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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4 COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 1 SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS - GDOC MANUAL DE OPERAÇÃO REVISÃO 4 – maio / 2004

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 1

SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS - GDOC

MANUAL DE OPERAÇÃO

REVISÃO 4 – maio / 2004

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 2

Sumário

Acesso 5

Perfis 5

1 Entrada no sistema 8

2 Cadastrando um documento 8

2.1 Interessado 8

2.2 Documento 9

2.3 Folha Líder 9

2.4 Reemissão de folha líder 10

2.5 Protocolo 10

2.6 Reemissão do protocolo 11

3 Movimentando – Enviando Documentos 11

3.1 Enviando Documento para UA 11

3.2 Enviando Documento para outro Usuário 12

3.3 Enviando Documento para Órgão Externo 13

3.4 Reemissão de Relação de Remessa 13

4 Movimentando – Recebendo Documentos 13

4.1 Recebendo Documento de usuários ou Uas – Documento 14

4.2 Recebendo Documento de usuários ou Uas - Relação de Remessa 14

4.3 Recebendo Documentos SEFAZ de Órgão Externo 14

4.4 Relação de Remessa não Recebida 15

5 Abrindo um Documento (consultar ou alterar) 15

5.1 Consultando com Número do Documento 15

5.2 Consultando sem Número do Documento 15

5.3 Localização Física do documento na UA 16

5.4 Alterando dados de um Documento 16

5.5 Excluindo um Documento 17

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 3

5.6 Abrindo Volumes 17

6 Solicitando Autuação 18

7 Autuando Documentos 18

8 Juntada 18

8.1 Juntando Documentos 19

8.2 Desentranhando Folhas 19

8.3 Desincorporando processos / expedientes 20

9 Apensamento 20

9.1 Apensando Documentos 20

9.2 Desapensando Documentos 21

10 Concluindo Expediente ou Encerrando Processo 21

10.1 Concluindo um Expediente 21

10.2 Encerrando Processos 22

11 Cadastro de Arquivo 22

11.1 Cadastrando Arquivos da UA 22

11.2 Alterando os Dados de um Arquivo 23

11.3 Excluindo um Arquivo 23

12 Arquivando Documentos – Arquivo Corrente 23

12.1 Arquivando Documento a Documento 23

12.2 Arquivando vários Documentos 24

12.3 Alterando local de arquivamento 24

13 Transferindo Processos para Arquivo Intermediário 24

13.1 Reemissão de Relação de Transferência 25

14 Recebendo Processos Encerrados Enviados – Arquivo Intermediário 25

14.1 Recebendo por documento 25

14.2 Recebendo Relação de Transferência 26

15 Arquivando Processos – Arquivo Intermediário 26

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 4

15.1 Arquivando Processo a Processo 26

15.2 Arquivando vários Processos 26

15.3 Alterando local de Arquivamento 27

15.4 Alterando data de Encerramento 27

16 Transferência entre Arquivos Locais 27

17 Consulta para Vistas 28

17.1 Consulta Unidades Administrativas 28

17.2 Atendimento de consulta para Vistas 28

17.3 Recusa de Atendimento de consulta de Vistas 28

17.4 Devolução de Processos em Consulta 29

17.5 Consulta Usuário Externo 29

18 Reabrindo Documentos 29

18.1 Reabrindo Expedientes 30

18.2 Solicitando Reabertura de Processos 30

18.3 Atendendo Solicitação de Reabertura 30

18.4. Recusa de Atendimento de Solicitação de Reabertura 30

18.5 Emissão do Termo de Reabertura 31

18.6 Reabertura de processos NPA / NFSAC 31

19 Eliminação de Documentos 32

19.1 Selecionando Documentos para Eliminação 32

19.2 Pesquisando Documentos Para Eliminação 32

19.3 Eliminando Documentos 32

20 Consultando Histórico de Alterações 33

21 Relatórios 33

22 Reemissão de Documentos 33

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 5

Acesso

O usuário deve solicitar permissão de acesso ao administrador do Sistema.

Perfis

O sistema GDOC compreende quatro perfis distintos: usuário, NPA/NFSAC, administradorregional e administrador.

Usuário

É obrigatório ao usuário estar vinculado à, pelo menos, uma UA. O usuário do sistema podeefetuar as seguintes operações:

♦alterar a situação de um documento não encerrado / concluído

♦alterar o assunto de um expediente, desde que tenha sido cadastrado na sua UA ou cujoassunto esteja inativo.

♦apensar

♦arquivar documento na UA

♦cadastrar Arquivo Corrente (Arquivo na Unidade)

♦concluir expedientes

♦desapensar

♦desentranhar

♦desincorporar documento juntado indevidamente, desde que a juntada tenha ocorridona sua UA e não tenha havido movimentação.

♦encerrar processos

♦juntar

♦movimentar documentos

♦protocolar um expediente

♦reabrir expediente arquivado na UA

♦receber Notificação de documento enviado

♦receber Notificação de término do prazo de tramitação do documento

♦solicitar a reabertura de Processos

♦solicitar processo para consulta / vista

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 6

NPA/NFSAC

♦alterar dados do processo

♦autuar um expediente

♦arquivar um processo no Arquivo Intermediário

♦atender solicitação de consulta / vista

♦cadastrar PUCT

♦converter Processo Externo em Processo Interno, quando este processo for PUCT e tivercomo assunto "Processo Único de Contagem de Tempo - PUCT" e deva ser incorporado aoacerco da Secretaria da Fazenda

♦reabrir Processos

Administrador Regional – ações restritas à sua Regional

♦alterar o domínio de um documento, puxando pra si - fazenda para a fazenda

♦incluir, alterar ou excluir usuários.

♦estabelecer perfil para o usuário, com exceção do perfil Administrador .

♦estabelecer UA para o usuário

♦expedir notificações

♦transferir arquivos inteiros entre UAs

♦transferir a posse de documentos.

Administrador

♦alterar o domínio de um documento

♦atender o usuário

♦atualizar o cadastro de situações

♦desincorporar documentos juntados que foram movimentados

♦estabelecer perfil e UA para Usuário

♦expedir notificação

♦incluir, excluir ou alterar UA.

♦incluir, excluir ou alterar Usuário.

♦manter o cadastro de assuntos e a tabela de temporalidade, desde que aprovado pelaCADA (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos)

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 7

♦transferir arquivos inteiros entre UAs

♦transferir posse de documento, mesmo que este esteja em trânsito

♦verificar pendências para inativação de UAs

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 8

1 Entrando no Sistema

http://sefaznet.sede.fazenda.sp.gov.br/gdoc/

A autenticação utilizada é a mesma do correio eletrônico da Secretaria da Fazenda.

♦digite o nome do usuário (e-mail Fazenda)

♦digite a senha

♦selecione na opção Autentica em: FAZENDA ou PGE

♦tecle <enter> ou no botão Entrar

1.1 Para usuários cadastrados em mais de uma UA, selecione a UA que o usuário está ematividade.

Para navegar entre as telas do sistema é fundamental que se utilizem os botões e atalhosexistentes no sistema. A utilização das teclas próprias do navegador pode interferirnegativamente nas ações efetuadas.

2 Cadastrando um Documento

2.1 Cadastrando o interessado

No Menu Principal opção “Documento - Novo Documento”.

♦ clique no botão Cadastrar interessado

♦ digite o número de identificação do interessado (RG ou CPF ou IE ou CNPJ); se onúmero digitado não tiver consistência, o sistema não aceita o cadastro

♦ clique no botão Pesquisar

Havendo resultado, conferir os dados e Salvar, ou

♦ digite o nome do interessado

♦ digite o número de identificação do interessado (RG ou CPF ou IE ou CNPJ); se onúmero digitado não tiver consistência, o sistema não aceita o cadastro

♦ no caso de RG selecione o órgão expedidor

♦ selecione o Estado de domicílio do interessado

♦ selecione o município de domicílio do interessado

♦ clique no botão Salvar

Só será possível futura consulta ao Interessado, quando um número de identificação foicadastrado.

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 9

♦ para cadastrar mais de um Interessado, repita a operação acima

♦ quando houver mais de um interessado, defina o principal clicando no botão ao lado

♦ para exclusão de um Interessado, clique no botão Excluir e no botão OK

♦ a alteração dos dados cadastrais de um interessado, será feita através da opção Alterar/ Consultar - documento; quando isto ocorrer estas alterações não se propagarão para osdemais documentos daquele interessado.

2.2 Cadastrando o Documento

Após o cadastro do Interessado:

♦ selecione a espécie do documento

♦ para expedientes, selecione o Tipo de Documento

♦ digite a sigla, número do documento e ano, quando houver

♦ para documentos PGE digite o número do protocolo PGE, quando houver

♦ digite a quantidade de volumes, sendo o 1º (primeiro) obrigatório

♦ selecione o Grupo do Assunto

♦ selecione o Subgrupo do Assunto

♦ selecione o Assunto

♦ havendo necessidade utilize o campo Complemento do Assunto para detalhar oassunto tratado

♦ selecione a Situação do documento, quando necessário; este campo é zerado quandoda movimentação do documento para outra UA

♦ no campo Solicitante, quando houver, digite o nome de quem está encaminhando odocumento

♦ clique no botão Salvar para efetivar o cadastro do documento no sistema

O sistema abrirá automaticamente a Folha Líder.

2.3 Folha Líder

♦ clique no botão Imprimir, para gerar a Folha Líder

♦ após a impressão, clique no botão Voltar

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 10

Gerada a folha líder, o usuário pode:

♦voltar ao documento recém-cadastrado

♦cadastrar um novo documento

♦imprimir o protocolo de entrega ao interessado

♦reemitir a Folha Líder

OBS: A localidade que aparece na Folha Líder é o domicilio do interessado principal.

2.4 Reemissão da Folha Líder

2.4.1 No Menu Principal opção Documento – Consultar ou Alterar

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Folha Líder

♦ clique no botão Prosseguir

♦ imprima a nova Folha Líder

O usuário tem opção para escolher o volume que deve aparecer na Folha Líder

2.4.2 No Menu Principal opção Reemissão – Folha Líder

♦ digite o número do documento (UA, número, ano e volume)

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima a nova Folha Líder

2.5 Protocolo

♦ clique no botão Protocolo para impressão do Protocolo,

♦ clique Ir para este documento para visualizar o documento ou fazer alterações,

♦ clique Cadastrar novo para um novo cadastramento

OBS: Quando o Sistema não estiver disponível, o cadastramento do documento deve ser feitomanualmente, em formulários específicos para este fim. Ao interessado será fornecidocomprovante de protocolo, devendo este ser informado, posteriormente, do número decadastro gerado pelo sistema.

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 11

2.6 Reemissão do Protocolo

No Menu Principal opção Reemissão – Protocolo

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima o Protocolo

3 Movimentando - Enviando Documentos

Toda movimentação de documentos deve ser anotada no Sistema. A tramitação interna naunidade deve ser feita por meio de Remessa Eletrônica.

♦Processo SF apensado a Processo Externo não pode ser movimentado para Órgãos Externos.Deverão ser desapensados quando dessa movimentação.

♦Os Processos SEFAZ ficarão sob a responsabilidade do usuário que os enviou a órgãosexternos, até seu retorno.

♦Processos externos devolvidos à sua origem, serão excluídos da pendência após 6 meses damovimentação;

♦Expediente: quando solucionado o assunto referente a uma solicitação externa, o expedientedeverá ser concluído; a resposta é que retorna ao solicitante.

3.1 Enviando Documentos para UA

No Menu Principal opção Movimentação – Expedir

Unidades da PGE (Procuradoria Geral do Estado) e suas Regionais só serão consideradas UAsdesde que estejam cadastradas no Sistema GDOC.

♦ escolha o tipo de destinatário UA

♦ digite o código da UA

♦ clique no botão Localizar, ou

♦ na opção “começa com” digite o início do nome da UA para onde o documento deveráser destinado e clique no botão Localizar, ou

♦ na opção “contém” digite parte do nome da UA para onde o documento deverá serdestinado e clique no botão Localizar.

♦ marque ao lado da UA desejada

♦ digite o nome ou parte do nome da UA

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 12

♦ clique no botão Localizar

♦ selecione a UA desejada

♦ digite o número do documento a ser movimentado

♦ clique no botão Adicionar

♦ clique no botão Excluir se um documento foi incluído indevidamente na lista

♦ clique no botão Enviar Agora para o envio imediato, ou

♦ clique no botão Enviar Depois para o envio posterior.

Nesta opção (Enviar Depois), quando o usuário voltar para esta tela selecionando o mesmodestinatário, automaticamente todos os documentos previamente escolhidos aparecerão natela. A partir daí, o usuário pode adicionar novos documentos ou clicar no botão Enviar Agora.

A saída dos documentos da UA gera uma Relação de Remessa; o sistema trará aconfirmação da operação.

3.2 Enviando Documentos para outro Usuário

O sistema só permite o envio usuário a usuário, entre a mesma UA.

♦ escolha o destinatário Usuário

♦ digite o código do Usuário (endereço eletrônico), ou

♦ digite o nome

♦ clique no botão Localizar

♦ na opção “começa com” digite o início do nome do usuário para quem o documentodeverá ser destinado e clique no botão Localizar, ou

♦ na opção “contém” digite parte do nome do usuário para quem o documento deveráser destinado e clique no botão Localizar.

♦ selecione o Usuário desejado

♦ digite o número do documento a ser movimentado

♦ clique no botão Adicionar

♦ clique no botão Excluir se um documento foi incluído indevidamente na lista

♦ clique no botão Enviar Agora para o envio imediato, ou

♦ clique no botão Enviar Depois para o envio posterior

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 13

Caso o usuário destinatário possua recebimento automático, não haverá necessidade desteefetuar a recepção dos documentos no sistema. Eles serão automaticamente colocados na suaposse.

Para que o usuário tenha recebimento automático, o responsável pela unidade deve solicitar àAdministração do Sistema, indicando os usuários que deverão ser enquadrados nestamodalidade.

3.3 Enviando Documentos para Órgão Externo

♦ escolha o tipo de destinatário Órgão Externo

♦ digite o nome do órgão

♦ clique no botão Registrar

♦ digite o número do documento a ser movimentado

♦ clique no botão Adicionar

♦ clique no botão Excluir se um documento foi incluído indevidamente na lista

♦ clique no botão Enviar Agora para o envio imediato.

A saída dos documentos da UA gerará uma Relação de Remessa; o sistema trará aconfirmação da operação.

Os documentos enviados a Órgãos Externos podem ser recebidos por qualquer usuário dosistema. Certifique-se que o destinatário é realmente um órgão externo antes de efetuar estaoperação.

3.4 Reemissão de Relação de Remessa

No Menu Principal opção Reemissão – Relação de Remessa

♦ digite o número da Relação de Remessa

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima a Relação de Remessa

4 Movimentando - Recebendo Documentos

A transferência de posse se completa com a recepção do documento por parte do destinatário.

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 14

4.1 Recebendo Documentos de Usuários ou Unidades Administrativas - Documento

No Menu Principal opção Movimentação - Receber

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Exibir

♦ marque na caixa Receber

♦ havendo mais de um documento, clique no botão Selecionar todos

♦ clique no botão Receber.

Se não houver impeditivos os documentos serão transferidos para a sua posse. O sistemaconfirma os documentos recebidos

4.2 Recebendo Documentos de Usuários ou Unidades Administrativas - Relação deRemessa

♦ digite o número da Relação de Remessa e clique no botão Exibir

♦ marque os documentos a serem recebidos na caixa Receber

♦ havendo mais de um documento, clique no botão Selecionar todos

♦clique no botão Receber.

Quando a pesquisa localizar os documentos, ele fará parte da lista dos que serão recebidos.

♦ clique no botão Receber.

Se não houver impeditivos os documentos serão transferidos para a sua posse. O sistemaconfirma os documentos recebidos

4.3 Recebendo Documentos SEFAZ de Órgão Externo

♦ selecione Remetido por órgão externo?

♦ digite o nome do órgão externo remetente

♦ digite o número da Relação de Remessa, se houver

♦ selecione opção Documento ou Relação de Remessa

♦ digite o número do documento / relação de remessa e clique no botão Exibir

♦ o sistema notifica "Você está recebendo um documento do órgão externo NOME.Continua?”

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 15

♦ confirme no botão OK ou cancela a operação

♦ marque na caixa Receber

♦ havendo mais de um documento, clique no botão Selecionar todos

♦ clique no botão Receber.

O sistema confirma os documentos recebidos

4.4 Relação de Remessa não Recebida

♦ clique no botão Relação de Remessa não Recebida

♦ selecione o número da relação

♦ clique no botão Exibir

♦ marque na caixa Receber, ou

♦ havendo mais de um documento, clique no botão Selecionar todos

♦ clique no botão Receber

5 Abrindo um Documento (Consultar ou Alterar)

No Menu Principal opção Documento – Consultar ou Documento - Alterar

Ao consultar um documento que tenha sido excluído, o sistema informará quem fez a exclusãoe a data.

5.1 Consultando com o número do documento

♦ digite o número do documento (SAD ou GDOC)

♦ clique no botão Abrir

Caso esteja utilizando o leitor de código de barras, informe esta opção na tela, efetue a leiturado código e clique no botão Abrir.

5.2 Consultando sem o número do documento

A pesquisa pode ser feita por qualquer campo da tela. Os campos de seleção são similares aodo cadastramento de documentos.

♦ clique no botão Outras Formas de Consulta

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 16

Selecione a opção de consulta:

♦ sigla / número / ano – identificação do documento de origem ou número de processoantigo, ou

♦ interessado por número de identificação: RG, IE, CNPJ, CPF, ou

♦ interessado por nome, ou

♦ número de documento: AIIM, AAB, AALD e Renavam, ou

♦ qualquer parte do campo Complemento do Assunto

♦ definido o filtro, clique no botão Pesquisar.

Para visualizar os dados do documento, clique sobre seu número exibido na lista.

Para novas consultas, clique no botão Nova consulta ou repita o processo anterior.

Além dos dados do documento, aparecem alguns botões que permitirão ações; estas ações sãode acordo com o perfil do usuário.

5.3 Localização física do documento na UA

Para os documentos não concluídos ou não encerrados retidos na UA por um longo período, há,na tela de Consulta, o botão Localização, onde o usuário poderá informar a localização físicadeste documento (caixa, armário, sala, etc.). Esta informação só é disponível para os usuáriosda UA de posse do documento. Ao ocorrer uma movimentação, esta informação é perdida.

5.4 Alterando dados de um documento

As alterações em Processos só poderão ser efetuadas pelo NPA / NFSAC, mediante despacho dosolicitante ou da autoridade que identificou a incorreção dos dados.

As alterações em Expedientes só poderão ser feitas pela UA que cadastrou o documentomediante despacho do solicitante que identificou a incorreção dos dados.

O perfil NPA / NFSAC permite alterar o assunto de um documento encerrado, sem anecessidade de reabertura do mesmo.

No Menu Principal opção Documento –Alterar

♦ digite o número do documento (SAD ou GDOC)

♦ na tela onde aparecem os dados do documento, clique no botão Alterar

♦ faça as alterações necessárias e clique Salvar

♦ clique no botão Outras Formas de Consulta

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 17

Selecione a opção de consulta:

♦ sigla / número / ano – identificação do documento de origem ou número de processoantigo, ou

♦ interessado por número de identificação: RG, IE, CNPJ, ou

♦ interessado por nome, ou

♦ documento: AIIM, AAB, AALD e Renavam

♦ definido o filtro, clique no botão Pesquisar.

♦ clique sobre o número da etiqueta exibida na lista para visualizar os dados dodocumento

♦ clique no botão Nova consulta ou repita o processo anterior para novas consultas

5.4.3 Alteração de dados do Interessado

No Menu Principal opção Documento –Alterar

♦ digite o número do documento (SAD ou GDOC)

♦ na tela onde aparecem os dados do documento, clique no botão Alterar

♦ faça as alterações necessárias e clique Salvar

5.5 Excluindo um documento

No Menu Principal opção Documento – Abrir - Alterar

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Excluir para eliminar do sistema um expediente cadastradoindevidamente.

Esta operação só é possível se o usuário que deseja excluí-lo é o mesmo que o cadastrou e odocumento não tenha sido movimentado. Quando da consulta a este documento, o sistemainformará a data e o nome do responsável pela exclusão.

5.6 Abrindo Volumes

No Menu Principal opção Documento – Alterar

♦ digite no número do documento (SAD ou GDOC)

♦ clique no botão Abertura de Novo Volume

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 18

♦ digite no número da folha do Termo de Encerramento e clique no botão Prosseguir

♦ imprima o Termo de Encerramento e a Folha Líder do próximo volume

♦ clique no botão Voltar

♦ proceda a juntada dos termos nos volumes correspondentes

♦ para processos, encaminhe ao NPA / NFSAC para colocação das capas e validação donovo volume

6 Solicitando Autuação

No Menu Principal opção Documento – Alterar

♦ digite o número do documento (SAD ou GDOC)

♦ clique no botão Termo de Autuação

♦ emita o Termo de Autuação

♦ encaminhe o documento ao NPA / NFSAC, via Relação de Remessa

A situação do documento muda automaticamente para Autuar.

7 Autuando documentos (exclusivo NPA / NFSAC)

No Menu Principal - Autuação

Quando houver mais de um expediente a ser autuado, deverá ser efetuada a juntada pelosolicitante da autuação.

♦ receba os documentos para serem autuados

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Autuar para efetivar a operação

O sistema confirma a autuação.

♦ envie o documento ao remetente ou ao indicado pelo remetente

8 Juntada

8.1 Juntando documentos

Toda juntada de documentos deve ser registrada no sistema. À Processos Externos só poderáser juntado Expediente, quando o piloto for o Proex.

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 19

No Menu Principal opção- Juntada - Juntar

♦ digite o número do documento Piloto

♦ clique no botão Adicionar

♦ digite o número do documento a ser juntado

♦ clique no botão Adicionar

♦ repita este processo quantas vezes forem necessárias para que a juntada seja feita comtodos os documentos escolhidos

♦ clique na caixa Excluir caso algum documento tenha sido selecionado erroneamente

♦ clique no botão Juntar para efetivar a operação

♦ imprima o Termo de Juntada

♦ ao clicar no botão Voltar, o sistema exibe o resumo da operação

8.1.1 Reemissão do Termo de Juntada

No Menu Principal opção Reemissão – Termo de Juntada

♦ digite o número do documento Piloto

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima o Termo de Juntada

8.2 Desentranhando folhas

No Menu Principal opção Desentranhar folhas

♦ digite o número do documento que é o Piloto da juntada

♦ digite o motivo do desentranhamento

♦ digite o número das folhas a serem desentranhadas

♦ digite o número de folha do Termo de Desentranhamento

♦ clique no botão Desentranhar para emissão do termo

8.2.1 Reemissão do Termo de Desentranhamento

No Menu Principal opção Reemissão – Termo de Desentranhamento

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 20

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima o Termo de Desentranhamento

8.3 Desincorporando processos / expedientes

Esta função está restrita ao usuário que efetuou a juntada, quando o documento não tenhasido movimentado.

No Menu Principal opção Juntada – Desentranhar - Desincorporar

♦ digite o número do documento que é o piloto da juntada

♦ clique no botão Exibir

Será exibida a lista dos documentos que foram juntados.

♦ marcar os documentos a serem desincorporados ou clique no botão Selecionar Todos

♦ clique no botão Desincorporar

Após a movimentação do documento este processo só será efetuado pelo administradormediante a posse do documento e cota / informação do responsável pela Unidade solicitante.

9 Apensamento

9.1 Apensando documentos

No Menu Principal opção Apensamento - Apensar

♦ digite o número do documento que será o Piloto

♦ clique no botão Adicionar

♦ digite o número do documento que será apensado ao piloto

♦ clique no botão Adicionar

♦ repita a operação quantas vezes julgar necessário

♦ clique na caixa Excluir para eliminar algum documento adicionado erroneamente

♦ clique no botão Apensar para gerar o Termo de Apensamento

9.1.1 Reemissão do Termo de Apensamento

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 21

No Menu Principal opção Reemissão – Termo de Apensamento

♦ digite o número do documento Piloto

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima o Termo de Apensamento

9.2 Desapensando documentos

No Menu Principal opção Apensamento - Desapensar

♦ digite o número do documento piloto

♦ clique no botão Adicionar

Será exibida a lista dos documentos que foram apensados.

♦ no quadro Documentos Apensados, selecione um ou mais documentos a seremdesapensados

♦ feita a seleção, clique no botão Desapensar.

♦ emita o Termo de Desapensamento

Ao término da operação o sistema exibe o resultado da ação.

9.2.1 Reemissão do Termo de Desapensamento

No Menu Principal opção Reemissão – Termo de Desapensamento

♦ digite o número do documento Piloto

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima o Termo de Desapensamento

10 Concluindo expediente ou Encerrando processo

10.1 Concluindo um expediente

Esta função é acessada pelo Menu Principal opção Documento – Alterar

♦ digite o número do documento e faça a pesquisa.

♦ clique no botão Concluir, ou

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 22

Menu Principal opção Concluir

♦ digite o número do documento e faça a pesquisa

♦ clique no botão Adicionar

♦ clique no botão Concluir

10.2 Encerrando Processos

No Menu Principal opção Documento –Alterar

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Encerrar para efetuar o encerramento

♦ digite o nome e o cargo do responsável

♦ clique no botão Prosseguir, para gerar o Termo de Encerramento

10.2.1 Reemissão do Termo de Encerramento

No Menu Principal opção Reemissão – Termo de Encerramento

♦ digite o número do documento Piloto

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima o Termo de Encerramento

11 Cadastro de Arquivos

Para efetivar o arquivamento de um documento é necessário que o “Arquivo” estejacadastrado.

No Menu Principal opção Arquivo – Cadastro de Arquivo

11.1 Cadastrando arquivos da UA

♦ clique no botão Incluir Novo

♦ digite o nome do arquivo

♦ indique se é ativo ou inativo

♦ clique no botão Incluir

Com isso ele fará parte da lista de arquivos cadastrados na sua UA.

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 23

11.2 Alterando os dados de um arquivo

♦ clique (na caixa da coluna consulta) o arquivo a ser alterado

♦ clique no botão Alterar

♦ altere o nome do arquivo ou a condição dele, se ativo ou não

♦ clique no botão Atualizar

♦ clique no botão Voltar

11.3 Excluindo um arquivo

♦ clique (na caixa da coluna consulta) o arquivo a ser excluído

♦ clique no botão Excluir

♦ clique no botão Voltar

Esta operação somente é possível se não houver nenhum documento no arquivo em questão.

12 Arquivando Documentos – Arquivo Corrente

No Menu Principal, opção Arquivo - Arquivar.

Só serão arquivados, expedientes concluídos e processos encerrados; após a reabertura dodocumento, a informação do local do arquivamento só será eliminada quando o documento sairda UA.

12.1 Arquivando documento a documento

♦ selecione o Arquivo onde o documento será arquivado

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Adicionar

♦ repita a ação para continuar a inclusão de documentos

♦ clique no botão Loc para detalhar o arquivamento

♦ Salve

♦ clique no botão Arquivar para efetivar o arquivamento

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 24

12.2 Arquivando vários documentos

Caso não esteja com o documento em mãos e não saiba o número do mesmo, clique no botãoBuscar e no botão Pesquisar para procurá-lo.

♦ clique no botão Buscar

♦ selecione o usuário de posse

♦ selecione o assunto

♦ digite o intervalo de datas

♦ clique no botão Pesquisar

♦ selecione o documento ou clique no botão Selecionar Todos

♦ clique no botão Prosseguir

♦ clique no botão Loc para detalhar o arquivamento

♦ salve

♦ clique no botão Arquivar para efetivar o arquivamento

12.3 Alterando local de Arquivamento

No Menu Principal opção Documento –Alterar

♦ digite o número do documento (GDOC / SAD)

♦ clique no botão Abrir

♦ clique no botão Localização para digitar novo local de arquivamento

13 Transferindo processos para o arquivo intermediário

No Menu Principal, opção Transferir Processos Encerrados - Transferir para ArquivoIntermediário.

♦ selecione o arquivo (NPA / NFSAC) para qual irá transferir os processos

♦ digite o número do processo a ser transferido

♦ clique no botão Adicionar

♦ repita a operação para demais processos

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 25

♦ faça a opção Transferir Agora ou Transferir Depois

♦ emita a Relação de Transferência

Ao término da operação o sistema exibirá o resultado da operação.

O usuário (remetente) pode receber de volta os documentos transferidos, por documento ouRelação de Transferência, quando o destinatário não o houver feito.

No Menu Principal – Transferir Processos Encerrados – Reverter Relação deTransferência

♦ digite o número da Relação de Transferência

♦ clique no botão Exibir

♦ marcar na caixa Receber

♦ clicar no botão Receber

13.1 Reemisão de Relação de Transferência

No Menu Principal opção Reemissão – Relação de Transferência

♦ digite o número da Relação de Transferência

♦ clique no botão Pesquisar

♦ imprima a Relação de Transferência

14 Recebendo processos encerrados enviados - arquivo intermediário (NPA /NFSAC)

No Menu Principal opção Transferir Processos Encerrados - Aceite de DocumentosTransferidos.

14.1 Recebendo por Documento

♦ selecione a opção Documento

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Adicionar

Quando a pesquisa localizar o documento, ele fará parte da lista de documentos a seremrecebidos. Sendo mais de um, selecione os documentos que efetivamente deseja receberatravés da área de seleção Act que está na parte mais à direita da tela.

♦ clique no botão Receber.

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 26

Se não houver impeditivos os documentos serão transferidos para a sua posse e o sistemaconfirma os documentos recebidos

14.2 Recebendo por Relação de Transferência

♦ digite o número da Relação de Transferência

♦ clique no botão Adicionar

Quando a pesquisa localizar os documentos, ele fará parte da lista de documentos a seremrecebidos.

♦ clique no botão Aceitar / Recusar

Se não houver impeditivos os documentos serão transferidos para a sua posse e o sistemaconfirma os documentos recebidos.

15 Arquivando Processos Arquivo Intermediário (NPA / NFSAC)

15.1 Arquivando processo a processo

No Menu Principal, opção Arquivo - Arquivar.

♦ selecione o Arquivo onde o documento será arquivado

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Adicionar

♦ clique no botão Loc para detalhar o arquivamento

♦ salve

♦ clique no botão Arquivar para efetivar o arquivamento

15.2 Arquivando vários processos

♦ clique no botão Buscar

♦ selecione o usuário de posse

♦ selecione o assunto

♦ digite o intervalo de datas

♦ clique no botão Pesquisar

♦ selecione o documento ou clique no botão Selecionar Todos

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 27

♦ clique no botão Prosseguir

♦ clique no botão Loc para detalhar o arquivamento

♦ salve

♦ clique no botão Arquivar para efetivar o arquivamento

Caso não esteja com o documento em mãos e não saiba o número do mesmo, clique no botãoBuscar e no botão Pesquisar para procurá-lo.

15.3 Alterando local de arquivamento

No Menu Principal opção Documento –Alterar

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Localização

♦ digite a localização do documento

♦ salve

15.4 Alterando a data de encerramento

Esta opção deverá ser utilizada, quando documentos antigos tiverem cadastro recente noSistema, permitindo que os prazos de prescrição e precaução não sejam alterados. Para tanto,basta efetuar a pesquisa do documento e efetuar a alteração.

16 Transferência entre Arquivos Locais (mesma UA)

No Menu Principal opção Arquivo – Transferência entre Arquivos Locais

♦ marque na caixa Transferência entre arquivos

♦ selecione o arquivo de origem

♦ selecione o arquivo destino

♦ digite o número do documento a ser transferido

♦ clique no botão Adicionar

♦clique no botão Transferir

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 28

17 Consulta para Vistas

17.1 Consulta por Unidades Administrativas

Antes de qualquer solicitação, consultar a UA de posse do documento para saber se não estáemprestado. Ao efetuar a consulta de um documento será exibida a informação do detentor dodocumento emprestado para vistas.

Se o documento estiver emprestado ou se já houver outra solicitação para ele, o sistema nãopermitirá nova solicitação, nem de consulta nem de reabertura, exceto para a UA que solicitou.

Quando a UA que estiver de posse do documento em empréstimo solicitar sua reabertura, nãoserá necessária a movimentação física do documento; basta efetuar a solicitação e, ao seratendida, a posse recairá diretamente ao solicitante.

No Menu Principal, opção Consulta para Vistas - UA

♦ selecione o NPA / NFSAC onde o documento está arquivado

♦ digite o número do documento a ser solicitado

♦ clique no botão Adicionar

♦ aguardar retorno do NPA / NFSAC

17.2 Atendimento de consulta para vistas UA (NPA / NFSAC)

No Menu Principal, opção Consulta para vistas – Atendimento de solicitação

♦ para atendimento ao pedido clique no botão Atend.

♦ digite o texto de notificação

♦ clique no botão Ok

♦ envie o documento por Relação de Transferência

O status do documento passa a ser Atendido. O documento fica marcado no sistema comoarquivado, na condição de emprestado. Esta situação inviabiliza outras solicitações para vistasou solicitação de reabertura, exceto para a UA que solicitou.

17.3 Recusa de atendimento de consulta para vistas UA (NPA / NFSAC)

No Menu Principal, opção Consulta para vistas – Atendimento de solicitação

♦para recusa do pedido clique no botão Recus

♦ digite o texto de notificação justificando o motivo da recusa (obrigatório)

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 29

♦ clique no botão Ok

A solicitação será retirada da janela de trabalho.

17.4 Devolução de processos em consulta

No Menu Principal, opção Consulta para vistas – Atendimento de solicitação

♦ clique no botão Dev. correspondente àquele documento

Ao marcar a devolução, este item da lista de solicitações desaparece.

♦ envie o documento por Relação de Transferência

17.5 Consulta por Usuário Externo

Ao receber o expediente de pedido de consultas a processos, o NPA / NFSAC deve:

17.5.1 Consulta sem cópias

No Menu Principal opção Consulta para vistas – Usuário Externo

♦ digite o nome do solicitante

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Localizar

17.5.2 Consulta com cópias

♦ digite o número do documento

♦ digite o nome do solicitante

♦ digite o valor da taxa paga

♦ digite a data do pagamento

♦ clique no botão Salvar

18 Reabrindo documentos

O perfil Usuário Final permite esta ação somente para expedientes. Quanto aos processos,somente o perfil NPA/NFSAC é que poderá reabri-lo.

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 30

18.1 Reabrindo expediente

No Menu Principal opção Documento –Alterar

♦ digite o número do expediente a ser reaberto

♦ clique no botão Reabrir.

Ao término da execução o sistema exibirá os documentos reabertos.

18.2 Solicitando reabertura de processos

Uma vez encerrado, um processo somente pode ser reaberto pelo NPA/NFSAC. Quando houvera necessidade da reabertura, o usuário deverá solicitar ao NPA / NFSAC. Se o processo a serreaberto estiver em posse de uma UA NPA / NFSAC, o sistema direcionará o pedidoautomaticamente para ela; caso esteja na posse da própria UA solicitante, o sistemaencaminhará ao NPA / NFSAC mais próximo. Caso não haja a UA solicitante não estejavinculada a um NPA / NFSAC, o sistema solicitará ao usuário ao entre em contato com aAdministração para atualização dos dados da sua UA.

No Menu Principal opção Solicitação de Reabertura

♦ digite o nome e o cargo do responsável pela UA solicitante

♦ clique no botão Prosseguir

♦ digite o número do processo

♦ clique no botão Adicionar

♦ clique no botão Solicitar

♦ aguardar retorno NPA / NFSAC

18.3 Atendendo a solicitação de reabertura

No Menu Principal opção Atendimento de Solicitação de Reabertura de Processo.

O sistema exibe a lista com todas as solicitações.

♦ para atendimento ao pedido clique no botão Reabrir

18.4 Recusa de atendimento solicitação de reabertura

No Menu Principal opção Atendimento de Solicitação de Reabertura de Processo.

♦ para recusa do pedido clique no botão Recusar

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 31

♦ digite o texto de notificação justificando o motivo da recusa (obrigatório)

18.5 Emissão do Termo de Reabertura

Após a efetivação da reabertura pelo NPA / NFSAC, a emissão do Termo de Reabertura poderáser efetuada pelo usuário que solicitou ou pelo próprio NPA / NFSAC.

No Menu Principal opção Documento –Consultar ou Documento - Alterar

♦ digite o número do processo

♦ clique no botão Termo de Reabertura

♦ emita o Termo de Reabertura

18.5. 1 Reemissão do Termo de Reabertura

O usuário poderá emitir novamente o Termo de Reabertura se o documento estiver em suaposse usuário e tenha havido pelo menos uma reabertura.

No Menu Principal opção Reemissão – Termo de Reabertura

♦ digite o número do processo

♦ clique no botão Termo de Reabertura

♦ emita o Termo de Reabertura

18.6 Reabertura de Processos NPA / NFSAC

No Menu Principal opção Reabrir

♦ digite o número do processo

♦ clique no botão Reabrir

Se a reabertura não estiver vinculada a uma solicitação, deverá ser informado o nome e o cargodo responsável pela UA NPA / NFSAC.

No Menu Principal opção Documento – Abrir (Consultar / Alterar)

♦ digite o número do processo

♦ clique no botão Termo de Reabertura

♦ emita o termo de reabertura

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 32

19 Eliminação de documentos

19.1 Selecionando documentos para eliminação

No Menu Principal, opção Eliminação - Seleção.

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Adicionar

♦ repita o processo para todos os documentos a serem marcados.

19.2 Pesquisando documentos para serem eliminados

No Menu Principal, opção Eliminação - Seleção.

♦ clique no botão Pesquisar.

O sistema mostra os documentos com prazo de expurgo vencido, em posse da UA.

♦ selecione os documentos marcando na caixa Selec, ou

♦ clique no botão Selecionar todos

♦ clique no botão Continuar.

♦ para remover documento da lista, clique no botão Exc

19.3 Eliminando documentos

No Menu Principal, opção Eliminação - Eliminar

♦ digite o número do documento a eliminar

♦ clique no botão Adicionar.

♦ clique no botão Eliminar

♦ emita o Termo de Eliminação

Repita esta operação quantas vezes julgar necessário, ou

♦ clique no botão Pesquisar.

♦ selecione os documentos marcando na caixa Selec, ou

♦ clique no botão Selecionar todos

♦ clique no botão Continuar

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Manual de Operação - GDOC – 2004 v. 4

COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 33

♦ para remover documento da lista, desmarque a seleção

♦ clique no botão Eliminar

♦ emita o Termo de Eliminação

Os documentos eliminados não constarão mais do sistema.

20 Consultando o histórico de alterações

Esta funcionalidade refere-se apenas às alterações do documento e não à movimentação.

No Menu Principal opção Histórico de Alterações

♦ digite o número do documento

♦ clique no botão Pesquisar Histórico.

Será exibida uma lista com todas as alterações sofridas pelo documento.

♦ para nova pesquisa, clique no botão Nova pesquisa de histórico

21 Relatórios

No Menu Principal opção Relatórios

♦ clique sobre o relatório desejado

♦ emita o relatório

22 Reemissão de documentos

As funções para reemissão dos impressos abaixo foram descritas em seus respectivos tópicos.

♦relação de remessa

♦folha líder

♦protocolo

♦relação de transferência

♦termo de reabertura de processo

♦termo de encerramento de processo

♦termo de apensamento

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COORDENAÇÃO GERAL DE ADMINISTRAÇÃO / DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA E INFORMAÇÃO 34

♦termo de juntada

♦termo de desapensamento

♦termo de desentranhamento de folhas

♦termo de apensamento

♦termos de desapensamento