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Nós somos a TAG Mensageria e Serviços Uma empresa criada para soluções de serviços e valores focada na terceirização ampla e integrada

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Page 1: Tag Mensageria

Nós somos a TAG Mensageria e ServiçosUma empresa criada para soluções de serviços e valores focada na terceirização ampla e integrada

Page 2: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Filial A

Filial BFilial C

Filial D

Gestor facilities

A demanda pela solicitação de serviços ocorre em

diversas unidades da corporação

O gestor de facilities disponibiliza ferramentas

adequadas para gerir as necessidades

A tomada de decisão e contração de mão-de-obra

terceirizada ocorre com base na volumetria,

sazonalidade e criticidade de cada serviço em

todo ambiente corporativo

A gestão de facilities no ambiente corporativo

Matriz

Page 3: Tag Mensageria

Central de serviçosA GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

1. Solicitação Moto-frete 2. Remessa de malote

3. Logística interna da

correspondência

Controle do portador fixo,

esporádico, limite das unidades e

centro de custo

Rastreabilidade e confirmação de entrega entre

as unidades da empresa utilizando leitores de

código de barras.

Manual de operações, controle por

caixa de correspondência,

departamento, andar e tipo de

documento.

4. Solicitação TaxiRegistro de solicitações,

adiantamentos e rateio por centro

de custo

5. Sala reuniãoAgendamento de salas de reunião

em todas as unidades da empresa

remotamente.

6. Gestão contratosGerenciamento do ciclo de vida

de contratos. Aditamentos,

SLAs, reajustes, prestadores...

7. ManutençãoElevadores, extintores, brigada

de incêndio, CIPA e

manutenção predial

Central de serviços

Page 4: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Moto-frete e courrier

Central de serviços

Page 5: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios do segmento de moto-frete

1. Logística mal programada. Percurso desordenado

ocasionam atraso nas entregas.

2. Extravio de documentos e falta de controle do

agendamento das entregas.

3. Gerenciamento ineficaz para mensurar custo

efetivo do serviço em ambiente distribuído.

Page 6: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão dos serviços de moto-frete

A área de facilities (serviços) de uma corporação deve atender a demanda de solicitações em suas unidades, otimizando

recursos, prestando serviço de qualidade e com baixo custo.

- Estabelecer limite para solicitações – controle impeditivo

Operação moto-frete

Parceiros

Prestador Condutor

Matriz Clientes

Por expedição

Por centro de custo

Por unidade (estabelecimento)

- Totalizadores para quantidade de solicitações

- Detalhamento de cada registro de ordem de serviço

Filial

Principais necessidades das empresas:

- Mensurar o custo para o tipo de serviço contratado

Tempo da entrega (hora)

Quilometro rodado (viagens)

Contrato Mensal

PAP – Ponto a ponto

Entregador fixo na unidade

Contrato esporádico (solicitação avulsa)

Page 7: Tag Mensageria

Fluxograma básico - operacional

Colaborador

solicita a

coleta / entrega

Expedição

prepara itinerário

e gera Ordem de

Serviço

Impressão da

Ordem de

Serviço

Realiza Coleta

/ Entrega

Devolve OS na

Expedição para

finalizar

atendimento

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão dos serviços de moto-frete

Contrato

Colaborador

solicita a

coleta / entrega

Empresa moto

frete prepara

itinerário e gera

Ordem de

Serviço

Impressão da

Ordem de

Serviço

Realiza Entrega.

Se necessário

realiza coleta

Unidade do cliente

Devolve OS na

empresa de

moto frete para

finalizar

atendimento

Entregador fixo

na Unidade

EsporádicoEntregador na Empresa

de moto frete

Dispara e-mail

para empresa

moto frete,

expedição e

solicitante

Page 8: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Mapeamento dos bairros (pontos) em todas as

Subprefeitura e Distritos de grandes capitais

PAP – Ponto a ponto

Gestão dos serviços de moto-frete

Page 9: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão dos serviços de moto-frete

Impressão ordem de serviço com código de barras

Page 10: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão dos serviços de moto-frete

Rotas de entrega com o google maps e consulta trânsito

Page 11: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Remessa de malote

Central de serviços

Page 12: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios do controle da remessa de malotes

1. Confiabilidade nas quantidades, tipos de objetos

transportados e controle da numeração do lacre

2. Ligações desnecessárias para obter informações

sobre a remessa de itens.

3. Falta de agilidade na conferência dos itens da

remessa e logística interna de distribuição

Page 13: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Unidade A Unidade B

Gestão da remessa de malotes

- Protocolos confiáveis registrados com código de barras.

- Identificar todos os itens que compõe a remessa, antes mesmo que ele chegue ao seu destino final.

-Recebimento e conferência dos itens da remessa com leitor de código de barras.

- Registro de ocorrências (irregularidades) e controle de lacre.

- Cumprimento dos prazos de entrega e avaliação do prestador de serviço

A área de facilities deve prover mecanismos que permitam a rastreabilidade (em cada etapa do processo de remessa) dos

diversos itens transportados, tornando ágil e seguro o envio e o recebimento dos documentos.

Principais necessidades das empresas:

Prestador de serviço

Percurso

Page 14: Tag Mensageria

Fluxograma básico - operacional

Filial

Matriz

Saída de correspondência

Colaborador

registra

correspondência

no sistema

Mensageiro

coleta no

departamento

Expedição

separa

correspondência

Expedição

prepara e libera

remessa de

malote

Prestador retira

malote para

transporte

Entrada de correspondência

Prestador

entrega malote

no destino

Expedição

confere itens da

remessa e

registra entrada

Expedição

separa

correspondência

Mensageiro

entrega no

departamento

Colaborador

confirma o

recebimento da

correspondência

Gestão da remessa de malotes

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Page 15: Tag Mensageria

Obtendo mais visibilidade para os itens transportados

Gestão da remessa de malotes

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Page 16: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Envelope vai-vem com código de barras entre filiais ou empresas do grupo

Gestão da remessa de malotes

Código de barra com numeração controlada por REMESSA.

Seqüencial impresso pela gráfica

Código de barra com numeração controlada por ENVELOPE.

Seqüencial impresso pela gráfica

Page 17: Tag Mensageria

Agilidade e confiabilidade na separação e conferência da remessa

Gestão da remessa de malotes

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Page 18: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Gestão de correspondência

Central de serviços

Page 19: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios da gestão de correspondência

1. Extravio e perda de documentos. Confirmação de

recebimento pelo destinatário ineficaz

2. Cumprimento dos prazos de entrega para

distribuição interna de documentos.

3. Mensurar a volumetria operacional.

4. Padronização das atividades com a confecção do

manual de operações.

Page 20: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão de correspondência

A área de facilities deve prover mecanismos que permitam a rastreabilidade (em cada etapa do processo de

remessa) da entrega dos documentos aos seus destinatários, tornando ágil e confiável a confirmação das entregas.

Principais necessidades das empresas:

- Protocolos confiáveis registrados com código de barras.

- Relatórios por departamento/andar para auxiliar a separação e triagem na entrega ao destinatário.

- Cumprimento dos prazos de entrega e avaliação do prestador de serviço

- Garantia da confirmação de recebimento pelo destinatário

Page 21: Tag Mensageria

Saída

Entrada

Expedição

confere itens da

remessa e

registra entrada

Expedição

separa

correspondência

Mensageiro

entrega no

departamento

Colaborador

confirma o

recebimento da

correspondência

Colaborador

registra

correspondência

no sistema

Mensageiro

coleta no

departamento

Expedição

separa

correspondência

Expedição

prepara e libera

remessa de

malote

Gestão de correspondência

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Outra Unidade

Outra Unidade

Moto Frete

Moto Frete

Page 22: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Localização e triagem dos vários itens que circulam na expedição

Gestão de correspondência

• Definir prioridades

• Encaminhamento ao destinatário

• Distribuição interna programada

• Organização dos documentos

Carta simples, Sedex ,Sedex10, PAC, etc...

Page 23: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Emissão de etiquetas e controle de código de barras

Gestão de correspondência

Page 24: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Tablet para confirmação do recebimento de correspondências

Registro da confirmação de recebimento

através de tablet.

Controle por senha de usuário ou assinatura do

destinatário.

Gestão de correspondência

Page 25: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Solicitação de taxi

Central de serviços

Page 26: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios do controle de taxi

1. Controle do reembolso, segmentação por centro

de custo e aprovação dos gestores

2. Controle de recibos, veículos e percurso.

3. Realização do agendamento de solicitação entre

unidades da corporação.

Page 27: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão de Taxi

Fica sob a responsabilidade da área de facilities tornar o processo de solicitação de taxi simples, permitindo aos

colaboradores visitar clientes e outras unidades da empresa, recebendo aprovação do gestor e o reembolso das

despesas de forma dinâmica.

Principais necessidades das empresas:

- Registrar o agendamento e a solicitação de taxi em todas as unidades da empresa.

- Controlar a aprovação dos gestores.

- Arquivar recibos e efetuar reembolsos integrando processos administrativos e financeiros

Colaborador

registra solicitação

no sistema

Aprovação do

gestor da área

Solicitação de taxi

em andamento

Entrega do recibo

na expedição

Reembolso de

despesas efetuado

Dispara e-mail

para Taxista,

expedição e

solicitante

Expedição Prepara

Itinerário e Imprimi

Ordem de Serviço

Page 28: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Agendamento sala de reunião

Central de serviços

Page 29: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios do agendamento de salas de reunião

1. Confiabilidade na confirmação do agendamento e

indisponibilidade de recursos (equipamentos)

2. Colaboradores não tem acesso aos agendamentos,

tornando inflexível o remanejamento de locais

3. Não permitir a interação entre local de

agendamento e participantes de forma ágil

Page 30: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão do agendamento de salas de reunião

A área de facilities tornar deve permitir que o agendamento de salas de reunião, o convite de participantes e ferramentas

de colaboração (Microsoft Outlook) ocorram de maneira transparente e permitam total flexibilidade para mudanças.

Principais necessidades das empresas:

- Consulta e registrar o agendamento de salas de reunião em todas as unidades da empresa.

- Divulgar recursos e disponibilidade a todos os colaboradores da empresa.

- Integrar em um único ambiente a agenda, os participantes e a confirmação do evento utilizando o

Microsoft Outlook

Page 31: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Gestão de contratos

Central de serviços

Page 32: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios da gestão de contratos

1. Definir papeis para gestor de contratos e de

contratações em cada etapa do processo.

2. Gerenciar modalidades de contratação, tipo de

certame e critérios de julgamento (eleição)

3. Aderir aos níveis de maturidade dos processos,

níveis de serviço (SLA) e indicadores de desempenho

Page 33: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão de contratos

A gestão do ciclo e vida dos contratos deve prever relações comerciais, vigência contratual, obrigações explícitas e

implícitas, definir todas as etapas de contratação e classificação de contratos de forma transparente e de fácil acesso e

gerenciamento.

Principais necessidades das empresas:

- Definir conceitualmente o ciclo de vida dos contratos.

- Obter informações, avaliações e indicadores dos contratos vigentes.

Etapas e processos do ciclo de vida dos contratos

Page 34: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Central de serviços

Controle de manutenção

Central de serviços

Page 35: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Desafios do controle da manutenção

1. Falta de controle e gerenciamento da manutenção

preventiva.

2. Tempo entre a solicitação e a execução da

manutenção corretiva incompatível com necessidade.

3. Avaliação de fornecedores e cumprimento de

prazos ineficaz.

Page 36: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão do controle de manutenção

A área de facilities deve prover mecanismos para que o gerenciamento de manutenções preventivas e corretivas seja

realizado objetivando evitar desperdícios e indisponibilidade de recursos no ambiente corporativo.

Principais necessidades das empresas:

- Registrar solicitações de manutenções corretivas em todas as unidades da empresa.

- Definir claramente papéis, atividades e responsáveis em cada área de manutenção.

- Avaliar o prestador de serviço, legislação vigente e reduzir custos.

Page 37: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

1- Registro de informações descentralizado (cada

unidade/estabelecimento possui uma planilha)

2- Gerenciamento de solicitações confuso e impreciso

3- Administração ineficaz para mensurar o custo efetivo dos

serviços, sazonalidade e a volumetria da operação.

Dificuldades da área de serviços sem as

ferramentas adequadas

Page 38: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Como podemos ajudar?

Temos a oferta mais completa do mercado.

Somos a única empresa que fornece ferramentas para operação e

fiscalização da mão-de-obra própria ou contratada.

Entendemos e temos soluções para hoje e com olho no futuro!Tecnologia CLOUD COMPUTING. Um sistema de fácil manuseio e acessado via internet,

dispensando configurações dos computadores da sua empresa.

Gerenciamento de toda área de serviços em um único aplicativo.

Foco no gestor de facilities. Relatórios operacionais e informações gerenciais auxiliando a

tomada de decisões.

Page 39: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Estrutura corporativa

Controle da Central de serviços organizada de acordo com a estrutura corporativa .

Volumetria e relatórios por estabelecimento, empresa, centro de custo e unidade.

Nossa solução

Page 40: Tag Mensageria

Filial Filial

Filial

FilialFilial

Matriz010110101001010

VPN

Internet

Equipe

SistemaDados RH

Equipe

Segurança

Equipe

Segurança

Equipe

SistemaSoftware Gestão de

Correspondência e malotes

Solução ahera

1 Sistema Layout para troca de dados (extração dados e periodicidade)- Conceituar, aprovar, implementar, testar, homologar.

Segurança Regras e aplicações (Firewall, VPN e certificado digital )- Conceituar, aprovar, implementar, testar, homologar.

Compras Aquisição de equipamentos e suprimentos- Impressora térmica, leitor de código de barras, envelope vai-vem e etiquetas.

Mensageria Treinamento software (Matriz)- Registro de correspondência e remessa de malotes

Mensageria Parametrização do software (Matriz)- Perfil de acesso, conta de usuário, estabelecimento, departamento, centro custo, expedição, etc.

Colaboradores Treinamento software (Matriz e Filiais)- Registro de correspondência na intranet.

2

3

4

5

6

11 11 22

3 4

5 6

6 6

6

66

1

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Page 41: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Integração de dados e VPN

- Site correios (rastreabilidade e CEPs)

- Cadastro de colaboradores do cliente

Nossa solução

Page 42: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Nossa solução

Page 43: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Relatórios analíticos sintéticos e gráficos

Nossa solução

Page 44: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Criação do manual Operacional de Serviços.

O que é?

É um passo a passo das atividades do setor, com a proposta de soluções que estabelecem

procedimentos padronizados de controles, registros e rotineiros, com a utilização de ferramentas já

testadas e que possibilitam resultados rápidos e seguros.

Identificamos os pontos aonde há falhas no fluxo das correspondências, tais como extravios, falhas,

atrasos e trabalhamos a regularização.

Após a implantação da operação, confeccionamos o Manual Operacional, seguindo o passo a passo

dos serviços executados.

Nossa solução

Page 45: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Indicador Antes Depois

Número de estabelecimentos analisados (período 30 dias) - 1

Número de resmas de sulfite (impressão protocolos) 5 1

Número de entregas por dia (Distribuição Interna) 2 4

Número de colaboradores - efetivo operacional 9 6

Custo operacional (serviço mão-de-obra) R$ 26.955 R$ 17.970

Número de perdas/extravio - correspondências 12 0

Número de ligações para expedição (rastreabilidade) 88 11

Número de registro ocorrências (Entrada/Saída) Inexistente 79

KPIs (Indicadores desempenho) Inexistente 98%

SLAs (entregas no prazo) Inexistente 99%

Volumetria mensal (Entrada correspondência) Inexistente/Manual 18.622

Volumetria mensal (Saída correspondência) Inexistente/Manual 13.289

Controle de lacre malotes Ineficaz Impeditivo

Controle de rastreabilidade (Entrada/Saída) Inexistente/Manual Por colaborador

Manual de operações da expedição / facilities Inexistente Publicado/intranet

Área para arquivamento protocolos Sala 5 x 4,5 Inexistente

Consulta cadastro de colaboradores Desatualizado Integrado (OnLine)

Segmentação da operação por centro de custo/departamento Inexistente/Manual Relatórios sintéticos

Custo correios Sem estimativa Relatórios analíticos

Indicadores de desempenho - KPIs

Nossa solução

Page 46: Tag Mensageria

A GESTÃO DE FACILITIES DA SUA EMPRESA

Gestão focada nos melhores resultados- Melhoria no processo de correspondência- Mapeamento e triagem da sua correspondência - Identificação da melhor forma para o postagem de documentos e correspondências

Redução de custos- Aumento da produtividade- Propor soluções inteligentes para contratação de franquias- Redução de mão de obra contratada- Redução do uso do papel (impressão de protocolos)- Diminuição do custo com postagens