tcc - renan schmidt

FACULDADES INTEGRADAS DO VALE DO IGUAÇU - UNIGUAÇU

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

RENAN FELIPE SCHMIDT

GESTÃO ESTRATÉGICA DE RECURSOS MATERIAIS: controle de estoque e

armazenagem na empresa MD - Grazziotin

UNIÃO DA VITÓRIA - PR

2014




Trabalho de estágio apresentado ao Curso de

Administração das Faculdades Integradas Vale do

Iguaçu - UNIGUAÇU, como requisito para

obtenção do grau de Bacharel em Administração.

Professor Orientador: Hilton Tomal.

UNIÃO DA VITÓRIA - PR

2014



por


Trabalho de conclusão de curso aprovado com nota ___, para obtenção do grau de Bacharel em Administração, pela Banca examinadora formada por:

______________________________ Presidente: Prof. Jonas Elias de Oliveira, Mestre

Coordenador de curso

______________________________ Membro: Prof. Dagmar Rhinow, Mestre

______________________________ Membro: Prof. Hilton Tomal, Mestre

______________________________ Membro: Prof. Vilson da Silva, Mestre

União da Vitória, 15 de Setembro de 2014

AGRADECIMENTOS

Gostaria de agradecer primeiramente a Deus por ter me permitido esta conquista. Agradeço ao meu orientador Prof. Hilton Tomal, por desde o principio dando total apoio e suporte na realização deste trabalho. Gostaria de agradecer também aos meus pais que estavam sempre a disposição para esclarecimento de duvidas e discussão construtivas a respeito deste trabalho, e a meus avós especialmente a minha avó Ercilia que foi meu maior ponto seguro nesta jornada. Agradeço a Douglas Müller amigo muito especial por ter me ajudado na realização e formatação deste trabalho e sem esquecer dos demais amigos: Ary, Saiany, Melissa, Aline, Liara, Eduarda, Edson, Caio, Elisson, Kleber, Dyousef, Dantara, Israel, Jessica e Harryelen, Gostaria de agradecer aos meus colegas de trabalho pelo apoio, orientação e motivação para a realização deste. Sem esquecer de agradecer aos demais professores do colegiado de Administração, por todas as instruções passadas em sala e pelo aprendizado absorvido.

RESUMO

O presente trabalho teve como objetivo geral analisar como se efetua a solicitação

de materiais de vendas e como é realizado seu controle e estoque, para que um

comércio de materiais elétricos na cidade de Porto União – SC, pudesse gerir

melhor o controle de estoque diminuindo, assim, o tempo utilizado para o seu

controle. Para a realização deste trabalho e alcance do objetivo, acima, proposto,

realizou-se uma pesquisa quantitativa, onde ainda foi realizada pesquisa descritiva,

exploratória e bibliográfica, para o conhecimento melhor do assunto abordado. A

administração de materiais mostra-nos onde pode estar havendo desperdícios e a

melhor maneira de qualificar esta área tão importante. O controle dos estoques

depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as

quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras

em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas

e aceitas. Em muitos comércios varejistas, hoje, dentro do plano de metas está a

diminuição da utilização e desperdício de materiais de venda. Os custos

operacionais subtraem boa parte da lucratividade das empresas, criando a

necessidade de identificá-los para que se inicie o estudo de como reduzi-los. Através

deste estudo buscou-se identificar como a empresa efetuava a solicitação e o

controle de materiais. Identificando procedimentos e se a empresa possuía algum

plano de redução de custos em relação ao seu estoque. Finalmente, buscou-se

levantar algumas sugestões que poderiam contribuir na diminuição do tempo

utilizado para efetuar solicitação e controles de estoque e assim customizar o seu

processo.

Palavras-Chave: Administração de Materiais,Estoque, Controle de estoque.

ABSTRACT

The present work had as main objective to analyze how it effects the solicitation of

sales materials and how it is done and control your stock, so a trade in electrical

materials in Porto União - SC, could better manage inventory control decreasing,

thus, the time used for its control. For this work and reach the goal, above, proposed,

conducted a quantitative survey, which was still descriptive, exploratory and

bibliographical survey, to the best knowledge of the subject matter covered. The

materials management shows us where there may be waste and the best way to

describe this area as important. The inventory control depends on an efficient

system, which must provide, at any time, the quantities that are available and where

they are located, shopping in the process of receiving, returns to vendor and

purchases received and accepted. In many retail shops, today, within the goals of the

plan is decreased use and sale of waste materials. Operating costs subtract much of

corporate profitability, creating the need for identify them so that they start studying

how to reduce them. Through this study we sought to identify how the company

effected the request and control materials. Identifying procedures and whether the

company had any plans to reduce costs in relation to its stock. Finally, we sought to

raise a few suggestions that could help in reducing the time taken to make the

request and inventory controls and thus customize your process.

Keywords: Materials Management, Inventory, Inventory Control.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 9

1.1 JUSTIFICATIVA .......................................................................................................................10

1.2 OBJETIVOS .............................................................................................................................11

1.2.1 Objetivo Geral .......................................................................................................................11

1.2.2 Objetivos específicos ...........................................................................................................11

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .................................................................................................12

2.1 ADMINISTRAÇÃO ...................................................................................................................12

2.1.1 História da Administração ....................................................................................................12

2.1.2 Conceito de Administração ..................................................................................................13

2.1.2.1 Princípios da Administração .............................................................................................17

2.2 ADMNISTRAÇÃO DE MATERIAIS ........................................................................................18

2.2.1 Estoque .................................................................................................................................22

2.2.2 Atributos para classificação de materiais ...........................................................................27

2.2.2.1 Abrangência .......................................................................................................................27

2.2.2.2 Flexibilidade .......................................................................................................................27

2.2.2.3 Praticidade .........................................................................................................................27

2.2.3 Tipos de classificação ..........................................................................................................27

2.3 MATERIAIS DE ESTOQUE ....................................................................................................28

2.3.1 Políticas de estoque .............................................................................................................28

2.3.2 Tipos de estoques ................................................................................................................30

2.3.3 Custo de estoque..................................................................................................................30

2.3.3.1 Custo de manutenção de estoque ...................................................................................31

2.3.3.2 Custo por falta de estoque................................................................................................31

2.3.4 Previsão de estoques ...........................................................................................................31

2.3.4.1 Evolução de consumo constante (ECC) .........................................................................32

2.3.4.2 Evolução do consumo sazonal (ECS) .............................................................................33

2.3.4.3 Evolução de consumo de tendência (ECT).....................................................................33

3 METODOLOGIA .........................................................................................................................34

4 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA.........................................................................................35

4.1 HISTÓRICO .............................................................................................................................35

4.2 ORGANOGRAMA ....................................................................................................................35

4.3 FLUXOGRAMA E LAYOUT ....................................................................................................35

4.4 DESCRIÇÃO DO PROCESSO ..............................................................................................36

4.5 ANALISE SWOT ......................................................................................................................37

5 RESULTADOS ............................................................................................................................38

CONCLUSÃO .................................................................................................................................41

REFERÊNCIAS ..............................................................................................................................42

LISTA DE ILUSTRAÇOES

Figura 1 Organograma Fonte: O Autor ........................................................................................35

Figura 2 Fluxograma comércio. Fonte: O Autor ..........................................................................35

Figura 3 Fluxograma Retifica de Motores. Fonte: O Autor .........................................................36

Figura 4 Layout MD-Grazziotin. Fonte: O Autor. .........................................................................36

Figura 5 Fonte www.qualidadebrasil.com.br ...............................................................................39

Figura 6 Fonte www.qualidadebrasil.com.br ...............................................................................39

Figura 7 Fonte MD Grazziotin .......................................................................................................40

1 INTRODUÇÃO

A Administração hoje se preocupa em produzir, difundir, combinar, renovar o

conhecimento, face às mudanças e a inovação gerencial dos veículos de informação

e conhecimento. Assim, objetivando facilitar a aprendizagem e desenvolvimento na

organização.

O presente trabalho demonstra os itens iniciais do projeto de estágio realizado

na área de materiais, abordando em maior parte os controles gerenciais de

estoques, como as possíveis melhorias e alterações no sistema existente, composto

dos itens denominados de justificativa objetivo geral, objetivo especifico e

fundamentação teórica, fundamentando em pesquisas bibliográficas, demonstrando

as principais informações a respeito da Administração em geral e sobre a

Administração de estoques.

1.1 JUSTIFICATIVA

Pretende-se conhecer características das atividades desenvolvidas no

controle do material de expediente. A instituição pode não perceber a curto prazo,

mensalmente, o quanto pode estar perdendo ou economizando, mas anualmente,

somando-se todas as agências o valor pode se tornar bem significativo para a

instituição, potencializando assim, seu resultado financeiro.

A pesquisa realizada tem por fim auxiliar na complementação de

conhecimentos a fim de agregar fundamentação nas praticas vivenciadas pelos

administradores, justificando a realização futura de praticas administrativas na

empresa.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo Geral

Analisar como se efetua a solicitação de materiais de expediente e como é

realizado seu controle e estoque.

1.2.2 Objetivos específicos

Verificar quem, como e quando é efetuada a solicitação de materiais.

Buscar ter uma base de dados de consumo mensal de materiais.

Propor um sistema de classificação de materiais.

Desenvolver um Ponto de Pedido e Estoque de Segurança.

Sugerir ferramentas que auxiliem no controle.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 ADMINISTRAÇÃO

Administração é a tomada de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando

com e através de pessoas para atingir objetivos, é o gerenciamento de uma

organização, levando em conta as informações fornecidas por outros profissionais e

também pensando previamente as conseqüências de suas decisões. É também a

ciência social que estuda e sistematiza as práticas usadas para administrar.

Os princípios para administrar algo são planejar, organizar, dirigir e controlar,

sendo que as principais funções administrativas são:

fixar objetivos;

analisar, conhecer os problemas;

solucionar os problemas;

organizar e alocar os recursos, tanto financeiros, quanto tecnológicos e

humanos;

liderar, comunicando, dirigindo e motivando as pessoas;

negociar;

tomar decisões;

controlar, mensurando e avaliando.

2.1.1 História da Administração

A história da Administração iniciou-se na Suméria por volta do ano 5.000 a.C. quando os antigos sumerianos procuravam melhorar a maneira de resolver seus problemas práticos, exercitando assim a arte de administrar. ( arquivos.unama.br)

Alguns fatos podem ser citados como exemplo para o início da utilização da administração em setores políticos, econômicos, sociais..., tal como no Egito, Ptolomeu dimensionou um sistema econômico planejado que não poderia ter-se operacionalizado sem uma administração pública sistemática e organizada. Na China, a necessidade de adotar um sistema organizado de governo para o império, a Constituição de Chow, com seus oito regulamentos e as Regras de Administração Pública de Confúcio exemplificam a tentativa chinesa de definir regras e princípios de administração. E, ainda, as instituições otomanas, pela forma como eram administrados seus grandes feudos. Os prelados católicos, já na Idade Média, destacavam-se como administradores natos. ( arquivos.unama.br) Acessado em 10/11/2013 às 21:56 Hrs.

Na evolução histórica da administração, duas instituições se destacaram: a

Igreja Católica Romana e as Organizações Militares. A Igreja Católica Romana pode

ser considerada a organização formal mais eficiente da civilização ocidental. (

arquivos.unama.br)Acessado em 10/11/2013 às 21:56 Hrs.

Através dos séculos vem mostrando e provando a força de atração de seus objetivos, a eficácia de suas técnicas organizacionais e administrativas, espalhando-se por todo mundo e exercendo influência, inclusive sobre os comportamentos das pessoas, seus fiéis. As Organizações Militares evoluíram das displicentes ordens dos cavaleiros medievais e dos exércitos mercenários dos séculos XVII e XVIII até os tempos modernos com uma hierarquia de poder rígida e adoção de princípios e práticas administrativas comuns a todas empresas da atualidade. ( arquivos.unama.br) Acessado em 10/11/2013 às 21:56 Hrs. O fenômeno que provocou o aparecimento da empresa e da moderna administração ocorreu no final do século XVIII e se estendeu ao longo do século XIX, chegando ao limiar do século XX. ( arquivos.unama.br) Acessado em 10/11/2013 às 21:56 Hrs. Esse fenômeno, que trouxe rápidas e profundas mudanças econômicas, sociais e políticas, chamou-se Revolução Industrial. A Revolução Industrial teve início na Inglaterra, com a invenção da máquina a vapor, por James Watt, em 1776 e desenvolveu-se em duas fases distintas: a primeira fase de 1780 a 1860. É a revolução do carvão, como principal fonte de energia, e do ferro, como principal matéria-prima. A segunda fase de 1860 a 1914. É a revolução da eletricidade e derivados do petróleo, como as novas fontes de energia, e do aço, como a nova matéria-prima. Ao final desse período, o mundo já não era mais o mesmo. E a moderna administração surgiu em resposta a duas consequências provocadas pela Revolução Industrial.( arquivos.unama.br) Acessado em 10/11/2013 às 21:56 Hrs.

2.1.2 Conceito de Administração

A Administração hoje se preocupa em produzir, difundir, combinar, renovar o

conhecimento, face às mudanças e a inovação gerencial dos veículos de informação

e conhecimento. Assim, objetivando facilitar a aprendizagem e desenvolvimento na

organização.

Atualmente a Administração está entre os cursos que mais formam

profissionais para atuar no mercado de trabalho em um mundo globalizado, ela

ajuda na formação de um indivíduo capaz de dirigir, controlar, planejar e agir a fim

de auxiliar no desenvolvimento de uma sociedade mais justa socialmente,

monetariamente e socialmente.

A fim de buscar novas praticas de gerenciamento a Administração vem com o

passar do tempo inovando e reciclando praticas e propondo novos métodos de

execução e gerenciamento, de algumas praticas há muito tempo aplicadas aos

moldes do passado que hoje, com o crescente avanço tecnológico mundial tornam -

se ineficientes e prejudiciais ao novo modelo de Administração.

O conceito de administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção, e controle. Montana e Charnov em 2003 asseveraram que o ato de administrar é trabalhar com e por intermédio de outras pessoas na busca de realizar objetivos da organização bem como de seus membros. A administração tem uma série de características entre elas: um circuito de atividades interligadas, buscar de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle. (CHIAVENATTO, 2007 p.7)

Outras funções importantes que contribuem para a realização dos principais

processos são: comunicação, participação, execução e coordenação.

(trabalhosfeitos.com.br) Acessado em 15/11/2013 às 22:15 Hrs.

Na ideia do mesmo autor (trabalhosfeitos.com.br). Administração é o

instrumento especial de uma atividade empresarial. A empresa só pode decidir, agir

e comportar-se através das tomadas de decisão de seus administradores.

Ainda como o mesmo autor (trabalhosfeitos.com.br). A empresa sozinha não

toma as decisões, sempre terá uma administração por trás da empresa, para que a

mesma continue sempre funcionando.

O planejamento consiste em definir objetivos para traçar metas, assim identificando forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se recursos.O planejamento ocorre com base em muito estudo, muita pesquisa, antes da implantação de qualquer coisa, ele pode durar meses ou até anos.Organizar significa preparar processos a fim de obter os resultados planejados. Direção, neste procedimento decisões são necessárias, para que os objetivos relacionados no planejamento continuem alinhados.(CHIAVENATTO, 2007 p. 107)

O planejamento é um dos pilares da administração, pois dentro da

administração tudo deve ser planejado, uma vez que a administração trabalha

muitas vezes com resultados empíricos, nada pode se tornar real sem um

planejamento prévio, podemos visualizar esse método de planejamento por exemplo

em qualquer tipo de instituição comercial, onde se almeja chegar em um nível a cima

des de o principio é realizado planejamentos com base nos dados atuais propondo

metas e novos métodos, para que um dia o planejamento seja possível se tornar

realidade.

É possível vislumbrar todo o processo de planejar, organizar e direcionar

a partir de controlar. Liderar e discernir se o resultado foi o almejado. Assim é possível recomeçar um novo ciclo com mais planejamento e suas etapas subsequentes. Para administrar nos mais variados níveis de organização é necessário ter habilidades, estas são divididas em três grupos: as Habilidades Técnicas são habilidades que necessitam de conhecimento especializado e procedimentos específicos e pode ser obtida através de instrução. As Habilidades Humanas envolvem também aptidão, pois

interage com as pessoas e suas atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência. As Habilidades Conceituais englobam um conhecimento geral das organizações, o gestor precisa conhecer cada setor, como ele trabalha e para que ele existe.(CHIAVENATTO, 2007 p. 107)

Conforme o mesmo autor (2011) Atualmente a Administração é separada em

três tipos de habilidades importantes para o desempenho administrativo bem

sucedido, sendo elas:

Habilidades Técnicas: envolvem o uso de conhecimento especializado e

facilidade na execução de técnicas relacionadas com o trabalho e com os

procedimentos de realização. É o caso de Habilidades em contabilidade, em

programação de computador, engenharia etc. As habilidades técnicas estão

relacionadas ao fazer, isto é, ao trabalho com "coisas", como processos

materiais ou objetos físicos e concretos. É relativamente fácil trabalhar com

coisas e com números, porque eles são estáticos e inertes, não constam nem

resistem à ação do Administrador.

Habilidades Humanas: estão relacionadas ao trabalho com pessoas e

referem-se à facilidade de relacionamentos interpessoal e grupal. Envolvem a

capacidade de comunicar, motivar, coordenar, liderar e resolver conflitos

pessoais ou grupais. As habilidades humanas estão relacionadas com a

interação com as pessoas. O desenvolvimento da cooperação dentro da

equipe, o encorajamento da participação, sem medos ou receios e o

envolvimento das pessoas são aspectos típicos de habilidades humanas.

Saber trabalhar com pessoas e por meio das pessoas.

Habilidades Conceituais: envolvem a visão da organização ou unidade

organizacional como um todo, a facilidade em trabalhar com ideias e

conceitos, teorias e abstrações. Um administrador com habilidades

conceituais está apto a compreender as várias funções da organização se

relaciona com seu ambiente e como as mudanças em uma parte da

organização afetam o restante dela. As habilidades conceituais estão

relacionadas com o pensar, com o raciocinar, com o diagnostico da situações

e com a formulação da alternativas de solução dos problemas. Representam

as capacidades cognitivas mais sofisticadas do administrador e que lhe

permitem planejar o futuro, interpretar a missão, desenvolver a visão e

perceber oportunidades onde ninguém enxerga nada. Na medida em que um

administrador faz carreira e sobe na organização, ele precisa, cada vez mais,

desenvolver as suas habilidades conceituais para não limitar a sua

empregabilidade. Empregabilidade significa a capacidade que uma pessoa

tem para conquistar e manter um emprego. Conquistar um emprego pode ser

até fácil; o mais difícil é mantê-lo a longo prazo.

Para Chiavenato (2011) a combinação dessa habilidades é importante para o

administrador. Na medida em que se sobe para os níveis mais elevados da

organização, diminui a necessidade de habilidades Técnicas, enquanto aumenta a

necessidade de habilidades conceituais. Os níveis inferiores requerem considerável

habilidade técnica dos supervisores para lidar com os problemas operacionais

concretos e cotidianos da organização.

Contudo, essas três habilidades - técnicas, humanas e conceituais - requerem certas competências pessoais para serem colocadas em ação com êxito. As qualidades de quem é capaz de analisar uma situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas - constituem o maior patrimônio pessoal do administrador, o seu capital intelectual, a sua maior riqueza. Porém, em um mundo em constante mudança e transformação, a aquisição de uma nova competência necessária, significa quase sempre, o abandono de outra que se tornou velha e ultrapassada. O segredo está em adquirir competências duráveis: aquelas que, mesmo, mesmo em tempos de rápida mudança, não se tornam descartáveis nem obsoletas. Diante de todos esses desafios, o administrador - para ser bem sucedido profissionalmente - precisa desenvolver quatro competências duráveis: O conhecimento, a perspectiva, o julgamento e a atitude. ( CHIAVENATO, 2011, p. 4)

Como Chiavenato essas três habilidades são fundamentais para a execução

das habilidades de um administrador, este que deverá trabalhar com pessoas e no

desempenho dessa função encontrará diariamente desafios onde irá utilizar essas

habilidades para solucionar seus conflitos.

O ponto de partida dos autores da Teoria Clássica é o estudo científico da Administração, substituindo o empirismo e a improvisação por técnicas cientificas. Pretendia-se elaborar uma Ciência da Administração. Fayol defendia a necessidade de um ensino organizado e metódico da Administração, de caráter geral para formar administradores. A Teoria Clássica concebe a organização como se fosse uma estrutura. Essa maneira de conceber a estrutura organizacional é influenciada pela concepções antigas de organização( como a organização militar e eclesiástica) tradicionais, rígidas e hierarquizadas.(CHIAVENATTO, 2011, p. 81)

"Fayol incluirá a coordenação como um dos elementos da Administração,

outros autores clássicos colocam a coordenação como um principio de

Administração." (CHIAVENATO, 2011, p. 83)

Como o autor a cima. A coordenação é a reunião,de toda atividade de

esforço.

Ao definir o que é Administração, Fayol definiu os elementos que a compõem: previsão, organização, comando, coordenação e controle. Esses

cinco elementos constituem as chamadas funções do Administrador. Contudo, seus seguidores não aceitam os elementos da Administração tais como o velho mestre afirmara. Cada autor clássico define a seu modo os elementos da Administração, embora não se afastem muito da concepção Fayoliana. (CHIAVENATO, 2011, p. 83)

Lyndall Urwick(1891-1983) propõe sete elementos da Administração como as

funções do administrador:

Investigação

Previsão

Planejamento

Organização

Coordenação

Comando

Controle

Resalta Chiavenato que no Fundo, Urwick apenas dissecou a previsão, no

caso o primeiro elemento de Fayol, em Três outros, Investigação, Previsão e

Planejamento, para ele, os elementos da Administração constituem a base da boa

organização, uma vez que uma empresa não pode ser desenvolvida em torno de

pessoas, mas de sua Organização.

Como Chiavenato apesar de todas as críticas, a Teoria Clássica é ainda a

abordagem mais utilizada para os iniciantes em Administração, pois permite uma

visão simples e ordenada. Também para a execução de tarefas administrativas

rotineiras, a abordagem clássica disseca o trabalho organizacional em categorias

compreensíveis e úteis. Os princípios proporcionam guias gerais que permitem ao

administrador manipular os deveres do cotidiano do seu trabalho com mais

segurança e confiança. Contudo em uma era de mudança e instabilidade como a

que atravessamos, a abordagem clássica mostra-se rígida, inflexível e

conservadora, pois ela foi concebida em uma época de estabilidade e permanência.

2.1.2.1 Princípios da Administração

Limitações de comunicação e transportes retardaram o crescimento dos primeiros negócios. Consequentemente, os aperfeiçoamentos nas técnicas de administração não melhoram substancialmente seus desempenhos. Entretanto, a Revolução Industrial modificou esse panorama. As empresas cresceram e se tornaram mais complexas, aperfeiçoamentos menores em táticas administrativas produziram aumento avassaladores na quantidade e qualidade da produção. ( arquivos.unama.br)

O surgimento das economias de escala – reduções no custo médio de uma

unidade de produção à medida que o volume total cresce – levou os administradores

a lutarem por mais crescimento. ( arquivos.unama.br) Acessado em 10/11/2013 às

21:56 Hrs.

As oportunidades de produção em massa criadas pela Revolução Industrial

criam pensamentos intensos e sistemáticos sobre problemas e questões

administrativas, particularmente eficiência e redução de custo. ( arquivos.unama.br)

Acessado em 10/11/2013 às 21:56 Hrs.

2.2 ADMNISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A Administração de Materiais é parte fundamental de qualquer organização

que produza itens ou serviços de valor econômico, sendo assim essencial não só às

indústrias de fabricação como às de serviços, e existem tanto em empresas que

visem o lucro, como em setores públicos e privados da economia que não o tenham

em vista.

Na Administração de Materiais emprega-se capital, incorrendo-se em custos

para produzir algo de valor econômico. O capital empregado é basicamente o

estoque de materiais comprados, mas inclui também: prédios e terrenos necessários

para guardar os estoques; equipamentos de manuseio para transportá-lo; e

escritórios e equipamentos usados pelo pessoal.

A Administração de Materiais acrescenta valor por distribuição, isto é, os

produtos não são fisicamente modificados, mas adquirem valor adicional como

resultado de terem sido deslocados do produtor para o usuário.

Para cumprir a missão básica de acrescentar valor por distribuição, a

Administração de Materiais deve abranger todas as atividades relacionadas com a

obtenção do material comprado no fornecedor, até o estágio em que o valor começa

a ser somado por fabricação. Nesta atividade básica estão incluídas todas as

atividades relacionadas com o manuseio, guarda e transporte do material, antes de

sua incorporação ao processo de fabricação.

Quando lida com o material comprado o gerente de Materiais é um executivo

de linha, isto é, responsável por uma função básica do negócio. Em muitas

organizações, ele tem um segundo papel (assessor), responsável por serviços

especializados que caem sob o controle da fabricação ou do Marketing.

É fácil diferenciar as capacidades das gerências de Materiais e Marketing. Em

empresas que visem o lucro, a tarefa de Marketing é vender o produto, e os

executivos concentram seus esforços em vendas e publicidade. O processo

completo incluiu todas as atividades necessárias para levar o produto da última

operação fabril até o cliente. O produto deve ser transportado e armazenado,

passando virtualmente pelo mesmo processo que se desenvolve quando um

material comprado é levado do fornecedor até o usuário.

Este processo de transportar bens até o consumidor é chamado distribuição

física.

A Administração de Materiais é tão essencial para uma pequena quanto

grande corporação. No pequeno negócio devido a pouca especialização funcional, o

proprietário faz todos os trabalhos administrativos.

Quando a empresa se expande, o trabalho fica cada vez mais pesado, e

geralmente o proprietário, contrata um "assistente", delegando uma parte da

responsabilidade, porém retendo a Compra e o controle de estoques. Se a empresa

continua se expandindo, existe a necessidade de maior especialização, gerando

assim a divisão de um departamento independente de Compras, contratando-se um

agente de compras em tempo integral. Porém, o gerente de produção continua

responsável pela administração de estoques e a alta administração retém a

autoridade sobre os contratos a serem firmados com os fornecedores.

Na maioria das empresas o departamento de Compras, Tráfego e Controle de

Estoques controlam em conjunto todas as atividades de Administração de Materiais.

Não existe uma concordância geral quanto às funções, que devem ser agrupadas de

maneira organizacional sob a gerência de materiais; contudo, a maioria concorda

que tais funções compreenderiam todas as atividades pertinentes aos materiais,

exceto: projeto e fabricação do produto, manutenção de instalações, equipamentos e

ferramentas, não incluindo a Inspeção de Recebimento. Esta inspeção é uma função

do Controle de Qualidade, que assegurará que cada remessa que chega a empresa

está de acordo com o solicitado.

O objetivo básico da Administração de Materiais é a aquisição de produtos

pelo menor preço possível. Para alcançá-lo o gerente de materiais deve considerar

os efeitos de sua ação a longo e curto prazo, e o impacto de suas operações sobre

os custos de outras atividades da organização.

Devemos destacar os objetivos principais do Departamento de Materiais:

A. Preços baixos: é o mais importante e o mais óbvio. O Departamento deve

reduzir os preços dos itens, para que os custos operacionais diminuam e os

lucros aumentem.

B. Alto giro de estoques: quando os estoques são baixos em relação as vendas,

uma parcela menor de capital fica presa a eles.

C. Baixo custo de aquisição e posse: quando os materiais são manuseados e

armazenados com eficiência, o custo real é mais baixo.

D. Continuidade de Fornecimento: quando existem "quebras" na continuidade de

fornecimento tornam-se inevitáveis custos excessivos.

E. Consistência de Qualidade: o departamento é responsável apenas pela

qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos.

F. Despesas e aperfeiçoamento com pessoal: as empresas devem estimular um

aperfeiçoamento contínuo de pessoal, contratando elementos especializados.

G. Relações favoráveis com fornecedores: as empresas dependem de

fornecedores externos, sendo primordial as relações com eles. Um dos

maiores problemas dos gerentes de materiais são as súbitas mudanças na

demanda de materiais, o que exige um rápido cancelamento de pedido ou um

fornecimento extra.

H. Bons registros: compradores gastam o dinheiro da empresa e ficam sujeitos à

grandes tentações. Com bons registros e auditorias periódicas podem

desencorajar a corrupção.

A administração de materiais tem como finalidade gerir e coordenar,

estabelecer normas, critérios de modo que tudo funcione satisfatoriamente,

buscando atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo.

“A administração de materiais é uma função coordenadora, responsável pelo

planejamento e controle do fluxo de materiais. Tem como objetivo maximizar a

utilização dos recursos da empresa” (ARNOLD, 1999, p.26).

O administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa privada ou pública, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados. Determina os métodos gerais de organização e planeja a utilização eficaz de mão de obra, equipamentos, material, serviços e capital. Orienta e controla as atividades de organização, conforme os planos estabelecidos e a política adotada, bem como as normas previstas no regulamento da empresa. (VIANA, 2000, p. 40).

“A administração de materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa

e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma gestão, o mais possível,

just-in-time, com o objetivo de reduzir estoques e manter o cliente satisfeito.”

(MARTINS, 1999, p.23).

O objetivo fundamental da administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que determina que a estratégia de abastecimento sempre é acionada pelo usuário à medida que como consumidor ele detone o processo. (VIANA, 2000, p. 35).

A administração de materiais exerce uma função importante na empresa, pois

tem a responsabilidade de planejar, comprar, receber, armazenar, ordenar o

pagamento, supervisionar a distribuição de materiais, componentes, visando atender

as necessidades de todos os departamentos da empresa. Pode-se existir uma

interligação entre diversos setores, como departamento de compras, de expedição,

etc. Com isso é necessário que exista uma comunicação eficiente entre os mesmos.

(MARTINS, 1999).

O constante avanço tecnológico e a concorrência no mercado atual tem evidenciado a Administração de Materiais como importante componente, tendo como consequência a necessidade de conhecimentos amplos e profundos sobre as atividades desenvolvidas, o que tem sido fator apreensivo das empresas.(VIANA, 2002, p.29)

A Administração de Materiais é parte fundamental de qualquer organização

que produza itens ou serviços de valor econômico, sendo assim essencial não só às

indústrias de fabricação como às de serviços, e existem tanto em empresas que

visem o lucro, como em setores públicos e privados da economia que não o tenham

em vista.

“A administração de materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa

e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma gestão, o mais possível,

just-in-time, com o objetivo de reduzir estoques e manter o cliente satisfeito.”

(MARTINS, 1999, p.23).

O objetivo fundamental da administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que determina que a estratégia de abastecimento sempre é acionada pelo usuário à medida que como consumidor ele detone o processo. (VIANA, 2000, p. 35).

Para Martins 1999. A administração de materiais exerce uma função

importante na empresa, pois tem a responsabilidade de planejar, comprar, receber,

armazenar, ordenar o pagamento, supervisionar a distribuição de materiais,

componentes, visando atender as necessidades de todos os departamentos da

empresa. Pode-se existir uma interligação entre diversos setores, como

departamento de compras, de expedição, etc. Com isso é necessário que exista

uma comunicação eficiente entre os mesmos.

É absolutamente imprescindível o bom controle dos estoques para se atingir a meta das boas aquisições de uma empresa. A finalidade precípua

de tal controle é ter os itens à mão, quando necessário, e proporcionar a proteção adicional das reservas dos estoques, que são teoricamente intocáveis.(ARAÚJO, 1986, p. 216).

Sabe-se que o processo de administração de materiais em estoques é

bastante complexo. É absolutamente imprescindível o seu controle para atingir a

lucratividade e reduzir custos.

É absolutamente imprescindível o bom controle dos estoques para se atingir a meta das boas aquisições de uma empresa. A finalidade precípua de tal controle é ter os itens à mão, quando necessário, e proporcionar a proteção adicional das reservas dos estoques, que são teoricamente intocáveis. (ARAÚJO, 1986, p. 216).

2.2.1 Estoque

O termo estoque é bastante flexível, tradicionalmente pode-se considerar

como representativo de matérias-primas, produtos, componentes, produtos

acabados, suprimentos necessários para alguma finalidade. Pode-se definir estoque

como: objetos, itens, para uma futura utilização, para suprir algum tipo de

necessidade. Também pode ser uma reserva para a utilização em um de tempo

conveniente (VIANA, 2000).

Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques. Frequentemente, os estoques constituem uma parte substancial dos ativos totais. (ARNOLD, 1999, p. 265).

Para Martins (2000) O estudo dos estoques nas empresas sempre foi alvo de

cuidado da parte dos gerentes. Com uma eficiente administração de estoque as

empresas podem obter uma vantagem competitiva no mercado.

Como Viana (2000, p.108), “Em qualquer empresa, os estoques representam

componente extremamente significativo, seja sob aspectos econômico-financeiros

ou operacionais críticos”.

A função da administração de estoques deve diminuir o capital investido nos

estoques, pois é um valor sem movimento, uma vez que se ele não girar significa

custo para a empresa. As empresas não podem trabalhar sem estoque, pois ele é

como neutralizador entre os vários estágios do processo de produção até o produto

final. Quanto maior o investimento em estoque maior a responsabilidade do setor

que administra, pois para a gerência financeira minimizar os estoques é um dos

objetivos prioritários (DIAS, 1993).

Segundo Arnold (1999, p. 265), “a administração de estoques é responsável

pelo planejamento e controle dos estoques, desde o estágio de matéria-prima até o

produto acabado entregue aos clientes”.

Algumas funções do responsável pelo estoque:

• Determinar “o quê” deve constar em estoque, a quantidade de itens;

• Determinar “quando” deve-se reabastecer os estoques;

• Determinar “quanto” de estoque é necessário para um certo período;

• Informar ao departamento de compras para efetuar a aquisição do

material;

• Receber e estocar o material de acordo com as necessidades;

• Controlar os estoques desde sua quantidade, valor e quanto a sua

posição de estoque;

• Manter o inventário atualizado, identificando os itens obsoletos e

danificados para retirá-los do estoque (DIAS, 1993)

“O objetivo é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso

eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital

investido”. (DIAS, 1993, p.23).

“Os recursos investidos em estoques variam dependendo do setor industrial a

que a empresa pertence. Quando administram estoques, os gerentes estão

cuidando de parcela substancial dos ativos da empresa”. (MARTINS, 2000, p.138).

Segundo Arnold (1999, p.271), “uma empresa que deseja maximizar seu lucro

terá no mínimo os seguintes objetivos:”

• Excelência no atendimento aos clientes.

• Operação de fábrica de baixo custo.

• Investimento mínimo em estoque.

Para manter estoques é necessário um alto investimento e gastos

elevados. Ter o estoque reduzido, ou em quantidade necessária para que não

comprometa a eficiência da demanda representa um conflito entre a realidade e o

dia-a-dia. (VIANA, 2000).

Segundo Viana (2000, p. 116), “as seguintes razões para a existência dos

estoques”:

• Impossibilidade de terem-se os materiais em mãos na ocasião em que as

demandas ocorrem;

• Benefício obtido em função das variações dos custos unitários (esta razão

torna-se altamente significativa em economias inflacionárias, quando a manutenção

de elevados estoques de materiais estratégicos poderá, até determinado limite,

beneficiar o detentor);

• Redução da frequência dos contatos com o mercado externo, que muitas

vezes é prejudicial à atuação formal do órgão comprador; e

• Segurança contra os riscos de produção do mercado fornecedor.

Quando existe conflito de metas entre os departamentos geralmente o mais atuante

é ouvido. O sistema de administração de estoques deve remover esses conflitos, a

fim de suprir a necessidade real de materiais para a empresa, pois, se tem, por

exemplo, departamento de compras que preza por analisar o melhor fornecedor, o

departamento de produção necessita de material para a fabricação, e o

departamento de vendas requer entregas rápidas para melhorar as vendas. (DIAS,

1993).

A principal função da administração de estoques é não deixar faltar material

para o processo de fabricação, porém evitando o acúmulo de material. Segundo

Pozo (2001, p. 33) “a função principal da administração de estoques é maximizar o

uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, e com grande efeito

dentro dos estoques”.

A administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes. Como o estoque resulta da produção ou a apoia, os dois não podem ser administrados separadamente e, portando devem ser coordenados. (ARNOLD, 1999, p. 265).

Se por um lado procura-se manter um estoque de produtos e materiais para

atender as necessidades de mercado, bem como suas oscilações, fazendo assim

que o estoque seja um pulmão, por outro lado busca-se a minimização dos gastos

nos estoques, procurando sempre reduzir o investimento nesse setor (POZO, 2001).

“A importância da correta administração de materiais pode ser mais

facilmente percebida quando os bens necessários não estão disponíveis no

momento exato e correto para atender as necessidades de mercado” (POZO, 2001,

p.118).

Para uma administração correta é necessário coordenar a movimentação dos

materiais de acordo com as necessidades da produção. O objetivo maior da

administração de materiais é ter o material certo no local de produção certo, no

momento certo que atenda todas as necessidades necessárias para a satisfação do

cliente no produto final (POZO, 2001).

Segundo Viana (2000, p. 118), “entende-se por políticas de estoques o

conjunto de atos diretivos que estabelecem a forma global e específica, princípios,

diretrizes e normas relacionadas ao gerenciamento”.

“Cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais

do processo produtivo, envolvendo não só o almoxarifado de matérias-primas e

auxiliares, como também os intermediários e os de produtos acabados” (POZO,

2001, p. 35).

A administração central da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guia aos programadores e controladores e também de critérios para medir a performance do departamento (DIAS, 1993, p. 25).

Como o mesmo autor, os procedimentos de estoques são os seguintes:

O objetivo em relação ao tempo de entrega dos produtos ao cliente;

Definição de ambiente físico e os materiais a serem estocados;

Qual será o nível que os estoques poderão oscilar para suprir altas e baixas

nas vendas;

Qual será o ponto máximo permitido com relação à especulação dos

estoques, compras a preços baixos, quantidade maior para obter melhores

descontos;

Definir qual será a rotatividade desses estoques.

Definidas as políticas de estoques, elas representam grande importância para

o bom funcionamento da administração dos mesmos (DIAS, 1993).

Outra questão fundamental é o planejamento de estoques, muito importante

financeiramente para a empresa, por isso é necessário que seja atualizado

constantemente, seja flexível para se adequar às mudanças de mercado (POZO,

2001).

Pode-se considerar como objetivos do planejamento de controle de estoques:

garantir o suprimento para o processo de fabricação, manter o estoque mínimo,

eliminar os itens em desuso ou com defeito, não ocorrer falta ou excesso em relação

à oferta de vendas, prevenção contra possíveis avarias, manter a quantidade em

relação à necessidade, ter um bom controle de dados, manter níveis baixos com

relação aos custos (POZO, 2001).

A preocupação em gerenciar os estoques está em manter o equilíbrio entre os

diversos componentes do sistema como custo de aquisição, armazenamento,

distribuição, além do que suprir as necessidades. Para isso é necessário buscar a

racionalidade e o equilíbrio como o consumo de forma que, as necessidades dos

consumidores sejam coerentes com o custo mínimo e que não ocorra à falta de

material, que o fornecimento seja assegurado a seus consumidores, o valor obtido

pela continuidade seja menor que a própria falta. Para isso tudo, é necessário à

aquisição de dados precisos que servirão como medidas nas equações matemáticas

(VIANA, 2000).

“Existem diversos tipos ou nomes de estoques, que podem ou não ser

mantidos em um ou diversos almoxarifados” (POZO, 2001, p.36).

Os recursos de materiais, ou estoques, podem ser classificados em demanda

dependente ou independente. Os componentes, peças, materiais da demanda

independente são itens de produtos acabados que a empresa vende diretamente

para seus clientes ou pode ser também itens que seus clientes internos usam como

material de escritório. Já os de demanda dependente, dependem da necessidade de

um item de demanda independente, um exemplo são os pneus em uma montadora,

a quantidade de pneu depende da quantidade de automóveis montados (MARTINS,

2000).

Administrar bem os estoques significa a redução de custos, segundo Martins

(2000, p.141), “é usual ouvirmos estoque custa dinheiro“. A afirmativa é bem

verdadeira. “A necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos às

empresas”.

É incontestável, que a mais importante função do controle de estoque e dos

materiais está ligada com a administração de níveis de estoques, se for empregada

com lógica e coerência pode ser aplicada com sucesso na resolução dos problemas

com estoque. O que se deve usar com afinco é o formalismo e racionalização nas

soluções dos sistemas analíticos. Em razão disso, devemos usar os métodos

analíticos na introdução de custos. Custo de pedido, custo de manutenção de

estoque, custo por falta de estoque, são alguns dos custos usados frequentemente

(POZO, 2001).

Temos, portanto, que dimensionar adequadamente as necessidades e estoques em relação à demanda, às oscilações de mercado, às negociações com os fornecedores e à satisfação do cliente, otimizando-se os recursos disponíveis e minimizando os estoques e custos.(POZO, 2001, p. 38).

Segundo Dias (1993, p. 45), “todo e qualquer armazenamento de material

gera determinados custos que são: juros, depreciação, aluguel, equipamentos e

movimentação, deterioração, obsolescência, seguros, salários, conservação”. “São

utilizados nas decisões sobre a administração de estoques: custo por item; custos

de manutenção; custos de pedidos; custos de esvaziamento de estoques; custos

relacionados à capacidade” (ARNOLD, 1999, p. 275).

2.2.2 Atributos para classificação de materiais

Os materiais podem ser classificados quanto aos seus atributos pela sua

abrangência, flexibilidade e praticidade.

2.2.2.1 Abrangência

“Deve tratar de uma gama de característica em vez de reunir apenas

materiais para serem classificados” (VIANA, 2000, p. 52).

2.2.2.2 Flexibilidade

Segundo Viana (2000, p. 52) “deve permitir interfaces entre os diversos tipos

de classificação, de modo que se obtenha ampla visão do gerenciamento de

estoques”.

2.2.2.3 Praticidade

Tem-se que classificar os materiais de maneira simples e direta.

2.2.3 Tipos de classificação

Conforme cita Viana (2000, p. 52):

Para atender as necessidades de cada empresa, é necessária uma divisão que norteie as várias formas de classificação. Como existem vários tipos, a classificação deve ser analisada no todo, em conjunto, visando propiciar decisões e resultados que contribuam para atenuar o risco de falta.

Para esta pesquisa será dado enfoque na classificação: “por tipo de

demanda” com base em “materiais de estoque”.

2.3 MATERIAIS DE ESTOQUE

“São materiais que devem existir em estoque e para os quais são

determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na

demanda prevista e na importância para a empresa” (VIANA, 2000, p. 52).

Ferramentas desenvolvidas nesta pesquisa para controle de estoques de

materiais facilitarão esse ressuprimento automático.

Os materiais de estoques são classificados: quanto à aplicação, quanto ao

valor do consumo anual e quanto à importância operacional.

2.3.1 Políticas de estoque

O planejamento e controle de estoque têm grande importância para uma boa

administração do processo produtivo e de serviços. Tem como objetivo apresentar a

necessidade do planejamento de estoque para o resultado financeiro da empresa, e

visualizar seu alto impacto no custo do produto. (POZO ,2001).

Segundo (POZO, 2001), a política de estoques possui alguns objetivos de

planejamento e controle de estoque, que são:

Assegurar o suprimento adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e

insumos ao processo de fabricação ou serviço;

Manter o estoque o mais baixo possível para atendimento compatível às

necessidades vendidas;

Identificar os itens obsoletos e defeituosos em estoque, para eliminá-los;

Não permitir condições de falta ou excesso em relação à demanda de

vendas;

Prevenir-se contra perdas, danos, extravios ou mau uso;

Manter as quantidades em relação às necessidades e aos registros;

Fornecer bases concretas para a elaboração de dados ao planejamento de

curto, médio e longo prazos, das necessidades de estoque;

Manter os custos nos níveis mais baixos possíveis, levando em conta os

volumes de vendas, prazos, recursos e seu efeito sobre o custo de venda do

produto.

(Dias,1993) explicita algumas diretrizes necessárias dentro da política de

estoques, conforme a seguir:

Metas das empresas quanto ao tempo de entrega dos produtos ao cliente;

Definição do número de depósitos e ou de almoxarifados e da lista de

materiais a serem estocados neles;

Até que nível deverão flutuar os estoques para tender uma alta ou baixa das

vendas ou uma alteração de consumo;

Até que ponto será permitido a especulação com estoques, fazendo compra

antecipada com preços mais baixos ou comprando uma quantidade maior

para obter desconto;

Definição da rotatividade dos estoques.

Abaixo alguns princípios básicos para controle de estoques:

Determinar “o quê” deve permanecer em estoque. Número de itens;

Determinar “quando” se devem reabastecer os estoques.

Periodicidade;

Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período

predeterminado;

Acionar o Departamento de Compras para executar aquisição de estoque;

Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as

necessidades;

Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer

informações sobre a posição do estoque;

Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades estados dos

materiais estocados;

Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

2.3.2 Tipos de estoques

Segundo (POZO, 2001), as empresas possuem em sua organização cinco

almoxarifados básicos, que são:

Almoxarifado de matérias-primas: entende-se em geral o material básico que

irá receber um processo de transformação dentro da fábrica, para

posteriormente entrar no estoque de acabados como produto final;

Almoxarifado de materiais auxiliares: compõe-se dos agregados que

participam do processo de transformação da matéria-prima dentro da fábrica,

tais como: rebolos, lixas, bedames, óleos, ferramentas etc;

Almoxarifado de manutenção: esse estoque é onde estão às peças que

servem de apoio à manutenção dos equipamentos e edifícios, tais como

rolamentos, parafusos, peças, ferramentas, etc;

Almoxarifado intermediário: Compõem esses almoxarifados as peças que

estão em processo de fabricação, ou em subconjuntos, que são

armazenados para compor o produto final; e

Almoxarifado de acabados: é o estoque dos produtos prontos e embalados

que serão enviados aos clientes.

2.3.3 Custo de estoque

A mais importante função do controle de estoque e dos materiais está

relacionada com a administração de níveis de estoques, e lógica e racionalidade

podem ser aplicadas com sucesso para a resolução de problemas de estoque.

Porém, deve-se usar com profundidade o formalismo e a racionalização em nossas

soluções dos sistemas analíticos. Portanto, “devemos utilizar os métodos analíticos

na introdução de custos importantes na formação dos estoques” (STARR apud

POZO, 2001, p.37), pois são conhecidas várias espécies de custos que se aplicam

as situações de estoque.

2.3.3.1 Custo de manutenção de estoque

É óbvio que as empresas preferem manter os estoques mínimos.

Frequentemente verificamos que, em tempos difíceis ou em dificuldades de capital

de giro, as empresas começam a fazer cortes em seus estoques. Os estoques são

investimentos, o capital da empresa está imobilizado em materiais e bens, e se esse

capital estiver disponível para uso alternativo e não em estoques, a empresa

aplicará no mercado financeiro.os custos de manutenção de estoque incorporam

também as despesas de armazenamento, tais como: altos volumes, demasiados

controles, enormes espaços físicos, sistemas de armazenagem e movimentação e

pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informações específicos. Temos

também custos associados aos impostos e aos seguros de incêndio e roubo de

correntes do material estocado. Além disso, os itens estão sujeitos a perdas, roubos

e obsolescência, aumentando ainda mais os custos de mantê-los em estoques.

Segundo Ballou apud Pozo (2001, p. 38), “o custo total para manutenção dos

estoques, nas empresas dos Estados Unidos, gira em torno de 25% do valor médio

de seus produtos”.

2.3.3.2 Custo por falta de estoque

Os materiais imobilizados oneram muito uma empresa e têm custo elevado e,

em razão disso, as empresas buscam reduzir ao máximo sues estoques que poderá

fazer com que ela não cumpra o prazo de entrega de seu produto, o que

proporcionará possivelmente uma multa por atraso ou, o que é pior ainda, o cliente

cancela o pedido. Caso o cliente não cancele o pedido, a imagem da empresa

estará desgastada e isso tem custo elevado e difícil de medir. Geralmente a falta de

estoques ocorre por falta de planejamento e controle de estoques.

2.3.4 Previsão de estoques

A previsão de estoque advém de informação repassada pela área de vendas

onde também são elaborados os valores de demanda de mercado e providenciados

os níveis de estoque.

Segundo Pozo (2001, p.46):

A previsão das quantidades que o mercado irá necessitar é uma tarefa importantíssima no planejamento empresarial, e, em função disso, devemos alocar métodos e esforços adequados em seu diagnóstico. A previsão deve levar sempre em consideração os fatores que mais afetam o ambiente e que tendem a mobilizar os clientes.

No processo de previsão como nos apresenta Dias apud Pozo (2001, p.46)

“devemos considerar duas categorias de informação a se utilizar: quantitativa e

qualitativa”.

As quantitativas estão ligadas a volumes e decorrentes de condições que

podem afetar a demanda, como:

Influência da propaganda;

Evolução das vendas no tempo;

Variações decorrentes de modismo;

Variações decorrentes da situação econômica;

Crescimento populacional.

As qualitativas são referentes as fontes de obtenção de dados mediante

pessoas com grande conhecimento e confiabilidade, tais como:

Opinião de gerentes;

Opinião de vendedores;

Opinião de compradores;

Pesquisa de mercado.

Somente as informações, quantitativas quanto qualitativas, não são

suficientes para otimizar os resultados pretendidos e minimizar os custos. É

necessária a utilização de modelos matemáticos e gráficos de demanda para

buscarmos a precisão dos dados desejados. Os gráficos de demanda de mercados

se subdividem em: evolução de consumo constante (ECC), evolução de consumo

sazonal (ECS) e evolução de consumo de tendência.

2.3.4.1 Evolução de consumo constante (ECC)

O volume do consumo permanece sem grandes variações no decorrer do

tempo, sem sofrer influências mercadológicas, conjunturais e ambientais, mantendo-

se um valor médio no decorrer do tempo.

2.3.4.2 Evolução do consumo sazonal (ECS)

O volume do consumo sofre oscilações em certo período, sendo influenciado

por fatores culturais e ambientais. Geralmente os desvios de demanda são

superiores a 30% dos valores médios (POZO, 2001).

2.3.4.3 Evolução de consumo de tendência (ECT)

O volume do consumo aumenta ou diminui drasticamente em determinado

período ocorrendo influência de fatores culturais, ambientais, conjunturais e

econômicos, ocasionando desvios de demanda positiva ou negativa.

3 METODOLOGIA

A metodologia utilizada para a realização deste trabalho iniciou-se com uma

pesquisa bibliográfica para podermos fundamentar e possuir maiores conhecimentos

para desenvolver e poder tornar real a aplicação deste trabalho.

4 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

4.1 HISTÓRICO

A empresa MD Grazziotin teve sua fundação em 27 de setembro de 1967,

pelos sócios Edgar Plácido Grazziotin e Ciema Maria Grazziotin, na localidade de

Porto União - SC, localizado na rua Matos Costa, nº 515, denominada na época de

AUTO ELETRICA PORTO UNIÃO LTDA, com prazo de duração indeterminada,

sendo posteriormente a propriedade da empresa passada à seu filho Marcus

Vinicius Grazziotin e sua respectiva esposa Denise Clemente Grazziotin, na data de

27 de julho de 2005, após o falecimento do sócio proprietário Edgar Plácido

Graziottin, empresa está do ramo de comércio varejista de materiais elétricos para

construções e retifica de motores elétricos, esta composta por um quadro de 7

colaboradores, os quais possuem suas atribuições definidas pelo sócio proprietário.

4.2 ORGANOGRAMA

Figura 1 Organograma Fonte: O Autor

4.3 FLUXOGRAMA E LAYOUT

Figura 2 Fluxograma comércio. Fonte: O Autor

Marcos / Denise

Sócio Proprietário

Manutenção de Motores

Aux. Administrativo /

Atendimento

Vilmar

Compras / Administrativo

Pedido Compra Recep-

ção Confe-rencia

Catalo-gação

Armaze-nagem

Exposi-ção

Cliente Entrega

Figura 3 Fluxograma Retifica de Motores. Fonte: O Autor

Figura 4 Layout MD-Grazziotin. Fonte: O Autor.

4.4 DESCRIÇÃO DO PROCESSO

A empresa MD Grazziotin realiza suas atividades no ramo de comércio de

componentes elétricos para estabelecimentos residenciais e comerciais, também

realizando o serviço de retifica de motores elétricos, todo o processo sendo

realizado nas dependências da empresa, por seus colaboradores destinados a cada

área especifica.

Tendo em seu acervo todos os materiais necessários para a automação

elétrica dos estabelecimentos, prestando o serviço de instalação e manutenção do

produto adquirido, a empresa também conta com o serviço de consultoria na área de

construção civil contando com o suporte de uma engenheira civil, a qual realiza o

Recepção dos Motores Retifca Entrega do Motor Retificado

serviço de suporte na parte de instalação dos materiais elétricos, criando diagramas

de instalação e orientando o melhor método para a realização do mesmo.

Realizando também o serviço de instalação de postes de luz para vias

publicas, estruturação de quadro de luz,

4.5 ANALISE SWOT

Pontos Fortes Pontos Fracos

A. Localização central

B. Grande quantidade de

mercadorias ofertadas

C. Publico das classes A,B e C

D. Reconhecimento da marca pela

região

E. Qualidade dos produtos

A. Falta de controle de material em

estoque

B. Falta de formação dos

colaboradores

C. Quadro de funcionários pequeno

D. Custos altos

E. Distribuição limitada

Oportunidades Ameaças

A. Mercado em expansão

B. Novas tecnologias

C. Projetos ecológicos de

iluminação

D. Tendência de conscientização

da população

A. Aumento de impostos

B. Aumento salarial

C. Grande quantidade de

concorrentes

D. Produtos de valor mais baixo

5 RESULTADOS

A ferramenta utilizada na empresa para gerenciamento de estoque que mais

se adapta a rotina e funcionalidade na empresa são os indicadores visuais como,

placas de cores diferentes representando o estado atual dos itens no estoque.

Sendo realizada na empresa a analise ABC aonde foi definido quais itens

possuem maior importância e vendas mais rápidas assim priorizando uma maior

quantidade deste item no estoque, auxiliando a definir quais são os índices de

estoque médio do produto.

A empresa possuindo todas as informações a respeito da quantidade de

produtos consumidos por período, prazos de reposição da mercadoria e quantidade

media de permanência em estoque, realizou a definição da quantidade de cada item

deve permanecer no estoque médio para não prejudicar a venda.

Com isso sendo utilizado os indicadores visuais para controle de estoque,

utilizando as indicações em verde para estoques em quantidade suficiente, amarelo

para recomendação de pedido e vermelho para pedido imediato pois assim a

empresa consegue permanecer com um estoque médio e eficiente.

O profissional encarregado das compras realiza uma vistoria diária nos

estoques a fim de identificar quais são as mercadorias que devem ser

encomendadas para repor a quantidade de estoque médio.

Assim sendo incorporado a empresa a pratica de Kanban de controle de

estoques. O Sistema Kanban é usualmente composto por cartões visuais que

auxiliam o planejamento da produção e o controle de estoques. De acordo com a

quantidade de cartões disponíveis nos quadros, são tomadas as decisões

priorização de produção, setup de máquinas e até mesmo de paradas de linha para

manutenção.

Quando utilizando cartões para o estoque, o objetivo é armazenar somente o

necessário para que o estoque de um determinado produto não entre em estado

critico, retirando assim o excesso na estocagem e também o custo de material em

excesso estocado.

Figura 5 Fonte www.qualidadebrasil.com.br

Figura 6 Fonte www.qualidadebrasil.com.br

A empresa já possuindo um sistema para controle de materiais em estoque e

o mesmo sistema disparando um alerta de compras para o profissional responsável

pela área, consegue inserir as quantidades necessárias de qualquer material para

estoque mínimo assim quando este produto chega em condições muito baixais o

sistema necessita que seja efetuada a compra do produto para destravar a venda do

produto.

O software de controle foi adquirido pela empresa a cerca de um ano e meio

para melhorar o controle de estoque, mas até então não se obteve êxito na tarefa,

pois os vendedores encontravam dificuldade em manusea-lo corretamente, assim o

profissional responsável aplicou um treinamento dos colaboradores para saberem

alimentar as informações corretas no sistema, assim tornando o software útil e

funcional garantindo assim um preciso controle de estoque.

Figura 7 Fonte MD Grazziotin

CONCLUSÃO

A administração de materiais e o controle de estoques nos auxiliam na

redução de custos e otimização para aquisição de materiais. O presente trabalho

teve como objetivo geral analisar como se efetua a solicitação de materiais de venda

e como é realizado seu controle e estoque, para que um comercio de matérias

elétricos na cidade de Porto União – SC pudesse gerir melhor o controle de estoque

diminuindo, assim, o tempo utilizado para o seu controle. Obtendo o estoque de

segurança, que é uma proteção para que não ocorra a falta de material pode-se

avaliar a quantidade necessária para que não falte material gerando gastos

desnecessários para a empresa.

Encontrando o ponto de pedido dos itens pode-se ter uma maior garantia que

o processo não sofrerá problemas de continuidade. É através do ponto de pedido

que deverá ser efetuado um novo pedido de compra, e esse estoque que

encontrasse no ponto de pedido, garantirá que o processo não encontrará faltas de

material durante o tempo de reposição. Um dos fatores que a aplicação deste

trabalho auxiliou foi na diminuição do tempo para efetuar solicitação e controles de

materiais, pois o software de gestão dá à situação do estoque atual informando o

momento do pedido. Assim disponibilizando mais tempo para o funcionário exercer

outras atividades. Outro fator resolvido foi que muitas vezes pela falta de tempo e as

tarefas de cada funcionário, era mais fácil repetir solicitações anteriores ao invés da

real necessidade. Após o estudo se conseguiu desenvolver todos os objetivos.

Foram analisados procedimentos efetuados para solicitação. Classificaram-se

os materiais, criando posteriormente o Ponto de Pedido e Estoque de Segurança.

Por fim, com todos estes procedimentos obtém-se melhor controle, tanto do estoque

quanto do momento correto para solicitação dos materiais.

Após finalização do trabalho, com a utilização desta ferramenta, percebeu-se

também que poderá não só ter uma diminuição do custo pelo conhecimento da

quantidade correta a se pedir, mas poderá se ter um alargamento entre os intervalos

dos pedidos a longo prazo, onde era efetuado mensalmente. Conclui-se que há

aplicabilidade deste trabalho e que muitas propostas ainda podem ser desenvolvidas

para melhoria do processo no decorrer de se sua execução nesta instituição.

REFERÊNCIAS

ARAÚJO, Jorge Siqueira. Almoxarifados: administração e organização. 8. ed. São

Paulo: Atlas, 1986.

ARNOLD, J. R Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo:

Atlas, 1999.

DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística.

4. ed. São Paulo: Atlas, 1993.

MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de materiais e recursos patrimoniais.

São Paulo: Saraiva, 2000.

MARTINS, Petrônio Garcia. Administração da produção. São Paulo: Saraiva,

1999.

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