater-nos diversos terrenos que
compõem o território nacional. Os mais variados equipamentos e efetivos do Exército são
divididos em Quadros (Material Bélico, Engenheiros Militares e Complementar de Oficiais),
Armas (Infantaria, Cavalaria, Artilharia, Engenharia e Comunicações), e Serviços
(Intendência, Saúde e Assistência Religiosa) (BRASIL, 2013).
O motivo da escolha do tema deve-se ao fato que como instituição pública, que
consiste no conjunto das normas, leis e funções existentes para instituir a administração do
Estado em todas as suas instâncias e tendo como o principal objetivo o interesse público,
adotando os seus princípios constitucionais que são a publicidade, a legalidade, a moralidade,
a impessoalidade e a eficiência, as unidades militares que tem por finalidade a segurança
nacional, devem primar pelo princípio da eficiência em sua administração. E quanto maior e
mais complexa uma organização, maior a necessidade de mecanismos de controle e proteção
de seu patrimônio (BRASIL, 2015).
Visando satisfazer essa necessidade no que se refere ao controle de material, a Força
Terrestre investiu no aprimoramento das ferramentas tecnológicas que facilitam e
aperfeiçoam o trabalho do gestor. Uma dessas ferramentas é um sistema com capacidade de
rastrear e monitorar todos os materiais do Exército desde sua compra, passando pelo seu
armazenamento e utilização, até o seu descarte, o SISCOFIS (Sistema de Controle Físico).
O SISCOFIS é definido como um sistema corporativo de implemento consecutivo e
evolutivo, buscando a utilização de recursos da Tecnologia da Informação, para associar
ações, metodologias, técnicas e rotinas, designadas à cultura de noções com propriedade e
oportunidade, necessários ao controle automatizado e ao gerenciamento de todos os materiais
no âmbito do Exército Brasileiro (BRASIL, 2007).
Sendo assim, o presente artigo deseja compreender como a tecnologia de sistemas
através do SISCOFIS pode contribuir na gestão de armazenamento e distribuição numa
unidade do Exército Brasileiro de seus materiais e todo o processo que é necessário para a
qualidade dessa ação, mostrando assim a importância de implantação de um sistema hábil,
onde seu uso correto pode propiciar agilidade e eficiência ao serviço desejado, e expondo
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
3
como os avanços dos Sistemas de Informação dentro de uma unidade do Exército melhoram o
trabalho desenvolvido e a organização de materiais em cada setor.
O trabalho apresenta em sua delimitação compreender como a Tecnologia da
Informação contribuir para gerenciar os processos logísticos e de controle de material dentro
de uma unidade do Exército Brasileiro.
A proposta que abordaremos em seguida é responder ao questionamento que levou ao
interesse da pesquisa: como o Sistema de Informação implantado no Exército contribui para o
processo de planejamento e controle de materiais de uma unidade?
Para a construção do trabalho tivemos em destaque os expostos de Albertin (1999),
Laudon (2004) e Viana (2000).
2 Referencial Teórico
As organizações públicas vêm buscando utilizar cada vez mais um uso intenso e
amplo da Tecnologia de Informação, aproveitando-a como um poderoso instrumento, que
transforma as estratégias e operações das organizações e instituição. As organizações
passaram a realizar seu planejamento e criar suas estratégias voltadas para o futuro, tendo
como uma de suas principais bases a Tecnologia de Informação (ALBERTIN, 1999).
Responsável pelas funções de receber, zelar, armazenar, controlar e distribuir de forma
correta os materiais que são necessários, o setor da administração de materiais é de suma
importância para realizar as tarefas de uma organização, e para se alcançar eficiência e
eficácia tem uma relação próxima com a parte estratégica.
Procurando investir em novas tecnologias, as organizações públicas estão em busca de
inovar nos processos organizacionais relacionados à gestão de materiais, tornando-as sempre
competitivas. Baseado em Viana (2000, p.108), que cita “Assim, em qualquer empresa, os
estoques representam componentes extremamente significativos, seja sob aspectos
econômicos financeiros ou operacionais crítico”. Tendo como base os processos de gerenciamento dos materiais da gestão pública e os
sistemas de organização, buscaremos compreender como esses processos se encaixam em
uma unidade do Exército, esclarecendo como organização e logística são interligadas para
melhorias de diversos setores, dando ênfase ao de materiais.
Além de tudo que tem por responsabilidade, a logística tem em suas atividades a
Gestão Orçamentária e Financeira e Apoio Jurídico, permeando em áreas funcionais,
objetivando-se auxiliar em decisões nos mais variados níveis de execução da logística.
2.1 Estrutura Organizacional
Para manter uma entidade ou gestão pública de forma organizada é necessário o
conhecimento pelos gestores de todas as atividades realizadas para o desígnio de tarefas e
funções.
Para Oliveira (2006) a estrutura organizacional entende-se por uma ferramenta
administrativa que resulta em analisar, identificar, ordenar e agrupar as atividades e os
recursos das empresas, abrangendo o estabelecimento de níveis de competência e dos
processos decisórios, apontando alcançar os objetivos constituídos pelas incumbências da
gestão de materiais.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
4
Uma organização é um conjunto de cargos funcionais e hierárquicos a cujas
prescrições e normas de comportamento todos os seus membros devem se
sujeitar. Chiavenato (2006) complementa que a característica mais importante da organização
formal é o racionalismo.
A organização no que se refere ao Exército enquadra especialidades como armas,
indicativa ao combate, podendo ser as armas divididas em combate (infantaria, cavalaria,
outras) e armas de apoio ao combate (artilharia, engenharia, outras), e serviços que são de
apoio à logística.
De acordo com seus estudos, Robbins (2002) afirma que a estrutura organizacional
determina como os serviços são formalmente distribuídos, agrupados e coordenados e que as
organizações possuem estruturas diferenciadas, e estas têm impacto sobre as atitudes e
comportamentos de todos os seus funcionários. Em sua opinião, as principais causas
determinantes da estrutura organizacional são a estratégia, o tamanho da organização, a
tecnologia e o ambiente.
Para Mintzberg (2001, p. 404):
À medida que o trabalho organizacional fica mais complexo, a maneira de
coordenação beneficiada parece transformar do ajustamento mútuo para supervisão
direta, e desta para a padronização, preferencialmente do processo de trabalho,
outras vezes de saídas ou habilidades, finalmente retornando ao ajustamento mútuo.
As empresas mais complexas, apesar de utilizar todos os mecanismos, acabam
focando em um deles com maior ênfase. Afirma-se que a organização é composta de
cinco partes: 1- Núcleo operacional: os operadores executam as quatro funções
básicas, que são: assegurar as entradas para produção, transformar as entradas em
saídas, distribuir as saídas e prover o suporte direto para estas atividades básicas; 2-
Linha de média: gerência intermediária que liga o núcleo operacional ao ápice
estratégico, envolvendo desde os gerentes seniores até os supervisores de primeira
linha; 3- Ápice estratégico: composto pela alta cúpula da organização; 4-
Tecnoestrutura: engloba as pessoas que auxiliam o trabalho das outras, através de
padronização e técnicas; 5- Staff de suporte: é o trabalho que está fora do fluxo
operacional de trabalho, mas dá suporte à sua execução. Esta função geralmente é
esquecida, ou colocada junto com a tecnoestrutura.
O Exército reúne unidades de vários escalões em se tratando de organização vertical.
As pequenas unidades são especializadas em uma única arma ou serviço, significando que as
grandes unidades reúnem várias outras unidades de porte menor sendo de armas e serviços,
tendo em seu comando oficiais generais.
Em se tratando do pessoal do Exército divide-se em grandes escalões hierárquicos, são
eles oficiais e praças, indo de acordo com o grau de comando e o nível de formação. No
Brasil, os sargentos também são incluídos na classe de praça, tendo uma divisão em círculos
de hierarquia entre soldados, cabos e sargentos. Já a classe dos oficiais tem em sua divisão
entre superiores e generais, capitães ou intermediários e oficiais subalternos.
2.2 Armazenagem e Estocagem
Os termos armazenagem e estocagem são comumente confundidos, entretanto
apresentam diferenças.
De acordo com Gasnier e Banzato (2001), a armazenagem é apresentada como um
respeitável papel para consentir com adequada efetividade no que se refere à gestão da cadeia
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
5
de suprimento. Seu valor convive na ocorrência de ser um aparelho de provimento em relação
à direção logística, que convém de um apoio para sua identidade e sequência, garantindo certa
condição de serviço e acrescentando importância ao produto.
Assegurando que a procura para aprimorar o coeficiente de serviço unido à logística
continua a consistir em um dos amplos desafios gerenciais, ao qual a gestão da armazenagem
é um fator principal em gerar despesas e graus de eficácia e potência das finalidades que se
almejam alcançarem junto aos clientes (GAPSKI, 2003).
Segundo Casadevante (1974), a armazenagem é dividida em três etapas: sendo a
primeira o recebimento que é o conjunto da união de operações envolvendo a identidade do
material que foi recebido, diagnóstico do documento fiscal como a solicitação, a revista do
material e o seu consentimento protocolar; a segunda etapa vem a ser a estocagem que é o
conjunto de intervenções alistadas ao armazenamento de materiais. A categorização dos
acervos pode ser de concordata com: estoque de produtos acabados, estoque operacional,
estoque de matéria prima e materiais auxiliares, estoques de materiais administrativos e
estoque de produtos em processo. E terceira etapa a distribuição liga-se à expedição do
material, envolvendo o acúmulo do que foi recebida do componente de estocagem, a
embalagem que necessita ser adaptada e, portanto, a entrega ao seu destino final. Essa
atividade em sua maioria carece de nota fiscal para sua saída havendo um domínio do acervo.
Sendo assim, a estocagem é uma etapa da armazenagem, a manutenção do produto em
estoque.
Toda organização deseja prever exatamente suas necessidades, mesmo impedindo
prováveis improbabilidades em suas demandas. Aproveitam-se históricos de consumo de anos
anteriores, volume de pedidos de material por processos nos setores, ou qualquer ferramenta
que se possa indicar a quantidade de insumos para atender prazos em quantidades ideais.
Sendo assim, o desafio está em equilibrar o estoque.
Baseado em Viana (2000), os estoques auxiliam a elevar ao máximo o acolhimento
aos clientes resguardando a empresa de alguma impressão que possa acontecer em meio aos
procedimentos da mercadologia ou vendas.
Já de acordo com Dias (2006), sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois
ele funciona para aliviar entre os múltiplos exercícios da fabricação até a comercialização do
produto.
O melhor formato de estocar o produto é aquele que amplia o ambiente, pois o mau
aproveitamento vira o depósito não econômico. Aprimorar o espaço verificando a ocupação
física para diminuir o espaço e armazenar uma maior quantidade de materiais é necessário na
administração da armazenagem.
2.3 Configuração administrativa de uma Unidade do Exército
Segundo Magalhães (2001), a organização do Exército é feita de forma sistêmica. O
Sistema Exército está incluído em outros sistemas superiores, primeiramente o da Defesa,
depois o da Nação Brasileira e, por fim, de um Sistema Internacional. Dentro do Sistema
Exército, são identificadas funções vitais para o funcionamento da Força. Cada função vital
identificada resultará na organização de um novo sistema que tem o desígnio de executá-lo
em proveito do sistema no qual se insere.
Subordinado ao Sistema Exército Brasileiro está o Sistema Logístico, que, por sua vez,
possui subsistemas subordinados que possibilitam a execução das funções logísticas
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
6
estabelecidas pela Força. As principais são: suprimento, pessoal, manutenção, saúde e
transportes.
As unidades do Exército Brasileiro podem ser administrativas ou operacionais. Ainda
em uma unidade operacional, existem os setores administrativos onde é feito o trabalho
logístico.
A parte operacional de uma unidade cabe ao que se denominam as companhias. A
parte administrativa cabe ao que se denominam as seções, que se dividem em quatro:
inicialmente a 1ª seção é a responsável pelo controle de pessoal, documentação, escalas de
serviço e pagamento; em seguida a 2ª seção é a responsável pelas informações de inteligência
e contra inteligência; a 3ª seção é a responsável pelo planejamento de missões e operações,
cursos e estágios; e a 4ª seção é a responsável pelo controle de material e financeiro.
São subordinados à 4ª seção o almoxarifado; a tesouraria; o setor de aquisições,
licitações e contratos; e o suporte documental.
O almoxarifado é o setor responsável pelo recebimento, armazenagem, e repartição
dos materiais. Diferentemente da iniciativa privada, na qual o estoque tem relação com a
receita – pois os produtos estocados transformam-se em vendas –, no setor público o estoque
relaciona-se com a execução da despesa e tem por finalidade:
1. Evitar que faltem materiais necessários ao andamento dos serviços públicos;
2. Possibilitar o controle e evitar desperdício de materiais;
3. Facilitar a padronização dos processos e dos controles internos;
4. Contribuir para a apuração de custos pela administração pública.
Por esses motivos é preciso organizar os locais físicos de armazenamento de material,
considerando a capacidade de estocagem, pessoal de provimento efetivo, sistemas
informatizados e procedimentos.
A tesouraria é o setor responsável pelos pagamentos a exemplo dos empenhos ou dos
serviços realizados por dispensa de licitação; O setor de aquisições, licitações e contratos
obviamente realizam as compras, quase que sua totalidade é realizada através de pregões
eletrônicos e são realizados pelo gestor de compras na qual é o agente responsável pela
direção, coordenação e controle de todas as atividades que são desenvolvidas no departamento
de aquisições, tendo ainda como responsabilidade a obrigatoriedade de manter informado o
ordenador de despesas sobre o andamento de todos os processos licitatórios; e o Suporte
documental é onde se arquivam os documentos relativos às compras e se dá a conformidade
no SIAFI (Sistema Integrado de Acompanhamento Financeiro).
Os chefes das seções formam o Estado Maior de uma unidade, onde todo o
planejamento a médio e em longo prazo de uma organização militar é realizado.
2.4 Tecnologias de Sistemas de Informação
Um dos grandes fatores de transformações no cenário competitivo é a contínua
evolução da tecnologia que, em virtude de sua grande propagação, incidiu de modo
expressivo todas as atividades humanas, e fez crescer a condição de dúvidas e imprevisões do
futuro. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a TI (Tecnologia da Informação), que incidiu a
ser um extraordinário fator concorrente para as organizações (ALBANO, 2001).
Torquato e Silva (2000), ao pontuarem a união entre tecnologia e estratégia, afirmam
que, na criação e renovação de vantagens competitivas, fatores indispensáveis à sobrevivência
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
7
das organizações públicas, a tecnologia surge como um elemento-chave na procura de
peculiaridades que as caracterizem convenientemente de seus concorrentes.
Ribeiro e Vieira (2001) definem TI como uma organização baseada em computador,
possuindo aparelhos funcionais que abastecem ao comando questões complacentes para que
sejam tomadas determinadas decisões.
O significado anterior diz respeito à tecnologia de sistemas de informação sob o
enfoque da informática. Sob o enfoque da integração dos setores organizacionais, Spinola e
Pessôa (1998, p.98) afirmam que “um SI (Sistema de Informação) é um sistema que cria um
ambiente integrado, capaz de fornecer as informações necessárias a todos os usuários”.
Schutzer e Pereira (1999, p.149) afirmam que “é um sistema integrado homem-máquina que
fornece informações de suporte a operações, gerenciamento, análise e funções de tomada de
decisões em uma organização”.
A TI tem-se em seu objetivo fornecer meios para que o gestor trabalhe de modo
competente e dinâmico.
Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes
inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui
informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de
uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao
controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar
problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. (LAUDON e
LAUDON, 2004, p. 7).
Segundo Jamil (2005), o aproveitamento de instrumentos de TI carecerá de encalçar a
gestão estratégica das corporações; todavia, existe uma ponderação que ultimamente verifica-
se na clara disponibilidade de expedientes das técnicas de ajuntamento (conhecimento e
telecomunicações), apontado por causar a impressão de imediatismo e improvisação em seu
uso. Isto procede, muitas vezes, em implantação de ferramentas de forma especulativa, com o
consequente desapontamento ou descrença, quando estas não proporcionam os resultados
aguardados em termos das funções informacionais.
Quando se observa os pontos determinados para estabelecer ou interpretar um
processo de gestão de informação e conhecimento, possivelmente encontram-se condições
melhores para a composição de projetos que as programem de forma correta, com o adequado
atendimento às perspectivas de seus clientes.
O aumento da conectividade tem transformado as práticas de trabalho nas entidades
públicas graças ao uso de ferramentas de trabalho em grupo e das possibilidades de integração
de sistemas através da utilização de redes.
A informação, sendo um dos principais motores da atividade humana, é a principal
causa da existência da organização, pois independentemente de sua natureza, tamanho ou
atividades ela precisa de informações para poder executar e prosseguir a sua missão
cumprindo os seus objetivos. Assim, é fundamental existir na organização uma infraestrutura
adequada para a manipulação desta massa de dados. Além disso, a organização precisa
conhecer os conceitos essenciais sobre o funcionamento dos Sistemas de Informação e as suas
aplicações para que a gestão da TI no serviço público possa avançar com desenvoltura frente
ao avanço das leis (GOUVEIA; RANITO, 2004).
Guerra e Alves (2004) destacam que a gestão de TI que utiliza boas práticas começa
por elementos fundamentais que irão ajudar neste processo difícil, por vezes complicado.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
8
De acordo com Silva et al (2005), existem diversas formas de conhecer e utilizar as
tecnologias e os sistemas de informação que podem aumentar o conhecimento e facilitar o
trabalho do funcionário público. Tais instrumentos permitem trabalhar com qualidade,
eficiência e inteligência, modificando o modo como são estruturados e administrados os
processos nos serviços públicos.
A Eficácia na prestação dos serviços do Núcleo de Tecnologia da Informação descreve
a necessidade de analisar fatos administrativos que estão delimitados dentro de seu ambiente
interno, envolvendo atitudes individuais e coletivas, disposição para o serviço, a infraestrutura
física, a estrutura organizacional, as influências do meio exterior e a decisão, não deixando de
incluir nesse contexto, a inter-relação entre essas dimensões (Ramos, 1983).
As informações relatadas anteriormente mostram a importância dos sistemas
integrados para grandes empresas públicas ou privadas, sendo assim o Exército com uma
instituição pública também possui seu sistema de informações, o SISCOFIS, na qual são
inseridos novos instrumentos tecnológicos que promovem e minimiza o trabalho no que se
refere ao gestor.
O SISCOFIS foi inserido pela portaria nº 017-EME, de 8 de março de 2007, do Estado
Maior do Exército, e “tem por finalidade o controle físico e o gerenciamento de todo o
material existente no Exército” disponibilizando “[...] em forma de relatórios e consultas, as
informações provenientes dos órgãos provedores (OP) e organizações militares (OM),
considerando o nível de responsabilidade de cada escalão” (BRASIL, 2007).
3 Metodologia
Este artigo descreve como um sistema de gerenciamento de materiais beneficia uma
unidade do Exército Brasileiro e através de um método dedutivo se baseia nos princípios
gerais do sistema para aplicá-los ao caso específico da unidade.
Quanto ao tipo, trata-se de uma pesquisa qualitativa na qual é sugerida a melhora na
gestão de materiais na unidade através dos Sistemas de Informação que proporciona melhor
visão e compreensão do problema (MALHOTRA et al, 2010).
Foram utilizados meios literários e eletrônicos através da fundamentação de autores de
renome no campo da logística e Sistema de Informação que tivessem em seus trabalhos
informações que subsidiassem a metodologia empregada e os conceitos delimitados para o
desenvolvimento do trabalho.
Quanto aos seus procedimentos são de uma pesquisa bibliográfica, que segundo
Fonseca (2002, p.32):
É feita a partir do levantamento de referências teóricas já analisadas, e publicadas
por meios escritos e eletrônicos, como livros, artigos científicos, páginas de web
sites. Qualquer trabalho científico inicia-se com uma pesquisa bibliográfica, que
permite ao pesquisador conhecer o que já se estudou sobre o assunto. Existem,
porém, pesquisas científicas que se baseiam unicamente na pesquisa bibliográfica,
procurando referências teóricas publicadas com o objetivo de recolher informações
ou conhecimentos prévios sobre o problema a respeito do qual se procura a resposta.
O objetivo é compreender a forma como a Tecnologia de Sistemas contribui na
distribuição e controle de materiais em uma Unidade do Exército, realizando-se uma pesquisa
de abordagem qualitativa, do tipo descritiva, que visa à identificação, registro e análise das
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
9
características, fatores ou variáveis que se relacionam com o fenômeno ou processo,
(PEROVANO, 2014).
O universo, ou população, é o conjunto de elementos que possuem características do
objeto de estudo, e a amostra, ou população amostral. É uma parte do universo escolhido
selecionada a partir de um critério de representatividade (VERGARA, 2000).
O trabalho teve como universo e amostra o modelo de uma unidade do Exército,
buscando compreender como o Sistema de Informação empregado pode contribui para o
controle de materiais e logística.
4 Resultados e discussões
A Tecnologia de Informação veio ao mercado tão competitivo para acrescentar. Sendo
hoje um dos componentes mais importantes do espaço empresarial, sendo essencial para os
três níveis da empresa como estratégico, tático e operacional (ALBERTIN, 2009).
Trazendo a realidade para a Unidade Militar, entende-se que se faz necessário a
utilização desse recurso, buscando a melhor estratégia de organização tanto de materiais
quanto de pessoal.
A TI sendo hoje um instrumento efetivo para as corporações, apresenta a finalidade de
ampliar o andamento de informações navegadas, ou seja, avanço das intervenções, atividades
e concorrência no mercado, além de diminuir as despesas da gestão pública. A mesma
estabelece os elementos dentro da organização pública, adequando o acelerado veículo de
informação. Albertin (2009) ressalva também que a utilização de Tecnologias de Informação deve
estar relacionada com as necessidades da organização pública ou área que dispõe desse
recurso, de forma que contribua para seu desempenho e lucratividade.
A organização necessita fazer uso da informação, compreendendo identificar qual
dentre várias convém para desfrutar de modo apropriado. Para Beal (2009) a informação é
uma riqueza, ela adiciona importância à empresa.
Deste modo, utilizar-se de novas tecnologias para evoluir no trabalho de qualquer
espaço, é buscar adequar-se a uma realidade presente dentro das organizações públicas. Uma
unidade do Exército não é diferente, porque torna o serviço prestado e recebido eficientes,
podendo utilizar e aperfeiçoar melhor o tempo para fins necessários.
O SISCOFIS é uma eficiente ferramenta para o gerenciamento de materiais permitindo
por meio de seus relatórios a aquisição, o planejamento e o controle de materiais. Permitindo
também que os setores de solicitação obtenham seus pedidos sem a obrigação de se
deslocarem ao depósito, facilitando as fases da ação de dispensação.
A implementação do sistema proporcionou um ganho significativo para seus usuários,
ajudando no controle de materiais e facilitando o acesso às informações em qualquer
momento.
O valor do sistema ainda é compreendido quando são emitidos relatórios que
permitem organizar os depósitos dispondo os materiais promovendo a facilitação de visualizar
os mesmos.
O SISCOFIS é simples suas operacionalizações não demandando um grande tempo
em ensino, às informações inseridas ficam registradas em um banco que permite ser acessada
mediante entrada de usuário e senha pessoais, sendo seu acesso realizado, podendo consultar
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
10
dados em tempo real, disponibilidade de material, relatórios, pedidos online, facilitando a
gestão de materiais.
Apesar disso vale salientar que o sistema deveria ser desenvolvido para melhorar sua
relação com funcionalidades permitindo ao operador, durante a dispensação do material, ter
informações de estoque mínimo como também alarmes informações sobre a validade de
produtos, planejando assim novas aquisições.
Quando determinada a estrutura organizacional de uma unidade do Exército,
identificamos que o gerenciamento da mesma ajuda na tomada de decisões voltadas a
armazenagem e estocagem, pois as hierarquias são respeitadas designando os responsáveis
por cada setor.
Para instituir a estruturação do trabalho em uma unidade do Exército é indispensável
constituir uma rede de relações entre os indivíduos ou grupos, de forma que os trabalhos
sejam classificados e coesos com a tarefa final, num mecanismo de composição identificada
como estrutura organizacional.
O resultado das deliberações sobre coordenação e divisão do trabalho, determina não
apenas as atribuições específicas, mas também a maneira como devem estar interligados os
vários grupos particularizados no Exército.
A armazenagem dentro das unidades militares engloba de forma organizada os
materiais utilizados por determinado período em instalações ideais.
A forma de dispor a armazenagem determina fatores sobre a decisão e as normas
técnicas aplicáveis às diferentes classes e itens de suprimento. Mantendo dentro do que são
possíveis estoques de maior porte armazenados mais ao final do ambiente e maximizando a
infraestrutura existente, a utilização dos sistemas informatizados de armazenamento de
materiais e o serviço de meios de circulação de cargas automatizados.
Algumas áreas já são determinadas para a estocagem, usando métodos e práticas tendo
em vista o controle e à preservação do material.
O estoque tem medidas para determinar a quantidade de suprimentos e materiais
encontram-se a disposição para o uso, expresso em dias de suprimento, quantidade de itens de
suprimento e unidades de medida de suprimento.
A estocagem tem sua classificação baseada em níveis, sendo eles o operacional, que
supre a necessidade entre um pedido e outro; a segurança, que garante a continuidade das
operações mesmo com interrupções de suprimentos; a reserva, que atende em casos de
emergência necessária; e máximo, que une os três níveis já existentes de estoque.
Através do SISCOFIS tem-se relatórios frequentes sobre o controle de estoque
permitindo ao gestor controlar e gerenciar seus estoques. O mesmo sistema tem relatórios que
comportam a consulta em tempo real dos estoques disponíveis.
Realizando um comparativo dos processos anteriores com o processo auxiliado com o
Sistema de Controle Físico, nota-se que o Exército Brasileiro conseguiu reduzir os gargalos
administrativos e economizar tempo na execução dos processos.
4.1 Controle de materiais no Exército Brasileiro antes dos Sistemas de Controle
Antes da implantação dos sistemas de controle de material, o mesmo era realizado nos
estoques através de fichas escritas à mão. Semanalmente era enviada de cada depósito uma
planilha com seu respectivo saldo em estoque.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
11
As notas fiscais e guias que acompanhavam o material encontravam-se no arquivo dos
seus respectivos setores. Em alguns casos poderia demandar alguma demora em encontrar
determinado documento para eventual consulta tendo em vista o grande volume de
documentos arquivados.
Os pedidos de material do usuário para determinado depósito passavam pela
apreciação de toda uma cadeia de comando até sua aprovação, verificação de quantidade,
separação e expedição, sendo este um evento que poderiam durar dias até que a necessidade
de determinado setor fosse suprida.
Sobre a conferência dos depósitos, eram tarefas morosas que tendiam ao
acontecimento de falhas em contagens ou soma de valores, tendo em vista que este era um
processo de ponta de lápis.
4.2 Controle de materiais com uso do SISCOFIS
Para fins de classificação, os materiais são divididos em materiais de consumo e
materiais permanentes.
Materiais de consumo são aqueles que dão suporte ou integram meios para um
trabalho administrativo ou operacional sem, entretanto, fazer parte do produto final. Podem
ser papéis, óleo, alimentos, munição dentre outros.
Materiais permanentes compõem o patrimônio da Unidade Militar. São materiais de
uso duradouro como computadores, móveis, veículos ou armamentos.
A diferença na utilização dos dois tipos de materiais é que após sua distribuição, o
material de consumo fica registrado no SISCOFIS como retirado pelo seu solicitante para que
o mesmo abasteça os setores com meios para que se produza uma atividade enquanto o
material se consome. Já o material permanente é distribuído pelo SISCOFIS, publicado em
boletim administrativo e passa a fazer parte do material carga sob responsabilidade de
determinado detentor. Sobre os materiais permanentes, após essa etapa o mesmo passa a
integrar o inventário da seção a qual o detentor do material pertence.
O material permanente ainda segue normas de conferência dependendo do tipo de
material, a exemplo das reservas de armamento que são conferidas duas vezes por dia todos
os dias.
O acesso ao SISCOFIS é realizado com um login individual de cada operador por
diversos setores dentro de uma unidade. Cada operador possui uma atribuição e nível de
autorização de acesso diferente dependendo de seu setor. Cada acesso registra quem operou o
sistema na oportunidade.
Para a inclusão de um material, o Almoxarifado recebe o material, cadastra o
documento de recebimento, que pode ser uma nota fiscal ou guia. Após isso, cadastra o
material vinculando-o ao documento e especificando seu tipo, modelo, número de série, valor
dentre outras informações.
Feito o cadastro inicial, o setor da Fiscalização administrativa confronta o material e
valor cadastrado com os valores pagos pelo setor da Tesouraria, publica o recebimento do
patrimônio em boletim e autoriza a sua distribuição.
Para realizar um pedido de material, basta o setor da Unidade Militar acessar o
Sistema na parte de pedidos de material. Nesta parte estarão listados todos os materiais
disponíveis em depósito. O solicitante apenas assinala o material e a quantidade desejada.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
12
Este pedido de material é encaminhado do setor solicitante ao setor de Fiscalização
Administrativa, onde o Fiscal autoriza e remete a ordem de liberação ao depósito.
Este como qualquer outro procedimento realizado no sistema demanda curte tempo
para solução tendo em vista os comandos e solicitações ficarem disponíveis aos setores de
destino online e ontime.
O SISCOFIS ainda permite a emissão de relatórios de consumo e saldos de depósito e
inventários de material permanente em tempo real. Cabe lembrar que algumas informações
são sigilosas e quanto maior a patente do usuário e maior sua posição na pirâmide
administrativa, maior a quantidade de informações as quais se tem acesso.
Os créditos para licitações nas Unidades Militares muitas vezes são concedidos com
um curto prazo para empenho onde cresce a importância de o gestor conhecer a sua
disponibilidade em estoques e suas demandas. Dessa forma os riscos de adquirir materiais
desnecessários são muito menores.
5 – Conclusão
As organizações precisam criar, desenvolver e implementar processos e aparelhos de
informação que contribuam para que a comunicação empresarial e a troca de ideias e
experiências que incentivem o pessoal a se conectarem, a compartilhar, a tomar parte em
grupos e a se renovarem em redes informais.
A tecnologia de informação consiste em gerar e apontar como os mais variados
processos são realizados dentro de grandes instituições, facilitando a organização de materiais
e seu armazenamento.
É necessário fazer uma pequena análise de como tem sido essencial para a gestão
pública empregar o sistema de informação apropriado e estratégico, que consinta de formato
dinâmico e competente suas necessidades, seguindo as alterações e variações da tecnologia
adjuntas ao momento do processo da informação.
Existindo hoje grandes instrumentos tecnológicos apropriados para assessorar o
gerenciamento de estoques no planejamento, aquisição e controle de materiais. O Exército
utiliza o SISCOFIS, que possibilita, através dos relatórios, um melhor posicionamento
relacionado à tomada de decisão.
Quem está inserido na era digital têm uma função importantíssima, a de identificar a
tecnologia adequada para que atenda necessidades reais de um sistema e toda a organização
do mesmo, sabendo que poderá transformar toda uma cultura organizacional, incluindo a
qualificação profissional de seus funcionários e colaboradores, sendo assim, torna-se
indispensável sua utilização desde que sejam feito um planejamento antecipado e estratégico
visando todas estas mudanças que ocorrem na implantação das Tecnologias das informações.
Conforme exposto verifica-se que o sistema de controle físico do Exército é muito
importante para a gestão de materiais, pois permite através de seus relatórios o planejamento,
a aquisição e o controle de materiais. Além de permitir aos setores solicitantes realizarem seus
pedidos de materiais sem a necessidade de se deslocarem pessoalmente ao depósito, o que
agiliza as etapas do processo de dispensação.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
13
A importância do sistema ainda é notada quando da emissão de seus principais
relatórios permitem organizar o depósito dispondo os materiais facilitando a visualização,
priorizando os materiais a serem dispensados para uso.
Através das informações e relatórios, a gestão se dá com mais eficiência tendo em
vista que é possível monitorar as necessidades com muito mais rapidez mantendo assim a
continuidade dos procedimentos e operações de uma Unidade Militar.
O SISCOFIS, além do controle, auxilia na transparência das operações financeiras
através da discriminação dos valores dos materiais, o que culmina por agregar ainda mais
valor ao seu uso.
Conclui-se que dentro de uma unidade do Exército o SISCOFIS trouxe avanços e
colaborou para que possa controlar e identificar todos os materiais em sua entrada e saída,
armazenamento e estocagem, proporcionando uma maior organização, tornando assim o
trabalho desenvolvido com qualidade e rapidez.
6 – Referências
ALBANO, Cláudio S. Problemas e ações na adoção de novas tecnologias de informação: um
estudo em cooperativas agropecuárias do Rio Grande do Sul. Dissertação de Mestrado
PPGA/EA/UFRGS. Porto Alegre: UFRGS, 2001, 122 p.
ALBERTIN, A. L. Administração de informática: funções e fatores críticos de sucesso. 2. Ed.
São Paulo: Atlas 1999.
______. O comércio eletrônico evolui e consolida-se no mercado brasileiro. Revista de
Administração de Empresas, v. 40, 2009.
BEAL, Adriana. O sistema de informação como estratégia empresarial. São Paulo: Atlas,
2001.
BRASIL. ESTADO MAIOR DO EXÉRCITO – EME. Portaria Nº 017-EME, de 8 de março
de 2007. Boletim do Exército (Exército Brasileiro), Brasília, nº 11, de 16 de mar. de 2007.
______. Defesa e Segurança Pública. 2013. Disponível em:
<http://www.brasil.gov.br/sobre/o-brasil/defesa-e-seguranca-publica/exercito-brasileiro>.
Acesso em: 10 mai. 2017.
______. Constituição da República Federativa do Brasil. 48. ed. Brasília: Câmara dos
Deputados, Edições Câmara, 2015.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
14
CASADEVANTE, José Luis Fernández – A armazenagem na prática. Lisboa: Editorial
Pórtico, 1974.
CENTRO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DO EXÉRCITO BRASILEIRO. A evolução do
apoio logístico no Exército Brasileiro. Online. Disponível em:
<http://www.exercito.gov.br/01Instit/Historia/Artigos/0031605.htm>. Acesso em: 02 ago.
2017.
CHIAVENATO, I. Princípios de Administração. Rio de Janeiro: Elsevier. 2006.
DIAS, M. A. P. Administração de Materiais: princípios, conceitos e gestão. 5ª ed., São Paulo:
Atlas, 2006.
FONSECA, J. J. S. Metodologia da pesquisa científica. Fortaleza: UEC, 2002. Apostila.
GALLO, Ítalo Amauri. O Papel da Logística na Globalização. Online. 2006. Disponível em:
<http://www.guialog.com.br/ARTIGO56a.html>. Acesso em: 02 ago. 2017.
GAPSKI, O. L. Controle de nível de estoque no setor varejista com base no gerenciamento do
inventário pelo fornecedor: aplicação do modelo no A. Angeloni Cia Ltda e Procter &
Ghamble S.A.. 2003. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) - Universidade
Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2003.
GASNIER, D; BANZATO, E. Armazém Inteligente, Revista LOG Movimentação e
Armazenagem, São Paulo, n. 128, Junho, 2001.
GOUVEIA, Luiz Borges; RANITO, João Vasco. Sistemas de Informações de Apoio à Gestão.
Porto: Editora Sociedade Portuguesa de Inovação, 2004.
GUERRA, Ana Cervigni; ALVES, Ângela Maria. Aquisição de Serviços e Software. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2004.
JAMIL, George Leal. Gestão de informação e do conhecimento em empresas brasileiras:
estudo de múltiplos casos. 221 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Escola de
Ciência da Informação /UFMG, Belo Horizonte/MG. 2005.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
15
LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a
empresa digital. 5. Ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004.
MAGALHÃES, J. B. A evolução militar do Brasil: anotações para a história. Rio de Janeiro:
Bibliex, 2001.
MALHOTRA, N. K. et al,. Introdução a Pesquisa de Marketing. São Paulo: Pearson Prentice
Hall, 2010.
MINTZBERG, Henry. O processo da estratégia. 3. Ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. 404 p.
NORMAS ADMINISTRATIVAS RELATIVAS AO SUPRIMENTO (NARSUP)
SEPARATA n.º 001 ao BOLETIM DO EXÉRCITO N.º 27/2002
PORTARIA nº 009 – D Log, DE 27 DE JUNHO DE 2002. Disponível em:
<http://www.pqrmnt7.eb.mil.br/images/Producao/Legislacao/narsup.pdf>. Acesso em 07 dez.
2017.
O’BRIEN, J. A. Sistemas de informação: e as decisões gerenciais na era da Internet. 2. Ed.
São Paulo: Saraiva 2004.
OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. 16. ed.
São Paulo: Atlas, 2006.
______. Introdução à administração: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2009.
PEROVANO, D. G. Manual de Metodologia Científica. – 1º ed. – Curitiba: Juruá Editora,
2014.
RAMOS, A.G. Administração e contexto brasileiro. Elementos de uma sociologia especial da
administração. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora da FGV, 1983.
REGULAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO (RAE)-(R-3).
DECRETO N.º 98.820, DE 12 DE JANEIRO DE 1990. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/1990-1994/D98820.htm>. Acesso em 07 dez.
2017.
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – ARTIGO CIENTÍFICO
16
RIBEIRO, Priscilla C.C., VIEIRA, Leandro S. Tecnologia da Informação e Competitividade
na Indústria Siderúrgica Brasileira: um Estudo de Caso na CSN. Revista de Economia da
Universidade de Santa Catarina, julho a dezembro de 2001.
ROBBINS, Stephen. Comportamento organizacional. São Paulo: Prentice Hall, 2002.
SILVA, Arídio; RIBEIRO, José Araujo; RODRIGUES, Luiz Alberto. Sistemas de
Informação na Administração Pública. Rio de Janeiro: Revan, 2005.
SPINOLA, Mauro, PESSÔA, Marcelo. Tecnoloia da Informação. In: Gestão de Operações. 2a
ed. Professores do Departamento de Engenharia da escola Politécnica da USP e da Fundação
Carlos Alberto Vanzolini. São Paulo: Editora Edgard Blücher, 1998, cap.4. p. 97-104.
TORQUATO, P. R. G; SILVA, G. P. Tecnologia e estratégia: uma abordagem analítica e
prática. Revista de Administração, São Paulo: v. 35, n.1, p.72-85, jan./mar. 2000.
VERGARA, S. C. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, 2000.
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.
448 p.