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Comtel Informática GestorFI - Módulos SP/CX/NF/ET/CP/CMD/NT

Comtel Informática

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE LOJAS

GestorFI

SP / CX / NF / ET / CP / CMD / NT

Rua Antônio do Canto e Castro, 72 – Jd. São José Fone/Fax (19) 3807 3248 - Celular (19) 9756-9611CEP 13901-240 - AMPARO - SP. - e-mail: [email protected] - SKYPE: comtel.pro.br

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1. Apresentação

GestorFI é um sistema desenvolvido para atender empresas de venda a varejo ( lojas,supermercados, bazar, conveniência, papelaria, confecção, etc. ).

Suas principais características são: a facilidade de operação e a rapidez no aprendizado.

O Sistema GestorFI é composto basicamente pelos módulos:

Supervisor SP - Módulo responsável pela administração geral do sistema. (Cadastros de um a forma Geral e toda a configuração do sistema).

Caixa CX - Módulo fiscal. Funciona conjuntamente com impressoras Bematech e Yanco emitindo cupom fiscal, controle de caixa, conta corrente de cliente e controle de estoque de produtos.

Não Fiscal NF - Módulo não Fiscal. Tem as mesmas facilidades do CX, porém não necessita de impressora fiscal e permite a conexão de uma impressora matricial comum ou mesmo sem qualquer impressora instalada no computador, ficando toda a operação registrada no vídeo.

Estoque ET - Permite o controle de estoque de produtos.

Faturamento NT - Faturamento (emissão de Nota fiscal) , controle de duplicatas elistagem de serviços.

Contas Pagar/Receber - Recupera os dados das duplicatas e da entrada de estoque para formular os relatórios.

Comanda Eletrônica CMD - Permite a anotação de consumo em uma ficha eletrônica e a impressão de Cupom fiscal em um ponto de caixa remoto.

Gestor BKP - Sistema de cópia de segurança do sistema. Podendo ser automático ou manual.

Desta forma é possível, montar o sistema de acordo com as suas necessidades, sem que para isto sejapreciso grandes conhecimentos de informática.

Requisito Mínimo de Hardware / Sistema

Pentium 500 com

128 MB de memória RAM, 10 MB de espaço na disco rígido, Caixa de Som,

Leitor de código de Barras padrão CCD (opcional),Configuração de vídeo de 800X600 (mínima).

Windows 98/2000/XP-sp2


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1.1. - Sistema TESTE & COMPRE

Com este sistema inovador, é possível, a instalação e o devido teste no sistema sem que sejanecessário desembolsar nenhum valor para isto. Você poderá instalar o sistema em um ou maiscomputadores durante o prazo de 30 dias, renovável por mais trinta, o utilizando em escala detrabalho.

Somente após o período de teste e aprovação do Sistema GestorFI é que passaremos para a fase denegociação de compra. Com a efetivação da compra, todo o processo já realizado no sistema(cadastro de cliente, fornecedor, produto,etc.) poderá ser aproveitado.

Este novo método dá ao cliente a segurança de estar adquirindo um produto que atenda todas as suasnecessidades e a certeza do bom funcionamento.


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1.2. Principais parceiros :

RAZÃO SOCIAL RAMO CIDADE - ESTADO

CASA DO MATL. HOSPITALAR DE AMPARO Comércio AMPARO – SP

ROSSI MOTORES ELÉTRICOS Comércio / Mão Obra AMPARO – SP

EMBALA-SE ARMARINHOS & EMBALAGENS Comércio Varejista AMPARO – SP.

ANTONIO CARLOS GOMES - BRUNO BABY Confecção MORUNGABA --SP.

BABY JARDIM CONFECÇÕES LTDA Confecção AMPARO – SP,

CONFECÇÕES FEROZ LTDA. EPP Confecção AMPARO – SP.

CONFECÇÕES J.M. JARDIM LTDA. Confecção AMPARO – SP.

CONFECÇÕES SASSY LTDA. Confecção AMPARO – SP.

DOMETILDE AP.CECONELLO FLAIBAN Confecção AMPARO – SP.

LARA BABY CONFECÇÕES Confecção AMPARO – SP.

PITIKA CONFECCÇÕES LTDA Confecção AMPARO - SP.

MALHARIA E CONF. FLAIBAN LTDA Confecção AMPARO – SP

COMERCIO DE ROUPAS GUIDINHO Confecção AMPARO – SP.

D.A. DEMORI CONFECÇÕES Confecções AMPARO –SP.

COMERCIO ROUPAS FRANCO Confecção AMPARO – SP.

JUTA TUDO – COM.EMBALAGENS Confecção Embalagens AMPARO – SP.

GRÁFICA FOCA Gráfica AMPARO – SP.

TECNO CLIP IND. COM. LTDA. Industria AMPARO – SP.

WILTON FITAS ADESIVAS LTDA Industria TABOÃO DA SERRA – SP.

FRIGIRÍFICO ANGELILFRIGORIFICO ANGELELLI S/A Industria Abatedouro PIRACICABA -- SP.

LAMITEC LAMINAÇÕES TÉCNICAS Industria Tecidos SÃO PAULO – SP.

COPA DE OURO Lanchonete AMPARO – SP.

MOVEIS CALEFFI Loja Móveis AMPARO – SP

BEABA PAPELARIA & INFORMÁTICA Papelaria AMPARO – SP.

COMPANY PAPELARIA E INFORMÁTICA Papelaria AMPARO – SP

ROSSI REPRESENTAÇÕES Repres. Coml. AMPARO – SP.

AMR – REPRESENTAÇÕES Repres. Coml. AMPARO – SP.

SERTEK TECNOLOGIA Revenda Informática CAMPINAS – SP.

SUPERMERCADO CENTRAL Supermercado AMPARO – SP.

SUPERMERCADO AMÉRICA Supermercado AMPARO – SP.

SUPERMERCADO IRMÃOS CANINA LTDA. Supermercado AMPARO – SP.

DISK MOTO ZUM – ENTREGAS URGENTES Transportes AMPARO – SP.

GRÁFICA VISÃO LTDA. Gráfica AMPARO – SP.


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C.FATIMA STAFOCHER FRIGORIFICO Frigorifico AMPARO – SP.

EMPÓRIO DE CARNES Frigorífico AMPARO – SP.

MAKAIKE PANIFICADORA & LANCHONETE PADARIA AMPARO – SP.

PANIFICADORA LEONIDAS PADARIA AMPARO – SP.

PLASTICOS LASTORIA Indústria Plástico AMPARO – SP.

AGRARIA MAQ. AGRICOLAS Comércio AMPARO – SP.

C.G.N. PROD. HIDRAULICA Comércio AMAPRO – SP.


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1.3. - Considerações Iniciais sobre a implantação do Sistema

O GestorFI é um sistema bastante flexível e com a definição de alguns parâmetros é possível adaptá-lo às mais variadas particularidades. Mas por se tratar de um sistema que vai mexer com a estruturade funcionamento do seu comércio é possível que muitas mudanças e adaptações nos procedimentosoperacionais da empresa sejam necessárias. É evidente que estas mudanças, poderão ser maiores oumenores dependendo do estágio que já se encontra a automação da sua loja.

Neste sentido, a disposição e aceitação de mudança por parte da Direção da empresa sãoimprescindíveis. Outro fator de importância é a conscientização do pessoal que trabalharádiretamente com o novo sistema, fazendo treinamentos. Lembre-se que os seus funcionários serãoaqueles que estarão a maior parte do tempo lidando com o sistema, introduzindo dados, fazendoinventários, introduzindo as compras e principalmente informando aos seus clientes sobre asinovações e facilidades que serão implantadas.

O sistema estará funcionando proporcionalmente na mesma velocidade ao empenho aplicadona sua implantação.

Todas as dúvidas vindas da implantação serão solucionadas ao longo da mesma.


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1.4. Procedimentos Iniciais na instalação do Sistema

Na relação de passos a seguir mostraremos alguns procedimentos básicos para que todos os módulosfuncionem normalmente e forneçam os resultados esperados e previstos em cada um.

1 - Cadastro de artigos. Os produtos comercializados pela empresa já devem estarcadastrados. Efetue este passo, preferencialmente, através do GestorSP.

2 - Código de barras. Para se obter o máximo de rapidez na automação dos caixas énecessário que todos produtos possuam código de barras. Para alterar ou cadastrado código debarras, utilize preferencialmente do leitor de código de barras, nunca o faça digitando manualmentepois seria muito passível a erros.

3 - Clientes. Caso tenha interesse em manter um registro de informações sobre os clientes, crieum cadastro, pelo menos dos clientes mais costumeiros. Esta tarefa poderá ser feita pelo GestorSP ouGestorCX.

4 - Balança. Se pretender usar alguma balança que emita e etiquetas de código de barras como código, peso e preço dos produtos, dois passos devem ser seguidos: Primeiro, configure o softwarefornecido com a balança, consulte o manual da balança para maiores detalhes. Segundo, entre nomódulo GestorSP, Atualizações/ transferência para a balança e responda todas as questões sobre oarquivo a ser gerado para alimentar a memória da balança

5 - Caixas . Todos os caixas que serão utilizados na loja deverão ser incluídos. Entre na opçãocadastro de caixas no módulo GestorSP.

6 - Impressora fiscal. Se estiver usando uma impressora fiscal, entre em parâmetros dosistema no módulo GestorSP e selecione a impressora desejada, configure a mensagem promocionalpara que seja impresso no cupom.

Obs.: Conforme Convênio ICMS nº 84 de 28.09.2001 Cláusula 82 “... não poderápermanecer instalado outro programa aplicativo específico para registro deoperações de circulação de mercadorias e prestação de serviços...”.

7 - Experiência. Como o processo de automação afeta diretamente o atendimento dos clientes,durante o processo de vendas, sugerimos fazer algumas experiências, antes de iniciar o processo devendas diretamente para os clientes.

8 - Segurança. Teste rigorosamente todos os equipamentos instalados, que poderão afetar ofuncionamento dos caixas. Sugerimos colocar no-break (equipamento que garante a continuidade daenergia elétrica, via baterias, quando há falta da mesma na rede) para todos os equipamentos, evitandosurpresas, principalmente nos momentos de variação brusca energia elétrica, que em algumas regiõesé muito comum.


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9 - Treinamento. Um cliente insatisfeito pode não voltar mais na sua loja. Um funcionárionão treinado, pode criar situações embaraçosas no momento de efetuar uma venda com um sistemaque ele não conhece. Em função disto, sugerimos treinar todas as pessoas que irão cooperar esupervisionar os caixas, especialmente como solucionar problemas.

Outra situação muito peculiar é a migração de um sistema para outro. É normal que hajauma certa resistência por parte dos operadores, pois no sistema antigo há uma facilidade no manuseioe um conhecimento amplo do funcionamento. Neste tocante, fica claro que se não houver umtreinamento bem apurado haverá uma rejeição natural ao sistema “NOVO”. É nesta hora queouviremos as tão famosas frases de rejeição:

- “Não dá certo...”

- “Não consigo fazer nada...”

- “No sistema antigo....”

- “Vamos espera um pouco mais para implantar...”

A resposta para tudo isto chama-se “TREINAMENTO”.

1.5. Módulo Supervisor - SP

É o módulo responsável pela administração e configuração do sistema. Este módulo básico teminteração com todos os demais módulos do sistema. Sua principal finalidade, é a de fornecersubsídios para o funcionamento de forma adequada dos demais programas.

Possui recursos:• Inclusão e configuração dos caixas;• Parâmetros gerais aplicáveis aos outros recursos do sistema;• Controle das entradas e saídas do caixa central;• Cadastro de Produtos;• Cadastro de Operadores;

1.6. Módulo Caixa - CX

É o módulo responsável pelo gerenciamento das vendas no caixa, bem como os pagamentosrealizados pelos clientes ao longo do dia. Para acionamento desta parte do sistema é necessário terinstalado uma impressora de Cupom Fiscal.

No ato da venda, o estoque é automaticamente atualizado, procedendo ao abatimento das respectivasquantidades.

Este é provavelmente o módulo de maior utilização dentro do sistema.


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1.7. Módulo Não Fiscal - NF

Sua finalidade é a mesma do módulo CAIXA, no entanto não há a necessidade da impressora deCupom Fiscal. Desta forma, este módulo se encaixa perfeitamente aos estabelecimentos quenecessitem das facilidades da automação, mas, não tem a obrigatoriedade da implantação do Emissorde Cupom Fiscal.

1.8. Módulo Estoque - ET

É o módulo responsável pelo acompanhamento do estoque. Verifica-se a lista de faltas, encalhe,entrada de mercadorias, etc.

1.9. Módulo de Faturamento - NT

É o módulo responsável pela impressão de Notas fiscais eletrônica e o respectivo controle deduplicatas.

1.9.1 Módulo de Transferência de Pedidos – Cliente/Servidor – TransferênciaÉ o módulo responsável pela transferência de pedidos de um ou vários computadores remotospara uma base centralizadora (servidor), funciona enviando arquivos via e-mail.

1.8. Módulo de Contas a Pagar - CP

Responsável pelas informações e provisões de pagamentos das notas fiscais digitadas no sistema,podendo ainda cruzar as informações com os recebíveis do contas a receber.

1.9. Módulo Cartão de Ponto Eletrônico - Ponto

Apontamento das marcações de ponto dos funcionários, bem como a impressão do registro de pontopara conferência.


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2. ENTRANDO NO SISTEMA - GestorSP

Inicialmente, quando de sua instalação pela primeira vez, preferencialmente execute na primeiravez o GestorSP, o sistema faz três perguntas para configuração da área de trabalho:

a) Nome de identificação da sua empresa ( apelido ) : exemplo “ COMTEL “

b) Nome do Banco de dados : “ARQUIVO”

c) Caminho completo da instalação do sistema :

Exemplos

“C:\GESTORFI”

“T:” Unidade mapeada em rede

“\\SERVIDOR\GESTORFI\” Endereço na rede

(OBS.) Caso deseje alterar qualquer um dos dados acima, edite o arquivo “Parametros.dat“,utilizando o NotePad, e proceda as devidas alterações, ou se preferir, exclua este arquivoe execute o sistema novamente.

2.1. Registro do Sistema

Há a necessidade de se registrar o sistema para que ele funcione na sua capacidade máxima. Paratanto, forneça o “Número da Instalação” ao suporte técnico e transcreva no campo RegistroNúmero o código (chave de registro) fornecido pelo mesmo. Dê um clique no botão “Registrar”.

Figura 01


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Caso esteja utilizando o sistema no modo “APRENDIZADO / TESTE”, dê um clique no botão“Continuar”. Observe a data de validade transcrita no canto inferior direito. Após esta data o sistemadeixará de funcionar caso não tenha sido registrado adequadamente.

É possível a solicitação de um número de registro que prorrogue por mais 30 (trinta) dias o registrodefinitivo do sistema.

Obs.: O Registro do Sistema é executado uma única vez ao longo de todo o processo de instalaçãoe utilização do software. Caso venha acontecer uma nova instalação na mesma ou outramáquina, será necessária uma nova chave de registro.

2.1.1. Modulo de Segurança

Neste ponto o sistema entra no módulo de segurança. É necessário a digitação de um nome de usuárioe uma senha de acesso. O nome básico é: ELCIO e a senha 123 . ( Após o cadastramento de outrosusuários com o nível “01” o nome básico poderá ser deletado.)

figura 02


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2.2. Configuração Inicial

Será todo um conjunto de operações necessárias ao bom funcionamento do Sistema GestorFI e seusub programas.

Acione o Módulo Gestor Supervisor (GestorSP), para providenciarmos as configuraçõesnecessárias.

(Obs.) Adotaremos a seguinte grafia para indicar este tipo de procedimento : “ Arquivo / Parâmetros “

2.3. Cadastrar o Caixa

O passo seguinte da configuração do sistema é o cadastramento de um caixa. Acione o menu Cadastro/ Caixas / Cadastra Caixa. ( Alt + A+ X + X ), ou simplesmente o botão “CAD. CAIXAS” na telaprincipal.

Dentro do programa, digite o número do caixa e tecle no botão Cadastrar. Neste ponto, o sistemaestará pronto para ser operado.

2.4. Parâmetros do Sistema

Na tela parâmetro do sistema, tem só uma série de dados a serem informados:

• Dados da empresa: observamos nesse item todos dados necessários para o reconhecimentoda empresa dentro do sistema e demais relatórios. Toda vez que o sistema necessitar de dadosreferentes à empresa, ele solicitara deste registro;

• Número do caixa: identifica o caixa no qual e estamos trabalhando;

• Tipo de sistemas: originalmente o sistema vem preparado para trabalhar com vendas,podemos no entanto configuravam para que trabalhos somente formulando o orçamento.Neste caso, cada atendimento será um novo orçamento;

• Permissão p/ Usuário: Permite ou não que o usuário do sistema possa fazer exclusão deitens no orçamento em andamento, ou que possa excluir um orçamento inteiro em andamento.Caso não seja selecionado, o usuário ficará impedido de executar estas operações, e autilização de tal recurso ficará a critério da aprovação pelo Supervisor do Sistema;

• Comanda: permite a marcação em uma única ficha todos os gastos do mesmo cliente. Deveser utilizado com o parâmetro Tipo de sistema/só orçamento, na máquina em que se faz oatendimento;

• Desconto por Item: Permite seja dado um desconto a cada item registrado no caixa. Tem apossibilidade do desconto ser dado em porcentagem ou em valor, que será abatido do preçounitário.


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• Acréscimo na Compra: Permite seja dado um acréscimo no fechamento do cupom. Esteacréscimo pode ser dado em porcentagem ou em valor.

• Formas de pagamento: o sistema traz internamente duas formas de pagamento básica,dinheiro e cheques, podemos acrescentar outras duas ao nosso critério, como por exemplocartão e vale compra;

• Gaveta de dinheiro: se o sistema possui gaveta de dinheiro instaladas e qual o status para aabertura da gaveta. No status da gaveta tente inicialmente colocar 0 e depois 1 e teste aberturadentro do sistema de teclando CTRL+G;

• Impressoras: informe o tipo de impressora acoplada no sistema;

• Moeda: informe o nome da moeda utilizada, por extenso;

• Estoque negativo: marque esta opção caso deseje que o sistema diminua o estoque deprodutos mesmo tornando ou negativo;

• Código do produto em geral: caso as etiquetas lidas pelos sistemas de leitura ótica nãoreconhecer o código de escrito na etiqueta, poderemos indicar um novo código a sersubstituído imediatamente;

• Preço de venda da base: escolha desse item qual dos três preços internos do sistema será opreço praticado pela venda no caixa;

• Log das vendas: acionando esta opção, todas as vendas realizadas pelo caixa serão registradasem um arquivo sob o qual será possível a visualização de toda e qualquer venda realizada pelosistema. É de se salientar que este registro consome uma quantidade considerável de recursosdo sistema, principalmente espaço de armazenamento;

• Cadastro resumido de cliente: permite que um operador do caixa cadastro de clientes com onúmero mínimo de informações.

• Dados adicionais: dentro do cadastro de clientes existem nove campos com qualquer tipo deinformação. Dentro do arquivo de parâmetros podemos rotular cada uma dessas informaçõesde maneira que elas fiquem personalizadas;

• Mensagem no rodapé do cupom: é uma mensagem que agradecimento ou informação que sequeira colocar nas últimas linhas do cupom fiscal.

• Mensagem na tela de vendas: é uma mensagem informando que o caixa está disponível.(Caixa Livre).

• Tem Impressora: Informa a existência de impressora Não Fiscal instalada no terminal

• Aumenta a Descrição na Impressora Fiscal: Coloca o complemento juntamente com adescrição do produto na impressão do item.

• Único Vencimento: Altera as datas de vencimento das compras a prazo para o vencimentoda primeira compra em aberto registrado no sistema.

• Parcelamento: Cada compra tem um vencimento próprio. Caso seja uma venda parcelada, adiferença de dias entre as mesmas é apontada na caixa ao lado do item assinalado.

• Tem Comissão: Informa ao sistema sobre o cálculo de comissão sobre as vendas. Note que énecessário informar o percentual de comissão do vendedor no cadastro de operadores.


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2.5. Cadastro de Usuários

É necessário o cadastramento do nome de todos os usuários que terão acesso ao sistema, conforme demonstrado abaixo:

A configuração de um usuário poderá ser feita de acordo com as seguintes regras:Níveis:

1 - Master2 - Intermediário3 - Operador

SeçõesCaixa (módulo de venda)Estoque (Movimentação do estoque)Financeiro (Saldo da Conta Cliente)

O Sistema de Cadastramento de Operadores, permite a alteração da senha individual do operador,bem como a inutilização de senhas por esquecimento e adoção de uma nova. Permite ainda, obloqueio temporário de algum operador.

Somente operadores com nível 1 (um) podem cadastrar novos usuários no sistema.


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2.6. Cadastro de Produtos

Para o funcionamento do registro de vendas é necessário ter cadastrado todos os produtos quecompões a carteira de vendas.

figura 03

Enfatizamos para que todos os produtos sejam cadastrados, pois há uma queda muito grande deprodutividade quando no ato da venda algum produto não é localizado pelo sistema.

Outro ponto de fundamental importância é a colocação de código de barra nos produtos, isto fará comque a pesquisa, no ato da venda, fique extremamente rápida.


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2.6.1. Adicionando Produtos

Utilizando o botão ADICIONA, teremos uma tela em branco para cadastrarmos os produtos.

Somente na primeira vez informe o número do código que se deseja incluir, a partir daí, teclando-se<Enter> nas próximas vezes a numeração será automática.

Obs.: No menu parâmetros há a possibilidade de se fixar a numeração automática, evitando assim,grandes saltos na numeração. (marque a opção “Numeração automática”).

Caso o número já exista no sistema, será exibida uma mensagem informando que o código é inválido.Da mesma forma, o código de barras deverá ser único dentro do sistema, ou seja, não poderá haverdois produtos com o mesmo código de barras.

A fim de evitarmos erros no momento da venda, orientamos para que não sejam cadastradosprodutos com números abaixo de 10 (dez), visando uma possível inversão entre quantidade e códigodo produto.

A segunda forma de se fazer o cadastramento de produtos, porem de uma forma mais produtiva, éutilizar o botão ADICIONA C/ CÓPIA. Este opção copiará um produto já existente para um novocódigo, trazendo todos os campos, com exceção do código reduzido e do código de barras. Depois derealizada a cópia, a opção ALTERA é automaticamente invocada.

Note que ao ser acionado um botão, o mesmo pode ser utilizado para cancelar a operação ora iniciada.

2.6.1.1 - Opção produção própria

Informa ao sistema se o produto é de fabricação própria ou foi adquirido de terceiros econsequentemente a saída será como revenda.

2.6.1.2 - Opção Combustível

Opção em fase de desenvolvimento. (Retirado do Sistema)

2.6.1.3 - Opção Serviço

Informa ao sistema se o este item é considerado um serviço ou um produto para venda.

2.6.1.4 - Opção Entrada c/ Sub. Tributária

Informa ao sistema se o item cadastrado foi adquirido sob o regime de substituição tributária. Talinformação será utilizada na Nota Fiscal Eletrônica. Será necessário informar ainda a “Base deCálculo do ICMS ST Retido” e o “Valor do ICMS ST Retido”.


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2.6.1.5 - Produto Nacional / Importado

Informa ao sistema se o item cadastrado é um produto nacional, produto importado adquirido nomercado interno ou produto importado diretamente. Tal informação será utilizada na Nota fiscalEletrônica, fazendo parta da codificação CST (para empresa enquadrada no Regime Normal deApuração) ou CSOSN (para empresa enquadrada no Regime Simples Nacional).

2.6.1.6 - Opção Produto Inativo

Informa ao sistema se o item cadastrado encontra-se indisponível para venda. ( Bloqueado )

2.6.1.7 - Opção Produto com Substituição Tributária

Será necessário cadastrar o IVA (botão na coluna da direitana parte inferior da tela)

Informe o código reduzido do produto, o estado e aalíquota do IVA a ser aplicada no cálculo daSubstituição Tributária.


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Obs.: ( 1 ) Ao realizar o cadastramento de um código, podemos indicar qualquer número comocódigo do produto. Note que este procedimento poderá deixar o seu cadastro com grandes lacunas nanumeração. O programa ajustará a continuação da sequência numérica a partir do último númerodigitado.

Obs.: ( 2 ) É importante para o bom funcionamento do sistema o cadastramento de um produto quetenha a finalidade de preencher qualquer falha no cadastramento. Por exemplo: produto número 100– Diversos valor unitário R$ 1,00 . Desta forma, caso queiramos passar uma venda de algoque não conste no cadastro a um preço de $ 12,45 – basta colocarmos a quantidade como sendo15,45 e o código 100.

Obs.: ( 3 ) Da mesma forma que a Obs.(2), temos ainda outros dois códigos que serão utilizados aolongo do processo de vendas:

- Código 101 - cod.Barra 0000000000000 - DESCONTO - valor R$ 1,00

- Código 102 - cod.Barra 1000000000001 - ACRÉSCIMO - valor R$ 1,00

Em ambos os casos o código resumido pode ser qualquer número, porém pedimos que o código deBarras seja escriturado como: 0000000000000 para Desconto e 1000000000001 para Acréscimo.

Estes códigos serão utilizados pelo sistema no ato do fechamento das vendas. Desde que hajadesconto ou acréscimo sobre o total da venda.


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2.6.2. Atualizando Produtos

O botão ATUALIZA aceita as modificações realizadas na ficha de cadastramento ou alteração,disponibilizando os novos dados a todas as estações de trabalho ligadas ao sistema.

2.6.3. Excluindo Produto

A EXCLUSÃO de um código pode ser feita após a visualização de todos os seus dados na tela e arespectiva escolha no menu do sistema (barra na parte superior da tela). Será pedido umaconfirmação desta ação. Note que após a confirmação não será mais possível resgatar os dadoscontidos neste código.

2.6.4. Pesquisando Produtos

Existem quatro formas de implementar filtros no sistema:

- Descrição do Produto (segue o padrão normal de pesquisa de produto).- Grupo- Fornecedor- Código de Barras ou Código Reduzido (vai direto ao código pesquisado).

Caso a pesquisa seja bem sucedida, serão apresentados somente os produtos que atendam a aplicação do filtro.

Para remover a aplicação do filtro, utilize o botão REFAZ TELA SEM FILTRO, neste momento, todos os produtos passarão a ser exibidos novamente.


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2.6.5. Impressão de Relatórios

Escolha a melhor forma de exibição do relatório de produtos aplicando um dos filtros abaixo. Para acionar esta opção, digite CTRL+L na tela principal do cadastro de produtos ou clique no menu “Imprimir” e escolha a opção “Imprimir Listagem dos Produtos”.

figura 04

2.6.5. Enviando Lista de Preço Via Internet

Monte relação de produtos no vídeo utilizando as ferramentas de pesquisa disponíveis na atela principal do cadastro de produto. Uma vez aplicado os devifdos filtros, segure a tecla SHIFT pressionada e clique sobre o botão “Imprimir + Internet”. O Arquivo com a relação de produtos constante no vídeo será formulada e anexada a uma mensagem no programa gerenciador de mensagens eletrônicas.

Basta que seja colocado o endereço eletrônico do destinatário da mensagem e clicar no botão “enviar”.


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2.6.6. Imprimir Encalhe - CTRL+E

“Encalhe” é a listagem de produtos que não tiveram movimentação de saida por um grande período (mais ou menos de 6 meses). Para acionar esta opção, digite CTRL+E na tela porincipal do cadastro de produtos ou clique no menu “Imprimir” e escolha a opção “Imprimir Encalhe”.

2.6.7. Atualiza Preço

É a maneira mais prática de se fazer alterações, em lotes, nos preços dos produtos seguindo uma fórmula bem fácil.

É aconselhável que antes de se fazer a atualização de preço, seja aplicado um filtro, que pode ser por produto, fornecedor, grupo ou outro qualquer disponível no sistema. Caso não seja aplicado nenhum filtro, a atualização recairá sobre todos os itens do cadastro de produtos.

A abrangência da atualização de preços é somente sobre os itens constantes na caixa de produtos.

Percentual: Percentual de Acréscimo ou Desconto, dependendo da opção escolhida logo mais à frente.

Forma da Atualização : Faz a atualização em toda a lista selecionada ou a atualização seletiva, perguntando a cada novo código sobre a atualização ou não.

Relação do reajuste: Informamos ao sistema se o novo preço será formado sobre o preço de custo ou se será um reajuste de preço na própria base.

Ex.: Custo X Venda (marcado) 10,00%Custo = 12,00 Venda1 = 15,00 (antes da atualização)

Custo = 12,00 Venda1 = 13,20 (após a atualização)

Custo X Venda (NÃO marcado) 10,00% Venda1 = 15,00 (antes da atualização)

Venda1 = 16,50(após a atualização)

Custo X Margem Utiliza o campo “Margem de Lucro” do cadastro de produtos para aplicar sobre o custo e formar o novo preço de venda.


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Foco da Atualização: Informamos qual será o preço que receberá a atualização.

Arredondamento: Possibilita três formas de arredondamento conforme exemplo abaixo:

Valor base: 15,6153Arredondamento Duas casas: 15,62

(padrão)Arredondamento Uma casa: 15,60Arredondamento Inteiro: 16,00

figura 05

Modo Avançado:

O modo avançado abre duas janelas com os preços de venda, possibilitando a montagens de novos preços a partir de um preço base. Exemplo:

Preço de venda2 = Pagamento avista (preço base)

Venda2 + 15,00% = Venda3 = Pagamentos para 28 dias.Ou

Venda2 - 5,00% = Venda1 = Preço promoção.


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Retorna ao Custo Esta opção recompõe o preço de custo com base no preço de venda,bastando para tanto informar um percentual e o botão de Desconto.Exemplo:

Custo = 100,00 X 20% = 120,00Retorna ao custo

Percentual = 20%Botão de desconto + ( caixa ) Retorna ao CustoPreço de Venda = 120,00

Sistemática ==> 120,00 / (1 + (20 / 100)) = 100,00

Obs. Esteja certo das alterações a serem realizadas pois o sistema não retorna ao estágio anterior.

2.6.8. Cadastro de Produtos Vendidos na forma de KIT

A venda de produtos compostos pode ser feita com a opção de KIT, da seguintemaneira:

Ex.:

Cod: 100 - Kit engrenagem 001 - Cod: 145 - Engrenagem 4533 – 1” 02 peças- Cod: 149 - Engrenagem 4530 – 1 1/2” 02 peças- Cod: 233 - Parafuso 12544 2” 04 peças

O cadastro é realizado conforme o esquema acima, e a venda do KIT é realizadopelo código principal ( Cod: 100)

O código principal não fará parte da Nota / Orçamento. Somente os itens quecompõe o kit serão lançados, respeitando a quantidade da composiçãomultiplicado pela quantidade de KITs.

Exemplo:

Venda de 03 Kit de engrenagem 001- Cod: 145 - Engrenagem 4533 – 1” 06 peças- Cod: 149 - Engrenagem 4530 – 1 1/2” 06 peças- Cod: 233 - Parafuso 12544 2” 12 peças


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2.6.9. Cadastro do N.C.M por produto

Para informações no sistema GestorCX e GestorNT referente ao imposto na Nota, temos que atualizara tabela fiscal com todos os NCM e a respectiva alíquota de imposto (estimada).

O sistema atualiza as tabelas com ospercentuais de imposto para cada classificação.

Para a atualização é requerido um arquivochamado: “Imposto.csv”

Este arquivo deve estar na pasta principal dosistema. Caso não seja encontrado, solicite no Centro de Suporte.


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2.7 CADASTRO DE CLIENTES

O cadastro de clientes servirá para alimentar o sistema para os demais módulos ( pedidos,faturamento, contas a receber, etc.).

Figura 06

Podemos ter no cadastro Pessoas Físicas e Pessoas Jurídicas, bastando para tal informar no campopertinente o tipo desejado.

Obs.: Pessoa Física tem CPF

Pessoa Jurídica tem CNPJ


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2.7.1. PESQUISA DE CLIENTES

A pesquisa de clientes poderá ser feita clicando-se sobre o ícone no formato de um binóculo.

A seguinte tela será apresentada:

figura 07

Informa o nome ou parte do nome do cliente a ser pesquisado. Todos os clientes que tiverem acoincidência de nome será apresentado na tela. Com o mouse, escolha o cliente e clique no botãofim. Imediatamente a tela de cliente retornará e os dados do cliente escolhido será apresentado.

2.7.2. CARTÃO PARA COMPRAS À CRÉDITO

No menu principal, item relatórios, é possível imprimir um cartão de identificação do cliente paracompras à crédito. Basta para isto estar com o cliente selecionado na tela e escolher a opção no menurelatório.

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COMTEL INFORMÁTICA

JOSÉ DA SILVA MARQUESConvênio: São João

Cadastro: 15/02/2006

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3. Operação do caixa

Concentramos neste capítulo todas as operações que são acionadas diretamente pelo caixa, tais como:vendas, a abertura, fechamento, a sangria e reforço. Todas elas são realizadas no GestorCX ( módulofiscal ) e GestorNF ( módulo não fiscal ), no módulo de operação.

figura 08

(Obs.) Observe na tela que muitas opções recebem um traço em baixo de uma letra. Exemplo“Cadastro e Estoque”, isto significa que temos um atalho para esta opção. Para acioná-la,basta pressionar a tecla Alt + a letra correspondente à opção desejada. Exemplo: Alt + Aexecutaria a opção Cadastro.

Sugerimos a utilização sempre que possível desta facilidade, uma vez que é muito maisrápido que o acionamento do mesmo com o Mouse.


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Caso esteja utilizando o GestorCX, será necessário a instalação da Impressora fiscalconectada em uma porta serial. Proceda a seguir a instalação do “driver” pertinente àimpressora fiscal e o arquivo de inicialização conforme descrito abaixo no diretório“Windows/System” ou “Windows/System32” para sistemas operacionais Win2000 ou XP.

− BemaFI32.dll− BemaFI32.ini

Segue trecho do arquivo BemaFI32.ini com as devidas observações quanto ã porta a serutilizada pelo sistema e ao modelo da impressora.

;----------------------------------------------------------------------------;; BEMAFI32.INI ;; Arquivo de inicialização da dll BemaFI32 para as impressoras fiscais ;; MP-20 FI II, MP-40 FI II, MP-2000 FI TH e MP-6000 FI TH da Bematech, e ;; Y-8000 e Y-8500 da Yanco ;;----------------------------------------------------------------------------;

[Sistema]

Porta=COM1Path=C:\Status=0Retorno=0StatusFuncao=0ControlePorta=1

ModeloImp=BEMATECHConfigRede=0ModoGaveta=0

Log=0

Como a finalidade básica do GestorCX é controlar o caixa, parte-se do princípio de que ele sempreestará sendo executado em locais aonde haja dinheiro ou papéis de valor, para serem controlados. Emfunção disto, ao ser executado, a primeira operação chamada é a verificação da situação do caixa. Osistema exige que o caixa seja aberto no início do expediente, e fechado no final do mesmo. Caso nãotenha sido efetuado o fechamento do dia anterior, não será possível continuar operando com vendas,sem efetuar o fechamento total e a abertura na data atual.

Detalharemos a seguir as operações básicas

A operação de venda, como o próprio nome diz, é responsável pelo registro das vendas e pelosdemais processos de atualização do estoque no GestorET. Esta opção sempre exige uma abertura decaixa, independentemente do tipo de impressora que estiver usando.


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3.1. Funções Especiais do Caixa

Estando a tela de vendas aberta é possível realizar algumas operações, simplesmente pressionandoalgumas teclas especiais que estão relacionadas nos próprios botões.

F2 - Permite consulta rápida ao cadastro de clientes;F3 - Inicia o fechamento do cupom fiscal pendente;F4 - Permite consulta rápida ao cadastro de produtos;F5 - Inicia o módulo Orçamento;F6 - Transforma um orçamento em cupom fiscal;F7 - Exclui um determinado orçamento.F8 - Encerra o orçamento que está sendo de agitado;F9 - Exclui todos os orçamentos pendentes até o momento;F10- Encerra o cupom fiscal imediatamente.F11- Autoriza a venda e coloca o nome do cliente através da leitura do seu cartão pessoal.F12- Habilita ou desabilita o sistema de troca de mercadorias. Somente para o módulo NF.

Obs.) Duplo-clique na tela de vendas, sobre a frase “Caixa Livre”, permite que a referidamensagem seja alterada. (requer que o usuário seja nível 01 e requer CTRL+Iacionado).

figura 09


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Alt + C - posiciona-se código do produto; Alt + D - abre a tela de desconto no item;Alt + F - fecha o programa e retorna ao menu principal;Alt + I - após a execução da tecla F3 para fechamento do cupom, podemos ir direto a

impressão do cupom com esta sequência;Alt + M - cancela um ou mais itens do orçamento atual;Alt + O - cancela o orçamento atual;Alt + Q - posiciona-se e na quantidade a ser vendida;Alt + S - posiciona-se no código lista, permitindo alterar a tabela de preços para esta compra;Alt + Z - permite acessar a data de vencimento das vendas a prazo;Alt + 5 - visualizar os orçamentos digitados até o momento;

Acionando o menu “Configuração”, teremos ainda:- Altera a cor da tela- Inicia na Quantidade - Inicia no produto- Lançamento de valores

Ctrl + B - Permite a pesquisa de preço no cadastro de produtos através da leitura de código debarras, sem afetar o cupom em andamento;

Ctrl + C - Permite o cadastramento de clientes na forma resumida;Ctrl + E - Programação de entrega de mercadorias ao cliente;Ctrl + G - Aciona a abertura da gaveta de dinheiro;Ctrl + O - Oculta / mostra a lista de orçamentos;Ctrl + T - Oculta / mostra orçamentos de todos terminaisCtrl + R - Rolar a mensagem promocional Ctrl + I - Oculta / mostra a mensagem inicial do caixaCtrl + L - Libera a exclusão de itens na venda/orçamentoCtrl + P - Bloqueia a exclusão de itens na venda/orçamentoCtrl + V - Permite a digitação de produtos e valores finais de VendaCtrl + M - Devolução de Mercadorias ( Troca )Ctrl + V - Lançamento de valores que será convertido em quantidade ( $50,00 gasolina)Ctrl + X - Permite aplicar Desconto ( % ou valor ) no ato da venda.Ctrl +F1 - Altera o preço de venda para o preço UMCtrl +F2 - Altera o preço de venda para o preço DOISCtrl +F3 - Altera o preço de venda para o preço TRES

Obs.: 1 - Edite o arquivo “ G.bmp” para adicionar o logotipo de sua empresa na tela principaldo caixa.2 - Para ter a mensagem promocional rolando na tela, verifique inicialmente a tabela deparâmetros se há mensagem cadastrada.


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3.2. Entradas permitidas na Caixa de Digitação do CÓDIGO DO PRODUTO

Pesquisa de Produtos• É permitido colocar o sinal de igual “ = “ seguido da descrição do produto para uma

pesquisa no cadastro. Exemplo: =CocaComo resultado, teríamos uma lista com todos os produtos constantes no cadastro, cujasdescrições comecem com “COCA” (não se importe com letras maiúsculas e/ouminúsculas).

• Caso seja escrito simplesmente “Coca”, sem o sinal de igual, o sistema localizará todos osprodutos cuja descrição contenha a palavra “coca” no seu interior, não se importando aposição em que ela se encontra. A lista a seguir é um exemplo do resultado desta pesquisa:

- COCA Cola 2 Litros- Doce COCAda- Leite condensado MoCOCA

3.3. Menu / Configuração:

Dependendo dos parâmetros fixados no Módulo Supervisor, poderão aparecer na configuração docaixa as seguintes opções:

• Oculta a pesquisa de orçamento – ao término da formulação de um orçamento a listacontendo os demais orçamentos executados é oculta.

• Inicia no Código do Produto (a quantidade será inicialmente 1)• Inicia na quantidade (a tecla Enter coloca a quantidade como 1)• Escolha de qual o preço de venda será o praticado (1, 2 ou 3)• Aciona a gaveta de Dinheiro - permite a abertura da gaveta com a tecla Ctrl + G• Desconto por item - apresenta a tela de desconto na venda.• Oculta a barra de status no rodapé da tela de vendas.• Altera a cor do fundo de tela do caixa.• Habilita a impressão do comprovante de venda em papel 80 colunas (GestorNF).• Habilita a impressão de recibo para venda a prazo.

Obs.: Para contemplar as exigências do sistema “Nota Fiscal Paulista”, escreva “CNPJ ou CPF” nocampo do código do produto para abrir a tela de digitação do respectivo documento. Para ter avalidade no sistema o cupom deverá ser aberto com o número do documento do cliente.

O registro dos documentos será feito automaticamente, desde que as bibliotecas BEMAFI32.dll estejacarregada de forma adequada.


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Exemplo de cupom fiscal com a impressão doparcelamento das vendas e recibo de pagamento:

EMULADOR DE IMPRESSORAS FISCAIS BEMATECH - SOFTWARE PARTNERS

CNPJ 999999999999999999 IE: 999999999999999INSCRI€ÇO MUNICIPAL:99999999999999901/03/04v22:08:24 GNF:000002 COO:000021 C U P O M F I S C A L ITEM CÓDIGO DESCRICÃO______QTDxUNITµRIO_______ST__________VALOR(_R$)_001 7896052600090 LARANJA SCHIN 2TS 123x0,99 F 121,77 002 0000078904644 CERV KAISER 600 ML 55x1,15 F 63,25 003 0000078904644 CERV KAISER 600 ML 1x1,15 F 1,15 Desconto -0,50 0,65004 7896052600076 GUARANA SCHIN 2 LTS 2x0,95 F 1,90 CANCELADO ITEM:003005 7894900010015 COCA COLA 350ML 1x0,55 F 0,55 SUBTOTAL R$ 187,47Desconto R$ 93,74T.O.T.A.L. . .R.$. 93,73VENDA A PRAZO 93,73VALOR_RECEBIDO__R$________________________93,73_ Vendedor: 0-Comtel CLIENTE: 01150 MARIA FATIMA 19/09/03Venda a PRAZO Vencimento: 02/mar/2004 03 Parcelas: Obrigado!!!------------------------------------------------BEMATECH MP-40 FI II ECF-IF VER03.10LJ:0001 ECF:0002 FAB:00000000000000101/03/04v22:10:30 CCCCCCCCCCCCCCFJGJ BR


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EMULADOR DE IMPRESSORAS FISCAIS BEMATECH - SOFTWARE PARTNERS

CNPJ 999999999999999999 IE: 999999999999999INSCRIÇÃO MUNICIPAL:99999999999999901/03/04v22:10:32 GNF:000003 COO:000022 C O M P R O V A N T E N Ã O F I S C A L N Ã O É D O C U M E N T O F I S C A L COO do documento de compra: 000021VALOR TOTAL DA COMPRA R$ 93,73VENDA A PRAZO R$ 93,73 *** COMPROVANTE DE VENDA A PRAZO *** CLIENTE: 01150 MARIA FATIMA 19/09/03 Parcela:01 $ 31,24 Vcto.: 02/03/04 Parcela:02 $ 31,24 Vcto.: 17/03/04 Parcela:03 $ 31,25 Vcto.: 01/04/04 ------------------------------------------------ ASSINATURA 0-Comtel ******* RECIBO DE PAGAMENTO ******* CLIENTE: 01150 MARIA FATIMA----------------------------------------Documento num.: 21/AV A L O R....$: 31,24Data Pagamento: terça-feira 02/março/2004

Comtel Informática.

------------------------------------------------BEMATECH MP-40 FI II ECF-IF VER03.10LJ:0001 ECF:0002 FAB:00000000000000101/03/04v22:10:49 CCCCCCCCCCCCCCFJGJ õö÷ø================================================


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3.4. Supervisor do Sistema

Encontramos as opções que permitem a habilitação das opções que permitem exclusão de item e/ouorçamento. Para acionar estas opções é necessária a senha de gerenciamento do sistema.

Vale a pena ressaltar que após a utilização da opção habilitada, é recomendado que a mesma sejadesabilitada.

3.5. Fechamento do Cupom

- Sistema configurado para Venda/Cupom , tecle F3 e informe os dados constantes na telaque se abre.

figura 10


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o A Qualquer momento é possível o fechamento imediato do cupom teclando-seF10.

o Informe o percentual de Acréscimo/Desconto ou o valor do Acréscimo/Desconto,caso tenha sido habilitado no módulo de parâmetros. Não é aceito que as duasopções sejam colocadas no mesmo documento.

o Para selecionar os marcadores, Cheque, Ticket, A Prazo, etc., utilize a tecla TAB eselecione a opção com a barra de espaço ou clique do mouse. Se a impressorautilizada for a MP40 e houver marcação para cheque, a tela para a colocação dosdados básicos do cheque se abrirá.

o Para Venda A Prazo (Alt + Z), será necessário a escolha prévia de um cliente e ovalor da venda será lançado na conta do respectivo cliente.

§ Caso tenha sido posto limite de crédito para o cliente selecionado omesmo será pesquisado neste momento e se estiver ultrapassado, seráemitido um aviso para a ocorrência, cabendo ao operador do sistema liberarou não a venda.

§ Tarja vermelha sobre o nome do cliente: Indica que o mesmo tem contavencida registrada no sistema. Esta informação não impede a realização davenda, é somente uma maneira de chamar a atenção do operador parapossíveis ações a serem tomadas mediante o fato da inadimplência.

§ Informe a data de vencimento para esta venda. Caso haja parcelamento,informe:

§ O vencimento da primeira parcela;§ A quantidade de dias entre as parcelas;§ O número de parcelas;

§ O percentual de acréscimo sobre a compra

§ Aparecerá imediatamente uma tabela com o resumo do valor decada parcela, a quantidade de dias entre as mesmas e a data devencimento. É permitido a alteração destes valores, bastando paratal, o posicionamento no campo a ser alterado. Utilizando-se dassetas de movimentação do teclado e um toque na barra de espaçospara completar a edição.

§ Caso seja utilizado o “Percentual de acréscimo sobre as vendas”,será feito um lançamento no campo relativo ao acréscimo nasvendas, bem como, será feito um lançamento nas vendas do cliente,informando o acréscimo à compra.


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§ Poderá ser indicado a impressão do Carnê de Recebimento. Que será umafolha com o resumo de todo o parcelamento. De acordo com o indicado nascondições de pagamento.

§ Poderá ser indicado a impressão de Boletos Bancários para cada uma dasparcelas descritas acima, (verificar habilitação da função de boleto eimpressora no cadastro de parâmetros) bastando clicar na caixa relativa aomesmo ao lado da escolha de venda à prazo.

§ Venda com Convênio – Empresa (é necessário primeiramente cadastraros clientes com as respectivas empresas. Isto deverá ser feito nos DadosAdicionais do Cliente, no primeiro campo poderá ser rotulado como“CONVENIO”). No fechamento da venda, será perguntado se a venda épor convênio. A resposta positiva fará com que seja impresso umcomprovante para certificar a venda por convênio que deverá ser assinadopelo comprador, comprovando a autenticidade do lançamento que seráefetivado futuramente em sua folha de pagamento.

o Existem duas caixas para anotações diversas (observações) no fechamento docupom., que podem ser utilizadas conforme o exemplo:

Placa do veiculo;Vencimento da garantia;Prazo de troca;Número da autorização de compra;Responsável pela compra.

- Obs.: Caso haja venda a vista, será apresentado um resumo da contado cliente, já com os novos lançamentos para conferência do caixa.

- Sistema configurado para Orçamento, tecle F8.


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3.6. Exclusão de Itens / Cupom Fiscal

A exclusão de um item posto de forma errada no sistema, pode ser conseguida teclando-se Alt + M.O cursor será desviado para a área de anotação dos itens registrados. Selecione, com a utilização dassetas, o item a ser excluído e confirme a tecla Enter.Utilize a tecla ESC para sair do módulo de exclusão de itens.

A qualquer momento da execução de um Cupom Fiscal, ele poderá ser excluído totalmente, bastandoteclar Alt + O. Esta opção faz o fechamento do cupom e emite na sequência um aviso decancelamento do cupom.

Obs.: Caso estas opções não estejam presentes no seu sistema, o acesso só será possívelmediante a autorização do Supervisor do Sistema (opção do menu).


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3.7. Pesquisa no cadastro de Produto e Clientes

É permitido iniciar a pesquisa no cadastro de Produtos, teclando F4 – “Permite consulta rápida aocadastro de produtos” ou digitando, na caixa de código do produto, o sinal de igual e o nome doproduto a ser pesquisado.

figura 11

Ao digitar “COCO” o programa pesquisará toda e qualquer palavra que tenha “COCO”, não seimportando se a mesma está no início ou no meio da palavra.Ao digitar “=COCO” o programa pesquisará as descrições que iniciem com a palavra. Ex.: “COCONATURAL”.

A mesma sequência serve para a pesquisa no cadastro de Clientes, bastando para tanto, teclar:F2 – “Permite consulta rápida ao cadastro de clientes”.

(Obs.): Caso o cliente tenha uma pendência de pagamento atrasada, a caixa do nome muda para a corvermelha, mostrando a data do pagamento que está atrasado.

3.8. Orçamento / F5 ( somente para o módulo não Fiscal )

Nesta opção é possível a montagem de um orçamento para análise de viabilidade e/ou venda futura oua venda partida entre vários setores da loja. Com o seu fechamento, utilizando-se a tecla F8, esteorçamento estará disponível em toda a rede.

• Qualquer ponto de venda poderá introduzir ou eliminar itens de um orçamento.• Caso um terminal tenha uma impressora fiscal, poderá emitir o cupom fiscal utilizando os

dados registrados no orçamento.


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AGUA QUEROCOCO

COCO NATUAL

DOCE DE COCO 350gr



Trabalhando com orçamento, teremos a apresentação de outras teclas de manipulação a saber:F5 – Inicia a operação com orçamento.F6 – Transforma o orçamento selecionado em Cupom fiscal, podendo ser incluído novos

itens caso seja necessário.F7 – Exclui um orçamento indevido do sistema.F8 – Fecha (encerra) um orçamentoF9 – Exclui todos os orçamentos não realizados do sistema.Alt + 5 – Posiciona o cursor na janela de orçamento, permitindo a movimentação (seleção)

entre eles com as setas para cima e para baixo.Alt + 8 – Permite a edição de um orçamento e consequentemente a alteração do mesmo. O

mesmo recurso pode ser conseguido com um Duplo-clique do mouse sobre o orçamento.

O sistema é dotado de uma chave de segurança para perda na digitação dos orçamentos. Caso osistema se torne inoperante no meio da digitação de um orçamento, logo após o restabelecimento domesmo, na primeira vez que for acionado o orçamento (tecla F5) o usuário será questionado sobreum orçamento pendente. Neste momento será possível retomar todas as entradas já digitadas.

(Obs.): ORÇAMENTO não é uma opção destinada à venda, por isso não será emitido relatório quepossam caracterizar esta operação como uma transação comercial. A venda só poderá serfeita mediante a impressão de um Cupom fiscal.


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3.9. Devolução de Mercadorias ( Troca ) - somente para o GestorNF

A realização de venda com troca de mercadoria poderá ser feita a qualquer momento teclando-se a sequência CRTL + M ou acionando o menu “CONFIGURAÇÃO / Devolução de Mercadorias (Troca)”. Nesse momento o sistema fará um lançamento com quantidades negativas e dará entrada no estoque das mercadorias lidas, deixando o valor da compra negativo.

Acione novamente a sequência CTRL + M para retornar ao modo normal de venda e se for o caso,prossiga com a venda de novos produtos em substituição dos primeiros.

Pode ser utilizado o leitor de código de barras para a entrada no estoque. Para tanto, é aconselhávelinformar o cliente que a troca somente será efetivada caso a etiqueta com o respectivo código debarras acompanhe o produto na hora da troca.

3.10. Utilização de Comanda

A utilização de comanda eletrônica é uma modalidade de orçamento em que o consumo é anotado emuma conta e posteriormente emitido o Cupom Fiscal em qualquer terminal configurado para taloperação.

A abertura da comanda eletrônica é feita com a leitura do código de barras constante na mesma, ou adigitação do seu número precedido das letras “CC” - consumo por comanda . Exemplo: CC125

1. Logo em seguida, via leitura de código de barras, lê-se os respectivos códigos dos produtos,finalizando-se o consumo com uma nova leitura do código da comanda eletrônica.

Caso seja necessária a inclusão de novos itens em uma comanda já inicializada, retome os passosacima descritos e tudo será acumulado.

Obs.: O sistema a ser inicializado nas estações que trabalharão nos balcões de atendimento será oGestorCMD. Este módulo é bem específico para comanda eletrônica e permite que sejarodado em máquinas com pouca capacidade de processamento, fazendo com que o custo deinstalação seja baixo. Requerimento mínimo para este sistema:

Pentium 500 com

128 MB de memória RAM,

10 MB de espaço na disco rígido,

Windows 98/2000/XP-sp2


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3.11 Fechamento do Caixa

Ao Providenciar o fechamento do caixa, será emitido um relatório com o resumo de toda amovimentação ocorrida ao longo do dia (acumulado).

3.12 Fechamento da impressora Fiscal – Redução Z

Diariamente, é necessário limpar os totalizadores gerais da impressora fiscal com a emissão dorelatório “Redução Z”. Este relatório é utilizados pela contabilidade da empresa a fim de apurara osvalores de venda, apuração de icms, desconto aplicado ao produto e cancelamentos diários.

A sua emissão é obrigatória e caso haja um esquecimento por parte do operador do sistema, ele seráimpresso na próxima vez que a impressora fiscal for ligada.

É importante ressaltar que após a emissão deste relatório a impressora só poderá ser utilizada no diaseguinte, ou seja, caso a Redução Z seja impressa as 10:00hs da manhã, a mesma ficará bloqueadaaté as 23:59:59hs. Isto tudo levando-se em consideração o relógio interno da impressora e não orelógio do computador.

A cada Redução Z é feito uma verificação entre os horários da impressora fiscal e do computador.Caso haja divergência, será feito um acerto na impressora fiscal de no máximo 5 minutos por dia.Desta forma, para realizarmos um ajuste de 15 minutos seria necessário tres dias. Este ajuste é feitoautomaticamente sem a intervenção do usuário.

Referente ao juste do horário de verão, este poderá ser feito clicando-se no botão “Configura” e natela seguinte, marcar a caixa de opções “Habilita/Desabilita o Horário de verão”. Este comendo só éaceito se for dado antes da abertura do caixa.

3.13 Impressão de Segunda Via de Cupom ( somente para o módulo GestorNF )

No menu Supervisor do Sistema, clique na opção Segunda via do último cupom impresso. Osdemais cupons poderão ser acessados pelo “Relatório de movimentação dos estoques” no móduloGestorSP.

3.14 Impressão de Carnê para pagamentos Avulso ( somente para o módulo GestorNF )

No menu Supervisor do Sistema, clique na opção Imprime Carnê Avulso. Será exibida uma tela parao preenchimento do Nome e demais dados para a impressão do Carnê.

3.15 Opções avançadas “RELATÓRIOS FISCAIS” ( somente para o módulo GestorCX )

No menu Relatórios Fiscais, temos a possibilidade de visualizar / imprimir os seguintes relatórios:


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− Relatório Fiscal Mapa Resumo− Relatório Fiscal Tipo 60 Analítico− Relatório Fiscal Tipo 60 Mestre

− Nota Fiscal Paulista ( reformulação de um arquivo com base no RFD )− Configuração da Impressora Fiscal ( visualiza a configuração )− Leitura da Memória Fiscal ( com base em uma data inicial e final )

Obs.: É primordial que a impressora selecionada no GestorSP seja uma impressora fiscal para que omenu seja apresentado.


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4. SALDO DA CONTA CLIENTE

Este é o local aonde será feito o controle referente a contas a receber.A figura 05 abaixo, mostra a tela do sistema Saldo da Conta Cliente, onde distinguimos três áreasrelevantes:

Ø Quadro do lado esquerdo – relação de clientes e valores devidosØ Quadro do lado direito – relação de compras efetuadas pelo cliente selecionadoØ Botões na parte de baixo – informações sobre as baixas (pagamentos) realizadas.

figura 12


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De acordo com as configurações adotadas na tabela de parâmetros ( GestorSP ), poderemos ter atétrês níveis de detalhamento da conta de um cliente:

1. Informação sobre o valor devido do cliente2. Informações sobre as compras efetuadas pelo cliente3. Informações de quais itens foram adquiridos em cada compra. Tecla F104. Impressão de uma Segunda Via da compra realizada. Tecla F11

4.1. Baixa na Conta do Cliente ( pagamento )

Existem duas formas básicas de efetuar Baixa na Conta do Cliente:

4.1.1. Baixa de valores parciais

Caso o seu cliente queira pagar somente uma parte do montante devido, digite o valor a ser abatido naconta no campo “Valor Lançamento” e de um clique no botão “Confirme Lançamento”.Será solicitada a confirmação desta ação, em seguida será perguntado se: “Apaga os lançamentosantigos?”. Isto significa que se você responder “sim”, todos os lançamentos de compras serãosuprimidos e será feito um novo lançamento somente com o saldo a pagar. Respondendo “não”,todos os lançamentos serão mantidos e será efetuado mais um abatendo o valor pago.Exemplo:Posição inicial

DATA DOCUMENTO VALOR01/03/2002 1536 325,0007/03/2002 1610 225,00Total ............................ 550,00

Faremos um lançamento de R$ 150,00 em 10/03/2002.

a) Suprimiremos os lançamentos antigosDATA DOCUMENTO VALOR10/03/2002 89125 400,00Total ............................ 400,00

b) Mantendo os lançamento antigosDATA DOCUMENTO VALOR01/03/2002 1536 325,0007/03/2002 1610 225,0010/03/2002 89125 -150,00Total ............................ 400,00


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Caso o histórico das vendas não seja tão importante, opte por apagar os lançamentos antigos. Isto farácom que a sua base de dados permaneça sempre compacta.

4.1.2. Baixa de valores integrais

Esta opção é utilizada quando o cliente faz o pagamento total de uma ou várias notas. Com um cliquedo mouse marcamos qual nota será paga. Note que o seu respectivo valor é passado automaticamentepara o campo “Valor Lançamento”. Outra possibilidade é fazer a escolha múltipla de notas, bastando para tal, selecionar a primeira nota ecom o botão do mouse pressionado, marcar as demais notas a serem baixadas, soltando o botão naúltima nota.

4.1.3. Atualização de Valores - Multa e Juros ao dia

Caso alguma parcela estiver vencida, o sistema fará a atualização financeira dos valores, seguindo atabela de multa e juros definida nos parâmetros do sistema (GestorSP). É possível, porem, fazeralguma alteração na própria tela do Saldo do cliente.

Se a Baixa de Valores Integrais for feita com a atualização financeira, os valores majorados commulta e juros serão atualizados no sistema e baixados em seguida. Desta forma, os valores lançadosno fechamento do caixa, já estarão embutidos os valores de multa e juros ora recebidos.

4.2. Entrada de Valores

É permitido o registro de valores na conta dos clientes, alterando o botão para “Entrada” (encontra-se logo abaixo da caixa “Valor Lançamento”). Lembre-se de selecionar antecipadamente o cliente aoqual será registrado o lançamento de entrada.

4.3. Alteração da Data de Vencimento

Para alterar a data de vencimento de algum dos lançamentos da conta do cliente, basta selecionar olançamento como o mouse e clicar no botão “Editar Lançamento” e proceder a alteração na telaapropriada.

4.4. Opções auxiliares

• Zera o Saldo - Quando houver uma sobra de centavos na conta do cliente é viável acionaresta opção para que os mesmos sejam desprezados e o saldo da conta seja Zero. Note poremque o fechamento do caixa acusará uma diferença por conta do zeramento do saldo do cliente.


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• Emite relatório – Registra na impressora o pagamento efetuado.• Cliente F2 - Pesquisa o nome do cliente à procura de saldo a pagar no sistema.• Editar Lançamento – Permite alterar a data de vencimento da nota selecionada.• Excluir lançamento - Exclui uma nota dos registros.• Boleto Bancário – proporciona a impressão de Boletos Bancários para uma venda

especificada. (ver Tabela de Parâmetros)• F10 – Informa quais itens foram adquiridos na nota selecionada.(ver Tabela de Parâmetros)• F11 – Imprime uma segunda via da nota selecionada. (ver Tabela de Parâmetros)

4.5. Relatórios

EXTRATO DOS CLIENTES EM ATRASO=================================================================================14/dez/XX 14:05:05---------------------------------------------------------------------------------Cliente Dt.Emissao Dt.Vencim Documen. V A L O R---------------------------------------------------------------------------------0043-MAURICIO RIBEIRO 10/12/02 03/10/01 1388 194,680045-MARCIA 10/12/02 08/11/01 1386 10,950044-JOSE CARLOS 10/12/02 10/01/02 1387 100,000038-JOSELAINE SILVA 10/12/02 07/02/02 1394 255,610040-RAUL 10/12/02 21/02/02 1391 46,380014-ELISONORA 08/12/02 01/03/02 1315 98,14 . . . .0068-TARCISIO 13/01/03 12/02/03 1999 41,140058-ELISANDRA 18/01/03 17/02/03 1023 256,200031-ANA CRISTINA 13/02/03 15/03/03 1767 22,900018-JOSE PEREIRA 13/02/03 15/03/03 1770 91,87

A Vencer......................................................... 0,00Vencido ......................................................... 2.283,33*** T O T A L .................................................... 2.283,33---------------------------------------------------------------------------FIM---


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EXTRATO DOS CLIENTES A VENCER================================================================================14/dez/XX 14:05:05--------------------------------------------------------------------------------Cliente Dt.Emissao Dt.Vencim Documen. V A L O R--------------------------------------------------------------------------------0043-MAURICIO RIBEIRO 10/12/02 03/10/01 1388 222,680045-MARCIA 10/12/02 08/11/01 1386 50,55 . . .0068-TARCISIO 13/01/03 12/02/03 1999 21,220058-ELISANDRA 18/01/03 17/02/03 1023 331,200031-ANA CRISTINA 13/02/03 15/03/03 1767 122,900018-JOSE PEREIRA 13/02/03 15/03/03 1770 42,44

A Vencer......................................................... 7.183,59Vencido ......................................................... 0,00*** T O T A L .................................................... 7.183,59---------------------------------------------------------------------------FIM---

RELAÇÃO : CONTA CLIENTES

Data: 24/dez/2004 Pag.: 001-----------------------------------------------------------------------------Código N O M E VALOR-----------------------------------------------------------------------------

31 ANA CRISTINA FERNANDES 22,90 44 CHARLIES WEBBERNIGHT 100,00 48 CARLOS ROBERTO 49,94 35 DAVID PASSOS 13,40

.

.

. 6 MARIA RITA SOARES 113,30 24 RITA SEARA DOS REIS 33,65 22 SILVIO MORAES 69,91 56 SONIA MORAIS 168,02 36 SONIA REGINA DA CRUZ 129,40 68 TANCREDO NEVADO 41,14 47 TEREZINHA [GRANDE HOTEL SOL] 50,74

TOTAL...: 4.111,45


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4.6. Visualizando a compra

Para visualizar os itens que originaram o lançamento na conta do cliente, basta dar um clique-duplosobre o lançamento que aparecerá, caso esteja disponível no sistema, a relação de itens da compra.

Obs.: Para sair desta tela, tecle “ESC”.


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5. BOLETO BANCÁRIO

O Boleto Bancário é impresso imediatamente após a venda se assim o for designado ou impressoavulso através de chamada pelo menu principal do sistema GestorCX ou GestorNF.

No preenchimento automático todos os dados referentes a:- Dados do Cliente;- Valor da parcela;- Vencimento.

Terão seu preenchimento na chamada da função.

Quando o preenchimento for manual, todos os dados deverão ser preenchidos, observando que os dados referente aos cliente poderão ser obtidos no cadastro teclando-se “F2”.

figura 13

Obs.: Configure a tabela de parâmetros para ter acesso a esta opção.


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5.1. Configurando a impressão

Para os boletos pré-impressos há a necessidade de informar o posicionamento de cada campo. Isto se faz necessário pelo fato de não haver uma padronização dos impressos entre os bancos.

O arquivo abaixo ilustra como será feita esta configuração.

- **VALORES EM MILÍMETROS** Não exclua as linhas iniciais // Imprima antes de alterar!+------------------------------------------ CÓDIGO DO BANCO| +-------------------------------------- coluna data documento| | +----------------------------------- coluna número documento| | | +-------------------------------- coluna espécie documento| | | | +----------------------------- coluna aceite| | | | | +-------------------------- coluna data processamento | | | | | | +---------------------- coluna instrucoes| | | | | | | +------------------- coluna sacado| | | | | | | | +---------------- linha vencimento | | | | | | | | | +------------- linha data documento| | | | | | | | | | +---------- linha valor documento| | | | | | | | | | | +------- linha instrucoes| | | | | | | | | | | | +---- linha sacado| | | | | | | | | | | | | +- Nome do banco| | | | | | | | | | | | | |000=05-30-70-85-090-05-05-08-15-07-10-06-Banco Padrao001=05-30-80-97-108-05-05-08-15-06-06-16-Banco do Brasil003=49-08-01-05-018-52-55-72-01-05-07-09-12004=52-09-01-05-018-50-53-72-02-06-09-11-13006=56-10-01-05-015-43-48-72-01-06-08-10-13008=56-17-01-07-018-50-55-71-03-06-09-11-13021=52-12-01-04-018-49-53-71-02-07-09-11-13022=52-07-01-04-015-44-49-71-02-06-08-10-13......

Boleto.txt

A entrada referente à “linha vencimento”, é o espaço entre o ponto de parada da impressora e o primeiro campo a ser impresso no canto direito do boleto. As demais medidas referente a linha serão números que terão por base sempre o valor imediatamente anterior.

Todos os valores estão expressos em milímetros.

Obs.: Somente altere as linhas iniciais do arquivo Boleto.dat , mediante a orientação do suporte técnico.


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Seguindo esta linha, devemos adicionar uma impressora no sistema com o nome “BOLETO” e proceder a seguinte configuração na mesma:

• Nome da impressora instalada “BOLETO”• Papel personalizado com tamanho de 800 x 400 (0,1 de polegadas)• Deverá estar compartilhada para impressão de outros computadores

Caso tenha a intenção de permitir a impressão de Boletos Bancários de outros terminais, será necessários instalar uma impressora chamada “BOLETO” em cada terminal ligando-a via rede à impressora aonde está fisicamente os Boletos. No cadastro de parâmetros deste terminal será informado que a impressora está em rede.

5.2. Arquivo auxiliar Boleto%.dat

O arquivo “Boleto%.dat” é responsável pelo registro dos percentuais de:

• Multa (2% valor padrão)• Encargos Financeiros (9% valor padrão)

Este arquivo é criado automaticamente pelo sistema e a sua alteração se dá diretamente dentro da tela do programa de impressão de Boletos Bancários, não sendo necessário a intervenção manual.

Caso este arquivo apresente algum tipo de erro, sugerimos que seja excluído do sistema. O programa se encarregará de criá-lo novamente.

Abaixo apresentamos a aparência básica do arquivo “Boleto%.dat”:

29Primeira linha % de MultaSegunda linha % de Encargos Financeiros


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6. NOTA FISCAL

O módulo de nota fiscal é responsável pela emissão da nota fiscal / orçamento, controle dos serviços prestados e o controle de duplicatas. A utilização de todos os cadastros anteriores é feita de forma automática no GestorNT. No entanto, para aplicações exclusivas do GestorNT, será necessário a elaboração dos cadastros de clientes, produtos, classificação fiscal, entre outros.Outra configuração de suma importância é a declaração de todos os campos constantes no lay-out da nota fiscal e suas respectivas coordenadas. Essa configuração possibilita que a impressora matricial possa estar enquadrando a escrita aos espaços demarcados na nota fiscal.

figura 14


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6.1 - CONFIGURANDO A NOTA FISCAL( Esta opção era utilizada no sistema de impressão em formulário continuo)

6.2 – DIGITANDO A NOTA FISCAL

A digitação da Nota Fiscal / Orçamento ou Nota de Prestação de Serviço, é feita com base na inserção do número do cliente.Utilize a tecla de pesquisa para localizar os clientes.

Figura 16

Informe a seguir o número da nota fiscal (já impressa) ou uma das palavras:

“NF” para que seja inserido automaticamente um novo número de Nota Fiscal; “ORC” para que seja aberto um novo orçamento. “ISS” para que seja aberto uma nova Nota Fiscal de Serviço.

As informações seguintes são as triviais de uma nota fiscal. Deve-se porem sempre colocar a Natureza da Operação e a forma de transporte.


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No campo vencimento, utilize a quantidade de dias entre os pagamentos exemplo: 30, 60 90.

Coloque zero no primeiro vencimento caso a forma de pagamento seja a vista. Neste caso não será emitido uma duplicata para o cliente.

Grave a primeira parte da nota fiscal, antes de proceder a entrada dos produtos.

Digitação dos produtos:

A digitação dos produtos pode ser feita de duas maneiras:− Digitação livre da descrição dos produtos sem vinculação com o cadastro.− Pesquisa ( através da tecla F4 ) no cadastro de produtos.

Coloque no campo unidade a forma como o produto será comercializado exemplo: “UN, PÇ, MT, KG, TON, LT”.

O valor total é calculado imediatamente após a colocação da quantidade e do valor unitário do produto.

Caso tenha sido feito uma pesquisa do produto no cadastro, o valor de venda será automaticamente colocado como valor unitário.

6.2.1. - Iniciando o sistema a partir de uma numeração de NF-e.

No caso de uma nova instalação do sistema Gestor é necessário dar partida na numeração das notas fiscais na numeração diferente de 001.Lance uma nota qualquer, mesmo de teste, e no menu “Nota Fiscal” acione a opção “Copiar Nota fiscal”. Indique o número da Nota a ser copiada e a nova numeração.

Caso seja necessário, após a confecção de uma nota fiscal válida, as notas que serviram de base poderão ser excluídas do sistema.

6.3 - DIGITANDO SERVIÇOS

A digitação dos serviços pode ser feita de duas maneiras:− Digitação livre da descrição dos serviços sem vinculação com o cadastro.− Pesquisa ( através da tecla F4 ) no cadastro de produtos/serviços.

Coloque no campo unidade (a digitação deste campo é opcional) a forma como o serviço será comercializado exemplo:

“UN”.


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O valor total é calculado imediatamente após a colocação da quantidade e do valor unitário do serviço.

Caso tenha sido feito uma pesquisa do serviço no cadastro, o valor será automaticamente colocado como valor unitário.

Desconto sobre os produtos :

Terminada a digitação dos itens da nota fiscal, cadastre um novo item com a descrição “DESCONTO SOBRE OS PRODUTOS” e com um valor negativo. Exemplo -15,00 ou -250,00. Note que o valor foi posto com um sinal de menos na frente do número.

Temos ainda a possibilidade de teclarmos F12 em cima do campo de valor e o programa fará o cálculo baseado em um percentual informado. Para efeito de cálculo, o sistema aceita valores “compostos” de desconto. Exemplo 10+10+10

Obs.: Note que a quantidade de itens possíveis para uma nota é estipulado na tabela de parâmetros na aba faturamento. Esta quantidade deve levar em conta o espaço constante no formulário, o tamanho do fonte utilizado e o espaçamento entre linha, dados estes retirados da tabela de configuração da Nota Fiscal.

Da mesma forma o tamanho do campo a ser digitado depende do espaço físico constante na Nota Fiscal e do tamanho do fonte escolhido. Com este dois dados em mãos, passamos a


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informar na Tabela de parâmetros a quantidade de caracteres permitido na digitação da Nota Fiscal, evitando assim uma possível invasão de campo na escrita.

É importante ressaltar que é possível bloquear a digitação quando atingir a quantidade máxima de caracteres por linha ou permitir que o sistema faça a quebra automática das linhas,bastando para isto, indicar na tela de digitação de Notas Fiscais no item Configuração o bloqueio na linha de digitação.

O Menu fornece algumas opções referentes à manipulação do status das notas / orçamentos.

Figura 17

Reimpressão de Nota Fiscal: Permite a reimpressão de uma nota caso haja falha de tracionamento de papel na impressora ou algo semelhante.Copia uma Nota fiscal: Utilizado na situação em que temos que fazer notas iguais todos os meses.Cancelar Nota fiscal: Utilizado quando a nota fiscal foi impressa incorretamente e todas as vias ficarão no talão.Apaga Número de Nota Fiscal: Utilizado nas situações em que a Nota ainda não foi impressa e a mesma numeração será reaproveitada para outro cliente.Lista de PreçoUtilizando a pesquisa de produto, podemos escolher qual tabela será aplicado ao produto selecionado.Agregar (somar) duas NotasUtilizado para agregar duas notas (de um mesmo cliente) em uma só impressão.


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6.5 - CORREIO ELETRÔNICO ( E-Mail )

O sistema tem a possibilidade de enviar ORÇAMENTOS via correio eletrônico. Caso o cadastro do cliente esteja completo com os dados da caixa postal eletrônica estes dados serão aproveitados automaticamente no envio da mensagem.

Figura 18

Obs.: - O envio de correio eletrônico não impede a impressão do referido Orçamento.− Não há distinção quanto ao programa utilizado para envio de mensagens.− A mensagem segue com um documento anexado ( orçamento )− Não há distinção quanto ao programa utilizado para a abertura de arquivos no formato

documento ( *.doc )− Na edição do arquivo ( orçamento ), observe as margens direita e esquerda constantes no

seu editor de textos, pois o orçamento utiliza aproximadamente 20cm na largura do papel.


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Comtel Informática.Rua Mato Grosso do Sul, 22 - J - AMPARO - SP - Fone: (019) 3807 3248 [email protected]=====================================================================================================================

O R Ç A M E N T O N.: 10.021=====================================================================================================================

CLIENTE: 0217 - ALCIDES MARIANO DOS SANTOS Endereço : R. MARIA CATARINA N: 144 Cidade : AMPARO - SP - 13900-000C.N.P.J. : - INSCR.ESTADUAL...: Telefone : Transport.: 1 - Retira - Emissão : 10/maio/2005DATA DO ORÇAMENTO: 10/maio/2005=====================================================================================================================QTD. UNID DESCRICAO UNITAR. TOTAL 02 UN PAGAMENTO DE PARTE DO SISTEMA ( 2/2 ) 250,00 500,00 01 UN PAGAMENTO DE PARTE DO SISTEMA ( 1/2 ) 100,00 100,00 03 PÇ 111111111 222222222 333333333 444444444 555555555 666666666 777777777X 50,00 150,00 ------------------------ Total dos produtos .......... 750,00

Total do Frete .............. 10,00 Total do Seguro ............. 10,00 Total de Outras Despesas .... 10,00=====================================================================================================================

TOTAL GERAL ................. 780,00===================================================================================================================== (*** SETECENTOS E OITENTA REAIS. ***) VENCIMENTOS:No:10021/1 R$ 195,00 09/06/2005 - 30 ddNo:10021/2 R$ 195,00 09/07/2005 - 60 ddNo:10021/3 R$ 195,00 08/08/2005 - 90 ddNo:10021/4 R$ 195,00 07/09/2005 - 120 dd OBSERVAÇÃO:- Observação 001- Observação 002- Observação 003- Observação 004 teste teste teste teste Num. Pedido do Cliente: cli XX-04/2005 ________________________________Comtel Informática.

Figura 19


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6.6. Duplicatas

Fig.: 20

Para que o faturamento seja efetuado com as condições de pagamento previstas no programa, é necessário informar no cadastro de Natureza de Operações que uma determinada natureza terá a geração de duplicatas. Pois notas de simples remessa, devolução e outras afins não tem duplicatas de cobrança.

As duplicatas serão lançadas caso aconteça uma das duas ações descritas abaixo:

− Emissão de uma Nota Fiscal− Baixa em um orçamento

Sendo efetuada uma das operações descritas anteriormente, será lançada as duplicatas conforme as condições de vencimento anotadas no orçamento.

Obs.: Notas com vencimento A VISTA não tem duplicatas lançadas no sistema


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6.6.1 - Baixa das Duplicatas

A forma mais prática de se fazer a manutenção nasduplicatas por Baixa é utilizar a opção de Baixasimplificada, conforme indicação ao lado.

Clicando-se sobre o título a ser baixado, será solicitadoo valor do mesmo para efeito de conferência.


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6.6.2 - Numeração das Duplicadas

A numeração das duplicatas pode ser feita de acordo com a Nota Fiscal Eletrônica ou seguindo uma numeração sequencial já existente na empresa.

Toda a configuração é realizada na tela de “Parâmetros do Sistema” na tela principal do sistema.

A opção padrão dosistema é colocar asduplicatas com amesma numeraçãoda Nota fiscaleletrônica.Marcando a opçãode utilizar anumeraçãosequencial ao fecharo sistema serásolicitado o númeroda última duplicatajá impressa. Osistema seráconfigurado paracontinuar anumeraçãoinformada.

Obs.: A impressãodo orçamentoseguirá a numeração do próprio orçamento, não seguindo a numeração das nota fiscais eletrônicas.


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6.7 Configurações Adicionais

6.7.1 - Utilização de Tabelas de preços na digitação

A inclusão de uma tabela com majoração dospreços em tempo de digitação pode ser feitaintroduzindo o código no campo “Tabela dePagamento”.O preço de venda a vista será acrescentadode acordo com o percentual cadastrado natabela de “Prazo de Pagamento” conformaexemplo abaixo.


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6.7.2 - Utilização de B2B no sistema

Business-to-business, expressão identificada pela sigla B2B, é a denominação do comércio estabelecido entreempresas ("de empresa para empresa").

Associado a operações de compra e venda, de informações, de produtos e de serviços através da Internet ou

através da utilização de redes privadas partilhadas entre duas empresas, substituindo assim os processos

físicos que envolvem as transacções comerciais. O B2B pode

também ser definido como troca de mensagens estruturadas com

outros parceiros comerciais a partir de redes privadas ou da

Internet, para criar e transformar assim as suas relações de

negócios.

No sistema Gestor é necessário informar no cadastro doCliente que o mesmo requer o sistema B2B, conformefigura acima.

Na digitação da venda, é necessário informar o númerodo pedido do cliente no campo apropriado. Note queestas informações contarão no arquivo XML da Notafiscal eletrônica.

Na linha de digitação do item do produto, é necessárioinformar qual o número sequencial deste mesmo item nopedido de compra. Exemplo: 02, 05 ou 07 (segundo item, quinto item ou sétimo item do pedido de compra)

No arquivo da Nota fiscal eletrônica será relacionado o item de venda com o item do pedido de compra, facilitando a baixa e a conferência das quantidades solicitadas no pedido com as quantidades entregues ou mesmo a conferência dos preços.


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6.7.3 - Utilização do Código N.C.M. No Orçamento

Em tempos de comércio eletrônico muitas vezes temos a necessidade de informar se o produto tem “Substituição tributária” e a codificação do N.C.M., mesmo se utilizarmos o Orçamento.

Primeiramente, informe o sistema para mostrar ocódigo do produto no orçamento.

Em seguida basta imprimir ou reimprimir oorçamento para que as informações sejamimpressas no orçamento, conforme ilustraçãoacima.


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7 NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Projeto IntegraçãoNota Fiscal Eletrônica

(adaptado ao manual NF-e 4.01)

7.1 Configurando parâmetros no Regedit.7.1 Importe a chave fornecido junto ao pacote: ..\nfe-app\nfe-parametros.reg7.2 Acesse o regedit, chave [nfe]7.3 Informe os dados correspondentes.7.3.1 Para o parâmetro NoSerieCertificado com valor xxx irá chamar sempre um formulário

de consulta de certificados digitais disponíveis no repositório do Windows. Caso o ope-rador informe o número de serie1, este formulário não será exibido.

7.3.2 TipoDanfe: Poderá ter o valor 1 (Retrato) ou 2 (Paisagem).7.3.3 TotalizadorCfop: Serve para no DANFE na parte dos itens o sistema agrupar e totalizar

por cfop. Ativo = 1, Inativo = 0.7.3.4 DanfeInfo: Texto informativo que sai no rodapé do DANFE para divulgação da automa-

ção/ERP.7.4 Ambiente: 1 = Produção; 2 = Homologação (Testes).7.5 URL para os WebServices: Os parâmetros iniciados pelo prefixo ‘NFe’ fazem parte das

url’s do WebService. Consulte o link abaixo para preencher corretamente de acordo com seu estado. Esta versão do pacote já compreende a utilização dos novos webser-vices 2.0 liberados pela SEFAZ, portanto é possível utilizar os webservices anteriores, bastando informar um ou outro. A função de forma automatizada já entende qual o modelo de arquitetura para o link correspondente, não precisando fazer nada com re-lação a isso.

7.5.1 URL’s de Homologação (Ambiente = 2): http://homologação.nfe.fazenda.gov.br/portal/WebServices.aspx7.5.2 URL’s de Produção (Ambiente = 1): http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/WebServices.aspx

7.2. Assinando a NF-e

7.2.1 Depois de gerado a(s) NF-e. Vá à aba ‘Assinar Arquivo’ e clique na opção ‘Procurar’.Localize uma NF-e gerada (sem estar assinada) ..\nfe-app\nfe\arquivos *.xml. Depois clique em processar:

7.2.2 Caso no regedit, parâmetro ‘NoSerieCertificado’ esteja preenchido o numero de série do certi-ficado o sistema irá solicitar a autenticação do certificado digital5 caso o tenha:

7.2.3 Após a autenticação, a NF-e será assinada e inserida na pasta ..\nfeapp\ nfe\arquivos\assina-do seguindo o seguinte padrão de nomenclatura: NFe-152-35090302510357000100550010000007260000000994-assinado.xml5 Alguns certificados não existe autenticação

7.3. Validando arquivo XML.

7.3.1 Podemos agora validar a NF-e, a fim de identificar minimamente algum eventual problema de formatação. A validação deve ser feita após a assinatura do mesmo, caso contrario o sistema retor-nará um erro de formatação:---------------------------Validação de NF-e---------------------------O elemento 'NFe' no espaço para nome 'http://www.portalfiscal.inf.br/nfe' apresentaconteúdo incompleto. Lista de possíveis elementos esperados:'http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#:Signature'.Posição: 4Linha: 6321---------------------------OK---------------------------

7.3.2 O campo schema serve para definir o layout de validação, ou seja, nfe_v2.00.xsd é para NF-e, já o enviNFe_v2.00.xsd serve para o arquivo de lote. Os schemas estão na pasta ..\nfe-app\nfe\schemas. Neste pacote, o schema é o PL_006d.zip de 13/03/2010.

7.3.3 É importante ter o Notepad++ instalado na maquina para identificar eventuais problemas no arquivo XML principalmente nesta fase inicial de implementação do projeto. O notepad do Win-dows, quebra a linha, do arquivo XML assinado digitalmente, dificultando a localização da coluna correspondente ao erro de validação, ex:'http://www.portalfiscal.inf.br/nfe:cMunFG' element has an invalid value according to its data type.Posicao: 377Linha: 1Neste caso, basta localizar a posição 377 e identificar o problema, consultando o valor que deverá obrigatoriamente ter, através do Manual do Contribuinte que acompanha o pacote.

7.4. Gerar Lote

7.4.1 O arquivo de lote é gerado na pasta ..\nfe-app\nfe\lotes com a seguinte nomenclatura: 000000000573-env-lot.xml

7.5 Transmitir Notas Fiscais Eletrônica

7.5.1 Na aba ‘WS – Recepção’, clique no botão ‘NFe Recepção’, neste momento o sistema irá solici-tar o arquivo de lote que está na pasta ..\nfe-app\nfe\lotes

7.5.2 Caso já se tenha digitado o PIN do certificado digital o sistema salva esta informação e não pe-dirá novamente.

7.5.3 Se tudo ocorrer corretamente o sistema retornará esta mensagem: Lote recebido com sucesso#350090003127063.

Isto não quer dizer que a NF-e foi aceita pelos servidores, veja o item 8 deste manual: ‘Consulta de Processamento’.

7.5.4 O numero destacado em negrito trata-se do numero de recibo. Este número deve ser gravadono banco de dados da automação para posteriores consultas.

7.6 Consulta de Processamento

7.6.1 Verifique se a NF-e foi realmente aceita pelos servidores da SEFAZ através desta opção, dispo-nível na aba ‘WS – Consultar Processamento’.

7.6.2 Através do número de recibo informado no retorno da transmissão do lote (item 7.5.3), deve-se consultar o resultado de processamento, exemplo de retorno:Lote processado35090302596357000100550010000041810000000991Rejeição: Certificado Assinatura inválido35090302596367000100550010000048880000000990Rejeição: Certificado Assinatura Data Validade35090302596327000100550010000087540000000995Autorizado uso da NF-e

7.6.3 Para o exemplo de retorno acima apenas a ultima NF-e foi recebida pela SEFAZ, as demais fo-ram rejeitadas.

7.7 Arquivo de Distribuição

7.7.1 ATENCAO! Apenas execute este método se a NF-e estiver autorizada.

7.7.2 Antes de executar o método, obrigatoriamente você deverá consultar o processamento do lote (NfeRe-tRecepcao), pois através deste método é gerado o arquivo auxiliar necessário para geração do arquivo de distribuição.

7.7.3 Execute o método ArquivoDistribuicaoNFe, passando como parâmetro a chave da NF-e (44 caracteres numéricos) e o numero do recibo (15 caracteres numéricos). O numero de recibo é retornado na função NFeRecepcao, ao transmitir o lote.

7.7.4 O retorno do metodo é o path do arquivo de distribuicao.

7.7.5 Será criado o arquivo na pasta correspondente, ex:..nfe\arquivo\procNfe\42033302208506000164550010000011110000000991-procNFe.xml

7.8 Emissão do DANFE

7.8.1 O DANFE poderá ser emitido de 3 formas: Preview em Tela (parametro 3), em PDF (parâmetro2) ou direto para impressora DEFAULT (parâmetro 1).

7.8.2 Para emitir o DANFE, escolha o arquivo deDistribuição, localizado na pasta..\nfe\arquivos\procNFe

7.8.3 No caso da necessidade do DANFE em for-mulário de Segurança, você precisará emiti-loatravés do arquivo assinado, que fica na pasta..\nfe\arquivos\assinado, informando no parâme-tro da chamada de função true (formSeguranca).

7.9 Verificar Status do Serviço

7.9.1 Na aba ‘WS – Status do Serviço’, clique no botão ‘Status do Serviço’. O sistema solicitará a au-tenticação do certificado digital e retornará a mensagem ao lado, ex: ‘Serviço em Operação’:

7.9.2 O sistema retornando a mensagem acima quer dizer que o serviço está pronto, configurado e preparado para a recepção de notas ficais eletrônicas.

Observações sobre o Faturamento:

a) Mensagem de “Aproveitamento de crédito” – A mensagem de aproveitamento de crédito do ICMS só será apresentada para os clientes enquadrados no Regime Normal de apuração e o emissor da Nota Eletrônica estiver enquadrado no Simples Nacional.

b) O percentual de aproveitamento de crédito deverá ser conseguido junta ao setor competente do seu escritório de contabilidade. Este percentual poderá sofrer alteração mensal.

c) Simples Nacional:CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional)

- 101 Simples Nacional com permissão de crédito- 102 Simples Nacional com permissão de crédito e Subst. Tributária- 103 Isenção do ICMS- 300 Imune- 400 Não tributado pelo Simples Nacional

- 201 Simples Nacional sem permissão de crédito- 202 Simples Nacional sem permissão de crédito e Subst. Tributária- 203 Isenção do ICMS e com Subst. Tributária

- 500 Cobrado anteriormente por Subst. Tributária- 900 Outros

CRT (Código do Regime Tributário)- 1 – Simples Nacional- 2 – Simples Nacional – excesso de sublimite da receita bruta- 3 – Regime Normal NOTAS EXPLICATIVAS

d) Regime Periódico de Operações:CST (Código da Situação Tributária)

- 00 - Tributado Integralmente- 10 – Tributado com Subst. Tributária

- 20 – Tributado com Redução na Base de Cálculo de ICMS- 30 – Isenta e com Subst. Tributária- 40 – Isenta- 41 – Não Tributada- 50 – Suspenção- 51 – Diferimento- 60 – ICMS cobrados anteriormente por Subst. Tributária- 70 – - 90 – Outros

e) Origem da mercadoria

0 – Produto Nacional1 – Importação Direta2 – Produto importado e adquirido no mercado interno

f) Código de barras - A partir de 01/07/2011 passa a ser obrigatório o destaque, na NF-e (XML), do código GTIN (antigo código de barras EAN13) para os produtos que possuem código de barras com GTIN. A GS1 Brasil é a empresa responsável pelas atribuições do código GTIN no Brasil. Para os produtos que não tenham o “código de barras” com o em remessa para Conserto, ou matéria prima, o código de barras poderá ficar zerado.

8 CONTAS A PAGARO Sistema de Contas a Pagar (GestorCP) é de uma operacionalidade bem simples.

8.1. LANÇAMENTO

Iniciamos fazendo os lançamentos das contas / recibos / Boletos / Notas fiscais, etc. Preferencialmente este lançamento deverá ser feito no exato momento da entrada do documento na empresa, evitando assim, os desencontros de informações por conta do trâmite dos papeis.

Há a necessidade do cadastro de Fornecedores estar atualizado com os dados básicos.

Figura 21

Para pesquisar o nome do fornecedor, podemos colocar uma inicial de seu nome no campo indicado código e logo surgirá uma tabela com todos os nome que tenham a coincidência de nomes, ou , simplesmente deixar o código em branco e teclar ENTER que a mesma tabela derá apresentada, só que desta vez com todos os nomes de fornecedores constantes no cadastro.

Os demais dados são obtidos no documento a ser lançado.

O botão ATUALIZA providencia o registro dos dados já digitados, com os respectivos desdobramentos.

Fig.: 22

Figura 23

O botão APAGAR limpa a tela de qualquer lançamento em andamento.

O botão DIVIDIR PGTO faz a divisão do valor total da nota em 2, 3, 4, 5 ou 6 parcelas, bastando para isso, continuar clicando em cima do referido botão. Caso haja necessidade de arredondamento, este será feito na última parcela.

8.2 OPÇÕES DE PESQUISA

Escolha a melhor forma de apresentação dos dados clicando sobre os dados na Aba de Pesquisa.

Fig.: 24

A cada opção escolhida, será apresentado ou não um calendário para que se escolha a faixa de datas a ser aplicado o filtro de pesquisa. A visualização dos dados de dará na Aba Manutenção/Pgtos.

8.3. MANUTENÇÃO / PAGAMENTOS

Toda a manutenção de Baixa/ Pagamento, Exclusão e Estorno serão aplicados com os respectivos botões na tela de Manutenção.O funcionamento básico das opções acima descritas segue a seguinte ordem:

Um clique para informar em qual lançamento será executado o Pagamento ou Estorno.Um clique duplo para efetivar a ação.Um clique em qualquer outro lançamento da lista para efetivar a ação. Responda a pergunta

que se segue da forma mais adequada.

Figura 25

A primeira coluna assinalada com um “X” indica a presença (física) ou não do respectivo documentonos arquivos do contas a pagar. Isto porque o lançamento poderá ser executado com a nota fiscal e osboletos seguirem via correio. Assim, os Documento que não tem a marcação com um “X” ainda não deram a entrada na empresa, dificultando a sua liquidação na data prevista.A não utilização deste recurso não acarreta qualquer entrave ao funcionamento geral do sistema.

8.4 – IMPRESSÃO

A impressão poderá ser feita, com base na aplicação de filtros ao sistema, de acordo com o item 8.2O resultado da aplicação do filtro poderá ser impresso pressionando-se o botão “IMPRIMIR” conforme Figura 25.

9. LEITURA DOS ARQUIVOS XML – NF-e ENTRADA

9.1 Entrada no estoque

Com a grande difusão da Nota Fiscal Eletrônica e sua grande uniformidade nas transações, foi possível desenvolver ferramentas facilitadoras para a leitura e integração de sistemas de gerenciamento.

A nossa ênfase será na leitura dos arquivos XML–NF-e e lançamento no Sistema Gestor.

Tela de leitura dos arquivos XML

Obs.: Cabe ressaltar a obrigatoriedade do armazenamento pelo período legal dos arquivos de NF-eletrônica para as empresas obrigadas a emitir por este mesmo sistema. Caso tenha dúvidas, procure a orientação do seu Contador.

Seguindo a numeração inserida na figura acima, teremos:

1-) Selecione o diretório/pasta aonde o sistema pode encontrar os arquivos XML.2-) Selecione o arquivo a ser lido (click-duplo sobre o nome).

2.1.) As linhas em tons claros, indicam os produtos com a tributação norma, isto é, sem ICMS por substituição tributária.2.2.) As linha em tons de roxo, indicam os produtos com substituição tributária (CFOP 5401 a 5415) ou (CFOP 6401 a 6415)2.3.) Será destacado na cor azul os produtos importados.

3-) O leitor de XML poderá integrar os lançamentos nos seguintes sistemas: 3.1) Contas a pagar, lançando o desdobramento das duplicatas e seus valores.3.2) Cadastro de Produtos com as devidas classificações de NCM, Subst. Tributária.3.3) Alterando os valores dos custos no cadastro de produtos.3.4) Lançando as quantidades adquiridas no estoque3.5) Cadastro de Fornecedores

4-) Colocando um valor em (%) porcentagem no campo “Margem de lucro %” o leitor de XML calcula o preço de venda baseado na seguinte lógica:

- Quantidade X Valor Unitário = Total- Total + Frete (proporcional) + Outras Despesas (proporcional) + IPI do item = Total- Total + Sub. Tributária do item – Desconto (proporcional) = Total- Total X Margem de Lucro / Quantidade = Valor de Venda o Item

Obs.: Caso não seja conveniente o cálculo do valor de venda, coloque Zero (0) no campo “Margem de lucro”.

5-) Após todos os ajustes realizados, clique no botão “Gravar na Base de Dados” para que os dados sejam lançados no sistema.

Obs.: - Produtos compostos ( caixa com 5 - pacote com 12 ), na linha referente ao item com composição, localize a coluna “Qtd. Caixa” e coloque o múltiplo referente a composição, isto é, a quantidade de pacotes ou caixas. O sistema fará a multiplicação da quantidade por este fator para determinar a quantidade real a ser lançada no estoque.

Produto fora do estoque – É possível que algum produto constante na lista não deva ser lançado no estoque. Para tal efeito, click na linha referente o produto e coloque Zero em sua quantidade.

Relacionar com produtos existentes – É de suma importância fazer o relacionamento dos produtos recém-adquiridos com os produtos já existentes no cadastro de produtos. O sistema tem uma tabela designada para tal função. Nesta tabela é registrado o CNPJ do fornecedor, o Código interno do fornecedor e o código reduzido do nosso sistema. Seguindo esta lógica, é possível termos vários fornecedores para um mesmo produto interno.Para pesquisar no cadastro de produto, dê um click-duplo sobre o item. Aparecerá uma caixa para que a pesquisa possa ser incrementada. Em seguida será mostrado uma grade com o resultado da pesquisa. Selecione a linha mais adequada e tecle Enter. O código resumido será repassado para a linha pertinente e a relação Fornecedor X Produto será criada.

Código de Barra X Código interno – Caso o XML tenha os códigos de barras dos produtos a serem lançados, o sistema tentará fazer automaticamente a co-relação com os produtos do nosso cadastro.

Cadastramento de produtos – Todos os itens que não tiverem um código de co-relação com os produtos internos serão automaticamente lançados no cadastro.

10. - CÓPIA DE SEGURANÇA DO SISTEMA

Ao utilizarmos os Módulos GestorNT e/ou GestorSP o sistema providencia um Backup (cópia de segurança do sistema) em cada computador que este módulo for utilizado.

Normalmente está cópia é realizada em segundo plano e a sua execução é consideravelmente rápida.

Os arquivos com a cópia de segurança serão armazenados no diretório principal do sistema, seguindo a seguinte nomenclatura:

ArquivoFB-ANO+Mes+Dia.nbk - É conveniente mantermos os arquivos dos últimos 30 dias.

sistema de gerenciamento de lojas - comtel.pro.br gestorfi.pdf · em função disto, sugerimos...

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