solicitação de viagens

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Neste slide apresentamos um caso de sucesso da ferramenta Supravizio aplicado a um processo para solicitação e acerto financeiro de viagens.

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  • 1. Software paragerenciamento deprocessos de negcioEstudo de caso:Processo parasolicitao deviagens

2. Sobre o cliente Empresa de engenharia que atua na construode data centers e projetos de cabeamento derede Possui clientes em diversas cidades do pas Principais clientes:Petrobras, Usiminas, Vale, Fiat, Votorantim eIveco. 3. Controle de Viagens: cenrio inicial Engenheiros e operrios precisavam se deslocar atobras e projetos O deslocamento ocorria por via area ou rodoviria Dependendo da obra o viajante era hospedado emhotel ou alojamento O viajante solicitava adiantamento para pagamentode despesas Aps a viagem o usurio do servio deveria realizar oacerto Todas as solicitaes eram feitas por email e papel 4. Controle de Viagens: cenrio inicial 5. Soluo proposta Todas as solicitaes seriam feitas por um sistemacom interface web disponibilizado na intranet daempresa e tambm na internet (para acesso nasobras) Somente pessoas com o cargo supervisor poderiamrealizar solicitaes de viagens O sistema deveria controlar o recebimento doscomprovantes e solicitar aprovao do superiorimediato do solicitante. 6. A solicitaoPara solicitar umaviagem o supervisorde obra ou um dosgerentes utiliza umsite disponvel naintranet e tambmna internetNo site existe umformulrio com todosos campos parasolicitao daviagem, incluindovalor doadiantamento ecentro de custo. 7. A autorizaoAssim que osupervisor conclui asolicitao enviadoum email para ogerente imediatosolicitandoaprovao.Ao clicar no email exibida uma pginade aprovao. Nestemomento o gestordo solicitantevisualiza os dados edecide se aprova oureprova. 8. Hotel e passagensAps a aprovao a solicitao segue para a equipe de apoio para reserva de hotele passagens areas. O usurio de apoio administrativo visualiza a solicitao emuma tela do Supravizio semelhante ao Outlook. 9. Hotel e passagensAps a aprovao a solicitao segue para a equipe de apoio para reserva de hotele passagens areas. O usurio de apoio administrativo visualiza a solicitao emuma tela do Supravizio semelhante ao Outlook. 10. Hotel e passagensNo painel inferior ousurio de apoioadministrativoidentifica a tarefacorrente noprocesso e suaresponsabilidade Todos os campos da solicitao esto visveis para o solucionador. 11. Hotel e passagensO usurio deapoioadministrativo faza reserva de hotele/ou passagensareas.Comprovantesso anexaos nasolicitao epodem servisualizados pelocliente nosistema web 12. Hotel e passagensAps realizar a reserva do hotel e/ou passagens areas o usurio clica no botoAvanar para seguir para a prxima atividade prevista no processo.Neste momento a solicitao encaminhada para o financeiro, que responsvelpelo adiantamento. 13. Hotel e passagensAps realizar a reserva do hotel e/ou passagens areas o usurio clica no botoAvanar para seguir para a prxima atividade prevista no processo.Neste momento a solicitao encaminhada para o financeiro, que responsvelpelo adiantamento. 14. AdiantamentoO usurio dosetor financeirovisualiza asolicitao deadiantamento etransfere o valor.O comprovante anexado nasolicitao evisvel para osolicitante nosistema web. 15. Informaes disponveis para o solicitanteUtilizando o sistemaweb o solicitanteacompanha o seuprocesso.Neste ponto ele jconsegue visualizarcomprovantes dereservas e dedepsito relativo aoadiantamento. 16. Acerto aps viagemNa data prevista de retorno o sistema envia um email para o solicitanterequisitando o envio de comprovantes para acerto.Neste mesmomomento o usuriodo setor financeirorecebe novamente asolicitao de viagempara realizao deacerto. 17. Validao do acertoO acerto feito pela rea financeira repassado para o gerente do solicitante quevalida as despesas informadas e documentadas.Se o gerente reprovaro acerto ento oprocesso retornapara o financeiro querealiza o ajuste eenvia novamentepara aprovao. 18. Fluxo executadoTodas as informaes de tempo de execuo, responsabilidade e aprovaes soregistradas e visveis de forma grfica. Solucionadores envolvidos e respectivoscoordenadores podem consultar o fluxo executado e visualizar todos estesdetalhes. 19. Pesquisa de satisfaoAo trmino doprocesso o solicitanteresponde umquestionrio avaliandoa qualidade do servioprestado. 20. Principais resultados Substituio de solicitaes em papel ou por email por formulrio eletrnico com autorizao. A nova solicitao s enviada para o apoio administrativo aps aprovao pelo gerente. 21. Principais resultadosUtilizando as respostas da pesquisa de satisfao foi possvel medir a qualidadedo atendimento das solicitantes de viagens. 22. Principais resultadosO registro de despesas permitiu rastrear custos de projetos.Os tempos de execuo das tarefas so registrados permitindo avaliar odesempenho de cada solucionador envolvido. 23. Contato para mais informaes:Wallace Oliveira11 5087 8899wallace@venki.com.brVisite o site do produto:www.supravizio.com

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