[slides] gestão de projetos (2015: 2º semestre)

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com

2° Semestre de 2015

SIN-NA7

SLIDES DAS AULAS

TÓPICOS ABORDADOS LINK

Definição de projeto e gestão de projetos. Motivação para se preocupar com gestão de projetos. Checklist.

Acesse

Alguns termos relacionados com gestão de projetos (premissas, restrições, escopo, sponsor, stakeholders etc.)

Acesse

Ciclo de vida do projeto. Acesse

Como nascem os projetos? Acesse

Análise da viabilidade do projeto. Projeto, programas e portfólio.Estrutura organizacional versus estrutura do projeto.

Acesse

Iniciação Acesse

Planejamento Acesse

Execução Acesse

Monitoramento Acesse

Encerramento Acesse

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com23/09/2015


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Definições Iniciais

Crédito da imagem: http://www.facebook.com/photo.php?fbid=424563520952367&set=a.347319838676736.79657.132002326875156&type=1&theater

Definição do Dicionário Houaiss:

“ideia, desejo, intenção de fazer ou realizar (algo), no futuro; plano”

Definição do PMBOK, 5ª edição:

Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

Algumas características de um projeto:

Metas e objetivos definidos

Início e fim definidos

São únicos (é improvável que você realize dois projetos exatamente iguais)

Entregas (conforme requisitos)

Possui premissas, restrições, partes interessadas (stakeholders) e patrocinador (sponsor)

Exemplos:

Organização de uma festa de casamento

Desenvolvimento de um software

Implementação de um ERP

Construção de uma casa

Compra de um carro

Viagem

Trabalho de Conclusão do Curso

Palavras-chave: Gestão e Gerir Gestão:

“ato ou efeito de gerir; administração, gerência”

Fonte: Dicionário Houaiss

Gerir:

“exercer gerência sobre; administrar, dirigir, gerenciar”


Administrar, dirigir e ter controle sobre o projeto


A aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

Motivação

Talvez em sua empresa exista o “herói” comum quando não cuidamos do

gerenciamento de projetos...

Está sempre sob pressão Nunca tira férias Anda sempre estressado Nunca tem tempo para os amigos Nunca se diverte Sempre tem que trabalhar 24 horas direto Até consegue terminar o projeto, mas...

Mas há um problema!

Para não ficarmos somente na percepção!

Os números apresentados nos próximos slides são baseados na edição 2013 do Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Realizado por capítulos nacionais e internacionais do PMI Disponível para download gratuito no endereço

www.pmsurvey.org

Setor considerado: Tecnologia da Informação Não é possível filtrar por tipo de projeto (por exemplo:

“Projetos de desenvolvimento de software” ou “Projetos de Infraestrutura de TI”)

3%

69%

26%

2%

Sempre

Na maioria das vezes

Poucas vezes

Nunca

Pode ser que a maioria das pessoas que responderam a pesquisa sejam os gerentes dos projetos

A definição de sempre, na maioria das vezes, poucas vezes e nunca varia de pessoa para pessoa

Comunicação Escopo não definido adequadamente Mudanças de escopo constantes Estimativas incorretas Gestão de riscos Limitação de recursos Papéis e responsabilidades não definidos Entre outros...

Comunicação Escopo não definido adequadamente Mudanças de escopo constantes Estimativas incorretas Gestão de riscos Limitação de recursos Papéis e responsabilidades não definidos Entre outros...

Somente 1% das organizações

informaram “não temos

problemas em nossos projetos”

Gerente de Projeto

Agora, a principal motivação para nos preocuparmos com o Gerenciamento de Projetos:

Enfrentamos problemas com prazo, custo, qualidade, escopo, satisfação do cliente etc.?

E na minha empresa, como funcionam os

projetos?

Legal! Entendi que é importante se preocupar com a forma como os

projetos serão gerenciados...

Mas... Como um projeto deve

ser gerenciado?

Análise da Atividade

Como o projeto ainda não começou, vocês fizeram tudo que acreditaram ser correto dentro do gerenciamento...

Buscando garantir o sucesso do projetoPodemos executar os projetos,

considerando o planejamento de

vocês?

Como o projeto ainda não começou, vocês fizeram tudo que acreditaram ser correto dentro do gerenciamento...

Buscando garantir o sucesso do projetoSUCESSO

GARANTIDO?

Quanto mais conheço sobre o assunto, mais detalhes posso fornecer sobre como realizar o projeto:

Quantos itens importantes você deixou de observar na sua primeira troca de carro ou em sua primeira viagem (nacional ou internacional)?

Em pequenos projetos (pessoais ou

corporativos), procure criar – no

mínimo – um checklist com itens

importantes que devem ser observados

Reflexão...

A realização da viagem, a troca do carro, a realização da festa ou a aquisição do imóvel podem ser considerados como o encerramentodo projeto?

Alcançar a razão de existir (ou, o objetivo) do projeto não quer dizer que

ele terminou!

No encerramento é importante avaliar...

TUDO ocorreu conforme o planejado?


Quais aprendizados podemos obter com o projeto? (foram tantas dificuldades para chegar até aqui...)

Quais erros não devem ser cometidos no próximo projet0? (quais lições você vai compartilhar com os seus amigos?)

Devo atualizar o meu checklist?


Reconhecer quem fez a diferença!

O ritual de encerramento do projeto é importante para comemorarmos o sucesso alcançado e refletirmos sobre os erroscometidos

Identificar as verdadeiras melhores práticas e compartilhar as lições aprendidas

Como foi o encerramento dos projetos que você participou recentemente?

O ritual de encerramento do projeto é importante para comemorarmos o sucesso alcançado e refletirmos sobre os erroscometidos

Identificar as verdadeiras melhores práticas e compartilhar as lições aprendidas

Falaremos mais sobre o Encerramento do Projeto nas

próximas aulas



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De acordo com o PMBOK, ISO 21500 e Dicionário Houais

“gama ou limite de operações”


Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto

Fonte: PMBOK, 5ª Edição

Precisamos entender o que é o

escopo do produto e o escopo do

projeto, e saber diferenciá-los!

Escopo do projeto:

DocumentaçãoGestão da Mudança

Treinamento da Equipe

Sistema

Projeto

Escopo do projeto:

Escopo do produto:



Sistema

Sistema

Cadastro RelatóriosControle

de AcessoBanco de

DadosParametri

zações

Projeto

São fatores que, para fins de planejamento, são considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Exemplos:

O projeto será realizado no ambiente do cliente.

A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

O projeto atenderá todos os parâmetros de custo, prazo e qualidade.

O TCC será finalizado sem mudanças de membros do grupo.

Exemplos:






É responsabilidade do gerente de

projeto monitorar se as premissas

continuam verdadeiras durante a

execução

Exemplos:






Não esqueça que talvez o seu projeto

dependa de alguma premissa para dar

certo

Limitação ou imposição de limite

A limitação pode ser imposta pelo seu cliente, estar relacionada com a tecnologia utilizada ou com questões regulamentares

Seu projeto precisa ser realizado dentro das restrições existentes

Exemplos:

O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

O custo do projeto não pode ultrapassar R$ 500.000

Exemplos:


O custo do projeto não pode ultrapassar R$ 500.000É responsabilidade do gerente de

projeto monitorar se as restrições serão

atendidas pelo projeto

Exemplos:


O custo do projeto não pode ultrapassar R$ 500.000Caso alguma restrição não seja

atendida, suas habilidades de

comunicação e negociação farão a

diferença...


Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

O risco envolve...

Incerteza

Impacto

Probabilidade

Oportunidades

Ameaças

Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:

http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/


Risco...

de atraso

de não atender o escopo

de não cumprir o orçamento

de não ser homologado

de algum membro da equipe sair da empresa

Risco...

de entregar antes do prazo

de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais

de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades

de empreender com o Projeto TCC

Pessoas e organizações que podem ser afetados (ou perceber-se afetados) positiva ou negativamente pelo projeto

Tanto pela execução quanto pelos resultados do projeto

Um stakeholder pode exercer influência sobre o projeto e suas entregas...

Ignorar ou não identificar um stakeholder pode resultar no fracasso do projeto

Partes Interessadas do Projeto: ABNT ISO 21500:2013

Aqueles que esperam o TCC terminar para terem sua atenção novamente...

http://imageshack.us/f/210/internetmemesbasicallym.jpg/

http://imageshack.us/f/210/internetmemesbasicallym.jpg/

Mas há outros...

http://tcheerockclub.blogspot.com.br/2012/06/e-o-tal-tcc.html

http://tcheerockclub.blogspot.com.br/2012/06/e-o-tal-tcc.html

O cara com “bala na agulha” para bancar o projeto

Em projetos pessoais, você pode ser o sponsor

Ás vezes, só o apoio financeiro não é suficiente

Pode ser necessário bater na mesa para as coisas andarem

Pessoa designada pela organização para atingir os objetivos do projeto

O cara que recebeu a missão!

Início Durante Final

Quais são as

responsabilidades do

Gerente de Projeto?

Planejar e controlar a execução do projeto Manter o projeto na direção correta (em

relação ao cronograma, orçamento, escopo e outros parâmetros)

Identificar e monitorar os riscos

Divulgar as métricas do projeto Realizar a gestão da equipe e dos

fornecedores Comunicar e negociar a necessidade de

mudanças

As responsabilidades de um

Gerente de Projeto variam de

acordo com a empresa, mas a

lista poderia ser maior!

Início Durante Final

Faz sentido?

É fácil? Não... Mas, muitas vezes, a recompensa vale a pena

Evoluindo no primeiro projeto!

Em grupos de até 5 alunos, definam para o projeto escolhido pelo grupo... Escopo do projeto

Premissas

Restrições

Riscos positivos e riscos negativos

Stakeholders

Sponsor

Gerente do Projeto



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Aproveitando a atividade Nosso primeiro projeto! para refletir sobre um “conceito tácito”...

Tácito: “não formalmente expresso” ou “que não é preciso dizer por estar implícito ou subentendido” (Dicionário Houaiss)

Sem perceber, vocês pensaram sobre a gestão de um projeto considerando o seu CICLO DE VIDA Por onde irão começar?

Como farão o planejamento?

Como será a execução e o monitoramento?

Quem vocês envolverão?

Como farão o encerramento?

Quais ferramentas ou documentos serão gerados ou utilizados?

Mas... O que é ciclo de vida?

De acordo com o Dicionário Houaiss...

“sequência de etapas ou estágios, razoavelmente definidos, por que passam certos organismos”

Fonte da imagem: http://kootation.com/human-life-cycle-by-puputd-d2zn2bg-png.html

http://kootation.com/human-life-cycle-by-puputd-d2zn2bg-png.html



De acordo com o PMBOK...

Conjunto de fases do projeto, geralmente em ordem sequencial, cujos nomes e quantidades são determinados pelas necessidades de controle da organização ou organizações envolvidas no projeto

Um ciclo de vida pode ser documentado com uma metodologia

O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido

Conjunto de fases do projeto, normalmente documentado com uma metodologia para apoiar a gestão do projeto

O ciclo de vida pode ser simples ou complexo, tudo depende da necessidade da empresa e do tipo de projeto

Como muita coisa acontece ao mesmo tempo dentro de um projeto, algumas fases podem se sobrepor

O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido

Exemplo (extremamente simples) de um Ciclo de Vida aplicável a diversos tipos de projeto...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Iniciação

O projeto está nascendo, então vamos iniciá-lo! Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto)

Kick-off do projeto

http://www.cambalacho.com/2011/08/danca-das-cadeiras.html



Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos que podem nunca ser lidos ou cumpridos, mas que serão criados, pois a turma da qualidade ou o PMO vai cobrar depois...

Gerente do Projeto, após saber que vai ter que criar todos os planos de um projeto que é para ontem...


Planejar! O Planejamento é uma fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão. Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto


Planejar! O Planejamento é uma fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão. Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto

Fonte da imagem: http://autotransportcompaniesandreviews.wordpress.com/2012/10/12/famous-james-bonds-rides/

Gerente de Projeto tirando um lazer com a namorada, após planejar o seu projeto da forma correta

http://autotransportcompaniesandreviews.wordpress.com/2012/10/12/famous-james-bonds-rides/



ExecuçãoIniciação Planejamento

Planos criados, equipe alocada e o cliente só aguardando o resultado. Chegou a hora de executar tudo que foi planejado!

Execução

Monitoramento


Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e o Diário de Bordo do projeto.

Execução

Monitoramento


Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!

Execução

Monitoramento

Encerramento


Como diria o Galvão Bueno: “Acabou... Acabooouuuuu!!!”

Execução

Monitoramento

Encerramento


Como diria o Galvão Bueno: “Acabou... Acabooouuuuu!!!”

Fonte da imagem: http://www.estadiovip.com.br/32625/trailer-do-fim-do-mundo-narrado-por-galvao-bueno-bomba-nas-redes-sociais/

http://www.estadiovip.com.br/32625/trailer-do-fim-do-mundo-narrado-por-galvao-bueno-bomba-nas-redes-sociais/



Execução

Monitoramento

Encerramento


Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida?

Execução

Monitoramento

Encerramento


Sim? Então é hora de comemorar!!!!

Execução

Monitoramento

Encerramento


Sim? Então é hora de comemorar!!!!

Equipe comemorando o encerramento do projeto



Execução

Monitoramento

Encerramento


Não? Então você tem um problema...

Uma das situações possíveis: Cliente informando o Gerente do Projeto que não fará a homologação, pois as entregas do projeto não atendem ao escopo “definido”

Outras fases que poderiam ser citadas no Ciclo de Vida:

Pré-venda

Homologação

Estabilização

Testes

Etc.

Após o encerramento do projeto, é importante avaliar se o retorno esperado foi obtido Por exemplo: O retorno do investimento feito no

projeto de implantação do sistema para CRM deve ocorrer após 12 meses de operação

Raramente as empresas fazem a avaliação do resultado do projeto... A implantação pode ter sido um sucesso, mas o

retorno do investimento pode demorar anos

Como nem sempre é possível realizar a avaliação logo após o término do projeto, provavelmente o Gerente do Projeto não será o responsável pela avaliação

Quem vai cuidar do produto ou serviço que você entregou?

Acabou o projeto? Começa a OPERAÇÃO!

▪ Operação: Dia a dia para manter o produto ou o serviço disponíveis

Transferência de conhecimento

Definição de SLAs, procedimentos e grupos solucionadores

Por que o Ciclo de Vida do Projeto é um conceito tácito?

Qual é a sua resposta para a pergunta: “Em qual fase está o projeto TCC?”

Talvez você não soubesse a definição de ciclo de vida, mas você sabe dizer em qual fase o seu projeto está

Por que é importante pensar no Ciclo de Vida do Projeto?

Pense em como seria gerenciar um projeto sem ter um Ciclo de Vida definido?

“Pois ele oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido.” PMBOK, 5ª edição

O fato de ser um “conceito tácito” reforça a importância do alinhamento com todos os stakeholders do projeto sobre quais fases e entregas compõem o ciclo de vida

Imagine seu cliente pensar que vai ter “software rodando” no final do planejamento?

Mesmo que sua empresa não possua uma metodologia definida e institucionalizada para a gestão dos projetos, é importante todos estarem alinhados sobre o ciclo de vida e as entregas de cada fase

Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto



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Já que falamos de Ciclo de Vida...

Como nascem os projetos?

O cliente (ou o seu chefe) acordam com uma ideia e “pedem” que você implemente?

Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!

Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html

http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html



Como funciona na sua empresa?

Algumas fontes de novos projetos: Necessidade de aderência a alguma norma, lei ou

regulamentação (compliance)

Demandas que surgem no dia-a-dia...▪ Solicitações no Service Desk

▪ Processo de Gestão de Demandas de Projetos

▪ Fusões e aquisições

▪ Alguém que tenha acordado com uma ideia “brilhante”

▪ Etc.

Planejamento Estratégico

Nos últimos 10 anos, provavelmente sua empresa realizou algum projeto para garantir aderência a alguma norma ou regulamentação...

Exemplos de normas, leis e regulamentações que resultaram em projetos:

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil)

TISS (Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar)

Lei Sarbanes-Oxley

Normalmente, não há opção...

Ou você faz o projeto, ou você faz o projeto! (e com uma restrição de prazo!)

São projetos que não costumam gerar retorno financeiro, de imagem, operacional, etc.

Mas não fazê-lo pode resultar em multas ou na desqualificação da empresa como fornecedor de um determinado segmento

Como nascem os projetos?

Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...

Seja pela complexidade da solução ou características da solicitação

Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...

A empresa pode ter um fluxo para tratar as demandas de projetos que surgem no dia-a-dia

Normalmente, o fluxo contempla o recebimento e cadastro de demanda, para posterior avaliação e decisão se resultará em um novo projeto

Itaú Unibanco conclui migração e clientes passam a ter rede integrada de atendimento

A área de tecnologia trabalhou com uma equipe de 6 mil pessoas, em cerca de 2,5 mil projetos, adaptando sistemas e infraestrutura. Os trabalhos consumiram mais de 3 milhões de horas de trabalho

Fonte: http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx

http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx

Sim, acontece...

Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!

Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html




Antes de falar sobre Planejamento Estratégico, é importante entendermos a definição de estratégia

O conceito de estratégia...

em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia

Como a estratégia pode ser definida?

Há diversas definições! (e confusão!)

É glamoroso usar a palavra estratégia em “frases corporativas”

Mas realmente sabemos como defini-la?

Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma

organização para a obtenção de vantagem competitiva

Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos

Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente

Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia

Exemplo de processo para Planejamento da Estratégia

Fonte:

http://www.cmconsultoria.com.b

r/vercmnews.php?codigo=37637

http://www.cmconsultoria.com.br/vercmnews.php?codigo=37637



Um dos resultados do Planejamento Estratégico...


http://www.sesimt.com.br/institucional.php?secao=casasesi_mapa_estrategico


Alguns exemplos do vínculo entre projetos e planejamento estratégico

Projetos deste tipo influenciam diretamente os objetivos e metas corporativas...

Compromissos com os stakeholders externos (mercado, acionistas, conselho de administração, etc.)

Impacto no bônus anual

Contribuem na realização da Visão (onde a empresa pretende estar após 3, 5 ou 10 anos?)

Sendo assim, projetos resultantes de um Planejamento Estratégico organizado nascem de forma mais estruturada...

Orçamento definido

▪ (ás vezes, um “cheque em branco”)

Prazo factível

Kick-off bacana

Sponsor atuante

Mas isto não garante que o projeto vai continuar estruturado durante o planejamento e, principalmente, execução...

Qual é a fonte mais comum de projetos?

Planejamento Estratégico?

Demandas do dia-a-dia?

Compliance?

Qual é o tipo de projeto que pode alavancar a sua carreira com mais facilidade?

Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?

Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?

Não! Ainda falta uma etapa muito importante...

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Resposta para a pergunta...

O que podemos esperar deste projeto?

Em aulas anteriores, falamos sobre analisar o retorno do projeto, após o seu encerramento

Mas a empresa só consegue analisar o retorno do projeto quando avaliou previamente o resultado esperado

Através da avaliação é possível determinar se o projeto é viável

Tomada de decisão: Faz sentido realizar o projeto?

Você pode analisar a viabilidade através da criação do Business Case

Business Case

Ferramenta que permite avaliar, de forma estruturada, os benefícios de determinada iniciativa, apoiando a tomada de decisão sobre a realização ou não

O Business Case provoca a reflexão dos benefícios em diversos pilares... Financeiro (por exemplo: ROI e VPL)

Estratégico

Imagem

Melhoria operacional

Etc. Há diversos exemplos e templates disponíveis

na Internet

Reflexão...

Como o projeto ainda não começou, quem é o responsável pela Análise de Viabilidade?

Se eu, Gerente de Projeto, vou atuar somente quando estiver tudo aprovado, por que preciso saber deste negócio?

A gestão do projeto é um fator crítico

para a empresa obter o retorno

esperado!

Os projetos resultantes das análises de viabilidade irão compor um portfólio...

Projetos semelhantes podem fazer parte de um programa...

Vish... Até agora tava fácil...

Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

PMBoK, 4ª edição

Grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente

The Standard for Program Management, ThirdEdition

Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento, a fim de atender aos objetivos estratégicos de negócios

Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados The Standard for Portfolio Management, Third

Edition

Planejamento Estratégico

Objetivo A Objetivo B Objetivo C

Portfólio

Projeto Projeto Programa

Projeto

Projeto

A aplicação destes conceitos potencializam a governança dos projetos...

Melhor gestão (equipe, riscos, recursos, etc.)

+ Transparência

+ Controle

+ Probabilidade de sucesso

Porque o seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa...

Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa

Os projetos concorrem com as atividades do dia a dia (rotina ou operação)

Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?

Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

Os funcionários são agrupados por especialidade Produção

Engenharia

Marketing Em um projeto, cada departamento fará o

seu trabalho de modo independente dos outros departamentos

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Cada projeto é tratado como uma “microempresa”

Um Gerente de Projeto em tempo integraltem autoridade total sobre a equipe

Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH, Marketing, etc.)

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Combinação de características das organizações funcionais e por projetos

Há três tipos de organizações matriciais:

Matricial fraca

Matricial balanceada

Matricial forte

Mantêm muitas das características de uma organização funcional

O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Presidente




Gerente do Projeto

Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Equipe do Projeto

Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca

MatricialBalanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma

LimitadaBaixa a

moderadaModerada

a altaAlta a quase

total

Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma

LimitadaBaixa a

moderadaModerada

a altaAlta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto?Gerente

funcionalGerente

funcionalMisto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetosTempoparcial

Tempoparcial

Tempointegral

Tempointegral

Tempointegral

Equipe administrativa de gerenciamentode projetos

Tempoparcial

Tempoparcial

Tempoparcial

Tempointegral

Tempointegral

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades- Excelência funcional

- Compartimentação- Resposta lenta- Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos- Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos- Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos- Experiência funcional disponível para todos os projetos- Maior aprendizado e transferência de conhecimento- Melhor comunicação- Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas- Necessidade de equilíbrio de poder

Depende da situação, pois o conflito é constante...

Há momentos em que um grande projeto pode requerer uma equipe exclusiva

Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais

A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura, de acordo com a situação

A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!

Aprenda a conhecê-la!

É hora de gerenciar o projeto!

IMPORTANTE

As “melhores práticas”, frameworks e modelos de referência sugerem vários passos, templates e controles para a gestão de um projeto

Não é o objetivo da disciplina (e nem temos tempo para) detalhar as melhores práticas ou navegar em todas as opções de templates e controles para a gestão de um projeto

Nosso objetivo é provocar reflexões e fornecer os conceitos básicos, para que vocês possam aplicá-los e trazer suas dúvidas para as aulas

O método que será apresentado (hoje e nas próximas aulas) é fictício e não foi criado com a intenção de ter aderência com frameworks, modelos, etc., mas tem como objetivo destacar alguns pontos críticos dentro da gestão de um projeto

Execução

Monitoramento

Encerramento


A concepção do projeto!

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Execução

Monitoramento

Encerramento


Como o próprio nome diz, é uma etapa para iniciar o projeto

Ou seja, não tem que ser demorada!

Suas atividades podem ser contempladas pela fase de Planejamento

Algumas entregas que podem ocorrer na Iniciação...

Termo de Abertura do Projeto

Realização do kick-off do projeto

Iniciação

1. Preencher o Termo de Abertura do

projeto

2. Criar versão inicial

da EAP


do Cronograma

4. Realizar Kick-off do

Projeto


Também conhecido como Project Charter

Documento que formaliza a existência do projeto, o seu escopo e outras definições iniciais


Também conhecido como Project Charter

Documento que formaliza a existência do projeto, o seu escopo e outras definições iniciais

O que é escopo?

“gama ou limite de operações”


Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto


O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas


Não basta definir o que faz parte do escopo, mas, principalmente, o que está fora do escopo

Precisamos entender o que é o

escopo do produto e o escopo do

projeto, e saber diferenciá-los!

Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado

Fonte: PMBOK, 5ª edição

Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas


Escopo do projeto:



Sistema

Projeto

Escopo do projeto:

Escopo do produto:



Produto

Produto


de AcessoBanco de

DadosParametri

zações

Projeto

O escopo do produto é muito importante, mas não deve ser considerado isoladamente, pois ele faz parte do escopo do projeto

O Termo de Abertura fornece informações básicas sobre o projeto, entre elas podemos citar: Objetivo do projeto

Papéis e responsabilidades

Stakeholders

Cronograma macro

Premissas e restrições

Escopo e principais entregas

Iniciação


projeto


da EAP


do Cronograma


Projeto

EAP...

Estrutura Analítica do Projeto

Também conhecida como WBS: Work BreakdownStructure

Decomposição das entregas que compõem o projeto

Como seria a estrutura analítica de uma bicicleta?

Fonte:

www.hubnride.blogspot.com.br/2010/06

/basic-knowledge-about-our-bike-

anatomy.html

http://hubnride.blogspot.com.br/2010/06/basic-knowledge-about-our-bike-anatomy.html

http://hubnride.blogspot.com.br/2010/06/basic-knowledge-about-our-bike-anatomy.html

http://www.hubnride.blogspot.com.br/2010/06/basic-knowledge-about-our-bike-anatomy.html

Bicicleta

Estrutura

Quadro

Controle da Direção

Guidão

Luvas

Garfo dianteiro

Freio

Alavanca de freio

Cabo de aço

Pastilhas

Itens de Segurança

Lanterna

Farol

Controle de Tração

Corrente

Pedal

Coroa

Pedivela

Uma EAP bem estruturada ajuda a organizar e definir o escopo do projeto!

Também facilita a estruturação do cronograma

É muito mais fácil gerenciar as “partes menores”! (especialmente em grandes

projetos)

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos

http://www.facebook.com/circulodeprojetos

Como seria a versão inicial da EAP do Projeto TCC?

Iniciação


projeto


da EAP


do Cronograma


Projeto

Linha do tempo com as datas planejadaspara realização das atividades

Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP

É desta forma que os dois se complementam...

SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO

Plano de Testes

Criar plano de testes

Validar com Gerente

Realizar testes

Diagrama de Caso de Uso

Levantar requisitos

Criar diagrama de Caso de Uso

Validar com o cliente

SISTEMA

Cadastro de Pedreiros

Codificar módulo

Realizar testes unitários

Encaminhar módulo para a célula de testes

Por que começar a EAP e o Cronograma na iniciação do

projeto?

Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar

os pontos de atenção que requerem atuação imediata...

Iniciação


projeto


da EAP


do Cronograma


Projeto

“Ritual” para formalizar o início do projeto

Reunião ou evento

Todos os stakeholders podem participar

Talvez seja necessário um kick-off específico para cada público

Se preparando para que tudo dê certo...

Clique aqui

para escolher

outra aula

Execução

Monitoramento

Encerramento


Após o kick-off, começa o planejamento do projeto

É o momento de organizar... o que deve ser feito.

quando será feito.

quem fará.

quanto posso gastar.

os riscos do projeto.

etc.

Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto.

Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão.

Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders

do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

Pessoas e organizações que podem ser afetados (ou perceber-se afetados) positiva ou negativamente pelo projeto

Tanto pela execução quanto pelos resultados do projeto

Será que esqueci de algum stakeholder?

É muito importante revisar o mapeamento e verificar se faltou alguém

Fonte da figura: ABNT ISO 21500:2013

Qual é o papel e a influência do stakeholderdentro do projeto?

O cara pode ter o poder de “matar” o seu projeto!

Exemplo...

Stakeholder Papel Influência Plano de Ação

Zé das Couves

(Analista Financeiro)

Aprovar relatórios

financeiros do BI

Alta (afilhado do CFO)

Envolvê-lo na definição e

aprovação dos relatórios

Exemplo...

Stakeholder Papel Influência Plano de Ação

Zé das Couves

(Analista Financeiro)

Aprovar relatórios

financeiros do BI

Alta (afilhado do CFO)

Envolvê-lo na definição e

aprovação dos relatórios

O Mapeamento dos Stakeholders é uma ferramenta do Gerente do Projeto. Não é

necessário – e nem recomendável –compartilhar com os clientes ou

stakeholders

Por que é importante fazer um bom mapeamento dos stakeholders?

http://www.fundec.edu.br/imagens/organograma.jpg

http://www.fundec.edu.br/imagens/organograma.jpg

http://www.rocco.com.br/index.php/livro?cod=688

http://www.rocco.com.br/index.php/livro?cod=688

http://www.grupoa.com.br/livros/gerenciamento-de-projetos/a-arte-do-gerenciamento-de-projetos/9788577801701

http://www.grupoa.com.br/livros/gerenciamento-de-projetos/a-arte-do-gerenciamento-de-projetos/9788577801701

http://www.jogospoliticos.com.br/

http://www.jogospoliticos.com.br/


dos stakeholders

do projeto


projeto


Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação


6. Criar o Plano de

Riscos


projeto

Planejamento

Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)

Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)

Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado


Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas


Escopo do projeto:

Escopo do produto:



Sistema

Sistema


de AcessoBanco de

DadosParametri

zações

Projeto

A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...


http://unipe.tanure.net/arquivos/20091/topicos2/Declaracao_Escopo.pdf





http://gestaodeprojetospmi.com.br/grupos-de-processos/planejamento/como-definir-o-escopo-do-projeto/

http://gestaodeprojetospmi.com.br/grupos-de-processos/planejamento/como-definir-o-escopo-do-projeto/


... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo

Sim!!!!

A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto


dos stakeholders

do projeto


projeto


Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação


6. Criar o Plano de

Riscos


projeto

Planejamento

Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de iniciação.

Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?

Quais atividades preciso incluir no cronograma?

Quem serão os responsáveis pelas atividades?

Lembre-se!

A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar

Lembre-se!

A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar

Avaliar o quanto vai custar? não faz parte do escopo da nossa disciplina

Exemplo de EAP:

Projeto TCC

Documentação

Descrição de Caso de Uso

Regras de Negócio

Requisitos Funcionais

Requisitos Não Funcionais


Diagrama de Classes

Testes

Plano de Testes

Script de Testes

Evidências de Testes

Levantamento de Dados

Entrevistas com os Clientes

Relatórios de Pesquisas

Sistema

Cadastros

Usuário

Paciente

Funcionários

Relatórios Controle de Acesso

Exemplo de Cronograma:SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4

DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL

DESCRIÇÃO DE CASO DE USO

Mapear requisitos funcionais José

Mapear requisitos não funcionais Maria

Mapear regras de negócio Manoel

Criar documento Cristina

Inserir diagramas Francisca

Validar com o cliente Joana

DIAGRAMA DE CASO DE USO

Identificar atores Roberto

Definir casos de uso Mário

Criar diagramas Pedro

SISTEMA

CADASTROS

Usuário

Codificar módulo João

Realizar testes unitários Carlos

Encaminhar módulo para o testador Tatiane

A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...

Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP

A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto...

Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP

Projeto TCC

Documentação


Regras de Negócio

Requisitos Funcionais



Diagrama de Classes

Testes

Plano de Testes

Script de Testes

Evidências de Testes

Levantamento de Dados

Entrevistas com os Clientes

Relatórios de Pesquisas

Sistema

Cadastros

Usuário

Paciente

Funcionários

RelatóriosControle de

Acesso

Nível 1

Nível 2

Qual é o nível de detalhe ideal para a EAP?

Quando o próximo nível de detalhe de um componente da EAP contemplar atividades, talvez seja o momento de parar o detalhamento...

Projeto Sem Nome

Documentação


Regras de NegócioRequisitos Funcionais


Fluxos principais, alternativos e de exceção

Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...

Projeto Sem Nome

Documentação


Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis...

Projeto Sem Nome

Documentação


Regras de NegócioRequisitos Funcionais


Fluxos principais, alternativos e de exceção

Após detalhar a EAP, as atividades para realizar cada entrega devem ser listadas no cronograma...

Exemplo de Cronograma:SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4













SISTEMA

CADASTROS

Usuário




Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:

Quanto tempo vai demorar?

Quem fará?

Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas:

Quanto tempo vai demorar?

Quem fará?

Como estimar corretamente?

Gerente de Projeto que nunca consegue acertar uma estimativa...

Algumas técnicas podem ajudar...

Opinião Especializada...

Profissionais experientes naquela atividade podem ajudá-lo a definir quanto tempo é necessário para realizá-la

Estimativa Análoga...

Um projeto semelhante, realizado recentemente, pode servir de base para definir a duração das atividades

Estimativa Paramétrica...

Relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa.

Exemplo...

▪ Em um projeto de instalação de rede de computadores, sei que demoro 1 hora para instalar 15 metros de cabo, então posso afirmar que vou demorar 10 horas para instalar os 150 metros necessários para o projeto

Será muito mais fácil realizar estimativas a partir dos níveis mais baixos da EAP...

Uma base histórica consistente pode ser útil para realizar estimativas

Inclua um responsável para cada atividade!

Gerente de Projeto, cuidado para não ficar com atividades sem responsáveis...

Ou, ter dois responsáveis para a mesma atividade!

Você também será avaliado pela

coerência das suas estimativas!(dependendo da situação, entregar antes do prazo pode

ser tão negativo quanto entregar depois do prazo)


dos stakeholders

do projeto


projeto


Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação


6. Criar o Plano de

Riscos


projeto

Planejamento

Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!

Por que a comunicação é importante? O Gerente do Projeto passa a maior parte do

tempo comunicando-se com...▪ Equipe

▪ Sponsor

▪ Fornecedores

▪ Demais stakeholders

...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto

Qual é o meu público-alvo?

Observar a lista de stakeholders!

O que é necessário comunicar?

Situação do projeto (prazo, custo, etc.)?

Novas entregas?

Cada público com o seu nível de informação!

Qual é a frequência?

Diário? Semanal? Quinzenal?

Exemplos de ferramentas de comunicação...

Relatório de Status (apresentação ou detalhado)

Site do Projeto

Diário de Bordo

Apresentação Executiva

Situação Financeira do Projeto

Vocês já possuem eventos de comunicação definidos dentro do Projeto TCC?


dos stakeholders

do projeto


projeto


Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação


6. Criar o Plano de

Riscos


projeto

Planejamento

Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos...

Quem fará parte da equipe?

Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)


Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?

Treinamentos serão necessários?

É necessário contratar alguém?


Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto?

Treinamentos serão necessários?

É necessário contratar alguém?

Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto

entrar na execução!


dos stakeholders

do projeto


projeto


Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação


6. Criar o Plano de

Riscos


projeto

Planejamento

4. Gestão dos riscos

1. Identificar

2. Analisar3. Plano de ação

Primeiro, vamos entender a definição de risco...


Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto

O risco envolve...

Incerteza

Impacto

Probabilidade

Oportunidades

Ameaças

Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:



Risco...

de atraso

de não atender o escopo

de não cumprir o orçamento

de não ser homologado

de algum membro da equipe sair da empresa

Risco...

de entregar antes do prazo

de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais

de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades

de empreender com o Projeto TCC

Premissa São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

Restrição Limitação ou imposição de limite

Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido

Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo...▪ A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

▪ O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido...▪ O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

▪ O custo não pode ultrapassar R$ 500.000

Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados... A Roberta, especialista em BI, vai participar do

projeto.▪ Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

▪ O que faremos se ela sair?

O projeto precisa ser concluído antes de 31/12▪ Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

▪ O que faremos se o projeto atrasar?

Benchmarking Entrevistas Check-lists Opinião especializada

Consultoria

Brainstorming Lições aprendidas

Tempestade de idéias ou “toró de parpite” Diferenças de pensamentos e experiências

geram novas ideias Compartilhar as ideias, sem filtros Julgamento pode “bloquear” o processo

A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming

Base histórica de riscos em outros projetos Reuniões entre equipes

Aprendizado Inter-projetos (http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html)

http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html

# Descrição Fonte

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendidoMapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

# Descrição FONTE

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendidoMapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Importante: Uma única fonte pode

gerar diversos riscos

Vários riscos serão identificados A análise permite priorizar o foco no

tratamento dos riscos!

Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?

Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?

Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco

# Descrição Prob. Imp. Criticidade

001 Entrega fora do prazo 4 5 20

002 Escopo não atendido 3 4 12

003Não aceitação do sistemapelos clientes

2 3 6

Estratégia de Resposta e Plano de Ação

Quando for um risco negativo...

Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)

Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)

Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade

Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer

Quando for um risco positivo...

Explorar: Direciono recursos para garantir que a oportunidade se concretize

Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)

Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade

Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores

O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada

# Descrição CriticidadeEstratégia de Resposta ao Risco

Plano de Ação

001Entrega fora do prazo

20 Mitigar O que fazer?Como fazer?Quem fará?Quanto vai custar?Quem será envolvido?

002 Escopo não atendido 12 Mitigar

003Não aceitação do sistema pelos clientes

6 Aceitar


dos stakeholders

do projeto


projeto


Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação


6. Criar o Plano de

Riscos


projeto

Planejamento

Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...

Bom... O fato é que não depende somente de você...

▪ Sponsor

▪ Estrutura Organizacional

▪ Mapa do poder

Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução

Execução

Monitoramento

Encerramento


Etapa crítica do projeto...

A forma como é realizada tem influência direta no sucesso ou fracasso

Deve ser objetiva...

Foco nos documentos e ferramentas que realmente agregam

O Gerente de Projeto direciona...

Mas não faz tudo sozinho

Realizando tudo que foi planejado!

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Execução

Monitoramento

Encerramento


1. Executar o projeto conforme o planejado

Fazer acontecer tudo que foi planejado!

Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer!

Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...

CUIDADO!

A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado

A execução está seguindo conforme o planejado?

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Execução

Monitoramento

Encerramento


1. Monitorar a execução do projeto

2. Gerenciar as mudanças

3. Divulgar a situação do

projeto

Acompanhar tudo que foi planejado!

Todos os planos criados (por isso é fundamentalnão criar planos desnecessários!)

Reforçando: A EAP e o Cronograma são ótimos materiais de apoio para o monitoramento!

Há desvios?

Avaliar se é necessário definir um plano de ação para que o projeto volta ao planejado ou se é necessário rever o planejamento

Mudanças são necessárias?

Etapa 2. Gerenciar as mudanças

Pior do que tomar a decisão errada é não tomar uma decisão!

Não monitorar o projeto é como dirigir um carro sem enxergar o que há na frente...

Fonte:

http://www.ecotrilhas.net/De

t_Materia.asp?materia_ID=2

http://www.ecotrilhas.net/Det_Materia.asp?materia_ID=2




projeto

Nada é permanente,

exceto a mudança. (Heráclito)

Mudanças possíveis dentro de um projeto...

Escopo

Prazo

Custo

Critérios de qualidade

Equipe

Qualquer outro item planejado

Mudanças possíveis dentro de um projeto:

Escopo

Prazo

Custo

Critérios de qualidade

Equipe

Qualquer outro item planejado

Como o Gerente de Projetos

deve tratar as mudanças no

planejamento?

Fonte: www.facebook.com/circulodeprojetos




Considerando o tipo de mudança, consulte o Mapa de Stakeholders para avaliar quem deve ser envolvido

Além disso, considere que a mudança talvez...

precise ser contemplada após o término do projeto

vá impactar em alguma premissa ou restrição

seja resultante de uma má definição de escopo

seja resultante de um planejamento otimista demais

Etc...

Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

Independente da fonte e do tipo de mudança no projeto, a atuação do Gerente de Projeto deve ser sempre...

Avaliar Negociar Decidir Executar

Não fique “sentado no

problema”!

Não fique “sentado no problema”!

Fonte: http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html

http://www.ogritodobicho.com/2011/03/sentar-e-pensar-no-problema-kakakaka.html






projeto

Executar o que foi combinado no Plano de Comunicação

Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas?

Qual é a frequência?

Qual é o público?

Como o comunicado será feito?

Lembre-se que a comunicação é um dos fatores críticos para o

sucesso do projeto!

Acabou!

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Execução

Monitoramento

Encerramento


1. Formalizar o Encerramento

do Projeto

2. Levantar Lições

Aprendidas3. Celebrar

Homologar e formalizar a entrega...

Entregamos tudo que foi combinado?

É neste momento que o Gerente

de Projeto avalia se o escopo foi

documentado corretamente!

Formalização da entrega:

E-mail

Assinatura

Ata de reunião

Etc.

Se o jogo não for bem combinado, seu cliente não fará a homologação e você corre o risco de ter um projeto sem fim...

Fonte:

http://en.wikipedia.org/wi

ki/Ascending_and_Descen

ding

http://en.wikipedia.org/wiki/Ascending_and_Descending



Equipe do Projeto, tentando finalizá-lo.


do Projeto



O que aprendemos com este projeto?

As lições aprendidas, quando aproveitadas, permitem uma evolução da maturidade em gestão de projetos


do Projeto



É hora de comemorar o fim do projeto! De forma sábia, reconheça aqueles que se

destacaram!

Atividade

Planejando o Projeto TCC

Detalhamento da EAP e do Cronograma Plano de Recursos Humanos Plano de Riscos

Os templates estão disponíveis para download no endereço...

www.alessandroalmeida.com/metodologia/index.html

http://www.alessandroalmeida.com/metodologia/index.html

Detalhamento da EAP e do Cronograma Plano de Recursos Humanos Plano de Riscos

Os templates estão disponíveis para download no endereço...

www.alessandroalmeida.com/metodologia/index.html

Os planos são a base para o

Status Report do Projeto TCC

http://www.alessandroalmeida.com/metodologia/index.html

Consolidando o aprendizado de Gestão de Projetos

Os stakeholders precisam saber o que está acontecendo no projeto

O Gerente do Projeto consegue definir sozinho que a equipe está no caminho certo?

É uma forma de compartilhar os riscos

Se todos ficarem cientes dos riscos, será mais fácil sugerir e executar ações para tratá-los

A comunicação é um dos fatores críticos para o sucesso de qualquer projeto

O template do Status Report será enviado po e-mail...

Dúvidas na criação? Falem comigo!

Data da Entrega (e-mail)

29/11

Posteriormente, o material será consolidado e compartilhado com os demais professores envolvidos no TCC

Não “potencializem” as entregas e resultados...

Tudo que for informado no Status Report deve estar disponível para validação de todos os professores

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Status Report

PRONTUÁRIO NOME

<Informe o nome do produto / empreendimento>

Proposta única de

valor

Vantagem competitiva

Canais

Segmentos de Clientes

Fontes de ReceitaEstrutura

de Custos

Principais métricas

Funcionalidade 1Funcionalidade 2Funcionalidade 3Problema 1

Problema 2Problema 3

DESCRIÇÃO(P)REMISSA(R)ESTRIÇÃO

<Vide Declaração de Escopo>

Jack Bauer

Gerente de Projeto

Jack Bauer

Analista de Requisitos

Capitão

NascimentoDesenvolvedor

Chuck Norris

Analista de Testes

James Bond

DBA

PAPEL RESPONSABILIDADES

<Vide Plano de Recursos Humanos>

<Vide cronograma, conforme exemplo:>

1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4













SISTEMA

CADASTROS

Usuário




SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO

Considere as atividades previstas para os meses

de novembro, dezembro, janeiro e

fevereiro

# DESCRIÇÃO TIPO CRITIC. SITUAÇÃO

1 <Descrição do risco, conforme consta no plano de riscos>

(P)ositivo ou (N)egativo

<Conforme plano de riscos>

<Em mitigação, Eliminado,Transferido, etc.>Observem que a SITUAÇÃO é diferente da estratégia de resposta ao risco. A resposta ao risco foi definida no planejamento, a situação muda conforme o momento do projeto

2

3

DATA DESCRIÇÃO DA MUDANÇA

<Informe mudanças que ocorreram na equipe, escopo, prazos ou outros parâmetros do projeto>

# DESCRIÇÃO

1<Informe as lições aprendidas até o momento. Exemplos: Envolver o cliente na validação de requisitos. Realizar reuniões semanais com a equipe do projeto.>

2

3

4

5

[email protected]/alessandroalmeida