sistema de administraÇÃo de materiais (sam)

SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS (SAM)

MANUAL DO USUÁRIO

ÍndiceCRÉDITOS...........................................................................................................................................3PASSO A PASSO DE UTILIZAÇÃO DO SAM .................................................................................4

Informações Úteis............................................................................................................................4CAPÍTULO 1 – CONHECENDO O SOFTWARE..............................................................................5

1 Menu Gerenciamento - Submenu Cadastro..................................................................................51.1 Usuários................................................................................................................................51.2 Materiais................................................................................................................................61.3 Fornecedores.........................................................................................................................91.4 Códigos SIAFI...................................................................................................................101.5 Locais..................................................................................................................................111.6 Família................................................................................................................................121.7 Fonte De Recursos..............................................................................................................131.8 Formas De Ingresso............................................................................................................14

CAPÍTULO 2 - REQUISIÇÕES........................................................................................................152 Menu Requisições - Submenu Almoxarifado ............................................................................15

2.1 Consulta Requisições de Almoxarifado .............................................................................15CAPÍTULO 3 – COMO REALIZAR A ENTRADA DE MATERIAIS NO SAM............................16

3 Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Entrada De Materiais...................................................16CAPÍTULO 4 – PROCEDIMENTOS APÓS A ENTRADA DE MATERIAIS DO DIA..................19

4 Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Relatórios - Balancete SIAFI .....................................19CAPÍTULO 5 – PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR SAÍDAS DE MATERIAIS ...................21

5 Menu Requisições - Almoxarifado.............................................................................................215.1 - Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Requisições Pendentes......................................225.2 – Menu - Gerenciamento- Almoxarifado- Relatórios - NOTA de Fornecimento...............24

CAPÍTULO 6 – PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR BACKUP DO BANCO DE DADOS....25CAPÍTULO 7 – RELATÓRIOS MENSAIS......................................................................................26

A) Balancete SIAFI .....................................................................................................................26B) R.M.A (Relatório Mensal do Almoxarifado)............................................................................26

ANEXOS............................................................................................................................................28

CRÉDITOS

• Elaboração: CAP - Coordenadoria de Almoxarifado e Patrimônio.

• Colaboração: Laurinda Ines Souza de Moraes (IF-SC - Campus Jaraguá do Sul) e

Anderson Costa (CPA).

• Fonte: Baseado no "Guia Prático SAM - Sistema de Administração de Materiais"

(elaborado em 2007 pelo CEFET/SC).

• Publicação: CPN - Coordenadoria de Processos e Normas.

* Versão 1.0 de dezembro de 2012.

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃOSECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE SANTA CATARINA

PASSO A PASSO DE UTILIZAÇÃO DO SAM

(SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS )

Este guia abordará o uso dos principais menus e funções do SAM para o Almoxarifado.

Informações Úteis

A) Verificar a Nota Fiscal se está de acordo com a Nota de Empenho (quantidades, valores, marca, modelo, CNPJ, Razão Social e demais dados), além de estar devidamente "atestada".

B) Lançar a Nota Fiscal somente quando o total de mercadorias for entregue. Não é recomendado o lançamento de forma parcial.

C) O SAM é monousuário, ou seja, não é possível a utilização do SAM por mais de um usuário ao mesmo tempo de forma compartilhada, sob pena de corromper os dados.

D) Antes de iniciar o lançamento das Notas Fiscais, verificar se os materiais estão cadastrados no SAM.

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CAPÍTULO 1 – CONHECENDO O SOFTWARE

1 Menu Gerenciamento - Submenu Cadastro

1.1 Usuários

Cadastra os servidores que utilizarão o sistema.

Código = Login do usuário. Sugerimos cadastrar o nome do campus. Ex. Jaraguá do Sul.

Nome = Nome do servidor.

Senha = O servidor cadastrado cria sua própria senha.

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Cód. Local = É o código do local (coordenação, departamento, etc.) em que o servidor trabalha.

Classe = Será sempre "1".

Usuário ativo = Sempre "Sim".

Os demais itens deverão permanecer desmarcados.

Após preencher os dados, clicar no botão “Confirmar” para cadastrar o usuário.

1.2 Materiais

Cadastra os materiais de consumo do Almoxarifado e consulta os materiais já cadastrados.

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Código = Cadastrar o código do produto, observando sempre o último que foi cadastrado da mesma família para não substituir (excluir) um número já existente; caso contrário haverá inconsistência no saldo contábil do item.

Observação: Para verificar quais os códigos já previamente cadastrados no SAM de seu campus, vá em: GERENCIAMENTO - ALMOXARIFADO - RELATÓRIO DE INVENTÁRIO - IMPRIMIR, conforme tela abaixo. Conforme Anexo 3. Código do Café embalado a vácuo 500gr. Código: 700001

Descrição = Descrever o item de forma sucinta. Diferenciando os modelos (se existirem). Ex. Fita adesiva 19 x 50 mm; Fita adesiva 50 x 50mm; Colchete nº 8; Colchete nº 9; etc.

Local de Armazenamento = Sempre "0" (zero).

Estoque máximo = Sempre "0" (zero).

Estoque Mínimo = Sempre "0" (zero).

Validade em Dias = Sempre"0" (zero).

Código SIAFI = A classificação do material no SIAFI (código obtido no empenho).

Para descobrir o código SIAPI, ao receber a nota de empenho, verificar os dois dígitos finais do código ND e o número do Sub Item. Os dois juntos comporão o número SIAFI (final ND+Sub Item).

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Exemplo:

No anexo 1 o ND tem final 30 e o sub item é o número 07 (Gêneros de Alimentação).Portanto, no Anexo 1 o código SIAFI é o 3007.

No Anexo 2 o ND tem final 30 e o sub item é o número 16 (Material de Expediente). Portanto, no Anexo 2 o código SIAFI é o 3016.

(Ver anexo 1 e Anexo 2 - modelos de uma notas de empenho).

Família = É o último dígito do código SIAFI (se for de 01 a 09) ou os dois últimos (se for de 10 em diante).

Unidade = A forma de armazenamento (unidade, peça, caixa, frasco, vidro ou outras formas de armazenamentos).

Estocável = Sempre "Sim".

Após preenchidos os campos acima clique em "Confirmar".

Observação: os demais campos o próprio sistema gera de forma automática.

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1.3 Fornecedores

Cadastra os fornecedores.

Código = O código do fornecedor será sempre no nº do CNPJ/CPF. Repetir o mesmo número no campo CGC/CPF.

Observação: Ao abrir a tela de cadastro de fornecedores é necessário apagar o código gerado automaticamente pelo SAM.

Razão Social = Será a razão social do fornecedor.

Nome Fantasia = Se houver, ou repetir a razão social.

Inscrição Estadual = Cadastrar conforme a Nota Fiscal.

Inscrição Municipal = Cadastrar caso houver.

Endereço = Cadastrar conforme nota fiscal.

Cidade = Cadastrar conforme nota fiscal.

Estado = Cadastrar conforme nota fiscal.

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CEP = Cadastrar conforme nota fiscal.

Telefone = Cadastrar conforme nota fiscal.

Pessoa p/ Contato = Não há necessidade de cadastro nestes campos. Pode ser digitado um "-" (hífen) em seu lugar.

Dados Bancários (conta, agência, nº de agência, nome da agência) = Não há necessidade de cadastro nestes campos. Pode ser digitado um "-" (hífen) em seu lugar.

Os demais campos deverão ser deixados em branco.


1.4 Códigos SIAFI

Cadastra os códigos SIAFI.

Esta opção poderá ser utilizada caso algum código SIAFI não tenha sido previamente cadastrado, neste caso os campos a serem cadastrados são:

Código = Digitar o código do SIAFI. (Veja no item 1.2 – Exemplo: No anexo 2 o código é

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3016).

Descrição = Digitar o nome a que se refere o código. (Veja no item 1.2 – Exemplo: No caso do Anexo 2 é Material de Expediente).

Observação: No Código Estendido (conta contábil completa do item) deverá ser digitado a natureza da despesa mais o sub item da natureza da despesa.


1.5 Locais

Cadastrar os requisitantes (departamentos, coordenações, chefias, etc).

Código = O próprio campus criará sua lista de códigos para os diversos setores/departamentos.

Exemplo: Código 01 = Direção do Campus; 02 = Coordenação Acadêmica; 03 = Coordenação de Materiais e Finanças; etc.

Nome do Local = Cadastra-se o nome do setor/departamento. Conforme exemplo acima: Direção do Campus, Coordenação Acadêmica, Coordenação de Materiais e

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Finanças, etc.


1.6 Família

Categoria dos materiais

Código = Cadastram-se os códigos das famílias (números de 01 a 99).

Descrição = Descrever o nome completo da família. Exemplo: No Anexo 2 a família tem o número 16 e o respectivo nome: Material de Expediente.


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1.7 Fonte De Recursos

Há somente uma fonte de recursos cadastrada no SAM, que é a 112 (Recursos Ordinários).

Tela não utilizada na operação.

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1.8 Formas De Ingresso

Há dez formas de ingresso cadastrados no SAM.

Para cadastrar basta utilizar a legenda da tabela abaixo e clicar em confirmar.

Código Descrição Código Descrição

1 COMPRA 6 COMODATO

2 FABRICAÇÃO PRÓPRIA 7 NASCIMENTO

3 DOAÇÃO 8 REINTEGRAÇÃO

4 CESSÃO 9 COMPRA P/CONSUMO IMEDIATO

5 PERMUTA 10 OUTROS

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CAPÍTULO 2 - REQUISIÇÕES

2 Menu Requisições - Submenu Almoxarifado

Realiza as requisições de materiais de consumo do Almoxarifado.

2.1 Consulta Requisições de Almoxarifado

Relaciona as requisições feitas entre um período e mostra o conteúdo de cada requisição.

Conforme exemplo a seguir:

Requisitante = Aparece, por padrão, o código do requisitante cadastrado no sistema.

Data = Coloca-se o período que se pretende consultar.

Após registrar os itens acima, clicar no botão "Mostrar" e aparecerá na tela à esquerda a relação de requisições do período.

Se não houver requisições, o SAM mostrará a seguinte mensagem: "Não há requisições para este período".

Para consultar uma requisição basta realizar um duplo clique na requisição desejada, que, na tela acima, no lado direito, o seu conteúdo será exibido.

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CAPÍTULO 3 – COMO REALIZAR A ENTRADA DE MATERIAIS NO SAM

3 Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Entrada De Materiais

Observação: Verificar previamente se o fornecedor já está cadastrado, digitando o nome da empresa na "caixa de entrada" da figura abaixo e caso ainda não esteja, realizar o cadastro conforme item 1.3.

Nesta tela registramos os dados da empresa e da Nota Fiscal que serão lançados:

Código do Fornecedor: Se o fornecedor já estiver cadastrado, este código (CNPJ ou

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Para incluir próximo item da nota fiscal



CPF) já virá automaticamente ao realizar o passo anterior de consulta do Fornecedor.

Nota Fiscal: Digitar o número da respectiva nota fiscal.

Número do Empenho: É o número do empenho a que se refere a nota fiscal. Exemplo: Conforme Anexo 1, o correto será: 2012NE804816.

Data da Nota Fiscal: Informar a data de emissão da nota fiscal.

Forma de Ingresso e Processo: Deverá ser observado a origem de entrada conforme legenda do quadro acima em 1.8. A maioria dos ingressos e processos ocorrem por COMPRA, ou seja, utiliza-se o código "1".

Código do Material: Registrar o código respectivo conforme cadastrado anteriormente. Ver item 1.2.

Quantidades: A quantidade comprada na NF.

Valor Unitário: O valor unitário constante na NF.

Local de Armazenamento e Dt.Validade = Não lançar nada (deixar em branco).

Clicar no ícone com símbolo "+" para incluir mais algum item da mesma nota fiscal.

Pode ocorrer de neste momento que uma nova janela seja aberta com mensagem do tipo: "quantidade inválida ou saldo mais Quantidade Ultrapassam o Estoque Mínimo", porém deve-se ignorar.

Caso ocorra alguma digitação incorreta (quantidade, valor unitário, ou mesmo o código do material), ANTES DE CONFIRMAR ENTRADA, podemos realizar as correções necessárias, da seguinte forma:

Dar um "duplo clique" no campo que precisa ser corrigido.

O SAM abrirá novamente a tela permitindo as alterações.

Após preenchidos os campos acima clique em "Confirmar ENTRADA".

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Há necessidade de encaminhar a Nota de Entrada do SAM para contabilidade/DOF e para tanto, nesta mesma tela, agora na "caixa de entrada" (ao lado do campo Cód.Fornecedor) digite o nome do fornecedor e o número da nota fiscal, e em seguida "TAB".

Para imprimir basta clicar "Imprimir Nota de Entrada" conforme Anexo 4.

Anexe uma via à nota fiscal que será encaminhada ao DOF e a outra à cópia que ficará em arquivo.

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CAPÍTULO 4 – PROCEDIMENTOS APÓS A ENTRADA DE MATERIAIS

DO DIA

4 Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Relatórios - Balancete SIAFI

Inserir a data do dia nos dois campos e clicar em "Mostrar".

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A figura abaixo mostra um exemplo do movimento do dia 04/04/2012.

Para imprimir o relatório basta clicar duas vezes sobre a planilha (ver anexo 5).

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CAPÍTULO 5 – PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR SAÍDAS DE

MATERIAIS

5 Menu Requisições - Almoxarifado

A) Na caixa de entrada ao lado do campo Local de Entrega, procurar qual o setor ou departamento inicialmente cadastrado em 1.5.

B) Digitar o código do material, a quantidade que está sendo requisitada e clicar em “Confirmar Item”.

C) Repita o passo anterior até que todos os materiais tenham sido digitados.Ao concluir, clique em "Confirmar Requisição".

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5.1 - Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Requisições Pendentes

A) Digitar a data do lançamento e clique em Mostrar.

Conforme figura abaixo.

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B) Clicar duas vezes sobre a requisição que ser quer concluir a baixa.

A figura abaixo mostra a nova janela que é aberta.

C) Caso a requisição tenha sido cancelada ou contenha algum erro, ou ainda o almoxarifado não tenha a quantidade suficiente, poderá ser alterada a quantidade atendida ou mesmo excluída.

Se for realmente excluir a requisição, aparecerá uma nova janela para confirmar ou não esta ação.

D) Para a realizar a baixa definitiva do almoxarifado clique em "Baixar".

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5.2 – Menu - Gerenciamento- Almoxarifado- Relatórios - NOTA de Fornecimento

A) Digite a data da baixa efetiva dos materiais e clique em mostrar, conforme a tela acima.

B) Clique duas vezes na requisição que foi feita a baixa para imprimir a Nota de Fornecimento, conforme Anexo 6.

C) Anexe a Nota de Fornecimento impressa ao e-mail da solicitação do material e arquive para consultas de auditorias futuras.

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CAPÍTULO 6 – PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR BACKUP DO

BANCO DE DADOS

Para evitar possíveis problemas é importante fazer uma cópia do Bando de Dados, DIARIAMENTE.

Nesse caso, verifique com a unidade organizacional de informática de seu campus qual a periodicidade já implantada de backups e solicite incluir mais esta rotina Diariamente.

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CAPÍTULO 7 – RELATÓRIOS MENSAIS

A) Balancete SIAFI

Vá em Menu Gerenciamento - Almoxarifado - Relatórios - Balancete SIAFI, e digite a data inicial e final do mês que se refere o relatório em questão.

Dê um duplo clique para imprimir o relatório.

B) R.M.A (Relatório Mensal do Almoxarifado)

No Calc (BR BrOffice) elabore uma planilha conforme Anexo 7.

Para o preenchimento desta planilha utilize os dados do balancete SIAFI do relatório recém impresso (contendo os dados movimentados no mês – entradas e saídas).

A partir do segundo mês de utilização deste relatório, o saldo inicial será igual ao saldo final do mês anterior e assim sucessivamente

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Recomenda-se a utilização de planilha para facilitar o vínculo de saldos, ou seja, o saldo final de um mês deverá ser o saldo inicial do mês seguinte (conforme a figura acima).

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ANEXOS

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FIM

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