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UM ESTUDO DE CASO DE GESTO DE PORTFOLIO DE PROJETOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

Renato de Oliveira MoraesFaculdade de Economia e Administrao da Universidade de So Paulo, Rua Pe. Benedito Maria Cardoso, Bl. f-10, apto. 404, CEP 03169-060, So Paulo, SP, e-mail: renato.moraes@perceptron.com.br

Fernando Jos Barbin LaurindoDepartamento de Engenharia de Produo da Escola Politcnica da Universidade de So Paulo, Av. Prof. Almeida Prado, 128, Tr. 2 Binio, 2 andar, CEP 05508-900, So Paulo, SP, e-mail: fjblau@usp.br

v.10, n.3, p.311-328, dez. 2003 Resumo

Recebido em 1/7/2003 Aceito em 25/11/2003

O papel da tecnologia da informao (TI) nas organizaes pode variar de simples suporte administrativo at uma situao estratgica, em que ocupa posio hierrquica superior em organizaes que disputam mercados em crescente competio. Por outro lado, ainda h discusso sobre as dificuldades de se obterem evidncias do retorno dos investimentos feitos em TI. Embora haja diferentes explicaes para esse fato, h certo consenso sobre o significativo crescimento dos investimentos em TI na ltima dcada. As decises sobre quais projetos de TI devem ser implementados so, freqentemente, determinantes do desempenho empresarial e so capazes no somente de mudar o posicionamento estratgico das organizaes, mas tambm podem modificar a estrutura de competio do setor como um todo. Este artigo procura analisar, por meio de um estudo de caso, a seleo de projetos de TI segundo uma abordagem de gesto de portfolio, considerando os diferentes tipos de projetos, os impactos desses projetos nos fatores crticos de sucesso da empresa, os custos do projeto, bem como os riscos associados. Contempla, portanto, aspectos de eficincia (uso de recursos) e eficcia (obteno de resultados positivos para a organizao). Palavras-chave: tecnologia da informao, gesto de portfolio de projetos, avaliao ex ante.

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Moraes & Laurindo Um Estudo de Caso de Gesto de Portfolio de Projetos de Tecnologia da Informao

1. Introduopapel da tecnologia da informao (TI) nas organizaes pode variar de simples suporte administrativo at uma posio estratgica (Henderson & Venkatraman, 1993; Mcfarlan, 1984). A funo estratgica da TI tem ocupado posio destacada em organizaes lderes que disputam mercados em crescente competio (Porter, 2001). Dois pontos bsicos podem ser usados para compreend-la: obteno de vantagem competitiva na cadeia de valor e aumento de competncias essenciais (Porter & Millar, 1985; Duhan et al., 2001). Por outro lado, embora haja certo consenso sobre o significativo crescimento dos investimentos em TI na ltima dcada, permanece uma importante discusso sobre as dificuldades de obter evidncias do retorno dos investimentos feitos em TI, tanto no mbito da empresa individual como no agregado da economia. Essa discusso tem sido chamada de paradoxo da produtividade (Strassman, 1990; Brynjolfsson, 1993). Contudo, deve-se destacar que um nmero crescente de diferentes explicaes para esse fato tem sido publicado na literatura acadmica (Stratopoulos & Dehning, 2000; Brynjolfsson & Hitt, 1998). As decises sobre quais projetos de sistemas de informao (SI) devem ser implementados so, freqentemente, determinantes do desempenho empresarial e so capazes no somente de mudar o posicionamento estratgico das organizaes, mas tambm podem modificar a estrutura de competio do setor como um todo, como aconteceu nos setores financeiro e de transporte areo (McFarlan, 1984; Laurindo, 2002). Entretanto, a avaliao da eficincia dos projetos de TI (em relao a prazos, custos e qualidade) ainda uma questo problemtica, por conta da incerteza e da complexidade inerentes a esse tipo de projeto. Atingir as metas de eficincia dos projetos envolve uma srie de trade-offs entre seus escopos e os recursos disponveis. Assim, os gerentes de projeto de TI utilizam um conjunto de conceitos, ferramentas e tcnicas para melhorar o desempenho dos projetos, bem

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como a eficcia e a eficincia organizacional (Carvalho et al., 2003; Laurindo et al., 2003). Este artigo visa a investigar a gesto de portfolio de projetos de TI, considerando a ligao desses projetos com os objetivos estratgicos da organizao, os riscos associados e a utilizao dos recursos. O impacto estratgico das aplicaes de TI e seus efeitos na organizao e na indstria foram analisados por McFarlan (1984), por meio do Grid Estratgico, que permite visualizar a relao entre a estratgia de TI e a estratgia da organizao. McFarlan (1981) tambm analisou a seleo de projetos de novas aplicaes da TI, considerando os riscos associados a cada projeto e tambm os riscos da carteira de projetos. Jiang & Klein (1999a) estudaram a seleo de tais projetos considerando empresas classificadas nas diferentes possibilidades do Grid Estratgico. Para investigar esses conceitos, a abordagem metodolgica adotada para o desenvolvimento da pesquisa tratada neste artigo foi a de estudo de caso (Yin, 1991; Claver et al., 2000). A base terica engloba conceitos de gesto de portfolio de projetos (em especial os de TI McFarlan, 1981), fatores crticos de sucesso (Rockart, 1979), impacto estratgico da TI (McFarlan, 1984), e tipologias de aplicaes de TI (Farbey et al., 1995) e a questo dos riscos em projetos (Archibald, 1976; Jiang et al., 1996; Jiang & Klein, 1999b). Os resultados iniciais indicaram a necessidade de ferramentas que facilitassem o entendimento e a disseminao da gesto do portfolio de projetos. Este artigo pretende contribuir com uma abordagem ampla e sistemtica de seleo de projetos de TI, trazendo novos pontos e alternativas para a discusso dessa questo, de importncia crescente na competitividade das organizaes.

2. Fundamentos tericosA reviso terica tem incio com uma viso do papel dos projetos de TI nas estratgias das organizaes (Rockart, 1979; McFarlan, 1984; Farbey et al., 1995) e segue com a seleo de

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projetos (em especial os de TI McFarlan, 1981) e a considerao dos riscos associados que afetam a probabilidade de sucesso (Archibald, 1976; Jiang et al., 1996; Jiang & Klein, 1999b). Tambm discutida a influncia da situao dos projetos em andamento (Cleland & Ireland, 2002; Maximiano, 1997) sobre a seleo de novos projetos, j que eles concorrem pelos mesmos recursos. E, por fim, h a questo do acompanhamento dos projetos em andamento (Archibald, 1976; Farid & Karshenas, 1988; Dinsmore, 1992; Moraes, 1999). 2.1 Projetos de tecnologia da informao e estratgia Nos primeiros estgios de uso de computadores nas empresas, a capacidade limitada de hardware e software restringia de forma bastante intensa as possibilidades de aplicaes da TI. Assim, apenas aplicaes mais estruturadas e menos complexas podiam ser implementadas, como, por exemplo, folha de pagamento, controle de estoque e contas a pagar. Com o desenvolvimento tecnolgico, o leque de possibilidades foi ampliado e uma gama de novas alternativas de aplicaes de TI tornouse possvel. Desse modo, gerou-se um aumento da incerteza acerca da deciso sobre a seleo dos projetos a serem desenvolvidos e implementados (Laurindo et al., 2001). Uma das primeiras propostas para o problema de seleo e priorizao de projetos de TI foi o mtodo dos Fatores Crticos de Sucesso (FCS), proposto por Rockart (1979). Esse mtodo, que ainda amplamente utilizado, foca, principalmente, os sistemas de informao gerenciais e executivos, e baseado na definio, por parte dos altos executivos, das atuais necessidades representadas pelos FCS. Rockart (1979) define FCS como as reas onde um resultado satisfatrio garante o sucesso do desempenho competitivo da organizao. O autor afirma que os principais FCS podem ser identificados na estrutura do setor, na estratgia competitiva, na posio da indstria, na localizao geogrfica e nos fatores ambientais e temporais. Embora tenha sido concebido primariamente para definio de sistemas de

informao, esse mtodo apresenta importante impacto nas prticas gerenciais e de planejamento estratgico. comum definir FCS para diferentes funes da empresa, como FCS de marketing, de manufatura, de projeto, dentre outros. Porter (1979, 1996) destacou a importncia do posicionamento da empresa em sua indstria, de forma a obter vantagens competitivas sustentveis por meio da escolha de uma das trs possveis estratgias genricas: liderana em custos, diferenciao e foco. Para esse autor, a competitividade de uma indstria resulta da ao de cinco foras: clientes, fornecedores, produtos substitutos, novos entrantes e a rivalidade entre os competidores atuais. Quanto mais intensas forem essas foras, maior a concorrncia entre as empresas de uma indstria e, por conseguinte, menor o potencial de lucratividade. McFarlan (1981) analisou a seleo de projetos de novas aplicaes de TI considerando os riscos associados a cada projeto e tambm os riscos da carteira (portfolio) de projetos. Esses riscos incluem custo, prazo, desempenho tcnico, superestimao dos benefcios dos SI e incompatibilidade de hardware e/ou software com o SI. O mesmo McFarlan (1984) props o Grid Estratgico, que permite visualizar a relao entre estratgia de TI (atual) e carteira de aplicaes (futuro), definindo quatro regies, cada qual representando um possvel papel para a TI dentro da organizao: Suporte, Fbrica, Transformao e Estratgico (Figura 1):

Suporte: as aplicaes presentes e futuras de TI tm pouca influncia na estratgia da organizao. Fbrica: as aplicaes da TI so importantes para o sucesso da operao da empresa, mas no h nenhuma aplicao estratgica planejada para o futuro. Transformao: a TI est saindo de uma situao de baixa importncia (regio de Suporte) para assumir um papel de importncia estratgica na organizao, em face das novas aplicaes de TI planejadas para ser implementadas no futuro prximo.

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