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1Planeamento Estratégico de Sistemas de InformaçãoPlaneamento Estratégico de Sistemas de Informação

Instituto Superior Politécnico de VISEUEscola Superior de Tecnologia

SI/TI e o seu Papel nas Organizações: Uma Perspectiva Estratégica



O Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação

• O que é?

• É a actividade da organização onde se define o futuro desejado para o seu sistema de informação (SI), para o modo como este deverá sersuportado pelas Tecnologias de Informação (TI) e para a forma deconcretizar esse suporte.

• Planeamento, porque é necessário pensar antes de fazer, delinear um futuro desejado e os processos eficazes de o concretizar

• Porquê Estratégico?

• Dada a globalização dos mercados, consequente intensificação da competitividade, os SI poderão e deverão ser utilizados não só como suporte do negócio mas como arma competitiva ou criadores de novos negócios.



Informação• É todo aquele conjunto de dados que, quando fornecido de forma

e a tempo adequado, melhora o conhecimento da pessoa que o recebe, ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada decisão.

– De salientar:

– forma e tempo adequado

– melhorar o conhecimento de quem o recebe

– a sua utilidade é determinada pelo utilizador nas suas acções e decisões



Informação• Importância:

• recurso que influencia decisivamente o sucesso das organizações [Ward]

• utilizada como factor estruturante e instrumento de gestão da organização [Zorrinho]

• arma estratégica indispensável para a obtenção de vantagens competitivas [Porter]

• cada vez maior número de organizações e negócios baseados na informação, estando a processar-se uma mutação ou evolução neste sentido nas organizações convencionais

• gastos de 2 a 10% da facturação em TI (USA), da ordem de 1,2% emPortugal.



Informação e sua Gestão• Dada a sua importância numa organização, deve ser gerida como um outro recurso tão

importante;

• Lamentavelmente muitas vezes tal não acontece, surge apenas como consequência da gestão de outros recursos ou resultado de reorganização de processos administrativos;

• O principal mobile da gestão de informação deve ser o de manter uma visão global dos dados da organização, de modo a satisfazer as suas necessidades de informação e, possibilitando o cumprimento da missão que justifica a sua existência.

Gestão da Informação(Gestão das necessidades de informação - dados: quais, onde, quando, ...)

Informação(dados utilizados)

Dados (representações do mundo real)

(Retirado de Amaral,Varajão)



Classes de Informação• Dada a importância reconhecida da informação, muitas organizações não

se apercebem (ou não reagem) de alguns excessos na procura e manutenção de informação.

• Ora, a informação, quanto ao seu papel, pode ser distribuída por várias classes:

Informação Lixo (essencial para nada)

Informação Potencial(essencial para a obtenção de vantagens competitivas pela utilização de SI)

Informação Mínima (essencial para uma boa gestão da organização)

Informação Crítica (essencial à sobrevivência da organização)

(Adaptado de Amaral,Varajão)



Custo da Utilização de Informação

Custo de oportunidade de não ter a informação necessária

Custo de obtenção, manutenção e utilização da informação necessária

Custo total da Informação (Adaptado de Bowonder)

Custo

Informação

Custo Mínimo



Saturação na Utilização de Informação

• O aumento da informação disponível não corresponde a um aumento de utilização

Utilização

Informação

Ponto de saturação



Sistema de Informação• Definição comum:

• Sistema que reúne, guarda, processa e faculta informação relevante para a organização (...), de modo a que a informação é acessível e útil para aqueles que a querem utilizar, incluindo gestores, funcionários, clientes, (...). Um sistema de Informação é um sistema de actividade humana que pode envolver ou não a utilização de computadores.

• Definição segundo perspectiva organizacional:

• Combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objectivos de uma organização. São um meio para a satisfação da missão da organização.



• Sistema operante: executa as funções de transformação dos fluxos de entrada em fluxos de saída;

• Sistema de controlo ou decisão: assume as funções de controlo e acompanhamento dos recursos (planeamento estratégico, gestão táctica e operacional);

• Sistema de Informação: agrupa as funções de representação e memorização que permitem ao sistema de controlo descodificar os comportamentos manifestados pelo sistema operante e actuar sobre ele em conformidade com as finalidades, políticas e planos da organização.

O SI como Sub-Sistema de uma Organização

(Retirado de A. Dias de Figueiredo)



Tecnologias de Informação• São o conjunto de equipamentos e suportes lógicos (hardware e

software) que permitem executar tarefas como aquisição, transmissão, armazenamento, recuperação e exposição de dados.

• Compreendem:

• Hardware (sistemas de computação, estações de trabalho, impressoras, digitalizadores, discos, etc.)

• Software de sistema e aplicação (S.O.’s, SGBDs, Compiladores e Interpretadores, sistemas periciais, CAD-CAM, SIG, SIE, SAD, aplicações genéricas e específicas)

• Comunicações (hardware, software e serviços de comunicações)

• Ferramentas de desenvolvimento (geradores de aplicações, , linguagens de 4GL, ferramentas CASE e de prototipagem, etc.)



Estágios de Evolução de IS/IT e seus Custos

Nível de gastos em IS/IT

1 2 3 4 65

Início

Contágio/DispersãoControlo Integração

Gestão de DadosMaturidade

Ponto de Transição

DP - Gestão de Computador Gestão (de Sistemas) de Informação

(Retirado de Ward, Griffiths)



As Três gerações de Sistemas de Informação (Ward, 92)

1960 1970 1980 1990 2000

Sistemas de Processamento de Dados (DP)

Sistemas de Informação para a Gestão (SIG)

Sistemas de Informação Estratégicos (SIS)

Gestão de SI/TI

Integração no Negócio



Três Eras nos SI

• Processamento de Dados (DP) - Melhorar a eficiência operacional, automatizando os processos de informação básicos.

• Sistemas de Informação para a gestão (MIS) - Aumentam a eficácia, satisfazendo as necessidades de informação.

• Sistemas de Informação Estratégicos (SIS) - Melhoram a competitividade, alterando a forma de condução de negócio.

Os objectivos dos DP e MIS, estritamente falando, são um subconjunto dos objectivos dos SIS - melhorar a competitividade. Mas isso tendia a ser conseguido indirectamente, utilizando SI/TI, para melhorar as práticas de negócio. Com os SIS, o objectivo é mais imediatamente relacionado com o negócio.



Modelo das Três Gerações

• Pontos Fundamentais:– Tal como bons sistemas MIS dependem de bons sistemas DP para obter

informação atempada e precisa, também os SIS (tais como os que ligam uma empresa aos seus clientes) dependem de bons DP e MIS, para fornecimento de informação apropriada e processamento de que possam depender.

Objectivos

Funções

Automatizaçãoeficiente de

processos básicos(eficiência)

Satisfação eficazdas necessidadesde informação

Potenciar acompetitividade da

organização(competitividade)

Processamentode Transacções

Sistema deProcessamentode Dados (DP)

Interrogação eanálise de

informação

Sistemas deInformação

para aGestão(SIG)

Sistema deInformaçãoEstratégico

(SIS)



Modelo das Três Gerações

– As aplicações estratégicas podem colocar um stress considerável nas aplicações DP ou MIS que tenham sido desenvolvidas para um ambiente de menor procura. Pode haver necessidade de redesenhar ou redesenvolver as aplicações, não só devido aos seus problemas intrínsecos, mas porque podem inibir os benefícios esperados dos SIS.

– Wiseman refere a natureza híbrida da maioria dos investimentos em sistemas. Mesmo os sistemas estratégicos paradigmáticos, contêm em regra, uma grande componente DP, a par com a importância estratégica para a organização. O mesmo se passa, por exemplo, com uma POS - há captura de dados, verificação, armazenamento, transmissão - mas proporciona informação importante que pode ser utilizada para aumentar a competitividade da empresa.

• Pontos Fundamentais (continuação):

– Os SIS não são aplicações intrinsecamente diferentes - as funções são as mesmas que os DP ou MIS - o seu impacto no negócio é que é diferente.

Objectivos

Funções

Automatizaçãoeficiente de

processos básicos(eficiência)

Satisfação eficazdas necessidades

de informação

Potenciar acompetitividade da

organização(competitividade)

Processamentode Transacções

Sistema deProcessamentode Dados (DP)

Interrogação eanálise de

informação

Sistemas deInformação

para aGestão(SIG)

Sistema deInformaçãoEstratégico

(SIS)



Objectos de Gestão do SI

Sistema de Informação

Tecnologias do SI

Arquitectura do SI

Desenvolvimento de Aplicações e Serviços

Aplicações Serviços

Organização

Abstracção Influências



Objectos de Gestão do SI

• Tecnologias de Informação (suportes físicos, lógicos e metodológicos da informação)

• Aplicações (Subsistemas de informação suportados por computadores)

• Serviços (Actividades ou recursos disponibilizados pela estrutura operacional do SI, nomeadamente tratamento de dados, formação, consultoria, comunicações, etc.)

• Desenvolvimento de aplicações e serviços (Actividades de concepção, desenvolvimento, exploração e manutenção de aplicações e serviços)

• Arquitectura do SI (visão global da estrutura e necessidades em informação e TI da organização)



Planeamento, Desenvolvimento e Exploração dos SI’s

• Tal como a Informação deve ser gerida, os SI como seu suporte e elemento agregador, deverá sê-lo de igual forma, já que desta dependerá aquela.

• Na Gestão do SI, surgem três actividades principais:

– O PSI (Planeamento de SI)

– O DSI (Desenvolvimento do SI)

– O ESI (Exploração dos SI)



Actividades de GSI

AnáliseEstratégica

DefiniçãoEstratégica

ImplementaçãoEstratégica

Manutençãode Sistemas Concepção

de Sistemas

Construçãode Sistemas

Análise de Sistemas

Administraçãode RH

Administraçãodas TI

ProjectosEspeciais

Operaçãode Sistemas

PSI

ESIDSI

Implementaçãode Sistemas



Actividades de GSI

• O PSI deverá ser responsável pela identificação dos SI

• O DSI segue o PSI, sendo responsável pelo desenvolvimento dos SI

• Já o ESI irá assegurar a sua correcta utilização, assegurando o sucesso dos SI planeados e desenvolvidos



O PSI ou PESI

• É o percursor necessário do DSI, dado que permite uma visão de longo prazo, identificando os SI potenciais. Deverá estar alinhado com o planeamento do negócio.

• Irá definir o futuro desejado para o SI, para o modo como este deve ser suportado pelas TI e para a forma como deve ser concretizado esse suporte.

• Objectivo:– assegurar que os SI serão desenvolvidos e utilizados de modo a obter o retorno

máximo da sua operação

• Como: – através do alinhamento da procura de SI com a estratégia da organização

– pelo impacto na estratégia do negócio, melhorando a competitividade e a capacidade da

organização em fazer face às forças que a afectam



Nova Era - Sistemas de Informação Estratégicos

• Nos anos 60/70 a utilização de SI/TI, mas para melhoria de eficiência ou de eficácia, melhorando a posição competitiva, masde forma indirecta.

• A partir dos anos 80 utilização de SI/TI influencia directamente a posição competitiva e tornou-se uma arma estratégica.

• Os primeiros exemplos de vantagens competitivas a partir se SI/TI foram o SABRE da American Airlines e o sistema de encomendas directas por terminal da American Hospital Suplies.



Sustentabilidade das Vantagens Competitivas Adquiridas

• Uma análise de 1995 a 30 casos de implementação de sistemas estratégicos:– 40% das empresas conseguiram manter vantagem competitivas durante

alguns anos;

– 20% tinham-no conseguido por 10 anos ou mais.

• O avanço tecnológico e consequente facilidade de replicação de muitos dos sistemas e mesmo outros factores (não SI/TI) influenciaram também a posição competitiva.



Utilização de SI/TI: Classificação

• Quatro tipos (por ordem decrescente da sua influência relativa - baseada em 150 casos de SIS):

– Aqueles que permitem a partilha de informação, via tecnologia, com clientes, consumidores e / ou fornecedores, alterando a natureza dos relacionamentos.

– Aqueles que produzem uma mais eficiente integração de utilização da informação no processo de valor da organização.

– Aqueles que permitem que a organização desenvolva, produza, venda e entregue produtos ou serviços novos ou melhorados, baseados em informação.

– Aqueles que proporcionam à gestão executiva informação que suporte o desenvolvimento e implementação de estratégias (em particular onde informação relevante interna e externa é integrada na análise).



Ligação a Clientes e Fornecedores

• Do lado do ciente:– vendas / marketing

– gestão de distribuição

• Do lado do fornecedor:– gestão de compras / recepção e controlo de qualidade

• Implica cooperação entre os parceiros de negócio.



Melhoria de Integração dos Processos Internos

• Coloca a ênfase na partilha de informação e reorganização de regras.

• Exemplo: telemarketing para vendas de rotina. Pode baixar muito os custos de encomenda.

• É importantíssimo que toda a informação relevante sobre o cliente e das respectivas entregas seja disponibilizada.



Produtos e Serviços Baseados em Informação

• Requer um conhecimento profundo dos produtos, dos seus méritos relativos, como são utilizados e para que servem ao cliente e como o utilizador obtém valor deles.

• Exemplo:– Empresa que fornece andaimes para a indústria de construção civil

desenvolveu um sistema que permite calcular uma lista detalhada de requisitos de materiais a partir de uma descrição básica do tamanho e tipo de tarefa. A compra pelo cliente e materiais de andaimes dá direito à utilização do sistema para seu uso.



Sistemas de Informação para Executivos

• Duas características necessárias:– Inclusão de informação externa

– Contexto para a informação, traduzida em conhecimento.

• Já de longa evolução, surgem nos últimos anos nos domínios do OLAP e Data Mining.



Factores de Sucesso em SIS

• Focagem externa e não interna: olhar para os clientes, competidores, fornecedores e mesmo outras indústrias ou negócios. Tradicionalmente a SI/TI era focada nos processos internos.

• Adicionar valor, não redução de custos: embora as reduções de custos possam resultar - “fazer melhor, não mais barato” - parece ser a máxima. Isto é consistente com os requisitos de diferenciação -melhores produtos, melhores serviços.

• Partilhar Benefícios: na própria organização, com fornecedores, clientes e mesmo competidores (ocasionalmente). No passado, os benefícios não eram partilhados dentro da organização, mas , muitas vezes utilizados para dar preponderância a um departamento ou função, sobre os outros. – Ex.: cartão de crédito - os benefícios são partilhados pelos bancos, clientes

e consumidores.



Factores de Sucesso em SIS• Compreender os clientes e o que fazem com o produto

ou serviço: como obtêm valor dele e que problemas podem enfrentar par alcançar esse valor.

– Ex. Serviço proporcionado aos retalhistas pela B&D que lhes permite trocar produtos que tenham em falta ou excesso - resolve um problema do cliente.

• Inovação orientada pelo negócio, não pela tecnologia: A SI/TI, bem estabelecida e desenvolvida, proporciona ou permite que uma oportunidade ou ideia de negócio seja convertida em realidade. Não utilizar tecnologia de ponta, mas basear na visão de negócio.

– “Os maiores falhanços na utilização de TI são baseados na melhortecnologia e má visão de negócio. Os sucessos surgem da boa tecnologia e uma clara compreensão do negócio” Peter Keen.



Factores de Sucesso em SIS

• Desenvolvimento Incremental: não tornar realidade a totalidade das aplicações vislumbradas. Passo-a-passo ir construindo, a partir dos sucessos anteriores, outros desenvolvimentos. Não parar quando um sucesso é atingido, mas pensar o que pode ser feito a seguir. Isto vai contra a metodologia tradicional (cascata), a espiral e prototipagem será aqui de aplicação fértil.

• Utilizar a informação obtida dos sistemas para desenvolvimento do negócio. Segmentação de clientes de acordo com padrões de consumo. Análises de produto e mercado para criar o leque de produtos, etc. (Domínio do Data Mining)



O que Esperar do SI • Planear o fluxo de informação e

processos– a informação é um recurso valioso, é

importante maximizar o seu valor para a empresa

• Alocar recursos de Sistemas de Informação eficiente e eficazmente

– o foco deve ser desenvolver sistemas que proporcionem à empresa vantagens competitivas

• Reduzir o tempo e custos do ciclo de vida de Sistemas de Informação

– sem planeamento adequado vários passos do ciclo de vida tradicional são ineficientes e desperdiçadores de dinheiro e tempo



Evolução do Planeamento de SI

Estágio 1 Estágio 2 Estágio 3 Estágio 4 Estágio 5

TarefaPrincipal

Mapeamento deaplicações SI/TI

Definição dasnecessidades denegócio

Planeamentodetalhado SI/TI

Estratégico /Vantagemcompetitiva

Ligação àestratégia donegócio

ObjectivoChave

Compreensão deGestão

Concordâncianas prioridades

Balanceamento daCarteira deAplicações

Perseguir asoportunidades

Integrar aestratégia de IScom a do negócio

Direcção Liderado pela TI Iniciativa deGestão

TI e utilizadoresem conjunto

Executivos /gestores eutilizadores

Coligação entreutilizadores /gestão e TI

Abordagemprincipal

DesenvolvimentoBottom-Up

Análise Top-Down

Balanceamentoentre as duasanteriores

Inovação pelosutilizadores

Métodosmúltiplos aomesmo tempo

DescriçãoSumária

“Conduzida pelatecnologia”

“Conduzidapelos métodos”

“Administrativa” “Conduzida pelonegócio”

“Conduzida pelaorganização”




• Estágio 1: Planeamento típico de DP inicial - o departamento de TI necessita de planear as interfaces entre as aplicações desenvolvidas separadamente, projecto a projecto, por forma a fazê-las funcionar. Aplicações de suporte essenciais foram criadas. A gestão compreende o papel de SI/TI de forma bastante limitada, mas a aumentar.

• Estágio 2: A gestão, agora consciente (muitas vezes devido a crises ou falhas de sistema), inicia uma verificação top-down das aplicações SI/TI de acordo com a dependência relativa para o negócio, estabelecendo prioridades. As abordagens são muito metodológicas, baseando-se em derivados da BSP (Business Systems Planning) da IBM. Foram desenvolvidas ou pelo menos priorizadas aplicações críticas para o negócio DP e SIG

• Estágio 3: Planeamento detalhado de SI/TI, para determinar a melhor forma de implementar aplicações ou, em alguns casos, reimplementar aplicações existentes de forma mais apropriada, mais integrada e talvez com menos custos. Uma maior atenção às aplicações críticas para o negócio, menor às aplicações de apoio (priorizadas no estágio 2).




• Estágio 4: Os utilizadores tomam as rédeas, não necessariamente encorajados pela gestão, mas também não desencorajados. Vêm novas oportunidades e formas na utilização de SI/TI para proporcionar vantagens competitivas. Nesta fase tem início no estágio 3, dada a frustração do excessivo planeamento e adiamento das soluções. Há a liberdade para inovar e, apesar de muitas das ideias serem de pouco potencial estratégico, algumas delas foram mesmo a origem de muitas aplicações estratégicas, através de suporte SI/TI posterior.

• Estágio 5: É de difícil alcance, especialmente se o estágio 3 está atrasado e o 4 se traduz mais por rebelião dos utilizadores do que inovação estimulada pelo negócio. Necessita de planeamento conjunto de SI/TI (como no estágio 2), mas também de planeamento de negócio. As ideias inovadoras do estágio 4 necessitam de ser avaliadas, focadas no contexto do negócio em conjunto com as oportunidades agora tornadas disponíveis pela infra-estrutura crítica para o negócio. A ligação do potencial SI/TI com a estratégia do negócio é principal objectivo e, pela primeira vez, há uma colaboração efectiva entre todos os intervenientes (utilizadores gestão de linha e de topo e especialistas TI).



Mapeamento dos 5 Estágios/ Modelo das 3 Eras

• DP - Processamento de dados : Estágio 1

• Transição entre gestão de computadores para gestão de sistemas de informação : Estágio 2 (quando a gestão se apercebe da necessidade dos sistemas de informação).

• SIG - Sistemas de Informação p/ a Gestão: Estágio 3

• SIS - Sistemas de Informação Estratégicos: Inicia-se no Estágio 4, sendo consolidada no Estágio 5.

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