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Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS
Pós-Graduação Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva
Luciana Medina Pereira
A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro
das Organizações no Brasil e no Mundo
Professora Ms. Maria Benedita de Faria
São Caetano do Sul
2015
Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS
Pós-Graduação Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva
Luciana Medina Pereira
A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro
das Organizações no Brasil e no Mundo
Trabalho de Conclusão apresentado ao curso
de Pós-Graduação lato sensu MBA em
Assessoria Executiva, oferecido pela
Universidade de São Caetano do Sul - USCS,
como requisito parcial para obtenção do grau de
especialista sob a orientação da Professora Ms.
Maria Benedita de Faria.
São Caetano do Sul
2015
Termo de Aprovação
Aluno: Luciana Medina Pereira
Título: A Importância do Profissional de Secretariado Executivo
Dentro das Organizações no Brasil e no Mundo
Trabalho de Conclusão apresentado ao curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Assessoria Executiva, oferecido pela Universidade de São Caetano do Sul - USCS, como requisito parcial para obtenção do grau de especialista sob a orientação da Professora Ms. Maria Benedita de Faria.
São Caetano do Sul, 16 de Maio de 2015.
Banca examinadora:
_________________________________________ Professor (a) orientador (a) _________________________________________ Professor (a) convidado (a) _________________________________________ Professor (a) convidado (a)
Dedicatória
Dedico este trabalho a todos aqueles que acreditam na importância do profissional de secretariado executivo e aos executivos e gestores que reconhecem que suas funções não poderiam ser desenvolvidas de forma eficiente e otimizada sem o suporte deste profissional. O dedico também aos secretários e secretárias que se orgulham da profissão escolhida e entendem que são peças fundamentais dentro das organizações ao redor do mundo.
Epígrafe
“...e Gewn Ives, sua secretária, agira como o
mais tranquilo dos tenentes. Era uma moça
de 20 e muitos anos, cujo rosto, de uma
harmonia discreta e impenetrável, era como
equipamento de escritório de qualidade. Era
uma de suas funcionárias mais competentes.
A maneira como ela executava suas tarefas
indicava uma espécie de asseio racional que
consideraria o menor indício de emoção no
trabalho uma imoralidade imperdoável."
(Ayn Rand)
A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro das Organizações no Brasil e no Mundo
Luciana Medina Pereira1
Acadêmico do Programa de Pós-graduação lato sensu MBA em Assessoria Executiva da Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS. Resumo O objetivo desta pesquisa foi o de identificar a importância do profissional de secretariado executivo dentro das organizações no Brasil e no mundo para com os diversos níveis de executivos e gestores. A preocupação com este tema surgiu a partir de algumas entrevistas de emprego realizadas com executivos e gestores de vários ramos da indústria brasileira no ano de 2014 onde, entre estes, a opinião de um foi a de que o profissional de secretariado executivo seria extinto em breve. De acordo com este executivo, com a evolução da tecnologia tudo está cada vez mais fácil de ser administrado, podendo desta forma os executivos e gestores, desempenharem suas funções sozinhos. De acordo com este profissional, seria apenas uma questão de tempo e adaptação para que eles se adaptassem aos seus trabalhos sem o apoio de uma secretária. O presente trabalho apresenta-se com uma pesquisa exploratória e bibliográfica e se desenvolveu através de questionários (português e inglês) enviados posteriormente a secretárias no Brasil e no exterior através de grupos online a fim de obter um resultado abrangente e finalmente chegar a uma conclusão sobre a importância deste profissional e sua possível extinção. Esta pesquisa aliada ao referencial teórico, possibilita uma análise mais profunda em relação a este profissional e como ele se renovou para atuar diante de um mercado mais exigente, buscando trabalhar sempre com eficiência, aliando a gestão do tempo às atividades exercidas no seu dia-a-dia. Palavras-chave: Eficiência. Gestão do Tempo. Novo Perfil. Secretariado Executivo.
Abstract The main role of this research was to identify how important is the executive secretarial professional in the organizations in Brazil and around the world to the various levels of executives. The concern about this topic arose after some job interviews with executives of the Brazilian industry in 2014. Among the executives, the opinion of one of those was that the executive secretarial professional would be extinct soon because with the evolution of the technology everything would be easier to administrate, in a
way that the executives, could do the entire job by themselves. Accordingly to his opinion, it would be just a matter of time for the executives to adapt their activities and start working without the support of a secretary. This final work presents an exploratory and bibliographic research and it was developed with the distribution of forms (Portuguese and English) to many online secretaries groups in Brazil and from other countries in a way to get a comprehensive result and finally get a conclusion about the importance of this professional and the possibility of the job extinction. This research correlated to the theoretical framework, allows a deeper analysis about this professional that is renewing his/her profile, seeking to work efficiently, combining time management to the activities performed in the day by day. Keywords: Efficiency. Executive Secretarial. New Profile. Time Management.
Sumário
1. Introdução ........................................................................................................... 10 1.1 Objetivos ...................................................................................................... 12 2. Fundamentação teórica ...................................................................................... 13 2.1 O novo perfil do profissional de secretariado executivo ............................... 13 2.2 A importância da gestão do tempo ............................................................... 15 2.3 Atuando com eficiência ................................................................................ 18 3. Metodologia ........................................................................................................ 20 3.1 Coleta de dados ........................................................................................... 21 3.2 Questionário de pesquisa científica a profissionais no Brasil ....................... 21 3.3 Questionário de pesquisa científica a profissionais no exterior .................... 25 4. Análise e interpretação dos dados ...................................................................... 28 4.1 Pesquisa exploratória voltada aos profissionais de secretariado executivo . 28 4.2 Pesquisa exploratória voltada a executivos e gestores ................................ 40 5. Considerações finais........................................................................................... 43 6. Referências bibliográficas ................................................................................... 44 Anexo A - Termo de Autorização de Publicação ....................................................... 46
Lista de tabelas
Tabela 1- País de Origem: Gráfico Mundo. ............................................................... 28 Tabela 2- Grau de Escolaridade. ............................................................................... 29 Tabela 3- Tempo de Experiência. ............................................................................. 30 Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no início da carreira. ..................................................................................................................... 30 Tabela 5- Nomenclatura atual. .................................................................................. 31 Tabela 6- Chefe de maior peso no início da carreira. ................................................ 32 Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente. ............................................................. 32 Tabela 8- Quantidade de idiomas. ............................................................................ 33 Tabela 9- Idiomas falados. ........................................................................................ 34 Tabela 10- Departamentos com os quais mantém comunicação. ............................. 35 Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam. .................................................................................................................................. 35 Tabela 12- Quantidade de profissionais que já atendeu ao longo da carreira .......... 36 Tabela 13- O quão essencial os profissionais de secretariado executivo se consideram para as organizações. ............................................................................ 37 Tabela 14- Acredita ser possível que o chefe exerça suas funções sem um profissional de secretariado. Justifique. .................................................................... 38 Tabela 15- Necessita de substituto durante as férias. ............................................... 39 Tabela 16- Acredita ou não no fim do profissional de secretariado. Justifique. ......... 40
Lista de ilustrações
Figura 1- Formulário de pesquisa científica a profissionais no Brasil. ....................... 22 Figura 2- Formulário de pesquisa científica direcionado a profissionais no exterior. 25
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1. Introdução
É fato que a tecnologia avança a cada segundo, modificando as exigências do
mercado de trabalho e forçando os profissionais a se atualizarem continuamente,
numa busca desenfreada pela capacitação profissional para não perderem espaço no
mercado de trabalho. A escolha do curso de MBA em Assessoria Executiva se deu
por conta dessas exigências do mercado e também por querer afirmar, através de um
título de especialista, ser uma profissional de secretariado executivo.
A tecnologia modificou muitas atividades, deixando-as mais ágeis, fáceis e
menos complexas. A datilografia não é mais considerada um requisito básico nos
currículos, foi substituída pela digitação. O fax praticamente não é mais utilizado, foi
substituído por documentos encaminhados via e-mail. Os bips não são mais vistos
circulando por aí na cintura de executivos, foram substituídos por smartphones. Ou
seja, houveram substituições por tecnologias melhores do que as anteriores. Dizer
que as mesmas foram extintas seria injusto depois de tudo que representaram dentro
do ambiente corporativo para o qual colaboraram durante anos. Houve sim uma
evolução da tecnologia onde muitos produtos foram transformados em outros,
melhorados e mais eficazes.
Da mesma forma, é possível verificar profissões sendo aperfeiçoadas,
principalmente no caso daquelas que necessitam de contato humano, e a maioria tem.
Veja o caso dos atendentes de telemarketing. Existe uma tentativa de trocar este
profissional por atendimento eletrônico personalizado, porém esta tecnologia faz com
que os consumidores fiquem mais insatisfeitos com o atendimento pois há uma
necessidade de falar com um profissional real, um ser humano, que ouça, que
responda, e que apresente uma solução ou ao menos empatia pelo problema ocorrido
com o consumidor. Isso faz com que a tecnologia avançada neste caso se torne
inviável e que o treinamento daqueles que irão atender se torne primordial.
O ser humano tem um potencial incrível para resolver problemas e este
potencial aumenta quando existe o trabalho em equipe, quando existe uma ajuda
mútua. Não é à toa que empresas gastam dinheiro com treinamentos para melhorar
o trabalho em equipe. Dessa mesma forma, o profissional de secretariado executivo
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buscou uma renovação de seu perfil a fim de suprir as necessidades do mercado
atual.
Hoje este profissional tem um peso importante dentro das organizações e
deixou de ser visto como “anotador” de recados para carregar o peso de ser um agente
facilitador. Ele atua como gestor do tempo para que os executivos e gestores possam
exercer suas funções de forma eficaz, sem perder tempo com atividades que
comprometam outras de maior importância. É papel do profissional de secretariado
executivo não deixar que informações relevantes para as organizações passem
despercebidas bem como, bloquear informações desnecessárias que possam atrasar
o andamento das atividades.
A gestão do tempo tem um alto valor principalmente quando se trata de
gerenciar o tempo de executivos e gestores, os quais tem problemas de grande peso
a resolverem nas organizações. Falar com clientes, pagar contas, enviar um e-mail,
agendar uma reunião, pedir um almoço, não são tarefas difíceis, mas tem grande
impacto no tempo. Quanto tempo um executivo economiza ao ter um profissional que
faça isso para ele? Muito. É possível economizar horas de um tempo precioso,
necessário para resolver problemas de alto nível e questões relevantes dentro das
organizações. E para que o tempo desses executivos e gestores seja poupado, o
profissional de secretariado executivo passou a se envolver muito mais nas tarefas de
seus chefes, tornando-se um parceiro e facilitador.
Além de fazer todas as atividades que já fazia conforme citado acima, hoje ele
também é responsável por administrar ou gerir o tempo dos executivos e gestores,
elaborando relatórios preliminares das áreas financeira, administrativa, marketing,
etc.; ajudando na contratação de novos profissionais visto que sua opinião para a
contratação tem importância; administrando serviços de copa, recepção e fazendo
compras de materiais para escritório; elaborando projetos de melhoria interna; bem
como é responsável pela vida pessoal daqueles que assessora, agendando consultas
médicas, programando férias, elaborando roteiros de viagem com suas famílias,
fazendo compras de supermercado, e por que não, flores para as esposas ou
familiares. Por exemplo, pense no tempo gasto para comprar um buquê de flores
online para a esposa de um executivo desde o tempo de acesso ao site, até a escolha
do produto, o cadastro do usuário, a mensagem do cartão, e finalmente o fechamento
do pedido e aprovação do pagamento. E enquanto isso o executivo se preocupa em
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concluir seus relatórios, suas reuniões e telefonemas para clientes e fornecedores,
etc.
Vale ressaltar que a gestão do tempo não é nada sem a eficiência. O tempo
somente é bem administrado quando o profissional o administra de forma eficiente
fazendo mais do que se espera dele e não apenas o necessário. Desta forma, esta
pesquisa busca relevância para o novo perfil do profissional de secretariado executivo,
mostrando sua importância como gestor do tempo ao desempenhar tarefas
diretamente ligadas aos executivos, gestores e para com as organizações, de maneira
eficiente.
1.1 Objetivos
O objetivo geral desta pesquisa foi o de identificar a importância do profissional
de secretariado executivo dentro das organizações no Brasil e no mundo para com os
diversos níveis de executivos e gestores. Além disso, a pesquisa também buscou
identificar outros objetivos específicos a fim de alcançar a resposta para o objetivo
principal:
I. Identificar o quão essencial estes profissionais se consideram para o
bom andamento das atividades dentro das organizações;
II. Identificar quão dependentes os executivos e gestores são em relação
ao profissional de secretariado executivo, sendo necessário um
substituto durante suas férias ou sua ausência;
III. Concluir se a profissão de secretariado executivo está sob ameaça,
podendo ser extinta em breve;
IV. Confrontar estas conclusões com profissionais de outros países, a fim
de obter um parâmetro mais abrangente sobre o assunto.
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2. Fundamentação teórica
2.1 O novo perfil do profissional de secretariado executivo
Muitos autores mencionam a grande mudança que houve no perfil do
profissional de secretariado executivo por conta da modernização e do surgimento de
tecnologias avançadas, a fim de não perder espaço no mercado de trabalho.
O profissional de secretariado executivo deixou de ser meramente um servidor
operacional para agir diretamente nas decisões, deixando de ser o braço direito dos
executivos e gestores para atuar diretamente na gestão. A gestão não envolve apenas
a organização da agenda dos executivos e gestores ou agendamento de viagens, mas
uma gestão mais abrangente, envolvendo a gestão do tempo, da carreira, dos
processos dentro das organizações, dos recursos a sua volta, dos departamentos e
também faz a gestão da informação que chega até o profissional de secretariado
executivo. Para fazer um gerenciamento efetivo o profissional de secretariado
executivo necessita ter controle do que faz e ter mente aberta, ter pensamento ágil
para produzir, criar e encontrar soluções que transformam este profissional em um
facilitador e peça chave diante daqueles que assessora (MAZULO e LIENDO, 2010,
224 p.).
As novas tendências para este profissional também são citadas por AZEVEDO
e DA COSTA (2006, 188 p.) descrevendo-o como profissional multifunções. Dizem
que o profissional de secretariado executivo deve ter conhecimentos e habilidades
para trabalhar em várias áreas dentro das organizações como administração,
economia, contabilidade, finanças, marketing, matemática financeira, idiomas,
informática, cultura geral etc.
Já a autora RODRIGUES (2015) diz que ser multitarefa é um mito e que de
acordo uma pesquisa realizada pela Universidade de Utah, Estados Unidos, apenas
2,5% das pessoas são capazes de fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo.
Estas pessoas são chamadas de Supertaskers. E ressalta que apesar das empresas
quererem este tipo de profissional diante de um mercado financeiro em dificuldades e
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equipes mais enxutas, é impossível que o ser humano consiga dar atenção a mais de
uma tarefa ao mesmo tempo sem falhar.
AZEVEDO e DA COSTA (2006, 188 p.) ressaltam que o mercado atual busca
profissionais com capacidade de decisão, além de conhecer as funções gerenciais e
ter capacidade reflexiva e criativa, promovendo inovações. Ressalta que não são mais
exigidos profissionais que apenas seguem ordens, ou atendem o telefone e digitam
documentos ditados por seus superiores.
LINKEMER (1999, p. 16) afirma que assumir a responsabilidade pelo trabalho
desenvolvido é essencial para este novo perfil do profissional de secretariado
executivo, pois ele deve atuar como parceiro dentro das organizações a fim de
alcançar resultados favoráveis junto aos demais integrantes e áreas, sem medo de
represálias.
Este profissional deixa um estereótipo que remetia as tarefas caseiras, voltadas
a mulheres sensíveis e frágeis dos anos 60. Passa-se a ter uma imagem de
profissional eficiente, o qual toma decisões e administra seu tempo e daqueles que
assessora. GARCIA (2000, p. 13-16) defende que a valorização do profissional de
secretariado executivo cabe somente a ele e depende de sua postura bem como,
capacidade de se enquadrar ao perfil dos executivos e gestores que assessora, “[...]
sem perder sua identidade (grifo nosso) [...]”, dividindo responsabilidades com seus
superiores e aliviando-os das sobrecargas.
Atualmente são mais de 2 milhões de profissionais de secretariado executivo
somente no Brasil. Esta profissão está se tornando cada vez mais reconhecida no
mercado de trabalho e está entre as profissões mais prósperas, classificada como
proficiente. NEVES (2007, p. 32-33) diz:
Nos EUA, na Organização das Nações Unidas, o livro intitulado “ O trabalho das Nações” cita o profissional Secretário como uma das prósperas profissões e o classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólicos”, definindo a profissão como uma das mais proficientes uma vez que engloba multiplicidade e diversidade de tarefas, exigindo do profissional criatividade, iniciativa e sensibilidade, tendo em vista seu papel atual de executivo adjunto.
Além disso, a aparência não é mais um sinônimo de eficiência e nem mais o
carro chefe para uma contratação. As exigências feitas a estes profissionais
continuam mudando e hoje é necessário ter, “[...] qualificação profissional, curso de
graduação, idiomas, MBA [...]” no mínimo (NEVES, 2007, p. 32-33).
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De acordo com GARCIA (2000, p. 13-16) mesmo com a modernização, o
professional de secretariado executivo sempre estará presente nas mais diversas
organizações e que sempre haverá a necessidade deste profissional, e chama de “A
Arte de Secretariar”. O autor ressalta, “Cabe, então, à secretária mostrar desde que o
mundo é mundo, sempre houve a necessidade de alguém secretariar alguém. ”
Lembra que na antiguidade, no tempo das civilizações egípcia, mesopotâmica, síria,
judaica e cristã já existia a arte de secretariar onde o escriba fazia contas, dominava
a escrita, arquivava, redigia, recebia e cumpria ordens. Os tempos são outros, mas a
necessidade de ter um facilitador, um assessor, alguém que gerencia o tempo para
os executivos e gestores com eficiência é essencial.
2.2 A importância da gestão do tempo
BHERING (2012, p. 6) descreve gestão como:
[...] administrar, gerir uma instituição, empresa, trabalho, ou simplesmente uma situação com o objetivo de aperfeiçoar o funcionamento das organizações através da tomada de decisão, contribuindo para o desenvolvimento e satisfação dos interesses de funcionários e proprietários.
E diz que administrar o tempo é uma forma eficaz de realizar as metas
profissionais, utilizando menos energia física e mental.
A gestão do tempo se torna arma essencial para o profissional de secretariado
executivo e peça chave para os executivos e gestores. BERNHOEFT (1989, p. 19),
desenvolveu uma pesquisa durante 13 anos, com o intuito de saber quais são os
desperdiçadores de tempo e como administrá-los de forma a desenvolver as
atividades do início até o fim. Para esta pesquisa, ele entrevistou em torno de 9.680
executivos de alta e médias gerências e 3.840 secretárias.
Em um dos testes aplicados BERHNOEFT (1989, p. 23-31) disponibiliza em
torno de 35 opções para os entrevistados marcarem aquelas que fazem parte de suas
rotinas como: gasta muito tempo supervisionando subordinados, realiza trabalhos
rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa, conta com excesso de
interrupções por telefone, conta com pessoal mal treinado, lida com uma variedade
excessiva de coisas ao mesmo tempo, deixa campo livre para interrupções de trabalho
que exigem concentração. Muitas das alternativas em seu teste demonstram ações
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que desperdiçam o valioso tempo dos executivos e gestores, tempo este que poderia
ser melhor administrado quando por exemplo, passa-se a delegar tarefas a um
subordinado.
A falta ou excesso de delegação por parte dos superiores geralmente é o fator
que gera este aglomerado de tarefas que não chegam ao fim, diz BERNHOEFT (1989,
p. 38). Querer continuar fazendo tarefas de quando se ocupava um cargo mais baixo,
é um mal de muitos executivos e gestores. Deve-se desapegar e distribuir tarefas que
possam ser desempenhadas pelos seus subordinados para aproveitar mais o tempo
que tem e desenvolver as atividades que dependem realmente do seu nível dentro da
organização. O autor diz que todos temos 24 horas por dia, mas é necessário fazer o
gerenciamento do mesmo para que esse tempo seja suficiente para concluir todas as
tarefas que temos.
MOURA (2014) em um artigo para a Revista Economias e BHERING (2012,
p.13-16) também citam alguns desperdiçadores de tempo, os quais são bem
parecidos aos citados por BERNHOEFT (1989, p. 23-31). Entre estes
desperdiçadores de tempo estão: fazer e receber ligações; surfar na internet;
socializar; fazer reuniões; ter má comunicação; treinar pessoal; fazer várias tarefas ao
mesmo tempo; falta de objetivos, prazos e prioridades; desorganização; falta de
pontualidade; falta de concentração; não evitar sobrecargas; não delegar; não definir
as prioridades. Muitos desses desperdiçadores podem ser evitados quando se delega
mais trabalho aos subordinados. E é fato que quando estes subordinados agem com
eficiência, evitando erros, otimizam o tempo de seus superiores.
CRABBE (2014, p. 6) cita que há uma necessidade atual de se mostrar uma
superocupação. A sociedade vive em um mundo de exageros onde o ato de se
mostrar ocupado o tempo todo faz parte das pessoas, como se fosse uma forma de
preencher um vazio por dentro, um vazio que se tenta preencher com mais ocupação.
Um vazio que surge pelo fato de estar sempre superocupado, deixando de fazer aquilo
que realmente tem valor, e o que tem valor não está ligado apenas ao trabalho. Ele
descreve superocupação como o ato de mergulhar em diversas tarefas ao mesmo
tempo, de forma frenética, mantendo as pessoas em constante alerta e arrastando-as
a uma vida sobrecarregada.
CRABBE (2014, p. 9) diz que a superocupação se deve por falta de controle,
falta de escolha, de limites, de foco, de significado, de confiança e de momentum. E
ressalta que a preguiça de pensar em alternativas para a gestão do tempo leva as
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pessoas cada dia a mais a uma superocupação completamente prejudicial a nós
mesmos e as organizações. Ressalta que a superocupação é prejudicial à saúde, aos
relacionamentos, à felicidade, à carreira, e aos negócios. Ao invés de surgirem
resultados positivos, o que surge são resultados negativos para si mesmo, para a
carreira no qual tanto se empenha, e para os negócios empresariais tão essenciais
para manter as organizações.
Se ocupar demais com tarefas que geram uma inquietude constante leva à uma
doença chama estresse e o autor passa alguns dados alarmantes:
[...] em nosso frenesi, o estresse persistente aumenta a cada dia, no mundo inteiro, com 75% dos chineses dizendo que seu nível de estresse cresceu nos últimos tempos. Ao redor do mundo, quase metade dos trabalhadores notaram um aumento do estresse no último ano. No México, na Rússia, e no Brasil, cerca de 70% das mulheres dizem estar estressadas grande parte do tempo.
E até mesmo uma palavra, karoshi, foi criada no Japão para descrever a morte
por excesso de trabalho, consequência da superocupação que toma conta dos dias
atuais (CRABBE, 2014, p. 9-13, grifo do autor).
Desta forma, tem-se duas escolhas: ficar doente por se ocupar demais ou pôr
em prática a gestão do tempo. O autor lembra também que à medida em que o
computador e a internet se tornam mais rápidos e eficientes, mais rápida também se
torna a produção de informação. CRABBE (2014, p. 10) diz:
No tempo que você gastou para ler os primeiros parágrafos deste livro, duzentos milhões de e-mails foram enviados. No último minuto, foi incluído no YouTube um conteúdo de vídeos que preencheria três dias inteiros. No último segundo, 10 pessoas tiveram contato com a internet e os e-mails pela primeira vez, e são novos viciados à rede. Vivemos numa era em que o poder do computador e a velocidade de conexão à internet crescem exponencialmente, junto com a quantidade de informação e entretenimento.
E ainda diz, “[...] se todos podemos fazer mais coisas, criamos mais trabalho
para os demais, que por sua vez também fazem mais coisas, o que significa que todos
somos atingidos por cada vez mais demandas. ” Ou seja, quanto mais a tecnologia
for aprimorada, mais informação haverá para ser administrada e não o contrário. O
tempo livre apenas será possível com uma administração do tempo eficiente e não
com aparelhagens e tecnologia avançada (CRABBE, 2014, p. 10).
CRABBE (2014, p. 13) luta pessoalmente contra a superocupação a fim de
conseguir administrar melhor o seu tempo. Diz que administrar o tempo é simples,
mas isso não quer dizer que seja fácil. Para se administrar o tempo com eficiência é
necessário focar no que realmente interessa, estar presente no momento certo com
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as pessoas que realmente importam, sem alterar sua autenticidade. Ressalta que é
necessário lutar contra o imediatismo, ato de pensar que tudo que aparece ao longo
do dia é importante e que merece atenção. Administrar bem o tempo é saber separar
o que é importante do que não é, focando no que deve ser concluído realmente e no
que deve ser descartado. Isso é estratégia!
2.3 Atuando com eficiência
De acordo com o Dicionário Aurélio online (2015), eficiência é “I. A qualidade
de ser eficiente; II. Capacidade de produzir realmente um efeito; III. A qualidade de
algo ou alguém que produz com o mínimo de erros ou meios. ” E o The Free
Dictionary.com (2011, tradução nossa) descreve como:
I. A qualidade ou estado de ser eficiente; competência; eficácia. II. (Física Geral) a relação entre o trabalho útil feita por uma máquina, do motor, do dispositivo, etc., para a energia fornecida para isso, muitas vezes expressa como uma percentagem.
Para LINKEMER (1999, p. 43) agir com eficiência é primordial para o
profissional de secretariado executivo pois ele sempre estará na linha de frente de
executivos e gestores, profissionais que detêm cargos de alto nível dentro das
organizações. E agir com eficiência depende do desenvolvimento das habilidades de
comunicação como escutar, falar, escrever, usar o telefone e o computador, dominar
a comunicação não-verbal e planejar reuniões. Deve-se também, praticar a auto
avaliação, parando e pensando no que foi feito de forma correta e também no que não
deu certo, corrigindo-os, sempre em busca da eficiência.
LINKEMER (1999, p. 19-26) afirma que a habilidade de ouvir com eficiência
deve ser a primeira a ser explorada e desenvolvida para alcançar eficiência naquilo
que se faz. Aquele que sabe ouvir, sabe compreender e estará pronto para partir para
a próxima habilidade que é a de falar. Falar de forma a ser compreendido por aqueles
que o escutam. Falar parece ser fácil, mas na realidade é uma das habilidades de
comunicação mais complexas e por isso, para desenvolvê-la é preciso primeiro saber
ouvir.
Ao alcançar a habilidade de falar com eficiência, também se aprende a fazer
perguntas inteligentes pois através de perguntas chega-se as pessoas, demonstra-se
preocupação com um assunto, acumula-se conhecimento, dá-se oportunidade aos
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outros de falarem e não apenas ouvirem. Ressalta que as perguntas são fundamentais
pois através delas é possível infundir ideias na cabeça das pessoas, convencer os
outros de algo que se quer, além de vários outros benefícios citados pelo autor: as
perguntas reduzem a ansiedade, esclarecem situações confusas, resolvem
problemas, superam objeções, diminuem erros, e abrem caminhos de comunicação
entre pessoas e departamentos. Perguntar é uma ferramenta de comunicação
fundamental e habilidade que deve ser aprimorada para se ter eficiência naquilo que
se faz. Mas o autor ressalta, que deve ser aprimorada a habilidade de fazer perguntas
inteligentes. Perguntas erradas, na hora errada e para a pessoa errada podem gerar
10 efeitos contrários daqueles citados, gerando estresse e não compreensão, gerando
conflitos desnecessários, etc. Perguntas erradas podem passar a impressão de
hostilidade, ameaça ou até deixar quem o fez com cara de bobo (LINKEMER, 1999,
p. 27-31).
BHERING (2012, p. 6-7) relembra em seu livro que existem 4 etapas da gestão
que devem ser levadas em consideração para que se tenha eficiência: Planejar,
Organizar, Direcionar e Controlar. E o mesmo descreve a etapa direcionar como o ato
de “[...] guiar esforços das pessoas no sentido de assegurar elevados níveis de
desempenho. ”
O autor lembra que a arrogância também pode ser um problema para aqueles
que buscam uma gestão com eficiência pois um profissional arrogante pensa que
conhecer apenas uma área profissional muito bem seja suficiente e não busca
aprimorar seus conhecimentos profissionais. BHERING (2012, p. 8) diz:
A arrogância faz com que muitos profissionais se tornem descartáveis por acreditarem que saber muito de apenas uma área é o suficiente, não necessitando ampliar seus conhecimentos. Um exemplo simples é que alguns engenheiros tendem a se orgulhar de saberem trabalhar muito bem com números e não conhecer muito sobre pessoas, por sustentarem a ideia de que o ser humano é muito complexo. Isso também ocorre na direção contrária, quando o gestor de pessoas acredita que a ignorância em contabilidade não fará diferença em sua vida. Em resumo, o que se observa, em casos assim é que nenhum desses profissionais é completo e que qualquer deficiência pode prejudicar sua carreira.
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3. Metodologia
A pesquisa desenvolvida para este trabalho é do tipo exploratória/bibliográfica.
De acordo com DE MACEDO (1995, p. 12) a pesquisa bibliográfica é a primeira
etapa de uma pesquisa científica a fim de acumular conteúdo para as questões
inerentes ao trabalho através de livros, verbetes de enciclopédias, artigos de revistas,
trabalhos de congressos, teses, etc. e tem como objetivo provocar “[...] inquirição
mental no estudante[...]”. GRESSLER (2003, p. 21) ressalta que não há área do
conhecimento humano no qual não exista pesquisa científica disponível.
A pesquisa exploratória busca tornar explícito o problema em questão de uma
forma ampla, apresentando coleta de dados através de um formulário ou entrevista.
DOS SANTOS e CANDELORO (2006, p. 74)
A técnica de pesquisa, no âmbito da metodologia, é um dispositivo auxiliar na investigação, em especial na de natureza empírica, ou seja, nas pesquisas onde o acadêmico precisa coletar dados de teor quantitativo e/ou qualitativo de uma amostra. A coleta de dados é sempre uma atividade subseqüente à escolha do método de abordagem e de procedimento de um tema de pesquisa a ser investigado, mas que requer também rigor e sistematicidade na concepção dos instrumentos e sobretudo no tratamento do material que foi coletado.
E a forma de abordagem utilizada nos formulários de entrevista é do tipo
quantitativa e qualitativa.
A pesquisa quantitativa busca seguir um rigor com questões fechadas e
direcionadas com base em hipóteses, garantindo a precisão dos resultados, evitando
distorções de análise e interpretação. “A realidade é constituída de fatos que podem
ser observados. ” Na pesquisa qualitativa utilizam-se questão abertas, não
direcionadas, buscando a realidade como ela é, sem a utilização de ferramentas que
gerem dados estatísticos. Este tipo de pesquisa é aplicado quando busca-se
demonstrar uma situação complexa, a qual não cabe uma resposta através de gráficos
e dados numéricos (GRESSLER, 2003, p. 43).
21
3.1 Coleta de dados
Para obter opiniões de profissionais da área em questão foram distribuídos 2
questionários, um em português para profissionais que atuam no mercado de trabalho
brasileiro e outro em inglês para profissionais que atuam em outros países. Os
formulários contêm 3 perguntas do tipo qualitativas e 16 perguntas do tipo
quantitativas. O formulário em português foi distribuído em vários grupos online
disponíveis em redes sociais como Linkedin, Yahoo Grupos e Facebook. O formulário
em inglês foi distribuído para 3 grupos do Linkedin e o mesmo contém uma questão a
mais, justamente para saber em qual país o entrevistado se encontra.
Após a distribuição, houve um retorno de 55 formulários preenchidos por
profissionais de secretariado executivo no Brasil e 41 formulários preenchidos por
profissionais que atuam em outros países.
Após a coleta dos dados, as questões quantitativas foram contabilizadas e
transformadas através de regra de 3 em porcentagem, gerando gráficos que
proporcionam uma melhor visualização do resultado para cada questão.
Além da pesquisa com profissionais de secretariado executivo, também fora
enviado uma pergunta a alguns executivos e gestores, a maioria do setor jurídico,
para que se pudesse obter a opinião deles em relação ao papel deste profissional
como assessor. As perguntas, na íntegra, constarão ao final dos gráficos
apresentados na primeira parte da pesquisa exploratória.
3.2 Questionário de pesquisa científica a profissionais no Brasil
Abaixo está o formulário produzido e distribuído aos profissionais de
secretariado executivo atuantes no mercado brasileiro. Este formulário poderá ser
acessado através do link <http://goo.gl/forms/lsft1HyYUI>.
22
Figura 1- Formulário de pesquisa científica a profissionais no Brasil.
23
24
25
3.3 Questionário de pesquisa científica a profissionais no exterior
Abaixo está o formulário produzido e distribuído aos profissionais atuantes no
mercado internacional. O formulário poderá ser acessado através do link
<http://goo.gl/forms/p3zUWgyIOS>.
Figura 2- Formulário de pesquisa científica direcionado a profissionais no exterior.
26
27
28
4. Análise e interpretação dos dados
4.1 Pesquisa exploratória voltada aos profissionais de
secretariado executivo
Seguem abaixo os dados coletados representados em gráficos para melhor
visualização. Esta análise e interpretação de dados fará a comparação dos resultados
obtidos através dos profissionais atuantes no mercado de trabalho brasileiro e dos
profissionais atuantes no mercado de trabalho internacional. Nota-se que o resultado
de maior porcentagem estará visível na cor azul.
O primeiro gráfico é o de país de origem e tem como objetivo mostrar os países
onde os 41 profissionais de secretariado executivo do mercado internacional atuam
no momento. Nota-se que 37% dos entrevistados são dos Estados Unidos e 10% do
Reino Unido. Ressalta-se que 5% são de origem brasileira, porém, considera-se que
atuem em ambiente internacional uma vez que responderam através do formulário
distribuído a grupos internacionais do Linkedin.
Tabela 1- País de Origem: Gráfico Mundo.
37%
10%
5%5%5%
5%
5%
5%
2%
2%
2%
2%2%
2% 2%2% 2% 2%
País de origemEUA
Reino Unido
Brasil
França
India
Indonésia
Nigéria
Portugal
Bélgica
Canada
Egito
Hungria
Itália
Quênia
Maldivas
Paquistão
Porto Rico
África do Sul
29
O segundo gráfico é de grau de escolaridade. Verifica-se que 38% dos
profissionais no Brasil tem ensino superior completo ou pós-graduação completa e
apenas 2% tem ensino médio completo. No mercado internacional, 54% dos
profissionais tem curso de bacharelado, o qual corresponde ao ensino superior
completo no Brasil. Veja que existe uma diferença nas nomenclaturas de um gráfico
para o outro pois em países como Estados Unidos, por exemplo, a faculdade é dividida
entre tecnológica (Associates degree) e se trata dos 2 anos iniciais para ingresso na
Universidade, a qual se abrange os anos seguintes para adquirir o diploma de
bacharelado. Dentre as opções abaixo, também constava a opção “outras” no
formulário, caso houvesse alguma opção não informada, porém não houve nenhuma
outra graduação diferente das já informadas no formulário.
Tabela 2- Grau de Escolaridade.
O terceiro gráfico refere-se ao tempo de experiência na área de secretariado.
Em relação aos entrevistados no Brasil, 31% tem de 6 a 10 anos e 22% tem de 2 a 5
anos de experiência no mercado. No mercado internacional, 29% dos entrevistados
tem mais de 20 anos de experiência na área de secretariado executivo e 24% tem
entre 16 e 19 anos de experiência.
38%
38%
13%
9%
2%
Brasil Ensino superiorcompleto
Pós-graduaçãocompleta
Pós-graduação emandamento
Ensino superior emandamento
Ensino médiocompleto
54%
17%
15%
7%7%
Mundo Bacharelado
Ensino médiocompleto
Mestrado
Graduaçãotecnológica
Qualificaçãoprofissional
30
Tabela 3- Tempo de Experiência.
O quarto gráfico refere-se à nomenclatura dos profissionais de secretariado
executivo no início da carreira. Foi possível verificar que existem muitas
nomenclaturas para a área de secretariado executivo. Ao todo foram citadas 14
nomenclaturas diferentes pelos entrevistados no Brasil e 13 citadas pelos
entrevistados no âmbito internacional. Visto que algumas eram muito próximas, foi
feita uma junção chegando aos resultados abaixo. Dos entrevistados no mercado
brasileiro, 29% eram secretárias júnior e 24% eram estagiárias. Ressalta-se, que as
nomenclaturas estão no feminino pois 1 (2%) dos entrevistados deixou claro ser do
sexo masculino. Em relação aos profissionais em outros países, 34% eram
secretárias/assistentes júnior e 15% eram assistentes de secretária.
Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no início da carreira.
31%
22%22%
14%
9%
2%
Brasil6 e 10 anos
2 a 5 anos
Mais de 20anos
11 e 15 anos
16 e 20 anos
Até 1 ano
29%
24%17%
15%
10%5%
MundoMais de 20anos
16 e 19 anos
6 e 10 anos
2 a 5 anos
11 e 15 anos
Até 1 ano
29%
24%14%
11%
9%
5%
2%
2%2%
2%
Brasil Secretária/Assistentejúnior
Estágiária
Assistenteadministrativa
Secretária/Assistenteexecutiva
Secretária
Assistente desecretária
Secretária executivabilingue
Secretária jurídica
Secretário executivo
Recepcionista
34%
15%12%10%
10%
5%
5%
3%
2%2% 2%
MundoSecretária/Assistente júniorAssistente desecretáriaAssistenteadministrativaSecretária
Temporária/Trainee
Recepcionista
Assistente devendasBalconista
Secretária/Assistente executivaGerente de projetos
Secretária deprojetos
31
O quinto gráfico refere-se as nomenclaturas dos profissionais de secretariado
executivo atualmente. Novamente as nomenclaturas são muitas. Foram citadas 21
nomenclaturas citadas pelos entrevistados brasileiros e 32 pelos entrevistados em
outros países. Foi feita uma junção daquelas que tinham nomes muito próximos. No
Brasil, 49% são secretárias ou assistentes executivas e no mercado internacional 29%
são denominadas secretárias ou assistente executivas. Ressalta-se que 2% dos
entrevistados em âmbito internacional optou por dizer ser mãe/pai e 2% denominou-
se secretária paroquial. Nota-se que apenas 2% dos entrevistados no Brasil
denominam-se como secretárias bilíngue júnior, o que demonstra a mudança ocorrida
ao longo da carreira.
Tabela 5- Nomenclatura atual.
O sexto gráfico refere-se ao Chefe de maior peso no início da carreira. No
Brasil, 40% atendiam diretores e 35% gerentes e no mercado internacional 37%
atendiam diretores e 33% atendiam gerentes.
49%
16%
11%
11%
1%
2%
2%
2% 2%2%
2%
Brasil
Secretária/Assistente executiva
Secretária/Assistente bilingue
Secretária/Assistente
Vazias
Analista administrativo
Coordenadora administrativa
Gerente administrativa financeira
Secretária bilingue junior
Secretária pleno
Secretária trilingue pleno
Secretário de departamento de ensino
29%
12%
10%10%
10%
7%
5%
3%
3%
3% 2%
2% 2%
2%
MundoSecretária/Assistenteexecutiva
Assistente executiva doCEO
Assistenteadministrativa
Gerente administrativo
Secretária/assistenteexecutiva senior
Vazias
Assistente da diretoria
Contrato por tempodeterminado
COO
Autônomo
Pai/Mãe
Secretária paroquial
Assistente de projetos
Gerente de sistemas
32
Tabela 6- Chefe de maior peso no início da carreira.
O sétimo gráfico refere-se ao Chefe de maior peso atualmente. No Brasil, 46%
atendem o CEO, o Presidente ou Chairman e 29% atendem Diretores. No mercado
internacional, 32% atendem diretores e 29% atendem o CEO ou Presidente. Nota-se
que no início da carreira apenas 14% dos entrevistados do mercado brasileiro
atendiam CEOs e 12% dos entrevistados do mercado internacional atendiam CEOs
ou Presidentes.
Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente.
O oitavo gráfico tem o objetivo de mostrar quantos idiomas estes profissionais
falam. O resultado Brasil aponta que 45% dos entrevistados falam 1 idioma e 36%
falam 2 idiomas. No gráfico Mundo, verifica-se que 34% dos entrevistados falam 3
40%
35%
14%
5%
2%2%
2%
Brasil Diretor
Gerente
CEO
Coordenador
Assistente
Chefe
Sócio
37%
33%
12%
5%5%
2% 3% 3%
Mundo Diretor
Gerentes
CEO/Presidente
Coordenador
Vice-presidente
Editor de jornal
Diretor deescola
Associadosenior
46%
29%
7%
5%
5%
2%2% 2%
2%
Brasil CEO/Presidente/Chairman
Diretor
Gerente
Coordenador
Sócio
Chefe
Conselheiro editorial
ProfessorUniversitário
Pró-reitor
32%
29%
12%
5%
5%
5%3%
3% 2%
2%
2%
MundoDiretor
CEO/Presidente
Gerente
COO
Coordenador
Vice-presidente
CFO
Gerenteadministrativo
Colega
Diretor de escola
Assistente senior
33
idiomas e 32 % falam 1 idioma. Apenas 4% e 5%, conforme gráficos Brasil e Mundo
respectivamente, falam 4 ou mais idiomas.
Tabela 8- Quantidade de idiomas.
O nono gráfico tem o objetivo de mostrar quais idiomas os profissionais
entrevistados falam. Ressalta-se que no gráfico com dados do Brasil é possível
visualizar as línguas faladas além do português. Verifica-se que no Brasil 36% dos
entrevistados falam pelo menos inglês como segunda língua e 25% falam inglês e
espanhol. Nota-se que 2% falam a língua hebraica, sendo um diferencial. Em relação
aos profissionais em outros países, 41% falam ao menos inglês e 13% não são
bilíngues. Nota-se que os resultados são bem diferenciados, identificando idiomas que
não foram mencionados pelos entrevistados do mercado brasileiro como, russo, híndi,
holandês, língua de sinais americana, árabe, polonês, além de dialetos nativos.
45%
36%
15%
4%
Brasil
1 idioma
2 idiomas
3 idiomas
4 ou maisidiomas
34%
32%
29%
5%
Mundo
3 idiomas
1 idioma
2 idiomas
4 ou maisidiomas
34
Tabela 9- Idiomas falados.
No décimo gráfico é possível verificar com quais departamentos os
entrevistados mantém comunicação. Nota-se que o objetivo do gráfico é demonstrar
os dados de maior relevância para a pesquisa. No gráfico Brasil verifica-se que 47%
dos profissionais mantém contato ao menos com a administração e 24% mantém
contato com ao menos 3 departamentos das organizações. No gráfico Mundo pode-
se verificar que 71% dos entrevistados mantém ao menos contato com a
administração e 61% com pelo menos 3 departamentos. 2% dos entrevistados não
entenderam a pergunta e 2% informaram que “depende do problema”.
36%
25%
16%
9%
4%
2%
2% 2%2%
2%
Brasil Inglês
Espanhol + Inglês
Não bilingue
Espanhol
Francês + Inglês
Hebraico
Alemão + Inglês
Italiano + Inglês
Japonês + Inglês
Inglês, espanhol,francês e italiano
41%
13%9%
9%
6%
5%
3%
2%
2%
2%
2%
1%
1%1%
1%
1%
MundoInglês
Não bilingue
Dialeto nativo + inglês
Francês + inglês
Espanhol
Alemão + inglês
Português + inglês
Hindi + inglês
Russian + inglês
Holandês + inglês
Japanese + inglês
Língua de sinaisamericanaApenas espanhol
Árabe + inglês
Italiano + inglês
Polonês + inglês
35
Tabela 10- Departamentos com os quais mantém comunicação.
No décimo primeiro gráfico é possível verificar a quantidade de profissionais de
secretariado executivo nas organizações em que os entrevistados atuam. No gráfico
Brasil, nota-se que, 35% dizem ter de 2 a 6 profissionais de secretariado executivo
nas organizações em que atuam e no gráfico Mundo 32% dizem ter a mesma
quantidade de profissionais. No gráfico Brasil 27% dos entrevistados dizem ter apenas
1 profissional desta área nas organizações em que atuam e no gráfico Mundo 20%
também dizem ter apenas 1 profissional de secretariado executivo.
Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam.
O décimo segundo gráfico tem o objetivo de apresentar a quantidade de
profissionais que os entrevistados já atenderam ao longo de sua carreira na área de
secretariado executivo. 35% dos entrevistados do mercado brasileiro informam que
71%
61%
39%
7%
2%2%
Mundo Pelo menos com aadministação
Pelo menos com 3departamentos
Pelo menos com 4departamentos
Todos citados napesquisa
Depende doproblema
Não entendeu apergunta
47%
24%
17%
12%
Brasil
Pelo menos com aadministação
Pelo menos com 3departamentos
Todos citados napesquisa
Pelo menos com 4departamentos
35%
27%
13%
13%
7%
5%
Brasil
2 à 6
Apenas 1
Acima de 30
7 à 11
12 à 20
20 à 30
32%
20%17%
17%
7%7%
Mundo
2 à 6
Apenas 1
Acima de 30
7 à 11
12 à 20
20 à 30
36
atenderam de 2 à 6 e 27% atenderam de 6 à 10. No mercado internacional 34%
informam que atenderam de 2 à 5 enquanto 29% atenderam de 6 à 10. Nota-se uma
errata nos formulários Brasil x Mundo onde existe uma divergência nos valores
aplicados. Por exemplo no formulário Brasil havia a opção de 2 à 6 e no formulário
mundo a opção era de 2 à 5, alterando um pouco suas proporções na contagem.
Tabela 12- Quantidade de profissionais que já atendeu ao longo da carreira
Duas questões qualitativas estavam disponíveis nos formulários distribuídos.
Elas tinham o objetivo de identificar as principais atividades que os entrevistados
exerciam no início da carreira e as principais atividades que exercem atualmente a fim
de analisar se houve alguma mudança. Foram dadas 6 opções em ambos os
formulários: atender ao telefone, agendar reuniões, reservar passagens, tirar cópias,
enviar fax e documentos em PDF e a opção outras. Notou-se que não há uma grande
mudança nos dados sendo que a maioria dos entrevistados fazem todas atividades
mencionadas na pesquisa e sempre mais algumas também relacionadas à rotina dos
executivos e gestores e à administração atuando como gestores do tempo e
otimizando as atividades dentro das organizações. Não foi possível notar nenhuma
atividade em específico que os profissionais exerciam ou exerçam de forma a ficar
destacado nos gráficos.
A partir desta fase da pesquisa começa a ficar mais evidente as respostas para
os questionamentos e objetivos citados no início do trabalho.
O décimo terceiro gráfico mostra o quão essencial os profissionais de
secretariado executivo se consideram para as organizações. No gráfico Brasil, 38%
se consideram extremamente essenciais e 36% muito essenciais enquanto apenas
6% se consideram pouco essenciais. No gráfico Mundo, 42% se consideram
34%
29%
12%
12%
8%
5%
Mundo
2 à 5
6 à 10
11 à 15
Mais de 20
16 à 20
Apenas 1
35%
27%
13%
13%
7%
5%
Brasil
2 à 6
Apenas 1
Acima de 30
7 à 11
12 à 20
20 à 30
37
extremamente essenciais e 41% muito essenciais enquanto 2% se consideram pouco
essenciais.
Tabela 13- O quão essencial os profissionais de secretariado executivo se consideram para as organizações.
O décimo quarto gráfico busca mostrar se os entrevistados acreditam ser
possível que seus chefes trabalhem sem o apoio de um profissional de secretariado
executivo. 91% dos entrevistados no mercado brasileiro dizem que não é possível
enquanto 80% dos entrevistados no mercado internacional também dizem não ser
possível.
Muitos profissionais justificaram que os chefes não poderiam exercer suas
funções sem a assistência de um profissional de secretariado executivo pois as
atividades que exercem ficariam comprometidas visto que existe uma grande
demanda de atividades rotineiras, que dizem respeito à administração de agenda,
viagens, pagamentos, etc. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, “Faço a
assessoria poupando o tempo do executivo para que ele exerça atividades
estratégicas. ” Um profissional da África do Sul diz, “Eu torno o tempo dele livre para
que possa se concentrar em atividades de alto nível, com decisões e projetos de alto
grau, enquanto eu tomo conta dos problemas do dia a dia.” E outro profissional dos
Estados Unidos diz, “O meu chefe não escreve cartas, não marca reuniões, não
mantém controle das horas que trabalhou, não compra suprimentos e não atende o
telefone. Ele atende a reuniões, mantém contatos e toma decisões. Ele precisa de
alguém quem faça todo o resto para manter a sua programação de trabalho. ”
Por outro lado, 9% dos entrevistados no Brasil e 20% dos entrevistados no
mercado internacional acreditam ser possível que o chefe trabalhe sem o apoio de um
38%
36%
20%
6%
Brasil
Extremamenteessencial
Muito essencial
Essencial
Pouco essencial
42%
41%
15%
2%
Mundo
Extremamenteessencial
Muito essencial
Essencial
Pouco essencial
38
profissional de secretariado. Justificam que isso pode ocorrer pois são independentes,
autossuficientes, ou por uma mudança nos tipos de executivos e gestores atuais. Um
dos entrevistados de Portugal diz, “Possivelmente, mas com baixa qualidade. A razão
de ter um assistente é a de retirar a maior parte das atividades administrativas, então
ele o executivo pode focar nos problemas estratégicos que dizem respeito à empresa.
” Um dos entrevistados no mercado brasileiro diz, “As empresas estão tendenciando
a deixar os executivos mais independentes, e acredito que o que justifica nossa
presença ainda é o custo da hora para tarefas mais simples, ” e outro também diz,
“Sim, acredito que qualquer pessoa tenha essa possibilidade. A questão é que o
executivo levaria muito mais tempo para descobrir os caminhos (não possui know-
how). E esse tempo seria "desperdiçado", pois a função dele é de se dedicar à
estratégia da área, e não com o suporte, cuja função é nossa. ”
Tabela 14- Acredita ser possível que o chefe exerça suas funções sem um profissional de secretariado. Justifique.
O décimo terceiro gráfico mostra a porcentagem de profissionais de
secretariado executivo que necessitam de substituto durante suas férias. Nota-se que
os resultados são bastante divergentes entre os entrevistados do mercado brasileiro
e do mercado internacional. No Brasil, 31% dizem ser muito necessário enquanto que
no mercado internacional 36% dizem o contrário, pouco necessário.
91%
9%
Brasil
Não
Sim
80%
20%
Mundo
Não
Sim
39
Tabela 15- Necessita de substituto durante as férias.
O último gráfico mostra a porcentagem de entrevistados que acreditam ou não
no fim do profissional de secretariado executivo. Nota-se que 90% dos profissionais
no mercado brasileiro não acreditam no fim da profissão e 80% dos entrevistados em
outros países também não acreditam. Apenas 10% dos profissionais no mercado
brasileiro e 20% dos entrevistados no mercado internacional, ou seja, 29 entrevistados
de um total de 96, acreditam na sua extinção.
Os motivos dos entrevistados que acreditam na extinção da profissão estão em
sua maioria relacionados à tecnologia. Muitos dizem que a tecnologia facilitou o
trabalho dos executivos e gestores, tornando tudo mais rápido e prático. “Eu creio sim,
pois esta profissão está morrendo. Por mais que leiamos que a empresa precisa e
que as assistentes façam e desfaçam, com a globalização e aparelhagens “smart”
(Iphone, tablets, etc.) e a gama de facilidades de se organizar pela internet, creio que
estamos fadadas ao extermínio, ” diz um dos entrevistados no Brasil. Um outro
entrevistado da Índia diz, “Tudo está disponível online ao estalar dos dedos. O
gerenciamento se faz bem sem assistência”. A questão do custo também foi citada.
Um dos entrevistados no Brasil diz, “Os executivos extremamente dependentes estão
em extinção, pelo alto custo em que oneram as empresas, pois a profissão de
secretária como conhecemos ficará obsoleta. Acredito que as profissionais mais
antenadas assumirão outras funções como gerenciamento do escritório, sem deixar
de lado os afazeres de uma secretária também. ”
Os entrevistados que não acreditam no fim da profissão justificam que os
executivos e gestores necessitam de secretários para fazer a gestão do tempo para
eles, otimizando tarefas rotineiras e burocráticas que demandam muito tempo ou até
mesmo filtrando aquilo que realmente é importante do que não é.
31%
29%
27%
13%
BrasilMuito necessário
Extremamentenecessário
Necessário
Pouco necessário
36%
27%
22%
15%
MundoPouco necessário
Muito necessário
Necessário
Extremamentenecessário
40
Abaixo seguem algumas das respostas da pesquisa qualitativa dadas por estes
profissionais. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, “O profissional de
secretariado soube se adaptar às mudanças do tempo e do cargo, soube acompanhar
e desenvolver atividades para oferecer cada vez mais um suporte à altura que o
executivo necessita. A secretária que exerce de fato o cargo em sua plenitude, é o
braço direito do executivo”. Um dos entrevistados dos Estados Unidos disse,
“Comunicação excelente é essencial. Intuição, extinto são também importantes. Um
robô não pode fornecer o melhor julgamento”. Entre os entrevistados brasileiros, um
citou a questão do status dizendo, “A rotina da secretária é complexa por se tratar de
afazeres que ninguém quer fazer: resolver problemas, lidar com burocracias e atender
a caprichos, entre muitas outras coisas. E para muitos executivos e gestores, ter uma
secretária, mesmo que eles não gostem necessariamente do trabalho delas, entona
status. É confortável ter alguém que pense por você, que brigue por você, que leia,
escreva e negocie por você”. Um outro entrevistado do Paquistão ressalta, “Não,
certamente não. Porque secretárias são muito convenientes nas rotinas diárias das
empresas. São o lubrificante para o funcionamento do escritório. E se você é uma
secretária empresarial, então a sua função é extremamente importante. ”
Tabela 16- Acredita ou não no fim do profissional de secretariado. Justifique.
4.2 Pesquisa exploratória voltada a executivos e gestores
Á fim de obter também a opinião de profissionais que trabalham diretamente
com o suporte de assistentes e secretários (as) executivos (as), foram encaminhadas
90%
10%
Brasil
Não
Sim
80%
20%
Mundo
Não
Sim
41
as seguintes perguntas a alguns executivos e gestores: Você, em seu cargo de
executivo ou gestor, consideraria a possibilidade de trabalhar sem o apoio de um (a)
secretário (a) ou assistente executivo (a)? Seria viável? Justifique?
Foram obtidas as respostas abaixo sendo que nenhuma delas fora alterada e,
portanto, consta nesta pesquisa em sua versão original.
FAGUNDES, Fabiana. Advogada e Sócia no Escritório Barbosa, Müssnich &
Aragão Advogados. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
[email protected] em 13 mai 2015:
Não seria viável, dado que o tempo consumido com as atividades-fim do cargo ocupado dependem fundamentalmente do apoio de um assistente que possa organizar as tarefas das atividades-meio. Se tivesse de executar sozinha ambas as atividades, fatalmente uma boa parte do tempo hoje empregado na definição de assuntos estratégicos, para os quais o executivo é contratado, seria dedicado a atividades de suporte, o que traz uma ineficiência e alto custo para a organização.
MESQUITA, Fernanda Mattar. Advogada e Sócia no Escritório Lembi Mesquita
Advogados. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
[email protected] em 13 mai 2015:
Recentemente montei um escritório de advocacia em conjunto com outra sócia e trabalhamos durante seis meses sem o apoio de secretárias ou assistente. Entendo que seja viável sim, e principalmente em casos em que a demanda de trabalho ainda é irregular, como o início de uma operação, pode representar uma economia de custos importante. A desvantagem é fazer com que o gestor acabe tendo que dividir o seu tempo com atividades que não deveriam ser o seu foco. Agora estamos com uma secretária, e bem felizes. Estamos conseguindo focar mais nas nossas atividades, com a tranquilidade que a parte administrativa está sendo bem cuidada.
MAZARÁ, Lúcia Helena. Advogada e Sócia no Escritório PKM Advogados &
Consultores. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
[email protected] em 14 mai 2015:
Não consideraria essa possibilidade. Hoje em dia como as informações chegam com uma velocidade muito rápida, a exigência de retorno e respostas aos clientes também é imensa, o tempo do profissional, no caso o meu, fica muito restrito a resolver questões ligadas diretamente ao cliente, no entanto, outros assuntos acessórios e tão importantes e relevantes como o trabalho que desenvolvo precisam de apoio e precisam ser executados, com a mesma agilidade, controle e principalmente organização. Assim é fundamental dividir essas atividades e ter o apoio de uma secretária ou assistente executivo, sem isso fica inviável prestar um bom atendimento ao cliente. Tenho para mim, que hoje a secretária ou assistente executivo, exercem atividades que vão além de simplesmente agendamentos e telefonemas, como era antigamente, hoje uma secretária ou assistente executivo, tem que se antecipar aos assuntos, tem que saber bem de informática e por vezes de outras áreas
42
como financeira e administrativa para poder de fato auxiliar o gestor no dia a dia.
SOARES, Daniela. Advogada e Sócia Escritório Barbosa, Müssnich & Aragão
Advogados. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por
[email protected] em 18 mai 2015:
Não consideraria. Acho imprescindível ter uma assistente executiva para dar conta do dia a dia corrido. Ela faz uma interface importante com as pessoas internas, os processos, etc. Cuida de coisas da vida pessoal também, que possibilita que sobre tempo para o trabalho.
43
5. Considerações finais
Os resultados mostrados através da pesquisa científica concluem por si só a
importância dos profissionais de secretariado executivo dentro das organizações no
Brasil e no mundo. Como por exemplo, 38% dos entrevistados no mercado brasileiro
disseram se considerar extremamente essenciais e 42% dos entrevistados de outros
países disseram o mesmo. Ou quando 91% dos entrevistados no Brasil e 80% dos
entrevistados no exterior disseram não ser possível que seus chefes trabalhem sem
a assessoria executiva exercida por eles.
Mas a questão que tanto poderia trazer alívio como preocupação aos
profissionais desta área, foi o ápice da pesquisa. Verificar que 90% dos entrevistados
no Brasil e 80% dos entrevistados no exterior não acreditam no fim desta profissão
que existe há tantas décadas, se tornando uma peça chave para as organizações e
para os executivos e gestores, é totalmente satisfatório.
E por isso não se pode ter certeza ao dizer que a extinção do profissional de
secretariado executivo está próxima. Executivos e gestores sempre farão parte das
diversas organizações espalhadas pelo Brasil e pelo mundo e eles necessitam de
assessoria para desempenharem suas funções de forma otimizada, focando nas
atividades estratégicas para as quais foram contratados.
Novas tecnologias podem surgir e o mercado pode exigir cada vez mais
qualificação, mas este profissional continuará sendo necessário como tantas outras
profissões. O profissional de secretariado executivo é tão necessário quanto as
empregadas domésticas que limpam as casas, tão necessário quanto pedreiros que
levantam paredes, tão necessários quanto os enfermeiros que dão apoio em hospitais,
ou os professores que se dedicam ensinando as novas gerações, os advogados que
fazem valer as leis, e os médicos que auxiliam na cura. O fato é que cada um tem a
sua importância e extinguir uma profissão não é tão simples e nem sempre benéfico
ao mundo corporativo.
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Anexo A - Termo de Autorização de Publicação
Termo de Autorização para Publicação Eletrônica em Biblioteca Digital
Na qualidade de titular dos direitos de autor da publicação, autorizo a Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS, a disponibilizar gratuitamente, sem ressarcimento dos direitos autorais, conforme permissões assinadas do documento, em meio eletrônico, na Rede Mundial de Computadores, no formato especificado¹, para fins de leitura, impressão e/ou download pela Internet, a título de divulgação da produção científica gerada pela Universidade, a partir desta data.
1. Identificação do material bibliográfico: [ ] Tese [ ] Dissertação [ ] Monografia [X] TCC (artigo)
2. Identificação do documento/autor: Título do Trabalho:
Palavra-chave: Eficiência. Gestão do Tempo. Secretariado Executivo. Autor: Luciana Medina Pereira RG: 40.485.718-8 CPF: 229.967.448-96 E-mail: [email protected] Orientador: Professora Dra. Maria Benedita de Faria Nº de páginas: 42 Data de entrega do arquivo: 16/05/2015 3. Informações de acesso ao documento: Liberação para publicação² ( X ) Total ( ) Parcial Em caso de publicação parcial, especifique o(s) arquivo(s) restrito(s): Arquivo(s) Capítulo(s). Explique:
São Caetano do Sul, 16 de maio de 2015.
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